| Dokumendiregister | Justiits- ja Digiministeerium |
| Viit | 2-7/26-4970-1 |
| Registreeritud | 28.06.2026 |
| Sünkroonitud | 29.06.2026 |
| Liik | Sissetulev kiri |
| Funktsioon | 2 Asjaajamine ja infotehnoloogiahaldus |
| Sari | 2-7 Kutsed ja kirjavahetus rahvusvahelistel seminaridel, konverentsidel jt üritustel osalemiseks |
| Toimik | 2-7/2026 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Adressaat | DGI-PC-CP |
| Saabumis/saatmisviis | DGI-PC-CP |
| Vastutaja | Kerstin Vaikmaa (Justiits- ja Digiministeerium, Kantsleri vastutusvaldkond, Üldosakond, Kommunikatsiooni ja väliskoostöö talitus) |
| Originaal | Ava uues aknas |
FOR THE ATTENTION OF THE SPACE NATIONAL CORRESPONDENTS
Copy for information to the Permanent Representations to the Council of Europe
Meeting of the SPACE National Correspondents
14 September 2026
Strasbourg, France and online
Dear Sir, Dear Madam,
You are cordially invited to the Meeting of the National Correspondents responsible for the Council of Europe Annual Penal Statistics (SPACE) in Strasbourg, France, on 14 September 2026.
The meeting will take place in the premises of the Council of Europe and is co-organised by the Council for Penological Co-operation (PC-CP) and the SPACE team of the University of Lausanne.
The official invitation letter and the Programme of the meeting are attached to this email. Relevant documents and information can be found on our dedicated webpage.
Please inform the Secretariat of the name, position, address, telephone and e-mail address of the person(s) appointed to attend the meeting, and whether they will attend in person or online, by responding to this e-mail by Monday 31 August 2026 at the latest.
Please note that the Council of Europe will bear the travel and subsistence expenses of one National Correspondent per member State.
Other Correspondents may attend in person without defrayal of their expenses, or online.
Best regards,
The PC-CP Secretariat
***
A L’ATTENTION DES CORRESPONDANTS NATIONAUX SPACE
Copie pour information aux Représentations permanentes auprès du Conseil de l’Europe
Réunion des correspondants nationaux SPACE
14 septembre 2026
Strasbourg, France et en ligne
Chère Madame, Cher Monsieur,
Vous êtes cordialement invité.e à la Réunion des correspondants nationaux responsables des Statistiques Pénales Annuelles du Conseil de l’Europe (SPACE) à Strasbourg, France, le 14 septembre 2026.
La réunion se déroulera dans les locaux du Conseil de l’Europe et est co-organisée par le Conseil de coopération pénologique (PC-CP) et l’équipe SPACE de l’Université de Lausanne.
Vous trouverez ci-joints la lettre d'invitation officielle ainsi que le programme de la réunion. Les documents de travail et les informations pertinents se trouvent sur notre page internet dédiée.
Veuillez communiquer au Secrétariat le nom, la fonction, l’adresse, le téléphone et l’adresse e-mail de la/des personne(s) désignée(s) pour participer à la réunion, et si la participation sera en présentiel ou en ligne, en répondant à cet e-mail avant le lundi 31 août 2026 au plus tard.
Veuillez noter que le Conseil de l’Europe prendra en charge les frais de voyage et de séjour d’un correspondant par Etat membre.
D’autres correspondants peuvent participer à la réunion sans défraiement, ou en ligne.
Nous vous prions d'agréer, Chère Madame, Cher Monsieur, l'expression de nos salutations distinguées.
Le Secrétariat du PC-CP
COUNCIL OF EUROPE
F-67075 Strasbourg Cedex Tel ► +33 (0)3 90 21 57 75
E-mail ► [email protected]
Website ► www.coe.int/prison www.coe.int
Department on Deprivation of Liberty
Ref ► DGI/HC/LR/cc/Invitation Letter_Meeting of the SPACE National Correspondents_14 September 2026
Strasbourg, 26 June 2026
Invitation Letter
to the Meeting of the SPACE National Correspondents
Dear Madam/Sir,
The Secretariat of the Council of Europe has the honour to invite you to the Meeting of the Council of Europe
Annual Penal Statistics (SPACE) National Correspondents, co-organised with the SPACE team from the
University of Lausanne,as follows:
OPENING OF THE
MEETING
Monday 14 September 2026 (09:00 am)
CLOSING OF THE
MEETING
Monday 14 September 2026 (05:30 pm)
PLACE AND WORKING
LANGUAGES
COUNCIL OF EUROPE
Room G03
Agora Building
1, Quai Jacoutot
Strasbourg, France
Please note that online participation to this meeting is possible.
The working languages will be English and French with simultaneous
interpretation provided.
DEADLINE FOR
REGISTRATION
Monday 31 August 2026
DOCUMENTS The Programme and meeting documents are available on our dedicated
webpage.
DEDICATED WEBPAGE
See also www.coe.int/prison (“SPACE” tab)
SECRETARIAT CONTACT Secretary to the PC-CP:
Ms Louise RIONDEL
Tel. +33 (0)3 90 21 57 75
E-mail: [email protected]
Assistant:
Ms Christine COLEUR
Tel. +33 (0)3 88 41 22 69
E-mail: [email protected]
2
Member States are invited to designate one or more representatives directly involved in the
collection and reporting of the SPACE Statistics to attend the meeting.
