Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 1

Tehniline kirjeldus

Hanke nimetus: Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026

konverentsi korraldamine

Konverentsi läbiviimist rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika

fondide (edaspidi SF) vahenditest. Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel järgima

SF rahastusega seotud teavituse ja nähtavuse nõudeid.

1. Üldandmed ja taust 1.1. Konverentsi taust: Tellija soovib korraldada ICA – International Council for Information

Technology in Government Administration iga-aastast rahvusvahelist konverentsi, mis toimub

05.10-08.10.2026 Tallinnas. Konverentsi eesmärk on korraldada kõrgetasemeline

rahvusvaheline kohtumine, mis toetab ICA liikmesriikide vahelist teadmiste ja kogemuste

vahetust info- ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamisel riigihalduse arendamiseks, avalike

teenuste parendamiseks ning digitaalsete ühiskondlike väljakutsete lahendamiseks.

Rahvusvaheline konverents toob kokku valitsusasutuste IT-juhid, digipoliitika kujundajad ja

avaliku sektori innovatsiooni eestvedajad üle maailma. Konverents keskendub sellele, kuidas

info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaid kasutada riigihalduse tõhustamiseks, avalike teenuste

arendamiseks ning digitaalsete ühiskondlike väljakutsete lahendamiseks.

ICA konverents on toimunud alates 1968. aastast ning sellest on kujunenud oluline

rahvusvaheline koostöö- ja teadmiste vahetamise platvorm. Käesoleval aastal toimub

konverents juba 60. korda.

Igal aastal valitakse konverentsile keskne teema, mis käsitleb avaliku sektori digitaliseerimise

kõige olulisemaid arengusuundi – näiteks tehisintellekti rakendamine avalikes teenustes,

nutikas valitsemine, digiriigi vastupidavus, küberturvalisus ja kodanikukesksete teenuste

arendamine. Sellel aastal on konverentsi teemaks kiiresti arenevate digitehnoloogiate (eriti

tehisintellekt ja autonoomsed süsteemid) juhtimine ning rakendamine nii, et need teeniksid

ühiskonna huve.

Konverentsi programm hõlmab ettekandeid, paneeldiskussioone, töötubasid ja

kogemuslugusid erinevatest riikidest. Osalejad saavad jagada parimaid praktikaid ning arutada

tulevikutrende koos rahvusvaheliste ekspertide, valitsusasutuste ja partnerorganisatsioonidega

nagu OECD ja Maailmapank. ICA eesmärk on toetada valitsuste koostööd ning aidata

kujundada tulevikukindlaid ja usaldusväärseid digitaalseid avalikke teenuseid.

1.2. Vastutus ja riskid: Töövõtja vastutab sündmuse tehnilise ja korraldusliku õnnestumise

eest. Juhul kui sündmus on vajalik vääramatu jõu tõttu edasi lükata või tühistada, lepitakse

edasised tegevused ja kulude jaotus kokku kirjalikult. Töövõtja peab tagama varulahendused

kriitiliste tehniliste rikete puhuks.

Konverentsi sisulise ülesehituse lähtealused ja teemade ring määratakse Tellija poolt.

Konverentsi lõplik sisuline ülesehitus, ajakava ning päevade struktuur kujundatakse koostöös

Tellija ja Töövõtja vahel.

Töövõtja ülesanne on teha ettepanekuid teemade järjestuse, esinejate valiku, sobivate

esitlusformaatide ning ettekannete kestuse osas, arvestades konverentsi üldist ajakava ja

eesmärke. Töövõtja vastutab konverentsi tehnilise teostuse, selle elluviimise ning päevakava

toimiva ja loogilise ülesehituse eest.

Töövõtja toetab Tellijat konverentsi sisulise terviklahenduse kujundamisel ning pakub sobivad

tehnilised ja korralduslikud lahendused, et tagada Tellija seatud eesmärkide saavutamine.

Konverentsi töökeel on inglise keel. Kõik ettekanded, esitlused ning suhtlus osalejatega peavad

toimuma inglise keeles. Töövõtja kohustuseks ei ole tõlketeenuse pakkumine.

2. Hanke eesmärk ja sihtrühm 2.1. Eesmärgid: Konverentsi eesmärk on korraldada kõrgetasemeline rahvusvaheline

sündmus, mis loob platvormi riikidevaheliseks teadmiste ja kogemuste vahetuseks info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia kasutamisel avaliku sektori arendamisel ning käsitleb digiriigi

arenguga seotud keskseid teemasid, sealhulgas tehisintellekti rakendamist, nutikat valitsemist

ja küberturvalisust. Konverentsi kaudu toetatakse parimate praktikate levikut,

tulevikusuundade kujundamist ning rahvusvahelise koostöö tugevdamist eesmärgiga

parandada avalike teenuste kvaliteeti ja tõhusust.

2.2. Sihtrühm: Sündmus on suunatud eelkõige ICA liikmesorganisatsioonide esindajatele,

sealhulgas valitsusasutuste IT-juhtidele ja digipoliitika kujundajatele, avaliku sektori

digiteenuste arendamise eestvedajatele, rahvusvaheliste organisatsioonide esindajatele ja

valdkonna ekspertidele, samuti nendega kaasas olevatele kutsutud osalejatele.

Prognoositav osalejate arv on 30-50 osalejat. Töövõtja on kohustatud konverentsiruumide,

toitlustuse, transpordi ning kõikide muude osalejatele suunatud teenuste kavandamisel ja

korraldamisel lähtuma prognoositavast osalejate arvust. Täpse osalejate arvu edastab Tellija

Töövõtjale eeldatavalt 18. septembriks. Töövõtja peab tagama, et konverentsiruum(id), nende

mahutavus, paigutus ja tehniline lahendus, toitlustusteenus ja transport vastavad tegelikule

osalejate arvule.

Osalejate arvu muutumisel on Töövõtja kohustatud kohandama ruumide, toitlustuse ja

transpordi mahtu ning korraldust viisil, mis tagab teenuse kvaliteedi ja vastavuse käesolevas

tehnilises kirjelduses sätestatud nõuetele.

3. Teenuse kirjeldus ja tehnilised nõuded

3.1. Ruumid ja tehnika: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi läbiviimiseks

esinduslikud, heas seisukorras ja sündmuse iseloomule vastavad ruumid, mis loovad soliidse

ja professionaalse keskkonna rahvusvahelise tasemega ürituse korraldamiseks.

Toimumiskohad peavad olema osalejatele mugavalt ligipääsetavad, arvestades, et osalejad

majutuvad erinevates hotellides Tallinnas.

