1. RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021-2027 VERSIOON 16 . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3

1.1 1. ÜLDOSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5 1.1.1 1.1. LÜHENDID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6 1.1.2 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

1.1.2.1 1.2.1. Eesmärk . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11 1.1.2.2 1.2.2. Kasutusulatus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 1.1.2.3 1.2.3. Vastutajad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13 1.1.2.4 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14 1.1.2.5 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

1.1.2.5.1 Töökorra lisad . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 1.1.3 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19 1.1.4 Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

1.2 2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26 1.2.1 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 27

1.2.1.1 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28

1.2.1.2 2.1.2. RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31 1.2.1.3 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34 1.2.1.4 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . 37 1.2.1.5 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 38 1.2.1.6 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40 1.2.1.7 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee)

asutamise ja rakendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 41 1.2.1.8 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 43 1.2.1.9 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 1.2.1.10 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 48 1.2.1.11 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu

ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 49 1.2.1.12 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52

1.2.2 2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53 1.2.2.1 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning

EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 1.2.2.2 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme

makse esitamine ja finantsaruandlus . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60 1.2.2.3 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 63 1.2.2.4 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste

teostamise tagamise ja kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65 1.2.2.5 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja

erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69 1.2.2.6 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse

tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 71 1.2.2.7 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . 78 1.2.2.8 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 80 1.2.2.9 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 81 1.2.2.10 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess . . . 82 1.2.2.11 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . 83 1.2.2.12 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess . . . . . . . . 84 1.2.2.13 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 86 1.2.2.14 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 1.2.2.15 2.2.15 KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele . . . . . . . . . . 89

1.2.3 2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . 90 1.2.3.1 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91 1.2.3.2 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92 1.2.3.3 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess . . . . . . . . . . 93 1.2.3.4 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 95 1.2.3.5 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96 1.2.3.6 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane

tulemuslikkuse hindamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 97 1.2.3.7 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98 1.2.3.8 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101 1.2.3.9 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess . . . . . . . . . . . . . . 103 1.2.3.10 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 1.2.3.11 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess . . . 105 1.2.3.12 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 107 1.2.3.13 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess . . . . . . . . . . . . . . 108 1.2.3.14 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 111 1.2.3.15 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114 1.2.3.16 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 116 1.2.3.17 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120 1.2.3.18 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 123 1.2.3.19 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 125 1.2.3.20 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126

1.3 3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 129 1.3.1 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 130

1.3.1.1 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131

1.3.1.2 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134 1.3.1.3 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 139 1.3.1.4 3.1.4. Otsustusprotsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 140 1.3.1.5 3.1.5. SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine 146

1.3.2 3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 147 1.3.2.1 3.2.1. Maksete protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 148

1.3.2.1.1 3.2.1.1. Projekti maksete prognoosi kontrollimise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 149 1.3.2.1.2 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150 1.3.2.1.3 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151 1.3.2.1.4 3.2.1.4. Makse RTK algatusel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 155

1.3.2.2 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 1.3.2.3 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 164 1.3.2.4 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 1.3.2.5 3.2.5. Andmekorje protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 1.3.2.6 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 1.3.2.7 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 175

1.3.3 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 178

RIIGI TUGITEENUSTE KESKUSE TOETUSTE VALDKONNA TÖÖKORD PROGRAMMPERIOODIDEKS 2014-2020/ 2021- 2027 VERSIOON 16

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

Töökorra lisad 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.2.15 KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess

Info

Versioon: 16

2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA 3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess

3.2.1.1. Projekti maksete prognoosi kontrollimise protsess 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess 3.2.1.4. Makse RTK algatusel

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

1. ÜLDOSA 1.1. LÜHENDID 1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk 1.2.2. Kasutusulatus 1.2.3. Vastutajad 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

1.1. LÜHENDID

AA – auditeeriv asutus. EŠK korral on AA programmi auditeerimisüksuseks.

Abifond – Euroopa abifond enim puudust kannatavate isikute jaoks

AFCOS – Anti-Fraud Co-ordinating Service

AI – tehisaru

AK – asutusesiseseks kasutamiseks

Arendustsükkel – kokkulepitud ajaperiood, mille jooksul realiseeritakse kokkulepitud arendused

AvTS – Avaliku teabe seadus

Confluence – dokumentide töötlemise keskkond

DHO – Riigi Tugiteenuste Keskuse dokumendihaldus- ja arhiiviteenuse osakond 

DHS – dokumendihaldussüsteem

DNSH- Ei kahjusta oluliselt põhimõte

Doonorid – Island, Liechtenstein ja Norra

e-toetus – struktuuritoetuse registri toetuse saaja poolne keskkond

ECA – Euroopa Kontrollikoda

EIF – Euroopa Investeerimisfond

EIS- Ettevõtluse ja Innovatsiooni Sihtasutus

EK – Euroopa Komisjon

EL – Euroopa Liit

ERF – Euroopa Regionaalarengu Fond

ESF – Euroopa Sotsiaalfond

ESF+ – Euroopa Sotsiaalfond+

EŠK –  Šveitsi-Eesti koostööprogramm

EŠK raamkokkulepe  – Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise EL-s majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe

EŠK regulatsioon – EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon

FKO – finantskorrektsiooni otsus

FMC – EMP mehhanismi juhtkomitee, mis on määratud doonorriikide Standing Commitee poolt (Financial Mechanism Committee)

FMO – Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei, kes vastutab doonorite nimel finantsmehhanismide jooksva rakendamise eest (Financial Mechanism Office). Kui õigusaktist tuleneb kohustus esitada dokumendid NMFA-le või FMC-le, siis esitatakse tehniliselt materjalid FMO-le

GRACE – FMO infosüsteem

Fossiilkütus – üldmõiste taastumatute energiaallikate kohta. Need kütused pärinevad taimedest ja loomadest, kes elasid geoloogilises minevikus (näiteks miljoneid aastaid tagasi). Fossiilkütused on süsinikupõhised ja nende põletamisel vabaneb atmosfääri süsinikku. Fossiilkütuseid saab ka tööstuslikult toota teistest fossiilkütustest (näiteks toornaftast toodetakse mootoribensiini).

Mõned näited fossiilkütustest on: põlevkivi ja põlevkivitooted, bensiin, diisel, maagaas, LNG, LPG, turvas, olmejäätmed.

HL- hankeleping

IMS – Irregularity Management System

IA – Norra/EMP rikkumiste asutus (Irregularities Authority)

IKT – Info-ja kommunikatsioonitehnoloogia

Infospetsialist – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakonna infospetsialist

ISO – Riigi Tugiteenuste Keskuse infosüsteemide arendamise osakond

JIRA – projektihalduse keskkond, kus toimub Riigi Tugiteenuste Keskuse osakondade tööülesannete täitmise haldamine

JKS – juhtimis- ja kontrollisüsteem

JCBF – Kahepoolsete suhete juhtkomisjon (Joint Commitee for Bilateral Funds)

KA – struktuurivahendite korraldusasutus

KA keskkonnaekspert - Toetuste arendamise osakonna toetuste korraldamise talituse keskkonnaekspert 

KAMIN – korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele

Kaudne abisaaja – ettevõtja, kes saab projekti raames mitterahalises vormis riigiabi või vähese tähtsusega abi

KD – kuludokumendid

KL – kontroll-leht

Kliima meetmed – RTK poolt rakendatavad meetmed kohaliku omavalitsuse hoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV haridushoonete energiatõhusaks muutmiseks, KOV-i hoolekandeasutuste hoonetes energiatõhususe ja taastuvenergia kasutuse edendamiseks ja keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks ja RTK poolt rakendatavad Moderniseerimisfondi TAT-d

KO – Riigi Tugiteenuste Keskuse kommunikatsiooniosakond

KeHJS  – keskkonnamõju hindamise ja keskkonnajuhtimissüsteemi seadus

Keskkonnariskiga kääbushange-  SV projekti hankija keskkonnariskiga kääbushange, mis on kajastatud "SF116 projektide riskihindamise tabelis", mis  asub Jira taski juures RTK0019-1167 -   Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRES

Keskkonnariskiga ost  –  SV projekti mittehankija keskkonnariskiga ost, mis on kajastatud "SF116 projektide riskihindamise tabelis", mis asub Jira taski juures RTK0019-1167 -   Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS

Keskkonnariskiga projekt - SV projekt, millele on määratud keskkonnariski vastavuskontrolli käigus ja mis sisaldab keskkonnariskiga hanget/ostu "SF116 projektide riskihindamise tabelis", mis asub Jira taski juures RTK0019-1167 -   Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS 

Keskkonnariskiga riigihange - SV projekti hankija keskkonnariskiga riigihange, mis on kajastatud "SF116 projektide riskihindamise tabelis", mis asub Jira  taski juures RTK0019-1167 -   Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS 

KSH – keskkonnamõju strateegiline hindamine

KSM – kindlasummaline makse

KSR – kuludega sidumata rahastamine (ingl. k FNLC ehk financing not linked to costs)

Kääbushange – Kääbushange on RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta. Kääbushange on alla lihthanke piirmäära (või alla riigihanke piirmäära, kui RHS sellele riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus

Kvaliteediekspert  – TAO riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse kvaliteediekspert

MARO – Maakondlik arendusorganisatsioon

MATA meetmed – Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmed (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

MKM – Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium

MNK – meetmete nimekiri

MoF – Moderniseerimisfond

MoU – Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum ja EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (Memorandum of Understanding)

NMFA – Norra välisministeerium (Norwegian Ministry of Foreign Affairs)

Norra/EMP – Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismid

Norra/EMP SA – Norra/EMP toetuste sertifitseerimisasutus

OJ – osakonnajuhataja

OLAF – Euroopa Liidu Pettustevastane Amet (European Anti-Fraud Office)

OP – Ühtekuuluvuspoliitika rakenduskava või abifondi rakenduskava

PDA – peadirektori asetäitja

Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendid - Valitsuse 15. detsembri 2022 Ühtekuuluvuspoliitika fondide 2021-2027 meetmete nimekirjas (kinnitatud VV 15.12.2022 istungi protokollilise otsusega) ette nähtud poliitikaeesmärgi „Nutikam Eesti“ prioriteetse suuna 3 „VKE-de kestliku majanduskasvu ja konkurentsivõime tõhustamine ning VKE-des töökohtade loomine, muu hulgas tootlike investeeringute kaudu“ meede 21.1.3.4 „Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)"

PL – Partnerluslepe

PO – Norra/EMP programmioperaator/EŠK programmioperaator

Projektide keskkonnaekspert – RTK TAO toetuste korraldamise talituse projektide keskkonnaekspert

Projektihaldustarkvara – tarkvara, milles hallatakse tööülesandeid

RA – rakendusasutus

RAR – riigiabi ja vähese tähtsusega abi register

RHAD – Riigihanke alusdokumendid

– riigieelarvelisedRE

RH - riigihange

RHS – riigihangete seadus

Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht – TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

RKA – riiklik kontaktasutus Norra/EMP programmides

RKÜ – Šveitsi-Eesti koostööprogrammi riiklik koordineerimisüksus 

RM – Rahandusministeerium

RM RKO – Rahandusministeeriumi riigikassa osakond

RM RO – Rahandusministeeriumi riigieelarve osakond

RM RORO – Rahandusministeeriumi osaluspoliitika ja riigihangete osakond

RMIT – Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus

RRL – rahastamisvahendi rakendamise leping

RSS – Rahvusvahelise sanktsiooni seadus

RTK – Riigi Tugiteenuste Keskus

RÜ – rakendusüksus sh Norra/EMP elluviija

SA – struktuurivahendite sertifitseerimisasutus, mis on osa KA-st

Sanktsiooni subjekt – võib olla ka riik, territoorium, territoriaalne üksus, režiim, organisatsioon, ühendus, rühmitus või muu üksus, kelle suhtes kohaldatakse sanktsiooni ja kes on sanktsiooni kehtestavas või rakendavas õigusaktis subjektina välja toodud

SAP – raamatupidamisprogramm

SAP BO – veebipõhine SAP BusinessObjects aruandlussüsteem

SAP BO aruanne –  SAP BO-st genereeritud väljavõtte  

SFC2014/ SFC2021 – Euroopa Komisjoni struktuurivahendite dokumendihaldussüsteem

SFOS – toetuste haldamise register

Sharepoint – dokumentide säilitamiseks kasutatav kataloog RM võrgukettal

SIS – Sündmuste infosüsteem; SFOSis eraldi kõrgema turvalisusega funktsionaalsus projektis osalevate isikute või ettevõtjate registreerimiseks ja andmekorjeks

SIS koordinaator – projektikoordinaator, kellele on antud SIS koordinaatori õigused SFOS-s ja kes saab töödelda sündmuses osaleja andmeid

STS – perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse seadus

SV – struktuurivahendid, milleks on perioodi 2021–2027 Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi ja Õiglase Ülemineku Fondi vahendid (ühissätted kehtestatud 24.06.2021 Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrusega (EL) 2021/1060)

TA – Tehniline abi

Tarkvara versioon – Koosneb ühe või mitme arendustsükli töödest, mis jõuab kasutajateni

TAO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste arenduse osakond

TAT – toetuse andmise tingimused, sh. määrused ja käskkirjad ning lepingud

Teostaja – struktuuritoetuse registrit arendav ettevõte

Teostaja projektijuht – isik, kes juhib välise arenduspartneri poolt projekti

TJ – talituse juhataja

TMM_2014 – VV 21.08.2014 määruse nr 133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks"

TMO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste maksete osakond

TPK – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökord programmperioodiks 2014-2020/2021-2027, mis sisaldab KA/RKA ja RTK RÜ tööprotseduuride kirjeldusi

TRO – Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste rakendamise osakond

TS – toetuse saaja

Töökord  –  RA/RÜ tööprotseduuride kirjeldus

VTA – vähese tähtsusega abi 

VV – Vabariigi Valitsus

VÄM- Välisministeerium

ÕÜF – Õiglase Ülemineku fond

ÜF – Ühtekuuluvusfond

ÜGEM –  Euroopa Komisjoni grupierandi määrus (EL) nr 651/2014, mida on muudetud 10.07.2017 määrusega (EL) 2017/1084 

ÜKP – ühtekuuluvuspoliitika

ÜM_2014 – Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord

ÜM_2022 – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused

ÜSM_2013 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013 (täiendatud Komisjoni delegeeritud määrusega (EL) nr 480 /2014, 3.3.2014), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006

ÜSM_2021 – Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga- , Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid

ÜSS – Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus

1.2. ÜLDPÕHIMÕTTED

1.2.1. Eesmärk Käesoleva töökorra eesmärgiks on reguleerida ja tagada Riigi Tugiteenuste Keskuse (RTK) kui struktuurivahendite (SV) korraldusasutuse (KA) ning Norra ja Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismide (Norra/EMP) riikliku kontaktasutuse (RKA) ja sertifitseerimisasutuse (SA) ülesannete, Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi (EŠK) riikliku koordineerimisüksuse (RKÜ) ja makseasutuse ülesannete, riigieelarveliste (RE)/ Kliima meetmete rakendamise ülesannete korrektne ja kvaliteetne täitmine. Töökorras sisalduvates protsessides on kirjeldatud ka koostöö teiste osapooltega.

1.2.2. Kasutusulatus Töökord kohaldub ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskavale 2014-2020 ning enim puudust kannatavate inimeste abifondi rakenduskavale 2014-2020 ni ng ÜSM_2021 artikli 21 tähenduses ühtekuuluvuspoliitika fondide majanduskasvu ja tööhõive investeeringute eesmärgi rakenduskavale „Ühtekuuluvuspoliitika fondide rakenduskava 2021–2027”. Töökord kohaldub ka RTK poolt rakendatavatele RE ja kliima meetmetele. Samuti kohaldub

oostööprogrammi (EŠK) rakendamisele, kui vastava protsessi sissejuhatavas osas ei ole öeldud teisiti. töökord Norra/EMP toetuste ja Šveitsi-Eesti k Töökord kohaldub perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele, mille rakendamisel RTK on KA ja RÜ ülesannetes. Protsessid, mille pealkirjas on välja toodud üksnes RE, SV, rahastamisvahendid või Norra/EMP või EŠK, kehtivad vastavalt üksnes nimetatud osapoolele. 

toetuste rakendamisel lähtutakse antud töökorra Lisas 20 sätestatust. Lisa 20 reguleerib Kuludest sõltumatu rahastusskeemi (KSR, inglise keeles FNLC)  KSR toetuste menetlemise protsessi, tulemuste või tingimuste saavutamise kontrolli ning protsessis osalevate üksuste ja isikute ülesandeid ning vastutust.

Abifondi rakenduskavale 2014-2020 ei kohaldu töökorra järgmised peatükid:

3.1 Finantsaruande koostamise protsess, sest selle aruande esitamine ei ole abifondi määrusega nõutud.[1]

3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess, sest abifondi raames seda ei tehta.[2]

3.17 Infosüsteemide arenduse protsess, sest abifondi raames eraldi arendusi ei tehta ning kasutatakse registris olemasolevaid võimalusi.

Töökord laieneb KA/RKA ja Norra/EMP SA ning EŠK RKÜ koosseisu kuuluvale RTK toetuste arendamise osakonnale (edaspidi TAO) ja toetuste maksete osakonnale (edaspidi TMO), toetuste rakendamise osakonnale (edaspidi TRO) ning kommunikatsiooniosakonnale (edaspidi KO). Samuti juhinduvad töökorrast RTK infosüsteemide arendamise osakonna (edaspidi ISO) struktuurivahendite arendusega tegelevad eksperdid ning peadirektori asetäitja.

TAO-s kohaldub töökord toetuste korraldamise talitusele, teenusedisaini talitusele ning riskijuhtimise ja järelevalve talitusele ning piiriülese koostöö programmide korraldamise talitusele. TRO-s kohaldub töökord elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse, avaliku taristu talituse, hariduse, teaduse ja Interregi talituse, elukestva õppe ja IT arenduse talituse ning sotsiaal- ja regionaalarengu talituse struktuurivahenditest rahastatavate perioodi 2014-2020 lõppenud projektide tegevuste järelkontrollile ja perioodi 2021-2027 meetmete rakendamisele ning TRO elu- ja ettevõtluskeskkonna talituse RE meetmete rakendamisele, hariduse, teaduse ja Interregi talituse RE meetmete rakendamisele, tööturu ja hoolekandetalituse RE meetmete rakendamisele, avaliku taristu talituse ning hariduse, teaduse ja Interregi talituse kliima meetmete rakendamisele ning sotsiaal- ja regionaalarengu talituse EŠK meetmete rakendamisele. TMO-s ja KO-s kohaldub töökord kogu osakonnale.

TRO täitis perioodil 2014–2020 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. Samuti on täitnud TRO Abifondi ja Abifondi tehnilise abi RÜ ülesandeid.  TAO täidab perioodi 2021-2027 TRO täidab perioodil 2021–2027 RÜ ülesandeid VV poolt kehtestatud meetmete nimekirja alusel. rahastamisvahendite RÜ ülesandeid vastavalt ÜSS2021_2027 §-s 4 lõikele 2. 

Perioodil 2021-2027 ÜSS § 6 lõike 1 alusel Rahandusministeerium täidab ÜSM_2021-s sätestatud liikmesriigi ülesandeid, välja arvatud ÜSS § 6 lõikes 4 ja ÜSS § 8 lõike 2 p. 5 nimetatud ülesandeid, ning ÜSM_2021 artiklites 42, 44 ja 75 nimetatud ülesandeid.

Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule), ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021  artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

EŠK rakendamise raamkokkuleppe järgi RTK toetuste arendamise osakond tegutseb EŠK riikliku koordineerimisüksusena (RKÜ). Toetuste arendamise osakond allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale, kes tegutseb EŠK RKÜ juhina. RKÜ ülesanded ja kohustused on sätestatud EŠK regulatsioonis. Lisaks täidab RKÜ makseasutuse ülesandeid, seejuures täidab EŠK makseasutuse ülesandeid RTK-s TMO. RTK TRO täidab EŠK RÜ ülesandeid, kui nii näeb ette EŠK TAT või mõni muu õigusakt. RKÜ juhina on RTK peadirektori asetäitja aruandekohustuslik rahandusministri ees.

Mitmete protsesside puhul on kirjeldusse kaasatud Rahandusministeeriumi erinevad osakonnad (tegevuse eest vastutajad on näidatud protsessikirjelduses) – lisaks RM RO-le finantskontrolli osakond ning RM RORO. Samuti on kaasatud Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskuse infosüsteemide hoolduse osakonna süsteemide hoolduse talitus, infosüsteemide teenuste osakonna rakenduste toe talitus ning infosüsteemide arendusosakonna projektijuhtimise ja analüüsi talitus.

2.3.1 Finantsaruande koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le, kliima meetmetele, EŠK meetmetele sest selle aruande [1] esitamine ei ole vastavate meetmete määrustega nõutud.

2.3.14 Kommunikatsioonistrateegia koostamise protsess ei kohaldu ka RTK poolt rakendatavatele RE-le meetmetele ja kliima meetmetele.[2]

1.2.3. Vastutajad ise eest, mida füüsiliselt KA/RKA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab KA/RKA juht oma volituste piires, sh nende KA ülesannete täitm

täidetakse RM-is. RE meetmete/Kliima meetmete protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RTK peadirektori asetäitja oma volituste piires. Norra /EMP SA protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab Norra/EMP SA juht oma volituste piires. EŠK RKÜ protsesside järgimise ja rakendamise eest vastutab RKÜ juht oma volituste piires.

Iga KA/RKA/RKÜ protsessile on määratud RTK TPK-s protsessiomanik. Kuna RTK TPK protsesside haldamine ja arendamine on töömahukas, siis on RTK juhtimissüsteemi käsiraamatus (K1) kirjeldatud protsessiomaniku rollid jagatud ära RTK TPK protsessiomanike ja TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku vahel järgmiselt:

Protsessi omaniku ülesanneteks on:

protsessimuudatuste väljatöötamine ja kooskõlastamine; protsessiga seotud juhendite ja vormide ajakohastamine; protsessis osalejate informeerimine protsessi (sh. juhendite ja vormide) muudatustest; protsessis osalejatele koolituste läbiviimine; protsessiga seotud reguleerivate õiguslike nõuete muudatuste jälgimine ja protsessi uuendamine nendest lähtuvalt.

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütiku ülesanneteks on:

muudatusettepanekute kogumine töötajatelt või teistelt huvipooltelt; tööprotsessi kirjelduse koostamiseks või muutmiseks vajalike arutelude juhtimine; protsessimuudatuste kooskõlastuste korraldamine; toetuste valdkonna töötajate informeerimine töökorra protsesside muudatustest; protsesside muudatuste haldamine; protsessi koolituste korraldamine.

Protsessis osalejate ülesanneteks on:

osaleda temale määratud protsessides ja täita ettenähtud protsessitegevusi nõutud kvaliteediga; teha ettepanekuid protsessi parendamiseks; osaleda protsessi kirjeldamise või muutmise aruteludes; informeerida protsessi omanikku õiguslike jm nõuete muudatustest.

1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele

Õigusak ti/

dokume ndi tüüp

Pealkiri Kellele kohaldub

S

V

20

14

-2

020

SV

202

1-

202

7 (s

h.

)ÕÜF

2021- 2027 rahast amisv ahendid

N

or ra

E

MP

A

bi-

fo nd

R

E

Kli

ima

m

ee

tm ed

E ŠK

EL õigusakt 

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1303/2013, 17. detsember 2013, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Euroopa Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta ning tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1083/2006 (edaspidi ÜSM_2013)

X         X  

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1304/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Sotsiaalfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1081/2006 (edaspidi ESF määrus)

X         X  

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1301/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja majanduskasvu ja tööhõivesse investeerimise eesmärgiga seonduvaid erisätteid ning millega tunnistatakse kehtetuks määrus (EÜ) nr 1080/2006 2006 (edaspidi ERF määrus)

X         X  

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 1300/2013, 17. detsember 2013, mis käsitleb Ühtekuuluvusfondi ja millega tunnistatakse kehtetuks nõukogu määrus (EÜ) nr 1084/2006 (edaspidi ÜF määrus)

X         X  

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudustkannatavate isikute jaoks (edaspidi abifondi määrus)

          X  

EL õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 1255/2014, 17. juuli 2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 223/2014, mis käsitleb Euroopa abifondi enim puudust kannatavate isikute jaoks, määrates kindlaks rakenduskava elluviimise aasta- ja lõpparuannete sisu, sealhulgas ühiste näitajate loetelu (edaspidi abifondi delegeeritud määrus)

          X  

EL õigusakt

Komisjoni delegeeritud määrus (EL) nr 480/2014, 3.3.2014, millega täiendatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrust (EL) nr 1303 /2013 (ÜSM_2013), millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi, Euroopa Maaelu Arengu Põllumajandusfondi ning Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta, nähakse ette üldsätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfondi, Ühtekuuluvusfondi ja Euroopa Merendus- ja Kalandusfondi kohta.

X            

EL õigusakt

Komisjoni rakendusmäärus (EL) nr 821/2014, 28. juuli 2014, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) nr 1303/2013 rakenduseeskirjad seoses programmist tehtavate maksete ülekandmise ja haldamise ning rahastamisvahendite aruandluse üksikasjaliku korraga, toiminguga seotud teabe- ja teavitamismeetmete tehniliste omadustega ning andmete kirjendamise ja salvestamise süsteemiga (edaspidi perioodi 2014-2020 rakendusmäärus).

X            

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) 2024/2509, 23. september 2024, millega kehtestatakse Euroopa Liidu üldeelarve suhtes kohaldatavad finantseeskirjad

   X          

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) nr 651/2014, 17. juuni 2014, ELi aluslepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta, millega teatavat liiki abi tunnistatakse siseturuga kokkusobivaks (edaspidi ÜGEM)

X

X

EL õigusakt

Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid (edaspidi ÜSM_2021)

  X  X        

EL õigusakt

Euroopa Komisjoni rakendusmäärus (EL) 2020/1001, millega kehtestatakse Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivi 2003/87/EÜ üksikasjalikud rakenduseeskirjad seoses moderniseerimisfondi tegevusega, millega toetatakse investeeringuid teatavate liikmesriikide energiasüsteemide moderniseerimiseks ja energiatõhususe suurendamiseks (ELT L 221, 10.07.2020, lk 107–121) 

X

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) 2023/2831, 13. detsember 2023, milles käsitletakse EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamist vähese tähtsusega abi suhtes

 X X    X  X  X  X  X  X

EL õigusakt

Komisjoni otsus, 20. detsember 2011, EL toimimise lepingu artikli 106 lõike 2 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele avalike teenuste eest makstava hüvitisena antava riigiabi suhtes

x x   x x x x x x

EL õigusakt

Komisjoni määrus (EL) 2023/2832, 13. detsember 2023, EL toimimise lepingu artiklite 107 ja 108 kohaldamise kohta üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid osutavatele ettevõtjatele antava vähese tähtsusega abi suhtes

x x   x x x x x x

Rahvus vahelise d õigusakt id

Norra finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU) x

Rahvus vahelise d õigusakt id

EMP finantsmehhanismi vastastikuse mõistmise memorandum (edaspidi MoU)         X    

Rahvus vaheline

õigusakt

Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus       X      

Rahvus vaheline

õigusakt

EMP finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmäärus         X    

Rahvus vaheline õigusakt

EL-s majanduslike ja sotsiaalerinevuste vähendamiseks EL valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise regulatsioon (edaspidi EŠK regulatsioon)

X

Rahvus vaheline õigusakt

Vastastikuse mõistmise memorandum majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks ja rändealaseks koostööks Euroopa Liidus, sõlmitud Euroopa Liidu ja Šveitsi vahel 30.06.2022

x

Rahvus vaheline õigusakt (Välisle ping)

Eesti Vabariigi Valitsuse ja Šveitsi Liidunõukogu vahelise Euroopa Liidus majanduslike ja sotsiaalsete erinevuste vähendamiseks Euroopa Liidu valitud liikmesriikidele mõeldud Šveitsi teise toetuse rakendamise raamkokkulepe (VV poolt vastu võetud 21.11.2022) (edaspidi EŠK raamkokkulepe)

X

Rahvus vaheline õigusakt

RTK ja Šveitsi Arengu- ja Koostööameti vahel sõlmitud Tehnilise abi leping, allkirjastatud 22.02.2023 X

Riigisise ne

seadus

Välissuhtlemisseadus       X X     X

Riigisise ne seadus

Perioodi 2014-2020 struktuuritoetuste seadus (edaspidi STS) X         X  

Riigisise ne seadus

Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (edaspidi  ÜSS)   X          

Riigisise ne seadus

Haldusmenetluse seadus (edaspidi )HMS X X   X X X  X x X

Riigisise ne seadus

Hasartmängumaksu seadus             X

Riigisise ne seadus

Rahvusvahelise sanktsiooni seadus x x   x x x x x x

Riigisise ne sead us

gieelarve seadusRii             X X

Riigisise ne seadus

Riigihangete seadus (edaspidi )RHS X X   X X X  X x X

Riigisise ne seadus

Vabariigi Valitsuse seadus (edaspidi VV seadus)               X

Riigisise ne seadus

Võlaõigusseadus X

Riigisise ne seadus

Atmosfääriõhu kaitse seadus X

VV määrus

VV 21.08.2014 määruse nr  133 „Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse taotlemise ja taotluste menetlemise nõuded ja tingimused toetuse andmise tingimuste määruse kehtestamiseks“ ( )edaspidi TMM_2014

X         X  

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetusest hüvitatavate kulude abikõlblikuks lugemise, toetuse väljamaksmise ning finantskorrektsioonide tegemise tingimused ja kord (edaspidi ) ÜM_2014

X     X X X  

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmise ja kasutamise auditeerimine (edaspidi auditi määrus) X         X  

VV määrus

Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse andmisest avalikkuse teavitamise, toetusest rahastatud objektide tähistamise ning EL osalusele viitamise nõuded ja kord (edaspidi )teavitamismäärus

X         X  

VV määrus

Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärus (edaspidi )registri määrus X X   X X X X X

VV määrus

Vabariigi Valitsuse reservist vahendite eraldamise ja eraldatud vahendite kasutamise kord (edaspidi )VV reservi määrus X X   X X X   X

VV korraldus

VV korraldus nr 449 “Perioodi 2014–2020 struktuuritoetuse meetmete nimekirja” kinnitamine (edaspidi SV meetmete nimekiri), vastu võetud 23.12.2021

X         X  

VV määrus

Aastatel 2014–2021 Euroopa Majanduspiirkonna finantsmehhanismist ja Norra finantsmehhanismist vahendite taotlemise ja kasutamise tingimused ja kord (edaspidi VV NO/EMP määrus)

      X X    

VV määrus

Vabariigi Valitsuse 12.05.2022 määrus nr. 55 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika ja siseturvalisuspoliitika fondide rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused (ÜM_2022)

  X          

VV määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“

  X          

VV määrus

VV 12.05.2022 määrus nr 53 „Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine“   X          

VV määrus

VV 10.03.2022 määrus nr 25 "Moderniseerimisfondi raha kasutamise ja aruandluse üldtingimused" X

VV määrus

VV 10.05.2007 määrus nr 140 „Euroopa Liidu toetuse ja välisabi taotlemise ning kasutamise tingimused ja kord” x

VV määrus

VV 22.12.2006 määrus nr 278 „Toetuse tagasinõudmise ja tagasimaksmise ning toetuse andmisel ja kasutamisel toimunud rikkumisest teabe edastamise tingimused ja kord” 

x

VV määrus

VV 01.08.2024 määrus nr 49 „Aastatel 2022–2029 Šveitsi-Eesti koostööprogrammi toetuse kasutamise tingimused ja kord"               x

VV määrus

Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine (teavitamismäärus)

  x          

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Rahandusministri 16.08.2018 käskkiri nr 1.1-4/146 „2007-2013 ja 2014-2020 perioodi struktuuritoetuse korraldusasutuse ja sertifitseerimis(makse)asutuse ülesannete täitja määramine“

X         X  

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus X X   X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK kvaliteedijuhtimissüsteemi dokumentide ohje kord X X   X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“ (edaspidi )RTK ülesannete käskkiri X X   X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK teabehalduse kord X X  X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Rahandusministeeriumi riigieelarve osakonna tööprotseduurid struktuurivahendite ja Norra/EMP-ga ning EŠK-ga seotud ülesannete täitmisel

X X  X X X X   x

Muud õigusakt id ja dokume ndid

RTK personalivaldkonna töökorrad ja juhendid X X  X X X X X X X

Muud õigusakt id ja dokume ndid

Perioodi 2021-2027 finantsinstrumentide rahastamisleping      X        

Samuti lähtutakse kõikidest asjassepuutuvatest EK ning KA, RKA, SA ning Norra/EMP finantsmehhanismide kantselei (edaspidi FMO) väljatöötatud juhendmaterjalidest, mis on kättesaadavad veebilehe ekstranetis.www.rtk.ee

Eesti õigusaktid on kättesaadavad lingil . EL õigusaktid, EK delegeeritud ja rakendusaktid on kättesaadavad Cohesion Policy 2021-2027 õigusaktid legislati .on

Põhimõte on see, et veebis on kättesaadavad need juhendmaterjalid, mis a) on EK määruste järgi kohustuslikud avalikustada; b) mis on otse www.rtk.ee taotlejale ja toetuse saajale vajalikud. Muud KA väljatöötatud juhendmaterjalid on kättesaadavad Ekstranetist: SF EKSTRANET - RTK SF ekstranet -

.Confluence (rmit.ee)

1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid Töökorrale lisanduvaid dokumente (vormid, metoodika, sh nende muudatused) ei kinnitata käesoleva korra käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigus on vastavalt oma vastutusvaldkonnale TAO või TRO juhatajal . Muudatused valmistab ette TAO ärianalüütik või vastavalt oma [1]

vastusvaldkonnale TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert. Lisade ettevalmistaja tagab, et dokumentide kehtivad versioonid oleks kättesaadavad ja avaldatud siseveebis ning muutustest on vormide ja metoodika kasutajaid teavitatud. TPK lisasid võib töödelda vastavalt RTK tehisaru juhistele AI rakendustes.

Lisa 1 – Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi kontroll-leht

Lisa 2 – Riigieelarvelise/kliima meetme makse ja ettemakse kontroll-leht

Lisa 3 - Tagastuse kontroll-leht

Lisa 4 – Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika (sh. valimi tabelid)

Lisa 5 – Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames

Lisa 6 – Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 7 – Projekti tegevuste kontrolli akt 

Lisa 8 – Aruande kontroll-leht

Lisa 9 – Meetmepõhise riskihindamise metoodika

Lisa 10 – Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht

Lisa 11 – Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika

Lisa 12 – Makse ja ettemakse kontroll-lehed

Lisa 13 – Kohapealne projekti tegevuste järelkontrolli akt

Lisa 14 – Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht

Lisa 16  – Keskkonnariskiga hankelepingu ning keskkonnariskiga hanke-/ostulepingu kulu keskkonnanõuetele vastavuse kontroll-leht

Lisa 17 – Projektide keskkonnaeksperdi kontroll-leht lõpparuande hindamiseks

Lisa 18  – Hankeeksperdi kontroll-leht kliima meetmete riigihangete kontrollimiseks

Lisa 19 – Kontroll-leht sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks

Lisa 20 - Kuludega sidumata rahastuse (FNLC) protsessi kirjeldus

Alates 01.04.2020 kehtivad dokumendid või varasemalt kehtestatud dokumentide muudatused kinnitavad rasemalt töökorra [1] TAO OJ või TRO OJ. Va lisana kinnitatud, kui alates 01.04.2020 muutmata kujul kasutatavaid dokumente korduvalt ei kinnitata.

Töökorra lisad Töökorra lisad ja täiendavad juhendid/juhised

  Fail Muudetud

Microsoft Wordi dokument Kiri TSle hankelepingu muudatustest (2).docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Powerpoint 97 esitlus Excelis juhuvalimi võtmine.ppt 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Nextcloud RTK sisene.docx 12.10.2022 by Liina Leemet

Microsoft Wordi dokument Toimingust_teavitamise_kiri.docx 29.06.2023 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Hankeeksperdi KAMINa RH kontroll_leht 21.06.2024.docx 26.06.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 3_v2_Tagastuse kontroll-leht.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 10_v2_Rahastamisvahendite makse kontroll-lehed.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 14_v1_RRL aruande KL.xlsx 18.10.2024 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa_6_v2_Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika (2).docx 15.11.2024 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 9_v2_Meetmepõhise riskihindamise metoodika (5).docx 15.11.2024 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 13_v1_ Kohapealne tegevuste järelkontrolli akt (2).docx 15.11.2024 by Kerli Luts

Fail 1-1259-1 04.02.2025 Käskkiri TAO pilootprojekt RHO hangete kvaliteedikontrolli metoodika.asice 06.02.2025 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 5_v2_Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames (3).docx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 7 v3 projekti tegevuste kontrolli akt (4).docx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 16 v1 keskkonna nõuete kontroll-leht (3).xlsx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 17_v1 projektide keskkonnaeksperdi lõpparuande KL (3).xlsx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 18_v1 - Hankeeksperdi kontroll-leht kliima meetmete riigihangete kontrollimiseks (3).xlsx

02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Wordi dokument Lisa 4_v9__valimimetoodika (4).docx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 8_v5_aruande KL (2).xlsx 02.07.2025 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 1_v2_Hangete ekspertiisi kitsama fookusega II tasandi KL (4).xlsx 02.01.2026 by Kerli Luts

PDF-fail Lisa 11_v2_Hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodika.pdf 02.01.2026 by Kerli Luts

PDF-fail Käskkiri_Toetuse andjate ja kontrollijate_maaramine 03.03.2026.pdf 04.03.2026 by Kerli Luts

Microsoft Exceli arvutustabel Lisa 4_v9 valimi_tabel.xlsx 29.06.2026 by Kerli Luts

Lohista üleslaadimiseks või lehitse faile Laadi kõik alla

1.3. ASUTUSE STRUKTUUR Vastavalt STS-ile vastutab RTK perioodil 2014-2020 struktuurivahendite rakendamisel KA ja SA ülesannete, aga ka RÜ ülesannete täitmise eest. KA ülesanded struktuurivahendite rakendamisel on sätestatud ÜSM_2013 artiklis 125 (KA ülesanded), v.a art 125 lg 2 p a ja b, art 56 lg 3, art 114 lg 2 ning abifondi määruse artiklis 32 (KA ülesanded), v.a art 32 lg 2 p a ja b. Nimetatud artiklites toodud ülesannetest täidab KA üldjuhul vaid neid, mis ei ole edasi delegeeritud RA-dele või RÜ-dele või mis ei ole seotud seiret ja hindamist puudutavate tegevustega. RTK-siseselt ei ole KA RÜ-le edasi delegeerinud ÜSM_2013 artiklis 125 toodud ülesandeid. Meetmed, mille osas KA täidab ise RÜ ülesandeid, on toodud välja töökorra peatükis 1.2.2 ning nende rakendamine on kirjeldatud töökorra 3. osas „Toetuste rakendamise osa“.

Vastavalt ÜSM_2013 artikli 123 lõikes 3 ja abifondi määruse artikli 31 lõikes 3 lubatule, täidab KA lisaks samade määruste artiklites 126 ja 33 toodud SA ülesandeid.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes täidab samas määruses nimetatud KA ülesandeid (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule).  RTK täidab ka ÜSM_2021 artiklis 76 nimetatud raamatupidamise ülesandeid ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 4 RTK KA-na täidab ka ÜSM_2021 artiklites 46, 48, 69, 91, 98 ja 106 ning artikli 107 lõikes 2 nimetatud liikmesriigi ülesandeid.

ÜSS § 6 lõike 3 alusel KA juht vastutab EK ees ÜSM_2021  artikli 71 lõikes 3 nimetatud vahendusasutuse ülesannete täitmise eest.

Norra/EMP toetuste kontekstis täidab RTK vastavalt MoU-le RKA ning SA ülesandeid. RKA ülesanded Norra/EMP finantsmehhanismide rakendamisel on ääruse artiklis 5.4 ning neid täidab toodud Norra/EMP rakendusmääruse artiklis 5.3 ning neid täidab TAO. Norra/EMP SA ülesanded on toodud rakendusm

TMO. Rikkumiste raporteerimise kohustus doonoritele IA-na on Norra/EMP raames AFCOS-el.

EŠK toetuste kontekstis RKÜ vastutab toetusmeetmete kindlaksmääramise, kavandamise ja heakskiitmise eest ning toetusmeetmete seire, finantsjuhtimise, kontrolli, hindamise, nähtavuse, aruandluse ja elluviimise järgse seire eest EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 3 alusel. RKÜ hindab EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 lõike 6 alusel. EŠK makseasutuse ülesanded on toodud EŠK regulatsiooni artiklis 3.5. Rikkumiste raporteerimise kohustus Šveitsi toetuste büroole on EŠK raames RKÜ-l. RKÜ siseselt vastutab Šveitsi toetuste büroole raporteerimise eest TAO.

AA ülesandeid täidab RM finantskontrolli osakond, mis on oma ülesannete täitmisel täielikult sõltumatu KA/RKA-st ja Norra/EMP SA-st ning on täiesti sõltumatu nii RKÜ-st kui ka selle makseasutusest.

RTK siseselt on erinevate KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ülesannete ja RE meetmete ülesannete täitmise aluseks RTK põhimäärus. Vastavalt RTK põhimääruse § 20 punkti 1 alapunktile 2 on KA/RKA juhiks RTK peadirektori asetäitja.   RTK peadirektori asetäitja on RKÜ juht vastavalt EŠK 1

raamkokkuleppe artiklile 2.1. RKÜ juht on vahetult aruandekohustuslik riigihalduse ministri ees EŠK raamkokkuleppe artikli 2.1 järgi.

KA/RKA ja RKÜ ülesandeid täidavad neli RTK peadirektori asetäitja alluvuses olevat osakonda – TAO, TMO, TRO ja KO. Vastavalt RTK põhimääruse § 173

lõikele 2 on Norra/EMP SA juhiks RTK peadirektor.

KA/RKA ja Norra/EMP SA ning RKÜ ülesannete täitmine RTK-s on korraldatud alljärgnevalt:

peamiseks vastutusvaldkonnaks KA/RKA rolli ning RTK RE/Kliima meetmete rakendajarolli täitmisel on rakendamise koordineerimine, mh TAO struktuuritoetuse seaduse ja selle horisontaalsete õigusaktide väljatöötamiseks ja muutmiseks sisendi andmine RM-ile, administratsiooni nõustamine nende rakendamisel, TAT õigusaktide kooskõlastamine, KA ning RE/Kliima meetmete protseduuride väljatöötamine ja rakendussüsteemi arendus, RA-de ja RÜ-de vastavushindamise läbiviimine, AA poolt läbi viidud auditite järeltegevuste jälgimine, KA järelevalve teostamine RA-de ja RÜ-de tegevuse üle, KA kontrollide läbiviimine, EK-le ja NMFA/FMC/FMO-le kulude sertifitseerimiseks vajaliku info edastamine TMO-le, vajadusel TS-tele tehtavate maksete peatamine, rikkumiste, pettuse kahtluste ja tagastuste jooksev jälgimine ja aruandluse koostamine. TAO allub vahetult RTK peadirektori asetäitjale.

TAO ülesandeks on ka struktuurivahendite ja Norra/EMP administratsiooni riskide hindamise eestvedamine ning sisendi andmine RM-ile seire teostamiseks partnerlusleppe, SV rakenduskava ja abifondi rakenduskava elluviimise üle, samuti hindamiste läbiviimisel osalemine. TAO on peamiseks kontaktiks EKle erinevates rakendamist puudutavates küsimustes ning EK ja Euroopa Kontrollikoja auditimissioonide ajal. TAO ärianalüütikud teostavad struktuurivahendite infosüsteemi funktsionaalsuse arendamiseks ja tööprotseduuride optimeerimiseks ärianalüüse.

TAO ülesandeks RKÜ-na on pädeva asutusena kanda üldvastutust EŠK eesmärkide saavutamise eest ja anda Šveitsile aru kooskõlas raamkokkuleppega, seejuures on TAO RKÜ-na programmiga seotud küsimustes Šveitsi jaoks kontaktpunkt.

vastutab ÜSM_2013 artiklis 126 ja abifondi määruse artiklis 33 ning perioodi 2014-2020 rakendusmääruse artiklis 5.4 toodud SA funktsioonide TMO täitmise eest ning TMO vastutab perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artiklis 76 toodud raamatupidamisülesannete eest, sh. ÜSM_2021 artikli 76 lõikes 1 märgitud maksetaotluse koostamise ja esitamise eest EK-le kooskõlas ÜSM_2021 artiklitega 91 ja 92.  TMO koostab raamatupidamise aastaaruande EK- le vastavalt ÜSM_2021 artiklile 98. EŠK regulatsiooni artikli 3.5 järgi TMO EŠK makseasutusena teeb EŠK programmi üle asjakohast finantskontrolli, kohaldades partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid. TMO EŠK makseasutusena vastutab selle eest, et RKÜ, vahendusasutused ja elluviivad asutused kohaldavad partnerriigi standardeid ja menetlust, mis käsitlevad avalikke vahendeid ning vastutab maksetehingute tegemise eest partnerriigi nimel.

vastutab RTK toetusmeetmete rakendamise eest, menetleb taotlusi, teostab TAT-de ja rahastamisvahendi rakendamise lepingu elluviimist, viib läbi TRO kontrollitoiminguid TS poolt esitatud makses, teostab eesmärkide ja tulemuste saavutamise ning projekti tegevuste kontrolle. TRO kaasab kontrollitoimingute läbiviimiseks TAO hankeeksperte riigihangete kontrollis, järelevalve eksperte maksete, tegevuste kohapealsete kontrollide ja nõuetele mittevastavuse menetluses ja juriste.

vastutab teavitus- ja avalikustamistegevuste ning struktuurivahendite alase teadlikkuse tõstmise tegevuste eest.KO

Lisaks nimetatud osakondadele pakuvad  IT tugiteenuseid Rahandusministeeriumi Infotehnoloogiakeskus (edaspidi ) ja ISO. KA-le/RKA-le/RKÜ-le RMIT RMIT korraldab arenduskeskkondade ja andmebaasi haldust, andmete varundamist. ISO tagab KA poolt tellitavate arenduste ja aruannete loomise ja kättesaadavaks tegemise ja kasutajatuge ning kasutajate koolitust. Saadud ja väljamakstud struktuuritoetuse üle arvestuse pidamist teeb RTK finantsarvestuse osakond. Riigihangete ja riigiabi küsimustes konsulteerib KA/RKA-d/RKÜ-d RM RORO.

Seire ja hindamisega seotud ülesandeid täidab RM RO.

KA/RKA, Norra/EMP SA, RKÜ ning RE/Kliima meetmete rakendamise eest vastutavate töötajate valikul ja arendamisel lähtutakse dokumentidest „RTK personali värbamise ja valiku, töösuhete vormistamise ning töölt vabastamise kord“ ning „Riigi Tugiteenuste Keskuse arendamise ja koolitustel osalemise kord“. Uus töötaja suunatakse kesksele uue töötaja koolitusele ja lisaks pakutakse toetuste valdkonnaspetsiifilisi koolitusi. Samuti kohalduvad uuele töötajale tööülesannete täitmisel täiendavad juhised, selgitused ja tutvustatud tööprotsessid.

Joonis 1. Riigi Tugiteenuste Keskuse t teha vajadusel suuremaks)struktuur alates (kliki, e 30.09.2025.a

1. 2.

3.

4. 5.

1. 2.

3.

4. 5.

6. 7.

Andmed RTK toetuste valdkonna töökorra (TPK) muutmise kohta

Staatus (algne /täiendatud)

Kinnitamise kuupäev

Muudatuse kirjeldus

Versioon 9 17.10.2022 lühendite osa on täiendatud seoses peatse SIS kasutuselevõtuga on täiendatud protsessipunkte 3.1.1 „Toetusskeemi ettevalmistamine“ ning 3.2.5 „Andmekorje protsess“. täiendatud on oluliselt protsessipunkti 2.1.8. “RA-de ja RÜ-de töökordade ja Norra_EMP PO-de JKS kirjelduste muudatuste vastavus KA_RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele” (sh on lisatud alapunkt 2 “RTK toetuste valdkonna töökordade loomise ja muutmise protsess”). täpsustatud on protsessipunkti 3.2.1.2 ettemakse taotluse menetlemise protsessi tegevuste tähtaegu. koostöös Rahandusministeeriumiga on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.3. "VV poolt kinnitatud meetmete nimekirja muutmise protsess", protsessipunkti 2.3.4. "Rakenduskava seire andmete koondamise protsess" ning protsessipunkti 2.3.5. "Rakenduskava seire komisjonil osalemise protsess."

Versioon 10 27.12.2022 lühendite osa on täiendatud RTK TPK 1-3. osas on EŠK raamkokkuleppe ja EŠK regulatsiooni alusel läbivalt täiendatud kõiki protsessipunkte, mis kohalduvad EŠK-le. RTK TPK lisade nimekirjast on kustutatud TPK lisa 3 kontroll-leht seoses riigiabi/VTA analüüsi protsessi muutmisega TAO õigusüksuses. TAO juristid teevad vajaduse korral riigiabi/VTA analüüsi ja koostavad vastava memo. Võttes arvesse Riigiabi ja vähese tähtsusega abi registri (RAR) liidese arendusprojekti, on täiendatud RTK TPK 1-3. osas protsesse, mis on seotud riigiabi/VTA andmete sisestamisega RAR-i. Muudatused TPK-s on märgitud sinise tekstina.  Alates 01.01.2023. a luuakse RTK struktuuri uus osakond DHO, viited täiendatud uue osakonna ülesannetele.

Versioon 11 15.09.2023 RTK TPK hakkab kohalduma Kliima (sh. Moderniseerimisfondi) meetmetele, perioodi 2021-2027 rahastamisvahenditele ning Eesti- Šveitsi Koostööprogrammile (edaspidi EŠK). Sellest tulenevalt on muudetud nende meetmete rakendamisega seotud TPK 2. ja 3. osa protsesse.  Uue perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite rakendamisel RTK on RÜ ülesannetes meetme 21.1.3.4 sekkumises "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" ning toetuse saajaks on Ettevõtluse ja Innovatsiooni SA (edaspidi EIS). Perioodil 2021-2027 tuleb maksete tegemisel lähtuda ÜSM_2021 artiklist 92 ning rahastamisvahendi rahastamislepingus sätestatust. Rahastamisvahendi rakendaja esitab RÜ-le MT-d ja pärast viimast MT-t kuluaruande ning maksetaotluseid menetleb RTK vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2  alamprotsessile  3.2.1.4.

.    3. osa alapeatükis 3.1 on Rahastamisvahendite ettemaksetaotluste ja maksetaotluste menetlemise protsess täiendatud protsessi " ", et 3.1.6. Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine kirjeldada tootetingimuste väljatöötamise protsessi. 

TPK 2. osa alapeatükis 2.1 on lihtsustatud protsessi "2.1.2. Minimaalsetele nõuetele vastavuse kontrollimine RA, RÜ " ja protsessi "ja PO tööprotseduurides ning RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.9.

". Samas alapeatükis on täiendatud protsessi "Projektide dokumentide säilitamine 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste ", kuhu on lisatud punkt 2 (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess

"KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta". 

Alapeatükki 2.1 on lisatud uued protsessid: sh. "2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee " EŠK RKÜ poolt ja "asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu

".  Alapeatükis 2.2 on täpsustatud protsessi "/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK

", seejuures on lisatud selgitus, et SFOS-i tagastuste kontrolliks RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus kasutatakse TPK lisa 3 "Tagastuse kontroll-lehte". Alapeatükki 2.2 on lisatud uus protsess 2.2.12 EŠK programmi

ning  alapeatükis 2.2. on TMO toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess täpsustanud protsessi "2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise,

." TPK 2. toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess osa alapeatükki 2.3 on lisatud uus protsess "2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Eesti-Šveitsi Koostööprogrammi

."  TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessi " " on lisatud juhis, et juhul, kui tasandil 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel tuleb saata see vorm kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele.  TPK 3. osa alapeatükis 3.2 on protsessipunkti 3.2.1 pealkirjaks märgitud   ning sinna on lisatud uus alamprotsess " ", mis 3.2.1. Maksete protsess 3.2.1.4. Makse RTK algatusel kohaldub RE meetmetele, kus TAT järgi RTK algatab makse näiteks taotluse rahuldamise otsuse alusel. RTK kontrollib tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll- lehte aruande kontrollimiseks.   Täiendatud on protsessi "3.2.1.3. Maksetaotluse menetlemise protsess (v.a rahastamisvahendite MTd)", kuhu on lisatud nõuded ostu- ja hankelepingute täitmise kontrolliks.

Seoses EŠK regulatsiooni muudatusega on samas alapeatükis 3.2 kaasajastatud 3.2.2. Riigihangete kontrolli ", kus on täpsustatud, kuidas EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole protsess

kooskõlastamiseks RHAD vastavalt punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale. 

TPK  3. osa alapeatükki on lisatud EŠK programmi ja kliima meetmete ning 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite järeltoimingud. 

Seoses RTK põhimääruse muudatusega on TPK-s muutunud RTK majandustarkvara osakonna (MTO) nimi infosüsteemide arendamise osakonnaks (ISO-ks).

Versioon 12 12.11.2024 (hakkas kehtima 18.11.2024)

Üldised TPK protsesside muudatused: 

TPK-s on kustutatud RTK RÜ perioodi 2014-2020 rakendamisega seotud protsessid. TPK protsessid kohalduvad EL struktuurivahendite perioodi 2014-2020 lõpetamiseks. Igale protsessile on määratud protsessiomanik (ametinimetusega). TPK 3. osas on kasutatud piloteerimiseks TPK protsessi uut infodisaini järgmistes protsesside: 3.

,  ,  1.4. Otsustusprotsess 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess ja 3.2.4. Projekti . aruannete kontrolli protsess RTK TAO teenuse disaini talitus hindab 6 kuud pärast TPK kinnitamist, kui suur on uue

infodisainiga töökorra protsesside kasutusaktiivsus Confluences.  TPK muudatused on märgitud läbivalt rohelise tekstist erineva värviga ning lingid on märgitud sinisega.  Töökorras on läbivalt asendatud "maksetaotlus /ettemaksetaotlus" mõistega "makse/ettemakse" lihtsustamise eesmärgil.

TPK protsessipunktides on tehtud järgmised muudatused:

TPK-s on tõstetud rahastamisvahendite rakendamisega seotud protsessid TPK 3. osast TPK 2. osasse KA protsessipunktide juurde, sest perioodil 2021-2027 rakendab rahastamisvahendeid RTK-s TAO.

1. Punkti 1.2.3. Vastutajad on lisatud, et igale töökorra protsessile on määratud protsessiomanik.  Täiendavalt on kirjeldatud protsessiomaniku ülesanded.

2. Punkti 1.2.4. Viited õigusaktidele ja juhenditele on lisatud 2021-2027 rahastamisvahendite osa.

3. Punktis 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid on täiendatud TPK lisade nimekirja 2021-2027 rahastamisvahendite kontroll-lehtedega.

4. Protsessipunkti 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu või selle muutmise eelnõu ettevalmistamise ja kooskõlastamise protsess on täiendatud, et see kohalduks ka EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt

esitatud TAT-i kooskõlastamiseks. 

5. Protsessipunktis 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele on täiendatud p.2. RTK toetuste valdkonna töökordade loomine ja protsesside muutmine"  "

ning lisatud, et TPK muudatuse korral protsessiomanik täidab TPK protsessi muutmise lähteülesande vormi (TPK lisa 15).

 6. Protsessipunkti 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine on muudetud ning kirjeldatud, kuidas PO asutab toetusmeetme juhtkomitee.

7. Töökorda on lisatud uus protsessipunkt 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu .vastavuskontroll RKÜ-s

 8. Protsessipunktis 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme MT esitamine ja finantsaruandlus on täiendatud EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fond"

kulude aruandlust.

9. Protsessipunktis 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess on

täiendatud EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse menetlust.

10. Protsessipunktis 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine on täpsustatud, et KA finantsinstrumentide ekspert kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale ning muudab TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele.

11. Protsessipunktis 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess on kirjeldatud ettemakse/makse menetlemine töökorra lisa 10 "Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika " järgi.

12. Protsessipunkti 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise  protsess on ajakohastatud koostöös Rahandusministeeriumiga.

13. Töökorda on lisatud uus protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll, mis kirjeldab aruannete ja järelaruannete kontrolli TAO finantsinstrumentide eksperdi poolt kasutades TPK lisa 14 "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht".

14. Protsessipunktis 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess on täiendus punkti 1 alapunktis 1.9, et TAO jurist edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile ja järelevalve eksperdile.

15.  Protsessipunktis 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess on täpsustatud konto loomist.

  16. Protsessipunkti 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess on täpsustatud TAO SFOS tooteomaniku ja ISO projektijuhi tööjaotust.

17. Protsessipunkti 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil on kaasajastatud.

18. Protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine on lisatud täiendus, et meetme rakendusdokumentide koostamisel tuleb tagada, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

19. Protsessipunktis 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess on täpsustus, et taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika.

 20. Protsessipunkti 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess on täpsustatud koostööd RA-ga.

21. Protsessipunkti 3.1.4. Otsustusprotsess on täpsustatud ja muudetud kasutajasõbralikumaks uue infodisainiga.

22. Protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess on uuendatud viited õigusaktidele ja muudetud on infodisaini.

23. Protsessipunktis 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess on uuendatud tabel 1 "Riigihangete kontrolli ulatus" ning täpsustatud on raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingute kontrolli.

24. Protsessipunkti 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess on muudetud vastavalt uuele infodisainile.

25. Protsessipunktis 3.2.5. Andmekorje protsess on täpsustatud SIS koordinaatori ülesandeid.

26. TPK 3. osa alapeatükki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD on lisatud täiendus, et olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära

"rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis".  Samuti on lisatud täiendus, et TPK alapeatükk 3.3.

JÄRELEVALVETOIMINGUD kohaldub FKO tegemiseks perioodi 2014-2020 ja 2021-2027 rahastamisvahendite meetmetes. 

1.

2.

1.

2. 3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

Versioon 13 20.06.2025 (hakkas kehtima 03.07.2025)

TPK 2. osa protsessipunkti 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus on kaasajastatud ja lisatud, et tuleb arvesse võtta KAMINa muudatusi.kehtestatud minimaalsetele nõuetele

Keskkonnanõuetele vastavuskontrollid on lisatud järgmistesse TPK protsessipunktidesse:

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.2.1. Maksete protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

3. TPK 2. osa protsessipunkti 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess on täiendatud seoses vajadusega riskide hindamisel arvesse võtta keskkonnariske.

4. TPK 2. osa E K programmi protsessipunktides on läbivalt kaasajastatud programmi dokumentide säilitamise Š kontrolljälge.

5. Seoses RAR liidese kasutuselevõtuga on täpsustatud VTA/riigiabi andmete muutmist TPK 3. osa . protsessipunktides 3.1.4. Otsustusprotsess ning 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

.6. TPK 3. osas on täpsustatud protsessipunkti 3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess

Versioon 14 17.12.2025 (hakkas kehtima 05.01.2026)

TPK 1. osa punktis 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid on kaasajastatud, et TPK lisasid võib töödelda vastavalt RTK tehisaru juhistele AI rakendustes.

 TPK 1. osa punktis 1.3. ASUTUSE STRUKTUUR on kaasajastatud RTK struktuur 30.09.2025 seisuga. TPK 2. osa protsessipunktis 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise

protsess .on täpsustatud TAT kooskõlastajaid TPK 2. osa protsessipunkti 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja

Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus alapunkti 2 on   lisatud, et EŠK vihjed võivad laekuda listi [email protected] kaudu.

TPK 2. osa protsessipunktis 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete

kontrolli protsess on täpsustatud EŠK programmieksperdi tegevusi EŠK tehnilise abi fondi hüvitistaotluse koostamisel. TPK 2. osa protsessipunkti 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess on täpsustatud vastavalt KAMINa nõuetele. TPK 2. osas on kaasajastatud protsessipunkti 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse,

.SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess  TPK 2. osa protsessipunktis 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess on muudetud arendusettepanekute

hindamiskomisjoni koosseisu. 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil TPK 2. osa protsessipunkti on

täpsustatud vastavalt EŠK auditi aruande nõuetele. K protsessipunkti TP 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess on lisatud KAMINa nõue, et „Ei kahjusta oluliselt“

nõuete kontrollimisel juhindutakse TAT-st ja ÜM_2022 lisast 2, mis põhineb EK tehnilistel suunistel. Kliimakindluse tagamise nõuete kontrollimisel juhindutakse ÜM_2022 lisast 3, mis lähtub EK tehnilistest suunistest.

