RMK teabehalduse poliitika kinnitamine

RMK teabehalduse poliitika kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 09.01.2007 määruse nr 4 „Riigimetsa Majandamise Keskuse

põhimäärus” § 15 lõike 2 punkti 9 ja § 19 lõike 1 alusel

1. K i n n i t a d a „RMK teabehalduse poliitika“ (lisatud,

juhatuse_otsuse_lisa_RMK_teabehalduse_poliitika.pdf)

2. T u n n i s t a d a k e h t e t u k s alates 31.03.2026 RMK juhatuse esimehe 25.06.2024

käskkirja nr 1-32/57 „RMK teabehalduse poliitika kinnitamine“.

(allkirjastatud digitaalselt)

Mikk Marran

Juhatuse esimees

Jaotuskava: kõik struktuuriüksused

Koostaja

Marta Rohtla

17.03.2026

JUHATUS

OTSUS

31. märts 2026 nr 1-32/37

1

KINNITATUD

RMK juhatuse 31.03.2026

otsusega nr 1-32/37

RMK teabehalduse poliitika

1. Üldsätted

1.1. RMK teabehalduse poliitika (edaspidi poliitika) sätestab teabehalduse üldnõuded

RMK-s ja tagab teabe haldamise tõhusa korraldamise kogu teabe elutsükli ulatuses –

teabe tekkimisest ning kasutamisest kuni arhiveerimiseni, üleandmiseni ja/või

hävitamiseni.

1.2. Detailsemad dokumendihaldust puudutavad nõuded on sätestatud „RMK

dokumendihalduse juhendis“ ja isikuandmete kaitse alased nõuded „RMK

isikuandmete töötlemise juhendis“.

1.3. Töötaja on kohustatud järgima poliitikas kehtestatud põhimõtteid. Töötaja ülesanded,

kohustused ja õigused teabe haldamisel on täiendavalt määratud struktuuriüksuse

põhimääruses, töötaja ametijuhendis ja „RMK töökorralduse reeglite juhendis“.

1.4. Käesolevas dokumendis kasutatavad mõisted ja lühendid on defineeritud "Mõistete ja

lühendite leksikonis". Ühtse leksikoni kasutamine võimaldab hoida

terminoloogia läbivalt järjepidevana kogu RMK dokumentatsioonis ning vältida

mõistete dubleerimist või erinevat tõlgendamist.

2. Teabehalduse üldpõhimõtted

2.1. Teave on igasugune informatsioon, millel on isiku või organisatsiooni jaoks väärtus

ning mis on vajalik organisatsiooni toimimiseks (andmed, dokumendid, veebisisu,

suuline teave jne).

2.2. RMK teave tekib õigusaktides sätestatud ülesannete täitmise käigus.

2.3. RMK teave asub paberkandjal, digitaalselt võrguketastel ja välistel andmekandjatel,

Microsoft 365 keskkondades, (nt OneDrive, Outlook), infosüsteemides ja rakendustes,

nt dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS).

2.4. Teabe töötlemiseks kasutatakse RMK poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme ja

rakendusi, mille loetelu asub „Infosüsteemide ja rakenduste kataloogis“ Jiras.

2.5. Teabehaldus on tegevus, mis toetab RMK eesmärkide saavutamist teabe haldamise,

jagamise ja vahetamise kaudu. Teabehalduse alamtegevused on andmehaldus,

dokumendihaldus, arhiivihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele

juurdepääsu ja teabe kaitse ning hävitamise korraldamine.

2.6. RMK asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar–31. detsember).

3. RMK teabe liigitamine

3.1. Teabe liigitamise eesmärk on omada ülevaadet RMK põhiülesannete täitmisel tekkiva

teabe, selle allikate, hoiukohtade, juurdepääsupiirangute ja säilitustähtaegade kohta.

RMK tegevuse käigus tekkiv teave on kirjeldatud “RMK teabe liigitusskeemis”.

3.2. Teabe liigitusskeemis on teave liigitatud funktsioonipõhiselt sarjadesse ja allsarjadesse,

millele on määratud tähised, säilitustähtajad ning teabe loomise ja säilitamise eest

vastutavad teabe omanikud. Teabe kirjelduse lahtris on täpsustav ülevaade sarja/allsarja

sisust. Lisaks on liigitusskeemis välja toodud teabe kaitsevajadus ja võimalikud

juurdepääsu piiramise alused.

3.3. Juurdepääsupiirangu alusel liigitatakse RMK-s teave:

2

3.3.1. avalik teave – mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud RMK tegevuse käigus

avalikke ülesandeid täites ja millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

3.3.2. piiratud juurdepääsuga teave ehk asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave

– RMK tegevuse käigus tekkinud teave, millele on juurdepääs piiratud lähtuvalt

Avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS) või mõnest teisest õigusaktist.

