Rahandusministeeriumi Infotehnoloogia- keskuse hanketegevus
Audit nr 03/2025/RmIT
Lõpparuanne
22.06.2026
SISUKORD
SISUKORD 2
A-OSA 3
1. Auditi iseloomustus 3
2. Tähelepanekute olulisuse määramine 3
3. Lühiülevaade 4
B-OSA 8
TÄHELEPANEKUD 8
Oluline tähelepanek 1.1 – Hankelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse puhul kooskõlas RHS-i ega praktikaga 8
Oluline tähelepanek 1.2 –Hankeplaani koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus 9
A-OSA
1. Auditi iseloomustus
Auditi läbiviimise alus
Rahandusministeeriumi siseauditi osakonna (edaspidi SAO) 2025. a tööplaan (kinnitatud rahandusministri 07.03.2025 käskkirjaga nr 14) ja 2026. a tööplaan (kinnitatud rahandusministri 13.02.2026 käskkirjaga nr 14) seoses 2025. aastast ületuleva auditiga.
Auditi eesmärk
Anda arvamus Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse (edaspidi RmIT) hanketegevusele ja toimemudelile.
Auditi läbiviija(d)
Auditi viis läbi SAO siseaudiitor Külli Tisler (auditi juht). Auditi eest vastutav isik on SAO juhataja Gert Schultz.
Auditi toimingute läbiviimise aeg
Auditi toimingud viidi läbi ajavahemikul 14.01.2026 kuni 18.06.2026. a.
Auditi ulatus
Auditi käigus hinnati riigihangete korraldamise toimemudeli ja kontrollisüsteemi optimaalsust, tõhusust ja vastavust riigihangete seadusele (edaspidi RHS).
Auditi raames ei hinnatud hangitud asjade, teenuste või ehitustööde soetamise eesmärgipärasust, hankelepingu eseme tehnilist kirjeldust.
Läbiviidud auditi toimingud
Auditi eesmärgi saavutamiseks viis audiitor läbi järgmised toimingud:
• hinnati RmIT-i hanketegevust, sh IKT valdkonna riigihangetes vabatahtliku keskse hankijana teenuse osutamise vastavust RHS-le ja asutuses kehtestatud hankekorra järgimist;
• analüüsiti RmIT-i hankekorda lähtuvalt RHS-ga sätestatud riigihanke korraldamise reeglitest, riigihankega seotud isikute õigustest ja kohustustest;
• intervjueeriti RmIT-i töötajaid;
• testiti / kontrolliti riigihangete registris (edaspidi RHR) 2024. ja 2025. aastal läbi viidud (valimipõhised hanked) riigihangete seaduslikkust ja registriväliste väikeostude puhul kooskõla asutuse hankekorraga, hea hankepraktikaga ja põhimõtetega;
• kontrolliti tehingupartneritele tehtud väljamakseid maksete aruannete alusel.