The Council of Europe will bear the travel and subsistence expenses of one representative for each of
the 46 Member States on the terms specified in the Rules. Please note that the rate of daily allowance
has been set at 199 € for 2026 (50% for hotel accommodation, 15% for each main meal and 20%
for miscellaneous expenses). You are requested to arrange to travel by the cheapest route (plane in
economy class) and, if possible, make use of reduced transport fares. By virtue of Article 3 of the Rules,
all claims for reimbursement of travel expenses for all means of transport must be accompanied by a
copy of the relevant ticket and evidence of the expenditure actually incurred, such as an invoice. In no
case shall the amount reimbursed exceed the actual expenditure incurred.
Other representatives may attend the meeting without defrayal of expenses or online.
Please have with you a passport or identity card, this invitation letter, which you may be required to
show at the entrance of the Council of Europe premises.
An insurance policy taken out by the Council of Europe with the insurers AIG EUROPE (Policy
number 9.502.001) covers risks related to official journeys such as medical expenses for illness,
accident and medical repatriation for persons up to their 80th birthday. The following help line
AIG EUROPE Assistance 24 Hours can be called in case of need: +32 2 739 9991 (EN) / +32 2 739
9990 (FR).
Members are informed that they have access to the privacy notice describing the Organisation’s data
protection policy (link).
The Department on Deprivation of Liberty, Directorate General Human Rights and Rule of Law, is
responsible for the organisation of this meeting. For further information, please contact the PC-CP
Secretariat at: [email protected]
CONSEIL DE L’ EUROPE F-67075 Strasbourg Cedex
Tél ► +33 (0)3 90 21 57 75 Courriel ►[email protected] Site internet ► www.coe.int/prison
www.coe.int
Service privation de liberté Réf ► DGI/HC/LR/cc/Lettre d’invitation FR_Réunion des correspondants nationaux SPACE_14 septembre 2026
Strasbourg, le 26 juin 2026
LETTRE D’INVITATION
A LA REUNION DES CORRESPONDANTS NATIONAUX SPACE
Monsieur, Madame,
Le Secrétariat du Conseil de l'Europe a l'honneur de vous inviter à participer à la Réunion des correspondants
nationaux des Statistiques pénales annuelles du Conseil de l'Europe (SPACE) comme suit :
DÉBUT DE LA RÉUNION Le lundi 14 septembre 2026 (09h00)
FIN DE LA RÉUNION Le lundi 14 septembre 2026 (17h30)
LIEU CONSEIL DE L’EUROPE
Bâtiment Agora
Salle G03
1 Quai Jacoutot, 67075 Strasbourg Cedex (France)
Veuillez noter qu’il est possible de participer en ligne à cette réunion.
Les langues de travail seront l'anglais et le français, un service d'interprétation
simultanée sera assuré.
DATE LIMITE
D’INSCRIPTION
Le lundi 31 août 2026
DOCUMENTS Le programme et les documents de la réunion sont disponibles sur notre page
internet dédiée.
PAGE INTERNET DÉDIÉE Voir aussi www.coe.int/prison (Page « SPACE »)
CONTACT DU
SECRÉTARIAT
Secrétaire du PC-CP :
Mme Louise RIONDEL
Tél. +33 (0)3 90 21 57 75
Courriel : [email protected]
Assistante :
Mme Christine COLEUR
Tél. +33 (0)3 88 41 22 69
Courriel : [email protected]
2
Les États membres sont invités à désigner un ou plusieurs représentants directement impliqués dans la
collecte et la transmission des Statistiques SPACE pour participer à la réunion.
Le Conseil de l'Europe prendra en charge les frais de voyage et de séjour d'un représentant pour chacun des
46 États membres, selon les modalités prévues dans le Règlement. Veuillez noter que le taux de l'indemnité
journalière a été fixée à 199 € pour 2026 (50 % pour l'hébergement à l'hôtel, 15 % pour chaque repas
principal et 20 % pour les frais divers). Vous êtes priés de vous organiser pour voyager par l'itinéraire le
moins cher (pour l’avion, classe économique) et, si possible, d'utiliser les tarifs de transport réduits. En vertu
de l'article 3 du Règlement, toute demande de remboursement de frais de voyage pour tous les moyens de
transport doit être accompagnée d'une copie du billet correspondant ainsi que d'un justificatif des dépenses
réellement engagées, tel qu’une facture. En aucun cas, le montant remboursé ne doit dépasser les dépenses
réelles encourues.
D'autres représentants peuvent assister à la réunion sans prise en charge de leurs frais ou en ligne.
Veuillez-vous munir d'un passeport ou d'une carte d'identité, de cette lettre d'invitation, que vous pourrez être
amené à présenter à l'entrée des locaux du Conseil de l'Europe.
La Police d’assurance souscrite par le Conseil de l’Europe auprès des assureurs AIG EUROPE
(Police numéro 9.502.001) couvre les risques liés au Voyage Officiel jusqu’au 80ème anniversaire des
personnes, tels que les dépenses médicales pour maladie, accident et rapatriement médical. En cas
de nécessité le service d’assistance AIG Europe Assistance 24h/24 peut être contacté au numéro
suivant : +32 2 739 9990/+32 2 739 9991.
Les membres sont informés qu’ils peuvent consulter la déclaration de confidentialité décrivant la politique de
l’Organisation en matière de protection des données (lien).