3.3.3. Teabe liigitamine juurdepääsupiirangu alusel on toodud joonisel 1.

Joonis 1. Teabe liigitamine juurdepääsupiirangu alusel

3.4. Juurdepääsupiirangu seadmist kirjeldab täpsemalt „Juurdepääsupiiranguga teabe

haldamise juhis“, mille alusel lisatakse juurdepääsupiiranguga dokumendile vastav

märge.

3.5. RMK-l on kohustus avalikustada üldiseks kasutamiseks mõeldud teavet RMK

veebilehel ja avalikus dokumendiregistris (edaspidi ADR). Lisaks tuleb avaldada

päringu alusel (nt e-kirja teel saabunud päring) muu teave, millele ei ole juurdepääs

piiratud.

3.6. Avaliku teabe puhul, millele on juurdepääs AvTS-i alusel piiratud, on ADR-is

avalikustatud ainult dokumendi registreerimisandmed, sisule juurdepääs puudub.

Füüsiliste isikutega seotud dokumentidel on isiku nimi asendatud märkega „Füüsiline

isik“.

3.7. Kui RMK-lt küsitakse dokumenti, millele on juurdepääs piiratud, siis:

3.7.1. kui ainult osa dokumendist sisaldab juurdepääsupiiranguga infot (nt

isikuandmeid), siis avalikustatakse vaid need osad, millele juurdepääs ei ole

piiratud. Piiratud juurdepääsuga teave kaetakse kinni või tehakse väljavõte ainult

avalikustatavast osast.

3.7.2. kui kogu dokument sisaldab juurdepääsupiiranguga teavet, siis teavet ega

dokumenti ei väljastata. Vastuses märgitakse, millise õigusakti ja sätte alusel

juurdepääs on piiratud.

3.8. Töödokumentidele, mis registreeritakse DHS-is, on lubatud juurdepääsu piirata AvTS

§ 35 lõike 2 alusel. Töödokumentideks loetakse näiteks eelnõusid, projekte, lõpuni

vormistamata dokumente ning paberkandjal õigusaktide väljatrükke enne nende vastu

võtmist.

3

3.9. DHS-is ei registreerita üldjuhul võrguketastel, välistel andmekandjatel,

infosüsteemides ja rakendustes ning Microsoft 365 keskkonna OneDrives asuvaid

dokumente ja andmeid, mis ei kuulu vaikimisi avalikustamisele ja mida kasutatakse

asutuse siseselt igapäevatöö käigus. Kogu RMK teave on välja toodud „RMK teabe

liigitusskeemis“.

3.10. Töödokumentide hävitamise kord on sätestatud juhendis „RMK arhiividokumentide

menetlemise juhis“.

3.11. Teabe korrektse liigitamise eest vastutab teabe omanik.

4. Teabe kaitse korraldamine ja juurdepääsude haldamine

4.1. Teabe liigitamise järgselt rakendab RMK asjakohaseid organisatsioonilisi, füüsilisi kui

ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, tagamaks vastavalt vajadusele:

4.1.1. teavet töötlevate infosüsteemide ja rakenduste tervikluse, käideldavuse,

privaatsuse ja konfidentsiaalsuse;

4.1.2. andmete pseudonüümimise, anonüümimise ja krüpteerimise, sh ka arendus- ja

testkeskkondades;

4.1.3. õigeaegse teabe hävitamise, kui säilitamise kohustus on möödunud;

4.1.4. intsidentide korral andmete kättesaadavuse õigeaegse taastamise;

4.1.5. elektrooniliste ja füüsiliste juurdepääsude haldamise;

4.1.6. IT-varade, nt arvuteid ja võrke kaitsvate süsteemide (viirusetõrje, tulemüürid,

ründe tuvastamise süsteemid ja andmete liikumise monitooringusüsteemid,

turvaparandused) olemasolu.

4.2. RMK infosüsteemides ja rakendustes toimub teabele ligipääsu piiramine

juurdepääsuõiguste kaudu.

4.2.1. Infosüsteemide ja rakenduste kasutajate haldamine toimub vastavalt „RMK

identiteedi- ja juurdepääsuhalduse juhendile“.

4.2.2. Peakasutajate määramine ja ülesannete kirjeldamine on toodud “RMK

infosüsteemide peakasutajate määramise ja ülesannete kirjeldamise juhendis”

4.2.3. Väliste registrite kasutusõiguste andmine tööülesannete täitmiseks toimub

vastavalt „Väliste süsteemide haldamise juhendile“.

4.3. Füüsiline juurdepääsuhaldus on kirjeldatud “RMK kontoritesse juurdepääsude andmise

juhendis“.

4.4. Logimisega seotud põhimõtted nii RMK poolt arendatud, kui RMK jaoks arendatud

rakenduste puhul on sätestatud „Logimise spetsifikatsiooni“ dokumendis Confluences.