Auditeerimise standardid
Ülemaailmsed siseauditi standardid
2. Tähelepanekute olulisuse määramine
Tähelepaneku olulisus
Risk
Riski maandamine
Oluline
on kõrge ilmnemise tõenäosusega või võib omada negatiivset mõju organisatsiooni tegevusele ja/või eelarvele, kui sellele ei pöörata piisavalt tähelepanu ja/või sarnased eksimused hakkavad korduma
järgneva 6 kuu kuni 1 aasta jooksul
Väheoluline
realiseerumine on vähetõenäoline
protsessi tõhustamine; kvaliteedi parandamine
Positiivne tähelepanek
positiivne hinnang ja tunnustus valdkonna korraldusele; tõhusale tegevusele; toob välja parima praktika
Hinnangu andmisel on lähtutud 4-astmelisest skaalast, mis on kooskõlas rahvusvahelise siseaudiitorite ühingu IIA (The Institute of Internal Auditors) ülemaailmsete siseauditi standardite põhimõtetega. Arvamuse andmise alusena kasutatud hindamiskriteeriumid on RM juhtkond heaks kiitnud:
Hinnang
Sisekontrolli-meetmed
Riskid
Jääkriski tase
Juhtkonna tegevus
toimiv
on adekvaatsed, sobivad ja mõjusad
on juhitud
madal
puudub oluline vajadus, kuid parendused võivad olla võimalikud
osaliselt toimiv
tuvastatud üksikud kontrollinõrkused
on juhitud
madal kuni keskmine
mõningane vajadus tegutsemiseks
parandamist vajav
tuvastatud mitmed kontrollinõrkused
ei ole juhitud
keskmine kuni kõrge
vajadus oluliseks ja erandjuhul kiireloomuliseks tegutsemiseks
mitterahuldav
ei ole adekvaatsed, sobivad ja mõjusad
ei ole juhitud
kõrge
vajadus oluliseks ja üldjuhul kiireloomuliseks tegutsemiseks
3. Lühiülevaade
Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse (edaspidi RmIT) üheks põhiülesandeks on RmIT-i põhitegevusega seotud info- ja kommunikatsioonitehnoloogia (edaspidi IKT) valdkonna riigihangete läbiviimine1. RmIT korraldab riigihankeid nii oma vajadustest lähtuvalt kui ka Rahandusministeeriumi (edaspidi RM) valitsemisala ülesannete täitmiseks vajalike IKT valdkonna teenuste arendamiseks ja haldamiseks. Riigihangete korraldamise eesmärk on tagada, et RmIT ja tema kliendid saaksid kooskõlas riigihangete seadusega osta vajalikud asjad, tellida teenused ja ehitustööd õigeaegselt, parima hinna ning kvaliteedi suhte alusel.
RmIT on nimetatud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonna riigihangetes Vabariigi Valitsuse 12.10.2017 korraldusega nr 2812. Vabatahtliku keskse hankimise raames on teisel hankijal (RHS § 5 mõistes) võimalus tellida RmIT-ilt riigihangete korraldamist ning riigihanke tugiteenuse osutamist.
Hankeplaani koostamine ja riigihangete korraldamine on üldosakonna põhiülesandeks3. Üldosakonna hanke- ja õigustiimi töötajate ülesandeks on riigihangete läbiviimine ja õigusteenindamine.
Hankeid korraldatakse direktori käskkirjaga kinnitatud hankeplaani alusel, mis on avaldatud asutuse veebilehel dünaamilise hankeplaanina ning kajastab reaalajas planeeritavaid hankeid4. RmIT lähtub hangete läbiviimisel riigihangete seadusest5 ning RmIT-is kehtestatud riigihangete korrast6, mis on samuti avalik ja kättesaadav asutuse veebilehel.
KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST
Auditi eesmärgiks oli anda arvamus RmIT-i hanketegevuse korraldusele, sealhulgas hankekorrale ning hangete planeerimise ja läbiviimisega seotud töökorraldusele. Lisaks hinnati, kas riigihanked on läbi viidud kooskõlas riigihanke seadusega (RHS).
Hinnangu andmisel tuginesid RM SAO audiitorid toimingute käigus kogutud tõendusmaterjalidele, sealhulgas intervjuudele (sh kirjalikele vastustele) ning tehtud tähelepanekutele. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused.
Kesksed riigihanked, ühishanked ja riigihanke tugiteenus
RHS § 42 lg 2 kohaselt võib Vabariigi Valitsus nimetada keskse hankija ja määrata, millises ulatuses keskne hankija hankijate eest riigihankeid korraldab. Vabariigi Valitsuse 12.10.2017 korraldusega nr 281 „Vabatahtliku keskse hankija määramine info- ja kommunikatsioonitehnoloogia valdkonna riigihangetes“ on RmIT nimetatud vabatahtlikuks keskseks hankijaks IKT valdkonna riigihangetes.
RmIT-i poolt riigihangete korraldamise ja riigihanke tugiteenuse osutamise täpsemad tingimused, esinduse ulatus ja kulude hüvitamine lepitakse kokku RmIT-i ja teise hankija vahel antavas volituses. Nii kesksete hangete kui ka ühishangete puhul piirdutakse üldjuhul volikirja andmisega ning mingeid eraldiseisvaid kokkuleppeid asutuste vahel ei sõlmita. Tavapäraselt annab teine asutus volikirjaga RmIT-le kõik hankemenetluse läbiviimiseks vajalikud õigused.
