Käskkiri

2

Osakonnajuhataja otsuse lisa

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2024 konverentsi korraldamine“

alusdokumendid

Sisukord

1. HANKIJA ........................................................................................................................................... 3

2. RIIGIHANKE OBJEKT ................................................................................................................... 3

3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS ............................................................................. 3

4. RIIGIHANKE KIRJELDUS ............................................................................................................ 3

7. TEHNILISED TÕRKED .................................................................................................................. 4

8. PAKKUMUSTE AVAMINE ............................................................................................................ 4

9. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE ....................................................................................... 4

10. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE ................................................................... 5

11. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK ......................................... 6

12. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS) ................................................... 8

13. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED ................................................................... 8

14. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV ..................................................................................... 9

15. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS ................................................................ 10

16. ALUSDOKUMENDID .................................................................................................................... 10

3

1. HANKIJA

Hankija: käesoleva riigihanke lepingu eseme hankijaks on Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM ja ka Hankija). Vastutavaks isikuks on MKMi

digimajanduse osakonnajuhataja Sirli Heinsoo.

2. RIIGIHANKE OBJEKT

2.1. Riigihange viiakse läbi e- posti teel.

2.2. Riigihanke nimetus: Reaalajamajanduse (RTE) 2024 konverentsi korraldamine.

2.3. Riigihanke eesmärk: hankelepingu sõlmimine

2.4. Hankelepingu liik: teenused

2.5. Hanke eeldatav maksumus: 80 000 eurot käibemaksuta

2.6. Hankemenetluse liik: Sotsiaalteenus alla riigihanke piirmäära

2.7. CPV kood: 79951000-5 Seminaride organiseerimisteenused

2.8. Rahastamisallikad: riigieelarve.

2.9. Käesolevale menetlusele kohaldatakse MKM hankekorda, menetluse tingimused on

hankija seatud käesolevas riigihanke alusdokumendis (edaspidi ka RHAD).

2.10. Iga viidet, mille hankija teeb RHAD-s ja selle lisades mõnele RHS § 88 lõikes 2 või 6

nimetatud alusele, täiendatakse märkega „või sellega samaväärne“.

3. ETTEPANEK PAKKUMUSE ESITAMISEKS

Hankija teeb ettepaneku esitada pakkumus vastavalt riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE)

2024. a konverentsi korraldamine“ RHAD tingimustele.

4. RIIGIHANKE KIRJELDUS

4.1. Riigihanke lähteülesanne on toodud RHAD lisas 1.

4.2. Riigihanke eesmärgiks on konverentsi korraldamine Tallinnas 28.11.2024, kokku 1

päev.

5. HANKELEPINGU SÕLMIMISE TINGIMUSED

5.1. Hankelepingu projekt on toodud RHAD lisas 2.

5.2. Hankelepingu periood: hankeleping sõlmitakse edukaks tunnistatud pakkujaga pärast

edukaks tunnistamise otsuse tegemist ja leping kehtib kuni kõigi lepingust tulenevate

nõuete täitmiseni.

6. PAKKUMUSE KOOSTAMINE JA ESITAMINE

6.1. Pakkumuse koostamisel tuleb lähtuda RHAD-dest ning Eesti Vabariigis kehtivast

seadusandlusest.

6.2. Riigihankes saavad osaleda ainult pakkujad, sh alltöövõtjad, kelle elu- või asukoht on

riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 3 p-s 2 nimetatud riigis.

6.3. Pakkumus tuleb koostada eesti keeles.

6.4. Alternatiivsed pakkumused ei ole lubatud.

6.5. Pakkujal ei ole lubatud esitada tingimuslikku pakkumust ega esitada muid tingimusi, mis

4

ei tulene RHAD-st.

6.6. Igal hankemenetluses osaleval isikul ja huvitatud isikul, kellel on vastaval hetkel

võimalus hankemenetluses osaleda, on õigus saada hankijalt selgitusi või täiendavat

teavet riigihanke ja RHAD kohta. Pakkumuste esitamise tähtaja jooksul palume hankijat

viivitamatult informeerida igast RHAD-des avastatud ebatäpsusest, ebaselgusest või

vastuolust. Pärast pakkumuse esitamist ei rahulda hankija ühtegi pakkuja (ka eduka

pakkumuse esitanud pakkuja pretensiooni või lisanõuet lepingu täitmise käigus)

ettenägematutele asjaoludele, mitteinformeeritusele, teisiti tõlgendamisele või muule

ettekäändele tuginevat pretensiooni või lisanõuet.

6.7. RHAD-e sisu kohta saab selgitusi hankijalt e- posti teel. Hankija annab selgitused kolme

tööpäeva jooksul selgituse saamise taotlusest arvates, saates esitatud küsimuse ning

vastused kõigile osalejatele, kellele hankija on saatnud pakkumuse esitamise ettepaneku.

6.8. Pakkumus esitatakse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Pakkumus on pakkuja

tahteavaldus hankelepingu sõlmimiseks, mis on pakkujale siduv alates pakkumuste

esitamise tähtpäevast vähemalt kuni RHAD-s määratud pakkumuse jõusoleku

minimaalse tähtaja lõppemiseni.

6.9. Pakkumus peab olema jõus vähemalt 90 päeva. Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja

kõikide RHAD-s sätestatud tingimuste ülevõtmist.

6.10. Pakkuja võib pikendada pakkumuse jõusoleku tähtaega omal algatusel või hankija

esitatud ettepaneku alusel. Hankija esitab vastava ettepaneku pakkujale kirjalikult

vähemalt kümme päeva enne pakkumuste jõusoleku tähtaja möödumist. Pakkuja teavitab

hankijat pakkumuse jõusoleku tähtaja pikendamisest või sellest keeldumisest viie

tööpäeva jooksul arvates vastava ettepaneku saamisest.

6.11. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõikide kohustuste, õiguste ja riskidega seotud

võimalikke kulutusi, mis on nimetatud RHAD-s ja mis on seotud lepingu täitmisega.

6.12. Ühispakkujad nimetavad riigihankega ning hankelepingu sõlmimise ja täitmisega seotud

toimingute tegemiseks endi seast volitatud esindaja lisades pakkumuse dokumentide

hulka ühispakkujate volikirja.

7. TEHNILISED TÕRKED

7.1. Hankija ei vastuta võimalike viivituste, tõrgete või katkestuste eest, mida põhjustavad

hankija kontrolli alt väljas olevad asjaolud nagu force majeure, elektrikatkestused, häired

pakkuja telefoni või interneti ühenduses või muude elektrooniliste seadmete, vahendite,

sealhulgas tarkvara, töös. Hankija ei vastuta tekkinud kahjude või saamata jäänud tulude

eest.

8. PAKKUMUSTE AVAMINE

8.1. Pakkumused avab Hankija mõistliku aja jooksul pärast pakkumuste esitamise tähtaja

saabumist.

8.2. Pakkumuse avamine ei ole avalik, hankija ei koosta pakkumuste avamise protokolli.

Andmed edukat pakkumust iseloomustavate näitajate kohta esitatakse koos teatega

edukaks tunnistamise otsuse kohta.

9. PAKKUMUSTE TAGASILÜKKAMINE

9.1. Hankijal on õigus tagasi lükata kõik riigihankele esitatud pakkumused igal ajal enne

hankelepingu sõlmimist.

9.2. Hankijal on õigus pakkumused tagasi lükata, kui:

9.2.1. kõik esitatud või kõik vastavaks tunnistatud pakkumused ületavad hankelepingu

eeldatavat maksumust;

5

9.2.2. hankemenetluse käigus muutuvad hanke väljakuulutamise eeldused, mis

muudavad hanke realiseerimise võimatuks (hankija eelarveliste vahendite kärpimine,

vms);

9.2.3. hankelepingu sõlmimine on muutunud võimatuks või ebaotstarbekaks hankijast

sõltumatutel põhjustel;

9.2.4. tekib vajadus hankelepingu eset olulisel määral muuta;

9.2.5. kui hanke läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutnud ja seetõttu

osutub lepingu sõlmimise mittevajalikuks või võimatuks;

9.2.6. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

9.2.7. Hankija jätab endale õiguse kõik pakkumused tagasi lükata, kui pakkumusi on

vähem kui kolm.

