Digiallkirjad

KÄSKKIRI

05.01.2026 nr 3-2/2

Ametijuhendi kinnitamine

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 55 lg 4 p 9 alusel.

Kinnitada Tallinna Linnakantselei teeninduse ja asjaajamise osakonna asjaajamise peaspetsialisti ametijuhend vastavalt lisale 1.

(allkirjastatud digitaalselt)

Priit Lello

linnasekretär

KINNITATUD

Tallinna linnasekretäri 05.01.2026

käskkirjaga nr 3-2/2

LISA 1

Tallinna Linnakantselei teeninduse ja asjaajamise osakonna asjaajamise peaspetsialisti (III) ametijuhend

1. ÜLDOSA

1.1. TööandjaTallinna Linnakantselei

1.2. Struktuuriüksusteeninduse ja asjaajamise osakond

1.3. Töökoha nimetusasjaajamise peaspetsialist

1.4. Ettepaneku esitaja tööle võtmiselosakonna juhataja

1.5. Vahetu juhtasjaajamise juhtivspetsialist

1.6. Alluvadpuuduvad

1.7. Asendajaasjaajamise juhtivspetsialist, asjaajamise peaspetsialist

1.8. Asendatavasjaajamise juhtivspetsialist, asjaajamise peaspetsialist, dokumendihaldur

2. TÖÖkoha eesmärk

Linna asutuste toetamine kvaliteetse digitaalse asjaajamise arendamisel, korrastamisel ja korraldamisel ning linnaorganisatsiooni asjaajamise arengusuundade väljatöötamine

3. Tööülesanded ja OODAtav tulemus

ÜLESANDED Tulemus

3.1. Korraldab linna asutustes ühtse dokumendihaldussüsteemi juurutamist, arendamist, kasutamist ning nõustamist.Dokumendihaldussüsteem on juurutatud kõikidesse linna asutustesse (nii hallatavatesse kui ametiasutustesse) ja asutustes on korrektne digitaalne asjaajamine igapäevane. Vajadusel analüüsib arendusettepanekuid. Hallatavate asutuste puhul on kaasatud neid haldav ametiasutus.

3.2. Toetab ja nõustab linna asutusi asjaajamise, avaliku teabe ja arhiivihalduse valdkonnas sh dokumendihaldussüsteemi Postipoiss kasutamisel.Asutused on igapäevaselt kliendikeskselt, sõbralikult ja koostööaltilt nõustatud ja toetatud. Töötajad on teadlikud.

3.3. Korraldab ja viib läbi asutustele vajaduspõhiseid ja iga-aastaseid valdkondlike koolitusi.Iga aasta on läbi viidud asutustele vajaduspõhised ning algajate ja edasijõudnute valdkondlikud koolitused. Töötajad on teadlikud. Hallatavate asutuste puhul on kaasatud neid kureeriv ametiasutus.

3.4. Juhendab linna asutusi teabe liigitusskeemi koostamisel koostöös Tallinna Linnaarhiiviga.Koostöös on asutusi kliendisõbralikult nõustatud ja toetatud teabe liigitusskeemi kaasajastamisel arhiivieeskirja ning teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste kohaselt.

Ühte liiki asutuste tegevus on liigitusskeemis ühtemoodi kajastatud ja asutustel on kaasajastatud liigitusskeem ASTRA-TLAs.

Hallatavate asutuste puhul on kaasatud neid kureeriv ametiasutus.

3.5 Juhendab linna asutusi asjaajamiskorra koostamisel ja ajakohastamisel.Koostöös on asutusi kliendisõbralikult nõustatud ja toetatud asjaajamiskorra kaasajastamisel arhiivieeskirja ning teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste kohaselt.

Asutustel on kaasajastatud asjaajamiskord.

Hallatavate asutuste puhul on kaasatud neid kureeriv ametiasutus.

3.6 Osaleb linnaorganisatsiooni asjaajamise uute ja kaasaegsete arengusuundade lähteülesande väljatöötamises, sh dokumendihaldussüsteemi vaates.

Koostöös asjaajamise juhtivspetsialistiga on valminud linnaorganisatsiooni asjaajamise edasiste arengusuundade lähteülesanne, mille koostamisse on aktiivselt panustatud.

3.7. Jälgib perioodiliselt asutuste teabe avalikustamist Tallinna asutuste dokumendiregistris.Asutuste avalik teave on korrektselt avalikustatud.

3.8. Ajakohastab linna välis- ja siseveebis valdkondlikku infot.Välis- ja siseveebis on valdkondlik info ajakohane.

3.9. Osaleb Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorra ja linnakantselei asjaajamiskorra koostamisel ning ajakohasena hoidmisel.Kehtib korrektne Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord ja linnakantselei asjaajamiskord.

3.10. Korraldab töövaldkonnaga seotud kirjavahetust ja vastab nii suulistele kui kirjalikele pöördumistele.Kirjavahetus on korraldatud asjatundlikult ning vastused on selged ja korrektsed ning välja saadetud esimesel võimalusel.

3.11. Kogub ja süstematiseerib valdkondlikku teavet, edastab vajaliku teabe asutustele.Kuu ülevaade on hiljemalt järgneva kuu 5ks kuupäevaks kantud PlanPro tööplaani vastava teenuse kuuaruandesse. Asutustele on vajadusel teave edastatud.

3.12. Korraldab töövaldkonnaga seotud nõupidamisi ning osaleb vastavalt volitustele komisjonides ja töögruppides. Vajadusel protokollib.Nõupidamised on korrektselt ja sisukalt ettevalmistatud ja läbiviidud ning komisjonides ja töögruppides on antud asjatundlikku nõu. Protokollid on vormistatud kiirelt ja korrektselt ning edastatud osalistele.

