Nõudekiri

Tere!

Palun võimalusel andmekaitsealast hinnangut järgnevale olukorrale. Lisan ennetavalt ka, et teema on väga akuutne ja mõjutab vahetult töövaidluskomisjonide tööd, sh olukorras, kus juba on tekkinud probleemid dokumendihaldusspetsialistide puhkustega.

Küsimus: Kui töövaidluskomisjoni dokumendihaldusspetsialist (töölepingu alusel töötaja) läheb puhkusele ja suunab puhkuse ajaks oma postkasti tulevad e-kirjad (menetluspost) automaatselt oma asendajale (sama ametikoht, sama vastutus ja pädevus), kas tegemist on andmekaitsenõuete rikkumisega? Kui, siis millistega ja kuidas neid maandada?

Selgitus:

Enne seda, kui Tööinspektsioon liikus veebruaris 2026 üle RIT-i teenusele, oli tavaks olukord, et töövaidluskomisjone teenindavad dokumendihaldusspetsialistid suunasid oma e-postile tulevad e-kirjad (menetluspost) puhkuse perioodiks automaatselt oma asendaja (sama ametikoht, sama vastutus) e-postiaadressile. Antud tegevus tagas selle, et komisjonide menetlustes ei tekiks põhjendamatuid viivitusi (tegemist on ajakriitiliste menetlustega, vaidlus tuleks lahendada 45-päeva jooksul), komisjonid ei teeks ekslikke lahendeid (nt ei lahendaks vaidlust sisuliselt istungil olukorras, kus pool on esitanud põhistatud taotluse istungi edasilükkamiseks; ei keelduks avalduse menetlusse võtmisest puuduste kõrvaldamata jätmise tõttu olukorras, kui avaldaja on tähtaegselt puudused kõrvaldanud; ei põhjustaks vaidluse jätkumist olukorras, kus komisjonile on kinnitamiseks esitatud kompromiss, aga komisjon seda ei kinnita jpm), ei põhjustaks ebaselgust ega täiendavat töökoormust puhkuselt tulijale (millised e-kirjad on jõudnud asendajale, millised mitte) ning tagas selle, et ka menetlusosaliste päringutele vastataks tähtaegselt.

RIT (Riigi IT Keskus) on aga kirjade suunamise puhkuse perioodiks sama organisatsiooni siseselt keelanud (tehniline võimalus on Outlookis olemas ja eelnevalt ka kasutatud), põhjendades kirjade suunamist üldistatult olevana vastuolus andmekaitsenõuetega. Alternatiivina on RIT välja pakkunud jagatud postkastide kasutamise või automaatvastuste kasutamise.

Töövaidluskomisjonidel on kasutuses üldine menetluspostkast, kuid seda haldavad dokumendihaldusspetsialistid graafiku alusel oma tavapärastele tööülesannetele täiendavalt (puudub eraldi kantselei, kes sissetuleva menetluspostiga tegeleks, nagu kohtusüsteemis olemas on), kogu menetlusposti suunamine üldisele e-postiaadressile tekitab olukorra, kus tekivad ajalised viivitused info jõudmises menetlusgruppideni ning dokumendihaldusspetsialistide töökoormus kasvab oluliselt. Olukorras, kus dokumendihaldusspetsialistid töötavad sageli ka praegu juba ülekoormuse tingimustes, ei ole täiendava töökoormuse lisandumine põhjendatud. Täiendavalt ei ole praegust problemaatikat lahendatud viisil, et hetkel menetluses olevate töövaidlusasjade puhul oleks antud menetlusosalistele antud dokumentide, päringute jms edastamiseks üldmenetlusposti aadress - reeglina antakse määrustes kontaktiks konkreetse dokumendihaldusspetsialisti aadress (tagamaks mh menetluste kiirust), seega olukorras, kus puhkusteperiood on juba alanud, ei ole võimalik ka tööd ümber korraldada viisil, et kogu menetluspost jõuaks üldise menetlusposti aadressile.

Ebaselge on see, et kuidas on antud olukorras andmekaitseline erinevus (kooskõla või vastuolu andmekaitsenõuetega)  lähtuvalt sellest, kas menetlusosaline edastab oma menetlusposti konkreetse dokumendihaldusspetsialisti e-posti aadressile või jagatud postkasti aadressile. Personaalsete e-postiaadresside puhul on töötajatele selgitatud, et tegemist on ainult ametialaseks suhtluseks mõeldud postkastidega, seega ei saa erinevuse aluseks olla ka see, et isikustatud e-postiaadressile võib laekuda ka isikliku suhtlusega seonduv kirjavahetus.

