Hoiuraamatukogu vahetuskogu projekti ideekavand

Innovatsiooniprojekti ideekavand1 AVALIKU SEKTORI INNOVATSIOONIVÕIMEKUSE TÕSTMINE Ideekavandit täites palume tutvuda riigikantselei veebilehel toodud soovituste ja juhistega projekti esitajale.

Innovatsiooniprojekti nimi

AI-põhine raamatukogude vahetuskogu töövoo prototüüp ja ringmajanduslik jaotusmudel

Innovatsiooniprojekti fookusvaldkond

☐ Droonitehnoloogiate valdkond

☒ Tehisintellekti lahenduste valdkond

Innovatsiooniprojekti panus valitsuse tegevuskava prioriteetidesse

☐ Riigi kriisikindluse suurendamine

☒ Majanduse kasvule kaasa aitamine

☒ Riigi tõhus juhtimine

Innovatsiooniprojekti esitajad (tulevased RK partnerid) (asutus/asutused)2

Eesti Rahvusraamatukogu (RaRa)

Projektijuht või ideekavandi esitaja kontaktisik (nimi, asutus, e–posti aadress ja telefon)

Innovatsiooniprojekti kestus (kuudes)

24 kuud Ajaarvestust alustame üldjuhul partnerluslepingu sõlmimisest.

Innovatsiooniprojekti kogumaksumus (sh käibemaks, kui on abikõlblik)

Kogumaksumus: 820 000 eurot

Käibemaks ☒ jääb kulu tegija kanda (käibemaks abikõlblik)

☐saab küsida riigilt tagasi (käibemaks ei ole abikõlblik) Vastav info täita iga partneri kohta (kopeeri ridu ning kirjuta partneri nimi juurde)

1 Juhul kui ideekavand on mõeldud asutusesiseseks kasutamiseks, siis lisage vastav alus ideekavandi

päisesse. 2 Partner EL struktuurivahendite mõttes, kes viib ise läbi innovatsiooniprojekti elluviimisega seotud hanked, sõlmib lepingud ning vastutab aruandluse eest.

2

1. Probleemikirjeldus (max 2 lk) Kirjeldage lahendamist vajavat probleemi, selle olulisust ning keda see probleem puudutab.

• Selgitage, miks on probleem aktuaalne.

• Hinnake probleemi mõju (nt rahaline kokkuhoid, keskkonna- või sotsiaalne kasu).Kirjeldage probleemi tausta. Mida on probleemi lahendamiseks Eestis juba tehtud või mis on tegemisel? Tooge välja relevantsed teiste riikide kogemused probleemi lahendamisel.

Eesti Rahvusraamatukogu (RaRa) hoiuraamatukogu vahetuskogu on üleriigiline teavikute vahendusüksus, mis käitleb aastas üle 460 000 teaviku – raamatuid, ajakirju ja muid trükiseid –, mida annetavad eraisikud, asutused ja kirjastused. 2025. aastal võeti vastu 463 371 teavikut (kasv +10,5% võrreldes 2024. aastaga). Neist ringlusse jõudis 138 374 teavikut (ringlusprotsent 30%) ning 281 963 teavikut (61%) suunati jäätmekäitlusesse. Viie aasta andmed (2021–2025) näitavad püsivat mustrit: keskmiselt 70% vastuvõetud teavikutest on suunatud jäätmekäitlusesse, kokku üle 1,4 miljoni teaviku. Kõik need teavikud ei olnud ringluskõlbmatud, kuid tänane käsitsi tehtav töövoog ei võimalda ringluskõlblikkust, nõudlust ja logistilist teostatavust piisavalt kiiresti ega süsteemselt eristada. Tegemist on süsteemse ressursikaoga, millel on korraga kultuuriline, majanduslik ja sotsiaalne mõõde. Viieaastane trend (2021-2025)

Aasta Vastuvõetud teavikute arv

Üleantud teavikute arv

Jäätmekäitlusesse suunatud

teavikute arv Ringlusprotsent Jäätmeprotsent

2021 337 745 95 353 300 389 28% 89%

2022 426 345 124 065 330 600 29% 78%

2023 376 271 163 163 255 076 43% 68%

2024 419 363 129 493 233 616 31% 56%

2025 463 371 138 374 281 963 30% 61%

Kokku (5a) 2 023 095 650 448 1 401 644 32% 70%

Allikas: Rahvusraamatukogu majandusaasta aruanne 2025 Miks on lahendus oluline

1) Vastuvõetavate teavikute arv kasvas 2025. aastal 44 008 võrra, kuid töövoog ei suuda sellega sammu pidada — lisanduv koormus kaetakse vabatahtlike abiga.

2) Eestikeelsele õppele üleminekuga kasvab kooliraamatukogude nõudlus järsult — kiiret sobitamist nõudvate päringute käsitsi haldamine on täpselt see olukord, mida automatiseerimine lahendaks.

3) Kirjastustelt saabuvate annetuste osakaal kasvas märkimisväärselt — suur hulk standardse metaandmestikuga raamatuid sobib hästi automatiseeritud töövoogu, kus metaandmete põhjal on võimalik teavik kiiresti tuvastada ja sobitada.

4) Vahetuskogu teenindas 2025. aastal üle 11 erineva asutuste kategooria (raamatukogud, koolid, muuseumid, teatrid, vanglaraamatukogud, kaitsevägi, hoolekandeasutused jt) — nii keerukat sobitamisloogikat ei ole võimalik käsitsi efektiivselt hallata.

3

Keda see probleem puudutab Rahvaraamatukogud — kuna puudub ülevaade sellest, mis on vahetuskogus saadaval, ei suuda raamatukogud õigeaegselt reageerida ega planeerida. Raamatud, mida saaks soetada tasuta vahetuskogust, ostetakse selle asemel täishinnaga või jäetakse üldse soetamata. Koolid, vanglate raamatukogud, pagulaskeskused ja kogukonnakeskused — asutused, kelle komplekteerimiseelarve on väike, sõltuvad eelkõige annetustest ja vahendusest. Automatiseerimata töövoog ei võimalda nende vajadusi süsteemselt sobitada saadaoleva varuga, mistõttu teavikud, mis võiksid neile jõuda, hävitatakse. Lugejad väikestes omavalitsustes — väiksemad raamatukogud ei suuda käsitsi töövoo tingimustes piisavalt kiiresti tegutseda. Tulemuseks on kehvem kogude valik ja halvem teenus lugejale. RaRa hoiuraamatukogu töötajad — automatiseerimise puudumine tähendab, et 80% tööajast kulub käsitsi tööle: teavikute seisukorra hindamisele, partneritega suhtlemisele e-kirja ja telefoni teel ning otsuste tegemisele ilma ühise andmevaateta. See jätab vähe aega sisuliseks tööks. Riik kui teavikute soetuse ja käitlemise kulude kandja— riik maksab teavikute soetuse, hävitamise ja uute teavikute ostmise eest, kuigi süsteemse ringluse korral võiks sama raamat täita mitu avalikku ülesannet järjest. Läbipaistvuse puudumine tähendab, et keegi ei tea, mis on parasjagu saadaval. Partnerid ei saa planeerida ega esitada vajadusi ette, vaid peavad ootama, kuni vahetuskogu neile ise kirjutab. Süsteem soodustab ebavõrdsust — paremini organiseeritud ja aktiivsemad partnerid saavad suurema osa teavikutest, sest suudavad järjepidevalt päringuid esitada. Väiksemad ja vähemressurssidega asutused jäävad tahaplaanile mitte vajaduse, vaid võimekuse puudumise tõttu. Mõju kvantifitseerimine

1) Töökulu: ühe teaviku käsitsi töötlemise hinnanguline aeg on 8–12 minutit. 463 000 teavikut aastas tähendab 62 000–93 000 töötundi, mis vastab 30–45 inimese täistööajale aastas.

