Leping

Andmetöötlusleping

1. Üldsätted

1.1 Andmetöötluslepingu eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja

kohustuses isikuandmete töötlemisel, millest pooled raamlepingu ja/või

hankelepingu (edaspidi leping) täitmisel juhinduvad. Andmetöötlusleping

reguleerib isikuandmete töötlemist vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse

üldmäärusele (2016/679) (edaspidi üldmäärus) riigihanke esemeks oleva teenuse

osutamise käigus.

1.2 Andmetöötluslepingus sätestatud tingimused kehtivad juhul, kui teenuse osutaja

(edaspidi volitatud töötleja) töötleb tellija (edaspidi vastutav töötleja) nimel

isikuandmeid üldmääruse mõistes.

1.3 Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel

töödeldakse (edaspidi isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja

eesmärgid on välja toodud alljärgnevalt:

Töödeldavate

isikuandmete

kategooriad

Töötlemise

laad

Töötlemise

eesmärk

Töötlemise

kestus

Andme-

subjektide

kategooriad

Üritusele eel-

registreerunudi

sikute andmed:

nimi, asutus,

ametinimetus

Vastutavalt

töötlejalt

saadava

nimekirja

alusel osalejate

nimesiltide

tootmine

Saada teada

üritustel

osalejate arv

ja valmistada

ette osalejate

nimesildid

Lepingu täitmise

kestel, kuni

hankelepingu

lõpuni.

Lepingu

ametlik

dokumentat-

sioon,

hävitatakse, sh

osalejate

nimekirjad

kustutatakse 3

kuu jooksul

pärast lepingu

lõppakti

mõlemapoolset

kinnitamist.

Üritusele

kutsutud

isikud

2. Isikuandmete töötlemine

2.1 Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult vastutavalt töötlejalt saadud

dokumenteeritud juhiste alusel, sealhulgas seoses isikuandmete edastamisega

kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, välja arvatud juhul, kui

volitatud töötleja on kohustatud seda tegema talle kohalduva liidu või liikmesriigi

õigusega.

2.2 Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud

isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui

lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud

isikud (sh teised volitatud töötlejad, volitatud töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs

lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) järgivad

konfidentsiaalsusnõuet.

2.3 Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid

üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud vähemalt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist

võimaldava nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks

teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik tema info- ja sidesüsteemide

hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik.

2.4 Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste

ja korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi, vastata üldmääruse

tähenduses kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas

edastades kõik andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja

kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale

viivitamatult nende saamisest alates.

2.5 Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36

sätestatud kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud

töötlejale kättesaadavat teavet.

2.6 Volitatud töötleja teeb vastutavale töötlejale kättesaadavaks kogu teabe, mida on

vaja üldmääruse artiklis 28 kehtestatud kohustuste täitmise tõendamiseks ning mis

võimaldab vastutaval töötlejal või vastutava töötleja poolt valitud audiitoril teha

auditeid, sealhulgas kontrolle.

3. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine

3.1 Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega

seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset

leidnud, ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema

poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud

rikkumisest või on alust kahelda, et selline rikkumine on aset leidnud.

3.2 Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast

rikkumisest teada saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega

seotud rikkumist puudutava asjakohase informatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid

ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale

töötlejale esialgsed andmed ning kogu info esimesel võimalusel.

3.3 Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest.

4. Vastutus

4.1 Vastutav töötleja vastutab, et volitatud töötlejale lepingu täitmise käigus edastatud

isikuandmed on õiged ja, et tal on õiguslik alus neid isikuandmeid töödelda, ka.

kolmandale isikule edasi anda.

4.2 Volitatud töötleja ei vastuta kahju eest, mis on tekkinud talle vastutava töötleja süül,

ilma õigusliku aluseta edastatud andmete töötlemise tõttu.

4.3 Volitatud töötleja vastutab kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise

tagajärjel, mis on tekitatud andmetöötluslepingu nõudeid rikkudes.

5. Muud sätted

5.1 Volitatud töötleja kohustub lepingu lõppemisel tagastama vastutavale töötlejale

kõik andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja

nende koopiad vastavalt vastutava töötleja antud juhistele. Kui pole antud

teistsuguseid juhiseid, siis tuleb isikuandmed tagastada või hävitada või kustutada

mitte hiljem kui 10 tööpäeva jooksul peale lepingu lõppemist, välja arvatud juhul,

kui Euroopa Liidu või selle liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse andmete

säilitamist.

