1/5

Lisa 1

07.09.2026 lepingu nr 2-2/749 juurde

Tehniline kirjeldus 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 1. Hanke eesmärk

Riigihanke eesmärk on tagada 18. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi igakülgne korraldamine täisteenusena Eesti Rahva Muuseumis. Täitjalt oodatakse terviklikku lahendust, mis katab projektijuhtimise ja korraldusliku poole, tehnilise ja visuaalse lahenduse (heli-, valgus- ja videotehnika, otseülekanded, salvestused), toitlustuse, osalejate registreerimise ja klienditoe, samuti sünkroontõlke teenuse eesti–inglise ja inglise–eesti suunal. Kõigi tegevuste teostamisel peab täitja tagama vastavuse kehtivatele õigusaktidele, ohutusnõuetele ning rahvusvahelistele standarditele. Konverentsi korraldavad ühiselt Kaitsevägi, Terviseamet, Kaitseväe Akadeemia sõja- ja katastroofimeditsiinikeskus, Kaitseväe peastaabi meditsiiniteenistus ja Kaitseväe Arstide Selts. Konverentsi peateemad keskenduvad tsiviil-militaar koostööle, sõjategevuse mõjule vaimsele tervisele, vere ja verekomponentide kasutamisele sõja- ja kriisiolukordades ning keemia-, kiirgus- ja bioloogiliste ohtudega seotud riskidele. Konverentsi sihtrühmaks on tervishoiutöötajad (arstid, õed, parameedikud, erakorralise meditsiini tehnikud), proviisorid ja farmatseudid, meditsiinitudengid ning teised erialaspetsialistid, kelle töö on seotud sõja- ja katastroofimeditsiiniga.

1.1. Ajakava

Ehituspäev: 9.12.26 Konverentsi kuupäevad: 10.12-11.12.26 Tööde täpne ajakava kooskõlastatakse tellijaga hiljemalt 60 päeva enne ürituse algust.

1.2. Mahud ja kogused

Eeldatav osalejate arv 700 inimest Teenuse maht hõlmab kõiki konverentsipäevi (ka konverentsi eelseid eelkursusi) koos ehitus- ja mahavõtmispäevadega 9.12.26.

1.3. Piletihinnad registreerimisega kuni 16. november (k.a):

Tavaosaleja 1 päev: 150 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 200 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot

1.4. Piletihinnad registreerimisega 16. novembrist kuni 4. detsembrini (kell 17.00):

Tavaosaleja 1 päev: 200 eurot Tavaosaleja 2 päeva: 250 eurot Tudeng 1 päev: 75 eurot Tudeng 2 päeva: 100 eurot Kaitseväe ja Terviseameti osalejatele 2 päeva: 20€

2/5

1.5. Sponsorite paketid 1.5.1. Toetaja – 1500 eur:

esitluslaud ja 2 esindajat;iga lisanduv laud koos esindajaga - 500 eur.

1.5.2. Sponsor – 4500 eur:

5 esitluslauda; Kuni 5 esindajat, iga lisanduv esindaja 500 eur;väike ettevõtte logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (kodulehekülg jmt).

1.5.3. Kuldsponsor – 10000 eur:

Kuni 7 esindajat; Võimalus broneerida endale eraldi ruum või ala oma toodete või teenuste näitamiseks; Võimalus korraldada eelregistreerimisega presentatsioon (kuni 15min) oma tootele/toodetele. Korraldajad jagavad osalejatele vastavate presentatsioonide kohta eelnevalt ka infot; Suur logo lisatakse konverentsiga seotud dokumentidele (kodulehekülg jmt).

Kõikidele esindajatele on tagatud kohvi- ja lõunapausid. Näituse ala planeerimisel lähtutakse sponsorlustasemest.

Sponsorpaketi hindadele lisandub käibemaks!

2. Konverentsiteenuse sisu:

2.1. Projektijuhtimine, sealhulgas tööde koordineerimine, suhtlemine töötubade juhtide/ instruktorite/lektoritega/kõnelejatega, ettekannete haldamine ja üldkordineerimist sh konverentsi eelarve koostamine, konverentsi toimumiskoha ja ruumide broneeringute haldamine, lektorite otsimine ja kooskõlastamine hankijaga, sponsorite ala ettevalmistamine;

2.2. Lektorite ja kõnelejate majutuse ning reiside korraldamine ja koordineerimine, sealhulgas broneeringute tegemine ja reisilogistika korraldus.

2.3. Konverentsi registreerimise- ja klientide haldamine, sh nimekirjade koostamine, tunnistuste väljastamine, klienditugi;

2.4. Konverentsi tehnilise produktsiooni korraldamine, sh sündmuste salvestamine, virtuaalkonverentsi (vähemalt 200 osalejale samaaegselt) platvormi loomine, proovide läbiviimine;

2.5. Virtuaalkonverentsi interaktiivsete küsimuste ja salvestamise haldamine, sh proovide läbiviimine;

2.6. Näituste ala haldamine koos kaubaaluste ligipääsu võimalusega nii sise kui välitingimustes; 2.7. Tõlketeenuse korraldamine (sünkroontõlge eesti–inglise ja inglise–eesti suunal); 2.8. Toitlustuse korraldamine ja koordineerimine koostöös toimumiskoha teenuseosutaja või

valitud toitlustuspartneriga; 2.9. Tehnilise lahenduse, sh heli, valguse, video, ülekannete, tõlketehnika haldamine, proovide

läbi viimine; 2.10. Konverentsi ajal kohapealne tugiteenus; 2.11. Dokumentatsioon ja aruandlus;

3/5

3. Nõuded konverentsiteenuse osutamisele/tellitavate tööde kirjeldus

3.1. Sündmuse ettevalmistamisega seotud tööd hõlmavad järgmisi tegevusi:

3.1.1. Tellijaga sündmuse täpsetes toimumisaegades ja läbiviimise tingimustes (eelistatud ruumide valik, tehnilised vajadused jms) kokkuleppimine sh ruumide rentimine ja haldamine;

3.1.2. Konverentsi eelsete kursuste ja töötubade korraldamine ning koordineerimine vastavalt tellija poolt esitatud sisendile. Kursused ja töötoad toimuvad ajavahemikul 07.12.–09.12.2026 ning nende toimumiskoha tagab tellija;

3.1.3. Ettevalmistuste plaani detailse kirjelduse esitlemine tellijale; 3.1.4. Sündmuse programmi koostamine; 3.1.5. Lava- ja muude funktsionaalsete alade kujunduse kontseptsiooni väljatöötamine; 3.1.6. Sündmuse toimumise füüsiliste ruumide lahenduse esmase funktsionaalsuse

kirjeldamine tellijal; 3.1.7. Sündmuse toimumise virtuaalse lahenduse, koos interaktiivsete küsimuste ja

salvestuse võimalusega, kirjeldamine; 3.1.8. Sündmusega seotud toitlustuse ja transpordi ning majutuse korraldamine; 3.1.9. Esinejate ja päevajuhtidega korraldusliku info vahetamine; 3.1.10. Sündmuse programmi vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine,

vormistamine ja tootmine ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga; 3.1.11. Osalejatele registreerimise, nimekaartide ja muude materjalide kujundamine,

ettevalmistamine ning tootmine tellijaga kooskõlastatud formaadis; 3.1.12. Sündmuse osaluslehe ja tagasisidevormide ettevalmistamine ja tellijaga

kooskõlastamine; 3.1.13. Sündmuse osalejate haldamine ja nõustamine; 3.1.14. Kontakt-, virtuaal- või hübriidsündmuse korraldamine, s.h tehnilise produktsiooni

organiseerimine; 3.1.15. Tehnika organiseerimine; 3.1.16. Sündmuse veebiülekande ja videomaterjali montaaži korraldamine; 3.1.17. Esitluste kogumine ning esinejatega läbirääkimine ettekannete sündmuste järgseks

avalikustamiseks; 3.1.18. Tõlketeenuse korraldamine; 3.1.19. Fotograafi tellimine; 3.1.20. Osalejate registreerimise ja piletimüügi haldamine, osalustasude kogumise

korraldamine, osalejate jooksvatele küsimustele vastamine; 3.1.21. Ettevalmistava protsessi juhtimine/projektijuhi töö.

3.2. Sündmuse kohapealsed tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi:

3.2.1. Sündmuse ajakava järgimine ning tõrgete lahendamine ja ennetamine; 3.2.2. Suhtlemine ruumide rendile andjaga ja tellitud teenuste osutajatega; 3.2.3. Enne sündmuse algust ja kogu selle kestel tehniline assisteerimine (osalejate

vastuvõtmine, registreerimine ja suunamine, tehnika tõrgeteta toimimise tagamine, vajadusel saalimikrofoni teenindus, ava-, vahe- ja esitlusslaidide esitlemise korraldamine jms);

3.2.4. Esinejate ja moderaatori assisteerimine ja sündmuse toimumiseks muude vajalike tegevuste koordineerimine ja haldamine (sh vajadusel mööbli ümberpaigutamine sündmuse toimumise ruumides);

3.2.5. Toitlustusega seotud tegevuste koordineerimine ja toitlustuse tagamine vastavalt kokkulepitule tellijaga;

3.2.6. Sündmuse sujuva ja professionaalsel tasemel korralduse tagamine (sh täitjameeskonna korrektne riietus, osalejate ning esinejatega viisakas suhtlemine);

3.2.7. Fotograafi juhendamine sündmusel; 3.2.8. Sündmuse toimumiskoha suunaviitadega tähistamine, ruumide dekoreerimine.

4/5

3.3. Sündmuse järeltegevusega seotud tööd hõlmavad vähemalt järgmisi tegevusi: 3.3.1. Tagasiside kogumise korraldamine tellijaga eelnevalt kooskõlastatud vormil ja viisil

(paberkandjal või elektrooniliselt) ja kokkuvõtte esitamine tellijale; 3.3.2. Sündmusel osalenutele tänukirja või osalust tõendava sertifikaadi jms info (nt viited

sündmuste materjalidele) saatmine; 3.3.3. Esitluste ja muude dokumentide üles laadimine ja tellijale ligipääsu tagamine; 3.3.4. Fotograaf peab edastama sündmuse käigus tehtud fotod tellijale kokkulepitud aja

jooksul; 3.3.5. Sündmuse videosalvestuste monteerimine klippideks ja edastamine tellijale

kokkulepitud aja jooksul; 3.3.6. Sündmusejärgselt lava demonteerimine ja ruumi seisundi taastamine sündmuse

eelsesse seisundisse kokkuleppel rendileandjaga.

4. Täiendavad nõuded

4.1. Täitja peab korraldama konverentsi toimumise Eesti Rahva Muuseumi (ERM) ruumides. Tellija on ERM-iga kokku leppinud konverentsi toimumise kuupäevad.

4.2. Täitja peab tagama konverentsi teavitamise valitud sihtrühmale, korraldades asjakohased turundus- ja kommunikatsioonitegevused s.t konverentsi teavitus on hanke osa;

4.3. Täitja saab sisendi konverentsi kava, lektorite ja teemade osas tellija poolse töögrupi kaudu. Täitja peab tagama esmaste kokkulepete sõlmimise lektoritega ning võtma enda kanda edasise suhtluse korraldamise ja lektoritega seotud korralduslike küsimuste lahendamise;

4.4. Täitja peab sõlmima kokkuleppeid sponsoritega ning koordineerima näituseala korraldamist koostöös Kaitseväe Akadeemia konverentsi töögrupiga. Tellija annab täitjale üle juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega.

4.5. Sündmuse korraldamisel peab täitja arvestama, et tegevused ja majutusvõimalused oleksid ligipääsetavad ka erivajadustega inimestele;

4.6. Majutusteenuse tellimisel peab täitja eelistama teenuseosutajaid, kes rakendavad keskkonnajuhtimise põhimõtteid ning on kehtestanud keskkonnaalased eesmärgid ja meetmed ressursikasutuse vähendamiseks (sh elekter, küte, vesi, jäätmed ja puhastusteenused). Keskkonnahoidlikku lähenemist võivad kinnitada muuhulgas teenuseosutajale omistatud ökomärgised, nt The Green Key, EU Ecolabel või muud samaväärsed keskkonnamärgised või kestlike põhimõtete ja -tegevuste kirjeldus teenuseosutaja kodulehel;

4.7. Pakkuja arvestab sündmuse korraldamisel Keskkonnahoidlike sündmuste juhendis antud nõudeid ja soovitusi;

4.8. Pakkuja määrab vastutava projektijuhi, kes on kogu protsessi vältel tellija ainus ametlik kontaktisik;

4.9. Täitja peab esitama tellijale teabe kõigi sponsorrahade ja piletitulude laekumise kohta. 4.10. Kõik sündmusel kasutatavad seadmed peavad vastama EL kehtivatele ohutus- ja

kvaliteedistandarditele ning olema CE-märgisega. 4.11. Täitja peab tagama, et kõik tööülesanded on täidetakse kokkulepitud tähtajaks ning nõutud

kvaliteeditasemel. 4.12. Täitja esitab tellijale kirjaliku aruande ja salvestused hiljemalt 10 tööpäeva jooksul pärast

konverentsi;

5. Ürituse eelarve 5.1. Ürituse eelarve kujuneb piletitulust (prognoos 65 000–70 000 €), sponsortulust (prognoos 66

000 €) ning tellija poolt tasutavast hankelepingu maksumusest 60 000 eurot; 5.2. Täitja koostab potentsiaalsete sponsorite nimekirja ja esitab selle tellijale kooskõlastamiseks.

Tellijal on õigus põhjendatud juhul sponsori kaasamisest keelduda.