2) Komplekteerimiskulu: ühe teaviku keskmine soetusväärtus raamatukogule on 8–15 eurot. Kui kasvõi 10% praegu hävitatavatest 281 963 teavikust suunata ringlusse, väldib see raamatukogudel 225 000–423 000 euro ulatuses soetuskulusid aastas. Üleriigilise skaala pealt ulatub vältimispotentsiaal kuni 2,3–4,2 miljoni euroni. Rahvaraamatukogude komplekteerimiskulud moodustavad 14,1% kogueelarvest (allikas: Loomemajanduse kaardistus 2023, Kultuuriministeerium: kul.ee/sites/default/files/documents/2025- 09/13.%20Raamatukogud.pdf) — iga vahetuskogust tasuta saadud teavik vähendab otseselt kohalike omavalitsuste (KOV) kulutusi ja toetab raamatukogude võimekust pakkuda ajakohast lugemisvara.

3) Keskkonnamõju: ligi 282 000 teaviku aastane hävitamine tekitab ligikaudu 85 tonni paberjäätmeid aastas (keskmine teaviku kaal ~300g). Ringlusse suunamine pikendab teavikute kasutusiga ja vähendab vajadust uute teavikute tootmise järele, vähendades CO₂ jalajälge kogu tootmisahelas.

4) Sotsiaalne mõju: rahvaraamatukogude komplekteerimiseelarve on piiratud ja kahanev — 2025. aastal vähendati riiklikku teavikutoetust 5%, 2 025 000 eurolt 1 873 750 eurole, ning paljud omavalitsused ei suutnud seda kärbet kompenseerida (allikas: ERR, aprill 2026: err.ee/1609992379/uue-rahvaraamatukogu-seaduse- plussid-pole-veel-koigile-ekspertidele-naha). Vanglate raamatukogud, pagulaskeskused ja väikeste omavalitsuste raamatukogud sõltuvad seetõttu eelkõige annetustest ja vahendusest. Süsteemse ringluse puudumine tähendab, et need sihtrühmad saavad ebaproportsionaalselt vähem teavikuid kui paremini organiseeritud asutused. Süsteemne põhjus: Puudub ühtne digitaalne töövoog. Info liigub meilide, tabelite ja telefonikõnede kaudu, mistõttu puudub reaalajas nähtavus: mis on saadaval, mis ootel, mis otsustamata. Iga partner töötab omaette süsteemis, andmed ei ühildu ja kiire sobitamine on võimatu. Seos õigusliku raamistiku ja reformidega Eesti Rahvusraamatukogu seadus sätestab hoiuraamatukogu ülesandena väljaannete vastuvõtmise vahetuskogusse ning nende vahendamise raamatukogudele ja teistele avalikke ülesandeid täitvatele asutustele

4

— see on otsene õiguslik alus vahetusteenuse korraldamisele. Rahvaraamatukogu seadus (RaRS) kohustab lisaks tagama teavikute kättesaadavuse ja otstarbeka kasutamise. Praegune olukord tähendab, et mõlemat kohustust ei täideta täies mahus — mitte tahte, vaid toimiva töövoo puudumise tõttu. Kultuuriministeeriumi rahvaraamatukogude reform näeb ette teenuste konsolideerimist ja digitaliseerimist. Ühtse üleriigilise raamatukogusüsteemi (ÜÜRS) ärianalüüs (PwC 2025) tõi esile vajaduse andmepõhiste, proaktiivsete ja nõusolekupõhiste teenuste järele.

2. Projekti eesmärk Sõnastage konkreetne, selge ning mõõdetav eesmärki, mille saavutamist või mitte saavutamist on võimalik hinnata. • Kirjeldage, kuidas plaanite projekti eesmärgi saavutamist mõõta.

Projekti eesmärk on luua ja piloteerida tehisintellektil ning automatiseeritud töövoogudel põhinev vahetusteenuse prototüüp, mis võimaldab teavikute kiiret tuvastamist, ümberjaotamist ja ringlusse suunamist Eesti rahvaraamatukogude ja partnerasutuste vahel. Piloot vastab küsimusele: kas see lahendus töötab päriselus ja on mõistlik kasutusele võtta? Katsehüpoteesid:

1. AI-põhise süsteemi automatiseeritud töövoog vähendab ühe teaviku vastuvõtmise ja sobitamise aega vähemalt 50% võrreldes praeguse käsitsi töövooga.

2. Automaatne sobitamine suurendab ringlusse suunatud teavikute osakaalu pilootpartiis vähemalt 20% võrreldes baastasemega.

3. Vähemalt 70% süsteemi soovitustest on töötaja valideerimisel kasutuskõlblikud.

Mõõdikud Piloodi edukust mõõdetakse neljal tasandil: AI-põhise süsteemi täpsus, töövoo tõhusus, ringluse mõju ja kasutajakogemus.

Mõõdik Baastase Piloodi sihttase Mõõtmisviis

AI-põhise süsteemi täpsus

Tuvastuse täpsus 0% ≥90% Süsteemilogi

Duplikaadituvastuse täpsus 0% ≥95% Süsteemilogi

Sobitussoovituse täpsus 0% ≥70% Süsteemilogi

Töövoo tõhusus

Ühe teaviku töötlemisaeg 8–12 min ≤4–6 min Töökulu mõõtmine

Käsitsi töötlemise osakaal 80% ≤40% Töökulu mõõtmine

Ringluse mõju

Ringlusse suunatud osakaal pilootpartiis

30% ≥36% (+20%) Vahetusteenuse logi

Jäätmekäitlusesse suunatu ~280 000/a ≤238 000/a (−15%) Hävitamisaktid

Logistika kogukulu 0 Mõõdetav Finantslogi

Kasutajakogemus

Kasutajate valmisolek töövoogu kasutada

Mõõtmata ≥80% positiivne Kasutajaküsitlus

5

3. Võimalikud lahendussuunad (max 2 lk) Kirjeldage võimalikke lahendusi ning tegevusi, millega projekti eesmärk saavutatakse. • Kirjeldage võimalikke lahendussuundi, põhjendage eelistatud lahendussuuna valikut (NB! Valitud

lahendussuund ei ole siduv, see võib projekti käigus muutuda). • Kirjeldage probleemi lahendamiseks vajalikke tegevusi, mida antud katseprojekti raames plaanitakse teha. • Selgitage, kuidas lahendust katsetatakse. Selgitage, kuidas läbi viidavat katsetust ja selle edukust hindate.

Alternatiivid ja eelistatud suuna valik Kaaluti kolme lahendussuunda:

1) Olemasolevate tabelite ja e-kirjavoogude standardiseerimine — lihtsamini teostatav, kuid ei kõrvalda probleemi põhjust. Käsitsitöö maht jääb samaks, partneritele puudub reaalajas nähtavus saadaolevast varust ning sobitamine toimub ikka manuaalselt. Ei ole skaleeritav.

2) Olemasoleva raamatukogusüsteemi täiendamine mooduliga — olemasolevad süsteemid (ESTER — Eesti ühine elektrooniline kataloogisüsteem; URRAM — ühtne raamatukogu ressursside haldamise moodul; RIKS — raamatukogude infokommunikatsioonisüsteem; ALMA — raamatukogutarkvara platvorm; ÜÜRS — ühtne üleriigiline raamatukogusüsteem) on loodud teise eesmärgiga ega sisalda vahetusteenuse loogikat. Kohandamine oleks kulukas ja aeglane ning tulemus ei pruugiks vastata vahetusteenuse tegelikele vajadustele.