RmIT-i poolt koordineerib hanke korraldamist üldosakonna hanke- ja õigustiim, kes teeb ise või suunab sisuosakondi tegema koostööd volituse andnud asutusega.
RmIT-i riigihangete juhi sõnul osaleb RmIT võimaluse korral alati teiste hankijate (nt RTK, RIK) korraldatavates ühishangetes7. Selline lähenemine võimaldab märkimisväärset ajavõitu, eriti kui piirdutakse volikirja andmisega ning hanke alusdokumentide kohta seisukohtade esitamisega. Samas on RmIT-i võimekus korraldada ise suuremas mahus IKT valdkonna keskseid hankeid piiratud, eelkõige meeskonnaressursi nappuse tõttu8.
Rahandusministeerium (RM) ja mitmed tema valitsemisala asutused, sealhulgas RmIT, on Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK)9 teenindatavad asutused. RM ja RTK vahel kehtib 2024. aasta märtsis sõlmitud tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/24/102-1, mis reguleerib muuhulgas ka riigihangete korraldamise tugiteenuse osutamist. Teenust osutatakse vastavalt kokkulepitud riigihangete korraldamise (standard)toimemudelile10.
RmIT-i hankeprotsessi kirjeldavad tegevused ja hanketegevuse toimemudel on üldjuhul sätestatud riigihangete korras. Määratletud on vastutajad ja täitjad ning kehtestatud tegevuste täitmise tähtajad. Hankekorra kohaselt on teisele asutusele hankeplaani sisendi andmisel ja riigihanke menetlemisel RmIT kohustatud järgima teise asutuse poolt etteantud ajakava/tähtaegu.
Hankekorras sisalduvad protsessikirjeldused on üldjuhul selged ja asutusesiseseks kasutamiseks piisavad. Konsolideeritud hangete puhul toimub suhtlus RmITi ja tellija/teise hankijaga kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (e-posti või DHS-i kaudu). Vajaduspõhiselt kasutab RmIT hankeprotsessi nõuetekohaseks läbiviimiseks ka asutusevälist nõustamist11.
Juhul kui RmIT-i roll keskse hankijana suureneb, soovitavad audiitorid muuta hankekorras (p 13) hankeprotsess läbipaistvamaks, lisades näiteks keskse hanke korraldamise otsustamise kriteeriumid ning määratledes selgemalt RmIT-i ja tellija rollid, vastutuse ja tegevuste ajastuse, juhul kui neid ei ole volituses piisavalt kirjeldatud. Samuti soovitavad audiitorid koostada detailsema menetlusprotsessi ajakava, et toetada mitme hankija koostööl põhineva ühtsema ja tõhusama protsessi kujundamist.
Hankekord
RmITi riigihangete kord on nõuetekohaselt kehtestatud, avalik ja avaldatud asutuse veebilehel (vastavuses RHS-ga)12. Hankekord hõlmab kõiki hankevaldkondi ja hankeprotsessi etappe.
Hankekorras on sätestatud riigihangete planeerimise ja korraldamise põhimõtted (p 4), hankemenetluse läbiviimise kord (p 8), lepingu sõlmimine (p 6) ja täitmise järelevalve (p 12) ning muud hankeprotsessi läbiviimisega seotud reeglid. Dokumendis on kirjeldatud töökorraldus ja rollijaotus. Riigihangete korras on määratletud hangete läbiviimisega seotud ülesanded ja vastutuse jaotus, sealhulgas riigihanke eest vastutava isiku, hanke- ja õigustiimi, finantsspetsialisti, komisjoni, lepingu eest vastutava isiku õigused ja kohustused (p 3).