Konverentsi ruumilahendused peavad olema hajutatud ning toimuma mitmes erinevas

asukohas, vältides kogu konverentsi läbiviimist ühes klassikalises konverentsikeskuses.

Töövõtja peab kavandama terviklahenduse, kus erinevad konverentsipäevad toimuvad sisult ja

iseloomult eristuvates keskkondades, mis toetavad konverentsi teemade käsitlemist ning

pakuvad osalejatele mitmekesist kogemust.

Ruumide valikul tuleb eelistada lahendusi, mis võimaldavad tutvustada Eesti digivõimekust,

innovatsiooni ja ühiskondlikku eripära ning pakuvad rahvusvahelistele osalejatele

lisandväärtust nii sisulise kui ka kogemusliku mõõtmena.

Pärast hankelepingu sõlmimist on Töövõtjal õigus teha ettepanekuid ruumilahenduse

täpsustamiseks või muutmiseks, tagamaks konverentsi eesmärkide parim saavutamine.

Töövõtja on kohustatud selliste muudatustega arvestama ning kohandama vastavalt

konverentsi terviklahendust.

Täpsem ruumide kasutuse ajakava on märgitud tehnilise kirjelduse Lisas 1.1.

Konverentsi ruumilahendus peab vastama järgmisele põhimõttelisele ajakavale. Detailsema

ajakava annab Tellija Töövõtjale üle pärast hankelepingu sõlmimist (vaata täpsemalt Lisa 1.1

Eeldatav ajakava).

3.1.1. 5.10.2026 päev 0 (registreerimine ja ettevalmistavad kohtumised) – Töövõtja ülesanne

on tagada vajalikud ruumid registreerimiseks, töökoosolekuteks ja üldkoguks. Samuti

tuleb päeva lõpus korraldada õhtusöögiga võrgustumisüritus (networking event), mille

osaks on Eesti kultuuri tutvustav meelelahutuslik elamusprogramm, mis pakub

väliskülalistele meeldejäävat kogemust ja toetab Eesti sihtriigi kuvandit.

3.1.2. 6.10.2026 päev 1 (ava- ja põhisessioonid) – konverentsisaali avasessiooni ja

ettekannete läbiviimiseks tagab Tellija Tallinna kesklinnas asuvas toimumiskohas.

Töövõtja kohustuseks on arvestada nimetatud asukoha ja päevakavaga ning tagada

osalejate transport toimumiskohta ja tagasi vastavalt käesoleva tehnilise kirjelduse

punktis 3.3 sätestatud nõuetele. Töövõtja peab tagama päeva lõpus korraldatava

võrgustumist toetava sündmuse (networking event) läbiviimise, mis soodustab osalejate

omavahelist suhtlust ja kontaktide loomist. Sündmus peab hõlmama õhtusööki Tallinna

vanalinnas, tutvustades selle ajaloolist eripära ja atmosfääri ning sisaldama lisaks

sobivat elamus- või giidiga programmi (nt tuur, temaatiline tegevus või elamus).

3.1.3. 7.10.2026 päev 2 (töötoad ja temaatilised sessioonid) – ruumid paralleelsete töötubade

ja arutelude läbiviimiseks. Töövõtja peab tagama vähemalt kaks ruumi:

o üks põhiruum, mis mahutab kõiki konverentsil osalejaid;

o üks lisaruum, mis mahutab ligikaudu poolt osalejate koguarvust.

Päevakavasse tuleb integreerida rahvusvahelistele osalejatele suunatud juhendatud

külastus e-Eesti Esitluskeskusesse (e-Estonia Briefing Centre), mis pakub osalejatele

paremat arusaama Eesti digitaalsest ökosüsteemist ja (digi)riigi eripärast. Töövõtja

vastutab külastuse broneerimise (kestusega orienteeruvalt kuni 1,5 tundi), osalejate

transpordi ja logistilise sujuvuse eest. Juhul kui e-Eesti Esitluskeskus ei ole

toimumiskuupäevadel broneerimiseks saadaval, pakub Töövõtja Tellijaga

kooskõlastatult alternatiivse (digi)riigi innovatsioonivõimekust tutvustava asutuse.

3.1.4. 8.10.2026 päev 3 (kokkuvõtvad arutelud ja lõpetamine) – Kogu kolmanda

konverentsipäeva programm toimub tervikuna Eesti Rahvusraamatukogus (eeldusel, et

rekonstrueeritud hoone on sündmuse toimumise ajaks üritusteks avatud ja saadaval).

Töövõtja peab tagama hoones vajalikud ruumid kokkuvõtvateks sessioonideks ning

siduma konverentsi programmi asutuse tutvustamisega (nt juhendatud külastus või

ekskursioon), pakkudes osalejatele sisulist ja ruumilist ülevaadet Eesti teadmuspõhisest

ühiskonnast.

Juhul kui Eesti Rahvusraamatukogu ei ole toimumiskuupäevadel saadaval, peab

Töövõtja pakkuma Tellijaga kooskõlastatult alternatiivse terviklahenduse samaväärselt

unikaalses ja kaasaegses avalikus kultuuri- või teadmuskeskuses. Õhtuse lõpetava

ürituse ruumid ja õhtusöögi tagab Tellija ning nende ruumide hankimine ei kuulu

Töövõtja ülesannete hulka. Küll aga peab töövõtja arvestama ruumide asukohaga

punktis 3.3 mainitud transpordi planeerimisel asukohtade vahel.

Töövõtja peab tagama igaks päevaks põhiruumi ning vajadusel täiendavad ruumid paralleelsete

sessioonide, töötubade ja kohtumiste läbiviimiseks, lähtudes eelnimetatud ülesehitusest.

Konverentsiruumid peavad olema varustatud nõuetekohase esitlustehnikaga, sealhulgas

helitehnika ja ekraani(de)ga, slaidiesitluse juhtimiseks mõeldud puldiga ning esinejate ja

moderaatorite tööks vajalike lisalahendustega. Nende hulka kuuluvad muu hulgas ajagraafikust

kinnipidamist toetav taimer-kell ning prompter, ekraan või muu samaväärne lahendus, mis

võimaldab esinejatel oma esitlusmaterjale jälgida. Kõik tehnilised vahendid peavad tagama

esinejate ja moderaatorite tõrgeteta töö.

Töövõtja peab tagama kõikides toimumiskohtades stabiilse ja suure kasutuskoormusega toime

tuleva ning parooliga kaitstud Wi-Fi-ühenduse. Esitlustehnika täpsemad tehnilised lahendused

kooskõlastatakse Tellijaga pärast hankelepingu sõlmimist.

