Üldkäskkiri

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1 „Dokumendi-

halduskord“ lisa 1 „Üldplank“

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1 „Dokumendi-

halduskord“ lisa 2 „Kirjaplank“

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registry code 70008747

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1 „Dokumendi-

halduskord“ lisa 3 „Ingliskeelne

kirjaplank“

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1 „Dokumendi-

halduskord“ lisa 4 „Piiriesindaja

plank Eesti-Vene riigipiiril“

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1 „Dokumendi-

halduskord“ lisa 5 „Piiriesindaja

plank Eesti-Läti riigipiiril“

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1

POLITSEI- JA PIIRIVALVEAMETI DOKUMENDIHALDUSKORD

SISUKORD

I DOKUMENDIHALDUSE KORRALDUS JA VASTUTUS............................................ 2

II JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE HALDAMINE ............................................... 3

III SISSETULEVA TEABE VASTUVÕTMINE JA TÖÖSSE SUUNAMINE ..................... 4

IV DOKUMENTIDE SUUNAMINE JA TÖÖÜLESANNETE TÄITMINE ........................ 6

V PÖÖRDUMISTELE VASTAMINE........................................................................... ....... 7

VI DOKUMENDIPLANGID. ................................................................................................ 8

VII DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE. ............................................ 8

Ametikiri………………………………………………………………………………. .. 9

E-kiri…………………………………………………………………………………. .. 14

Protokoll………………………………………………………………………………. . 14

Koopia, väljavõtte ja väljatrüki vormistamine, kinnitusmärke lisamine……………… . 15

VIII SISEAKTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE……………………………… .. 16

IX ALLKIRJASTAMISPÄDEVUS……………………………………………………… . 20

X ARHIIVIHALDUS…………………………………………………………………… . 21

Digitaalse teabe arhiveerimine……………………………………………………….. .. 21

Paberdokumentide arhiveerimine…………………………………………………… .... 22

Paberdokumentide laenutamine ja väljastamine………………………………………. 24

2 (24)

I DOKUMENDIHALDUSE KORRALDUS JA VASTUTUS

1. Politsei ja Piirivalveameti (edaspidi amet) dokumendihaldus toimub elektroonilises

dokumendihaldussüsteemis (edaspidi EDHS). EDHS-ile saavad juurdepääsu kõik

teenistujad.

2. EDHS-is reguleeritakse teenistujate tööalast juurdepääsu dokumentidele sarjapõhiselt ning

vastavaid õigusi haldab EDHS-i peakasutaja koostöös teenuseomanikega.

3. Ameti asjaajamisperiood on kalendriaasta (1. jaanuar kuni 31. detsember), st registreerita-

vate dokumentide numeratsioon algab asjaajamisperioodi algul numbrist 1. Komisjonide,

hangete, auditite ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla nende

tegevusperiood, st dokumendid numereeritakse läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.

4. Dokument loetakse registreerituks, kui EDHS-i on kantud dokumenti kirjeldavad andmed

(edaspidi metaandmed) ning dokumendile on antud registreerimise kuupäev ja viit.

Digiallkirjastatavad dokumendid registreeritakse EDHS-is allkirjastamise hetkel.

Sisemised dokumendid registreeritakse enne töösse suunamist.

5. Viit koosneb sarja tähisest ja dokumendiregistri järjekorranumbrist ning individuali-

seerivast numbrist, mis näitab dokumendi järjekorda samas asjas. Sama teemat käsitleva

kirjavahetuse (järjed, vastused) registreerimisel kasutatakse sama viita. Siseaktidel, aktidel

ja protokollidel individualiseerivat numbrit ei kasutata.

6. Ameti koostatud dokumendid allkirjastatakse EDHS-is, kus need teisendatakse

arhiveerimiseks sobivasse PDF/A vormingusse. Erandina võib jätta teisendamata

vormingud, mis võivad konverteerimata kaotada oma sisu (nt Exceli failid). Dokument

allkirjastatakse koos kõigi lisadega ning kõigist failidest moodustatakse üks digikonteiner.

7. Siseriiklikud dokumendid koostatakse, vormistatakse ja digiallkirjastatakse EDHS-is.

Paberkandjal väljastamiseks tehakse digiallkirjastatud dokumendist väljatrükk, vajadusel

koos e-allkirja kinnituslehega. Väljatrükk võib olla kahepoolne.

8. Välissuhtluses ja muudel erandjuhtudel võib dokumendi allkirjastada käsitsi paberkandjal.

Allkirjastatud originaaldokument skaneeritakse ja selle digitaalne kujutis hõlmatakse

EDHS-i.

9. Omakäeliselt allkirjastatud paberdokumendi EDHS-i hõlmatud skaneeritud kujutist käsitleb

amet originaaldokumendiga samaväärsena.

10. Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist. Sisemisi dokumente

(nt sisemised kirjad, memod, aruanded, aktid) EDHS-is ei allkirjastata. Teenistujate

isiklikud avaldused (nt üleviimise avaldused) peavad olema (digi)allkirjastatud.

11. Teenistuja vastutab:

11.1. talle edastatud dokumentidest tulenevate ülesannete sisulise ja tähtaegse täitmise eest;

11.2. talle infoks või teadmiseks edastatud teabega tutvumise eest;

11.3. oma personaalsele e-posti aadressile saabunud dokumentide ja dokumendi väärtusega

e-kirjade (sisaldab asutuse tegevusega seotud olulist teavet), paberkandjal vastuvõetud

dokumentide ning e-postiga välja saadetud dokumentide ja dokumendi väärtusega

e-kirjade registreerimise eest EDHS-is;

11.4. oma ülesannete piires teabe nõuetekohase haldamise eest, sh teistele teenistujatele

vajaliku teabe avaldamise ja õigeaegse edastamise eest;

3 (24)

11.5. oma töö käigus tekkiva teabe nõuetekohase dokumenteerimise ja säilimise eest asutuse

võrguketastel või muudes hoiukohtades viisil, mis tagab teabehalduse järjepidevuse

asutuse töökorralduse muutumisel, teenistuja ajutisel äraolekul või teenistus- või

töösuhte lõppemisel;

11.6. enda koostatud dokumentide õiguspärasuse, faktitäpsuse, keelelise korrektsuse ja

nõuetekohase vormistamise eest;

11.7. enda koostatud dokumendile, failile või e-kirjale juurdepääsupiirangu seadmise eest;

11.8. enda koostatud dokumendi EDHS-ist välja saatmise ning siseakti teatavaks tegemise

adressaatide määratlemise eest;

11.9. teabe väljastamise eest ametist üksnes õigusliku aluse olemasolul;

11.10. enda valduses ja vastutusel olevate originaaldokumentide hoidmise eest viisil, mis

välistab nende kahjustumise või hävimise;

11.11. enda valduses olevate paberkandjal originaaldokumentide arhiivi üleandmise eest.

II JUURDEPÄÄSUPIIRANGUGA TEABE HALDAMINE

12. Juurdepääsupiirangu määramisel lähtutakse avaliku teabe seadusest (edaspidi AvTS) ja

teistest seadustest, milles reguleeritakse juurdepääsu dokumentides sisalduvale teabele.

13. Juurdepääsupiirang määratakse teabele, mis ei ole avalik. Juurdepääsupiirangu tähtaeg on

ajavahemik, mille jooksul on juurdepääs teabele või dokumendile piiratud.

14. Juurdepääsupiiranguga teave peab olema kättesaadav teenistujatele, kes vajavad seda oma

ülesannete täitmiseks. Teenistuja ei tohi ülesande täitmise ettekäändel või ametiseisundit

kasutades taotleda teabele juurdepääsu muul eesmärgil ega anda juurdepääsupiiranguga

kaitstavat teavet kolmandatele isikutele.

15. Juurdepääsupiirangud määratakse peadirektori käskkirjaga kinnitatud liigitusskeemi alusel

nendele sarjadele, mis sisaldavad AvTS mõistes juurdepääsupiiranguga teavet.

16. Dokumendile juurdepääsupiirangu seadmise otsustab ning selle korrektse märkimise eest

vastutab dokumendi koostaja. Sissetuleva dokumendi juurdepääsumärke nõuetekohase

märkimise eest vastutab dokumendi registreerija.

17. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisel tehakse dokumendile ja selle metaand-

metesse EDHS-is juurdepääsumärge.

18. Juurdepääsupiirang kehtestatakse ning märgitakse dokumendile selle loomisel. Kui põhi-

dokument või selle lisa sisaldab asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teavet, laieneb

piirang kogu dokumendile.

19. Juurdepääsupiirang kehtestatakse alates dokumendi loomisest või saamisest kuni vajaduse

möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastaks.

Juurdepääsumärge tehakse dokumendile selle loomise ajal.

20. Isikuandmeid sisaldavale teabele või dokumendile kehtib juurdepääsupiirang selle

saamisest või dokumenteerimisest alates 75 aastat või isiku surmast alates 30 aastat, või kui

surma ei ole võimalik tuvastada, siis 110 aastat, alates isiku sünnist.

21. Juurdepääsupiirangu aluste kontrollitud loend (edaspidi juurdepääsupiirangute

klassifikaator) asub riigi infosüsteemi haldussüsteemi RIHA kodulehel aadressil

https://varamu.riha.ee/. EDHS-is olev juurdepääsupiirangute ja nende kombinatsioonide

loetelu on vastavuses juurdepääsupiirangute klassifikaatoriga.

22. Dokumendile ja selle metaandmetesse märgitakse kõik dokumendi sisust tulenevad

juurdepääsupiirangu alused ning piirangute lõpptähtpäevad.

4 (24)

23. Juurdepääsupiirangu muutmine, kehtetuks tunnistamine või lõpptähtaja pikendamine

toimub vastavalt AvTS-ile. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamise või lõpptähtaja

pikendamise otsustab juurdepääsupiirangu vastutaja.

24. Juurdepääsupiirangu vastutaja on:

24.1. dokumendi vastutaja (koostaja);

24.2. dokumendi koostaja teenistusest lahkumisel vastava struktuuriüksuse juht;

24.3. likvideeritud struktuuriüksuse koostatud dokumendi korral õigusjärglase struktuuri-

üksuse juht.

25. Juurdepääsupiirangu muutmise, kehtetuks tunnistamise või lõpptähtaja pikendamise

vajadust hinnatakse iga dokumendi puhul eraldi. Juurdepääsupiirangu pikendamise või

kehtetuks tunnistamise märke teeb EDHS-is juurdepääsupiirangu vastutaja, kes teavitab

sellest ka teabevaldajaid, kellele dokument on edastatud.

26. Juurdepääsupiirangu muutmise, kehtetuks tunnistamise või lõpptähtaja pikendamise

hindamiseks võib juurdepääsupiirangu vastutaja küsida EDHS-is teiste asjassepuutuvate

teenistujate või vahetu juhi arvamust.