Hankekord sätestab riskipõhise lähenemise alusel reeglid nii lihthanke piirmääraga kui seda ületavate e-hangete korraldamiseks (p 8), samuti väikeostude läbiviimiseks (p 9, 10). Hankekorra kohaselt nõuavad suurema riskiga või strateegiliselt olulised hanked põhjalikumat planeerimist ja korraldust (nt mitme asutuse koostöö, volitused, komisjoni moodustamine jms), seevastu madalama väärtusega hangetes ja väikeostude puhul rakendatakse paindlikumat lähenemist ja väiksemat halduskoormust.
Hankekorras sätestatud reeglites ei esine ülesannete dubleerimist. Rollijaotus ja tegevusjuhised võimaldavad täita RHS-ist tulenevaid nõudeid. Kohustused ja õigused on sõnastatud selgelt ning toetavad tööülesannete arusaadavat täitmist. Selgelt on määratletud, kes asutusesiseselt koostab, kooskõlastab ja allkirjastab dokumente. Mõistete ja terminite kasutus on ühtne.
Audiitorid võrdlesid auditi käigus hankekorra versioone (versioon 3 kehtis kuni 31.12.2025 ja versioon 4 kehtib alates 01.01.2026.a.), hinnates muudatuste sisu, riske ja mõju. Versioon 4 on võrreldes varasemaga menetluslikult selgem (otsustusprotsessid, vastutajad, DHS-i töövoog), madalama väärtusega hangetes oluliselt lihtsam (nn 19 999 euro reegel), riskipõhisem (mh isikuandmete töötlemise aspekt), paindlikum (nt komisjonita minikonkursid ja registrivälised väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlused) ning paremini struktureeritud ( peatükkide ümbertõstmine, täpsustamine ja täiendamine, selgem rollijaotus).
RmIT-i hanke- ja õigustiimi hinnangul põhinevad muudatused väljakujunenud ja toimival praktikal. Audiitorite hinnangul ei kahjusta halduskoormust vähendavad ja paindlikkust suurendavad muudatused hanketegevuse läbipaistvust ega õiguspärasust, vaid muudavad protsessi selgemaks ja paremini jälgitavaks.
Üldjuhul on kehtivas hankekorras protsessikirjeldused kooskõlas RHS-ga ning piisavad nõuete järgimiseks. Siiski tuvastati üks vastuolu hankekorra ja RHS-i nõuete vahel lihthankemenetluse osas. Selle kohta tehti tähelepanek 1.1.
Hankeplaan
RmIT-i kehtiva hankekorra kohaselt on hankeplaan direktori käskkirjaga kinnitatud loetelu jooksval aastal planeeritavatest riigihangetest, mis viiakse läbi või mille tulemused kajastatakse riigihangete registris (edaspidi RHR). Hankeplaan on avalik ja avaldatud asutuse veebilehel.
Direktori kinnitatud (staatiline) hankeplaan on veebilehel ajakohane eeskätt selle kinnitamise hetkel. Edaspidi on veebilehel kättesaadav dünaamiline hankeplaan, mida ajakohastatakse jooksvalt vastavalt muutustele. Hankeplaan hõlmab ka hankeid, mille korraldamise on RmIT volitanud RTK-le. Hankeplaanis on määratud riigihanke eest vastutav isik – kas RmIT-i vastava osakonna töötaja (dünaamilises hankeplaanis tuuakse välja ametinimetus ja osakond) või RTK, kui hange on nende poolt korraldatav.
Hankekorra p 4 „Riigihangete planeerimine ja korraldamise põhimõtted“ sätestab:
• protsessi kaasatavad isikud;
• tähtajad hankeplaani koostamiseks, kinnitamiseks esitamisele, direktorile kinnitamiseks;
• RHS-st tulenevad põhimõtted ja nõuded, millest riigihangete planeerimisel tuleb lähtuda.
Hankeplaani sisendi annavad üldjuhul RmIT-i sisuosakonnad, kes kaardistavad oma valdkonna hangete vajadused13 ja esitavad need Jira keskkonnas. Selle alusel koostab riigihangete juht14 hankeplaani.