Le Service privation de liberté, au sein de la Direction générale des droits humains et État de droit, est
responsable de l’organisation de cette réunion. Pour plus d’informations, veuillez contacter le secrétariat du
PC-CP à l’adresse suivante : DGI PC [email protected]
PC-CP (2026) 7
26/06/2026
Meeting of the SPACE National Correspondents
Improving Data Quality and Shaping the Future of the Council of Europe Penal Statistics (SPACE)
Programme
Monday 14 September 2026
Room G03
Agora Building Council of Europe, Strasbourg
Organised by the Council for Penological Co-operation (PC-CP)and the University of Lausanne
E-mail: [email protected]
PC-CP (2026) 7
2
Background The SPACE I survey has achieved two consecutive years of 100% participation across all 51 prison administrations of the 46 Council of Europe member states. This milestone creates an opportunity to move beyond data collection and toward data quality improvement and strategic development. This meeting aims to bring together the national correspondents who make SPACE possible, to discuss practical challenges, share solutions, and shape the survey's future direction.
Practical information Languages: English and French (simultaneous interpretation) Pre-meeting materials: Each correspondent will receive their country's “anomaly profile” (Session 3) two weeks before the meeting, along with a brief questionnaire on data collection practices (to inform Sessions 1 and 2). Post-meeting deliverables: Summary report with action points, revised questionnaire guidance where applicable, and updated timeline for data gap closure.
Agenda
9.00 - 9.15 Welcome and opening
9.15 - 10.00 Reshaping SPACE
SESSION 1: DEFINITION HARMONISATION
10.00 - 11.00 The admissions puzzle: Toward a common counting standard
11.00 - 11.30 Coffee Break
11.30 - 12.30 Classifying inmates: Pre-trial, sentenced, and everything in between
12.30 - 14.00 Lunch Break
SESSION 2: CLOSING DATA GAPS
14.00 - 14.45 Foreign inmates: Closing the legal residence gap
14.45 - 15.30 Age data: Building the longitudinal foundation
15.30 - 16.00 Coffee Break
SESSION 3: DATA QUALITY AND FUTURE DIRECTIONS
16.00 - 16.45 Catching errors before publication: Anomaly review as part of the validation procedure
16.45 - 17.15 Looking ahead: New indicators and emerging needs
17.15 - 17.30 Closing remarks and next steps
PC-CP (2026) 7
3
9.00 - 9.15 | Welcome and opening
• Welcome by the Council of Europe • Overview of the day's objectives by Marcelo F. Aebi • Brief presentation of the 2025 Key Findings: what the data tell us, where the gaps remain
9.15 - 10.00 | Reshaping SPACE Chairs: Marcelo F. Aebi / Louise Riondel Problem: The data published each year is approximately 16-18 months old (e.g. the 2025 SPACE I report published in May 2026 provides data on prison populations as of 31 January 2025 and prison movements throughout 2024). This creates an impression that the information is “outdated” and reduces the timeliness and impact of the publication. Format: Structured discussion
1. What are the barriers to the timely communication of key indicators? 2. Which indicators could be collected by the end of Q1?
Desired outcome: Identification of key indicators from 31 January of year of publication which could be published by end of Q2 of the same year. The statutory deadline for publication is 31 July, as set by the Committee of Ministers.
SESSION 1: DEFINITION HARMONISATION
10.00 - 11.00 | The admissions puzzle: Toward a common counting standard
Chair: Marcelo F. Aebi
Problem: Eight prison administrations currently use definitions of “admissions” that diverge from the SPACE I standard, requiring their exclusion from comparative flow analyses every year. This reduces the analytical power of the dataset and limits the policy conclusions that can be drawn from flow indicators.
Format: Structured discussion
1. What SPACE asks for - Brief recap of the standard definition 2. What the non-standard PAs actually count - Short presentations by correspondents from
Switzerland, Scotland, Sweden, Belgium, Netherlands, Czechia, Poland, and Malta explaining their national counting rules and why they differ (3 min each)
3. Bridging the gap - Facilitated discussion: Are there practical adjustments that could bring
more PAs into alignment? Could supplementary data fields allow estimation of the
standard indicator?
Desired outcome: Identification of PAs where alignment is feasible, and a concrete action plan for achieving it. Where alignment is not possible, agreement on supplementary data that would allow estimation.
PC-CP (2026) 7
4
11.30 - 12.30 | Classifying inmates: Pre-trial, sentenced, and everything in between Chair: Edoardo Cocco Problem: Countries differ significantly in how they classify inmates as “pre-trial” or “sentenced”. Some reclassify detainees as sentenced immediately after first-instance conviction; others wait until final judgment. This variation directly affects the comparability of pre-trial detention rates, which is a politically sensitive indicator. Format: Working groups by legal tradition
• Group A: Countries using the “final sentence” criterion • Group B: Countries using the “first conviction” criterion • Group C: Countries with other systems
Each group maps out exactly when reclassification occurs in their system, then presents to the plenary (10 min per group). Followed by facilitated discussion on whether a harmonised definition is achievable, or whether a dual-reporting system (both classifications) is preferable (30 min). Reference document: Table 8 of the SPACE I report (classification systems by country) Desired outcome: A clearer mapping of national practices and, ideally, agreement on a standardised reporting protocol or a dual-classification approach
SESSION 2: CLOSING DATA GAPS
14.00 - 14.45 | Foreign inmates: Closing the legal residence gap
Chair: Marcelo F. Aebi
Problem: Only 16 of 51 prison administrations provided data on the legal residence status of foreign inmates. This is arguably the single most important missing variable for interpreting the foreign inmate data: without it, the category “foreign inmates” conflates settled immigrants with tourists, undocumented migrants, and transnational offenders - a confusion with significant policy and political implications.
Format: Problem-solving session 1. Why is this data missing? - Quick poll of correspondents: Is the data not collected at all?
Collected but not in a compatible format? Collected but access is restricted? 2. Models that work - Presentations by correspondents from PAs that do report this data:
What does your system look like? How is residence status recorded at intake? 3. Feasibility assessment - For PAs that don't currently report: What would it take to start?