27. Juurdepääsupiirangu lõpptähtaega võib ühe korra pikendada kuni viie aasta võrra, kui

piirangu alus püsib. Pikendamise otsuse võib teha vahetult enne dokumendi väljastamise

vajaduse tekkimist. EDHS-is märgitakse dokumendi metaandmetesse uus piirangu

lõpptähtpäev ning piirangu muutmise õiguslik alus. Kui dokumendi failivorming seda

võimaldab, tehakse sama märge ka dokumendifaili.

28. Juurdepääsupiirang tunnistatakse kehtetuks, kui selle kehtestamise põhjus on kadunud.

EDHS-is märgitakse dokumendi metaandmetes dokument avalikuks ning lisatakse piirangu

kehtetuks muutmise õiguslik alus. Kui dokumendi failivorming seda võimaldab, tehakse

sama märge ka dokumendifaili.

III SISSETULEVA TEABE VASTUVÕTMINE JA TÖÖSSE SUUNAMINE

29. Ameti e-posti aadressile [email protected] (edaspidi üldmeil) saabunud e-kirju ja dokumente

(edaspidi dokumendid) sorteerivad, edastavad ning hõlmavad EDHS-i infohaldurid.

30. Turvalise dokumendivahetuse lahenduse (edaspidi DHX) vahendusel EDHS-i saabunud

dokumente registreerivad ja suunavad töösse dokumendihaldurid.

31. Posti ja kullerpostiga saabunud ning väljasaadetavaid saadetisi võtavad vastu, jaotavad ja

saadavad välja dokumendihaldurid. Sisemisi kullerposti veoringe korraldab logistikabüroo.

32. Saabunud dokumendid registreeritakse EDHS-is või mõnes teises infosüsteemis hiljemalt

saabumise kuupäevast järgmisel tööpäeval, kiireloomulised dokumendid registreeritakse

viivitamata. Üldmeilile saabunud EDHS-is registreerimisele mittekuuluvatele päringutele

vastavad infohaldurid või suunavad need e-postiga läbivaatamiseks pädevale teenistujale

või struktuuriüksusele.

33. Teenistujad registreerivad nende personaalsetele e-posti aadressidele saabunud

dokumendid EDHS-is või edastavad need üldmeilile registreerimiseks hiljemalt saabumise

kuupäevast järgmisel tööpäeval koos juhistega, kellele ja mis tähtajaks dokument suunata.

34. Korduvalt saabunud ning juba registreeritud dokumenti uuesti ei registreerita. Kui korduvalt

saabunud dokumendil esineb erinevusi võrreldes esmase saabumisega (näiteks on lisatud

manuseid või digiallkiri) või dokument on saabunud erinevate kanalite kaudu, märgitakse

vastav teave täiendava info väljale või lisatakse taustainfosse.

5 (24)

35. Saabunud digitaalsed dokumendid hõlmatakse EDHS-i originaalvormingus. Digikonteiner

hõlmatakse EDHS-i tervikuna. Pakitud failid (ZIP-vormingus) pakitakse lahti, v.a

digikonteineris olevad pakitud failid. E-kiri hõlmatakse EDHS-i EMLvõi PDFvormingus.

36. Krüpteeritult saadetud dokumendid dekrüpteeritakse enne EDHS-i hõlmamist. Ameti

nimele krüpteeritud dokumendid dekrüpteerivad infohaldurid ning teenistuja nimele

krüpteeritud dokumendid vastav teenistuja.

37. Paberkandjal saabunud dokument skaneeritakse ning selle digitaalne kujutis hõlmatakse

EDHS-i.

38. Dokumendi registreerija kontrollib saabunud dokumendi terviklust (adressaadi õigsust,

allkirjade, lisade ja juurdepääsumärke olemasolu) ja vajadusel teavitab leitud puudustest

adressaati.

39. Ekslikult ametile adresseeritud dokument registreeritakse ja edastatakse vastavalt kuulu-

vusele ning teavitatakse sellest ka dokumendi saatjat.

40. EDHS-is ei registreerita:

40.1. arveid, kutseid, õnnitlusi ja kaastundeavaldusi;

40.2. reklaam-, info- ja perioodilised trükiseid ning pakkumisi;

40.3. rämpsposti ja teisele asutusele adresseeritud dokumente;

40.4. infosüsteemide automaatteavitusi;

40.5. asutusesiseselt e-postiga vahetatavat teavet;

40.6. teenistujate isiklikke e-kirju;

40.7. mitteametlikke märkusi ja meeldetuletusi;

40.8. avalikult kättesaadavat teavet;

40.9. viivitamata täidetud suulisi teabenõudeid;

40.10. teavet, mis on juba terviklikult hõlmatud mõnda teise infosüsteemi.

41. EDHS-i hõlmatud dokument suunatakse ringlusse kas täitmiseks, teadmiseks, kooskõlas-

tamiseks, arvamuse andmiseks või allkirjastamiseks.

42. Vastust või lahendamist nõudvad dokumendid suunab dokumendihaldur pärast regist-

reerimist vastavalt sisule struktuuriüksustega sõlmitud kokkulepetele määratud teenistuja-

tele või juhtidele. Juhid delegeerivad dokumendiga seotud ülesande vastutavale teenistujale

ja/või edastavad selle teadmiseks vastavalt vajadusele.

43. Tööülesande suunamisel või delegeerimisel märgitakse resolutsiooni ülesande sisu, oodatav

tulemus ja tähtaeg.

44. Dokumendi täitmise tähtaega loetakse alates saabumisele järgnevast kalendripäevast,

teabenõude täitmistähtaega loetakse alates saabumise päevale järgnevast tööpäevast. Kui

dokumendi täitmistähtaeg satub riigipühale või puhkepäevale, on tähtaeg puhkepäevale

järgnev tööpäev.

45. Mitme täitmistähtaja korral märgitakse dokumendi täitmistähtajaks hiliseim kuupäev ning

lühemad tähtajad tuuakse välja tööülesande resolutsioonis.

46. Kui dokumendis ei ole sätestatud teistsugust tähtaega, määratakse saabunud dokumendi

töösse suunamisel tähtajad järgmiselt:

46.1. kiri (märgukiri, selgitustaotlus jms) 15 kalendripäeva

46.2. vaie, kaebus, süüteoteade 10 kalendripäeva

46.3. andmesubjekti päring (isiku päring enda kohta käivate

andmete ja andmete töötlemise eesmärgi kohta)

30 kalendripäeva

6 (24)

46.4. teabenõue 5 tööpäeva

46.5. Riigikogu liikme avaldus või märgukiri 10 tööpäeva

IV DOKUMENTIDE SUUNAMINE JA TÖÖÜLESANNETE TÄITMINE

47. Dokumendist tulenev tööülesanne täidetakse viivitamata, kuid hiljemalt määratud tähtajaks.

48. Tööülesanne loetakse täidetuks, kui dokumendist tulenev asi on lahendatud ja asjaosalistele

on sellest teatatud või kirja saatjale on vastatud.

49. Tööülesande täitmisel märgitakse EDHS-is täitmismärkesse kuidas, millal ja kes ülesande

lahendas. Kirjale vastamisel märgitakse täitmiseks ülesanne EDHS-is automaatselt

täidetuks vastuskirja registreerimisel.

50. Tööülesande täitmise tähtaega võib pikendada vaid õigusaktides ettenähtud korras ja

tööülesande andja loal. Tööülesande pikendamise soov esitatakse EDHS-is tööülesande

andjale (v.a kui ülesande suunaja on dokumendihaldur või tegemist on ametile arvamuse

andmiseks edastatud õigusakti eelnõuga) või vahetule juhile. Positiivse otsuse korral

pikendatakse tähtaega EDHS-is.

51. Tööülesande täitja teavitab adressaati esimesel võimalusel kirjalikult vastamise tähtaja

pikendamisest koos põhjendusega.

52. Mitme täitja korral vastutab tööülesande eest peatäitja või esimesena märgitud täitja.

53. Peatäitja korraldab tööülesande täitmise, vastutab dokumendi sisulise ja tähtajalise

lahendamise eest, määrab vajadusel kooskõlastajad ning vormistab koostöös kaastäitjatega

või teiste asjaga seotud teenistujatega lõpliku vastuse/lahendi.

54. Protokollitud otsuseid edastab täitmiseks protokollija, kes jälgib ka otsuste tähtajalist

täitmist.

55. Kooskõlastamisel küsitakse nõusolekut dokumendi kohta ning vajadusel lisatakse resolut-

siooni või taustainfosse selgitav tekst.

56. Kooskõlastamise tähtaeg on üldjuhul kuni 3 tööpäeva. Kooskõlastajad määratakse vastavalt

käesoleva korra punktidele 141, 157 ja 180–183 ning dokumendi sisu alusel, kaasates

asjassepuutuvad teenistujad. Peadirektori, peadirektori asetäitja, prefekti ja sisekontrolli-

büroo juhi allkirjastatavad dokumendid kooskõlastab juhiabi.

57. Kui dokumendi sisu või vormistus ei vasta nõuetele, siis dokumenti ei kooskõlastata.

Mittekooskõlastuse puhul on kohustuslik lisada selgitus. Mittekooskõlastuse korral viib

dokumendi vastutaja sisse vajalikud parandused ja edastab dokumendi uuesti

kooskõlastamiseks.

58. Allkirjastamiseks edastatakse lõplikult vormistatud ja kooskõlastatud dokument, misjärel

see saadetakse välja või edastatakse teadmiseks/täitmiseks.

59. Peadirektorile, peadirektori asetäitjale ja prefektile nähakse dokumendi allkirjastamiseks

ette vähemalt 3 tööpäeva. Kiirema allkirjastamise vajaduse põhjus märgitakse tööülesande

resolutsioonis. Dokumendi muutmisel märgitakse resolutsiooni muudatuste sisu või

lisatakse seletuskiri taustainfo failidesse.

60. Mitme allkirjastaja korral esitatakse dokument allkirjastamiseks kõigepealt astmelt

madalamale teenistujale ning pärast temalt allkirja saamist astmelt kõrgemale teenistujale.

7 (24)

V PÖÖRDUMISTELE VASTAMINE

61. Märgukiri on pöördumine, milles tehakse ettepanekuid ameti töö korraldamiseks või

valdkonna arengu kujundamiseks või esitatakse teavet.

62. Selgitustaotlus on pöördumine, milles taotletakse teavet, mille andmiseks on vajalik teabe

analüüs, süntees või lisateabe kogumine.

63. Märgukirjale ja selgitustaotlusele tuleb vastata kirjalikult või kokkuleppel muul viisil

hiljemalt 15 kalendripäeva jooksul alates selle saabumisest. Vajadusel saab tähtaega

pikendada kuni kahe kuuni ja sellisel juhul tuleb ka pöördujat 15 kalendripäeva jooksul

teavitada tähtaja pikendamisest ja pikendamise põhjusest.

64. Kui vastamisel ei võeta arvesse märgukirjas esitatud seisukohti ja ettepanekuid, tuleb seda

vastuses põhjendada. Selgitustaotlusele vastamisel antakse isikule taotluses soovitud teave

või õigusalane selgitus või põhjendatakse selle andmisest keeldumist.

