Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Meie 02.04.2024 nr 20-1.5/2609-1

Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Iseteeninduskioski täisteenusrent“.

1.2 Hankija kontaktisik: Merily Saar, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused

e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme

tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata. 1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks. 1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“. 1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi hankelepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

hankelepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga hankelepingut ei sõlmi.

2 (6)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Tellitava teenuse kirjeldus

2.1 Politsei- ja Piirivalveamet soovib sõlmida 30 kuud kestva lepingu (alates

allkirjastamisest), mille alusel renditakse iseteeninduskiosk täisteenusena. 2.2 Iseteeninduskiosk peab vastama järgmisele kirjeldusele: 2.2.1 seade peab olema varustatud kaardimaksevõimalusega;

2.2.2 seadmel peab olema kaughaldussüsteem, et jälgida seadme täituvust ja seisukorda reaalajas, lisaks monitoorida tootevalikut ning jälgida tarbimist;

2.2.3 seade peab olema uueväärne (seadmele peab olema tehtud eelnevalt täishooldus ning seade peab olema vigastusteta);

2.3 Iseteeninduskioski renditeenuse hind peab sisaldama täisteenust, sh seadme hooldust,

remonti ja paigaldust, vajadusel ka väljaõpet seadme kasutamiseks. Hankija käsitleb korralist hooldusteenust täispaketina, mis peab sisaldama tarkvara uuendamist,

seadmete puhastamist nõutud aja möödudes, varuosade väljavahetamist jms. Tooted ja seadme täitmine on pakkuja poolt. Seadme teeninduse aeg (täitmine, hooldus) on tööpäevadel tööajal E-R kell 08:00-16:00, va juhul, kui pooled ei ole kokku leppinud

teisiti. 2.4 Pakkuja peab võimaldama Hankijal kaasa rääkida toodete valikul (nt valik

karastusjooke, batoone, valmistoodetest võileivad, valmissalatid, mikrolaineahjus soojendatavad toidud) ja arvestama tema soovitusi;

2.5 pakutavate toodete hinnad peavad olema selgelt nähtavad ja tähistatud;

2.6 hinnamuutuste korral tuleb Hankija kontaktisikut teavitada vähemalt 14 päeva ette; 2.7 tooted ei tohi ületada säilivustähtaegasid;

2.8 rikkele reageerimise aeg on 24 tundi alates rikkest teavitamisel. Vajadusel tuleb pakkuda asendusseadet. Asendusseadme tasu peab sisalduma täisteenusrendi hinna sees. Eraldi asendusseadme eest Hankija ei tasu.

2.9 seadme täitjate ja hooldajate osas teostab Hankija taustakontrolli, et nimetatud isikute l oleks õigus vabalt Hankija territooriumil liikuda. Pakkuja peab tagama, et hooldustöid

teostavad isikud, kes läbivad Hankija taustakontrolli ning Hankija nõudmisel vahetama vastavad isikud välja. Pakkuja peab hooldustöid teostavaid isikuid teavitama, et Hankija teostab nende kohta taustakontrolli.

2.10 punktis 1.2 seadme asukoht on Pärnu mnt. 139, Tallinn; 2.11 objektiga on võimalik enne pakkumuse esitamise tähtaega tutvuda. Selleks on vajalik

eelnev registreerimine [email protected]. 2.12 käesoleva väikeostu raames renditav seade tuleb tarnida ja paigaldada hiljemalt 60

päeva jooksul peale lepingu sõlmimist.

2.13 renditeenuse prooviperiood on 6 kuud. Kui 6 kuu möödumisel peavad mõlemad osapooled koostööd edukaks, siis pikeneb leping automaatselt 24 kuud.

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Pakkumus peab sisaldama:

3.1.1 iseteeninduskioski täisteenuse rendihinda ühes kuus (km-ta);

3.1.2 eskiisi ja/või infolehte iseteeninduskioskist

3.2 Aksepteeritakse ka pakkumusi 0 eurole.

3 (6)

3.3 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.

3.4 Pakkumus peab olema digitaalselt allkirjastatud ja see tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt 05.04.2024. Hilinenud pakkumusi hankija

vastu ei võta. 3.5 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada. 3.6 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski. 3.7 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni hankelepingu sõlmimiseni.

3.8 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta

ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis

toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi. 4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi. 4.3 Hankija sõlmib edukaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujaga lepingu

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud

tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest. Leping loetakse sõlmituks hankija poolt pakkumusele nõustumuse andmisega ja leping kehtib kuni pooled on oma kohustused

nõuetekohaselt täitnud. 5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning hankelepingu tingimuste

üle. 5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise. 5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne hankelepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab hankelepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb

hankija sellekohase põhjendatud otsuse. 6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult: 6.2.1 kui tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta; 6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub hankelepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks; 6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

4 (6)

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve

operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus

registris. 7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses. 7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile. 7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse 21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest.

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega viivitatud maksimaalse leppetrahvi hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid

mitte rohkem kui 1500 eurot. 8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 1500 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumisele kuuluvas t

summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumise le kuuluvast summast.

8.3 Kui hankelepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta

väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda leppetrahvi 1500 eurot.

8.4 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Konfidentsiaalsus

9.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks

saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. 9.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

5 (6)

9.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks

saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks. 9.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu.

9.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i,

füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise,

avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Merily Saar ostujuht

Lisa: LISA 1 – Pakkumuse vorm

6 (6)

LISA 1 – PAKKUMUSE VORM

Väikeost „Iseteeninduskioski täisteenusrent“

Pakkumise esitaja:

Kuupäev: Kehtivus: 60 päeva

Pakkumise saaja: Politsei- ja Piirivalveamet Kontakt: Merily Saar [email protected]

Rendihind ühes kuus (km-ta)

Iseteeninduskioski täisteenusrent __ EUR

Kinnitame, et pakutav iseteeninduskiosk vastab väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis esitatud punkt 2. Tellitava teenuse kirjelduse tingimustele ja kinnitame võimekust paigaldada

seade hiljemalt 60 päeva jooksul alates lepingu sõlmimisest.

Allkirjastatud digitaalselt

nimi ametikoht