10. PAKKUMUSTE VASTAVUSE KONTROLLIMINE

10.1. Hankija kontrollib esitatud pakkumuste vastavust RHAD-s esitatud tingimustele.

10.2. Pakkumus tunnistatakse vastavaks, kui see vastab RHAD-s esitatud kõikidele

tingimustele.

10.3. Hankija võib nõuda pakkujalt põhjendatud ja asjassepuutuvaid kirjalikke selgitusi

pakkumuses esinevate ebatäpsuste ja ebaselguste kohta. Pakkuja on kohustatud

selgitused hankijale esitama kolme tööpäeva jooksul.

10.4. Vajadusel peab hankija pakkuja(te)ga läbirääkimisi pakkumuse sisu osas, läbirääkimiste

käigus antakse pakkujale võimalus täpsustada ja vajadusel täiendada oma pakkumust.

10.5. Vajadus läbirääkimisteks otsustatakse 20 tööpäeva jooksul pärast pakkumuste esitamise

tähtpäeva ning pakkuja(te)le esitatakse läbirääkimiste kava (juhul, kui need

korraldatakse) hiljemalt 20. tööpäeval pärast pakkumuste esitamise tähtpäeva.

10.6. Vajadusel hankija peab läbirääkimisi kõigi kvalifitseeritud (vt punkt 12.1) ja vastavaks

tunnistatud pakkumused esitanud pakkujatega. Hankija lepib pakkujatega kokku

läbirääkimiste aja.

10.7. Läbirääkimistel peavad osalema vähemalt pakkuja nimetatud kontaktisik ja pakkujat

põhikirja või volituse alusel esindav isik.

10.8. Läbirääkimised toimuvad Hankija juures aadressil Suur-Ameerika 1, Tallinn ja/või

elektroonselt (e-post, Skype, Teams, videokonverents vms).

10.9. Läbirääkimisi juhib Hankija. Läbirääkimiste ajal esitab Hankija Pakkujatele mõistliku aja

jooksul pakkumuse täpsustamise ettepaneku, mis on pakkujatele aluseks kohandatud

pakkumuse koostamiseks. Kohandatud pakkumus tuleb esitada Hankija määratud

tähtpäevaks. Läbirääkimiste lõppedes vormistab Hankija läbirääkimiste kohta protokolli,

mis sisaldab läbirääkimiste sisu ning kokkulepitud tingimusi.

10.10. Hankija ei avalda läbirääkimiste käigus saadud informatsiooni teistele pakkujatele.

10.11. Pakkuja märgib pakkumuses selgelt eristataval viisil, milline teave on pakkuja ärisaladus

ning põhjendab ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei ole lubatud märkida

pakkumuse maksumust, osamaksumusi ega muid pakkumuste hindamise kriteeriumidele

vastavaid pakkumust iseloomustavaid numbrilisi näitajaid. Hankija juhib tähelepanu, et

eduka pakkuja pakkumus on avalik lähtuvalt RHS § 110 lg 5, välja arvatud pakkuja poolt

õigustatult ärisaladuseks määratletud osas. Juhul kui pakkuja ei määratle pakkumuses

arusaadavalt ärisaladust või ei põhjenda asjakohaselt, miks on tegemist ärisaladusega, on

Hankijal kohustus teabenõude laekudes pakkumus täies ulatuses avalikustada.

6

10.12. Kui pakkumuste maksumused ületavad hankelepingu eeldatava maksumuse on hankijal

õigus pidada läbirääkimisi pakkumuse maksumuse alandamiseks ning paluda

pakkuja(te)l esitada uus, madalama maksumusega pakkumus. Juhul, kui läbirääkimiste

tulemusena ületavad kõik pakkumused eeldatava maksumuse, on hankijal õigus kõik

pakkumused tagasi lükata. Vajadusel räägitakse läbi ka hankelepingu eseme tehniline

kirjeldus, v.a konverentsi toimumise kuupäev ja nõue töövõtjale korraldada konverentsil

osalejate toitlustus.

10.13. Hankija lükkab pakkumuse või kohandatud pakkumuse tagasi, kui see ei vasta RHAD-

des esitatud tingimustele, kui pakkuja ei esita tähtajaks hankija nõutud selgitusi või

pakkuja selgituste põhjal ei ole võimalik üheselt hinnata pakkumuse vastavust RHAD-

des esitatud tingimustele. Hankija võib tunnistada pakkumuse vastavaks, kui selles ei

esine sisulisi kõrvalekaldeid RHAD-s nimetatud tingimustest.

10.14. Pakkuja (sh ühispakkujad), kelle pakkumus on tagasi lükatud, ei osale edasises

hankemenetluses.

11. PAKKUMUSTE HINDAMINE JA EDUKA PAKKUMUSE VALIK

11.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi lähtuvalt RHAD-des esitatud

hindamiskriteeriumitest ja arvestades RHAD-s toodud meetodiga.

11.2. Vastavaks tunnistatud pakkumusi hindab hankija 100-väärtuspunkti süsteemis. Edukaks

tunnistatakse majanduslikult soodsaim pakkumus hindamiskriteeriumide alusel vastavalt

punktis 11.5 hindamismetoodikas kirjeldatule.

11.3. Kui esitatud tingimustele vastab vaid üks pakkumus, ei tunnistata seda edukaks juhul, kui

see hinnatakse punktis 11.5.2 ja 11.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumite alusel

minimaalse arvu hindamispunktidega. Hankija ei tunnista edukaks pakkumust, mida

hinnatakse p-des 11.5.2 ja 11.5.3 nimetatud hindamiskriteeriumide alusel vähemalt ühe

kriteeriumi osas minimaalse arvu punktidega.

11.4. Kui ühtegi pakkumust ei ole võimalik tunnistada RHAD-le vastavalt edukaks tunnistab

hankija menetluse kehtetuks.

11.5. Pakkumuse hindamine viiakse läbi kolme hindamiskriteeriumi alusel, milleks on:

11.5.1. „Pakkumuse kogumaksumus“ (osakaal 50%). Maksimaalsed väärtuspunktid

omistatakse pakkumusele, mille kogumaksumus (vastavalt pakkumuse esitamise vormi

punktile 4) käibemaksuta on madalaim, teiste pakkumuste väärtuspunktid arvutatakse

järgmise valemi järgi:

“väärtuspunktid” = “kõige odavam pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ÷

“hinnatava pakkumuse kogumaksumus käibemaksuta” ×50. Saadud tulemus

ümardatakse teise komakohani.

11.5.2. „Töö teostamise projektiplaan ja ajakava“ (osakaal 20%).

“Väärtuspunktid” = “töö teostamise projektiplaani ja ajakava eest antud

hindamispunktid“.

Hankija hindab pakkumuses esitatud töö teostamise projektiplaani ja ajakava vastavust

tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust, realistlikkust, projekti juhtimist,

meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja riskide maandamist. Hankekomisjon saab

anda maksimaalselt 20 hindamispunkti.

20 hindamispunkti antakse, kui:

a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti olemuse ja

ülesandepüstituse lähtuvalt projektijuhtimisest projektiplaani ja ajakava alusel.

b) Projektiplaan ja ajakava vastab täies ulatuses hanke alusdokumentides esitatud

parameetritele ja tingimustele. Hanke eesmärgi saavutamiseks vajalikud tegevused on

7

loogilises järjestuses, omavahelises seoses ja kooskõlas hanke lähteülesande

kirjeldusega. Projektiplaani osas on tegemist põhjaliku ja realistliku projektiplaani

kirjeldusega, mis võimaldab realiseerida hankelepingu objekti läheülesande kirjelduses

püstitatud eesmärgid tähtaegselt. Esitatust nähtub selgelt, kuidas hanke

alusdokumentides kirjeldatud nõuded, ootused tulemusele ning eesmärkidele plaanitakse

realiseerida.

c) Pakkumuses kirjeldatakse üksikasjalikult projekti juhtimist ja meeskonna tegevuse

koordineerimist, sh koostööd pakkuja ja hankija vahel ning omavahelist

kommunikatsiooni, mis kõik kokku võimaldab töö lõpptähtajaks ja vastavalt

lepingutingimustele valmis saada.

d) Ülesanded meeskonnas (sh ootused tellijale) on jaotatud optimaalselt ning pakkumusest

lähtub selgelt, kuidas meeskonna liikmete oskused ja kogemused integreeritakse ühiselt

töö eesmärgi saavutamiseks.

e) Riskide halduse ettepanekud on esitatud selgelt, detailselt, läbimõeldult, struktureeritult

ja põhjendatult. Riskianalüüs on põhjalik, läbimõeldud ja ammendav, hõlmab nii sisust

kui teostamisprotseduuridest lähtuvaid riske, hinnatud on erinevate riskide olulisust ja

esinemise tõenäosust ning lisatud on vastutavad isikud. Väljapakutud

maandamismeetmed on realistlikud, selgelt ja arusaadavalt põhjendatud ning tagavad töö

teostamise käigus tekkivate võimalike probleemide lahendamise kvaliteetseks

teostamiseks.

