Teabehalduse juhend
1. Eesmärk ja üldised põhimõtted
1.1. Eesmärk
Tagada, et tööks vajalik info jõuab õigel ajal õigete osapoolteni, talletatakse kokkulepitud ühistöökeskkondades ning on hiljem leitav.
NB! Tõendusväärtusega dokumendid ja ametialane kirjavahetus registreeritakse vajaduse korral dokumendihaldussüsteemis Delta (vt dokumendihalduskord P01_J03).
1.2. Infovahetuse põhimõtted
• SharePoint ja Teams on meie peamised koostöö- ja infovahetuskanalid, mille teadlik ja sihipärane kasutamine toetab tõhusat töökorraldust nii individuaalsel, tiimi kui organisatsiooni tasandil.
• Iga infovahetuse puhul mõtle: kellele see on suunatud, millist tulemust soovid ja milline kanal on selleks sobivaim.
• Oluline info peab olema lihtsalt hoomatav. Arvesta, et adressaat ei pruugi teemaga kursis olla ning tal ei ole palju aega süvenemiseks.
• Teavet esita selgelt, struktureeritult ja lühidalt. Väldi dubleeritud info edastamist mitmes kanalis (nt nii e-kiri kui ka Teams).
• Mõistete ja lühendite esmakordsel mainimisel kirjuta need alati lahti.
• Töövälisel ajal (vastavalt SoM töökorralduse reeglitele) kasuta ajastatud saatmist (nii e-kirja kui Teams sõnumi puhul), kui sõnum ei ole kiireloomuline. Nii arvestad kolleegide töö- ja puhkeajaga.
• Tööfailid hoia ühistöökeskkonnas, mitte oma OneDrive keskkonnas ning failide jagamiseks kasuta ühistöökeskkonna võimalusi.
• Tõendusväärtusega dokumendid registreeri Deltas (vt P01_J03).
• Info killustumise vältimiseks, jaga oluline info tiimiga Teamsis või fikseeri info vastaval SharePoint saidil, mitte pika e-kirja ahelana.
1.2.1. Kuidas jagada infot?
Uudisväärtuslik sisu
Mitte uudisväärtuslik sisu
Uudisväärtuslik sisu edastatakse SharePointis SISE_SOM tugiteenuse portaalide kaudu (võimalusel vältida e-kirja teel edastamist), vt p 2.2.1.
Kui puudub uudisväärtuslik sisu, läheb info Teams töörühma SISE_SOM vastavasse kanalisse, vt p 2.1.2.
Kõik avaldatud uudised on nähtaval portaalides ning nad koonduvad ka siseveebi esilehele SISE_SOM. Samuti on need ühendatud Teams platvormiga Viva Engage mooduli abil, mis annab võimaluse edastada uudisteavitusi Teamsi kaudu. Uudised jõuavad „Tegevus" paneelile ning on seal täies mahus loetavad. Portaalides jagatud uudiste jõudmine töötajateni sõltub sarnaselt sotsiaalmeedia kasutusloogikale, mida rohkem kasutaja postitustele reageerib, seda rohkem talle antud portaali postitusi teavitusena Teamsis tuleb. Kui töötaja klikib uudiseid lahti, loeb või suhtleb muud moodi uudisega, siis selle portaali sisu talle edaspidi ka rohkem kuvatakse.
Uudise jagamise soovi korral postita see vastava tugiteenuse portaali kaudu või pöördu kommunikatsiooniosakonna poole, kes saab abiks olla. Esmajoones kasutame uudiste edastamiseks vastava valdkonna tugiteenuse portaali, muul juhul kommunikatsiooniportaali.
NB! Kriitilistel teemadel, kus on oluline, et kõik töötajad saavad info kätte, on võimalik postitus edastada ka e-posti teel kogu SISE_SOM töörühmale ehk kogu ministeeriumile.
1.3. Mõisted
SoM tööpere on kõik SoM teenistujad, sh loetakse SoM töötajate hulka ka tugiteenuste osutajad teistest asutustest: RaM dokumendihaldustalitus, RaM õigustalitus, RaM ühisosakond ja SoM infoturbejuht (RIT-ist).
Väliskasutaja on inimene, kes ei tööta SoMis ega kuulu ka SoM tugiteenuste osutajate hulka teistest asutustest. Väliskasutajad jagunevad kaheks:
• ATK 2.0 teenusega liitunud asutuste töötajad;
• Kõik ülejäänud inimesed.
2. SoM sisemine infovahetus
2.1. Teams
• Veendu, et sinu Teamsi staatus kajastab tegelikku kättesaadavust (nt „saadaval“, „hõivatud“ või „eemal“. Väldi tööajal teadlikult eksitavat staatust nagu „võrgust väljas“ kuvamist.
• Teamsi vestlustes hoia sõnumid lühikesed ja selgesõnalised. Esita korraga kogu mõte, ära jaga seda mitmeks lühikeseks järjestikuseks lausekatkeks.