  TPK 3. osa protsessipunktis 3.1.4. Otsustusprotsess on kaasajastatud taotleja ja partneri VTA jäägi kontrolli nõudeid vastavalt KAMINAa juhendile ning on lihtsustatud TRO eelnõu kooskõlastamist.

on muudetud riigihangete II tasandi kontrolli TPK 3. osa protsessipunktis 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess protsessi (sh. on muudetud vastutajat: riigihangete II tasandi kontrolli teeb hankeekspert).

TPK 3. osa protsessipunkti 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess alapunktis 1. "Vahe- ja lõpparuande kontrollimine" on täpsustatud, et TS saadab RÜ-le andmed teadusuuringute taristu majandustegevuse mahu piirmäära ületamise korral või TS saadab RÜ-le vastuse, milles kinnitab, et projekti teadusuuringute taristu majandustegevuse maht ei ületa kehtestatud piirmäära.

Versioon 15 Kinnitatud 16.04.2026 ja jõustus 22.04.2026.

1. TPK 2. osa protsessipunktis 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus on lihtsustatud

toimivusanalüüsi protsessi.

 2. TPK 2. osa protsessipunkti 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess on täpsustatud vastavalt EL SV programmperioodi 2021-2027 nõuetele.

3. TPK 2. osa protsessipunkti 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli

protsess on kaasajastatud vastavalt EL SV programmperioodi 2021-2027 nõuetele.

sa protsessipunkti 4. TPK 2. o 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess on lisatud, et perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi sekkumises 21.1.1.5 „Laenud ja käendused ettevõtetele“ RTK täidab ÜSS §- s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid.

1. 2.

3. 4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14. 15.

16.

Versioon 16 TPK versiooni 16 kinnitab RTK peadirektor ja see jõustub käskkirjas märgitud kuupäeval.

TPK 2. osa protsesside infodisaini on uuendatud kuni protsessipunktini 2.2.1. TPK 1-3 osast on kustutatud Globaliseerumisega Kohanemise Euroopa Fondi (EGF) protsessid, sest EGF vahendite kasutamine ja sertifitseerimine on lõppenud. TPK 1-3 osas on lisatud Norra/EMP kohaldumise korral täpsustavalt programmperiood 2014-2021.

osa TPK 2. protsessipunkti 2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust infodisaini on uuendatud ja kontrolljälje info on

lisatud protseduuri tabeli tegevuse veergu. TPK 2. osa protsessipunkt 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja

on kaasajastatud.Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus on TPK 2. osa protsessipunktis 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess kustutatud viited

lõppenud programmperioodile 2014-2020. 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess   TPK 2. osa protsessipunktis on kustutatud viited

lõppenud programmperioodile 2014-2020. TPK 2. osas on kaasajastatud protsessipunktis 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste

ja sellesse on lisatud täiendav alapunkt 3 "Toetuste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele kasutamise korraldamise teenuse protsessi testimine".  TPK 2. osa protsessipunkti 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete

on kaasajastatud vastavalt TMO ja Auditeeriva Asutuse ettepanekutele.kontrolli protsess TPK 2. osasse on lisatud Auditeeriva Asutuse soovituste järgi täiendav protsessipunkt 2.2.15 KA juhi poolt

.heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele TPK 2. osa protsessipunkt 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt

registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess on kaasajastatud. TPK 3. osa protsessipunkti on kaasajastatud ja selles on täpsustatud kontrolljälg SFOS-3.1.4. Otsustusprotsess s.  TPK 3. osa protsessipunktis  on täpsustatud rikkumise kahtluse 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess edastamist e-kirja ([email protected]) teel. TPK 3. osa protsessipunkti on kaasajastatud.3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess TPK 3. osas alapunktis 2 on täpsustatud rikkumise kahtluse edastamist e-3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD kirja ([email protected]) teel.

 on uuendatud.TPK lisade loetelu 1.2.5. Korrale lisanduvad dokumendid

2. TOETUSTE KORRALDAMISE OSA 2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.2.15 KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID 2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

2.1. SÜSTEEMI ETTEVALMISTAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust 2.1.2. RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess 2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess 2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess 2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess 2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess 2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele 2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine 2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine 2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine 2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

2.1.1. KA_RKA_RKÜ vastavusauditi ja juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditeerimise protsess ja EK_NMFA_FMC teavitamine süsteemi valmisolekust

1. KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatamine 2. KA vastavusauditi või KA /RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine 3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks ja EK teavitamine 4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis 5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja EŠK JKK Šveitsi toetuste büroole esitamine

Kohaldub

2014-20240 SV 2021-2027 SV EŠK

Norra/EMP 2014–2021

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA tegevusi rakendusperioodi alguses läbiviidava KA/RKA /RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemi vastavusauditi ning rakendusperioodi jooksul läbiviidavate KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite läbiviimise raames.

Perioodil 2014-2020 KA määramist ja vastavushindamist käsitlevad SV ja abifondi kontekstis ÜSM_2013 artiklid 123 ja 124 ning abifondi määruse artiklid 31 ja 35. Norra/EMP SA määramist ja vastavushindamist käsitlevad Norra ja EMP rakendusmääruse artiklid 1.5, 2.5, 5.1, 5.2 ja 5.4.

Perioodil 2021-2027 KA peab tagama ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise. Protsessipunkti 2.1.1 ei kohaldu alapunkt 1 KA-le perioodil 2021-2027, sest KA vastavusauditi pole vaja teha vastavalt  ÜSS §9 lõikele 3.

Norra/EMP kontekstis käsitlevad RKA määramist Norra ja EMP rakendusmääruste artiklid 1.5 paragrahv 1 p d, 2.5 ja 5.2. Norra/EMP puhul tuleb lähtuvalt rakendusmääruse artiklist 5.7 lisada liikmesriigi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldusele AA hinnang süsteemi nõuetele vastavuse kohta.

EŠK kontekstis käsitleb RKÜ ülesandeid EŠK regulatsiooni artikkel 3.3 ning EŠK juhtimis- ja kontrollisüsteemide audit viiakse läbi kooskõlas riiklike süsteemiauditi nõuetega, mida tavaliselt kohaldatakse EL või EMP/Norra toetuste puhul. EŠK ja makseasutuse JKS-e auditeeritakse vähemalt üks kord vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 9.1.

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatamine Algatuskirja koostamine

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi protseduuride

koordinaator) /TAO teenuse arendamise ekspert, kes vastutab Norra /EMP valdkonna eest  (edaspidi Norra/EMP koordinaator)/EŠK programmi ekspert

Koosta KA/RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskiri esitamiseks AAle ning edasta see koos KA tööprotseduuride kirjelduse või RKA JKKga/ aRKÜ JKKg  DHS-i kaudu kooskõlastamiseks TAO OJ-le.

10 tööpäev a (edaspi di )tp

1.2 TAO OJ Kooskõlasta algatuskiri ning edasta see KA/RKA/RKÜ juhile DHS-i kaudu allkirjastamiseks.esitamiseks AAle 2 tp

1.3 KA juht/RKA juht/RKÜ juht Allkirjasta ja edasta DHS-i kaudu KA/RKA vastavusauditi algatuskiri ning KA tööprotseduuride AA-le kirjeldused või RKA JKK/RKÜ JKK AA-le (teadmiseks TMO juhatajale).

2 tp

1.4 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Salvesta RKA/RKÜ vastavusauditi algatuskiri Sharepointi. 2 tp

2. KA vastavusauditi või KA/RKA/RKÜ ja Norra/EMP SA JKS auditi läbiviimine ja järeltegevuste teostamine

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert 

Auditi teostamine 2.1 AA Viib läbi vastavusaudit, JKS-ide audit või järelaudit. Esita auditi aruande projekti e-kirja teel KA/RKA/RKÜ-le kommenteerimiseks. Kontrolljäljeks jääb E-kiri auditi aruande projektiga DHS-s.

Vastav alt jooksva le vajadus ele

Auditi kontaktisiku määramine

2.2 TAO OJ Määra auditi kontaktisik ja teavita teda auditi aruande projektist.e-kirja teel 2 tp

Auditi aruande projekti kommenteerimine ja kooskõlastamine

2.3 Protseduuride koordinaator/KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineeri auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates TAO, TMO ja vajadusel RM RO-d vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale. Vajadusel küsi täpsustusi AA-lt. Seisukohad auditi aruande projektile lisa Sharepointi.

AA-ga kokkule pitud

tähtaeg

2.4 TAO OJ Kooskõlasta KA/RKA/RKÜ seisukohtadega auditi aruande projekti. E-kiri kooskõlastatud Kontrolljäljeks jääb auditi aruande projektiga.

3 tp

2.5 Protseduuride koordinaator/KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Edasta AA-le e-kirja teel KA/RKA/RKÜ kommentaaridega auditi aruande projekt vastavalt AA-ga kokku lepitud tähtajale.

AA-ga kokkule pitud

tähtaeg

Auditi lõpparuande esitamine

2.6 AA Esita allkirjastatud auditi lõpparuande KA/RKA/RKÜ-le ning sisesta lõpparuandes toodud e-kirjaga järeltegevused SFOS JKS auditite moodulisse.

Osapoo lte vahel kokkule pitud

tähtaeg

Järeltegevuste elluviijate määramine

2.7 TAO OJ Määra tähelepaneku järeltegevuste elluviijad, kaasates vajadusel RM RO-d ja TMO juhataja. 5 tp

Järeltegevuste koordineerimine

2.8 Protseduuride koordinaator/ KA eksperdid/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert või mõnu muu määratud kontaktisik

Koordineeri auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegset elluviimist kaasates asjakohaseid TAO, TMO ja RM RO-d ja taga järeltegevuste info kandmine SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsi täpsustusi AA-lt.

Osapoo lte vahel kokkule pitud

tähtaeg

2.9 TMO finantsekspert Juhul kui audit viiakse läbi vaid SA või Norra/EMP SA funktsioonide täitmisele, anna auditi aruande projektile seisukohad kooskõlastades need eelnevalt TMO OJ-ga.

Taga auditi lõpparuandes toodud järeltegevuste tähtaegne elluviimine ning seotud info kandmine SFOS-i JKS auditi moodulisse. Vajadusel küsi täpsustusi AA-lt.

Osapoo lte vahel kokkule pitud

tähtaeg

2. 10

AA Anna SFOS JKS mooduli vahendusel kinnitus järeltegevuste piisavusele. Juhul kui AA ei hinda järeltegevusi piisavaks, alustada uuesti järeltegevuste elluviimist.tuleb

Osapoo lte vahel kokkule pitud

tähtaeg

3. KA vastavaks tunnistamine struktuurivahendite rakendamiseks ja EK teavitamine Materjalide ettevalmistamine KA vastavaks tunnistamiseks ja KA vastavaks tunnistamine

3.1 TAO jurist Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmista VV istungiks ette KA vastavaks tunnistamise korralduse materjalid ning esita need ametlikuks kooskõlastamiseks asjakohastele RA-dele ja Riigikantseleile. Salvesta VV KA vastavaks tunnistamise

.korralduse materjalid Sharepointi

Osapoo lte vahel kokkule pitud

tähtaeg

EK teavitamine KA vastavaks tunnistamisest

3.2 Protseduuride koordinaator Koosta pärast VV poolset KA vastavaks tunnistamist ametlik kirja KA vastavaks tunnistamisest EK-le eelnõu esitamiseks.

5 tp

3.3 KA juht Allkirjasta EK-le edastatav kiri KA vastavaks tunnistamisest. 2 tp

3.4 AA Edasta EK vastava nõude esitamisel EK-le (koopia KA juht, TMO juhataja) KA vastavusauditi lõpparuanne ning arvamus KA vastavuse kohta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele, EK nõudmisel ka tööprotseduuride kirjeldused.

Teavita EK-d juhul kui perioodil 2014-2020 JKS auditi tulemusena tuvastatakse, et KA ei vasta ÜSM_2013 artiklis 124 ja abifondi määruse artiklis 35 sätestatud nõuetele või kui perioodil 2021-2027 JKS auditi tulemusel tuvastatakse, et KA ei taga ÜSM_2021 artiklites 72–75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohast toimimist

Osapoo lte poolt kokkule pitud tähtajal

3.5 Protseduuride koordinaator Kui EK esitab vastavusauditi kohta kirjalikult märkusi 2 kuu jooksul alates dokumentide kättesaamisest, koordineeri vastuskirja koostamist EK märkustega arvestamise või põhjendatud mittearvestamise kohta kaasates asjakohaseid ametnikke (nt TMO, RM RO jne). Lisa vastuskirja DHS-i, lisades KA eelnõu kooskõlastusringi TAO OJ.

15 tp

3.6 KA juht Allkirjasta vastuskirI ning edasta EK-le.KA DHS-s 3 tp

3.7 Protseduuride koordinaator Edasta kirI DHS-i kaudu TMO OJ-le teadmiseks. Salvesta materjalid .Sharepointi 2 tp

4. EK teavitamine muudatustest struktuurivahendite rakendussüsteemis EK teavitamine muudatustest SV rakendusüsteemis

4.1 Protseduuride koordinaator Pärast muudatuste toimumist rakendussüsteemis uuenda andmeid infosüsteemis SFC2021. 10 tp

5. Norra/EMP JKK FMO-le esitamine kinnitamiseks hiljemalt 6 kuu jooksul alates viimasest MoU allkirjastamisest ja EŠK JKK Šveitsi toetuste büroole esitamine

Doonorriigi teavitamine RKA /RKÜ vastavaks tunnistamisest 

5.1 Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Kui AA on vastavusauditi, vajadusel selle järelauditi järeltegevuste piisavusele oma kinnituse andnud, valmista ette ametlik kirja RKA vastavaks tunnistamisest FMO-le esitamiseks/ kirja RKÜ DHS-s eelnõu eelnõu vastavaks tunnistamisest Šveitsi toetuste büroole. Kirjale lisa AA arvamus JKK nõuetele vastavuse kohta. Loo DHS-is töövoog kirja kooskõlastamiseks TAO OJ-le ja kinnitamiseks RKA juhile/RKÜ juhile ning teadmiseks TMO OJ-le.

10 tp

5.2 RKA juht/RKÜ juht Allkirjasta kiri DHS-is. 3 tp

5.3 Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Salvesta Norra/EMP JKK /EŠK kiri koos JKK materjalidega vastavasse kausta.JKK Sharepointi 2 tp

2.1.2. RA ja RÜ või PO ülesannete täitmiseks loa andmise protsess

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess 2. Norra/EMP vahendite ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsess

Kohaldub

2021-2027 SV EŠK

Norra/EMP 2014–2021

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab KA/RKA tegevusi, mida tehakse seoses RA ja RÜ tööprotseduuride ja Norra/EMP PO JKS-de KA juhendites seatud minimaalsetele nõuetele vastavuse hindamiseks ning ülesannete täitmiseks loa andmiseks.  Vastavalt ÜSS § 6 lõikele 2 KA ÜSM_2021 artikli 71 lõike 1 tähenduses on RTK, kes peab tagama samas määruses artiklites 72-75 kehtestatud ülesannete ja töökohustustega seotud JKS nõuetekohase toimimise (kui ülesande täitmine ei ole ÜSS § 7 või 8 alusel volitatud teisele asutusele või isikule) ning ÜSS-s ja selle alusel antud õigusaktides nimetatud ülesandeid. ÜSS  § 9 lõike 2 alusel KA annab hinnangu TPK vastavuse kohta.

Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruste artiklist 5.3 tuleneb RKA-le üldine vastutus Norra/EMP rakendussüsteemi toimimise eest ning seetõttu kooskõlastatakse Norra/EMP PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemid RKA poolt. Juhul kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP toetuste raames ei ole doonorite poolt eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

Vastavushindamise läbiviimiseks on KA välja töötanud ja kehtestanud kolm erinevat juhendmaterjali „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“; „Miinimumnõuded rakendusüksusele ja –asutusele tööprotseduuride kirjelduse koostamiseks“ ning „Juhendmaterjal juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“, millele tuginedes on kõik RA-d ja RÜ-d oma tööprotseduurid välja töötanud. Vastavushindamise käigus kontrollib KA/RKA RA-de, RÜ-de protseduure ja PO-de JKK-sid järgmistes aspektides (Norra/EMP puhul võib PO JKK-s olla põhjendatud SF minimaalsetest nõuetest leebem lahendus, nt viidatud RÜ protseduuridele, kus asjakohane):

üldine struktuur ja tööjaotus asutuses; taotluste menetlemine; vähese tähtsusega abi ja riigiabi andmise kontrollimine;

ontroll;maksete k riigihangete kontroll; kohapealne tegevuste kontroll; rahastamisvahendi rakendaja tegevuste kontroll; projekti eesmärkide ja tulemuste saavutamise kontroll; tuvastatud nõuetele mittevastavuste ja pettuse kahtlusega juhtumite menetlemine ja nendest teavitamine; finantskorrektsiooni otsuse tegemine; SFOS-i andmekvaliteedi kontroll, kontode loomine ja haldus; vaidemenetlus; auditi järeltoimingute tegevused; Norra/EMP puhul lisaks aruannete koostamine ja esitamine.

Vastavushindamise läbiviimisel kontrollitakse TPK-d KA juhendites toodud nõuete alusel.

EŠK raames vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.2 (kui raamkokkuleppe lisas 1 ei ole kokku lepitud teisiti), määrab Eesti koostööprogrammiga seotud kohustused ja ülesanded järgmistele riiklikele üksustele: RKÜ, makseasutus ja AA. EŠK AA-na tegutseb EV Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond EŠK raamkokkuleppe artikli 2.3 alusel. EŠK raames AA vastutab auditistrateegia koostamise ja auditite tegemise eest, et kontrollida koostööprogrammi juhtimis- ja kontrollisüsteemi tulemuslikku toimimist, samuti toetusmeetmete auditite eest vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.6.

du RE meetmetele/Kliima meetmetele.Antud protsessipunkt ei kohal

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Struktuurivahendite rakendamise RA-de ja RÜ-de JKS-de vastavushindamise ja ülesannete täitmiseks loa andmise protsess Nõuetest RA/RÜ teavitamine 

1.1 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi tö ökordade koordinaa

)tor

Informeeri RA/RÜ-sid juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada.  Saada uuele RA-le/RÜ-le vastavushindamise raames enesekontrolli kontroll-lehe, kus on välja toodud KA kehtestatud minimaalsed nõuded protsesside koostamiseks.

5 tp

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert

Protseduuride koostamine 

1.2 RA või RÜ  Asutus, kes soovib saada RA-ks või RÜ-ks, koostab KA kõiki juhendmaterjale arvesse võttes oma protseduurid ja esitab need KA vastavushindamiseks e-kirja teel. Uus RA/RÜ esitab täidetud vastavushindamise kontroll-lehe.

Vastavalt vajadusele

Protseduuride kommenteerimine 

1.3 TAO teenuse arendamise ekspert

Lae üles Sharepointi RA/RÜ vastavushindamise dokumendid ja loo JIRA taski TAO valdkonna ekspertidele/juristile ja RM RO-le dokumentide kommenteerimiseks (teadmiseks TAO talituse juhatajatele).  

5 tp

1.4 TAO valdkonna eksperdid/TAO jurist/ RM RO

Kommenteeri dokumente JIRA-s/Sharepointis. 10 tp

Protseduuridest puuduste kõrvaldamine

1.5 TAO teenuse arendamise ekspert 

Puuduste korral saada e-kiri vastavushindamise taotlejale, tuues välja, milline osa protseduuridest vajab korrigeerimist, andes tähtaja uuendatud protseduuride hindamiseks esitamiseks. Puuduste korral protsess jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.

Perioodil 2021-2027 koosta vastuskiri DHS-s ja lisa lisad (KL; töökord) DHS-i ning loob DHS-s töövoo dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks. Kooskõlastajad: TAO jurist, TAO OJ. Allkirjastaja: KA juht.

5 tp

1.6 TAO jurist/TAO OJ Kooskõlasta dokumendid DHS-s.

Vastavushindamis e läbimise lõpphinnang

1.7 KA juht Perioodil 2021-2027 allkirjasta DHS-is RA või RÜ positiivse vastavushindamise läbimise lõpphinnangu vastuskiri. 3 tp

1.8 TAO teenuse arendamise ekspert

Salvesta Sharepointi DHS-s allkirjastatud dokumendid vastavasse kataloogi.

RÜ/RA töökorra tööversioonid, KA tagasiside, kooskõlastatud töökord ning vastavushindamise KL ning kinnitatud töökord salvesta Sharepointi vastavasse kataloogi.

1 tp

Tegutsemisloa saanud asutuse kohta kanne SFC2021 süsteemi

1.9 TAO teenuse arendamise ekspert

Kanna info perioodil tegutsemisloa saanud asutuse kohta infosüsteemi SFC2021-2027 2021. 5 tp

2. Norra/EMP vahendite ning Šveitsi-Eesti koostööprogrammi PO-de juhtimis- ja kontrollisüsteemide vastavushindamise protsess   

Nõuetest teavitamine

2.1 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Informeeri PO-sid nõuetest ja/või juhendmaterjalidest, mille järgi tuleb protseduurid koostada.e-kirja teel 5 tp

Protseduuride koostamine ja esitamine vastavushindamis eks

2.2 PO või RÜ  Asutus, kes soovib saada PO-ks või RÜ-ks, koostab RKA/RKÜ kõiki nõudeid/juhendmaterjale arvesse võttes oma PO JKK/ RÜ töökorra ja esitab need RKA Norra/EMP koordinaatorile/ RKÜ EŠK programmi eksperdile vastavushindamiseks e-kirjaga.

Kui RÜ töökord sisaldab mitme erineva fondi muudatusi, siis RÜ saadab töökorra TAO teenuse arendamise eksperdile (edaspidi ).töökordade koordinaator

Vastavalt vajadusele

Vastavushindamine

2.3 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert

Koordineeri PO JKK/ RÜ töökorra vastavushindamise läbiviimist. Loo vastav JIRA task ja kaasa vajalikud RKA ja Norra- EMP SA/ EŠK RKÜ eksperdid ja muud vajalikud osapooled.

10 tp

2.4 RKA ja Norra-EMP SA/RKÜ eksperdid/ Muud kaasatud osapooled

Kommenteeri PO JKK-d/ RÜ töökorda Sharepointis ja lisa kommentaarid Jira taski juurde.

2.5 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/ Töökordade koordinaator

Veendu, kas JKK/töökord vastab RKA/RKÜ kehtestatud nõuetele, kaasates vajadusel TAO valdkonna eksperte/juristi /talituse juhatajat.

Kui JKK/töökord vajab korrigeerimist, saada puuduste kõrvaldamiseks ja/või täiendamiseks selle vastavushindamise taotlejale e-kirja koos tähtajaga uuendatud JKK/töökorra esitamiseks. Seejärel kontrolli uuesti korrigeeritud JKK /töökorda.

10 tp

2.6 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert /Töökordade koordinaator

Informeeri e-kirjaga vastavushindamise taotlejat RKA/RKÜ lõpphinnangust ning palu e-kirjaga esitada RKA-le/RKÜ-le kinnitatud versioon asutuse töökorrast või JKK-st.

Edasta PO JKK ja RÜ töökord AA-le vastavusauditi läbiviimiseks e-kirjaga.

5 tp

2.7 Norra/EMP koordinaator/

EŠK programmi ekspert/

öökordade T koordinaator

Salvesta PO JKK ja PO/RÜ töökorra tööversioonid või kinnitatud versioonid, RKA/RKÜ tagasiside, kooskõlastatud JKK /töökord ning kontroll-leht .Sharepointi

EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

3 tp

Doonorriigi teavitamine PO JKK nõuetele vastavusest 

2.8 Norra/EMP koordinaator

Valmista 3 kuu jooksul arvates PO JKK RKA-le kooskõlastamisele saabumisest ette kiri FMO-le (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 2) teavitamaks, et PO JKK vastab nõuetele. Teavituskirjale lisa AA arvamus (the

vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 3) PO JKK nõuetele vastavuse kohta. report and the opinion Kontrolljäljek s jääb salvestatud e-kiri FMO-le Sharepointis.

3 kuud

2.9 Norra/EMP koordinaator

FMO nõudmisel (vastavalt rakendusmääruse artikli 5.7 punktile 4) esita FMO-le lisaks AA arvamusele ka inglise keelne PO JKK . FMO-l on õigus esitada PO JKK-le kommentaare kuni kahe kuu jooksul dokumentide kättesaamisest.e-kirjaga

2 kuud esitamiseks + 2 kuud FMO kommentaarid eks

2. 10

Norra/EMP koordinaator

Kui FMO-l on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korralda neile vastamise e-kirjaga. Vastavalt vajadusele

2. 11

EŠK programmi ekspert

Teavita Šveitsi toetuste bürood, et PO JKK vastab RKÜ nõuetele  Šveitsi toetuste büroo nõudmisel esita e-kirjaga. lisaks AA arvamusele PO JKK osas ka inglise keelne PO JKK. Kui Šveitsi toetuste bürool on täiendavaid küsimusi seoses PO JKK-ga, korralda neile vastamine.

Koheselt pärast PO JKK vastavaks tunnistamist

2.1.3. Toetuse andmise tingimuste (TAT) ja lepingu eelnõu kooskõlastamise protsess

Tabel. TAO ekspertide tööjaotus TAT-i kooskõlastamisel

1. Meetme TAT eelnõu kooskõlastamise protsess 2. KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta

Kohaldub Ei kohaldu

Abifond 2021-2027 SV EŠK Kliima RE meetmed 

2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Protsessi punkti 1 "Meetme TAT eelnõu kooskõlastamise protsess" eesmärgiks on hinnata kooskõlastamiseks esitatud TAT eelnõu kokkusobivust EL ja siseriiklike õigusaktide ja juhenditega. SV TAT eelnõu korral hindavad TAO eksperdid kokkusobivust rakenduskava, partnerlusleppe, meetmete nimekirja ja EL määrustega ÜSM_2021, fondi määrusega)(sh , ÜSS-ga, ÜM_2022-ga, ja muude asjakohaste õigusaktide ning proportsionaalsuse põhimõtetega (nt. kas toetusskeem on teostatav ja kas sätestatud nõuded ning muud kohustused projekti taotlejale/TS-le on põhjendatud vms), seejuures

. Seejuures KA võtab TAT-de kooskõlastamisel arvesse eelpool võetakse arvesse riskihinnanguid nimetatud õigusaktide rakendamiseks koostatud Rahandusministeeriumi ja korraldusasutuse juhendeid. 

Samuti on koostatud TAT määruse ja käskkirja ning seletuskirja näidis koos TAT juhendiga, mida tuleb TAT-de koostamisel arvesse võtta. Kui kooskõlastaja täheldab ebakõla, .siis koostab selle kohta märkuse Juhul kui kooskõlastajal tekib märkus teise eksperdi, ärianalüütiku, talituse juhi või RM RO vastutusalas olevale punktile, siis antakse sellest vastutajale teada. TPK-st juhindutakse TAT eelnõu ettevalmistamisel ja nii ametlikul kui ka mitteametlikul kooskõlastamisel.

Kooskõlastajate vastutusalad jagunevad käesoleva protsessipunkti tabelis "TAO ekspertide kontrolli ulatus TAT-i kooskõlastamisel" toodud tööjaotusele. 

TRO talituse juhataja või tema määratud isik osaleb RTK-s rakendatavate meetmete TAT eelnõu kooskõlastamises.  

EŠK programmi raames saadab PO RKÜ-le kooskõlastamiseks TAT-d, sh. ka eeldefineeritud projektide käskkirjade eelnõud, vastavalt antud protsessi punktile 1. 

Antud protsessi punkt 2 reguleerib KA teavitamist ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta ning kohaldub ainult  EL struktuurivahendite toetusskeemidele perioodil 2021-2027 EL määruse 2021/1060 järgi. EL toimise leping Artikkel 258 sätestab, et  kui EK on

ikmesriik ei ole täitnud aluslepingutest tulenevat kohustust, esitab ta  selle kohta oma arvamusel, et li põhjendatud arvamuse, olles andnud riigile võimaluse esitada oma seisukoht. Kui riik ei järgi esitatud arvamust komisjoni seatud tähtaja jooksul, võib komisjon anda asja EL Kohtusse.

Tabel. TAO ekspertide tööjaotus TAT-i kooskõlastamisel Nr TAO  ekspertide kontrollid TAT-de kooskõlastamisel Viide õigusaktile KA

valdkonna ekspert

1 Annab hinnangu toetuse taotlemise nõuete õiguspärasusele.  ÜM_2022 § 10 ja § 41 lõige 1 p 20, ÜM_2022 § 43 lõige 1 p 1-3, lõige 5, ÜSS § 2 p 3, 5, 6

Toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert 

2 Annab hinnangu meetme tegevuste riskijuhtimise läbiviimiseks seatud nõuetele.  Kontrollib üle, kas RA on teostanud (sh. kas on välditud topeltfinantseerimist).korrektse TAT-i riskihindamise

ÜSM_2021 art. 63 p 9, 74 lg 1 p c, lg 2

Järelevalve riskiekspert

3 Hindab TAT rakendatavust infosüsteemis. ÜSS § 21 Toetuste infosüsteemi tootejuht

4 Annab hinnangu toetuse maksetingimuste õiguspärasusele (v.a lihtsustatud kulude korral) ning kontrollib, kas makse tingimused on kooskõlas ÜM_2022-ga.

ÜM_ 2022 § 41 lõige 1 p 12, ÜM_2022 § 24- 32,  ÜM_2022 § 41 lõige 1 p 23

Abikõlblikku se, lihtsustamis e ja maksete ekspert

TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik 

5 Annab hinnangu, kas käskkirjas on eelarve kirjeldatud piisava detailsusega, mis võimaldab hinnata käskkirjaga kinnitatava projekti vastavust kuluefektiivsuse valikukriteeriumile.

ÜSM_2021 art. 73 lg 2 p c; ÜM_ 2022 § 7 lg 1

toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert

6 Annab hinnangu, kas

·       TAT-s on toodud korrektne eelarve jagunemine tegevuste kaupa, sh kontrollib üle eelarve kinnitamise ja muutmise korra;

·       Kontrollib üle kulude abikõlblikuks arvamise tingimused ja vajaduse korral liigid ning abikõlbmatud kulud.

ÜM_2022 § 43 lõige 1 p 5

ÜM_2022 § 41 lõige 1 p 10, ÜM_2022 § 15- 17 ning  fondi määrused

Abikõlblikku se, lihtsustamis e ja maksete ekspert

7 Kontrollib, et TAT-st ei finantseerita tegevusi, mille kohta  on käimas EL toimimise lepingu artikli 258 kohane rikkumismenetlus.

ÜSM_2021 art. 73 lg 2 p i

toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert

8 Annab hinnangu riigihangete eelnõustamiseks ja riigihangete ning ostude läbiviimiseks seatud nõuetele. Kontrollib TAT kooskõla RHS-iga ja ÜM_2022-ga.

ÜM_2022 § 11 ja § 41 lõige 1 p 21

TAO toetuste korraldamis e talituse riigihangete kontrollüksu se juht

9 Kontrollib TAT kooskõla õigusaktidega (ÜM_2022, ÜSS jms riigisisesed ja EL õiguslikud alused). Annab hinnangu EL struktuurivahendite TAT eelnõu kooskõlale õigusaktidega (sh. EL ÜKP regulatsioonide, ÜSS ja selle alusel antud VV määruste, vajadusel muudele asjakohaste õigusaktidega (va see osa, millele annavad hinnangu teised TAO valdkonna

ning toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh pöörab tähelepanu eelnõus eksperdid või RM RO)) sätestatu selgusele, terviklikkusele ja läbipaistvusele ning piisavusele tegevuste elluviimiseks.

RE/Kliima meetmete ja EŠK TAT eelnõude korral annab hinnangu eelnõu vastavusele õigusaktidele: toetuse andmise rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele, sh eelnõus sätestatu selgusele, terviklikkusele ja läbipaistvusele ning piisavusele tegevuste elluviimiseks.

Seejuures pöörab TAT kooskõlastamisel tähelepanu toetuse rakendatavusele ja menetluslikele küsimustele (nt kas valitud toetuse andmise skeem sobitub).

ÜM_2022, ÜSS, EL ÜKP regulatsioonid

TAO jurist

9 Kontrollib, et vajadusel oleks arvestatud kestuse nõudega. ÜSM_2021 art. 65, ÜM_2022 § 10 p 11

Toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert

10 Kontrollib lihtsustatud kulude kasutamist.  Annab hinnangu, kas lihtsustatud kulusid on korrektselt rakendatud  (sh kooskõla riigiabiga). Annab hinnangu maksetingimustele, kaudsete kulude, KSM-te ja ühikuhinna analüüsile ning rakendamise metoodika arusaadavusele ja sobivusele.

ÜM_2022 § 18- 23, ÜM_2022 § 41 lõige 1 p 11

Lihtsustamis e ekspert

11 Kontrollib tegevuste abikõlblikkuse perioodi. ÜM_2022 § 43 lg 1, § 41 lg 1 p 9, ÜM_2022 § 15 lg 1 p 2

Toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert

12 Kontrollib, kas TAT on kooskõlas teavitamismäärusega ja muude teavitusreeglitega (sh kontrollib, kas TAT-s ette nähtud teavitustegevustega seotud ülesanded vastavad rakenduskavas ette nähtud teavitamisstrateegiale).

VV 12.05.2022 määrus nr 54 § 2

Kommunikat sioonispetsi alist

13 Kontrollib, kas on sätestatud rakenduskavas nimetatud tegevused, mida käsitletakse strateegiliselt olulise tegevusena Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/1060 artikli 2 punkti 5 tähenduses.

ÜM_2022 § 41 lõige 1 p 8, ÜSM_2021 art. 2 p 5, VV 12.05.2022 määrus nr 54 § 2

Kommunikat sioonispetsi alist

14 Vaatab Põhiõiguste harta ja Puuetega inimeste konventsiooni kontroll-lehte. Kontrollib, kas on sätestatud rakenduskavas nimetatud tegevused, mida käsitletakse strateegiliselt olulise tegevusena Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruse (EL) 2021/1060 artikli 2 punkti 5 tähenduses.

Põhiõiguste harta ja Puuetega inimeste konventsioon

Toetuste andmise ja rakendussüs teemide ekspert

15 Kontrollib finantskorrektsiooni tegemise aluseid ja korda ning vaiete lahendamise korda. ÜM_2022 § 41 lg 1 p 24, § 26,

ÜM_2022 § 34-38

TAO jurist

 Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1.  Meetme TAT eelnõu kooskõlastamise protsess  TAT eelnõu registreerimine

1.1 DHO dokumendihalduse spetsialist

Registreeri RA/EŠK PO või EŠK komponendi operaatori poolt esitatud TAT-i koos lisadega DHS-s ja suuna edasi tööülesandena TAT koordinaatorile. 

1 tp jooksul

TAT eelnõu kooskõlastamine  

1.2 talituse teenusedisaini TAO teenuse arendamise ekspert/ ärianalüütik (edaspidi TAT koordinaator)

 JIRA-s TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande üldjuhul ning TRO Loo TAO valdkonna ekspertidele ko juhul, kui RTK on TAT alusel meetme RÜ.ntaktisikule

EŠK TAT korral kaasa EŠK programmi eksperdi. 

1 tp jooksul

1.3 TAO valdkonna eksperdid/TA O jurist/

TRO kontaktisik/ KO kommunikatsioonispetsialist[1]

/EŠK programmi ekspert/ RM RO

Kommenteeri TAT eelnõud JIRA-s .vastavalt oma vastutusvaldkonnale  [2]

Vajadusel TRO kontaktisik ja TAO valdkonna eksperdid/TAO jurist konsulteerivad omavahel.

RTK poolt rakendatavate EL struktuurivahendite (sh ÕÜF) meetme tegevuste TAT eelnõude kontrollimisel KA keskkonnaekspert  sildi "Keskkonnarisk_keskmine" või  lisab "Keskkonnarisk_kõrge" TA T JIRA taski juurde juhul, kui meetme tegevus on keskmise või kõrge keskkonnariskiga.

Kui leiad, et TATi ei saa kooskõlastada, sest ebakõla on liiga suur, siis tee ettepanek TAT koordinaatorile TAT eelnõu mitte kooskõlastada.

SIS-i kogutavaid näitajaid ja vastavat metoodikat hindab RM RO. 

10 tp jooksul 

1.4 TAT koordinaator Koonda kommentaarid TAT-i kohta. 

a) Kui RA TAT eelnõu on ebapiisava kvaliteediga, siis ei kooskõlasta TAT-i ja tee RA-le/EŠK PO-le/EŠK komponendi operaatorile ettepanek TAT täiendamiseks ning menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5; 

b) kooskõlasta TAT, kui see vastab nõuetele.

Koosta ja saada vastus TAT koostajale DHS-s ning teadmiseks TRO talituse juhatajale. 

Saada TAT muudatus teadmiseks riskieksperdile. 

EŠK programmi eksperdile. EŠK TAT vastused saada JIRA kaudu teadmiseks ka

Pärast TAT kooskõlastamist sulge tööülesande JIRA-s.  Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6.

1.5 RA/EŠK PO/EŠK komponendi operaator

Muuda TAT-i vastavalt KA/RKÜ kommentaaridele ja saada parandatud TAT-i KA-le/RKÜ-le kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.2.  Kontrolljäljeks jääb DHS-s registreeritud TAT.

Vastavalt RA /EŠK PO-ga kokku lepitud tööplaanile

 Avalikustamine 1.6 KO kommunikatsioonispetsialist

Pane ametlikult kinnitatud (v.a EŠK TAT) üles RTK kodulehele.  TAT Kokkulepitud tähtajaks

2. KA teavitamine ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase komisjoni põhjendatud arvamusest rikkumise kohta   Kohaldub 2021/1060 EL määruse järgi EL struktuurivahenditele 

VÄM poolt teavituse väljastamine

2.1 Välisministeeriumi  juriidiline osakond 

Saada teavitus RTK aadressile: ELi toimimise lepingu artikli 258 kohase EK [email protected] põhjendatud arvamuse rikkumise kohta. 

Jooksvalt

Konsulteerimine  

2.2 TAT koordinaator Tutvu rikkumise teavitusega, tee JIRA rikkumisest teavitamise task ja edasta rikkumise teavitus seisukoha võtmiseks KA eksperdile ja KA juristile.

2 tp 

2.3 KA ekspert (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/ KA jurist

Tutvu rikkumise teavitusega ja lisa oma kommentaarid JIRA rikkumisest teavitamisest taski juurde. Vajadusel konsulteeri teiste KA ekspertidega.

10 tp

Rikkumise teavituse kokkuvõtte koostamine ja konsulteerimine RA ning RM-iga    

2.4 TAT koordinaator Koosta rikkumise teavituse kokkuvõtte ja edasta RA-le seisukoha võtmiseks e-kirja teel, kas antud kaasus mõjutab toetusmeetmete ettevalmistamist ja või rakendamist. 

3 tp

2.5 RA  Võta seisukoht rikkumise teavituse osas ja teavita KA-d e-kirjaga.  10 tp

2.6 TAT koordinaator Tutvu RA seisukohaga, salvesta JIRA rikkumisest teavitamise taski juurde RA vastus ja teavita KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)/KA juristi RA seisukohast sama JIRA taski kaudu.

a) Juhul, kui rikkumine ei mõjuta toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis lõpeta JIRA-s rikkumisest teavitamise taski;

b) Juhul, kui rikkumine mõjutab toetuskeemide ettevalmistamist/rakendamist, siis korralda RA seisukoha registreerimine DHS-s ja teavita RM RO-d aadressil: [email protected]. Salvesta e-kiri RM-le JIRA taski juurde.  Teavita rikkumisest KA eksperti (toetuse andmise ja rakendussüsteemide eksperti) . 

2 tp

2.7 KA ekspert (toetuse andmise ja rakendussüsteemide ekspert)

Tutvu RA seisukohaga, vajadusel konsulteeri KA juristiga ning lisa täiendavad kommentaarid kaudu JIRA . Teavita TAO juhatajat. Menetlus jätkub TPK protsessi 2.2.4. "Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja

järgi."kontrollimise protsess

2 tp

[1] Välja arvatud RE meetmed.

.[2] TA valdkonna ekspertide kontaktandmete Extraneti link: KONTAKTID

2.1.4. Norra/EMP programmide toetuse andmise tingimuste kirjelduse kooskõlastamise protsess

Kohaldub

Norra/EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.4 tagab RKA, et toetuse andmise tingimuste kirjeldused (calls for ) vastavad õigusraamistikule (sh rakendusmääruse artiklis 7.3.2 toodud miinimum nõuetele).proposals

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 tuleb FMO-d teavitada taotlusvoorude avamisest hiljemalt 2 nädalat enne nende avamist. RKA korraldab mitteametliku kommenteerimise mõistliku aja jooksul enne rakendusmääruse artiklis 7.3.5 toodud tähtaega.

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

TAT koostamine 1. PO Koosta toetuse andmise tingimuste kirjeldused (taotlusvooru tekstid) jm sellega seonduvad dokumendid vastavalt KA/RKA juhenditele ja FMO poolt edastatud kontroll-lehele ning edasta e-kirja teel esmased versioonid RKA-le ja FMO-le kommenteerimiseks.

Vastavalt vajadusele

TAT kommenteerimine

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaata üle taotlusvooru tekst jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasa TAO valdkonna eksperte. Edasta e-kirjaga RKA kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul

TAT parandamine 3. PO Edasta e-kirja teel parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul

TAT nõuetele vastavuse kontroll

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaata täiendatud dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, kinnita e-kirjaga PO-le dokumentide vastavust.

Mõistliku aja jooksul

TAT esitamine RKA-le

5. PO Edasta lõplikud dokumendid e-kirjaga RKA-le. Mõistliku aja jooksul

TAT (sh. taotlusvooru) info edastamine FMO- le

6. Norra /EMP koordinaat or

Edasta e-kirjaga lõplikud dokumendid koos taotlusvooru avamise infoga vastavalt rakendusmääruse artiklile 7.3.5 FMO-le.  Kontrolljäljeks jääb E-kiri FMO-le Sharepoint vastavas kaustas ja Jiras.

Hiljemalt 2 nädalat enne taotlusvooru avamist

Taotlusvooru avamine

7. PO Jätkab taotlusvooru avamisega, kui FMO-l ei ole 2 nädala jooksul peale teavitust (rakendusmääruse artikkel 7.3.5) kommentaare. 

2 nädalat peale FMO teavitamist

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert 

2.1.5. Norra_EMP finantsmehhanismi PO-de programmide üldiste kirjelduste (concept note) kooskõlastamise protsess

Kohaldub

Norra/EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmide üldiste kirjelduste ( ) concept note kooskõlastamisel ja FMO-le edastamisel lähtuvalt rakendusmääruste artiklist 6.2.

Etapp Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg

Programmi üldise kirjelduse esitamine RKA- le

1. PO Esita programmi kohta üldise kirjelduse ( ) kavand RKA-le kooskõlastamiseks. e-kirjaga Concept note Hiljemalt 5 kuu jooksul arvates PO määramisest

Programmi üldise kirjelduse kommenteerimi ne

2. Norr a /EM P koor dina ator

Korralda RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kommenteerimine kooskõlastades kavandi asjakohaste osapooltega (sh RM). Tagasta vajadusel PO-le täienduste tegemiseks või selgituste andmiseks. Täienduste esitamiseks anna tähtaeg arvestades rakendusmääruse artiklis 6.2 seatud tähtaega.

10 tp

Parandatud programmi üldise kirjelduse esitamine

3.  PO Esita RKA-le selgitused ja parandatud programmi üldine kirjeldus e-kirjaga. 5 tp

Parandatud programmi üldise kirjelduse kooskõlastami ne

4. Norr a /EM P koor dina ator

Korralda RKA poolt programmi üldise kirjelduse kavandi kooskõlastus asjakohaste osapooltega (sh RM).kirjalik 3 tp

Programmi üldise kirjelduse FMO- le esitamine

5. Norr a /EM P koor dina ator

Valmista ette ametlik kiri PO edastatud programmi üldise kirjelduse FMO-le esitamiseks.DHS-s 2 tp

6. TAO OJ

Kooskõlasta kiri DHS-is ning edasta RKA juhile allkirjastamiseks. 2 tp

7. RKA juht

Allkirjasta kiri DHS-is ning edasta FMO-le. 2 tp

8. Norr a /EM P koor dina ator

Salvesta kõik asjakohased materjalid vastavasse fondi kausta.Sharepointi 3 tp

FMO poolne hindamine 

9. FMO Hinda programmi üldist kirjeldust ning edasta oma kommentaarid või otsus programmi üldise kirjelduse vastuvõtmisest keeldumise kohta RKA-le.

2 kuud

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

FMO otsustest teavitamine

1 0.

Norr a /EM P koor dina ator

Edasta FMO-lt saadud otsus ja kommentaarid vastavale PO-le, kes peab tehtud kommentaarid edasises e-kirjaga programmi ettevalmistamise protsessis arvesse võtma. Juhul kui FMO keeldus programmi üldist kirjeldust vastu võtmast, võib PO kahe kuu jooksul edastada parandatud ja täiendatud programmi üldise kirjelduse uuesti läbi RKA FMO-le edastada. Sellisel juhul protseduur jätkub punkti 2 kohaselt.

5 tp

1 1.

Norr a /EM P koor dina ator

Alternatiivselt on RKA-le rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 lubatud FMO keeldumise otsuse kättesaamisest arvates 2 kuu jooksul otsustada Norra/EMP vahendite kasutamine muuks otstarbeks. Juhul kui FMO on esitanud PO programmi üldise kirjelduse suhtes keelduva otsuse, korralda vajadusel RKA seiskoha võtmine, kas on vajalik alternatiivi kasutamine. Kaasab seisukoha kujundamisse TAO juristi.

2 kuud

1 2.

Norr a /EM P koor dina ator

Kui RKA seisukoht on, et tuleb rakendada rakendusmääruse artikli 6.2 paragrahvis 5 nimetatud alternatiivi, siis koordineeri vastavate tegevuste elluviimist.

2 kuud

2.1.6. Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess

Kohaldub

Norra/EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Antud protsessipunkt kirjeldab RKA tegevusi rakendusmääruse artikli 6.3 kohase programmilepingu vastavuse kontrolli tegemisel ja kinnitamiseks esitamisel. Programmileping peab vastama programmi üldisele kirjeldusele ning FMO kommentaaridele, kui need esitati programmi üldise kirjelduse kooskõlastamisel ning lisaks FMO täiendavalt esitatud nõuetele. FMO ja kasusaaja riik vormistavad lõplikult programmilepingu mitte hiljem kui 6 kuud peale programmi üldise kirjelduse esitamist.

Etapp Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg

Norra_EMP programmilepingute (programme agreement) sõlmimise protsess RKA ja FMO vahel

Programmilepingu esitamine RKA-le

1. FMO Peale programmi üldise kirjelduse kinnitamist edasta programmilepingu esialgne versioon RKA-le e-kirjaga. Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

Programmilepingu kommenteerimine

2. Norra /EMP koordi naator

Edasta programmilepingu esialgne versioon vastavale PO-le , TMO-le ning teistele asjakohastele e-kirjaga osapooltele kommentaaride esitamiseks. Sea vastamiseks tähtaeg.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

3. Norra /EMP koordi naator

Juhul kui peale kommentaaride edastamist jäävad üles endiselt küsimused, korralda asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumine, et probleemid lahendada. Korralda kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametlik vastus, kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edasta need e-kirja teel.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

Lepingu ettevalmistamine allkirjastamiseks

4. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu sõnastuse osas kokku leppinud, korralda FMO lepingu ettevalmistamine paberkandjal ja lepingu allkirjastamine osapoolte vahel. Kontrolljäljeks jääb originaalleping paberkandjal, DHS-s, Sharepointis.

Vastavalt rakendusmä äruse artiklile 6.3

Programmilepingu allkirjastamine

5. Norra /EMP koordi naator

Korralda programmilepingu allkirjastamine. 3 tp

6. RKA juht

Allkirjasta programmileping paberkandjal. 1 tp

Allkirjastatud programmilepingu edastamine osapooletele

7. Norra /EMP koordi naator

Edasta ühe lepingu allkirjastatud eksemplar FMO-le ja koopia vastavale PO-le. Kontrolljäljeks jääb originaalleping paberkandjal, DHS-s, Sharepointis.

3 tp

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.1.7. Kahepoolsete suhete fondi lepingu ja tehnilise abi lepingu kinnitamise, sealhulgas ühiskomitee (Joint Committee) asutamise ja rakendamise protsess

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine. 2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine.

Kohaldub

Norra/EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab:

Norra/EMP rakendusmääruste peatükis 8.11 sätestatud kohustuse täitmist. RKA koordineerib tehnilise abi kasutamist (artikkel 8.11 punkt 6). Tehnilise abi fondi kasutamise kohta sõlmitakse leping (artikkel 8.11 punkt 5).

ääruste peatükis 4 RKA-le sätestatud kohustuse täitmist:Norra/EMP rakendusm

1) kahepoolsete suhete fondi juhtimiseks ühiskomitee loomise ja kinnitamise protseduuri ning

2) kahepoolsete suhete fondi rakendamise üldist protsessi.

RKA vastutab nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee loomise eest. Sama ühiskomitee juhib nii Norra kui EMP kahepoolsete suhete fondi.

Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee ülesanded on järgmised:

1) jälgida üldist fondide edenemist kahepoolsete suhete tugevdamise eesmärgi suunas ning välja valida /tuvastada kahepoolsete suhete ühiskomitee tööplaanis kokkulepitud valdkondlikud ja programmide ülesed algatused/projektid ( );initiatives

2) kinnitada kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee tööplaan;

3) eraldada fondi vahendeid kahepoolsete suhete programmilistele tegevustele kui nii on kokkulepitud tööplaanis.

Kõik Norra/EMP ja kahepoolsete suhete fondi materjalid (sh protokollid) on inglise keelsed. 

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee asutamine ja fondi lepingu kinnitamine. Tehnilise abi lepingu kinnitamine. Lepingu edastamine RKA-le

1.1 FMO Edasta Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi lepingu ( )/tehnilise abi lepingu (the Bilateral Fund Agreement Technical ) esialgne versioon RKA-le Assistance Agreement e-kirjaga.

Vastavalt rakendusmääruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

Lepingu lisa ettevalmistami ne

1.2 Norra/EMP koordinaator

Korralda kahepoolsete suhete fondi lepingu lisa ettevalmistamine Lepingu lisas fikseeri ühiskomitee koosseis, e-kirja teel. roll ja funktsioonid. Lisa ettevalmistamisel tee vajadusel koostööd TAO ja teiste vastavate ametnikega.

Vastavalt rakendusmääruse peatükile 4

Lepingu kommenteerimi se koordineerimine

1.3 Norra/EMP koordinaator

Edasta kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu esialgne versioon TMO-le ning teistele asjakohastele osapooltele kooskõlastamiseks. Sea vastamiseks tähtaeg.e-kirjaga

Vastavalt rakendusmääruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

1.4 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui lepingu eelnõud ei kooskõlastata ja jäävad üles seda takistavad küsimused, korralda asjakohaste asutuste vahel vajadusel kohtumine, et probleemid lahendada. Korralda kooskõlastatud kommentaaridest FMO-le ametlik vastus, kas programmilepingu sõnastuse kinnitamiseks või paranduseks ja edasta need e-kirja teel.

Vastavalt rakendusmääruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

Lepingu allkirjastamine

1.5 FMO Kui RKA ja FMO on kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu sõnastuse osas kokku leppinud, korralda FMO lepingu ettevalmistamine paberkandjal ja lepingu allkirjastamine osapoolte vahel.

Vastavalt rakendusmääruse peatükile 4 ja artiklile 8.11

1.6 Norra/EMP koordinaator

Korralda kahepoolsete suhete fondi lepingu /tehnilise abi lepingu allkirjastamine. 3 tp

1.7 RKA juht Allkirjasta kahepoolsete suhete fondi leping/tehnilise abi leping paberkandjal.  1 tp

Allkirjastatud lepingu edastamine

1.8 Norra/EMP koordinaator

Edasta üks lepingu allkirjastatud eksemplar FMO-le. Kontrolljäljeks jääb originaalleping paberkandjal, DHS-s ja Sharepoin tis. 

3 tp

2. Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumine. Ühiskomitee saab kokku vähemalt korra aastas enne aastakoosolekut. Ühiskomitee kohtumine võib toimuda ka kirjalikult.

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

Projektitaotlust e nõustamine ja esitamine

2.1 Norra/EMP koordinaator

Nõusta kahepoolsete suhete fondist toetuse taotlejaid projektitaotluse esitamisel. Palu potentsiaalsetel TS-tel esitada projektitaotlus RKA etteantud vormil vähemalt 2 nädalat enne kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee koosolekut RKA-le.

Reeglina hinnatakse projekte ühiskomitee koosolekul. Vajadusel korralda projektitaotluse kinnitamine koosolekuväliselt.  Kontrolljäljeks jääb projektitaotlus DHS-is ja Sharepointis.

Jooksvalt

Koosoleku ettevalmistami ne ja läbiviimine

2.2 Norra/EMP koordinaator

Edasta kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele kutse osaleda ühiskomitee koosolekul koos esialgse e-kirjaga päevakava ettepanekuga ja muude vajalike dokumentidega (tööplaan, projekti ettepanekud). Vajadusel korrigeeri osalejate tagasisidest lähtuvalt päevakava.

Hiljemalt 2 nädalat enne planeeritud kohtumist

2.3 Norra/EMP koordinaator

Planeeri ning korralda kohtumine. Vastavalt ajakavale

2.4 RKA juht Juhi kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee kohtumist.  1 tp

2.5 Kahepoolsete suhete fondi ühiskomitee liikmed

Kui päevakavas on projekti ettepanekud kahepoolsete suhete fondi kasutamise osas, siis otsustatakse vastavalt tööplaanis ettenähtud põhimõtetele projektide rahastamine, mitterahastamine või projekti ettepaneku muutmise vajadus.

Ühiskomitee kohtumise protokollimine

2.6 Norra/EMP koordinaator

Korralda ühiskomitee protokolli koostamine ning edasta osalejatele kommenteerimiseks. 2 nädala jooksul peale ühiskomitee kohtumise toimumist

Protokolli edastamine ühiskomitee liikmetele

2.7 Norra/EMP koordinaator

Peale protokolli kooskõlastamist osalejatega edasta lõpliku kinnitatud protokolli kõigile ühiskomitee liikmetele teadmiseks.

Juhul kui päevakavas olid ka projekti ettepanekud, siis nende rahastamine või mitterahastamine saab kinnitatud koosoleku lõpliku kinnitatud protokolliga. Kui projekti ettepanekut on vaja muuta või täiendada, jätkub kooskõlastamise protsess kirjalikult e-kirja teel.

Hiljemalt 4 nädalat peale kohtumise toimumist

2.8 Norra/EMP koordinaator

Juhul kui Norra/EMP aastakoosolekul tehakse kahepoolsete suhete tööplaani ( ) kommentaare, edasta the Work Plan kommentaarid kahepoolsete suhete ühiskomitee liikmetele teadmiseks võtmiseks e-kirjaga. Kontrolljäljeks jäävad kahepoolsete suhete tööplaani kommentaarid Sharepointis.

2 nädalat

Projekti ettepaneku muutmine

2.9 Norra/EMP koordinaator

Kui projekti ettepanekut on vajalik muuta või täiendada, suhtle projekti ettepaneku esitajaga ja koordineeri ühiskomitee liikmete vahelist suhtlust.

Peale projekti ettepaneku kinnitamist/ mittekinnitamist teavita sellest projekti ettepaneku esitajat e-kirjaga. Kontrolljäljeks jäävad projekti ettepanekuga seotud dokumendid Sharepointis.

Koosolekuväliselt vastavalt vajadusele mõistliku aja jooksul

2.1.8. RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele

1. RÜ/RA töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA /RKA/RKÜ-ga 2. RTK toetuste valdkonna töökorra loomine ja muutmine 3. Toetuste kasutamise korraldamise teenuse protsessi testimine

Kohaldub

SV 2021-2027 EŠK Kliima 2021-2027 RRL

Norra_EMP 2014-2021 RE meetmed 

1.1. LÜHENDID

Protsessipunkti punkt 1 kirjeldab KA/RKA tegevusi RA ja RÜ tööprotseduuride kirjeldustes ning Norra /EMP PO-de tegevusi JKK-des/töökorras ning EŠK RKÜ tegevusi EŠK PO-de JKK-des ja RÜ töökorras tehtud muudatuste info kogumiseks ning kontrollimiseks. Protsessipunkti punkt 2 kirjeldab RTK toetuste valdkonna töökordade (sh. nende lisade) loomist ja muutmist. Protsessipunkt 3 annab ülevaate RTK toetuste kasutamise korraldamise teenuse protsessi testimisest.

RKA vastutab rakendusmääruste artiklist 5.3 lähtuvalt Norra/EMP finantsmehhanismi korrektse ja ogramme rakendatakse vastavuses  Norraasjakohase toimimise eest ning peab veenduma, et pr

/EMP rakendusmääruse artiklis 1.3 ja muudes regulatsioonides (lepingud, kokkulepped, Norra/EMP juhendid) tooduga. Seetõttu kooskõlastab RKA PO juhtimis- ja kontrollisüsteemide kirjeldused. Kui PO on oma teatud ülesanded delegeerinud RÜ-le, siis kooskõlastab RKA vastavad RÜ tööprotseduurid. Kuna Norra/EMP finantsmehhanismi osas ei ole eraldi detailseid tingimusi vastavuskontrolli jaoks seatud, siis lähtub RKA Norra/EMP PO-de JKK-sid hinnates SV KA juhenditest.

EŠK RKÜ tagab rahaliste vahendite tõhusa ja korrektse kasutamise ning kehtivate õigusaktide, eelkõige riigiabi eeskirjade järgimise vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.3.

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RÜ/ töökorra/PO JKK muutmise kooskõlastamine KA/RKA/RKÜ-gaRA

RÜ/ töökorra/PO JKK RA muudatuse esitamine kooskõlastamiseks

1.1 RA/RÜ/PO  RÜ/ töökorra/PO JKK muudatused (va tehnilised muudatused) saada alati enne kinnitamist kooskõlastusele RA kirjalikule KA-le/RKA-le/RKÜ-le RE/Kliima meetmete protseduuride muudatused saada enne e-kirjaga/ RTK töökord Jira kaudu. kinnitamist  kooskõlastusele TAO-le kirjalikule e-kirjaga/ RTK töökord Jira kaudu.

RA töökorra muutmisel saada muudatused enne kinnitamist kooskõlastamiseks KA-le üksnes nende töökorra protsesside muutmisel, kus RA täidab  §-s 8 lõikes 2 toodud RÜ funktsioone (nt finantskorrektsioonide tegemine) ja ÜSS kui tegemist on rahastamisvahendi RA-ga.

Saada nõutud RÜ/ töökorra või PO JKK muudatused KA/RKA/RTK/RKÜ TAO kontaktisikule (TAO teenuse RA arendamise eksperdile struktuurivahendite ja RE/Kliima meetmete puhul ning Norra/EMP koordinaatorile Norra/EMP puhul ja RKÜ programmi eksperdile EŠK puhul) enne töökorra või PO JKK kinnitamist e-kirja teel/ RTK töökord Jira

, :kaudu sh

1)      ülevaatlik selgitus (e-kirjas või memona), kus on kirjeldatud, mida muudetakse ja mis põhjustel;

2)      töökorra või JKK versioon, kus on selgelt välja toodud muudatused (kasutades MS Word funktsiooni „Track “ või muud muudatuste eristamise viisi).Changes

Vastavalt vajadusele

Töökorra/ JKK kooskõlastamise koordineerimine

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi töökordad

)/ Norrae  koordinaator /EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Lae kooskõlastamiseks esitatud materjalid vastava asutuse kataloogi või JIRA-sse ja edasta link viitega Sharepointi materjalidele TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale, andmekorje/seire teemal  JIRA kaudu EL SV e-kirjaga RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks ning määrates ühtlasi tähtaja EL SV teemal Jira kaudu ISO-le kommentaaride esitamiseks.

Norra/EMP koordinaator edastab lingi viitega JKK materjalidele Jira kaudu TMO finantsspetsialistile määrates tähtaja kommentaaride esitamiseks. 