15 hindamispunkti antakse, kui 1 kuni 2 komponenti 20 punkti kirjelduses nimetatud a) -e)

komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt.

10 hindamispunkti antakse, kui 3 kuni 4 komponenti 20 punkti kirjelduses nimetatud a) -e)

komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt.

5 hindamispunkti antakse, kui 5 komponenti 20 punkti kirjelduses nimetatud a) -e)

komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. Töö teostamise projektiplaan ja

ajakava on aimatavas seoses hanke alusdokumentides toodud eesmärkide ja oodatava

tulemusega ja/või pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab suuremaid kohandusi, et

pakutud lahendus täidaks seatud eesmärke.

11.5.3. „Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest“ (osakaal 30%).

“Väärtuspunktid” = “ülesehituse ja nägemus töö teostamise eest antud

hindamispunktid“.

Hankija hindab pakkumuses esitatud ülesehitust ja töö teostamise nägemuse vastavust

tehnilisele kirjeldusele, detailsust, ülevaatlikust ja realistlikkust. Hankekomisjon saab

anda maksimaalselt 30 punkti.

30 hindamispunkti antakse, kui:

a) Pakkuja on väga hästi aru saanud ja lahti selgitanud hankelepingu objekti eesmärgi ja

ülesandepüstituse lähtuvalt programmi sisulisest ülesehitusest ja nägemusest töö

teostamisel.

b) Esitatud ülesehitus ja nägemus töö teostamisest (sh konverentsipäeva struktuur (millal

midagi toimub: pausid, esitlused jms) ja ülesehitus (hankija pakutud teemade

omavaheline sidusus ja järjestus, kavandatud esitlusformaadid, konverentsi toimumise

koht, konverentsi avamise lahendus jms) on asjakohane, annab selge ja põhjaliku

ülevaate konverentsi sisust ja päevast.

c) Pakkuja on mõistnud suurepäraselt sihtrühma ning esitanud lisandväärtust (nt avamisel

või esitlustel kasutatavad uudsed tehnoloogilised lahendused, päevakava täiendused

toetamaks päevaesitluste visuaalset lahendust jm) pakkuvaid täiendusi, mis on hankija

hinnangul asjakohased.

d) Väga hästi ja põhjalikult on toodud pakkuja nägemus tööde esitlusformaatide

olemasolust, nende valiku põhjendatusest ja konverentsi sisukirjeldus.

8

25 hindamispunkti antakse, kui 1 kuni 2 komponenti 30 punkti kirjelduses nimetatud a) -

d) komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt.

20 hindamispunkti antakse, kui 3 komponenti 30 punkti kirjelduses nimetatud a) -d)

komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt.

10 hindamispunkti antakse, 4 komponenti 30 punkti kirjelduses nimetatud a) -d)

komponentidest ei ole täidetud või on seda osaliselt. Pakkumus on aimatavas seoses

hanke alusdokumentides toodud eesmärkide ja oodatava tulemusega ja/või

pealiskaudselt kirjeldatud ja/või vajab suuremaid kohandusi, et pakutud lahendus täidaks

seatud eesmärke.

11.6. Hankekomisjoni liikmed hindavad punktis 13.2.1 märgitud pakkuja töö teostamise

projektiplaani ja ajakava kooskõlas punktiga 11.5.2 ning punktis 13.2.2 märgitud

pakkumuse ülesehitust ja nägemust töö teostamisest kooskõlas punktiga 11.5.3 ühiselt ja

konsensuslikult. Maksimaalsed väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma

saanud pakkumusele.

11.7. Kolme hindamiskriteeriumi eest antud väärtuspunktid summeeritakse ning edukaks

pakkumuseks tunnistatakse vastavaks tunnistatud pakkumus, mis sai hindamise

tulemusel kokku kõige rohkem väärtuspunkte. Arvutuste tulemused ümardatakse kahe

komakoha täpsusega. Maksimaalne väärtuspunktisumma on 100.

11.8. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkuja on esitanud 0 või negatiivse väärtusega

maksumuse.

11.9. Võrdse hindamiskriteeriumide punktide arvu puhul tunnistatakse edukaks pakkumus,

mille kogumaksumus (käibemaksuta) on madalaim. Juhul kui ka siis on pakkumused

võrdsed, selgub edukas pakkuja liisuheitmise teel. Hankija edastab pakkujatele e-posti

teel liisuheitmise täpsemad tingimused.

12. NÕUDED PAKKUJALE (KVALIFITSEERIMISTINGIMUS)

12.1. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud vähemalt ühe lepingu, mille sisuks oli

hübriidkonverentsi (konverents toimus nii veebis kui ka kohapeal) korraldamine.

13. PAKKUMUSE SISU JA VASTAVUSTINGIMUSED

13.1. Pakkumuse maksumus tuleb esitada vastavalt lisa 3 "Pakkumuse vorm“ punktile 4.

13.1.1. Pakkumuses esitatud hind on lõplik. Pakkumuse maksumus peab sisaldama kõiki töö

läbiviimiseks, esitlemiseks ja üleandmiseks vajalikke kulusid, makse ja maksusid.

Lepingu täitmise käigus hankija täiendavaid makseid töövõtjale ei tee.

13.2. Pakkuja peab pakkumuses esitama:

13.2.1. Töö teostamise projektiplaani ja ajakava, mis sisaldab muuhulgas töö teostamist

tutvustavat ülevaadet, projekti juhtimist, meeskonna tööjaotust (sh ootused tellijale) ja

riskide maandamist, mille koostamisel tuleb lähtuda allpool toodud tingimustest ja

tehnilisest kirjeldusest. Esitatud töö teostamise projektiplaan ja ajakava on aluseks

pakkumuse hindamisel vastavalt punktile 11.5.2.

Pakkuja esitab töö tegevuste läbiviimise detailse ja loogilise töö teostamise

projektiplaani ja ajakava, mis peab vastama vähemalt järgmistele tingimustele:

13.2.1.1. Pakkuja esitab hankelepingu tingimustele vastavate tulemiteni viivat protsessi,

pakkuja visiooni koostööst hankijaga. Kõik kirjeldatud tööd peavad olema

omavahel loogiliselt seotud. Pakkuja kirjeldab detailselt töö edukat teostamist

toetavaid tegevusi. Tegevuste lõikes peab kirjeldama pakkuja ja hankija rolli.

13.2.1.2. Pakkuja selgitab projektiplaanis hankelepingu täitmisel kasutatava meeskonna

tööjaotust koos rollide ja vastutusega.

13.2.1.3. Töö projektiplaan ja läbiviimise ajakava peab olema realistlik ning sisaldama

tegevuste jaotust vähemalt kuude kaupa. Töö ajakavas on arvestatud teostatud

töö hankijale esitamise tähtpäevadega. Ajakava peab sisaldama varuaega

9

(puhvrit) ja selles peab arvestama riiklike pühade, puhkepäevade ja meeskonna

puhkustega.

13.2.1.4. Pakkuja kirjeldab pakkuja projektijuhtimise ja riskide haldamise meetmeid

ning põhjendab nende mõju eesmärkide saavutamisele. Riskide maandamise

võimalused ja halduse ettepanekud peavad olema esitatud selgelt, detailselt,

läbimõeldult, struktureeritult ja põhjendatult.