3) Eraldiseisev AI-põhine töövooprototüüp koos partnerite portaaliga — võimaldab kiiret arendust ja katsetamist, on paindlik ning ei ole seotud olemasolevate süsteemide piirangutega. AI-põhine lähenemine võimaldab automatiseerida nii teavikute tuvastamist, seisukorra hindamist kui ka sobitamist partnerite vajadustega — mis on täpselt see, mida käsitsitöövoog täna ei suuda. Eelistatud suund. NB! Valitud lahendussuund ei ole lõplik — see võib piloodi käigus muutuda sõltuvalt katse tulemustest. Projekti skoop: AI-põhise vahetusteenuse töövoo prototüüp (Proof of Concept ehk kontseptsiooni tõendus) koos partnerite portaaliga. Skoop hõlmab lahenduse arendamist, testimist ja piloteerimist RaRa hoiuraamatukogu vahetuskogus ning valitud pilootpartnerite juures. Üleriigiline juurutus ja skaleerimine ei kuulu käesoleva projekti skoopi — need otsustatakse eraldi pärast piloodi tulemuste analüüsi. Lahenduse kirjeldus Eelistatud lahendus koosneb kahest omavahel seotud osast: vahetuskogu töötaja AI-toega töövoog ja partnerite portaal (veebipõhine juurdepääs):

1) Vahetuskogu AI-toega töövoog — teaviku vastuvõtmisel tuvastab AI-põhine süsteem teaviku automaatselt, loob digitaalse kirje ja kontrollib duplikaate. Süsteem hindab teaviku seisukorda ning soovitab töötajale edasise toimingu — ringlus, broneering või jäätmekäitlus. Kõik AI-süsteemi otsused on logitud ja jälgitavad. Lõplik otsus jääb alati töötajale.

2) Partnerite portaal — partnerraamatukogud, koolid, muuseumid ja teised asutused näevad reaalajas, mis on vahetuskogus saadaval, ning saavad esitada tellimusi. AI-põhine sobitusalgoritm seob saadaoleva varu automaatselt partnerite vajadustega ja broneerib sobiva eksemplari. Broneeritud teavik on teistele partneritele suletud. Lõpliku otsuse kinnitab töötaja. Andmeallikad ja nende kasutustingimused selgitatakse välja hanke ettevalmistamise käigus enne arenduse algust. Pilootimise tegevused Tegevused viiakse ellu järgmises järjestuses, arvestades omavahelisi sõltuvusi:

1) Vahetuskogu praeguse töövoo kaardistamine ja standardiseerimine — määratakse baastaseme

6

mõõdikud ning koostatakse standardprotseduurid (SOP-id — Standard Operating Procedures), mis on aluseks AI-süsteemi nõuetele.

2) AI-põhise tarkvaralahenduse ja logistikateenuse hanke ettevalmistamine ja läbiviimine 3) Andmekaitse rakendamine — isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR) ja Andmekaitse

Inspektsiooni (AKI) nõuete täitmine; andmetöötlusleping sõlmitakse enne arenduse algust. 4) AI-põhise lahenduse arendamine ja testimine — arendus toimub koostöös hankepartneriga;

süsteemi testandmed põhinevad reaalsete teavikute andmetel. 5) Pilootpartnerite kaasamine ja koolitus — partnerid kaasatakse enne täispiloodi algust; koolitus

hõlmab nii portaali kasutamist kui ka AI-süsteemi soovituste valideerimist. 6) Mõju mõõtmine, võtmetulemusnäitajate (KPI-de — Key Performance Indicators) analüüs ja

soovituste koostamine. Katsemetoodika Pilootpartnerid on 2 rahvaraamatukogu, 1 kooliraamatukogu, 1 muuseum ja 1 mittetulundusühing (MTÜ) — valitud teadlikult erinevate profiilide ja vajaduste esindamiseks, et testida AI-süsteemi toimimist erinevates kasutuskontekstides. Katsekorraldus: piloodi esimeses pooles töötavad partnerid paralleelselt nii käsitsitöövoo kui ka AI-süsteemiga — see võimaldab otsest võrdlust samade teavikute ja samade partneritega. Piloodi teises pooles lähevad partnerid täielikult AI-põhisele töövoole. Edukuse miinimumlävi: vähemalt 2 kolmest katsehüpoteesist on tõestatud. Tõendusmetoodika Enne pilooti: dokumenteeritakse praegune käsitsi töövoo aeg, ringlusprotsent ja jäätmemaht samade partnerite andmete põhjal 3 kuu jooksul enne piloodi algust. See on võrdlusandmestik AI-süsteemi mõju hindamiseks. Piloodi ajal: AI-süsteemi logid salvestatakse automaatselt; töötajate ajakulu mõõdetakse igakuiselt; partnerite tellimused ja broneeringud logitakse; AI-soovituste kasutamise ja tagasilükkamise suhe dokumenteeritakse. Piloodi lõpus: tulemusi võrreldakse baastasemega; sõltumatu hindaja valideerib võtmetulemusnäitajad; hinnatakse, kas AI-süsteem täitis oma eesmärgi ja kas lahendus on mõistlik kasutusele võtta.

4. Projekti uuenduslikkus Tuua selgelt välja projekti uuenduslikkus –mida tehakse senisest teisiti kas see hõlmab uusi tehnoloogiaid, protsesse, toimemudeleid, disaini, turgu vms? • Selgitage lahenduse uuenduslikkust nii Eesti kui globaalses kontekstis. • Mis on projektis sellist, mis vajab katsetamist?

Raamatukoguautomaatika on globaalselt kasvav turg (allikas: Global Growth Insights; Verified Market Reports, 2025) — kuid olemasolevad turuliidrid (Ex Libris, SirsiDynix, OCLC, ALMA jt; allikas: American Libraries Magazine, Library Systems Report 2026) on loodud raamatukogude põhitegevuse jaoks: kataloogimiseks, laenutamiseks ja digitaalse sisu haldamiseks. Ükski neist ei sisalda vahetusteenuse loogikat — annetuste vastuvõtmist, seisukorra hindamist, erinevat tüüpi partnerite sobitamist ja ringmajanduslikku jaotusmehhanismi.

7

Mida tehakse senisest teisiti Projekt ühendab esmakordselt kolm seni eraldiseisvat elementi üheks terviklikuks AI-põhiseks töövooks:

1) Uus tehnoloogia — AI-põhine automaattuvastus, seisukorra hindamine ja sobitusalgoritm asendavad käsitsi töö. Lõplik otsus jääb alati töötajale.

2) Uus protsess — vahetuskogu töövoog muutub reaktiivsest (oodatakse partnerite päringuid) proaktiivseks (süsteem sobitab automaatselt saadaoleva varu partnerite vajadustega).

3) Uus toimemudel — partnerid saavad esmakordselt reaalajas nähtavuse vahetuskogu varust ja saavad tellimusi esitada iseseisvalt, ilma et peaks ootama vahetuskogu töötaja vahendust. Uuenduslikkus Eesti ja globaalses kontekstis Eesti kontekstis — esmakordselt ühendatakse teavikute automaatne tuvastamine, seisukorra hindamine, partnerite reaalajas nähtavus ja AI-põhine sobitamine üheks terviklikuks töövooks, mis on kohandatav ÜÜRS- iga. Globaalses kontekstis — puudub turul lahendus, mis oleks kohandatud väikeriigi mitmekülgsele partnerivõrgustikule (üle 11 erineva asutuste kategooria) ning toimiks väikese meeskonnaga. See on sisuliselt uus lahendusklass avaliku sektori ringmajanduse jaoks. Uuendus ei ole pelgalt veebikataloog või tellimisvorm, vaid andmepõhine otsustusmudel, mis ühendab teaviku kirjelduse, füüsilise seisundi, partnerite nõudluse ja logistilise kulu üheks auditeeritavaks soovituseks — lõpliku otsuse teeb alati töötaja. Mis vajab katsetamist Projekt on piloot just seetõttu, et mitmed küsimused on veel lahtised:

1) kas AI-põhine süsteem tuvastab erineva kvaliteediga ja vanusega teavikuid piisava täpsusega; 2) kas duplikaadituvastus toimib usaldusväärselt reaalses keskkonnas, kus andmed on

ebatäielikud; 3) kas automaatsed sobitussoovitused on partneritele usaldusväärsed; 4) kas käsitsi töö osakaalu vähendamine 50% võrra on praktikas saavutatav; 5) kas partnerite portaal on piisavalt lihtne erinevate digivõimekustega asutustele; 6) kas logistiline kulu ei söö ringluse kasu ära; 7) kas partnerid võtavad töövoo päriselt kasutusele.

