Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

Tere,

Tänan põhjalike selgituste ja vastuse eest!

Teie vastusest saan aru, et seadus kohustab korteriomanikku tema enda kontaktandmete edastamist korteriühistule, kuid ei kohusta tema korteris elavate isikute (sh üürnike, edaspidi e-kirjas "elanikud") kontaktandmete edastamist. Seadus ei keela korteriühistul elanike isikuandmete töötlemist teatud tingimuste täitmisel. Leian, et oma esimese pöördumises ma ei kirjeldanud valitsevat olukorda piisavalt täpselt, seega pean vajalikuks lisada mõned selgitused.

Meie majas on paljud korterid välja üüritud. Korteriomanikud tihti elavad teisel aadressil või on hoopis juriidilised isikud. On korteriomanikke, kes elavad püsivalt välismaal ja meie maja näitel üks nendest teisel mandril ehk vastasajavööndis. Juriidiliste isikute esindajad või klienditugi ei ole väljaspool tööaega kättesaadavad ja füüsilisest isikust korteriomanikega võib esineda raskusi ühenduse võtmisel. Lihtsaim näide on olukord, kui tööülesanded ei võimalda korteriomanikul telefonikõnele vastata.

Iga elaniku tegevus või tegevusetus võib mõjutada teisi elanikke sõltumata sellest, kas tegevus või tegevusetus leiavad aset eluruumi piirides või väljaspool viimast. Näitena toon olukorrad, milles elanik võib ladustada jäätmed ühiselt kasutavatesse ruumidesse või kinnistule, kahjustada teiste vara, tekitada tulekahjuohtlikke olukordi (nt visata suitsukonisid aknast alla). See ei tähenda, et kõik majas elavad isikud, kes ei ole korteriomanikud, käituvad vastutustundetult. Vastupidiselt on palju elanikke, kes võivad olla õigusrikkumise tunnistajaks ja saavad olla abiks erinevate olukordade lahendamisel. Kõige enam on esinenud olukordi, kui avariide likvideerimisel tekkis vajadus siseneda eluruumidesse ja tuvastada lekkekoht või teisaldada kanalisatsiooniluugile pargitud sõiduk. Lisaks avariidele esineb olukordi, kui sõiduk on vaja teisaldada lumekoristuse, teekatteremondi või ehitusmasinate viibimise ajaks. Näiteks toodud juhtumite hulgas on aset leidnud sellised, kui korteriomanikuga ei ole õnnestunud saada ühendust või korteriomanik ei ole reageerinud mõistliku aja jooksul. Pöördumine politseisse ei anna tulemust, sest politsei teatel tegemist on eramaaga ja korteriühistu peab korraldama parkimise ise.

Kirjeldatud olukordade leevendamiseks korteriomanikud on leidnud, et korteriühistu juhatus peab pidama majaelanike nimekirja ja korteriomanik on kohustatud edastama tema korteris elavate isikute kontaktandmed. Tegemist ei olnud üldkoosoleku lihtotsusega, mis vajaks üle poole häältest koosolekul osalejatest, vaid põhikirja kinnitamisega, milleks on vajalikud üle poole häältest kõikidest korteriomanike hulgast.

Korteriühistu juhatus nõustub, et IKÜM art 6 lõike 1 punkt d ei saa olla andmete töötlemise õiguslikuks aluseks kõikides näidetena toodud olukordades. Tulekahjud on äärmiselt harva esinevad juhtumid ja nendele ei ole võimalik tugineda pidevalt.

Korteriühistu tugineb IKÜM art 6 lõike 1 punktile f ja õigustatud huvi hinnang oli koostatud aastatel 2020-2021. Õigustatud hinnangus oleme märkinud järgneva. 