4.5. Piiratud juurdepääsuga teabe hoidmisel on töötaja kohustatud järgima järgmisi

põhimõtteid:

4.5.1. piiratud juurdepääsuga teavet on lubatud kopeerida, paljundada, RMK-st

paberkandjal või elektroonilisel kujul välja viia, saata või kolmandatele isikutele

jagada üksnes juhul, kui see on otseselt seotud tööülesannete täitmisega ja

selleks on olemas õiguslik alus. Õiguslikuks aluseks loetakse muuhulgas

lepingulist andmevahetust, seadusest tulenevat kohustust või tööprotsesside

toimimiseks vajalikku andmete edastamist (näiteks infosüsteemides ja

rakendustes koostatud üleandmise ja vastuvõtmise aktide edastamine

lepingupartnerile ning auditite raames teabe edastamine audiitorile). Vajaduse

korral aitab õigusliku aluse olemasolu piiratud juurdepääsuga teabe jagamiseks

või mittejagamiseks välja selgitada õigus- ja hangete osakond;

4.5.2. teistele töötajatele võib piiratud juurdepääsuga teavet avaldada ainult

tööülesannete täitmise vajadusel;

4

5. Teabevahetuse korraldamine

5.1. Dokumentide jagamiseks on lubatud kasutada ainult DHS-i ja RMK Microsoft 365

keskkonda, nt OneDrive, Outlook, Teams. Muude võimalike failijagamisteenuste

kasutamiseks tuleb need kooskõlastada IT-abiga.

5.2. Väliste andmekandjate kasutamine tuleb kooskõlastada IT-abiga, kes põhjendatud juhul

tellib mäluseadme ning vajadusel krüpteerib selle enne kasutamist.

5.3. Piiratud juurdepääsuga teabe edastamisel tuleb kasutada tehnilisi või korralduslikke

meetmeid teabe kaitseks. Piiratud juurdepääsuga dokumendid vastavalt märgistada.

5.3.1. Eriliiki isikuandmeid ja süütegudega seotud andmeid sisaldav teave lisaks

märgistamisele täiendavalt krüpteerida, näiteks DigiDoc rakendust kasutades.

5.3.2. Piiratud juurdepääsuga teabe edastamisel postiga või kulleriga tuleb ümbrik saata

tähitult adressaadile.

5.3.3. Töötajad peavad hoiduma piiratud juurdepääsuga teabe jagamisest avalikes

kohtades või ebaturvalise side kaudu.

6. Konfidentsiaalsuskokkulepete sõlmimine ja intellektuaalse omandi määramine

6.1. RMK töötajad ja lepingupartnerid kinnitavad konfidentsiaalsustingimused lepingu

sõlmimisel.

6.2. Lepingu sõlmimisel kolmanda osapoolega toote või teenuse tarbimisel või pakkumisel

tuleb jälgida, et intellektuaalse omandi õigused oleksid tagatud nii intellektuaalse

omandi kasutamise kui ka õiguste omamisel.

6.3. Avalikest allikatest saadava teabe korral tuleb jälgida, et täidetud on nii autoriõiguse

kui andmekaitse tingimused.

6.4. Dubleerimine, teisendamine muusse vormingusse või ärilistest salvestistest (video,

heli) eraldamine on lubatud vaid juhul, kui seda lubavad autoriõiguse seadused või

kohaldatavad litsentsid.

6.5. Täielik või osaline standardite, raamatute, artiklite, aruannete või muude dokumentide

kopeerimine on keelatud, v.a autoriõiguse seaduse või kohaldatavate litsentsidega

lubatud.

7. Teabe säilitamine hävitamine ja arhiveerimine

7.1. Digitaalselt tekkinud teave tuleb säilitada ja arhiveerida vormingutes, mis võimaldavad

tagada salvestuskandja ja vormingu loetavuse kogu säilitusperioodi jooksul, kaitstes

neid tulevastest tehnoloogia muudatustest tuleneva kaotsimineku eest.

7.2. Kogu säilitamise perioodi kestel tuleb säilitada ka kõik krüpteeritud arhiivide või

digitaalsignatuuride juurde kuuluvad krüptovõtmed ja programmid.

7.3. RMK teabe liigitusskeemis on teabele määratud säilitustähtajad ning teabe loomise ja

säilitamise eest vastutavad teabe omanikud. Töödokumentide säilitustähtaeg on

üldjuhul 5 aastat.

7.4. Teabe hävitamine tagab, et säilitustähtaja ületanud teave ei koorma asjatult

infosüsteeme ja rakendusi ning tööruume ja dokumendihoidlaid.

7.5. Infosüsteemides ja rakendustes asuva teabe hävitamine toimub koostöös kvaliteedi- ja

teabehaldusosakonnaga, infotehnoloogia arenduste osakonnaga, infotehnoloogia

halduse osakonnaga ning infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega.

5

7.6. Kui isikuandmeid sisaldava teabe hävitamine infosüsteemidest ei ole säilitustähtaja

möödumisel võimalik, tuleb kasutada isikuandmete varjamiseks täiendavaid meetmeid

näiteks anonüümimist.

7.7. Teabe hävitamise või anonüümimise kohta peab säilima jälg, nt paberkandjal teabe

hävitamise akt, infosüsteemis või rakenduses hävitamise metaandmejälg või Jiras

vastav tööpilet.