What are the legal, technical, or administrative barriers? 4. Action plan - Identification of “quick wins” (PAs that have the data but don't report it) vs.
longer-term development needs
Desired outcome: A realistic roadmap for increasing coverage from 16 PAs to at least 25-30 within two survey cycles.
PC-CP (2026) 7
5
14.45 - 15.30 | Age data: Building the longitudinal foundation
Chair: Edoardo Cocco
Problem: SPACE I began collecting disaggregated age data in 2020 and expanded the categories in 2024. Coverage is improving (41 PAs for average age, 44 for the 65+ category) but remains incomplete. With the aging prison population emerging as a policy concern across Europe, consistent age data will be essential for longitudinal analysis.
Format: Technical workshop 1. Current coverage review - Which PAs report which age categories, and which don't? 2. Barriers to reporting - For non-reporting PAs: Is age data simply not recorded? Recorded
in incompatible categories? Available only in aggregate? 3. Category harmonisation - Discussion of whether the current age brackets (18–25, 26–49,
50–64, 65+) are optimal, or whether finer granularity (e.g., 65–74, 75+) would be useful for policy purposes
4. Quality check exercise - Review of anomalous year-on-year changes in age data across countries
Desired outcome: Agreement on target coverage levels and any needed adjustments to age categories for the 2026 questionnaire.
SESSION 3: DATA QUALITY AND FUTURE DIRECTIONS 16.00 - 16.45 | Catching errors before publication: Anomaly review as part of the validation procedure Chair: Marcelo F. Aebi Problem: Year-on-year data anomalies (e.g., a country's female inmate share dropping from 5.4% to 2.1% then rebounding to 5.7%) sometimes reach publication before being identified as data entry errors or unexplained methodological changes. Early detection would improve both data quality and the credibility of the survey. Format: Interactive exercise Each correspondent receives a pre-prepared one-page “country profile” showing their PA's key indicators from 2020 to 2025, with any year-on-year changes exceeding 15% highlighted in colour. Correspondents review their own profiles, flag any values they know to be erroneous or explainable by specific events, and return the annotated profiles to the SPACE team. Desired outcome: Immediate identification of data anomalies for correction in the 2025 dataset, and establishment of an annual “anomaly review” step in the SPACE workflow.
PC-CP (2026) 7
6
16.45 - 17.15 | Looking ahead: New indicators and emerging needs Chairs: Marcelo F. Aebi & Edoardo Cocco Open discussion on potential additions or modifications to the SPACE questionnaires, guided by three questions:
1. What should we start collecting? Are there indicators that would be valuable for policy or research but are not currently covered? Possible candidates include: mental health prevalence, educational programmes, digital monitoring (electronic tagging), recidivism proxies, or cost per inmate breakdowns.
2. What should we stop asking? Are there questions in the current questionnaire that are consistently unanswered, poorly understood, or no longer relevant?
3. What should we change? Are there questions that are frequently misinterpreted or where the wording could be improved?
Desired outcome: A shortlist of proposed changes for consideration in the 2027 questionnaires revision. 17.15 - 17.30 | Closing remarks and next steps
• Summary of action points from each session • Timeline for follow-up • Closing by the Council of Europe
PC-CP (2026) 7 FR
26/06/2026
Réunion des correspondants nationaux SPACE
Améliorer la qualité des donnés et façonner l’avenir des Statistiques pénales du Conseil de l’Europe (SPACE)
Programme
lundi 14 septembre 2026
Salle G03
Bâtiment Agora Conseil de l’Europe, Strasbourg
Organisée par le Conseil de coopération pénologique (PC-CP)et l’Université de Lausanne
E-mail: [email protected]
PC-CP (2026) 7 FR
2
Contexte Pour la deuxième année consécutive, le questionnaire SPACE I a enregistré un taux de participation de 100 % de la part des 51 administrations pénitentiaires (AP) des 46 États membres du Conseil de l’Europe. Cette étape importante offre l’occasion d’aller au-delà de la collecte de données et d’explorer les possibilités d’amélioration de la qualité de celles-ci ainsi que du développement stratégique. Cette réunion vise à rassembler les correspondants nationaux qui rendent SPACE possible, de discuter des défis pratiques, de partager des solutions et de façonner l’avenir du questionnaire.
Informations pratiques Langues : Anglais et français (interprétation simultanée) Documents de préparation : Chaque correspondant recevra le « profil des anomalies » de son pays (Session 3) deux semaines avant la réunion, ainsi qu’un court questionnaire concernant la pratique de collecte des données (qui servira de base aux sessions 1 et 2). Livrables post-réunion : Rapport de synthèse comprenant les mesures à prendre, recommandations révisées concernant le questionnaire le cas échéant, et calendrier mis à jour pour combler les lacunes en termes de données.