65. Märgukirjale või selgitustaotlusele vastamisest võib loobuda, kui puuduvad sideandmed või

kui pöörduja on selgelt väljendanud seisukohta, et ta ei soovi märgukirjale vastust.

66. Teabenõue on teabenõudja poolt AvTS-is sätestatud korras teabevaldajale esitatud taotlus

teabe saamiseks, millega nõutakse juurdepääsu ameti valduses olevale avalikule teabele.

67. Teabenõue täidetakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul. Kui teabenõude

täitmiseks on vajalik selle täpsustamine või teabe väljaselgitamine on aeganõudev, võib

tähtaega pikendada kuni 15 tööpäevani. Tähtaja pikendamisest ja selle põhjusest

teavitatakse teabenõudjat 5 tööpäeva jooksul.

68. Kui pöördujal ei ole küsitud teabele juurdepääsuõigust, tuleb ametil keelduda teabenõude

täitmisest 5 tööpäeva jooksul.

69. Amet võib korduva teabenõude täitmisest keelduda, kui taotletav teave on juba esitatud ning

pöörduja ei põhjenda korduva taotluse vajadust. Täitmata jätmise korral teavitatakse

pöördujat asjakohastest õiguskaitsevahenditest.

70. Kui ametile esitatakse teabenõudena pöördumine, mis sisult on selgitustaotlus või

andmesubjekti päring, teavitab pöördumise täitmise eest vastutav teenistuja sellest

pöördujat 5 tööpäeva jooksul ning märgib ka pöördumise täitmise tähtaja.

71. Andmesubjekti päring on pöördumine, milles isik kasutab isikuandmete kaitse

üldmäärusest tulenevaid õigusi, sealhulgas õigust tutvuda enda isikuandmetega, nõuda

nende parandamist, kustutamist, töötlemise piiramist või esitada vastuväiteid andmete

töötlemisele.

72. Andmesubjekti päringule vastatakse viivituseta, kuid mitte hiljem kui ühe kuu jooksul alates

päringu saamisest. Vajadusel võib tähtaega pikendada kuni kahe kuu võrra. Tähtaja

pikendamisest ja selle põhjustest teavitatakse andmesubjekti ühe kuu jooksul alates päringu

saamisest.

73. Enne andmesubjekti päringu täitmist on ametil õigus vajadusel kontrollida andmesubjekti

isikusamasust. Kui ametil on põhjendatud kahtlus pöörduja isikusamasuse suhtes, võib ta

nõuda täiendavat teavet isiku tuvastamiseks.

74. Kui andmesubjekti päring on ilmselgelt põhjendamatu või ülemäärane, eelkõige korduva

iseloomu tõttu, võib amet keelduda päringu täitmisest. Keeldumist tuleb põhjendada ning

andmesubjekti teavitatakse tema õiguskaitsevahenditest.

8 (24)

75. Kui amet ei töötle andmesubjekti isikuandmeid või ei ole pädev päringut täitma,

teavitatakse andmesubjekti sellest viivituseta ning võimalusel suunatakse pöördumine

pädevale asutusele.

76. Andmesubjekti päringu täitmisel esitatakse andmed ja teave arusaadaval, läbipaistval ning

kergesti kättesaadaval kujul, kasutades selget ja lihtsat keelt, välja arvatud juhul, kui

andmesubjekt on taotlenud teistsugust vormi.

VI DOKUMENDIPLANGID

77. Ametil on must-valge väikese riigivapi kujutisega digitaalneüldplank (lisa 1) ja eesti- ja

ingliskeelne kirjaplank (lisa 2, lisa 3). Üldplangil kontaktandmete väli puudub. Kirjaplangil

on kontaktandmed trükitud plangi allserva kirjašriftiga Times New Roman suurusega 10

punkti kaldkriipsudega eraldatult järgmiselt: postiaadress, e-posti aadress, veebilehe aadress

ja registrikood.

78. Eesti Vabariigi piiriesindajal on must-valge väikese riigivapi kujutisega digitaalne

kirjaplank Eesti-Vene riigipiiril (lisa 4) ja Eesti-Läti riigipiiril (lisa 5).

79. Plankide kujundus vastab Riigikantselei nõuetele ning väikese riigivapi kujutise paigutust

ega suurust plankidel muuta ei tohi.

80. Üldplangile vormistatakse siseaktid, ettekirjutused, järelevalve erimeetme kohaldamise

load ning ametist väljaspoole suunatud otsused, samuti muud dokumendid, kui üldplangi

kasutamine on ette nähtud mõnes muus õigusaktis.

81. Kirjaplangile vormistatakse väljaminevad kirjad, volikirjad, koondamisteatised, nõus-

olekuta üleviimise teatised ja muu dokumendid, kui kirjaplangi kasutamine on ette nähtud

mõnes muus õigusaktis.

82. Valgele lehele vormistatakse lepingud, protokollid, aktid ning teised dokumendid, mida

pole nimetatud punktides 80-81.

83. Ingliskeelsele kirjaplangile vormistatakse võõrkeelsed väljaminevad kirjad.

VII DOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE

84. Dokumendi koostab ja vormistab teenistuja, kelle pädevusse see kuulub või kellele on see

ülesandeks tehtud.

85. Dokument vormistatakse üldjuhul EDHS-i dokumendimallile. Sisemise dokumendi võib

vormistada EDHS-is ilma failita, lisades sisu vastavatele andmeväljale.

86. Dokumendi veerised A4-vormingus kujundatakse järgmiselt: ülemine 1,6 cm, alumine 2,5

cm, vasak 3,2 cm, parem 1,8 cm.

87. Dokumendi leheküljed nummerdatakse alates teisest leheküljest alla paremasse nurka,

vormingus „x (y)“, kus x on lehe järjekord dokumendis ja y lehekülgede arv. Lisa leheküljed

nummerdatakse eraldi, alates esimesest lehest samas vormingus.

88. Dokumendi teksti vormindamisel kasutatakse kirjašrifti Times New Roman, suurus 12.

Suurust 11 võib kasutada, et allkirjastaja või koostaja ei jääks järgmisele leheküljele.

89. Dokumendiliigi nimetus (AKT, MEMO jne) vormistatakse läbivate suurtähtedega pool-

paksus kirjas.

90. Dokumendi elementide vahele jäetakse kahekordne reavahe.

9 (24)

91. Dokumendid ja failid nimetatakse selliselt, et dokumendi või fail sisu annaks võimalikult

selgelt edasi dokumendi sisu.

92. Võõrkeelne dokument vormistatakse võõrkeeles kogu dokumendi ulatuses, st võõrkeeles

vormistatakse ka kõik vormistuselemendid, sh juurdepääsupiirangu alused. Mitmekeelsetes

dokumentides on soovitatav võõrkeelne tekst lisada eraldi pärast eestikeelset osa, mitte

vaheldumisi lõikude kaupa.

Ametikiri

93. Ametikiri vormistatakse plangile struktuuriüksuse juhi otsusel, samuti kui vastatakse

plangile vormistatud kirjale. Muudel juhtudel võib kirjavahetuse vormistada e-kirjana.

94. Ametikirja vormistamise elemendid on:

94.1. juurdepääsumärge (vajadusel);

94.2. adressaat, posti või e-posti aadress (kohustuslik);

94.3. kuupäev (kohustuslik);

94.4. viit (kohustuslik);

94.5. pealkiri (kohustuslik);

94.6. pöördumine (vajadusel);

94.7. tekst (kohustuslik);

94.8. lõputervitus (vajadusel);

94.9. allkiri ja allkirjastaja (kohustuslik);

94.10. lisad (vajadusel);

94.11. lisaadressaadid (vajadusel);

94.12. koostaja (vajadusel).

95. Teabe asutusesiseseks kasutamiseks tunnistamisel tehakse dokumendi esimese lehekülje

ülemisse parempoolsesse nurka juurdepääsumärge kirjasuurusega 10:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: juurdepääsupiirangu alguskuupäev

Kehtib kuni: juurdepääsupiirangu lõppkuupäev

Alus: õigusakti lühend ja viide vastavale sättele (paragrahv, lõige, punkt)

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

Näide 1:

Juurdepääsumärke

vormistamine AvTS

alusel

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2026

Kehtib kuni: 01.05.2101

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 12

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

Näide 2:

Juurdepääsumärke

vormistamine eriseaduse

alusel

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2026

Kehtib kuni: 01.05.2031

Alus: RHS § 110 lg 5

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

Näide 3:

Juurdepääsumärke

vormistamine mitme

alusega

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2026

Kehtib kuni: 01.05.2101, p 1 alusel otsuse jõustumiseni, PPVS alusel

kuni 01.05.2031, KAS alusel tähtajatu

Alus: AvTS § 35 lg 1 p 1, 12; PPVS § 4 lg 5; KAS § 88 lg 1

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

10 (24)

Näide 4: Ingliskeelse

juurdepääsumärke

vormistamine

FOR INTERNAL USE

Notation made on: 01.05.2026

Final date: 01.05.2101

Basis: clause 12 of subsection 1 of § 35 of Public Information Act

Holder of information: Police and Border Guard Board

96. Juurdepääsupiirangu pikendamisel märgitakse dokumendile uus lõpptähtpäev ja pikenda-

mise põhjus. Juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamisel muudetakse dokument avalikuks

ja lisatakse juurde põhjus.

Näide 1: Juurdepääsupiirangu

pikendamise märke

vormistamine

ENNE:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2021

Kehtib kuni: 01.05.2026

Alus: PPVS § 4 lg 5

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

PÄRAST:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2021

Kehtib kuni: 01.05.2031

Alus: PPVS § 4 lg 5

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus:

juurdepääsupiirangut pikendatakse AvTS-i

§ 40 lg 1 alusel kuni viie aasta võrra, sest

selle kehtestamise põhjus püsib

Näide 2: Juurdepääsupiirangu

kehtetuks

tunnistamise märke

vormistamine

ENNE:

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS

Märge tehtud: 01.05.2021

Kehtib kuni: 01.05.2026

Alus: PPVS § 4 lg 5

Teabevaldaja: Politsei- ja Piirivalveamet

PÄRAST:

AVALIK

Juurdepääsupiirangu muutmise põhjus:

juurdepääsupiirang tunnistatakse AvTS-i

§ 42 lg 1 alusel kehtetuks, sest selle

kehtestamise põhjus on kadunud

97. Dokumendi järgmistele lehekülgedele tehakse lehe ülemisse parempoolsesse nurka märge

ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS ilma lisaelementideta.

98. Digitaalselt välja saadetava ametikirja adressaat koosneb isiku nimest, asutuse nimetusest

ja e-posti aadressist. Kui adressaati ei ole võimalik välja tuua (nt tõendi vormistamisel), siis

võib aadressi reale märkida „asjasse puutuvatele isikutele“ või „asjaomastele asutustele“.

99. Paberkandjal välja saadetava ametikirja adressaat koosneb isiku nimest ja postiaadressist.

100. Adressaat ning aadress paigutatakse üksteise alla. Mitme adressaadi puhul vormistatakse

need tähestiku järjekorras või kasutatakse adressaatide puhul ühist nimetajat.

101. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Kui sihtriigis on kasutusel

teised tähed ja numbrid võib aadressi kirjutada nende tähtede ja numbritega. Vene nimede

ümbertähtimisel kasutatakse transkribeerimist.

Näide 1: Adressaadi ja aadressi

vormistamine füüsilisele isikule,

digitaalne kiri

Juhan Mets

[email protected]

Näide 2: Adressaadi ja aadressi

vormistamine juriidilisele

isikule, digitaalne kiri

Juhan Mets

Mere Vallavalitsus

[email protected]

Näide 3: Adressaadi ja aadressi

vormistamine juriidilisele

isikule, digitaalne kiri

Mere Vallavalitsus

[email protected]

11 (24)

Näide 4: Adressaadi ja aadressi

vormistamine, paberkandjal

välja saadetav kiri

Katrin Lepp

Kase 6

Järve küla

80000 Mere vald

Näide 5: Paljudele kirja saajatele

adressaadi vormistamine

Kohalikud omavalitused

Ministeeriumid

102. Dokumendile märgitakse selle EDHS-is registreerimise kuupäev ja see vormistatakse

adressaadi kolmandale reale kujul pp.kk.aaaa.

103. Viit (registreerimise number) antakse dokumendile EDHS-is registreerimise hetkel. Viit

koosneb sarja tähisest ja dokumendiregistri järjekorranumbrist (nt viidal 1.7-3/45-1

tähistab 1.7-3 sarja, 45 dokumendi registreerimise numbrit ja individualiseeriv number 1

näitab dokumendi järjekorda kirjavahetuses). Viit vormistatakse adressaadi kolmandale

reale kuupäeva järele.

Näide:

Registreerimise

kuupäeva ja viida

vormistamine

algatuskirjal

Juhan Mets

Mere Vallavalitsus

[email protected] 20.04.2026 nr 1.7-3/45-1

104. Seosviit koosneb saabunud dokumendi kuupäevast ja saatja viidast. Seosviit

vormistatakse adressaadi esimesele reale ja sellele lisatakse ette sõna „Teie“. Vastuskirjal

lisatakse viida ette sõna „Meie“. Algatuskirjal jäetakse seosviida rida tühjaks ja sõna

„Meie“ ei kasutata.

Näide: Seosviida

ja viida vormista-

mine vastuskirjal

Juhan Mets Teie 25.04.2026 nr 2-5.1/2 (seosviit)

Mere Vallavalitsus

[email protected] Meie 01.05.2026 nr 1.7-3/45-3 (viit)

105. Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes ja see peab lühidalt kokku võtma dokumendi

sisu. Pealkirjas ei kajastata juurdepääsupiiranguga teavet.

106. Pealkiri vormistatakse poolpaksus kirjas ja selliselt, et see ei ulatuks üle lehe keskjoone,

s.t pikemad pealkirjad vormistatakse mitmele reale. Üldjuhul ei kasutata pealkirjas

läbivaid suuri tähti, v.a kirja eriliigil (GARANTIIKIRI, VOLIKIRI vms).

107. Pöördumine koosneb viisakusvormelist (austatud, lugupeetud), kõnetlussõnast (härra,

proua) või ametinimetusest, millele võib lisada perekonnanime. Akadeemiliste kraadide

ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete olemasolul kasutatakse neid.

Pöördumise vormistamisel ei kasutata lühendeid ega adressaadi eesnime.

Näide 1: Pöördumise vormistamine Lugupeetud härra Mets

Näide 2: Pöördumise vormistamine Austatud siseminister

108. Dokumendi sisu peab olema võimalikult lühike, täpne, keelelt ja stiililt korrektne ja

üheselt mõistetav. Ametikirja tekst esitatakse mitmuse esimeses isikus (meievormis) või

ainsuse esimeses isikus (minavormis).

109. Dokumendi tekstis taandridu ei kasutata, lõigud eraldatakse reavahega, teksti

vormindamisel kasutatakse rööpjoondust ja ühekordset reavahet. Olulisi sõnu võib tekstis

12 (24)

esile tuua paksus kirjas, kaldkirjas või allakriipsutatuna (v.a siseaktidel). Võõrkeelsed

terminid eristatakse tekstis kaldkirjaga.

110. Tekstis olevad loetelud nummerdatakse. Kui loetelu koosneb pikematest sõnaühenditest

või lausetest, esitatakse iga punkt eraldi real.

111. Peatükkide pealkirjade vormistamisel kasutatakse poolpaksu kirja. Pikkade tekstide

puhul on soovituslik koostada sisukord.

112. Andmete ja visuaalse info esitamiseks kasutatakse tabeleid ja jooniseid, vajadusel

vormistatakse need dokumendi lisana

113. Kõiki graafilisi kujundeid (graafikud, diagrammid, skeemid, joonised, kaardid ja fotod)

nimetatakse joonisteks. Joonised pealkirjastatakse ja nummerdatakse läbivalt.

114. Tabelitele ja joonistele viidatakse tekstis ning need paigutatakse võimalusel viitega

tekstilõigu lähedale.

115. Mitmele leheküljele ulatuva tabeli jätkamisel korratakse järgmisel lehel veergude

tähistusi.

116. Arvsõnad 1-10 kirjutatakse üldjuhul tekstis sõnadega. Kui tekstis on palju arve või suuri

ja väikesi arve lähestikku, siis kirjutatakse need numbritena.

117. Viitamisel lisatakse paragrahvitähisele käändelõpp või mitmuse tunnus vajalikus käändes

või mõlemad (§ 1, §-d 2 ja 3, §-s 5, §-dega 15 ja 20). Mitmuse nimetavas käändes lisatakse

paragrahvitähisele mitmuse tunnus -d ning omastavast käändest alates mitmuse

tunnus -de (§-d 6-8; §-dele 6 ja 8). Käändelõpud lisatakse paragrahvitähisele side-

kriipsuga, mille kummalgi pool tühikuid ei ole. Järjestikku paiknevatele paragrahvidele,

lõigetele või punktidele viidates kasutatakse mõttekriipsu. Paragrahvi lõikele või punktile

viidates kirjutatakse sõnad lõige ja punkt välja. Sellisel juhul käänatakse viimast sõna

(lõige või punkt) vastavalt lausele ja kõik eelmised esitatakse omastavas käändes.

118. Kui tekstis kasutatakse joonealust viitamist, kasutatakse ülaindeksiga viite numbrit, mis

märgitakse viidatava teksti osa lõppu. Joonealuse teksti suurus on 10 ja viite lõppu ei

lisata punkti.

119. Lõputervitust on ametikirjadel soovituslik kasutada juhul kui ametikirjas on kasutatud

pöördumist. Olenevalt kirja sisust võib selle ära jätta.

Näide 1: Lõputervituse vormistamine Lugupidamisega

Näide 2: Lõputervituse vormistamine Austusega

120. Adressaadi, pöördumise, pealkirja ja lõputervituse lõppu kirjavahemärke ei lisata.

121. Digiallkirjastatud dokumendile tehakse sulgudesse märge „allkirjastatud digitaalselt“,

lisatakse allkirjastaja ees- ja perekonnanimi, struktuuriüksuse nimetus ning allkirjastaja

ametinimetus väikese algustähega. Teenistusastme võib lisada vajadusel, nt rahvusva-

helise koostöö puhul või jõustruktuuridele adresseeritud dokumentides.

122. Ametinimetuses tuleb märkida vähemalt teenistuja kõige madalam struktuuriüksus või

alustades kõige kõrgemast struktuuriüksusest nii mitu (soovitavalt kuni kolm struktuuri-

üksust), kui on piisav teenistuja identifitseerimiseks asutuse struktuuris. PPVS § 4 lg 5

alusel AK struktuuriüksuse koosseisu kuuluv teenistuja võib struktuuriüksuse jätta

märkimata, kui dokumendile ei kehtestata juurdepääsupiirangut.

13 (24)

123. Kui dokumendi allkirjastab mitu teenistujat, paigutatakse allkirjastajate andmed üksteise

alla, eraldatuna ühe reavahega, kas ametikohtade tähtsuse järjekorras (alustades

tähtsaimast) või struktuuriüksuste nimetuste tähestikulises järjekorras.

124. Kui dokumendile määratud allkirjastaja ei saa dokumenti allkirjastada ja selle allkirjastab

asendaja, tuleb enne allkirjastamist dokumenti märkida tegeliku allkirjastaja nimi ja

ametinimetus, kelle ülesandeid asendaja täidab.

Näide 1: Allkirjastaja vormistamine (allkirjastatud digitaalselt)

Mari Maasikas

logistikabüroo juht

Näide 2: Allkirjastaja vormistamine

teenistusastmega

(allkirjastatud digitaalselt)

Mari Maasikas

politseikolonel

logistikabüroo juht

Näide 3: Allkirjastaja vormistamine

teise teenistuja ülesannetes

(allkirjastatud digitaalselt)

Mati Mustikas

peadirektori asetäitja varade alal

peadirektori ülesannetes

125. Dokumendi juures olevad lisad märgitakse pärast allkirjastajat. Kui lisadokumentidele on

tekstis viidatud hüperlinkidena, siis lisasid loetleda ei ole vaja.

Näide: Lisade vormistamine Lisad: 1. Kriisiplaan_2026.pdf

2. Käitumisreeglid_ohu_korral.pptx

126. Lisaadressaat on organisatsioon või isik, kellele saadetakse dokument teadmiseks. Lisa-

adressaadid vormistatakse tähestiku järjekorras pärast allkirjastajat või lisade olemasolul

pärast lisamärget.

Näide: Lisaadressaatide vormistamine Teadmiseks: Kaitseministeerium

Siseministeerium

127. Koostaja andmed märgitakse pärast allkirjastajat või lisade/lisaadressaatide olemasolul

pärast neid. Koostaja andmed on ees- ja perekonnanimi ja e-posti aadress, vajadusel võib

e-posti aadressi ette lisada ka telefoninumbri. Kui dokumendi koostaja on ühtlasi

allkirjastaja, siis ees- ja perekonnanime ei märgita.

Näide 1: Koostaja

vormistamine, kui koostaja

on allkirjastajast erinev

Mari Maasikas, 555 6666, [email protected]

Näide 2: Koostaja

vormistamine, kui koostaja

on ühtlasi allkirjastaja

555 6666, [email protected]

128. Dokumendi vastutaja saadab dokumendi välja või korraldab selle postiga saatmise

hiljemalt dokumendi registreerimisele järgneval tööpäeval.

14 (24)

129. Plangile vormistatud dokument saadetakse välja digiallkirjastatult. Dokumentide

väljasaatmisel järgitakse ameti krüpteerimisnõudeid.