5.2 Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis

võivad mõjutada tema võimet või väljavaateid pidada kinni andmetöötluslepingust

ja vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis

andmetöötluslepingut puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult.

5.3 Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata

andmetöötluslepingu kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus,

jäävad jõusse ka pärast andmetöötluslepingu kehtivuse lõppemist ning nendele

rakendatakse lepingus ja selle lisades sätestatut, kui andmetöötluslepingus ei ole

kokku lepitud teisiti.

Riigi Infosüsteemi Amet Reisieksperdi AS

vastutav töötleja volitatud töötleja

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

1

HANKELEPING nr 4.2-3/24/53-1

Lepingu osa viitenumber: 247240 001 012 000

Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi tellija), registrikood 70006317, asukoht Pärnu mnt 139a,

15169 Tallinn, keda esindab seaduse ja põhimääruse alusel peadirektor Joonas Heiter

ja

Reisieksperdi Aktsiaselts (edaspidi täitja), registrikood 10101104, asukoht Roosikrantsi tn 8b-5,

10119, Tallinn, keda esindab volikirja alusel Mai Järvela,

edaspidi ka pool või pooled, sõlmisid käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Lepingu sõlmimise alus ja ese

1.1 Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 30 lõike 4 alusel, lähtudes täitjaga sõlmitud

raamlepingust nr 4.2-3/2239-1.

1.2 Tööde detailsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 „Tehniline kirjeldus“.

1.3 Lepingu lahutamatuteks osadeks on tellija „Ürituste korraldamine II“ (viitenumber 247240)

hanke alusdokumendid, tellija minikonkursi „EU CyberNet Cyber Project Community

meeting 2024“ (viitenumber 276962) dokumendid ning täitja pakkumus, arvestades antud

lepingus kokkulepitud erisusi.

2. Lepingu maksumus, maksetingimused ja tööde üleandmine

2.1 Lepingu kogumaksumus on kuni 20 869,00 eurot, millele lisandub käibemaks (edaspidi

lepingu maksumus). Lepingu maksumus sisaldab kõiki lepingu täitmiseks vajalikke kulusid.

2.3 Lepingut rahastatakse projektist EU Cyber Capacity Building Network (EU CyberNet) nr

IFS/2019/405-538.

2.4 Tööd antakse üle tööde üleandmise-vastuvõtmise aktiga hiljemalt 5 tööpäeva peale tööde

teostamist.

2.5 Täitja esitab arve tellijale pärast tööde üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset

allkirjastamist.

2.6 Vastavalt raamatupidamise seaduse §-le 71 on e-arve operaatoriks masintöödeldava

algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta on tehtud märge tellija andmetes

juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

2.7 E-arve saatmise võimalused on:

2.7.1 kui täitja on e-arvete operaatori klient, tuleb e-arve edastada oma e-arvete

operaatorile, kelle kaudu see jõuab tellijani;

2.7.2 e-arvet on võimalik saata tasuta tellijale, kasutades e-arveldaja infosüsteemi

(http://www.rik.ee/et/e-arveldaja). Selleks on vaja avada e-arveldaja infosüsteemis

kasutaja konto ja sisestada konkreetne tellijale suunatud müügiarve sellesse

infosüsteemi tellija e-arvete operaatorile edastamiseks;

2.7.3 kuni viis (5) e-arvet kuus võib saata tasuta ka arved.ee infosüsteemi kaudu

(https://www.arved.ee). Selleks on vaja avada arved.ee infosüsteemis kasutaja konto

ja sisestada konkreetne tellijale suunatud müügiarve sellesse infosüsteemi tellija e-

arvete operaatorile edastamiseks.

2.8 Täitja poolt esitatav arve peab selgelt ja üheselt viitama lepingule ning vajadusel rahastusele,

sisaldama makse teostamiseks vajalikke andmeid, hankelepingu osa viitenumbrit

2

247240 001 012 000, tellija kontaktisiku nime ning vastama käibemaksuseaduse nõuetele.

Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele.

2.9 Arve maksetähtaeg on 21 kalendripäeva.

3. Lepingu kehtivus ja lõpetamine

3.1 Leping jõustub hetkel, mil pooled on lepingu allkirjastanud ning kehtib kolm kuud või

lepingust tulenevate kohustuste täitmiseni, vastavalt varem saabunud asjalolule.