6. Pakkumuse sisu

5/5

Pakkumus peab sisaldama järgmisi dokumente ja kirjeldusi: 6.1. Terviklik ürituse läbiviimise plaan, mis sisaldab vähemalt järgmisi alajaotusi:

6.1.1. Ürituse ettevalmistamise ja läbiviimise tegevuskava koos ajakavaga; 6.1.2. Projektijuhtimise plaan, milles on kirjeldatud projektimeeskond, vastutusvaldkonnad

ning juhtimisprotsessid; 6.1.3. Assisteerivate ja tugiteenuste korraldamise plaan; 6.1.4. Ürituse turundus- ja kommunikatsiooniplaan, sealhulgas ürituse kajastamise ning

osalejate registreerimise lahenduse kirjeldus; 6.1.5. Registratuuri töökorralduse plaan, sealhulgas osalejate vastuvõtmise ja teenindamise

korraldus; 6.1.6. Kohapealse operatiivse juhtimise ja halduse plaan ürituse toimumise ajal; 6.1.7. Müügi- ja partnerlussuhete juhtimise plaan; 6.1.8. Ürituse ülekande tehnilise lahenduse kirjeldus ning tehnilise personali koosseisu ja

töökorralduse plaan; 6.1.9. Kujundus- ja visuaalse identiteedi loomise plaan; 6.1.10. Tõlketeenuse korraldamise plaan, sealhulgas kasutatavate lahenduste ja ressursside

kirjeldus.

SÕJA- JA KATASTROOFIMEDITSIINI KONVERENTS 2026 PAKKUMUS

Pakkuja nimi: OÜ Celsius Healthcare Hanke nimetus: 19. Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents Toimumisaeg: 10.-11. detsember 2026 (09.12.26 ettevalmistus) Eeldatav osalejate arv: 700 inimest

1. ÜRITUSE ETTEVALMISTAMISE JA LÄBIVIIMISE TEGEVUSKAVA KOOS AJAKAVAGA

Etapp Periood/ kuupäev Tegevusvaldkond Tegevused Tulemus /

kontrollpunktid

Ee lp

la ne

er im

in e

September 2026 Projektijuhtimine

Moodustada töögrupp, määrata vastutusvaldkonnad ja infovahetuse kord. Luua ühine projektiplaan ja andmeruum dokumentide, ajakavade ja logistika haldamiseks.

Projektikorraldus kinnitatud.

September 2026

Projekti käivitamine

Määratleda konverentsi eesmärgid ja oodatavad tulemused; täpsustada sihtrühmad ja eeldatav osalejate arv; kinnitada konverentsi põhiteema, alateemad ja sisulised prioriteedid.

Eesmärk, sihtrühm ja lähteülesanne kinnitatud.

September 2026 Korraldus

Kinnitada konverentsi toimumisaeg ja - koht, kaardistada toimumispaiga tehnilised võimalused ja täiendavad tehnilised vajadused ning täpsustada füüsilise ja virtuaalse osalemise korraldus. Koostada nende lähteandmete põhjal esialgne eelarveraam, hõlmates ruumide, tehnika, virtuaalülekande, sünkroontõlke, toitlustuse ja logistika peamisi kulukategooriaid.

Projektikorraldus kinnitatud.

September 2026 Programm

Koostada konverentsi kahe päeva eelkava ning määrata päevade põhiteemad. Jagada programm sessioonideks ja teemablokkideks; määrata ettekannete ja paneelide soovituslik kestus. Planeerida registreerimise, kohvipauside, lõunate ja networking’u ajad.

Programmi esimene versioon ja esinejate nimekiri.

September 2026 Esinejad

Kaardistada peaesinejad, moderaatorid ja teised esinejad.

Programmi esimene versioon ja esinejate nimekiri.

A kt

iiv ne

p la

ne er

im in

e

September 2026

Kommunikatsioon

Luua visuaalne identiteet ning valmistada ette konverentsi veebilehe sisu. Avada registreerimine ja avaldada esialgne programm. Koostada turundusplaan, uudiskirjade ja sotsiaalmeedia kommunikatsiooni ajakava.

Registreerimine ja kommunikatsioon aktiivsed.

Septembri lõpp- oktoober 2026

Esinejad

Võtta kinnitatud esinejatega ühendust ja tutvustada konverentsi eesmärki, formaati ning ootusi. Sõlmida esialgsed osalemiskokkulepped. Kooskõlastada ettekande teema, tööpealkiri, formaat ja kestus. Koguda esinejate tutvustused, ametinimetused, organisatsioonid ja fotod.

Põhiosa esinejatest ja moderaatoritest kinnitatud.

Septembri lõpp- oktoober 2026

Logistika Kaardistada esinejate reisi-, majutus-, tehnilised ja muud erivajadused.

Esinejate logistika kaardistatud.

Septembri lõpp- oktoober 2026

Programm

Määrata iga sessiooni algus- ja lõppaeg ning ettekannete pikkused. Planeerida tehnilised üleminekud, Q&A voorud, kohvipausid, lõunad ja networking. Määrata moderaatorid ja sessioonijuhid. Kinnitada päevajuht. Kinnitada programm.

Programm 90% ulatuses kinnitatud.

Septembri lõpp- oktoober 2026

Logistika Kinnitada ruumide kasutus, mahutavus ja ruumiplaan.

Tehnika, logistika, ruumilahendus ja partnerite lahendused kinnitatud.

Septembri lõpp- oktoober 2026

Tehnika Tellida heli-, valgus-, esitlus-, sünkroontõlke ja virtuaalülekande lahendused.

Tehnika, logistika, ruumilahendus ja partnerite lahendused kinnitatud.

Oktoober 2026 Toitlustus

Kinnitada toitlustuse maht, menüüd, ajad ja eridieetide käsitlemine.

Toitlustuse lahendused kinnitatud.

September- oktoober 2026

Partnerid ja sponsorid

Koostada sponsorpaketid, pidada läbirääkimised ja kinnitada nähtavuslahendused.

Põhiosa sponsoritest kinnitatud.

D et

ai ln

e et

te va

lm is

tu s

Oktoober 2026 Esinejate logistika

Koondada iga esineja saabumise/lahkumise aeg, transport, majutus, kontaktid ja erisoovid ühte andmeruumi.

Esinejate logistika kontrollitud.

November 2026

Programm

Kontrollida kõigi esinejate osalemine ja kinnitada lõplikud ettekannete pealkirjad. Fikseerida minutipõhine ajakava, sessioonid, moderaatorid, pausid ja lõunad.

Lõplik sisuline programm lukustatud.

November 2026

Lektorite suhtlus

Koostada ja saata esinejatele ühtne infopakett. Infopaketti lisada kinnitatud ajakava, ettekande formaat, failitähtaeg, tehnilised juhised, logistika ja kontaktid.

Esinejate praktiline info saadetud.

September- november 2026

Osalejad Jälgida registreerunute arvu, kontrollida kontaktandmeid ja koguda erivajadused.

Osalejate nimekiri.

30.11- 06.12.2026

Esitlused Esinejate esitlusfailide esitamise tähtaeg.

Esinejate esitlusfailid tähtajaks laekunud.

07.- 09.12.2026

Tehnika Kontrollida esitlusfailide formaati, videoid, fonte ja kaugühendusi; teha varukoopiad.

Esinejate esitlusfailid vastavad tehnilistele nõuetele.

23.- 27.11.2026 Trükised

Valmistada nimesildid, päevakavad, viidad, lavagraafika ja partnerite nähtavusmaterjalid.

Trükised, osalejate põhinimekiri ja tehnilised materjalid valmis.

03.12.2026 Osalejad Saata osalejatele praktiline infokiri. Osalejate praktiline info saadetud.

03.12.2026 Lõppbriifing Korraldada meeskonna lõppkoosolek, kinnitada rollid, kontaktid, liikumised ja riskiplaan.

Korraldusmeeskonna lõppbriifing ja operatiivplaani lukustamine.

Ee lk

ur su

st e

lä bi

vi im

in e

07.- 09.12.2026

Eelkursused Konverentsi eelsete kursuste ja töötubade korraldamine ning koordineerimine.

Eelkursuste läbiviimine.

Eh

itu s-

ja te

st pä

ev pä

ev

09.12.2026 Ehituspäev

Korraldus- ja tehnilise meeskonna saabumine, ruumide üleandmine, ala ja ruumiplaani kontroll, tehnika paigalduse algus.

Ehitus, tehnilised testid ja peaproov.

09.12.2026 Ehituspäev

Lava, heli, valguse ja ekraanide paigaldus; registreerimis-, näituse- ja partneriala ülesehitus; tõlketehnika ja virtuaalülekanne.

Ehitus, tehnilised testid ja peaproov.

09.12.2026 Ehituspäev Viitade, roll-up’ide ja infomaterjalide paigaldus; toitlustusala, nimesiltide ja backstage’i ettevalmistus.

Ehitus, tehnilised testid ja peaproov.

09.12.2026 Ehituspäev Heli-, mikrofoni-, valgus-, ekraani-, esitlus-, sünkroontõlke-, ülekande- ja internetitestid.

Ehitus, tehnilised testid ja peaproov.

09.12.2026 Ehituspäev

Korraldusmeeskonna läbimäng, avamise ja esimese sessiooni proov, puuduste nimekiri ja järgmise hommiku ülesanded.

Ehitus, tehnilised testid ja peaproov.

Ko nv

er en

ts i l

äb iv

iim in

e

10.12.2026 Konverentsipäev Korraldusmeeskonna saabumine, ruumide avamine ja operatiivkoosolek.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Heli, mikrofonide, ekraanide, esitlusfailide, tõlke, ülekande ja interneti tehniline kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Registreerimis-, garderoobi-, infopunkti-, kohvi- ja partnerialade valmisoleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Registreerimise avamine, osalejate ja esinejate vastuvõtt ning suunamine.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Esineja kohaloleku kontroll, backstage’i suunamine ja viimaste tehniliste küsimuste lahendamine.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Sessiooni esinejate, moderaatori, esitlusfailide, mikrofonide, tõlke ja ülekande valmisoleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev

Minutipõhise ajakava jälgimine, tehniline tugi, tõlke ja ülekande koordineerimine, ajamärguanded. Järgmise sessiooni esinejate kohaloleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev Toitlustuse valmisoleku kontroll. Konverentsi läbiviimine.

10.12.2026 Konverentsipäev

Järgmise päeva programmi, esinejate ja esitlusfailide kontroll; probleemide kokkuvõte; foto- ja videomaterjali varundamine.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Heli, mikrofonide, ekraanide, esitlusfailide, tõlke, ülekande ja interneti tehniline kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Registreerimis-, garderoobi-, infopunkti-, kohvi- ja partnerialade valmisoleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Registreerimise avamine, osalejate ja esinejate vastuvõtt ning suunamine.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Esineja kohaloleku kontroll, backstage’i suunamine ja viimaste tehniliste küsimuste lahendamine.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Sessiooni esinejate, moderaatori, esitlusfailide, mikrofonide, tõlke ja ülekande valmisoleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev

Minutipõhise ajakava jälgimine, tehniline tugi, tõlke ja ülekande koordineerimine, ajamärguanded. Järgmise sessiooni esinejate kohaloleku kontroll.

Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev Toitlustuse valmisoleku kontroll. Konverentsi läbiviimine.

11.12.2026 Konverentsipäev

Konverentsi lõpetamine. Näituseala ja tehnika kokkupanek. Ruumide üleandmine ning korraldus- ja tehnilise meeskonna lahkumine.

Konverentsi läbiviimine.

Jä re

lt eg

ev us

ed

14.- 18.12.2026

Tagasiside ja tänamine

Saata tänukirjad esinejatele, moderaatoritele, sponsoritele ja partneritele.

Tänukirjad saadetud.

14.- 18.12.2026

Tagasiside Saata osalejatele tagasisideküsitlus ja tunnistused.

Tunnistused ja tagasisideküsitlus saadetud.

14.- 22.12.2026

Materjalid Koondada slaidid, fotod, videod ja osalejatele jagatavad materjalid.

Projekti lõpetamine.

14.- 30.12.2026 Analüüs

Koondada osalejate ja partnerite tagasiside ning koostada osalejate statistika.

Lõpparuanne ja projekti lõpetamine.

14.- 30.12.2026

Aruandlus Koostada finantsaruanne, korrastada dokumentatsioon ja arhiveerida materjalid.

Lõpparuanne ja projekti lõpetamine.

14.- 30.12.2026

Projekti lõpetamine

Korraldada tellijaga kokkuvõttekoosolek ning dokumenteerida õppetunnid ja ettepanekud.

Lõpparuanne ja projekti lõpetamine.

2 .PROJEKTIJUHTIMINE Projekti juhtimisel lähtume selgest tegevuskavast, vastutajate määramisest ja riskijuhtimisest, et tagada konverentsi edukas ettevalmistamine, läbiviimine ja järeltegevused vastavalt seatud eesmärkidele, eelarvele ja ajakavale. Kõik tööetapid ja tegevused viiakse ellu tihedas koostöös tellija esindajatega. Projektijuhtimise alusprintsiibid:

 Läbipaistvus ja koostöö – tellija on igas etapis informeeritud ja kaasatud.  Tähtaegadest kinnipidamine – kõik tegevused on ajaliselt planeeritud.  Ressursside optimaalne kasutamine – inimressursside, aja ja rahaliste vahendite tõhus ja

säästlik kasutamine.  Riskide ennetamine – kriitilised kohad on varakult kaardistatud ja nende maandamiseks

plaan koostatud.  Kvaliteedikontroll – iga tööetapi kvaliteeti kontrollib vastutaja enne üleandmist.  Paindlikkus – vajadusel kohandame plaani vastavalt tellija soovidele.