E-kiri

130. E-kirja vormistamise elemendid on:

Kuupäev, saatmisaeg (Date) kuupäev, millal kiri saadeti

Kellelt, saatja (From) saatja e-posti aadress

Kellele, saaja (To) saaja e-posti aadress

Koopia (Cc) lisaadressaadi e-posti aadress

Pimekoopia (Bcc) lisaadressaadi e-posti aadress, mida teised adressaadid

ei näe

Teema (Subject) lühike e-kirja sisu esitus (pealkiri)

Tekstiväli e-kirja sisu: sisaldab juurdepääsupiirangut (vajadusel),

pöördumist, teksti, lõputervitust ja koostaja andmeid

(nimi, struktuuriüksus, ametikoht, kontaktandmed)

Manus (Attachment) viide manusele

131. E-kirja kirjutamisel lähtutakse eesti keele reeglitest ja ametlikes e-kirjades kõnekeelseid

väljendeid või lõputervitust ei kasutata. E-kirjale lisatud pealkiri peab kirjeldama e-kirja

sisu. Ametikirja elemendid (nt juurdepääsumärge, pöördumine, lisade loetelu) vormis-

tatakse tekstiväljale, kuid erinevalt ametikirjast võib e-kirjas juurdepääsumärke, viida või

seosviida joondada ka vasakule.

132. E-kirjale lisatakse lõppu signatuur, kuhu märgitakse saatja nimi, ametikoht, struktuuri-

üksus, organisatsiooni nimi ja kontaktandmed (telefoninumber, e-posti aadress).

133. E-kirjale konfidentsiaalsushoiatusi lisada ei ole vaja, kuid vajadusel võib lisada e-kirja

jalusesse järgmise teksti: „Kui Te ei ole selle kirja õige adressaat, siis palun teavitage

sellest kohe kirja saatjat, kustutage kiri koos kõikide lisadega ja ärge avaldage kirjas

sisalduvat teavet kolmandatele isikutele.“

Protokoll

134. Protokoll on ametlik ülestähendus nõupidamisel, ametikohtumisel või arutelul läbi

vaadatud küsimustest, sõlmitud kokkulepetest ja vastuvõetud otsustest.

135. Juhtkonna nõupidamiste protokollimise tagavad juhiabid. Muude nõupidamiste ja

koosolekute protokollija lepitakse kokku enne nõupidamist.

136. Protokoll vormistatakse kolme tööpäeva jooksul pärast nõupidamist või kokkuleppel

esimesel võimalusel.

137. Nõupidamisi võib heli- või videosalvestada. Koosoleku juhataja või protokollija peab

osalejaid enne nõupidamise algust salvestamisest teavitama.

138. Protokolli vormistamise elemendid ja nende kohustuslikkus jaguneb järgmiselt:

138.1. juurdepääsumärge (vajadusel);

138.2. nõupidamise pealkiri/ teema ja dokumendiliigi nimetus (kohustuslik);

138.3. koht ja viis (vajadusel);

15 (24)

138.4. toimumise kuupäev (kohustuslik);

138.5. viit (kohustuslik);

138.6. alguse ja lõpu kellaaeg (vajadusel);

138.7. juhataja nimi (kohustuslik);

138.8. protokollija nimi (kohustuslik);

138.9. osalejate nimekiri (kohustuslik);

138.10. puudujate nimekiri (kohustuslik);

138.11. kutsutute nimekiri (vajadusel);

138.12. päevakord (kohustuslik);

138.13. arutluskäik (vajadusel);

138.14. otsus(ed) (kohustuslik);

138.15. allkiri/allkirjad ja allkirjastaja(d) (kohustuslik);

138.16. lisa(d) (vajadusel).

139. Nõupidamise käik protokollitakse päevakorrapunktide kaupa.

140. Protokolli märgitakse kõik nõupidamisel osalejad – osavõtjad, kutsutud ning puudujad.

Asendajatel märgitakse sulgudesse, millise ametikoha ülesannetes ta koosolekust osa

võtab. Kui osavõtja on teisest asutusest, märgitakse nime järele sulgudes asutuse nimi.

141. Protokollija kooskõlastab vajadusel protokolli enne allkirjastamist osalejatega, tagab

koosolekul vastuvõetud otsuste edastamise EDHS-i kaudu ning teeb protokolli

kättesaadavaks osalejatele ja teistele teadmisvajadusega teenistujatele.

142. Protokolli allkirjastab nõupidamise juhataja.

143. Kui koosolek ei vaja protokollimist, siis võib koosolekul edasi antud informatsiooni või

kokkulepete kokku võtmiseks koostada memo, mis on lühike informatiivne dokument,

kuhu koondatakse kokkuvõtlikult olulisemad teemad, mida koosolekul arutati.

Koopia, väljavõtte ja väljatrüki vormistamine, kinnitusmärke lisamine

144. Koopia on dokumendi täpne jäljend, mis vastab originaalile nii sisult kui ka vormilt.

Paberil koopia väljastamisel tehakse dokumendi esilehe paremasse ülaserva templiga

märge „KOOPIA“ ning koopia viimase lehe paremasse allserva templiga kinnitusmärge

(kui on tegemist iseseisvate dokumentidega, siis vormistatakse kinnitusmärge igale

dokumendile).

145. Väljavõte vormistatakse dokumendi osaliseks taasesitamiseks valgele lehele. Väljavõtte

tekstist väljajäetud kohad tähistatakse kolme punktiga (…). Paberil väljavõtte esilehe

paremasse ülaserva vormistatakse läbivate suurtähtedega või templiga märge

„VÄLJAVÕTE“.

146. Väljatrükk on originaaldokumendi paberile prinditud versioon. Väljatrüki esilehe

paremasse ülaserva vormistatakse läbivate suurtähtedega või lisatakse templiga märge

„VÄLJATRÜKK“.

147. Paberil koopia, väljavõtte või väljatrüki ametlikul kinnitamisel lisatakse dokumendi

viimasele lehele kinnitusmärge. Digitaalne koopia või väljavõte kinnitatakse digitempli

või digiallkirjaga. Digiallkirjaga kinnitamisel lisatakse kinnitusmärke tekst resolutsiooni

lahtrisse.

148. Koopia, väljavõtte või väljatrüki kinnitamise õigus on:

148.1. peadirektoril;

148.2. peadirektori asetäitjal;

16 (24)

148.3. prefektil;

148.4. struktuuriüksuse juhil oma struktuuriüksuse dokumentide korral;

148.5. struktuuriüksuse teenistujal oma struktuuriüksuses loodud dokumentide korral;

148.6. dokumendihalduril;

148.7. juhiabil;

148.8. arhivaaril.

149. Kinnitusmärge sisaldab:

149.1. dokumendi väljaandjat, väljaandmise kuupäeva ning viita;

149.2. kinnitust, et kinnitatav dokument on originaaliga samane;

149.3. märkusi selle kohta, kas dokumendis on läbikriipsutusi, loetamatuid tekstiosi,

kustutamisjälgi vms;

149.4. kinnitamise kohta ja kuupäeva, kinnituse andnud isiku allkirja, ees- ja perekonnanime

ja ametikoha nimetust;

149.5. kinnitusmärkele lisatakse asutuse pitser.

Näide 1: Kinnitusmärke

vormistamine digitaalsele

dokumendile

Kinnitan, et väljavõte on samane originaaliga.

Mari Maasikas

logistikabüroo juht

Näide 2: Kinnitusmärke

vormistamine paberkandjal

dokumendile

Politsei- ja Piirivalveamet 01.05.2026 nr 1.7-3/45-3

Väljatrükk originaaliga samane

Leheküljel 2 real 31 on loetamatu sõna

Tallinn, 01.05.2026

(allkiri) (pitser)

Mari Maasikas

logistikabüroo juht

VIII SISEAKTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE

150. Ameti siseakt on:

150.1. üldkäskkiri;

150.2. personalikäskkiri;

150.3. korraldus;

150.4. otsus.

151. Üldkäskkiri on peadirektori, peadirektori asetäitja või prefekti siseakt, millega:

151.1. peadirektor reguleerib ameti töökorraldust;

151.2. peadirektori asetäitja reguleerib oma allüksuste tööd ning ameti tööd juhul, kui tal on

selleks seadusest või selle alusel antud õigusaktist tulenev allkirjastamispädevus või

peadirektori käskkirjaga antud õigus;

151.3. prefekt reguleerib prefektuuri tööd.

152. Personalikäskkiri on:

152.1. isikkooseisu puudutav käskkiri, millega peadirektor, peadirektori asetäitja või prefekt

reguleerib isikkoosseisuga seotud toiminguid;

152.2. teenistust puudutav käskkiri, millega peadirektor, peadirektori asetäitja, prefekt

vormistab ergutuste kohaldamise, asendamise, puuduva teenistuja ülesannete täitmise

ja puhkuste andmise;

17 (24)

152.3. distsiplinaarkäskkiri, millega peadirektor algatab distsiplinaarmenetluse, määrab või

tühistab distsiplinaarkaristuse või kustutab distsiplinaarkaristuse enne tähtaja lõppu;

152.4. tulirelva kandmise õiguse andmise käskkiri, millega peadirektor, peadirektori asetäitja

või prefekt annab teenistujale tulirelva kandmise õiguse ja loa hoida tulirelva ja laske-

moona oma elu- või asukohas.

153. Isikkoosseisu puudutavale käskkirjale lisatakse viidale liigitunnusena tähis „p”,

teenistust puudutavale käskkirjale tähis „t”, distsiplinaarkäskkirjale tähis „d” ning

tulirelva kandmise õiguse andmise käskkirjale tähis „r“.

154. Korraldus on:

154.1. peadirektori, peadirektori asetäitja või prefekti siseakt, millega reguleeritakse

struktuuriüksuste üksikküsimusi ning konkreetseid ühekordseid toiminguid või ajaliselt

määratletud täiendavaid teenistusülesandeid;

154.2. büroo juhi siseakt, millega reguleeritakse konkreetseid ühekordseid toiminguid pea-

direktori eraldi siseaktiga kehtestatud ulatuses.

155. Otsus on struktuuriüksuse juhi siseakt, millega reguleeritakse struktuuriüksuse üksik-

küsimusi või konkreetseid ühekordseid toiminguid.

156. Siseaktide ajakohasuse eest vastutavad oma teenuse piires teenuse omanikud.

157. Siseakti võib enne EDHS-i hõlmamist asjassepuutuvate teenistujatega eelkooskõlastada

e-posti teel. Kui siseakti koostamisel tekib eriarvamusi, otsustab nende arvestamise

siseakti allkirjastaja. EDHS-i hõlmatakse ja saadetakse kooskõlastamisele lõplikult

vormistatud siseakt.

158. Siseakt jõustub selles sätestatud kuupäeval või selle puudumisel allkirjastamise päeval.

159. Siseakti võib muuta või kehtetuks tunnistada sama või kõrgema taseme siseaktiga.

Muudetava või kehtetuks tunnistatava siseakti seostab EDHS-is uue siseakti koostaja.

160. Siseakti vormistamise elemendid on:

160.1. juurdepääsumärge (vajadusel);

160.2. siseakti andja nimetus (kohustuslik);

160.3. siseakti liigi nimetus (kohustuslik);

160.4. registreerimise kuupäev (kohustuslik);

160.5. viit (kohustuslik);

160.6. pealkiri (kohustuslik);

160.7. preambul ehk õiguslik alus (kohustuslik);

160.8. sisu (kohustuslik);

160.9. allkiri ja allkirjastaja (kohustuslik);

160.10. lisa(d) (vajadusel);

160.11. koostaja (vajadusel).