Korduvkasutatavus Sama töövoo loogika on rakendatav teistes avaliku sektori organisatsioonides, kus toimub sarnane varade vastuvõtmine, hindamine ja vahendamine — näiteks muuseumid, arhiivid ja koolid. Eelduseks on, et hanke tingimustes on fikseeritud lähtekoodi, dokumentatsiooni ja API-de kasutusõigused — avalik sektor peab saama lahendust kasutada, muuta ja skaleerida ilma ühe tarnija lukustuseta. Lisaks on lahenduse loogika rakendatav ka taaskasutusega tegelevates ettevõtetes, näiteks uuskasutuskeskustes.

Uuenduslik element Praegune olukord Projekti lahendus

Teavikute vastuvõtt Teavik võetakse vastu käsitsi,

andmed sisestatakse manuaalselt tabelisse

AI-põhine süsteem tuvastab teaviku automaatselt, loob digitaalse kirje ja teostab

duplikaadikontrolli

Partnerite tellimuste täitmine

Raamatukogud esitavad tellimuse e-kirja teel või helistavad; vahetuskogu

töötaja läheb hoidlasse ja kontrollib käsitsi

AI-põhine sobitusalgoritm leiab automaatselt parima vaba eksemplari ja broneerib selle —

töötaja kinnitab otsuse

8

Uuenduslik element

Praegune olukord

Projekti lahendus

Hoidlas olevate kogude nähtavus partneritele

Partnerid ei tea, mis teavikud on vahetuskogus olemas; info

liigub telefoni ja meili teel

Partnerid näevad reaalajas, mis on vahetuskogus saadaval, ja saavad tellimusi

esitada portaali kaudu

Andmed ja aruandlus Puudub ühtne ülevaade;

andmed on hajutatud tabelites

Kõik liikumised on logitud, aruandlus on masinloetav ja auditeeritav

Ringmajanduse põhimõte

Juhuslik ja korraldamata — iga töötaja ja partner tegutseb

oma äranägemise järgi, puudub ühtsus

Süsteemne töövoog, kus iga teavik läbib kindla otsustusprotsessi: ringlus, broneering

või jäätmekäitlus

5. Projekti elluviimisega (katsetusega) seotud riskid ja nende maandamismeetmed Kirjelda peamisi riske, mis võivad takistada projekti elluviimist või eesmärkide saavutamist, ning kavanda maandamismeetmed.

Risk Tõenäosus Mõju Maandamine

Hankeprotsessi viivitused Kõrge Kõrge Hankemenetlus alustatakse I etapis;

koostöös EIS-iga hanke ettevalmistuse käigus

Tuvastussüsteemi täpsuse varieeruvus vanemate ja halvemas seisukorras teavikute puhul

Kõrge Keskmine Käsitsi valideerimise võimalus; täpsuse

pidev jälgimine ja parendamine

Partnerite erinev digivõimekus Kõrge Keskmine Koolitus, kasutajatugi ja lihtsustatud

kasutajaliides; standardprotseduurid (SOP- id — Standard Operating Procedures)

Personali vastuseis muudatustele Kõrge Kõrge Töötajate kaasamine juba planeerimisfaasis; selge kommunikatsioon muudatuste kasust

9

Risk Tõenäosus Mõju Maandamine

Andmeõiguste ja integratsioonide risk — bibliograafiliste andmete litsentsid, ESTER/URRAM/RIKS/ALMA/ÜÜRS liidestusõigused, logistikateenuse andmevahetus

Keskmine Kõrge Andmeallikate inventuur ja liidestusõiguste selgitamine I etapis enne arenduse algust

Integratsioon olemasolevate IT- süsteemidega kestab planeeritust kauem

Keskmine Kõrge Süsteem ehitatakse iseseisvalt toimivatest

plokkidest, et ühe osa hilinemisel saaks teisi edasi arendada

Andmekaitse (isikuandmete kaitse üldmäärus ehk GDPR) nõuded

Madal Kõrge

Andmekaitse Inspektsiooni (AKI) konsultatsioon I etapis; andmetöötlusleping

(DPA — Data Processing Agreement) sõlmitakse enne piloodi algust

Kestlikkuse risk — pärast pilooti puudub kinnitatud eelarve, teenuse omanik ja hooldusmudel

Kõrge Kõrge

Süsteemi haldaja, ülalpidamiskulude kandja ja edasise arengu vastutaja määrab projekti

juhtrühm viimases etapis enne lõpparuannet; rahastusallika otsus tehakse

piloodi tulemuste põhjal

Teaviku automaatne tuvastamine ebaõnnestub (vana teavik, puuduv või ebatäpne info)

Kõrge Keskmine Käsitsi menetluse eraldiseisev töövoog ebatäpsete kirjete jaoks; ≤15% erandite

sihttase

Poliitilised muudatused (reform, prioriteedid)

Madal Kõrge

Projekt on otseselt seotud Rahvaraamatukogude seaduse (RaRS) § 22

ja reformi tegevuskavaga; Kultuuriministeerium on strateegiline

partner, mitte pelgalt rahastaja

6. Projekti ajakava Koostage realistlik ajakava, mis hõlmab kõiki projekti tegevusi ning annab sellega sisendi projekti eelarve koostamisele.

10

• Ajakava koostamisel arvestage vajalike eel- ja järel- või vahetegevustega (nt partnerluslepingu sõlmimise ettevalmistus kuni 2 kuud, vajalike lubade saamine projekti jooksul vms).

• Milliste võimalike puhvritega oleks ajakavas mõistlik arvestada? • Jagage tegevused loogilisteks etappideks, arvestage tegevuste omavahelisi seoseid ning ajalist

järgnevust või paralleelsust. • Hangete läbiviimise ajaraami kavandamiseks kasuta hankekalkulaatorit Hankekalkulaator - EIS

Ajakava algab partnerluslepingu sõlmimisest. Puhvrid on arvestatud etappide kestustesse — hankeperiood sisaldab vaidlustuspuhvrit ning arendusperiood integratsioonide viivituste puhvrit.

Etapp Aeg Tegevused Väljundid

0 – Ettevalmistus

Kuud 1–4 Partnerluslepingu sõlmimine; pilootpartnerite kinnitamine

Allkirjastatud partnerlusleping

I – Analüüs ja hanked

Kuud 2–6

Vahetuskogu praeguse töövoo kaardistamine; andmeallikate inventuur ja liidestusõiguste

selgitamine; turukonsultatsioon; tarkvara- ja logistikahanke

ettevalmistamine ja läbiviimine; andmekaitse nõuete selgitamine

(isikuandmete kaitse üldmäärus ehk GDPR, Andmekaitse Inspektsioon

ehk AKI)

Standardprotseduurid (SOP-id);

hankedokumendid; andmetöötlusleping

(DPA).

II – Arendus ja testimine

Kuud 6–14

AI-põhise tarkvaralahenduse arendamine; partnerite portaali arendamine; testimine reaalsete

teavikute andmetega; pilootpartnerite koolitus

Toimiv prototüüp; koolitatud partnerid.

III – Täispiloot Kuud 14–20

Piloot kõigi partneritega (2 rahvaraamatukogu, 1 muuseum, 1

mittetulundusühing ehk MTÜ, 1 kooliraamatukogu); logistikateenuse

käivitamine; mõõdikute jälgimine

Piloodiandmed; logistikaraport.