2 tp

1.3 TAO valdkonna ekspert /jurist/riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja /RM RO nõunik 

Kontrolli esitatud materjale tuginedes KA/RKA/RKÜ poolt kehtestatud juhenditele ja anna oma vastutusvaldkonnas RE/Kliima hinnang, kas RÜ/ töökord või PO JKK vastab KA/RKA/RKÜ kehtestatud minimaalsetele nõuetele. RA meetmet

e korral kontrolli, kas töökord vastab vastava meetmete määrustele. Anna vastav tagasiside töökordade koordinaatorile/ Norra/EMP koordinaatorile/ EŠK programmi eksperdile JIRA kaudu. RM RO annab tagasiside e-kirja teel.

10 tp; kiirenda tud kooskõlastuse korral 5 tp

1.4 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Kui RÜ/ töökorras või PO JKK-s ei ole mõnda nõuet piisavalt arvestatud või ei ole võimalik RÜ/ töökorrale või PO RA RA JKK-le kirjelduse järgi hinnangut anda, saada RA/RÜ/PO-le e-kiri/ , tuues TAO ärianalüütikule kommentaarid Jira kaudu välja, mis vajab korrigeerimist ning palu saata uuendatud töökorra või PO JKK. Juhul kui tagasiside ei ole võimalik 10 tööpäeva jooksul anda (ennekõike suuremahuliste muudatuste korral), teavita RA/RÜ/PO kontaktisikut orienteeruvast tagasiside andmise ajast.

10 tp

1. 2. 3.

Protsessiomanikud

punktis TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert punktis TAO ärianalüütik punktis TAO ärianalüütik 

1.5 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Uuendatud RÜ/ töökorra või PO JKK saamisel kontrolli KA/RKA/RKÜ/RTK tähelepanekutega arvestamist ise võiRA uuendatud töökorra või PO JKK TAO valdkonna eksperdile/juristile/talituse juhatajale/ edasta vajadusel Jira kaudu e-kirja

RM RO nõunikule kontrollimiseks ja hinnangu andmiseks.teel

Kokkuleppel võib RA/RÜ/PO suhelda TAO valdkonna eksperdi/juristi/talituse juhatajaga/RM RO nõunikuga. Sellisel juhul informeerib valdkonna eest vastutav ekspert/jurist/talituse juhataja/RM RO nõunik töökordade koordinaatorit/Norra/EMP koordinaatorit/EŠK programmi eksperti kommentaaridele vastamise seisust ning annab teada sellest, kui RA/RÜ/PO on tehtud kommentaarid arvesse võtnud. EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.7. 

Kui esitatud töökord vastab kehtestatud KA/RTK minimaalsetele nõutele, saadab töökordade koordinaator e-kirjaga/ TAO KA/RTK kooskõlastuse ning palub esitada KA-le/RTK-le kinnitatud uuendatud ärianalüütikule Jira kaudu

tööprotseduuride kirjeldused.

10 tp

RKA kooskõlastuse andmine 1.6 Norra/EMP koordinaator Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKA kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saada e-kirjaga RKA kooskõlastus (cc TAO juhataja ja RKA juht) ning palu esitada RKA-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saada AA-le JKK muudatuse teavitus.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edasta eelnevalt RKA ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavita olulisest muudatusest ka FMO-d.

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile1.4.

AA-le hinnangu andmiseks vaja minev aeg

RKÜ kooskõlastuse andmine 1.7 EŠK programmi ekspert Kui tegemist ei ole PO JKK oluliste muudatustega ja kui esitatud PO JKK vastab RKÜ kehtestatud minimaalsetele nõuetele, saada e-kirjaga RKÜ kooskõlastus (cc TAO juhataja ja RKÜ juht) ning palu esitada RKÜ-le kinnitatud uuendatud tööprotseduuride kirjeldused/PO JKK. Saada AA-le JKK muudatuse teavituse.

Kui tegemist on PO JKK oluliste muudatustega, edasta eelnevalt RKÜ ja TMO-ga kooskõlastatud PO JKK AA-le hinnangu andmiseks/ kooskõlastamiseks. Peale AA-lt hinnangu saamist/ kooskõlastust teavita olulisest muudatusest ka Šveitsi toetuste .bürood

Kui AA-l on täiendavaid kommentaare/ küsimusi, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

2 tp

Kontrolljälje säilitamine 1.8 Töökordade koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Salvesta töökorra või PO JKK tööversioon ning kinnitatud töökord või PO JKK vastava asutuse kausta.Sharepointi 2 tp

2.  RTK toetuste valdkonna töökorra loo ine mine ja muutm Muudatusettepaneku algatamine 2.1 Protsessiomanik/protsessi

muudatuse algataja   TPK ning TPK lisade muutmise vajaduse korral täida  u vorm ning saada see TAO TPK muutmise ettepanek

SV meetme rakendamisega seotud protsessipunkti muutmise taotlemisel taga, et ärianalüütikule menetlemiseks. muudatusettepanek vastab KAMINa nõuetele. 

Vajaduse korral

Muudatusettepaneku analüüsimine  2.2 TAO ärianalüütik 1) Uue toetuste valdkonna töökorra loomiseks palu kvaliteedijuhil vTeamsi tekstvestluses almistada ette vajaduse korral uus pesa uue toetuste valdkonna töökorra jaoks . Menetlus jätkub vastavalt punkti 2. alapunktile  Confluences 2.3;

2) Töökorra protsessi või töökorra lisa muudatuse korral analüüsi muudatusettepanekut (sh. SV protsessipunktide muutmisel kontrolli, et muudatus vastab KAMINa nõuetele) ja valmista ette protsessi muudatus. Vajadusel konsulteeri TAO teenusedisaini talituse juhatajaga protsessi muudatuse kavandamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.4.

2 tp jooksul

Töökorra pesa loomine Confluences 2.3 RTK kvaliteedijuht Valmista ette Confluence pesa töökorra jaoks ning saada selle link TAO ärianalüütikule . Teamsi tekstvestluse kaudu 2 tp jooksul

Protsessi/töökorra lisa kavandamine

2.4 TAO ärianalüütik Tööta välja uus RTK toetuste valdkonna töökord või muuda toetuste valdkonna töökorra protsesse Confluences. Vajaduse korral tööta välja uued töökorra lisad Korralda vajadusel koosolekud kaasates protsessiomanikud Sharepointis. ja teised seotud osapooled.  Vajadusel kaasa KA/RKA/RKÜ eksperdid ja või RM RO esindajad. 

Saada välja töötatud RTK töökorra protsess/töökorra lisa JIRA kaudu kommenteerimiseks protsessiomanikule. Vajaduse korral saada RTK töökorra/muudetud töökorra lisa RM RO-le kommenteerimiseks e-kirja teel. Ko RM nsulteeri l  vajaduse RO-ga seire valdkonna protsesside ja või TPK lisade väljatöötamisel ja või muutmisel.

 Lähtu Atlassian Confluence juhendist töökorra väljatöötamisel Confluence keskkonnas.

Tööülesandes määratud tähtajaks

Protsessi kommenteerimine ja kooskõlastamine

2.5 Protsessiomanikud Kommenteeri  RTK töökorda/töökorra lisasid Confluence/Sharepoint keskkonnas. Kooskõlasta töökorra protsessi muudatus JIRA  kaudu märkides JIRAs "kooskõlastan".

  Lähtu Atlassian Confluence juhendist töökorra kommenteerimisel Confluence keskkonnas.

Üldjuhul 10 tp jooksul või JIRA tööülesandes määratud tähtajaks

Muudetud töökorra/töökorra lisa edastamine kooskõlastamiseks TAO töökordade koordinaatorile ning töökorra/töökorra lisa lõppversiooni koostamine

2.6 TAO ärianalüütik a) Täienda töökorda ja töökorra lisasid kommentaaride alusel. Edasta töökorra/töökorra lisa TAO töökordade koordinaatorile KA/RKA/RKÜ/RTK poolseks kooskõlastamiseks JIRA kaudu. 

b) Vajadusel tee vajalikud parandused töökorras/ töökorra lisas KA/RKA/RKÜ/RTK kommentaaride järgi (sh kaasa vajadusel protsessiomanikud). 

c) Pärast KA/ -ga töökorra kooskõlastamist edasta töökorra lõppversioon RTK kvaliteedijuhile töökorra RKA/RKÜ kinnitamise korraldamiseks saates töökorra Confluence lingi ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7.

d) Kui väljatöötamisel on RTK töökorra lisa, siis pärast KA-ga/RKA-ga/RKÜ-ga töökorra lisa kooskõlastamist menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11.

10 tp jooksul

Töökorra kooskõlastamine ja kinnitamine DHS-s  

2.7 RTK kvaliteedijuht Valmista toetuste valdkonna töökorra kinnitamiseks ja algata vastav DHS töövoo ette RTK peadirektori käskkirja eelnõu  töökorra kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks ning seadista DHS töövoog teadmiseks TAO ärianalüütikule.

2 tp jooksul

2.8 TRO OJ/TMO OJ/TAO OJ/ TAO TJ/KA juht/RKA juht /RKÜ juht

Kooskõlasta RTK töökorra muudatuse DHS-s. 2 tp jooksul

2.9 RTK peadirektor Kinnita RTK töökorra DHS-s.  2 tp jooksul

RTK töökorra avalikustamine siseveebis

2. 10

RTK kvaliteedijuht Avalikusta RTK töökord RTK siseveebis. Hiljemalt töökorra kehtima hakkamise päeval

Töökorra muudatustest teavitamine 2. 11

TAO ärianalüütik Saada teavituse töökorra muudatusest TRO/TAO listi ja teavita teisi seotud osapooli töökorra muudatusest. e-kirjaga Koheselt pärast teavituse saamist

Töökorra lisa kooskõlastamine ja kinnitamine DHS-s  

2. 12

TAO ärianalüütik Algata töövoo DHS-s RTK töökorra lisa kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks (sh. valmistab ette kaaskirja, milles selgitab, mida töökorra lisas muudeti). 

2 tp jooksul

2. 13

TRO/TAO TJ-d  Kooskõlasta DHS-s RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas. 2 tp jooksul

2. 14

TAO/TRO OJ Kinnita RTK töökorra lisa oma vastutusvaldkonnas DHS-s. 2 tp jooksul

Töökorra lisa üleslaadimine siseveebi

2. 15

TAO ärianalüütik Lae üles kinnitatud töökorra lisa vastava töökorra juurde siseveebi. 1 tp jooksul

Töökorra lisast teavitamine 2. 16

TAO ärianalüütik Saada teavituse töökorra lisa kinnitamise kohta TAO/TRO listi ja vajadusel teistele osapooltele.e-kirjaga 1 tp jooksul

3. Toetuste kasutamise korraldamise teenuse protsessi testimine 

JIRA tööülesande seadistamine

3.1 Äria nalü ütik

JIRA pilve keskkonnas seadista protsessi testimise JIRA tööülesanne koostöös RIT-ga. Hilje malt augu st 2026

Testimise  alg atamine

3.2 Test imis e alga taja 

Algata äärates testimise eesmärgi ja projektijuhi toetuste kasutamise korraldamise teenuse protsessi testimine m ning testimise perioodi ja teavita sellest ärianalüütikut e-kirja teel. 

Vasta valt vajad usele

3.3 Äria nalü ütik

a) Loo Sharepointi Toetuste valdkond_RTK lehele TAO kausta "Protsessi testid" alamkausta Toetuste valdkond_RTK - testi Dokumendid - 23_Protsessi testid - All Documents kaust;

b) anna testimise ülesanne testimise projektijuhile JIRA kaudu.

2 tp

Testimise töörühma moodustamin e ja testimise kontseptsioon i loomine ning kooskõlastam ine      

3.4 Test imis e proj ektij uht

Moodusta testimise projekti töörühm (sh kaasa riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht). Märgi testimise töörühma liikmed JIRA ülesande juurde. Koosta testimise kontseptsioon (sh. testimise eesmärk, etapid, testimise metoodika kirjeldus ja testimise tulemuslikkuse hindamise põhimõtted, lubatud veamäär jms.) Sharepointis ja salvesta see Sharepointi Toetuste valdkond_RTK lehele TAO kausta "Protsessi testid" alamkausta  Toetuste valdkond_RTK - Dokumendid - 23_Protsessi testid - All Documents vastava testi kausta ning saada testimise kontseptsioon JIRA kaudu kooskõlastamiseks töörühmale.

Jira taski tähtaj aks

3.5 Töör ühm a liikm ed

Kommenteeri testimise kontseptsiooni Sharepointis ja märgi kommentaarid JIRA taski juurde.  Vähe malt 5 tp

3.6 Test imis e proj ektij uht

Täienda testimise kontseptsiooni vastavalt töörühma ettepanekutele Sharepointis ja saada see JIRA kaudu kooskõlastamiseks riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhile.

2 tp

3.7 Risk i- ja kvali teed ijuhti mise üksu se juht 

a) Tutvu testimise kontseptsiooniga. Vajadusel konsulteeri r TJ-ga.iskijuhtimise ja järelevalve talituse 

b) Kui testimise kontseptsioonis on riske, mida saab maandada, siis tee ettepanek puudused kõrvaldada JIRA kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.6;

c) Kui testimise kontseptsioon vastab nõuetele, kooskõlasta testimise kontseptsiooni JIRA kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.8;

b) Kui testimise kontseptsioonis on riske, mida ei saa maandada, siis tee ettepanek testimise projektijuhile testist loobuda JIRA kaudu.

Vähe malt 5 tp

3.8 Test imis e proj ektij uht

a) Kui riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht kooskõlastas testimise kontseptsiooni, siis saada see kinnitamiseks oma osakonna juhatajale ning menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10;

b) Kui riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht ei kooskõlastanud testimise kontseptsiooni, siis teavita testimise algatajat ja ärianalüütikut JIRA kaudu, et testimisest loobutakse.

2 tp

3.9 Äria nalü ütik

Võta teadmiseks teavitus, et testimisest loobutakse ning sulge JIRAs tööülesanne. 2 tp

Testimise kontseptsioon i kinnitamine

3. 10

TRO OJ /TA O OJ /TM O OJ

a) Tutvu testimise kontseptsiooniga ja nõusoleku korral kinnita testimise kontseptsioon JIRAs lisades märke "Kinnitan";

b) kui OJ ei kiida heaks testimise kontseptsiooni, siis lisa märge JIRAsse "Ei kooskõlasta" ja lisa põhjendus.

2 tp

Testimise läbiviimine ja tulemuslikkus e hindamine

3. 11

Test imis e proj ektij uht

a) Kui OJ kinnitas testimise kontseptsiooni, siis vii läbi testimine projektis ette nähtud perioodil. Lisa testiga seotud dokumendid Sharepointi Toetuste valdkond_RTK lehele TAO kausta Toetuste valdkond_RTK - Dokumendid - 23_Protsessi testid - All

Pärast testimise lõppu hinda testimise tulemusi vastavalt testimise kontseptsioonile.  testimise materjalide juurde. Documents V õta seisukoht, kas testimise perioodi on vaja pikendada ja konsulteeri vajadusel TJ-ga.  Märgi hinnang testimise tulemuslikkusele JIRA taski juurde ja teavita testimise algatajat ning ärianalüütikut testimise tulemusest. Kui testimise tulemusena on vaja muuta TPK-d, siis täida vorm ning saada see TAO ärianalüütikule TPK muutmise ettepanek menetlemiseks vastavalt punkti 2 alapunktile 2.1.;

b) Kui testimise perioodi on vaja pikendada ja või kui testimise kontseptsiooni on vaja muuta, siis teavita testimise algatajat JIRA kaudu ja ärianalüütikut. Testimise kontseptsiooni (versioon v2) loomiseks menetlus jätkub JIRA kaudu vastavalt punkti 3 alapunktile 3.2. 

Testi mise konts eptsio onis ette nähtu d tähtaj aks

TPK erandi sisseviimine TPK-sse

3. 12

Äria nalü ütik

Kui testimise kontseptsioon näeb ette TPK erandit, siis testimise perioodil vii erand TPK-sse sisse (vajadusel viitajaga) ja lisa viide vastavale JIRA testimise tööülesandele. TPK muutmiseks menetlus jätkub vastavalt alapunktile 2 RTK toetuste valdkonna töökorra loomine ja muutmine.

TPK muut mise tähtaj aks

2.1.9. Projektide dokumentide säilitamine

Kohaldub

Abifond SV 2014-2020 SV 2021-2027 EŠK Kliima 2021-2027 RRL

Norra_EMP 2014-2021 RE meetmed 

1.1. LÜHENDID

Antud protsess kohaldub nende toetusmeetmetega seotud projektide dokumentide säilitamiseks, millele kohaldub TPK (sh. Norra/EMP finantsmehhanismile ja EŠK-le).

Perioodi 2014-2020 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt STS § 35 lõikele 1 (ÜSM_2013 art 140) neli aastat, alates selle aasta 31. detsembrist, millal 30. juuni seisuga on kõikide projektis abikõlblikuks arvatud kulude alusel toetus välja makstud, välja arvatud, kui muus õigusaktis on sätestatud pikem tähtaeg.

Perioodi 2021-2027 struktuurivahenditega seotud dokumente tuleb säilitada vastavalt ÜSS § 18 lõikele 1 (ÜSM_2021 art 82 lõige 1) viis aastat TS-le tehtud lõppmakse tegemise aasta 31. detsembrist arvates, välja arvatud juhul, kui riigiabi reeglitest tuleneb teisiti.

ÜGEM  artikkel 12 „Järelevalve“ lõike 1 alusel säilitavad liikmesriigid üksikasjalikud andmed koos teabe ja vajalike lisadokumentidega kümme aastat alates kuupäevast, mil sihtotstarbeline üksikabi anti või mil anti abikava kohaselt viimane abi.

Samuti tuleb säilitada pikemalt arhiiviseaduse tähenduses dokumente, mis on Rahvusarhiivi poolt tunnistatud arhiiviväärtuslikeks. Sellised dokumendid antakse peale säilitamistähtaega üle Rahvusarhiivile.

Vastavalt raamatupidamise seadusele peab raamatupidamiskohuslane raamatupidamise algdokumente säilitama 7 aastat alates selle majandusaasta lõpust, kui majandustehing algdokumendi alusel raamatupidamisregistris kirjendati ning raamatupidamisregistreid, lepinguid, raamatupidamise aruandeid ja muid äridokumente, mis on vajalikud majandustehingute arusaadavaks kirjeldamiseks revideerimise käigus, peab raamatupidamiskohuslane säilitama seitse aastat, alates vastava majandusaasta lõpust. Seejuures säilitatakse raamatupidamise dokumente masintöödeldavalt.

Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismide rakendamisega seotud dokumente säilitatakse Norra/EMP 2014-2021 rakendusmääruse artikli 9.8 tingimuste kohaselt vähemalt 3 aastat pärast viimase programmi lõpparuande kinnitamist NMFA/FMC poolt.

RE/Kliima meetmete rakendamisega seotud dokumente säilitab RTK vastavalt TPK protsessides ette nähtud korrale ja RTK teabehalduse korrale ning TS-d vastavalt meetmete määrustele. 

Säilitatavate dokumentide ja andmete taasesitatavus kirjalikus vormis, lihttekstis loetavus ja tõendusväärtus peavad olema tagatud kogu säilitustähtaja jooksul. 

KA liikmesriigi ülesannetes kasutab süsteeme ja menetlusi, millega tagatakse vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lisa XIII kohase kontrolljälje jaoks nõutavate dokumentide hoidmine vastavalt sama määruse artiklis 82 sätestatud nõuetele.

EŠK korral RKÜ tagab, et programmi dokumente säilitatakse 10 aastat pärast toetusmeetme lõppemist regulatsiooni artikli 4.15 järgi. EŠK dokumentide säilitamiskohustus on kuni 03.12.2029.

RTK peab säilitama toetuste valdkonna dokumendid vastavalt RTK teabehalduse korrale.

Protsessiomanik

DHO I dokumendihalduse talituse juhataja

1.

2.1.10 Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi toetusmeetme juhtkomitee asutamine

EŠK toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) asutamine ja komitee tegevuses osalemine

Kohaldub

EŠK

1.1. LÜHENDID

Antud protsess 2.1.10 kohaldub EŠK programmile.  Vastavalt toetusmeetme lepingu artiklile 5 asutab PO toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) ning kaasab RKÜ esindaja komitee liikmena.

Toetusmeetme juhtkomitee kinnitab toetusmeetme muudatused kooskõlas EŠK regulatsiooni ja toetusmeetme lepinguga. Toetusmeetme juhtkomitee koosseis ja hääleõigused määratakse toetusmeetme lepingus. Toetusmeetme juhtkomitee tuleb kokku vähemalt kord aastas. 

Etapp Jrk Ametinimetus Tegevus Tähtaeg

EŠK toetusmeetme juhtkomitee (edaspidi komitee) asutamine ja komitee tegevuses osalemine

RKÜ esindajate määramine komiteesse      

1.1 PO Saada kiri RKÜ-le ja palu määrata esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. Kontrolljä ljeks jääb kiri DHS-is.

Koheselt pärast toetusmeetme rakendamise lepingu sõlmimist

1.2 RKÜ juht Määra RKÜ esindaja(d) toetusmeetme juhtkomiteesse. 10 tp jooksul või hiljemalt PO poolt määratud tähtajaks

1.3 EŠK programmi ekspert Valmista ette kiri PO-le RKÜ esindaja(te) määramiseks toetusmeetme juhtkomiteesse. Seadista DHS töövoog kirja eelnõu kooskõlastamiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le ja allkirjastamiseks RKÜ juhile.

5 tp jooksul

1.4 TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/ TAO OJ

Kooskõlasta kiri DHS-is. 2 tp jooksul tööülesande saamisest

1.5 RKÜ juht Allkirjasta kiri DHS-is. 2 tp jooksul tööülesande saamisest

Komitee asutamine käskkirjaga   

1.6 PO Asuta komitee ja saada koopia käskkirjast komitee asutamise kohta EŠK programmi   eksperdile e-kirja teel teadmiseks.

10 tp jooksul pärast käskkirja vormistamist

1.7 EŠK programmi ekspert Korralda komitee asutamise käskkirja registreerimise DHS-is. Seadista DHS töövoo teadmiseks RKÜ juhile, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.

5 tp jooksul

Komitee töös osalemine ja protokollide haldus

1.8 RKÜ esindaja toetusmeetme juhtkomitees

Osale komitee töös ning koosolekutel. Kooskõlasta komitee koosolekute protokollid e- kirja teel.  Edasta koosoleku protokoll teadmiseks EŠK programmi eksperdile.

jooksvalt

1.9 EŠK programmi ekspert Registreeri komitee koosoleku protokollid DHS-is. 5 tp jooksul

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.1.11 EŠK programmi toetusmeetme taotluse ja EŠK toetusmeetme lepingu/toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine

1. EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamine 2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsess 3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine

Kohaldub

EŠK

1.1. LÜHENDID

Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamist vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.7. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada EŠK programmi toetusmeetme lepinguettevalmistamise protsessi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklitele 4.8.  EŠK toetusmeetme leping on pädevate asutuste ja vajaduse korral täiendavate lepingupoolte leping toetusmeetme rakendamise kohta (nagu on määratletud raamkokkuleppes). Toetusmeetme leping sõlmitakse RKÜ ning asjakohasel juhul Šveitsi Arengu- ja Koostööameti või Riikliku Majandusasjade Sekretariaadi ning vajaduse korral täiendavate lepingupoolte vahel.  Protsessi punkti 3 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas RKÜ sõlmib toetusmeetme lepingu alusel toetusmeetme rakendamise lepingu elluviiva asutusega ning vajaduse ja sellekohase soovi korral vahendusasutusega (v.a tehnilise abi puhul) vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.9. Toetusmeetme rakendamise lepingus sätestatakse toetuse andmise tingimused ning asjaomaste poolte ülesanded ja kohustused.

Etapp Jrk Ametinimetus Tegevus Tähtaeg

1. EŠK programmi toetusmeetme taotluse ettevalmistamine Iga kindlaks määratud toetusmeetme kohta koostatakse toetusmeetme taotlus, kasutades Šveitsi esitatud vormi. Toetusmeetme taotlused esitatakse Šveitsi toetuste büroole. Iga toetusmeetme kiidab kõigepealt heaks partnerriik ja seejärel Šveits. Esimese etapi taotluses kirjeldatakse põhiliselt toetusmeetme üldist raamistikku ja selle üldist ülesehitust. Teise etapi taotlus sisaldab üksikasjalikku teavet toetusmeetme eesmärkide ja ulatuse ning nende saavutamiseks vajalike protsesside ja ressursside kohta.

PO I etapi toetusmeetme taotluse koostamise algatamine

1.1 EŠK programmi ekspert

Saada PO-le I etapi toetusmeetme taotluse vorm, mis on Šveitsi poolt ette antud e-kirjaga. Hiljemalt 2024. a alguses

I etapi toetusmeetme taotluse koostamine 

1.2 PO Koosta toetusmeetme kohta I etapi toetusmeetme taotlus, kasutades Šveitsi esitatud vormi. Suhtle taotluse täitmiseks Šveitsi toetuste bürooga ja saada taotlus RKÜ-le e-kirjaga.

5 kuu jooksul 

1.3 EŠK programmi ekspert

Tutvu I etapi toetusmeetme taotlusega ja edasta see RM RO-le kommenteerimiseks e- kirjaga.

5 tp

1.4 RM RO Kommenteeri I etapi toetusmeetme taotlust.   5 tp

1.5 EŠK programmi ekspert

Edasta parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta PO-le e-kirjaga. 5 tp

1.6 PO Paranda I etapi toetusmeetme taotlust ja saada see RKÜ-le e-kirjaga. 10 tp

1.7 EŠK programmi ekspert

Veendu, et PO on I etapi toetusmeetme taotlust täiendanud vastavalt parandusettepanekutele ning seadista DHS-i töövoog taotluse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

I etapi taotlus esitatud hiljemalt 2024. a I poolaastal

1.8 RKÜ juht Allkirjasta I etapi toetusmeetme taotlus DHS-is. 2 tp

I etapi toetusmeetme taotluse edastamine Šveitsi toetuste büroole

1.9 EŠK programmi ekspert

Edasta toetusmeetme taotlus DHS-i kaudu Šveitsi toetuste büroole. Kontrolljäljeks jääb salvestatud e-kiri EŠK programmi kausta Sharepointi.

2 p

Ettepanekute esitamine I etapi toetusmeetme taotluse kohta

1. 10

Šveitsi toetuste büroo Esita vajadusel parandusettepanekud I etapi toetusmeetme taotluse kohta ja või täiendavad tingimused e-kirjaga.

1 kuu jooksul

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

PO II etapi toetusmeetme taotluse koostamise algatamine

1. 11

EŠK programmi ekspert

Anna PO-dele ülesanne täita ja esitada II etapi toetusmeetme taotluse taotlusvorm e-kirjaga ning võtta Šveitsi toetuste büroo poolt esitatud tingimusi arvesse selle täitmisel.

Hiljemalt 2024.a II poolaastal

II etapi toetusmeetme taotluse koostamine 

1. 12

PO Suhtle taotluse täitmiseks ja täiendamiseks Šveitsi toetuste bürooga ning esita II etapi toetusmeetme taotlus RKÜ-le e-kirjaga. 

80 tp jooksul

1. 13

EŠK programmi ekspert

Kontrolli, kas toetusmeetme taotlus on täidetud vastavalt vormile ja saada parandusettepanekud PO-le e-kirjaga.

5 tp

1. 14

PO Paranda II etapi toetusmeetme taotlust ja esita parandatud II etapi toetusmeetme taotlus RKÜ-le e-kirjaga. 

10 tp

1. 15

EŠK programmi ekspert

Saada II etapi toetusmeetme taotlus kommenteerimiseks RM RO-le e-kirjaga.  10 tp

1. 16

RM RO Tutvu taotlusega ja esita kommentaarid II etapi toetusmeetme taotlusele e-kirjaga. 10 tp

1. 17

EŠK programmi ekspert

Edasta RM RO kommentaarid PO-le e-kirjaga. 2 tp

1. 18

PO Paranda II etapi toetusmeetme taotlust ja esita toetusmeetme taotluse lõppversioon EŠK programmi eksperdile e-kirjaga.

10 tp

1. 19

EŠK programmi ekspert

Kontrolli üle, kas toetusmeetme taotlus vastab nõuetele. Juhul, kui taotlusel on puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse edendamisega, siis vajadusel saada taotlus kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e-kirja teel, kes kommenteerib 5 tp jooksul. [1]

Loo DHS-s toetusmeetme taotluse allkirjastamiseks töövoog AK märkega AvTS § 35 lg 2 p. 2. , sh. lisa partnerriigi kinnitus, et I etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. 

5 tp

1. 20

RKÜ juht Allkirjasta II etapi toetusmeetme taotlus DHS-s. 2 tp

II etapi toetusmeetme taotluse edastamine Šveitsi toetuste büroole

1. 21

EŠK programmi ekspert

Saada Šveitsi toetuste büroole lõplik täidetud toetusmeetme taotluse vorm. II etapi toetusmeetme taotluse esitamisel lisa partnerriigi kinnitus, et I etapi tingimused on nende olemasolul täidetud. Saada koopia RM RO-le. Kontrolljäljeks jääb E-kiri Šveitsi toetuste büroole registreeritud DHS-s ja toetusmeetme taotlus EŠK programmi kaustas Sharepointis.

Enne 2024.a lõppu

Ettepanekute esitamine II etapi toetusmeetme taotluse kohta

1. 22

Šveitsi toetuse büroo Menetleb II etapi toetusmeetme taotlust ja esitab vajaduse korral oma tingimused selle täiendamiseks EŠK programmi eksperdile. Juhul, kui esitab tingimused toetusmeetme taotluse parandamiseks jätkub menetlus vastavalt punkti 1 alapunktile 1.11.

Vastavalt vajadusele

2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ettevalmistamise protsess Iga EŠK programmi toetusmeetme lepingu RKÜ valmistab ette vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.8.

Toetusmeetme lepingu kavandi koostamine ja kooskõlastamine            

2. 1.

EŠK programmi ekspert

Valmista ette toetusmeetme lepingu kavand Šveitsi esitatud vormi alusel ja Sharepointis saada see kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võta arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi. Vajadusel konsulteeri PO-dega.

2 tp jooksul pärast toetusmeetme lõplikult heaks kiitmist Šveitsi poolt

2.2 TAO talituse jurist Kommenteeri toetusmeetme lepingu kavandit. Puuduste korral lisa kommentaarid toetusmeetme lepingu kavandisse ning teavita EŠK programmi eksperti.Sharepointi

2 tp

2.3 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme lepingu kavandit. Saada toetusmeetme lepingu kavand teistele osapooltele ülevaatamiseks ja kommenteerimiseks e-kirjaga.

2 tp

2.4 Toetusmeetme lepingu osapooled

Kommenteeri toetusmeetme lepingu kavandit ja esita kommentaarid EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. 

5 tp

2.5 EŠK programmi ekspert

Tutvu kommentaaridega ja täienda toetusmeetme lepingu kavandit. Edasta toetusmeetme lepingu kavand Šveitsi toetuste büroole kommenteerimiseks e-kirjaga.

2 tp

2.6 Šveitsi toetuste büroo Kommenteeri toetusmeetme lepingu kavandit ja edasta oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile e-kirjaga.

5 tp

2.7 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme lepingu kavandit, et see vastaks nõuetele ja lae see üles DHS-i.  3 tp

2.8 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ/TAO OJ

Kooskõlasta toetusmeetme lepingu kavand DHS-s. 5 tp

Toetusmeetme lepingu allkirjastamine    

2.9 EŠK programmi ekspert

Korralda toetusmeetme lepingu allkirjastamine lepingu osapoolte poolt vastavalt nõuetele koostöös Šveitsi toetuste bürooga.

Šveitsi toetuste bürooga kokku lepitud ajal;  vormistamine hiljemalt 2 kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on toetusmeetme lõplikult heaks kiitnud.

2. 10

RKÜ juht/Šveitsi esindaja

Allkirjasta toetusmeetme lepingu.

2. 11

EŠK programmi ekspert

Korralda allkirjastatud lepingu üleslaadimine DHS-i. 1 tp

2. 12

EŠK programmi ekspert

Salvesta toetusmeetme leping EŠK programmi kausta Sharepointi.  2 tp 

3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu ettevalmistamine

Toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi ettevalmistamine ja kooskõlastamine        

3.1 EŠK programmi ekspert

Valmista ette toetusmeetme rakendamise lepingu kavand OneDrive`s vajadusel kaasates aada see kommenteerimiseks TAO talituse juristile. Võta arvesse valdkondlikke eksperte ja s

toetusmeetme lepingu sisu ja toetuse andmise tingimusi.

Vastavalt vajadusele

3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisa kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu kavandisse OneDriv ning teavita EŠK programmi eksperti. e's

5 tp

3.3 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit.  Saada e-kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu kavand kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele.

2 tp

3.4 Toetusmeetme rakendamise lepingu Eesti osapooled ja PO

Kommenteeri toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit OneDrive`s. 5 tp

3.5 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme rakendamise lepingu kavandit. Loo töövoog DHS-s toetusmeetme rakendamise lepingu kavandi lõppversiooni kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

5 tp

3.6 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ/ TAO OJ

Kooskõlasta toetusmeetme rakendamise lepingu kavand DHS-s. 5 tp

Toetusmeetme rakendamise lepingu allkirjastamine    

3.7 RKÜ juht Allkirjasta toetusmeetme rakendamise lepingu DHS-s. 2 tp

3.8 EŠK programmi ekspert

Korralda toetusmeetme rakendamise lepingu allkirjastamine elluviiva asutuse ja vajadusel teiste lepingu osapooletega.

1 kuu jooksul

3.9 Elluviiv asutus ja vajadusel teised lepingu osapooled

Allkirjasta toetusmeetme rakendamise leping. 2 tp

3. 10

EŠK programmi ekspert

Lae üles DHS-i toetusmeetme rakendamise leping ja kõik selle lisad. 2 tp

[1] ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskuse kontaktandmed: .https://kompetentsikeskus.sm.ee/et/kontakt

2.1.12 Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavuskontroll RKÜ-s

EŠK

1.1. LÜHENDID

Vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 4.2 punktile 4 kontrollib RKÜ Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitava partnerluslepingu vastavust EŠK regulatsiooni artiklile 4.10.

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Partnerluslepingu esitamine

1. PO /programmiko mponendi operaator

Koosta Šveitsi toetusmeetme partneriga sõlmitav partnerlusleping Sharepointis EŠK programmi ning edasta see e-kirja teel RKÜ-le, Šveitsi toetuste büroole ja Šveitsi toetusmeetme kaustas

partnerile kommenteerimiseks.

Vastavalt Šveitsi toetuste bürooga

kokkulepitud tähtajale

Partnerluslepingu kooskõlastamine

2. EŠK programmi ekspert

Vaata üle partnerluslepingu tekst, loo JIRA task TAO juristile partnerluslepingu kooskõlastamiseks ja vajadusel kaasa teisi TAO valdkonna eksperte.

10 tp jooksul

3. TAO jurist /TAO ekspert

Tutvu partnerluslepingu tekstiga ja kooskõlasta see JIRA-s. Puuduste korral lisa kommentaarid JIRA-sse.

10 tp jooksul

4. EŠK programmi ekspert

a) Kui puuduseid ei tuvastatud/kui puudused on kõrvaldatud, siis edasta e-kirjaga RKÜ kooskõlastus PO-le/programmikomponendi operaatorile. Registreeri DHS-s RKÜ kooskõlastus partnerluslepingule. Menetlus jätkub vastavalt punktile 6;

b) Puuduste korral täienda partnerluslepingut laekunud ettepanekute alusel. Edasta kommentaarid partnerluslepingu kohta PO-le/programmikomponendi operaatorile.  Registreeri RKÜ vastus partnerluslepingule DHS-s.

5 tp jooksul

5. PO /programmiko mponendi operaator

Juhul kui olid puudused, siis edasta e-kirja teel parandatud partnerlusleping EŠK programmi eksperdile.  Menetlus jätkub vastavalt punktile 4.

10 tp jooksul

Allkirjastatud partnerluslepingu esitamine RKÜ-le

6. PO /programmiko mponendi operaator

Edasta allkirjastatud partnerlusleping e-kirjaga RKÜ EŠK programmi eksperdile. hiljemalt 20 tp jooksul

Partnerluslepingu registreerimine

7. EŠK programmi ekspert

Registreeri DHS-s allkirjastatud partnerlusleping.  5 tp jooksul

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.2. TOETUSTE ELLUVIIMISE KORRALDAMISEGA SEOTUD PROTSESSID

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus 2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess 2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess 2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess 2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess 2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess 2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess 2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess 2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess 2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess 2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine 2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess 2.2.15 KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus

Kohaldub

SV  EŠK

Norra_EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

SV kontekstis on antud protsessi eesmärgiks sätestada kord KA poolt RA-dele ja RÜ-dele delegeeritud ülesannete täitmise kontrollimiseks, et saada kindlust juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimivuse kohta.

Norra/EMP kontekstis on antud protsessi eesmärgiks täita Norra/EMP rakendusmääruste artikli 5.3 sätestatud kohtustust tagades, et juhtimis- ja kontrollisüsteemid on vastavuses regulatsiooniga.

Järelevalve protsessi üheks tulemuseks on administratsiooni ja TS-te kompetentside kitsaskohtade väljaselgitamine ning nende parendustegevuste plaani koostamine järgnevaks aastaks. Nimetatud plaan sisaldab muuhulgas ka administratsiooni ja TS-te kompetentside ja teadlikkuse tõstmiseks vajalikke koolitus- ja arendustegevusi, mida vastavalt tegevusplaanile ja lisaks jooksvalt vastavalt vajadusele spetsiifilisele sihtgrupile keskselt korraldatakse. Koolitus- ja arendustegevusi viivad läbi KA/RKA/EŠK RKÜ töötajad hoolimata osakonnast.

Antud protsessipunkti alapunkt 1 ja alapunkt 2 kohalduvad perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite ning Norra/EMP toetusskeemidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1.  SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüside koostamine

Toimivusanalüü si ettevalmistus

1.1 TAO valdkonna ekspert/talituse juhataja  Pärast aruandlusaasta lõppu 30. juunil alusta materjalide koondamist iga-aastase struktuurivahendit orra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi (edaspidi e ja N toimivusan

koostamiseks alüüs) Sharepointi. EL SV administratsiooni toimivusanalüüs on koostamiseks vastavalt aluseks juhtkonna kinnituse protsessipunktile 2.2.3. Juhtkonna

.kinnituse koostamise ja esitamise protsess

Jooksvalt

1.2 TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi toimivusanalüüsi koordinaator)

Uuenda toimivusanalüüsi koostamise põhimõtted koos ajakavaga algavaks järelevalvetsükliks, milles määratleb toimivusanalüüsi koostamise detailse ajakava, vajaliku sisendmaterjali loetelu ning analüüsitavad teemad. Kooskõlasta põhimõtted ja ajakava TAO OJ-ga. Vastavalt ajakavale loo toimivusanalüüsi projektiplaani JIRA-sse. 

15. detsember

1.3 Toimivusanalüüsi koordinaator Loo toimivusanalüüsi kirjutamiseks keskkond Sharepointis.  Kokkulepitud tähtpäeval

Toimivusanalüü si koostamine

1.4 TAO valdkonna ekspert/ / kvaliteediekspert TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskiekspert (edaspidi järelevalve riskiekspert)/ TAO alituse teenusedisaini t juhataja/ Norra/EMP koordinaator

Analüüsi aruandlusperioodil toimunud arenguid valdkonnas vastavalt 01.01-31.12 toimivusanalüüsis kokku lepitud põhimõtetele, tuues välja tegevused parendamiseks. Norra/EMP finantsmehhanismi (2014-2021) analüüs koostatakse eraldi dokumendina. 

Kajasta analüüsi tulemused JIRA-s. 

EL SV toimivusanalüüsi eelnõu 1. veebruariks; 

Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu 28.

veebruariks . [2] 

Põhjendatud juhtudel võivad toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad

Protsessiomanik

Toimivusanalüüsi protsessis:

Punkti 1-2 protsessiomanik:  TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert (toimivusanalüüsi koordinaator)

Punkti 3 protsessiomanik: TAO teenusedisaini talituse teenusedisainer-ärianalüütik

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollide ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollide protsessis:

Protsessiomanik: TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja 

1.5 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator

Edasta toimivusanalüüsi eelnõu projekti tutvumiseks TMO OJ-le, TAO OJ-le ja AA-le ning KA/RKA juhile e-kirjaga.

EL SV toimivusanalüüsi eelnõu 5. veebruariks;

Norra/EMP toimivusanalüüsi eelnõu 5. märtsiks

Põhjendatud juhtudel võivad toimivusanalüüsi tähtajad olla hilisemad.

1.6 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator/ TAO eksperdid

Vii sisse parandusettepanekud ning vormista toimivusanalüüs allkirjastamiseks, lisades dokumendi lisaks ka toimivusanalüüsi koostamise aluseks ning edasta olevad põhimõtted seejärel kooskõlastamiseks TAO OJ-le ja allkirjastamiseks KA juhile/RKA juhile DHS-is.

5 tp

Toimivusanalüü si allkirjastamine

1.7 KA juht/RKA juht Allkirjasta toimivusanalüüsi lõplik versioon digitaalselt DHS-is. 3 tp

15.03 EL SV toimivusanalüüs allkirjastatud; 31.03 Norra/EMP toimivusanalüüs allkirjastatud*

*Põhjendatud juhtudel võivad toimivusanalüüsid olla allkirjastatud hiljem.

1.8 Toimivusanalüüsi koordinaator/ Norra/EMP koordinaator

Salvesta allkirjastatud toimivusanalüüs JIRA-sse, Sharepointi ning edasta informatsiooniks MO ja TRO OJ-le, TAO talituste juhtidele ja ekspertidele, RM RO-TAO, T le ja AA-le. 

10 tp

Toimivusanalüü si järelevalvetege

 vused

1.9 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Vii läbi planeeritud järelevalvetegevused vastavalt toimivusanalüüsi tegevuskavas toodud ajakavale. Jälgi JIRA-s järelevalve tegevuste täitmist ja märgi täidetud ülesanded lõpetatuks. Lisa tõendusmaterjalid JIRA-sse või vastavasse ühiskasutatavasse kausta. 

10 tp

2. SV ja Norra/EMP administratsiooni toimivusanalüüsi elluviimine

Järelevalvetege vuste täitmise vahekokkuvõtte koostamine

2.1 Toimivusanalüüsi koordinaator Algata toimivusanalüüsis kavandatud järelevalvetegevuste täitmise vahekokkuvõtte koostamine kaks korda aastas, mille eesmärgiks on täpsustada järelevalvetegevusi jooksva kalendriaasta teiseks poolaastaks. Loo vahekokkuvõtet käsitlev dokument Sharepointis.

Jooksvalt, kuid mitte hiljem kui 1. mai ja 1. november 

2.2 Toimivusanalüüsi koordinaator Informeeri toimivusanalüüsiga seotud TAO eksperte ja talituse juhatajaid tegevuskava tegevuste muutmise ajakavast ja võimalikest täiendavatest sisendmaterjalidest e-kirja teel või JIRA kaudu.

2 tp

2.3 TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / järelevalve riskiekspert/kvaliteediekspert/TAO

use juhataja/ Norra/EMP teenusedisaini talit koordinaator

Koosta vahekokkuvõte toimivusanalüüsi täitmisest vastavas valdkonnas. Esita vajadusel täiendavaid järelevalvetegevusi või täpsusta varasemaid seatud tähtaegu. Salvesta vahekokkuvõtte Sharepointis.

20 tp

2.4 Toimivusanalüüsi koordinaator Ühtlusta tehtud vahekokkuvõte ning esita see kommenteerimiseks TAO OJ-le. 5 tp

2.5 Toimivusanalüüsi koordinaator Vii vajadusel sisse TAO OJ poolt tehtud parandusettepanekud ning vormista vahekokkuvõte kinnitamiseks ning edasta seejärel kinnitamiseks TAO OJ-le.

3 tp

Järelevalvetege vuste täitmise vahekokkuvõtte kinnitamine

2.6 TAO OJ Kinnita vahekokkuvõte .JIRA-s Hiljemalt määratud tähtajaks 15. juuni; 15. november

2.7 Toimivusanalüüsi koordinaator Salvesta kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõtte Sharepointi ning edasta informatsiooniks seotud TAO ekspertidele ja talituse juhatajatele, TMO ja TRO OJ-le ning RM RO-le. Uuenda tegevuskava info JIRA-s. Norra/EMP kinnitatud toimivusanalüüsi vahekokkuvõte edasta AA-le.

5 tp

Vahekokkuvõtt es ette nähtud tegevuste teostamine

2.8 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja.

Vii läbi planeeritud tegevused vastavalt uuendatud ajakavale. Kontrolljäljeks jäävad JIRA kanded teostatud tegevuste kohta.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

 3. Koolitustegevuste haldamine www.riigitootaja.ee portaalis 

Koolitustegevu ste planeerimine

3.1 Toetuste valdkonna töötaja  Tuvasta koolitusteemad ja sihtgrupp, mille osas üritust planeerida toimivusanalüüsi ja või RTK koolitusvajaduste alusel. Vajadusel küsi sisendit võrgustikult ja/või TRO talituse juhtidelt. Vajadusel täienda ja ajakohasta toimivusanalüüsi järelevalve tegevuskava saadud sisendi põhjal.

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg

3.2 Toetuste valdkonna töötaja Korralda võimalik koolitaja (nt. TAIEX), ruumid ja vajadusel toitlustus võttes selleks vajadusel pakkumused (kui kaasneb kulu, siis peab olema võetud 3 võrreldavat pakkumust vastavalt RTK hankekorrale, seejuures tuleb järgida TAT nõudeid). Koolitusinfo pane üles Ekstranetti. [3]

Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

RTIP-s majanduskulud e taotluse vormistamine ja kontrolljälje tagamine

3.3 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja/ TA kulujuht/ TJ/OJ

Kui üritusega kaasneb kulu, vormista RTIP-s majanduskulude taotlus. Manusena lähevad kaasa:

pakkumuskutse pakkumused ürituse päevakava märkuse lahtrisse kirjutab käsitsi juurde ürituse planeeritavad kuupäevad ja ürituse nime. märgib kulujuhiks tehnilise abi kulujuhi märgib kinnitajaks otsese juhi.

3 tp

3.4 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja, projektijuht

Kui majanduskulude taotlus on kinnitatud, edasta ürituse korraldaja ürituse info e-kirjaga projektijuhile RTIP-i kutse üleslaadimiseks järgmise infoga:

ürituse nimi lühikirjeldus, mis läheb kutsesse sihtgrupp sh kohtade arv, sh kas on n.ö suunatud kutse või kõigile huvilistele toimumise aeg ja koht päevakava kuupäev, mis ajaks peab registreerimine lõppenud olema, et nt toitlustuse arv teenusepakkujale öelda.

3 tp

3.5 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Edasta e-posti teel skanneeritud registreerimislehed koos osalejate allkirjadega kontaktse ürituse korral kulujuhile ning TRO infospetsialistile. Virtuaalürituse korral edasta kontroll- jäljeks dokumendid vastavalt KA juhendile „Korraldusasutuse juhised virtuaalüritustel osalemise kontrolljälje tagamiseks“ kulujuhile.

5 tp

3.6 Projektijuht Peale ürituse toimumist vii RTIP-s läbi eelseadistatud vormil tagasisideküsitluse. 5 tp

3.7 Planeeritud tegevuse täitjaks määratud vastav toetuste valdkonna töötaja

Peale tagasiside küsitluse lõppemist märgi tegevus projektihalduskeskkonnas lõppenuks. 5 tp

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid

1. KA/RKA/EŠK RKÜ kontrolli planeerimine, läbiviimine ja tulemuste fikseerimine

Kontrolli kavandamin e ja ettevalmista mine

1.1 TAO valdkonna ekspert/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja või järelevalve riskiekspert/teenuse arendamise ekspert/ Norra /EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/ RM RO (edaspidi )kontrolli eest vastutaja

Enne kontrolliga alustamist mõtle läbi kavandatud kontrolli teostamine kaasates vajadusel teisi KA/RKA/EŠK RKÜ eksperte ja   otsusta, kas kontrolli läbiviimiseks on vajalik kasutada KL-te ning kas saab kasutada (vajadusel uuendades) mõnda varem kasutatud KL-e. Vajadusel koosta koostöös kontrolli teostajaga uued KL-d. Juhul kui KA/RKA/EŠK RKÜ kontroll hõlmab ka projektide kontrolli, koosta iga kontrolli kohta koostöös kontrolli teostajaga valim, mille moodustamise metoodika fikseeri kirjalikult. Kontrollivalimi koostamisel konsulteeri vajadusel järelevalve riskieksperdiga.

Kui kontrolli läbiviimiseks on vajalik kaasata TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve ekspert (edaspidi kontrolli ), kaasa kontrolli teostaja, selgita kontrolli sisu ning lepi kokku kontrolli teostamise ajakava, kaasates vajadusel ka TAO teostaja

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja. Nõusta kontrolli läbiviimisel kontrolli teostajat.

Kui kontrolli eest vastutaja teostab kontrolli ise, on allpool loetletud kontrolli teostaja ülesanded kontrolli eest vastutaja ülesanded. Kontrolljäljeks jääb kontrolli vajadus kirjeldatud tegevuskavas või JIRA-s.

20 tp

Kontrollist teavitamine

1.2 Kontrolli eest vastutaja Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli puhul saada kontrollitavale kontrolli toimumise kohta teade (koopia TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, TMO OJ- ) , kus märgi ära:le e-kirjaga

·       kontrolli eesmärk,

·       kontrolli teostamise aeg,

·       kontrollitav valim (kui see on asjakohane),

·       kontrolli teostaja nimi.

RTK-siseselt saada kontrolli toimumise kohta teade TRO juhile.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul kontrollitavatele teavitust ei saadeta, sest kontroll teostatakse SFOS-is oleva info alusel.

3 tp

Kontrolli sisestamine JIRA-sse

1.3 Kontrolli teostaja Sisesta informatsioon planeeritavast kontrollist JIRA-sse ja lisa ülesandele silt KA_kontrollid või RKA_kontroll või RKÜ kontroll. _ JIRA ülesandel lisa vaatlejaks kontrolli eest vastutaja, TAO OJ ning TMO OJ.

3 tp

Kontroll- lehe täitmine

1.4 Kontrolli teostaja Täida kontrolli kohta KL-(d) (kui see on asjakohane), mis on kontrollija töövahend ja ei kuulu üldjuhul avaldamisele kontrollitavale. KL kinnitamisega kinnita, et sul ei esine kontrollitava suhtes taandamise aluseid HMS § 10 mõistes. Edastab täidetud KL kontrolli eest vastutajale, kelleks on tema otsene juht. Kontrolljäljeks jääb kontroll-akt, teavitus JIRA-s.

Kokkulepit ud kontrolli- perioodi lõppkuu- päevaks

1.5 Kontrolli eest vastutaja Vaata KL(d) üle ja kooskõlasta. Kui KL-e on vaja täiendada, anna kontrolli teostajale sellekohase tagasiside. Kontrolljäljeks jääb teavitus JIRA-s.

5 tp

Kontrollitule muste vormistamine

1.6 Kontrolli teostaja Koosta protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrolli tulemuste kohta kontrollakt ning SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide tulemuste kohta kontrolli kokkuvõte, kus märgi ära:

·       kontrolli teostamise kuupäev või kontrolli periood,

·       kontrolli teostaja,

·       kontrolli eesmärk,

·       kontrolli valimimetoodika kirjeldus,

·       lühikirjeldus kontrollitegevustest (kui asjakohane),

·       kontrollitud projektide loetelu (kui asjakohane),

·       kontrolli tulemusena tehtud tähelepanekud koos soovitustega olukorra parandamiseks,

·       vajadusel tähtaeg soovitus(t)e elluviimiseks.

Edasta kontroll-akt kontrolli eest vastutajale ülevaatamiseks. Kontrolljäljeks jääb kontroll-akt, teavitus JIRA-s.

Kokkulepit ud kontrolli- perioodi lõpp- kuupäeva ks

1.7 Kontrolli eest vastutaja Vaata kontroll-akti üle, vajadusel lisa omapoolsed täiendused. Anna kooskõlastus. Kontrolljäljeks jääb teavitus JIRA-s. 5 tp

Kontrollakti ülevaatamin e ja allkirjastami ne

1.8 Kontrolli teostaja Edasta vajadusel kontroll-aktis fikseeritud tähelepanekud enne kontrollitulemuste lõpliku kinnitamist kontrollitavale kommenteerimisele, andes kommentaaride esitamise tähtajaks 10 tööpäeva.

Peale kontrollitava poolt kommentaaride saamist täienda vajadusel kontroll-akti. Allkirjasta kontroll-akt,  edasta kontrolli eest vastutajale. 

Üldjuhul kuni 20 tp jooksul peale kontrolli teostamist

1.9 Kontrolli eest vastutaja Allkirjasta kontroll-akt. 5 tp

1. 10

Kontrolli eest vastutaja Edasta kinnitatud kontrollakt e-kirja teel kontrollitavale, teadmiseks kontrolli teostajale ja toetuste korraldamise talituse juhatajale. RTK-sisese kontrolli puhul edastatakse kontrollakt TRO juhile. Kui kontrollitav peab teostama järeltegevusi, lepitakse kokku tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks.

SFOS-i andmete alusel tehtavate tsentraalsete kontrollide puhul, kui puuduseid ei tuvastatud, kontroll-akti kontrollitavale ei edastata.  Kontrolljäljeks jäävad e-kirjad ja märked JIRA-s.

3 tp

Kontrolli info lisamine JIRA-sse

1. 11

Kontrolli teostaja Lisa kontrolli lõppemisel kontrolli info koos seotud dokumentatsiooniga (sh kontroll-leht, kontroll-akt, kontrolli kokkuvõte jms) JIRA-sse.

5 tp

Järeltegevus te kontroll 

1. 12

Kontrolli teostaja Juhul kui kontrollitavale anti tähtaeg puuduste parandamiseks/ täienduste tegemiseks, veendu tähtaja saabudes, et soovituse rakendamisega on saavutatud soovitud olukord.

Kujunda oma seisukoht soovituse rakendamise kohta, vajadusel teosta täiendav kontroll. Mittekohase täitmise korral anna kirjalik tagasiside ning lepi kokku uus tähtaeg.

Sisesta järeltegevustega seotud teabe JIRA-sse. Edasta info kontrolli lõppemise kohta kontrolli eest vastutajale.

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtaeg

Erimeelsuste lahendamine

1. 13

Kontrolli eest vastutaja Erimeelsuste korral kutsu kokku ümarlaud, kus lepitakse kokku edasised tegevused. Koosta toimunud ümarlaua kohta memo, mis lisa JIRA-sse kontrolli juurde.

Kui finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, lahendatakse kaasust edasi vastavalt protsessipunkti 2.2.5 p.2 „Lahendamat uks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud

finantskorrektsioonide tasumise korraldamine “.

20 tp

JIRA-s kontrolli teostatuks märkimine

1. 14

Kontrolli eest vastutaja Vaata üle JIRA-sse lisatud dokumendid ja anna omapoolne kinnitus , et kontrolli saab lugeda teostatuks. JIRA-s 5tp

1. 15

Kontrolli teostaja Lõpeta JIRA-s töö. 2tp

2. SFOS-i andmete alusel igapäevased kontrollid

2.1. SFOS-i maksete kontroll

 2.1.1 SFOS-is meetme või projektide väljamaksete kontrolli määramine

Projektide kontrolli määramine

2. 1. 1.1

KA juht/TAO OJ/RKÜ juht Edasta projekti- või süsteemiauditi aruanne ning muud asjakohased dokumendid TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ja  tutvumiseks kvaliteedieksperdile e-kirjaga.

Vastavalt jooksvale vajadusele

2. 1. 1.2

Kvaliteediekspert  Määra projekt SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele.

Registreeri kontrollitavad projektid KA/RKA/RKÜ vastavas arvestuses.

Koheselt

Rikkumise aruande esitamise jälgimine

2. 1. 1.3

Kvaliteediekspert  Finantsmõjuga tähelepaneku korral jälgi, et RÜ esitab projekti- või süsteemiauditis toodud projekti kohta rikkumise aruande SFOSi 10 tööpäeva jooksul. Vajadusel saada RÜ-le meeldetuletus rikkumise aruande sisestamiseks. RTK rakendatavates meetmetes teavita aruande puudumisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve eksperti, kes finantsmõjuga tähelepaneku lahendamise eest vastutab. Kontrolljäljeks jäävad e-kirjad.

10 tp auditi aruande saamisest

Projekti eemaldamin e SFOS-s kontrollitava te projektide hulgast

2. 1. 1.4

Kvaliteediekspert  Vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtete või probleemi lahenemisel eemalda projekt SFOS-s kontrollitavate projektide hulgast ja märgi vastav info KA/RKA/RKÜ vastavas arvestuses.  Kontrolljäljeks jääb kanne KA/RKA/RKÜ sisemises arvestuses.

Jooksev tegevus

2.1.2. SFOS-i maksete kontroll

Maksete kontroll SFOS-is

2. 1. 2.1

Kvaliteediekspert  Kontrolli vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele või muul põhjusel kontrolli lisatud projektide maksed SFOS- is, aktsepteeri makse ja lisab teostatud kontrolli kohta info kokkulepitud KA/RKA/RKÜ sisemisse arvestusse.

Kui andmete kontrollimisel tekib täiendavaid küsimusi, tee järelepäring RÜ-le (RTK maksete korral TRO-le). Küsi vastused e-kirja teel. Vajadusel aruta tekkinud küsimusi teiste KA/RKA/RKÜ ekspertidega. Fikseeri tekkinud küsimused ja tehtud järeldused KA /RKA/RKÜ sisemises arvestuses.

Kui SFOS-i sisestatud andmete aktsepteerimiseks on vajalik kolmanda osapoole arvamus (nt kuludokument on seotud auditi aruandes potentsiaalselt kuludega vms), teavita RÜ-d/TRO-d e-kirjaga.abikõlbmatute 

Kui makse jääb aktsepteerimata, saada makse RÜ-le/TRO-le tagasi, lisades tagasisaatmise põhjuse. Pea tuvastatud vigade ja abikõlbmatute kulude osas arvestust KA/RKA/RKÜ sisemise arvestuse tabelis.

Korrektse väljamakse puhul aktsepteeri makse SFOS-s, lisa kontrollipõhimõtetes kokkulepitud info KA/RKA/RKÜ sisemisse arvestusse.

Esimesel võimaluse l, kuid mitte hiljem kui 4 tp jooksul

2.1.3. SV, Norra/EMP  ja EŠK väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

Väljamakset e peatamise asjaolude välja- selgitamine

2. 1. 3.1

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja /Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

STS § 30 lg 4-6 / ÜSS § 8 lg 2 p. 4 või VV Norra/EMP määrus § 9 lg 2 kohaselt nimetatud või EŠK regulatsiooni artikli 12.2 asjaolude ja rikkumisjuhtude sh auditi raport, EK  otsuse ning rikkumise v kulude ilmnemisel tuvasta väljamakse õi abikõlbmatute peatamise asjaolud ja kogu lisainfot peatamise koosseisu osas, sh kaasa vajadusel TAO jurist. Kujunda esialgne seisukoht edasiste tegevuste ja maandamismeetmete osas. Vajadusel konsulteeri ka TMO OJ/eksperdiga.

Kui seisukoha kujundaja on TAO valdkonna ekspert või Norra/EMP koordinaator või EŠK programmi ekspert, siis kaasa täiendavalt ka TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja.

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtaeg

Väljamakset e peatamise arutamine

2. 1. 3.2

TAO valdkonna ekspert/ TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja / Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert

Vajadusel korralda väljamaksete peatamise (ja/või väljamaksetest keeldumise) arutamiseks koosolek asjassepuutuvate osapooltega (nt KA, RKA, RKÜ, AA, RA ja/või RÜ, PO). Koosolekul tehtud otsus edasta teadmiseks TMO-le.

Vajadusel valmista ette väljamaksete peatamisest/keeldumisest teavitamise kiri RÜ-le või PO-le, kooskõlasta see vahetu juhi ja TAO OJ-ga ning edasta väljasaatmiseks KA/RKA/RKÜ juhile (koopia kirjast TMO OJ-le). Kontrolljäljeks jääb väljamaksete peatamisest/ keeldumisest teavitamise kiri DHS-s.

Probleemi lahenemisel valmista ette väljamaksete taastamisest teavitamise kiri RÜ-le või PO-le ning määra peatatud maksed kontrollitavaks (vastavalt ulatusele RÜ, meede, toetuse saaja) või edasta info maksete kontrolli määramiseks kvaliteedieksperdile.