161. Siseakti sisu ülesehitus:

161.1. korraldav osa (kohustuslik);

161.2. järelevalve või kontrolli teostamine siseakti täitmise üle (vajadusel);

161.3. siseakti kehtetuks tunnistamine (vajadusel);

161.4. siseakti jõustumine (vajadusel);

161.5. siseakti teatavaks tegemine (kohustuslik);

162. Siseakti ja selle lisa(de) vormistamisel järgitakse lisaks dokumendi üldistele vormistus-

nõutele ka ametikirjade ja käesolevas peatükis toodud siseakti vormistusnõudeid.

163. Registreerimise kuupäev ja viit märgitakse siseaktil dokumendiliigi nimetusest kaks

reavahet allpool paremas servas.

18 (24)

164. Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes. Kui muudetakse või tunnistatakse kehtetuks

varem välja antud siseakti, lisatakse pealkirja selle registreerimise kuupäev ja number

ning pealkiri. Mitme siseakti muutmisel või kehtetuks tunnistamisel neid pealkirja

märkima ei pea.

Näide: Siseakti

muutmisel pealkirja

vormistamine

Peadirektori 20. juuli 2012 käskkirja nr 262 „Politsei- ja

Piirivalveameti dokumendihalduskorra kinnitamine“

muutmine

165. Preambulis märgitakse õiguslik alus, millest lähtudes või mis põhjusel on vajalik siseakt

välja anda. Õigusaktidele viitamisel märgitakse õigusakti liik (määrus, käskkiri vms) v.a

seadus, õigusakti andja, välja andmise kuupäev, number ja pealkiri. Viited tehakse

paragrahvi, lõike ja punkti täpsusega. Seadusele viitamisel õigusakti andjale ei viidata

ning õigusakti avaldamismärkeid välja ei tooda. Preambuli lõppu kirjavahemärki ei

lisata.

166. Siseakti ja selle lisa(de) peatükid ja alapeatükid pealkirjastatakse ning tähistatakse

rooma numbritega. Peatüki pealkirjad vormistatakse trükitähtedega poolpaksus kirjas.

Teised pealkirjad vormistatakse kirjatähtedega. Pealkirjade lõppu punkti ei panda.

167. Siseakti ja selle lisa(de) tekst liigendatakse punktideks ja alapunktideks ning vajadusel

peatükkideks ja alapeatükkideks. Punktid ja alapunktid nummerdatakse araabia

numbritega ning punktide vahele jäetakse reavahe.

168. Korraldavas osas antakse struktuuriüksustele või teenistujatele õigusi, konkreetseid

korraldusi ja ülesandeid ning pannakse kohustusi. Korraldava osa tekst esitatakse

ainsuse esimeses isikus (minavormis), nt „kehtestan“ või „tunnistan kehtetuks“. Kui

siseakti on vaja muuta, kasutatakse muudatuste tegemiseks muutmiskäsku väljendavat

sõna „muudan“, „täiendan”, „sõnastan”, „asendan” või „tunnistan kehtetuks”.

169. Teenistujate ees- ja perekonnanimedele lisatakse vajadusel ametinimetus. Kui pere-

konnanime kuju käänamisel muutub, esitatakse selle järel sulgudes perekonnanimi

nimetavas käändes.

170. Kui muudetakse mitut siseakti, siis tehakse siseaktis iga muudetava siseakti kohta eraldi

punkt. Muudetav siseakt seostatakse EDHS-is uue siseaktiga.

171. Kui muudetakse siseakti lisa või kui siseakti muutmise sisuks on lisa kinnitamine uues

sõnastuses või siseakti uue lisaga täiendamine, viidatakse muutva siseakti pealkirjas

siseaktile ja muutmiskäsus muudetavale lisale ning lisa kinnitusmärkes muudetavale

siseaktile.

172. Komisjoni või töörühma moodustamise siseakti korraldavas osas sätestatakse vajadusel

kohustus hõlmata EDHS-i komisjoni või töörühma tegevuse käigus loodud või saadud

dokumendid.

173. Sõltuvalt siseakti eesmärgist peavad olema määratud konkreetsed täitjad ja täitmis-

tähtajad. Alalised või korduvad ülesanded ja kohustused pannakse ametikohale, mitte

teenistujale. Kui tegemist on ühekordse ülesandega, mis määratakse konkreetsel

ametikohal töötavale teenistujale, siis märgitakse teenistuja ees- ja perekonnanimi.

174. Siseakti nõuete täitmise tagamiseks ja kontrollimiseks nähakse vajadusel siseaktis ette

järelevalve teostamise kohustus. Järelevalve teostamine pannakse ülesandeks

ametikohale, mitte teenistujale või struktuuriüksusele.

175. Siseakti jõustumise kuupäev märgitakse siseakti eelviimases punktis juhul, kui

jõustumise kuupäev on siseakti allkirjastamise päevast hilisem.

19 (24)

176. Siseakti viimases punktis loetletakse nende teenistujate nimed ja struktuuriüksuste

nimetused või ametivälised isikud või organisatsioonid, kellele siseakt tuleb teatavaks

teha. Peadirektori asetäitja ja prefekti puhul võib kasutada ametinimetust. Teatavaks

tegemise punkti koostamisel lähtub koostaja siseakti sisust tulenevast teadmis-

vajadusest.

177. Kui käskkiri või korraldus on vaja teatavaks teha osakonna või prefektuuri

struktuuriüksusele, tuleb siseakt edastada teadmiseks ka peadirektori asetäitjale või

prefektile.

178. Siseaktiga kinnitatav dokument (lisa) vormistatakse valgele lehele ning selle esilehe

paremasse ülanurka juurdepääsumärke kohale tehakse lisamärge. Lisamärge koosneb

siseakti liigi nimetusest ja väljaandjast, pealkirjast, sõnast „lisa“ ning lisa numbrist. Iga

lisa nummerdatakse eraldi. Kui siseakti lisal on lisa, tuleb sellele lisale teha märge, mis

sisaldab siseakti lisa pealkirja ja sõna „lisa“ ja lisa numbrit, kui siseakti lisal on rohkem

kui üks lisa.

Näide 1: Lisamärke

vormistamine

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1

Näide 2: Lisamärke

vormistamine lisale

Peadirektori käskkirja „Politsei- ja

Piirivalveameti teabehalduskorra

kehtestamine“ lisa 1

„Dokumendihalduskord“ lisa 1

„Politsei- ja Piirivalveameti

üldplank“

179. Siseakti kooskõlastusringile saatmisel märgitakse, milliste struktuuriüksuste või

teenistujatega koostöös see on koostatud. Peadirektori üldkäskkirja puhul tuuakse välja

selle väljaandmise põhjus või muutmiskäsu korral muudatuste sisu ja mõju. Vastav

teave esitatakse kooskõlastuse resolutsioonis või lisatakse taustainfosse seletuskirjana.

180. Üldkäskkirja kooskõlastab siseakti koostanud teenistuja ametikohajärgse büroo juht, kui

ei ole sätestatud teisiti.

181. Peadirektori, peadirektori asetäitja ja prefekti personalikäskkirja (v.a distsiplinaar-

käskkirja ja tulirelva kandmise õiguse andmise käskkirja) kooskõlastab personalibüroo

talituse juht või tema määratud teenistuja.

182. Distsiplinaarkäskkirja eelnõu kooskõlastab sisekontrollibüroo talituse juht või sise-

kontrollibüroo juht.

183. Peadirektori, peadirektori asetäitja ja prefekti korralduse kooskõlastab siseakti

koostanud teenistuja ametikohajärgse büroo juht.

184. Siseakt kooskõlastatakse ja allkirjastatakse hiljemalt kolme tööpäeva jooksul selle

kooskõlastamiseks või allkirjastamiseks saamisest.

185. Enne allkirjastamist suunab siseakti (v.a personalikäskkirja) koostaja selle koos-

kõlastamiseks juhiabile, kes kontrollib siseakti vormistamise korrektsust.

186. Siseakt tehakse teatavaks registreerimise või sellele järgneval tööpäeval.

187. Siseakti (v.a distsiplinaarkäskkiri, otsus ja RTIP-is koostatud personalikäskkiri) teata-

vaks tegemise tagab infohaldustalitus või juhiabi. Distsiplinaarkäskkirja teeb teatavaks

20 (24)

sisekontrollibüroo. Otsuse teeb teatavaks otsuse koostaja. RTIP-is koostatud personali-

käskkirja teeb teatavaks personalispetsialist.

188. Kui siseakt tehakse teatavaks struktuuriüksuse juhile, vastutab juht selle teatavaks

tegemise eest oma struktuuriüksuse teenistujatele.

189. Kui kehtetuks tunnistatakse arhiivi antud paberkandjal siseakt, edastatab siseakti

teatavaks tegija selle teadmiseks arhivaarile.

190. Siseakt loetakse teatavaks tehtuks, kui see on edastatud teenistujale täitmiseks EDHS-i

või RTIP-i kaudu või seda on tutvustatud allkirja vastu.

IX ALLKIRJASTAMISPÄDEVUS

191. Peadirektor allkirjastab:

191.1. üldkäskkirju;

191.2. personalikäskkirju;

191.3. korraldusi;

191.4. vaideotsuseid;

191.5. protokolle;

191.6. volikirju ameti esindamiseks;

191.7. ettekirjutusi seadusest või selle alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse

alusel;

191.8. kirjavahetust siseministri, Riigikogu liikme või komisjoniga, riigi- ja kohaliku

omavalitsuste asutustega ning füüsiliste ja juriidiliste isikutega.

192. Peadirektori asetäitja allkirjastab:

192.1. üldkäskkirju valdkonna korraldamiseks oma pädevuse piires õigusaktide alusel ja nende

täitmiseks;

192.2. personalikäskkirju talle alluva struktuuriüksuse ametnike ja koosseisuväliste politsei-

ametnike teenistuse ja töötajate töö korraldamiseks;

192.3. korraldusi üksikküsimustes vastava valdkonna korraldamiseks oma pädevuse piires

õigusaktide alusel ja nende täitmiseks;

192.4. ettekirjutusi seadusest või selle alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse

alusel;

192.5. kirjavahetust riigi- ja kohaliku omavalitsuste asutustega ning füüsiliste ja juriidiliste

isikutega;

192.6. vaideotsuseid peadirektori käskkirjaga kehtestatud ulatuses või seadusest või selle

alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse alusel.

193. Prefekt allkirjastab:

193.1. üldkäskkirju prefektuuri töö korraldamiseks oma pädevuse piires õigusaktide alusel ja

nende täitmiseks;

193.2. personalikäskkirju talle alluva struktuuriüksuse ametnike ja koosseisuväliste

politseiametnike teenistuse ja töötajate töö korraldamiseks;

193.3. korraldusi prefektuuri tööd puudutavate üksikküsimuste reguleerimiseks oma pädevuse

piires õigusaktide alusel ja nende täitmiseks;

193.4. ettekirjutusi seadusest või selle alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse

alusel;

193.5. kirjavahetust füüsiliste ja juriidiliste isikutega ning riigi- ja kohaliku omavalitsuste

asutustega;

193.6. vaideotsuseid peadirektori käskkirjaga kehtestatud ulatuses või seadusest või selle

alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse alusel.