13.2.2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest, mille koostamisel tuleb lähtuda tehnilisest

kirjeldusest ja milles tuleb esitada vähemalt allpool nimetatud komponendid. Esitatud

ülesehitus ja nägemus töö teostamisest on aluseks pakkumuse hindamisel vastavalt

punktile 11.5.3.

13.2.2.1. Teostatava töö kirjeldus, mis selgitab arusaama hanke eesmärgist, kajastab

põhjalikult ja struktureeritult seatud eesmärkide saavutamist.

13.2.2.2. Ülesehitus ja nägemus konverentsi korraldamisest vastavalt tehnilises

kirjelduses toodud tingimustele.

13.2.2.3. Esialgne plaan konverentsi koha osas koos ruumide jaotusega esitluseks ja

toitlustuseks.

13.2.2.4. Esialgne plaan teemade esitlusformaatide osas, mis on kirjeldatud ja seotud

tehnilises kirjelduses toodud teemadega. Tuua välja konverentsi esialgne fookus

koos pealkirjaga (vähemalt 3 erinevat pealkirja), teemade ajaline jaotus

(ettekande/vestlusringi kestus, järjestus). Teemade loetelu on toodud

hankelepingu eseme tehnilise kirjelduse punktis 7.

13.2.2.5. Konverentsi moderaatori(te) pakkumine.

13.3. Pakkuja esitab töö teostamise projektiplaani ja ajakavas meeskonna kirjelduse ning

pakkumuse esitamisega kinnitab, et ta suudab tagada hanketingimustele vastavate

projektijuhtide kaasamise kogu lepingu perioodi vältel ning meeskonnaliikmed on

andnud pakkujale nõusoleku teenuse osutamisel osalema. Hankijal on õigus kontrollida

esitatud meeskonnaliikmete nõusolekut.

13.3.1. Pakkujal peab olema oma meeskonnas vähemalt 2 projektijuhti, kes on hanke

algamisele (hankija poolt pakkumuse esitamise ettepaneku saatmise kuupäev)

eelneva viimase 60 kuu jooksul projektijuhina korraldanud vähemalt 2 avalikkusele

suunatud üritust, milles kasutati hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus nii

veebis kui ka kohapeal) ning kohapeale registreerunute arv oli vähemalt 100.

13.3.2. Hankijal on õigus kasutada pakkumuses esitatud andmete kontrollimiseks

Hankijale avalikes andmekogudes kättesaadavat infot ja pöörduda lisateabe

saamiseks kolmandate isikute poole. Hankijal on õigus pakkujalt küsida täiendavat

lisainfot ja dokumente, mis tõendavad esitatud kinnituste õigsust. Pakkuja esitab

hankija nõutud täiendavad andmed/dokumendid kolme tööpäeva jooksul nõude

saamisele järgnevast tööpäevast arvates.

13.4. Pakkujal on vajadusel õigus pakkumuses esitatud meeskonnaliikmeid muuta vaid

eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kokkuleppel hankijaga ja seda

tingimusel, et meeskonnaliige asendatakse vähemalt samaväärset kogemust omava

spetsialistiga.

13.5. Hankijal on õigus nõuda kaasatud meeskonnaliikme väljavahetamist pakkuja kulul, kui

nimetatud isikud ei teosta töid nõuetekohaselt.

14. PAKKUMUSE ESITAMISE TÄHTPÄEV

14.1. Esitamise tähtpäev: 15.04.2024 kell 12.00 meiliaadressile [email protected].

1

0

14.2. Küsimuste ja täiendava informatsiooni soovi korral palume need esitada kirjalikult

meiliaadressil [email protected].

15. TÄIENDAVATE TÖÖDE TELLIMISE VÕIMALUS

15.1. Hankijal on vajaduse korral õigus tellida ja pakkujal on kohustus teostada lepingu

esemega seotud täiendavaid töid (lepingu esemega seotud tööde

täiendamine/asendamine, mahu suurendamine või hankelepingu mahtu esialgselt mitte

kuulunud tööd) kuni 20% ulatuses tööde kogumaksumusest. Hankija teavitab töövõtjat

täiendavate tööde tellimisest ette vähemalt 3 tööpäeva, sh küsides täiendavate tööde

teostamiseks hinnapakkumist. Töövõtja peab esitama täiendavate tööde hinnapakkumise

ning hankija esitab seejärel tellimuse täiendavate tööde tellimiseks või loobub sellest.

Lepingu punktis 4 nimetatud poolte volitatud esindajad vormistavad täiendavate tööde

tellimuse kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

16. ALUSDOKUMENDID

16.1. RHAD koosnevad käesolevast põhitekstist, järgmistest lisadest:

LISA 1 Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus

LISA 2 Hankelepingu projekt

LISA 3 Pakkumuse esitamise vorm

16.2. RHAD osad täiendavad üksteist ja moodustavad tervikliku aluse pakkumuse

koostamiseks. Ükskõik millises dokumendis märgitud nõue on pakkujale siduv.

Osakonnajuhataja otsuse lisa

riigihanke alusdokumendi lisa 1

Hankelepingu eseme tehniline kirjeldus

Sisukord 1. Konverentsi taust .........................................................................................................................................1

2. Konverentsi sihtrühm ...................................................................................................................................2

3. Konverentsi korraldaja eesmärgid ...............................................................................................................2

4. Üldine info konverentsi kohta ......................................................................................................................2

5. Nõuded konverentsiruumidele .....................................................................................................................3

6. Konverentsi korraldaja ülesanded ................................................................................................................4

7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik ..................................................................................8

8. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded: .....................................................................................................9

9. Koostöö tellijaga ........................................................................................................................................10

10. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile .........................................................................................10

1. Konverentsi taust

Majandus- ja kommunikatsiooniministeerium (edaspidi ka tellija) on reaalajamajanduse

valdkonna eestvedaja. Tellija soovib korraldada selle teemalist aastakonverentsi

28.11.2024 Tallinnas.

Reaalajamajandus (RTE) tegeleb ettevõtlusandmetega ja edendab reaalajas tekkivate

majandustehingute, - toimingute ning andmete kasutuselevõttu digitaalselt ja

automatiseeritult. Ärilisest vaatest on reaalajamajandus ökosüsteem äriprotsesside ja

aruandluskohustuse automatiseerimiseks ja digitaliseerimiseks minnes ettevõtjate ja riigi

vahelises suhtluses üle reaalajas andmevahetusele läbi uuenduslike teenuste.

Reaalajamajanduse edendamine täidab mitmeid eesmärke:

a. tagab kiire andmevahetuse asutuste vahel ja hoiab andmed ajakohastena;

b. loob ühtsed semantilised andmevahetusmudelid ja -standardid, aitab andmeid

ühte moodi mõista;

c. võimaldab operatiivselt andmeid vahetada süsteemide vahel, sh piiriüleselt kui

on rahvusvahelised kokkulepped;

d. aitab säästa ca 200 mln EUR/aastas ja hinnanguliselt ca 14 mln/töötundi eelkõige

korduvate protsesside, manuaalse andmesisestuse ja kontrolltoimingute pealt

ning võimaldades vabanevat ressurssi rakendada ettevõtetel põhitegevuseks.

Eestis on reaalajamajanduse valdkonna tegevused kirjeldatud koos mitmete partnerite,

ministeeriumite, erialaliitude, era- ja avaliku sektori asutustega reaalajamajanduse

visioonis aastateks 2020-2027 ning reaalajamajanduse teekaardil 2020-2027. Rohkem

infot: www.realtimeeconomy.ee

Reaalajamajanduse valdkonna toimivuse eeltingimuseks on IKT kasutuselevõtu

edendamine ettevõtjate seas ja piiriüleste e-teenuste mudelite arendamine.

2. Konverentsi sihtrühm

Konverentsi sihtrühmaks on:

 Avaliku sektori asutused, kes puutuvad kokku ettevõtlusandmete kogumise ja

töötlemisega, registritega ja digiteenustega;

 Erialaliidud, nende juhid, liikmed ning koostöövõrgustike partnerid;

 Uuendusmeelsed ja tulevikku vaatavad ettevõtjad.

Prognoosime kohapeale osalema ligikaudu 200 inimest ja virtuaalselt ligikaudu 200

inimest. On tõenäoline, et osalejate arv üritusel varieerub - mõnda esitlust kuulab rohkem

inimesi ja mõnda vähem.

