Ostumenetluse kutse


OSTUMENETLUSE KUTSE

Lasnamäe Linnaosa Valitsus teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus pakkumus toitlustamisteenusele Lasnamäe linnaosa juubilaride õnnitlemistel 2026. aastal vastavalt ostumenetluse kutses (edaspidi ka kutse) esitatud tingimustele. Ostumenetluse eesmärgiks on tellimuse tegemine, mille ese on täpsemalt kirjeldatud kutse punktis 2.

Ostumenetluse nimetus
Toitlustamine juubilaride õnnitlemistel
Hankija
Lasnamäe Linnaosa Valitsus, registrikood 75016013, Pallasti tn 54, 11413 Tallinn
tel: 645 7700, 645 7718
e-post: [email protected]
Pakkumise esitamise aeg ja koht

Hiljemalt 12.01.2026 kell 10:00 e-posti aadressile: [email protected]
Pakkumuse jõusoleku aeg
30 päeva
Ostumenetluse eest vastutav isik ja lepingu täitmise eest vastutav isik
Kultuuritöö spetsialist Johannes-Emmanuel Allas, 645 7702 [email protected]

1. Üldised tingimused
1.1. Ettevõtjatel on õigus küsida kutse kohta selgitusi, esitades küsimused e-posti teel ostumenetluse eest vastutavale isikule. Hankija vastab ettevõtja küsimustele kolme tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja antud vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel esitatud küsimustele ei vastata.
1.2. Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega muuta vajadusel kutset. Kutse muutmisel teavitab hankija sellest kõiki ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuste esitamiseks ja edastab ettevõtjatele muudetud kutse. Hankija võib pikendada pakkumuste esitamise tähtaega.
1.3. Iga viidet, mille hankija teeb kutses mõnele standardile, tehnilisele tunnusele, kontrollsüsteemile, ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“.


2. Ostumenetluse tehniline kirjeldus
2.1. Toitlustamine peab olema korraldatud Kultuurikeskuses Lindakivi (Jaan Koorti 22, 13623 Tallinn) tantsusaalis 2026. aastal järgmistel kuupäevadel: 30.01, 27.02, 27.03, 24.04, 29.05, 12.06, 22.08, 25.09, 30.10, 27.11 ja 04.12.
2.1.1. 22.08 sündmusel korraldatakse 2 sündmust: juuli ja augusti juubilaride tähistamist.
2.2. Kõik vajalikud ettevalmistused peavad olema valmis iga sündmuse päeval hiljemalt 12:30 ning asjade äraviimine on võimalik alates 14:30, ettevalmistustöid on võimalik alustada alates 11:30. Kuna 22.08 toimub kaks sündmust, siis esimese sündmuse puhul kõik peab olema valmis hiljemalt 12:30 ning teise sündmuse puhul hiljemalt 15:15, asjade äraviimine on võimalik alates 16:45.
2.3. Iga sündmuse puhul tuleks arvestada vähemalt 125 portsjoniga.
2.4. Teenuse pakkuja peab olema valmis pakkuma 20 portsjoni juurde iga sündmuse puhul kui selgub, et juubilare on tulnud eeldatavast arvust rohkem.
2.5. Iga portsjon peab sisaldama ühe tordi- või koogilõiku, mille kaal on vähemalt 100 grammi ning kohvi ja teed, samuti kohvi ja tee jaoks vajalikud lisandid nagu piim, suhkur ja vesi.
2.6. Hind peab sisaldama transpordi, cateringi (laua katmine, koristamine jne), vajalikku inventari ning viisakaid ja peole sobivaid korduskasutavaid nõusid.
2.6.1. Lauad peavad olema kaetud valgete laudlinadega kuna tegemist on piduliku sündmusega.
2.7. Maksmine peab toimuma iga sündmuse kohta eraldi ehk pakkuja peab esitama eraldi arve iga sündmuse kohta (pärast sündmuse toimumist).
2.8. Väljavalitud pakkujal tuleb esitada arve e-arvena 21 päeva maksetähtajaga Lasnamäe Linnaosa Valitsuse nimele.