IV – Hindamine

Kuud 20–24

Võtmetulemusnäitajate (KPI-de) analüüs; mõjuanalüüs; teenuse omaniku ja ülalpidamiskulude

määramine; soovituste koostamine; lõpparuanne

Lõpparuanne; soovitused edasisteks sammudeks

11

Puhvrid

1) Hankeprotsessi viivituste ja vaidlustuste jaoks on arvestatud 3–4 kuud etapis I. 2) Tarkvaraarenduse viivituste jaoks on puhver etapis II. 3) Logistikateenuse käivitamise viivituste jaoks on puhver etapis III alguses.

7. Projekti eelarve Koostage realistlik eelarve detailsusega, mis hõlmab kõiki projekti tegevusi ning võimaldab seeläbi hinnata planeeritud kulude vajalikkust ja mõistlikkust.

• Arvutage eelarves summad kogumaksumusena (st sisaldavad kõiki makse), sh projektijuhi kogukulu. • Lisage eelarvele kirjeldusena selle kujunemise põhjendused, arvutuste ja hinnangute alused. • Eelarve kogusumma palume esitada 1000 euro täpsusega.

Kohandage eelarvetabelit oma projekti vajadustele vastavaks.

Eelarve on esitatud kogumaksumusena (sisaldab kõiki makse). Kõik sisseostetavad teenused hinnastatakse turutariifidel, tuginedes 2026. aasta I kvartali keskmisele brutopalgale (2135 €/kuus, allikas: Statistikaamet). Tarkvaralahenduse, laohaldussüsteemi, pilditöötluse ja logistika maksumus põhineb turuosalistega konsulteerimise käigus saadud hinnangutel. Eelarves kajastub projekti tegelik struktuur — enne AI-põhise tarkvaralahenduse loomist on vajalik füüsilise lao digitaliseerimine (laohaldussüsteem) ja logistika integreerimine (e-poe ja kullerteenuste liidestus). Need on eeldused, milleta AI-süsteem ei saa toimida. Seepärast on eeltööde osakaal eelarves suurem kui lõpliku tarkvaralahenduse arendus.

Kulukirje Summa (€) Osakaal Põhjendus

Tarkvaralahenduse arendus (hankeleping)

300 000 36,6%

AI-põhine tuvastus, partnerite portaal, broneerimissüsteem, aruandlus ja KPI-

moodul. Sisaldab AI sobitusmooduli arendust, testimist, valideerimist ja mudeli

kvaliteedikontrolli. Kogumaksumusena hankelepingus. Hind põhineb turuosalisega

konsulteerimisel.

Laohaldussüsteemi hange ja juurutamine (hankeleping)

184 000 22,4%

Hõlmab laohaldussüsteemi (WMS — Warehouse Management System) hankimise

litsentsitasusid ning lao aadressisüsteemi väljatöötamist, tähistamist ja integreerimist

laohaldussüsteemiga. Sisaldab pilditöötluseks vajaliku arvutusressursi

maksumust. On eelduseks tarkvaralahenduse väljatöötamisele. Hind põhineb turuosalisega konsulteerimisel.

12

Kulukirje Summa (€) Osakaal Põhjendus

Tarkvaralahenduste integratsioon e-poe lahenduste ja kullerteenustega (hankeleping)

200 000 24,4%

Hõlmab e-poe kaudu trükiste AI põhist turuhinnal baseeruvat hinnastamist ning

peale müügitehingut saadetise info edastamist kullerteenuse pakkujatele ning

saadetiste staatuste jälgimist. Hind põhineb turuosalisega konsulteerimisel.

Projektijuhtimine — sisseostetav teenus (0,5 FTE, 24 kuud)

45 000 5,5%

Brutopalk ~2800 €/kuus täiskoormusel; 0,5 koormus = ~1400 €/kuus bruto; tööandja

kogukulu ~1875 €/kuus; 24 kuud × 1875 € = 45 000 €.

Sisutegevusjuht — sisseostetav (0,5 FTE, kuud 2–24)

34 000 4,1%

Brutopalk ~2300 €/kuus täiskoormusel; 0,5 koormus = ~1150 €/kuus bruto; tööandja

kogukulu ~1539 €/kuus; 22 kuud × 1539 € = 33 858 € → ümardatult 34 000 €.

Andmesisestajad — sisseostetav (2 FTE, kuud 4-8)

16 000 2,0%

Brutopalk ~1500 €/kuus täiskoormusel; tööandja kogukulu ~2007 €/kuus; 2 inimest täiskoormusel × 4 kuud × 2007 € = 16 056 €

→ ümardatult 16 000 €

Laosüsteem ja riiulite märgistus

7 000 0,9%

Valmislahendus (SaaS — Software as a Service litsents ~12 kuud) + riiulite leibeldamine + inventuuri esialgne

sisestamine.

Tehnilised seadmed (nt skännerid)

9 000 1,1%

11 seadet: 6 töötajatele + 5 partneritele. Hinnang ~800 €/tk. 11 × 800 € = 8 800 € → ümardatult 9 000 €. Täpne vajadus selgub

pärast tehnilise lahenduse valikut.

Logistikateenuse hange ja piloteerimine

20 000 2,4%

Mahueeldus: ~5 000 pakki üle Eesti; keskmine ühikukulu ~4 €/pakk (hankeleping

logistikateenuse pakkujaga). 5 000 × 4 € = 20 000 €. Täpne hind selgub

hankelepingu sõlmimisel.

Infoturbeaudit ja ligipääsetavuse testimine

5 000 0,6%

Infoturbeaudit 3 000 €; ligipääsetavuse testimine 2 000 €. Andmekaitse, DPA ja andmeallikate litsentsid kaetakse RaRa

juristi/autoriõiguse eksperdi poolt (mitterahaline panus).

KOGUMAKSUMUS 820 000 100% Taotletakse 100% Avaliku sektori

innovatsioonifondist.

13

8. Võimalikud lahenduste pakkujad Tooge välja võimalikud hankepartnerid, kes soovitud lahendussuunas tooteid/ teenuseid/ pakuvad. • Otsige ja nimetage võimalikke probleemile lahenduste pakkujaid (nt erinevate valdkondade eksperdid,

teadlased, ettevõtted, kes on probleemi lahendamisega varasemalt tegelenud). Mõelge nii Eesti kui rahvusvaheliste pakkujate peale.

Kõik elluviijad leitakse avatud hankemenetluste kaudu. Konkreetsete ettevõtete nimetamine ei anna hanke- eelist — lõplik valik tehakse konkureeriva hanke tulemusena. Allpool on esitatud pakkujate kategooriad koos näidetega.

Kategooria Kirjeldus Näited

AI-põhiste tarkvaralahenduste arendajad

AI-põhine tuvastus, sobitusalgoritm, partnerite

portaal

Eesti tarkvarafirmad, rahvusvahelised idufirmad, sh

raamatukogu- ja logistikasektori kogemusega

pakkujad

Raamatukogusüsteemide liidestajad

Integratsioon ESTER/URRAM/RIKS/ALMA/ÜÜRS

-iga

Raamatukogusüsteemide arendus- ja

integratsioonikogemusega tarkvarafirmad

Logistikateenuse pakkujad Teavikute transport üle Eesti

piloodiperioodil Pakiettevõtted ja kullerteenused

Ülikoolide ja teadusasutuste üksused

AI ja andmeteaduse kompetents, mudeli valideerimine

TTÜ, TÜ arvutiteaduse ja andmeteaduse üksused

Turukonsultatsioon Enne hanke väljakuulutamist viiakse läbi turukonsultatsioon, mille eesmärk on valideerida hanke lähteülesanne ja selgitada välja turu tegelik võimekus. Konsultatsiooni käigus selgitatakse:

1) milliseid andmeallikaid on võimalik kasutada ja millistel tingimustel (API-õigused, litsentsid); 2) milline on AI-põhise tuvastussüsteemi täpsus erinevat tüüpi teavikutel; 3) millised integratsioonivõimalused on olemas ESTER/URRAM/RIKS/ALMA/ÜÜRS -iga; 4) milline on logistikateenuse ühikukulu ja API-liidestuse võimekus; 5) millised on pilditöötluseks vajaliku arvutusressursi kasutuse võimalused; 6) milline on realistlik arendus- ja rakendusmaksumus.

