Tere

Meie soov ei ole olnud nõuda tingimata digiallkirjastatud uut volikirja. Meile on oluline on, et saame veenduda esitatud volikirja autentsuses ja selles, et tegemist on volikirja õige koopiaga. Seetõttu sobib SKA-le volikirja esitamiseks üks järgmistest võimalustest:

•             esitatakse volikirja originaal (sobib juhul, kui volikirja on antud ainult SKA-s esindamiseks);

•             originaal tuuakse klienditeenindusse ja meie töötaja teeb sellest ise koopia (nt juhul, kui esindajal on sama volikirja vaja ka mujal esindamiseks);

•             esitatakse volikirja kinnitatud koopia.

Kinnitatud koopia esitamisel peab koopia õigsuse olema kinnitanud isik, kellel on selleks asutusesisese töökorralduse kohaselt õigus; volikirja alusel esindaja ise koopia õigsust kinnitada ei saa.

Seega sobib SKA-le ka volikirja koopia, mille õigsus on nõuetekohaselt kinnitatud – kas siis paberil originaalkinnituse ja allkirjaga või elektrooniliselt kinnitatud koopiana.

Mõistan, et meie varasemast vastusest võis jääda ebaselge mulje. Kuigi selles oli viidatud ka kinnitatud koopia võimalusele, võis järgnev märge elektrooniliselt allkirjastatud volikirja esitamise kohta jätta mulje, et aktsepteerime üksnes originaalvolikirja või digiallkirjastatud volikirja.

Loodan, et eeltoodu täpsustab SKA seisukohta.

Lugupidamisega

Marge Mägi
õiguse talituse juhataja

üldosakond
Sotsiaalkindlustusamet
___________________________

54720389

www.sotsiaalkindlustusamet.ee

See kiri ja manused võivad olla konfidentsiaalsed. Kui olete saanud kirja eksikombel, ei tohi te selle alusel midagi ette võtta ega seda levitada. Palun teavitage kirja saatjat eksitusest ning kustutage kiri.

Tere

Türi Vallavalitsuse ametnik pöördus vallavanema poole palvega, et vallavanem väljastaks talle uuesti Türi valla (Türi Vallavalitsuse kaudu) eestkostel oleva lapse esindamiseks väljastatud üldvolikirja. Ametniku väitel ei aktsepteeri  Sotsiaalkindlustusamet (SKA) kirjalikku (omakäeliselt allkirjastatud) volikirja, vaid nõuab, et volikiri peab olema tehtud elektroonilises vormis (digitaalselt allkirjastatult).

Vallasekretärina, kellel on kohustus tagada kohaliku omavalitsuse tegevuse õiguspärasus, selgitan, et Türi Vallavalitsus on oma toimingutes lähtunud seni kehtivast õigusest, eeskätt tsiviilseadustiku üldosa seaduse (TSüS) §-dest 115-131 ning volituse andmise vormi valikul arvestanud ka EL isikuandmete kaitse üldmäärusega sätestatud põhimõtteid – isikuandmeid töödeldakse (sh avaldatakse, vaadatakse, salvestatakse, säilitatakse) eesmärgipäraselt ja minimaalselt.

Türi vald annab ametnikele (nt lastekaitsespetsialistile, eestkostespetsialistile) volituse nende füüsiliste isikute, kelle eestkostjaks on määratud Türi vald, esindamiseks volitaja sisemise tahteavalduse kaudu tehtud tehinguga, arvestades, et nimetatud dokument tõendab ametniku õigust Türi valla kaudu esindada eestkostetavaid kõikide isikute, asutuste ja organisatsioonide ees ning ükskõik millise isiku- või vara hooldusõigusega seotud tehingute või toimingute tegemiseks. Seega ei ole tegemist ei üksikvolituse ega liigivolitusega, vaid üldvolitusega. Volikiri tõendab esindusõigust ükskõik millise kolmanda isiku või organi ees ning on kasutatav volikirjas märgitud juhtudel või seadusest tulenevalt volituse lõppemiseni. Türi valla kui eestkostja nimel üldvolituse andmine on valitud ka Türi valla ja Türi Vallavalitsuse kui ametiasutuse tegevuse ja asjaajamise menetlusökonoomia põhimõttest lähtuvalt.