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtaeg

Peatatud maksete kontroll

2. 1. 3.3

Kvaliteediekspert Kontrolli igapäevase kontrolli raames peatatud makseid. Vajadusel saada esitatud maksed tagasi RÜ-le. Jooksev tegevus

2.2. SFOS-i tagastuste kontroll

Tagastuse kontroll

2. 2.1

Kvaliteediekspert Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile lisatud tagastuse kohta (tagastuse sisestamise lõpetamisel). Vaata info läbi ning lisa projekt vajadusel SFOS-s kontrollitavate projektide hulka.

Tagastuse kontrollimisel täida tagastuse kontroll-leht (TPK lisa 3) vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja lae KL SFOSi tagastuse moodulisse. Vajadusel palu tagastuse sisestajal esitada täiendavat infot ja konsulteeri KA/RKA/RKÜ teiste ametnikega. Tuvastatud vead märgi sisemises KA/RKA/RKÜ arvestuses ja informeeri tuvastatud puudustest tagastuse sisestajat, kui on vaja parandusi teha otsuses või SFOS-s.

Vajadusel eemalda projekt SFOS-st alati kontrollitavate projektide nimekirjast ning märgi vastav info KA/RKA/RKÜ sisemisse arvestusse.

Jooksev tegevus

Tagastuste laekumise kinnitamine

2. 2.2

Kvaliteediekspert Kontrolli ja kinnita RTK raamatupidajalt saadud info RÜ-le edastatud, RÜ poolt SFOS-i sisestatud ja KA-le/RKA-le/RKÜ-le kinnitamiseks edastatud tagastuste laekumise kohta. Edastab kinnituse vajaliku infoga RTK raamatupidamisele, et laekumised oleks RA/PO raamatupidamises õigesti kajastatud. Eksimuste tuvastamisel anna RÜ-le tagasisidet andmete parandamiseks. Kont rolljäljeks jäävad e-kiri ja kanded SFOS-is.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel tagasimakse laekumisel sisestab laekumise SFOS-i. Edasta kvaliteediekspert laekumise kinnitus RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.  

4 tp

Tsentraalne kontroll

2. 2.3

Kvaliteediekspert Tee vähemalt kord aastas või kui toimivusanalüüs näeb ette sagedama kontrolli intervalli, siis tihedamalt aruandeaasta tagastuste osas tsentraalne kontroll vastavalt toimivusanalüüsis kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Fikseeri kontrolli tulemused JIRA-s.

Informeeri tuvastatud puudustest RÜ-d, kui SFOS-s on vaja teha parandusi. Vajadusel palu RÜ-l esitada täiendavat infot.

RTK poolt rakendavates meetmete tagastustes puuduste tuvastamisel edasta info paranduste tegemiseks tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile.

Kokkulepit ud tähtajaks

2.3. SFOS-i rikkumiste aruannete menetlemine [4]

Rikkumise aruannete kontroll ja järeltegevus ed

2. 3.1

Kvaliteediekspert Saab SFOS-st e-kirjaga teavituse projektile (sh EŠK projekti kohta) lisatud rikkumise aruande kohta. Vaata info läbi ning vajadusel lisa projekt (sh EŠK projekti) SFOS-s kontrolli. Tuvastatud puuduse kohta lisa märkus SFOSi rikkumise aruandesse. Hankerikkumiste korral kontrolli, kas sama hankega seotud kulusid võib esineda ka teistes projektides ning selle tuvastamisel teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Norra/EMP projekti rikkumise aruande teavituse järgselt lisa vastav projekt SFOS-s kontrolli, et väljamaksete kontrolli raames tuvastada võimaliku kulud (sisulist rikkumise aruande andmete kontrolli ei teosta).d abikõlbmatud 

Teosta rikkumise aruannete jooksvaid, kvartaalseid ja tsentraalseid kontrolle vastavalt toimivusanalüüsis (v.a Norra-EMP) kinnitatud kontrollipõhimõtetele ja kontrolliplaanile.

Informeeri tuvastatud puudustest RÜ-d kas SFOS-i vahendusel või e-kirja teel, kui rikkumise aruandes on vaja teha parandusi (v. a Norra-EMP). RTK sisestatud rikkumise aruannete puhul informeeri rikkumise aruande sisestanud järelevalve eksperti.

Jälgi, et puudused saavad etteantud tähtajaks korrigeeritud. Vajadusel edasta meeldetuletus.  Kontrolljäljeks jäävad kanded SFOS-is, KA/RKA/RKÜ sisemises arvestuses ning kanded JIRA-s.

Jooksev tegevus

Hankerikku misega seotud kulu esinemine teises projektis

2. 3.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Saades teavituse, et tuvastatud on sama hankerikkumisega seotud kulude esinemine mõnes teises RTK projektis, edasta info hankerikkumist menetlevale järelevalve eksperdile. Kui hankerikkumisega seotud kulud esinevad mõne teise RÜ rakendatavas projektis, teavita RÜ-d tuvastatud rikkumistest ning vajadusest algata järelevalvemenetlus. Kontrolljäljeks jääb e-kiri.

3 tp

Rikkumiste statistiline analüüs ja avalikustami ne

2. 3.3

Kvaliteediekspert Koosta rikkumiste statistiline analüüs (sh avalikustamisele kuuluvad rikkumised) vastavalt toimivusanalüüsis kokku lepitud ajavahemiku tagant, aga mitte harvem kui 2 korda aastas. Avalikustamisel lähtu põhimõttest, et avalikustada tuleb kõik rikkumise aruanded, mis on avalikustamisele eelneval kuu seisuga lõpetatud.

Enne avalikustamist edasta analüüs ja avalikustamisele kuuluvad rikkumised ülevaatamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Kontrolljäljeks on kanded JIRA-s.

Kokkulepit ud tähtajaks

2. 3.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Vaata avalikustamisele kuuluv informatsiooni üle. Vajadusel tee täiendusi või palu järelevalve eksperdil infot täiendada e-kirja teel.

3 tp

2. 3.5

Kvaliteediekspert Peale kooskõlastuse saamist edasta info kommunikatsioonispetsialistile avalikustamiseks e-kirjaga. 1 tp

2. 3.6

Kommunikatsioonispetsialist Lisa avalikustamisele kuuluv informatsioon   kodulehele.www.rtk.ee 2 tp

Rikkumise aruannete raporteerimi ne OLAFile ja EŠKle

2. 3.7

Kvaliteediekspert Kontrolli 2 kuu jooksul peale kvartali lõppu üle raporteerimisele kuuluvad rikkumise aruanded ja sisesta EL struktuurivahendite rikkumise andmed OLAF-i andmebaasi IMS ning EŠK rikkumiste aruanded koonda ja edasta EŠK programmi eksperdile JIRA kaudu. 

Teavita kinnitamisõigustega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat, kui aruanded on OLAF-ile raporteerimiseks ette valmistatud.  Kontrolljäljeks jäävad kanded SFOS-is, IMS-s ja JIRA-s.

Kokkulepit ud tähtajaks

Rikkumise aruannete kinnitamine IMSis

2. 3.8

Finantshuvide kaitse ekspert Kinnita ettevalmistatud ja andmebaasi IMS sisestatud EL struktuurivahendite rikkumise aruanded. 2 tp

Rikkumiste aruande esitamine Šveitsi toetuste büroole

2. 3.9

Programmi ekspert Edasta rikkumiste aruande Šveitsi toetuste büroole ja salvesta saadetud e-kirja JIRA taski juurde. 2 tp

2.4. Pettuste ja rikkumiste kahtluste vihjete haldamine [1]

Ülevaate pidamine pettuste ja rikkumiste kohta

2. 4.1

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Pea ülevaadet laekunud pettuste ja rikkumiste kahtluste kohta.

Vajadusel lase TAO järelevalve eksperdil lisada projekt SFOS-s kontrolli.

Edasta laekunud vihje RÜ-le või RTK meetmes vihjega tegelema määratud järelevalve eksperdile lahendamiseks. Vajadusel küsi RÜ-lt/TRO-lt täpsustusi ja tagasisidet edastatud juhtumi asjaolude ning lahenduste kohta.

Vihjed võivad laekuda listi kaudu, AFCOS-e [email protected]  EŠK vihjed listi [email protected] kaudu, poolt hallatava e-kirja aadressi kaudu või muul [email protected]

Jooksev tegevus

Pettusekahtl uste ja rikkumiste info edastamine

2. 4.2

AFCOS-e nõunik Edasta laekunud pettusekahtluste ja rikkumiste info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale e-kirjaga.

Lähtudes kahtluse sisust otsusta edasine tegevus, sealhulgas politseisse või kaitsepolitseisse pöördumine. Teavita edasisest tegevusest AA, TAO ja TMO OJ-t.

Jooksev tegevus

Info alusel otsustamine ja vajalike tegevuste elluviimine

2. 4.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Informatsiooni saamisel otsusta täiendavate tegevuste vajadus, koordineeri nende elluviimist. Kontrolljäljeks jäävad e-kirjad. Jooksev tegevus

2.5 Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll

Avalikustatu d teadete ülevaatamine

2. 5.1

Kvaliteediekspert Vaata üle Ametlike Teadannete elektroonilises väljaandes avalikustatud teated ja võrdle isikuid registrikoodi alusel infosüsteemis SFOS toetuse saajatega. Kontrolli teostatakse järgmiste teadaannete alaliikide lõikes:

·       Äriühingu kustutamishoiatuse teade;

·       Pankrotiavalduse läbivaatamise aja ja koha teade;

·       Pankrotimenetluse kulude katteks deposiidi maksmise teade;

·       Pankroti väljakuulutamise teade;

·       Raugemise tõttu pankrotiavalduse menetluse lõpetamise teade.

Kui tuvastad, et teates toodud isikul on toetatud projekte, siis

juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „rahastatud“ seisundis, teavita koheselt RÜ-d, kes toetuse projekti menetleb. RTK menetlustes olevate projektide korral teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning projektikoordinaatorit. juhul, kui toetatud projekt on infosüsteemis „lõpetatud“ seisundis, kontrolli (vajadusel suhtleb RÜ-ga, RTK rakendatavas meetmes TRO-ga), kas projektile kohaldub kestvusnõue, mille lõpptähtaeg ei ole saabunud. Kui kestvusnõude lõpptähtaeg on möödunud, teavita kontrolli tulemusest projektikoordinaatorit. Kui kestusnõude lõpptähtaeg ei ole saabunud, teavita koheselt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ja projektikoordinaatorit.

Kontrolljäljeks jääb kanne KA sisemises arvestuses ja e-kirjad. 

kui tuvastad, et teates toodud isikul on rohkem kui üks positiivse rahastamisotsuse saanud projekt ja see on teise RÜ kui RTK poolt menetletud, edasta vastav info RÜ-le kontrollimiseks ja vajalike jätkutegevuste elluviimiseks.                                                                                                                                                                               

Jooksev tegevus

Juhtumine andmine järelevalve eksperdile lahendamise ks

2. 5.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Saades teavituse tuvastatud juhtumi kohta RTK menetluses olevas projektis, määra juhtum järelevalve eksperdile lahendamiseks. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena (vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki

).  3.3 protsessi alapunktile 2 Kontrolljäljeks jääb e-kiri.

Kokkulepit ud tähtajaks

Juhtumite kohta ülevaate pidamine KA-s

2. 5.3

Kvaliteediekspert Pea tuvastatud juhtumite kohta ülevaadet KA sisemises arvestuses ja tee vähemalt kord aastas juhtumi hetkeseisu kohta kokkuvõtte. Saada kokkuvõtte TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale tutvumiseks.

Kokkulepit ud tähtajaks

Täiendavad tegevused

2. 5.4

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja Otsusta täiendavate tegevuste vajadus, koordineerib nende elluviimist. Jooksev tegevus

[1] Norra/EMP programmide pettuste ja rikkumiste kahtluste haldamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).

[2] SV ja Norra/EMP toimivusanalüüsid koostatakse eraldi. SV analüüsi koostamise vastutaja on toimivusanalüüsi koordinaator ja Norra/EMP analüüsil koostamise vastutaja on Norra/EMP koordinaator. Punktides, kus on vastutajaks määratud vaid toimivusanalüüsi koordinaator, siis täidab punktis toodud ülesannet erinevate aruannete osas.

Koolitus-ja arendustegevuse kava RTK Ekstranetis [3] Koolitused

Norra/EMP programmide rikkumiste korrektsuse tagamine on AFCOS ülesanne (rakendusmäärus artikkel 5.2 paragrahv 5).[4]

2.2.2. Norra_EMP TA ja kahepoolsete suhete fondi koordineerimine ja maksete teostamine ning EŠK TA meetme makse esitamine ja finantsaruandlus

1. Maksete kontrollid 2. Aruandlus

 Kohaldub

EŠK Norra_EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel ja TMO-le ning FMO-le aruandluse esitamisel. RKA-l on kohustus pidada eraldi arvestust TA ja kahepoolsete suhete fondi kulude üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on rakendusmääruse peatükid 4, 8 (sh artikkel 8.11), 9 ja artiklid 2.6, 6.11 ning tehnilise abi leping (Technical Assistance Agreement) ja kahepoolsete suhete fondi leping (Bilateral Fund Agreement).

Protsess kirjeldab ka TAO tegevusi EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle arvestuse pidamisel

hüvitistaotluse esitamisel. RKÜ-l on kohustus pidada eraldi arvestust EŠK TA ning TAO tegevusi TMO-le meetme 1.3 meetme tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" ja meetme tegevuse "TA fondi" vahendite kasutamise üle ning anda igal aastal sisend riigieelarvesse ja riigieelarve strateegiasse. Aluseks on EŠK regulatsiooni 5. peatükk "Tehniline abi" ja RKÜ ning Šveitsi vahel sõlmitud TA leping, mis on aluseks toetusmeetme ettevalmistamise fondi ja tehnilise abi fondi loomiseks. Protsessipunkt ei kohaldu teistele TPK meetmetele.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg

1. Maksete kontrollid  1.1. ontroll SFOSis meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond" kulude hüvitamisel  Makse k

1. 1.1

Norr a /EM P koor dina ator

Teosta SFOS-i edastatud makse andmete õiguse ja täielikkuse kontrolli vastavalt kuludokumentide valimimetoodikale (TPK lisa 4) ja kasuta makse menetlemiseks makse KL-le (TPK lisa 12).   Makse

enetlemine toimub vastavalt TPK 3 osa kuludokumentide loetelu kontrolli seejuures 100% ulatuses.  Makse m alapeatüki 3.2 protsessipunktile .3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

Suuna riigihangete korral hanke kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. Kontrolljäljeks jäävad kanded SFOS-is ja JIRA-s.

Makset menetletakse kokku esitamisest kuni kinnitamiseni mitte kauem kui 90 kalendripäeva.

Juhul kui makses on puudusi või kulude abikõlblikkuse üle otsustamiseks on vaja lisateavet, võib RKA projekti koordinaator pikendada makse menetlemise

ise tähtaega puuduste kõrvaldam või dokumentide või teabe esitamise aja võrra, teatades sellest TS-le

1. 1.2

TAO riskij uhti mise ja järel eval ve talitu se juhat aja

Rikkumise kahtluse korral suuna mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesande järelevalve eksperdile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algatamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Vastavalt Norra/EMP rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. 

Kontrolljäljeks jäävad kanded JIRA-s ja e-kiri.

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktis 2 ettenähtud tähtaegadele

1.2. Makse esitamine ja kontroll TA  kasutamisel 

EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusele Kohaldub SFOS meetmele nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi".  Punkti 1.2 alapunktid 1.2.1-1.2.2 kohalduvad "TA fond".

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/EMP-s)

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK-s) 

1. 2.1

Norr a /EM P koor dina ator/

EŠK prog ram mi eksp ert

Kinnita Norra/EMP TA kulud/ EŠK TA fondi kulud RTIPis/FITEKis, kuhu lisatakse ka vastav tõendusmaterjal. Kontrol ljäljeks jäävad kanded RTIP-s ja FITEK-s ning materjalid Sharepointis.

Jooksvalt

1. 2.2

Norr a /EM P koor dina ator/ EŠK prog ram mi eksp ert

Võta aruanne SAP BO keskkonnast ja täienda/paranda vastavalt e-toetuse impordivormile. Edasta läbi E-toetuse keskkonna makse.

Norra/EMP programmis vähemalt 2x aastas: hiljemalt 31.07 (30.06 seisuga) ja hiljemalt 31.01 (31.12 seisuga).

EŠK TA fondi kulud esitatakse vähemalt kord kvartalis, kuid mitte tihedamini kui kord kuus.

Kontrolljäljeks jääb makse e-toetuses, materjalid Sharepointis ja Jira task.

Norra/EMP programmis ühe kuu jooksul pärast aruandlusperioodi lõppu; EŠK-s vastavalt maksete prognoosile

1. 2.3

Norr a /EM P koor dina ator

Teosta SFOS-i edastatud makse andmete õigsuse ja täielikkuse kontrolli ja kasuta makse menetlemiseks KL-te (TPK lisa 12).   Makse KD loetelu kontrolli 100% ulatuses. Ei teosta KD kontrolli makse KL2 alusel, ei teosta lepingute täitmise kontrolli makse KL4 alusel ja ei kasuta KD valimimetoodikat makse menetlemisel. Makse

ub vastavalt TPK 3 osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile . menetlemine toim 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess Ma menetlemise käigus SFOSis kontrolli sisestatud andmete korrektsust ja kooskõla SAPi andmetega. kse

Riigihangete korral veendub, et hankeleping on SFOSi sisestatud ja kuludega seotud. Suuna riigihangete korral hange kontrolli TAO riigihangete kontrolliüksusele SFOS töölaua kaudu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunktile 3.2.2. .„Riigihangete kontrolli protsess“

Rikkumise kahtlustest ja rikkumistest teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. Kontrolljäljeks jäävad SFOS kanded, materjalid Sharepointis ja e-kiri.

Ühe kuu jooksu l pärast aruandlusperioodi lõppu

1. 2.4

TAO riskij uhti mise ja järel eval ve talitu se juhat aja

Rikkumise kahtluse korral suuna mittevastavuse menetluse algatamiseks tööülesanne järelevalve eksperdile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetluse algamisega (TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessi alapunktile 2).

Norra/EMP korral vastavalt rakendusmääruse artikli 13.2 punktile 3 projekti eelarve ei vähene rikkumise võrra. Rikkumise võrra vähendatud summa ulatuses võib projektis esitada teisi abikõlblikke kulusid. Kuna antud juhul on Norra/EMP korral nii TS kui ka RÜ RKA, võib finantskorrektsiooni otsuse vormistada lihtsustatud kujul.

Vastavalt ptk-s 3.3 ettenähtud tähtaegadele

2. Aruandlus 2.1.   Norra/EMP finantsvahearuande ja EŠK hüvitistaotluse koostamine

Kohaldub Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi finantsvahearuande koostamisele ja EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fondi" hüvitistaotluste koostamisele.

2. 1.1

Norr a /EM P koor dina ator/

EŠK prog ram mi eksp ert

Norra/EMP programmi korral genereeri aruanne (RP007) ja koosta Norra/EMP SAP BO keskkonnas finantsvahearuanne vastavalt ette antud vormile FMO infosüsteemis Grace. Norra/EMP tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi kasutamise kohta koosta eraldi aruanded.

EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevuse "TA fondi" korral SAP BO keskkonnas genereeri finantsaruanne (RP007), itistaotlus vastavalt Šveitsi toetuse bürooga kokku lepitud vormile. Menetlus jätkub vastavalt täidab EŠK TA hüv

TPK protsessile "2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse ".andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

Igas kalendriaastas on kaks Norra/EMP programmi finantsvahearuande/ EŠK hüvitistaotluse perioodi: 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember.

Ühe kuu jooksul peale aruandlusperioodi lõppu

2. 1.2

RKA juht

Norra/EMP programmi korral allkirjasta paberil finantsvahearuande. 3 tp

2. 1.3

Norr a /EM P koor dina ator

Kinnita finantsvahearuande FMO infosüsteemis Grace ja esita DHS kaudu allkirjastatud finantsvahearuanne Norra /EMP SA juhatajale. Kontrolljäljeks jäävad finantsvahearuande materjalid Graces, DHS-s ja Sharepointis.

31. juuliks ja 31. jaanuariks

2.2. Norra/EMP strateegiline aruanne (Strategic Report) 

2. 2.1

Norr a /EM P koor dina ator

Koosta igal kalendriaastal vastavalt rakendusmääruse artiklitele 2.6, 4.6.2, 6.11 ja 8.11.10 ning kahepoolsete suhete fondi lepingu (Bilateral Fund Agreement) artiklile 2.6 ja tehnilise abi fondi lepingu (Technical Assistance Agreement) artiklile 2.5 FMO ette antud vormil Norra/EMP strateegiline aruanne (vt ka peatükki 2.3.10), kus on toodud ka info kahepoolsete suhete fondi ja tehnilise abi fondi kasutamise kohta. Kontrolljäljeks jääb Norra/EMP strateegiline aruanne Sharepointis.

Kord aastas hiljemalt 2 kuud enne aastakoosoleku toimumist

2. 2.2

FMO Anna oma tagasiside. Kontrolljäljeks jäävad aastakoosoleku protokollid Sharepointis ja materjalid RTK veebis. Aastakoosolekul

2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess

Kohaldub

SV  2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Vastavalt EL finantsmääruse ((EL, Euratom) 2024/2509) artikli 63 lõikele 5 ja kooskõlas ÜSM_2021 art 74 lg 1 punktidega e ja f tuleb EK-le SV raames esitada iga aasta 15. veebruariks aruandeaasta kohta järgnevas tabelis toodud aruanded. Antud protsess ei kohaldu RE/Kliima meetmetele, Norra/EMP-le ja EŠK-le.

Aruande nimi Koos taja

Allkirj astaja

Sisu Tähtaeg

 Kulude sertifitseerimise aastaaruanne KA (TM O)

KA juht Aruandlusaastal EK-le esitatud rahataotluste koondaruanne, kus on toodud ka ülevaade aruandest maha arvatud nõuetele mittevastavatest kuludest.

15. veebru ar

Juhtkonna kinnitus KA (TAO)

KA juht Juhtkonna kinnitusega kinnitatakse, et TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruanne on korrektne, juhtimis- ja kontrollisüsteemid toimivad.

15. ve ebruar

 Auditeeriva asutuse arvamus ja  auditeerimise aastaaruanne

AA (RM)

AA juht 1)    Tehakse ülevaade süsteemiaudititest ning aruandlusaasta sertifitseeritud kuludega seotud projektiaudititest.

2)    Antakse hinnang TMO koostatud sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele.

3)    Antakse hinnang juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimisele.

15. veebru ar

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. TAO järelevalve ekspert (rikkumised- tagastused)

Kontrolli ja vajadusel palu RÜ-del täiendada SFOS-i sisestatud lootusetute tagasinõuete infot, mis on sisendiks TMO poolt koostatavale kulude sertifitseerimise aastaaruandele (vt protsessipunkt 2.2.6).

Jooksvalt

Protsessiomanik

TAO teenuse arendamise ekspert

2. TMO ekspert Koosta kulude sertifitseerimise aastaaruande projekt vastavalt töökorra protsessipunktile 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning

ning esita see TAO OJ-le ja AA juhile.väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

15. jaanuar

3. TAO teenuse arendamise ekspert (edaspidi MD

)koordinaator

Koosta töökorra protsessipunkti 2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja  kohase toimivusanalüüsi Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus eel

alusel juhtkonna kinnituse projekt. nõu

5. veebruar

4. TMO ekspert, AA Sisesta aruanded SFC2021 infosüsteemi. 2 tp

5. KA juht, AA juht innita aastaaruanded SFC2021 süsteemis.Allkirjasta ja k 2 tp

6. KA juht/TMO juht /TMO ekspert/MD koordinaator

Saada aastaaruanded SFC2021 infosüsteemis. 15. veebruar  [1]

7. MD koordinaator Vajadusel korralda järeltegevuste elluviimise seoses EK-lt tulnud lisaküsimuste või kommentaaridega. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtaeg.

[1]   Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast, mis ei saa olla hilisem kui 1. märts. Kui pikendatakse EK-le materjalide esitamise tähtaega, siis pikenevad automaatselt selle protsessi teiste etappide tähtajad.

2.2.4. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide auditite ning projektiauditite aruannete koostamises osalemise ning järeltegevuste teostamise tagamise ja kontrollimise protsess

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine 3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine

Kohaldub

SV EŠK

NORRA_EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

Protsessiga kehtestatakse kord, kuidas KA/RKA/RTK/RKÜ osaleb auditi aruannete projektide koostamisel, teostab ja jälgib auditite järeltegevuste täitmist RTK-s, RA-des, PO-des ja RÜ-des ning hindab nende piisavust. Auditite protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. Protsessi elluviimisel tuleb juhinduda Vabariigi Valitsuse määrusest "Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu

KA juhendist „Juhendmaterjal ühtekuuluvuspoliitika fondide vahendite kasutamise auditeerimine" ning juhtimis- ja kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks .“

Nr Vastutaja Tegevus Täht aeg

1. JKS auditi läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 1. 1.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-d on teavitatud JKS auditi läbiviimise alustamisest ning auditeeritav on KA/RKA/RKÜ, edastab TAO juhataja e-kirjaga algatamiskirja TAO vastutavale eksperdile/ juristile/TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale (edaspidi TAO auditi kontaktisik). Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel või RKÜd RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja algatamiskirja TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik).

EK, NMFA, FMC, Euroopa Kontrollikoja, Riigikontrolli vm (edaspidi välisaudit) poolt teostatavate auditite puhul on kontaktisikuks TAO teenuse arendamise ekspert või TMO ekspert (üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul on kontaktisik TMO-st).

2 tp

1. 2.

TAO/TRO /TMO auditi kontaktisik

Teavita auditeerijaid enda kontaktisikuks olemisest ning vasta JKS auditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele, kaasates e-kirjaga vajadusel vastamiseks teisi TAO/TRO töötajaid.

Ette antu d tähta jaks

1. 3.

TAO juhataja /TRO juhataja /TMO juhataja

Kui RTK-le on saadetud auditi lõpparuande projekt kommenteerimiseks ja auditeeritav on edastab TAO juhataja aruande KA/RKA/ ,RKÜ projekti auditi eest vastutavale TAO kontaktisikule kommenteerimiseks. Kui auditeeritakse KA-d RÜ ülesannete täitmisel, edastab TRO juhataja aruande projekti auditi eest vastutavale TRO auditi kontaktisikule kommenteerimiseks.

Kui auditeeritav on olnud RA, RÜ või PO, kes peab vajalikuks kaasata KA-d/RKA-d/RKÜ-d auditi aruande projekti kommenteerimise faasis (juhul, kui auditi lõpparuande projektis on antud lõpphinnang kategooria III või IV), edastab TAO juhataja auditi lõpparuande projekti TAO valdkonna eksperdile ja teadmiseks riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Kontrolljäljeks jääb tööülesanne JIRA-s.

2 tp

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja 

1. 4.

TAO/TRO/ TMO auditi kontaktisik 

Korralda auditi lõpparuande projekti kommenteerimine , kaasates vajadusel teisi TAO/TRO töötajaid. Sharepointis Kujunda RTK seisukoht auditi lõpparuande projekti kohta, kooskõlastades see eelnevalt TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga. Kui välisauditi korral on auditeeritavaks on RA, RÜ või PO, edasta auditi lõpparuande tööversioon auditeeritavale e-kirja teel. Koordineeri auditi aruande projektile seisukohtade andmist kaasates vajadusel RÜ, RA, PO ja KA/RKA/RKÜ eksperte. Kontrolljäljeks jäävad tööülesandega seotud kanded JIRA-s.

5 tp enne audit ile esita mise tähta ega

1. 5.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Veendu, et auditi lõpparuande projekti kommenteerimisse  on kaasatud olnud kõik asjakohased TAO/TRO osapooled ja Sharepointis kooskõlasta RTK ühtne seisukoht ja edasta AA-le.

3 tp

2. JKS auditite/välisauditite järeltegevuste piisavuse hindamine 2.1 TAO

riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja 

Tutvu JKS auditi lõpparuandega ning hinda selles toodud tähelepanekute ja soovituste asjakohasust, kaasates vajadusel teisi asjassepuutuvaid KA/RKA/RKÜ/RTK osapooli. Juhul kui on vajalik täiendavate tegevuste teostamine, siis korralda täiendavate KA/RKA /RKÜ poolsete tegevuste elluviimine ning kui järeltegevusi peab ellu viima auditeeritav, taga järeltegevuste täitmine vastavalt kehtestatud juhenditele.

Tähelepanekuga JKS auditi osas ava tööülesande JIRA-s ning suuna auditi lõpparuanne järeltegevuste teostamiseks vastutavale TAO eksperdile/Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile, infoks  kvaliteedieksperdile. Välisauditite osas ava tööülesanne JIRAs. 

Osa poolt e vahe l kokk ulepi tud tähta eg.

2.2 TAO ekspert /Norra/EMP koordinaator /EŠK programmi ekspert

Salvesta JKS auditi lõpparuanne toimivusanalüüsi sisendmaterjalide kataloogi ning kasuta auditi lõpparuandes toodud informatsiooni toimivusanalüüsi koostamisel.

5 tp

2. 3

Kvaliteedieks pert

Jälgi auditi järeltegevuste täitmist. Edasta auditeeritud RA-le või RÜ-le või PO-le tähtaega meelde tuletava sisuga e-kiri tähelepanekute kohta, mille osas pole järeltegevusi SFOS-i sisestatud, arvestades piisava ajavaruga enne järeltegevuse tähtaja saabumist (soovitavalt 1 kuu ette, olenevalt audiitori määratud tähtaja pikkusest).

Kui auditeeritud on KA-d/RKA-d/RKÜ-d või on järeltegevusi KA-le/RKA-le/RKÜ-le tehtud mõne muu asutuse JKS auditi raames, uuri järeltegevuste seisu kohta vastutavalt TAO eksperdilt või Norra/EMP koordinaatorilt või EŠK programmi eksperdilt.

Kui auditeeritav on järeltegevused SFOSi sisestanud, kaasa hinnangu andmiseks TAO valdkonna ekspert. Anna vastutavaks määratud TAO eksperdile hinnangu andmiseks aega esialgu 20 tp.

Jook sev tege vus

2.4 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator/ teenuse arendamise ekspert/TMO ekspert/ EŠK programmi ekspert

Analüüsi ja anna hinnang järeltegevuste piisavusele SFOS-i sisestatud info ning tõendusmaterjali alusel, kaasates hinnangu andmisel vajadusel TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve riskieksperdi ja teisi valdkonna eest vastutavaid KA/RKA/RKÜ eksperte /juriste. Küsimuste korral suhtle vajadusel auditeeritava, AA või teiste asjasse puutuvate asutustega. Taga KA/RKA/RKÜ seisukoht soovituse rakendamise kohta üldjuhul 20 tp jooksul alates auditi saamisest. Järeltegevuste mittepiisavuse korral palu auditeeritaval esitada täiendavaid tõendeid või saada auditeeritavale tagasi täiendavateks tegevusteks. Salvesta täiendavalt saadud tõendusmaterjal, mida SFOS-i ei ole võimalik lisada,  auditite kasuta või JIRA-sse. Vasta  e-kirja teel ning anna teada, kas Sharepointi kvaliteedieksperdile järeltegevused on olnud piisavad või mittepiisavad. Kinnita järeltegevused SFOS-is ja suuna tähelepanek AA-le hindamiseks.

20 tp

2.5 TAO ekspert/ Norra/EMP koordinaator /TMO ekspert/ EŠK programmi ekspert

Kui järeltegevuste vastutajaks on TAO ekspert/Norra/EMP koordinaator/EŠK programmi ekspert/TMO ekspert/ , teosta vastavad järeltegevused ja teavita JIRA kaudu oma otsest juhti ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. Seejärel kinnita järeltegevused SFOS-is. Suuna tähelepanek AA-le hindamisele. Salvesta tõendusmaterjal SFOS-i ja Sharepointi auditite kausta või JIRA-sse".

Täht aeg vast avalt audit i järelt egev use tähta jale

2. 6

TAO teenuse arendamise ekspert/Norra /EMP koordinaator/ EŠK programmi ekspert

Koonda välisauditis auditeeritavatelt laekunud vastused ja koosta auditi läbiviijale vastuskiri tähelepanekute järeltegevuste e-kirja teel teostamise (sh tõendusmaterjalid) või eriarvamusele jäämise osas, kooskõlastades hinnangu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO OJ-ga.

2.7 Kvaliteedieks pert

Kui AA jaoks ei ole järeltegevused piisavad ning AA esitab täiendavad nõuded, koordineeri KA/RKA/RKÜ poolset osalemist täiendavate parendustegevuste planeerimisel ning edasta täiendavad tõendusmaterjalid TAO valdkonna eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile piisavuse hindamiseks.e-kirjaga

Piisavuse hindamine toimub kirjeldatule. vastavalt punkti 2 alapunktides 2.4 ja 2.5

Kui järeltegevused on piisavad ja AA sulgeb tähelepaneku, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse siis annab sellest Jira kaudu teada " juhatajale ning auditi tähelepanekute eest vastutanud TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/TMO eksperdile. Järeltegevuse kontrolljäljeks jäävad kanded SFOS-s.

Välisauditite korral auditi läbiviijalt järeltegevuste lõpetamise kirja saabudes  .lisa see JIRASSe ning sulge KA/RKA/RKÜ poolt audit

Üksnes TMO valdkonda puudutavate auditite puhul viib tegevusi ellu TMO ekspert.

5 tp

2.8 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi finantsmõjuga tähelepanekust tekib erimeelsus, mida ei ole võimalik lahendada, algatab ja koordineerib kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega

" tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

Osa poolt e vahe l kokk ulepi tud tähta eg.

2.9 Kvaliteedieks pert

Pea ülevaadet ja vajadusel ajakohasta 3 korda aastas (vastavalt KA poolt koostatud auditite läbiviimist reguleerivas juhendis toodud tähtaegadele) ülevaade JKS auditite järeltegevuste hetkeseisust ja võimalikest probleemidest, mis takistavad JKS tähelepanekute sulgemist. Koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja teiste seotud osapooltega mõtle välja tegevused, mis viib tähelepanekute sulgemiseni. Vajadusel kooskõlastatakse tegevused TAO OJ-ga. Kontrolljäljeks jäävad kanded JIRA-s ja e-kirjad.

3 kord a aast as

2. 10

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja 

Edasta ülevaade hetkeseisust koos planeeritavate tegevustega informatsiooniks TMO-le ning vajadusel RM RO-le ja AA-le. Kontrolljäljek s jäävad kanded JIRA-s ja e-kirjad.

3 kord a aast as

3. Projektiauditite läbiviimises osalemine ja lõpparuande projekti kommenteerimine 3.1 AA Teavita RTK-d projektiauditi läbiviimise alustamisest e-kirjaga.  

3.2 TRO juhataja Edasta algatamiskiri TRO talituse juhatajale/koordinaatorile (edaspidi TRO auditi kontaktisik) teadmiseks TAO riskijuhtimise ja e-kirjaga, järelevalve talituse juhatajale.

2 tp

3.3 TRO auditi kontaktisik

Teavita AA-d enda kontaktisikuks olemisest ning vasta projektiauditi läbiviimise ajal tekkinud küsimusele , kaasates vajadusel e-kirjaga vastamiseks teisi TAO/TRO töötajaid, sh hangetega seotud küsimustes kaasa vastamisse TAO riigihangete kontrollüksuse juht.

Ette antu d tähta jaks

3.4 AA Edasta projektiauditi lõpparuande projekt RTK-le kommenteerimisele e-kirjaga. Kokk u- lepit ud tähta jaks

3.5 TRO juhataja Edasta projektiauditi lõpparuande projekt TRO auditi kontaktisikule ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kommenteerimiseks e-kirjaga.

2 tp

3.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Korralda auditi lõpparuande projekti kommenteerimine, kaasates asjakohased TAO/TRO töötajad, sh hangetega seotud tähelepanekute kommenteerimisel kaasa alati TAO riigihangete kontrollüksuse juht.

Kooskõlasta RTK ühtne seisukoht ning esita lõpparuanne kommentaarid AA-le. Kontrolljäljeks jäävad kanded JIRA-s ja e-kiri.

Kui etteantud tähtajaks RTK poolse seisukohta kujundada pole võimalik, taotle tähtaja pikendamist.

Ette antu d tähta jaks

3.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui auditi lõpparuande projekti kommenteerimisele järgneb AA poolt kokkukutsutud ümarlaud, taga, et ümarlaual osalevad asjakohased osapooled (lisaks asjakohasele RTK ja auditi esindajale teavitatakse ümarlauast ka meetme RA esindajat, kelle osalemine on vabatahtlik).

Taga vajaduse korral, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, mis sisaldab osapoolte seisukohti (vajadusel lisatakse protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid). Protokoll/kokkuvõte säilitatakse JIRA auditi kaustas. Saada ümarlaua protokoll/kokkuvõte e-kirja teel kõikidele osapooltele ning teadmiseks SA-le.

3 tp

3.8 AA Edasta RTK-le projektiauditi lõpparuanne RKA-le/KA-le/RKÜ-le DHS-s.  Kokk u- lepit ud tähta jaks

3.9 TRO juhataja /TRO auditi kontaktisik /TAO juhataja

Edasta saabunud lõpparuanne teadmiseks TRO talituse juhatajale/TRO auditi kontaktisikule/TRO juhatajale ning TAO e-kirjaga riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale või muule vajalikule osapoolele.

2 tp

3. 10

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Finantsmõjuga tähelepanekuga lõpparuande osas edasta lõpparuanne KA kontrolle teostavale  projekti alati kontrolli kvaliteedieksperdile määramiseks ning määra juhtum lahendamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse järelevalve eksperdile (menetlus jätkub TPK 3. osa alapeatüki 3.3 protsessis kirjeldatud järelevalvemenetlusena). Kui projektiauditi raames on tähelepanekuid tehtud KA/RKA-le/RKÜ-le /RTK-le, suuna tähelepanek lahendamiseks TAO eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile/EŠK programmi eksperdile/ RTK vastava valdkonna eksperdile. Kontrolljäljeks jäävad kanded JIRA-s ja e-kiri.

2 tp

3. 11

Kvaliteedieks pert

Määra projekt SFOS-is kontrollitavaks vastavalt kinnitatud kontrollipõhimõtetele. Lisa projekt kontrolli ning jälgi, et juhtumi kohta esitatakse 10 tööpäeva jooksul SFOSi rikkumise aruanne. Vajadusel saada juhtumit lahendavale järelevalve eksperdile meeldetuletus e- kirjaga.

Koh eselt

10 tp audit i arua nde saa mise st

4. Projektiauditite järeltegevuste tähtajast kinnipidamise tagamine ja kontrollimine 4.1 AA Teosta projektiauditite järeltegevuste piisavuse hindamist kolm korda aastas vastavalt juhendis „Juhendmaterjal juhtimis- ja

kontrollisüsteemide ning projektiauditite järeltegevuste menetlemiseks“ toodud tähtaegadele, sh arvestades poolt e-kvaliteedieksperdi  kirja teel saadud sisendit järeltegevuste teostamise hetkeseisu kohta.

3 kord a aast as

4.2 Kvaliteedieks pert

Edasta hiljemalt 2 nädalat enne auditite järeltegevuste tähtaega RÜ-le/TRO-le (vajadusel RA-le) või PO-le meeldetuletus järeltegevuste sisestamiseks SFOS-si.

Kui RTK projektiauditi järeltegevuse teostamine on suunatud järelevalve eksperdile lahendamiseks, uuri järeltegevuste hetkeseisu kohta järelevalve eksperdilt ja anna teada lähenevast järeltegevuste SFOS-si sisestamise tähtajast. Kui järeltegevused on teostatud, aga infot ei ole SFOS-i sisestatud, palu need nõuetekohaselt sisestada. Kui järeltegevuste teostaja ei jõuta tähtajaks  SFOS-si järeltegevusi sisestada, anna korraldus paluda AAlt tähtaja pikendamist.

Hinda järeltegevuse teostamise piisavust SFOS-is, kaasa hinnangu andmiseks vajadusel TAO valdkonna ekspert, Norra/EMP koordinaator, EŠK programmi ekspert, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ja/või järelevalve riskiekspert.

Saada AA-le e-kirja teel info, palvega AA-l hinnata SFOS-i sisestatud järeltegevuste piisavust.

Kui järeltegevuste teostamise ja selle vajalikkuse osas jäävad osapooled eriarvamusele, edasta info TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, kes koostöös TAO juhatajaga lepib kokku erimeelsuse lahendamise eest vastutava(d) KA/RKA/RKÜ ametniku(d).

10 tp

4.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Kui AA või RÜ/RA/PO soovib saada kaasuses KA/RKA/RKÜ/RTK seisukohta, koordineeri seisukoha kujundamist, kaasates seisukoha kujundamiseks asjakohaseid osapooli TAO-st. Edasta seotud osapooltele KA/RKA/RKÜ lõplik seisukoht üldjuhul 30 päeva jooksul.

Suhtle tekkinud erimeelsuse osas osapooltega (AA, KA, RKA, RKÜ, RA, RÜ/PO) ning juhul kui on näha, et osapooled ei suuda omavahel kokkuleppele jõuda, korralda ümarlaud, arutamaks erimeelsusega seotud tähelepaneku lahendamisvõimalusi. Kaasa ümarlaua koosolekule asjakohased TAO valdkonna eksperdi(d) ja juristi(d) ning hangetega seotud küsimuses TAO riigihangete kontrollüksuse juht. Kontrolljäljeks jäävad kanded JIRA-s ja e-kiri.

30 tp

4.4 TAO valdkonna ekspert / TAO riigihangete kontrollüksus e juht/jurist

Kujunda erimeelsuse osas KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoht, kooskõlastades see oma vahetu juhi, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhiga.

Ümarlaua toimumise korral kujunda KA/RKA/RKÜ/RTK seisukoht ümarlaua arutelu toimumise ajaks.

Taga, et toimunud arutelude ja kokkulepete kohta koostatakse ümarlaua protokoll/kokkuvõte, fikseerides erimeelsuse sisu, järeltegevused ja võimaliku (kompromiss) lahenduse (sh vajadusel fikseeritakse kulude korral ka katteallikas, kui toetust abikõlbmatute toetuse saajalt tagasi nõuda ei saa ning selguma peab, kas vajalik on katte taotlemine Vabariigi Valitsuse sihtotstarbelistest reservist või on tegemist valdkonna eest vastutava ministeeriumi oma kuluga). Vajadusel lisa protokollile/kokkuvõttele asjakohased tõendusmaterjalid.

Kooskõlasta protokoll osapooltega. Peale kooskõlastamist edasta protokoll järelevalve eksperdile. 

Kokk ulepi tud tähta jaks

4.5 Kvaliteedieks pert

Lisa protokoll JIRA-sse projektiauditi juurde ning edasta teadmiseks TMO-le.

Pea ülevaadet ümarlaua arutelul olnud juhtumitest ja jälgi, et juhtumid saavad lahendatud ümarlaual kokkulepitud viisil. Vajadusel saadab RÜ/RA/PO-le meeldetuletuse. Kui juhtumit ei lahendata ümarlaual kokkulepitud viisil, teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

2 tp, jook sev tege vus

4.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Saades info, et juhtumit ei lahendatud kokkulepitud viisi ning on näha, et erimeelsust ei ole võimalik lahendada, algata kaasuse lahendamatuks kuulutamise protsessi. Kaasust menetletakse edasi vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti "2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega

" tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ja administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“. Kontrolljälje ks jäävad kanded JIRA-s.

5 tp

2.2.5. Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine 2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine

Kohaldub

SV EŠK

NORRA_EMP 2014-2021 Moderniseerimisfond 

1.1. LÜHENDID

Protsessi eesmärgiks on:

Sätestada KA/RKA/RKÜ/ RTK tegevus lahenduse leidmiseks juhul kui juhtimis- ja kontrollisüsteemis on tuvastatud olulised puudused, mille tulemusel on maksed peatatud või on oht maksete peatamiseks. Reguleerida administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekute tasumise korraldamist.

Antud protsessipunkt kohaldub vahendatavatele välistoetustele; seejuures vahendatavate välistoetuste all mõeldakse siinkohal riigisisest rakendussüsteemi omavaid toetusskeeme, kus välistoetuse vahendaja annab riigisiseselt kokku lepitud valdkondade tegevustele määratletud tingimustel välistoetuse edasi. Vahendatavateks välistoetusteks on näiteks: ERF, ESF, Ühtekuuluvusfond, EMP- Norra Finantsmehhanismid, EŠK, uuel perioodil lisandunud Õiglase Ülemineku Fond ja Moderniseerimisfond.

Protsessipunkt ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele (välja arvatud Moderniseerimisfondi meetmetele). 

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Olulised puudused JKS-is ning maksete peatamine 1.1 TAO

riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja

EK poolt maksete peatamise ohu, maksete peatamise korral või olulise finantsmõjuga JKS puuduse tuvastamisel kutsub kokku koosoleku seotud osapooltega (KA/RKA/RKÜ, AA, RA, RÜ) probleemi ulatuse, vastutavate asutuste ja edasise tegevuskava kokku leppimiseks. Korraldab koosoleku protokollimise, edastab protokolli osalejatele ja salvestab selle JIRA-sse või auditite Sharepointi kausta.

Teavitab TMO juhatajat ja RM RO-d olulise mõjuga administratsiooni veast koheselt e-kirjaga.

Koordineerib tegevuskava koostamise protsessi ja tegevuskava täitmist ning tagab tegevuskava esitamise vajalikele asutustele, kaasates teisi RTK siseseid osapooli.

Vajadusel esitab KA/RKA/RKÜ juhile kooskõlastamiseks ettepaneku AA-le erakorralise auditi läbiviimiseks, küsimuse RTK juhtkonnale või VV-le arutamiseks esitamiseks. Teavitab tehtud ettepanekust ka TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-t ja Norra/EMP koordinaatorit/ EŠK programmi eksperti. 

KA/RKA/RKÜ juhi ja TAO OJ nõusolekul annab ülesande algatada vajadusel väljamaksete siseriikliku keelamise kvaliteedieksperdile  vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja

" alapunktile 2.1.3 „Norra_EMP riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus   SV, Norra/EMP ja EŠK “.väljamaksete siseriiklik peatamine ja keelamine

10 tp JIRA kanded; Protokoll Sharepointi s; E-kiri

2. Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

2.1 Finantshuvide kaitse ekspert

Koostab RÜ-d, RA-d ja PO-d erimeelsuse lahendamatuks tunnistamisest teavitava e-kirja projekti, milles sisaldub:

1) lahendamatuks tunnistatud kaasuse info;

2) juhis RÜ-le (vajadusel RA-le/PO-le) finantskorrektsiooni teostamiseks ja info SFOS-i sisestamiseks ning rikkumise aruande SFOS-i sisestamiseks/uuendamiseks. Lisab kirja info, et tagastuse saab märkida laekunuks ja rikkumise aruande sulgeda alles siis, kui summad on eelarvest tagasi makstud. Riigieelarvest katmisele minevale tagastusele palub sisestamisel staatuse „Tasumata“ juurde lisada märkus „Summa kaetakse riigieelarvest“.

Edastab e-kirja projekti TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le. RTK poolt rakendavate meetmete osas edastab vaid lahendamatuks tunnistatud kaasuse info.

5 tp E-kiri

2.2 TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja

Edastab erimeelsuse lahendamatuks tunnistamise e-kirja RÜ-le (teadmiseks RA-le/PO-le, TMO-le ja AA-le).

1) RTK poolt rakendatavate meetmete (v.a EŠK meetmete) osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le;

2)  RTK poolt rakendatavate EŠK meetmete osas saadab kinnituse TRO OJ-le, TAO OJ-le, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise TJ-le ja EŠK programmi eksperdile.

Teadmiseks: KA juht/RKA juht/RKÜ juht.

3 tp E-kiri

2. 3.

TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja

Peale juhtumi lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamist annab RTK poolt rakendatavate meetmete korral juhtumiga tegelenud järelevalve eksperdile ülesande punktis 2.1 toodud tegevuste teostamiseks.

2 tp Tööülesan ne järelevalve eksperdile

2. 4.

Järelevalve ekspert

RTK poolt rakendatavate meetmete korral sisestab SFOS-i finantskorrektsiooni ja uuendab rikkumise aruande punktis 2.1 kirjeldatud viisil.

5 tp SFOS kanded

2.5 Tagasimaksmis e eest vastutav asutus

Vastutab tagasimaksmisele kuuluvate vahendite leidmise eest ning kannab finantskorrektsiooniga seotud vahendid määratud tähtajaks KA/RKA/RKÜ poolt määratud kontole.

Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded kontole

2.6 Finantshuvide kaitse ekspert

Valmistab ette sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse eelnõu järgmiste laekumat lude katmiseks:a abikõlbmatute ku

1.     Lootusetuks tunnistatud tagasinõuete katmiseks, mida ei ole võimalik EK-le või muule doonorile tagasinõudega seotud kulude jagam esitada või mille osas on EK või doonori otsus osaliselt või täielikult mitte jagada;iseks

2.     Kuni 1000-euro suuruse toetuse osaga rikkumiste katmiseks, mida pole TS-lt sisse nõutud, kuigi esineb STS §-s 45 abikõlbmatu või nimetatud finantskorrektsiooni tegemise alus ( ).ÜM_2022 §-s 34 ÜM_2014 § 23 lg 4 erand; ÜM_2022 § 37 lg 5

3.     Muude erijuhtumite katmiseks, kus on otsustatud nõuet TS-le mitte esitada või ei ole võimalik esitada, kuid kus kulusid ei ole võimalik (sh punktis 2.2 lahendamatuks erimeelsuseks tunnistatud juhtumid).EK-le või muule doonorile sertifitseerida

Edastab taotluse TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kooskõlastamiseks.

1 kord aastas

E-kiri otsuse eelnõuga

2.7 TAO riskijuhtimise ja järelevalve

talituse juhataja

Vaatab üle taotluse eelnõus fikseeritud juhtumid ja summad, küsides vajadusel finantshuvide kaitse täiendavat informatsiooni.  eksperdilt Kooskõlastab eelnõus fikseeritud juhtumid.

5 tp Otsuse eelnõu

2.8 Finantshuvide kaitse ekspert

Kooskõlastuse saamisel saadab RM riigieelarve osakonnale esitatava taotluse KA/RKA/RKÜ juhile allkirjastamisele, lisades kooskõlastusringi nii TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ kui TAO OJ ning RKA/RKÜ taotluse korral TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ .ning seadistab DHS töövoo teadmiseks EŠK programmi eksperdile/ Norra/EMP koordinaatorile

2 tp Otsuse eelnõu DHS-s

2.9 KA juht/RKA juht/RKÜ juht

Allkirjastab sihtotstarbelisest reservist katmise vajaduse taotluse. 5 tp Allkirjastatu d taotlus DHS-s

2. 10

RTK finantsarvestus e osakonna RMi valitsemisala talitus

Teostab raha eraldamisel vajaliku(d) kande(d) e-riigikassas. Osapoolte vahel kokkulepit ud tähtajaks

Kanded e- riigikassas

2. 11

Kvaliteediekspe rt

Peale RTK raamatupidamise poolt vajalike kannete teostamist RA/PO kontodele, teavitab  RÜ-d summade laekumisest, kvaliteediekspert et RÜ saaks SFOS-is tagastuse laekunuks märkida ja rikkumise aruande sulgeda. Kontrollib, kas laekumised on SFOS-i sisestatud.

RTK poolt rakendavate meetmete tagastustel sisestab  laekumise SFOS-i. Vajadusel edastab info tagastuse sisestanud kvaliteediekspert järelevalve eksperdile.

Jooksvalt Kanded SFOS-s; E- kiri

2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

1. Rahavoogude planeerimise protsess 2. Toetuse andjatele kulude esitamise[1] ja sertifitseerimise protsess

Kohaldub

SV EŠK

NORRA_EMP 2014-2021

1.1. LÜHENDID

TMO vastutusalaks on struktuuritoetuse vahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste finantsjuhtimine, sh struktuuritoetuste rakendussüsteemile hüvitatud abikõlblike kulude katteks vahendite kandmine ning riigieelarvesse välistoetuse tulude laekumiste tagamine.  Kulude sertifitseerimise kirjeldatakse protsessis tegevusi, mille eesmärgiks on:

kooskõlas ÜSM_2021 artikliga 76 kulude esitamine (s.o vahemaksetaotluste esitamine), sertifitseerimine ja maksetaotluste koostamine EK-le; EŠK toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas programmi raamlepingu lisa 1 artikliga 2.2 ja 4 ning EŠK regulatsiooni artiklitega 3.5, 8.1-8.4 ja artikli 11.4 lõikega 3.

Norra/EMP toetuste kulude sertifitseerimine kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.4; Toetuse EK-le tagasimaksmise protsessiga tagatakse tagasimaksete tegemine kooskõlas ÜSM_2021 artikliga 88.

Väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsessiga tagatakse ÜSM_2021 artikli 76 lõike 1 punktis b nõutud peakontode raamatupidamisandmete õigsus ja kooskõla SFOSi andmetega.

TMO taotleb RM RKO-lt e-riigikassas TMO kontode avamist.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.

Nr Vastuta ja

Tegevus Tähtaeg

1. Rahavoogude planeerimise protsess 1.1. Struktuurivahendite, EŠK ning Norra/EMP toetuste rakendamiseks vajalike e-riigikassa kontode avamine

1. 1.1

TMO finantss petsialist

Uue e-konto avamiseks koosta e-kiri RKO-le palvega vastav e-konto e-riigikassas avada.

TMO e-konto avamise e-kiri edasta RM RKO-le, koopia TMO juhatajale.

Norra/EMP toetuste puhul lisatakse kirja, et kooskõlas rakendusmääruse artikliga 5.3.2 ja 5.6.1 m peavad e-kontod intressi teenima.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

1. 1.2

RM RKO

Ava e-riigikassas konto vastavalt taotlusele. Teavita TMO-d konto avamisest. Esimesel võimalusel

1.2. Norra/EMP programmi väljamaksetaotluste prognoosi esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.5 peab TMO esitama FMO-le prognoosi väljamaksetaotluste kohta iga aasta hiljemalt 20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks.

1. 2.1

TMO finantss petsialist /finantse kspert

Saada vajadusel vähemalt kaks nädalat enne FMO-le esitamise tähtaega RKA ja PO-dele e-kirjaga meeldetuletus väljamaksetaotluste prognoosi esitamise kohta ning sätesta e-kirjas tähtaeg prognoosi esitamiseks TMO-le.

Vaata üle laekunud prognoosid ning võttes arvesse eelnevate perioodide väljamaksete mahtu TS-tele, korrigeeri vajadusel prognoose.

Sisesta prognoosid FMO süsteemi vähemalt üks päev enne väljamaksetaotluste prognoosi esitamise tähtaega FMO-le.

Prindi prognoositabel välja.

Vajadusel vähemalt 2 nädalat enne prognoosi esitamise tähtaega

1. 2.2

Norra /EMP koordina ator

Esita TMO-le TA ja kahepoolsete suhete fondi prognoosid tähtaegselt. TMO määratud tähtajaks

1. 2.3

TMO juhataja

Vaata sisestatud andmed üle. 1 tp

Protsessiomanik

TMO finantsekspert

1. 2.4

Norra /EMP SA juht

Allkirjasta prognoositabeli paberil. 1 tp

1. 2.5

TMO finantss petsialist /finantse kspert

Lae paberil allkirjastatud prognoositabeli FMO süsteemi. Saada FMO süsteemis olev väljamaksetaotluste prognoos FMO-le rakendusmääruses toodud tähtajaks.

20. veebruariks, 20. aprilliks, 20. septembriks ja 20. novembriks

1.3. Laekunud vahendite kandmine RA toetuste toetuskontole ja PO toetusekontole

Toetuste väljamaksed tehakse TS-le läbi SFOSi vastava meetme tegevuse RA/PO kontolt. TMO kannab vahendid RA-de/PO-de kontodele vastavalt vahendite laekumisele toetuse andjalt.

1. 3.1

TMO finantss petsialist

Toetuse laekumisel kanna SF vahendid vastavalt EK maksetaotluses kajastatud meetme tegevuse summadele vastava RA e- kontole.

20 tp

1. 3.2

TMO finantss petsialist

Norra/EMP toetuste ning EŠK toetuse laekumisel kanna vahendid programmi kontole. Norra/EMP toetuste puhul TMO vastava tuvasta SFOS-s TS-tele tehtud väljamaksete summa ja kanna see koos juhtimiskuludeks laekunud t (SAP BO aruande alusel) summaga vastava PO e-kontole. Kahepoolsete suhete katteks laekunud vahendid kanna PO e-kontole vastavalt SFOSis kajastatud maksetele. TA-le laekunud summa kanna täies mahus PO e-kontole. 

EŠK toetuste osas kanna TS-tele tehtud väljamaksete summa vastava PO e-kontole vastavalt vahemaksetaotlusega esitatud summale.

14 tp

1. 3.3

TMO finantse kspert

Aktsepteeri toetuse edasikanded e-riigikassas. 1 tp

2. Toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise protsess[1]

2.1. Kulude esitamise põhimõtete koostamine ja kinnitamine

2. 1.1

TMO finantse kspert

Tööta välja kulude esitamise ja sertifitseerimise põhimõtted ning aruannete vormid. Esita need TMO  OJ-le kinnitamiseks. Uuenda dokumente vastavalt vajadusele.  Kontrolljäljeks jäävad aruannete vormid ja sertifitseerimise põhimõtted Sharepointis.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 1.2

TMO juhataja

Kinnita põhimõtted, aruannete vormid.   

Aruannete vorme uuendatakse vastavalt vajadusele aruannete koostamisel.  Kontrolljäljeks jäävad allkirjastatud põhimõtted ja aruannete vormid.

5 tp

2.2. Sertifitseeriva asutuse arvamuse kujundamine kulude sertifitseerimisel ja maksetaotluste esitamisel doonorile

2. 2.1

TMO finantse kspert; TMO finantss petsialist

Genereeri SAP BO-s vajalikud aruanded pärast aruandlusperioodi lõppu. 5 tp

2. 2.2

TMO finantse kspert, TMO finantss petsialist

Vaata üle aruanded, mis on sisendiks arvamuse kujundamiseks sertifitseeritavate kulude esitamiseks. Vajadusel kogu sisendit TAO ekspertidelt ja AA-lt.

Kontrolljäljeks jäävad täiendatud aruanded Sharepointis.

10 tp

2. 2.3

TMO finantse kspert, TMO finantss petsialist

Analüüsi alusel kaardista probleemsed potensiaalselt abikõlbamatud kulud ja kooskõlasta need AA-ga ning vajadusel TAO juhtidega ja KA/RKA juhiga.

5 tp

2.3. Vahemaksetaotlus EK-le

Vahemaksetaotluste esitamise koosneb kahest etapist:

RÜ põhine alusandmete kontroll;1.    

EK vahemaksetaotluse koostamine, arvestades sertifitseeriva asutuse kujunenud arvamust 2.    

Kooskõlas ÜSM_2021 artikli 91 lõikega 1 võib perioodil 2021-2027 igal aastal esitada ühe maksetaotluse ajavahemikel, mis jäävad järgmiste kuupäevade vahele: 28. veebruar, 31. mai, 31. juuli, 31. oktoober, 30. november ja 31. detsember. 31. juuliks esitatud viimane maksetaotlus loetakse 30. juunil lõppenud aruandeaasta lõppmaksetaotluseks.

2. 3.1

TMO finantse kspert

2021-2027 alguses koosta ja edaspidi vajadusel uuenda RÜ alusandmete kontrolli KL vormi ja EK vahemaksetaotluse KL Perioodi vormi ja edasta need kinnitamiseks TMO OJ-le.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 3.2

TMO juhataja

Kinnita KL-d digitaalallkirjaga. 5 tp

2. 3.3

TMO finantse kspert

Sisesta SFOS-i vahemaksetaotluse periood (üldjuhul kvartal) ja genereeri RÜ alusandmete kontrolliks vajalikud aruanded. Kontrolljälj eks jäävad SAP BO aruanded.

3 tp

2. 3.4

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Kontrolli KL alusel RÜ alusandmete vastavust SAP BO aruannetele. Kui RÜ alusandmed ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esita järelepärimine RÜ-le ja palu teha vajadusel parandused.

Kui RÜ alusandmed on korrektsed, kinnita KL ja edasta kinnitamiseks II kontrollile.

7 tp

2. 3.5

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Võrdle RÜ alusandmeid SAP BO aruannetega ja digitaalallkirjasta korrektne KL DHS-s. 5 tp

2. 3.6

TMO finantse kspert

kui põhjus kulude sertifitseerimise peatamiseks on lahendatud. Lõpeta SFOS-is kulude peatamine,

Sisesta SFOS-i andmed vastavalt sertifitseeritud kulude esitamise raames tuvastatud puudustest lähtuvalt vastavalt vajadusele täiendavad kulude peatamised.