• Iga elaniku tegevus või tegevusetus võib mõjutada teisi elanikke sõltumata sellest, kas tegevus või tegevusetus leiavad aset eluruumi piirides või väljaspool viimast .
• Korterühistu liikmed on otsustanud ja kinnitanud põhikirja, mille kohaselt juhatus on kohustatud pidama majaelanike nimekirja ja korteriomanik on kohustatud edastama korteriühistule tema korteris elavate isikute nimed ja kontaktandmed.
• Majaelanike nimekirja pidamine kaitseb korteriühistu ja majaelanike huve ning on aluseks korteriühistu efektiivsele toimimisele - võimaldab operatiivselt ja sõltumata korteriomaniku kättesaadavusest edastada teavet majaelanikele ja saada teavet viimastelt, tagada ligipääs tehnosüsteemidele, hoiatada hooldus- ja ehitustöödest, samuti ka kahjudest ja muudest intsidentidest;
• Infovahetus elanikega läbi korteriomaniku ei ole alati tõhus, sest korteriomanik võib olla kättesaamatu või ei reageeri pöördumisele piisavalt kiiresti;
• Korteriomanike isikuandmetest korteriühistu töötleb nimesid, isikukoode, telefoninumbreid ja e-postiaadresse. Mitteomanikest elanike isikuandmetest korteriühistu töötleb nimesid, isikukoode, telefoninumbreid ja e-postiaadresse.
• Minimaalsuse printsiibi tagamiseks korteriühistu ei töötle alaealiste elanike isikuandmeid ega mitteomanike isikukoode.
• Paljude elanike nimed ja isikukoodid on igal juhul kättesaadavad korteriühistu pangakonto väljavõttest;
• Isikuandmete töötlemise ajaline ulatus on piiratud järgmiselt: korteriomanikel alates korteri omandamisest kuni korteri võõrandamiseni ja muudel elanikel alates elama asumisest kuni elukoha vahetuseni.
• Tegemist on vähetundlike isikuandmetega, mis ei ole delikaatsed.
• Ligipääs majaelanike nimekirjale on üksnes korteriühistu juhatuse liikmetel;
• Korteriühistu ei avalikusta majaelanike nimekirja. Majaelanike nimekirja kantud isikute andmeid edastatakse kolmandatele isikutele andmesubjekti nõusolekul, seadusest tuleneva kohustuse või kolmanda isiku õigustatud huvi korral.
• Andmesubjekti huvi, õiguste ja vabaduste riive on minimaalne. Isikuandmeid ei kasutata analüütilistel, profileerimise ega reklaami eesmärkidel. Andmesubjekti kättesaadavus tema elukohta haldavale asutusele teenib andmesubjekti enda, korteriühistu ja teiste elanike huve.

Ma ei saa välistada, et möödunud ajaga on selgunud uusi asjaolusid või tekkinud kohtupraktika, ning aastaid tagasi koostatud õigustatud huvi analüüs vajab täiendamist. Kui eeldada, et korteriühistul on olemas õigustatud huvi isikuandmete töötlemiseks, kas korteriühistul on õigus nõuda korteriomanikelt elanike kontaktandmete edastamist vastavalt korteriomanike poolt kehtestatud põhikirjale?

Täname, et pöördusite Andmekaitse Inspektsiooni poole.

Pöördumises selgitate, et korteriühistu põhikirja järgi on korteriomanik kohustatud teatama korteriühistule andmeid tema korteris elavate isikute kohta, sealhulgas pereliikmete, üürnike ja ajutiste elanike kohta. Samuti viitate, et juhatuse pädevuses on ühistu liikmete ja majaelanike nimekirja pidamine ning põhikirja kohaselt võib korteriomanikul olla kohustus teatada korteriühistule eluruume kasutavate isikute kontaktandmed, eelkõige telefoninumber ja e-posti aadress. Palute selgitust, kas selline põhikirjaline regulatsioon on andmekaitsenõuetega kooskõlas ning kas korteriühistul on õigus nõuda korteriomanikult tema korteris elavate isikute kontaktandmete, sealhulgas nime, e-posti aadressi ja telefoninumbri esitamist.

Esmalt selgitame, et Andmekaitse Inspektsioon saab selgitustaotlusele vastates anda üldisi õigusalaseid selgitusi andmekaitsenormide sisu ja rakendamise kohta. Inspektsioon ei anna õigusabi ega saa võtta üle korteriühistu põhikirja õiguspärasuse hindamist. Samuti ei saa Inspektsioon väljaspool järelevalvemenetlust anda õiguslikult siduvat hinnangut konkreetse põhikirjapunkti kehtivusele või õiguspärasusele. Seetõttu on meil võimalik vastata Teie pöördumisele selles osas, mis jääb selgitustaotluse raamidesse.

Korteriomandi- ja korteriühistuseaduse (KrtS) § 46 lõike 1 järgi on korteriomanik kohustatud teatama korteriühistule oma olemasolevate sidevahendite andmed, eelkõige telefoninumbri või elektronposti aadressi. Sama paragrahvi lõike 2 järgi peab korteriomanik juhul, kui tema elu- või asukoht erineb korteriomandi asukohast, teatama korteriühistule ka oma elu- või asukoha postiaadressi. Lõike 3 järgi on korteriühistul õigus lugeda korteriomaniku elu- või asukohaks korteriomandi asukoht, kui korteriomanik ei ole korteriühistule oma elu- või asukoha postiaadressi teatanud. Seega reguleerib KrtS § 46 korteriomaniku enda sidevahendite andmete ja vajadusel tema elu- või asukoha postiaadressi teatamist korteriühistule. Sellest sättest ei tulene eraldi kohustust teatada korteriühistule üürnike, pereliikmete või muude korteris viibivate isikute nime, e-posti aadressi või telefoninumbrit.

