Digiallkirjad

KÄSKKIRI

05.01.2026 nr 3-2/1

Ametijuhendi kinnitamine

Kohaliku omavalitsuse korralduse seaduse § 55 lg 4 p 9 alusel.

Kinnitada Tallinna Linnakantselei teeninduse ja asjaajamise osakonna asjaajamise juhtivspetsialisti ametijuhend vastavalt lisale 1.

(allkirjastatud digitaalselt)

Priit Lello

linnasekretär

KINNITATUD

Tallinna linnasekretäri 05.01.2026

käskkirjaga nr 3-2/1

LISA 1

Tallinna Linnakantselei teeninduse ja asjaajamise osakonna asjaajamise juhtivspetsialisti ametijuhend

1. ÜLDOSA

1.1. TööandjaTallinna Linnakantselei

1.2. Struktuuriüksusteeninduse ja asjaajamise osakond

1.3. Töökoha nimetusasjaajamise juhtivspetsialist

1.4. Ettepaneku esitaja tööle võtmiselosakonna juhataja

1.5. Vahetu juhtosakonna juhataja

1.6. Alluvaddokumendihaldur, asjaajamise peaspetsialist

1.7. Asendajaasjaajamise peaspetsialist

1.8. Asendatavosakonna juhataja, asjaajamise peaspetsialist, dokumendihaldur

2. TÖÖkoha eesmärk

Linna asutuste keskse asjaajamise kvaliteetne kureerimine digitaalse dokumendihalduse arendamise teel ja linnakantselei asjaajamise tagamine. Dokumendihaldussüsteemi haldamine, arendamine ja kasutajatoe pakkumine. Asjaajamise tulevikuvisiooni loomine.

3. Tööülesanded ja OODAtav tulemus

ÜLESANDED Tulemus

3.1. Kureerib linna asutuste keskset asjaajamist.Tallinna linna asutuste asjaajamine on kvaliteetselt keskselt hallatud.Linnaelanikele on linna asutuste tegevus läbipaistev, nähtav, kättesaadav. Linna organisatsioonis on ühtne, korrektne (sh õigeaegne) ja digitaalne asjaajamine. Hallatavate asutuste teemadesse on kaasatud neid haldav ametiasutus. Asutused on teenusega rahul.

3.2. Korraldab linnakantselei asjaajamist.Linnakantseleis on korrektne digitaalne asjaajamine. Linnakantselei töötajad on teadlikud ja teenusega rahul.

3.3. Täidab andmekaitse kontaktisiku ülesandeid, koordineerides linnakantselei  andmekaitseküsimuste lahendamist.Andmekaitse üldpõhimõtteid ja reeglid on selged ja osaletud on asutuse andmetöötlusprotsessides.

Koostöö linna andmekaitse- ja infoturbespetsialistidega on sujuv ning andmekaitsealane info ja juhendmaterjalid on vahendatud.

3.4. Korraldab ja koordineerib osakonna asjaajamise peaspetsialistide ja dokumendihaldurite tööd ja tagab kvaliteetsed teenused.Osakonna asjaajamise peaspetsialistide ja dokumendihaldurite töö, vajadusel asendus, on korraldatud teenuste kvaliteeti järgides ja töötajate rahulolu on tagatud. Teenuseid osutatakse kogu tööpäeva jooksul kvaliteetselt, kliendikeskselt, sõbralikult ja koostööaltilt.

3.5. Hoiab ajakohasena Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorra ja linnakantselei asjaajamiskorra ning töötab välja linna ametiasutuste dokumendihalduse ja asjaajamise juhenddokumendid.Kehtib korrektne Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord ja linnakantselei asjaajamiskord. Juhenddokumendid on välja töötatud, asutusi on teavitatud ja neid toetatud nende kesksete dokumentide loomisel. Valmis on näidisena linnakantselei dokumendid.

3.6. Nõustab igapäevaselt ise ja korraldab linna asutuste nõustamist dokumendihalduse ja asjaajamise alal.Asutused on juhendatud, asjaajamine ja dokumendid on asutustes korrektsed ja digitaalsed ning nad vastutavad oma asjaajamise eest.

3.7. Koolitab linna asutusi dokumendihalduse, asjaajamise ja teabe avalikustamise alal.Iga aasta on läbi viidud algajate ja edasijõudnute valdkondlikud koolitused. Kaasatud on teisi eksperte. Töötajad on teadlikud.

3.8. Juhendab linna asutusi teabe liigitusskeemi koostamise alal koostöös asjaajamise peaspetsialistidega ja Tallinna Linnaarhiiviga.Koostöös on asutusi kliendisõbralikult nõustatud ja toetatud teabe liigitusskeemi kaasajastamisel arhiivieeskirja ning teenuste korraldamise ja teabehalduse aluste kohaselt.

Ühte liiki asutuste tegevus on liigitusskeemis ühtemoodi kajastatud ja asutustel on kaasajastatud liigitusskeem ASTRA-TLAs.