Töövõtja peab tagama konverentsiruume teenindava garderoobivõimaluse osalejate üleriiete

hoiustamiseks, mis võib paikneda nii konverentsiruumides kui ka nende vahetus läheduses (sh

väljaspool konverentsiruume).

3.2. Toitlustus:

Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi osalejatele mitmekülgse ja kvaliteetse

toitlustusteenuse, mis vastab rahvusvahelise tasemega sündmuse iseloomule ning osalejate

ootustele. Toitlustuse planeerimisel tuleb arvestada osalejate erinevate toitumisvajadustega, sealhulgas

peab olema tagatud sobiv valik eridieetide (nt taimne, gluteenivaba, laktoosivaba) järgimiseks.

Pakutavad toidud peavad olema selgelt ja arusaadavalt tähistatud. Toitlustuse maht ja korraldus

peavad vastama osalejate arvule, päevakava ülesehitusele ning osalejate poolt registreerimisel

esitatud teabele (nt toitumiserisused). Igale osalejale tuleb tagada vähemalt üks 0,5 l pudelivesi

päevas ning võimalus täiendavaks vee tarbimiseks kogu ürituse vältel.

Toitlustuse korraldamisel tuleb lähtuda konverentsi mitmepäevasest ülesehitusest ning tagada

kõikidel konverentsipäevadel päevakava toetavad toidukorrad, sealhulgas:

3.2.1. Kohvipausid vastavalt päevakavale (sh mitmed pausid põhipäevadel): Minimaalselt

peab olema tagatud 150 g suupisteid osaleja kohta (millest ligikaudu 50% on soolased

ja 50% magusad valikud), kuumad joogid (kohv ja tee) koos lisanditega (piim, suhkur)

ning joogivesi (sh pudelivesi).

3.2.2. Lõunasöögid vastavalt päevakavas toodud aegadele: Lõunasöök peab olema terviklik

eine, mis sisaldab vähemalt: 250 g pearooga, 100 g värsket salatit või muud lisandit,

leiba/sepikut koos määrdevõiga, magustoitu, joogivett (sh pudelivett) ning kuumi jooke

(kohv ja tee) koos lisanditega.

3.2.3. Õhtused vastuvõtud või õhtusöögid vastavalt programmile: Õhtusöökide puhul peab

Töövõtja pakkuma täisväärtuslikku kolmekäigulist einet (eelroog, pearoog, magustoit)

koos jookidega, arvestades sündmuse esinduslikku iseloomu ja järgides kõiki

kirjeldatud nõudeid. Õhtused vastuvõtud peavad toimuma sündmuse tasemele vastavas

keskkonnas ning toetama osalejate võrgustumist.

Toitlustus peab olema ajaliselt sobitatud konverentsi päevakavaga ning toetama sujuvat

üleminekut sessioonide vahel. Päevadel, mille programm sisaldab pikemaid töö- või

arutelublokke, peab Töövõtja tagama jookide (joogivesi, kuumad joogid (kohv ja tee) koos

lisanditega (piim, suhkur)) kättesaadavuse ka väljaspool ametlikke pause. Töövõtja peab

toitlustuse korraldamisel arvestama punktis 3.1 kirjeldatud konverentsi asukohtadega ning

tagama, et toitlustuslahendused on osalejatele mugavalt kättesaadavad ning logistiliselt

toimivad.

Pakkumuse hindamiseks on Töövõtja kohustatud esitama Päev 2 (07.10.2026) näidismenüü,

mis demonstreerib tooraine valikut, kvaliteeti ning eridieetide (taimne, gluteenivaba,

laktoosivaba) katmise võimekust. Lõplik toitlustusteenust saavate isikute arv edastatakse

Töövõtjale Tellija poolt hiljemalt 18.09.2026. Arveldamine toimub tegeliku osalejate arvu

alusel.

Ühekordsete nõude kasutamine ei ole lubatud, välja arvatud põhjendatud juhtudel (nt

toiduohutus). Töövõtja peab rakendama meetmeid toidujäätmete vähendamiseks ning tagama

nende asjakohase käitlemise.

3.3 Transport ja muu korraldus:

Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi osalejatele (sh kaaslastele) meenepakid, mille sisu

tutvustab Eestit ning võimalusel sisaldab Eestis valmistatud või Eesti päritolu tooteid.

Meenepaki koostamisel tuleb arvestada rahvusvaheliste reisijate vajadustega, võimalusel

käsipagasile kehtivate piirangutega. Töövõtja peab lisaks tagama konverentsi esinejatele

sobivad ja sündmuse tasemele vastavad tänumeened. Esinejate arv täpsustatakse Hankija poolt

pärast hankelepingu sõlmimist.

Lisaks koostab ja edastab Töövõtja konverentsi osalejatele (sh kaaslastele) informatiivse

soovitusliku ülevaate Tallinnas ja selle lähistel pakutavatest tegevustest ning

külastusvõimalustest, mis on asjakohased konverentsi sihtrühmale. Soovitused võivad hõlmata

muu hulgas kultuuri-, teadmus- ja innovatsioonikeskusi, vaatamisväärsusi, jalutuskavasid ning

muid vaba aja veetmise võimalusi, arvestades, et osa osalejatest saabub enne konverentsi algust

või viibib Tallinnas ka väljaspool ametlikku programmi. Koostatav materjal peab olema

esitatud inglise keeles ning olema osalejatele kergesti kättesaadav (nt digitaalse infona enne

sündmust ja/või kohapeal).

Töövõtja peab tagama, et kõigile osalejatele on ette nähtud ühtse kujundusega isikutuvastuse

vahendid (nt kaelakaardid), millel on märgitud osaleja nimi, riik ja organisatsioon. Samuti tuleb

tagada osalejate riigilippude- ja siltide kasutamise võimalus konverentsi ametlikes ruumides.

Konverentsi visuaalse identiteedi, sealhulgas ICA konverentsi kujunduse ja bännerid, edastab

Tellija Töövõtjale pärast hankelepingu sõlmimist ning Töövõtja on kohustatud lähtuma neist

kõigi visuaalsete lahenduste kavandamisel ja realiseerimisel.

Töövõtja kohustub korraldama osalejate transpordi kõigi konverentsi programmiga seotud

asukohtade vahel Tallinnas, sealhulgas hotellidest konverentsi toimumispaikadesse,

toitlustuskohtadesse ning muudele sündmusega seotud paikadesse ja tagasi.

Transpordilahenduste planeerimisel tuleb arvestada, et osalejad majutuvad peamiselt Tallinna

kesklinna piirkonnas, kuid võivad ööbida erinevates majutusasutustes.

