------------------------------ ----------------------------------------

Loksa linnapea Teenistuja

KINNITATUD

Loksa linnapea 11.08.2022

käskkirjaga nr 12-2/128/2022

LISA 4

Volikogu sekretäri – rahvastikuspetsialisti

AMETIJUHEND

1. Üldosa

1.1 Ametikoha nimetus volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist

1.2 Ametisse nimetamine linnapea

1.3 Kellele allub linnasekretär

1.4 Asendajad juhiabi

linnasekretär rahvastikuregistri toimingutes

1.5 Keda asendab juhiabi

1.6 Aruandekohustuslik linnasekretäri, volikogu esimehe ja linnapea ees

2. Ametikoha eesmärk

Linnavolikogu ja linnavalitsuse ning komisjonide töö tehnilise teenindamise tagamine,

rahvastikuregistri pidamine, linnavalitsuse arhiivitöö korraldamine.

3. Teenistusülesanded

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist on ametnik, kelle teenistusülesanded on:

3.1 linnavolikogu liikmete tehnilise teenindamise korraldamine, vajalike töövahenditega

varustamine;

3.2 volikogu istungi kutsete vormistamine ja väljasaatmine, istungi materjalide edastamine;

3.3 komisjoni liikmete teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast;

3.4 osalemine volikogu istungi ja volikogu komisjoni koosoleku ettevalmistamisel;

3.5 volikogu istungi ja volikogu komisjonide koosolekute protokollimine, nõuetekohane

protokollide vormistamine ja ettevalmistamine allkirjastamiseks;

3.6 vastuvõetud õigusaktide edastamine asjaosalistele;

3.7 volikogu poolt vastuvõetud õigusaktide ja komisjoni protokollide avalikustamine ning

registreerimine dokumendihaldussüsteemis;

3.8 linnavalitsuse ja volikogu määruste edastamine Riigi Teatajasse avaldamiseks;

3.9 volikogu kirjavahetuse registreerimine, vastuskirjade vormistamine;

3.10 volikogu ja komisjonide dokumentatsiooni korrastamine ja ettevalmistamine

arhiveerimiseks;

3.11 rahvastikuregistri toimingute teostamine (sünni, surma ja elukoha andmete registreerimine,

isikukoodi andmine, elukohatõendite väljastamine jms);

3.12 perekonnaseisukannete väljatrükkide igakuine edastamine Siseministeeriumile;

3.13 teadeannete avaldamine Ametlikes Teadeannetes;

3.14 linnavalitsuse arhiividokumentide koostamine, toimikute arvelevõtmine „Ülevaates arhiivi

koosseisu kohta“ (endine arhivaalide loetelu);

3.15 toimikute korrastamine dokumentide loetelu ja „ülevaade arhiivi koosseisu kohta“ alusel;

3.16 arhiivi üleantud toimikute hoidmine nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende

lubamatu kasutamise, kahjustamise ja hävimise;

3.17 arhiveeritud dokumentidele kontrollitud juurdepääsu tagamine vastavalt asjaajamiskorras

sätestatule;

------------------------------ ----------------------------------------

Loksa linnapea Teenistuja

3.18 suulise ja kirjaliku teabe edastamine dokumentides sisalduva teabe kohta vastusena isikute

ja asutuste suulistele ja kirjalikele avaldustele (väljastab arhiiviteatiseid ning väljavõtteid

ja ärakirju dokumentidest);

3.19 hävitamisele kuuluvate dokumentide hindamise ja hävitamise korraldamine;

3.20 arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine, mille käigus taotleb vajadusel dokumentide

hindamist avaliku arhiivi poolt ja viib läbi arhiivi korrastamise ja kirjeldamise vastavalt

arhiivieeskirjas sätestatule - koostab arhiiviskeemi ja arhiivinimistu ning kooskõlastab

need avaliku arhiiviga;

3.21 esmaabiandja ülesannete täitmine linnavalitsuses;

3.22 vajadusel komisjonide töös osalemine;

3.23 oma tööd puudutava üldist huvi omavate küsimuste kajastamine väljaandes Loksa Elu ja

kodulehel;

3.24 volikogu esimehe ja linnapea ühekordsete korralduste täitmine, kui need ei tulene tema

teenistusülesannetest ja ei ole vastuolus Eesti Vabariigis kehtivate seadustega;

3.25 teiste talle õigusaktidega pandud ülesannete täitmine.