Riigihangete juhi sõnul on planeerimisprotsessile lähenetud aastati erinevalt. 2024. aasta lõpus ilmnes märkimisväärne plaaniväliste hangete maht, mistõttu otsustati 2025. aasta hankeplaani kanda ka hanked, mille vajadus ei olnud lõplikult kinnitatud ( nt puudus kindlus rahastuse või ressursi olemasolu osas). Audiitorite hinnangul viitab selline lähenemine hankeplaani ülehindamisele ning ebapiisavale hoolikusele planeerimisel (vt tähelepanek 1.2.)
Plaanivälise riigihanke lisandumine või hankeplaanis kavandatud hanke muutmine ei too kaasa hankeplaani formaalset uuesti kinnitamist. Muudatused (nt menetluse liigi või tähtaegade muutused, hangetest loobumine koos põhjendusega) kajastatakse Jira keskkonnas. Hanke- ja õigustiim vastutab dünaamilise hankeplaani ajakohasena hoidmise eest asutuse veebilehel.
Audiitorite hinnangul võimaldab Jira keskkonnas kajastuv kokkuvõtlik info ja aruandlus saada juhtkonnal ja kontrollifunktsioonidel reaalajas ülevaate hanketegevusest nii hanke staatuse, menetlusliigi kui sisuosakondade kaasatuse alusel.
Tähelepanuväärne on hangetest loobumiste suur osakaal:
• 2024. aastal ca 30% kavandatud hangetest;
• 2025. aastal ca 52% kavandatud hangetest.
Riigihangete juhi sõnul on loobumiste peamised põhjused olnud:
• hankeplaani kanti hanked, mille vajadus ei olnud täielikult kindel;
• tellija (klient) loobus tellitud tööst (kavandatud hankest);
• vajadus kaeti ühishanke kaudu teise hankija korraldamisel;
• kavandatud hange liideti mõne teise RmIT-i enda korraldatava hankega.
Audiitorite hinnangul viitavad nimetatud põhjused puudustele hangete planeerimise etapis, eelkõige vajaduste realistlikul hindamisel ja prioriseerimisel (vt. tähelepanek 1.2).
Hangetega seotud töökorraldus
Hinnangu andmiseks teostasid audiitorid valikuliste 2024. ja 2025. aastal RmIT-i poolt läbi viidud hangete ja väikeostude „protsessi läbijalutamise“. Eesmärk oli saada kinnitust RHS-is sätestatud nõuete täitmise ja oma hankekorras kehtestatud reeglite järgimise kohta ning hinnata hanketegevuse toimemudeli toimimist tervikuna.
Audiitorite hinnangul on õigusaktides kirjeldatud nõuded täidetud, protsess on juhitud, kirjeldatud ja standardiseeritud (protseduurid, juhendid, rollid). Hangete läbiviimisel on valitud asjakohased menetlusliigid, lähtudes hanke eeldatavast maksumusest ja eesmärgist. Praktikas on kasutatud avatud hankemenetlust, lihthankemenetlust, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlust, minikonkursse. Üldjuhul võib kinnitada, et RmIT-i korraldatud riigihanked on läbi viidud nõutava kvaliteediga: need vastavad RHS-i nõuetele (piirmäärad, menetlused, tähtaegade järgimine), asutuse hankekorrale (protseduurid, rollid, kooskõlastused) ning on nõuetekohaselt dokumenteeritud (otsused, põhjendused, protokollid).
RmIT tagab hankijana RHS § 3 lg 1 kohaselt riigihanke läbiviimisel:
• läbipaistvuse (menetluse avalikkus: hanketeated, hankedokumendid ja otsused avalikustatakse RHR-s, suhtlus pakkujatega toimub üksnes registri vahendusel);
• kontrollitavuse (kõigi toimingute jälgitavus: menetlusotsuste põhjendused dokumenteeritakse, hankemenetluses tehtud toimingud protokollitakse; riigihanke dokumentatsioon on hallatud ja säilitatud nõuetekohaselt);
• proportsionaalsuse (nõuete põhjendamine: hankedokumentides seatavad nõuded ja hindamiskriteeriumid on seotud hanke esemega ning mitte põhjendamatult piiravad; väiksemate hangete puhul rakendatakse lihtsustatud korda).