Töövõtja peab tagama toimiva shuttle-logistika, mis hõlmab vähemalt järgmist:

regulaarsed ja ajaliselt koordineeritud väljumised enne ja pärast programmi olulisi osi (nt

avasessioon, töötoad, õhtusündmused);

3.3.1. transpordivõimekus, mis katab kõik osalejad mõistliku aja jooksul, vältides liigset

ooteaega;

3.3.2. selgelt kommunikeeritud transpordigraafiku (sh väljumiskohad ja -ajad), mis on

osalejatele eelnevalt ja sündmuse ajal kättesaadav;

3.3.3. vajadusel paralleelsed või korduvad transpordiringid, arvestades osalejate hajutatust ja

mitut majutuskohta;

3.3.4. sobivad transpordivahendid, mis vastavad sündmuse rahvusvahelisele tasemele ning

tagavad osalejate turvalise ja mugava liikumise.

Töövõtja peab arvestama konverentsi mitmes asukohas toimumisega ning tagama, et

transpordilahendus toetab sujuvat liikumist erinevate toimumiskohtade vahel ning vastab

konverentsi päevakavale.

Töövõtja peab konverentsi dokumenteerimiseks tagama fotograafiteenuse vähemalt

konverentsi põhipäevadel, lähtudes sündmuse sisust ja vajadusest jäädvustada olulisemad

hetked.

3.4. Keskkonnasäästlikkus:

Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel lähtuma keskkonnasäästlikkuse

põhimõtetest ning eelistama ressursitõhusaid ja kestlikke lahendusi.

Korralduses tuleb võimalusel kasutada digitaalseid materjale, sealhulgas elektroonilist

päevakava (nt QR-koodide kaudu), ning vältida paberkandjal materjalide liigset kasutust.

Samuti tuleb kasutada keskkonnasõbralikke lahendusi osalejate registreerimisel ja tunnuste (nt

rinnasildid) valmistamisel.

4. Töövõtja ülesanded 4.1. Projektijuhtimine: Töövõtja on kohustatud tagama konverentsi tervikliku

projektijuhtimise, sealhulgas tegevuskava koostamise, täitmise jälgimise ning vajaliku

dokumentatsiooni haldamise. Töövõtja esitab pärast hankelepingu sõlmimist kokkulepitud

tähtajaks detailse ajakava ja tegevusplaani ning vajadusel ajakohastab seda kooskõlastatult

Tellijaga.

Projektijuhtimine peab toimuma tihedas koostöös Tellijaga ning lähtuma lepingu eesmärkide

saavutamisest. Töövõtja on kohustatud teavitama Tellijat operatiivselt töö käigus ilmnevatest

probleemidest ning tegema ettepanekuid nende lahendamiseks.

Töövõtja peab tagama projektiga seotud informatsiooni ja dokumentide kättesaadavuse

kokkulepitud ühises keskkonnas (nt pilveplatvormil) ning vastama Tellija päringutele

mõistliku aja jooksul, kuid eelduslikult vähemalt 3 tööpäeva jooksul.

4.2. Sisuline ettevalmistus: Töövõtja kohustuseks on toetada Tellijat konverentsi sisulise

ülesehituse ettevalmistamisel, sealhulgas koostada konverentsi stsenaarium ning teha

ettepanekuid päevakava struktuuri, teemade järjestuse, esinejate ja esinemisformaatide osas.

Lõplikud sisulised valikud tehakse koostöös Tellijaga.

Töövõtja vastutab esinejate kaasamise, suhtluse ja juhendamise praktilise korralduse eest ning

tagab esinejate vajaliku tehnilise ja korraldusliku toe.

4.3. Registreerimine ja kommunikatsioon: Töövõtja korraldab konverentsi osalejate

registreerimise sündmuse toimumiskohas (ka registreerimiskeskkonna ettevalmistamine),

sealhulgas haldab osalejate nimekirju ning saadab informatsiooni osalejatele vastavalt

kokkulepitud ajakavale.

Ülesannete hulka kuuluvad osaluslehtede, päevakavade, kaelapaelade ja neisse riputavate

siltide ning muude teavitussiltide ettevalmistamine, kooskõlastamine tellijaga ja printimine;

tagasiside vormide ettevalmistamine ja tellijaga kooskõlastamine enne seminari toimumist.

Töövõtja teeb kommunikatsioonitegevustes koostööd Tellijaga tagades teabe õigeaegse ja

sihtrühmale arusaadava edastamise. Töövõtja vastutab registreerimisega seotud andmete

korrektse töötlemise ja haldamise eest ning tagab, et tegevused vastavad kehtivatele

andmekaitsenõuetele.

Konverentsi visuaalse identiteedi, sealhulgas ICA konverentsi kujunduse ja bännerid, edastab

Tellija Töövõtjale, ning Töövõtja on kohustatud lähtuma neist kõigi visuaalsete lahenduste

kavandamisel ja realiseerimisel.

4.4. Järeltegevused: Töövõtja on kohustatud korraldama konverentsi jäädvustamise

(fotosalvestused) ning tagama materjalide järeltöötluse. Töödeldud fotod tuleb edastada

Tellijale hiljemalt 14 päeva jooksul pärast konverentsi toimumist.

Lisaks peab Töövõtja esitama Tellijale konverentsiga seotud vajalikud materjalid ja aruanded

vastavalt tehnilises kirjelduses ja lepingus sätestatule.

5. Nõuded meeskonnale ja koostööle 5.1. Võtmeisikud: Töövõtja peab tagama lepingu nõuetekohaseks täitmiseks piisava ja pädeva

meeskonna olemasolu. Töövõtja määrab töö teostamiseks projektijuhi, kes vastutab

konverentsi korraldamise koordineerimise eest kogu lepingu perioodi vältel.

Projektijuhil peab olema vähemalt kaheaasta pikkune kogemus sarnase mahu ja keerukusega

sündmuste korraldamisel. Töövõtja on kohustatud tagama, et võtmeisikud osalevad aktiivselt

teenuse osutamises ning on Tellijale kättesaadavad kogu lepingu täitmise vältel.

Töövõtja kohustub korraldama projekti käivitamiseks avakoosoleku ning tagama regulaarse

suhtluse Tellijaga, sealhulgas vajadusel töökoosolekute korraldamise.

5.2. Kvaliteedikontroll: Töövõtja on kohustatud tegema tihedat koostööd Tellijaga ning

lähtuma teenuse osutamisel Tellija juhistest ja kooskõlastustest. Kõik olulised konverentsi

ettevalmistamise käigus valmivad materjalid, sealhulgas stsenaarium, ajakava, kujundused ja

muud sisulised ning visuaalsed lahendused, tuleb esitada Tellijale kooskõlastamiseks.