Turukonsultatsiooni kaasatakse turuosalisi erinevatest kategooriatest. Tagatakse, et konsultatsioon ei piira hilisemat konkurentsi hankel — konsultatsioonis osalenud ettevõtted saavad hankel osaleda, kui on tagatud võrdne kohtlemine.

14

9. Projekti meeskond ja töökorraldus Tooge välja projekti edukaks elluviimiseks kaasatavad või vajalikud osapooled (asutused ja/või inimesed) ning täiendav ekspertiis, mida meeskonda juurde vajate. • Kirjeldage rollide ja töö jaotust projektimeeskonnas. • Kirjeldage projekti juhtimise korraldust. • Märkige ära, kui suure koormusega projektijuht (võimalusel ka teised võtmeisikud) projekti panustavad. • Kirjeldage, missugust täiendavat ekspertiisi tuleb juurde kaasata (nt tehniline ekspertiis, andmekaitse),

mis on meeskonnaliikmete poolt katmata. NB! Kui nimetate konkreetseid meeskonnaliikmeid, siis nendega (või nende juhtidega) peab olema projektis osalemine läbi räägitud!

Roll Koormus Kuutasu (€) Pädevused

Projektijuht (sisseost) 0,5FTE, 24kuud

~1875 € (kogukulu)

Projekti strateegiline koordineerimine, hanked,

lepingute haldamine, eelarve jälgimine, aruandlus ning

sidepidamine Kultuuriministeeriumi ja

fondiga

Sisutegevusjuht (sisseost)

0,5FTE, kuud 2–24

~1539 € (kogukulu)

Vahetuskogu töövoogude kaardistamine,

standardprotseduuride (SOP-id) koostamine,

võtmetulemusnäitajate (KPI-de) jälgimine, pilootpartnerite koordineerimine, koolitus,

tagasiside kogumine ja muudatusjuhtimine - vastutab projekti operatiivse elluviimise

eest

Andmesisestajad, (sisseost)

2FTE, kuud 4-8

~4014 €/kuus (kogukulu)

Hoidlas oleva umbes 500 000 teaviku esialgne sisestamine ja

andmete kontrollimine süsteemi enne täispiloodi käivitamist - töö toimub

paralleelselt laohaldussüsteemi juurutamisega

Andmekaitse ja autoriõiguse ekspert

Vajaduspõhine RaRa sisene GDPR, DPA, andmeallikate

litsentsid, API-õigused

Infoturbe ekspert Vajaduspõhine Sisseost Infoturbeaudit, ligipääsetavuse

testimine

15

Projekti juhtimise korraldus Projekti juhib projekti juhtrühm, mille otsustusõigus hõlmab skoobi muutusi, eelarve ümberjagamist, hanke lähteülesannet, riskide eskaleerimist. Juhtrühma koosseis:

1) RaRa juhtkonna esindaja 2) Kultuuriministeeriumi esindaja 3) Pilootpartnerite esindaja 4) IT/andmekaitseekspert (vajaduspõhiselt)

RaRa juhtkond on projekti elluviimisega nõus. Positiivse piloodi korral valmistatakse ette skaleerimisotsus Kultuuriministeeriumi toetusel. Projektijuht töötab 0,5 koormusega, kuna sisutegevusjuht vastutab igapäevaste protsesside, partnerite koordineerimise ja muudatusjuhtimise eest. Projektijuhi ülesanded on strateegiline koordineerimine, hanked, aruandlus ja sidepidamine Kultuuriministeeriumi ja fondiga — need ei nõua igapäevast kohalolu.

10. Projekti tulemuste elluviimine Kirjeldage oma valmisolekut ja võimekust pärast katseprojekti edukat lõppu projekti tulemusi kestlikult ellu viia.

. • Kas projekti tulemuste edasine arendus ja kasutuselevõtt seostub asutuse prioriteetsete tegevustega,

on tööplaanis vms? • Kas tulemuste hilisemaks elluviimiseks vajalik rahastus ja muud ressursid on olemas või tegeletakse

selle leidmisega? • Tooge välja olulisemad riskid projekti tulemuste hilisemal kasutuselevõtul. Kuidas plaanite neid riske

maandada? • Kirjeldage, kas ja mil määral on tulemused skaleeritavad ning kasutatavad avalikus sektoris laiemalt.

Valmisolek ja võimekus RaRa juhtkond toetab projekti elluviimist ning positiivse piloodi korral valmistatakse skaleerimisotsuse ettepanek ette kohe pärast piloodi lõppu (kuu 24). Teenuse omanik on RaRa hoiuraamatukogu vahetuskogu teenus, kes kasutab süsteemi igapäevaselt, haldab partnersuhteid ja vastutab töövoo toimimise eest. RaRa juhtkond toetab projekti institutsionaalsel tasandil ning aitab piloodi tulemuste põhjal leida jätkuarenduseks ja teenuse edasiseks toimimiseks vajalikke ressursse, kasutades selleks piloodi lõppemise hetkel kättesaadavaid ja sobivaid rahastusvõimalusi. Hooldus- ja arenduskulu rahastamise võimalikud allikad selgitatakse välja hindamisfaasis paralleelselt piloodi tulemuste analüüsiga, sh Kultuuriministeeriumi rahastusvõimalused, EL struktuurivahendid, RaRa tegevuseelarve või muud asjakohased rahastusmeetmed Intellektuaalomand ja taaskasutus Hanke tingimustes fikseeritakse lähtekoodi, dokumentatsiooni, API-de ja andmemudeli kasutusõigused avaliku sektori kasuks — avalik sektor peab saama lahendust kasutada, muuta ja skaleerida ilma ühe tarnija lukustuseta. See on hanke kohustuslik nõue, mitte soovitus. Lühiajaline mõju piloodijärgselt

1) Vähemalt 5 partnerit kasutab automatiseeritud töövoogu 2) Teavikute ringluse kasv pilootpartiis vähemalt 20% (baastase 30% → sihttase ≥36%) 3) Jäätmekäitlusesse suunatu vähenemine pilootpartiis −15% 4) Käsitsi töö osakaal väheneb 80%-lt ≤40%-le

16

5) Tuvastussüsteemi täpsus ≥90% 6) Sobitussoovituse täpsus ≥70% 7) Kasutajate valmisolek töövoogu kasutada ≥80% (5 pilootpartnerit) 8) Komplekteerimiskulude kokkuhoid pilootpartnerites — partnerid saavad vahetuskogust

teavikuid tasuta, vähendades vajadust neid üldse osta Üleriigiline skaleerimine Piloodi edukuse korral on lahendus skaleeritav kõigile Eesti rahvaraamatukogudele (üle 550 allüksuse). Ühtse üleriigilise raamatukogusüsteemi liidestus on skaleerimisfaasi teema. Sama AI-põhine mudel — varade vastuvõtmine, automaatne tuvastamine, seisukorra hindamine, partnerite sobitamine ja reaalajas nähtavus — on rakendatav teistes avaliku sektori asutustes, kus käideldakse sarnaseid füüsilisi varasid:

1) Muuseumid (Eestis üle 200, sh 43 kohaliku omavalitsuse muuseumi) — esemete ja trükiste ringlus asutuste vahel

2) Arhiivid (sh Eesti Kirjandusmuuseum, mis ühendab muuseumi, arhiivi ja raamatukogu funktsioone) — dokumentide ja trükiste vahendamine