3. Konverentsi korraldaja eesmärgid

Konverentsi eesmärk on anda Eesti avaliku ja erasektori partneritele ülevaade RTE

2024. aasta tööde tulemitest, uutest algatustest ning edasistest tegevustest ja

ettepanekutest. Samuti jagada häid praktikaid erasektori näitel, kuidas innovaatilised

digitaalsed teenused ja andmete kasutus on muutnud äriprotsesse automaatsemaks,

kiiremaks ja loonud lisaväärtust ettevõtetele.

4. Üldine info konverentsi kohta

4.1. Hankelepingu esemeks on konverentsi korraldamine Tallinnas 28. novembril

2024, kokku 1 päev (orienteeruv ajakava allpool).

4.2. Konverents toimub hübriidversioonis.

4.3. Konverentsi sisulise ülesehituse ettepaneku esitamise eest vastutab tellija, aga

tehniline teostus, selle elluviimine ja päevastruktuuri ülesehitus on töövõtja

ülesanne. Tellija määrab teemade ringi, kuid töövõtja ülesanne on pakkuda välja

ja koostöös tellijaga määrata teemade järjestus, võimalikud esinejad, parim

esitlusformaat ja sobivaim ettekannete pikkus arvestades päeva ajakava.

Töövõtja toetab tellijat konverentsi sisulise ülesehituse loomisel ning pakub

tehnilist lahendust, et tagada tellija eesmärkide saavutamine.

5. Nõuded konverentsiruumidele

5.1 Konverentsi toimumiseks nõutavad ruumid:

5.1.1 üks suur ruum, mis mahutab kohapeal osalevad inimesed (lisaks reservala kogu

korraldusmeeskonna jaoks);

5.1.2 suure ruumi vahetus läheduses toitlustusala: eraldi ruum või avar koridor või

avatud fuajee kõigi osalejate üheaegseks toitlustamiseks, mis ei tohi segada

konverentsi saalis toimuvaid ettekandeid;

5.1.3 konverentsi teenindav tehniline ala: esinejate ettevalmistus (mikrofoni

paigaldamine, kerge jumestus jms); vajadusel eraldi ruum heli ja pildi

edastamiseks vajaliku tehnika ja sellega seotud inimeste jaoks;

5.1.4 vähemalt 1 ruum paralleelsessioonide läbiviimiseks, mis mahutaks vähemalt 50

inimest istuma.

5.1.5 garderoob üleriiete jaoks.

5.2 Toimumiskoht peab olema esinduslik (oma välise ilmega head muljet loov, soliidne

jms) ning ühistranspordiga ligipääsetavas kohas, soovitavalt piisava

parkimisvõimalusega. Konverentsiruumid peavad olema varustatud vajaliku

(esitlus)tehnikaga (sh helitehnika). Konverentsiruumides peab olema tagatud tõrgeteta

toimiv Wi-Fi-ühendus (arvestades üritusega seotud võimaliku kasutajate arvuga),

ekraan(id), slaidiesitlust opereerida võimaldav pult, tahvelarvuti moderaatorile ja

esinejale ning muud tehnilised vahendid, mis on vajalikud konverentsi tõrgeteta

toimumiseks. Esitlustehnikaga seotud tehnilised üksikasjad täpsustatakse tellijaga.

5.3 Konverentsi moderaatori teenuse peab tagama töövõtja. Lõplik moderaatori valik

kooskõlastatakse tellijaga.

5.4 Konverentsi saali laval digitaalne lahendus peab kuvama vajaliku info RTE visuaalse

identiteedi alusel loodud kujundusega (ürituse nimi, aeg, tellija logo, esineja info jne)

ekraanile.

5.5 Paralleelsessiooni ruumis peab olema esinduslik lavaline väljapanek koos kõnepuldi,

toolide, esitlustehnika ja sessiooni salvestava tehnilise võimekusega.

5.6 Ürituse info või muu asjakohane turundusinfo RTE visuaalse identiteedi alusel loodud

kujundusega peab olema võimalik kuvada eraldi konverentsiruumides olevatel

ekraanidel (nt puhke- ja/või toitlustusala), näiteks video või slaidiesitlus formaadis.

5.7 Konverentsi töökeeleks on eesti ja inglise keel. Töövõtja kohustuseks ei ole

tõlketeenuse pakkumine.

5.8 Konverentsi toitlustamine kuulub töövõtja ülesannete hulka.

5.8.1 Teenuse osutaja peab tagama järgneva toitlustuse:

5.8.1.1 Hommikukohv – peab sisaldama jookidest kohvi, teed ja gaseerimata vett

(eelistatult kannudes); hommikukohvi juurde pakutav toit on kergem ning valikus

peab olema soolast ja magusat (näiteks võileib, pirukas, täidetud korvid, quiche,

muffin, puuviljad või muu sarnane näputoit);

5.8.1.2 Lõunasöök – peab olema püstijala buffet-lõuna, kus on soe toit ja valik vähemalt

kahe salati ning kahe erineva pearoa vahel (1 vegan ja 1 lihaga/kalaga), kerge

magustoit ning vesi, kohv ja tee.

5.8.1.3 Networking turgutus – peab sisaldama käsitöölimonaadi, kohvi, teed ja vett

kannudes ning kergeid snäkke väikeses koguses (juustud, puuviljad jne).

Koguseliselt tuleb arvestada 50%-ga lõplikust kohapeale registreerunute arvust

(maksimaalselt 115 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale registreerunute arv

ületab p 5.8.3 toodud maksimaalset inimeste arvu)).

5.8.2 Töövõtja peab korraldama lisaks laval esinejatele pudelivett vastavalt esinejate

arvule (sh gaseeritud ja gaseerimata vesi).

5.8.3 Toitlustust arvestatakse maksimaalselt 230 inimesele, sh ka juhul, kui kohapeale

registreerunute arv ületab 230.

5.8.4 Toitude serveerimisel ühekordsete nõude kasutamine ei ole lubatud.

5.8.5 Toidu ülejäägid tuleb peale konverentsi lõppu pakkida ja võimaldada üritusel

osalejatel need kaasa võtta. Toidu ülejääkide pakendamisel on ühekordsete nõude

kasutamine lubatud.

6. Konverentsi korraldaja ülesanded

6.1. Konverentsi korraldusprojekti juhtimine, tellija ja töövõtja vahelise ühise

dokumentide pilvepõhise haldusplatvormi loome ja haldus, tehnilise ja sisulise

lahenduse eest vastutamine, projekti tegevuskava koostamine, täitmine ning

täitmise jälgimine ja aruandlus.

6.2. Konverentsi sisuline ettevalmistus hõlmab: päeva ülesehitus teemade jaotusena,

võimalikke esinejate osas ettepanekute tegemine, esinejatega kontakteerumine ja

juhendamine, esitluse lühitutvustuse hankimine esinejalt, esinemise aegade

kokkuleppimine esinejatega ja teemade käsitluses esitlusformaatide pakkumine,

teemade järjestuse ettepaneku tegemine tellijale, moderaatori leidmine ja

Tellijaga kooskõlastamine, moderaatori nõustamine ja temale töö teostamiseks

vajaliku sisendi (stsenaarium) andmine, esitluste sisus konverentsi üldise fookuse

hoidmine, et see oleks kooskõlas kogu konverentsi eesmärgiga ning pärast

konverentsi toimumist konverentsi materjalide kogumine ja osalejatele jagamine;

6.3. Konverentsi toimumise kohta koostöös RTE kommunikatsioonipartneriga

konverentsile eelneval ajal, konverentsi toimumise ajal ning konverentsi järgselt

kommunikatsioonipartnerile vajaliku teabe ja materjalide kättesaadavaks

tegemine konverentsi kohta teabe levitamiseks;

6.4. Konverentsiruumide leidmine ja tellijaga kooskõlastamine, ruumide

broneerimine, nende ettevalmistamine ja konverentsi läbiviimiseks vajalike

tehniliste vahendite olemasolu ja toimimise tagamine ja haldamine;

6.5. Ruumide kujundamine konverentsi põhiteemaga sobivalt. Konverentsi sujuvaks

läbiviimiseks vajalike tehniliste lahenduste korraldamine vastavalt stsenaariumile

ja kooskõlastatult tellijaga;

6.6. Tehnilise lahenduse pakkumine konverentsi korraldamiseks- kaamerad,

lavakujundus, lava ja LED ekraan (vastavalt ruumi suurusele ja proportsioonidele

sobivas suuruses, mida on osalejatel hea näha), ülekande videomontaaž

(eelsalvestatud kõned, presentatsioonid jms), live ülekanne sotsiaalmeediasse.