Tellijal on õigus esitada märkusi ja nõuda paranduste tegemist ilma täiendava tasuta. Töövõtja

on kohustatud parandused tegema mõistliku aja jooksul, tagades seejuures tööde kvaliteedi ja

vastavuse käesolevas lepingus sätestatud nõuetele.

Töö teostamine peab põhinema pideval infovahetusel ning Töövõtja kohustub teavitama

Tellijat viivitamata kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada konverentsi ettevalmistust või

läbiviimist.

5.3. Alltöövõtjad: Töövõtja vastutab täielikult alltöövõtjate valiku, töö kvaliteedi ning

lepinguliste kohustuste täitmise eest. Alltöövõtjate kasutamine ei vabasta Töövõtjat

käesolevast lepingust tulenevate kohustuste täitmisest.

Töövõtja kohustub tagama alltöövõtjatele õigeaegse tasumise ning vastutab selle eest, et

alltöövõtjate tegevus vastab kõigile kehtivatele õigusaktidele ning hankedokumentides

sätestatud nõuetele.

6. Tööde üleandmine ja andmekaitse 6.1. Andmekaitse (GDPR): Töövõtja on kohustatud isikuandmete töötlemisel järgima

kehtivaid õigusakte. Töövõtja peab tagama, et konverentsiga seotud tegevustes, sealhulgas

osalejate registreerimisel, pildistamisel on osalejatelt võetud vajalikud nõusolekud ning neid

on teavitatud isikuandmete töötlemisest vastavalt kehtivatele nõuetele.

Töövõtja on kohustatud tagama isikuandmete turvalise töötlemise, säilitamise ja edastamise

ning rakendama asjakohaseid tehnilisi ja korralduslikke meetmeid isikuandmete kaitseks.

Pärast konverentsi toimumist ja üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitamist peab Töövõtja

kustutama kõik isikuandmed, mille säilitamine ei ole enam vajalik lepingu täitmise eesmärgil,

välja arvatud juhul, kui õigusaktidest tuleneb säilitamiskohustus.

6.2. Üleandmise-vastuvõtmise akt: Töövõtja on kohustatud esitama Tellijale üleandmise-

vastuvõtmise akti hiljemalt 14 päeva jooksul pärast konverentsi toimumist.

Üleandmise-vastuvõtmise akt peab sisaldama vähemalt järgmist teavet ja materjale:

6.2.1. konverentsil osalenute nimekiri;

6.2.2. viited või lingid konverentsi käigus valminud materjalidele (sh esitlusmaterjalid, foto-

ja videomaterjalid);

6.2.3. ülevaade toimunud tegevustest ning vajadusel kokkuvõte osalejatelt kogutud

tagasisidest;

Töövõtja kinnitus lepingu nõuetekohase täitmise ning eesmärkide saavutamise kohta. Töö

loetakse vastu võetuks pärast üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamist Tellija poolt.

Lisa 1.1 Eeldatav ajakava

Tabel 1. Eeldatav ajakava

Ajavahemik

5.10.2026 0 päev

Registreerimine ja külaliste saabumine 12:00-15:00

ICA kohtumised 14:00-17:00

Õhtuöök ja võrgustumine koos

meelelahutusprogrammiga

19:00-22:00

6.10.2026 1 päev

Konverentsi avapäev 09:00-17:00

Õhtusöök ja võrgustumine koos

ühistegevusega

19:00-22:00

7.10.2026 2 päev

E-esitluskeskuse külastus

09:00-10:30

Töötoad ja temaatilised sessioonid

10:30-17:00

8.10.2026 3 päev

Eesti Rahvusraamatukogu juhendatud

külastus 09:00-10:30

Konverentsi lõpetamine, kokkuvõtvad

sessioonid

10:30-17:00

Pidulik lõpetamine õhtusöögiga 19:00-22:00

Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 2.

Hindamiskriteeriumid- ja metoodika

Hankija võrdleb ja hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi hindamiskriteeriumide

alusel. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus, mis selgitatakse välja

väärtuspunktide omistamise meetodil käesolevas dokumendis toodud hindamiskriteeriumide ja

-metoodika alusel.

1. Pakkumuse maksumus, 30 punkti Madalaima maksumusega pakkumus saab

maksimumpunktid (30 punkti). Teiste vastavaks tunnistatud pakkumuste väärtuspunktid

arvutatakse järgmise valemiga: „kriteeriumi punktid” - („hinnatava pakkumuse maksumus” –

„madalaim pakkumuse maksumus”) / „suurim väärtus” × „kriteeriumi punktid”.

2. Sisuline nägemus ja kontseptsioon, 30 punkti Hinnatakse hajutatud ruumilahenduste

sobivust ja esinduslikkust rahvusvahelise kõrgetasemelise auditooriumi (valitsusasutuste IT-

juhid ja digipoliitika kujundajad) võõrustamiseks. Samuti hinnatakse sotsiaalprogrammi (sh

võrgustumisõhtusöögid) ja innovatsioonivisiidi sisulist seotust konverentsi peateemaga

(tehisintellekt ja autonoomsed süsteemid) ning oskust tutvustada osalejatele Eesti digitaalset

ökosüsteemi. Hinnatakse ka pakutud toitlustuskontseptsiooni (näidismenüü) ja meenete

rahvusvahelist sobivust.

 21–30 punkti: Esitatud on väga detailne, läbimõeldud ja innovaatiline lahendus.

Ruumid toetavad suurepäraselt sündmuse formaati. Sotsiaalprogramm ja

innovatsioonivisiit on loovad, köitvad ja otseselt seotud Eesti digiriigi kuvandiga.

Toitlustuse kontseptsioon vastab kõrgel rahvusvahelisel tasemel osalejatele sobivate

lahendustega.

 11–20 punkti: Lahendus on standardne ja katab tehnilise kirjelduse baasnõuded.

Ruumid on asjakohased, kuid sotsiaalprogrammis ja Eesti innovatsiooni tutvustamises

napib eristuvust või sügavamat seost konverentsi sihtrühma spetsiifikaga. Toitlustuse

kirjeldus on tavapärane.

 1–10 punkti: Lahendus on pealiskaudne ega arvesta piisavalt konverentsi

rahvusvahelise kõrgetasemelise sihtrühmaga. Sotsiaalprogramm või innovatsioonivisiit

on juhusliku iseloomuga ja ei paku lisandväärtust Eesti digiriigi kuvandile.

