| Dokumendiregister | Andmekaitse Inspektsioon |
| Viit | 2.3-8/26/3034-2 |
| Registreeritud | 21.08.2026 |
| Sünkroonitud | 24.08.2026 |
| Liik | Väljaminev kiri |
| Funktsioon | 2.3 Õigusalane korraldamine |
| Sari | 2.3-8 Teiste asutuste juriidiline nõustamine |
| Toimik | 2.3-8/2026 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Adressaat | Narva-Jõesuu Linnavalitsus |
| Saabumis/saatmisviis | Narva-Jõesuu Linnavalitsus |
| Vastutaja | Karin Uuselu (Andmekaitse Inspektsioon, Menetlusvaldkond) |
| Originaal | Ava uues aknas |
| Taotle dokumendi eemaldamist või parandamist |
ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Tatari 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee
Registrikood 70004235
Lp Aime Logatšova
sekretär
Narva-Jõesuu Linnavalitsus
Teie 04.08.2026 Meie 21.08.2026 nr 2.3-8/26/3034-2
Vastus selgitustaotlusele
Saime Teie pöördumise, milles küsite Andmekaitse Inspektsioon (AKI) seisukohta linnavalitsuse
dokumendiregistrisse registreeritavate dokumentide pealkirja sõnastamise kohta. Telefonikõnes
küsisite lisaks, kas on olemas kindlad nõuded, kuidas peab olema sõnastatud registreeritava
dokumendi pealkiri.
Selgitame, etavaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lg 3 punktis 3 loetletakse andmed, mis tuleb
saabunud ja väljastatud dokumentide kohta dokumendiregistrisse kanda. Seaduse sõnastuse
kohaselt on üheks neist dokumendi rekvisiidid. AKI koostatud AvTS-i üldjuhendi selgituste
kohaselt on rekvisiidiks muu hulgas dokumendi pealkiri või lühikokkuvõte. Küll aga ei näe AvTS
ette üht kindlat vorminõuet dokumendi pealkirjale.
Dokumendi pealkiri on osa dokumendiregistri metaandmetest, mille järgi dokumente registrist
otsitakse. Selleks, et tagada dokumentide lihtne ja kiire leidmine, võiks pealkiri olla selline, et
dokumendi sisu oleks pealkirja järgi arusaadav. Seega võiks dokumendi pealkiri võimalusel
kajastada dokumendi põhiteemat või toimingut ning olla piisavalt konkreetne, et eristada
dokumenti teistest samalaadsetest dokumentidest. Seega, mida sisukam ja täpsem pealkiri, seda
lihtsam ja kiirem on otsitavat dokumenti registrist leida.
Kuigi dokumendi pealkirjastamisele kindlaid nõudeid ei ole, siis tuleb asutusel tagada, et avalikuks
ei saaks juurdepääsupiiranguga andmed. See tähendab, et dokumendi pealkiri ei tohi sisaldada
teavet, mis on piiranguga, nt sotsiaaltoetust taotleva isiku nimi vms.
Kuigi AvTS-is dokumendiregistris registreeritava dokumendi pealkirjale vorminõudeid ei esitata,
siis ei ole asutusel keelatud ise sellekohaseid täpsemaid nõudeid sätestada, nt asutuse enda
asjaajamiskorras või dokumendihalduse juhendis. See tähendab, et kui Teie asutuse siseselt on
sellekohased nõuded fikseeritud, siis tuleb asutuse teenistujatel neid järgida.
Loodetavasti saime Teile selgitustega abiks olla.
Lugupidamisega
Karin Uuselu
jurist
peadirektori volitusel
| Nimi | K.p. | Δ | Viit | Tüüp | Org | Osapooled |
|---|