Kontrolli (SFOS-i info alusel SAP BO aruannet), kas SFOS-i sisestatud kulude peatamistele on finantskorrektsioon nõutud summas lisatud või on kulude sertifitseerimisest maha arvamise põhjus muul kujul lahendatud.

5 tp

2. 3.7

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Genereeri K vahemaksetaotluse aruanded ja koosta EK vahemaksetaotlus fondide lõikes ning kontrolli seda vastavalt  SAP BO-st E EK vahemaksetaotluse KL-le.

Sisesta korrektse vahemaksetaotluse andmed SFC2021 süsteemi. Koosta KL ja edastab kinnitamiseks TMO OJ-le.

7 tp

2. 3.8

TMO juhataja

Vajadusel küsi EK vahemaksetaotluse koostajalt selgitusi. Digiallkirjasta korrektne KL DHS .-s 2 tp

2. 3.9

TMO finantss petsialis

t/ finantse kspert

Kinnita EK vahemaksetaotlus SFC2021 süsteemis. 1 tp

2. 3. 10

TMO juhataja

Saada EK vahemaksetaotlus SFC2021 süsteemis EK-le. 1 tp

2. 3. 11

TMO finantse kspert

Lae EK vahemaksetaotluse dokumendid SFOSi kuluaruannete moodulisse. 1 tp

2.4. Kulude sertifitseerimise aastaaruanne (EK-le)

KA esitab EK-le kooskõlas artikliga 98 kulude sertifitseerimise aastaaruande aruandlusaasta kohta koos nõutud dokumentidega ÜSM_2021 01.07-30.06 („kinnituspakett“) hiljemalt aruandlusaastale järgneva aasta 15. veebruariks. Kulude sertifitseerimise aastaaruande põhjal arvutab EK aruandlusaasta täiendava vahemakse summa või tagasinõutava summa arvestades ka aastast ettemakset ja esialgseid eelmakseid.

Kulude sertifitseerimise aastaaruandega sertifitseerib TMO EK vahemaksetaotluste raames esitatud kulud võttes arvesse sertifitseeriva asutuse kujundatud arvamust, AA auditeerimise aastaaruannet ja TAO toimivusanalüüsi eelnõu.

2. 4.1

TMO finantse kspert

2021-2027 alguses koosta ja edaspidi vajadusel uuenda kulude sertifitseerimise aastaaruande kontrollimiseks KL vormi Perioodi  ning edasta e-kirja teel kinnitamiseks TMO juhatajale.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 4.2

TMO juhataja

Kinnita KL vorm digitaalallkirjaga .DHS-s 5 tp

2. 4.3

TMO finantse kspert

Lisa SFOS-i aruandlusaasta kuludele täiendavad peatamised vastavalt O-lt ja AA- sertifitseeriva asutuse kujundatud arvamusele, TA lt saadud infole.

Info olemasolul arvesta ka põhjendatud arvamustega.

7 tp

2. 4.4

TMO finantse kspert

 SAP BO-s kulude sertifitseerimise . Kui lisandub kulude peatamisi, genereeri uus aruanne.Genereeri aastaaruanne 2 tp

2. 4.5

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Kontrolli kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid EK vahemaksetaotluste, TAO   ja AA auditeerimise toimivusanalüüsi eelnõu Vajadusel küsi lisainfot. Too KL-l välja põhjused aastaaruande alusel vastavalt KL-le ja kujunda sertifitseeriva asutuse arvamus.

kulude peatamisteks.

tp2

2. 4.6

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Kontrolli kulude sertifitseerimise aastaaruande andmeid arvestades kogu asjaomase informatsiooniga. Edasta korrektne kulude sertifitseerimise aastaaruande projekt TMO OJ-le.

1 tp

2. 4.7

TMO juhataja

Esita e-kirja teel sertifitseeritud kulude aastaaruande projekt  ning AA juhatajale. Võib delegeerida ülesande KA juhile finantseksperdile.

1 tp

2. 4.8

KA juht AAja

Edasta omapoolsed kommentaarid kulude sertifitseerimise aastaaruande projektile e-kirjaga. 2 tp

2. 4.9

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

jadusel lisa SFOS-i täiendavad mahaarvamised vastavalt  ja AA-lt saadud infole ning genereeri SAP BO-s kVa KA-lt ulude sertifitseerimise uuesti. aastaaruanne Kontrolli kulude sertifitseerimise aastaaruannet ja täida KL (vastavalt teise veeru). Too KL-l välja põhjused kulude peatamiseks ja summad. Sisesta sertifitseeritud kulude aastaaruande info SFC2021 süsteemi. Kinnita KL ja edasta kinnitamiseks TMO OJ-le.

p1 t

2. 4. 10

TMO juhataja

Vajadusel küsi KL täitjalt selgitusi. Allkirjasta korrektne KL ja edasta sertifitseeritud kulude aastaaruanne hiljemalt s12. veebruarik KA ning AA juhatajale.juhile

12.02/

15.02[4]

2. 4. 11

KA juht Allkirjasta ja kinnita kulude sertifitseerimise aastaaruanne SFC2021 süsteemis hiljemalt 15. veebruariks. 15.02[5]

2. 4. 12

TMO juhataja

Vastavalt vajadusele edasta RÜ-dele info sertifitseeritud kulude kohta e-kirjaga. Jooksvalt vastavalt vajadusele

 2.5. Norra/EMP programmi sertifitseeritud finantsvahearuannete esitamine FMO-le ja  esitamine Šveitsi toetuste EŠK sertifitseeritud hüvitistaotluse büroole

Protsessi eesmärgiks on tagada doonoritele kindlus, et FMO-le esitatud toodud andmed finantsvahearuannetes ja Šveitsi toetuste büroole esitatud hüvitistaotlustes on õiged.

2. 5.1

TMO finantse kspert/ TMO finantss

petsialist

Perioodi alguses koosta ja edaspidi vajadusel uuenda finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vormi ja edasta see Sharepointis kinnitamiseks TMO OJ-le. [3]

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 5.2

TMO OJ Kinnita finantsvahearuande/hüvitistaotluse KL vorm. 5 tp

2. 5.3

PO/ RÜ [2]

erimiseks 2 korda aastas Norra/EMP programmi korral sisesta finantsvahearuanded FMO süsteemi ja esita need TMO-le sertifitse perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta ühe kuu jooksul aruande perioodi lõpust.

Deklareeri igal aastal finantsvahearuande osana kooskõlas Norra/EMP programmi rakendusmääruse artikliga 9.7.2 e-riigikassa kontodel teenitud intress.

EŠK toetusmeetmete ning EŠK TA meetme 1.3 tegevuse "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi" hüvitistaotluse Šveitsi PO esitab esitatud vormil DHS-i kaudu RKÜ-le 2 korda aastas perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta 6 nädala jooksul aruande perioodi lõpust. 

K etusmeede ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood toetusmeetme lepingu ui EŠK to allkirjastamise kuupäevast kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust toetusmeetme lõpuni, välja arvatud juhul, kui toetusmeede lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval.

Norra/EMP puhul jätkub menetlus vastavalt punkti 2.5 alapunktile 2.5.6.

31.07/ 31.01

31.07/31.01

2. 5.4

DHO dokume ndihaldu se spetsiali st 

gistreeri PO EŠK hüvitistaotlus ja loo töövoog DHS-s täitmiseks EŠK programmi eksperdile. Re 2 tp

2. 5.5

EŠK program mi ekspert

Koosta EŠK tehnilise abi fondi hüvitistaotlus Šveitsi esitatud vormil Sharepointis perioodide 1. jaanuar – 30. juuni ja 1. juuli – 31. detsember kohta 6 nädala jooksul aruandeperioodi lõpust ja salvesta see Sharepointi EŠK programmi üldkausta . 

Kui EŠK tehnilise abi leping ei alga aruandeperioodi esimesel päeval, kulgeb esimene hüvitamisperiood tehnilise abi lepingu allkirjastamise kuupäevast kuni järgmise hüvitamisperioodi lõpuni. Viimane hüvitamisperiood kestab eelviimase hüvitamisperioodi lõpust tehnilise abi lepingu lõpuni, välja arvatud juhul, kui tehnilise abi leping lõpeb aruandeperioodi viimasel päeval.

Vaata üle EŠK toetusmeetme hüvitistaotluse vormistuse ja sisulise edenemise osa ning vajadusel küsib PO-lt selgitusi e-kirja teel. 

Koosta DHS-is hüvitistaotlusele (sh EŠK tehnilise abi fond hüvitistaotlusele) inglise keelne kaaskiri ja tõsta see DHS-i taustainfosse. Saada hüvitistaotlus kooskõlastamiseks TMO finantsspetsialistile DHS-s ning TMO-s menetlus jätkub vastavalt punktile 2.5.7.

30 tp

2. 5.6

TMO finantss

petsialist

Perioodi 1. jaanuar – 30. juuni finantsvahearuanne edasta ka Norra/EMP koordinaatorile infoks.

Kontrolli KL alusel finantsvahearuande vastavust SAP BO aruannetele. Kui finantsvahearuande info ei vasta SAP BO aruannete andmetele, esita vajadusel järelepärimine PO/RÜ-le, palu teha vajadusel parandused.

KL-l too välja kulude mittesertifitseerimise põhjused ja mittesertifitseeritava summa.

Kajasta TMO e-kontodel teenitud intress kooskõlas rakendusmääruse artikliga 9.7.2 tehnilise abi finantsvahearuandes.

Kui andmed on korrektsed, kinnita KL . ja edasta kinnitamiseks finantseksperdile Kontrolljäljeks jääb täidetud KL DHS-s.

Norra/EMP programmi finantsvahearuande korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2.5. alapunktile 2.5.15.

10 tp

2. 5.7

TMO finantss petsialist

KL alusel EŠK hüvitistaotluse vastavust SAP BO aruannetele. Kui EŠK hüvitistaotluse info ei vasta SAP BO aruannete Kontrolli ärimise PO-le/RKÜ-le, palu teha vajadusel parandused. Kui esin ulusid, siis võta andmetele, esita vajadusel järelep eb abikõlbmatuid k

vastavad kulud EŠK hüvitistaotlusest välja. Sh küsi Šveitsi frangi vahetuskurssi RM-i RKO-lt e-kirjaga, lisa kurss hüvitistaotlusesse. 

a) Puuduste korral sperdil kõrvaldada puudused hüvitistaotlusest;palu PO-l/ EŠK programmi ek

b) Kui andmed on korrektsed, lae üles digitaalselt allkirjastatud KL DHS-i taustainfosse ja kooskõlasta DHS-s esitatud hüvitistaotlus.

20 tp

2. 5.8

EŠK program mi ekspert

Saada PO EŠK hüvitistaotlus allkirjastamiseks Dokobiti kaudu PO-le, seejärel RKÜ juhile ning TMO OJ-le.

Saada EŠK tehnilise abi fondi hüvitistaotlus allkirjastamiseks Dokobiti kaudu RKÜ juhile ning TMO OJ-le.

2 tp

2. 5.9

PO Allkirjasta EŠK toetusmeetme hüvitistaotlus pdf-is Dokobitis. 5 tp

2. 5. 10

RKÜ juht

Allkirjasta PO EŠK toetusmeetme hüvitistaotlus/ EŠK tehnilise abi fondi hüvitistaotlus pdf-is Dokobitis. 2 tp

2. 5. 11

TMO OJ Allkirjasta PO EŠK toetusmeetme hüvitistaotlus/ EŠK tehnilise abi fondi hüvitistaotlus pdf-is Dokobitis.  2 tp

2. 5. 12

EŠK program mi ekspert

Pane Dokobitis allkirjastatud hüvitistaotlus pdf-is DHS-i taustainfosse, võta DHS-i taustainfost inglise keelne kaaskiri, täienda seda ning suuna hüvitistaotluse kaaskiri TMO OJ-le allkirjastamiseks DHS-is.

2 tp

2. 5. 13

TMO OJ 

Allkirjasta DHS-is hüvitistaotluse kaaskiri. 2 tp

2. 5. 14

EŠK program mi ekspert

Salvesta digikonteinerist välja EŠK hüvitistaotluse kaaskiri, lisa TMO OJ digiallkirja kinnitusleht, Dokobitis allkirjastatud hüvitistaotlus pdf-is, hüvitistaotlus Excelis ja dokumendid Šveitsi toetuste büroole DHS-i kaudu.edasta need

Hüvitistaotlused tuleb esitada Šveitsi toetuste büroole kolme kuu jooksul pärast hüvitisperioodi lõppu. Viimane hüvitistaotlus tuleb esitada Šveitsi toetuste büroole hiljemalt kuus kuud pärast toetusmeetme lõppemist/tehnilise abi lepingu lõppemist. 

Saada DHS-i kaudu hüvitistaotlus teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise TJ-le ja TMO finantsspetsialistile.

1 tp jooksul

2. 5. 15

Norra /EMP koordina ator

Vaata üle Norra/EMP finantsvahearuande indikaatorite täitmise osa, sealjuures võta arvesse eelmises aastaaruandes toodud indikaatorite täitmisi ja nende selgitusi. Vajadusel küsi PO-lt lisaselgitusi. Teavita TMO-d, kui andmed on üle vaadatud.

10 tp

2. 5. 16

TMO finantse kspert

Kontrolli Norra/EMP finantsvahearuannet. Vajadusel küsi selgitusi finantsspetsialistilt ja digiallkirjasta korrektne Norra/EMP KL.  5 tp

2. 5. 17

TMO OJ Vaata üle Norra/EMP KL ja finantsvahearuanne. Digiallkirjasta Norra/EMP KL. 3 tp

2. 5. 18

Norra ja EMP SA juht

Norra/EMP puhul digiallkirjasta korrektne KL ja allkirjasta finantsvahearuanne paberil. 1 tp

2. 5. 19

Program mi eest vastutav TMO ametnik

Kinnita FMO GRACE süsteemi sisestatud info hiljemalt 2,5 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu. Põhjendatud juhtudel võib finantsvahearuande kinnitada ka hiljem, kuid mitte hiljem kui 8 kuud pärast aruandlusperioodi lõppu.

15.09/ 15.03

2.6. Norra ja EMP toetuste tehnilise abi ja kahepoolsete suhete fondi TAO kulude ja PO juhtimiskulude kontrollimine 

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima TAO enda kulusid ja programmide juhtimiskulusid kuludokumendi tasandil riskipõhiselt.

2. 6.1

TMO finantss petsialist /finantse kspert

Norra ja EMP toetuste puhul analüüsi TAO kulusid ja programmide juhtimiskulusid vähemalt kord aastas. Analüüsi tulemustest lähtudes koosta vajadusel riskipõhine valim TAO kulude ja programmide juhtimiskulude kontrollimiseks kuludokumentide alusel.

31.12

2. 6.2

TMO finantss petsialist /finantse kspert

Koosta KL võttes aluseks juhendi „Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemise, toetuse väljamaksmise ja elluviimise kontrollimisele“ lisas olevad KL-d ja edasta see kinnitamiseks TMO OJ-le.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

2. 6.3

TMO OJ Kinnita KL digitaalallkirjaga. 5 tp

2. 6.4

TMO finantss petsialist

Küsi TAO-lt ja PO-lt valimisse sattunud kuludokumendid .või leia need SFOS-ist

Kontrolli kuludokumente vastavalt KL-le, too välja puudused. Vajadusel küsi TAO-lt ja PO-lt selgitusi. Digitaalallkirjasta KL. Norra /EMP puhul edasta KL finantseksperdile kontrolli. 

17 tp

2. 6.5

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Norra/EMP puhul kontrolli KL-l kajastatud infot. Vajadusel küsi KL täitjalt selgitusi ja digitaalallkirjasta korrektne KL. 3 tp

2. 6.6

TMO OJ Vaata KL üle. Allkirjasta digitaalselt korrektne KL. 2 tp

2. 6.7

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Vajadusel palu TAO  OJ-l ja PO-l teha korrektsioonid. 1 tp

2.7 Norra/EMP SA kontrollid RKA riskipõhise järelevalve üle

Kooskõlas RKA JKK-ga peab TMO kontrollima RKA riskipõhist järelevalvet PO-de ja RÜ-de üle.

2. 7.1

TMO finantss petsialist

Analüüsi RKA teostatud kontrolle vähemalt kord aastas. Vali riskipõhiselt RKA läbiviidud kontrollid, et teha neile Norra/EMP SA järelkontroll. Tööta välja kontrollakt ja KL vorm. Võimalusel kasutab RKA KL-i.

31.12/ vastavalt vajadusele

2. 7.2

TMO finantse kspert

Kooskõlasta kontrollakti ja KL vorm ning kontrolli valimi. 5 tp

2. 7.3

TMO OJ Kinnita kontrolli valimi. Digiallkirjasta kontrollakt ja KL vorm. 5 tp

2. 7.4

TMO finantss petsialist

Vii läbi Norra/EMP SA kontrolli. Tekkinud küsimused ja tuvastatud probleemid räägi läbi TMO finantseksperdi ja TMO OJ-ga. Vormista kontrolli tulemused kontrollaktis tuues välja tähelepanekud ja vajalikud järeltegevused. Saada kontrolli tulemused RKA juhatajale kommenteerimiseks.

20 tp

2. 7.5

TMO finantss petsialist

Analüüsi RKA kommentaare, vajadusel vasta nendele ja täienda kontrollakti ja KL-e. Saada kontrollakt ja KL kooskõlastamiseks TMO finantseksperdile ja kinnitamiseks TMO OJ-le.

10 tp

2. 7.6

TMO finantse kspert

Veendu, et tehtud tähelepanekud ja järeltegevused on asjakohased ning et olemas on piisav kontroll-jälg. Veendu, et pärast järeltegevuste elluviimist saab TMO piisava kindluse kulude sertifitseerimiseks. Kooskõlasta kontrollakt ja KL.

5 tp

2. 7.7

TMO OJ Digiallkirjasta kontrollakt ja KL. 5 tp

2.8 Norra/EMP programmi sertifitseeritud lõpparuannete esitamine FMO-le

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12 edastab RTK FMO-le programmide lõpparuanded rakendusmääruses sätestatud tähtajaks. TMO sertifitseerib aruande finantslisa, vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.12.2, nelja kuu jooksul pärast programmi juhtimiskulude abikõlblikkuse lõppu.

Programmi lõppmakse arvutatakse vastavalt rakendusmääruse artiklile 9.4 ja selle kohta antakse aru programmi lõpparuande finantslisas FMO poolt etteantud vormil.

Lõppmakse arvestamise aluseks on kõik programmi abikõlblikud kulud (võttes arvesse varasemaid tagasimakseid). Sellest summast arvestatakse maha ette- ja vahemaksed programmile, kaasrahastus muudest allikatest, FMO-le tagasi maksmata intress ja toetuse saajatelt RÜ-le või PO-le tagasi makstud rahalised vahendid, mida ei ole makstud teistele projektidele või tagastatud FMO-le. Lõppmakse teeb FMO hiljemalt ühe kuu jooksul peale lõpparuande kinnitamist (rakendusmääruse artikkel 9.4). Juhul kui lõppmakse on negatiivne, teeb TMO tagasimakse FMO-le ühe kuu jooksul.

Lõpparuande finantslisa sertifitseerimisel lähtub TMO käesoleva töökorra finantsvahearuande sertifitseerimise tööprotsessist.

2.9 Toetuse andjale toetuse tagasimaksmise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 147 lg 1 ja ÜSM_2021 artikli 88 lg 1 tuleb toetus tagasi maksta tagasimaksenõude koostamisele järgneva teise kuu viimaseks päevaks. Kohaldub Norra/EMP/EŠK-le (3 kuud)

2. 9.1

TMO finantss petsialis t/ finantse kspert

Juhul kui tagasimaksenõude summat ei ole tagasimaksmise eest vastutav asutus TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessi punkti 2.2.5 alapunkti 2. „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega

kirjeldatud protsessi käigus leidnud ja määratud kontole kandnud, valmista seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“ ette taotlus RM-i finantsosakonnale vahendite VV sihtotstarbelisest reservist või vajadusel erakorralisest reservist taotlemiseks kooskõlas VV reservi määrusega.

Kui ei ole selge või puudub kokkulepe, kes tagasinõude täitmise eest vastutab, kutsu seotud osapooled koosolekule, eesmärgiga kokku leppida, kelle eelarvest tagasinõue täidetakse. Kui kokkuleppele ei jõuta, vii koostöös TAO-ga teema RTK juhtkonda edasise tegevuskava koostamiseks.

Sisesta maksekorralduse tagasinõutud summa ja toetuse andja nõudel viivise tähtaegseks ülekandmiseks määratud kontole peale seda kui vastav asutus on vahendid üle kandnud või VV on reservist vahendid eraldanud.

Koosta toetuse andjale vastuskiri tagasimaksenõude täitmise kohta.

Toetuse tagasimaksmi se tähtajaks

2. 9.2

TMO finantse kspert

Vaata üle reservi taotluse materjalid, tee vajadusel täiendused. Aktsepteeri korrektne maksekorraldus e-riigikassas. 1 tp

2. 9.3

TMO OJ Saada tagasimaksenõue vastutavale asutusele või kooskõlasta reservi taotluse. Allkirjasta toetuse andjale vastuskiri tagasimaksenõude täitmise kohta.

1 tp

 2.10 Lahendamatute erimeelsuste raames tekkinud kulude tagasimaksmise protsess  abikõlbmatute

Tulenevalt baasseadusest ja vastava aasta riigieelarve seadusest kui riigiasutus on teinud välistoetuse ning välistoetuse kaasrahastamise vahendite arvel väljamakseid suuremas summas, kui laekub välistoetust või välistoetuse kaasrahastamise vahendeid, peab riigiasutus või tema kõrgemalseisev ministeerium, välistoetuse vahendaja tehtud väljamaksete puhul ministeerium, kelle vastutusalas on vastava välistoetuse väljamaksmise ülesande täitmine 1) katma puudujääva summa riigiasutuse või ministeeriumi valitsemisala eelarvelistest vahenditest või 2) taotlema puudujäägi katmist VV reservist.

Sihtotstarbelisest reservist summade katmine toimub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunkti 2.2.5 „Juhtimis- ja kontrollisüsteemide oluliste puuduste likvideerimise tegevuskavade ning administratsiooni vigadest ja erimeelsustega tähelepanekutest tulenevate finantskorrektsioonide menetlemise protsess “   alapunktile 2 „Lahendamatuks erimeelsuseks tunnistamine ning administratsiooni vigade ja erimeelsustega auditite tähelepanekutega seotud finantskorrektsioonide tasumise korraldamine“.

2.11 Väljavõtete võrdlemine ja SFOS-i andmete kontrolli protsess

Välisvahendite finantstabelit koostab TMO kord kuus vastava juhendi alusel, vt detailsemalt finantstabeli koostamise juhendist.

2. 1 1.1

TMO finantss petsialist

Sisesta finantstabelisse aruandluskuu väljamaksed SAP BO aruannete andmete alusel. Edasta tabel vastava fondi eest vastutavale ametnikule andmete esitamiseks ja sisestatud andmete kontrollimiseks.

3 tp

2. 1 1.2

TMO finantss petsialist

Sisesta finantstabelisse aruandluskuul EK-lt, FMO-lt ja Šveitsilt laekunud summad. Kontrolli finantstabelisse sisestatud väljamaksete info vastavust SAP BO aruande väljavõtte alusel. "SF110 Makstud maksekorralduste aruanne raamatupidajale" Vajadusel paranda finantstabeli andmed. Teavita finantstabeli täitmise eest vastutavat TMO ametnikku e-kirja teel korrektsete andmete sisestamisest finantstabelisse.

3 tp/ 2 tp

2. 1 1.3

TMO finantss petsialist

Saada finantstabel e-kirjaga infoks hiljemalt kuu 10. tööpäeval vastavale sihtgrupile. 10 tp

s.o EL struktuurivahendite vahemaksetaotluste esitamine[1]

[2] RÜ- TAO, kes on RÜ-ks järgmistele meetmetele: SFOS meede nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi", SFOS meetme nr 2014-2021.1.1 "Kahepoolsete suhete fond".

[ ]3 Norra/EMP programmi KL vorme, mis on kinnitatud RTK DHS-s enne RTK TPK versiooni kehtima hakkamist, ei kinnitata üle JIRA-s.12

[4] Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast, mis ei saa olla hilisem kui 1. märts. Kui pikendatakse EK-le materjalide esitamise tähtaega, siis pikenevad automaatselt selle protsessi teiste etappide tähtajad.

][5  Juhul, kui EK-le materjalide esitamise osas küsitakse ajapikendust, lähtutakse uuest kuupäevast, mis ei saa olla hilisem kui 1. märts. Kui pikendatakse EK-le materjalide esitamise tähtaega, siis pikenevad automaatselt selle protsessi teiste etappide tähtajad.

2.2.7. Õigusaktide ja juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise ning tõlgendamise protsess

Protsess kajastab tegevusi, millega tagatakse kogu programmperioodi jooksul KA/RKA/RKÜ/RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt toetuste valdkonna administratsioonile välja töötatud õigusaktide ja juhendmaterjalide asjakohasus. Eesmärgi täitmiseks vaatab iga valdkonna ekspert oma valdkonna õigusakti(d) või juhendi(d) vähemalt üks kord aastas üle ning algatab vajadusel juhendi või õigusakti koostamise või muutmise ning tagab, et uuendustest on administratsioonis vajalikele inimestele kompetentsi tagamiseks vajalikul viisil ja määral teavitatud, mis toimub iga-aastaselt toimivusanalüüsi koostamise protsessi raames kooskõlas TPK protsessipunkti "2.2.1. SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra_EMP

"riikliku kontaktasutuse ning EŠK RKÜ järelevalve protsess ning koolitustegevus „alapunktiga 1. SV ja Norra/EMP  administratsiooni toimivusanalüüside .koostamine“

Nr Vastutaja Tegevus Tähta eg

Kontrolljälg

1.  KA/RKA/RKÜ/ RTK toetuste valdkonna ekspertide poolt juhendmaterjalide koostamise ja uuendamise protsess

1.1 TAO ekspert/ talituse juhataja (edaspidi juhendi omanik)

Analüüsib vähemalt kord aastas oma vastutusalaga seotud KA/RKA/RKÜ poolt välja töötatud juhendi asja- ja ajakohasust tuginedes aasta jooksul kogunenud parandusettepanekutele ja hinnates süsteemis tuvastatud puudusi. Vajadusel algatab juhendi uuendamise või uue juhendi koostamise protsessi, informeerides sellest TAO teenuse arendamise eksperti, kes peab ülevaadet juhendite seisust. Kajastab kokkuvõtte juhendi muutmisest või uue koostamisest toimivusanalüüsis (vt protsessipunkti 2.2.1). Planeeritavad muudatused ja uuendused kajastab valdkonna analüüsis/järelevalve tegevuskavas.

1 kord aastas

Analüüs

1.2 Juhendi omanik

Sõnastab juhendi eelnõu ning kooskõlastab selle seotud KA/RKA/RKÜ osapooltega ja või RTK toetuste valdkonna ekspertidega, vastutava talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel täiendab juhendit saadud kommentaaridele tuginedes.

RM-ile, RA-dele ja RÜ-dele ning PO-dele.Saadab juhendi vajadusel kommenteerimiseksSharepointis

Selgitab kavandatud muudatusi või uut juhendit e-kirja teel või kohtumisel ning annab kirjalikult tagasiside esitatud kommentaaridele.

Osap oole vahel kokku lepitu d tähta eg

Juhendi eelnõu

1.3 Juhendi omanik

Kogub ja analüüsib administratsioonilt saadud tagasisidet ning teeb täiendused juhendisse. Kooskõlastab teel või JIRA e-kirja taski kaudu juhendi uue versiooni asjakohaste KA/RKA/ RTK toetuste valdkonna ekspertide ja juristidega ning TAO OJ-ga.

30 tp E-kiri; JIRA task

1.4 Juhendi omanik

Edastab juhendi asjakohastele kontaktidele ning kommunikatsioonispetsialistile kuukirja ja Ekstranetti lisamiseks. Salvestab juhendi Sharepointi ja paneb juhendi Ekstranetti ning vastutab juhendi aja- ja asjakohasuse eest

2 tp E-kiri; juhend Ekstranetis

1.5 Kommuni katsioonis petsialist

Saadab infot kuukirjas. 3 tp Kuukiri

2. KA/RKA/RKÜ õigusaktide koostamise ja muutmise protsess

2.1 TAO ekspert /jurist

Algatab vajadusel õigusakti koostamise või muutmise, sh täiendamise protsessi.

Sõnastab eelnõu kavandi, räägib läbi seotud isikutega TAO-s ning edastab eelnõu ettepaneku heakskiitmiseks TAO juhatajale. Räägib kavandi läbi RM RO, RA-de ja RÜ-de või PO-dega või teiste asjasse puutuvate osapooltega ning vastavalt saadud tagasisidele parandab või täiendab eelnõud. Kui kavand on vajalike osapooltega läbi räägitud, esitab ettepanekud TAO juristile eelnõu vormistamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõu kavand; E- kirjad

2.2 TAO jurist 

Koostab õigusakti eelnõu ja seletuskirja ning saadab need asjakohastele TAO ekspertidele kommenteerimiseks, Sharepointis sh vahetule juhile, TAO juhatajale ja KA/RKA/RKÜ juhile ja RM RO-le.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Õigusakti eelnõu ja seletuskiri Sharepointis; E-kiri

2.3 TAO jurist Saadab e-kirja teel õigusakti eelnõu koos seletuskirjaga asjakohastele TAO ametnikele ja teistele asjasse puutuvatele osapooltele kommenteerimiseks. Vajadusel viib läbi mitteametliku kooskõlastamisvooru ja saadab eelnõu RA/RÜ/PO juristidele kommenteerimiseks. Hindab saadud kommentaare ja viib eelnõusse muudatused, kui arvestatakse kommentaariga. Kommente

.erijatele saadetakse tagasiside kommentaaridega arvestamise kohta e-kirjagaSharepointis või

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

Protsessiomanik

TAO ekspert

2.4 TAO jurist Vormistab eelnõu lõpliku versiooni ning edastab eelnõu RM RO-le kooskõlastamiseks, kes saadab eelnõu Sharepointis Riigikantseleile Vabariigi Valitsuse istungile edastamiseks.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

Eelnõude infosüsteem (EIS) https://e elnoud. valitsus.ee

2.5 TAO jurist Õigusakti jõustumisel edastab selle koos seletuskirjaga teavituse teistele asjasse puutuvatele listidesse [email protected] ja osapooltele esitamiseks.ja Korraldusasutuse kuukirjas

Edastab avaldatud õigusakti Riigi Teataja lingi ja seletuskirja kommunikatsioonispetsialistile  RTK kodulehel (sh. lehel rtk.ee http ) uuendamiseks.s://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

Salvestab jõustunud õigusakti koos seletuskirjaga Sharepointi.

3 tp Teavitus listis; E-kiri

2.6 TAO ekspert /jurist

Korraldavad teabepäeva, kus tutvustavad õigusakti muudatusi.

Väiksemate muudatuste korral, kui teabepäeva korraldamine pole mõistlik, edastab info valdkonna võrgustikule.

Järgm ise kuu jooks ul

Teabepäeva materjalid

2.7 Kommuni katsioonis petsialist

Uuendab kodulehel jõustunud õigusakti linki ja lisab seletuskirja.rtk.ee 5 tp Koduleht

3. EL kohtu menetlustes osalemise protsess

3.1 TAO jurist Tutvub eelotsusega, analüüsib seda ning otsustab koos valdkonna eksperdiga, kas esitada eelotsuse taotluse kohta seisukoht. Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri

3.2 TAO jurist Vastavalt seisukohale, edastab sekkumise vajaduse kohta otsuse VÄM-le ja RM RO-le. Kui otsustab esitada arvamuse eelotsuse küsimuste kohta, koostab seisukoha koostöös VÄM-ga ja RM RO-ga. Euroopa Kohtule esitab seisukoha VÄM.

Osap oolte vahel kokku lepitu d tähta eg

E-kiri; Eelotsuste menetlemise andmebaas h ttps://rakendu sed.vm.ee /eelo

3.3 TAO jurist või

kspTAO e ert

Kohtuistungi toimumisel ja kui Eesti on esitanud oma arvamuse eelotsuse küsimuses, osaleb Euroopa Kohtu istungil koos VÄM esindajaga.

Vasta valt vajad usele

Kohtu istungi dokumendid

1.

2.2.8. Norra_EMP MoU muutmise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP MoU lisade A ja B muutmisel. Rakendusmääruse artikkel 2.5 alusel kinnitatakse NMFA/FMC ja 2014-2021liikmesriigi vahel vastastikuse mõistmise memorandum ehk MoU, milles fikseeritakse kõik rakendussüsteemi osapooled koos asjakohaste funktsioonidega, rakendamiseks vajalik juhtimis- ja kontrollisüsteem (Lisa A) ning rakendamise raamistik (kokku lepitud programmid, rahastamise osakaalud, eesmärgid, PO funktsioonide täitjad, partnerid jne) (Lisa B).

Rakendusmääruse artikkel 2.5 paragrahv 3 võimaldab muuta MoU lisasid A ja B RKA ja NMFA/FMC vahelise kirjavahetuse teel.

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra_EMP MoU muutmise protsess

1. Norra /EMP koordin aator

Kui on selgunud vajadus MoU lisa A või lisa B muutmiseks, võtab mitteametlikult ühendust FMO-ga ja teeb selgeks, kuidas protsess käima peab. Reeglina algatab MoU muutmise FMO.

10 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

2. Norra /EMP koordin aator

MoU lisa A või lisa B muutmise protsessi kaasab kindlasti TAO juhataja ja juristi, vajadusel ka teisi osapooli.

3 tp E-kiri; Dokumendid

Sharepointis

3. TAO juhataja /jurist

Kooskõlastab MoU lisa muudatuse lõpliku sõnastuse. 5 tp E-kiri;

Dokumendid Sharepointis

4. Norra /EMP koordin aator

Koostab ametliku kirja, mis edastatakse ametlikult RKA juhi allkirjaga FMO-le. 3 tp Kiri FMO infosüsteemis/ Grace-s; /

Sharepointi kaustas/

DHS-s; vanemad muudatused RM DHS- s ja füüsilistes kaustades

5. RKA juht

Allkirjastab ametlikud muudatused. 5 tp Muudatused allkirjastatud

6. Norra /EMP koordin aator

Edastab nõutud dokumendid FMO-le. 2 tp Grace süsteemis e-kiri/ ametlik kiri

7. Norra /EMP koordin aator

Kui FMO-l on kommentaare või märkusi MoU muudatuse sõnastusele korraldab neile vastamise.

FMO maksimaalselt 2 kuud + meie vastamine 10 tp

Grace, e-kiri/ametlik kiri

8. Norra /EMP koordin aator

Kui MoU lisade muudatuses on kokku lepitud edastab info kõigile siseriiklikele asjasse puutuvatele asutustele teadmiseks ning edastab muudetud MoU koos lisadega kommunikatsioonispetsialistile palvega see kodulehele .https://www.rtk.ee/ üles laadida

FMO poolt meie kommentaaride üle vaatamine 10 tp + 2 tp kõigile info edastamiseks

e-kiri; dokumendid Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.9. Norra_EMP programmilepingute muutmise protsess

Protsess kirjeldab RKA tegevusi Norra/EMP programmilepingute muutmisel.2014-2021

Nr Vastu taja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. PO Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks RKA-le. Vastavalt vajadusele e-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordi naator

Korraldab programmilepingu muudatuse kooskõlastamise vastavate osapoolte vahel. Kõik osapooled peavad muudatusi hindama mh arvestades nende mõju programmi tulemustele ja eesmärkidele. Peale ühisele seisukohale jõudmist edastab PO-le e-kirja teel vastuse muudatuse aktsepteerimiseks või täienduste tegemiseks.

10 tp; lisandub aeg, mis kulub lisaks kui kellelgi on kommentaare PO-le

e-kiri

Sharepointis

3. PO Edastab lõpliku programmilepingu muudetud versiooni RKA-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordi naator

Edastab ettepaneku programmilepingu muutmiseks FMO-le. 3 tp e-kiri

Sharepointis

5. FMO Kui RKA ja FMO on programmilepingu muutmise sõnastuse osas kokku leppinud, algatab ametlikult programmilepingu muutmise. Edastab RKA-le kinnitamiseks.

Kuni  2 kuud Dokumendid Graces/

Sharepointis

6. Norra /EMP koordi naator

Korraldab RKA poolt programmilepingu muutmise kinnitamise. Kinnitamine käib vastavalt FMO juhistele FMO infosüsteemis (Grace) ja/või FMO infosüsteemi väliselt.

3 tp Dokumendid Graces/

Sharepointis

7. RKA juht

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, allkirjastab programmilepingu muutmise. 1 tp Allkirjastatud programmilepingu muudatus Sharepoint; DHS; pab erkaust

8. Norra /EMP koordi naator

Juhul kui protsess käib ka FMO infosüsteemi väliselt, edastab kinnitatud programmilepingu muutmise FMO- le ja koopia vastavale PO-le ning teistele asjasse puutuvatele osapooltele. Juhul kui kinnitamine käib FMO infosüsteemis, edastab kinnitamise kohta info asjasse puutuvatele osapooltele (sh PO, AA, IA, SA, RM RO).

3 tp Infosüsteemis: Grace

Sharepoint e-kiri

Infosüsteemi väliselt: Sharepoint

DHS paberkaust

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.10. Norra_EMP programmide eeldefineeritud projektide positiivse vastavushindamise teavitamise protsess

Vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3 teavitab RKA FMO-d eeldefineeritud projektide positiivse Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanismi vastavushindamise osas.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Ko ntr oll-

jälg

1. PO Edastab e-kirjaga FMO-le/RKA-le kommenteerimiseks eeldefineeritud projekti dokumendid (projekti detailne eelarve ja vajadusel ka täiendav informatsioon).

Kui eeldefineeritud projekti esialgsed dokumendid on valmis

E- kiri

Sha rep ointis

2. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab üle eeldefineeritud projekti detailse eelarve jm sellega seonduvad dokumendid. Vajadusel kaasab teisi valdkonna eksperte. Edastab e-kirja teel oma kommentaarid PO-le.

Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

3. PO Edastab e-kirjaga parandatud/täiendatud dokumendid. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

4. Norra /EMP koordinaat or/ FMO

Vaatab uuesti dokumendid üle ja kui kõik vastab nõutule, siis annab oma lõpliku kinnituse PO-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep ointis

5. PO Edastab e-kirjaga lõplikud dokumendid koos vastavushindamise kontroll-lehega RKA-le. Mõistliku aja jooksul E- kiri

Sha rep oint

6. Norra /EMP koordinaat or

RKA vaatab dokumendid üle (eelkõige vastavus programmilepingule ja üldistele reeglitele). Kui dokumendid vajavad täpsustamist, siis küsib lisainfot PO-lt. Kui kõik vastab nõutule, siis teavitab e-kirjaga FMO-d positiivsest vastavushindamisest vastavalt rakendusmääruse artiklile 6.5.3

5 tööpäeva jooksul korrektsete dokumentide saamisest

E- kiri

Sha rep oint

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.11. Norra_EMP programmide valikukomisjonides (Selection Committee) osalemise protsess

Protseduur kajastab PO poolt korraldatavates programmide valikukomisjonides vaatlejana osalemist ( Norra/EMP 2014-2021 finantsmehhanimsi rakendusmääruse artikkel 7.4.3).

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. PO Teavitab e-kirja teel RKA-d koosoleku toimumise ajast ning kohast.

Valikukomisjon koguneb esimesel võimalusel peale projektitaotluste eksperthindamise lõppemist.

Hiljemalt 1 nädal enne toimumist

E-kiri

Sharepointis

2. Norra /EMP koordinaat or

Osaleb programmi valikukomisjonis vaatlejana.

Valikukomisjoni liikmetele tutvustatakse vastavushindamise ning sisuhindamise tulemusi. Valikukomisjon analüüsib projektide pingerida ning võib mõjuvate põhjuste ilmnemisel pingerida korrigeerida eksperthindamise läbinud projektide osas.

1 tp Ettepanekud programmi valiku

komisjonile

3. PO Edastab e-kirja teel kohtumise protokolli. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepointis

4. Norra /EMP koordinaat or

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

2.2.12 EŠK programmi toetusmeetme lepingu ja toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess

Protsessi punkti 1 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess. EŠK programmi toetusmeetme lepingu ametlik muutmine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.12. Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel. Kui toetusmeetme muutmine vormistatakse juhtkomitee protokolliga kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12 lõikega 8, teavitatakse Šveitsi muudatusest artikli 8.2 lõike 3 kohase järgmise hüvitistaotlusega ja toetusmeetme järgmise aastaaruandega. Protsessi punkti 2 eesmärgiks on kirjeldada, kuidas toimub EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16.  Protsessi punkt 3 kirjeldab EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsessi.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. EŠK programmi toetusmeetme lepingu muutmise protsess

Kui toetusmeetme muudatust ei pea kooskõlas EŠK regulatsiooni artikli 4.12. lõikega 4 kõigepealt heaks kiitma partnerriik ja seejärel Šveits, vormistatakse muudatus toetusmeetme juhtkomitee protokolliga. Vastasel juhul vormistatakse muudatus toetusmeetme lepingu muutmise teel.

1. 1 

EŠK programmi ekspert

Valmista ette toetusmeetme lepingu muudatus (lisa versiooni number) vastavalt vajadusele (sh arvesta PO ettepanekuid) ja saada see kommenteerimiseks TAO talituse juristile e-kirjaga. Võta arvesse toetusmeetme taotluse sisu ja Šveitsi esitatud tingimusi.

2 tp Toetusmeetme lepingu muudatus Sharepointis

1.2 TAO talituse jurist Tutvu toetusmeetme lepingu muudatusega ja esita oma kommentaarid EŠK programmi eksperdile. 5 tp e-kiri

1.3 EŠK programmi ekspert

Korralda toetusmeetme lepingu kooskõlastamine vastavate osapoolte (sh. PO) vahel.  Edasta muudatuse ettepanek toetusmeetme lepingu muudatuse kohta Šveitsi toetuste büroole. 

10 tp; lisandub aeg, mis kulub lisaks, kui kellelgi on kommentaare PO-le

e-kirjad

1.4 Šveitsi toetuste büroo Kommenteeri toetusmeetme lepingu muudatust. Kokkulepitud tähtajaks

e-kiri

1.5 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme lepingu muudatust vastavalt Šveitsi toetuste büroo ettepanekutele. Vajaduse korral konsulteeri täiendavalt seotud osapooltega (sh PO-ga). Lae üles toetusmeetme lepingu muudatuse dokumendid DHS-i.

10 tp jooksul Täiendatud toetusmeetme lepingu muudatus Sharepointis ja töövoog DHS-s

1.6 RKÜ juht Allkirjasta toetusmeetme lepingu muudatus DHS-s. 2 tp Allkirjastatud dokument DHS-s

1.7 EŠK programmi ekspert

Edasta toetusmeetme lepingu muudatus Šveitsi toetuste büroole kinnitamiseks. 2 tp E-kiri

2. EŠK programmi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise protsess juhul, kui algatus tuleb RKÜ-st või PO-lt

Lepingupool võib toetusmeetme lepingu peatada, kui ta leiab, et selle eesmärke ei ole enam võimalik saavutada või et teine lepingupool ei täida oma kohustusi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 4.16.

2.1 PO Juhul, kui PO algatab toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise, teavita RKÜ juhti sellest kavatsusest ja esita vastavad põhjendused.

Põhjendatud juhul

PO kiri DHS-s

2.2 RKÜ juht Juhul, kui toetusmeetme lepingu peatamine või lõpetamine on põhjendatud, anna tööülesanne EŠK programmi eksperdile alustada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise ja lõpetamise osas ning saada koopia teavitusest TAO OJ-le ja TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale.

2 tp jooksul E-kiri

2.3 EŠK programmi ekspert

Aita korraldada dialoogi toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise osas.  Kui dialoogi tulemusel selgub lõplik toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise vajadus, siis valmista ette DHS-s kiri toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kohta väljasaatmiseks Šveitsi toetuste büroole. Konsulteeri TAO talituse juristiga ja seadista töövoog kooskõlastamiseks TAO talituse juristile, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhatajale, TAO OJ-le, TRO talituse juhatajale ja TRO OJ-le. Allkirjastamiseks RKÜ juhile. Teadmiseks TAO OJ-le ja TRO OJ-le ning PO-le.

Põhjendatud juhul lepingupoolte omavahelisel kokkuleppel või ühepoolsel teatamisel 3 kuud ette 

Töödokumendid salvestatud Sharepointi 

2.4 TAO talituse jurist, TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja, TAO OJ, TRO talituse juhataja ja TRO OJ

Kooskõlasta toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kiri. 2 tp jooksul Kooskõlastatud kiri DHS-s

2.5 RKÜ juht Allkirjasta toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kiri. 2 tp jooksul Allkirjastatud kiri DHS-s

2.6 EŠK programmi ekspert

Salvesta digiallkiri pdf.na DHS-i kirjaga seotud dokumentide juurde. Saada allkirjastatud DHS-s toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kiri koos lisadokumentidega Šveitsi toetuste büroole.  Salvesta DHS-s allkirjastatud toetusmeetme lepingu peatamise või lõpetamise kiri programmi kausta.

2 tp jooksul DHS-s välja saadetud kiri; allkirjastatud kiri ja e -kiri salvestatud Sharepointi programmi kausta

3. EŠK programmi toetusmeetme rakendamise lepingu muutmise protsess

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

3.1 EŠK programmi ekspert

Valmista ette toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Sharepointis ja saada see kommenteerimiseks TAO talituse juristile Teamsi kaudu. 

Vastavalt vajadusele

Toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Sharepointis

3.2 TAO talituse jurist Puuduste korral lisa kommentaarid toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandisse ning teavita EŠK programmi eksperti.

5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Sharepointis

3.3 EŠK programmi ekspert

Täienda toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit.  Saada e-kirja teel toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand kommenteerimiseks PO-le kui elluviivale asutusele ja teistele Eesti osapooltele.

2 tp Täiendatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Sharepointis; e-kiri

3.4 Toetusmeetme rakendamise lepingu Eesti osapooled, sh PO

Kommenteeri toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavandit Sharepointis.  5 tp Kommenteeritud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand Sharepointis; e-kiri

3.5 EŠK programmi ekspert

Kontrolli üle, kas toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kavand vastab EŠK programmi nõuetele. Loo töövoog DHS-s toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks.

5 tp Toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s

3.6 TAO talituse jurist/ TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/ TAO OJ

Kooskõlasta toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s. 5 tp Kooskõlastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s

3.7 RKÜ juht

Allkirjasta toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s.

2 tp Allkirjastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus DHS-s

3.8 EŠK programmi ekspert

Korralda toetusmeetme rakendamise lepingu muudatuse allkirjastamine teiste lepingu osapooletega. 1 kuu jooksul E-kiri

3.9 Teised lepingu osapooled

Allkirjasta toetusmeetme rakendamise leping. 2 tp E-kirjad; Osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping 

3. 10

EŠK programmi ekspert

Salvesta osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping Sharepointi programmi kausta. Lae üles DHS-i osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus ja kõik selle lisad.

2 tp Osapoolte allkirjadega toetusmeetme rakendamise leping salvestatud Sharepointi programmi kaustas; osapoolte poolt allkirjastatud toetusmeetme rakendamise lepingu muudatus koos lisadega DHS-s

2.2.13 Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine

Protsessi eesmärgiks on kirjeldada rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemist.

Nr Vastu taja (amet

ikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr olljälg

Rahastamisvahendist pakutavate toodete täpsustavate tingimuste menetlemine

1. Raha stami svahe ndi raken daja

Saadab KA-le toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused). Jooksvalt Tootet ingimu sed; E-kiri

2. KA finant sinstr umen tide ekspe rt

Vaatab rahastamisvahendi rakendaja poolt saadetud pakutavate toodete täpsustavad tingimused (nn tootetingimused) läbi ja küsib selgitusi juhul, kui ei ole võimalik hinnata tingimuste kooskõla investeerimisstrateegia, lepingu eesmärkide või eelhindamise kehtivate järeldustega. Juhul kui tuvastab vastuolu eelhindamise kehtivate järelduste, investeerimisstrateegia või lepingu eesmärkidega, annab sellest rahastamisvahendi rakendajale teada palvega puudused mõistliku aja jooksul kõrvaldada või täiendavalt selgitada vastuolude puudumist.

10 tp jooksul

E-kiri SFOS postka stis

3. Raha stami svahe ndi raken daja

Täiendab tootetingimusi ja saadab parandatud tootetingimused KA-le. KA poolt määratud tähtajaks

Täien datud tooteti ngimu sed; E-kiri

4. KA finant sinstr umen tide ekspe rt

Kontrollib tootetingimuste nõuetele vastavust ja annab tagasisidet rahastamisvahendi rakendajale. Muudab/täiendab TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ vastavalt muutunud tootetingimustele ja esitab selle TAO ärianalüütikule kinnitamiseks.  Menetlus jätkub ja TPK lisa 10 kinnitamine toimub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 2.1 protsessi 2.1.8.

" punktile 2."RA-de ja RÜ-de töökordade ja PO JKK-de kirjelduste muudatuste vastavus kehtestatud minimaalsetele nõuetele

10 tp jooksul pärast tootetingim uste RÜ- le esitamist

E-kiri SFOS postka stis

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

2.2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess

RTK on perioodil 2021-2027 KA ülesannetes sekkumistes:

21.1.3.41  "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)". Toetuse saajaks/rahastamisvahendi rakendajaks on EIS.  RTK täidab ÜSS §-s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid. 21.2.1.61 "Elamuinvesteeringute fond". Toetuse saaja/rahastamisvahendi rakendaja on EIS. RÜ ülesandeid täidab EIS. 21.1.1.5 „Laenud ja käendused ettevõtetele“. Toetuse saajaks/rahastamisvahendi rakendajaks on EIS.  RTK täidab ÜSS §-s 4 lõikes 2 sätestatud RÜ ülesandeid.

Käesolev rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess reguleerib RTK kui RÜ tegevusi sekkumistes "Rahastamisvahendite pakkumine ettevõtetele (laenud, garantiid, omakapitali investeeringud)" ja "Laenud ja käendused ettevõtetele".

Makse menetlemist ja kontrolle viiakse läbi lisaks abikõlblikkuse tingimuste hindamisele ka vastavalt rahastamisvahendi rakendamise lepingutes sätestatule ja kooskõlas  ÜSM_2022 artiklitele 74 ja 81.  EK-le võib kulud esitada aga vaid siis kui on täidetud 2021-2027 ÜSM_2021 artiklist 92 tulenevad nõuded. 

Rahastamisvahendi rakendaja on kohustatud esitama RÜ-le maksed ja pärast viimast makset kuluaruande ning kontrolli teostamise käigus nõutud informatsiooni tähtaegselt vastavalt rahastamislepingule.

RTK võib rahastamisvahendi kulusid kontrollida enne makse esitamist, teostades nn makse eelkontrolli. RÜ finantsinstrumentide ekspert teavitab kontrolli algatamisest toetuse saajat ning palub tal esitada kuludokumentide nimekiri makse vormil või muul kokku lepitud kujul kindlaksmääratud kuupäeva seisuga. Selline kuludokumentide kontroll tugineb makse kontrolli metoodikale, v.a asjaolu, et reaalset makset ei teostata, koordinaator täidab vaid TPK lisa 10 kontroll-lehe ja TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise  kontrollimetoodika " juurde kuuluva lisa 3 "Rahastamisvahendi makse valimi tabeli vormi" ning lisab need SFOSi. Makse kontrolli valimi moodustamisel võetakse arvesse makse eelkontrollis kontrollitud kulud.

TPK lisana 10 kinnitatud rahastamisvahendi makse kontroll-leht „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ hõlmab ÜSM_2021 ja nendega seotud õigusaktidest ning rahastamisvahendi lepingust ja tootetingimustest tulenevaid nõudeid. 

Perioodil 2021-2027 pärast esimest ettemakset järgmist makset rahastamisvahendisse võib rakendaja taotleda tingimusel, kui rahastamisvahendi rakendamise lepingus kokku lepitud tingimused on täidetud ning abikõlblikud kulud on ÜSM_2021 artikli 68 punkti 1 mõistes lõppsaaja tasandil kulud, mis

on tekkinud kooskõlas lepingu, kohalduvate ühissätete määruse tingimuste ja muude asjaomaste EL ja siseriikliku õiguse sätetega, sh riigiabi eeskirjadega.

Rahastamisvahendi rakendaja lõpetab struktuurivahenditest tagatud teenuse pakkumise 31.12.2029.a.  ning hakkab tagasilaekuvaid vahendeid või kohustuste alt vabanevaid vahendeid RÜ-le tagasi kandma, kui VV pole tulenevalt ÜSS § 5 otsustanud teisiti.

Rahastamisvahendite rakendamisel lähtutakse KA poolt kehtestatud juhendist „Ei kahjusta oluliselt“ põhimõtte (DNSH) ja kliimakindluse tagamine ERF finantsinstrumentides 2021-2027 programmiperioodil.

Nr Vas tut aja (am etik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg  Kontrolljälg

1.          Rahastamisvahendi ettemakse ja makse menetlemine

1.1 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Koostab makse vormi ja esitab selle rahastamisvahendi rakendajale. Enne esimese MT esitamist rakendaja poolt

MT vorm; E- kiri

1.2 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kinnitatud või muudetud finantstoote täpsustavate tingimuste ja sinna juurde kuuluva rahastamisvahendi lepingu kohase kinnitatud riigiabi/ VTA kava või riigiabi loa või grupierandiga hõlmatud riigiabi andmise teate saamisel täiendab vajadusel TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kulude kontroll-leht“ olevaid kontroll-lehti ja saadab need kinnitamiseks TAO ärianalüütikule.

Enne MT kontrollimist

E-kiri koos asjakohaste rahastamisva hendite kontroll- lehtedega

1.3 TS Esita oetuse keskkonnas või e-kirja teel. Kehtiva riigiabi või VTA kava korral, esitab kava RÜ-le/RA-le koheselt teadmiseks.b makse e-t Kokkulepitud tähtajaks

-Makse e toetuses; E- kiri

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

1.4 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kui makse on esitatud e-kirja teel, siis lisab selle SFOS-i. Kontrollib esitatud makse.

I makse (ettemakse) kontrollimisel veendub rahastamisvahendi lepingus kokku lepitud tingimuste ning ühissätete määruse nõuete täitmises, täidab [2] kontroll-lehe ettemakse osa (TPK lisas 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-leht“ ("Ettemakse") ning seejärel suunab makse (ettemakse) maksmisele.

2021-2027 perioodil võib esimese (nn ettemakse) esitatav summa ulatuda kuni 30%-ni vastava rahastamislepingu alusel rahastamisvahendite jaoks eraldatud s makses programmimaksete kogusummast. Kuigi sisuliselt on rahastamisvahendi esimene makse ettemakse, siis rahastamisvahendi rakendaja esitab selle SFOSi kaudu nagu tavalise

d ettemakset ei asu rahastamisvahendi rakendaja koheselt tõendama, vaid tõendamine toimub alles programmivahendite kasutamise lõpus. makse ning saadu

II menetlemisel veendub, et TS raamatupidamises toimub kulude eristamine , lisaks alates I kontrollib kuludokumentide nimekirja ning vastavalt makse [3] I maksest valimipõhisele kuludokumentide kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente. Täidab valimi tabeli vormi, makse kontroll-lehed (TPK lisas

aksmisele.  Abikõlblikkuse perioodi 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kulude kontroll-leht“), sisestab valimi tabeli ning kontroll-lehed SFOS-i ja ning suunab makse m jooksul esitatakse alates II maksest tegelikult tehtud abikõlblikud kulud.  Kui rahastamisvahendi rakendaja on tõendanud 70% programmivahendite kasutamise (ilma ettemakseta), ei esita ta enam makset, vaid esitab info ettemaksu kasutamise aluseks olevate dokumentide kohta vastavalt p.2 "Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu".

Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.makses  

Juhul kui on tuvastatud finantstoote lõikes nõuetele mittevastavus lõppsaajaga sõlmitud lepingu osas ning TS on valmis lepingut asendama, siis lisab info valimi tabelisse.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. punktile 2.

Periood 2021- 2027 : [1]

ettemakse puhul 7 tp, järgnevate MT korral 50 tp  jooksul MT esitamisest.

Makse;  Mak se kuluridadest võetud

lvalim; kontrol -lehed; Kanded SFOS-s; E- kiri

2. Väljamakstud kulude tõendatuse kontrollimine rahastamisvahendi lõppemisel või peale abikõlblikkusperioodi lõppu

2.1 TS Esitab rahastamisvahendi lõppemisel kuluaruande väljamaksetaotluse vormil või muul kokku lepitud kujul. Periood 2021- 2027:  hiljemalt 31.01.2030.

Kuluaruanne väljamakse- taotluse vormil või muul kokku lepitud kujul e-toetuses

2.2 Fin ant sins tru me ntid e eks pert

Kontrollib TS poolt esitatud aruannet, kuludokumentide nimekirja ning vastavalt valimipõhisele kontrolli metoodikale (TPK lisa 4) kuludokumente ja teisi asjakohaseid dokumente.

Täidab valimi tabeli, makse kontroll-lehe TPK lisa 10 „Rahastamisvahendi kulude loetelu ja kuludokumentide kontroll-lehe“.

valimi tabeli SFOSi. Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite puhul teavitab TMO Seejärel  kannab SFOS-i info kulude abikõlblikkusest ning lisab kontroll-lehe ja finantseksperti, kui aruanne sisaldab 30%-lise ettemaksu kasutamist tõendavaid kulusid.

Vigade ilmnemisel teavitab TS-t puudustest ning määrab vajadusel puuduste kõrvaldamise tähtaja kuni 10 tp, mida võib põhjendatud juhtudel pikendada.

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3. punktile 2.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD 

20 tp jooksul aruande saamisest

Kuluridadest võetud valim, kontroll- lehed, kanded SFOS-s, e- kiri

2.3 TS Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendi rakendaja tagastab RÜ-le hiljemalt 01.03.2030.a. eelarvevahendid, mis on 31.12.2029.a. seisuga kasutamata. Hiljemalt 01.03.2030

Tagastatud vahendid

ÜM_2022 ni 80 kalendripäeva.[1]  kohaselt menetletakse ettemakset kuni 15 kalendripäeva ja makset ku

ÜSM_2021 artikli 92 lg 2 punkti a täitmises[2]

astavalt ÜSM_2021 artikkel 59 lõikele 2[3] V

2.2.15 KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

Kohaldub

SV  2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Protsessi eesmärgiks on kirjeldada KA juhi poolt heakskiidu andmist sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele.

KA juhi poolt heakskiidu andmine sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele

Jrk nr

Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. TAO teenusedisai ni talituse teenuse arendamise ekspert 

a) Ava JIRA-s peatööülesanne KA juhi poolt heakskiidu andmiseks sertifitseeritud kulude aastaaruandele ja juhtkonna kinnitusele (edaspidi KA kinnitus);

b) Ava Jira alamtööülesanne aruandlusaasta kohta igal aruandlusaastal KA juhi poolt heakskiidu andmiseks KA kinnitusele.

c) Loo Sharepointi Toetuste valdkond_RTK lehele kaust KA kinnituse ettevalmistuseks.

a) 15. september 2026;

b) 2. jaanuaril

2. TAO teenusedisai ni talituse teenuse arendamise ekspert 

Täida TPK lisa 19 "Kontroll-leht sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks" Sharepointis KA a teavita sellest Jira kaudu TMO finantseksperti.kinnituse kaustas j

10. veebruar

3. TMO finantsekspe rt

Täida TPK lisa 19 "Kontroll-leht sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks" Sharepointis KA kinnituse kaustas ja teavita sellest JIRA kaudu TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise eksperti.

12.02

4. TAO teenusedisai ni talituse teenuse arendamise ekspert 

Allkirjasta digitaalselt TPK lisa 19 KL sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks, lae KL üles Sharepointi KA kinnituse kausta ning teavita sellest TMO finantseksperti JIRA kaudu.

14.02

5. TMO finantsekspe rt

Allkirjasta digitaalselt TPK lisa 19 KL sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks, lae KL üles Sharepointi KA kinnituse kausta ning teavita sellest TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise eksperti JIRA kaudu.