3) Koolid — õpikute ja õppevahendite ümberjagamine koolide vahel 4) Hoolekandeasutused ja vanglad — teavikute ja materjalide ringlus

Kuna lahenduse lähtekoodi ja API-de kasutusõigused on hanke tingimustes avaliku sektori kasuks fikseeritud, saab iga asutus süsteemi oma vajadustele kohandada ilma uut hanget korraldamata. Potentsiaalne aastane mõju üleriigilise skaleerimise korral:

1) 200 000–300 000 teavikut vähem jäätmekäitlusesse aastas 2) Raamatukogude komplekteerimiskulude kokkuhoid — raamatukogud saavad teavikuid tasuta,

vähendades vajadust neid üldse osta Kokkuhoiu arvutusmudel: vältimiskulu = täiendavalt ringlusse suunatud teavikud × keskmine soetusväärtus raamatukogule (8–15 €/teavik), millest lahutatakse logistika- ja töövoo ülalpidamiskulu. Näide: 50 000 täiendavalt ringlusse suunatud teavikut × 10 € = 500 000 € vältimiskulu aastas. Seosed riiklike prioriteetidega

• Eesti Rahvusraamatukogu seadus ja Rahvaraamatukogude seadus — avaliku ülesande täitmine • Kultuuriministeeriumi rahvaraamatukogude reform — teenuste konsolideerimine ja

digitaliseerimine • ÜÜRS — masinloetav töövoog integreeritav Ühtse üleriigilisesse süsteemi skaleerimisfaasis • Eesti 2035 — tõhusam avalik sektor, andmepõhine valitsemine, kestlik ressursikasutus

Skaleerimisriskid ja maandamine

Risk Maandamine

Rahastuse jätkuvus pärast pilooti Rahastusallikad selgitatakse välja

hindamisfaasis; skaleerimisotsus tehakse ainult kinnitatud rahastuse olemasolul

Raamatukogude erinev digivalmidus Skaleerimiskava arvestab järkjärgulise

kasutuselevõtuga; koolitus ja tugi on osa skaleerimisplaanist

17

Risk Maandamine

Logistikamudeli maksumus suureneb Ühikukulu jälgitakse piloodis; skaleerimisotsus

sisaldab logistika tasuvusanalüüsi

Andmekvaliteet ja andmekaitse üleriigiliselt Andmestandardid ja GDPR-nõuded fikseeritakse

piloodi käigus; skaleerimisfaasis laiendatakse

Teenuse omaniku vastutus ja halduskord

Omanikumudel on määratud — RaRa hoiuraamatukogu vahetuskogu; täpne rahastus-

ja halduslepe kinnitatakse skaleerimisotsuse osana

Hankesõltuvus (ühe tarnija lukustus) Intellektuaalomandi tingimused fikseeritakse

hankes; lähtekoodi ja dokumentatsiooni kasutusõigused avaliku sektori kasuks

11. Mõju ettevõtlusele Hindaja ettepanek: Mõju ettevõtlusele on mõistlik, kuid ekspordipotentsiaali väide tuleks teha ettevaatlikumaks. Tugevam on argument, et innovatsioonihange loob Eesti AI/OCR, andmehalduse ja logistikaettevõtetele referentsprojekti avaliku sektori ringmajanduse ja mäluasutuste töövoogude valdkonnas. Hindaja ettepanek: Lisada, et hanke lähteülesanne jäetakse piisavalt probleemipõhiseks, et turuosalised saaksid pakkuda erinevaid lahendusi. See vastab fondi ootusele paindlike innovatsioonihangete osas.

☒ Projekt omab positiivset mõju innovatsioonile ettevõtlussektoris. Kõige otsesemalt väljendub mõju läbi ettevõtete, kes osalevad tegevuste elluviimiseks korraldatavatel hangetel ja/või konkurssidel. Innovatsiooni hankimine avaliku sektori poolt aitab kaasa innovatsioonitegevuste kasvule erasektoris. Hanke lähteülesanne jäetakse piisavalt probleemipõhiseks, et turuosalised saaksid pakkuda erinevaid lahendusi — see vastab fondi ootusele paindlike innovatsioonihangete osas ja avab turu erinevatele lähenemisviisidele. Innovatsioonihange loob Eesti AI-lahenduste, andmehalduse ja logistikaettevõtetele referentsprojekti avaliku sektori vahetusteenuse töövoogude valdkonnas. See on sisenemisvõimalus uude nišši, kus avaliku sektori tellimus on usaldusväärne referents edasisteks arendusteks. Lisaks avaliku sektori asutustele on lahenduse loogika rakendatav taaskasutusega tegelevates ettevõtetes — näiteks uuskasutuskeskustes — kus toimub sarnane varade vastuvõtmine, hindamine ja vahendamine. Ettevõtete ja avaliku sektori arhiivide valdkonnas on samuti rakenduspotentsiaal. See laiendab potentsiaalset turgu ja annab hankel osalenud ettevõtetele võimaluse lahendust edasi arendada.

18

12. Seos nutika spetsialiseerumise valdkondadega

• Eesti teadus- ja arendustegevuse, innovatsiooni ning ettevõtluse (TAIE) arengukaval 2021-2035 on fookusvaldkonnad, s.o Eesti arenguvajadustele ja -võimalustele vastavad riigi, ettevõtete ja teadusasutuste koostöös eelisarendatavad teadus- ja arendustegevuse, innovatsiooni ja ettevõtluse valdkonnad. Ettevõtluse ja majandusliku arengupotentsiaaliga TAIE fookusvaldkonnad on ühtlasi Eesti nutika spetsialiseerumise valdkonnad (täpsem info: https://www.hm.ee/korgharidus-ja- teadus/teadus-ja-arendustegevus/taie-fookusvaldkonnad).

• Kirjeldage teie projekti võimaliku lahenduse seost vähemalt ühe valdkonnaga (rõhuasetusega teadmus- ja tehnoloogiasiirdel).

Projekt seostub kolme TAIE fookusvaldkonnaga (allikas: TAIE arengukava 2021–2035, Haridus- ja Teadusministeerium): Digilahendused igas eluvaldkonnas (nutika spetsialiseerumise valdkond) Projekt rakendab digitaalset töövoogu avaliku sektori vahetusteenuses, kus seni puudus ühtne andmepõhine lahendus. Automaatne tuvastus, sobitamine ja partnerite reaalajas portaal on konkreetsed digilahendused, mis muudavad käsitsitöö andmepõhiseks protsessiks. Teadmus- ja tehnoloogiasiire toimub läbi innovatsioonihanke, kus erasektor (AI-lahendused, andmehaldus, logistika) arendab lahenduse avaliku sektori probleemile — tulemus on rakendatav ka teistes avaliku sektori asutustes ja kommertssektoris. Kohalike ressursside väärindamine (nutika spetsialiseerumise valdkond) Projekt on otseselt suunatud kohalike ressursside — vahetuskogus olevate teavikute — väärindamisele. Praegu hävitatakse aastas ligi 282 000 teavikut, mis võiksid jõuda raamatukogudesse, koolidesse ja sotsiaalasutustesse. Automatiseeritud töövoog muudab ressursiringluse süsteemseks ja mõõdetavaks, vähendades jäätmeteket ja pikendades teavikute kasutusiga. See on ringmajanduse põhimõtete rakendamine kultuurivaldkonnas. Elujõuline Eesti ühiskond, keel ja kultuuriruum Vahetuskogu vahendab eestikeelseid ja kultuuriliselt olulisi teavikuid. Süsteemse ringluse puudumine tähendab, et haruldased ja keelekultuuriliselt väärtuslikud teavikud kaovad pöördumatult. Projekt toetab eestikeelse kultuuripärandi kättesaadavust laiemale ühiskonnale — raamatukogudele, koolidele, pagulaskeskustele ja väiksematele kogukondadele üle Eesti.