4 Vastutus

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist vastutab:

4.1 punktis 3 nimetatud teenistusülesannete õigeaegse, nõuetekohase, kohusetundliku ja

omakasupüüdmatu täitmise eest;

4.2 vormistatud ja kooskõlastatud dokumentide ja esitatud andmete õigsuse ning õigeaegse

edastamise eest;

4.3 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja

eraellu puutuvate andmete ning muu ainult asutusesiseks kasutamiseks määratud

informatsiooni hoidmise eest;

4.4 linnakantselei rahaliste vahendite sihipärase kasutamise eest;

4.5 asjaajamiseks tema käsutuses olevate dokumentide ja vara säilimise ja korrasoleku eest;

4.6 avaliku teenistuse eetikakoodeksi järgimise ja linnavalitsuse sisekorraeeskirja täitmise

eest.

5 Õigused

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialistil on õigus:

5.1 saada Loksa Linnavalitsuse teenistujatelt ja linna hallatavate asutuste juhtidelt ning linna

osalusega ettevõtetelt vajalikku informatsiooni ja dokumente jms, mis on vajalikud

teenistusülesannete täitmiseks;

5.2 teha volikogu esimehele ja linnapeale ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas

töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks;

5.3 saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt reaalsetele võimalustele;

5.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat

ning tehnilist abi nende kasutamisel.

6. Kvalifikatsiooninõuded

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist peab:

6.1 vastama avaliku teenistuse seaduses ametnikule esitatavatele nõuetele;

6.2 tundma oma tööks vajalikke riigi ja Loksa linna õigusakte ning oskama neid kasutada;

6.3 omama vähemalt keskharidust, millele lisandub ametialane enesetäiendus;

6.4 valdama eesti keelt C1 tasemel;

6.5 omama vene keele oskust ametialase sõnavara osas;

6.6 omama ametikohal vajalikku arvuti kasutamise oskust;

6.7 olema hea suhtlusoskuse ja pingetaluvusega.

7. Ametijuhendi muutmine

Ametijuhendit võib muuta teenistuja nõusolekuta, v.a kui muutuvad oluliselt teenistusülesannete

täitmiseks kehtestatud nõuded ja ametijuhendis määratud teenistusülesanded; kui ametniku tööaja

korraldus muutub seetõttu, et ametijuhendis muudetakse summeeritud tööaja, valveaja või öötöö

kohaldamist; kui suureneb oluliselt teenistusülesannete maht; kui teenistusülesannete muutmise

tõttu väheneb põhipalk (ATS § 52 lg 3).

______________________

Värner Lootsmann

Loksa linnapea Ametijuhendi teadmiseks ja täitmiseks võtnud:

volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist ________________________

ees- ja perekonnanimi

________________________

allkiri

________________________

kuupäev

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Aadress E-post Telefon Koduleht Registrikood

Tallinna tn 45 [email protected] 603 1253 www.loksalinn.ee 75013457

74806 Loksa

Harju maakond

LOKSA LINNAVALITSUS

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected] 31.08.2026 nr 13-10/866/2026

Taotlus

Palun lõpetada Viive Pajusaare volitused Loksa Linnavalitsuse nimel Riigi Teatajasse Loksa

Linnavolikogu ja Loksa Linnavalitsuse määruste esitamiseks seoses ametniku teenistusest

vabastamisega.

Palun anda Loksa Linnavalitsuse nimel Riigi Teatajasse Loksa Linnavolikogu ja Loksa

Linnavalitsuse määruste esitamise õigus lisaks linnasekretärile (Karin Kask) ka alates

01.09.2026 ametisse nimetatud volikogu sekretär-rahvastikuspetsialist Helina Otsmannile

(Otsmann, isikukood 48609035230, e-post: [email protected], telefon: 5333 7414).

Kinnitan, et Helina Otsmannil on üks ametiülesannetest aktide esitamine Riigi Teatajas

avaldamiseks. Taotlusele lisatud volikogu sekretär-rahvastikuspetsialisti ametijuhend.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Karin Kask

Loksa linnasekretär

Lisa. ametijuhend.pdf

[email protected]; 603 1253

------------------------------ ----------------------------------------

Loksa linnapea Teenistuja

KINNITATUD

Loksa linnapea 11.08.2022

käskkirjaga nr 12-2/128/2022

LISA 4

Volikogu sekretäri – rahvastikuspetsialisti

AMETIJUHEND

1. Üldosa

1.1 Ametikoha nimetus volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist

1.2 Ametisse nimetamine linnapea

1.3 Kellele allub linnasekretär

1.4 Asendajad juhiabi

linnasekretär rahvastikuregistri toimingutes

1.5 Keda asendab juhiabi

1.6 Aruandekohustuslik linnasekretäri, volikogu esimehe ja linnapea ees

2. Ametikoha eesmärk

Linnavolikogu ja linnavalitsuse ning komisjonide töö tehnilise teenindamise tagamine,

rahvastikuregistri pidamine, linnavalitsuse arhiivitöö korraldamine.