7.8. Paberkandjal teabe hävitamist korraldab kvaliteedi- ja teabehaldusosakond.

7.9. Paberkandjal, infosüsteemides, rakendustes, võrguketastel, välistel andmekandjatel ja

Microsoft 365 keskkondades olevad töödokumendid hävitatakse säilitustähtaja

möödumisel omaniku poolt.

7.10. Töödokumentide hävitamisele kehtivad samasugused nõuded kui ametlikele

dokumentidele, välja arvatud dokumenteerimise kohustus.

7.11. Arhiividokumentide säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine

toimub „RMK arhiividokumentide menetlemise juhise“ alusel.

8. Andmete seiramine

8.1. Andmekaitsealaste nõuete täitmist seiravad andmekaitsespetsialist ja infoturbejuht

regulaarselt igapäevatöö käigus ning teabe- ja dokumendihaldusspetsialist

perioodiliselt.

8.2. Andmete töötlemisega seotud rikkumiseks loetakse turvanõuete rikkumist, mis

põhjustab piiratud juurdepääsuga teabe juhusliku või ebaseadusliku hävitamise,

kaotsimineku, muutmise, loata avalikustamise või juurdepääsu võimaldamise. Nt kui

isikuandmeid sisaldavatele andmetele saavad juurdepääsu kõrvalised isikud, avalikus

dokumendiregistris on näha füüsilise isiku andmed, RMK kasutajakonto (nimi ja

salasõna) saab avalikuks, isikuandmeid sisaldavad dokumendid lähevad kontorist

kaotsi jne.

8.3. Teabe kaitsega seotud võimalike rikkumiste avastamiseks seiratakse:

8.3.1. ADR-i juurdepääsupiirangute õigsust;

8.3.2. infosüsteemides ja rakendustes isikuandmete töötlemise aluste kehtivust

koostöös IT tootejuhtidega ja infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega;

8.3.3. isikuandmeid sisaldava teabe säilitustähtaegu koostöös IT tootejuhtidega ja

infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega.

8.3.4. Microsoft Purview riskihinnanguid ja -indikaatoreid, et tuvastada teabe kaitsega

seotud võimalikke rikkumisi ning ennetada ja uurida turvaintsidente ning

andmelekkeid.

8.4. Avastatud rikkumised dokumenteeritakse Jiras. Tulevaste rikkumiste ennetamiseks

võetakse kasutusele vajalikud parandusmeetmed, nt juhendite täiendamine, töötajate

koolitamine, toimingute analüüsimine.

8.5. Teabe kaitsega seotud rikkumisel hinnatakse ohu taset andmesubjekti õigustele ja

otsustatakse Andmekaitse Inspektsiooni, Riigi Infosüsteemi Ameti, Politsei- ja

Piirivalveameti ja andmesubjekti teavitamise vajadus.

9. Vastutus teabehalduse korraldamisel

9.1. Juhatus vastutab andmekaitse nõuete täitmise eest RMK-s ja tagab andmete kaitsmiseks

vajalikud ressursid, määrab ametisse andmekaitsespetsialisti ning defineerib

andmekaitsealased rollid.

9.2. Andmekaitsespetsialist koostöös teabe- ja dokumendihaldusspetsialistiga:

9.2.1. korraldab teabe kaitse nõuete kirjeldamist, täitmist ja järgmist, nõustab töötajaid

igapäevaselt piiratud juurdepääsuga seotud teabe kaitse küsimustes;

6

9.2.2. vastutab teabehaldusega ja piiratud juurdepääsuga teabe kaitsega seotud

juhendite ja juhiste koostamise eest;

9.2.3. koolitab töötajaid teabehalduse ja andmekaitse teemadel.

9.2.4. kontrollib, et organisatsioon töötleks ja kaitseks andmeid vastavalt seadusele ja

käesolevale korrale ning teistele õigusaktidele.

9.3. Teabele juurdepääsu tagamise, teabe kasutamise ja hävitamise eest vastutab dokumendi

omanik.

9.4. Kvaliteedi- ja teabehaldusosakond vastutab teabe kaardistamise, dokumendi- ja

arhiivihalduse korraldamise, teabehalduse poliitika, „RMK teabe liigitusskeemi“ ning

dokumendi- ja arhiivihalduse juhiste koostamise, DHS-i ja ADR-i arendamise,

kasutajate nõustamise ja juhendamise, RMK pitsati hoidmise ja kasutamise eest.

9.5. Infotehnoloogia halduse osakond vastutab infosüsteemide ja rakenduste, võrguketaste

toimimise, Microsoft 365 keskkondade, juurdepääsuõiguste haldamise ning teabe

varundamise, säilitamise ja hävitamise korraldamise eest.

9.6. Kommunikatsiooni- ja turundusosakond vastutab teabe nõuetekohase avalikustamise

eest RMK välisveebis, teistes avalikkusele suunatud infokanalites (nt Facebook,

Instagram, Youtube) ja RMK siseveebis.