Projekti juhib vastutav projektijuht, kes on kogu korraldusperioodi vältel tellija peamine kontaktisik. Projektijuht juhib meeskonna tööd, koordineerib alltöövõtjaid (toitlustus, tehnika, tõlketeenus jne), koostab ja haldab ajakava ja eelarvet ning vastutab riskijuhtimise eest. Meeskonna koosseisu kuuluvad projektijuhid, assistendid, tehniline juht, majutuse ning logistika koordinaator, müügijuht ning tõlketeenuse pakkuja. Projekti meeskond on oma valdkonna spetsialistid ja pikaajalise töökogemusega antud valdkonnas. Celsiuse meeskond on eelneval kolmel aastal olnud Sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi kaaskorraldajad, pakkudes tuge konverentsi planeerimisel, ettevalmistamisel ja läbiviimisel ning osalejate registreerimisel, samuti oleme vastutanud ülekande tehnilise lahenduse ja sünkroontõlke eest. Projektiplaan:

 Koostame detailse tööplaani ja kinnitame selle tellijaga.

 Võtame üle tellija ja Eesti Rahva Muuseumi (ERM) esialgsed kokkulepped ruumide ja toitlustuse osas. ERM broneeringu haldamine lähtudes eelarvest ja ajakavast. Kokkulepped ajakava ning ruumide ja tehniliste lahenduste osas, kooskõlastame ruumide paigutuse ja logistikaplaani. Teeme konverentsi toitlustusega seotud kokkulepped (ajakava, menüüvalik, kogused).

 Konverentsi eelarve koostamine ja juhtimine.  Koostöös tellijaga konverentsi programmi koostamine.  Lektorite/esinejate majutuse ja transpordi broneerimise ja logistika koordineerimine.  Avame konverentsi registreerimise.  Koostame turundus- ja kommunikatsiooniplaani.  Sõlmime kokkulepped sponsoritega ja korraldame näituseala.  Vajalike info- ja abimaterjalide koostamine, kujundamine ja vajadusel tootmine.  Testime virtuaalkeskkonda, valmistame ette sünkroontõlke tehnilised lahendused.  07.-09.12.26 toimuvate konverentsi eelsete kursuste ja töötubade korraldamine ning

koordineerimine koostöös tellijaga.  09.12.26 – ehituspäev: lava, valgus- ja helitehnika paigaldus, tehnika testimine, proovid

esinejatega, ruumide ettevalmistus, sponsorite näituseala ettevalmistus.  10.–11.12.26 – konverents: osalejate registreerimine, klienditoe töö, tehniline tugi,

toitlustuse koordineerimine, sponsorite ala haldus, esinejate assisteerimine. Virtuaalplatvormi haldamine, otseülekanded, salvestamine, interaktiivsete küsimuste modereerimine. Sünkroontõlke haldamine. Tõrgete lahendamine reaalajas projektijuhi ja tehnilise juhi poolt.

 Peale konverentsi hindamine ja järeltegevused: tagasiside kogumine osalejatelt ja partneritelt, dokumentatsioon ja aruandlus.

Riskijuhtimine- oleme kaardistanud peamised riskid ja neid ennetavate tegevuste plaani:

 Tehnilised tõrked – varuseadmete olemasolu, kohapealne kogemustega tehniline meeskond, eelproovid.

 Esineja hilinemine või ärajäämine – tagavaraettekande või programmi/ajakava kohandamise võimalus.

 Virtuaalplatvormi häired – paralleelne voogedastus varuserveri kaudu.  Toitlustuse viivitused – varuplaan ja koordineerimine toitlustajaga.  Registreerimissüsteemi probleemid – IT-tugi ja klienditeeninduse valmisolek.

Riskide olukorda jälgitakse regulaarselt kogu projekti jooksul. Riskiplaan ei ole staatiline document – see muutub konverentsi planeerimise ja läbiviimise käigus. Projektijuht teavitab vajadusel meeskonda ja sidusrühmi olulistest riskidest ja nende käsitlemisest.

Tellija kaasamine:  Tellija ootuste ja vajaduste kaardistamine (tellija sisend sündmuse fookuse, mahu,

esinejate ja vormingu osas).  Planeerimisfaas (tellijaga kooskõlastatakse: eelarve, ajakava, toimumiskoht, tehnilised

vajadused, turunduskanalid jms.).  Regulaarne infovahetus (korralised koosolekud või raportid projektijuhilt; tellija

tagasiside arvesse võtmine jooksvalt).  Sisu ja programmi koostamine (tellija osalus programmi kokku panemisel ja esinejate

valikul).  Visuaali ja kommunikatsiooniplaani kooskõlastamine (kujundused, koduleht, info-,

reklaam- ja abimaterjalid esitatakse tellijale kinnitamiseks; turundus- ja kommunikatsiooniplaani kinnitamine tellijaga).

 Konverentsi toimumispäevad (projektijuht on peamine tellija kontaktisik sündmuse ajal).  Tagasiside ja järelanalüüs (koos tellijaga hinnatakse konverentsi õnnestumist: osalejate

rahulolu, eesmärkide täitmist; tellijale koostatakse kokkuvõttev aruanne ja ettepanekud tulevikuks).

3. ASSISTEERIVAD TÖÖD: Assisteerivad tööd toetavad projektijuhti ja kogu korraldusmeeskonda, aidates tagada sujuva töökorralduse, tehnilise valmisoleku ja meeldiva konverentsi osalejakogemuse. Meie meeskond on konverentsi ajal igas etapis olemas, reageerib kiiresti ja lahendab kõik tekkinud olukorrad professionaalselt. Assisteerivad tööd konverentsi korralduses:

 Organisatoorne tugi (dokumentide, nimekirjade ja plaanide vormistamine ja uuendamine; osalejate ja partnerite info haldamine; konverentsi registreerimiskeskkonna haldamine ja kasutajatugi).

 Ajakava ja logistika koordineerimine (projektijuhti toetavad tegevused ruumide, toitlustuse, majutuse ja transpordi koordineerimisel).

 Kommunikatsioon (külaliste ja esinejatega suhtlemine; info edastamine registreerimiskeskkonnas; registreerimiskinnituste ja meeldetuletuste saatmine).

 Materjalide ettevalmistus (nimekirjade koostamine; nimekirjade, nimekaartide, materjalide printimine ja komplekteerimine).

 Konverentsi kohapealne tugi (registreerimislaua ja infopunkti haldamine; osalejate juhendamine ja suunamine konverentsialal; esinejate vastuvõtt ja assisteerimine).

 Konverentsi kohapealne tehniline tugi (heli- ja tõlketehnika ettevalmistus ja tugi; vajadusel esinejate tehniline assisteerimine; saalimikrofoni teenindus; vajadusel tehniline tugi paralleelsessioonides või töötubades).

 Kokkuvõtted (osalejate tagasiside kogumine ja kokkuvõtted; osalejate tänamine ja järelkommunikatsioon (nt slaidid, salvestused); registreerimisandmete ettevalmistamine tellijale).

4. KOOLITUSKALENDRIS ÜRITUSE KAJASTAMINE JA REGISTREERIMINE

 Kasutame osalejate registreerimiseks portaali Med24 koolituskalendrit (https://med24.ee/koolituskalender). Med24 on meedikutele suunatud terviklik veebiplatvorm, mille sisuks on erialauudised, koolituskalender, ajakirjade Perearst, Pereõde, Lege Artis ja Apteeker digiarhiivid ja e-koolitused. Statistika: +8000 külastust nädalas ja koolituste uudiskirjal +6000 tellijat.

 Loome Med24 koolituskalendris eraldi sündmuste lehed (eesti k ja inglise k), mis sisaldavad kogu konverentsiga seotud olulist infot: ürituse nimetus, toimumise aeg ja koht, korraldaja info, osalemistingimused, sihtrühm, sünkroontõlke soov, piletihinnad ja registreerimise tähtajad.

 Sisestame konverentsi lehele detailse ajakava koos esinejate nimede, teemade ja rollidega. Vajadusel lisame lingid / info täiendavatele materjalidele (nt töötoad, sponsorite info jne).

 Sündmuse lehe visuaalne pool kujundatakse kooskõlas tellija brändingu ja sündmuse visuaalse identiteediga.

 Loome kasutajasõbraliku registreerimisvormi, mis sisaldab kõiki tellija poolt nõutud välju (osaleja ees- ja perekonnanimi; kutse; vajadusel töökoht, et eristada osalustasusid või tasuta osalejaid; tervishoiutöötaja registrikood ja isikukood eestlastest osalejatele (vajalik tunnistuste väljastamiseks); kontaktandmed (telefon, e-post); osalemise kuupäevade valik (1 või 2 päeva); tudengi staatuse märkimine; arve esitamise andmed (eraisik või juriidiline isik)).

Süsteem väljastab peale edukat registreerimist osalejale automaatselt e-postile kinnituskirja ja osalustasu arve (k.a e-arve). Konverentsi osalustasu on võimalik tasuda arve alusel ülekandega või tasuda kohe peale ostu vormistamist pangalingiga või tasuda krediitkaardiga. Osalejate andmeid hallatakse ühtses admin keskkonnas, kus on võimalik:

 eksportida osalejate nimekirju (Excel/CSV).  Filtreerida osalejaid erinevate filtrite põhiselt (nt osaluspäevade, kutse, maksete järgi

vms.).  Koostada ja väljastada osalemistõendeid ja tunnistusi.  Jälgida registreerumise dünaamikat.  Osalejate andmete kogumine, kasutamine, säilitamine ja kustutamine on läbipaistev,

õiguspärane ja turvaline.

Konverentsi turundus- ja kommunikatsioonitegevused: Meil on andmebaasid ja teavituskanalid konverentsi sihtrühma, tervishoiutöötajateni, jõudmiseks- kasutame sihtrühmani jõudmiseks meedikute seas loetuimat veebiportaali Med24 (+8000 külastust nädalas) ja koolituste uudiskirja (+6000 tellijat). Vajadusel saame pakkuda otseposti valitud sihtrühmale. 5. REGISTRATUUR / INFO: Konverentsi registratuur ja infopunkt on sündmuse esimene kontaktpunkt osalejatele ning oluline tugikeskus kogu konverentsi jooksul. Peamine ülesanne on tagada sujuv vastuvõtt, osalejate juhendamine ja info jagamine. Meie lahendus on üles ehitatud kiiruse, täpsuse ja abivalmiduse põhimõttel: osalejad saavad kiirelt registreeritud, vajalikud juhised ja vastused kõigile tekkinud küsimustele. Teenindus on sõbralik ja professionaalne ning toimub eesti ja inglise keeles. Registratuur: Asukoht ja kujundus

 paikneb ERM-is sissepääsu juures nii, et kõik osalejad läbiksid esmalt registreerimisala.  Hästi nähtava tähistusega ja piisavalt suur ala, et vältida järjekordi.

Peamised ülesanded  Osalejate registreerimine (nimekirja alusel) ja juhendamine (sõbralik tervitus, juhised

asukohtade ja programmi kohta; info küsimuste või probleemide korral).  Nimekaartide ja infomaterjalide väljastamine.  Viimase hetke registreerimised ja muudatused (kohapeal lisandujate registreerimine,

nimede parandamine ja asendamine).  Esinejate ja sponsorite eraldi vastuvõtt (vajadusel).

Personal  Koolitatud sõbralik personal selgete rollide ja juhistega.  Personal on korrektses riietuses, mis loob professionaalse mulje.  Registreerimisala meeskond on juhendamas kogu konverentsi vältel.  Personal on valmis abistama erivajadustega osalejaid, et tagada ligipääsetavus,

turvalisus ja meeldiv osalemiskogemus kõigile.

Infopunkt: Pakub kogu konverentsi vältel osalejatele vajalikku teavet, praktilist abi ja suunamist.

 Üldise info jagamine (päevakava muudatused; töötubade ja sessioonide asukohad; transport, parkimine, toitlustus, WiFi).

 Osalejate suunamine ja juhendamine.  Tehniliste probleemide tugi (nt virtuaalplatvormi ligipääs, tõlge).

 Esinejate ja sponsorite suunamine (ajakavad, ruumid, tehniline tugi).  Erivajadustega osalejate tugi.

6. KOHAPEALNE HALDUS:

Konverentsi kohapealne haldus hõlmab kõiki tegevusi ja korraldusi, mis tagavad sündmuse sujuva toimimise kohapeal- alates ruumide e evalmistamisest kuni osalejate ja esinejate suunamiseni.

Ruumide e evalmistus ja logis ka (ehituspäeval 09.12.26):

 Saalide paigutus (toolid, lava, dekoratsioonid, esinemistehnika, tõlketehnika).  Registreerimisala, näitusepindade ala ja töötubade paigutus.  Paigaldame suunaviidad ja infostendid.  Tagame ruumide puhtuse ja korrasoleku koostöös toimumiskohaga enne sündmuse

algust.  Kaubaaluste ja varustuse logis ka konverentsi alale (kooskõlas ERM-i nõuetega).

Tehnika e evalmistus (ehituspäeval 09.12.26):  Esitlustehnika paigaldus ja tes mine.  Ülekandetehnika paigaldus ja tes mine.  Tõlkesüsteemi ülespanek ja tes mine.

Toitlustuse korraldus:

 Kohvipausid ja lõunad (vajadusel erimenüüd).  Koostöös toitlustajaga op maalselt hajutatud toitlustuspunk de planeerimine.  Toitlustuse ajakava jälgimine.

Osalejate vastuvõ ja teenindus:  Registreerimisala avatakse konverentsipäeval 1 tund enne ametliku registreerimise

algust.  Osalejate registreerimine ja infomaterjalide jagamine.  Osalejate, esinejate ja sponsorite juhendamine ja küsimustele vastamine.  Abi erivajadustega inimestele.

Esinejate assisteerimine:

E ekannete haldus ja koordineerimine:

 Kõik e ekanded kogutakse ja tes takse enne konverentsi, et väl da tehnilisi tõrkeid e ekande ajal.

 E ekannete failide salvestamine konverentsi arvu tesse ja tes mine enne iga konverentsipäeva algust.

 Tehnilise assistendi määramine igasse sessiooni (vajaduspõhine tugi esinejale: slaidide vahetamine, videote esitamine, heli või tõlke kasutamine, kiire reageerimine tehnilistele tõrgetele).