3. Nõuded pakkumusele
3.1. Pakkumus on pakkuja tahteavaldus tellimuse täitmiseks ja on selle esitamisel pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja lõpuni. Hankijal on õigus teha ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamiseks. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.
3.2. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta.
3.3. Pakkumus peab sisaldama:
3.3.1. Pakkumuse maksumust vastavalt lisale 1;
3.3.2. Pakkumuse kirjeldust, mis võimaldab hankijal kontrollida kutse punktis 2 sätestatud tingimustele vastavust.
3.4. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning pakkumuse tähtaegse esitamise riski.
3.5. Pakkumus on konfidentsiaalne kuni tellimuse tegemiseni.
3.6. Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave pakkumusest on ärisaladus ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumust (sh osamaksumusi kui need on hindamise aluseks) (RHS § 461). Kui põhjendust pakkumuses ei sisaldu, siis eeldab hankija, et ärisaladus puudub. Hankija ei avalikusta pakkumuse sisu ärisaladusega kaetud osas.

4. Pakkumuste kontrollimine, hindamine ja eduka pakkumuse valik
4.1. Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust kutses esitatud. Juhul, kui pakkumus ei vasta kutses esitatud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi.
4.2. Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid ja täpsustavaid selgitusi.
4.3. Kutses esitatud tingimustele vastavate pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja madalaima hinna alusel. Juhul, kui esitatud maksumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdsete väärtuspunktidega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.
4.4. Hankija esitab eduka pakkumuse esitanud pakkujale tellimuse. Edukale pakkujale esitatavale tellimusele kohaldatakse Tallinna linna töövõtulepingute üldtingimusi, mis on kättesaadavad siit.
4.5. Kui edukas pakkuja võtab hankijast mitteolenevatel põhjustel oma pakkumuse tagasi, ei allkirjasta hankija antud tähtaja jooksul hankelepingut või ei asu nõustumuse andmisega sõlmitud hankelepingut pakkujast tulenevatel põhjustel hankija määratud aja jooksul täitma, hindab hankija kõiki ülejäänud pakkumusi uuesti ja tunnistab edukaks pakkumuse, mis on vastavaks tunnistatud pakkumustest majanduslikult soodsaim.
4.6. Hankija ei ole kohustatud korra punktis 4.5 nimetatud alusel pakkumusi uuesti hindama ja võib tunnistada edukaks esialgsel hindamisel leitud järjestuselt teise pakkumuse juhul, kui edukaks tunnistatud pakkumuse äralangemine ei saa mõjutada ülejäänud pakkumuste omavahelist järjestust.

5. Läbirääkimiste pidamine
5.1. Hankijal on õigus pidada läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning tellimuse tingimuste üle.
5.2. Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (nt e-kiri) või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise.
5.3. Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja ostumenetluse kehtetuks tunnistamine
6.1. Hankijal on õigus kõik esitatud või kutses toodud tingimustele vastavad pakkumused tagasi lükata igal ajal enne tellimuse tegemist kui esitatud pakkumuste maksumused ületavad lepingu eeldatavat maksumust. Hankija teavitab pakkujaid kõigi pakkumuste tagasilükkamisest.
6.2. Kui hankijal on tekkinud vajadus pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva kutses esitatud tingimusi olulisel määral muuta või kui ostumenetluse läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja seetõttu osutub ostumenetluse esemeks oleva asja või teenuse tellimine mittevajalikuks, saadab hankija pakkujatele sellekohase teavituse.




Ostumenetluse kutse lisa 1
„Maksumuse esildise vorm“


Ostumenetluse „Toitlustamine juubilaride õnnitlemistel“ pakkumise maksumuse esildis



Pakkuja __________ poolt ostumenetluses „Toitlustamine juubilaride õnnitlemistel“ pakutav käibemaksuta maksumus ühe portsjoni (sisaldab ühe tordi- või koogilõiku, mille kaal on vähemalt 100 grammi ning kohvi ja teed, samuti kohvi ja tee jaoks vajalikud lisandid nagu piim, suhkur ja vesi) eest on ______________________________ eurot, koos käibemaksuga _____________________________ eurot.

Kinnitan, et tagame kirjalikus kutses esitatud nõuetele vastava teenuse osutamise.

Kinnitan, et meie hinnapakkumine on jõus 30 päeva hinnapakkumise esitamise tähtpäevast arvates.

Pakkuja seadusjärgne või volitatud esindaja (volikiri esindusõiguse kohta).

Nimi _______________________

Ametinimetus _______________________
(allkirjastatud digitaalselt)