RHS § 47 alusel ja hankekorra kohaselt peab hanke- ja õigustiim teavitama hankes tehtud otsustest kõiki pakkujaid läbi RHR-i. Audiitorite hinnangul on teavitused edastatud õigeaegselt, sageli isegi enne ettenähtud tähtaega.
Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks on rakendatud. Samuti on tagatud valmisolek vaidlustusmenetluseks. 2024. ja 2025. aastal korraldas RmIT kokku üle 130 hanke, millest vaidlustati kuus. Üks vaidlustus tunnistati RmIT-i poolt põhjendatuks ja VAKO otsusega väljamõistetud kulud tasuti. Vähene vaidlustuste arv viitab sellele, et hankemenetluse kvaliteet on üldjuhul hea.
Samas leiavad audiitorid, et riigihanke korraldamise protsess võiks olla ajaliselt paremini juhitud ja kontrollitud. Hangete menetlemisel arvestatakse RHS § 93 lg 1 tähtaegadega, mille kohaselt avatud hankemenetluses kulub hanketeate registrile esitamisest arvates kuni pakkumuste esitamiseni/avamiseni hinnanguliselt 1 – 1,5 kuud, kuid otsuste tegemiseks kuluv aeg on väga varieeruv.
Praktikas varieerub avatud hankemenetluse kestvus hanke avaldamisest kuni lepingu sõlmimiseni liigselt, ligikaudu 1,5 kuust kuni 13 kuuni ning on üldiselt pikk - keskmiselt ca 5 kuud ehk 150 päeva. Rahulolematust otsustusprotsessile kulunud ajale („otsused venivad“) ja protsessi kiirusele tervikuna („ hanked ja arendused liiguvad liiga aeglaselt“) on väljendanud ka kliendid 2025. aasta rahulolu uuringus
Võrdluseks: RM-i „2025.a riigihangete valdkonna statistika ja kokkuvõte“15 kohaselt kulub avatud hankemenetluse läbiviimiseks keskmiselt 72 päeva (2025. aasta sihttase 75 päeva). RmIT-i keskmine kestus (ca 150 päeva) ületab seda näitajat ligikaudu kaks korda.
Audititoimingud näitasid siiski, et IT- valdkonna hangete puhul võib viiekuuline menetlusaeg olla normaalne ja põhjendatud, arvestades hangete keerukust ja menetlustoimingute mahtu16. Audiitorid märgivad, et hankeprotsessi kiiremaks ja tõhusamaks muutmise eeldus on protsessis osalejate rollide ja tegevuste piisav läbipaistvus ning arusaadavus. Audiitorid soovitavad jätkata hankeprotsessi järjepidevat täiustamist, keskendudes eeskätt töövoogude selgusele, ajaplaneerimise realistlikkusele ning protsessi paremale juhitavusele.
RmIT on juba 2026. aastaks planeerinud parandustegevused, mille raames kaardistatakse hanke- ja arendusprotsessides peamised kitsaskohad, et tuvastada võimalik ajakulu ja efektiivsusega seotud probleemid. Riigihangete juhi sõnul on osa parandusi ellu viidud juba uue hankekorra kehtestamisega, edasine protsessianalüüs on kavandatud III ja IV kvartalisse.
Auditi tulemusena jõudsid audiitorid järeldusele, et RmIT-i riigihangete korraldamise valdkonna sisekontrollisüsteem toimib, kuid mõningad parandused on siiski vajalikud. Auditi käigus tehti järgmised olulised tähelepanekud:
Oluline tähelepanek nr 1.1 –Hankelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse korral kooskõlas RHS-i ega praktikaga.
Oluline tähelepanek nr 1.2 – Hankeplaanide koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus
Auditi töörühm tänab RmITi üldosakonna töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel.
B-OSA
TÄHELEPANEKUD
1. Hankekord ja hankeplaan
Audiitorite hinnangul on RmIT-i riigihangete kord nõuetekohaselt kehtestatud (alus RHS § 9 lg 1). Riigihangete korraga sätestatakse RMIT-i poolt korraldatavate riigihangete läbiviimise, lepingute sõlmimise ja nende täitmise järelevalve nõuded ja esitatakse protsessi kirjeldused, mis üldjuhul on kooskõlas RHS-ga ja järgimiseks piisavad, kuid teatud vastuolu hankekorras sätestatu ja RHS-iga kehtestatud nõude vahel siiski lihthankemenetluse puhul tuvastati.