16.02

6. TAO teenusedisai ni talituse teenuse arendamise ekspert 

Valmista ette KA juhi Sharepointis KA kinnituse kaustas, lae memo üles DHSi ning lae üles DHSi memo kinnituste memo juurde digitaalselt allkirjastatud KL sertifitseeritud kulude aastaaruande ja juhtkonna kinnituse heakskiitmiseks. Seadista DHSi töövoog kooskõlastamiseks: TAO teenusedisaini talituse juhatajale, TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale, TAO OJ-le, TMO OJ-le. Seadista DHS-i töövoog allkirjastamiseks KA juhile.  DHSi kommentaaride lahtrisse lisa JIRA viide peatööülesandele.

18.02

7. KA juht Allkirjasta DHS-s KA juhi kinnituste memo. Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2 protsessipunktile 2.2.3. Juhtkonna kinnituse koostamise ja esitamise protsess.

20.02

8. TAO teenusedisai ni talituse teenuse arendamise ekspert 

Saab DHS-st automaatteavituse KA juhi kinnituse memo allkirjastamise kohta. Märgi memo DHS-i registreerimisnumber JIRA vastava alatööülesande juurde kontrolljäljeks. Seejärel sulge JIRA alamtööülesanne.

2 tp

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenuse arendamise ekspert 

2.3 PLANEERIMISE, SEIRE, HINDAMISEGA JA HORISONTAALSETE TEGEVUSTEGA SEOTUD PROTSESSID

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess 2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess 2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess 2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess 2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess 2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine 2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess 2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll 2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess 2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess 2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess 2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess 2.3.15. Vaiete menetlemise protsess 2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess 2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess 2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess 2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess 2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

2.3.1. EK-le finantsaruande ja väljamaksete prognoosi koostamise protsess

Vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 lõige 1 peab KA esitama EK-le 31. detsembri; 30. juuni ja 30. septembri seisuga võetud kohustuste ja toetuse saajate esitatud abikõlblike kulude kohta info tähtaegadega . ÜSM_2013 artikli 112 (2) kohaselt peab 31. detsembri seisuga 31. jaanuar; 31. juuli ja 31. oktoober info sisaldama infot sekkumiskategooriate lõikes, mis on sisendiks ÜSM_2013 artikli 57 lõike 2 kohasele seirearuandele. ÜSM_2013 artikli 112 (3) kohaselt kaasneb 31. jaanuariks ja 31. juuliks esitatavate andmete edastamisega ka väljamaksete prognoosi esitamine.

lõige 10 KA koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 kohta vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.31. jaanuariks ja 31. juuliks

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele. Antud protsess ei kohaldu RKA-le/RKÜ-le.

Nr Vast utaja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Finantsaruande koostamise protsess  

1. TMO amet nik

Võtab seisuga 30. juuni ja 30. september SFCS-st ÜSM_2013 artikli 112 punkti 1 kohase info, sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 ja kinnitab aruande SFC2014s hiljemalt 31. juuli ja 31. oktoober.

2 korda aastas. 31. juuli ja 31. oktoober

Andmed SFC2014/ infosüsteemis

2. TMO amet nik

Võttes arvesse eelnevate aastate väljamaksete mahtu ja vahendite kogumahtu, koostab vastavalt ÜSM_2013 artiklile 112 (3) iga aasta prognoosi jooksva ja järgneva aasta kohta ja sisestab selle EK infosüsteemi SFC2014 hiljemalt 31. jaanuar ja 31. juuli.

Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 69 lõige 10  koostab prognoosid jooksval kalendriaastal ja järgneval kalendriaastal esitatavate maksetaotluse summa kohta 31. jaanuariks ja 31. juuliks vastavalt ÜSM_2021 VIII lisale.

Saadab prognooside info e-kirja teel RKO-le.

2 korda aastas. 31. jaanuar ja 31. juuli.

Prognoosid SFC2014/

SFC2021 infosüsteemis.

Protsessiomanik

TMO finantsekspert

2.3.2. Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mis on vajalikud, et viia OP ja vajadusel PL kooskõlla Eesti muutunud sotsiaal-majanduslikust olukorrast tulenevate vajadustega vastavalt ÜSM_2013  artiklitele 16 ja 30, abifondi määruse artiklile 9 ning arvestades EL struktuurivahenditele kohalduvate määruste piirangutega.

RE/kliima meetmetele/ Norra/EMP programmile/ EŠK programmile.Antud protsess ei kohaldu

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Partnerlusleppe ja rakenduskava muutmine  

1. RM RO (liikmesriik)

Algatab vajadusel ettepaneku PL ja/või OP muudatuse osas. Koostöö KA-ga.  Jooksvalt vastavalt vajadusele

OP muudatusettepanek

2. Seirekomisjon Kooskõlastab RM poolt ette valmistatud PL ja/või OP muudatusettepaneku ulatuse, sisu, vajalikkuse ja põhjendused. KA kooskõlastab ettepanekud seirekomisjoni liikmena.

Vastavalt ajakavale

Seirekomisjoni protokoll

3. RM RO OP muudatuse edastab EK-le infosüsteemi kaudu. Vastavalt ajakavale

OP muudatus EK-le infosüsteemi kaudu edastatud

4. Kommunikats ioonispetsiali st

Peale EK heakskiitva otsuse saamist PL ja/või OP muudatuse osas paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles.

3 tp Muudetud PL/OP struktuurivahendite kodulehel; Muudetud PL/OP säilitatud RM-s

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse juhataja

2.3.3. Vabariigi Valitsuse poolt kinnitatud EL struktuurivahendite meetmete nimekirja muutmise protsess

Protsessis kirjeldatud tegevuste eesmärgiks on tagada valitsemisalade vahelise tööjaotuse selgus ja koordineeritud tegevus PL ning SV 2021-2027 elluviimisel. Meetmete nimekirja (MNK) muudetakse vastavalt vajadusele, aga üldjuhul mitte sagedamini kui kord kvartalis. Protsess kohaldub ainult SV-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1._MNK koostamine/muutmine

1.1 RM  Algatab koostöös RA-dega MNK koostamise/muutmise. Vastavalt vajadusele E-kiri

1.2 RA-d Annavad sisendi RM-le MNK koostamiseks/muutmiseks. RM poolt antud tähtajaks E-kirjad

1.3 RM RO Koostab VV MNK korralduse eelnõu koos lisadokumentidega ja seletuskirjaga. Paneb MNK koos seletuskirjaga [1]

EIS-i kooskõlastamiseks. Menetlus jätkub RTK-s vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5. Vastavalt vajadusele Meetmete

nimekirja eelnõu koos lisadokumentide ga EIS-s

1.4 RA-d Kooskõlastavad MKN korralduse eelnõu ning seletuskirja EIS-s. Vajadusel lisavad kommentaarid.  10 tp jooksul  Kooskõlastused EIS-s

1.5 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik (MNK kooskõlastuste haldaja)

Võtab teadmiseks EIS kaudu saadud MNK ning seletuskirja. Loob JIRA tööülesande MNK ja seletuskirja kooskõlastamiseks vanemjuristile ja TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ning teadmiseks TRO OJ-le, TAO-OJ-le ja KA juhile. 

10 tp jooksul JIRA tööülesanne

1.6 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Kontrollib EIS kooskõlastusringi ajal, kas MNK ettepanekud sobivad SFOSi sisestamiseks. Veendub, et MNK kollastel ridadel on olemas piisavad kvaliteetsed andmed SFOSi sisestamise jaoks vajalikus detailsuses. Tuvastab MNK korralduse eelnõu alusel, milliseid muudatusi soovitakse SFOS-s teha ning lähtub andmete kvaliteedikontrolli teostamisel järgmistest KA põhimõtetest:

a) Kooskõlastab vaikimisi muudatused, mis puudutavad muudatusi meetme eelarvetes, rakendusasutuses või - üksuses juhul kui muudetakse tervikuna meetme RA/RÜ, uute näitajate lisamises ja näitajate sihttasemete korrigeerimises.

b) Juhul, kui muudatus puudutab eelmise punkti loetelu välist muudatust, konsulteerib vajadusel SFOS kasutajatoe, TAO ärianalüütiku, RÜ või TAO juristiga muudatuse teostatavuse ja õigusliku aluse piisavuse osas ning teavitab RM RO-d võimaliku lahenduse, sh muudatuse võimalikkuse osas.

Vajadusel küsib lisainfot RM RO-lt.

10 tp jooksul E-kiri

1.7 TAO teenusedisainer- ärianalüütik 

Konsulteerib vajadusel ISO projektijuhiga. 2 tp jooksul Suunamine JIRA-s

1.8 TAO teenusedisaini talituse ärianalüütik (MNK kooskõlastuste haldaja)

Esitab kommentaarid RM RO-le. Laadib üles vastuskirja RM-le JIRA tööülesande juurde. 2 tp jooksul E-kiri; Kanne JIRA-s

1.9 RM RO Esitab MNK eelnõu VV-le kinnitamiseks. RM-s kokku lepitud tähtajaks  EIS

1. 10

VV Kinnitab RM poolt koostöös RA-dega ette valmistatud MNK korralduse eelnõu.  Vastavalt vajadusele VV otsus MNK kinnitamise kohta 

1. 11

VV peaminister Kirjutab alla VV korraldusele MNK kinnitamise kohta. Pärast VV otsuse langetamist

Peaministri poolt allkirjastatud MNK

1. 12

Riigikantselei Avalikustab Riigi Teatajas vastavalt VV korraldusele MNK. Vastavalt Riigi Teataja seaduses ette nähtud korras

Avalikustatud MNK Riigi Teatajas

1. 13

RM RO nõunik Kui MNK muudatus on avaldatud Riigi Teatajas, saadab korralduse lingi ja MNK (Exceli) RTK KO aadressile veebi . Uuendab ka laiendatud meetmete nimekirja versioon [email protected]

Koheselt pärast MNK avaldamist Riigi Teatajas, hiljemalt 5 tp jooksul pärast Riigi Teatajas avaldamist

 E-kiri; laiendatud meetmete nimekirja versioon Confluences

1. 14

Kommunikatsioonis petsialist

Pärast MNK muudatuse kinnitamist VV poolt paneb muudetud materjalid struktuurivahendite kodulehele üles. 2 tp VV poolt muudetud MNK struktuurivahend ite kodulehel

2. Kinnitatud MNK edastamine RTK-le ja sisestamine SFOS-i

Protsessiomanik

TAO teenusedisaini talituse teenusedisainer-ärianalüütik

2.1 RM RO nõunik Saadab VV poolt kinnitatud MNK e-kirjaga KA TAO teenusedisainer-ärianalüütikule (manuses MNK seletuskirja lisa Excel fail kollaste muudatustega).                          

Koheselt E-kiri

2.2 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Saab RM RO nõunikult e-kirja teel MNK. Saadab MNK e-kirja teel DHO spetsialistile. 2 tp jooksul E-kiri

2.3 DHO spetsialist Saab MNK TAO teenusedisainer-ärianalüütikult. Registreerib MNK DHS-s (sh. suunab tööülesande teadmiseks KA juhile; TAO teenusedisainer-ärianalüütikule ja DHO peaspetsialistile DHS-s uue meetme sarja seadistamiseks).

2 tp jooksul Registreeritud MNK DHS-s

2.4 KA juht  Võtab MNK teadmiseks.  2 tp jooksul DHS-s MNK teadmiseks võetud.

2.5 TAO teenusedisainer- ärianalüütik  

Võtab MNK teadmiseks. Edastab MNK muudatused: a) kasutajatoele ( SFOS-i sisestamiseks; b) [email protected]) DHO kasutajatoele DHS-i sisestamiseks.([email protected])

2 tp jooksul E-kirjad

2.6 SFOS kasutajatugi Teeb SFOS-s muudatused. Vajadusel konsulteerib TAO teenusedisainer-ärianalüütikuga. 2 tp jooksul  Kanded SFOS- s; E-kirjad

2.7 DHO peaspetsialist Juhul, kui MNK  on lisatud uus meede, siis seadistab DHS-s uuele meetmele sarja. 2 tp jooksul Kanne DHS-s

2.8 TAO teenusedisainer- ärianalüütik

Teostab SFOS sisestuste kvaliteedikontrolli. Puuduste korral annab andmete sisestajale korralduse puudused kõrvaldada. Vajadusel küsib täiendavat sisendit RA-delt ja või RM RO-lt. Teavitab RM RO-d, et muudetud MNK on SFOSi sisestatud. 

2 tp jooksul E-kirjad; meetmete nimekiri SFOS- s muudetud

[ ]   1 Meetmete nimekirja muutmisel täidab lisaveeru, kuhu märgib, kas muudatus puudutab SFOSis avatud/olemasolevate projektide eelarve (osalist) rahastamise üleviimist teise meetmesse.

2.3.4. Rakenduskava seire andmete koondamise protsess

Struktuurivahendite seireprotsess toimub RM, KA ja RA-de vahel kokku lepitud töökorra „Seire juhend perioodil 2014-2020 ja perioodi 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele“ (seire juhend) alusel, ulatuses ja tähtaegadel (kättesaadav ekstranetis). Käesolevas dokumendis tööprotseduuri kirjeldust ei korrata.

Perioodil 2021-2027 Korraldusasutuse (RM RO) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43 tähenduses on OP lõpliku tulemusaruande koostamine koostöös KA-ga, RA-ga ja RÜ-ga. RM RO koordineerib tulemusaruande koostamist ja esitamist EK-le. Korraldusasutuse (RTK) ülesandeks ÜSS § 6 ja ÜSM_2021 artikkel 43  tähenduses on KA ülesannetes koos RM RO-ga OP lõpliku tulemusaruande esitamine EK-le 15. veebruariks 2031.

E/kliima meetmetele ja RKA-le/RKÜ-le.Antud protsess ei kohaldu R

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. OP seireandmete koondamine ja esitamine EK-le_

1.1 RM RO Esita seire andmed vaheeesmärkide saavutamise kohta ja rakendamise edenemise kohta seirekomisjoni liikmetele, sh KA juhile tutvumiseks.

Seirekomisjoni liikmetega kokkulepitud tähtajaks

1.2 RM RO Kinnita ja saada EK-le SFC2021 süsteemis OP seire andmed. Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

2. OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande koostamine ning esitamine EK-le

2.1 RM RO Koosta perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruanne ja tulemusaruanne, küsides   vajadusel sisendit KA kontaktisikutelt e-kirja teel. 

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

2.2 TAO valdkonna ekspert (KA seire kontaktisik)

Tutvu OP vahehindamise aruandega ja tulemusaruandega, edasta aruannete tööversioonid kommenteerimiseks kommunikatsioonispetsialistile ja TAO valdkonna ekspertidele. Koonda OP vahehindamise aruande ja tulemusaruande KA sisend ja esita see RM RO-le e-kirjaga.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

2.3 RM RO ja

KA juht

Saada EK-le perioodi 2021-2027 OP vahehindamise aruanne ning tulemusaruanne SFC2021 süsteemis, kinnitus kahel   tasandil.

Vastavalt seire ajakavas toodud tähtajale

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert

2.3.5. Rakenduskava seirekomisjonil osalemise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida struktuurivahendite perioodi 2021-2027 OP elluviimisega seotud seirekomisjoni korraldust.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS § 15 RM täidab koostöös KA, RA-te ja RÜ-tega ÜSM_2021 artiklites 18 ja 41–43 nimetatud OP elluviimise seirega seotud ülesandeid. RM võib anda RA-tele ja RÜ-tele rakenduskava tõhusamaks elluviimiseks suuniseid ja EK tähelepanekute alusel soovitusi. KA, RA-d ja RÜ-d annavad RM-ile OP seire ülesannete täitmiseks vajalikku teavet. OP seirekomisjoni asutab RM perioodil 2021-2027 hiljemalt kolme kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSS §15 ja ÜSM_2021 artiklile 38 vastutab RM OP seirekomisjoni moodustamise eest ja korraldab selle asjaajamise, koos /kliima KA ja RA-dega. Perioodi 2021-2027 OP seirekomisjon täidab ÜSM_2021 artiklis 40 nimetatud ülesandeid. Antud protsess ei kohaldu RE

meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Rakenduskava seirekomisjoni moodustamine  

1. 1.

RM RO Saadab algatuskirja OP seirekomisjoni moodustamiseks Hiljemalt kahe kuu jooksul alates OP kinnitamisest EK poolt.

Kiri RM-lt DHS-is

1.2 KA juht Esitab ettepanekud OP seirekomisjoni koosseisu osas RM RO-le.  Liikme muutumisel kokku- lepitud tähtpäevaks

e-kiri ettepanekuga OP seirekomisjoni koosseisu osas

1.3 KO kommunikatsioonispetsiali st

Paneb kinnitatud OP seirekomisjoni töökorra ja koosseisu üles struktuurivahendite kodulehele seire osasse.www.rtk.ee

2      tp OP seirekomisjoni töökord ja koosseis struktuurivahendite kodulehele

2. Rakenduskava seirekomisjoni koosolekute korraldamine[1]  

2.1 RM RO Esitab ettepaneku OP seirekomisjoni koosolekuks seotud osapooltele (sh KA-le) ja organiseerib ning protokollib koosoleku.

Vastavalt vajadusele E-kirjad; RM võrgukettal

2.2 KA juht ja tema poolt määratud TAO talituse juht /ekspert

Osaleb seirekomisjoni liikmena OP seirekomisjoni koosolekul. Seirekomisjoni koosoleku toimumise aeg

OP seirekomisjonil osaletud

2.3 KA seirekomisjoni liikmed Esitavad täiendusettepanekud seirekomisjoni koosoleku protokolli kohta. 

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Seirekomisjoni koosoleku protokoll kooskõlastatud.

2.4 KA juht Tagab koostöös RM-iga OP seirekomisjoni liikmete ja EK esitatud märkustele vastamise ja administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

RM juhib järeltegevusi, vajalik võib olla KA sisend.

Vastavalt seirekomisjoni ajakavas toodud tähtajale.

Märkustele vastuskirjad saadetud ja säilitatud RM RO võrgukettal

2.5 Kommunikatsioonispetsiali st

Pärast seirekomisjoni toimumist ja protokolli kinnitamist paneb OP seirekomisjoni materjalid üles struktuurivahendite kodulehele.

3 tp OP seirekomisjoni materjalid struktuurivahendite kodulehel.

[1] Seirekomisjoni otsuseid on võimalik vastu võtta kirjaliku kooskõlastamise teel kirjaliku koosoleku puhul.

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse valdkonna ekspert

2.3.6. Liikmesriigi ja Euroopa Komisjoni vahelise aastakoosoleku protsess ning alates 2021+ iga-aastane tulemuslikkuse hindamine

Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida LR ja EK vahelist aastakoosoleku koordineerimist ja korraldust ning tagada aastakoosolekul tehtud märkuste/vastu võetud otsuste elluviimine ning EK ja OP seirekomisjoni vastavatest tegevustest teavitamine vastavalt ÜSM_2013 artiklile 51 ja ÜSM_2021 artiklile 41. Koosoleku toimumise aja ja päevakorra esitab EK. Koosolekut juhib EK, seda teenindab LR.

RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.Antud protsess ei kohaldu

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll-jälg

1. KA juht Võtab EK poolt esitatud päevakava teatavaks ja korraldab sisendi andmise RM RO-le aastakoosoleku materjalide ettevalmistamiseks.

Vastavalt aasta- koosoleku ajakavale

Sisend antud RM RO-le ning sisend säilitatud

RM võrgukettal

2. KA juht või tema poolt määratud TAO valdkonna ekspert

Osaleb aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise aeg

Aastakoosolekul osaletud; nimetatud kokkuvõttes osalejana

3. KA juht Kooskõlastab aastakoosoleku kokkuvõtte. Tagab koostöös RM RO-ga aastakoosoleku järgselt administratsioonile suunatud ettepanekute täitmise.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku kokkuvõte kooskõlastatud

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse ekspert

2.3.7. EL struktuurivahendite ja EŠK hindamiste protsess

Protsessi punktis 1 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on perioodil 2014-2020 vastavalt ÜSM_2013 artikli 56 lõikele 3 ja artikli 114 lõikele 2 ning vastavalt STS § 34-le ning perioodil 2021-2027 vastavalt ÜSM_2021 artiklile 44 ning vastavalt ÜSS § 17 tagada EL struktuurivahendite hindamiste   läbiviimine ja hindamiskava alusel järelmeetmete elluviimine  tähtaegne esitamine.

Protsessi punktis 2 kirjeldatakse tegevusi, mille eesmärgiks on EŠK-i hindamine. EŠK-i hindamisi korraldavad väliseksperdid või RKÜ-st, makseasutusest ja elluviivatest asutustest sõltumatud üksused, seejuures hindamised peavad vastama Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni arenguabi komitee/ Majanduskoostöö ja Arengu Organisatsiooni standarditele ning Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda partnerriigi tellitud hindamises vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine". Osalemise ulatuse ja liigi lepivad Eesti ja Šveits kokku iga kord eraldi.

Juhul, kui EŠK regulatsiooni artikkel 10.4 järgi Šveits korraldab hindamise, siis EŠK-i rakendamise ajal toimuvate hindamiste puhul RKÜ tagab Šveitsi taotlusel, et hindajatega teeb koostööd EŠK programmi ekspert ning alati RM RO esindaja ning, et nad saavad kogu vajaliku teabe ja abi.  EŠK programmi ekspert teavitab hindamisest PO-sid ning PO-d annavad sisendit hindamisse. Šveitsil või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda Eesti riigi poolt tellitud hindamises, eelkõige EŠK koostööprogrammi ja või programmide tasandil tehtud hindamises.  

Norra_EMP osas on hindamistega seotud protsess kirjeldatud RM RO töökorras.2014-2021

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. EL struktuurivahendite hindamise protsess_

1.1 KA juht Osaleb läbi OP seirekomisjoni töö hindamiskava kinnitamises ja muutmisprotsessis. Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

Hindamiskava ja hindamiste tulemuse kokkuvõte kinnitatud

1.2 KO kommunikatsioonispets ialist

Paneb OP seirekomisjoni poolt kinnitatud planeeritavate hindamiste ajakava üles struktuurivahendite kodulehele. 3 tp Hindamiste ajakava struktuurivahendite kodulehel w ww.rtk.ee

1.3 KA hindamiste kontaktisik

Osaleb hindamiste juhtkomisjoni töös, tagades KA poolse sisendi andmise läbiviidavatesse hindamistesse ja nende järeltegevustesse. Annab KA juhile ja KA valdkonna ekspertidele ülevaateid hindamiste seisust.

Vastavalt hindamiste protsessi ajakavale

E-kirjad KA sisendiga hindamisteks antud

1.4 KA juht Kinnitab SFC2014 infosüsteemi sisestatud aruande õigsust ja edastab aruande SFC2014 infosüsteemi kaudu EK- le hiljemalt 31.12.2022.[1]

Hiljemalt 31.12.2022

Kinnitatud aruanne SFC2014-s- EK-le saadetud

1.5 KO kommunikatsioonispets ialist

Panustab vajadusel avalikkuse informeerimisse hindamiste tulemustest koostöös RM RO hindamiste nõunikuga. Vastavalt vajadusele

Avalikuks teavitamiseks sõnumid edastatud

2. EŠK hindamise protsess

2.1 EŠK seire-ja hindamiskava koostamine

2. 1.1

EŠK programmi ekspert

Koostab koostöös PO-dega ja RM RO-ga ja Šveitsi toetuste bürooga esialgse EŠK seire- ja hindamiskava Sharep keskkonnas ja lisab sellele versiooni numbri (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi ointi

hindamise). Märgib ära kaasatud asutused (sh Šveitsi toetuste büroo) iga hindamise juures seire-ja hindamiskavas. Vajadusel konsulteerib TAO ekspertidega, TRO OJ-ga/TRO talituse TJ-ga ja PO-dega. Loob JIRA taski seire-ja hindamiskava kommenteerimiseks saadab e-kirja teel (sh. RTK TAO ja TRO töötajatele, Share

link) kommenteerimiseks PO-dele/RM RO-le ning Šveitsi toetuste büroo esindajale e-kirja teel.pointi

Hiljemalt esimese koostööpr ogrammi aastaarua nde koostamis el 

Esialgne seire- ja hindamiskava ; E-kiriSharepointis

2. 1.2

TAO eksperdid/TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse juhataja/TRO OJ/TRO talituse juhataja/PO-d /Šveitsi toetuste büroo

Tutvuvad seire- ja hindamiskavaga ning lisavad oma parandusettepanekud ning kommentaarid seire- ja hindamiskavasse ning edastavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

10 tp jooksul

Eesti riigi esindajate kommentaarid seire-ja hindamiskava kohta Sharepointis;  Toetusmeetme juhtkomitee koosseisu kuuluva Šveitsi esindaja e-kiri kommentaaridega salvestatud Sharepointis

2. 1.3

EŠK programmi ekspert

Koostab seire-ja hindamiskava lõppversiooni ja lisab seire- ja hindamiskava (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) koostööprogrammi aastaaruandesse.  Saadab seire- ja hindamiskava kinnitamiseks toetusmeetme juhtkomiteele, sh Šveitsi toetuste büroole. Palub Šveitsi toetuste bürool ära otsustada hindamised, kus büroo soovib osaleda.

10 tp enne toetusmee tme juhtkomite e aastakoos oleku toimumist

E-kiri

2. 1.4

EŠK programmi ekspert

Tutvustab seire-ja hindamiskava toetusmeetme juhtkomiteele.  juhtkomite e aastakoos olekul

Ettekanne juhtkomitee koosolekul salvestatud Sharepointi

2. 1.5

Toetusmeetme juhtkomitee

Vajadusel esitab parandused seire- ja hindamiskava täiendamiseks. Kinnitab EŠK seire- ja hindamise kava koos osalevate osapooltega (sh. aastatel 2026–2028 läbiviidava üldise koostööprogrammi hindamise) ja koos koostööprogrammi aastaaruandega.

juhtkomite e aastakoos olekul

Juhtkomitee koosolekul protokollitud otsus EŠK seire-ja hindamise kava kinnitamise kohta

1. 2.

Protsessiomanik

punkt: RM RO punkt: TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2. 1.6

Toetusmeetme juhtkomitee sekretär 

Protokollib juhtkomitee otsused. Hiljemalt 20 tööpäeva pärast koosoleku toimumist 

Juhtkomitee koosoleku protokoll registreeritud DHS-s; 

E-kiri kõigile juhtkomitee liikmetele salvestatud Sharepointis

2.2 EŠK koostööprogrammi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine

EŠK programmi/toetusmeetme(te) Eesti poolne mõju hindamine toimub EŠK regulatsiooni artikkel 10.3 "Partnerriigi poolne hindamine" järgi.

2. 2.1

EŠK programmi ekspert

Koostab hindamise lähteülesande ja saadab selle kommenteerimiseks PO-dele ja RM RO-le. Korraldab vajadusel hindamise lähteülesande tõlkimise ning saadab selle Šveitsi toetuste büroole.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale

Sharepointis hindamise lähteülesande eelnõu; E-kiri

2. 2.2

PO/RM RO/Šveitsi toetuste büroo

Annavad sisendit ja kommenteerivad hindamise lähteülesannet. 15 tp jooksul

Kommenteeritud hindamise lähteülesanne Sharepointis E-; kiri

2. 2.3

EŠK programmi ekspert

Koostab hindamise lähteülesande lõppversiooni ja saadab ülevaatamiseks RM RO-le. 10 tp jooksul

Lähteülesande lõppversioon Sharepointis; E-kiri

2. 2.4

RM RO Tutvub lähteülesande lõppversiooniga ja vajaduse korral esitab muudatusettepanekud. 10 tp jooksul

Kommenteeritud lähteülesande lõppversioon Sharepointis; E-kiri

2. 2.5

EŠK programmi ekspert

Tutvub lähteülesande lõppversiooni kohta esitatud kommentaaridega, vormistab lähteülesande lõplikul kujul ja saadab selle teadmiseks PO-dele/RM RO-le.

10 tp jooksul

E-kiri, lõplik dokument Sharepointis

2. 2.6

EŠK programmi ekspert

Moodustab EŠK programmi hankekomisjoni (edaspidi hankekomisjoni) nendele hindamistele, mis on ette nähtud seire-ja hindamiskavas. Konsulteerib hankekomisjoni moodustamiseks PO-dega, RM RO-ga ja vajadusel Šveitsi toetuste bürooga, kui nii näeb ette kinnitatud seire-ja hindamiskava.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk avas ette nähtud tähtajale

E-kiri

2. 2.7

EŠK programmi ekspert

Lisab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-i. 2 tp Käskkirja eelnõu DHS-s

2. 2.8

TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhataja/ TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse jurist/ TAO OJ

Kooskõlastab hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s. 2 tp Kooskõlastatud hankekomisjoni käskkirja eelnõu DHS-s

2. 2.9

RKÜ juht Allkirjastab digitaalselt hankekomisjoni käskkirja DHS-s. 2 tp Digitaalselt allkirjastatud hankekomisjoni käskkiri DHS-s

2. 2. 10

EŠK programmi ekspert

Saadab hankekomisjoni käskkirja hankekomisjoni liikmetele teadmiseks. 2 tp E-kiri

2. 2. 11

EŠK programmi ekspert

Teavitab Šveitsi toetuste bürood hankekomisjoni asutamisest vajaduse korral kui nii näeb ette EŠK seire- ja hindamiskava.

Vastavalt EŠK seire- ja hindamisk ava tähtajale

E-kiri salvestatud Sharepointi

2. 2. 12

EŠK programmi ekspert

Korraldab riigihanke vastavalt RTK hankekorrale. Saadab riigihanke alusdokumendid ja pakkumused hankekomisjonile.

Vastavalt RTK hankeplaa nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale

Riigihanke alusdokumendid ja pakkumused ning e-kirjad säilitatud Sharepointis

2. 2. 13

Hankekomisjon Hindab pakkumusi ja valib välja programmi mõju hindaja.  Vastavalt RTK hankeplaa nile ja EŠK seire- ja hindamisk avale

Hindamisprotokoll Sharepointis

2. 2. 14

EŠK programmi ekspert

Korraldab hankelepingu allkirjastamise vastavalt RHS-le ja RTK hankekorrale. Vastavalt RHS-le ja RTK hankekorr ale

Allkirjastatud hankeleping Sharepointis

2. 2. 15

Sõltumatu hindaja /välisekspert

Viib läbi hindamise, koostab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu ning esitab selle RKÜ-le. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri 

2. 2. 16

EŠK programmi ekspert

Saadab hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu PO-dele/ RM RO-le/ vajadusel Šveitsi toetuste büroole kommenteerimiseks. 

Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri

2. 2. 17

PO-d/ RM RO/ vajaduse korral Šveitsi toetuste büroo

Kooskõlastavad hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu, kui see vastab nõuetele. Puuduste korral esitavad kommentaarid EŠK programmi eksperdile.

Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

Kommenteeritud vahearuanne /lõpparuanne; E-kiri

2. 2. 18

EŠK programmi ekspert

Koondab kommentaarid hindamise vahearuande/lõpparuande eelnõu kohta. Edastab märkused hindajale. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

Sharepointis 

2. 2. 19

Sõltumatu hindaja /välisekspert

Vormistab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni ja esitab selle RKÜ-le. Vastavalt hankelepin gus seatud tähtaegad ele

E-kiri

2. 2. 20

EŠK programmi ekspert

Kontrollib, kas hindamise vahearuande /lõpparuande lõppversioon vastab nõuetele ning edastab selle RM RO-le kooskõlastamiseks.

10 tp jooksul 

Vahearuande/lõpparuande lõppversioon Sharepointis

2. 2. 21

RM RO Kooskõlastab hindamise vahearuande/lõpparuande lõppversiooni. 5 tp jooksul

E-kiri

2. 2. 22

EŠK programmi ekspert

Korraldab hindamise vahearuande/lõpparuande ja tööde vastuvõtmise akti allkirjastamise. 10 tp jooksul

DHS-s

2. 2. 23

EŠK programmi ekspert

vahearuande/lõpparuande PO-dele ning RM RO-le.Esitab allkirjastatud hindamise 10 tp jooksul pärast hindamise vahearuan de /lõpparuan de vastuvõtmi st

E-kiri salvestatud Sharepointi 

2. 2. 24

RM RO Edastab hindamise Šveitsi toetuste büroole koos juhtkonna kinnitusega. lõpparuande 3 kuu jooksul pärast hindamise lõpetamist

Lõpparuanne ja juhtkonna kinnitus säilitatud vastavalt RM protseduuridele.

2. 2. 25

EŠK programmi ekspert

Koostab järeltegevuste tabeli hindamise alusel ja edastab RM RO-le ning PO-dele järeltegevuste lõpparuande otsustamiseks.

5 tp jooksul pärast hindamise lõpparuan de saamist

Järeltegevuste tabel Sharepointis

2. 2. 26

PO-d/RM RO/ teised seotud osapooled

Annavad sisendi järeltegevuste tabeli koostamiseks. 10 tp Järeltegevuste tabel Sharepointis

2. 2. 27

EŠK programmi ekspert/ PO

Jälgib, et kõik kokku lepitud järeltegevused saaksid tehtud. Jooksvalt  E-kiri salvestatud Sharepointi; Täidetud järeltegevuste tabel Sharepointis

2. 2. 28

PO Saadab EŠK programmi eksperdile kinnituse järeltegevuste teostamise kohta. 10 tp jooksul pärast vastava järeltegev use teostamist

E-kiri; Täidetud järeltegevuste tabel Sharepointis 

2. 2. 29

EŠK programmi ekspert

Tutvub järeltegevuste kinnitustega. Teavitab TAO piiriülese koostööprogrammide korraldamise talituse juhatajat, TAO OJ-t, RKÜ juhti ja RM RO-d, kui kõik järeltegevused on lõpetatud.

2 tp jooksul

E-kiri Sharepointis

[ ] 2021-2027 perioodil EL struktuurivahendite hindamiste koondaruande esitamist ei ole ette nähtud Euroopa Komisjonile.1

2.3.8. Rahastamisvahendite aruannete kontroll

Protsessi käigus on KA/RÜ finantsinstrumentide eksperdil õigus küsida rahastamisvahendi rakendajalt täiendavaid rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt rahastamisvahendi rahastamislepingule (edaspidi rahastamisleping).

Rahastamisvahendi rakendaja peab teavitama viivitamata RTK-d rahastamisvahendi elluviimise ajal ja pärast lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada rahastamisvahendi elluviimist või rahastamisvahendi rakendaja võimet täita rahastamislepingus sätestatud kohustusi.  Protsessi raames

, sündmuste andmekorje toimub vastavalt TPK protsessipunktile 3.2.5. Andmekorje protsess finantsinstrumentide ekspert on SIS koordinaatori rollis.

Nr Vast utaja

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontr olljälg

1._Projekti aruande kontrollimine  

1.1 TS (raha stami svahe ndi raken daja)

Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s).  Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt tingimustele

Aruan de vorm SFO Ss

1.2 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui rahastamisvahendi rakendaja ei ole aruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletuse kiri SFOS-s.  5 tp tähtajast Kiri SFO S-s

1.3 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui rahastamisvahendi rakendaja ei esita meeldetuletuse järgselt aruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise    protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise

kontrollimine.

Vastavalt vajadusele

Etteki rjutus 

1.4 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Projekti aruande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt rahastamislepingus sätestatud tingimustele  "Rahastamisvahendi aruande kontroll-leht" (TPK Lisa 14) järgi. Veendu, et projektile määratud meetme tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendu, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed. Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks

 kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess punkti 2 alapunktile 2.5. Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamisest või vastavalt rahastamisle pingu tingimustele

Täide tud KL

1.5 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui aruanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, koosta puuduste kõrvaldamise teade SFOS-s ja edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks.

10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Kiri SFO S-s

1.6 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja  järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Vastavalt p. 1.4  tähtaega dele

Märk used KL-l

1.7 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Veendu aruande kvaliteedis ja täida KL, sisesta KL SFOS-i ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“. Vastavalt p. 1.4 tähtaegadele

Muud etud SFO S seisu nd 

1.8 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks, andes projektile lõpetatud seisundi. 

.Seadista pärast projekti lõppu SFOS-i teavitus järelaruande esitamise kohta juhul, kui projektil on järelaruande esitamise kohustus

2 tp jooksul Lõpet atud proje kt SFO S-s

2.  Järelaruande kontrollimine

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse finantsinstrumentide ekspert

2.1 TAO toetu ste korral damis e talitus e juhat aja

Kui on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis TJ kontrollib, kas SFOSis on RTK poolne projekti koordineerija määratud.

Töötaja lahkumisel

SFO S-s proje kti koord ineerij a määr atud

2.2 TS (raha stami svahe ndi raken daja)

Täidab projekti aruande vormi SFOS-s (sh. SIS-s).  Esitab aruande vastavalt rahastamislepingus seatud tähtaegadele. Vastavalt tingimustele

Aruan de vorm SFO S-s

2.3 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hindab vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.

15 tp jooksul pärast tähtaja saabumist

Etteki rjutus

2.4 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kontrollib esitatud järelaruande andmete õigsust ja täielikkust vastavalt rahastamislepingus sätestatud tingimustele KL (TPK lisa 14) alusel.  

Vastavalt rahastamisle pingus toodud tähtaegadele

Täide tud KL

2.5 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavitab TS-t puudustest või küsimustest ning määrab vajaduse korral puuduste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaja.

Kui puudus ei ole kõrvaldatav, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa  alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

10 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul kuni 10 tp

Kiri SFO S-s

2.6 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Kui järelaruandega esitatakse näitajate uuendatud saavutustase, veendub andmete õigsuses ja usaldusväärsuses.  Vastavalt p. 2.4  tähtaega dele

Näitaj ate uuen datud saavu tustas e SFO S-s

2.7 Finan tsinstr umen tide ekspe rt

Teostab järelaruande kontrolli ja lisab selle kohta täidetud KL SFOS-i.  Vastavalt p. 2.4  tähtaega dele

KL SFO S-s

2.3.9. Norra_EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess

otsess kirjeldab seire korraldust rakendusmääruse artikli 1.6 ja 6.11 mõistes. Seire on protsess, mille raames jälgitakse programmi ja projektide Pr rakendamise edenemist. Seire eesmärk on tagada kokkuleppeliste protseduuride täitmine, et saavutada määratletud väljundid ja tulemused ja identifitseerida õigeaegselt võimalikud probleemid ning võtta kasutusele korrigeerivad meetmed.

Ülaltoodud eesmärgi saavutamiseks vastutab seire teostamise eest nii sisuliselt kui korralduslikult RKA koostöös RM-ga.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmidele ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.2014-2021

Nr Vastutaj a

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra-EMP programmide seirearuannete (Annual programme report) koostamise protsess 

1. PO Koostab ja edastab oma programmi kohta seirearuande (aastaaruande) RKA-le. 1 kord aastas 15. jaanuariks

Ametlik kiri

DHS-s/

Sharepointis

2. Norra /EMP koordina ator

Hindab aruande vastavust FMO poolt kehtestatud nõuetele ja edastab selle teistele asjaomastele ametnikele (nt TMO, RM) kommenteerimiseks ja määrab tähtaja. Vajadusel korraldab osapoolte vahel kohtumise esile kerkinud probleemide arutamiseks.

10 tp E-kiri

Sharepointis

3. Norra /EMP koordina ator

Peale tagasiside saamist kujundab ühtse seisukoha, mis edastatakse PO-le e-kirja teel. 2 tp E-kiri

Sharepointis

4. PO Kui seirearuanne vajab parandamist, viib parandused sisse ja edastab RKA-le ametliku kirjaga parandatud seirearuande.

5 tp Ametlik kiri

DHS-s/

Sharepointis

5. Norra /EMP koordina ator

Korraldab seirearuande kontrollimise asjasse puutuvate osapoolte vahel (nt TMO, RM) ning koostab RKA vastuse seirearuande kinnitamise kohta.

3 tp E-kiri

Sharepointis

6. PO Kinnitab seirearuande FMO infosüsteemis. 1 kord aastas 15. veebruariks

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

7. FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid PO-le ja RKA-le kahe kuu jooksul programmi seirearuande kättesaamisest. Juhul kui FMO ei vasta kahe kuu jooksul, siis loetakse aruanne kinnitatuks.

2 kuud

Kinnitatud seirearuanne infosüsteemis Grace/

8. PO Edastab saadud FMO kommentaarid RKA-le koos täiendatud aastaaruandega. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

E-kiri

Sharepointis

9. Norra /EMP koordina ator

Veendub, et PO on täiendanud aastaaruannet vastavalt FMO kommentaaridele. Vajadusel kaasab teisi asjaomaseid ametnikke (nt TMO, RM).  Kui midagi vajab selgitamist, võtab ühendust PO-ga.

5 tp E-kiri

Sharepointis

1 0.

PO Kinnitab täiendatud seirearuande FMO infosüsteemis. Osapoolte vahel kokkulepitud tähtajaks

Täiendatud seirearuanne kinnitatud infosüsteemis Grace/

Sharepointis

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert 

2.3.10. Norra_EMP strateegilise aruande koostamise ja doonoritele esitamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi rakendusmääruse artiklis 2.6 nõutud strateegilise aruande koostamisel. Strateegilise aruande arutelu ning selle kinnitamine toimub doonorite poolt aastakoosolekul. Strateegiline aruanne esitatakse FMO-le vähemalt 2 kuud enne aastakoosolekut.

Strateegiline aruanne koosneb Norra/EMP finantsmehhanismi programmide, kahepoolsete suhete ja tehnilise abi fondi rakendamise, riskide ja nende maandamistegevuste ning saavutatud tulemuste ülevaatest ja hinnangust (v.t rakendusmääruse artikkel 2.6), aruande vormi annab ette FMO.

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.2014-2021

Nr Vastut aja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Strateegilise aruande koostamine

1.1 Norra /EMP koordin aator

Koostab programmide aasta seirearuannete ja/või PO edastatud info põhjal doonorite etteantud vormil Norra/EMP finantsmehhanismi kohta ühe strateegilise aruande. Sisend strateegilisse aruandesse antakse asjasse puutuvate osapoolte poolt (nt TAO, TMO, RM jt) määratud tähtajaks.

Koostamist alustatakse hiljemalt 3 kuud enne aastakoosolekut. Esitatavad andmed peavad olema mitte rohkem kui kuu aega vanad.

 1 kuu Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace/

Sharepointis

1.2 Norra /EMP koordin aator

Peale sisendi saamist, uuendab strateegilise aruande ning vajadusel korraldab kohtumise lahtiste teemade läbi arutamiseks. Edastab lõpliku aruande RKA juhile kooskõlastamiseks.

5 tp E-kiri Sharepointis

1.3 RKA juht

Kooskõlastab strateegilise aruande. Juhul kui aruanne vajab täiendamist, saadab aruande koordinaatorile tagasi ja protsess jätkub punktis 1.2.

3 tp E-kiri Sharepointis

2. Strateegilise aruande FMO-le esitamine    

2.1 Norra /EMP koordin aator

Edastab FMO infosüsteemi (Grace) kaudu FMO-le strateegilise aruande hiljemalt 2 kuud enne Norra/EMP aastakoosoleku toimumist juhul kui ei ole teisiti kokku lepitud.

Teavitab e-kirjaga kõiki teisi asjasse puutuvaid osapooli (aastakoosolekul osalejaid) strateegilise aruande esitamisest.

1 tp Strateegiline aruanne infosüsteemis Grace;

e-kiri Sharepointis

2.2 FMO Võib esitada kommentaare ja ettepanekuid strateegilisele aruandele aastakoosolekuks. 2 kuud E-kiri Sharepointis

2.3 Norra /EMP koordin aator

Vajadusel muudab strateegilist aruannet FMO infosüsteemis (Grace) arvestades aastakoosolekul toodud märkusi.

2 tp peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

Muudetud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace /Sharepointis

2.4 FMO Kinnitab lõpliku strateegilise aruande FMO infosüsteemis (Grace). Vastavalt FMO protseduuridele

Kinnitatud strateegiline aruanne infosüsteemis Grace

2.5 Norra /EMP koordin aator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile lõpliku kinnitatud strateegilise aruande koos aastakoosoleku lõpliku kooskõlastatud protokolliga, et see üles laadida kodulehele   (www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-

)programmid/teised-programmid/euroopa-majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale aastakoosoleku protokolli kinnitamist

E-kiri; Strateegiline aruanne RTK kodulehel

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert

1.

2.3.11. Norra_EMP aastakoosoleku ja Šveitsi-Eesti koostööprogrammi aastakoosoleku korraldamise protsess

Protsess kirjeldab TAO tegevusi Norra/EMP finantsmehhanismi rakendusmääruse artikkel 2.7 kohase aastakoosoleku korraldamisel ning EŠK 2014-2021 aastakoosoleku korraldamisel EŠK rakendusmääruse artikkel 3.9 järgi.

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosolek korraldatakse NMFA/FMC ja RKA vahel ning selle eesmärk on anda ülevaade finantsmehhanismide rakendamise efektiivsusest ja kvaliteedist ning et otsustada vajadusel täiendavate tegevuste üle, et rakendamist edendada.

Eesti ja Šveits peavad aastakoosolekuid EŠK regulatsiooni artikkel 3.9 alusel, et tagada EŠK tulemuslikkus ja et arutada EŠK aastaaruannet (vt artikkel 3.11) ning see kinnitada, hinnata tehtud edusamme ja seonduvaid riske ning esitada eelseisva aasta vaheeesmärgid.

Nr Vastuta ja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

Norra/EMP finantsmehhanismi aastakoosoleku korraldamine

1.1 Norra/ EMP koordin aator

Lepib FMO-ga kokku aastakoosoleku toimumise kuupäeva vähemalt 4 kuud enne aastakoosoleku toimumist. 1 kord aastas (jaanuar- veebruar)

E-kiri

Sharepointis

1. 2.

Norra/ EMP koordin aator

Koordineerib aastakoosoleku päevakorra kokkuleppimist (lõplik versioon peab olema kinnitatud vähemalt 1 nädal enne koosoleku toimumist) ja materjalide ettevalmistust FMO-ga vastavalt FMO poolt esitatud või siseriiklikult tõstatunud teemadele. Teavitab RKA juhatajat ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Edastab RM- le ülesande korraldada programmide tulemusi kajastava päevakorra punkti materjalide ettevalmistamine.

Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1. 3.

RM RO Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande sotsiaalmajanduslike trendide ja hindamiste teemal ning annab aastakoosolekul ülevaate.

Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 4.

Kommu nikatsio oni- spetsiali st

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande teavituse ja kommunikatsiooni teemal ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 5.

Progra mmi Operaat or

Vastavalt vajadusele valmistab ette ettekande oma programmi osas ja annab aastakoosolekul ülevaate. Vastavalt Norra/EMP koordinaatorig a kokku- lepitud aegadele

Ettekanne Sharepointis

1. 6.

Norra /EMP koordin aator

Korraldab RKA juhataja ja teiste koosolekul osalevate ametnike päevakorra ja ettevalmistatud materjalidega kurssi viimise.

Vähemalt 1 koosolek 4 kuu vältel

E-kiri

1. 7.

Norra /EMP koordin aator

Korraldab koosoleku tehnilise poole ja vajadusel kohakülastused. Pidev protsess 4 kuu vältel

E-kiri

Sharepointis

1.8 Norra /EMP koordin aator

Saadab e-kirjaga ametliku kutse aastakoosolekul osalemiseks koos lõpliku kinnitatud päevakorraga kõigile osalejatele. Hiljemalt 1 nädal enne aastakoosole ku toimumist

E-kiri

Sharepointis

1. 9.

Norra /EMP koordin aator

Koostab koosoleku protokolli ja edastab selle osalenutele kommenteerimiseks/ kooskõlastamiseks. Peale kommentaaride saamist, täiendab/parandab vajadusel protokolli ja edastab lõpliku protokolli kinnitamiseks.

4 nädala jooksul peale koosoleku toimumist

Protokoll ja e- kiri Sharepointis

1. 2.

Protsessiomanik

punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert (Norra/ EMP) punktis TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert (EŠK)

1. 1

0.

Norra /EMP koordin aator

Edastab kommunikatsioonispetsialistile kooskõlastatud protokolli koos lõpliku kinnitatud strateegilise aruandega, et see üles laadida kodulehele (www.rtk.ee https://www.rtk.ee/toetusfondid-ja-programmid/teised-programmid/euroopa-

)majanduspiirkonna-ja-norra-toetused

1 kuu jooksul peale protokolli kinnitamist

E-kiri; materjalid

RTK kodulehel

1. 1

1.

Norra /EMP koordin aator

Koordineerib aastakoosoleku toimumise järgselt RKA-le esitatud märkustele vastamise. Teavitab kahepoolsete suhete fondi juhtkomisjoni nii märkustest kui rakendatavatest meetmetest.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

Sharepointis

2. EŠK aastakoosoleku korraldamine

2.1 EŠK program mi ekspert

Koostab aastakoosoleku päevakorra projekti ja Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks.esitab selle hiljemalt 20 tööpäeva enne aastakoosole kut

E-kiri

2.2 Šveitsi toetuste büroo 

Kooskõlastab aastakoosoleku päevakorra ja lisab  vajadusel parandusettepanekud. 5 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.3 EŠK program mi ekspert

Vajadusel täiendab aastakoosoleku päevakorda. hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosole kut

E-kiri

2.4 EŠK program mi ekspert

Teavitab RKÜ juhti ja asjaomaseid ametnikke koosoleku toimumise ajast ning päevakorrast. Lepib Šveitsi toetuste bürooga kokku, kuidas teavitatakse osalejaid lõplikust päevakorrast ja edastatakse neile päevakord, osalejate nimekiri ning koosoleku töödokumendid ja tegutseb vastavalt kokkulepitule. Kutsub vajadusel EŠK aastakoosoleku vaatlejateks esindaja EK esindusest ja EMP/Norra programmi koordinaatori ning PO-d või muude institutsioonide esindajad.                                                                 

hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosole kut

Päevakord ja koosoleku töö dokumendid salvestatud Sharepointi

2.5 EŠK program mi ekspert

Koordineerib aastakoosoleku korraldamist. Pidev protsess 2 kuu vältel

E-kirjad

2.6 RKÜ juht

Juhib EŠK aastakoosolekut. Koosoleku päeval

EŠK aastakoosole ku päevakorras märgitud koosoleku juhataja

2.7 EŠK program mi ekspert

Koostab EŠK aastakoosoleku protokolli ja esitab aastakoosoleku protokolli Šveitsi toetuste büroole. 15 tööpäeva jooksul pärast aastakoosole ku toimumise kuupäeva. 

E-kiri

2.8 Šveitsi toetuste büroo

Kommenteerib aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2.9 EŠK program mi ekspert

Täiendab vajadusel aastakoosoleku protokolli. Saadab  täiendatud protokolli kommenteerimiseks EŠK programmi aastakoosolekul osalejatele.  

10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2. 10

EŠK program mi aastako osolekul

osalejad

Kommenteerivad aastakoosoleku protokolli. 10 tööpäeva jooksul

E-kiri

2. 11

EŠK program mi ekspert

Täiendab vajadusel aastakoosoleku protokolli. Saadab aastakoosolekul osalejatele lõpliku aastakoosoleku protokolli ja registreerib protokolli DHS-s.

10 tööpäeva jooksul

E-kiri;

EŠK aastakoosole ku protokoll DHS-s registreeritud

2.3.12. Norra_EMP koostöö komisjonides (Co-operation Committee) osalemise protsess

Protsessipunkt kohaldub Norra/EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.2014-2021 

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontroll jälg

1. PO Edastab e-kirja teel RKA-le kutse osaleda koostöö komisjonis koos koosoleku päevakorraga. 1-2 kuud enne koosoleku toimumist

E-kiri

Sharepo intis

2. Norra/EMP koordinaator

Edastab kutse koos vastavate materjalidega e-kirja teel edasi teistele TAO, TMO, ja teistele asjakohastele ametnikele ja küsib sisendi päevakorra punktide suhtes RKA seisukoha kujundamiseks ning määrab tähtaja vastamiseks.

5 tp jooksul kutse saamisest

E-kiri

3. Norra/EMP Koordinaat or

Vormistab RKA seisukoha arvestades saadud sisendit. Vajadusel korraldab kohtumise eelpool nimetatud osapoolte vahel, et jõuda ühisele arvamusele. Kooskõlastab seisukoha TAO juhatajaga.

5 tp jooksul sisendi saamisest

E-kiri

Sharepo intis

4. Norra/EMP koordinaator

Osaleb programmi koostöö komisjonis vaatlejana ning esitab vajadusel RKA seisukoha. 1 tp E-kiri Sharepo intis

5. PO Edastab kohtumise protokolli kooskõlastamiseks. 2 nädala jooksul peale kohtumist

E-kiri

Sharepo intis

6. Norra/EMP koordinaator

Edastab protokolli vastavate materjalidega e-kirja teel teistele asjakohastele ametnikele infoks ja küsib kommentaare ning määrab tähtaja vastamiseks.

3 tp E-kiri

7. Norra /EMP koordinaator

Juhul kui protokollile on kommentaare, edastab need e-kirjaga PO-le. PO poolt sätestatud tähtajaks

E-kiri

Sharepo int

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess

Protsessi eesmärgiks on tuvastada KA/RKA/RTK/RKÜ JKS riskid , hinnata nende jääkriski taset, leppida kokku maandustegevused ning jälgida [1]

maandustegevuste elluviimist; tagada ülevaate olemasolu struktuurivahendite, Norra/EMP ja EŠK valdkonna administratsiooniülestest riskidest 2014-2021 ning vajalike maandusmeetmete elluviimine vastavalt kokku lepitud tähtaegadele.

Norra/EMP rakendusmääruse artiklist 5.3 paragrahvist 3 tuleneb RKA kohustus juhtimis- ja kontrolli süsteemi riske pidevalt ja struktureeritult hinnata ning võtta kasutusele asjakohased meetmed probleemide lahendamiseks. Perioodil 2021-2027 ÜSM_2021 artikkel 74 alusel juhtimiskontrollid peavad olema riskipõhised ja proportsionaalsed eelnevalt kirjalikult kindlaks määratud riskidega. 

RKÜ tagab toetusmeetmete kvaliteedi ja edenemise ning selleks hindab RKÜ korrapäraselt EŠK käigus tekkivaid riske ja rakendab kõiki vajalikke meetmeid riskide maandamiseks vastavalt EŠK rakendusmääruse artikli 3.3 punktile 6. RKÜ viib läbi riskipõhiseid kohapealseid seiretoiminguid vastavalt EŠK rakendusmääruse artiklile 10.2.

Riskide hindamisel ja juhtimisel lähtutakse KA/RKA/RKÜ koostatud dokumendist „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“. Protsessi korrektse ja tähtaegse elluviimise eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus, kaasates tegevuste elluviimisesse vajalikud osapooled. RM hindab riske KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseisus. TRO toetuste rakendajana osaleb KA/RKA/RKÜ üldises riskide hindamise protsessis.

Täiendavalt vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus RTK poolt rakendavate toetusmeetmete meetmepõhise riskide hindamise eest. Meetme põhiseid riske hinnatakse vastavalt Meetmepõhise riskihindamise metoodikale (TPK Lisa 9) ning selle tulemused on aluseks RTK poolt rakendavates meetmetes valimipõhiste kontrollide kavandamiseks nii TRO-s kui TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituses.

Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori. 

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. 

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. JKS riskide hindamine

1.1 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Koosta algava riskide hindamise tsükli kohta ajakava, milles sätestatakse peamised sammud koos tähtaegade ja osalejatega riskide hindamise protsessis. Kooskõlasta riskide hindamise ajakava TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga ja TAO osakonnajuhatajaga.

Kord aastas hiljemalt septembri lõpuks

1.2 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Teavita RA-sid, RÜ-sid, PO-sid ning RM-i riskide hindamise protsessi algusest ning saada välja vastav e- kiri koos riskide hindamise ja juhtimise juhisega ning konkreetse ajakavaga. Vajadusel kutsu kokku riskide hindamise avakoosolek.

RTK siseselt lepi KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi koosseis kokku TAO, TMO ja TRO juhatajatega. Kaasa ISO esindajad ning RM KA/RKA/RKÜ töögruppi. Edasta sama informatsioon KA/RKA/RKÜ riskihindamise töögrupi liikmetele.

5 tp jooksul peale ajakava kokkuleppimist

1.3 Riskihinda mise töögrupp

Sõnasta järgneva kalendriaasta riskid koos toimivate kontrollisüsteemide kirjeldusega Sharepointis. Kokkulepitud tähtajaks

1.4 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Koosta riskihindamise töögrupi liikmetelt saadud riskide loetelu põhjal esialgne riskide nimekiri Sharepointis. Seejärel kutsu kokku riskihindamise töögrupi liikmete kohtumine, kus vaadatakse üle riskide nimekiri, korrigeeritakse sõnastust ning lepitakse kokku nimekiri riskidest, mida hakatakse hindama. Vormista kohtumise järel hindamisele minevate riskide nimekiri.

10 tp

1.5 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Kutsu kokku riskihindamise töögrupp riskide hindamiseks e-kirja teel. 3 tp

1.6 Riskihinda mise töögrupp

Hinnake ühise arutelu käigus järgneva kalendriaasta suhtes kaardistatud riskide jääkriski (st riski hindamisel tuleb võtta arvesse olemasolevaid kontrollisüsteeme selle riski maandamiseks) kokkulepitud metoodika alusel Sharepointis. Lõplikud jääkriski tasemed lepitakse kokku konsensuse teel. Sõnastage oluliseks hinnatud riskidele maandusmeetmed Sharepointis ning leppige kokku tähtajad ja vastutajad.

Kokkulepitud tähtajaks

Protsessiomanik

Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

1.7 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Vormista kohtumise järel lõplik KA/RKA/RKÜ riskide tabel koos maandusmeetmete, vastutajate ja tähtaegadega, kooskõlasta see TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga. Vajadusel küsi täpsustusi riskihindamise töögrupi liikmetelt.

Salvesta riskide tabeli koos maandusmeetmetega vastavasse kausta ning saada töögrupi Sharepointi liikmetele link selle asukohaga e-kirjaga.

5 tp

1.8 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Koonda Sharepointi RA-telt, RÜ-telt ja PO-delt laekunud riskide hindamise tulemused ning ülevaate jooksval kalendriaastal ellu viidud maandusmeetmete seisust. Analüüsi esitatud tulemusi, tuues välja administratsiooniülesed riskid ning teemad, mis vajaksid administratsioonisisest arutelu.

Saada tulemused TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO juhatajale tutvumiseks.

10 tp

1.9 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Valmista ette materjalid administratsioonisiseseks aruteluseminariks, kutsu kokku seminar e-kirja teel ning juhi seminari arutelu koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja ning TAO juhatajaga.

5 tp

1. 10

Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Sõltuvalt aruteluseminaril kokkulepitust täienda vajadusel KA/RKA/RKÜ riskide hindamise kokkuvõtet. Koosta lõplik administratsiooniülese riskide hindamise tulemuste kokkuvõtte, mis sisaldab muuhulgas ka KA/RKA/RKÜ riskide hindamise tulemusi.

Esita kokkuvõtte e-kirja teel RM, RA-te, RÜ-te ja PO-de riskide hindamise eest vastutavatele ametnikele/ töötajatele ning TAO, TRO, TMO ja ISO ametnikele/töötajatele ning KA/RKA/RKÜ ja AA juhile. Salvesta riskide hindamise kokkuvõtte  vastavasse kataloogi.Sharepointi

Sisesta KA/RKA/RKÜ kriitiliseks ja kõrgeks hinnatud riskid, millele on kavandatud maandusmeetmed, JIRA-sse ning suuna need maandusmeetmete eest vastutavatele TAO, TRO, TMO või ISO ametnikele /töötajatele.

Novembri lõpuks

1. 11

TAO valdkonna eest vastutav ekspert

Täienda toimivusanalüüsi koostamisel oma peatükki riskide hindamist puudutava informatsiooniga, kavandades asjakohased maandusmeetmed ka KA/RKA/RKÜ järgmise aasta tegevuskavasse.

Kokkulepitud tähtajaks

1. 12

Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Korralda ja jälgi koostöös maandusmeetmete vastutajatega maandusmeetmete täitmist, tagades seeläbi planeeritud maandusmeetmete tähtaegse rakendamise. Kontrolljäljeks jäävad e-kirjad ja tähtaegselt rakendatud maandusmeetmed.

Jooksev tegevus

1. 13

Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Küsi järgmise kalendriaasta augusti lõpuks RA-de, RÜ-de, PO-de ja RM tagasisidet riskide maandusmeetmete rakendamise seisust e-kirja teel.

Kokku lepitud tähtajaks

1. 14

Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Koosta peale sisendi saamist hetkeseisu ülevaade RA-de, RÜ-de, PO-de, RM-i ning RTK-siseste maandusmeetmete rakendamise seisu kohta. Edasta e-kiri maandusmeetmete rakendamise hetkeseisu ülevaatega TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ning TAO osakonnajuhatajale ülevaatamiseks.