9.7. Uus töötaja tutvub teabehalduspoliitikaga tööle asumisel töötaja iseteenindusportaalis.

1

KINNITATUD

RMK juhatuse 31.03.2026

otsusega nr 1-32/37

RMK teabehalduse poliitika

1. Üldsätted

1.1. RMK teabehalduse poliitika (edaspidi poliitika) sätestab teabehalduse üldnõuded

RMK-s ja tagab teabe haldamise tõhusa korraldamise kogu teabe elutsükli ulatuses –

teabe tekkimisest ning kasutamisest kuni arhiveerimiseni, üleandmiseni ja/või

hävitamiseni.

1.2. Detailsemad dokumendihaldust puudutavad nõuded on sätestatud „RMK

dokumendihalduse juhendis“ ja isikuandmete kaitse alased nõuded „RMK

isikuandmete töötlemise juhendis“.

1.3. Töötaja on kohustatud järgima poliitikas kehtestatud põhimõtteid. Töötaja ülesanded,

kohustused ja õigused teabe haldamisel on täiendavalt määratud struktuuriüksuse

põhimääruses, töötaja ametijuhendis ja „RMK töökorralduse reeglite juhendis“.

1.4. Käesolevas dokumendis kasutatavad mõisted ja lühendid on defineeritud "Mõistete ja

lühendite leksikonis". Ühtse leksikoni kasutamine võimaldab hoida

terminoloogia läbivalt järjepidevana kogu RMK dokumentatsioonis ning vältida

mõistete dubleerimist või erinevat tõlgendamist.

2. Teabehalduse üldpõhimõtted

2.1. Teave on igasugune informatsioon, millel on isiku või organisatsiooni jaoks väärtus

ning mis on vajalik organisatsiooni toimimiseks (andmed, dokumendid, veebisisu,

suuline teave jne).

2.2. RMK teave tekib õigusaktides sätestatud ülesannete täitmise käigus.

2.3. RMK teave asub paberkandjal, digitaalselt võrguketastel ja välistel andmekandjatel,

Microsoft 365 keskkondades, (nt OneDrive, Outlook), infosüsteemides ja rakendustes,

nt dokumendihaldussüsteemis (edaspidi DHS).

2.4. Teabe töötlemiseks kasutatakse RMK poolt hallatavaid ja kasutatavaid infosüsteeme ja

rakendusi, mille loetelu asub „Infosüsteemide ja rakenduste kataloogis“ Jiras.

2.5. Teabehaldus on tegevus, mis toetab RMK eesmärkide saavutamist teabe haldamise,

jagamise ja vahetamise kaudu. Teabehalduse alamtegevused on andmehaldus,

dokumendihaldus, arhiivihaldus, sisuhaldus sise- ja välisveebis ning teabele

juurdepääsu ja teabe kaitse ning hävitamise korraldamine.

2.6. RMK asjaajamisperioodiks on kalendriaasta (1. jaanuar–31. detsember).

3. RMK teabe liigitamine

3.1. Teabe liigitamise eesmärk on omada ülevaadet RMK põhiülesannete täitmisel tekkiva

teabe, selle allikate, hoiukohtade, juurdepääsupiirangute ja säilitustähtaegade kohta.

RMK tegevuse käigus tekkiv teave on kirjeldatud “RMK teabe liigitusskeemis”.

3.2. Teabe liigitusskeemis on teave liigitatud funktsioonipõhiselt sarjadesse ja allsarjadesse,

millele on määratud tähised, säilitustähtajad ning teabe loomise ja säilitamise eest

vastutavad teabe omanikud. Teabe kirjelduse lahtris on täpsustav ülevaade sarja/allsarja

sisust. Lisaks on liigitusskeemis välja toodud teabe kaitsevajadus ja võimalikud

juurdepääsu piiramise alused.

3.3. Juurdepääsupiirangu alusel liigitatakse RMK-s teave:

2

3.3.1. avalik teave – mis tahes viisil ja mis tahes teabekandjale jäädvustatud ja

dokumenteeritud teave, mis on saadud või loodud RMK tegevuse käigus

avalikke ülesandeid täites ja millele ei ole kehtestatud juurdepääsupiirangut.

3.3.2. piiratud juurdepääsuga teave ehk asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teave

– RMK tegevuse käigus tekkinud teave, millele on juurdepääs piiratud lähtuvalt

Avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS) või mõnest teisest õigusaktist.

3.3.3. Teabe liigitamine juurdepääsupiirangu alusel on toodud joonisel 1.

Joonis 1. Teabe liigitamine juurdepääsupiirangu alusel

3.4. Juurdepääsupiirangu seadmist kirjeldab täpsemalt „Juurdepääsupiiranguga teabe

haldamise juhis“, mille alusel lisatakse juurdepääsupiiranguga dokumendile vastav

märge.

