Lugupeetud Justiits- ja Digiministeerium,

Pöördume seoses küsimusega, mis puudutab Äriregistrisse kantud dokumentide hoidja andmete säilitamist olukorras, kus äriühing on registrist kustutatud ning seadusest tulenev dokumentide säilitamise tähtaeg on möödunud.

Meie klient on kantud Äriregistrisse äriühingu dokumentide hoidjana. Nimetatud äriühing kustutati Äriregistrist ligikaudu kümme aastat tagasi ning dokumentide hoidmise kohustuse tähtaeg on tänaseks lõppenud. Sellest hoolimata on kliendi nimi jätkuvalt Äriregistris avalikult nähtav dokumentide hoidjana.

Oleme pöördunud varasemalt Äriregistri ning Tartu Riigikohtu registriosakonna poole küsimusega, kas sellises olukorras oleks võimalik dokumentide hoidja andmed äriregistrist kustutada. Meile on selgitatud, et kehtiv õigus ei näe ette võimalust dokumentide hoidja andmete kustutamiseks taotluse alusel ega dokumentide hoidmise kohustuse lõppemise korral ning dokumentide hoidja andmete muutmine on võimalik üksnes uue dokumentide hoidja registrisse kandmise kaudu kohtumääruse alusel.

Palume ministeeriumi seisukohta järgmistes küsimustes:

1. Milline on õiguslik eesmärk ja alus dokumentide hoidja isikuandmete jätkuvaks avalikustamiseks Äriregistris olukorras, kus:

• äriühing on registrist kustutatud;
• dokumentide säilitamise seadusest tulenev tähtaeg on möödunud;
• isikul puudub enam tegelik dokumentide hoidmise kohustus?

1. Kas sellises olukorras on isikul võimalik taotleda enda kui dokumentide hoidja andmete kustutamist või registrikande lõpetamist mõne muu õigusliku aluse alusel, arvestades, et dokumentide hoidja funktsioon ning sellega seotud kohustus on lõppenud?
2. Kui kehtiv õigus ei võimalda dokumentide hoidja andmete kustutamist, siis palume selgitada, milline õiguskaitsevahend on isikul olukorras, kus tema isikuandmed on jätkuvalt avalikus registris nähtavad, kuid puudub enam registrikande aluseks olnud materiaalne kohustus.
3. Millised kohustused jäävad dokumentide hoidjale pärast dokumentide säilitamise tähtaja lõppemist? Kas pärast säilitustähtaja möödumist on dokumentide hoidjal õigus dokumendid hävitada või tuleb enne dokumentide hävitamist läbi viia mõni ametlik toiming, näiteks dokumentide hävitamise akti koostamine või muu dokumentide nõuetekohast kõrvaldamist tõendav toiming?
4. Kas dokumentide hoidja kohustus lõpeb automaatselt dokumentide säilitamise tähtaja möödumisel või eeldab see mõne täiendava toimingu tegemist dokumentide või registrikande suhtes?

Leiame, et olukorras, kus dokumentide hoidmise kohustus on lõppenud, tekib küsimus, kas dokumentide hoidja andmete jätkuv avalikustamine vastab isikuandmete töötlemise põhimõtetele, eelkõige eesmärgipärasuse ja säilitamise piirangu põhimõttele.

Palume võimalusel anda täiendav õiguslik selgitus, kuidas tuleks sellistes olukordades toimida ning kas kehtiva regulatsiooni kohaselt on võimalik endise dokumentide hoidja andmete kustutamine või registrikande lõpetamine.

Lugupidamisega | Best regards

Shajana Kobozeva

Õigusassistent| Legal Assistant

aadress:Liivalaia 14, VII korrus, 10118 Tallinn     

tel: +372 5625 7823

e-post: [email protected]/ [email protected]

KONFIDENTSIAALSUSHOIATUS: Käesolevas e-kirjas sisalduv teave (kaasa arvatud manused) on mõeldud teadmiseks ja kasutamiseks ainult e-kirja adressaatidele. E-kirjas sisalduvat teavet ei tohi ilma saatja selgelt väljendatud loata edasi saata ega mistahes viisil kõrvalistele isikutele avaldada. Juhul, kui Te olete saanud käesoleva e-kirja eksituse tõttu, teavitage sellest koheselt saatjat ning kustutage e-kiri oma arvutist.

CONFIDENTIALITY WARNING: This e-mail and any attachments may contain confidential and privileged information. If you are not the intended recipient, please notify the sender immediately by return e-mail, delete this e-mail and destroy any copies. Any dissemination or use of this information by a person other than the intended recipients is unauthorized and may be illegal