Ordre du jour
9.00 - 9.15 Mot d’accueil et ouverture de la réunion
9.15 - 10.00 Remodeler SPACE
SESSION 1 : HARMONISATION DES DÉFINITIONS
10.00 - 11.00 Le puzzle des admissions : vers une norme commune de comptage
11.00 - 11.30 Pause café
11.30 - 12.30 Classifier les détenus : prévenus, condamnés, et tout le reste
12.30 - 14.00 Pause déjeuner
SESSION 2 : COMBLER LES LACUNES EN TERMES DE DONNÉES
14.00 - 14.45 Détenus étrangers : combler les lacunes concernant la résidence
14.45 - 15.30 Données relatives à l’âge : construire la base d'une approche longitudinale
15.30 - 16.00 Pause café
SESSION 3 : QUALITÉ DES DONNÉES ET ORIENTATIONS FUTURES
16.00 - 16.45 Détecter les erreurs avant la publication : l'examen des anomalies dans le cadre de la procédure de validation
16.45 - 17.15 Regard vers l’avenir : nouveaux indicateurs et besoins émergents
17.15 - 17.30 Remarques de clôtures et prochaines étapes
PC-CP (2026) 7
3
9.00 - 9.15 | Mot d’accueil et ouverture de la réunion
• Mots d’accueil du Conseil de l’Europe • Aperçu des objectifs de la réunion par Marcelo F. Aebi • Courte présentation des Conclusions principales 2025 : ce que nous disent les données,
où demeurent des lacunes
9.15 - 10.00 | Remodeler SPACE Modérateurs : Marcelo F. Aebi / Louise Riondel Problème : Les données publiées chaque année ont approximativement 16-18 mois (par exemple, le Rapport SPACE I 2025 publié en mai 2026 présente les données relatives aux populations carcérales au 31 janvier 2025 et aux flux en prison tout au long de l’année 2024). Ceci créé une impression que l’information est « obsolète » et diminue l’impact de la publication. Format : Discussion structurée
1. Quelles sont les barrières à la communication ponctuelle des indicateurs clés ? 2. Quels indicateurs pourraient être collectés à la fin du Q1 ?
Résultat escompté : Identification des indicateurs clés au 31 janvier de l’année de publication qui pourraient être publiés à la fin du Q2 de la même année. La date limite de publication est fixée au 31 juillet, conformément à la décision du Comité des ministres.
SESSION 1: HARMONISATION DES DÉFINITIONS
10.00 - 11.00 | Le puzzle des admissions : vers une norme commune de comptage
Modérateur : Marcelo F. Aebi
Problème : Huit administrations pénitentiaires utilisent actuellement des définitions du terme « admissions » qui s'écartent de la norme SPACE I, ce qui nécessite de les exclure chaque année des analyses comparatives des flux. Cela réduit la pertinence analytique de l'ensemble de données et limite les conclusions stratégiques pouvant être tirées des indicateurs de flux.
Format : Discussion structurée
1. Ce que SPACE demande - Bref récapitulatif de la définition standard 2. Ce que les AP ayant une définition non-standard comptent réellement - Courtes
présentations par les correspondants de la Suisse, l’Ecosse, la Suède, la Belgique, les Pays-Bas, la Tchéquie, la Pologne et Malte expliquant leurs règles nationales pour le comptage et pourquoi elles diffèrent (3 min chacun)
3. Combler les lacunes – Discussion guidée : Existe-t-il des ajustements pratiques pouvant
permettre l’alignement de plus d’AP ? Des champs de données supplémentaires
permettraient-ils d'estimer l'indicateur standard ?
PC-CP (2026) 7 FR
4
Résultats escomptés : Identification d’AP pour lesquels l’alignement est atteignable, et d’un
plan d’action concret pour le réaliser. Pour les cas dans lesquels l’alignement n’est pas possible,
accord sur des données supplémentaires qui pourraient permettre une estimation.
11.30 - 12.30 | Classifier les détenus : prévenus, condamnés, et tout le reste Modérateur : Edoardo Cocco Problème : Les États diffèrent de manière significative dans leur façon de classifier les détenus comme « prévenus » ou « condamnés ». Certains reclassifient les détenus comme condamnés immédiatement après la condamnation en première instance ; d’autres attendent le jugement final. Cette variation affecte directement la comparabilité des taux de détention provisoire, qui est un indicateur politiquement sensible. Format : Groupes de travail par tradition juridique
• Groupe A : Etats utilisant le critère de « condamnation définitive » • Groupe B : Etats utilisant le critère de « première condamnation » • Groupe C : Etats utilisant d’autres systèmes
Chaque groupe identifie précisément le moment de la reclassification dans son système, puis présente ses conclusions en séance plénière (10 minutes par groupe). Cette présentation est suivie d'une discussion guidée visant à déterminer s'il est possible de parvenir à une définition harmonisée ou si un système de double déclaration (les deux classifications) est préférable (30 minutes). Document de référence : Tableau 8 du Rapport SPACE I (système de classification par pays) Résultat escompté : Une cartographie plus précise des pratiques nationales et idéalement un accord sur un protocole de déclaration harmonisé ou une approche de double classification.
SESSION 2 : COMBLER LES LACUNES EN TERMES DE DONNÉES
14.00 - 14.45 | Détenus étrangers : combler les lacunes concernant la résidence
Modérateur : Marcelo F. Aebi
Problème : Seules 16 des 51 administrations pénitentiaires ont communiqué des données relatives au statut de résidence des détenus étrangers. Il s'agit sans doute de la variable manquante la plus importante pour l'interprétation des données relatives aux détenus étrangers : sans elle, la catégorie « détenus étrangers » regroupe indifféremment les immigrés installés, les touristes, les migrants en situation irrégulière et les auteurs d’infraction transnationaux - une confusion qui a des implications politiques et stratégiques considérables.
Format : Session de résolution de problème 1. Pourquoi cette donnée fait elle défaut ? - Rapide sondage des correspondants : cette
donnée n’est-elle pas du tout collectée ? Collectée mais pas dans un format comparable ? Collectée mais l’accès est restreint ?
PC-CP (2026) 7
5
2. Modèles qui fonctionnent - Présentations par les correspondants d’AP qui communiquent cette donnée : A quoi votre système ressemble-t-il ? Comment la résidence est-elle enregistrée lors de l’admission ?