3.13. Osaleb oma valdkonnas õigusaktide eelnõude ettevalmistamisel.Eelnõud on Teeles korrektselt ja õigeaegselt ettevalmistatud.

3.14. Teeb vahetule juhile ja osakonna juhatajale ettepanekuid valdkonna paremaks korraldamiseks ja rakenduslike uuringute läbiviimiseks ja osaleb neis.Ettepanekud on läbimõeldud ja töötaja on valmis neid rakendama.

3.15. Hoidub tegudest, mis takistavad teistel teenistujatel töökohustuste täitmist või kahjustavad tema või teiste isikute elu, tervist või vara.Töötaja on nimetatud tegudest hoidunud.

3.16. Toetab Tallinna linna, linnakantselei ja osakonna põhimääruses nimetatud eesmärkide saavutamist ja ülesannete täitmist. Teab linna väärtusi (julgus, avatus, headus, koostöö) järgides kolleegidega koostööd, et tagada kvaliteetsed osakonna teenused.Eesmärgid on saavutatud ja ülesanded täidetud linna väärtusi järgides. Kliendid on teenustega rahul.

3.17. Täidab muid vahetu juhi, osakonna juhataja ja linnasekretäri poolt antud ühekordseid ülesandeid.Töötajale antud muud ülesanded on täidetud kvaliteetselt.

4. TÖÖTAJA VASTUTUS

Töötaja vastutab:

4.1. tööülesannete õigeaegse, asjakohase ja täpse täitmise ning oodatava tulemuse saavutamise eest;

4.2. tööga seoses talle teatavaks saanud teiste inimeste eraelu puudutavate andmete ja muu juurdepääsupiiranguga ja avalikustamisele mittekuuluva teabe saladuses hoidmise eest;

4.3. tööandja vara heaperemeheliku kasutamise ja säilimise eest;

4.4. töövaldkonda reguleerivate õigusaktide täitmise eest;

4.5. tööohutuse ja töötervishoiu nõuetest, töökorralduse reeglitest ning muudest eeskirjadest kinnipidamise eest;

4.6. vahetu juhi kohese teavitamise eest tuvastatud puudustest;

4.7. oma kutseoskuste parendamise ja enesetäiendamise eest.

5. TÖÖTAJA ÕIGUSED

Töötajal on õigus:

5.1. esindada osakonda oma töövaldkonda kuuluvates küsimustes;

5.2. saada tööülesannete täitmiseks linnakantselei teistelt struktuuriüksustelt, linna ametiasutustelt ja ametiasutuste hallatavatelt asutustelt tööks vajalikku teavet;

5.3. kasutada töökohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses tööandja töövahendeid ning teha ettepanekuid tööülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ja tarkvara hankimiseks;

5.4. osaleda koolitustel ja üritustel, mis võimaldavad saada tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet ja luua vajalikke kontakte.

6. TÖÖTAJALE ESITATAVAD NÕUDED

6.1. haridus JA TÖÖKOGEMUS

6.1.1. HaridustaseAmetialane kõrg- või kutseharidus

6.1.2. Erialane töökogemusArhivaarina või asjaajamise valdkonnas

6.2.2 teadmised ja oskused

6.2.1. Üldised teadmised ja oskusedHead teadmised arhiivitööst, asjaajamisest ja teenindusest. Tunneb tööks vajalikke Tallinna ja riigi õigusakte, oskab analüüsida, pakkuda lahendusi ja sõnastada arvamusi, oskab küsimuse lahendamisel näha üldpilti, mõistab seoseid ja pakutavate lahenduste tagajärgi, oskab end suuliselt ja kirjalikult selgelt väljendada ning korrektselt dokumente vormistada.

6.2.2. KeeleoskusEesti keele oskus C1-tasemel ja vähemalt ühe võõrkeele oskus B1-tasemel tööalase sõnavara valdamisega.

6.2.3. Infotehnoloogiaalased oskusedOskab kasutada tööks vajalikke teksti- ja tabeltöötlusprogramme ning infosüsteeme.

6.3. isikuomadused

6.3.1. Otsustusvõime ja usaldusväärsusKohusetundlik, usaldusväärne, otsustus- ja vastutusvõimeline.

6.3.2. TöövõimeOskab näha teenuseid kliendivaatest ja olla kliendikeskne. Hea organiseerimis- ja koordineerimisoskus. On orienteeritud lahendustele ja tulemusele, suudab muutustega kiiresti kohaneda. Väga hea suulise ja kirjaliku suhtlemis- ja väljendusoskusega, oskab oma seisukohti ja arvamusi põhjendada. Oskab kuulata, aru saada ja õigeid järeldusi teha teiste ütlustest, võime edasi anda teiste poolt öeldut.

Hea stressitaluvusega ja suudab osutada kvaliteetset teenust ka pingelises olukorras. On võimeline töötama nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Oskab eristada tähtsaid ülesandeid vähemtähtsatest ja kasutab aega tõhusalt.

6.3.3. InitsiatiivikusAlgatusvõimeline ja loov, on valmis osalema uute lahenduste väljatöötamisel ning neid rakendama. Soovib suurendada klientide rahulolu ja teenuste kvaliteeti.

6.3.4.VäärtusedJärgib tööülesandeid täites linna väärtusi (julgus, avatus, headus, koostöö).

7. TÖÖVAHENDID

Töötajale tagatakse:

7.1. kontoris tööks vajalik mööbel ja valgustid, sh kontoritarbed;

7.2. sülearvuti koos vajaliku tarkvara ja juurdepääsuõigustega, monitor, klaviatuur ja arvutihiir ning interneti püsiühenduse kasutamise võimalus;

7.3. võimalus kasutada dokumentide printimiseks, kopeerimiseks ja hävitamiseks ettenähtud vahendeid.