21 (24)

194. Büroo juht ja politseijaoskonna juht allkirjastab oma üksusele pandud ülesannete

täitmisel:

194.1. ettekirjutusi seadusest või selle alusel antud õigusaktist tuleneva allkirjastamispädevuse

alusel;

194.2. otsuseid haldusaktina seadusest või selle alusel antud õigusaktist tuleneva

allkirjastamispädevuse alusel ning siseaktina peadirektori eraldi käskkirja või

korraldusega kehtestatud ulatuses;

192.3. kirjavahetust füüsiliste ja juriidiliste isikutega ning riigi- ja kohaliku omavalitsuste

asutustega.

195. Teised struktuuriüksuste juhid allkirjastavad oma üksusele pandud ülesannete täitmisel

kirjavahetust füüsiliste ja juriidiliste isikutega ning riigi- ja kohaliku omavalitsuste

asutustega, kui allkirjastamispädevus ei ole peadirektori, peadirektori asetäitja või prefekti

käskkirjaga sätestatud teisiti.

196. Dokumente võib allkirjastada ka teenistuja, kes teostab seadusest või selle alusel antud

muust õigusaktist tulenevaid toiminguid, millega kaasneb dokumentide allkirjastamine,

välja arvatud juhul, kui allkirjastamispädevus on peadirektori, peadirektori asetäitja või

prefekti käskkirjaga teisiti määratud.

X ARHIIVIHALDUS

197. Ametis loodud või saadud teavet, dokumente ja nende metaandmeid säilitatakse vastavalt

liigitusskeemis sätestatule kuni säilitustähtaja lõpuni või arhivaalide (arhiiviväärtusliku

teabe) üleandmiseni Rahvusarhiivi.

198. Ametil on liigitusskeemi alusel koostatud arhiivi koosseisu ülevaade, mida peetakse

arhiivihaldussüsteemis Arhiivihaldur (edaspidi Arhiivihaldur) ja täiendatakse jooksvalt

vastavalt vajadusele.

199. Toimikud moodustatakse:

199.1. ühte sarja kuuluvatest ühel kalendriaastal loodud/saadud dokumentidest (aastapõhised

toimikud);

199.2. ühte sarja kindlal perioodil sama teemat käsitlevatest dokumentidest, nt auditid või

projektid, kuhu on koondatud kuni 5 aasta dokumendid (teemapõhised toimikud).

Pabertoimikutes eraldatakse eri aastate dokumendid vahelehtedega;

199.3. mitmesse sarja kuuluvatest sama teemat käsitlevatest dokumentidest, nt isikutoimikud

(asjapõhised toimikud).

200. Säilitustähtaja ületanud dokumendid hävitatakse pärast säilitustähtaja möödumist.

Arhiiviväärtuslikud dokumendid antakse üle Rahvusarhiivi nendega kokku lepitud

ajakava alusel. Üleandmine dokumenteeritakse Rahvusarhiivi asutustevahelises

kootöökeskkonnas ASTRA (edaspidi ASTRA).

201. Dokumendi hävitamise viisi aluseks on dokumendile kehtestatud salastatuse aste ja

teabekandja tüüp.

202. Rahvusarhiivi üleantud dokumendi, selle koopia või dokumendis sisalduvate andmete

väljastamist saab taotleda Rahvusarhiivi infosüsteemi AIS kaudu veebiaadressil

https://ais.ra.ee/.

Digitaalse teabe arhiveerimine

203. EDHS-i aastapõhised toimikud suletakse asjaajamisaasta lõpus ja arhiveeritakse kolm

22 (24)

aastat pärast asjaajamisaasta lõppu. Arhiveerimisel kantakse toimik dokumentide loetelust

arhiiviosasse.

204. EDHS-i teemapõhised toimikud suletakse teema lõppemisel, kuid mitte hiljem kui viis

aastat pärast toimiku avamist ning arhiveeritakse kolm aastat pärast sulgemist.

205. EDHS-i asjapõhised toimikud suletakse teema lõppemisel (nt isiku ametist lahkumisel)

ning arhiveeritakse kolm aastat pärast sulgemist.

206. Pikaajalise säilitustähtajaga digitaalset teavet säilitatakse võrguketastel või muudes

kokkulepitud hoiukohtades arhiivivormingus, võimalusel kokku pakkimata ja

krüpteerimata.

207. Arhiivivormingud on:

207.1. tekstidokumentidel .PDF/A, .ODT, .TXT ja .DOCX;

207.2. tabeldokumentidel .CSV, .ODS, .XLSX;

207.3. esitlusdokumentidel .ODP ja .PPTX;

207.4. pildifailidel .TIFF, .PHG ja .JPG;

207.5. e-kirjadel .EML ja .PDF.

208. EDHS-is registreeritud säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamise või arhiivi-

väärtuslike dokumentide üleandmise Rahvusarhiivi korraldab EDHS-i peakasutaja

koostöös arhiivigrupiga. EDHS-is koostatakse hävitamise akt, kus fikseeritakse

hävitamisele kuuluvate andmete koosseis, hulk ja viited hindamisotsustele.

Paberdokumentide arhiveerimine

209. Paberdokumente ja -toimikuid hoitakse nende tekkekoha struktuuriüksustes või selleks

kohandatud ruumides kuni nende arhiivi üleandmiseni, välistades kõrvaliste isikute

juurdepääsu. Paberdokumente hoitakse sarjade kaupa süstematiseeritult, registraatorites

või kiirköitjates

210. Toimiku moodustaja annab nõuetekohaselt korrastatud ja lõpetatud asjaajamisaasta

toimikud arhiivi üle hiljemalt ühe aasta jooksul pärast toimiku lõpetamist.

Menetlustoimikute üleandmine toimub vastavalt arhiivi juhistele, mis on leitavad ameti

siseveebis.

211. Dokumendid paigutatakse toimikusse üldjuhul kronoloogilises järjestuses nii, et sama asja

kohta koostatud järjed ja lisadokumendid paigutatakse põhidokumendi juurde.

212. Pabertoimiku kaanele kantakse järgmised andmed:

212.1. ameti nimetus;

212.2. struktuuriüksuse nimetus;

212.3. sarja tähis ja nimetus, vajaduse korral lisada sisu täpsustav pealkiri;

212.4. piirdaatumid;

212.5. säilitustähtaeg;

212.6. juurdepääsupiirang.

213. Dokumentide pikaajaliseks (säilitustähtaeg üle 10 aasta) või alatiseks säilitamiseks ette-

valmistamisel tuleb:

213.1. võtta dokumendid välja säilitamiseks sobimatust ümbrisest;

213.2. eemaldada liigsed dokumentide koopiad ja märkmepaberid;

213.3. eemaldada metallklambrid;

213.4. süstematiseerida dokumendid kronoloogiliselt, viida, tähestiku või muu tunnuse alusel;

213.5. lisada/vormistada vajadusel toimiku/säiliku esileht;

23 (24)

213.6. jaotada suuremahulised toimikud selliselt, et toimiku maht ei ületaks 200 lehte või

paksust 2 cm;

213.7. vajadusel lisada sisenimekiri;

213.8. paigutada dokumendid arhiivimappi või kaante vahele või kinnitada plastklambriga

alusele.

214. Dokumentide lühiajaliseks (kuni 10-aastase säilitustähtajaga) säilitamiseks ette-

valmistamisel tuleb:

214.1. võtta dokumendid välja säilitamiseks sobimatust ümbrisest;

214.2. eemaldada liigsed dokumentide koopiad ja märkmepaberid;

214.3. süstematiseerida dokumendid kronoloogiliselt, viida, tähestiku või muu tunnuse alusel;

214.4. paigutada dokumendid arhiivimappi või kaante vahele või kinnitada plastklambriga

alusele.

215. Lõpetatud toimikute ülevaadet hallatakse Arhiivihalduris. Arhiivihaldurisse kannab

lõpetatud toimiku andmed arhivaar või toimiku moodustaja ning andmete kandmisel

võetakse aluseks sellel asjaajamisaastal kehtinud liigitusskeem või dokumentide loetelu.

216. Arhiivihaldurisse kantakse toimiku kohta järgmised andmed:

216.1. arhiivimoodustaja;

216.2. struktuuriüksus;

216.3. juurdepääsupiirang;

216.4. sarja tähis ja pealkiri.

216.5. teave hindamisotsuste kohta;

216.6. sarja säilitustähtaeg;

216.7. toimikute lõpetamise aeg;

216.8. toimiku asukoht;

216.9. toimiku hävitamise kuupäev ja hävitamisakti number või arhiivist väljastamise kuupäev

ja akti number;

216.10. toimikus või arhiivikarbis sisalduvate säiliku(te) arv lähtuvalt sarja sisust;

216.11. vajadusel arhiivikarbi number ja/või täpsustav pealkiri.

217. Dokumendid/toimikud antakse arhiivi kas Arhiivihalduri vahendusel või EDHS-is

üleandmise-vastuvõtmise akti alusel. Akti koostab ja suunab arhivaarile täitmiseks

toimiku moodustaja või vastava struktuuriüksuse teenistuja.

218. Dokumendid või toimikud saadetakse arhiivi üldjuhul ameti sisekulleriga.

219. Dokumente või toimikuid arhiivi transportides tuleb:

219.1. need pakkida formaadi, seisukorra ja teabekandja tüübi järgi;

219.2. tagada nende kaitse kahjustamise ja varguse eest;

219.3. vältida kolmandate isikute ligipääsu.

220. Dokumentide/toimikute vastuvõtmisel arhiivi kontrollitakse:

220.1. nende andmete õigsust Arhiivihalduris;

220.2. üleandmise-vastuvõtmise akti kantud andmete vastavust üleantud toimikutega.

221. Nõuetekohaselt korrastamata dokumendid või toimikud tagastab arhiiv puuduste

kõrvaldamiseks üleandjale.

222. Arhiivihoidlas on loodud dokumentide säilimiseks vajalikud säilitustingimused.

Dokumentide säilimise ja kaitse tagamisel lähtutakse arhiivihoidlate ohuplaanidest.

223. Arhiivi üle antud toimikute nõuetekohase hävitamise või säilitamise ning vastavate

andmete sisestamise Arhiivihaldurisse tagab arhivaar.

224. Arhiivihoidlas tohib viibida ainult arhiivihoidla sissepääsuõigusega arhivaar või teda

24 (24)

asendav sissepääsuõigusega teenistuja. Teised teenistujad võivad tööajal

arhiivihoidlatesse siseneda ainult koos nimetatud teenistuja(te)ga. Ametivälistel isikutel

on lubatud viibida arhiivihoidlas erandkorras (avarii-, remonttööde jms tegemiseks)

vastavalt ohuplaanile.