3.2 Tellija võib lepingu 30 kalendripäevase etteteatamistähtajaga olenemata põhjusest üles öelda

ning sellisel juhul on täitjal õigus nõuda tasu vaid lepingu ülesütlemise hetkeks faktiliselt

tehtud tööde eest.

3.3. Ülaltoodud alustel lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel on täitjal õigus tellijalt sisse nõuda

tasu lepingu lõpetamise hetkeks faktiliselt tehtud tööde eest.

4. Kontaktisikud

4.1 Tellija kontaktisik on Silja-Madli Ossip, tel: 516 1105, e-post: [email protected];

4.2 Täitja kontaktisik on Mai Järvela, tel: 56204654; e-post: [email protected].

5. Lõppsätted

5.1 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist mõlema poole poolt.

5.2 Käesoleva lepingu täitmisel tekkivad vaidlused ja lahkarvamused lahendavad pooled

läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused Harju Maakohtus.

5.3 Leping on allkirjastatud digitaalselt.

6. Lisad

6.1 Käesoleva lepingu lahutamatuteks lisadeks on:

6.1.1 lisa 1“ Tehniline kirjeldus“;

6.1.2 lisa 2 „Tööde üleandmise ja vastuvõtmise akt“;

6.1.3 lisa 3 „Andmetöötlusleping“ (eraldi failis).

3

Lisa 1

Tehniline kirjeldus

1. ÜLDINFO

1.1. Minikonkursi ese

Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) tellib raamlepingu „Ürituste korraldamine II“ nr 247240 alusel

minikonkursiga töö ürituse „EU CyberNet Cyber Project Community meeting 2024“

korraldamiseks EU Cyber Capacity Building Network (EU CyberNet) projekti (IFS/2019/405-538)

raames. Minikonkursi tulemusel sõlmitava hankelepingu raames planeeritakse korraldada

üritus 15. mail 2024. a Brüsselis, Belgias. Ürituse planeeritav osalejate arv on 40. Ürituse töökeel

on tellijaga eesti keel ning teiste osapooltega eesti ja inglise keel.

Tööde käigus võivad täpsustuda ning mõnevõrra muutuda ürituse läbiviimise korralduslikud

vajadused (kestus, osalejate arv jms vajadused). Võimalike muutustega ei saa hankelepingu

maksimaalne kogumaksumus suureneda. Hanke üleandmise-vastuvõtmise aktiga tuleb esitada

lõplik eelarve, mis peegeldab tehtud kulusid.

Tööd tellitakse ja teostatakse Euroopa Liidu vahenditest.

1.2. EU CyberNet projekt

Euroopa Liit rahastab aasta-aastalt üha enam kübeturvalisusega seonduvaid projekte kolmandates

riikides ning Euroopa Komisjon tunneb seetõttu vajadust EL-ülese küberturvalisuse

ekspertvõrgustiku järele, mis saaksid selliseid projekte ellu viia. Võrgustiku käivitamiseks kuulutas

Euroopa Komisjon välja rahvusvahelise hanke ning võitjaks osutus Riigi Infosüsteemi Ameti

kirjutatud projekt. 2019. aasta augustis allkirjastasid RIA ja Euroopa Komisjon lepingu, mis on

alus Euroopa Liidu küberturbealase ekspertvõrgustiku asutamisele (EU CyberNet).

EU CyberNet projekt käivitus 2019. aasta 1. septembril ning seda juhitakse Tallinnast. Üheksa

miljoni euro suuruse eelarvega 6-aastane projekt hakkab perspektiivis koordineerima kõikide

Euroopa Liidu poolt läbiviidavate küberturvalisuse projektide elluviimist kolmandates riikides.

Ettevõtmise eesmärgiks on tugevdada Euroopa Liidu panust globaalsesse küberturvalisusesse ning

tagada väljaspool Euroopat korraldatavate õppuste, koolituste ning investeeringute senisest

efektiivsem kasutus. Selleks tuleb meil luua üleeuroopaline kübereksperte koondav võrgustik (nii

kübereksperdid kui ka küberturvalisusega tegelevad organisatsioonid), mida oleks võimalik

kasutada EL vastavate abikäeprojektide elluviimisel. Lisaks on võrgustiku ülesandeks nõustada

Euroopa Komisjoni erinevaid üksuseid, võimaldada ekspertidel ning organisatsioonidel vahendada

teavet ning kogemusi ja töötada välja küberturvalisuse koolitusmoodulid ning viia läbi vastavaid

koolitusi.

