Vastus selgitustaotlusele

Täname, et pöördusite Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Oma pöördumises soovite selgitust kahe küsimuse kohta. Esmalt soovite teada, kas lapse nime märkimine psühholoogilise nõustamise teenuse arvele on lubatud olukorras, kus asutus tasub teenuse eest, raamatupidamine peab lapse nime arvel vajalikuks majandustehingu sisu tõendamiseks ning juurdepääs arvetele on piiratud üksnes töötajatega, kellel on seda vaja oma tööülesannete täitmiseks. Teiseks soovite teada, kuidas hinnata, kas õpetajale makstud konkreetne lisatasu või toetus, näiteks sünnipäevatoetus või projektis osalemise eest makstud lisatasu, on eraelu puudutav teave avaliku teabe seaduse tähenduses ning kes sellise hinnangu eest vastutab.

Selgitame, et saame anda üldise selgituse kohalduvate põhimõtete kohta. Konkreetse dokumendi andmekoosseisu, avalikus vaates kuvamise ja juurdepääsupiirangu vajadust peab hindama asutus dokumendi tegeliku sisu ja töötlemise eesmärgi põhjal.

1. Lapse nimi psühholoogilise nõustamise arvel

Lapse nimi on isikuandmed. Kui arvele märgitakse lisaks lapse nimele, et talle osutati psühholoogilise nõustamise teenust, sisaldab arve teavet konkreetsele lapsele osutatud teenuse kohta. Kui nõustamine puudutab lapse vaimse tervise hindamist, toetamist või ravi ning selle teabe põhjal saab järeldada lapse vaimse tervise seisundit, võib arvel sisalduv teave olla terviseandmed ehk eriliiki isikuandmed. Sellisel juhul peab töötlemiseks olema nii IKÜM artikli 6 lõike 1 kohane õiguslik alus kui ka IKÜM artikli 9 lõikes 2 sätestatud tingimus, mis võimaldab terviseandmeid töödelda.

Teie kirjeldatud juhul põhjendatakse lapse nime arvele lisamist majandustehingu tõendamise vajadusega. Raamatupidamise seaduse järgi peab asutus oma majandustehingud dokumenteerima ning raamatupidamiskirjendi aluseks peab olema tehingut tõendav algdokument või koonddokument (RPS § 4 p-d 2 ja 3; § 6 lg 4). Algdokument peab võimaldama tõendada tehingu toimumise asjaolusid ja tõepärasust ning sisaldama vähemalt tehingu aega, majandusliku sisu kirjeldust ja arvnäitajaid, näiteks kogust, hinda ja summat (RPS § 7 lg-d 1 ja 2). Kui teenuse osutamise kohta esitatakse arve teisele raamatupidamiskohustuslasele või riigiraamatupidamiskohustuslasele, peab arve sisaldama lisaks arve numbrit või muud identifitseerimistunnust ning tehingupooli identifitseerida võimaldavaid andmeid (RPS § 7 lg 3).

Nendest sätetest ei nähtu, et majandustehingu tõendamiseks peaks algdokumendil või arvel kohustuslikult kajastama teenuse saaja nime või muid teda identifitseerivaid isikuandmeid. RPS § 7 lõikes 3 nimetatud tehingupoolte identifitseerimise nõuet tuleb hinnata selle järgi, kes on konkreetses tehingus pooled. Teie kirjeldatud olukorras näivad nendeks olevat teenusepakkuja ja teenuse eest tasuv asutus, mitte teenuse saanud laps.

Seetõttu tuleb asutusel hinnata, kas lapse nime arvel kajastamine on majandustehingu kontrollimiseks tegelikult vajalik või saab teenuse osutamist ja selle eest tasumist kontrollida ka vähemate isikuandmetega, näiteks kajastades arvel teenuse kirjelduse, perioodi, mahu ja summa ning viidates vajaduse korral piiratud juurdepääsuga alusdokumendile. See, et arvetele pääsevad ligi ainult tööülesannete tõttu vajalikud töötajad, on oluline kaitsemeede, kuid ei asenda hinnangut andmete vajalikkusele. Kui asutus leiab, et lapse nime kajastamine on konkreetsel juhul siiski vajalik, peab tal olema selleks sobiv õiguslik alus ning terviseandmete ilmnemise korral ka eriliiki isikuandmete töötlemise alus.