Automaatvastuste osas on sageli olukord, kus menetlusosalised automaatvastuseid ei loe ja kirju omal algatusel alternatiivsele aadressile ei edasta. Antud meetod tekitab ka olukorra, kus teatud kirjad on nii algse saaja, kui ka tema asendaja postkastides dubleerituna ehk puhkuselt tulijal on täiendav töökoormus vaadata puhkuse ajal laekunud post üksikasjalikult läbi, sest selge ei ole, millised e-kirjad on asendajale edastatud ja millised mitte. Olenevalt puhkuse perioodist võib laekunud kirju olla kolmekohaline arv.

Lisan ka omapoolse tõlgenduse - 

Vastavalt isikuandmete kaitse seadusele peab isikuandmete töötlemine olema seaduslik ja eesmärgikohane (IKS § 14 p 1 ja 2). Isiku õigus töödelda isikuandmeid vastutava või volitatud töötleja (antud juhul asutuse) nimel peab tulenema seadusest, lepingust või teenistussuhet reguleerivast aktist (IKS § 32 lg 2).

Kuna dokumendihaldusspetsialist ja tema asendaja on samal ametikohal, sama vastutuse ja pädevusega, on neil mõlemal tööülesannetest tulenev õigus ja kohustus menetluspostiga tegeleda. Avaliku teabe seaduse kohaselt on teabevaldaja kohustatud tagama juurdepääsu dokumentidele ja abistama teabenõudjat (AvTS § 9 lg 2 p 1 ja 5). E-kirjade suunamine asendajale teenibki eesmärki tagada asutuse töö pidevus ja teabe kättesaadavus (AvTS § 43 lg 1 p 2).

Teabevaldaja peab rakendama turvameetmeid, et kaitsta teabe konfidentsiaalsust ja käideldavust (AvTS § 43 lg 1). Isikuandmete kaitse seaduse § 43 punkt 5 sätestab, et juurdepääs andmetele peab olema tagatud üksnes neile isikutele, keda hõlmab nende juurdepääsuluba.

Kuna asendajal on samaväärne pädevus ja vastutus, mis tähendab, et tal on õiguslik alus nendele andmetele juurde pääseda oma tööülesannete täitmiseks (AvTS § 38 lg 3; IKS § 32 lg 2).

Menetluspost võib sisaldada eriliiki isikuandmeid või andmeid, mis on tunnistatud asutusesiseseks kasutamiseks (AvTS § 35 lg 1 p 11 ja 12). Seaduse kohaselt on sellisele teabele juurdepääsuõigus töötajal oma ametiülesannete täitmiseks (AvTS § 38 lg 3).

Töötaja peab täitma töökohustusi lojaalselt ja hoolsusega (TLS § 16 lg 1). See hõlmab kohustust teatada töötakistustest (TLS § 15 lg 2 p 7). Puhkusele minek on töötakistus tööandja jaoks, ning e-kirjade suunamine asendajale on suunatud tööandja huvide kaitsmisele, et tagada tööülesannete täitmine (TLS § 15 lg 2 p 1 ja 6).

Tööandja peab omakorda tagama isikuandmete töötlemise vastavalt õigusaktidele (TLS § 41 lg 2) ja austama töötaja privaatsust (TLS § 28 lg 2 p 11). Kuna suunatakse vaid ametialased e-kirjad (menetluspost), mitte erakirjavahetus, on see kooskõlas asutuse kohustusega tagada teabe kättesaadavus ja dokumentide nõuetekohane menetlemine.

Seega kui ametialase menetlusposti automaatne suunamine on korraldatud asutusesiseselt pädevate töötajate vahel tööülesannete täitmise eesmärgil, ei ole tohiks olla tegemist andmekaitsenõuete rikkumisega, vaid vastupidiselt on tegemist meetmega, mis toetab teabe käideldavuse põhimõtet (AvTS § 43 lg 1 p 2) ja tagab asutuse seadusest tulenevate ülesannete täitmise (AvTS § 9), võttes arvesse ka et  kõik dokumendihaldusspetsialistid on kohustatud hoidma saladust (TLS § 22) ning töötlema andmeid üksnes vastutava töötleja juhiste kohaselt (IKS § 32 lg 1).

Palun võimalusel tagasisidet esimesel võimalusel. Käesoleval juhul on juba tekkinud olukord, kus dokumendihaldusspetsialist tühistas oma puhkuse, viidatuna e-kirjade suunamise võimatusele ja sellega kaasnevatele menetluslikele ja töökoormusega seotud probleemidele. Olen seisukohal, et antu osas ei tohiks vastutus lasuda dokumendihaldusspetsialistil ning tekkinud olukord mõjutab vahetult nii dokumendihaldusspetsialistide tööd ja töökorraldust, kui seeläbi ka vahetult töövaidluskomisjonide tööd tervikuna.

 

Lugupidamisega ja tänades

Helen Siren 

töövaidluskomisjoni juhataja

Tööinspektsioon

[email protected] 

5272884

Mäealuse 2/3 / Tallinn / Eesti

www.ti.ee  / www.tooelu.ee  / iseteenindus.ti.ee  

Tööinspektsioon