Audiitorite hinnangul on RmIT hankekorraga (p 4) sätestanud riigihanke planeerimise, sh iga-aastase hankeplaani koostamise ja kinnitamise korra ning tähtpäeva ( alus RHS § 9 lg 4 p 1). Töökorraldus ja rollijaotus hankeplaani koostamisel on hankekorraga reguleeritud ja seda järgitakse. Audiitorite hinnangul ei koostata hankeplaani piisava hoolikusega. Hangete planeerimise etappi tervikuna saab muuta tõhusamaks parandades koostööd klientidega ja tõhustades sise- ja väliskommunikatsiooni, et hankeplaani sisend kindlustaks realistliku hankeplaani kinnitamise. Koostöö ja suhtluse ebapiisavusele on juhtinud tähelepanu ka RmIT-i kliendid 2025. aastal toimunud kliendirahulolu uuringus.
(Hinnang – parendamist vajav).
Oluline tähelepanek 1.1 – Hankelepingu sõlmimise ooteaja regulatsioon hankekorras ei ole lihthankemenetluse puhul kooskõlas RHS-i ega praktikaga
RmITi riigihangete korra punkt 8 “Hanke menetlemine” sätestab reeglid kohustuslikele riigihangetele alates asjade ja teenuste ostmisest, mille eeldatav maksumus on võrdne või suurem kui 30 000 eurot (lihthankemenetluse piirmäär).
RmIT-i riigihangete korra (versioon 3, kinnitatud 29.12.2023 käskkirjaga nr 1.1-1/045-P, kehtis auditeeritaval perioodil 01.01.2024–31.12.2025 ning versioon 4, kinnitatud 20.01.2026 käskkirjaga nr 1.1-1/003-P, kehtiv alates 01.01.2026) punkti 8.13 kohaselt ei või hankija anda nõustumust hankelepingu sõlmimiseks enne 14 päeva möödumist viimase riigihanke otsuse kohta teate esitamisest. Ooteaega ei pea kohaldama RHS § 120 lõikes 317 sätestatud juhtudel. Hankekord ei näe ette erisust lihthankemenetluse puhul.
Samas sätestab RHS § 125 lõige 9, et lihthankemenetluses ei või hankija anda nõustumust hankelepingu sõlmimiseks enne viie tööpäeva möödumist otsuse kohta teate esitamisest. Ooteaega ei pea kohaldama juhul, kui lihthankemenetluses osaleb otsuse tegemise ajal vaid üks pakkuja.
Audiitorite hinnangul esineb vastuolu hankekorra ja RHS-i vahel. Hankekorra punkti 8.13 kohaselt tuleks ka lihthankemenetluses kohaldada 14-päevast ooteaega, kuid praktikas rakendatakse RHS-ist tulenevat 5 tööpäevast ooteaega.
Risk: Praktika ja hankekorras sätestatu vastuolu võib viia olukorrani, kus RHS-is sätestatud lihthankemenetluse erisusi ei arvestata ning menetlust pikendatakse põhjendamatult, kohaldades lubatust pikemat ooteaega.
Risk ei ole veel realiseerunud, kuna praktikas järgitakse RHS-i nõudeid.
Soovitus: Korrigeerida hankekorra punkti 8.13 sõnastust nii, et see kajastaks RHS-ga kehtestatud nõuet lihthankemenetluse puhul.
Auditeeritava kommentaar: RmITi riigihangete korra punkti 8.13 sõnastus on muudetud 16.06.2026 käskkirjaga nr 1.1-020-P ja RmITi veebilehel ka avaldatud.