3.9. Koostab ja hoiab ajakohasena linnakantselei asjaajamiskorra ja tagab teabe liigitusskeemi õigsuse koostöös linnakantselei teenistuste ja osakondadega.Linnakantseleis kehtib korrektne asjaajamiskord ja teabe liigitusskeem on ajakohane ASTRA-TLAs.

3.10. Korraldab linna asutustes ühtse dokumendihaldussüsteemi juurutamist, arendamist, kasutamist ning nõustamist.Dokumendihaldussüsteem on juurutatud kõikidesse linna asutustesse (nii hallatavatesse kui ametiasutustesse) ja asutustes on korrektne digitaalne asjaajamine igapäevane. Vajadusel analüüsib arendusettepanekuid. Hallatavate asutuste puhul on kaasatud neid haldav ametiasutus.

3.11. Täidab dokumendihaldussüsteemis Postipoiss peaadministraatori kohustusi sisuküsimustes.DHS Postipoiss on töökorras ja arendajatega tehakse igapäevaselt koostööd.

3.12. Selgitab välja dokumendihaldussüsteemi Postipoiss arendusvajadused ja koostab koostöös arendajaga sisulisi lähteülesandeid. Reageerib kiirelt arendamise käigus tekkivatele vigadele ja otsib probleemidele kohe lahenduse. Suhtleb vajadusel digiteenistuse ja arendajaga.DHS Postipoiss on kaasaegne ja mugav töövahend asutustele. Arendused on testitud ja töökeskkonnas toimivad.

3.13. Nõustab igapäevaselt ise ja korraldab dokumendihaldussüsteemi Postipoiss kasutajatuge ja iga-aastaseid koolitusi kõigile linna asutustele.Asutused on igapäevaselt kliendikeskselt, sõbralikult ja koostööaltilt nõustatud ja toetatud. Iga aasta on läbi viidud algajate, edasijõudnute ja asutuse haldurite ja peakasutajate kasutajakoolitused. Kaasatud on arendaja. Töötajad on teadlikud.

3.14. Tagab Linnakantselei arhiivimaterjalide kehtestatud tähtaegadel üleandmise Tallinna Linnaarhiivi.Nii paber- kui digitaalsed arhivaalid on antud üle Tallinna Linnaarhiivi säilitamiseks õigeaegselt ja korrektselt vastavalt arhiivieeskirjale.

Säilitustähtaja ületanud paberkandjal teave on nõuetekohaselt hävitatud.

3.15. Korraldab töövaldkonnaga seotud kirjavahetust ja vastab nii suulistele kui kirjalikele pöördumistele.Kirjavahetus on korraldatud asjatundlikult ning vastused on selged ja korrektsed ning välja saadetud esimesel võimalusel.

3.16. Kogub ja süstematiseerib valdkondlikku teavet, edastab vajaliku teabe asutustele.Kuu ülevaade on hiljemalt järgneva kuu 5ks kuupäevaks kantud PlanPro tööplaani vastava teenuse kuuaruandesse.

3.17. Viib asjaajamise peaspetsialisti ja dokumendihalduriga läbi regulaarseid vestlusi, sh 1+1 ja iga-aastaseid tulemus- ja arenguvestlusi.Vestlused on regulaarselt läbi viidud ning töötajad on rahul, pühendunud ja eesmärgipärased.

3.18. Ajakohastab linna välis- ja siseveebis valdkondlikku infot.Välis- ja siseveebis on valdkondlik info ajakohane.

3.19. Korraldab töövaldkonnaga seotud nõupidamisi ning osaleb vastavalt volitustele komisjonides ja töögruppides. Vajadusel protokollib.Nõupidamised on korrektselt ja sisukalt ettevalmistatud ja läbiviidud ning komisjonides ja töögruppides on antud asjatundlikku nõu. Protokollid on vormistatud kiirelt ja korrektselt ning edastatud osalistele.

3.20. Osaleb oma valdkonnas õigusaktide eelnõude ettevalmistamisel.Eelnõud on Teeles korrektselt ja õigeaegselt ettevalmistatud.

3.21. Teeb osakonna juhatajale ettepanekuid valdkonna paremaks korraldamiseks ja rakenduslike uuringute läbiviimiseks ja osaleb neis.Ettepanekud on läbimõeldud ja töötaja on valmis neid rakendama.

3.22. Hoidub tegudest, mis takistavad teistel teenistujatel töökohustuste täitmist või kahjustavad tema või teiste isikute elu, tervist või vara.Töötaja on nimetatud tegudest hoidunud.

3.23. Toetab Tallinna linna, linnakantselei ja osakonna põhimääruses nimetatud eesmärkide saavutamist ja ülesannete täitmist. Teeb linna väärtusi (julgus, avatus, headus, koostöö) järgides kolleegidega koostööd, et tagada kvaliteetsed osakonna teenused.Eesmärgid on saavutatud ja ülesanded täidetud linna väärtusi järgides. Kliendid on teenustega rahul.

3.24. Täidab muid osakonna juhataja ja linnasekretäri poolt antud ühekordseid ülesandeid.Töötajale antud muud ülesanded on täidetud kvaliteetselt.