3. Võtmeisikute kogemus ja pädevus, 20 punkti Hinnatakse lepingu täitmisesse kaasatud

projektijuhi varasemat kogemust ja pädevust, mis tagab sujuva suhtluse rahvusvaheliste

osalejatega ja Tellijaga.

 15–20 punkti: Projektijuhil on vähemalt 5-aastane laialdane ja tõendatud varasem

kogemus sarnaste mitmepäevaste ja hajutatud asukohtadega rahvusvaheliste

konverentside või kõrgetasemeliste välisdelegatsioonide sündmuste juhtimisel.

 7–14 punkti: Projektijuhil on 3–4-aastane kogemus sündmuste korraldamisel, kuid

referentsprojektid on mahult väiksemad, peamiselt kohalikule sihtrühmale suunatud või

puudub spetsiifiline logistiline kogemus hajutatud asukohtadega mitmepäevaste

programmide juhtimisel..

 1–6 punkti: Projektijuhi varasem kogemus on hankelepingu täitmise seisukohalt üldist

laadi. Baasnõuded on täidetud, kuid esitatud portfellis puudub selge lisandväärtus ja

spetsiifiline kogemus, mis tõendaks suutlikkust juhtida logistiliselt hajutatud

programmiga sündmusi ning võõrustada rahvusvahelist kõrgetasemelist sihtrühma

(kõrged riigiametnikud).

4. Projektiplaan, logistika ja riskianalüüs, 20 punkti Hinnatakse projekti tegevuskava

koostamist, hajutatud sündmuse logistilist planeerimist ja ajakavas püsimise realistlikkust.

Erilist tähelepanu pööratakse transpordiplaanile (shuttle-logistika erinevate

konverentsikohtade ja hotellide vahel) ning riskianalüüsile, mis peab käsitlema tehniliste

tõrgete, osalejate arvu muutumise ja logistiliste viivituste maandamist.

 15–20 punkti: Tegevuskava ja logistikaplaan on loogilised, detailsed ja arvestavad

ideaalselt hajutatud asukohtadega. Riskianalüüs tuvastab rahvusvahelisele ja mitmes

asukohas toimuvale üritusele omased kitsaskohad (transpordi viivitused, esinejate

graafiku muutused, eridieetide operatiivne katmine) ja pakub välja konkreetsed,

koheselt rakendatavad tagavara- ja maandamisplaanid.

 7–14 punkti: Projektiplaan on olemas, kuid logistika kirjeldus on pealiskaudne. Riskid

on kirjeldatud üldiselt ning maandamismeetmed on standardsed ja pigem reageerivad

kui ennetavad.

 1–6 punkti: Ajakava ja tegevusplaan on puudulikud. Shuttle-logistikat pole läbi

mõeldud. Riskianalüüs on formaalne ega arvesta mitmes toimumiskohas korraldatava

ürituse reaalse logistilise ja tehnilise keerukusega.

Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 3

TÖÖVÕTULEPING nr

ERITINGIMUSTE PROJEKT

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood70003158,asukohtSuur-

Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

hankekorra alusel digimajanduse osakonnajuhataja Karita Orusaar (edaspidi tellija),

ja

XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi

töövõtja), keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool,

sõlmivad käesoleva teenuse osutamise lepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Lepingu moodustavad eri- ja üldtingimused koos lisadega kui konkreetsest lepingu

sättest ei tulene teisiti. Eritingimused sisaldavad üldtingimuste täiendusi ja parandusi.

1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on riigihanke alusdokumendid (edaspidi hanke

alusdokumendid), töövõtja pakkumus, pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu

muudatused ja lisad. Vastuolude korral hanke alusdokumentide ja töövõtja pakkumuse

vahel lähtutakse hanke alusdokumendist.

1.3. Lepingu dokumentide prioriteetsus on järgmine: eritingimused (I), lepingu lisad (II) ja

üldtingimused (III). Vastuolude korral lepingu dokumentide vahel prevaleerib

prioriteetsem dokument.

2. Lepingu ese, alus ja tähtaeg

2.1. Lepingu esemeks on „Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA)

2026 konverentsi korraldamine” (edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema

vastavalt lepingus ja lepingu lisades sätestatud tingimustele. Tööülesande täpsem

kirjeldus on sätestatud lepingu lisas 1 (Tehniline kirjeldus).

2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse1 CPV koodiga 79951000-2

riigihanke „ Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026

konverentsi korraldamine“ tulemusena ning vastavalt riigihanke alusdokumentidele

ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.

2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle aktiga tellijale üle hiljemalt

15 tööpäeva peale töö teostamist. Aktis on toitlustuse lõplik maksumus, mille

moodustab pakkuja pakutud toitlustuse maksumus ühe inimese kohta x konverentsile

kohapeale registreerunud osalejate arv, mille tellija tööpakkujale edastas.

3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingust ja lepingu dokumentidest tulenevatele nõuetele

vastava töö teostamise eest tasu pakkumuses fikseeritud hindadele alljärgnevalt:

3.1.1. Konverentsi korraldamine …… eurot (hinnale lisandub/ei lisandu käibemaks);

3.1.2. toitlustusteenuse maksumus ühe inimese kohta …. eurot (hinnale lisandub/ei lisandu

käibemaks).

3.1.3. meenete maksumus ühe inimese kohta …. eurot (hinnale lisandub/ei lisandu

käibemaks).

1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated

Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 3

3.2. Toitlustusteenuse ning meenete kogumaksumus selgub vastavalt tegelikule osalejate

arvule pärast registreerumise lõppemist. Tellija kohustub töövõtjale teatama lõpliku

teenuseid saavate isikute arvu ning esitama ürituse ajakava hiljemalt 18.09.2026.

3.3. Tellija tasub töövõtjale peale töö teostamist ja üleandmise-vastuvõtmise akti (edaspidi

akt) allkirjastamist vastavalt lepingu punktis 3.1 toodud maksumusele. Töö loetakse

vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti.

3.4. Tööd tellitakse ja teostatakse Euroopa Liidu Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja

siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF) vahenditest.

4. Poolte volitatud esindajad

4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

vastuvõtmisel on … , telefon … , e-post … .

4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel ja täitmise kontrollimisel on

… , telefon … , e-post … .

5. Lepingu lisad

5.1. Lepingu allakirjutamisel on lepingule lisatud:

5.1.1. Lisa 1. Tehniline kirjeldus;

5.1.2. Lisa 2. Pakkumus:

5.1.3. Lisa 3. Üleandmise- vastuvõtmise akt (vorm).

6. Muud sätted

6.1. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi veebis aadressil:

https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated

6.2. Lepingu üldtingimuste punkt 10.2 ei kohaldu käesolevas lepingus.

6.3. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik.