225. Säilitustähtaja ületanud paberdokumentide hävitamise korraldab arhiivigrupp EDHS-is

koostatud hävitamise akti alusel. Hävitamise aktis fikseeritakse andmed koosseisu, hulga,

teabekandja, hindamisotsuse ja arhiivimoodustaja kohta.

226. Eelhindamise läbinud säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamise akti kooskõlastab

vajadusel vastava struktuuriüksuse juht ja/või arhiivigrupi juht. Rahvusarhiivi

hindamisotsuseta säilitustähtaja ületanud dokumentide hävitamise kooskõlastab

Rahvusarhiiv.

227. Dokumendid hävitatakse pärast hävitamisakti kooskõlastamist EDHS-is. Akt registreeri-

takse pärast dokumentide hävitamist.

228. Hävitamise eest vastutav arhivaar, märgib EDHS-is dokumentide hävitamise aktile

hävitamise kuupäeva. Hävitatud dokumentide/toimikute hävitamisakt kinnitatakse

Arhiivihalduris või tehakse kanne vastava arhiivimoodustaja arhiiviarvestusdoku-

mentidesse.

Paberdokumentide laenutamine ja väljastamine

229. Ametisiseselt laenutab arhiveeritud originaaldokumente või väljastab teatiseid,

väljavõtteid või koopiaid EDHS-is esitatud arhiivipäringu alusel arhivaar. Teenistuja

EDHS-is arhiivipäringu ja edastab arhivaarile täitmiseks. Laenutuse andmeid haldab

arhivaar Arhiivihalduris.

230. Väljaspoole ametit väljastab arhivaar originaaldokumente või -toimikud ainult seaduses

või selle alusel sätestatud avaliku ülesande täitmiseks või õigustatud erahuvi silmas

pidades ajutise väljastamise EDHS-is registreeritud akti alusel.

231. Füüsiliste isikute paberkandjal esitatud päringute vastuvõtmisel, vastuse väljastamisel või

dokumentide tutvumisel tuvastatakse isik isikut tõendava dokumendi alusel, juhul kui on

tegemist ametisiseseks kasutamiseks tunnistatud teabega.

232. Originaaldokumentide tagastamise tähtaeg on ametisiseselt 1 kuu ja ametiväliselt 3 kuud.

233. Toimiku arhiivist tagasivõtmiseks koostab teenistuja EDHS-is arhiivipäringu ja suunab

selle arhivaarile täitmiseks

Peadirektori

K Ä S K K I R I

21.05.2026 nr 1.1-1/50

Politsei- ja Piirivalveameti

teabehalduskorra kinnitamine

Vabariigi Valitsuse 25.05.2017 määruse nr 88 „Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused“

§ 4 lõike 1, § 17 lõike 3 ja siseministri 17.07.2014 määruse nr 33 „Politsei- ja Piirivalveameti

põhimäärus“ § 10 lõike 1 punkti 10 ja lõike 2 alusel

1. Kinnitan „Politsei- ja Piirivalveameti teabehalduskorra“ (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks peadirektori 20.07.2012 käskkirja nr 1.1-1/262 „Politsei- ja

Piirivalveameti dokumendihalduskorra kinnitamine“.

3. Infohaldustalitusel teha käskkiri teatavaks isikkoosseisule dokumendihaldussüsteemi „Delta“

kaudu.

(allkirjastatud digitaalselt)

Egert Belitšev

peadirektor

Teele Kurm, [email protected]

I TEABEHALDUSKORRA EESMÄRK JA KOHALDAMINE

1. Teabehalduskorra (edaspidi kord) eesmärk on kehtestada Politsei- ja Piirivalveameti

(edaspidi amet) teabehalduse põhinõuded.

2. Teabele, mille suhtes on õigusaktides kehtestatud erinõuded, kohaldatakse käesolevat

korda ulatuses, milles erinõuetest ei tulene teisiti.

3. Korra juurde kuuluvad järgmised lisad:

3.1. Lisa 1 „Dokumendihalduskord“.

II TEABEHALDUSE KORRALDUS JA VASTUTUS

4. Teabehaldus on tegevus, mis toetab asutuse ja avaliku sektori eesmärkide saavutamist

teabe haldamise, jagamise ja vahetamisega kõigis infosüsteemides ja andmekogudes.

Teabehalduse alamtegevused on andmehaldus, dokumendihaldus, sisuhaldus sise- ja välis-

veebis, teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamine.

5. Struktuuriüksused vastutavad teabehalduse alamtegevuste korraldamise eest järgmiselt:

5.1. andmehalduse korraldamise eest vastutab strateegiabüroo;

5.2. dokumendihalduse korraldamise eest vastutab infohaldustalitus;

5.3. sisuhalduse korraldamise eest sise- ja välisveebis vastutab kommunikatsioonibüroo;

5.4. juurdepääsude infosüsteemis kirjeldatud infovarale juurdepääsu ja teabe kaitse korral-

damine eest vastutavad sisekontrollibüroo (juurdepääs) ja infoturbetalitus (teabe kaitse

korraldamine).

6. Isikuandmete kaitse põhimõtted ja korraldus ametis reguleeritakse peadirektori

käskkirjaga „Politsei- ja Piirivalveameti isikuandmete kaitse poliitika“.

7. Infovarade haldus ja kaitse korraldus ametis reguleeritakse peadirektori käskkirjaga

„Politsei- ja Piirivalveameti infoturvapoliitika“ ja ameti infosüsteemide pidamise

kordades.

8. Teabele juurdepääsu ja teabe kaitse korraldamise põhimõtted ning korraldus ametis

reguleeritakse peadirektori käskkirjaga „Politsei- ja Piirivalveameti infoturbekord“.

9. Teabe liigitamine ametis reguleeritakse peadirektori käskkirjaga „Politsei- ja Piirivalve-

ameti liigitusskeemi kinnitamine“.

10. Vapipitsati kasutamine ametis reguleeritakse peadirektori käskkirjaga „Politsei- ja Piiri-

valveameti vapipitsatite kasutamise ja hoidmise eest vastutavate ning asukohtade

määramine“.

11. Teabe tervikülevaade koostatakse liigitusskeemis, Politsei- ja Piirivalveameti

infosüsteemis PPAIS (sisaldab teavet ameti andmekogude, infosüsteemide ja registrite

kohta), võrguketaste ning sise- ja välisveebis sisalduva info põhjal.

12. Struktuuriüksused vastutavad teabe tervikülevaate koostamise eest järgmiselt:

12.1. liigitusskeemi koostamise ja ajakohastamise eest vastutab infohaldustalitus;

12.2. PPAIS-is oleva teabe haldamise ja ajakohastamise eest vastutavad strateegiabüroo

(infosüsteemide, registrite ja andmekogude üldine haldus) ja infoturbetalitus (isiku-

andmete töötlemise register);

12.3. võrguketastel hoitava teabe haldamise ja ajakohasuse eest vastutavad teabe omanikud;

12.4. sise- ja välisveebis oleva teabe haldamise ja ajakohastamise eest vastutab kommuni-

katsioonibüroo.

2 (3)

13. Teabehalduse alamtegevuste korraldamise eest vastutavad struktuuriüksused võivad korra

tõhusamaks rakendamiseks koostada ja teha teatavaks täiendavaid juhiseid.

III KONTAKTID JA TEABE AVALIKUSTAMINE

14. Ameti kontaktid on:

14.1 . postiaadress: Pärnu mnt 139, Tallinn, 15060;

14.2. e-posti aadress: [email protected];

14.3. veebilehe aadress: politsei.ee;

14.4. ameti ametlikud sotsiaalmeediakanalid;

14.5. telefoninumber: 1247 (riigiinfo telefon);

14.6. ameti juturobot Bürokratt.

15. Avalike ametikohtadega ametnike kontaktandmed ning muu avalik teave avalikustatakse

ja hoitakse ajakohasena ameti veebilehel.

16. Elektroonilises dokumendihaldussüsteemis (edaspidi EDHS) registreeritud juurdepääsu-

piiranguta kirjavahetus, õigusaktid ja lepingud avalikustatakse Politsei- ja Piirivalveameti

avalikus dokumendiregistris (ADR) leheküljel https://adr.politsei.ee/ppa/.Juurdepääsu-

piiranguga kirjavahetusel, õigusaktidel ja lepingutel avalikustatakse metaandmed.

17. Riigitöötaja iseteenindusportaalis (RTIP) registreeritud juurdepääsupiiranguta puhkuse-

korraldused, ametisse nimetamiste, üleviimiste ja teenistusest vabastamiste käskkirjad

avalikustatakse RTIP-i avalikus dokumendiregistris leheküljel https://www.riigitoota-

ja.ee/rtip-client/public/document-registry/.

18. Ülejäänud ametis tekkivat teavet hallatakse ameti teistes infosüsteemides, e-postkastides,

võrguketastel, Microsoft OneDrive’i pilveteenuses, siseveebis ja veebilehel. Juurdepääs

neis sisalduvale teabele tagatakse vastavalt avaliku teabe seadusele (edaspidi AvTS) või

ameti kehtestatud teabele juurdepääsu reguleerivatele kordadele.

IV TEABE HALDAMINE JA TEABELE JUURDEPÄÄSU KORRALDAMINE

19. Teenistujad haldavad üldjuhul teavet elektrooniliselt.

20. Teenistujad lähtuvad teabe haldamisel eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõttest,

lõpetades mittevajaliku teabe kogumise ning vältides vajaliku teabe põhjendamatut

dubleerimist erinevates infosüsteemides.

21. Teenistujad dokumenteerivad ameti ülesannete täitmisega seotud olulise teabe ning

tagavad teabe hõlmamise EDHS-i või mõnda teise ameti infosüsteemi.

22. Teave hõlmatakse EDHS-i või teistesse infosüsteemidesse ja registreeritakse vastavalt

liigitusskeemile. Registreerimisel antakse dokumendile viit ja registreerimise kuupäev.

23. Tööks vajalik teave tehakse teenistujatele teatavaks EDHS-i, siseveebi või e-posti kaudu.

Teave edastatakse teenistujatele, kellel on selle sisust või teenistuskohustustest tulenev

teadmisvajadus.

3 (3)

V TEABE HALDAMINE TEENISTUJA ÄRAOLEKUL, TEENISTUSSUHTE

PEATUMISEL VÕI LÕPPEMISEL

24. Teenistussuhte lõppemisel või selle peatumisel pikemaks kui kolmeks kuuks tuleb

infosüsteemides, registrites ja andmekogudes suunata täitmata ülesanded hiljemalt

teenistussuhte lõppemise või peatumise kuupäevaks edasi vahetule juhile või teisele

teenistujale vastavalt juhiga tehtud kokkuleppele.

25. Teenistuja või tema vahetu juht teavitab koostööpartnereid kontaktisiku muutumisest, seda

eriti pooleliolevate projektide või lepingute puhul.

26. Töölt eemalviibimisel üle ühe tööpäeva määratakse EDHS-is ja võimalusel muudes

infosüsteemides asendaja.