Laval peab olema kõnepult ja kui toimub paneeldiskussioon, siis osalejatele

peavad olema tagatud mugavad mittekeerlevad toolid. Püsiva ühenduse tagamine

virtuaalse esineja kaasamisel. Töövõtja peab tagama virtuaalsetele osalejatele

lahenduse, mis tagab häirete ja tõrgeteta platvormi töö ja ülekande;

6.7. Konverentsi ajal interaktiivse osalusplatvormi lahenduse tagamine, mille

kasutamiseks tuleb luua oma profiil vähemalt oma nime ja e-postiga. Lahendus

peab võimaldama publikul ühest teenusest näha reaalajas konverentsi kava,

esitada jooksvalt küsimusi/kommentaare nutiseadmega, interneti teel. Küsimused

ja kommentaarid peavad olema nähtavad moderaatorile nutiseadmes, mis on talle

võimaldatud töövõtja poolt;

6.8. Konverentsi ettekannete videosalvestuste ettevalmistamine (sh lahtilõikamine

Youtube’i üleslaadimiseks) ning originaalfailide edastamine tellijale koos

õigusega avaldada neid tellija kanalites (Youtube, koduleht, kontod

sotsiaalmeedias) hiljemalt nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;

6.9. Videosalvestuste ja fotomaterjali linkide ning esitlusfailide edastamine

osalejatele hiljemalt 2 nädala jooksul pärast konverentsi lõppu;

6.10. Konverentsist live ülekanne sotsiaalmeediasse ja Vimeo või Youtube

keskkonda, et oleks võimalik live ülekannet kuvada ka RTE kodulehele;

6.11. Konverentsi esinejate ettekannete, videote ja slaidide ekraanidele

projitseerimine vastavalt konverentsi stsenaariumile;

6.12. Konverentsipäeva fotografeerimine, fotode sorteerimine ja vajadusel

töötlemine. Fotod tuleb hiljemalt 2 tööpäeva jooksul üles laadida avalikult

kättesaadavasse galeriisse ning kõrge resolutsiooniga originaalfotod edastada

tellijale; valik fotodest (ca 10) tuleb tellijale edastada konverentsi lõppedes;

6.13. Konverentsi esinejate juhendamine ja assisteerimine tehniliste vahendite

kasutamisel ning abistamine probleemide ilmnemisel. Veebi vahendusel

osalevate esinejatega eelneva proovi tegemine, esinejate instrueerimine veebi

lahenduste kasutamisel ja vajadusel eelsalvestamine;

6.14. Konverentsi avamiseks sobiva loovlahenduse pakkumine ja selle

teostamine kooskõlastatult tellijaga. Konverentsi avamise korraldamine, sh selle

köitva ülesehituse ja teostamiseks vajalike isikute leidmine on töövõtja ülesanne.

Avasõnad öeldakse pärast konverentsi avamist ning ei ole antud kontekstis

avamise osa. Tellija soovib lavalist kujundust ja võimalikult huvitavat, osalejaid

köitvat lahendust, mis hõlmab lavalist kujundust ja avamuusikat (näiteks

ekraanivisuaalil põhinev/ lavakujunduslik videoklipp). Tantsulist ega

vaatemängulist lahendust ei soovi. Lõplik lahendus saavutatakse koostöös

tellijaga;

6.15. Konverentsi üldise stsenaariumi koostamine ja selle elluviimise

koordineerimine kooskõlastatult tellijaga;

6.16. Konverentsi kujunduse, kuvandi ja kunstilise lahenduse, ka stiilse ja

kaasaegselt mõjuva lavakujunduse (sh valguslahenduse) väljatöötamine, võttes

aluseks konverentsi teema, RTE visuaalse identiteedi materjalid (tellija edastab

visuaalse identiteedi materjalid stiiliraamatus töövõtjale peale lepingu sõlmimist)

ning tellija antud kujunduselemendid (nt logod, värvieelistused vms);

6.17. Konverentsi slaidiprogrammi põhja väljatöötamine (esislaid kujunduse ja

logodega + üks tekstislaid kujundusega ilma logodeta, vastavalt p 6.16. kohaselt

väljatöötatud kujundusele) kasutades RTE visuaalset identiteeti. Konverentsi

sissejuhatavate ja esitlusi siduvate slaidide valmistamine;

6.18. Konverentsi kutse loomine (sh visuaalne) koostöös tellijaga ja korduv

edastamine osalejatele ning muu vajalik e-maili suhtlus (save-the-date,

meeldetuletused, osalemise lingid, päevakavad, osalejate ja teemade tutvustus,

järelinfo jms korraldusliku info jagamine);

6.19. Konverentsi osalejate online registreerimine, lõpliku nimekirja koostamine

kooskõlastatult tellijaga ja tellija esitatud põhimõtete ja info alusel;

6.20. Konverentsil osalejate registreerimislehtede ning rinnasiltide (peab olema

keskkonnasõbralik lahendus) ja kaelarihmade soetamine (tellijal on olemas 150

kaelarihma, mida saab taaskasutada), kujundamine, komplekteerimine ja laiali

jagamine kooskõlastatult tellijaga;

6.21. Konverentsi osalejate registreerimine ja sellealase teabe vahetamine

tellijaga;

6.22. Konverentsil osalejatele järgmiste materjalide jaotamine:

6.22.1. paelaga silt osaleja nime, lühipäevakava ning konverentsi

kujunduselementidega ja/või muu olulise lisamärgistusega;

6.23. Konverentsi kohta tagasiside kogumise digitaalse (nutiseadmete kaudu)

võimaluse tagamine. Digitaalse tagasisidelehe küsimused kooskõlastatakse

tellijaga;

6.24. Konverentsil osalejate toitlustamine ja teenindamine. Töövõtja korraldab

toitlustuse ehk punktis 5.7 märgitud hommikukohvi, lõunasöögi ja networking

turgutuse vastavalt konverentsile kohapeale registreerunute osalejate arvule ning

kooskõlastatult tellijaga. Töövõtja korraldab toitlustuse konverentsil osalejatele

võttes arvesse konverentsil registreerinute ja korraldusmeeskonna liikmete arvu.

6.25. Konverentsi reklaami korraldamiseks vajaliku sisendi (info, visuaalsed

lahendused sobivatele formaatidele, nt Instagrami ja Facebooki postitused ja

story’d ning uudisvoo videod (60 sek)) andmine tellija kommunikatsiooni

teemade eest vastutavale koostööpartnerile sotsiaalmeedia reklaami

seadistamiseks;

6.26. Konverentsi parema nähtavuse saavutamiseks tuleb töövõtjal kaasata

meediapartnereid (üleriigilised meediaväljaanded) ja edastada vajalik sisend (nt

raadiointervjuud, sisuturunduse artikkel, voogedastus, bänner, ajalehe reklaam,

visuaalsed lahendused vms) koostöös tellijaga.

6.27. Muude seminari ja konverentsi ettevalmistamise ja läbiviimise käigus

tekkivate jooksvate küsimuste lahendamine kooskõlastatult tellijaga.

7. Konverentsi orienteeruv päevakava ja teemade valik

9.30 - 10.00 hommikukohv ja kogunemine/registreerimine/

10.00 - 12.00 sisu ettekanded

12.00 - 13.00 lõuna

13.00 - 15.00 sisu ettekanded ja paralleelsessioonid

15.00 – 16.30 networking

Tellija esialgne teemade valik, mille alusel esitab töövõtja hanke alusdokumendi punktis

13.2.2 märgitud ülesehituse ja nägemuse töö teostamise järgnevate teemade parimateks

esitlusformaatideks:

7.1. MKMi esindaja temaatiline keynote esitlus - 10-15 min;

7.2. Andmepõhine aruandluse arengud avalikus ja erasektoris: nt

põllumajandussektori arendused andmete esitamisel, majandusaasta aruannete

esitamisel äriregistrisse; jäätmearuandlus; käibemaksudeklaratsiooni (edaspidi

KMD) ja tulu- ja sotsiaalmaksu deklaratsiooni andmete esitamine (edaspidi

TSD);

7.3. ESG (environment, social and governence) ja kestlikkuse aruandlus: millised on

uued lisanduvad kohustused, millised võimalikud lahendused ja kuidas

reaalajamajandus aitab lihtsustada ja automatiseerida aruandlust nii väikestes,

keskmistes kui suurtes ettevõtetes?

