Üldkäskkiri

KÄSKKIRI

Tallinn 26.04.2026 nr 1-1/61

Eelarve- ja kulujuhtimise kord

Siseministri 17. veebruari 2020 määruse nr 8 „Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskuse põhimäärus“ “ § 10 lõike 1 punkti 10 ja lõike 2 alusel:

1. Kehtestan käskkirja lisaks oleva „Eelarve- ja kulujuhtimise kord“.

2. Käskkiri jõustub ja seda rakendatakse allkirjastamise hetkest.

3. Tunnistan kehtetuks peadirektori 31.01.2024 käskkirja nr 1-1/6 "Eelarve- ja

kulujuhtimise kord".

4. Panen kontrolli käskkirja täitmise üle finantsjuhile.

(allkirjastatud digitaalselt)

Kirke Saar

peadirektor

Lisa 1: Eelarve ja kulujuhtimise kord

Lisa 1

Eelarve- ja kulujuhtimise kord

Eelarve- ja kulujuhtimise kord (edaspidi kord) reguleerib eelarve jaotuse planeerimise,

kinnitamise, muutmise ja kasutamise üldised põhimõtted.

1. MÕISTED

1.1. Eelarve jaotus – SMITile jooksva aasta riigieelarve seadusega eraldatud, eelmisest

eelarveaastast ülekantud, Vabariigi Valitsuse reservidest eraldatud vahendite ning

välisvahendite jaotus eelarvejuhtide vahel eelarveklassifikaatorite lõikes. Eelarve jaotuse

kinnitab peadirektor.

1.2. Eelarvejuht – struktuuriüksuse juht, kes vastutab oma valdkonna eelarve planeerimise ja

sihtotstarbelise kasutamise eest.

1.3. Eelarveklassifikaator – arvestusobjekt, millele kinnitatakse eelarve ning kajastatakse

tehingute maksumus (objektikood, projektikood, ressursikood, toetuse kood).

1.4. E-arve – standardne masinloetav arve (edaspidi arve), mis saadetakse ühest

tarkvarasüsteemist teise.

1.5. eArvekeskus (eAK) – elektrooniline keskkond ostuarvete vastuvõtmiseks, kinnitamiseks,

konteerimiseks, ostutellimusega seostamiseks, SAP majandustarkvarasse edastamiseks

ning arhiveerimiseks.

1.6. E-toetuse keskkond – riigi ühtne toetuste infosüsteem.

1.7. KAIS – kuluarvestuse infosüsteem.

1.8. Kulujuht – töötaja, kes vastutab kulude eest ja mõjutab oma otsustega eelarve kasutamist

peadirektori kinnitatud eelarveklassifikaatori piires.

1.9. Rahastamiskava – nelja aasta (järgmine aasta + kolm järgnevat) plaan tulude, kulude ja

investeeringute kohta.

1.10. Riigi Tugiteenuste Keskus (RTK) – riigiasutuste raamatupidamisteenuse osutaja.

1.11. Riigitöötaja iseteenindusportaal (RTIP) – portaal puhkuste, lähetuste, koolituste ja

majanduskulude aruannete menetlemiseks ning infovahetuseks RTKga.

1.12. SAP – riigi ühtne majandusarvestuse tarkvara.

1.13. Tekkepõhine eelarve – kulud planeeritakse selle järgi, millal teenus või kaup

tegelikult kätte saadakse, sõltumata maksmise ajast.

1.14. TIIU – varaarvestuse andmebaas.

2. EELARVESTRATEEGIA JA RAHASTAMISKAVA KOOSTAMINE

2.1. Finantsosakond koos strateegiaosakonna ja eelarvejuhtidega koostab eelarvestrateegia

rahastamiskava ja lisavajadused vastavalt Siseministeeriumi lähteülesandele.

2.2. Finantsosakond koos eelarvejuhtidega korrigeerib vajadusel rahastamiskava ja

kuluarvestuse jaotusaluseid KAISis.

2.3. Rahastamiskava esimese aasta tulud, kulud ja investeeringud on aluseks eelarve jaotuse

koostamisele.

