Eelnõu kooskõlastamine

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.rahandusministeerium.ee

registrikood 70000272

Haridus- ja Teadusministeerium

Arhiivieeskiri

Lugupeetud haridus- ja teadusminister

Rahandusministeerium kooskõlastab Vabariigi Valitsuse määruse „Arhiivieeskiri“ eelnõu

järgmiste märkustega.

1) Eelnõu § 1 lg 2 kohaselt käsitatakse dokumendina arhiiviseaduse § 2 lg 1 nimetatud

teavet, sealhulgas andmekogudes olevat teavet. Arhiiviseaduse kohaselt on dokument

mis tahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse või isiku

tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või tegevuse

tõendamiseks. Statistikaameti spetsiifikast tulenevalt ei ole seal andmekogusid avaliku

teabe seaduse tähenduses ning kõiki asutuse tegevuse käigus tekkivaid andmestikke ja

andmevarasid ei saa käsitleda automaatselt teabena. See omakorda teeb keeruliseks

arhiiviväärtuslikkuse väljaselgitamise, millest sõltub ka üleandmine Riigiarhiivile ehk

avalikule arhiivile. Eelnõu § 5 lg 5 kohaselt peab arhiiviväärtuslikku teavet sisaldavas

infosüsteemis olema tagatud võimekus masinloetaval kujul teabe eraldamiseks, teabe

migreerimiseks infosüsteemide vahel ja teabe avalikku arhiivi üleandmiseks.

Seletuskirjas on selgitatud, et silmas on peetud nii elektroonilisi

dokumendihaldussüsteeme (EDHS) kui ka relatsioonilisi andmebaase. Statistikaameti

puhul jääb ebaselgeks, kas arhivaalide üleandmisel peaks rakenduma eelnõu § 9 lg 3

(Infopakett arhiivikirjelduste ja digitaalarhivaalide üleandmiseks moodustatakse

avaliku arhiivi koostatud struktuurinõuete alusel), kuigi tehniliselt on pigem kohalduv

sama paragrahvi lg 4 ehk arhiiviväärtuslikest andmekogudest antakse avalikule

arhiivile üle tõmmiseid iga andmekogu puhul kokkulepitud välba järel ja andmekogu

lõpetamisel.

2) Palume parandada eelnõus läbivalt sõnapaar „loodud ja saadud“ vastavalt

arhiiviseaduse sõnastusele („loodud või saadud“).

3) Eelnõu § 6 lg 1 sätestab, et asutuse arhiivis peab teave olema kättesaadav kuni

säilitustähtaja lõpuni või avalikku arhiivi üleandmiseni, mille tagamiseks koostatakse

arhiiviülevaade. Samas tuleneb määruse § 6 lg 3 punktidest 5 ja 6 mõneti

vastuoluliselt, et arhiiviülevaates peavad sisalduma ka andmed teabe hävitamise kohta

ja viide avaliku arhiivi vastuvõtmisaktile, kui teave on avalikku arhiivi üle antud.

Maksu- ja Tolliameti (MTA) senine praktika on olnud, et hävitatud ja Rahvusarhiivi

üle antud toimikute andmed kustutatakse MTA arhiiviregistrist, et register sisaldaks

ainult olemasolevate toimikute andmeid. Kui edaspidi tuleks kõigi hävitatud

dokumentide/andmete koosseisu kuuluvate üksuste nimetusi, kogust, piirdaatumeid ja

Teie 30.03.2026 nr 8-1/26/1889,

HTM/26-0380/-1K

Meie 04.05.2026 nr 1.1-11/1423-3

juurdepääsukoha teavet arhiiviülevaates alles hoida, siis võib mõne aastaga juhtuda

olukord, kus arhiiviülevaade ei täida eesmärki arhiivis olevate dokumentide-andmete

leidmiseks, vaid sisaldab suures hulgas hävitatud dokumentide ja juba Rahvusarhiivi

üle antud andmeid.

4) Täiendavalt märgime eelnõu § 6 lg 4 osas, et toetame ühtse elektroonilise keskkonna

loomist, kuid sooviksime täpsemat infot, kuidas on arhiiviülevaate keskkond plaanitud

üles ehitada ja milliselt on plaanitud eelnõu § 6 lg 3 nimetatud andmete esitamine.

5) Eelnõu § 14 lg 1 kohaselt koostab avalik arhiiv koostöös arhiivimoodustajaga

arhiiviskeemi, mis on aluseks arhivaalide korrastamisel ja kirjeldamisel ning

Rahvusarhiiv koostab arhiiviskeemi elektroonilises vastuvõtukeskkonnas. Palume

selgitada, kas eesmärk on hoida üleval dubleerivaid tegevusi asutuse vaatest ehk

Rahvusarhiivi jaoks peab olema arhiiviskeem ja asutuse enda jaoks täiendavalt

arhiiviülevaade lisaks liigitusskeemile?

Lisame taustana, et Justiits- ja Digiministeerium tegeleb analüüsiga, kuidas

andmevarad (ja põhiandmed) viia kokku liigitusskeemi loogikaga, mis ei kattu

arhiiviülevaatega. On oluline, et ka see vaade oleks kooskõlas arhiivieeskirjas

kavandatavate tegevustega.

6) Eelnõu § 19 lg 2 ja seletuskirja koosmõjus võib jääda mulje, et Rahvusarhiivi

elektroonilises kasutuskeskkonnas on kasutusel asutusepõhised kontod. Kuna

tegelikult registreeruvad kasutajaks füüsilised isikud ning asutustel kontosid ei ole,

tuleks seda seletuskirjas täpsustada.

7) Selgusetuks jääb, millistest kuludest kantakse edaspidi ressursimahukad keerukad

ülesanded, mille nüüd võtab enda kanda avalik arhiiv ja mis varem olid asutuste kanda.

Millised täiendavad kulud kaasnevad arhivaalide vastuvõtukeskkonna arendamisega,

samuti mõnede ülesannete jätmisega üksnes avalikule arhiivile, st kas kaasneb

täiendav vajadus tööjõu järele. Seletuskirja kulude ja tulude osas ei ole toodud välja

täiendavate vahendite vajadust, samas eeltoodud vastuvõtukeskkonna arendamine ja

teatud ülesannete ümberkorraldamine tõenäoliselt täiendavaid kulusid juurde toovad.

Samuti ei ole analüüsitud, kas võiks tekkida ka täiendavaid tulusid, kui avalik arhiiv

teatud teenuseid rohkem enda kätte koondab.

Lisaks on seletuskirjas on öeldud, et määruse rakendamine ei kaota investeeringute

vajadust Rahvusarhiivi tulevas(t)e arhiivihoidla(te) rajamiseks – ei ole aru saada,

millele on siin viidatud ja ei ole ka täpsustatud mis summas, mis perioodi vajadused

need on ja millistest vahenditest rahastus on planeeritud.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Jürgen Ligi

rahandusminister

Liis Lepik 53700586

[email protected]

Ave Schultz 54750840

[email protected]

Kärt Allert 6269307

[email protected]

Agnes Peterson 58851301

[email protected]