Tere

Plaanime muutust klientide veearvesti näitude edastamisel.

Seniseni edastatakse näidud meie kodulehel Näitude teatamine - Kuusalu Soojus ja saadetakse meilile.

Uus lahendus põhineb Tally veebivormil, mille kaudu sisestatud andmed kantakse automaatselt Google Sheetsi tabelisse. See tähendab, et näidud ei jõua enam üksikute e-kirjadena postkasti, vaid koonduvad ühte tabelisse, kus neid on lihtne kontrollida, sorteerida, filtreerida ja vajadusel eksportida.

Vormi võiks lisada ainult need andmed, mis on teenuse osutamiseks vajalikud. Näiteks:

• Piirkond
• nimi
• joogivee näit;
• kastmisvee näit (vajadusel);
• kommentaar (soovi korral).
• kliendi number või lepingu number (kaalume vajadusel)

Kaalume kasutada kliendi- või lepingunumbrit nime asemel või vähemalt peamise identifikaatorina. See võimaldab siduda näidud konkreetse tarbimiskohaga ning vähendab töödeldavate isikuandmete hulka.

Selline lahendus vastab hästi isikuandmete kaitse üldmääruse (GDPR, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2016/679) põhimõtetele, eelkõige:

• Andmete minimaalsuse põhimõte – kogutakse ainult neid andmeid, mis on vajalikud veenäitude registreerimiseks. Kui e-posti aadressi või telefoninumbrit ei ole teenuse osutamiseks vaja, siis neid ei küsita.
• Eesmärgipärasuse põhimõte – kogutud andmeid kasutatakse üksnes veenäitude vastuvõtmiseks ja töötlemiseks ning neid ei kasutata turunduseks ega muudel eesmärkidel.
• Turvalisuse põhimõte – ligipääs Google Sheetsi tabelile on ainult selleks volitatud töötajatel ning konto kaitstakse tugeva parooli ja kaheastmelise autentimisega.
• Läbipaistvuse põhimõte – vormil kuvatakse lühike selgitus, millisel eesmärgil andmeid kogutakse, ning viide ettevõtte privaatsuspoliitikale.

Vormi lõppu lisatakse ka teavitus, näiteks:

"Esitatud andmeid kasutatakse üksnes veenäitude registreerimiseks ja veeteenuse osutamiseks. Andmeid ei kasutata turunduseks ning neid töödeldakse kooskõlas ettevõtte privaatsuspoliitika ja kehtivate andmekaitsenõuetega."

Sellise lahenduse peamised eelised on:

• kliendil on näitude esitamine kiirem ja mugavam;
• kõik andmed koonduvad automaatselt ühte kohta;
• väheneb käsitsi andmete sisestamise vajadus ja vigade oht;
• vajadusel saab andmeid lihtsalt eksportida või integreerida teiste infosüsteemidega;
• lahendus on lihtsalt hallatav ning seda saab tulevikus hõlpsasti täiendada.

Lisaks väärib märkimist, et nii Google Workspace (sh Google Sheets) kui ka Tally on tänapäeval laialdaselt kasutusel nii Euroopa ettevõtetes, mittetulundusühingutes, haridusasutustes kui ka avaliku sektori organisatsioonides erinevate andmete kogumiseks ja töötlemiseks. Neid kasutatakse näiteks registreerimiste, avalduste, küsitluste, hooldustaotluste, teenuste tellimuste ning mõõteandmete kogumise juures.

Google Workspace on üks maailma enim kasutatavaid pilvepõhiseid kontoritarkvara platvorme ning selle turvalisuse, ligipääsu halduse ja andmekaitse võimalused vastavad professionaalsete organisatsioonide ootustele. Ka Tally on kujunenud populaarseks veebivormide lahenduseks tänu lihtsale kasutuskogemusele, paindlikkusele ning võimalusele integreerida kogutavad andmed automaatselt erinevatesse infosüsteemidesse.

Andmekaitse seisukohalt on oluline rõhutada, et GDPR ei keela pilveteenuste kasutamist. Vastupidi – määrus eeldab, et kasutatav teenus tagab piisavad tehnilised ja organisatsioonilised turvameetmed ning et isikuandmeid töödeldakse ainult ulatuses, mis on vajalik konkreetse eesmärgi saavutamiseks.  

Kas selline andmete edastamise plaan on vastuvõetav lahendus kliendiandmete vastuvõtmisel?

Lugupidamisega

Allar Aron

Juhataja

Kuusalu Soojus OÜ

Tel.:       6072 452

Mobiil: 50 23 253

e-post: [email protected]

www.kuusalusoojus.ee