3. Teenistusülesanded

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist on ametnik, kelle teenistusülesanded on:

3.1 linnavolikogu liikmete tehnilise teenindamise korraldamine, vajalike töövahenditega

varustamine;

3.2 volikogu istungi kutsete vormistamine ja väljasaatmine, istungi materjalide edastamine;

3.3 komisjoni liikmete teavitamine koosoleku toimumise ajast ja kohast;

3.4 osalemine volikogu istungi ja volikogu komisjoni koosoleku ettevalmistamisel;

3.5 volikogu istungi ja volikogu komisjonide koosolekute protokollimine, nõuetekohane

protokollide vormistamine ja ettevalmistamine allkirjastamiseks;

3.6 vastuvõetud õigusaktide edastamine asjaosalistele;

3.7 volikogu poolt vastuvõetud õigusaktide ja komisjoni protokollide avalikustamine ning

registreerimine dokumendihaldussüsteemis;

3.8 linnavalitsuse ja volikogu määruste edastamine Riigi Teatajasse avaldamiseks;

3.9 volikogu kirjavahetuse registreerimine, vastuskirjade vormistamine;

3.10 volikogu ja komisjonide dokumentatsiooni korrastamine ja ettevalmistamine

arhiveerimiseks;

3.11 rahvastikuregistri toimingute teostamine (sünni, surma ja elukoha andmete registreerimine,

isikukoodi andmine, elukohatõendite väljastamine jms);

3.12 perekonnaseisukannete väljatrükkide igakuine edastamine Siseministeeriumile;

3.13 teadeannete avaldamine Ametlikes Teadeannetes;

3.14 linnavalitsuse arhiividokumentide koostamine, toimikute arvelevõtmine „Ülevaates arhiivi

koosseisu kohta“ (endine arhivaalide loetelu);

3.15 toimikute korrastamine dokumentide loetelu ja „ülevaade arhiivi koosseisu kohta“ alusel;

3.16 arhiivi üleantud toimikute hoidmine nõuetekohastes tingimustes, hoides ära nende

lubamatu kasutamise, kahjustamise ja hävimise;

3.17 arhiveeritud dokumentidele kontrollitud juurdepääsu tagamine vastavalt asjaajamiskorras

sätestatule;

------------------------------ ----------------------------------------

Loksa linnapea Teenistuja

3.18 suulise ja kirjaliku teabe edastamine dokumentides sisalduva teabe kohta vastusena isikute

ja asutuste suulistele ja kirjalikele avaldustele (väljastab arhiiviteatiseid ning väljavõtteid

ja ärakirju dokumentidest);

3.19 hävitamisele kuuluvate dokumentide hindamise ja hävitamise korraldamine;

3.20 arhivaalide avalikku arhiivi üleandmine, mille käigus taotleb vajadusel dokumentide

hindamist avaliku arhiivi poolt ja viib läbi arhiivi korrastamise ja kirjeldamise vastavalt

arhiivieeskirjas sätestatule - koostab arhiiviskeemi ja arhiivinimistu ning kooskõlastab

need avaliku arhiiviga;

3.21 esmaabiandja ülesannete täitmine linnavalitsuses;

3.22 vajadusel komisjonide töös osalemine;

3.23 oma tööd puudutava üldist huvi omavate küsimuste kajastamine väljaandes Loksa Elu ja

kodulehel;

3.24 volikogu esimehe ja linnapea ühekordsete korralduste täitmine, kui need ei tulene tema

teenistusülesannetest ja ei ole vastuolus Eesti Vabariigis kehtivate seadustega;

3.25 teiste talle õigusaktidega pandud ülesannete täitmine.