7.4. Arutelu/debatt (poolt-vastu argumendid, moderaator võib olla nii konverentsi

päeva üldmoderaator või eraldi kaasatud moderaator) mõnel aktuaalsel

reaalajamajandusega seotud teemal, näiteks kas mu investeeringud

digitaliseerimiseks tasuvad ära lähtuvalt mu ettevõtte suurusest, digiteenuste

otstarbekus, andmete turvalisuse temaatika vs digiteadlikkus, kestlikkus vms;

7.5. Lühiformaadid (nt pecha kucha) reaalajamajanduse valdkonna spetsiifilisematest

arengutest (nt digilogistika, EU Digital Wallet (EL digikukkur), e-arved ja ViDA

(käibemaksu digiajastu), e-kviitungi võimalused, digitaalne tootepass, ettevõtjate

kogemused läbi digimeistriklasside);

7.6. Rahvusvahelise koostööpartneri keynote;

7.7. Stipendiumikonkursi tulemused, sh RTE teaduspreemiad 2024, mille annab

minister konverentsi alguses või lõpus diplomiga üle;

7.8. Ettevõtlusandmete väärindamine – avaandmed vs nõusolekupõhised andmed vs

riigi kasutuses olevad andmed – kuidas nende pealt nii avaliku sektori poolt kui

erasektori poolt pakutavate teenuste kaudu lisaväärtust luua (nt KYC (Know Your

Customer) mikroteenus; ettevõtja varajase hoiatamise teenus).

Teemade lõplik valik tehakse koostöös tellijaga ja vastavalt hetkeolukorra aktuaalsusele

fokusseeritult, sh ei pruugi olla mõistlik kõiki teemasid konverentsil samas mahus katta.

Konverentsi pealkirja loomise aluseks on fookus - Koostöötegevused avaliku ja

erasektori vahel koos juba loomisel/olemasolevate lahenduste ja kasudega

ettevõtjatele. Töövõtja peab pakkuma välja konverentsi võimaliku pealkirja variandid

(vähemalt 3) ning lõpliku valiku konverentsi pealkirjaks teevad tellija ja töövõtja ühiselt.

8. Teenuse osutaja ehk töövõtja ülesanded:

8.1. töövõtulepingu täitmine, tegevuste ja projektijuhtimine;

8.2. konverentsi kommunikatsiooni info edastamine ning koostöö

kommunikatsioonipartneriga sujuva kommunikatsiooni korraldamiseks;

8.3. meediapartneri kaasamine ja temaga töö korraldamine;

8.4. ajakava ja tegevusplaani järgimine ja vajadusel muudatuste algatamine;

8.4.1. Pooltel on kokkuleppel õigus pakkumuses esitatud töö teostamise

projektiplaani ja ajakava (sh ülesehitust ja nägemust töö teostamises)

vajadusel täpsustada tingimusel, et konverentsi toimumise aeg ja töö

teostamise olulised tegevused ei muutu. Muutuda võivad tegevuste

vahetähtajad kui see on vajalik hankega püstitatud eesmärgi saavutamiseks.

Sellisel juhul esitab Töövõtja 7 tööpäeva jooksul peale avakoosolekut

täpsustatud aja- ja tegevuskava.

8.5. Avakoosoleku kokkukutsumine 10 päeva jooksul pärast hankelepingu sõlmimist.

8.6. tellija operatiivne teavitamine tegevuste läbiviimisest ja esile kerkinud

probleemidest;

8.7. nõutud aruannete esitamine;

8.8. tellija e-kirjadele vastamine/reageerimine hiljemalt 3 tööpäeva jooksul;

8.9. tähtaegne tasumine alltöövõtjatele (nende olemasolul).

9. Koostöö tellijaga

9.1. Töö teostamine ja tegevuste korraldamine peab põhinema tihedal koostööl

teenuse osutaja ja tellija vahel saavutamaks lepingu eesmärke.

9.2. Tellija esindaja vastutab teenuse osutaja nõustamise eest lepingut puudutavates

üldistes sisulistes ja korralduslikes küsimustes. Kogu lepingu täitmise jooksul

peavad toimuma tellija ja teenuse osutaja regulaarsed kohtumised või suhtlemine

sobivaid sidevahendeid kasutades.

10. Nõuded töö üleandmise-vastuvõtmise aktile

10.1. Töövõtjal tuleb koostada ja esitada tellijale töö üleandmise- vastuvõtmise akt

(edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist. Aktis tehakse

kokkuvõte lepingu eesmärkide saavutamisest ja väljunditest (kus ja millal

konverents toimus, kohapeale registreerunute ja virtuaalseks osalejaks

registreerunute arv ning teostatud tööde summa). Akti lisana esitatakse

konverentsi kava, osalejate nimekiri koos kontaktide ja allkirjadega (kohapeal

osalejate puhul) ja konverentsi korralduse käigus kogunenud materjalid

(esitlused, kujunduselemendid, fotomaterjal, videosalvestused, PDF koopia

registreerimislehtedest, (registreerimislehtede originaal jääb tellijale) jms).

10.2. Akti esitamine ja kinnitamine

10.2.1. Akt tuleb esitada tellija lepingu punktis 4.1 nimetatud esindajale eesti

keeles, e-versioonina, lisad vajadusel elektroonilisel andmekandjal. Tellijal

on õigus küsida akti kohta täpsustustavat informatsiooni ja teha ettepanekuid

muudatusteks/täiendusteks.

10.2.2. Lepingu punktis 4.1 nimetatud tellija esindaja kinnitab akti ja teavitab

sellest töövõtjat elektrooniliselt 7 tööpäeva jooksul. Selle järgselt esitab

töövõtja allkirjastatult üleandmise – vastuvõtmise akti. Seejärel võtab tellija

nõuetekohaselt teostatud töö vastu allkirjastades akti.

1

Osakonnajuhataja otsuse lisa

riigihanke alusdokumendi lisa 2

hankelepingu projekt

HANKELEPING nr

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikood 70003158, asukoht

Suur-Ameerika 1, Tallinn 10122, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi

hankekorra alusel digimajanduse osakonnajuhataja Sirli Heinsoo (edaspidi tellija),

ja

XXX, registrikood …, asukoht …, mida esindab /juhatuse liige /volituse alusel … (edaspidi

töövõtja),

keda edaspidi nimetatakse üheskoos ka pooled ja eraldi pool,

sõlmivad käesoleva teenuse osutamise hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Leping sõlmitakse sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2024 konverentsi

korraldamine“ riigihanke1 tulemusena ja tingimustel.

1.2. Lepingu dokumendid koosnevad lepingust, lepingu lisadest ning lepingu võimalikest

muudatustest, milles lepitakse kokku pärast lepingule allakirjutamist.

1.3. Käesoleva lepingu allakirjutamise hetkel on lepingule lisatud:

1.3.1. Lisa 1. Riigihanke alusdokumendid, sh hankelepingu tehniline kirjeldus;

1.3.2. Lisa 2. Töövõtja pakkumus (leitavad tellija dokumendihaldussüsteemist).

2. Lepingu ese ja tähtaeg

2.1. Lepingu esemeks on reaalajamajanduse (RTE) 2024 aastakonverentsi korraldamine

(edaspidi töö), mida töövõtja kohustub tegema vastavalt lepingus ja lepingu lisades

sätestatud tingimustele. Töö hõlmab konverentsi, sh toitlustusteenuse korraldamist.

Täpsem töö kirjeldus on toodud hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses.

2.2. Leping sõlmitakse tellija korraldatud sotsiaalteenuse „Reaalajamajanduse (RTE) 2024

konverentsi korraldamine“ hanke tulemusena ning vastavalt riigihanke

alusdokumentidele (RHAD) ning töövõtja edukaks tunnistatud pakkumusele.