10 tp

1. 15

Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Kui maandustegevuste elluviimine ei ole toiminud kavandatud viisil, küsi vastutajatelt täiendavat infot e- kirja teel ning koostöös TAO riskijuhtimise ja järelevalve juhataja ning TAO OJ-ga otsusta vajalikud täiendavad tegevused.

Vastavalt vajadusele

2. Meetmepõhiste riskide hindamine

2.1 Teenusek oordinaator

Edasta info meetme riskihindamise vajaduse kohta meetme iski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhile r rakendusdokumentide JIRA taski alamülesande "riskihindamine" kaudu kui uus meetme tegevus (TAT)/ , voor on seadistatud SFOSis.

2 tp jooksul pärast taotlusvooru SFOS-s seadistamise kohta info saamist

2.2 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Määra riski- ja kvaliteedianalüüsi ekspert meetme riskihindamise läbiviimiseks Jira kaudu. 2 tp

2.3 Riski- ja kvaliteedia nalüüsi ekspert 

Saades sisendi uue toetusskeemi ettevalmistamise või toetusskeemi muutmise kohta, lepi TRO TJ/ teenusekoordinaatoriga kokku konkreetne toetusskeemi riskihindamise ajakava ning töögrupi suurus.

Uue toetusskeemi ettevalmistamisel tutvu enne töögrupi määramist RA poolt koostatud meetme tegevuse riskihindamise tabeliga ja võta võimaluse korral arvesse RA soovitusi meetmepõhiste riskide hindamisel RÜ-s. 

Toetusskeemi muutmisel tutvu enne töögrupi määramist toetusskeemi muudatuse sisuga ja otsusta riskihindamise vajaduse.

5 tp

2.4 Teenusek oordinaator

Kutsu kokku riskihindamise töögrupp riskide hindamiseks e-kirja teel, sh võid teostada riskide hindamise iseseisvalt enne töögrupis ühiselt hindamist.

5 tp

2.5 Riskihinda mise töögrupp

Tutvu enne riskide hindamist toetusmeetme tingimuste ja hindamismetoodikaga.

Hinda ühise arutelu käigus toetusmeetme riske vastavalt meetmete riskihindamise metoodikale (TPK lisa 9). Kui riskid on eelhinnatud, vaadata üheskoos riskidele antud skoorid üle. Lõplik riskiskoor eeldefineeritud riskile lepitakse kokku konsensuse teel. Võimalusel kirjelda igale riskile maandusmeetme, arvestades konkreetse meetme eripärasid ja anna sisend I ja II tasandi kontrollifookusele.

Juhul kui neid tuvastatakse, too välja täiendavad riskid ja kavanda riskidele sobivad maandusmeetmed.                          

Kokkulepitud tähtajaks

2.6 Riski- ja kvaliteedia nalüüsi ekspert 

Vormista kohtumise järel kokkuvõtte meetme riskihindamise tulemusest (riskiskoor, kontrolliulatus, täiendavad riskid vms) riskihindamise tabeli dokumenti ning lisa see JIRA-sse.

Lisa riskihindamise tabelisse juurde märkused, mis keskkonna- ja muude dokumentide alusel saab kontrollida projekti TRO-sse lisatud (kõrval)tingimuste täitmist projekti rakendamise jooksul. 

Saada riskihindamise tulemus infoks JIRA kaudu teenusekoordinaatorile, TRO TJ-le ja vajadusel riskihindamise töögrupile. Riigiabi/VTA-ga seotud riskide tuvastamisel jätkub tegevus vajadusel muu hulgas protsessipunkti 3.2.7. punkti 1 alapunkti 1.1 kohaselt. Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, siis teavita Jira kaudu riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhti.

3 tp; teostab meetme riskihindamise hiljemalt enne esimest makset

2.7 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Juhul kui toetusmeetme riskihindamise tulemusel kohaldub toetusmeetmele II tasandi kontroll, alusta tegevustega valmistada ette kontrollivalim.

Kooskõlasta valim TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajaga e-kirja teel, teavita TRO TJ-t valimist.

Kokkulepitud tähtajaks

2.8 TAO riskijuhtimi se ja järelevalv e talituse juhataja

Kooskõlasta valim e-kirja teel ja määra kontrolli teostamiseks järelevalve ekspert või järelevalve eksperdid. 5 tp

2.9 Riski- ja kvaliteedij uhtimise üksuse juht

Sõltuvalt toetusmeetmele määratud kontrolli liigist teosta kontroll kas kontrollina vastavalt TPK 3. makse  osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess alapunktidele 1.18 – 1.22 (Makse

enetlemise protsess) või kohapealse kontrollina vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti "m 3.2. " alapunktile 3 (Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine).3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess

Kokkulepitud tähtajaks

2. 10

Riski- ja kvaliteedia nalüüsi ekspert 

Minimaalselt 1 kord aastas analüüsi meetme põhiselt teostatud kontrollide tulemusi, meetmes tuvastatud rikkumisi, auditi aruannetes tehtud tähelepanekuid ning sõltuvalt tulemustest otsusta meetme tegevuse uus riskihindamise vajadus, edasta info teenusekoordinaatorile e-kirja teel. 

1 kord aastas

3. Projekti riskide hindamine

3.1 Teenusek oordinaator

Teavita meetme rakendusdokumentide JIRA taski alamülesande "riskihindamise" kaudu r ki- ja is projekti riskihindamise vajadusest, kui avatud vooru kõigi projektide TRO-d kvaliteedijuhtimise üksuse juhti

on tehtud ja kui nii on ette nähtud TAT meetme riskide hindamise käigus. Kui on tegemist jooksva vooru projektiga, siis projekti riskihindamise ajakava otsustatakse meetme riskihindamise ajal.

Erandkorras võib teha ainult ühe meetme projekti riski hindamise olukorras, kus meede sisaldab sarnaseid projekte. 

Avatud vooru korral hiljemalt 10 tp jooksul pärast viimase projekti rahastatud seisundisse SFOS-s panemist; jooksva vooru korral vastavalt meetme riskihindamise kokkuvõttele

3.2 Riski- ja kvaliteedia nalüüsi ekspert 

Hinda projekti riske. Täida ära projekti riski hindamise tabel TAT-i riskihindamise tabeli juures hiljemalt enne vastava projekti I makse tegemist. Lisa juurde märge, kui projekt on keskkonnariskiga projekt Tee . SAP BO väljavõte SF116. Juhul, kui on meetmes on projekte, millele need keskkonnariskid /keskkonnanõuded ei kohaldu, siis lisa märkused projektide riskihindamise tabelisse SF116.

Pärast seda, kui projekti seisundiks on määratud "rahastatud" ja hiljemalt enne I makse tegemist

3.3 Riski- ja kvaliteedia nalüüsi ekspert 

Kui oled hinnanud ära kõikide meetme avatud vooru projektide riskid, siis teavita sellest teenusekoordinaatorit ja projektikoordinaatoreid JIRA taski kaudu. Võta projekti risk aluseks kohapealse kontrolli plaani tegemisel. 

2 tp

3.4 Teenusek oordinaator

Juhul, kui projektile määratakse uus projektikoordinaator, siis lisa projektikoordinaator projekti vaatlejaks JIRAs, et ta saaks kätte info projekti riskihindamise tulemuse kohta.

2 tp

Administratsiooniülene riskide hindamine toimub vastavalt dokumendile „Juhis toetuste valdkonna riskide hindamiseks ja juhtimiseks“, hõlmates [1] muuhulgas nii juhtimis- ja kontrollisüsteemide riskide hindamist kui ka pettuseriskide hindamist vastavalt Euroopa Komisjoni juhendis „Guidance Note of

“ toodud soovitustele. Fraud Risk Assessment and Effective and Proportionate Anti-Fraud Measures

2.3.14. Kommunikatsioonistrateegia koostamise ja uuendamise protsess

ajalikud EL struktuurivahendite ja Norra-EMP kommunikatsioonistrateegia koostamiseks ja Protsessiga kirjeldatakse tegevusi, mis on v 2014-2021 uuendamiseks ning EŠK teavitustegevuseks.

EL struktuurivahendite perioodil 2021-2027 sisaldub kommunikatsioonistrateegia rakenduskava alapeatükina. Vastavalt ÜSM_2021 artiklile 49 KA tagab, et RTK kodulehel oleks töötav perioodi 2021-2027 EL struktuurivahendite rakenduskava veebisait. KA-l on üks teabevahetuskoordinaator (ÜSM__2021 art 48.1), kelleks on KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. Teabevahetuskoordinaator vastutab fondidest saadava toetuse nähtavus-, läbipaistvus- ja teavitamistegevuste eest. KA määrab igale fondile teabevahetus-ametniku. Struktuurivahendite ja õiglase ülemineku fondi teabevahetusametnikuks on RTK KO kommunikatsioonispetsialist ametijuhendi alusel. 

EMP/Norra toetuste puhul koostab RKA kommunikatsioonistrateegia vastavalt EMP ja Norra finantsmehhanismi 2014-2021 rakendusmääruse Artiklile 3.2 ja lisale 3 – teavitamis- ja avalikustamisnõuded. RKA peab esitama kommunikatsioonistrateegia hiljemalt pool aastat pärast MoU allkirjastamist. Kommunikatsioonistrateegia koostatakse aastapõhiselt. Kommunikatsioonistrateegia ja selle lisad on järgimiseks nii RKA-le kui ka PO-dele ning PO-d peavad koostama oma kommunikatsioonikava RKA kommunikatsioonistrateegia eesmärkidest lähtuvalt.

EŠK puhul RKÜ koostab vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 13.2 teavituskontseptsiooni vastavalt artiklile 13.1 korraldab EŠK teavitustegevuse Eestis ning tagab, et elluviivad asutused täidavad oma kohustusi kooskõlas artikliga 13.3. RKÜ kommunikatsioonispetsialist tagab EŠK logo ja Šveitsi Konföderatsiooni logo korrektse kasutamise kõikidel koostööprogrammiga seotud teabe- ja teavitusmaterjalidel.

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele.

Nr Vas tuta ja

Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2014-2020

1.1 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt.

Koostada uue OP-iga ja uuendamine vastavalt vajadusele ning tegevuskava uuendada iga aasta detsembriks

Kommunikatsioonistrateegia eelnõu

1.2 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Edastab kommunikatsiooni-strateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused RM-le OP seirekomisjonile heakskiitmiseks esitamiseks.

Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Kommunikatsioonistrateegia eelnõu

1.3 RM Lähtub OP seirekomisjoni korraldamise protsessist. Vastavalt seirekomisjoni toimumise ajakavale

Seirekomisjoni dokumendid

1.4 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Edastab OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle ekstranetis.

Peale strateegia kinnitamist

OP seirekomisjoni poolt kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega ekstranetis; E-kiri

1.5 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud KA tegevusi ning jälgib kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas RA-dele, RÜ-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate iga-aastasel seirekomisjoni koosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Jooksvalt Ülevaade kommunikatsioonistrateegia tegevuskava elluviimisest

2.    Struktuurivahendite rakenduskava kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine perioodil 2021-2027

Protsessiomanik

KO kommunikatsioonispetsialist 

2.1 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Koostab rakenduskava kommunikatsioonistrateegia peatüki koostöös RM RO, RA-de ja RÜ-de kommunikatsiooni-ametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele.

Vastavalt EK-ga kokku lepitud ajakavale

Rakenduskava kommunikatsiooni-strateegia peatükk RTK kodulehel

2. 2.

Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Koostab koostöös RA-dega teavitamistegevuste kava projektide kogumile, mis on strateegiliselt oluline ja kontrollib, et oleks korraldatud perioodi 2021-2027 teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK. 

Iga-aastaselt Teavitamistegevuste kava

2.3 Ko mm unik atsi ooni spet siali st

Kui projekti kogumaksumus on üle 10 miljoni euro, siis KA poolt kontrollib, et oleks korraldatud teavitusmääruse § 2 lõikes 4 nimetatud nõuetele vastav teavitamisüritus ning kaasab teavitusmääruse § 2 lõike 3 kohaselt EK. 

Enne projekti lõppu TS poolt esitatud teavitus ja KA poolt TS käest välja nõutud ürituse läbiviimist tõendavad dokumendid (sh pressiteated, fotod jms) suhtekorralduse kaustas

3.    Norra/EMP kommunikatsioonistrateegia koostamine ja uuendamine

3.1 Komm unikats ioonisp etsialist

Koostab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega ja uuendab vastavalt vajadusele. Kommunikatsioonistrateegia tegevuskava lisa koostab ühe kalendriaasta kohta ja uuendab iga-aastaselt.

Kommunikatsioonistra teegia vastavalt vajadusele ja tegevuskava iga- aastaselt

Kommunikatsioonistrateegia suhtekorralduse Norra kaustas

3.2 Komm unikats ioonisp etsialist

Edastab kommunikatsioonistrateegia eelnõu koos lisadega või selle muudatused FMO-le. Vastavalt vajadusele või iga-aastaselt

E-kiri; registreeritud DHS-is

3. 3.

Komm unikats ioonisp etsialist

Edastab kinnitatud kommunikatsioonistrateegia koos lisadega või selle muudatused PO-de kommunikatsiooniametnikele ning avaldab selle EMP/Norra kodulehel.

mmunikatsioPärast ko onistrateegia kinnitamist

E-kiri, registreeritud DHS-is. Stra teegia kodulehel

3. 4.

Komm unikats ioonisp etsialist

Viib ellu kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas kinnitatud R tegevusi ning jälgib KA kommunikatsioonistrateegia tegevuskavas PO-dele pandud tegevuste elluviimist. Annab ülevaate aastakoosolekul aruandeaasta tegevuskava elluviimisest.

Vastavalt aastakoosoleku ajakavale

Aastakoosoleku protokoll kodulehel

4. Eesti- Šveitsi koostööprogrammi (EŠK) teavitustegevus

4.1 EŠK teavituskontseptsiooni koostamine

4. 1.1

Komm unikats ioonisp etsialist

Koostab EŠK esialgse teavituskontseptsiooni (koos esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga) kommunikatsiooniametnikega ning saadab selle RKÜ programmi PO-de eksperdile.

Programmi eksperdile saadab hiljemalt 15 tööpäeva enne aastakoosolekut

E-kiri

4. 1.2

EŠK progra mmi ekspert

Tutvub EŠK esialgse teavituskontseptsiooniga (sh. esimese aasta kommunikatsiooni aastakavaga), lisab selle esimesse koostööprogrammi aastaaruandesse ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole hiljemalt koos aastaaruande materjalidega. 

Hiljemalt 30.04 Aastaaruanne koos teavituskontseptiooniga DHS-is

4. 1.3

Aastak oosole kule kaasat ud osapoo led

Kinnitavad EŠK teavituskontseptsiooni koos aastaaruandega aastakoosolekul. Aastakoosoleku toimumise ajal

Kinnitatud aastaaruanne koos teavituskontseptsiooniga DHS- is 

4.2 EŠK teavitustegevuse koordineerimine

EŠK teavitustegevuse koordineerimine toimub vastavalt EŠK regulatsiooni artikli 13.1 nõuetele.

4. 2.1

Komm unikats ioonisp etsialist

Avaldab teavitus- ja teabekäsiraamatus nimetatud teabe Eesti keeles ja inglise keeles RTK kodulehel https://www.rtk.ee/toetused-ja-taotlemine/toetusfondid-ja-programmid/sveitsi-eesti-

.koostooprogramm

Hiljemalt 20 tp pärast EŠK töökorra protsesside jõustumist.

Programmi teave RKÜ veebilehel

4. 2.2

Komm unikats ioonisp etsialist

Koostab igal aastal EŠK kommunikatsiooni aastakava programmi teavitustegevuse kohta (sh. koostöös PO-de kommunikatsiooniametnikega) kuni programmperioodi lõpuni ning saadab selle teadmiseks EŠK programmi eksperdile. Kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama kõiki vastava aasta projektide ava-ja lõpuüritusi). Programmperioodi viimane kommunikatsiooni aastakava peab sisaldama koostööprogrammi lõpuüritust.

Kommunikatsiooni aastakava täidetakse ja kommenteeritakse OneDrive`s/Sharepointis.

Vajadusel uuendab teavituskontseptsiooni.

Hiljemalt 20 tp enne aastaaruande materjalide esitamist Šveitsi toetuste büroole

Kommenteeritud versioon OneDrive`s/Sharepointis.

4. 2.3

EŠK progra mmi ekspert

Tutvub EŠK kommunikatsiooni aastakavaga ja edastab selle Šveitsi toetuste büroole koos koostööprogrammi aastaaruandega. 

Hiljemalt 30.04 Kommunikatsiooni aastakava koos koostööprogrammi aastaaruandega DHS-is

2.3.15. Vaiete menetlemise protsess

Protsessi eesmärgiks on tagada nende TRO otsuste või toimingute suhtes esitatud vaiete sõltumatu menetlemine ning vaideotsuste tegemine, kus vaide lahendaja pädevus on RTK-s.  Antud protsessipunkti punkti 1 alapunktid 1.4-1.11 kohalduvad üksnes vaietele, mille lahendajaks on RTK.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljä lg

1.     Vaide menetlemine

1.1 TS Esitab vaide RTK-le. Vastavalt vajadusele

Vaie e- kirjaga

1.2 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib vaide DHS-is ja edastab selle TAO õigusüksuse juhile.  2 tp Vaie DHS- is; E- kirjaga DHS teavitus

1.3 TAO õigusüksuse juht

Määrab juristi, kes hakkab vaiet lahendama. 1 tp E-kiri

1.4 TAO jurist Kontrollib vaide vastavust HMS-s sätestatud nõuetele, kaasates vajadusel ja küsimuste tekkimisel algse otsuse ettevalmistaja. Puuduste korral palub need e-kirjaga vaide esitajal kõrvaldada.

Edastab vaide e-kirja teel vaidlustatava otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdile ja TAO OJ-le või projekti- või teenusekoordinaatorile,   TRO talituse juhatajale ja  TRO OJ-le teadmiseks. Otsuse ettevalmistanud järelevalve eksperdil või TRO projekti-või teenusekoordinaatoril ning TRO talituse juhatajal on kohustus tutvuda vaidega ning kui vaides on esitatud vastuväited ja esinevad asjaolud, mis viitavad näiteks otsuse ettevalmistaja vigadele faktiliste asjaolude tuvastamisel või esitamisel, esitab ta juristile omapoolse seisukoha selliste asjaolude kohta.

Kui vaide lahendajaks on ministeerium, edastab nõuetele vastava vaide e-kirja teel lahendamiseks ministeeriumile koos RTK seisukohaga vaidele ning vaide menetlus RTK-s lõpeb.

Kui vaie ei vasta nõuetele ja vaides esinevaid puudusi ei ole kõrvaldatud, tagastab kirjaga vaide selle esitajale.  

2 tp E-kiri

1.5 Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Lisab vaide SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse. 1 tp Vaie SFOS-s

1.6 TAO jurist Koostab vaideotsuse eelnõu, mille tegemiseks kuulab vajaduse olemasolul eelnevalt ära vaidlustatava otsuse ettevalmistaja arvamuse, ning teised vaide lahendamisega seotud asjaomased osapooled või kasutab arvamuse saamiseks välist eksperti.

Kui vaidemenetluse asjaolusid ei ole võimalik 30 päevase tähtaja jooksul tuvastada võib vajadusel vaide lahendamise tähtaega pikendada, teavitades sellest vaide esitajat e-kirjaga.

30 päeva või pikendat ud tähtaeg

Vaideotsu se eelnõu;

E-kiri

1.7 TAO jurist Esitab läbi DHS-i vaideotsuse kavandi kooskõlastamiseks TAO õigusüksuse juhile ja TAO OJ-le ning allkirjastamiseks KA juhile. Eelseadistab DHS töövoo teadmiseks vaidlustatud otsusega seotud projekti- või teenusekoordinaatorile, järelevalve eksperdile ja TRO talituse juhatajale ning TRO OJ-le.

2 tp Vaideotsu se eelnõu DHS-is

1.8 KA juht Allkirjastab vaideotsuse. 3 tp Vaideotsu s allkirjastat ud DHS-is

1.9 TAO jurist Edastab vaideotsuse vaide esitajale elektrooniliselt läbi DHS-i, kui TS-ga ei toimu infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. Edastab vaideotsuse projektikoordinaatorile/teenusekoordinaatorile järelevalve eksperdile. ja

2 tp Vaideotsu s  DHS-s TS-le edastatud; E-kiri

1. 10

Projektikoordi naator/ teenusekoordi naator /järelevalve ekspert

Edastab vaideotsuse SFOS vahendusel TS-le, kui TS-ga toimub infovahetus e-toetuse keskkonna kaudu. 2 tp SFOS teavitus

1. 11

TAO jurist Lisab vaideotsuse SFOS-i vastava projekti vaiete moodulisse ning vastava info vaiete koondtabelisse. 2 tp Vaideotsu s SFOS-s

2. Otsuste vaidlustamine kohtumenetluses

2.1 DHO dokumendihal duse spetsialist

Registreerib kohtusse esitatud kaebuse DHS-is ja edastab TAO õigusüksuse juhile. 2 tp Kohtusse esitatud kaebus registreerit

DHS-isud 

2.2 TAO õigusüksuse juht

Määrab kohtuasja lahendava juristi ja edastab kaebuse seda lahendavale juristile. 2 tp E-kiri

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht 

2.3 TAO kohtuasja

lahendav jurist

Kohtukaebuse saabumisel teavitab kaebusest vaidlustatud otsusega seotud projekti-/teenusekoordinaatorit või  järelevalve eksperti ning TRO talituse juhatajat, TRO OJ-t ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat. 

2 tp E-kiri

2.4 TAO jurist nformeerib ja suunab selle järelevalve eksperdileKohtuotsuse tegemise järgselt tutvub kohtuotsuse sisuga ning i ning vajadusel TRO jätkutegevuste teostamiseks.projektikoordinaatorile

2 tp E-kiri

2.5 Järelevalve ekspert

Vajadusel jätkab menetlust: vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 3 ning teostab vajalikud muudatused SFOS-s.

TPK 3. peatüki alapeatü ki 3.3 p. 3 tähtajad

TPK 3. osa alapeatüki 3.3 p.3

kontrolljälg

2.3.16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess

1. RTK sisese SFOS tavakontode haldamise protsess 2. RTK väliste SFOS-i kasutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli tavakontode haldamise protsess 3. Kasutajakontode inventuuri protsess 4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess 5. Rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris 6. Administratsiooniülene

SFOS andmekvaliteedi kontroll

Kohaldub

Abifond 2021-2027 SV 2021-2027 RRL EŠK Kliima Norra ja EMP tehnili2014-2021 ne abi  (SFOS nr 2014- 2021.1.4) Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014- 2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" RE meetmed 

1.1. LÜHENDID

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida SFOS kasutajakontode haldust (p 1-3), kasutajate palvete haldust (p 4), rakenduskava/prioriteetse suuna/meetme/tegevuse kirjendamist või selle muutmist (p 5), SFOS andmekvaliteedi kontrollimist (p 6). 

 kohaldub EL struktuurivahenditele ja Norra/EMP programmile Antud protsessipunkti punkt 6 2014-2021 ning ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele. SFOS andmekvaliteedikontrolli teostamine toimub vastavalt KA SFOS-i andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhisele RÜ-dele. Registri määruse all on mõeldud Struktuuritoetuse registri pidamise põhimäärust (https://www.riigiteataja.ee/akt/114072023008?

).leiaKehtiv

Etapp Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg

1. RTK sisese SFOS tavakontode haldamise protsess RTK sisese SFOS tavakontode haldamise protsess on kehtestatud . registri määruse lisa 1 p 3 alusel  Uue või lahkuva töötaja puhul algab protsess punktist 1.2.

Info edastami ne kasutaja konto rolli muutmis eks

1.1 TRO töötaja/TAO töötaja Edasta info vahetule juhile kasutajakonto rollide muutmise vajaduse kohta e-kirjaga. Jooksvalt

Protsessiomanik

ISO andmeanalüütik

Konto muutmis e vajaduse hindami ne

1.2 TJ/OJ Hinda konto muutmise vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest ja edasta informatsiooni e-kirja teel RÜ administraatorile.

Uue töötaja puhul saada informatsioon personaliosakonnale ettenähtud vormil, mis edastatakse RÜ administraatorile.

Lahkuva töötaja puhul edasta informatsioon RÜ administraatorile e-kirja teel.

Jooksvalt

Konto loomine

1.3 RÜ administraator Loo infosüsteemi vajalik konto/lisa ja muuda vajalikud õigused kontole/sulge konto. Jooksvalt

2.  asutajakontode, RÜ administraatori kontode ja aruandlusmooduli RTK väliste SFOS-i k tavakontode haldamise protsess

kasutajakontode, RÜ administraatori kontode protsess on kehtestatud  aruandlusmooduli tavakontodRTK väliste SFOS-i registri määruse lisa 1 p 1 alusel ja e haldamise protsess on kehtestatud registri määruse lisa 1 p 2 alusel.

Taotluse esitamine

2.1 RTK väline volitatud töötleja

Esita taotlus uue kasutajakonto loomiseks, olemasoleva konto muutmiseks või sulgemiseks e-kirjaga. Uue konto loomise taotlusele lisa täidetud volikiri (  registri määruse lisa 2 (https://www.riigiteataja.ee/akt/114072023008?leiaKehtiv).

Jooksvalt

2.2 RTK TJ või OJ Kui RTK töötajal on tööülesannete täitmiseks vaja registris luua või sulgeda kasutajakonto või muuta kasutajakonto õigusi, saada vastavasisuline palve koos allkirjastatud volikirjaga .e-kirjaga ISO rakenduse administraatorile ( )[email protected]

Vastavalt vajaduse le

Taotluse hindami ne

2.3 ISO rakenduse administraator

Tutvu taotlusega ja hinda konto loomise/muutmise/sulgemise põhjendust SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonnas:

1. Põhjendatud juhul loo struktuuritoetuse registrisse kasutajakonto, andes kasutajale taotletud rolli ja sisse logimise juhised ning lisa ka kasutajanimi ja esialgne parool, kui tegemist on aruandlusmooduli kontoga. Vastus taotlejale edasta elektroonselt.

2. Lisa loodud konto omaniku e-kirja aadress registri teavituslisti [email protected] ee.

3. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muuda või sulge struktuuritoetuse registris olev kasutajakonto ja edasta vastus taotlejale elektroonselt.

4. Vaatlejaõiguste (ja teiste erandlike taotluste) korral võta kooskõlastus TAO ärianalüütikult.

5 tp

3. Kasutajakontode inventuuri protsess Väljavõte te

saatmine

3.1 ISO rakenduse administraator

Saada asutustele/osakondadele väljavõtted aktiivsetest kontodest ning palu kinnitada kontode ja rollide kehtivust. Saadetud kirjad registreeri selleks ette nähtud SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonnas.

31. detsemb er

Kasutaja kontode kontroll

3.2 Registri volitatud töötleja (RÜ väline)

Kontrolli infosüsteemis olevate asjakohasust ja korrektsust ning tee vajaduse korral kasutajakontode osas kasutajakontode parandusettepanekud ISO rakenduse administraatorile.

Kinnita kontode asjakohasust ja edasta ISO rakenduse administraatorile info kontrolli tulemuste kohta. 31. jaanuar

3.3 Registri volitatud töötleja (RÜ)

Kontrolli infosüsteemis olevate kasutajakontode asjakohasust ja korrektsust ning tee vajaduse korral parandused kasutajakontode osas või tee vastavad paranduseettepanekud ISO rakenduse administraatorile. Kinnita kontode asjakohasust ja edasta ISO rakenduse administraatorile info kontrolli tulemuste kohta.

3.4 ISO rakenduse administraator

Veendu, et volitatud töötlejad on 31. jaanuariks inventuuri teostanud ning registreeri vastused selleks ette nähtud SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkonnas. 

31. jaanuar

Muudatu ste

tegemine

3.5 ISO rakenduse administraator

Vii nende rollide osas, mida volitatud töötlejad ise ei halda, sisse vajalikud muudatused tulenevalt volitatud töötlejatelt saadud tagasisidele SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonnas.

15. veebruar

4. SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess Teavitam ine

4.1 Vastutav või volitatud töötleja

Teavita struktuuritoetuse registri kasutamisel tekkinud probleemist ISO rakenduse administraatorit telefoni või e-kirja teel (sfos@rt k.ee).

Jooksvalt

Pöördum ise regist

reerimine

4.2 ISO rakenduse administraator

või e-kirja teel kasutajalt laekunud palve SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise keskkonnas Registreeri telefonivajadusel (sh projekti andmete muutmise palved) ja märgi see pärast lahenduse saamist lahendatuks.

Jooksvalt

Pöördum ise lahen

damine

4.3 ISO rakenduse administraator

Lahenda teeninduspalve kuni 5 tööpäeva jooksul. Pikema lahendustähtaja korral teavita vastutavat või volitatud töötlejat edasistest tegevustest ja saada pöördujale teavitus, et viga on edastatud arendajale. Kui lahendamise käigus selgub, et tegemist

S.on süsteemi arendusvajadusega, registreeri arendusettepanek JIRA-s. Teavita pöördujat, kui viga on saanud lahenduse ulge teeninduspalve SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA-s alles pärast seda, kui viga on parandatud.

5 tp

4.4 ISO rakenduse administra ator

Kui palvega soovitakse teha muudatust projekti andmetes, mida ei ole võimalik muuta kasutajal endal rakenduse kaudu, kooskõlasta palve enne selle rahuldamist TAO vastava valdkonna ekspertidega. Kontrolljälg jääb SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonda.

Jooksvalt

4.5 TAO valdkonna ekspert Kui kasutaja pöördumine vajab pikemat lahendamist, siis koostöös TAO ärianalüütikutega võta teema lahendada ja teavita tulemusest ISO rakenduse administraatorit e-kirjaga. 

Jooksvalt

Lahendu se edastami ne

4.6 ISO rakenduse administraator

Edasta lahendus probleemi esitajale SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonnas. Jooksvalt

kenduskava/prioriteetse suuna/meetme kirjendamine ja selle muutmine registris ja uue 5. Ra meetme tegevuse kirjendamine ja selle muutmine registris Teabe edastami ne registris se sisestam iseks

5.1 RM RO/TAO Hinda struktuurivahendite andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva rakenduskavaga ning edasta teave ISO rakenduse administraatorile registrisse sisestamiseks. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Riigieelarveliste ja teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.

2 tp jooksul tööülesa nde saamise st

1.

1.

1.

Andmete kvaliteed i hindami ne

5.2 RM RO/TAO RKA-na /TAO RKÜ-na/TAO ärianalüütik

Meetme tegevuse avamiseks hinda RM RO struktuurivahendite meetmete tegevuste kohta esitatud andmete terviklikkust, arusaadavust, piisavust ja kooskõla kehtiva Vabariigi Valitsuse meetmete nimekirja, rakenduskava, toetuse andmise tingimuste ning EL määrustest tulenevate nõuetega, konsulteerides vajadusel RA/PO vastutava või volitatud töötlejaga. EMP ja Norra finantsmehhanismi osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKA-na. EŠK osas teostab vastavaid toiminguid TAO RKÜ-na. Teiste rahastusvahendite meetmete osas teostab vastavaid toiminguid vastutav TAO ärianalüütik.

Vastavalt vajaduse le

Registris andmete muutmine

5.3 ISO rakenduse administraator

Ava uus rakenduskava, prioriteetse suuna või meetmete konto või muuda olemasolevat kontot registris vastavalt edastatud teabele SFOS-i kasutajatoe pöördumiste haldamise JIRA keskkonnas.

Vooru avamiseks ja taotluste vastuvõtuks vajalike seadistuste ettevalmiste eest vastutab konkreetne RÜ, kes tugineb seadistamisel toetuse andmise tingimustele.

5 tp jooksul tööülesa nde saamise st

6. Administratsiooniülene SFOS andmekvaliteedi kontroll Andmek valiteedi kontrolli algatami ne

6.1 ISO andmeanalüütik Algata iga-aastaselt SV ja Norra/EMP administratsiooniülese andmekvaliteedi kontrollikohtade määramise ja analüüsimise tööüle .sanded

31. märts

Lähteüle sandeks sisendi kogumine

6.2 ISO andmeanalüütik Küsi lähteülesandesse sisendit valdkondade eest vastutajatelt (TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert, TAO valdkonna eksperdid ja RM RO nõunikud, Norra/EMP koordinaator).

Kontrolljälg jääb Sharepointi:

Sharepoint - Välisvahendid – SV_2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid - EMP-Norra 2014-2021 - TOIMIVUSANALÜÜS

Vastavalt ajakavale

Riskide kaardista mine

6.3 Valdkonna eest vastutaja Kaardista oma valdkonna andmeväljade riskid ja nendest . Sisendina kasuta toimivusanalüüsi kontrollide tulenev kontrollivajadus raames saadud infot. Edasta kontrollivajadus ISO andmeanalüütikule.

Vastavalt määratu d tähtajale

Sisendi koonda mine

6.4 ISO andmeanalüütik Koonda saadud sisend. Vajadusel koosta/telli kontrollide läbiviimiseks vajalikud kesksüsteemi aruanded. Analüüsi, mida saab RTK süsteemiüleselt kontrollida ja teosta koostöös ärianalüütikuga vastav andmekvaliteedi .kontroll

Kontrolljälg jääb Sharepointi:

Sharepointis - Välisvahendid – SV_2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet

Sharepoint - Välisvahendid - EMP-Norra 2014-2021 - TOIMIVUSANALÜÜS

Vastavalt ajakavale

6.5 ISO andmeanalüütik Kirjelda läbiviidavate kontrollide info dokumenti "SFOS andmekvaliteedi kontrolli läbiviimise juhis RÜ-dele" ning edasta RÜ-dele ja TAO ärianalüütikule ning Norra/EMP puhul ka PO-dele koos nimetatud dokumendiga SAP BO aruannetel põhinevad väljavõtted kontrollitavatest andmetest.

Kontrolljälg jääb Sharepointi:

Sharepoint - Välisvahendid – SV_2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid - EMP-Norra 2014-2021 - TOIMIVUSANALÜÜS

Juuli esimese nädala jooksul

Andmek valiteedi kontrolli mine

6.6 TAO ärianalüütik (RTK kontrolli teostaja)

Koordineeri ja vastuta RTK-siseselt punktis .8 toodud andmekvaliteedi kontrollitoimingute eest ja vajadusel edasta TRO/TAO 6 talituse juhile või kokkuleppel otse vastutavale RTK töötajale kontrolli teostamiseks . Edasta tuvastatud vead toimingu ülesanne eest vastutavale RTK töötajale korrigeerimiseks. Vajadusel saada andmete korrigeerimiseks palve ISO rakenduse administraatorile e-kirjaga. 

1. oktoober

6.7 TRO/TAO toimingu eest vastutav töötaja (järelevalve ekspert, projektikoordinaator, teenusekoordinaator/Norra /EMP koordinaator)

Teosta RTK konkreetsete andmete osas vajalik andmekvaliteedi kontroll ja/või vajadusel andmete korrigeerimine lähtudes TAO ärianalüütiku edastatud ülesandele. Kontrolljäljeks jäävad korrigeeritud andmed SFOS-s.

Vastavalt TAO ärianalüü tiku poolt antud

tähtajaks

6.8 TAO ärianalüütik Koosta RTK kontrollitoimingu kontroll-akti ja koonda kontrolli tähelepanekud. Kontrollakti lisadeks on tähelepanekuid ja kontrolljälge sisaldavad Exceli failid. Saada kontroll-akt koos lisadokumentidega kinnitamiseks TRO OJ-le. Kui Norra/EMP puhul kontrollitakse TAO vastutusvaldkonna tegevusi, siis TAO OJ-le.

okt oo ber

Kontrolli tulemuse kinnitami ne

6.9 TRO OJ/TAO OJ Tutvu RTK-s teostatud kontrollitoimingute dokumentidega, hinda vajadust jätkutegevusteks või tee ettepanek protsessi täiendamiseks. Kinnita kontrolltulemus.

  1. oktoober

Kontrollt ulemuse info edastami ne

6. 10

TAO ärianalüütik Edasta kinnitatud RTK kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel. okt

oo ber

Tähelepa nekutega tegelemi ne

6. 11

TAO ärianalüütik Jälgi ja taga RTK andmekvaliteedi kontrolli tähelepanekute õigeaegne täitmine. 1. november

RTK väline andmekv aliteedi kontroll

6. 12

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Teosta RÜ-s andmekvaliteedi kontrollid ning edasta kinnitatud kontrolltulemuse info (nii SV kui NORRA/EMP puhul) koos tähelepanekute ja kontrolljälge sisaldavate Exceli failidega ISO andmeanalüütikule e-kirja teel. okt

oo ber

6. 13

RÜ volitatud töötleja (RTK väline)

Paranda andmed (vajadusel ISO rakenduse administraatori abil). Saada info parandatud andmete kohta ISO andmeanalüütikule e-kirjaga. 

1. november

Kontrolli de teostami se juhenda mine

6. 14

ISO andmeanalüütik Juhenda vajadusel volitatud töötlejaid (sh TAO ärianalüütikut), veendu administratsioonis tehtavate kontrollide läbiviimise ja andmete parandamise tähtaegsuses. Koonda kontrolli terviktulemused ning esita need valdkondade eest vastutajatele.

Kontrolljälg jääb Sharepointi:

Sharepoint - Välisvahendid – SV_2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet/ Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid - EMP-Norra 2014-2021 - TOIMIVUSANALÜÜS

Jooksvalt

Andmek valiteedi kontrolli tulemust e analüüs

6. 15

Valdkonna eest vastutaja Analüüsi administratsioonis läbiviidud andmekvaliteedi kontrolli tulemusi oma valdkonnas, kasuta saadud infot sisendina toimivusanalüüsis. Vajadusel algata tööprotsesside või infosüsteemi andmete kogumise väljade edastades selleks info muutmine TAO ärianalüütikule.

Vastavalt vajaduse le

Tagasisi destamine

6. 16

ISO andmeanalüütik Koostöös valdkonna eest vastutajaga hinda vajadust anda RÜ-dele/PO-dele tagasisidet andmekvaliteedi kontrolli koondtulemuse kohta.

Kontrolljälg jääb Sharepointi:

Sharepoint - Välisvahendid – SV_2014-2020 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid – SV 2021-2027 – Järelevalve – SFOS andmekvaliteet Sharepoint - Välisvahendid - EMP-Norra 2014-2021 - TOIMIVUSANALÜÜS

Vastavalt vajaduse le

2.3.17. Infosüsteemide arenduse protsess

Protsessiga reguleeritakse SFOS muudatuste ja väiksemate arendustööde algatamist, teostust, üleandmist ning tarkvara uuendamist toodangu .keskkonnas

Suuremate SFOS arenduste puhul lähtutakse Rahandusministeeriumi valitsemisalas kehtivast asutuse ja RMIT-i vaheline IT teenuste arendamise põhimõtetest.

Link:  https://confluence.rmit.ee/pages/viewpage.action?pageId=150396521

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrol ljälg

1. SFOS-i arendusvajaduste algatamine    

1.1 Algataja Esitab SFOS-i kasutajatoele muudatus- või arendusettepaneku kokku lepitud vormil e-kirjaga. Vastav vorm ([email protected]), on avalikustatud RTK kodulehel.

Jooksv alt

SFOS-i kasutaja toe pöördu miste haldami se keskkond

1.2 SFOS kasutajatugi (ISO rakenduse administraator)

Lisab arendusettepaneku TAO ärianalüütikute poolt peetavasse elektroonilisse ettepanekute nimistusse JIRA-s. Arendusettepanekud võivad olla nimistusse lisatud ka TAO ärianalüütikute, ISO SFOSi projektijuhi või RMIT poolt.

Jooksv alt

JIRA

1.3 TAO ärianalüütik Jälgib jooksvalt esitatud arendusettepanekuid ja valmistab tehniliselt ette arendusettepaneku hindamise koosoleku. Jooksv alt

JIRA

1.4 Arendusettepane kute hindamiskomisjo n (TAO toetuste infosüsteemi tootejuht ja TAO ärianalüütikud)

Hindab nimistusse lisatud arendusettepanekuid ühtse hindamismetoodika alusel. Kui hindamisel selgub vajadus arendusettepaneku täpsustamiseks, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik.

Kui hindamise tulemusel ettepanek ei ületanud hindamismetoodikas kehtestatud lävendit, ei ole infosüsteemis määravatel põhjustel realiseeritav või on juba lahendatav/lahendamisel, määratakse ettepaneku esitajaga kontakteerumiseks vastav isik. Hindamistulemus skoorina fikseeritakse JIRA tööülesandes.

Jooksv alt, üldjuhul vähema lt 1 kord 2 nädala jooksul

JIRA

1.5 Hindamisel määratud isik

Kui hindamisel tekib vajadus, siis küsib ettepaneku algatajalt täpsustusi. Täpsustuste järel rakendub eelnev punkt. Üldjuhul enne järgmist hindami se koosole kut

JIRA

1.6 Hindamisel määratud isik

Kui hindamise tulemusel ei ole ettepanek infosüsteemis realiseeritav või ei vaja arendust, siis informeerib sellest algatajat.

Kui arendusvajadus on juba infosüsteemis lahendatav, toob vastuskirjas välja vastava lahenduse. Sulgeb tööülesande JIRA- s.

Üldjuhul 2 nädala jooksul ettepan eku hindami sest

JIRA

1.7 TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Kui hindamisel hinnati, et arendusettepanek on infosüsteemis realiseeritav, siis määrab JIRA-s ettepaneku eest vastutava ärianalüütiku.

5 tp jooksul hindami sest

JIRA

1.8 TAO ärianalüütik Võtab temale suunatud ettepaneku analüüsi. Täpsustab ettepaneku sisu, vajadust, konsulteerib ettepaneku algatajaga, teiste võimalike kasusaajatega, vajadusel konsulteerib TAO vastava valdkonna eksperdiga, RM RO ja ISO SFOSi projektijuhiga. Koostab temale suunatud infosüsteemis realiseeritavaks hinnatud ettepaneku kohta arenduste lähteülesande ja lisab selle JIRA tööülesandesse. Suunab arendusettepaneku hinnastamisele ISO SFOS projektijuhile. Kui analüüsi käigus on täpsustunud hindamise aluseks olnud aspektid, mis mõjutaksid hindamisel skoori, viib ettepaneku edasise protsessi konsensuslikuks otsustamiseks hindamise koosolekule.

Jooksv alt

JIRA

Protsessiomanik

Punkti 1 " SFOS-i arendusvajaduste algatamine " protsessiomanik – TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Punkti 2 "SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine" protsessiomanik  – ISO projektijuht

N u m b er

Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

2. SFOS-i tarkvara muudatuste elluviimine

2.1 ISO SFOS projektijuht Tekitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhi poolt analüüsitud ja arendamisettepanekuteks mõeldud töödest nimekirja teostaja projektijuhile mahtude hindamiseks.

Jooksvalt JIRA

2.2 Teostaja projektijuht Annab töödele orienteeruvad mahuhinnangud. Üldjuhul 2 nädalat JIRA

2.3 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile otsustamiseks, kas antud mahuhinnangute juures arendus realiseerida või mitte.

Jooksvalt Jira/E-kiri

2.4 TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Otsustab olemasoleva info põhjal, kas arendus realiseerida või mitte. Vajadusel konsulteerib ISO SFOS projektijuhiga ja TAO ärianalüütikutega. Teavitab otsusest ISO SFOS projekti tootejuhti.

Jooksvalt Jira

2.5 ISO SFOS projektijuht Esitab TAO toetuste infosüsteemi tootejuhile prioriseerimiseks kõigi (varasemalt otsuse saanud ja hindamisel otsustatud) positiivsete arendusotsuse saanud tööde nimekirja prioriseerimiseks.

Jooksvalt E-kiri

2.6 TAO toetuste infosüsteemi tootejuht

Prioriseerib arendusotsuste nimekirjas olevad arendused ja annab esitab tulemused ISO SFOS projektijuhile.

Jooksvalt E-kiri

2.7 ISO SFOS projektijuht Teavitab arendusotsustest teostaja projektijuhti ning lepib kokku arenduste tähtajad. Võimalusel suunab teostajale tööd hindamisel selgunud prioriteetsuse järjekorras.

Jooksvalt JIRA

2.8 Teostaja projektijuht Esitab e-kirja teel kokkulepitud realiseerimisele kuuluvate tööde kohta allkirjastatud pakkumuse hankelepinguna (vormistatuna lepingu lisana) RMIT tooteomanikule.

Jooksvalt Digidoc formaadis fail

2.9 RMIT IT tooteomanik Korraldab RMIT direktori poolt hankelepingu allkirjastamise. Jooksvalt Livelink

2. 10

Teostaja projektijuht Tekitab projektihaldustarkvaras seosed realiseerimisele kuuluvate tööülesannete ja arendustsükli vahel.

Jooksvalt JIRA

2. 11

ISO SFOS projektijuht Annab e-kirja teel (viitega RTK kodulehele) kasutajatele ülevaate arendus töödest ja eeldatavatest valmimise tähtaegadest.

Hiljemalt korra kvartalis

RTK koduleht / e-kiri

2. 12

Teostaja projektijuht Korraldab teostuse ja dokumentatsiooni koostamise vastavalt lepinguga kinnitatud projekti teostamise kodukorrale.

Vastavalt lepingule JIRA / Confluence

2. 13

Teostaja arendusmeeskond

Teostab tööülesannete detailanalüüsi ja arenduse vastavalt etteantud nõuetele. Tööülesannete teostamisega paralleelselt koostab vajaliku dokumentatsiooni.

Vastavalt lepingule JIRA / Confluence

2. 14

ISO SFOS projektijuht/ RMIT IT tooteomanik

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile.

2 nädala jooksult peale dokumentatsiooni üle andmist

E-kiri

2. 15

ISO SFOS projektijuht Esitab RMIT-ile palve testversiooni uuendamiseks. Vastavalt kokkuleppele

Testversiooni uuendus korraldatud

2. 16

RMIT rakenduse administraator (DevOp

insener)s

Uuendab testversiooni. Vastavalt kokkuleppele

Testversioon uuendatud

2. 17

RMIT rakenduse administraator (DevOp

insener)s

Juhul kui uuendamine ei õnnestu, ennistab eelmise testversiooni ( ) ja Rollback informeerib sellest RMIT IT tooteomanikku ning ISO SFOS projektijuhti.

Koheselt Eelmine testversioon ennistatud

2. 18

RMIT IT tooteomanik Keskkonna uuenduse ebaõnnestumise korral informeerib teostaja projektijuhti, kes korraldab veaparanduse.

Koheselt E-kiri

2. 19

ISO SFOS projektijuht Korraldab koostöös ISO rakenduse administraatoriga testversiooni testimise, kaasates vajadusel TAO ärianalüütikud.

Koheselt JIRA / Confluence

2. 20

TAO ärianalüütik Testib tarkvara ja lisab tulemused projektihaldustarkvarasse. Teavitab testimise tulemustest ISO rakenduse administraatorit.

Vastavalt lepingule JIRA

2. 21

ISO rakenduse administraator

Testib tarkvara. Registreerib kõik (ka TAO ärianalüütikult saadud) testimise tulemused projektihaldustarkvarasse.

Vastavalt lepingule JIRA

2. 22

ISO rakenduse administraator

Teavitab 'i kaudu testimise lõpetamisest ISO SFOS projektijuhti. Teeb Skype lühikokkuvõtte testimise tulemustest.

Koheselt Skype teavitus

2. 23

ISO SFOSi projektijuht Korraldab vigade paranduse, edastades kokkuvõtte viitega JIRA-le teostaja projektijuhile.

Koheselt JIRA

2. 24

Teostaja projektijuht Korraldab leitud vigade parandamise vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale. Koheselt Vead parandatud

2. 25

Teostaja projektijuht Positiivsete testimistulemuste korral komplekteerib RMIT-ile tarkvara üleandmiseks vajaliku dokumentatsiooni.

Koheselt JIRA / Confluence

2. 26

ISO SFOSi projektijuht Kooskõlastab teostaja projektijuhiga toodangukeskkonda viidava arendustsükli (versiooni) sisu koos tähtajaga.

Koheselt JIRA

2. 27

RMIT IT tooteomanik Korraldab vastavalt ISO projektijuhi palvele versiooni uuenduse aja toodangukeskkonnas.

Vastavalt kokkuleppele

Versiooni uuendus korraldatud

2. 28

ISO SFOSi projektijuht Teeb e-kirja  teel teavituse süsteemi kasutajatele. Teavitab uuenduse ajast ja annab ülevaate muudatuste sisust.

Enne i uuendustLIVE' E-kiri

2. 29

Teostaja projektijuht Korraldab versiooni ja andmebaasi uuenduse ning installeerimisjuhendid vastavalt lepinguga kinnitatud kodukorrale.

Vastavalt lepingule Confluence

2. 30

ISO SFOSi projektijuht/ RMIT IT tooteomanik

Juhul kui dokumentatsioon ei vasta nõuetele, edastab kommentaarid teostaja projektijuhile.

Koheselt E-kiri

2. 31

RMIT IT tooteomanik Korraldab versiooni uuendamise toodangukeskkonnas. Vastavalt kokkuleppele

Versiooni uuendamine korraldatud

2. 32

RMIT Uuendavad ja toodangu keskkonnas rakenduse versiooni.PRELIVE PRELIVE hiljemalt 1 päev enne ’iLIVE

Rakenduse versioon uuendatud ja PRELIVE toodangu keskkonnas

2. 33

RMIT Juhul, kui uuendamine ei õnnestu, ennistavad eelmise rakenduse versiooni (Rollback ) ja informeerivad sellest RMIT IT tooteomanikku.

Koheselt Eelmise rakenduse versioon ennistatud

2. 34

RMIT IT tooteomanik Korraldab vajadusel teostajaga veaparanduse. Koheselt Vead parandatud

2. 35

RMIT insener DevOps ja ISO rakenduse administraator

Veenduvad, et uuendus on toodangukeskkonnas jõustunud. Koheselt Uuendus toodangu- keskkonnas jõustunud

2. 36

Teostaja projektijuht Esitab allkirjastatuna kooskõlastatud tööde üleandmise-vastuvõtu akti. Koheselt Digidoc formaadis fail

2. 37

RMIT IT tooteomanik Korraldab tööde üleandmise-vastuvõtu akti allkirjastamise RMITi direktori poolt. Koheselt Livelink

2. 38

Teostaja projektijuht Koostab ja esitab akti alusel vastuvõetud tööde eest e-arve. Koheselt Fitek

2.3.18. Euroopa Komisjoni SFC infovahetussüsteemi haldamise protsess

kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida EK struktuurivahendeid puudutava aruandluse SFC infovahetussüsteemi kasutajakontode Protsess  haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist.

Info ja süsteemide lingid SFC süsteemide kohta leiab aadressidelt ja .http://ec.europa.eu/sfc/2014/ https://ec.europa.eu/sfc/en/2021

Antud protsess ei kohaldu RE/kliima meetmetele, RKA-le ja RKÜ-le.

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SFC infovahetussüsteemi haldaja ja asehaldaja määramine

1.1 TAO juhataja Määrab infovahetussüsteemi haldaja (edaspidi ) ja asehaldaja. SFC SFC vastutav haldaja Vastav alt vajadus ele

Haldaja/ asehaldaja määratud SFC2014-s/

SFC2021-s

1.2 ISO andmeanalüütik (edaspidi SFC

)vastutav haldaja

Edastab e-kirja teel SFC2014/SFC2021 EK kasutajatoele (koopia Eesti Alaline Esindus) SFC vastutava haldaja ja asehaldaja järgmise info:

First Name: Last Name: Gender (Male/Female): Preferred Language (English or MS language): Institution's name: Address: E-kiri: Telephone (direct line): Fax: Function: Indicate if the Liaison Officer is a Deputy or not: If the Liaison Officer is NOT a Deputy, please indicate the MSL predecessor: If the Liaison Officer is a Deputy, please indicate the corresponding MSL: Indicate the concerned SFC2014 EU Fund(s): ECAS-uid (if existent):

Jooksv alt

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

1.3 SFC EK kasutajatugi Loob SFC vastutavale haldajale ja asehaldajale kasutajakontod ning informeerib neid nende ülesannetest.

Jooksv alt

Kasutajakontod loodud

2. infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsessSFC

2.1 SFC vastutav haldaja Loob, muudab või sulgeb vastavalt KA-lt, AA-lt laekunud palvetele SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutajakontod.

Kasutajakonto loomise ja muutmise palve esitatakse e-kirja teel KA poolt välja töötatud vormil /sulgemise palve vabas vormis üldjuhul õigusi taotleva isiku vahetu juhi poolt. Kirjavahetus säilitatakse elektroonselt.

Vastav alt vajadus ele

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>

SV 2014-20>SFC2014; Sharepoint

Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.2 SFC vastutav haldaja Saadab läbi SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi ( ) EK-le Utilities-> Access Requests-> Add uute kasutajakontode taotlused, olemasolevate kontode muutmise taotlused või kontode sulgemistaotlused.

2 tp SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

2.3 SFC EK kasutajatugi Loob kasutajakonto ning edastab kasutajatunnused kasutajale e-kirjaga. Kasutajakonto muutmise või sulgemise soovi korral muudab või sulgeb kasutajakonto.

Jooksv alt

Kasutaja-kontod loodud /suletud; E-kiri

2.4 SFC vastutav haldaja Teavitab süsteemi kasutajaid kasutusjuhenditest ja kohustusest säilitada süsteemi turvalisus. Jooksv alt

E-kiri

2.5 SFC vastutav haldaja Teavitab EK-d koheselt kahtlastest toimingutest, mis võivad ohustada süsteemi turvalisust. Kohese lt

E-kiri

2.6 SFC vastutav haldaja Viib poolaastale järgneva teise kuu lõpuks läbi kasutajate inventuuri, saates kasutajate info ülevaatamiseks üldjuhul volitatud isikute juhtidele. Kui õigused vajavad muutmist, saadab EK-le läbi süsteemi vastavad muudatused.

Inventuuri tulemused säilitatakse elektroonselt.

2 korda aastas

SFC andmebaas / Sharepoint Välisvahendid>SV_20 14- 20>SFC2014;

Sharepoint Välisvahendid>SV2021+>SF C2021

3.  infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsessSFC

Protsessiomanik

ISO andmeanalüütik

3.1 SFC vastutav haldaja või kasutajakonto omanik

Teavitab SFC2014/SFC2021 infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest SFC EK kasutajatuge e-kirja teel.

Kohese lt

E-kiri

3.2 SFC EK kasutajatugi Lahendab teeninduspalve. Jooksv alt

Teeninduspalve lahendatud

3.3 SFC vastutav haldaja Juhul kui kasutajakonto omanik kasutab probleemi EK-le edastamiseks KA SFC2014/SFC2021 vastutavat haldajat, edastab EK lahenduse probleemi esitajale.

Jooksv alt

Lahendus edastatud probleemi esitajale

2.3.19. Elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE haldamise protsess

Protsess kirjeldab tegevusi, mille eesmärgiks on reguleerida Norra/EMP finantsmehhanismide elektroonilise infovahetussüsteemi GRACE kasutajakontode haldust ja süsteemi kasutamisel tekkivate probleemide menetlemist. Süsteemi GRACE saab sisse logida aadressilt https://grace.eeagrants.org/

Antud protsessipunkt kohaldub Norra_EMP programmile ja ei kohaldu teistele TPK toetusskeemidele.2014-2021 

Nr Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1.GRACE infovahetussüsteemi uue kasutajakonto loomise, olemasoleva konto muutmise või sulgemise protsess

1.1 Norra/EMP koordinaator

Edastab FMO-le ja GRACE kasutajatoele ( ) e-kirja teel palve luua kasutajakontod [email protected] vastavalt PO/RÜ, AA, IA, SA ja RM RO (Grace kasutaja) poolt edastatud esmasele palvele.

Edaspidi saab GRACE kasutajakonto omanik edastada läbi GRACE süsteemi palve oma asutuse töötajate kasutajakontode avamiseks/ muutmiseks/ sulgemiseks.

Norra/EMP koordinaator kontrollib GRACE kontaktide nimekirja 1x kvartalis. Kui nimekiri vajab korrigeerimist, siis teavitab sellest vastava asutuse põhikontakti ja annab tähtaja (esimesel võimalusel, maksimaalselt 5 tööpäeva) muutmiseks.

Vastava lt vajadus ele

e-kiri Graces/

JIRAs

1.2 GRACE kasutajatugi

Loob, muudab või sulgeb vastavalt RKA-lt e-kirja teel laekunud palvetele või GRACE süsteemi kaudu edastatud palvetele kasutajakontod.

Vastava lt vajadus ele

Kasutajakontod loodud, muudetud või suletud; Grace

2.GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehniliste tõrgete menetlemise protsess

2.1 Norra/EMP koordinaator/ GRACE kasutaja

Teavitab GRACE infovahetussüsteemi kasutamisel tekkinud tehnilisest tõrkest GRACE kasutajatuge (grace. ) e-kirja [email protected]

Vastava lt vajadus ele

e-kiri

2.2 GRACE kasutajatugi

Lahendab teeninduspalve. Vastava lt vajadus ele

Grace

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse teenuse arendamise ekspert 

2.3.20 Aruandlus (sh TA aruandlus) Šveitsi-Eesti Koostööprogrammi tasandil

EŠK-i toetusmeetme aastaaruande, ja EŠK programmi tasandil Protsessipunkti eesmärgiks on kirjeldada RKÜ poolt toetusmeetme lõpparuande aastaaruande ning koostööprogrammi lõpparuande koostamist ja kinnitamist ning TA aruandlust EŠK-is. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 3.11 RKÜ esitab EŠK aastaaruande Šveitsi toetuste büroole hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30. aprillil. EŠK-i aastaaruande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormile ning seda arutatakse ja see kinnitatakse RKÜ poolt korraldatud EŠK programmi aastakoosolekul. Kuue kuu jooksul pärast seda, kui Šveits on raamkokkuleppe alusel teinud Eestile viimase väljamakse, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi, RKÜ esitab Šveitsi toetuste büroole EŠK-i lõpparuande ja toetuse kasutamist käsitleva lõpliku finantsaruande, mis põhineb toetusmeetmete audititel. EŠK koostööprogrammi lõpparuande ülesehitus ja sisu peavad vastama Šveitsi esitatud vormil. Vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 5.4 RKÜ esitab TA kohta kord aastas, hiljemalt oktoobri lõpuks, Šveitsi toetuste büroole arutamiseks ja kinnitamiseks üksikasjaliku aastaplaani ja järgmise aasta eelarve. Esimesel aastal esitatakse see ühe kuu jooksul pärast TA lepingule alla kirjutamist. Erandina artiklist 4.13 ei esitata TA kohta aastaaruannet. RKÜ esitab TA lõpparuande, järgides EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud vormingut ja see tuleb esitada RKÜ-l Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppemist.

Jrk. nr.

Vastutaja Tegevus Tähtaeg Kontrolljälg

1.-EŠK toetusmeetme aastaaruande/ inelõpparuande koostam

1.1 PO Koostab toetusmeetme aastaaruande/ vastavalt Šveitsi toetuste büroo EŠK lõpparuande poolt ette antud vormile ja esitab RKÜ-le.

PO esitab igal aastal aasta lõpu 31.12 seisuga toetusmee tme aastaaruande hiljemalt üks nädal enne toetusmeetme aastaaruande Šveitsi toetuste büroole esitamise 

/PO esitab tähtaega toetusmeetme lõpparuande hiljemalt 31.08.2028. 

Kiri DHS-is

1.2 DHO Registreerib aastaaruande DHS-s ja edastab täitmiseks EŠK toetusmeetme /lõpparuande RKÜ programmi eksperdile.

tp jooksul1 EŠK toetusmeetme aruanneaasta /lõpparu DHS-sanne

1.3 RKÜ programmi ekspert Kontrollib toetusmeetme aastaaruannet/ a vaatab, kas aruanne sisuliselt lõpparuannet j vastavalt büroo poolt antud vormile. Puuduste korral palub PO-l Šveitsi toetuste  puudused aruandest kõrvaldada e-kirja teel. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Koostab inglisekeelse kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande/ esitamiseks Šveitsi toetuste büroole DHS-s.lõpparuande

tp3 E-kiri; kaaskiri koos EŠK toetusmeetme aruandega DHS-s

1.4  RKÜ juht Allkirjastab kaaskirja DHS-s EŠK toetusmeetme aastaaruande esitamiseks /lõpparuande Šveitsi toetuste büroole.

tp1 Allkirjastatud kaaskiri  EŠK toetusmeetme aa staaruande /lõpparuande

Šveitsi esitamiseks toetuste büroole DHS- s

1.5 RKÜ programmi ekspert Salvestab digikonteinerist välja EŠK toetusmeetme aastaaruande/lõpparuande kaaskirja ja EŠK toetusmeetme aastaaruande/lõpparuande koos lisadega, lisab PO ja RKÜ juhi digiallkirjade kinnituslehed, aastaaruande/lõpparuande ja selle lisad kas Wordis või Excelis ning edastab Šveitsi toetuste büroole DHS-i kaudu.