4. TÖÖTAJA VASTUTUS

Töötaja vastutab:

4.1. tööülesannete õigeaegse, asjakohase ja täpse täitmise ning oodatava tulemuse saavutamise eest;

4.2. tööga seoses talle teatavaks saanud teiste inimeste eraelu puudutavate andmete ja muu juurdepääsupiiranguga ja avalikustamisele mittekuuluva teabe saladuses hoidmise eest;

4.3. tööandja vara heaperemeheliku kasutamise ja säilimise eest;

4.4. töövaldkonda reguleerivate õigusaktide täitmise eest;

4.5. tööohutuse ja töötervishoiu nõuetest, töökorralduse reeglitest ning muudest eeskirjadest kinnipidamise eest;

4.6. vahetu juhi kohese teavitamise eest tuvastatud puudustest;

4.7. oma kutseoskuste parendamise ja enesetäiendamise eest.

5. TÖÖTAJA ÕIGUSED

Töötajal on õigus:

5.1. esindada osakonda oma töövaldkonda kuuluvates küsimustes;

5.2. saada tööülesannete täitmiseks linnakantselei teistelt struktuuriüksustelt, linna ametiasutustelt ja ametiasutuste hallatavatelt asutustelt tööks vajalikku teavet;

5.3. kasutada töökohustuste täitmiseks vajalikus ulatuses tööandja töövahendeid ning teha ettepanekuid tööülesannete täitmiseks vajalike töövahendite ja tarkvara hankimiseks;

5.4. osaleda koolitustel ja üritustel, mis võimaldavad saada tööülesannete täitmiseks vajalikku teavet ja luua vajalikke kontakte.

6. Töötajale esitatavad nõuded

6.1. haridus JA TÖÖKOGEMUS

6.1.1. HaridustaseKõrg- või ametialane kutseharidus

6.1.2. Erialane töökogemusSoovitavalt töökogemus linna asutuses.

6.2.2 teadmised ja oskused

6.2.1. Üldised teadmised ja oskusedHead teadmised asjaajamisest, arhiivitööst, teabehaldusest ja teenindusest. Tunneb tööks vajalikke Tallinna ja riigi õigusakte, oskab analüüsida, pakkuda lahendusi ja sõnastada arvamusi, oskab küsimuse lahendamisel näha üldpilti, mõistab seoseid ja pakutavate lahenduste tagajärgi, oskab end suuliselt ja kirjalikult selgelt väljendada ning korrektselt dokumente vormistada.

6.2.2. KeeleoskusEesti keele oskus C1-tasemel ja kahe võõrkeele oskus B1-tasemel (soovitavalt inglise ja vene keel) tööalase sõnavara valdamisega.

6.2.3. Infotehnoloogiaalased oskusedOskab kasutada tööks vajalikke teksti- ja tabeltöötlusprogramme ning infosüsteeme.

6.3. isikuomadused

6.3.1. Otsustusvõime ja usaldusväärsusKohusetundlik, usaldusväärne, otsustus- ja vastutusvõimeline.

6.3.2. TöövõimeOskab näha teenuseid kliendivaatest ja olla kliendikeskne. Hea organiseerimis- ja koordineerimisoskus. On orienteeritud lahendustele ja tulemusele, suudab muutustega kiiresti kohaneda. Väga hea suulise ja kirjaliku suhtlemis- ja väljendusoskusega, oskab oma seisukohti ja arvamusi põhjendada. Oskab kuulata, aru saada ja õigeid järeldusi teha teiste ütlustest, võime edasi anda teiste poolt öeldut.

Hea stressitaluvusega ja suudab osutada kvaliteetset teenust ka pingelises olukorras. On võimeline töötama nii iseseisvalt kui ka meeskonnas. Oskab eristada tähtsaid ülesandeid vähemtähtsatest ja kasutab aega tõhusalt.

6.3.3. InitsiatiivikusAlgatusvõimeline ja loov, on valmis osalema uute lahenduste väljatöötamisel ning neid rakendama. Soovib suurendada klientide rahulolu ja teenuste kvaliteeti.

6.3.4.VäärtusedJärgib tööülesandeid täites linna väärtusi (julgus, avatus, headus, koostöö).

7. töövahendid

Töötajale tagatakse:

7.1. kontoris tööks vajalik mööbel ja valgustid, sh kontoritarbed;

7.2. sülearvuti koos vajaliku tarkvara ja juurdepääsuõigustega, monitor, klaviatuur ja arvutihiir ning interneti püsiühenduse kasutamise võimalus;

7.3. võimalus kasutada dokumentide printimiseks, kopeerimiseks ja hävitamiseks ettenähtud vahendeid.

8. Ametijuhendi muutmine

8.1. Ametijuhend on töölepingu lahutamatu lisa. Ametijuhendit võib kokkuleppel töötajaga muuta, kui muudetakse teenistuse põhimäärust, kui lisandub õigusaktidest tulenevaid ülesandeid või kui osakonna või linnakantselei muu struktuuriüksuse tegevus korraldatakse ümber.