2.3. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle vastavalt RHAD-

is, sh hankelepingu eseme tehnilises kirjelduses sätestatud tingimustel ja tähtaegadel.

3. Tasu suurus, väljamaksmise tähtaeg ja kord 3.1. Tellija tasub töövõtjale lepingus sätestatud töö teostamise eest tasu summas ühe maksena

pärast töö vastuvõtmist kokku … / summa ilma käibemaksuta ja koos käibemaksuga/.

3.1.1. Välja makstav tasu kujuneb konverentsi korraldamise maksumusest ning toitlustuse

maksumusest.

3.1.2. Toitlustuse lõplik maksumus on pakkuja pakutud toitlustuse maksumus 1 inimese osas

x konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv vastavalt pakkumuse esitamise

vormi punktile 4.

3.2. Töövõtja teostab punktis 2.1 nimetatud töö ja annab selle tellijale üle üleandmise-

vastuvõtmise aktiga (edaspidi akt) 15 tööpäeva jooksul pärast konverentsi toimumist.

Akt peab olema esitatud ja vastama hankelepingu tehnilise kirjelduse punktis 10 toodud

nõuetele. Töö loetakse vastuvõetuks, kui tellija on allkirjastanud akti.

1 MKM hankekord § 11, https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-ministrid/hanketeated

2

3.3. Töövõtja väljastab tellijale e-arve töö teostamise eest pärast punktis 2.1 nimetatud töö

üleandmist ja tellija poolt vastuvõtmist.

4. Poolte volitatud esindajad

4.1. Tellija volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

vastuvõtmisel on Viktoria Bõstrjak-Butorina, telefon +372 53417002, e-post

[email protected] või teda asendav isik.

4.2. Töövõtja volitatud esindaja lepingu tingimuste täitmisel, täitmise kontrollimisel ja töö

üleandmisel on … , telefon … , e-post … või teda asendav isik .

5. Muud sätted

5.1. Töövõtja on teadlik, et leping on avalik.

5.2. Töövõtja kinnitab, et on üldtingimustega tutvunud elektroonselt veebilehel

https://mkm.ee/ministeerium-uudised-ja-kontakt/ministeerium-ja-

ministrid/hanketeated.

5.3. Leping allkirjastatakse digitaalselt.

5.4. Poolte rahaline vastutus hankelepingu täitmisest tekkivate nõuete eest kokku on piiratud

hankelepingu kahekordse maksumusega (välja arvatud tahtliku rikkumise korral).

Tellija Töövõtja

/allkirjastatakse digitaalselt/ /allkirjastatakse digitaalselt/

Osakonnajuhataja otsuse lisa

riigihanke alusdokumendi lisa 3

Pakkumuse esitamise vorm

Pakkuja andmed

Ettevõtte nimi ja registrikood

Seadusliku esindaja nimi, amet ja

kontaktandmed (tel, e-post)

Pakkumuses tuleb esitada: Esitada andmed, mille alusel hankija saab kontrollida tingimusele vastavust:

1. Töö teostamise projektiplaan ja ajakava

vastavalt hanke alusdokumendi (edaspidi RHAD)

punktile 13.2.1.1 Esitatud töö teostamise

projektiplaan ja ajakava on aluseks pakkumuse

hindamisel vastavalt RHADi punktile 11.5.2.

2. Ülesehitus ja nägemus töö teostamisest vastavalt

RHADi punktile 13.2.2.2 Esitatud ülesehitus ja

nägemus töö teostamisest on aluseks pakkumuse

hindamisel vastavalt RHADi punktile 11.5.3.

2. Pakkuja peab olema varasemalt täitnud

vähemalt 1 lepingu, mille sisuks oli

hübriidkonverentsi korraldamine.

Esitada varasemalt täidetud hübriidkonverentsi

korraldamise lepingu andmed (tellija

1 Vajadusel koostab pakkuja töö teostamise projektiplaani ja ajakava eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale. 2 Vajadusel koostab pakkuja ülesehituse ja nägemuse töö teostamisest eraldi dokumendina. Lisada sellisel juhul vastav märge kommentaari väljale.

kontaktandmed, lepingu eseme lühikirjeldus,

konverentsi toimumise aeg).

3. Pakkujal peab olema oma meeskonnas

vähemalt 2 projektijuhti, kes hanke algamisele

(hankija poolt pakkumuse esitamise ettepaneku

saatmise kuupäev) eelneva viimase 60 kuu jooksul

projektijuhina korraldanud vähemalt 2

avalikkusele suunatud üritust, milles kasutati

hübriidkonverentsi lahendusi (konverents toimus

nii veebis kui ka kohapeal) ning kohapeale

registreerunute arv oli vähemalt 100.

Esitada andmed projektijuhtide kohta (ees-ja

perekonnanimi, telefon, e-post ning andmed 2

avalikkusele suunatud ürituse kohta (tellija

kontaktandmed, ürituse lühikirjeldus, info kohapeale

registreerunute arvu kohta ja toimumise aeg), milles

kasutati hübriidkonverentsi lahendusi.

4. Pakkumuse kogumaksumus (km-ta ja km-ga):

Pakkumuse kogumaksumus peab sisaldama

vastavalt RHADis sätestatud tingimustele vastava

konverentsi teenuse maksumust.

1. Konverentsi teenuse maksumus:…. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

2. 230 inimese toitlustuse (NB! Networkingu toitlustust tuleb arvestada 115 inimesele)

maksumus*: …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

Pakkumuse kogumaksumus (1+2): …. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

1 inimese toitlustuse maksumus -:….. eurot käibemaksuta ja …. eurot käibemaksuga

1 inimese networking turgutuse maksumus: ….. eurot käibemaksuta ja

….käibemaksuga.

*Juhul, kui tehnilise kirjelduses nimetatud kohapeal osalejate arv muutub, siis lõplik

toitlustuse väljamakstav tasu on pakkuja pakutud 1 inimese toitlustuse maksumus x

konverentsile kohapeale registreerunud osalejate arv. Vastavalt tehnilise kirjelduse p

5.8.1.3 arvestatakse networkingu toitlustust 50% lõplikust kohapeale registreerunute

arvust (maksimaalselt 115 inimesele).

OSAKONNAJUHATAJA OTSUS

22.03.2024 nr 5-6/800-1

Riigihanke „Reaalajamajanduse (RTE) 2024

konverentsi korraldamine" korraldamine,

komisjoni ja vastutava isiku nimetamine

Riigihangete seaduse § 14 lõike 2 punkti 3 alusel ja kooskõlas majandus- ja

infotehnoloogiaministri 28.11.2023 käskkirjaga nr 154 kinnitatud „Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorraga“:

1. Korraldada riigihange „Reaalajamajanduse (RTE) 2024 konverentsi

korraldamine“ tellimiseks.

2. Kinnitan otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke alusdokumendid (lisatud).

3. Määran otsuse punktis 1 nimetatud riigihanke eest vastutavaks isikuks Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumi (MKM) digimajanduse osakonnajuhataja Sirli Heinsoo.

4. Moodustan hankekomisjoni punktis 1 nimetatud riigihanke korraldamiseks, sealhulgas

pakkujate kvalifitseerimiseks, esitatud pakkumuste vastavuse kontrollimiseks, pakkumuste

hindamiseks ja eduka pakkumuse väljaselgitamiseks järgmises koosseisus:

5.1 Komisjoni esimees: Sirli Heinsoo – digimajanduse osakonnajuhataja

5.2. Komisjoni liikmed:

5.2.1. Viktoria Bõstrjak-Butorina – digimajanduse osakonna reaalajamajanduse

valdkonnajuht.

5.2.2. Regina Kallaste – digimajanduse osakonna hangete projektijuht.

5.2.3. Joanna Annion – digimajanduse osakonna reaalajamajanduse väliskoostöö projektijuht.

Valitud menetluse ja punktis 2 nimetatud riigihanke alusdokumentide peale võib esitada

vaidlustuse Rahandusministeeriumi juures asuvale riigihangete vaidlustuskomisjonile riigihangete

seaduses sätestatud korras ja tähtajal.

(allkirjastatud digitaalselt)

Sirli Heinsoo

juhataja