3.5. RMK-l on kohustus avalikustada üldiseks kasutamiseks mõeldud teavet RMK

veebilehel ja avalikus dokumendiregistris (edaspidi ADR). Lisaks tuleb avaldada

päringu alusel (nt e-kirja teel saabunud päring) muu teave, millele ei ole juurdepääs

piiratud.

3.6. Avaliku teabe puhul, millele on juurdepääs AvTS-i alusel piiratud, on ADR-is

avalikustatud ainult dokumendi registreerimisandmed, sisule juurdepääs puudub.

Füüsiliste isikutega seotud dokumentidel on isiku nimi asendatud märkega „Füüsiline

isik“.

3.7. Kui RMK-lt küsitakse dokumenti, millele on juurdepääs piiratud, siis:

3.7.1. kui ainult osa dokumendist sisaldab juurdepääsupiiranguga infot (nt

isikuandmeid), siis avalikustatakse vaid need osad, millele juurdepääs ei ole

piiratud. Piiratud juurdepääsuga teave kaetakse kinni või tehakse väljavõte ainult

avalikustatavast osast.

3.7.2. kui kogu dokument sisaldab juurdepääsupiiranguga teavet, siis teavet ega

dokumenti ei väljastata. Vastuses märgitakse, millise õigusakti ja sätte alusel

juurdepääs on piiratud.

3.8. Töödokumentidele, mis registreeritakse DHS-is, on lubatud juurdepääsu piirata AvTS

§ 35 lõike 2 alusel. Töödokumentideks loetakse näiteks eelnõusid, projekte, lõpuni

vormistamata dokumente ning paberkandjal õigusaktide väljatrükke enne nende vastu

võtmist.

3

3.9. DHS-is ei registreerita üldjuhul võrguketastel, välistel andmekandjatel,

infosüsteemides ja rakendustes ning Microsoft 365 keskkonna OneDrives asuvaid

dokumente ja andmeid, mis ei kuulu vaikimisi avalikustamisele ja mida kasutatakse

asutuse siseselt igapäevatöö käigus. Kogu RMK teave on välja toodud „RMK teabe

liigitusskeemis“.

3.10. Töödokumentide hävitamise kord on sätestatud juhendis „RMK arhiividokumentide

menetlemise juhis“.

3.11. Teabe korrektse liigitamise eest vastutab teabe omanik.

4. Teabe kaitse korraldamine ja juurdepääsude haldamine

4.1. Teabe liigitamise järgselt rakendab RMK asjakohaseid organisatsioonilisi, füüsilisi kui

ka infotehnoloogilisi turvameetmeid, tagamaks vastavalt vajadusele:

4.1.1. teavet töötlevate infosüsteemide ja rakenduste tervikluse, käideldavuse,

privaatsuse ja konfidentsiaalsuse;

4.1.2. andmete pseudonüümimise, anonüümimise ja krüpteerimise, sh ka arendus- ja

testkeskkondades;

4.1.3. õigeaegse teabe hävitamise, kui säilitamise kohustus on möödunud;

4.1.4. intsidentide korral andmete kättesaadavuse õigeaegse taastamise;

4.1.5. elektrooniliste ja füüsiliste juurdepääsude haldamise;

4.1.6. IT-varade, nt arvuteid ja võrke kaitsvate süsteemide (viirusetõrje, tulemüürid,

ründe tuvastamise süsteemid ja andmete liikumise monitooringusüsteemid,

turvaparandused) olemasolu.

4.2. RMK infosüsteemides ja rakendustes toimub teabele ligipääsu piiramine

juurdepääsuõiguste kaudu.

4.2.1. Infosüsteemide ja rakenduste kasutajate haldamine toimub vastavalt „RMK

identiteedi- ja juurdepääsuhalduse juhendile“.

4.2.2. Peakasutajate määramine ja ülesannete kirjeldamine on toodud “RMK

infosüsteemide peakasutajate määramise ja ülesannete kirjeldamise juhendis”

4.2.3. Väliste registrite kasutusõiguste andmine tööülesannete täitmiseks toimub

vastavalt „Väliste süsteemide haldamise juhendile“.

4.3. Füüsiline juurdepääsuhaldus on kirjeldatud “RMK kontoritesse juurdepääsude andmise

juhendis“.

4.4. Logimisega seotud põhimõtted nii RMK poolt arendatud, kui RMK jaoks arendatud

rakenduste puhul on sätestatud „Logimise spetsifikatsiooni“ dokumendis Confluences.