 Ajakava jälgimine (ajaületuste ennetamine ja ajapiirangute meeldetuletus; sessioonide alguse ja lõpu täpne ajastus; moderaatorite abistamine kellaaegade jälgimisel).

Esinejate juhendamine:

 Esinejaid tervitab kohapeal projek juht, kes tutvustab ajakava, ruumi tehnilisi ngimusi ja küsimustele vastamise korda.

 Vajadusel abistatakse esinejat e ekande ajal (mikrofoni reguleerimine, slaidide juh mine, moderaatoriga suhtlus).

 Moderaatorile antakse reaalajas tugi – ajagraafiku jälgimine, küsimuste vahendamine, tehniliste teadete edastamine.

Küsimuste platvormi haldus ja modereerimine:

 Virtuaalsete ja kohapealsete küsimuste haldamiseks kasutame küsimuste platvormi slido.com.

 Projek juht jälgib, et küsimused jõuaksid moderaatorini ja kustutab küsitud küsimused. Vajadusel kustutab ebasobiva sisu.

 Vajadusel suunatakse küsimused lektoritele ka pärast sessiooni (kirjalikult kohapeal või e-pos teel).

Tehniline tugi konverentsi ajal:  Kohapeal töötab tehniline meeskond (heli, valgus, video), kes on valmis lahendama kõik

tõrked viivitamata.  Viiakse läbi eelproovid esinejatega enne programmi algust ja vajadusel ka vaheajal.  Virtuaalplatvormi meeskond jälgib otseülekannet ja salvestust reaalajas, reageerides

võimalikele katkestustele.  Mõlema konverentsipäeva alguses ja pauside ajal tehnilised proovid (mikrofonid,

esitlustehnika, tõlketehnika).  Tagatud on varuseadmete olemasolu (mikrofonid, esitlustehnika, arvutid).

Saalimikrofoni ja modereerimise tugi:

 Tehniline assistent tagab saalimikrofoni teenindamise küsimuste-vastuste sessioonidel.  Küsimuste esitamine on sujuv nii kohapeal kui ka virtuaalsetel osalejatel (virtuaalse

küsimuste platvormi haldamine).

 Vajadusel toetame moderaatorit publiku kaasamisel. Sünkroontõlke tehniline tugi:

 Osalejatele tõlketehnika (vastuvõtja) jagamine ja seadmete tagastamine.  Osalejate juhendamine (kuidas vastuvõtja töötab, keele valiku tegemine).  Reaalajas tehniline järelvalve (tehniline töötaja jälgib tõlkesüsteeme).  Kiire reageerimine katkestustele või tõlkeheli probleemidele.

Ootamatute probleemide lahendamine kohapeal:

Projek meeskond töötab „kiirreageerimismeeskonnana“ – kõik ootamatud olukorrad lahendatakse viivitamata.

7. MÜÜGI- JA PARTNERLUSSUHETE JUHTIMINE: Müügijuht vastutab konverentsi sponsorite kaasamise ja haldamise eest, tagades professionaalse koostöö ning sujuva kogemuse kõigile osapooltele. Müügijuhi töö on üles ehitatud läbipaistvuse, täpsuse ja tellijaga heda koostöö põhimõtetele. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga ning müügitöös lähtutakse kliendi poolt kinnitatud hinnakirjast ja pake de sisust. Müügiplaan ja sponsorite leidmine

 Müügijuhi peamine eesmärk on suurendada konverentsi tulubaasi.  Müügijuht koostab müügiplaani vastavalt eelarvele ja kaardistab potentsiaalsed

partnerid. Kõik sponsorid kooskõlastatakse eelnevalt tellijaga.  Võtame üle tellija poolt juba saavutatud esialgsed kokkulepped sponsoritega.  Kasutame tellijalt saadud potentsiaalsete sponsorite nimekirja ja võimalusel kaasame ka

lisasponsoreid.  Müügimaterjalide ja -pakkumiste koostamine ja kinnitamine tellijaga.  Müügitulemuste regulaarne raport kliendile.

Hinnakirja ja pake de järgimine

 Kasutame tellija poolt kinnitatud sponsorite hinnakirja (toetaja 1 500 €, sponsor 4 500 €, kuldsponsor 10 000 €- hindadele lisandub käibemaks).

 Kõiki sponsoreid koheldakse võrdsetel alustel – müügijuht ei muuda pake de ngimusi ilma tellija kirjaliku loata.

 Suuremate sponsorite erilahendused (nt eraldi esitlusruum, presentatsioon) kooskõlastatakse ala eelnevalt tellijaga.

Müügijuht on sponsorite põhiline kontak sik enne konverentsi ja selle ajal. Müügijuhi ülesanded:

 Müügieesmärkide seadmine ja strateegia koostamine.  Sponsorite leidmine, ak ivne müük, koostöölepete sõlmimine.  Sponsoritega suhete hoidmine konverentsi eel, ajal ja pärast konverentsi.  Klienditoe pakkumine (nt arveldus, logis ka, tehnika vajadus).  Konverentsil kohapealne partnerite teenindus (sponsorite ja eksponen de vastuvõ ja

juhendamine, e enähtud nähtavuse ja teenuste tagamine, probleemide kiire lahendamine sündmuse ajal).

Kõik kokkulepped ja muudatused dokumenteeritakse ning jagatakse tellijaga. Näitusepindade koordineerimine:

 Müügijuht koostab näituseala plaani, lähtudes ERM-i ruumide plaanist.  Koordineerib sponsorite ülespanekute asukohta ja paigutust, arvestades nii logis kaga

kui ka nähtavusega.  Ehituspäeval juhendab sponsorite esindajaid ala ülesseadmisel ning tagab vajadusel

kaubaaluste ligipääsu kooskõlas ERM-i nõuetega. Kohapealne suhtlus ja tugi:

 Müügijuht on kohapeal sponsorite peamine kontak sik.  Lahendab jooksvad küsimused (materjalide puudus, tehnilised vajadused, logis ka).  Tagab, et sponsorid tunneksid end toetatuna ja saavad üritusest maksimaalse väärtuse.

Koostöö tellijaga:

 Tellija on kaasatud kõikidesse sponsoritega seotud otsustesse.  Müügijuht esitab tellijale regulaarselt müügitulemuste raporteid.  Kõik potentsiaalsed sponsorid ja uued e epanekud kooskõlastatakse tellijaga enne

kokkulepete sõlmimist. 8. ÜLEKANDE TEHNILINE LAHENDUS JA PERSONAL Kogu tehniline lahendus on üles ehitatud põhimõ el, et otseülekande krii lised komponendid oleksid võimalikult töökindlad ja kontrollitavad ja vajadusel ka asendatavad. Kõik ülekande jaoks olulised signaalid kontrollitakse enne konverentsi algust ning nende toimimist jälgitakse jooksvalt kogu sündmuse vältel. Lahenduse eesmärk on tagada nii kohapealse publiku kui ka veebis osalejate jaoks stabiilne ja kvaliteetne kasutuskogemus.

Videolahendus: Otseülekande teostamiseks kasutatakse nelja Canon CR-N350 4K PTZ-robotkaamerat. Üks kaamera paikneb laval, kaks kaamerat saalis ning neljas kaamera on kasutusel varukaamerana ja/või lisakaamerana. Selline paigutus võimaldab ka a nii esinejad, üldplaanid kui ka saalis toimuva ning annab režissöörile piisava paindlikkuse dünaamilise ja professionaalse telepildi loomiseks. Kaamerate juh mise eest vastutab spetsialist, kes jälgib pidevalt kaadrite kompositsiooni, fookust, liikumist ja pildikvalitee . Kaamerate ja ülekandeserveri vaheline video signaali edastus toimub NDI standardi kaudu üle konkreetsele selleks loodud kohtvõrgu ehk siis selles võrgus muud liiklust peale videosignaali ei ole. Võrgupõhine lahendus vähendab eraldiseisvate videokaablite vajadust ning võimaldab kaameraid paindlikult hallata ja signaale vajadusel ümber suunata. Helilahendus: Helilahendus põhineb Yamaha DM3 digitaalsel helipuldil ja Dante-võrgul, mis tagab professionaalse ning töökindla helisignaali edastuse. Põhihelisignaal saadakse ERMi helipuldist, kus miksitakse kokku lavaheli ja tõlkekanalid. Ülekande jaoks töödeldakse ja kontrollitakse heli eraldi, et veebivaatajale jõudev helitase, kõne arusaadavus ja kanalite omavaheline tasakaal oleksid võimalikult ühtlased. Edasi jagatakse signaal kolmeks kanaliks: originaalheli ilma tõlketa; ees keelest inglise keelde tõlkekanal; inglise keelest ees keelde tõlkekanal). Kõik kolm helikanalit edastatakse ülekandesüsteemi eraldi ning seotakse vastava otseülekandega. Helikanaleid monitooritakse kogu sündmuse jooksul eraldi, et võimalikud signaaliprobleemid oleksid kiires tuvastatavad. Server ja striim: Otseülekande keskseks tööjaamaks kasutatakse Intel Core i9 baasil ehitatud võimekat ülekandeserverit, mille konfiguratsiooni kuuluvad 128 GB opera ivmälu, NVIDIA GeForce RTX 4080 graafikakaart ning 10 TB salvestusruumi. Kõik video- ja helisignaalid koondatakse serverisse, kus nende töötlemiseks, miksimiseks, graafika lisamiseks, salvestamiseks ja striimimiseks kasutatakse vMix otseülekandetarkvara. Serveri jõudlus on valitud piisava varuga, et süsteem ei töötaks tavakasutuses oma maksimaalse võimekuse piiril (enamas ei ületa serveri CPU ja GPU kasutus üle 15% nende maksimumist) . See aitab säilitada stabiilsuse ka olukorras, kus samaaegselt toimub mitme videokanali töötlemine, salvestamine ja kolme eraldiseisva striimi edastamine.

YouTube’i edastatakse kolm eraldiseisvat paralleelset striimi vastavalt kolmele keeleversioonile. Põhisüsteemi varulahendusena kasutatakse kõrge jõudlusega sülearvu t, millel on Intel Core i9 protsessor, NVIDIA GeForce RTX 4060 graafikakaart ning eraldiseisev salvestusvõimekus. Vajadusel on võimalik varusüsteemiga ülekande teostamine üle võ a - seda küll vähemalt 5 minu se ülekande aja kaoga. Varulahenduse eesmärk on vähendada ühe seadme rikke mõju ülekande jätkumisele ning võimaldada tehnilisel meeskonnal probleemidele reageerida ilma kogu süsteemi seiskamata. Esitluste lahendus: Esitluste kuvamiseks kasutatakse kolme Windowsi-põhist arvu t (ja kui vaja siis ka Apple arvuteid). Eraldiseisvate esitlusarvu te kasutamine võimaldab hoida esitluste haldamise ülekandesüsteemist sõltumatuna ning tagab konverentsikeskkonnas võimalikult stabiilse töö. Kolme arvu kasutamine annab võimaluse järgmise esitluse e evalmistamiseks samal ajal, kui teine esitlus on juba eetris ning kolmas arvu on esitlusteks neile, kes tulevad konverentsile esinema läbi veebi. See vähendab esinejate vahetustega seotud viivitusi ning võimaldab enne lavale saatmist kontrollida failide korrektset avanemist, fon de, videote ja animatsioonide toimimist. FOH-is ehk tehnilises juh mispunk s paikneb lisaks kaks testarvu t, mille kaudu jälgitakse jooksvalt lõppkasutajale jõudva striimi kvalitee . Testarvu d kasutavad põhiülekandest erinevaid interne ühendusi. Sellega kontrollitakse mi e ainult seda, kas striim väljub ülekandeserverist korrektselt, vaid ka seda, kas see jõuab reaalselt välise interne kaudu vaatajani. Ühte testühendust saab kasutada teadlikult piiratumates võrgu ngimustes, et hinnata striimi toimimist ka aeglasema või ebastabiilsema interne ühendusega vaatajate jaoks. Laval on esinejatele e e nähtud eraldi ühendusvõimalus oma arvu kasutamiseks. Esineja arvu st saadav videosignaal skaleeritakse enne videosüsteemi suunamist, et tagada selle vastavus ülekandes kasutatavatele tehnilistele parameetritele. Lava- ja ekraanilahendus: Lavale ning saali ekraanidele edastatav videosignaal juhitakse Blackmagic Design ATEM videomikseri kaudu. Videomikserist suunatakse vajalik pilt nii suurele põhiekraanile kui ka kahele esineja lavamonitorile. Ekraanidele edastatava sisu ja esitluste haldamise eest vastutab sama tehnik. Eraldi videomikseri kasutamine võimaldab hoida kohapealse ekraanilahenduse loogiliselt lahus striimi videorežiist. See tähendab, et saali ekraanile, esineja monitorile ja veebistriimi saab vajadusel edastada erinevat sisu. Võrgu- ja ühenduste töökindlus: Otseülekande puhul käsitletakse interne - ja kohtvõrku krii lise infrastruktuuri osana. Ülekandevõrk planeeritakse selliselt, et video-, heli- ja juhtsignaalide liikumine oleks kontrollitud

ning võimalikult sõltumatu tavalisest külaliste või kontorikasutajate võrguliiklusest. Meie oma WIFI ühendusse ei lubata võõraid, kaamerate juh miseks loodud kohtvõrk on kinnine ning ülekandeks kasutatav ERMi võrk on piisava jõudlusega, et tagada kindel ülekanne kogu sündmuse vältel. Enne sündmuse algust kontrollitakse võrgu läbilaskevõimet, ühenduste stabiilsust ja tegelikku üleslaadimiskiirust. Ülekande ajal jälgitakse jooksvalt nii serveri kui ka striimiplatvormide tehnilisi näitajaid. Välise kvaliteedikontrolli jaoks kasutatavad testarvu d töötavad põhiülekandest erinevate interne ühenduste kaudu, mis annab tehnilisele meeskonnale sõltumatu kinnituse, et signaal on interne s reaalselt kä esaadav. Salvestus ja arhiveerimine: Kõik ülekande jaoks vajalikud videokanalid salvestatakse lokaalselt sõltumatult interne ühendusest ja striimiplatvormist. See tähendab, et isegi juhul, kui välise interne ühenduse või striimiplatvormiga peaks tekkima aju ne probleem, säilib konverentsi algmaterjal lokaalses süsteemis ning seda on võimalik hiljem kasutada järelvaatamise või lõppmaterjalide valmistamiseks. Salvestusruum on dimensioneeritud piisava varuga, et võimaldada kogu sündmuse materjalide säilitamist originaalkvaliteedis kuni nende töötlemise ja tellijale üleandmiseni. Peale igat konverentsipäeva varundatakse koheselt salvestatud materjal. Paigaldus ja tehnilised proovid: Tehnika paigaldus toimub konverentsi ehituspäeval 09.12.26. Eelnev paigalduspäev võimaldab kogu süsteemi rahulikult üles ehitada, seadistada ja tes da enne publikuga sündmuse algust. Ülekandemeeskonda kuulub kaks tehnikut:

 üks tehnik vastutab otseülekande, kaamerasüsteemi ja ülekandeheli eest;  teine tehnik vastutab esitluste, ekraanidele edastatava sisu ja nendega seotud tehniliste

lahenduste eest.