Türi vald vormistab volikirja kirjalikult ehk volikirja allkirjastab Türi valda ja Türi Vallavalitsust esindav isik omakäeliselt. Volikirja vormistusviisi valikul on arvestatud seaduslikkuse, sh tehingu tegemise  vormivabaduse põhimõtet, esindusõiguse tõendamisvajadust, aga ka TsÜS §-s 125 sätestatud esindusõiguse lõppemise aluseid ning sama paragrahvi lõikes 5 sätestatud kohustust kirjalik dokument (volikiri) pärast volituse lõppemist esindatavale tagastada. Ametnikule antud volikirjas on märgitud, et volitus Türi valla esindamiseks lõpeb ka juhul, kui ametnikul ei ole enam Türi Vallavalitsusega teenistussuhet ning ametiasutuse sisemise töökorraldusega on kehtestatud kohustus asjaajamise üleandmisel tagastada ka Türi valla esindamiseks esitatud volikiri. Teisisõnu tekib volituse  andmisega Türi valla ja vastavat ametikohta täitva isiku vahel võlasuhe, mille sisuks on  volikirja tagastamise nõue ning sellele vastav volikirja valdaja (ametniku) kohustus volikiri esindatavale tagastada. Sellises vormis volituse andmine tagab õiguskindlamalt võimaluse, et volituse lõppemisel volituse kirjaliku dokumendi (volikirja) tagastamata jätmisel saab Türi vald ametniku (sh endise ametniku) suhtes võlaõigusseaduse (VÕS) § 100 alusel rakendada VÕS § 101 lõikes 1 sätestatud õiguskaitsevahendeid.

Elektroonilisel viisil antud üldvolikiri on originaaldokument, mida ei ole võimalik olukorras, kus puuduvad elektroonilise side vahendid, esindusõiguse tõendamiseks kasutada (näiteks võib olla vajadus esitada volikiri arsti juures, reisil viibides jne). Elektroonilisel teel volikirja edastamiseks tuleks see isikuandmete töötlemise nõuetest lähtuvalt kolmandale isikule või asutusele edastada krüpteeritult või turvatud elektroonilise keskkonna kaudu, mis võib samuti mõnel juhul osutuda probleemiks.

 Arvestades asjaolu, et nii mõnegi toimingu või tehingu tegemiseks piisab vaid esindusõigust tõendava dokumendi näitamisest, oleks elektroonilise dokumendi saatmine ja salvestamine isikuandmete töötlemise seisukohalt ülemäärane.

Kuigi tsiviilseadustiku üldosa seaduse kommenteeritud väljaandes (Kirjastus Juura, Tartu 2023; lk 583) on märgitud, et kui volikiri on antud elektroonilises vormis, tuleb volikirja tagastamise all mõista kohtustust kustutada volikirja valdaja (volitatu) valduses olevatelt andmekandjatelt volikirja sisaldav fail, võib elektroonilises vormis olev dokument olla salvestatud mitmele andmekandjale, sh volitatu isiku isiklikele andmekandjatele ning volituse andjal (antud juhul Türi vallal) on oluliselt keerulisem tõendada volikirja tagastamise kohustuse täitmist või täitmata jätmist.  Kui elektrooniliselt antud üldvolikiri on edastatud kolmandale isikule või asutusele, tähendab see seda, et originaaldokumendina antud volikiri ei muutu olematuks ehk tagastatuks selle volitatud isiku valduses olevatelt andmekandjatelt kustutamisega, vaid on näiliselt kehtiva dokumendina kolmandate isikute valduses jätkuvalt olemas ning kolmas isik  või asutus ei pruugigi volikirja tagastamisest ning seoses sellega ka volituse lõppemisest teada saada.

Riik (keda esindab SKA) ja kohalik omavalitsus tegutsevad vaid seaduse alusel (EV põhiseaduse § 3 lg 1), seetõttu palub Türi Vallavalitsus SKA-lt selgitustaotlusena järgmist teavet:

TsÜS § 77 võib tehingu teha mistahes vormis, kui seaduses ei ole sätestatud tehingu kohustuslikku vormi. TsÜS § 80 lõikest 1 tulenevalt loetakse tehingu kirjalik vorm ja elektrooniline vorm võrdseteks.

Kui ilmnevad asjaolud, et SKA vajab seadusest tulenevalt oma ülesannete täitmiseks kindlasti elektrooniliselt antud volikirja, saab kaaluda, kas kirjalikult antud üldvolikirja elektroonilises vormis ametlikku kinnitamist või tuleb hakata lisaks üldvolikirjale väljastama SKA toiminguteks eraldi üksikvolitusi, mis ei ole kooskõlas enam menetlusökonoomia põhimõttega.   

Teie kiirele vastusele lootma jäädes

Lugupidamisega

Lii Laanemets

Türi vallasekretär

Türi Vallavalitsus

526 5704

[email protected]