• Lühiarutelud ja kiirküsimused sobivad privaatsõnumitesse, vajadusel kasuta sõnumite tähistust (tavaline, tähtis, pakiline), selleks ava soovitud vestluse sõnumi sisestamise aknast „+” märk - > „Määra kohaletoimetamine”, seejärel saab valida sobiva variandi:
• Grupivestlustes ja kanalites kasuta @nimi.perekonnanimi, kui pöördud konkreetse inimese poole.
• Sõnumile reageeri võimalusel sama tööpäeva jooksul ning vajadusel lisades, millal saad pikemalt vastata, kui esitatud küsimus seda eeldab.
2.1.1. Koostöö Teams töörühmades
• Eelista projektipõhiste Teams töörühmade ja kanalite loomist, mis ühendavad failihaldust, suhtlust ja tegevusjuhtimist ühte kohta ja kõigile kättesaadavalt.
• Tööfailid hoia ühistöökeskkonnas (nt SharePoint poliitika- või projektisaidil).
2.1.2. Organisatsiooniülesed Teams kanalid
SoM ülene Teams’i töörühm on SISE_SOM, mis peab olema igal töötajal sisse lülitatud.
NB! Kanalisse ei postita uudiseid, uudised avaldatakse vastavalt teemale konkreetses portaalis, vt p 2.2.1.
Kanali aktiveerimiseks: „Halda töörühma“ -> „Kuva“. SISE_SOM alt leiad vastavad kanalid:
Kanali nimi
Eesmärk
Kiirteated
Operatiivsed teated, mis ei ole uudisväärtuslik SharePoint portaali loomiseks, nt veeavarii ühishoones või mingi programmi ootamatu tõrge.
Juhtkonna protokollid
Avaldatakse ainult juhtkonna protokollid.
Kriisijuhtimine
Kriisi ja/või toimepidevusega seotud olukorra ülevaated ning sõnumid.
NB! Siin kajastatakse meie poliitikavaldkondadega seotud kriisi või toimepidevust, mitte nt ühishoone veeavariid.
Töötaja soodustused
Siia lisab personal nt perioodilisi sooduskoode meie töötajatele jms.
Avatud mikrofon
Vaba jutt, mis mujale ei sobi (näiteks keegi pakub teatripiletit, ennustatakse jalgpallivõistluste kohta - ehk tööalane väärtus puudub). Vestluskanal sisevestlusteks inimeste vahel.
2.2. SharePoint
SharePoint on ühistöökeskkond, mille neli saidikogumit on täpsemalt kirjeldatud ptk 2.2.1.
2.2.1. SharePointi infoarhitektuur
SISE_SOM
JAGAMINE_SOM
AVALIK_SOM
PERSONAALNE_JAGAMINE_SOM
Kirjeldus
SISE_SOM on keskussait, mis on kasutusel SoM siseveebi ja asutuse sisemise ühistöökeskkonnana.
Saidikogum sisaldab:
• tugiteenuste portaale;
• osakondade saite;
• teemasaite;
• juhtimisega seotud infot;
• teematorni;
• välislinkide viidet.
Lisaks toimub SISE_SOM saidil ka uudiste jagamine, vt p 1.2.
JAGAMINE_SOM on kõrgema taseme sait, mis on jaotatud alamsaitideks:
• SoM VA juhtimissüsteemi portaal (sh Poliitikasaidid)
• Projektid
Alamsaitidel on võimalik sisu jagada asutuseväliste kasutajatega vastavalt eelseadistatud reeglitele.
AVALIK_SOM on väga madala turvalisusega saidikogum, mis on kasutamiseks ainult erandkorras.
Saidikogumis hoitakse ainult AJUTISE iseloomuga sisu ja AVALIKKU teavet, mis on ühekordseks või väga lühiajaliseks jagamiseks (kuni 30 päeva).
PERSONAALNE_JAGAMINE saidikogumis on võimalik jagada isiklikke faile väliskasutajatega.
Juurdepääsud
SoMis kehtib „open-first“ põhimõte ja enamus saidid on avatud kogu tööperele, va piiratud ligipääsuga saidid:
Piiratud ligipääsuga saidile on rakendatud eriõigused ehk juurdepääsuõigus on vaid kindlatel töötajatel.
• Igale portaalile on määratud kindlad vastutaja(d), kes saavad postitada enda portaali.
• Kommunikatsiooniosakonnal on võimalik postitada kõikidesse portaalidesse.
Igal poliitika- ka projektisaidil on automaatne juurdepääsuõigus kogu SoM tööperel (v.a. juhul, kui projektisaidi omanikul on põhjus, miks ei tohiks olla projektisaidile automaatset juurdepääsu kõigil SoM töötajatel).
Projekti- ja poliitikasaidi omanik (toodud iga saidi päises) vastutab täiendavate väliste õiguste lisamise eest. Õiguste lisamine on täpsemalt kirjeldatud juhendis.
Eelistatuim võimalus tuumiktiimi siseseks infovahetuseks.
NB! Üksikute kaustade ja failide ühiskasutusse andmise võimalus SoM-väliste kasutajatega puudub.
Saidikogumisse pääsevad ligi anonüümsed väliskasutajad (väliskasutaja autentimist ei toimu).