Selline tööjaotus võimaldab mõlemal tehnikul keskenduda oma vastutusvaldkonnale ning vähendab olukordi, kus üks inimene peab samaaegselt lahendama mitut krii list ülesannet. Pärast tehnika paigaldamist ja süsteemide seadistamist viiakse läbi täielik tehniline kontroll. Kontrollitakse kaamerate tööd, heli- ja tõlkekanaleid, esitlusarvuteid, ekraane, salvestust, striime, interne ühendusi ja varulahendusi. Vastavalt tellija soovile viiakse läbi ka esinejate või korraldusmeeskonnaga tehniline proov. Otseülekande teostamine: Otseülekanne edastatakse YouTube’i kolme paralleelse striimina vastavalt kolmele helikanalile.

Striimid koondatakse vastavalt tellija soovile ShowcaseLIVE.ee või Even n.live platvormile. Alterna ivina edastatakse tellijale vajalikud embed-koodid, mille abil saab otseülekanded integreerida tellija enda veebilehele või mõnda teise veebikeskkonda. Eesmärk on vaataja jaoks muuta erinevate keeleversioonide kasutamine võimalikult lihtsaks ja arusaadavaks ning väl da olukorda, kus kasutaja peab tehniliselt keerulisi valikuid tegema. Kogu sündmuse vältel jälgitakse paralleelselt nii väljaminevaid signaale kui ka interne kaudu reaalselt vaatajani jõudvaid striime. Kõik vajalikud videokanalid salvestatakse ülekande ajal lokaalselt. Pärast konverentsi töödeldakse ja monteeritakse salvestatud materjalid vastavalt kokkuleppele ning valmis videofailid antakse tellijale üle. Tehniline kvaliteedikontroll: Ülekande kvalitee kontrollitakse mitmel tasandil. Tehniline meeskond jälgib samaaegselt kaamerate pil , helitasemeid, videosignaale, salvestuse toimimist, vMix süsteemi koormust, striimi ühendust ning lõppkasutajale interne kaudu jõudvat pil ja heli. Sellise mitmetasandilise monitooringu eesmärk on võimalikke kõrvalekaldeid märgata enne, kui need mõjutavad märkimisväärselt vaatajakogemust. Probleemi korral on tehnilisel meeskonnal võimalik hinnata, kas rike paikneb lokaalses süsteemis, interne ühenduses või välises striimiplatvormis, mis võimaldab oluliselt kiiremat tõrkeotsingut. Andmekaitse ja järeltegevused: Tellija või esinejate esitluste ja muude failide konfidentsiaalsuse tagamiseks on võimalik esitlusarvu tele pärast üritust teha uus operatsioonisüsteemi installatsioon või rakendada muu kokkulepitud turvaline andmete kustutamise protseduur. Sellega tagatakse, et ürituse käigus kasutatud esitlused, videod, dokumendid ja muud materjalid ei jää pärast projek lõppu seadmetesse alles. Valminud videosalves sed ja töödeldud lõppmaterjalid antakse tellijale üle eelnevalt kokkulepitud formaadis, viisil ja tähtajaks. Pärast materjalide üleandmist toimub nende edasine säilitamine või kustutamine vastavalt tellijaga kokku lepitud korrale. Kokkuvõte: Pakutav lahendus on üles ehitatud professionaalse otseülekande töövoona, milles on eraldi käsitletud videosisend, heli ja tõlkekanalid, esitlused, ekraanilahendus, striimimine, salvestamine, kvaliteedikontroll ning varusüsteemid. Lahenduse ülesehitamisel on lähtutud eelkõige töökindlusest, dubleerimisest ja võimalusest tuvastada ning lahendada tehnilisi probleeme kiires , ilma et üksiku komponendi rike mõjutaks kogu konverentsi tehnilist toimimist. Tulemuseks on terviklik lahendus, mis teenindab samaaegselt nii kohapealset

konverentsi kui ka veebis osalevaid vaatajaid ning võimaldab pärast sündmust kasutada kvaliteetselt salvestatud materjale ka järelvaatamiseks ja edasiseks kommunikatsiooniks. 9. KONVERENTSI KUJUNDUS- JA VISUAALNE IDENTITEET Konverentsi visuaalne iden teet:

 Loome konverentsi põhivisuaali, mida kasutatakse kõikides kanalites (nt koduleht, koolituskalender, sotsiaalmeedia), materjalides (nt trükised) ja formaa des.

 Visuaal esindab konverentsi teemat ja iseloomu.  Ruumide ja lava kujunduskonseptsioon lähtub konverentsi põhivisuaalist, mida toetavad

ülejäänud kujunduselemendid ruumis (nt lilleseaded, dekoratsioonid). Trüki- ja digimaterjalide kujundamine:

 Konverentsi kava – selge ja atrak ivne kujundus, kooskõlas konverentsi visuaalse iden teediga.

 Nimesildid – häs loetavad ja prak lised (võimalus lisada QR-kood registreerimissüsteemi jaoks).

 Osalejate tunnistused/ser fikaadid – sisaldavad vajalikku infot ja kõikide korraldajate logosid.

 Esitlus- ja abimaterjalid – ava-, vahe- ja lõpuslaidid, mis on läbiva s lis kaga.  Turundusmaterjalid – roll-up`id, bännerid, kutsefailid, reklaamid sotsiaalmeedias ja

partnerkanalites. Kõik kujunduslahendused kinnitatakse tellijaga. Materjalide tootmine toimub ainult eelneval kokkuleppel tellijaga. 10. TÕLKETEENUS Pakume konverentsi jaoks tervikliku tõlketeenuse lahenduse, mis vastab hankes seatud nõuetele ning tagab sujuva ja professionaalse tõlketeenuse nii ees –inglise kui ka inglise–ees suunal. Teenuse sisu ja korraldus:

 Sünkroontõlge ees –inglise ja inglise–ees suunal Tagame kahe professionaalse, vastava kogemusega tõlgi olemasolu kogu konverentsi vältel. Tõlgid teevad tööd distantsilt, nendega on loodud telesild läbi videoülekande tarkvara. Side on dubleeritud läbi kohaliku võrguühenduse ja ka 5G mobiilside ühenduse. Heli ülekande kiirus on prak liselt viivitusteta. Tehniliselt mi e suurem kui 0,3 m/s.

 Tõlketehnika ja osalejate tugi Kasutame Global Produc ons juhtmevabasid 3-kanalilisi kõrvaklappe, mille leviulatus on kuni 500 m vabas õhus ja 75 m siseruumides. Kogu ERMi territoorium on kaetud, sh Hurda saal, kus paigaldame lisasaatja. Klapid summutavad välist müra ja võimaldavad

igal osalejal helitugevust individuaalselt reguleerida. Süsteemis on kolm kanalit, mis võimaldavad paralleelsete e ekannete või tõlkesuundade haldamist. Klapid on mugavad, kokkupandavad ja varustatud RGB LED-indikaatoritega kanalite eristamiseks.

 Tehnilised seadmed ja töökindlus • Global Produc ons 3-kanalilised saatjad (863–865 MHz, kuni 450 m levi). • MOTU M4 USB-C helikaart, mis tagab professionaalse heli ja minimaalse, alla 0,3 ms viivituse. • vMix Pro videolahendus ja Resolume Arena meediaserver (i9, 19" tööjaam) koos Sonnet I/O Box + Decklink Duo liidesega. • 28" 12G-SDI professionaalsed monitorid ja vajalikud CE-märgisega helitehnilised seadmed. • Interne ühenduse tagamiseks Teltonika RUTX50 5G ruuter koos duubel-SIM lahendusega, mis kindlustab töökindla ja madala latentsusega ühenduse.

 Proovid ja tes d Konverentsile eelneval päeval viime läbi põhjaliku tehnilise tes , sh interne ühenduse kontroll, tõlkide ja saali vahelise kahepoolse heli- ja pildiedastuse tes mise ning sünkroontõlke kvaliteedi tes . Samu tes me tõlkekõrvaklappide leviala ja helikvalitee kõikides konverentsiruumides.

 Kohapealne töökorraldus Tehnikute meeskond on sündmuse toimumise ajal kohapeal, tagades tõlkesüsteemi ja kogu audio–video tehnika tõrgeteta toimimise. Vajaduse korral pakume tehnilist tuge ka saali- ja tõlkeküsimuste opera ivseks lahendamiseks.

Vastavus hanke ngimustele  Kõik nõutud tõlkesuundade (ees –inglise, inglise–ees ) sünkroontõlked on tagatud.  Tehniline lahendus põhineb usaldusväärsel raadiolainetel töötaval süsteemil, millel

puuduvad piirangud osalejate arvule.  Tõlketehnika (kõrvaklapid, saatjad, helikaardid, meediaserverid, monitorid) vastab ELi

ohutus- ja kvaliteedistandarditele ning on CE-märgisega.  Proovid viiakse läbi ehituspäeval (09.12.2026), et tagada tehniline valmisolek ja

katkestusteta tõlketeenus.  Tõlkide töökorraldus on planeeritud vaheldumisi, et säilitada töö efek ivsus.

1/4

Lisa 3

07.09.2026 lepingu nr 2-2/749 juurde

Andmetöötluse leping

„Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 2026"

Käesolev isikuandmete töötlemist puudutav lepingu lisa (edaspidi: lisa) on lahutamatu osa riigihanke

„Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 2026“ tulemusena sõlmitud hankelepingust edaspidi: leping),

mis sõlmitakse Kaitseväe ning Riigi Kaitseinvesteeringute Keskuse (edaspidi: vastutav töötleja) ja OÜ

Celsius Healthcare (edaspidi: volitatud töötleja) vahel, teostamaks lepingus nimetatud tegevusi sihtgrupi

seas (edaspidi: andmesubjektid).

1. Lisa eesmärk

1.1. Käesoleva lisa eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja kohustuses isikuandmete

töötlemisel, millest pooled lepingu täitmisel juhinduvad. Käesolev lisa kujutab endast isikuandmete

töötlemist puudutavat andmetöötluse lepingut vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse

üldmäärusele (2016/679) (edaspidi: üldmäärus).

1.2. Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel töödeldakse (edaspidi:

isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja eesmärgid ning vastutava töötleja antud

juhised on välja toodud lepingus, sh selle juurde kuuluvates dokumentides. Vajadusel võib vastutav

töötleja anda isikuandmete töötlemiseks täiendavaid dokumenteeritud juhiseid.

1.3. Pooled kohustuvad järgima kõiki kohalduvaid andmekaitsealaseid õigusakte, sh juhendeid ja

tegevusjuhiseid, mis on väljastatud isikuandmete kaitse eest vastutava kohaliku ja/või Euroopa Liidu

asutuse poolt ning seoses kõikide isikuandmetega, mida lepingu alusel töödeldakse.

2. Mõisted

2.1. Käesolevas lisas olevate mõistete sisustamisel lähtutakse üldmääruses sätestatust, sealhulgas:

2.1.1. „Isikuandmed“ – igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku („andmesubjekti“)

kohta; tuvastatav füüsiline isik on isik, keda saab otseselt või kaudselt tuvastada, eelkõige sellise

identifitseerimistunnuse põhjal nagu nimi, isikukood, asukohateave, võrguidentifikaator või selle

füüsilise isiku ühe või mitme füüsilise, füsioloogilise, geneetilise, vaimse, majandusliku, kultuurilise

või sotsiaalse tunnuse põhjal;

2.1.2. „Isikuandmete töötlemine“ – isikuandmete või nende kogumitega tehtav automatiseeritud või

automatiseerimata toiming või toimingute kogum, nagu kogumine, dokumenteerimine,

korrastamine, struktureerimine, säilitamine, kohandamine ja muutmine, päringute tegemine,

lugemine, kasutamine, edastamise, levitamise või muul moel kättesaadavaks tegemise teel

avalikustamine, ühitamine või ühendamine, piiramine, kustutamine või hävitamine;

2.1.3. „Isikuandmetega seotud rikkumine“ – turvanõuete rikkumine, mis põhjustab edastatavate,

salvestatud või muul viisil töödeldavate isikuandmete juhusliku või ebaseadusliku hävitamise,

kaotsimineku, muutmise või loata avalikustamise või neile juurdepääsu;

2.1.4. „Andmesubjekti nõusolek“ – vabatahtlik, konkreetne, teadlik ja ühemõtteline tahteavaldus,

millega andmesubjekt kas avalduse vormis või selge nõusolekut väljendava tegevusega nõustub

tema kohta käivate isikuandmete töötlemisega.