13. Seos strateegias Eesti 2035 toodud arenguvajadustega

• Selgitage, kuidas panustavad projekti tegevused ja valitud lahendussuund “Eesti 2035” strateegias kirjeldatud arenguvajadustesse.

• Tooge välja, kui projekti tegevused panustavad muudesse olulistesse valdkondlikesse arengukavadesse või -dokumentidesse.

Projekt panustab otseselt mitmesse Eesti 2035 strateegia arenguvajadusesse:

19

Arenguvajadus Projekti panus Mõõdik

Tõhusam avalik sektor Vahetusteenuse töövoo

automatiseerimine vähendab käsitsitöö osakaalu 80%-lt ≤40%-le

Ühe teaviku töötlemisaeg väheneb 8–12 min-lt ≤4–6 min-le

Kestlik ressursikasutus ja rohepööre

Viie aasta jooksul on ligi 1,4 miljonit teavikut suunatud

jäätmekäitlusesse — see on pöörduv trend. Projekt vähendab

paberjäätmete mahtu

Jäätmekäitlusesse suunatud teavikute osakaal pilootpartiis

väheneb -15%

Andmepõhine riigivalitsemine Kõik otsused on logitud ja

auditeeritavad, KPI-moodul võimaldab reaalajas ülevaadet

Juhtimislaud ja KPI-d on kasutusel alates piloodi II etapist

Regionaalne kättesaadavus

Väiksematel raamatukogudel puudub ressurss iseseisvalt

komplekteerida — portaal annab võrdse juurdepääsu

Väikeraamatukogudele suunatud teavikute arv piloodiperioodil

Sotsiaalne sidusus

Teavikud jõuavad vanglate raamatukogudesse,

pagulaskeskustesse ja kogukonnakeskustesse

Piloodiperioodil sotsiaalasutustele suunatud teavikute arv

Digiriigi areng Lahendus on masinloetav ja ÜÜRS- iga integreeritav skaleerimisfaasis

ÜÜRS-i liidestuse valmisolek skaleerimisfaasis

Seosed valdkondlike arengukavadega

• Kultuuriministeeriumi rahvaraamatukogude reform — teenuste konsolideerimine ja digitaliseerimine • Eesti Rahvusraamatukogu seadus ja Rahvaraamatukogude seadus — avaliku ülesande täitmine • TAIE arengukava 2021–2035 — digilahendused, kohalike ressursside väärindamine, elujõuline

kultuuriruum

14. Avalike ülesannete täitmine projekti elluviimisel

• Selgitada ning tuua välja seosed ja viited, missuguse seaduse, määruse, haldusakti või lepingu alusel täidab ideekavandi esitaja asutus innovatsiooniprojekti ellu viies avalikke ülesandeid.

• Kui ideekavandi esitaja on MTÜ, siis selgitada, kuidas ta pakub otsest avalikku teenust (loe Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused–Riigi Teataja, §2 lg2).

20

Eesti Rahvusraamatukogu (RaRa) täidab käesoleva projektiga otsest seadusest tulenevat avalikku ülesannet. Kehtiv õiguslik alus Eesti Rahvusraamatukogu seaduse § 4 lõike 4 punkt 2 (RT I, 29.06.2022, 2; kehtiv redaktsioon: www.riigiteataja.ee/et/akt/129062022015?leiaKehtiv) sätestab RaRa ülesande hoiuraamatukoguna: teistelt raamatukogudelt ning muudelt asutustelt ja isikutelt väljaannete vastuvõtmine vahetuskogusse ning nende vahendamine raamatukogudele ja teistele avalikke ülesandeid täitvatele asutustele oma kogude täiendamiseks või hävinud väljaannete asendamiseks. See on otsene ja kehtiv õiguslik alus vahetusteenuse korraldamisele. Käesolev projekt automatiseerib ja arendab selle seadusjärgse ülesande täitmist — tagades, et vahetuskogu töövoog on tõhus, läbipaistev ja mõõdetav. Rahvaraamatukogu seadus (RaRS) RaRS kohustab raamatukogusid tagama teavikute kättesaadavuse ja otstarbeka kasutamise. Projekt toetab selle kohustuse täitmist, muutes teavikud kiiremini ja süsteemsemalt kättesaadavaks raamatukogudele üle Eesti. Kehtiv õigus vs planeeritav reform Käesolev projekt põhineb kehtival õigusel — Eesti Rahvusraamatukogu seaduse § 4 lõike 4 punktil 2 ja RaRS-il. Kultuuriministeeriumi rahvaraamatukogude reform (hetkel menetluses, planeeritav muutus) näeb ette teenuste konsolideerimist ja digitaliseerimist — projekt toetab selle reformi eesmärke, kuid ei sõltu sellest. Kehtiv seaduslik kohustus on piisav alus projekti elluviimiseks. RaRa sobivus Innofondi tingimustes RaRa on riigi asutatud avalik-õiguslik juriidiline isik, kes täidab seadusest tulenevaid avalikke ülesandeid. Vahetuskogu teenus on otsene avalik teenus, mida osutatakse raamatukogudele ja teistele avalikke ülesandeid täitvatele asutustele üle Eesti. See vastab Innofondi tingimustele avaliku ülesande täitmise osas.

15. Rahastus mitmest allikast

• Kas probleemi lahendamiseks või planeeritud lahenduse katsetamiseks on taotletud või taotletakse toetust teistest rahastamisallikatest?

• Kui jah, siis tuua välja rahastusallikas, summa ja tegevused ning kas toetus on taotlemisel või projekt on saanud rahastusotsuse.

Käesoleva ideekavandiga taotletakse 100% rahastust Avaliku sektori innovatsioonifondist summas 820 000 eurot. Samu tegevusi ei rahastata paralleelselt muudest allikatest. Pilootpartnerid (2 rahvaraamatukogu, 1 muuseum, 1 MTÜ, 1 kooliraamatukogu) panustavad pilootkeskkonna ja töötajate aja näol. Skaleerimisfaasi rahastus otsustatakse eraldi pärast piloodi mõjuanalüüsi. Kui piloot saavutab minimaalsed KPI-d, valmistatakse ette eraldi rahastusotsus järgmistest võimalikest allikatest:

• Kultuuriministeeriumi eelarve • EL ühtekuuluvuspoliitika 2021–2027 vahendid (digipööre, ringmajandus) • RaRa tegevuseelarve

21

RaRa juhtkond on valmis positiivse piloodi korral tulemusi päriselt kasutusele võtma ja skaleerimiseks vajalikud sammud ette valmistama.

Kinnitused

☒ Oleme teadlikud, et Riigikantselei võib saata ideekavandi eksperthinnangu saamiseks valdkonna ekspertidele.

☐ Kinnitan, et esitatud innovatsiooniprojekt on teiste partnerite juhtkondadega kirjalikult kooskõlastatud. Allkirjastamine

• Ideekavand tuleb allkirjastada projekti esitava(te) asutus(t)e allkirjaõigusliku juhtkonnaliikme poolt (nt kantsler, asekantsler, KOVi juht, KOVi volikogu esimees, ministeeriumi allasutuse juht/asejuht vms) ja saata [email protected].

i Katsetamine vastab küsimusele: kas see töötab? Katsetuse puhul ei vaadata alati, kas lahendus praktiliselt toimib.

Piloteerimine vastab küsimusele: kas see töötab päriselus ja on mõistlik kasutusele võtta? Hinnata praktilist

toimivust.

Eksperiment: Igasuguse eksperimendi eesmärk on kontrollida hüpoteese põhjuslike seoste kohta. Eksperiment on

selline katse, mis on kavandatud põhjuslike seletusteni jõudmiseks: kui teeme x siis juhtub y.

Prototüüp on masina, seadme või mingi rakenduse esialgne teostus, algne mudel, mida edasi arendatakse.