4

Projekti lõpuks peab olema võrgustikku hõlmatud enam kui 500 eksperti ning 150 organisatsiooni.

Võrgustik on sisendi ja panustamise poolelt avatud EL institutsioonidele, liikmesriikide pädevatele

asutustele, akadeemilisele ja erasektorile ning ka välispartneritele kolmandatest riikidest.

Võrgustiku tegevus põhineb tehnilisel platvormil CynAct, pakkudes kõigile osalejatele

infovahetuskeskkonda ning toetades EL institutsioone ülevaatega sihtriikidest ja eksperte infoga

erinevate EL projektide kohta. Lisaks igapäevasele suhtlustele korraldab EU CyberNet üritusi oma

võrgustikule, et aidata kaasa usalduspõhise kogukonna tekkele.

2. TÖÖDE KIRJELDUS

2.1. Asukoht

Ürituse füüsiline toimumiskoht on Brüssel, Belgia.

2.2. Korralduslikud lähteandmed

Ürituse kestus 15.05.2024 kl 9.00-18.001

Osalejate arv Eelduslikult 402

Ürituse eelduslik

ülesehitus3

09.00-09.30 osalejate saabumine ja tervituskohv

09.30-09.45 avamine

09.45-11.00 I töösessioon

11.00-11.15 kohvipaus

11.15-12.30 II töösessioon

12.30-13.30 lõuna

13.30-14.45 III töösessioon

14.45-15.00 kohvipaus

15.00-16.15 IV töösessioon

16.15-16.30 lõpetamine

16.30-18.00 vastuvõtt

Ruum(id)

Üritus toimub osalejatele füüsiliselt. Sellest tulenevalt tellime:

1. Seminariruumi U-kujulise laua ja toolidega 40-le inimesele;

2. Võimaluse lisada tagumisse ritta täiendavalt laudu ja toole kuni

10 inimesele;

3. Kõnepuldi koos mikrofoniga (kust saab ühendada arvuti

ekraaniga);

1 Tööde käigus võib ürituse kestus lüheneda/pikeneda +/- 2 tundi ning kellaaeg muutuda +/- 1 tund. Toimumisaeg

arvestatud CET ajatsoonis. Nimetatud muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. 2 Tööde käigus võib osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 10 inimese võrra. Nimetatud muudatust ei

käsitleta lepingu muudatusena. 3 Ülesehitus on indikatiivne ning sessioonide pikkus ja arv võib muutuda. Nimetatud muudatust ei käsitleta lepingu

muudatusena.

5

4. Registreerimislaua toimumiskoha pearuumist väljas;

5. Toitlustuse (sh kohvipauside) ja vastuvõtu jaoks kõrvalruumi või

ala pearuumist väljas.

Tehnika

Vajalik tehnika ürituse korralduseks:

1. Väga hea internetiühendus, sh wifi turvalise parooliga;

2. Ekraan ja projektor esitluste näitamiseks (võib olla kohapeal

olemasolev statsionaarne);

3. Helisüsteem, kõlarid ja videotehnika videote/esitluste

näitamiseks;

4. 1 laserpointer/slaidivahetaja;

5. 3 käsimikrofoni.

Ürituse

korraldusmeeskond4

Ürituse korraldusmeeskonda peavad kuuluma kogu ürituse vältel

vähemalt:

1. Vastutav projektijuht;

2. Ürituse projektijuht;

3. 1 tehnik kohapeal (video ja audio tugi);

4. 1 registreerimist ja muud sekretariaadi tuge pakkuv töötaja

kohapeal (võib olla üks projektijuhtidest);

5. Toitlustuspersonal.

2.3. Konverentsi toimumiskoht ja ruumid

2.3.1. Toimumiskoha valikul tuleb pakkujal arvestada ürituse kohta teadaoleva infoga ning

pakkuda sellest lähtuvalt ruume, mis tagavad ürituse korralduse ja elluviimise parima

kvaliteedi.

2.3.2. Toimumiskoht peab asuma Brüsselis, maksimaalselt 1 km raadiuses Schumanni ringteest.

2.3.3. Toimumiskoht peab olema lihtsasti ligipääsetav ühistranspordiga, st kuni 1 km raadiuses

peab asuma vähemalt üks rongi- ja/või metroopeatus.

2.3.4. Toimumiskoht ja toimumiskoha kõik ruumid peavad olema ligipääsetavad liikumispuudega

inimestele.