3. Isikuandmete töötlemine

3.1. Volitatud töötleja kohustub töötlema isikuandmeid vastavalt käesolevas lisas nimetatud ja teistele

asjakohastele õigusaktidele, juhenditele ja lepingule (sh vastutava töötleja antud dokumenteeritud

juhistele) ning ainult sellisel määral, mis on vajalik lepingu täitmiseks. Kui see on lepingu täitmisega

seonduvalt vajalik, võib volitatud töötleja andmesubjektide isikuandmeid töödelda ka järgmistel

eesmärkidel:

2/4

3.1.1. asjakohaste info- ja sidesüsteemide hooldamine, tagades sellise töötlemise vastavuse käesolevas

lisas nimetatud õigusaktidele ja juhenditele.

3.2. Volitatud töötleja teavitab andmesubjekte nende isikuandmete töötlemistingimustest ja tagab, et tal

on isikuandmete töötlemiseks vajalikud õigused ja nõusolekud.

3.3. Volitatud töötleja vastutab vastutavale töötlejale edastatud isikuandmete õigsuse ja kättesaadavaks

tegemise eest.

3.4. Kui volitatud töötleja ei ole vastutava töötleja juhistes kindel, kohustub ta mõistliku aja jooksul

vastutava töötlejaga selgituste või täiendavate juhiste saamiseks ühendust võtma. Volitatud töötleja

teavitab vastutavat töötlejat kõigist avastatud vastuoludest dokumenteeritud juhiste ja käesolevas

lisas nimetatud õigusaktide või juhendite vahel.

3.5. Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid (edaspidi: teine

volitatud töötleja) üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud vähemalt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist võimaldava

nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks teisi volitatud töötlejaid

üksnes juhul, kui see on vajalik volitatud töötleja info- ja sidesüsteemide hoolduseks, kui hoolduse

läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik.

3.5.1. Volitatud töötleja vastutab kõigi teiste volitatud töötlejate tegevuse eest nagu enda tegevuse eest

ning sõlmib teise volitatud töötlejaga isikuandmete töötlemiseks kirjalikud lepingud vastavalt

üldmääruse artikli 28 lõikele 4, mis on käesolevas lepingus sätestatuga vähemalt samaväärsed.

3.5.2. Kui vastutav töötleja on andnud volitatud töötlejale loa kasutada lepingust tulenevate kohustuste

täitmiseks teisi volitatud töötlejaid, on lepingust tulenevatele küsimustele vastamisel

kontaktisikuks vastutavale töötlejale üksnes volitatud töötleja ning volitatud töötleja tagab selle,

et kõnealune teine volitatud töötleja täidab lepingu nõudeid ja on sellega seotud samal viisil nagu

volitatud töötleja ise. Vastutav töötleja võib igal ajahetkel võtta tagasi volitatud töötlejale antud

loa kasutada teisi volitatud töötlejaid.

3.6. Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud isikuandmeid

konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti

tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud isikud (sh teised volitatud töötlejad, volitatud töötleja

töötajad jt, kellel on ligipääs lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) järgivad

konfidentsiaalsusnõuet.

3.7. Volitatud töötleja kohustub rakendama asjakohaseid turvalisuse tagamise meetmeid, muu hulgas

tehnilisi ja korralduslikke, viisil, et isikuandmete töötlemine vastaks üldmääruse artikli 32 nõuetele,

sealhulgas:

3.7.1. vältima kõrvaliste isikute ligipääsu isikuandmete töötlemiseks kasutatavatele

andmetöötlusseadmetele;

3.7.2. ära hoidma andmekandjate omavolilist teisaldamist;

3.7.3. tagama, et tagantjärele oleks võimalik kindlaks teha, millal, kelle poolt ja milliseid isikuandmeid

töödeldi (sh kui andmeid töödeldi omavoliliselt vms).

3.8. Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste ja korralduslike

meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi vastata üldmääruse tähenduses kõigile

andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas edastades kõik andmesubjektidelt

saadud andmete kontrollimise, parandamise ja kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud

taotlused vastutavale töötlejale viivitamatult nende saamisest alates.

3.9. Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36 sätestatud kohustusi,

võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud töötlejale kättesaadavat teavet.

3.10. Vastutav töötleja võib viia läbi auditeid, taotledes volitatud töötlejalt kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis asjakohast teavet eesmärgiga kontrollida volitatud töötleja käesolevast lisast

tulenevate kohustuste täitmist. Pooled on kokku leppinud, et:

3.10.1. vastutava töötleja auditeid võib läbi viia kas vastutav töötleja ja/või kolmas isik, keda vastutav

töötleja on selleks volitanud;

3/4

3.10.2. volitatud töötlejal on kohustus anda vastutavale töötlejale teavet, andmeid ja dokumente, mida

on vaja selleks, et tõendada käesoleva lisa nõuetekohast täitmist;

3.10.3. vastutav töötleja käsitleb kogu volitatud töötleja poolt auditi raames saadud teavet

konfidentsiaalsena.

3.11. Volitatud töötleja suunab kõik järelevalveasutuste päringud otse vastutavale töötlejale, kuna

suhtluses järelevalveasutustega pole volitatud töötlejal õigust vastutavat töötlejat esindada ega

tema nimel tegutseda. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga koostööd volitatud töötlejat

puudutavates küsimustes või toimingutes järelevalveasutusele vastamisel.

4. Isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja Euroopa Majanduspiirkonda

4.1. Käesoleva lepingu esemeks olevaid isikuandmeid ei tohi töödelda väljaspool Euroopa Liitu ega

Euroopa Majanduspiirkonda, sh ei tohi nimetatud isikuandmeid edastada kolmandale riigile või

rahvusvahelisele organisatsioonile.

4.2. Juhul, kui käesoleva lepingu esemeks olevate isikuandmete töötlemine väljaspool Euroopa Liitu ja

Euroopa Majanduspiirkonda, sh nende edastamine kolmandale riigile või rahvusvahelisele

organisatsioonile, on vajalik lepingu täitmiseks, lepivad pooled sellises andmetöötluses eelevalt

kirjalikult kokku. Kirjalikku kokkulepet ei ole vaja sõlmida, kui volitatud töötleja on kohustatud

isikuandmeid kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile edastama volitatud töötleja

suhtes kohaldatava Euroopa Liidu või liikmesriigi õiguse alusel. Sellisel juhul teatab volitatud töötleja

sellise õigusliku aluse olemasolust enne isikuandmete töötlemist vastutavale töötlejale, kui selline

teatamine ei ole olulise avaliku huvi tõttu kõnealuse õigusega keelatud.

5. Pilvepõhise AI keelamine 5.1. Isikuandmeid ei tohi sisestada või edastada avalikesse või kommertslikesse tehisintellekti

süsteemidesse (nt Deepseek, ChatGPT, Google Bard, Microsoft Copilot jt).

6. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine

6.1. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega seotud

rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset leidnud, ilma põhjendamatu

viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab

teada isikuandmete töötlemisega seotud rikkumisest või on alust kahelda, et selline rikkumine on aset

leidnud.

6.2. Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast rikkumisest teada saamist

edastama kirjalikult vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega seotud rikkumist puudutava

asjakohase informatsiooni ja lisades juurde asjakohase muu dokumentatsiooni. Juhul, kui kõiki

asjaolusid ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale töötlejale

info esialgsete andmetega. Lõpliku informatsiooni rikkumise asjaolude kohta tuleb esitada

vastutavale töötlejale esimesel võimalusel pärast esialgsete andmetega info esitamist.

6.3. Volitatud töötleja teeb vastutava töötlejaga igakülgset koostööd selleks, et välja töötada ja täita

tegevusplaan isikuandmetega seotud rikkumiste kõrvaldamiseks. Volitatud töötleja peab tegema kõik

võimaliku, et edasist rikkumist ära hoida ning kahju vähendada.

6.4. Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest.

7. Vastutus

7.1. Lisaks lepingus sätestatud vastutusele:

7.1.1. vastutab volitatud töötleja kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise tagajärjel, mis

on tekitatud käesoleva lisa nõudeid, mh kõiki selles mainitud õigusnorme ja dokumenteeritud

juhiseid, rikkudes.

4/4

7.1.2. kohustub volitatud töötleja, kui ta on isikuandmete töötlemise nõudeid rikkunud ja selle tagajärjel

on vastutav töötleja kohustatud maksma hüvitist või trahvi, hüvitama vastutavale töötlejale

sellega seoses kantud kulud.

7.1.3. kui volitatud töötleja rikub oluliselt käesolevas lisas sätestatud isikuandmete töötlemise nõudeid,

muuhulgas isikuandmete kaitse üldmääruse või muude kohaldatavate õigusnormide sätteid

isikuandmete kaitse valdkonnas, on vastutaval töötlejal õigus leping ette teatamata üles öelda.

Oluline lepingurikkumine on eelkõige, kui:

7.1.3.1. isikuandmete töötlemise põhimõtete täitmist kontrolliva järelevalveasutuse või kohtu

menetluses selgub, et volitatud töötleja või teine volitatud töötleja ei täida isikuandmete

töötlemise põhimõtteid;

7.1.3.2. vastutav töötleja leiab käesoleva lisa kohaselt läbiviidud auditis, et volitatud töötleja või teine

volitatud töötleja ei täida isikuandmete töötlemise põhimõtteid, mis tulenevad käesolevast lisast

või kohaldatavatest õigusnormidest.

8. Muud sätted

8.1. Volitatud töötleja kohustub lepingu lõppemisel tagastama vastutavale töötlejale kõik

andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja nende koopiad vastavalt

vastutava töötleja antud juhistele. Kui pole antud teistsuguseid juhiseid, siis tuleb isikuandmed

tagastada või hävitada või kustutada mitte hiljem kui 10 tööpäeva jooksul peale lepingu lõppemist,

välja arvatud juhul, kui Euroopa Liidu või selle liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse andmete

säilitamist. Isikuandmete kustutamise või hävitamise kulud kannab volitatud töötleja.

8.2. Volitatud töötleja väljastab vastutavale töötlejale volitatud töötleja esindusõigusega isiku kirjaliku

kinnituse, et tema ja kõik tema kasutatud teised volitatud töötlejad on teinud eelnevas punktis

nimetatud toimingud.

8.3. Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis võivad mõjutada

volitatud töötleja võimet või väljavaateid pidada kinni käesolevast lisast ja vastutava töötleja

dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis käesolevat lisa puudutavates täiendustes ja

muudatustes kokku kirjalikult.

8.4. Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata käesoleva lisa kehtivuse

lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus, jäävad jõusse ka pärast käesoleva lisa kehtivuse

lõppemist ning nendele rakendatakse lepingus sätestatut, kui käesolevas lisas ei ole kokku lepitud

teisiti.

Vastutav töötleja Volitatud töötleja

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

HANKELEPING

07.09.2026 nr 2-2/749

Kaitsevägi (registrikood 70008641, aadress Juhkentali 58, 15007 Tallinn), Riigi Kaitseinvesteeringute Keskus (registrikood 70009764, aadress Järve 34a, 11314 Tallinn), keda esindab direktori 07.12.2020 käskkirja nr 77 punkti 6.3² alusel hankebüroo juht Maia Prunt (edaspidi tellija), ja OÜ Celsius Healthcare (registrikood 10997069, aadress Olevimägi 16, 10123 Tallinn), keda esindab seaduse alusel juhatuse liige Agne Annist (edaspidi täitja), eraldi pool ja ühiselt pooled, on sõlminud järgmise hankelepingu (edaspidi leping). 1. Lepingu sõlmimise alus ja ese

1.1. Leping on sõlmitud lähtudes sotsiaalteenuste väikeostu „Sõja- ja katastroofimeditsiini konverents 2026“ (edaspidi riigihange) alusdokumentidest ja selles riigihankes täitja esitatud pakkumusest.

1.2. Tellija on sõlminud lepingu täitjaga, tuginedes täitja pakkumusele, lepingus esitatud täitja avaldustele ja kinnitustele ning eeldades heas usus täitja professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita. Alltöövõtjate kasutamise korral jääb lepingu nõuetekohase täitmise eest tellija ees vastutavaks täitja.

1.3. Täitja avaldab ja kinnitab, et:

1.3.1. temal ja tema esindajal on lepingu sõlmimiseks kõik õigused ja volitused; 1.3.2. ta on tutvunud lepinguga ja riigihanke alusdokumentidega ning mõistab täielikult

enesele võetavate kohustuste sisu ja tagajärgi ning on nõus nendes toodud tingimustega;

1.3.3. lepingu täitmisega ei kahjustata kolmandate isikute õigusi ning puuduvad mistahes asjaolud, mis välistaksid tema õigusi sõlmida leping ja seda nõuetekohaselt täita;

1.3.4. ta omab lepingu täitmiseks vajalikke kehtivaid lubasid, registreeringuid, esindusõigusi ja sertifikaate ning nende lõppemisel lepingu kehtivusperioodil kohustub neid pikendama/uuendama. Kui lubade, registreeringute, esindusõiguste ja sertifikaatide pikendamine ei ole võimalik temast sõltumata asjaoludel, on täitja kohustus tellijat sellest koheselt teavitada;

1.3.5. tellijale osutatava teenuse suhtes puuduvad kolmandatel isikutel mistahes nõuded või muud õigused, mida kolmandatel isikutel on teenuse suhtes maksma panna;

1.3.6. tema ja tema poolt pakutav teenus ega sellega seotud kaup ei ole rahvusvahelise sanktsiooni subjekt ega pärit sanktsiooni all olevast piirkonnast rahvusvahelise sanktsiooni seaduse (RSanS) mõttes.

1.4. Lepingu ese on sõja- ja katastroofimeditsiini konverentsi korraldamine (edaspidi teenus). 1.5. Lepingu ja selles sätestatud tingimuste alusel kohustub täitja tellijale osutama teenust ning

tellija kohustub tasuma täitjale teenuse ostuhinna rahas. 1.6. Teenus peab vastama eelkõige riigihanke alusdokumentidele ja seejärel täitja esitatud

pakkumusele. Osutatav teenus peab vastama lepingu tingimustele. Lepingu tingimustele peavad vastama ka teenuse juurde kuuluvad dokumendid.