3. EELARVE JAOTUSE PLANEERIMINE, KINNITAMINE JA MUUTMINE 3.1. Eelarve jaotuse planeerimine:

3.1.1. eelarve jaotuse planeerimise algatab finantsosakond;

3.1.2. eelarvejuhid planeerivad ja edastavad järgneva aasta eelarvelised vajadused

finantsosakonnale hiljemalt 1. novembriks;

3.1.3. eelarvejuhid lähtuvad vahendite planeerimisel:

3.1.3.1. asutuse eesmärkidest ja IKT strateegiast;

3.1.3.2. valdkonna/osakonna põhimääruses sätestatud ülesannetest;

3.1.3.3. valdkonna/osakonna osutatavatest teenustest;

3.1.3.4. vara soetamisel vara elukaarest ja sihipärase kasutamise tähtajast;

3.1.4. eelarve planeeritakse tekkepõhiselt ja käibemaksuta;

3.1.5. tööjõukulude eelarve planeerib personaliosakond tsentraalselt.

3.1.5.1. struktuuriüksuse juht esitab tööjõukulude eelarve muutmise ja/või jäägi

(kuni 20%) kasutamise ettepaneku personalijuhile ja finantsjuhile e-kirja teel,

koos põhjendusega ning kooskõlastatult vastava valdkonna peadirektori

asetäitjaga või peadirektoriga (otsealluvate ametikohtade ja struktuuriüksuste

puhul).

3.2. Välisvahendite eelarve jaotuse aluseks on projektide rahastusotsused.

3.2.1. Välisvahenditest rahastuse saanud projektile määrab välisvahendite rakendamise

nõuetekohaseks korraldamiseks ja kulude abikõlblikkuse tagamiseks projektijuhi

osakonna juhataja, kelle osakonna ülesannete hulka projekti elluviimine kuulub.

3.3. Peadirektor kinnitab jooksva aasta eelarve jaotuse hiljemalt 31. jaanuariks.

3.4. Kulude tegemise aluseks on eelarvejuhtidele eelarveklassifikaatorite lõikes kinnitatud

eelarve.

3.5. Eelarve jaotuse muutmine:

3.5.1. eelarvejuht esitab finantsosakonnale e-kirja teel põhjendatud ettepaneku eelarve

muutmiseks;

3.5.2. finantsosakonnal on õigus teha peadirektorile ettepanekuid kasutamata jäänud

vahendite (sh eelmisest aastast ülekantud vahendid) eelarve jaotuse muutmiseks;

3.5.3. finantsosakond koondab ja esitab muudatusettepanekud peadirektorile

kinnitamiseks.

4. KULUDOKUMENTIDE (ARVETE) KINNITAMINE

4.1. Kuludokumentide kinnitamine toimub eAKs või RTIPis:

4.1.1. finantsosakond vormistab eelarvejuhi taotluse alusel töötajatele kasutajaõigused

eAKs.

4.2. Eelarvejuht tagab, et kinnitamiseks esitatud arvel on tehingu kohta järgmised andmed:

4.2.1. dokumendi nimetus ja number;

4.2.2. tehingu toimumisaeg;

4.2.3. tehingu sisu (nt arendustööd, hooldustööd, tootetugi);

4.2.4. tehingu arvnäitajad (kogus, hind, summa);

4.2.5. lepingu number;

4.2.6. riigihanke viitenumber;

4.2.7. riigihanke osa lepingu viitenumber (15-kohaline);

4.2.8. tehingu osapoolte nimed ja asukoha aadressid;

4.2.9. SMITi kontaktisik;

4.2.10. välisvahenditest rahastatud projekti toetuse kood (kui kohaldub).

4.3. Kuludokumendid kinnitab eelarvejuht vastavalt struktuuriüksuse põhimääruses sätestatud

volitusele ja lepingus määratud kontaktisik või töötaja, kes on kontrollinud arve vastavust

lepingu tingimustele:

4.3.1. välisvahenditest rahastatud projektide kuludokumendid kinnitab ja toetuse koodi

lisab rahandusspetsialist, kes kontrollib kuludokumendi vastavust lepingule.

4.3.2. välisvahenditest rahastatud projektide kulud ja aruanded e-toetuste keskkonnas

kinnitab ja allkirjastab eelarvejuht või tema poolt volitatud töötaja. Kulude

kontrollimisel valimisse sattunud kirjete kuludokumendid e-toetuse keskkonnas

esitab välisvahendite juhtivekspert.