3. Evaluation de la faisabilité - Pour les AP qui ne communiquent pas cette donnée pour l’heure : Que faudrait-il pour commencer ? Quels sont les obstacles juridiques, techniques ou administratifs ?
4. Plan d’action - Identification de résultats rapides (AP qui ont la donnée mais ne la communiquent pas) en opposition aux besoins de développement sur le long terme.
Résultat escompté : Une feuille de route réaliste visant à porter le nombre d’AP communiquant cette donnée de 16 à au moins 25-30 en l'espace de deux cycles de questionnaire.
14.45 - 15.30 | Données relatives à l’âge : construire la base d'une approche longitudinale
Modérateur : Edoardo Cocco
Problème : SPACE I a commencé à collecter des données ventilées par âge en 2020 et a élargi les catégories en 2024. La couverture s’améliore (41 AP pour l’âge moyen, 44 pour la catégorie des + de 65 ans) mais demeure incomplète. Alors que le vieillissement de la population carcérale devient un enjeu politique majeur dans toute l'Europe, il sera essentiel de disposer de données cohérentes sur l'âge pour mener des analyses longitudinales.
Format : Atelier technique 1. Bilan de la couverture actuelle - Quelles AP communiquent sur quelles catégories et
lesquelles ne le font pas ? 2. Obstacles à la communication des données - Pour les AP ne communiquant pas ces
données : les données relatives à l’âge ne sont-elles simplement pas collectées ? Collectées mais les catégories sont incompatibles ? Disponible uniquement de manière agrégée ?
3. Harmonisation des catégories - les tranches d’âge actuelles (18–25, 26–49, 50–64, 65+) sont-elles optimales, ou une plus grande granularité (par exemple, 65–74, 75+) serait-elle utile pour des objectifs stratégiques ?
4. Exercice de contrôle de la qualité - Examen des variations d’une année sur l’autre jugées anormales dans les données sur l’âge entre les différents pays
Résultat escompté : Accord sur les niveaux de couverture visés et sur les ajustements éventuellement nécessaires des catégories d’âge pour le questionnaire 2026.
SESSION 3 : QUALITÉ DES DONNÉES ET ORIENTATIONS FUTURES 16.00 - 16.45 | Détecter les erreurs avant la publication : l'examen des anomalies dans le cadre de la procédure de validation Modérateur : Marcelo F. Aebi Problème : Des anomalies dans les données d’une année sur l’autre (par exemple, la proportion de femmes détenues dans un pays passant de 5,4 % à 2,1 %, puis remontant à 5,7 %) sont
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parfois publiées avant d’être identifiées comme des erreurs de saisie ou des changements méthodologiques inexpliqués. Une détection précoce permettrait d’améliorer à la fois la qualité des données et la crédibilité du questionnaire. Format : Exercice interactif Chaque correspondant reçoit un « profil de pays » d’une page préparé préalablement, présentant les indicateurs clés de son AP de 2020 à 2025, les variations d’une année sur l’autre supérieures à 15 % étant surlignées en couleur. Les correspondants examinent leur propre profil, signalent les valeurs qu’ils savent erronées ou pouvant s’expliquer par des événements spécifiques, puis renvoient les profils annotés à l’équipe SPACE. Résultat escompté : Identification immédiate des anomalies de données en vue de leur correction dans l’ensemble de données de 2025, et mise en place d’une étape annuelle de « révision des anomalies » dans le flux de travail SPACE. 16.45 - 17.15 | Regard vers l’avenir : nouveaux indicateurs et besoins émergents Modérateurs : Marcelo F. Aebi & Edoardo Cocco Discussion ouverte sur les ajouts ou modifications potentiels aux questionnaires SPACE, guidée par trois questions:
1. Quelles données devrions-nous commencer à collecter ? Existe-t-il des indicateurs qui seraient utiles pour l’élaboration des politiques ou la recherche, mais qui ne sont pas actuellement pris en compte ? Quelques candidats possibles : la prévalence des troubles mentaux, les programmes éducatifs, la surveillance numérique (bracelet électronique), les indicateurs de récidive ou la ventilation des coûts par détenu.
2. Que devrions-nous cesser de demander ? Y a-t-il dans le questionnaire actuel des questions qui restent systématiquement sans réponse, qui sont mal comprises ou qui ne sont plus pertinentes ?
3. Que devrions-nous changer ? Y a-t-il des questions qui sont fréquemment mal interprétées ou dont la formulation pourrait être améliorée ?
Résultat escompté : Une liste des modifications proposées à examiner dans le cadre de la révision des questionnaires de 2027. 17.15 - 17.30 | Remarques de clôtures et prochaines étapes
• Résumé des mesures à prendre identifiées dans chaque session • Calendrier de suivi • Remarques de clôture par le Conseil de l’Europe
COUNCIL OF EUROPE
F-67075 Strasbourg Cedex Tel ► +33 (0)3 90 21 57 75
E-mail ► [email protected]
Website ► www.coe.int/prison www.coe.int
Department on Deprivation of Liberty
Ref ► DGI/HC/LR/cc/Invitation Letter_Meeting of the SPACE National Correspondents_14 September 2026
Strasbourg, 26 June 2026
Invitation Letter
to the Meeting of the SPACE National Correspondents
Dear Madam/Sir,
The Secretariat of the Council of Europe has the honour to invite you to the Meeting of the Council of Europe
Annual Penal Statistics (SPACE) National Correspondents, co-organised with the SPACE team from the
University of Lausanne,as follows:
OPENING OF THE
MEETING
Monday 14 September 2026 (09:00 am)
CLOSING OF THE
MEETING
Monday 14 September 2026 (05:30 pm)
PLACE AND WORKING
LANGUAGES
COUNCIL OF EUROPE
Room G03
Agora Building
1, Quai Jacoutot
Strasbourg, France
Please note that online participation to this meeting is possible.