Tellija Töövõtja

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 4.

Pakkumuse vorm

Hanke nimetus: Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026

konverentsi korraldamine

OSA A. TEHNILINE PAKKUMUS JA KONTSEPTSIOON

Pakkuja peab esitama sündmuse läbiviimise esialgse kontseptsiooni ja tegevusplaani, täites

alljärgneva tabeli parempoolse veeru. Esitatud teave on aluseks pakkumuste kvalitatiivsel

hindamisel.

Nõue vastavalt tehnilisele kirjeldusele Pakkuja lahenduse kirjeldus (TÄIDAB

PAKKUJA)

Päev 0 (05.10.2026) ruumid: Asukoht ja

ruumide jaotus osalejate registreerimiseks,

töökoosolekuteks ja üldkoguks.

[Sisesta kirjeldus]

Päev 2 (07.10.2026) ruumid: Asukoht

paralleelsete töötubade läbiviimiseks. [Sisesta kirjeldus]

Päev 3 (08.10.2026) ruumid: Eesti

Rahvusraamatukogu või alternatiivse

asukoha kontseptsioon.

[Sisesta kirjeldus]

Toitlustuse miinimummahud: Kohvipaus (min 150g), lõuna (min 250g

põhitoitu + 100g salatit), 3-käiguline

õhtusöök. Kas kinnitate nõuete täitmist?

JAH / EI

Päev 2 (07.10.2026) näidismenüü: Täielik menüü koos eridieetide võimekuse

kirjeldusega.

[Sisesta menüü]

Sotsiaalprogramm ja

innovatsioonivisiit: Kirjeldage õhtusööke

ja 1,5h innovatsioonivisiiti (sh e-Eesti

Esitluskeskusse).

[Sisesta kirjeldus]

Meened ja osalejate materjalid: Ideekavand osalejate meenepakist ja

nimesiltidest/kaelakaartidest.

[Sisesta kirjeldus]

Projektiplaan ja logistika: Esitage

konverentsi korraldamise üldine [Sisesta kirjeldus]

tegevuskava ja shuttle-logistika plaan

erinevate toimumiskohtade ja hotellide

vahel.

Riskianalüüs: Kirjeldage peamisi

korralduslikke ja logistilisi riske (nt

transpordi viivitused, osalejate arvu

muutused, asukohtade vahetumine) ning

esitage nende maandamismeetmed.

[Sisesta kirjeldus]

OSA B. PAKKUJA MEESKOND

Nõue vastavalt Tehnilisele kirjeldusele Pakkuja lahenduse kirjeldus (TÄIDAB

PAKKUJA)

Projektijuht: Nimi ja lühikirjeldus

varasemast kogemusest rahvusvaheliste

sündmuste korraldamisel (vähemalt 2-

aastane kogemus).

(Lisada pakkumusele projektijuhi CV).

Nimi: [Sisesta nimi]

Kogemuse kirjeldus:

[Sisesta lühikirjeldus]

OSA C. HINNAPAKKUMUS

Hind peab sisaldama kõiki tehnilises kirjelduses toodud nõudeid. Tellija teatab lõpliku

toitlustatavate ja meenete/materjalide arvu hiljemalt 18.09.2026.

Tabel 1. Konverentsi korraldamise fikseeritud tasu

Nr Teenuse / Kulu nimetus Maksumus (EUR, ilma

KM-ta)

1

Konverentsi

korraldamise

kogumaksumus

(tervikteenus)

(Sisaldab projektijuhtimist,

sisulist ettevalmistust,

töövõtja vastutusalasse

kuuluvate

konverentsiruumide ja

kogu esitlustehnika renti,

transporti ja logistikat,

sotsiaalprogrammi

korraldust (ilma

toitlustuseta) ning

sündmuse jäädvustamist

fotograafi poolt.)

A. KONVERENTSI

KORRALDAMINE

KOKKU (ilma KM-ta):

Tabel 2. Osalejapõhine muutuvkulu (ühikuhinnad)

Nr Teenuse nimetus Ühikuhind ühe inimese

kohta (EUR, ilma KM-ta)

2

Toitlustuse 1 inimese

maksumus

(Sisaldab kõiki

konverentsipäevade

kohvipause, lõunasööke,

joogivett ja õhtusööke

ühele osalejale kogu

programmi vältel vastavalt

miinimummahtudele.)

3

Meene/materjalide 1

inimese maksumus

(Sisaldab ühte meenepakki

ühele osalejale.)

B. ÜHE OSALEJA

MUUTUVKULU

KOKKU (Rida 2 + Rida

3):

Tabel 3. Pakkumuse võrdlusmaksumus (hindamiseks)

Pakkumuste hindamisel ja võrdlemisel võetakse aluseks eeldatav maksimaalne maht, st 50

osalejat.

Komponent Maksumus (EUR)

A. Konverentsi korraldamise fikseeritud

tasu (Tabel 1 koond)

C. Arvestuslik muutuvkulu (Tabel 2 rida B

x 50 osalejat)

PAKKUMUSE KOGUMAKSUMUS (A

+ C) (ilma KM-ta):

Käibemaks (EUR):

PAKKUMUSE KOGUMAKSUMUS

KOOS KÄIBEMAKSUGA (EUR):

Kinnitame, et pakkumuse hind sisaldab kõiki kulusid, mis on vajalikud teenuse nõuetekohaseks

osutamiseks vastavalt tehnilises kirjelduses toodud tingimustele. Oleme teadlikud, et töö

rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF)

vahenditest. Töövõtja on kohustatud konverentsi korraldamisel järgima SF rahastusega seotud

teavituse ja nähtavuse nõudeid.

Pakkumuse esitamise ettepaneku Lisa 5

Töö üleandmise-vastuvõtmise akt

Käesolev Töö üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud XXX (edaspidi:

Töövõtja) … poolt ja esitatud Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

……………………………………… (edaspidi: Tellija), tõendamaks, et Töövõtja andis üle

Poolte vahel XXX sõlmitud Lepingu „……………………………“ nr XXX alusel teostatud

Töö alljärgnevalt:

1. … (üleantava Töö nimetus, detailne kirjeldus, mida üleantav Töö hõlmab),

ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited Lepingu punktidele vms).

2. Tellija on Töö teostamise tulemustega tutvunud ning kiidab Töö teostamise

tulemused heaks, millega ühtlasi loetakse Töövõitja poolt üle antud Töö

vastuvõetuks.