Oleme korteriühistus toimuvat andmetöötlust käsitlevates korduma kippuvates küsimustes varasemalt selgitanud, et korteriühistul on oma ülesannete täitmiseks vajalik saada korteriomaniku kontaktandmed, näiteks arvete saatmiseks või üldkoosoleku kutse edastamiseks. Samas ei ole korteriühistul alust nõuda korteriomanikult üürnike, muude pereliikmete või tuttavate andmeid, sest korteriühistu ees vastutab korteriomanik. Kui korteriühistus on kokku lepitud ühisreeglid, peab korteris viibivaid isikuid nendest vajadusel teavitama korteriomanik.

Kui korteriühistu soovib lisaks korteriomaniku andmetele töödelda ka korteris elavate teiste isikute kontaktandmeid, peab selleks olema isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) artikli 6 kohane õiguslik alus. Põhikiri ei saa iseenesest asendada isikuandmete töötlemise õiguslikku alust. Ka põhikirjas ette nähtud andmete esitamise kohustus peab olema kooskõlas IKÜM-i põhimõtetega, eelkõige seaduslikkuse, läbipaistvuse, eesmärgipärasuse ja minimaalsuse põhimõttega.

Pöördumises toote välja, et korteriühistul on õigustatud huvi töödelda elanike kontaktandmeid, arvestades muu hulgas tulekahjusid, veeavariisid, vargusi, korrarikkumisi ja kahjujuhtumeid. Selgitame, et õigustatud huvile tuginemine võib teatud olukorras võimalik olla, kuid see eeldab enne andmete töötlemist sisulist hindamist. Üksnes üldisest viitest korteriühistu või majaelanike huvile ei piisa. 

Õigustatud huvi alusele tuginemisel peab korteriühistu kui vastutav töötleja olema läbi viinud õigustatud huvi analüüsi. Selle käigus tuleb hinnata, milles seisneb konkreetne õigustatud huvi, kas just nende isikuandmete töötlemine on selle eesmärgi saavutamiseks vajalik ning kas korteriühistu huvi kaalub üles nende isikute õigused ja huvid, kelle andmeid soovitakse töödelda. Samuti tuleb hinnata, kas sama eesmärki oleks võimalik saavutada vähem riivaval viisil.

Kui korteriühistu töötleb üürnike või teiste elanike kontaktandmeid, peab töötlemine olema läbipaistev nende isikute jaoks, kelle andmeid töödeldakse. See tähendab, et neile peab olema arusaadav, kes nende andmeid töötleb, millisel eesmärgil ja õiguslikul alusel seda tehakse ning millised õigused neil oma andmete suhtes on. Kuna Teie kirjeldatud juhul soovitakse andmeid saada korteriomaniku kaudu, tuleb ka seda läbipaistvuse ja õiguspärasuse hindamisel arvesse võtta.

Samuti märgime, et IKÜM art 6 lõike 1 punkt d ehk eluliste huvide kaitse on erandlik õiguslik alus olukordadeks, kus töötlemine on vajalik inimese elu või tervise kaitseks. Seda ei saa üldjuhul käsitada alusena püsiva elanike kontaktandmete nimekirja pidamiseks.

Täpsemalt saate korteriühistus isikuandmete töötlemise kohta lugeda Andmekaitse Inspektsiooni korteriühistuid käsitlevast juhendmaterjalist ja korteriühistute KKK-st.

Kokkuvõtvalt on KrtS § 46 alusel korteriühistul õigus nõuda eelkõige korteriomaniku enda sidevahendite andmeid ning vajadusel tema elu- või asukoha postiaadressi. KrtS § 46 ega korteriühistu põhikiri üksinda ei anna alust nõuda korteriomanikult üürnike või teiste elanike nime, e-posti aadressi ja telefoninumbrit. Selliste andmete töötlemiseks peab olema eraldi IKÜM art 6 kohane õiguslik alus ning töötlemine peab vastama eesmärgipärasuse, minimaalsuse, läbipaistvuse ja proportsionaalsuse põhimõtetele. Kui korteriühistu tugineb õigustatud huvile, peab see tuginema õigustatud huvi analüüsile.

Loodame, et neist selgitustest on Teile abi.

Lugupidamisega

Liis Köster jurist [email protected] ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti LinkedIn | YouTube