The working languages will be English and French with simultaneous
interpretation provided.
DEADLINE FOR
REGISTRATION
Monday 31 August 2026
DOCUMENTS The Programme and meeting documents are available on our dedicated
webpage.
DEDICATED WEBPAGE
See also www.coe.int/prison (“SPACE” tab)
SECRETARIAT CONTACT Secretary to the PC-CP:
Ms Louise RIONDEL
Tel. +33 (0)3 90 21 57 75
E-mail: [email protected]
Assistant:
Ms Christine COLEUR
Tel. +33 (0)3 88 41 22 69
E-mail: [email protected]
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Member States are invited to designate one or more representatives directly involved in the
collection and reporting of the SPACE Statistics to attend the meeting.
The Council of Europe will bear the travel and subsistence expenses of one representative for each of
the 46 Member States on the terms specified in the Rules. Please note that the rate of daily allowance
has been set at 199 € for 2026 (50% for hotel accommodation, 15% for each main meal and 20%
for miscellaneous expenses). You are requested to arrange to travel by the cheapest route (plane in
economy class) and, if possible, make use of reduced transport fares. By virtue of Article 3 of the Rules,
all claims for reimbursement of travel expenses for all means of transport must be accompanied by a
copy of the relevant ticket and evidence of the expenditure actually incurred, such as an invoice. In no
case shall the amount reimbursed exceed the actual expenditure incurred.
Other representatives may attend the meeting without defrayal of expenses or online.
Please have with you a passport or identity card, this invitation letter, which you may be required to
show at the entrance of the Council of Europe premises.
An insurance policy taken out by the Council of Europe with the insurers AIG EUROPE (Policy
number 9.502.001) covers risks related to official journeys such as medical expenses for illness,
accident and medical repatriation for persons up to their 80th birthday. The following help line
AIG EUROPE Assistance 24 Hours can be called in case of need: +32 2 739 9991 (EN) / +32 2 739
9990 (FR).
Members are informed that they have access to the privacy notice describing the Organisation’s data
protection policy (link).
The Department on Deprivation of Liberty, Directorate General Human Rights and Rule of Law, is
responsible for the organisation of this meeting. For further information, please contact the PC-CP
Secretariat at: [email protected]
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26/06/2026
Meeting of the SPACE National Correspondents
Improving Data Quality and Shaping the Future of the Council of Europe Penal Statistics (SPACE)
Programme
Monday 14 September 2026
Room G03
Agora Building Council of Europe, Strasbourg
Organised by the Council for Penological Co-operation (PC-CP)and the University of Lausanne
E-mail: [email protected]
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Background The SPACE I survey has achieved two consecutive years of 100% participation across all 51 prison administrations of the 46 Council of Europe member states. This milestone creates an opportunity to move beyond data collection and toward data quality improvement and strategic development. This meeting aims to bring together the national correspondents who make SPACE possible, to discuss practical challenges, share solutions, and shape the survey's future direction.
Practical information Languages: English and French (simultaneous interpretation) Pre-meeting materials: Each correspondent will receive their country's “anomaly profile” (Session 3) two weeks before the meeting, along with a brief questionnaire on data collection practices (to inform Sessions 1 and 2). Post-meeting deliverables: Summary report with action points, revised questionnaire guidance where applicable, and updated timeline for data gap closure.
Agenda
9.00 - 9.15 Welcome and opening
9.15 - 10.00 Reshaping SPACE
SESSION 1: DEFINITION HARMONISATION
10.00 - 11.00 The admissions puzzle: Toward a common counting standard
11.00 - 11.30 Coffee Break
11.30 - 12.30 Classifying inmates: Pre-trial, sentenced, and everything in between
12.30 - 14.00 Lunch Break
SESSION 2: CLOSING DATA GAPS
14.00 - 14.45 Foreign inmates: Closing the legal residence gap
14.45 - 15.30 Age data: Building the longitudinal foundation
15.30 - 16.00 Coffee Break
SESSION 3: DATA QUALITY AND FUTURE DIRECTIONS
16.00 - 16.45 Catching errors before publication: Anomaly review as part of the validation procedure
16.45 - 17.15 Looking ahead: New indicators and emerging needs
17.15 - 17.30 Closing remarks and next steps
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9.00 - 9.15 | Welcome and opening
• Welcome by the Council of Europe • Overview of the day's objectives by Marcelo F. Aebi • Brief presentation of the 2025 Key Findings: what the data tell us, where the gaps remain
9.15 - 10.00 | Reshaping SPACE Chairs: Marcelo F. Aebi / Louise Riondel Problem: The data published each year is approximately 16-18 months old (e.g. the 2025 SPACE I report published in May 2026 provides data on prison populations as of 31 January 2025 and prison movements throughout 2024). This creates an impression that the information is “outdated” and reduces the timeliness and impact of the publication. Format: Structured discussion
1. What are the barriers to the timely communication of key indicators? 2. Which indicators could be collected by the end of Q1?
Desired outcome: Identification of key indicators from 31 January of year of publication which could be published by end of Q2 of the same year. The statutory deadline for publication is 31 July, as set by the Committee of Ministers.
SESSION 1: DEFINITION HARMONISATION
10.00 - 11.00 | The admissions puzzle: Toward a common counting standard
Chair: Marcelo F. Aebi
Problem: Eight prison administrations currently use definitions of “admissions” that diverge from the SPACE I standard, requiring their exclusion from comparative flow analyses every year. This reduces the analytical power of the dataset and limits the policy conclusions that can be drawn from flow indicators.