2. Lisatasude ja toetuste avalikustamine dokumendiregistris

Selle küsimuse puhul tuleb eristada dokumendi kuvamist dokumendiregistri avalikus vaates ja dokumendi väljastamist teabenõude alusel. Riigi ja kohaliku omavalitsuse asutustes töötavate ametnike töötasu, preemiate ja lisatasude summad avalikustatakse Rahandusministeeriumi avaliku teenistuse veebilehel. Riigi või kohaliku omavalitsuse eelarvelistest vahenditest töötasu saavate töölepinguliste töötajate palgaandmeid seal samal viisil ei avalikustata ja neid andmeid saab küsida teabenõude korras.

Teabenõude korral tuleb üldjuhul väljastada andmed töölepingulise töötaja põhipalga, lisatasude ja preemiate kohta, sest tegemist on avaliku raha kasutamisega. AvTS § 36 lõike 1 punkti 9 järgi ei tohi asutusesiseseks kasutamiseks tunnistada dokumente, mis puudutavad eelarvevahendite kasutamist ning eelarvest töölepinguga töötavatele isikutele makstud töötasusid, muid tasusid ja hüvitisi.

See ei tähenda, et tasu või hüvitist puudutavas dokumendis sisalduv eraeluline teave tuleks samuti avalikus vaates nähtavaks teha. Kui makse nimetus või selle maksmise põhjus avaldab töötaja eraelu puudutavaid asjaolusid, tuleb hinnata, kas sellele teabele kohaldub juurdepääsupiirang. AvTS § 35 lõike 1 punktide 11–15 järgi tuleb muu hulgas kaitsta eriliiki isikuandmeid, teavet, millele juurdepääs kahjustaks oluliselt inimese eraelu puutumatust, perekonnaelu üksikasju ning sotsiaalteenuseid või inimese vaimseid või füüsilisi kannatusi puudutavat teavet. Sellise teabe näidetena saab esile tuua matusetoetuse ja sünnitoetuse. Sünnipäevatoetust aga ei saa automaatselt samastada matusetoetuse või sünnitoetusega. Hinnata tuleb, mida konkreetne dokument inimese kohta avaldab. Kui dokumendist nähtub üksnes avaliku raha arvelt makstud toetuse liik ja summa, ei pruugi juurdepääsupiirang olla põhjendatud. Kui aga avaldatakse ka täpne sünnikuupäev, vanus, juubel või muu isiklikku elu avav teave, tuleb hinnata, kas selle avaldamine kahjustaks oluliselt töötaja eraelu puutumatust. 

Seetõttu on oluline lähtuda juba dokumendi koostamisel eesmärgipärasusest ja minimaalsusest. Dokumenti tuleks märkida üksnes sellised andmed, mis on konkreetse makse tegemiseks, põhjendamiseks ja kontrollimiseks vajalikud. Kui avaliku raha kasutamise kontrolliks piisab toetuse liigist, summast ja maksmise alusest, tuleks vältida täiendavate isiklike või eraeluliste üksikasjade kajastamist. Juurdepääsupiirangu vajadust tuleb hinnata dokumendi tegeliku sisu põhjal. 

Projektis osalemise eest makstud lisatasu on kirjeldatud asjaoludel üldjuhul seotud töötaja tööalase tegevuse ja avaliku raha kasutamisega. Asjaolu, et õpetaja osales projektis vabatahtlikult või väljaspool tavapärast tööaega, ei anna iseenesest alust lisatasu varjamiseks. Piirang võib olla põhjendatud siis, kui projekti nimetus või dokumendis sisalduv muu teave avaldab töötaja või kolmanda isiku eraelu puudutavaid asjaolusid.

Selgitame ühtlasi, et juurdepääsupiiranguks peab olema seadusest tulenev alus. Üksnes töötaja soovist või dokumendiga töötava isiku ettevaatusest ei piisa. Konkreetsele dokumendile piirangu kehtestamise otsustab asutuse juht või tema määratud pädev töötaja, lähtudes dokumendi sisust ja piirangu eesmärgist (AvTS § 41 lg 1¹). Kui dokument sisaldab nii avaliku raha kasutamise teavet kui ka piiranguga eraelulist teavet, tuleb võimaldada juurdepääs sellele osale, millele piirang ei kehti, ja piiranguga osa jätta avaldamata (AvTS § 38 lg 2). Teabele juurdepääsu seadusekohase korraldamise eest vastutab teabevaldaja juht (AvTS § 10 lg 1).

Loodan, et selgitustest on Teile abi.

Lugupidamisega

Liis Köster
jurist
[email protected]
ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti
LinkedIn | YouTube