4.5. Piiratud juurdepääsuga teabe hoidmisel on töötaja kohustatud järgima järgmisi

põhimõtteid:

4.5.1. piiratud juurdepääsuga teavet on lubatud kopeerida, paljundada, RMK-st

paberkandjal või elektroonilisel kujul välja viia, saata või kolmandatele isikutele

jagada üksnes juhul, kui see on otseselt seotud tööülesannete täitmisega ja

selleks on olemas õiguslik alus. Õiguslikuks aluseks loetakse muuhulgas

lepingulist andmevahetust, seadusest tulenevat kohustust või tööprotsesside

toimimiseks vajalikku andmete edastamist (näiteks infosüsteemides ja

rakendustes koostatud üleandmise ja vastuvõtmise aktide edastamine

lepingupartnerile ning auditite raames teabe edastamine audiitorile). Vajaduse

korral aitab õigusliku aluse olemasolu piiratud juurdepääsuga teabe jagamiseks

või mittejagamiseks välja selgitada õigus- ja hangete osakond;

4.5.2. teistele töötajatele võib piiratud juurdepääsuga teavet avaldada ainult

tööülesannete täitmise vajadusel;

4

5. Teabevahetuse korraldamine

5.1. Dokumentide jagamiseks on lubatud kasutada ainult DHS-i ja RMK Microsoft 365

keskkonda, nt OneDrive, Outlook, Teams. Muude võimalike failijagamisteenuste

kasutamiseks tuleb need kooskõlastada IT-abiga.

5.2. Väliste andmekandjate kasutamine tuleb kooskõlastada IT-abiga, kes põhjendatud juhul

tellib mäluseadme ning vajadusel krüpteerib selle enne kasutamist.

5.3. Piiratud juurdepääsuga teabe edastamisel tuleb kasutada tehnilisi või korralduslikke

meetmeid teabe kaitseks. Piiratud juurdepääsuga dokumendid vastavalt märgistada.

5.3.1. Eriliiki isikuandmeid ja süütegudega seotud andmeid sisaldav teave lisaks

märgistamisele täiendavalt krüpteerida, näiteks DigiDoc rakendust kasutades.

5.3.2. Piiratud juurdepääsuga teabe edastamisel postiga või kulleriga tuleb ümbrik saata

tähitult adressaadile.

5.3.3. Töötajad peavad hoiduma piiratud juurdepääsuga teabe jagamisest avalikes

kohtades või ebaturvalise side kaudu.

6. Konfidentsiaalsuskokkulepete sõlmimine ja intellektuaalse omandi määramine

6.1. RMK töötajad ja lepingupartnerid kinnitavad konfidentsiaalsustingimused lepingu

sõlmimisel.

6.2. Lepingu sõlmimisel kolmanda osapoolega toote või teenuse tarbimisel või pakkumisel

tuleb jälgida, et intellektuaalse omandi õigused oleksid tagatud nii intellektuaalse

omandi kasutamise kui ka õiguste omamisel.

6.3. Avalikest allikatest saadava teabe korral tuleb jälgida, et täidetud on nii autoriõiguse

kui andmekaitse tingimused.

6.4. Dubleerimine, teisendamine muusse vormingusse või ärilistest salvestistest (video,

heli) eraldamine on lubatud vaid juhul, kui seda lubavad autoriõiguse seadused või

kohaldatavad litsentsid.

6.5. Täielik või osaline standardite, raamatute, artiklite, aruannete või muude dokumentide

kopeerimine on keelatud, v.a autoriõiguse seaduse või kohaldatavate litsentsidega

lubatud.

7. Teabe säilitamine hävitamine ja arhiveerimine

7.1. Digitaalselt tekkinud teave tuleb säilitada ja arhiveerida vormingutes, mis võimaldavad

tagada salvestuskandja ja vormingu loetavuse kogu säilitusperioodi jooksul, kaitstes

neid tulevastest tehnoloogia muudatustest tuleneva kaotsimineku eest.

7.2. Kogu säilitamise perioodi kestel tuleb säilitada ka kõik krüpteeritud arhiivide või

digitaalsignatuuride juurde kuuluvad krüptovõtmed ja programmid.

7.3. RMK teabe liigitusskeemis on teabele määratud säilitustähtajad ning teabe loomise ja

säilitamise eest vastutavad teabe omanikud. Töödokumentide säilitustähtaeg on

üldjuhul 5 aastat.

7.4. Teabe hävitamine tagab, et säilitustähtaja ületanud teave ei koorma asjatult

infosüsteeme ja rakendusi ning tööruume ja dokumendihoidlaid.

7.5. Infosüsteemides ja rakendustes asuva teabe hävitamine toimub koostöös kvaliteedi- ja

teabehaldusosakonnaga, infotehnoloogia arenduste osakonnaga, infotehnoloogia

halduse osakonnaga ning infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega.

5

7.6. Kui isikuandmeid sisaldava teabe hävitamine infosüsteemidest ei ole säilitustähtaja

möödumisel võimalik, tuleb kasutada isikuandmete varjamiseks täiendavaid meetmeid

näiteks anonüümimist.

7.7. Teabe hävitamise või anonüümimise kohta peab säilima jälg, nt paberkandjal teabe

hävitamise akt, infosüsteemis või rakenduses hävitamise metaandmejälg või Jiras

vastav tööpilet.

7.8. Paberkandjal teabe hävitamist korraldab kvaliteedi- ja teabehaldusosakond.

7.9. Paberkandjal, infosüsteemides, rakendustes, võrguketastel, välistel andmekandjatel ja

Microsoft 365 keskkondades olevad töödokumendid hävitatakse säilitustähtaja

möödumisel omaniku poolt.