2/8

1.7. Dokumentide hierarhia on järgmine: riigihanke tehniline kirjeldus arvestades pakkumuse esitamise ettepanekus sätestatud erisustega, hankeleping lepingus sätestatud erisustega ja seejärel täitja poolt esitatud pakkumus. Täitja teenuse osutamist reguleerivad tüüptingimused saavad rakenduda ainult osas, mis ei ole vastuolus käesolevas lepingus sätestatud tingimustega.

2. Lepingu osad

Lepingu lahutamatud osad on riigihanke alusdokumendid, täitja riigihanke pakkumus ja selle lisad, riigihanke menetluse ajal antud selgitused, kinnituskirjad, poolte vahel edastatud teated ning kõik sõlmitavad hankelepingu muudatused.

3. Tellija õigused ja kohustused

3.1. Tellijal on õigus jooksvalt kontrollida lepingust tulenevate kohustuste täitmist ja teenuste tellimisega seotud dokumente ning nõuda igal ajal informatsiooni lepingu täitmise kohta.

3.2. Tellijal on õigus kontrollida täitja esitatud arvete, kalkulatsioonide ja muude kulutuste õigsust ja vastavust tegelikkusele. Vajadusel on õigus nõuda välja alltöövõtjate arveid.

3.3. Tellijal on õigus konsulteerida täitjaga teenusega seotud küsimustes, näiteks teenuse osutamisega seotud küsimustes.

3.4. Tellijal on õigus nõuda teenusel ilmnenud puuduste viivitamatut kõrvaldamist. 3.5. Tellijal on õigus nõuda täitja süül tekkinud kahjude hüvitamist. 3.6. Tellija kohustub tasuma täitjale lepingule vastavalt osutatud teenuse eest lepingus

sätestatud tingimustel. 3.7. Tellija kohustub vastama mõistliku aja jooksul kõikidele täitja poolt esitatud taotlustele

juhiste täpsustamiseks. 3.8. Tellija kohustub informeerima täitjat esimesel võimalusel probleemidest, mis on seotud

hankelepingu täitmisega. 4. Täitja õigused ja kohustused

4.1. Täitja kohustub esitama tellija nõudmisel ülevaate teenuse osutamise hetkeseisust. 4.2. Täitja kohustub tellija nõudmisel esitama informatsiooni (maht ja otstarve) alltöövõtjate

kohta. Juhul, kui täitja on esitanud vastavasisulise informatsiooni enne lepingu sõlmimist, siis täitja peab tellijaga eelnevalt kooskõlastama varem nimetatud isikute vahetumise.

4.3. Täitja kohustub viivitamata teavitama tellijat lepingu täitmist takistavatest asjaoludest. 4.4. Täitja kohustub viivitamata teavitama tellijat täitja vastu suunatud tellijaga seotud

küberründest ja küberintsidendist ning esitama tellija nõudmisel tellijale küberintsidendi raporti.

4.5. Täitja kohustub järgima lepingu täitmisel õiglase kaubanduse tingimusi, lähtuma keskkonnasäästlikest põhimõtetest, mitte kasutama orja- ja lapstööjõudu.

4.6. Täitja kohustub tellijat viivitamata teavitama, kui ta ei saa kokkulepitud tähtajaks teenust osutada.

4.7. Täitja kohustub osutama teenust tähtaegselt ja nõuetekohaselt kokkulepitud mahus ja sagedustega vastavalt lepingus ja ostutellimuse esitamise käigus sätestatud tingimustele, parimas praktikas rakendatavatele nõuetele, normidele ja standarditele.

4.8. Täitja kohustub kooskõlastama igakordselt kõik tehnilises kirjelduses kirjeldatud tegevused lepingu punktis 12.2 nimetatud tellija kontaktisikuga.

4.9. Täitja kohustub teenuse realiseerima ja täielikult täitma tehnilises kirjelduses nimetatud tegevused hiljemalt 18.12.2026.

4.10. Täitjal on õigus saada kokkulepitud tasu vastavalt osutatud teenuse eest lepingus sätestatud tingimustel.

4.11. Täitjal on õigus saada tellijalt juhiseid, selgitusi või muud teavet, mis mõjutab lepingu täitmist.

4.12. Täitjal on õigus teha ettepanekuid teenuse osutamisega seotud tegevuste parema organiseerimise osas.

4.13.

3/8

5. Teenuse üleandmine ja vastuvõtmine

5.1. Täitja vormistab teenuse osutamise kohta üleandmise-vastuvõtmise akti, mis allkirjastatakse kahepoolselt, kui ei ole kokku lepitud teisiti.

5.2. Üleandmise-vastuvõtmise akt on allkirjastatud dokument, mis kinnitab lepingu tingimustele vastava teenuse üleandmist ja tellija poolt selle vastuvõtmist (teenuse hankelepingu kohase väljundi sihipärase kasutuse võimaldamist). Nimetatud akti vormistab täitja võimalusel digitaalselt allkirjastatuna ning esitab tellijale allkirjastamiseks viivitamatult pärast teenuse osutamist. Akti võib tellija poolt allkirjastada ja kinnitada ka punktis 12.2 nimetatud kontaktisik.

5.3. Täitja kohustub koos akti(de)ga tellijale üle andma kõik lepingu täitmisel saadud ja loodud materjalid (sh osalejate allkirjadega registreerimislehed: originaalid ja skanneeringud, ürituste materjalide kujundusfailid, välja töötatud prototüüpide tutvustuse ja fotod teisaldataval andmekandjal).

5.4. Tööde üleandmise-vastuvõtmise akti(de)s tuleb välja tuua alljärgnev info: 5.4.1. teostatud tööde kirjeldus ürituse ettevalmistamise ja läbiviimise raamistikus,

kokkuvõte toimunud konverentsist; 5.4.2. ülevaade eelarvest töölõikude kaupa; 5.4.3. järeltegevused (artikli koostamine); 5.4.4. üleantud materjalid (fotod ja muud tehnilises kirjelduses toodud). 5.4.5. juhul, kui täitja kasutas lepingu vahetul täitmisel alltöövõtjaid, kajastab täitja

olulisemad alltöövõtjad ja nende poolt teostatud tööde täpsed kirjeldused aktis.

5.5. Tellijal on õigus üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamisest keelduda, kui osutatud teenus ei vasta lepingus sätestatud tingimustele. Teenuse vastuvõtmisest keeldumise korral koostavad poolte hankelepingu kontaktisikud kirjalikus vormis vastavasisulise akti ning täitja on kohustatud pretensioonis märgitud puudused likvideerima tellija ja täitja kontaktisikute poolt kokkulepitud tähtajaks, mis ei või olla pikem kui 14 kalendripäeva, kui pooled ei ole kokku leppinud teisti.

6. Lepingu maksumus ja maksetingimused

6.1. Hankelepingu kogumaksumus on 60 000 eurot, millele lisandub käibemaks seaduses sätestatud juhul.

6.2. Lepingu kogumaksumus on tellijale lõplik ja täitjale siduv ning see sisaldab kõiki kulusid (nt personali töötasud, meediategevuse- ja kommunikatsioonikulud, transport, vahendid, materjalid, toitlustus jms) ja tasusid (nt autori varaliste õiguste loovutamine ja isiklike kasutusõiguste, litsentsi andmine jms), mis on vajalikud teenuse nõuetekohaseks osutamiseks.

6.3. Täitja esitab arve e-arvena (masintöödeldavas XML-formaadis). Juhul, kui väljaspool Eesti Vabariiki registreeritud täitjal ei ole tehnilistel põhjustel võimalik esitada e-arvet, siis ta esitab lepingus nimetatud e-posti aadressile PDF-formaadis arve juhul, kui hankelepingus ei ole teisiti kokku lepitud.

6.4. Täitja esitab arve järgmiste andmetega:

6.4.1. Maksja andmed (arve tasuja):

Kaitsevägi (registrikood 70008641, aadress Juhkentali 58, 15007 Tallinn).

6.4.2. Muud arvele märgitavad andmed: tellija kontaktisiku nimi; hankelepingu number; teenuse liik ja osutamise aeg.

4/8

6.4.3. Täitja pangarekvisiidid:

Saaja pank: AS SEB Pank; Saaja pangakonto number: IBAN: EE111010220036469016; SWIFT: EEUHEE2X.

6.5. Tellija tasub vastuvõetud ja lepingu tingimustele vastava teenuse eest 28 päeva jooksul

pärast lepingu tingimustele vastava arve kättesaamist. Arve esitamise aluseks on poolte allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akt.

6.6. Tellija ei aktsepteeri arvet, mis ei vasta lepingu tingimustele. Sellisel juhul täitja esitab uue arve seitsme päeva jooksul. Tasumine loetakse teostatuks tellija panga poolt maksekorralduse vastuvõtmisest.

6.7. Tellija kontrollib enne arve, mille maksumus on koos käibemaksuga 10 000 eurot või rohkem, tasumist täitja maksuvõla puudumist Maksu- ja Tolliameti kodulehekülje kaudu. Vähemalt 10 000-eurose maksuvõla olemasolu korral informeerib tellija tasutavast arvest Maksu- ja Tolliametit.

7. Vääramatu jõud

7.1. Lepingust tulenevate kohustuste rikkumine on vabandatav, kui pool on rikkunud kohustust vääramatu jõu tõttu. Pooled loevad vääramatuks jõuks asjaolu, mida kohustust rikkunud pool ei saanud mõjutada ja mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud temalt oodata, et ta lepingu sõlmimise ajal selle asjaoluga arvestaks või seda väldiks või takistava asjaolu või selle tagajärje ületaks, nt loodusõnnetusi, üldisi elektrikatkestusi, sõjategevust, blokaadi. Pooled ei loe vääramatuks jõuks täitja kolmandast isikust lepingupartneri suutmatust lepingut täita.

7.2. Kui mistahes vääramatu jõu tingimustele vastav asjaolu tõi kaasa lepingu mittetäitmise lepingus või selle lisades ettenähtud tähtajal ning selle mõju on ajutine, on lepingust tulenevat kohustust rikkunud poole käitumine vabandatav üksnes ajal, mil vääramatu jõud kohustuse täitmist takistas.

7.3. Vääramatu jõu esinemise tõttu lükatakse lepingulise kohustuse täitmise tähtaeg edasi vastavalt asjaolu mõjumise ajale, kuid mitte enamaks kui 90 päeva juhul, kui pooled ei ole teisiti kokku leppinud. Vääramatu jõu esinemisel tehakse tarneaja osas vajadusel hankelepingu muudatus.

7.4. Pool, kes ei suuda oma kohustusi vääramatu jõu tõttu täita, peab viivitamatult teatama teisele poolele nimetatud olukorra tekkimisest ja lõppemisest. Mitteteatamine või mitteõigeaegne teatamine võtab poolelt õiguse viidata rikkumise vabandatavusele, s.o vääramatu jõu esinemisele, ning teavitamise kohustust rikkunud pool vastutab lepingulise kohustuse rikkumise eest vastavalt lepingus sätestatule.

7.5. Juhul, kui vääramatu jõu mõju on alaline ning ei võimalda pooltel täita lepingulisi kohustusi täielikult või osaliselt, siis pooltel on õigus leping üles öelda või lepingust taganeda, tehes teisele poolele vastava lepingust ülesütlemis- või taganemisavalduse.

7.6. Vene Föderatsiooni ja Valgevenega seotud impordi piirangutest tulenevat mõju teenuse osutamise kohustuse täitmisele ei käsitle pooled vääramatu jõuna juhul, kui need asjaolud esinesid lepingu sõlmimise hetkel.

8. Konfidentsiaalsus- ja julgeolekutingimused

8.1. Konfidentsiaalse teabe all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud teavet, isikuandmeid, turvaandmeid, selgelt tähistatud asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud dokumente ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada tellija huve. Konfidentsiaalne teave ei hõlma endas teavet, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil.

8.2. Konfidentsiaalsusnõude kohaselt pool kohustub mitte avaldama lepingu kehtivuse ajal ega hiljem teise poole kirjaliku nõusolekuta teise poole konfidentsiaalset teavet. Pool kaitseb temale lepingu täitmise käigus teatavaks saanud teabe konfidentsiaalsust.

5/8

8.3. Täitja kohustub mitte kasutama tellija kirjaliku nõusolekuta lepingu juurde kuuluvat dokumenti või informatsiooni, v.a juhtudel, mis on vajalikud lepingu täitmiseks. Kõik dokumendid peale lepingu ja selle lisade on tellija omand ning kui tellija nõuab, on täitja kohustatud tagastama need talle pärast lepingu lõppemist.

8.4. Asutusesiseseks kasutamiseks tunnistatud teabe avaldamine mistahes kolmandatele isikutele on keelatud.

8.5. Avalikkusele suunatud lepingu eseme või selle täitmisega seotud teavitus, sh pressiteated, tellijale viitamine reklaamis või võrguväljaandes, on lubatud ainult tellija sõnaselgel kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul.

8.6. Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 9. Intellektuaalse omandi õigused

9.1. „Intellektuaalse omandi õigused“ tähendab mis tahes õigusi loometöö tulemustele kõikjal maailmas olenemata sellest, kas need on praegu olemas või tekivad tulevikus ning kas need on registreeritud või mitte, sealhulgas autoriõigust, autoriõigusega kaasnevaid õigusi, andmebaasi tegija õigusi ning tööstusomandi õigusi.

9.2. Juhul, kui teenus (sh vastav dokumentatsioon) on kaitstud autoriõigustega kõikide varaliste ja isiklike õiguste osas, annab täitja tellijale autoriõiguse seaduse tähenduses ülemaailmse tagasivõtmatu lihtlitsentsi all-litsentsi andmise õigusega, mis kehtib autoriõiguste kehtivuse tähtaja lõpuni. Litsents loetakse üleantuks vastava dokumentatsiooni üleandmise hetkest, mille eest eraldi tasu ei maksta (autoriõiguste tasu sisaldub lepingu maksumuses).