Menetlemise eest vastutav isik: Riigihangete juht Kairi Osolainen
Kavandatud kuupäev meetmete elluviimiseks: tehtud 16.06.2026
Oluline tähelepanek 1.2 – Hankeplaani koostamisel puudub piisav realistlikkus ja põhjendatus
Piisava hoolikusega koostatud hankeplaan peab olema õiguspärane, realistlik, tõendatud, põhjendatud, riskipõhine, kooskõlas eelarvega ning lähtuma osakondade sisenditest ja organisatsiooni strateegilistest eesmärkidest.
RmITi hankeplaanid on koostatud vastavalt kehtivale hankekorrale ning on formaalselt kooskõlas RHS-iga. Hangete planeerimise protsess on kirjeldatud hankekorra punktis 4 “Riigihangete planeerimine ja korraldamise põhimõtted”, milles määratakse protsessi kaasatud isikud, tähtajad ning RHS-st tulenevad põhimõtted.
Sisuosakonnad vastutavad hankeplaani sisendi ja riigihangete planeerimise eest.
Audiitorite hinnangul ei ole hankeplaanid piisavalt realistlikud. Näiteks kavandatakse üheks aastaks 92 hankemenetlust, sh 63 minikonkurssi, mis seab kahtluse alla organisatsiooni reaalse valmisoleku ja ressursi nende läbiviimiseks. Tegelik praktika näitab, et ligikaudu 50% kavandatud hangetest jäetakse ellu viimata.
Lisaks on riigihangete juht kinnitanud, et hankeplaani on kaasatud kõik potentsiaalsed hanked, mille vajadusest on teadmine olemas, sõltumata nende realiseerumise tõenäosusest.
Audiitorite hinnangul ei tohiks hankeplaan kajastada pelgalt võimalike hangete loetelu, vaid üksnes põhjendatud ja tõendatud vajadusi, mis on kooskõlas eelarve ja strateegiliste eesmärkidega. On oluline, et hankeplaan, mis esitatakse direktorile kinnitamiseks oleks koostatud läbimõeldult, kõiki aspekte arvestavalt ja oleks reaalselt aluseks hangete korraldamisele jooksval aastal. Hoolikalt koostatud hankeplaan võimaldab tagada, et RmIT ja tema kliendid saavad vajalikud teenused ja asjad õiguspäraselt, õigeaegselt ja optimaalsete kuludega, järgides tähtaegu ning saavutades parima hinna ja kvaliteedi suhte.
Risk: Kui hankeplaan sisaldab hankeid, mille realiseerumine on ebatõenäoline, mille maksumus ei ole kooskõlas eelarvega või mille eesmärk ei toeta organisatsiooni strateegiat, võib see vähendada hanketegevuse läbipaistvust ning klientide usaldust RmIT-i hanketeenuse vastu.
Soovitus: Tõhustada hangete planeerimise protsessi tervikuna, parandades koostööd klientidega, sise- ja väliskommunikatsiooni ning rakendades sisekontrolle hankeplaani sisendi valideerimiseks. Hankeplaani tuleks kanda üksnes need hanked, mille vajadus on kinnitatud, põhjendatud ja mille elluviimine on realistlik.
Auditeeritava kommentaar: Märgime, et käesoleva aasta alguses kinnitatud RmITi hankeplaani saigi juba kantud hanked, mis on kooskõlas eeltoodud soovitusega ning RmIT arvestab ka tulevikus soovitusega kanda hankeplaani üksnes need hanked, mille vajadus on kinnitatud, põhjendatud ja mille elluviimine on realistlik. 18.06.2026 seisuga on loobutud ainult kahest 2026. a hankeplaani kantud hankest.
Ühtlasi informeerime, et alates 1.jaanuarist 2027 annab RmIT kogu asutuse hangete korraldamise üle RTK-le.
Menetlemise eest vastutav isik: RmITi direktor Meelis Riimaa
Kavandatud kuupäev meetmete elluviimiseks:
- hangete planeerimise protsessi on tõhustatud alates 2026. a hankeplaani koostamisest,
- hangete korraldamise üleandmine RTK-le 01.01.2027.
Kinnitame lõpparuande 11 leheküljel.
Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:
(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)
Gert Schultz Külli Tisler
Siseauditi osakonna juhataja Siseauditi osakonna siseaudiitor