7.10. Töödokumentide hävitamisele kehtivad samasugused nõuded kui ametlikele

dokumentidele, välja arvatud dokumenteerimise kohustus.

7.11. Arhiividokumentide säilitamine, arvelevõtt, kasutamine, üleandmine ja hävitamine

toimub „RMK arhiividokumentide menetlemise juhise“ alusel.

8. Andmete seiramine

8.1. Andmekaitsealaste nõuete täitmist seiravad andmekaitsespetsialist ja infoturbejuht

regulaarselt igapäevatöö käigus ning teabe- ja dokumendihaldusspetsialist

perioodiliselt.

8.2. Andmete töötlemisega seotud rikkumiseks loetakse turvanõuete rikkumist, mis

põhjustab piiratud juurdepääsuga teabe juhusliku või ebaseadusliku hävitamise,

kaotsimineku, muutmise, loata avalikustamise või juurdepääsu võimaldamise. Nt kui

isikuandmeid sisaldavatele andmetele saavad juurdepääsu kõrvalised isikud, avalikus

dokumendiregistris on näha füüsilise isiku andmed, RMK kasutajakonto (nimi ja

salasõna) saab avalikuks, isikuandmeid sisaldavad dokumendid lähevad kontorist

kaotsi jne.

8.3. Teabe kaitsega seotud võimalike rikkumiste avastamiseks seiratakse:

8.3.1. ADR-i juurdepääsupiirangute õigsust;

8.3.2. infosüsteemides ja rakendustes isikuandmete töötlemise aluste kehtivust

koostöös IT tootejuhtidega ja infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega;

8.3.3. isikuandmeid sisaldava teabe säilitustähtaegu koostöös IT tootejuhtidega ja

infosüsteemide või rakenduste peakasutajatega.

8.3.4. Microsoft Purview riskihinnanguid ja -indikaatoreid, et tuvastada teabe kaitsega

seotud võimalikke rikkumisi ning ennetada ja uurida turvaintsidente ning

andmelekkeid.

8.4. Avastatud rikkumised dokumenteeritakse Jiras. Tulevaste rikkumiste ennetamiseks

võetakse kasutusele vajalikud parandusmeetmed, nt juhendite täiendamine, töötajate

koolitamine, toimingute analüüsimine.

8.5. Teabe kaitsega seotud rikkumisel hinnatakse ohu taset andmesubjekti õigustele ja

otsustatakse Andmekaitse Inspektsiooni, Riigi Infosüsteemi Ameti, Politsei- ja

Piirivalveameti ja andmesubjekti teavitamise vajadus.

9. Vastutus teabehalduse korraldamisel

9.1. Juhatus vastutab andmekaitse nõuete täitmise eest RMK-s ja tagab andmete kaitsmiseks

vajalikud ressursid, määrab ametisse andmekaitsespetsialisti ning defineerib

andmekaitsealased rollid.

9.2. Andmekaitsespetsialist koostöös teabe- ja dokumendihaldusspetsialistiga:

9.2.1. korraldab teabe kaitse nõuete kirjeldamist, täitmist ja järgmist, nõustab töötajaid

igapäevaselt piiratud juurdepääsuga seotud teabe kaitse küsimustes;

6

9.2.2. vastutab teabehaldusega ja piiratud juurdepääsuga teabe kaitsega seotud

juhendite ja juhiste koostamise eest;

9.2.3. koolitab töötajaid teabehalduse ja andmekaitse teemadel.

9.2.4. kontrollib, et organisatsioon töötleks ja kaitseks andmeid vastavalt seadusele ja

käesolevale korrale ning teistele õigusaktidele.

9.3. Teabele juurdepääsu tagamise, teabe kasutamise ja hävitamise eest vastutab dokumendi

omanik.

9.4. Kvaliteedi- ja teabehaldusosakond vastutab teabe kaardistamise, dokumendi- ja

arhiivihalduse korraldamise, teabehalduse poliitika, „RMK teabe liigitusskeemi“ ning

dokumendi- ja arhiivihalduse juhiste koostamise, DHS-i ja ADR-i arendamise,

kasutajate nõustamise ja juhendamise, RMK pitsati hoidmise ja kasutamise eest.

9.5. Infotehnoloogia halduse osakond vastutab infosüsteemide ja rakenduste, võrguketaste

toimimise, Microsoft 365 keskkondade, juurdepääsuõiguste haldamise ning teabe

varundamise, säilitamise ja hävitamise korraldamise eest.

9.6. Kommunikatsiooni- ja turundusosakond vastutab teabe nõuetekohase avalikustamise

eest RMK välisveebis, teistes avalikkusele suunatud infokanalites (nt Facebook,

Instagram, Youtube) ja RMK siseveebis.

9.7. Uus töötaja tutvub teabehalduspoliitikaga tööle asumisel töötaja iseteenindusportaalis.