9.3. Juhul, kui teenus (sh vastav dokumentatsioon) on kaitstud autoriõigustega kaasnevate õiguste või tööstusomandiga, annab täitja tellijale vajaliku õiguse teenuse igakülgseks kasutamiseks.

9.4. Käesolevas peatükis toodud juhtudel loetakse lepingut ühtlasi ka autorilepinguks. Intellektuaalse omandi õiguste üleandmise ja kasutamise tingimused võib hankelepingus kokku leppida teisti.

9.5. Pooled on kokku leppinud, et käesolevale lepingule ei kohaldata võlaõigusseaduse § 374. 9.6. Täitja poolt lepingu alusel ja raames kogutud informatsioon, raportid, uuringud jm loetakse

samuti tellija omandiks ning lepingu lõppemise või lõpetamise korral või tellija nõudmisel on täitja kohustatud viivitamatult oma kulul üle andma tellijale kogu tema valduses oleva sellise informatsiooni.

10. Vastutus

10.1. Pooled kannavad teineteise ees vastutust lepingujärgsete kohustuste mittenõuetekohase täitmise või täitmata jätmise korral vastavalt lepingu sätetele ja kehtivatele õigusaktidele.

10.2. Täitja vastutab teenuse lepingu tingimustele mittevastavuse (puuduste) eest, kui teenuse lepingu tingimustele mittevastavus avastatakse (st puuduseid ei olnud võimalik nende tavapärase ülevaatuse käigus avastada, nn varjatud puudused) pärast osutatud teenust.

10.3. Juhul, kui täitja täidab lepingut mittenõuetekohaselt, on tellijal õigus keelduda osutatud teenuse vastuvõtmisest ja ostuhinna tasumise kohustuse täitmisest ning esitada täitjale lepingus sätestatud viisil kohustuse täitmise nõue pärast kohustuse rikkumisest teadasaamist, andes täitjale mõistliku tähtaja lepingu täitmiseks. Nõuetekohase teenuse osutamiseni tellijale loetakse täitja teenuse osutamisega viivitanuks.

10.4. Teenus ei vasta lepingu tingimustele muu hulgas, kui teenust ei ole osutatud ootuspärasele kvaliteedile vastavalt, teenusel ei ole kokkulepitud omadusi, teenust ei ole osutatud kokkulepitud tähtajaks, kokkulepitud mahus, ettenähtud sagedusega, täitja ei esita teenuse osutamise kohta nõuetekohast dokumentatsiooni, jätab tellijale lepingu täitmise kohta informatsiooni esitamata vms.

10.5. Tellija on kohustatud teavitama täitjat vähemalt e-posti teel teenuse lepingu tingimustele mittevastavusest 30 päeva jooksul arvates sellest, kui tellija või tellija volitatud isik sai teada teenuse lepingu tingimustele mittevastavusest. Teates kohustub tellija nõudma täitjalt kohustuse täitmist, andes ühtlasi lepingu kohaseks täitmiseks täitjale mõistliku tähtaja, mis ei tohi olla üldjuhul pikem kui 60 päeva.

6/8

10.6. Juhul, kui tellija ei teata täitjale teenusel esinevast puudusest lepingus sätestatud tähtaja jooksul pärast puudusest teadasaamist, siis täitja vabaneb vastutusest teenuse puuduste eest, v.a juhul, kui puudustest teatamata jätmine oli mõistlikult vabandatav.

10.7. Juhul, kui osutatud teenus ei vasta lepingu tingimustele, siis tellijal on õigus nõuda täitjalt mittevastava teenuse teistkordset osutamist lepingu tingimustele vastava teenusega.

10.8. Juhul kui teenus ei vasta lepingu tingimustele ja tellija on nõus vastu võtma puudustega teenuse, on tellijal õigus alandada selle teenuse hinda puudustele vastava osa võrra, esitades selleks täitjale avalduse.

10.9. Teenuse tähtaegselt osutamata jätmise korral on tellijal õigus nõuda täitjalt leppetrahvi kuni 0,25% tähtaegselt osutamata teenuse maksumusest päevas iga teenuse osutamata jätmisega viivitatud päeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% hankelepingu maksumusest, kui hankelepingus ei ole sätestatud teisiti.

10.10. Pooltel on õigus lisaks lepingu ülesütlemisele või lepingust taganemisele nõuda lepingu olulise rikkumise eest leppetrahvi, kahju hüvitamist ja kasutada teisi õiguskaitsevahendeid.

10.11. Juhul, kui täitja rikub muud lepingujärgset kohustust kui tähtaegne teenuse osutamine, on tellijal õigus nõuda täitjalt leppetrahvi kuni 10% kogu hankelepingu objektiks oleva teenuse maksumusest.

10.12. Konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise korral on poolel õigus nõuda kohustust rikkunud poolelt leppetrahvi kuni 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral.

10.13. Juhul, kui tellija viivitab arve tasumisega, on täitjal õigus nõuda tellijalt võlaõigusseaduse § 113 lõikes 1 sätestatud viivist tähtajaks tasumata summalt iga tasumisega viivitatud päeva eest kuni 0,25% päevas tingimusel, et viivitusest on tellijale teada antud 30 päeva jooksul selle tekkimisest. Viivise kogusuurus ei ületa 10% viivituses oleva summa suurusest.

10.14. Leppetrahv on kokkulepitud kohustuse täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks. Leppetrahvi nõudmine ei võta tellijalt õigust nõuda täitjalt lepingu rikkumisega tekitatud kahju hüvitamist.

10.15. Leppetrahvide nõudeõigus on 180 päeva alates vastava rikkumise avastamisest arvates. 10.16. Leppetrahvid ja viivised tasutakse 28 päeva jooksul vastava nõude saamisest arvates, kui

pooled ei ole kokku leppinud teisiti. Tellijal on õigus arvestada tellija poolt esitatud leppetrahvi nõuete summad ja kahjuhüvitiste summad maha täitjale tasumisele kuuluvast tasust.

10.17. Pooltel on õigus kokkuleppel leppetrahv (ka osaliselt) asendada samas väärtuses lepingu esemega või lepingu esemega seotuga. Käesoleva punkti rakendamisel ei ole tegemist leppetrahvi määramisega, vaid eraldiseisva lepingust tuleneva õiguskaitsevahendiga.

11. Lepingu lõpetamise alused

11.1. Tellija annab lepingu(st) ülesütlemisel/taganemisel täitjale mõistliku tähtaja lepingu täitmiseks, mis ei või üldjuhul olla pikem kui 30 päeva. Lepingu täitmiseks antav tähtaeg ei vabasta poolt vastutusest kohustuse rikkumise eest.

11.2. Tellija ei ole kohustatud lepingu(st) ülesütlemisel/taganemisel andma tähtaega lepingu täitmiseks olulise lepingurikkumise korral. Sel juhul tellija esitab täitjale kirjaliku lepingu ülesütlemis-/taganemisavalduse mõistliku aja jooksul olulisest lepingurikkumisest teadasaamisest arvates. Lepingu(st) ülesütlemine/taganemine loetakse toimunuks, kui täitja on saanud ülesütlemis-/taganemisavalduse kätte.

11.3. Lepingu täitmiseks antud täiendava tähtaja möödumisel tellija võib esitada täitjale kirjaliku lepingu(st) ülesütlemis-/või taganemisavalduse. Lepingu(st) ülesütlemine või taganemine loetakse toimunuks ülesütlemis-/taganemisavalduse täitja poolt kättesaamisest arvates. Lepingu(st) ülesütlemis-/taganemisavaldust ei ole vaja esitada, kui täiendava tähtaja andmisel on tellija eelnevalt kirjalikult selgitanud, et tähtaja jooksul lepingujärgse kohustuse täitmata jätmisel ütleb tellija lepingu üles/taganeb tellija lepingust. Sel juhul lõpeb leping tellija poolt lepingu täitmiseks määratud tähtaja möödumisel ja tingimusel, et täitja ei ole pakkunud tellijale kohast täitmist.

11.4. Poolel on õigus leping täiendava tähtajata üles öelda või lepingust taganeda, kui teine pool on lepingust tulenevaid kohustusi oluliselt rikkunud (oluline lepingurikkumine). Oluliste lepingurikkumistega on muu hulgas tegemist juhul, kui:

7/8

11.4.1. rikutakse lepingust tulenevaid kohustusi tahtlikult või raske hooletuse tõttu; 11.4.2. täitja on jätnud tellija antud täiendava tähtaja jooksul oma kohustused täitmata; 11.4.3. täitja edastab tellijale teate täitmisest keeldumise kohta; 11.4.4. täitja ei ole alustanud lepingu täitmist aja jooksul, mis võimaldaks lepingut

tähtaegselt täita; 11.4.5. esitatakse valeteavet või võltsitud andmeid; 11.4.6. rikutakse konfidentsiaalsuskohustust; 11.4.7. kohustuse rikkumine annab poolele mõistliku põhjuse eeldada, et teine pool ei

täida kohustust ka edaspidi; 11.4.8. täitjal esineb lepingu kehtivuse ajal seadusrikkumisi lepingu esemeks oleva teenuse

osutamisega; 11.4.9. täitjal lõppevad lepingu täitmiseks vajalikud load ning täitja ei pikenda neid või

lubade pikendamine ei ole võimalik; 11.4.10. täitja on enam kui kolmel korral rikkunud lepingu tingimusi, mida ei ole nimetatud

punktides 11.4.1–11.4.9.

11.5. Tellijal on õigus leping erakorraliselt üles öelda juhul, kui täitja suhtes on tehtud pankrotiotsus või on algatatud likvideerimisprotsess.

11.6. Tellijal on õigus leping igal ajal üles öelda, teatades sellest täitjale vähemalt 30 kalendripäeva ette.

11.7. Pooltel on õigus leping igal ajal lõpetada poolte kokkuleppel. 11.8. Ülesütlemisel ei ole pooled kohustatud lepingut täitma. Pooled on lepingu ülesütlemisel või

taganemisel kohustatud tagastama teineteisele lepingu lõpetamisele järgneva aja kohta juba ette üleantu võlaõigusseaduses sätestatud korras.

12. Kontaktisikud

12.1. Tellija kontaktisik lepingulistes küsimustes on vastava valdkonna kategooriajuht, kes on lepingu sõlmimise hetkel toetus- ja korraldusteenuste kategooriajuht Kätlin Anepaio (tel +372 5346 7596, e-post [email protected]).

12.2. Tellija kontaktisik ja konverentsi koordinaator lepingu täitmise osas on Hele-Reet Lille (tel +372 5450 1399, e-post [email protected]).

12.3. Täitja kontaktisik on Kai Banatovski (tel +372 514 4224, e-post [email protected]). 12.4. Kontaktisikud teenuse vastuvõtmiseks lepitakse kokku hankelepingus. 12.5. Kõik teated, millel ei ole õiguslikku tagajärge, esitatakse e-posti teel ning peavad olema

adresseeritud lepingu kontaktisikutele juhul, kui hankelepingus ei ole teisiti kokku lepitud. 12.6. Pool teavitab teist poolt kontaktisiku või muude andmete muutumisest viivitamata e-posti

teel. Seda teadet ei loeta lepingu muudatuseks. 13. Lõppsätted

13.1. Leping jõustub, kui tellija on selle allkirjastanud ja kehtib kuni lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmiseni, lepingu ülesütlemisel, taganemisel või muul seadusest tuleneval alusel.

13.2. Lepingu täitmise keel on eesti keel, kui pooled ei ole teisiti kokku leppinud. Vastuolude olemasolul eestikeelsete ja inglisekeelsete dokumentide korral prevaleerib eestikeelne versioon.

13.3. Lepingu täitmisel ja lepingust tulenevate vaidluste korral lähtutakse Eesti Vabariigi õigusaktidest, kui pooled ei ole teisiti kokku leppinud.

13.4. Pooled on kokku leppinud võtta tarvitusele kõik abinõud omavaheliste erimeelsuste lahendamiseks läbirääkimiste teel. Kokkuleppele mittejõudmisel lahendatakse vaidlus vastavalt Eesti Vabariigi õigusele Harju Maakohtus, v.a juhul, kui pooled on teisiti kokku leppinud.

13.5. Lepingu üksiku sätte kehtetus ei too kaasa kogu lepingu või lepingu teiste sätete kehtetust. 13.6. Kumbki pool ei oma õigust oma lepingulisi õigusi ja kohustusi üle anda kolmandatele isikutele

teise poole kirjaliku nõusolekuta. 13.7. Lepingu muutmises võib kokku leppida riigihangete seaduses toodud tingimustel.

8/8

13.8. Lepingu muudatused kehtivad juhul, kui need on vormistatud kirjalikult. Kirjaliku vorminõude mittejärgimisel on lepingu muudatused tühised. Kõik lepingu muudatused jõustuvad pärast nende allkirjastamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal.

13.9. Pooltevaheliste õiguslikku tähendust omavate teadete edastamine peab toimuma kirjalikult või e-posti teel digitaalselt allkirjastatuna. Teatis loetakse kättesaaduks ka juhul, kui see on edastatud postiasutuse poolt tagasisaadetava väljastusteatega lepingus tähendatud asukohta ja teate posti panemisest on möödunud 5 päeva. E-posti teel teate saatmise korral loetakse teade kättesaaduks järgmisel tööpäeval.

13.10. Leping on koostatud ühes eksemplaris ja allkirjastatud digitaalselt. 14. Lisad

14.1. Lisa 1. Tehniline kirjeldus; 14.2. Lisa 2. Täitja pakkumus; 14.3. Lisa 3. Andmetöötluse leping.

Tellija: Täitja: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Maia Prunt Agne Annist hankebüroo juht juhatuse liige