4 Vastutus

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist vastutab:

4.1 punktis 3 nimetatud teenistusülesannete õigeaegse, nõuetekohase, kohusetundliku ja

omakasupüüdmatu täitmise eest;

4.2 vormistatud ja kooskõlastatud dokumentide ja esitatud andmete õigsuse ning õigeaegse

edastamise eest;

4.3 talle teenistuse tõttu teatavaks saanud riigi ja ärisaladuse, teiste inimeste perekonna- ja

eraellu puutuvate andmete ning muu ainult asutusesiseks kasutamiseks määratud

informatsiooni hoidmise eest;

4.4 linnakantselei rahaliste vahendite sihipärase kasutamise eest;

4.5 asjaajamiseks tema käsutuses olevate dokumentide ja vara säilimise ja korrasoleku eest;

4.6 avaliku teenistuse eetikakoodeksi järgimise ja linnavalitsuse sisekorraeeskirja täitmise

eest.

5 Õigused

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialistil on õigus:

5.1 saada Loksa Linnavalitsuse teenistujatelt ja linna hallatavate asutuste juhtidelt ning linna

osalusega ettevõtetelt vajalikku informatsiooni ja dokumente jms, mis on vajalikud

teenistusülesannete täitmiseks;

5.2 teha volikogu esimehele ja linnapeale ettepanekuid oma pädevusse kuuluvas valdkonnas

töö paremaks korraldamiseks ja probleemide lahendamiseks;

5.3 saada teenistuseks vajalikku täiendkoolitust vastavalt reaalsetele võimalustele;

5.4 saada teenistusülesannete täitmiseks vajalikke töövahendeid, arvuti- ja kontoritehnikat

ning tehnilist abi nende kasutamisel.

6. Kvalifikatsiooninõuded

Volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist peab:

6.1 vastama avaliku teenistuse seaduses ametnikule esitatavatele nõuetele;

6.2 tundma oma tööks vajalikke riigi ja Loksa linna õigusakte ning oskama neid kasutada;

6.3 omama vähemalt keskharidust, millele lisandub ametialane enesetäiendus;

6.4 valdama eesti keelt C1 tasemel;

6.5 omama vene keele oskust ametialase sõnavara osas;

6.6 omama ametikohal vajalikku arvuti kasutamise oskust;

6.7 olema hea suhtlusoskuse ja pingetaluvusega.

7. Ametijuhendi muutmine

Ametijuhendit võib muuta teenistuja nõusolekuta, v.a kui muutuvad oluliselt teenistusülesannete

täitmiseks kehtestatud nõuded ja ametijuhendis määratud teenistusülesanded; kui ametniku tööaja

korraldus muutub seetõttu, et ametijuhendis muudetakse summeeritud tööaja, valveaja või öötöö

kohaldamist; kui suureneb oluliselt teenistusülesannete maht; kui teenistusülesannete muutmise

tõttu väheneb põhipalk (ATS § 52 lg 3).

______________________

Värner Lootsmann

Loksa linnapea Ametijuhendi teadmiseks ja täitmiseks võtnud:

volikogu sekretär - rahvastikuspetsialist ________________________

ees- ja perekonnanimi

________________________

allkiri

________________________

kuupäev

-----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Aadress E-post Telefon Koduleht Registrikood

Tallinna tn 45 [email protected] 603 1253 www.loksalinn.ee 75013457

74806 Loksa

Harju maakond

LOKSA LINNAVALITSUS

Justiits- ja Digiministeerium

[email protected] 31.08.2026 nr 13-10/866/2026

Taotlus

Palun lõpetada Viive Pajusaare volitused Loksa Linnavalitsuse nimel Riigi Teatajasse Loksa

Linnavolikogu ja Loksa Linnavalitsuse määruste esitamiseks seoses ametniku teenistusest

vabastamisega.

Palun anda Loksa Linnavalitsuse nimel Riigi Teatajasse Loksa Linnavolikogu ja Loksa

Linnavalitsuse määruste esitamise õigus lisaks linnasekretärile (Karin Kask) ka alates

01.09.2026 ametisse nimetatud volikogu sekretär-rahvastikuspetsialist Helina Otsmannile

(Otsmann, isikukood 48609035230, e-post: [email protected], telefon: 5333 7414).

Kinnitan, et Helina Otsmannil on üks ametiülesannetest aktide esitamine Riigi Teatajas

avaldamiseks. Taotlusele lisatud volikogu sekretär-rahvastikuspetsialisti ametijuhend.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Karin Kask

Loksa linnasekretär

Lisa. ametijuhend.pdf

[email protected]; 603 1253