NB! Kõik siin saidikogumis loodud lingid töötavad autentimiseta ja ligipääs sisule on kõigil, kellel on see link ja/või meiliaadress, kuhu link saadeti.
NB! Kui AVALIK_SOM alla on lisatud mõne projekti raames materjalid, siis projekti lõppemisel vastutab materjalide eemaldamise eest vastava projekti omanik.
Personaalsele dokumenditeegile on automaatne juurdepääs vaid töötajal endal ja keskkonna administraatoritel, teised SoM töötajad ja ATK 2.0 asutuste töötajad automaatselt sisu ei näe.
Personaalsele dokumenditeegile saab töötaja ise juurdepääsu teistele töötajatele ja/või väliskasutajatele anda vastava juhendi alusel.
2.3. Memo
Koosta memo eesmärgiga anda ülevaade kindlast teemast või juhtimisotsuse langetamiseks, käsitledes selle faktilisi, õiguslikke ja analüütilisi külgi. Memo koostatakse kahel eesmärgil: otsuse tegemiseks või informeerimiseks.
• Memo pikkus: kuni 1,5 A4, kasuta vastavat memo põhja, leiad SIIT;
• Sisu: Esimesed 2–3 lauset peaksid selgitama, miks memo on saadetud ja mida adressaadilt oodatakse;
• Üks memo = üks teema;
• Lisad: vajadusel lisa täiendav info eraldi lisana;
• Deltasse lisa memod, mis sisaldavad näiteks juhtkonna otsuseid, poliitikamuudatusi ja nendega seotud otsuseid, ressursi või eelarve kasutamisega seotud otsuseid ning lepingutingimuste muudatusi.
NB! Dokumendi Deltas registreerimise kohta leiad infot dokumendihalduskorrast (P01_J03).
2.4. E-kiri
E-kirja koostamisel lähtu lihtsast soovitusest, et oleks:
• Sissejuhatus: teksti koostamise põhjus, eesmärk.
• Sisu/ info: faktid, kaalutlused, põhjendused.
• Kokkuvõte ehk järeldused ja ootused kirja saajale.
Võimalusel kasuta teemarea märgistusi, et saajal on lihtne saada aru, mis on ootus:
SoM sisene infovahetus tööperes
SoM väline / asutuse vaheline infovahetus
E-kiri
• TÄHTAEG XX.XX.XXXX kell XX.XX
Kirjas on selgelt sõnastatud ülesanne, mis tuleb tähtajaks täita. Ka kirja algus peab sisaldama selget ootust.
• KIIRE XX.XX.XXXX kell XX.XX
Tegemist on kiireloomulise ülesandega. Kasuta Outlookis “! suure tähtsusega” märgistust.
• TEADMISEKS ehk info jagamiseks, adressaadile ülesannet ei anta.
• AK ehk asutusesisene info või protsess, mis ei tohi ministeeriumist väljuda, kuid sel juhul peab olema kirjas toodud, mis alusel ja kui pikaks ajaks on märge pandud.
Kirjeldatud dokumendihalduskorras.
NB! Deltas tuleb registreerida kõik tõendusväärtusega ametialased e-kirjad, täpsemalt mida ja kuidas saab lugeda siit: “Millistel juhtudel registreerida ametialane e-kiri”
Kellele on e-kiri adresseeritud?
• Adressaadi reale lisa võimalusel ainult need isikud, kellelt ootad reaktsiooni või tegevust.
• Koopia reale lisa isikud, kellelt vastust ei oota, kuid kellel on info teadmiseks.
NB! Väldi „Vasta kõigile“ kasutamist, kasuta ainult siis, kui see on tõesti vajalik.
2.5. Mobiiltelefon
Mobiiltelefon on toetav, mitte peamine infovahetuskanal. Seda kasutatakse tööalaseks suhtluseks eelkõige kiireloomulistes olukordades või juhul, kui tavapärased töökanalid (e-post, Teams, SharePoint vms) ei ole kättesaadavad.
Kõned ja SMS-id on mõeldud lühiteadete ja operatiivse info edastamiseks. Tööalased kokkulepped, otsused ja oluline info tuleb võimalusel vormistada ametlikus kanalis (nt e-kiri, Teamsi vestlus või vastav SharePointi sait), et tagada info jälgitavus ja säilimine.
Tööalaseks suhtluseks kasutatakse eelkõige asutuse väljastatud mobiiltelefoni numbrit. Isikliku numbri kasutamine tööalases suhtluses toimub kokkuleppel ning vajadusel tuleb tagada töö- ja eraelu selge eristatus.
Andmeside SIM-kaarti kasutatakse tööülesannete täitmiseks (nt ligipääs töövahenditele ja -keskkondadele). Seda ei kasutata püsiva alternatiivina tavapärastele töökanalitele ega isiklike teenuste tarbimiseks.
3. Seotud dokumendid
• Dokumendihalduskord (P01_J03)
• SoM töökorraldusreeglid (P18_J01)
• Hübriidtöö põhimõtted (P18_J02)
• Koosolekute korraldamise hea tava (P18_J03)
4. Dokumendi muutmise ülevaade
Allolev tabel täidetakse alates versioonist 2.
Versioon
Muudatuse sisu