4.3.3. siseturvalisuspoliitika fondidest rahastatud projektide maksete kassapõhised

prognoosid iga aasta 15. jaanuariks ja 15. juuniks SiMi väljatöötatud vormidel

kinnitab eelarvejuht ja allkirjastab peadirektor või tema poolt volitatud töötaja.

4.4. Punktis 4.3 sätestatust erinevalt võib RTIPis lähetuskulude ja koolituslähetuskulude

kuludokumendid kinnitada eelarvejuhi asemel kulujuht.

4.5. Kuludokumendi kinnitamisega annab eelarvejuht nõusoleku tehingu kirjendamiseks

raamatupidamisarvestuses ja rahalise ülekande tegemiseks.

4.6. Kuludokumendid kinnitatakse eAKs 2 tööpäeva jooksul ja vähemalt 4 tööpäeva enne

maksetähtpäeva.

4.6.1. välisvahenditest rahastatud projektide kulud ja aruanded e-toetuste keskkonnas

kinnitatakse ja esitatakse 3 tööpäeva jooksul.

4.7. Eelarvejuht või kulujuht lisab eAKs või RTIPis kuludokumendi kinnitamisel

kommentaari lahtrisse järgmised andmed:

4.7.1. eelarveklassifikaator;

4.7.2. väikeostu puhul, mille maksumus on 5000 – 29 999,99 eurot käibemaksuta, tuleb

märkida ostu sooritamise dokumentide registreerimisnumber

dokumendihaldussüsteemis;

4.7.3. kui lepingut ei ole sõlmitud, tuleb see välja tuua;

4.7.4. nõuetele vastavate asjade/teenuste kättesaamist tõendava dokumendi info vastavalt

lepingus sätestatud tingimustele, nt üleandmise-vastuvõtmise akti, saatelehe vm

üleandmist ja vastuvõtmist kinnitava dokumendi registreerimisnumber

dokumendihaldussüsteemis või sellekohane kinnitus asjade/teenuste kättesaamise

kohta;

4.7.5. perioodiga määratud kulude puhul tuleb välja tuua kulude alg- ja lõppkuupäev, kui

vastav info puudub kuludokumendil (nt tootetoe periood);

4.7.6. selgitus kulu kohta või pöördumiste, intsidentide ja probleemide lahendamisega

seotud kulude korral märgitakse pöördumise, intsidendi või probleemi number;

4.7.7. vaba aja ürituse või toitlustamise teenuse ostmisel märgitakse kinnituses osalejate

koguarv ning tuuakse eraldi välja SMITi töötajate arv, kellele tehtud kulud

arvestatakse erisoodustusena;

4.7.8. kui erisoodustuse arvestamiseks ei ole võimalik täpselt kindlaks määrata töötajate

arvu, kasutatakse erisoodustuse arvestamisel proportsiooni: 30% - maksustatav, 70%

- mittemaksustatav;

4.7.9. kui kinkimiseks ostetakse meeneid, suveniire jm, tuleb lisada selgitus kingituse

saaja kohta;

4.7.10. riistvara soetamisel tuleb märkida:

4.7.10.1. inventarinumber, vara kasulik eluiga aastates ja asendamise vajadus vara

elukaare lõpus, kui riistvara on maksumusega alates 10 000 euro (põhivara

käibemaksuta);

4.7.10.2. inventarinumber, planeeritav kasutusaeg aastates ning asendamise vajadus

vara elukaare lõpus, kui riistvara on maksumusega 1000 – 9 999,99 eurot

(väheväärtuslik vara käibemaksuta) puhul;

4.7.10.3. inventarinumber, kui riistvara on maksumusega alla 1000 euro ja peetakse

arvestust TIIUs;

4.7.10.4. välisvahenditest soetatud riistvara kasulik eluiga, mis ei tohi olla lühem

rahastamisallika poolt sätestatud vara sihtotstarbelise kasutamise tähtajast;

4.7.10.5. riistvara garantiiperiood;

4.7.11. tarkvara soetamisel tuleb märkida:

4.7.11.1. tarkvara nimetus ja kasulik eluiga uue tarkvara puhul, mis võetakse kohe

kasutusele;

4.7.11.2. tarkvara nimetus ja inventarinumber, kui soetatav vara liidetakse

olemasoleva varaga;

4.7.11.3. tarkvara nimetus loodava ehk lõpetamata tarkvara puhul;

4.7.11.4. välisvahenditest soetatud tarkvara kasulik eluiga, mis ei tohi olla lühem

rahastamisallika poolt sätestatud vara sihtotstarbelise kasutamise tähtajast;

4.8. eAKsse on võimalik informatsiooni lisada manusena.