2.3.5. Toimumiskoha läheduses peab olema parkimisvõimalus.

2.3.1 Toimumiskohaks peaks olema (hotelli) konverentsikeskus, mis tagaks meeldiva, pingevaba

ja inspireeriva õhkkonna ning oleks avar, valgusküllane ja eraldatud teistest üritustest, nt

ACE Events või sarnane konverentsikeskus.

2.3.6. Toimumiskoha valikul tuleb pakkujal arvestada selle mahutavust vastavalt kehtivatele

tervisenõuetele.

2.3.7. Pearuumi laudade ja toolide paigutus peaks olema U-kujuliselt 40-le inimesele,

võimalusega lisada tagumisse ritta täiendavalt laudu ja toole kuni 10 inimesele.

2.3.8. Toitlustusala võib asuda eraldi ruumis või nn lobby’s/koridoris.

2.3.9. Registreerimisala ning toitlustusala ei tohi asuda samas ruumis konverentsiruumiga.

4 Etteantud nimekiri korraldustiimist on minimaalne nõue tellija poolt; pakkuja võib ise vajadusel rolle/inimesi

juurde lisada. Selles nimekirjas on arvestatud ürituse kohapealsete töödega, selle alla võib, aga ei pruugi kuuluda

ettevalmistavad- ja järeltööd.

6

2.3.10. Registreerimisala peab olema toimumiskohta saabudes lihtsasti ülesleitav, võib asuda eraldi

ruumis või nn lobby’s/koridoris.

2.3.11. Seminarist saavad osa võtta ainult eelregistreeritud osalejad. Täitja korraldab osalejate

registreerimise saabumisel vastavalt korraldaja suunistele (sh kogub korraldaja

ettevalmistatud registreerimislehtedele osalejate allkirjad ning annab registreerimislehed

üle korraldajale ürituse lõppemisel).

2.4. Osalejate ja esinejate vastuvõtmine

2.4.1. Täitja ülesanne on korraldada osalejate (sh esinejad) vastuvõtt, registreerimine, suunamine

ja muud abistavad teenused kogu ürituse kestel.

2.4.2. Külaliste vastuvõtt peab olema viisakas ja abivalmis ning registreerimine peab sujuma

tõrgeteta.

2.4.3. Külaliste vastuvõtuks peab pakkuja olema valmis terve ürituse vältel.

2.5. Toitlustus

2.5.1. Toitlustusalal peab olema vähemalt 8 püstijalalauda.

2.5.2. Esinejatele ning osalejatele (kohapeal arvestuslikult 40 inimesele5) peavad olema tagatud

söögid ja joogid kohvipauside, lõuna ning vastuvõtu näol:

2.5.2.1.Tervituskohv peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi ja mahl) ning 4 suupistet inimese

kohta (2 soolast ja 2 magusat);

2.5.2.2.Ülejäänud kohvipausid peavad sisaldama jooke (kohv, tee, vesi ja mahl) ning väikseid

snäkke (soolased/magusad küpsised, puuviljad vms);

2.5.2.3.Lõuna peaks olema buffet’ vormis, valikus kaks erinevat salatit ning kaks eri rooga (nt

liha või kala koos riisi või nuudlitega ning juurviljad) ning magustoit; pakkumuses

pakkuda välja vähemalt 2 erinevat menüüvalikut; 2.5.2.4.Lõuna raames pakkuda jooke (kohv, tee, vesi ja mahl);

2.5.2.5.Vastuvõtt peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi, mahl, õlu, vahuvein, valge vein,

punane vein) ning suupisteid (igal püstijalalaual väike valik snäkke ning ettekandjate

poolt toodavad külmad ja soojad suupisted; iga inimese kohta 2 soolast ja 2 magusat

suupistet).

2.5.3. Menüüd peavad sisaldama valikut taimetoitlastele, veganitele ning gluteeni- ja

laktoositalumatutele.

2.5.4. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud.

2.5.5. Toitlustuse koguste puhul arvestada osalejate poolt korraldajatele eelnevalt jagatud infoga

(nt toitumiserisused, varasem lahkumine ürituselt vms), mis võib muutuda enne konverentsi

toimumist ning peab olema vastavalt muudetav.

2.6. Konverentsi materjalid

2.6.1. Täitja ülesandeks on konverentsi abimaterjalide koostamine ja vormistamine vastavalt

tellija sisendile ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga enne konverentsi toimumist.