Akt on aluseks Töövõtja poolt Tellijale kooskõlas Lepingu punktiga 3 arve esitamiseks summas

… (summa sõnades) eurot.

Akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt mõlemale

Poolele.

Töövõtja Tellija

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega

PAKKUMUSE ESITAMISE ETTEPANEK

1. Üldandmed

1.1. Hankija Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

Suur-Ameerika 1, 10122 Tallinn

reg kood: 70003158

1.2. Hanke nimetus Rahvusvahelise Valitsusasutuste

Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026

konverentsi korraldamine

1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja

pakkumuste esitamiseks [email protected]

Hanke eeldatav maksumus KM-ta: kuni 30 000

eurot.

CPV-kood: 79952000-2 Ürituste

korraldamisega seotud teenused

Hanget rahastatakse Konverentsi läbiviimist

rahastatakse Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja

siseturvalisuspoliitika fondide (edaspidi SF)

vahenditest.

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg 28.07.2026 kell 10:00 (Eesti aja järgi). Pärast

nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse

ei võeta

1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg

(pakkumuste esitamise tähtajast

arvates)

60 päeva. Pakkumuse esitamisega loetakse, et

pakkumus on jõus vähemalt nimetatud

ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse

jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima

(võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem).

1.6 Hanke eeldatav ajakava ja

hankelepingu täitmise tähtaeg

Alljärgnevas ajakavas esitatud tähtajad on

indikatiivsed ja ei oma õiguslikku tähendust, st

juhul, kui hankelepingut mistahes põhjusel ei

ole võimalik sõlmida märgitud tähtajaks,

lükkuvad järgnevalt loetletud tähtajad edasi

vastava aja võrra.

1. Lepingu sõlmimine – 03.08.2026.

2. Lepingu täitmine – 01.11.2026.

1.7 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 - Tehniline kirjeldus;

Lisa 2 - Hindamiskriteeriumid- ja metoodika;

Lisa 3 – Töövõtu eritingimuste projekt;

Lisa 4 – Pakkumuse vorm:

Lisa 5 - Üleandmise-vastuvõtmise akti vorm.

1.8 Hindamiskriteeriumid Majanduslik soodsus, kajastatud

pakkumuskutse lisas 2 Hindamiskriteeriumid-

ja metoodika

2. Väikehanke menetlus 2.1. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine (RHS 46). Pakkumuskutse kohta saab

selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse pakkumuskutses märgitud e-posti aadressil.

Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega

Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud

isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole

kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise

tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva.

2.2. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad

hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired

pakkuja või hankija telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete ja

vahendite, sealhulgas tarkvara, töös.

2.3. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja

ärisaladus, ja põhjendab teabe ärisaladuseks määramist. Teabe ärisaladuseks määramisel

lähtutakse ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse § 5 lg-s 2 sätestatust.

Hankija juhib tähelepanu, et eduka pakkuja pakkumus on avalik (RHS § 110 lg 5), välja arvatud

pakkuja poolt õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Pakkuja ei või ärisaladusena märkida:

1) pakkumuse maksumust ega osamaksumusi; 2) teenuste lepingute puhul lisaks punktis 1

nimetatule muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele vastavaid pakkumust iseloomustavaid

numbrilisi näitajaid. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas (RHS §

461).

2.4. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle läbirääkimisi.

Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse

osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui

hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel

pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast:

2.4.1. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, seejuures on läbirääkimisi

lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda

ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende

mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija

eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde

või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad

kolmandatelt isikutelt;

2.4.2. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud

pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud

pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus.

2.5. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus

mittevastavaks juhul kui:

2.5.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid.

2.6. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks,

kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid

pakkumuskutses sätestatud tingimustest.

2.7. Pakkuja, kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises hankemenetluses.

2.8. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud

kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne tellimuskirja

esitamist, kui:

2.8.1. kui see ei vasta hanke alusdokumentides esitatud tingimustele;

2.8.2. kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või pakkuja selgituste põhjal ei ole

võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust hanke alusdokumentides esitatud tingimustele;

2.8.3. kõikide pakkumuste maksumused ületavad hanke eeldatava maksumuse;

2.8.4. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis

välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise

alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;

Kinnitatud osakonnajuhataja otsusega

2.8.5. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia;

2.6.6. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga

konkurentsi efektiivset ärakasutamist;

2.7. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on

toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.

2.8. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). Hankija hindab kõiki vastavaks

tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe majanduslikult soodsaima pakkumuse hankes.

2.9. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid selline

kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis lepingu hind on pakkumuses esitatud

maksumus, mis on kehtiv lepingu kehtivuse jooksul.

2.10. Võrdsete hindamistulemuste korral selgitatakse edukas pakkumus välja liisu heitmise

teel. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujatele liisuheitmise aja ning koha.

2.11. Liisuheitmine on eduka pakkuja väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast

pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse

liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkumuse väljaselgitamise otsuse aluseks olev

protokoll. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud

hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures

viibida. Liisuheitmine viiakse läbi veebiaadressil https://wheelofnames.com/et/.

2.12. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme)

tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS

02.07.2026 nr 5-6/2343-1

Riigihanke "Rahvusvahelise Valitsusasutuste

Infotehnoloogia Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi

korraldamine"

Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus- ja

infotehnoloogiaministri 21.06.2024. a käskkirjaga nr 50 kinnitatud „Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“:

1. Korraldada riigihange sotsiaalteenuse „Rahvusvahelise Valitsusasutuste Infotehnoloogia

Nõukogu (ICA) 2026 konverentsi korraldamine" tellimiseks (79952000-2 Ürituste

korraldamisega seotud teenused).

2. Kinnitan otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke alusdokumendid (pakkumuskutse ja selle

lisad).

3. Määran otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke eest vastutavaks isikuks Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi digimajanduse osakonna reaalajamajanduse ettevõtja

digivärava valdkonnajuhi Tiina Kruusimägi.

4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud riigihanke korraldamiseks, sealhulgas

pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste

hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus:

4.1. Komisjoni esimees: Tiina Kruusimägi- ettevõtja digivärava valdkonnajuht.

4.2.Komisjoni liikmed:

4.2.1. Triin Tõitoja- hangete projektijuht;

4.2.2. Mirjam Kolga- ettevõtja digivärava projektijuht;

4.2.3. Kirsi Eenmaa- ettevõtja digivärava projektijuht.

Valitud hankemenetluse liigi ja punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib

esitada vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete

vaidlustuskomisjonile riigihangete seaduses sätestatud korras ja tähtajal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Karita Orusaar

juhataja