Format: Structured discussion
1. What SPACE asks for - Brief recap of the standard definition 2. What the non-standard PAs actually count - Short presentations by correspondents from
Switzerland, Scotland, Sweden, Belgium, Netherlands, Czechia, Poland, and Malta explaining their national counting rules and why they differ (3 min each)
3. Bridging the gap - Facilitated discussion: Are there practical adjustments that could bring
more PAs into alignment? Could supplementary data fields allow estimation of the
standard indicator?
Desired outcome: Identification of PAs where alignment is feasible, and a concrete action plan for achieving it. Where alignment is not possible, agreement on supplementary data that would allow estimation.
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11.30 - 12.30 | Classifying inmates: Pre-trial, sentenced, and everything in between Chair: Edoardo Cocco Problem: Countries differ significantly in how they classify inmates as “pre-trial” or “sentenced”. Some reclassify detainees as sentenced immediately after first-instance conviction; others wait until final judgment. This variation directly affects the comparability of pre-trial detention rates, which is a politically sensitive indicator. Format: Working groups by legal tradition
• Group A: Countries using the “final sentence” criterion • Group B: Countries using the “first conviction” criterion • Group C: Countries with other systems
Each group maps out exactly when reclassification occurs in their system, then presents to the plenary (10 min per group). Followed by facilitated discussion on whether a harmonised definition is achievable, or whether a dual-reporting system (both classifications) is preferable (30 min). Reference document: Table 8 of the SPACE I report (classification systems by country) Desired outcome: A clearer mapping of national practices and, ideally, agreement on a standardised reporting protocol or a dual-classification approach
SESSION 2: CLOSING DATA GAPS
14.00 - 14.45 | Foreign inmates: Closing the legal residence gap
Chair: Marcelo F. Aebi
Problem: Only 16 of 51 prison administrations provided data on the legal residence status of foreign inmates. This is arguably the single most important missing variable for interpreting the foreign inmate data: without it, the category “foreign inmates” conflates settled immigrants with tourists, undocumented migrants, and transnational offenders - a confusion with significant policy and political implications.
Format: Problem-solving session 1. Why is this data missing? - Quick poll of correspondents: Is the data not collected at all?
Collected but not in a compatible format? Collected but access is restricted? 2. Models that work - Presentations by correspondents from PAs that do report this data:
What does your system look like? How is residence status recorded at intake? 3. Feasibility assessment - For PAs that don't currently report: What would it take to start?
What are the legal, technical, or administrative barriers? 4. Action plan - Identification of “quick wins” (PAs that have the data but don't report it) vs.
longer-term development needs
Desired outcome: A realistic roadmap for increasing coverage from 16 PAs to at least 25-30 within two survey cycles.
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14.45 - 15.30 | Age data: Building the longitudinal foundation
Chair: Edoardo Cocco
Problem: SPACE I began collecting disaggregated age data in 2020 and expanded the categories in 2024. Coverage is improving (41 PAs for average age, 44 for the 65+ category) but remains incomplete. With the aging prison population emerging as a policy concern across Europe, consistent age data will be essential for longitudinal analysis.
Format: Technical workshop 1. Current coverage review - Which PAs report which age categories, and which don't? 2. Barriers to reporting - For non-reporting PAs: Is age data simply not recorded? Recorded
in incompatible categories? Available only in aggregate? 3. Category harmonisation - Discussion of whether the current age brackets (18–25, 26–49,
50–64, 65+) are optimal, or whether finer granularity (e.g., 65–74, 75+) would be useful for policy purposes
4. Quality check exercise - Review of anomalous year-on-year changes in age data across countries
Desired outcome: Agreement on target coverage levels and any needed adjustments to age categories for the 2026 questionnaire.
SESSION 3: DATA QUALITY AND FUTURE DIRECTIONS 16.00 - 16.45 | Catching errors before publication: Anomaly review as part of the validation procedure Chair: Marcelo F. Aebi Problem: Year-on-year data anomalies (e.g., a country's female inmate share dropping from 5.4% to 2.1% then rebounding to 5.7%) sometimes reach publication before being identified as data entry errors or unexplained methodological changes. Early detection would improve both data quality and the credibility of the survey. Format: Interactive exercise Each correspondent receives a pre-prepared one-page “country profile” showing their PA's key indicators from 2020 to 2025, with any year-on-year changes exceeding 15% highlighted in colour. Correspondents review their own profiles, flag any values they know to be erroneous or explainable by specific events, and return the annotated profiles to the SPACE team. Desired outcome: Immediate identification of data anomalies for correction in the 2025 dataset, and establishment of an annual “anomaly review” step in the SPACE workflow.
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16.45 - 17.15 | Looking ahead: New indicators and emerging needs Chairs: Marcelo F. Aebi & Edoardo Cocco Open discussion on potential additions or modifications to the SPACE questionnaires, guided by three questions:
1. What should we start collecting? Are there indicators that would be valuable for policy or research but are not currently covered? Possible candidates include: mental health prevalence, educational programmes, digital monitoring (electronic tagging), recidivism proxies, or cost per inmate breakdowns.
2. What should we stop asking? Are there questions in the current questionnaire that are consistently unanswered, poorly understood, or no longer relevant?
3. What should we change? Are there questions that are frequently misinterpreted or where the wording could be improved?
Desired outcome: A shortlist of proposed changes for consideration in the 2027 questionnaires revision. 17.15 - 17.30 | Closing remarks and next steps
• Summary of action points from each session • Timeline for follow-up • Closing by the Council of Europe