5 Toitlustuse arv võib väheneda/suureneda +/- 10 inimese võrra. Nimetatud muudatust ei käsitleta lepingu

muudatusena.

7

2.6.2. Sisuloome pole antud minikonkursi objekt, ürituste programmid (sh nt esinejate valiku)

töötab välja tellija.

2.6.3. Materjalide loomisel tuleb kasutada EU CyberNeti visuaalset identiteeti. Täiendavate

logode lisamise vajadus materjalidele (lisaks EU CyberNet logole) selgub tööde elluviimise

käigus (nt EL logo).

2.6.4. Konverentsi tarbeks tuleb luua ja/või kujundada ja/või toota vähemalt järgmised materjalid:

2.6.4.2.Osalejate rinnasildid (nimi ja organisatsioon).

3. PAKKUMUSES NÕUTAV INFO

3.1. Pakkuja peab esitama projektijuhtimise ja korraldamisega seotud tööde kirjelduse vabas

vormis dokumendina, mis sisaldab muuhulgas järgmist informatsiooni:

3.1.1. tehnika ja ruumi kirjeldus üritusel kohapeal;

3.1.2. ürituse korraldusmeeskonna kirjeldus ja rollide jaotus;

3.1.3. toitlustamise korralduse kirjeldus lähteandmetele vastavalt, sh menüüvalikud.

3.2. esitada ürituse korraldamiseks projektimeeskonna kogemus dokumendi vormil

„Projektijuhtide CVd“.

3.3. pakkumuse maksumuse lahtikirjutus töödeldavas exceli tabelis eelarve vormil „Detailse

eelarve vorm“.

4. MUUD TINGIMUSED

4.1.Täitja peab tööde teostamisel järgima Euroopa rahastatud välistegevuse kommunikatsiooni ja

nähtavuse juhendit (Communication and Visibility in EU-financed external actions nõuded

ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil:

https://ec.europa.eu/europeaid/sites/devco/files/communication-visibility-requirements-

2018_en.pdf) ning EU CyberNeti visuaalset identiteeti (CVI).

4.2.Tellija jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus põhjendatud juhtudel kulusid eelarveridade

vahel muuta (st mõnelt kulurealt vabanevaid vahendeid kasutada teistel ridadel olevate kulude

täiendavaks katmiseks), kui see on lepinguga taotlevate eesmärkide saavutamiseks

põhjendatult vajalik ja/või kui see võimaldab lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul

moel. Kulusid võib eelarveridade vahel muuta tingimusel, et lepingu kogumaksumus ei

suurene. Kulud võivad poolte kokkuleppel väheneda tegelike kulude vähenemisel, sh, kuid

mitte ainult osalejate/esinejate arvu vähenemisest tulenevalt. Punktis kirjeldatud kulude

muudatusi ei käsitleta lepingu muudatusena.

8

Lisa 2

TÖÖDE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT6

Käesolev tööde üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud ……………….

(edaspidi täitja) täitja kontaktisiku ……………… poolt ja esitatud Riigi Infosüsteemi Ameti

(edaspidi tellija)……………., (edaspidi koos nimetatud pool või pooled) tõendamaks, et täitja

andis üle poolte vahel sõlmitud lepingu nr …………. ja riigihanke viitenumber …, alusel teostatud

tööd alljärgnevalt:

1. ……………………………………………………… (tehtud tööd, alltöövõtjad, maht,

täidetud tingimused, vajadusel viited lepingupunktidele vm).

2. Käesolevale aktile allakirjutamisega loetakse tööd täitja poolt tellijale üle antuks ning tööde

juhusliku hävimise ja kahjustumise riisiko tellijale üle läinuks ning loetakse leping lõppenuks

(ainult lõppakti puhul).

3. Kinnitame, et ……………… töötles tööde elluviimisel talle teatavaks saanud isikuandmeid

vaid tellija poolt tellitud töödega seotud tööde teostamiseks. Akti esitamisega kinnitame, et

oleme kustutanud kõik tööde käigus teatavaks saanud isikuandmed.

4. Käesolev akt on aluseks täitja poolt tellijale arve esitamiseks summas ………….. eurot,

millele lisandub käibemaks.

5. Käesolev akt omab juriidilist jõudu ning saadetakse pärast allkirjastamist pooltele.

6. Käesoleva akti lahutamatud lisad on:

6.1 …………………….

6 Akti võib muuta vastavalt vajadusele ja tellitavale tööle.