4.9. Kui kulu hüvitab kolmas osapool, märgib eelarvejuht sellekohase informatsiooni eAKs

kommentaari väljale.

4.10. Kui eelarvejuhi poolt soetatava vara omanikuks saab teine eelarvejuht (TIIUs

kulujuht), tuleb sellekohane märge teha kinnitusringis ning lisada tegelik varaliigi juht

kinnitusringi.

4.11. Suusõnalise lepinguga ostu puhul on arve maksmise tähtajaks vähemalt 14

kalendripäeva.

5. EELARVE KASUTAMISE ARUANDLUS

5.1. Finantsosakond esitab juhtkonnale eelarve täitmise ülevaate vastavalt kokkulepitud

seirekavale kaasates vajadusel eelarvejuhte ja välisprojektide projektijuhte selgituste

andmiseks.

5.2. Finantsosakond lisab kord nädalas võrgukettale tehingute detailse ülevaate.

5.3. Finantsosakond esitab eelmise aasta eelarve täitmise tervikülevaate juhtkonnale I kvartali

jooksul.

5.4. Finantsosakond vaatab üle ja esitab selgitused SiMile nende poolt koostatud eelarve

täitmise aruannete kohta.

6. EELARVEJUHI ÕIGUSED, KOHUSTUSED JA VASTUTUS

6.1. Eelarvejuhi õigused:

6.1.1. teha tehinguid vastavalt kinnitatud eelarve jaotusele talle volitusega määratud

piirsumma ulatuses;

6.1.2. teha ettepanekuid eelarve muutmiseks;

6.1.3. saada ülevaadet eelarve täitmisest.

6.2. Eelarvejuhi kohustused ja vastutus:

6.2.1. tagada eraldatud vahendite sihipärane kasutamine;

6.2.2. tagada tehingute seaduspärasus, majanduslik otstarbekus ning kokkuhoidlikkuse

põhimõtete järgimine;

6.2.3. tagada, et arve on esitatud pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist ning

tehingu sisu on üleandmise-vastuvõtmise aktiga identne;

6.2.4. tagada, et kuludokumendil kajastatud kogused, sh arendustööde tunnid, hinnad ja

muud tingimused vastavad sõlmitud lepingu(te)le, JIRAs fikseeritud ja teostatud

töötundidele ning tellimus- või garantiikirjale;

6.2.5. tagada, et tööd on vastu võtnud volitatud isik;

6.2.6. informeerida finantsosakonda lõpetamata vara kasutuselevõtmisest.

6.2.7. tagada, et välisvahenditest rahastatud tegevuste ja projektide tehingud on tehtud

vastavalt rahastamisotsustes sätestatud nõuetele ning kooskõlas abikõlblikkuse

reeglitega ja võetud kohustustega.

7. FINANTSOSAKONNA ÕIGUSED JA KOHUSTUSED TEHINGUTE

KIRJENDAMISEL

7.1. Finantsosakond:

7.1.1. tagab kuludokumentide kontrollimisel arvestusobjektide lisamise

majandustehingule ning edastamise SAP ostumooduli, eAK või RTIP moodulite

kaudu RTKle raamatupidamiskannete ja ülekannete tegemiseks

raamatupidamisarvestuse infosüsteemis.

7.1.2. kontrollib kuludokumendi vastavust raamatupidamise seaduses ja

käibemaksuseaduses kehtestatud nõuetele ja vajadusel tagastab dokumendi

eelarvejuhile korrektse dokumendi saamiseks.

7.1.3. kontrollib, et kuludokument on kinnitatud vastavalt korras sätestatule ning

välisvahenditest rahastatud tegevuste korral vastavalt rahastusotsusele ja

abikõlblikkuse reeglitele ning vajadusel tagastab kuludokumendi korrektse

dokumendi või kinnituse saamiseks eelarvejuhile.