HS-i kaudu teadmiseks TAO piiriülese koostöö Saadab aastaaruande/lõpparuande D programmide korraldamise talituse TJ-le/TAO OJ-le.

Hiljemalt 31.03 igal aastal kuni 31.03.2028/lõpparuanne hiljemalt 31.08.2028.

Kiri DHS-is

2. EŠK programmi tasandil aastaaruande ja lõpparuande koostamine

2.1 RKÜ programmi ekspert Laeb üles EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vormi OneDrive/Sharepointi (sh finantsaruande osa) ja saadab vajadusel JIRA taski kaudu tööülesande aastaaruande koostamisse kaasatud osapooltele RTK TAO-s ja TRO-s ning TMO-s. Saadab vajadusel OneDrive/Sharepointi lingi PO-dele ja Auditeerivale Asutusele aastaruande/lõpparuande vormi täitmiseks.  Märgib vormi sisukorra punktide juurde vastutajad.

Aastaaruande vormi hiljemalt 5.01 igal aastal kuni 2028 aastani); Lõpparuande vormi  15.01.2029.

EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vorm OneDrives /Sharepointis ; JIRA task; E-kiri PO-dele

2.2 TAO/TRO/TMO/PO/

Auditeeriv Asutus

Täidavad EŠK-i aastaaruande/lõpparuande vormi OneDrive`s/Sharepointis. TAO/TRO /TMO märgivad vastava teavituse tööülesande täitmise kohta JIRA taski juurde EŠK programmi eksperdile. PO saadab teavituse tööülesande täitmise kohta e-kirjaga EŠK programmi eksperdile.

10 tp Täidetud EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande vorm OneDrives /Sharepointis; JIRA kanne; E-kiri

2.3 EŠK programmi ekspert Kontrollib üle, kas kõik vajalikud osapooled on andnud sisendi EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse. Puuduste korral saadab parandusettepanekud aruande koostajatele ja menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.2.

2 tp jooksul pärast vormi täitmise tähtaja saabumist

JIRA kanne; E-kiri

Protsessiomanik

TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse programmi ekspert

2.5 EŠK programmi ekspert Korraldab  EŠK-i aastaaruandesse/ lõpparuandesse parandusettepanekute sisseviimise ja vormistab EŠK-i aastaruande/lõpparuande eelnõu võttes arvesse Šveitsiga kokku lepitud põhimõtteid.

EŠK-i aastaaruande menetlus jätkub vastavalt punktile 3 ja EŠK-i lõpparuande menetlus jätkub vastavalt punktile 4.

EŠK-i aastaaruanne esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 30.04

EŠK-i aastaaruande/ lõpparuande eelnõu salvestatud Sharepointis

 2.6 EŠK programmi ekspert Saadab DHS-i kaudu EŠK-i aastaaruande allkirjastamiseks RKÜ juhile.    

 2.7 EŠK programmi ekspert Kui RKÜ juht on EŠK-i aastaaruande DHS-is allkirjastanud, salvestab digikonteinerist välja EŠK aastaaruande kaaskirja ja EŠK aastaaruande koos lisadega pdf-is, lisab RKÜ juhi digiallkirja kinnituslehe, aastaaruande ja selle lisad kas Wordis või Excelis ja edastab Šveitsi toetuste büroole DHS-i kaudu.

Saadab aastaaruande DHS-i kaudu teadmiseks TAO piiriülese koostöö programmide korraldamise talituse TJ-le/TAO OJ-le ning e-kirjaga RM-i RO-le.

Hiljemalt 30.04 EŠK aastaaruanne koos lisadega DHS-is

3. EŠK-i aastaaruande kinnitamine ja esitamine Šveitsi toetuste büroole

3.1 EŠK programmi ekspert Edastab e-kirjaga EŠK-i aastaaruande koos koosoleku päevakorra ja muude koosoleku töödokumentidega aastakoosolekul osalejatele Eestist. 

Edastab e-kirjaga koosoleku päevakorra ja muud koosoleku töödokumendid Šveitsi toetuste büroole.

15 tp enne aastakoosolekut; hiljemalt aruandeperioodile järgneva aasta 30. aprillil.

E-kiri koos koosoleku kutse, päevakorra, EŠK programmi aastaaruandega jm koosoleku töödokumentidega salvestatud Sharepointi 

3.2 Eesti esindaja ja Šveitsi esindaja

Arutavad EŠK-i aastaaruannet ja kinnitavad selle aastakoosolekul. Viimase aastaaruande kinnitamise aastakoosolekul lepivad kokku ka EŠK-i lõpparuande sisu ja vormistamise nõuded.

Aastakoosoleku toimumise päeval

Aastakoosolekul kinnitatud EŠK-i aastaaruanne salvestatud Sharepointi

3.3 EŠK programmi ekspert Korraldab kinnitatud EŠK-i aastaaruande registreerimise DHS-s. Koostab aastakoosoleku otsuste protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja esitab selle Šveitsi toetuste büroole ning vajadusel teistele aastakoosolekul osalenud osapooltele kommenteerimiseks.

3 tp jooksul pärast aastakoosolekut

Kinnitatud EŠK programmi aastaaruanne DHS-s; E-kiri 

3.4 Šveitsi toetuste büroo/teised osapooled

Kommenteerivad protokolli eelnõu EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja teevad vajadusel parandusettepanekuid.

10 tp jooksul E-kiri

3.5 EŠK programmi ekspert Vormistab  lõpliku protokolli EŠK programmi aastaaruande kinnitamise kohta ja korraldab protokolli registreerimise DHS-s. Saadab protokolli Šveitsi toetuste büroole ja aastakoosolekul osalenud osapooltele teadmiseks.

Hiljemalt 15 tp jooksul pärast aastakoosolekut

Aastaaruande kinnitamise protokoll DHS-s; E-kiri

. 4 EŠK-i lõpparuande esitamine Šveitsi toetuste büroole

4.1 EŠK programmi ekspert EŠK-i lõpparuande koos finantsaruande osaga esitab Šveitsi toetuste büroole.                                  

6 kuu jooksul pärast Šveitsi viimast EŠK-i väljamakset, kuid mitte hiljem kui 6 kuud pärast EŠK raamkokkuleppe artikli 4 lõikes 3 määratletud kulude abikõlblikkuse perioodi.

E-kiri registreeritud DHS-s

4.2 Šveitsi toetuste büroo Kontrollib, kas EŠK-i lõpparuanne (sh. finantsaruanne) vastab nõuetele ja nõuetele vastavuse korral väljastab sellekohase kinnituskirja.

Hiljemalt 2 kuud pärast lõpparuande kättesaamise kuupäeva, väljastades asjakohase kinnistuskirja.

Šveitsi kinnituskiri registreeritud DHS-s

prograja Sharepointis mmi kaustas

5. Tehnilise abi aruandlus EŠK-is

RKÜ esitab EŠK-i tehnilise abi (TA) lõpparuande (ingl. k ) EŠK regulatsiooni artiklis 4.14 sätestatud Šveitsi poolt esitatud vormi järgi. TA lõpparuandes TA Support Measure Completion Report võrreldakse toetusmeetme kogu rakendamise perioodi tegelikke ja kavandatud tulemusi ning kulusid. RKÜ ei esita TA kohta aastaaruannet.

5.1 EŠK programmi ekspert Laeb üles EŠK-i TA lõpparuande vormi OneDrive/Sharepointi, eeltäidab selle vormi üldosa ja saadab JIRA taski kaudu tööülesande TA lõpparuande koostamisse kaasatud TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale/järelevalve eksperdile/TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ-le/TRO teenusekoordinaatorile/TMO OJ-le. Saadab vajadusel OneDrive`i/Sharepointi lingi PO-dele vormi täitmiseks.  Märgib OneDrive`s/Sharepointis

lõpparuande vormi sisukorra punktide juurde vastutajad.TA

Hiljemalt 2 nädalat pärast TA toetusmeetme lõppu

TA lõpparuande vorm OneDrives /Sharepointis; E-kiri

5.2 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja/ TAO järelevalve ekspert/ TRO tööturu ja hoolekande talituse TJ/TRO teenusekoordinaator /TMO OJ/ PO/ jt kaasatud osapooled

Täidavad TA lõpparuande vorm OneDrives/Sharepointis. 10 tp Täidetud TA lõpparuande vorm  OneDrives /Sharepointis; E-kiri

5.3 EŠK programmi ekspert Kontrollib, kas TA lõpparuanne vorm on täidetud vastavalt nõuetele. Koostab TA lõpparuande eelnõu ja saadab kommenteerimiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale.

Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.2.

2 tp E-kiri

5.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks järelevalve eksperdile. 2 tp E-kiri

5.5 TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse ekspert

Kooskõlastab TA lõpparuande eelnõu. Puuduste korral saadab parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

10 tp E-kiri

5.6 EŠK programmi ekspert Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO OJ-le. 2 tp E-kiri

5.7 TMO OJ Edastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks TMO finantsspetsialistile.

2 tp E-kiri

5.8 TMO finantsspetsialist Kooskõlastab TA toetusmeetme lõpparuande eelnõu ja saadab kooskõlastuse EŠK programmi eksperdile. Puuduste korral edastab parandusettepanekud EŠK programmi eksperdile ja menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

10 tp E-kiri

5.9 EŠK programmi ekspert Edastab TA lõpparuande eelnõu kooskõlastamiseks RM RO-le. 2 tp E-kiri

5.10 RM RO Kommenteerib TA lõpparuande eelnõu ja esitab kooskõlastuse EŠK programmi eksperdile. Puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 5 alapunktile 5.3.

20 tp E-kiri

5.11 EŠK programmi ekspert Vormistab TA lõpparuande lõppversiooni ja esitab Šveitsi toetuste büroole. TA lõpparuanne peab Šveitsi toetuste büroole laekuma hiljemalt 6 kuud pärast TA toetusmeetme lõppu

E-kiri koos TA lõpparuandega registreeritud DHS-s

3. TOETUSTE RAKENDAMISE OSA Tööprotsesside kirjeldustes on antud menetlustähtajad, mis võivad olla täpsustatud toetuse andmise tingimustes. Juhul kui menetlusse võetud dokumendis on puudusi või ilmneb vajadus küsida täiendavaid dokumente või teavet, pikeneb tööprotsessis kirjeldatud toimingu teostamise tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks või dokumentide või teabe esitamiseks kulunud aja võrra. Põhjendatud juhul võib kontrollimise aega pikendada, teavitades sellest, kui asjakohane, toetuse taotlejat/TS-t. Kui tööprotsess on RTK-sisene, siis ei ole vaja TS-t teavitada. RTK-s teostatakse taustakontroll vähemalt aastas korra taotluste menetlejate ja taotluse suhtes otsuse tegijate, samuti MT-te menetlejatele ning hankeekspertidele ja järelevalveametnikele ning ekspertidele, kes on seotud projektide rakendamisega. Taotluse menetleja ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse

alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 2172 või 280 alusel ning kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud.

Tööprotsessides kontrolltoiminguid teostav isik kinnitab oma erapooletust ja sõltumatust, sh et tema puhul ei esine haldusmenetlusest taandamise asjaolusid (HMS § 10) kas:

kontroll-lehel või muul asjakohasel dokumendil (digi)allkirjaga või tööülesande lõpetamisega infosüsteemis, sh asjakohase menetlusdokumendi (nt kontroll-leht) kinnitamise ja/või üleslaadimisega. Infosüsteemi jääb jälg toimingu teostajast ja toimingu teostamise ajast.

Huvide konflikti olukorras või selle ohu tekkimisel, kui isik ei saa oma erapooletust ja sõltumatust kinnitada, siis teavitab ta sellest viivitamatult oma otsest juhti ja taandab end menetlusprotsessist.

Vastavalt TRO talituse sisesele töökorraldusele võib projektikoordinaator täita teenusekoordinaatori ülesandeid. TJ määratud isik saab tööülesande TJ suulise või kirjaliku teavitusega. Kui asjakohane, võib vastavalt talituse töökorraldusele TJ rolli täita talituse juhataja asetäitja, v.a erivolituste korral, mis tulenevad asutusesisesest käskkirjast.

Kontrolltoimingute tegemisel kasutatakse vastavalt kinnitatud vorme ja metoodikaid, mis on viidatud töökorra punktis 1.2.5 Korrale lisanduvad dokumendid või vastavalt toetusskeemi spetsiifikat arvestades loodud vormile, mis kinnitatakse töökorra protsessipunkti alapunkti3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine  s 1. nimetatud korras.15 [1]

RÜ peab ÜSM_2021 artikkel 9 alusel perioodil 2021-2027 toetuste rakendamisel järgima „Ei-kahjusta oluliselt“ põhimõtet lähtuvalt EK antud valdkonna juhistest.

Sihtasutuste Innove ja Archimedes rakendatavate toetusmeetmete liitumisel RTK-ga on lubatud 01.04.2020 liitumise hetkel pooleli olnud [1] kontrollitoimingud lõpetada sihtasutustes loodud ja kinnitatud vormidel.

3.1. TOETUSTE TAOTLEMISEGA SEOTUD PROTSESSID " Pärast TPK 2. osa alapeatüki 2.3 protsessipunktis "2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess kirjelda

tud meetme tegevuse/meetme riskide hindamise protsess algatab RÜ toetuse taotlemisega seotud protsessid. Toetuse taotlemine  algab üldjuhul taotlemise väljakuulutamisega ning lõppeb haldusotsuste tegemisega, va toetuse andmisel rakendusasutuse tegevusteks ja rahastamisvahendile.

" " Protsessipunkt "3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine kirjeldab toetusskeemi ettevalmistamist ning protsessipunkt "3.1.2. Taotluste menetlemise protsess kirjeldab taotluse menetlemise protsessi, sh. taotluste hindamist hindamiskomisjonis ning taotluse hindamise tellimist eksperdilt. 

Vastavalt KAMINa juhendi punktile 3.2 taotluste vastavuse kontrolli raames tuleb RÜ-l tagada, et taotluste menetlemisel ja kontrollikohtade planeerimisel on arvestatud konkreetse taotlusvooru/meetme tegevuse spetsiifikaga, rikkumisvaldkondadega, toetuse taotleja riskitasemega jms. RÜ võib tugineda RA /PO esitatud riskide hindamise kontroll-lehele ning selle alusel kirjalikult taasesitatavas vormis (nt RA/PO esitatud riskitabeli eraldi veerus) otsustama kontrolli vajaduse ja ulatuse (s.h kahetasandilise kontrolli vajadus ja ulatus). Maandamistegevused tuleb rakendada, kui RA/PO on andnud mõnele riskile keskmise või kõrge riskiskoori. 

Riskide hindamise tulemusena võib RÜ otsustada, et teatud taotlejate ja/või partnerite puhul ei ole kõiki nõuded vaja sisuliselt kontrollida. Küll aga tuleb kontroll-lehele selle nõude juures märkida, millel antud seisukoht põhineb.

RTK-le esitatud taotluse vastavuskontrolli teostatakse üldjuhul ühetasandiliselt, välja arvatud juhul, kui meetme riskide hindamisel on kokkulepitud vastavuskontrolli teostamine ka II tasandil.

Taotleja ja partneri ning taotluse nõuetele vastavuse kontrolli raames tuvastatud puuduste kõrvaldamise tähtaja andmisel tuleb arvestada taotluse menetlustähtajaga, mis on sätestatud TAT-s. Kui puuduste kõrvaldamine mõistliku aja jooksul ei ole võimalik või kui puuduste kõrvaldamise tähtaja seadmine annab taotlejale olulise eelise võrreldes teiste taotlejatega, siis tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata, taotlus tunnistatakse mittevastavaks ning taotlus hindamisele ei kuulu.

Nõuetele vastavaks tunnistatud taotluse menetlus jätkub vastavalt konkreetsele toetusmeetmele kinnitatud hindamise metoodikas kirjeldatuga.

el ja Kliima meetmetel. Erandina ei ole II tasandi vastavusnõuete kontrolli RE meetmet

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess 3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess 3.1.4. Otsustusprotsess 3.1.5. SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine

Kohaldub Ei kohaldu

Abifond SV EŠK Kliima RE meetmed 

2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Antud protsessipunkti eesmärgiks on nii avatud taotlusvoorude kui ka käskkirja alusel loodud toetusskeemide ettevalmistamise protsessi kirjeldamine.

Etapp Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1.     ja taotlemise avamineToetusskeemi ettevalmistamine

Rakendusdokum entide ettevalmistamise ülesande loomine JIRA-s 

 1.1 TAO teenuse disaini talituse ärianalüütik

 Loo rakendusdokumentide ettevalmistamiseks  (näidis ülesandeülesanne RTK0021-20 järgi, kui KA-sse ja või EŠK RKÜ-sse, RTK-sse tuleb õigusakt ametlikule kooskõlastusele ning märgi selle (assignee) TRO TJ.omanikuks

2 tp

1.2 TRO TJ Otsusta, kes on rakendusdokumentide ettevalmistaja. Kui rakendusdokumentide ettevalmistajaks on TRO TJ siis määra poolt määratud isik,  rakendusdokumentide ettevalmistaja JIRA-s ja muuda sel juhul ülesande (task) omanik (assignee).

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Rakendusdokum entide ettevalmistamine koostöös ekspertidega

1.3 TRO TJ/ TRO TJ määratud isik

Koosta koostöös RA-ga/PO-ga TATi, struktuurivahendite seirekomisjoni kinnitatud valikukriteeriumite ja metoodika põhimõtetest lähtuv hindamismetoodika. Kui hindamisjuhendi koostab RA/PO, osale vastavate dokumentide ettevalmistuses.[1]

Kaasa hindamismetoodika koostamisse TJ.

Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

1.4 TRO TJ määratud isik amismetoodika ja vajadusel Koosta meetme rakendusdokumendid (taotleja ja taotluse vastavuskontroll-leht , taotlusvorm ja aruandevormid hind[6] [2], muud /juhised (sh. andmekorje juhised)) vastavalt TAT-le, mis vastavad SF/riigiabi regulatsioovormid nidele ning laadi need üles selleks ette nähtud

 Sharepointi ühistöö kausta.[4]

Kui TAT-st ja/või riigiabi regulatsioonist tuleneb nõue abi andjale kontrollida abi kasutamist pärast projekti elluviimist, siis näe ette meetme rakendusdokumentides ka tegevused, mis tagavad vastava nõude täitmise.  

meetme rakendusdokumentide ettevalmistamiseKaasa öprotsessi JIRA-s tö järgmised osapooled: vajadusel oma talituse TAO jurist, TAO ärianalüütik ja TAO valdkonna eksperdid.

, et määrata TAT-i keskkonnariskidKaasa SV toetusskeemide korral KA keskkonnaekspert JIRA alamülesande "keskkonnanõuded" täitmiseks /keskkonnanõuded.

Juhul, kui on keskmise/kõrge keskkonnariskiga TAT (vt. keskkonnariski silti TAT JIRA taski juures), siis kaasa SV toetusskeemide korral projektide keskkonnaekspert järgmiste JIRA alamülesannete täitmiseks:

a) JIRA alamülesanne "taotlusvormi ettevalmistamine ja kinnitamine" keskkonna lisaväljade lisamiseks taotlusvormi;

b) JIRA alamülesanne "vastavuskontrolli küsimuste ettevalmistamine ja kinnitamine" keskkonnanõuetega seotud kontroll-kohtade lisamiseks taotluse vastavuskontroll-lehele; 

c) JIRA alamülesanne "aruandevormi ettevalmistamine ja kinnitamine" keskkonnanõuete lisamiseks aruande vormi; 

d) Juhul, kui hindamismetoodika väljatöötamisel on vaja keskkonnanõuetega arvestada, siis anna projektide keskkonnaeksperdile JIRA alamülesanne "hindamismetoodika ettevalmistamine ja kinnitamine".

Võta arvesse ekspertide ja juristi ettepanekuid ning vii sisse parandused meetme rakendusdokumentidesse.  Juhul, kui hindamismetoodika või selle muudatus on KA-ga kooskõlastamata, siis saada hindamismetoodika e-kirjaga ärianalüütikule KA-ga kooskõlastamiseks ning menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.6.

Pärast rakendusdokumentide koostamist saada JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi. 

Veendu, et meetmele, mille raames antakse riigiabi ja/või VTA-d on RAR-is avatud vastav abimeede ning riigiabi/VTA korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.9.

Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

Protsessiomanik: Teenusekoordinaator

 1.5 TAO valdkonna eksperdid/ projektide keskkonnaekspert/ TAO jurist

Anna sisend meetme rakendusdokumentide koostamiseks ja kooskõlasta nõuetele vastavad rakendusdokumendid JIRA rakendusdokumentide ettevalmistamise ülesande kaudu. 

täida JIRA alamülesanne "keskkonnanõuded", et määrata SV TAT-i keskkonnariskid/keskkonnanõuded ja lisa KA keskkonnaekspert: rakendusdokumentide ettevalmistamise JIRA ülesande juurde silt "Keskkonnarisk_keskmine"/"Keskkonnarisk_kõrge".

 ning täida JIRA Projektide keskkonnaekspert: loe läbi KA keskkonnaeksperdi suunised alamülesande "Keskkonnanõuded" juures rakendusdokumentide ülesande järgmised alamülesanded:

a) JIRA alamülesanne "taotlusvormi ettevalmistamine ja kinnitamine", sh. vajadusel tööta välja taotlusvormi keskkonna lisaväljad ja lisa Sharepointis olevasse taotlusvormi faili (sh võta aluseks keskkonnaeksperdi poolt välja toodud keskkonnariskid/nõuded);KA

b) JIRA alamülesanne "vastavuskontrolli küsimuste ettevalmistamine ja kinnitamine", sh. lisa keskkonnanõuetega seotud kontroll-kohad taotluse  (sh võta aluseks keskkonnaeksperdi poolt välja toodud keskkonnariskid/nõuded);vastavuskontroll-lehele KA

c) JIRA alamülesanne "aruandevormi ettevalmistamine ja kinnitamine", sh. lisa keskkonnanõuded aruandevormi (sh võta aluseks KA keskkonnaeksperdi poolt välja toodud keskkonnariskid/nõuded);

d) Juhul, kui hindamismetoodika väljatöötamisel on vaja keskkonnanõuetega arvestada, siis täida JIRA alamülesanne "hindamismetoodika ettevalmistamine ja kinnitamine" ja võta hindamismetoodika ettevalmistamisel arvesse keskkonnanõudeid.

Puuduste korral teavitab meetme rakendusdokumentide ettevalmistajat JIRA kaudu ja menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

Vastavalt kokkulepi tud ajakavale

Hindamismetood ika kooskõlastamine KA-ga

1.6 TAO ärianalüütik (TAT koordinaator)

Loo JIRA TAT eelnõu ettevalmistamise tööülesande juurde alamülesanne hindamismetoodika kooskõlastamiseks KA toetuste andmise ja rakendussüsteemide eksperdile ning TAO juristile. Kui hindamismetoodikas on vaja arvestada keskkonnanõuetega, siis kaasa JIRA alamülesande hindamismetoodika kooskõlastamisse ka KA keskkonnaekspert.

 2 tp

1.7 KA keskkonnaekspert/ KA toetuste andmise ja rakendussüsteemide ekspert/ TAO jurist 

Täida JIRA alamülesanne "hindamismetoodika ettevalmistamine ja kinnitamine" ning kooskõlasta TAT-i hindamismetoodika JIRA kaudu. Meetme rakendusdokumentide koostamine jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

10 tp või vastavalt kokkulepi tud ajakavale

1.8 TAO ärianalüütik (TAT koordinaator)

Saada KA poolt kooskõlastatud hindamismetoodika TRO TJ määratud isikule e-kirjaga. Meetme rakendusdokumentide koostamine jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.

 2 tp

Riigiabi/VTAd sisaldavast toetusskeemist osapoolte teavitamine

1.9 TRO TJ määratud isik Teavita kaudu JIRA taski RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d. Selles teavituses peab olema ka info, kas RA-ga/PO-ga on kokkulepe, et RA/PO esitab grupierandi teatise ja andmed RAR-s abimeetme avaldamiseks. Üldjuhul lisab abimeetme RAR-i RA, kui ei ole RÜ-ga kokkulepitud teisiti. Kui abimeetme sisestab RAR-i RÜ, siis teavita RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) vajadusest esitada iigiabi andmise teatis ja avada RAR-is abimeede antava abi liikide kaupa.  RM RORO-le r

Juhul, kui uus toetusskeem ei sisalda riigiabi/VTA-d, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.13.

2 tp

1. 10

RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist)

a) Vajadusel es saadab grupierandi teatise EK-le. ita RM RORO-le grupierandi teatis. RM RORO  [3]

Pärast EK-lt abikava registreerimise numbri saamist saab RARis avada abimeetme. Kui vastavalt RA-ga/PO-ga kokkuleppele peab RÜ sisestama Vajadusel küsi lisainfot toetusskeemi ettevalmistajalt. Abimeede avatakse RAR-is antava abi liikide kaupa.abimeetme RARi, siis ava RARis abimeetme.

b) Teavita JIRA kaudu TAO ärianalüütikut RARi sisestamisel olevast abimeetmest ja taotle SFOS numbrit abimeetme jaoks RARi sisestamiseks. taski

Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

1. 11

TAO ärianalüütik  Lisa SFOSi taotlusvooru juurde RAR abimeetme. Saada RAR peakasutajale (volitatud TAO juristile) SFOS poolt genereeritud number abimeetme sisestamiseks ja kinnitamiseks RAR-s JIRA taski kaudu.

2 tp jooksul

1. 12

RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist)

Saad TAO ärianalüütikult SFOS poolt genereeritud numbri abimeetme jaoks ja sisesta SFOS number RAR abimeetme juurde. Teavita toetusskeemi ettevalmistajat RAR-s avatud abimeetmest JIRA taski kaudu. 

2 tp jooksul

Taotlusvooru seadistamine SFOS-s

1. 13

TAO ärianalüütik Seadista taotlusvoor ja loo testprojekt SFOS-s ja teavita sellest rakendusdokumentide koostajat JIRA kaudu. Vastavalt kokkulepi tud ajakavale

Rakendusdokum entide kinnitamine

1. 14

TRO TJ määratud isik Edasta meetme rakendusdokumendid (kontroll-lehed ja/või hindamisdokumendid, vormid/juhis kinnitamiseks TRO TJ-le ed, v.a otsuse mallid) JIRA  kaudu.  

2 tp jooksul valmimis est

1. 15

TRO  TJ Kinnita meetme rakendusdokumendid (v.a otsuse mallid ) JIRA-s kommentaari lisamisega.[5] 2 tp jooksul

Riskihindamine

1. 16

TRO TJ määratud isik Teavita JIRA rakendusdokumentide ettevalmistamise ülesande alamülesande "riskihindamine" kaudu TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskieksperti uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui rakendusdokument on kinnitatud JIRAs ja uus meetme tegevus (TAT)/ voor on seadistatud SFOSis.

2 tp jooksul

1. 17

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse riskiekspert

Valmista ette ja hinda koos TRO TJ määratud isiku/ teenusekoordinaatoriga toetusskeemi riske vastavalt TPK 2. peatüki alapeatüki 2.3 punktile 2.3.13. .JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess

Määra riskiskoor ja sellest tulenev kontrolliulatus, teavita riskide hindamise osapooli ja TRO TJ.

Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

Avalikkuse teavitamine

1. 18

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik

1)    Edasta kommunikatsioonisõnumi koostamiseks ja taotlemise avalikustamiseks kommunikatsioonispetsialistile ülesanne vastavalt RA/PO või ministeeriumi poolt esitatud tingimustele, ajakavale ja eelarvele.

2)    RE meetmete korral koosta teavituskiri taotlejatele taotluste vastuvõtmise alustamisest ja taotluse esitamise tähtpäevast, kui TAT-s nõutud ning esita DHS kaudu TJ-le kinnitamiseks.

Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

1. 19

Kommunikatsioonispe tsialist

Koosta koostöös TRO vastava talitusega kommunikatsioonisõnumid ja vastavalt kokkuleppele avalikusta pressiteate.

a) Kui TAT-is on vastav nõue, siis avalda teade üleriigilise levikuga päevaleh(ted)es ning korralda avalikustamine RTK koduleheküljel (v.a. EŠK korral). Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.22.

b) EŠK korral koosta koostöös TRO-ga kommunikatsioonisõnum eesti keeles ja inglise keeles ning saada EŠK programmi eksperdile kooskõlastamiseks e-kirja teel ning Šveitsi toetuste büroole edastamiseks kui nii näeb ette TAT.

a) Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

b) 5 tp jooksul

1. 20

EŠK programmi ekspert

Anna kooskõlastus kommunikatsioonispetsialistile EŠK vooru kommunikatsioonisõnumi kohta e-kirjaga ja edasta taotlusvooru teave inglise keeles Šveitsi toetuste büroole kui nii näeb ette TAT. 

10 tp enne taotlusvo oru avalikust amist

1. 21

Kommunikatsioonispe tsialist

EŠK taotlusvoore käsitlev teave avalda RTK kodulehel eesti keeles ja inglise keeles ning eesti keeles üleriigilise levikuga päevalehes ning saada kinnitus TRO TJ-le, teenusekoordinaatorile ning EŠK programmi eksperdile kodulehel avalikustatud vooru kohta kui nii näeb ette TAT. 

Vastavalt kokkulepi tud ajakavale pärast 

1. 22

TRO TJ/ TRO TJ määratud isik

Vajadusel korralda koostöös asjaomaste osapooltega (nt TRO TJ, projektikoordinaator, TAO jurist, infospetsialist jt) taotlejatele infopäev. Vastavalt kokkulepi tud

ajakavale

RE meetmete korral töötab kooskõlastatult ministeeriumiga välja taotluste hindamisjuhendi.[1]

Juhul, kui taotlusvorm/aruandevorm on seotud TAT määrustega, kus puutumus soolise võrdõiguslikkuse, võrdsete võimaluste või ligipääsetavuse [2] edendamisse on tuvastatud, siis vajadusel saatke see vorm (sh. abitekstid) kommenteerimiseks ÜKP fondide võrdõiguslikkuse kompetentsikeskusele e-kirja teel. Vajadusel keskus nõustab abitekstide koostamist (kommenteerimine võtab aega kuni 5 tp). Kontaktandmed: https://kompetentsikeskus.sm. ee/et/kontakt

Kui meetme raames antakse grupierandiga hõlmatud riigiabi, siis on RAR-is abimeetme avamise eelduseks asjaolu, et Euroopa Komisjonile (EK) [3] on esitatud hiljemalt 10 tööpäeva enne kavandatava individuaalse riigiabi andmist või abikava rakendamist grupierandi teatis. Grupierandi teatiseks on teabeleht, kus on esitatud andmed toetusskeemi kohta, mida planeeritakse rakendada grupierandi määruse alusel. 

[4] Seejuures tagab, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

.[ ] Otsuse mallid koostatakse ja laetakse üles DHSi vastavalt 5 TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 protsessipunktile 3.1.4. Otsustusprotsess

[ ]  6 Muuhulgas tuleb järgida ÜM vastavusnõuet taotlejale, mille kohaselt taotlejal on tagasinõuded tehtud tähtaegselt (sh juhul, kui on ajatatud, siis graafiku kohaselt).

3.1.2. Taotluste menetlemise protsess

1. Taotluste vastuvõtmine 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll 3. Taotluse hindamine [2]

3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis) 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt [5] 3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt 4. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine

Kohaldub  Ei kohaldu

SV Kliima RE

2021-2027 SV admin TA 2021-2027 RRL Norra_EMP 20

meet14-2021 mele (SFOS meetme nr 2014- 2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi") Norra_EMP 20

 meet14-2021 mele (SFOS meetme nr 2014- 2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" EŠK TA meetmele (SFOS meetme nr. 1.3) EŠK toetusmeetmel e "Sotsiaalse kaasatuse toetamine" (SFOS meetme nr 1.1) EŠK toetusmeetmel e "Elurikkuse programm"

Nõuded taotlusele ja taotlejale (sh partnerile) tulenevad TAT-ist, ja on kooskõlas horisontaalsetes õigusaktides (eelkõige ÜSS, ÜM_2022, ÜSM_2021) toodud nõuetega taotluse menetlemisele, sealhulgas taotluse, taotleja ja partneri nõuetele vastavaks tunnistamise kohta.

Taotluste menetlejad peavad vastama TAT nõuetele ja kinnitavad oma erapooletust ja sõltumatust menetletavast taotlusest, taotlejast ja tema partneritest taotleja ja taotluse vastavuskontroll-lehtedel. Vast avalt ÜSS § 11 lõikele 2  perioodi 2021-2027 taotluse menetleja (sh taotlust hindav ekspert ja hindamiskomisjoni liige) ja taotluse suhtes otsuse tegija ei või olla isik, kes on jõustunud kohtuotsuse alusel süüdi mõistetud ametialases süüteos või karistusseadustiku § 209–212, 217  või 280 alusel ning 2

kelle karistusandmeid ei ole karistusregistri seaduse alusel kustutatud ja arhiivi kantud. TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus teostab  ÜSS § 11 lõikele 2  alusel taotluse menetleja taustakontrolli vähemalt kord aastas ja taotlust hindava eksperdi /hindamiskomisjoni liikme taustakontrolli vähemalt kord aastas ja alati enne uue eksperdi/liikme kinnitamist, v.a juhul kui sama eksperdi/liikme tausta on eelneva aasta jooksul kontrollitud.  

SV toetuste taotluste menetlemisel (sh meetme vooru spetsiifiliste rakendusdokumentide ettevalmistamisel ja  taotluste hindamisel) RÜ võtab arvesse „Ei-kahjusta oluliselt põhimõtet“ kui seda näeb ette TAT. Perioodi 2021-2027 taotluste menetlemise käigus toimub keskkonnavaldkonnaga seotud dokumentide vastavushindamine, kui TAT-is on kehtestatud nõue taotleja poolt esitada "ei kahjusta oluliselt" põhimõttele vastavuse hindamise analüüs või kliimakindluse tagamise analüüs või keskkonnamõjude hindamise aruanne.  „Ei kahjusta oluliselt“ nõuete kontrollimisel juhindutakse TAT-st ja

, ÜM_2022 lisast 2 „Ei kahjusta oluliselt” põhimõtte hindamise andmekoosseis[6] mis põhineb EK tehnilistel suunistel. Kliimakindluse tagamise nõuete kontrollimisel juhindutakse ÜM_2022 lisast 3

Teenuseko , "Kliimakindluse tagamise hindamise andmekoosseis" [7] mis lähtub EK tehnilistest suunistest. ordinaatori/projektikoordinaatori ülesandeks on vastavuskontrolli käigus kontrollida kas on esitatud nõutud analüüsid vastavalt TAT-is toodud tingimustele. Lisaks teenusekoordinaator/projektikoordinaator kontrollib, kas analüüsid on esitatud nõutud formaadis vastavalt TAT-is toodud metoodikale (st täidetud on etteantud vorm, analüüsis on toodud järeldus, kas tegevus vastab nõuetele). Kui tekib kahtlus analüüside sisulise õiguse osas või tulenevalt riskianalüüsist on vajalik kolmanda osapoole ehk eksperdi hinnangu küsimine, siis võib esitatud analüüside vastavust metoodikale lasta hinnata vastaval eksperdil.

Antud protsess 3.1.2 ei kohaldu RE meetmetele „RE.2.1.3 Noored Setomaale“, „RE.2.1.4 Hajaasustuse programm“ ja „RE.2.3 Kohaliku omaalgatuse programm“, kus taotlusi menetletakse väljaspool RTK-d.

Antud protsessi alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele, juhul kui ei kasutata tasulist taotluse hindamise teenuse tellimist. Sel juhul võib küsida eksperdilt kirjalikku liht tagasisidet ilma ekspertlepingut sõlmimata. RE meetmetele ei kohaldu ka alapunkt 3.3. „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt.

Etapp Nr Vastutaja Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Taotluste vastuvõtmine Eeltaotluse/taotluse esitamine

1.1 Toetuse taotleja

Esita eeltaotlus või taotlus (edaspidi taotlus) koos vajalike lisadega e-toetuse keskkonnas. Jooksvalt või hiljemalt taotlemise tähtpäevaks

(sh. vastavalt toetuse andmise tingimustele)

Vastavuse kontrollija määramine

1.2 TJ /teenusekoord inaator

Taotlusvooru ettevalmistamisel ja/või taotluse RÜ-le esitamisel määra vastavuse kontrollija taotluse kontrollimiseks SFOS-s. 2 tp taotluse saabumisest

2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

(SFOS meetme nr 1.2)

Vastavuskontroll (I tasand)

2.1 Teenusekoor dinaator/

koordiprojekti naator

(I tasandi kontrollija)

Suuna SFOS-s taotluse vastavuskontroll-leht projektide keskkonnaeksperdile keskkonnanõuete kontrolliks, kui on tegemist keskmise või kõrge keskkonnariskiga SV meetme taotlusega ja sellele kohalduvad keskkonnanõuded. Määra suunamise tööülesandele tähtaeg 5 tp. 

*NB! I tasandi kontrollijal on õigus taotlust mitte suunata projektide keskkonnaeksperdile kontrolli juhul, kui keskmise või kõrge keskkonnariskiga SV meetme taotlusele ei kohaldu keskkonnanõuete kontroll-kohad.  Sel juhul projektikoordinaator täidab ise vastavuskontroll-lehel keskkonnanõuetega seotud kontroll-kohad valides vastuseks "ei kohaldu".  

Projektide keskkonnaekspert jätkab menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.2 ja suunab KL I tasandi kontrollijale tagasi pärast kontrolli lõpetamist.

Teosta vastavuskontroll taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete osas vastavalt SFOS-s seadistatud vastavaks tunnistamis e kontroll-lehele, seejuures taga, et ei toetata fondi määruses välistatud valdkondi.

Vastavuskontrolli käigus konsulteeri vajadusel asjakohaste isikutega (TAO juristid, hankeeksperdid, järelevalve eksperdid, projektide keskkonnaekspert, ehitusekspert, küsi RA/PO hinnangut, kui TAT-s nõutud jt) ning tee sellekohane märge kontroll-lehe märkuste lahtris. Hinda vajadust täiendava ekspertiisi kaasamiseks ja teavita vajaduse korral TJ. Kontrolljäljeks on e-kirjad/kirjad RAle/PO-le ja või ekspertidele.

Kui SV meetme taotluse vastavuskontrolli käigus muudetakse ehitusprojekti, siis konsulteeri projektide keskkonnaeksperdiga. 

Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

Vastavalt toetuse andmise tingimustele

2. 2.

Projektide keskkonnaeks pert

Keskkonnariskiga SV meetmete taotluste keskkonnanõuete vastavuskontrolli teostamiseks, täida taotluse vastavuskontroll-leht SFOS-s, puuduste korral lisa märkused KL-le (sh. märgi vajaduse korral KL märkuste lahtris (kõrval)tingimused otsuse vormistamiseks).  Pärast kontrolli lõpetamist suuna taotluse vastavuskontroll-leht SFOS-s tagasi I tasandi kontrollijale. I tasandi kontrollija jätkab menetlust

 vastavalt punkti 2 alapunktile 2.1.  

5 tp jooksul

2.3 Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

Vajadusel suuna taotlus riigiabi/VTA andmise detailanalüüsi TAO juristile.  Menetlus astavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2.  jätkub v .Kontrollitoimingutega seotud protsessid protsessipunktile 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

Vastavalt vajadusele

2.4 Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator/

Kui taotluses esineb VTA, sa RAR-i VTA broneering ainult RAR liidese vahendusel.siis li Vastavalt vajadusele

2.5 Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

Puuduste korral koosta teade TS-le, milles kirjelda selgelt puuduse kõrvaldamiseks vajalikud tegevused  (sh. lisa keskkonnanõuetega seotud parandusettepanekud) ning määra puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg. Väljasta puuduste teate SFOS-i kaudu ja suuna vajadusel [1]

taotlus SFOS-s taotlejale täiendamiseks. Tee vastavasisuline märge KL-le SFOS-s. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7 (v.  a keskkonnariskiga SV meetme taotluse puuduste korral).

Keskkonnanõuetega seotud puuduste korral juhul, kui taotleja kõrvaldab taotluses keskkonnanõuetega seotud puudused, suuna KL uuesti projektide keskkonnaeksperdile täitmiseks. 

Üldjuhul 5 tp jooksul,    vastamiseks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingimustele

2.6 Projektide keskkonnaeks pert

Pärast taotleja poolt taotluses puuduste kõrvaldamist täida taotluse vastavuskontroll-leht SFOS-s ning suuna KL I tasandi kontrollijale tagasi.

2 tp

2.7 Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

Kui taotleja ei kõrvalda puuduseid talle määratud tähtajaks, hinda võimalust pikendada puuduste kõrvaldamise tähtaega ja teavita pikendamisest taotlejat SFOS postkasti kaudu, kui on tagatud taotluse menetlemine TAT-s toodud tähtaegades. Kui puuduseid siiski tähtajaks ei kõrvaldata ja/või tähtaja pikendamine ei ole võimalik või kui tuvastad puudusi, mida pole võimalik kõrvaldada, tee vastavasisuline märge kontroll-lehele ning algata taotluse rahuldamata jätmise otsuse koostamine vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. protsessile . 3.1.4. Otsustusprotsess

5 tp jooksul tuvastamisest

2.8 Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

a)     Juhul kui vastavale meetmele kohaldub ühetasandiline kontrolliulatus, veendu, et kontroll-leht on täidetud ja kinnita I tasandi vastavuskontrolli tulemus SFOS-s ning jätka menetlust vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

le meetmele kohaldub kahetasemeline kontrolliulatus, siis veendu, et kontroll-leht on täidetud (sh. lisa kontroll-b)    Juhul, kui vastava lehele viide RA-lt saadud hinnangule, kui nii on TAT-s nõutud).

I tasand: kinnita oma kontroll kontroll-lehe nupuga „suuna 2. tasandi kontrolli“ ja suuna kontroll-leht II tasandile kontrollimiseks ning II tasandil jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

1 tp jooksul      

2.9 Teenusekoor dinaator/ projektikoordi naator

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele:

a)     algata vastavaks tunnistatud taotluse hindamise vastavalt protsessi punktile 3 Taotluse hindamine või

b)    investeeringute kava korral algata taotluse rahuldamise otsuse koostamise vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse   taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile .3.1.4. Otsustusprotsess

1 tp jooksul vastavuskontrolli kinnitamisest

Vastavuskontroll (II tasand)

2. 10

TJ/ teenusekoordi naator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele teosta sisuline vastavuskontroll II tasandil ja täida kontroll-leht.

a) Puuduste korral suuna vastavuskontrolli kontroll-leht SFOS-is tagasi I tasandi kontrollijale projektikoordinaatorile täpsustuste või toetuse taotlejale täiendava puuduste kõrvaldamise teate tegemiseks. Juhul, kui puudub TAT-s nõutud RA hinnang, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.11. Muude puuduste korral menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.12.

b) Kui puuduseid ei tuvasta, siis lõpeta SFOS-s vastavuskontrolli nupuga „Kinnita“ ja teavita sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13.

c) Juhul, kui vastavalt TAT-le on vaja taotlusi hinnata hindamis- või valikukomisjonis, siis kinnita täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-leht. Lõpeta SFOS-s vastavuskontroll nupuga „Kinnita“ ja teavita sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13.

3 tp;  lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt toetuse andmise tingimustele

2. 11

TJ/ teenusekoordi naator/ TJ määratud isik (II tasandi kontrollija)

Juhul kui vastavalt TAT-le RA/PO peab andma hinnangu taotlusega seotud dokumentidele, kuid vastav RA/PO hinnang puudub, siis suuna vastavuskontrolli kontroll-leht tagasi I tasandi kontrollijale RA/PO hinnangu küsimiseks. Pärast puuduste kõrvaldamist kinnita täidetud II tasandi vastavuskontrolli kontroll-leht. Lõpeta SFOS-s vastavuskontroll nupuga „Kinnita“ ja teavita sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13.

Kui II tasandi kontrollija otsustab, et taotlus ei vasta nõuetele, siis vastavuskontrolli kontroll-lehe selgituse lahtrisse märgi, et taotlus ei vasta nõuetele ja lisa põhjendus. Lõpeta SFOS-s vastavuskontroll nupuga „Kinnita“ ja teavita sellest I tasandi kontrollijat. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13.

3 tp jooksul alates kontrollimiseks saamisest; lisandub vastamiseks antud tähtaeg vastavalt TAT- le.

Puuduste kõrvaldamine ( I tasandi vastavuskontrollis)

2. 12

Teenusekoor dinaator/

projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija saadab taotluse tagasi I tasandile, esita II tasandi kontrollijale vajalikud selgitused (täpsustus/selgitus SFOS vastavuskontrolli moodulis) või edasta toetuse taotlejale puuduste kõrvaldamise teate. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5.

3 tp

SFOS-s projekti seisundi muutmine

2. 13

Teenusekoor dinaator /projektikoordi naator

(I tasandi kontrollija)

Kui II tasandi kontrollija kinnitas vastavuskontrollis, et taotlus ei vasta nõutele, algata koostamine taotluse rahuldamata jätmise otsuse vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile  . Muuda vastavalt 3.1.4. Otsustusprotsess SFOS-s projekti seisundit ja märgi seisundiks „taotlus mitte vastav.“

Kui vastavaks tunnistatud taotlusele järgneb taotluse hindamine, jätkub menetlus punkti 3 Taotluse hindamine kohaselt. Kui vastavaks tunnistatud taotlusele ei järgne hindamist, algata nõuetele vastava taotluse korral TRO koostamise vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Muuda vastavalt SFOS-s projekti seisundit ja märgi seisundiks „taotlus vastavaks tunnistatud“.

Vastavalt TAT tähtaegadele

3. Taotluse hindamine [2]

3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis või mõnes muus komisjonis (edaspidi komisjonis) Komisjoni liikme taustakontrolli tegemine

3. 1.1

Projektikoordi naator/ teenusekoordi naator

Saada komisjoni liikme andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise- ja järelevalve talituse juhatajale taustakontrolli tegemiseks enne eksperdi kinnitamist e-kirjaga.

Koheselt pärast komisjoni liikmelt nõusoleku saamist komisjoni töös osalemiseks

3. 1.2

TAO  riskijuhti mise ja järelevalve talituse juhataja

Tee komisjoni liikme taustakontrolli ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks. 5 tp

Käskkirja vormistamine ja allkirjastamine

3. 1.3

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Valmista ette RTK komisjoni käskkirja eelnõu. 2 tp

3. 1.4

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Seadista DHS-s komisjoni käskkirja eelnõu töövoo. Kooskõlastajad: TRO TJ, TRO OJ.  Allkirjastaja: KA juht. Täitmiseks: projektikoordinaator/teenusekoordinaator.

2 tp

3. 1.5

TRO TJ /  TRO OJ

Kooskõlasta RTK komisjoni käskkiri DHS-s. 2 tp

3. 1.6

KA juht Allkirjasta RTK komisjoni käskkiri DHS-s. 2 tp

Taotluse analüüsimine  3. 1.7

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Enne taotluse komisjoni saatmist analüüsi taotlust vastavalt toetusskeemi hindamismetoodikale ja koosta hinnang vastaval vormil kui seda näeb TAT ette. Juriidiliste küsimuste tekkides kaasa õigusarvamuse saamiseks TAO juristi. Täida hindamisleht vastavalt nõuetele.

Kui TAT-s on sätestatud, et hindamisse kaasatakse ekspert, siis algata eksperdi kaasamise vastavalt punkti 3. Taotluse hindamine alapunktile 3.2.Taotluse hindamise tellimine eksperdilt. Kajasta hindamisvormis eksperthinnang.

Kontrolljäljeks jääb hindamisleht SFOS-s, eksperthinnang, e-kiri.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Komisjoni liikmetele töömaterjalide edastamine ja infosüsteemile ligipääsude andmine

3. 1.8

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator/ TJ

Edasta vastavaks tunnistatud taotlused ja kui asjakohane, siis eelnevas alapunktis koostatud hinnang komisjoni liikmetele.

Komisjoni liikmetele taotluste hindamiseks infosüsteemis vajalike ligipääsude ja õiguste andmiseks kaasa TAO ärianalüütik.

Vastavalt toetuse andmise tingimustes määratud menetlus- tähtaegadele

Komisjoni töös osalemine

3. 1.9

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Vajadusel osale komisjoni koosolekul, kus anna ülevaate taotluse sisust (kui toetusskeemi hindamismetoodikas on nii sätestatud). Vastavalt komisjoni toimumisele

Komisjoni protokolli koostamine ja allkirjastamine

3. 1. 10

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Vajadusel osale komisjoni protokolli koostamisel.  Vastavalt kokkuleppele

3. 1. 11

TJ /teenusekoord inaator/

projektikoordi naator

Edasta vajadusel komisjoni protokoll allkirjastamisele.           

Registreeri protokolli DHS-s ja lisa see SFOS-i hindamiste moodulisse. Vajadusel sisesta SFOS-i hindamiste moodulisse komisjoni poolt esitatud hindamise koondlehed või paremusjärjestused ning kaasa vajadusel TAO ärianalüütik SFOS-i hindamiste moodulisse dokumentide sisestamisel.

Taotlused, mis on saanud positiivsed hindamistulemused, kantakse investeeringute kavasse ning see kinnitatakse ministri käskkirjaga. Investeeringute kava alusel tehakse taotluse rahuldamise otsused vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt kokkuleppele

3. 1. 12

TJ /teenusekoord inaator

Teavita asjakohaseid projektikoordinaatoreid komisjoni protokolli ja hindamislehtede allkirjastamisest kirjalikult. 1 tp jooksul protokolli allkirjastamisest

Pingerea koostamine ja allkirjastamine

3. 1. 13

Projektikoordi naator /     teenuseko ordinaator

Kui komisjonis moodustatakse hinnatud taotluste pingerida või toimub toetuse taotluste rahuldamine lävendipõhiselt, koosta pärast komisjoni esimehe poolt komisjoni protokolli allkirjastamist taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise [4]

otsuse eelnõu vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetus- skeemi tähtaegadele

3. 1. 14

TJ /teenusekoord inaator

Kui TAT näeb ette pingerea kinnitamise, koosta vastavalt hindamistulemustele ja TAT-le taotluste pingerida kuni eelarve täitumiseni.  Koosta kinnituskiri eelnõu pingerea kinnitamiseks.

Vajadusel kaasa TAO juristi.

2 tp jooksul protokolli allkirjastamisest

3. 1. 15

TJ /teenusekoord inaator/

TRO infospetsialist

Registreeri pingerea kinnituskiri DHS-s ja edasta vastavalt punkti 3 alapunktile 3.1.14 koostatud taotluste pingerida allkirjastamiseks TRO OJ-le.

1 tp jooksul

3. 1. 16

TRO TJ Kooskõlasta pingerea kinnituskiri DHS-s. 2 tp jooksul

3. 1. 17

TRO OJ Allkirjasta pingerea kinnituskiri DHS-s. 2 tp jooksul

3. 1. 18

TJ /teenusekoord inaator

Vajadusel edasta allkirjastatud pingerea vastutavale RA-le ja asjaomastele projektikoordinaatoritele ja teenusekoordinaatorile teadmiseks e-kirja või DHS-s väljaläinud kirjaga.

1 tp jooksul allkirjastamisest

Otsuse koostamine 3. 1. 19

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Koosta vastavalt tulemustele taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetusskeemide tähtaegadele

Teavitamine 3. 1. 20

TJ /teenusekoord inaator

Taga komisjoni tulemuste avalikustamine vastavalt toetuse andmise tingimustele. Avalikustamisele kuuluv info edasta [email protected] Vastavalt kokkuleppele

3.2  Taotluse hindamise tellimine eksperdilt [5]

Üldjuhul tuleb RTK-s võtta võrdlevad pakkumised ekspertide leidmiseks vastavalt TAT-le, seejuures tuleb järgida RTK hankekorda. Eksperditeenuse summeerimisel lähtutakse TAT-s toodud toetatavatest valdkondadest. Teatud juhtudel võib eelneda taotluse hindamise tellimisele eksperdilt ekspertide nimekirja kinnitamine RA-s, kui nii näeb ette TAT.

Eksperdilepingu koostamine ja allkirjastamine

3. 2.1

TRO TJ või TJ määratud isik

Kui taotluse hindamine tellitakse eksperdilt, taga eksperdilepingu koostamine, vajadusel konsulteeri TAO juristiga.

Eksperdi valik toimub vastavalt toetuse andmise tingimustele. Enne uue eksperdi kinnitamist edasta eksperdi andmed (ees- ja perekonnanimi ning isikukood) TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale ÜSS § 11 lg 2 kontrolli tegemiseks, kui KA pole varasemalt tema tausta kontrollinud aasta aja jooksul.

Vastavalt vajadusele

3. 2.2

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

Teosta kontrolli ÜSS § 11 lg 2 toodud nõuetele vastavuse osas ja vajadusel teavita TRO TJ või  TRO TJ määratud isikut kontrolli tulemustest. Kontrolljälg Karistusregistri päringutest jääb DHSi.

5 tp

3. 2.3

Teenusekoor dinaator/ TJ poolt määratud isik

Seadista eksperdilepingu DHS-i töövoog. 2 tp

3. 2.4

Teenusekoor dinaator/ TJ poolt määratud isik

Lae eksperdileping üles DHS-i. Töövoog seadista kooskõlastamiseks TRO TJ-le ja  allkirjastamiseks TRO OJ-le. Täitmiseks teenusekoordinaatorile/ TJ poolt määratud isikule.

Vastavalt vajadusele

3. 2.5

TRO TJ Kooskõlasta eksperdileping DHS-s. 2 tp

3. 2.6

TRO OJ Allkirjasta eksperdileping DHS-s. 2 tp jooksul

3. 2.7

Teenusekoor dinaator/ TJ poolt määratud isik

Saada leping eksperdile e-kirjaga allkirjastamiseks. 2 tp

3. 2.8

Ekspert Allkirjasta eksperdileping ja saada tagasi allkirjastatud lepingu e-kirjaga. 5 tp

3. 2.9

Teenusekoor dinaator/ TJ poolt määratud isik

Lae üles allkirjastatud eksperdi leping DHS-i. Täitmiseks: RTK raamatupidajatele, vajadusel teadmiseks teenusekoordinaatorile. Kontrolljäljeks jääb kahepoolselt allkirjastatud eksperdileping DHS-s.

2 tp

Ekspertidele taotluste jagamine

3. 2. 10

TJ /teenusekoord inaator/

projektikoordi naator

Kui eksperdilepingus ei ole kajastatud, jaga SFOS-s eksperdile/ekspertidele hindamiseks (sh konsensuslikuks hindamiseks) vastavad taotlused.

Jooksvalt vastavalt vajadusele

Eksperdi töö vastuvõtmine

3. 2. 11

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator/

TRO TJ

Võta vastu eksperdi töö/hindamisaruanne/kontroll-leht vms dokumendid.

Veendu, et eksperthinnang vastab kokkulepitud tingimustele, vajadusel küsi eksperdilt täpsustusi.

3 tp jooksul eksperthinnangu saamisest

Järeltegevused  (sh. eksperthinnangu SFOS-i

)lisamine

3. 2. 12

TRO TJ /teenusekoord inaator

Kui vastavalt TAT-le on eksperthinnang tellitud mitmelt eksperdilt (konsensushindamine) ja eksperdid ei jõua konsensusele, korralda vajalikud järeltegevused (kutsu kokku kohtumine, telli eksperthinnang kolmandalt eksperdilt või võta eraldiseisvad eksperthinnangud vastu).

Vastavalt vajadusele

3. 2. 13

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator/

TRO TJ

Lisa eksperthinnangu dokument SFOS-i, kui eksperthinnang ei ole esitatud SFOS-i kaudu. 3 tp jooksul ekspert- hinnangu saamisest

3. 2. 14

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Kui eksperthinnangule järgneb taotluse hindamine komisjonis, jätkub protsess vastavalt punktile 3.1 Taotluse hindamine hindamiskomisjonis.

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

3. 2. 15

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Kui eksperthinnangu vastuvõtmisele ei järgne komisjoni hinnangut, koosta tuginedes eksperthinnangule taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või taotluse rahuldamata jätmise otsus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid protsessipunktile protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

3. 2. 16

TRO TJ /teenusekoord inaator

Kui eksperthinnangutele järgneb taotluste pingerea koostamine, koosta projektitaotluste pingerida ja korralda sellekohase kirja koostamine. Lähtu paremusjärjestuse koostamisel TAT-s sätestatud nõuetest. Vajadusel kaasa TAO jurist.

2 tp jooksul hinnangute saamisest

Projektitaotluste pingerea allkirjastamine 

3. 2. 17

TRO TJ /teenusekoord inaator

Edasta DHS-s projektitaotluste pingerea kiri allkirjastamiseks TRO OJ-le. 1 tp

3. 2. 18

TRO OJ Allkirjasta projektitaotluste pingerea kiri DHS-s. 2 tp jooksul

Otsuse koostamine 3. 2. 19

Projektikoordi naator/

teenusekoordi naator

Koosta vastavalt punkti 3.2 Taotluse hindamise tellimine eksperdilt alapunktis 3.2.18 allkirjastatud projektitaotluste pingereale taotluse rahuldamise, osalise rahuldamise või kõrvaltingimusega rahuldamise otsus vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

Vastavalt toetusskeemi tähtaegadele

3.3 Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt .Kohaldub, kui konsensuslikku hindamist näeb ette TAT ja või hindamismetoodika [3]

Taotluse suunamine RTK hindajatele

3. 3.1

TRO TJ Suuna nõuetele vastavaks tunnistatud taotlus kahele RTK hindajale (projektikoordinaatorid) konsensuslikuks hindamiseks läbi SFOS-i.

Hinda vajadust täiendava eksperdi kaasamiseks vastavalt punktile 3.2. Taotluse hindamise tellimine eksperdilt.

3 tp jooksul vastavuskontrolli kontroll-lehe kinnitamisest

Taotluse hindamine ja hinnangu allkirjastamine

3. 3.2

RTK hindajad Hinda taotlust vastavalt ettevalmistatud hindamisjuhendile ja täida hindamisvorm. 12 tp jooksul taotluse hindamisele suunamist

3. 3.3

RTK hindajad Allkirjasta konsensuslik hinnang ja edasta TJ/teenusekoordinaatorile e-kirja teel. 

Kontrolli hinnete ja hinnangute nõuetekohasust

3. 3.4

TJ /teenusekoord inaator

Kontrolli hinnete ja hinnangute nõuetekohasust ning hindepunktide aritmeetilist korrektsust, vajadusel saada hindamisvorm hindajatele täiendamiseks tagasi e-kirjaga.

2 tp jooksul

Paranduste sisseviimine ja lõpliku konsensusliku hindamisvormi allkirjastamine ning SFOS-i salvestamine

3. 3.5

RTK hindajad Vajadusel vii sisse parandused/täiendused vastavalt TJ/teenusekoordinaatori juhistele. Allkirjasta lõplik konsensuslik hindamisvorm ja salvesta SFOS-i.

Menetlus jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1. "Toetuse taotlemisega seotud protsessid" protsessile .3.1.4. Otsustusprotsess

2 tp jooksul

 4. RE „MATA meetmete“ eeltaotluste menetlemine Kohaldub ainult Maakondade arengustrateegiate elluviimise toetusmeetmetele (RE.2.1.5 ja RE.3.1.3)

Ettepaneku tegemine taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks

4.1 Toetuse taotleja (MARO)

Esita ettepanekud taotlemisõigusega projektide nimekirja koostamiseks e-kirja teel teenusekoordinaatorile.  Vastavalt TAT-le

Ettepanekute registreerimine DHS-s

4.2 Teenusekoor dinaator

Suuna esitatud ettepanekud registreerimisse DHS-i. 2 tp jooksul

Ettepanekute vastavuse kontroll

4.3 Teenusekoor dinaator

Kontrolli ettepanekute vastavust TAT-s toodud nõuetele ja vastavuse korral suuna esitatud ettepanekud hindamiskomisjonile hindamiseks e-kirja teel. Koosta hindamiskomisjoni järgselt hindamiskomisjoni protokoll ja taotlemisõigusega projektide nimekiri. Esita taotlemisõigusega projektide nimekiri kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks RTK peadirektorile DHS-s. Kontrolljäljeks dokumendid kataloogi s .pilv.rtk.ee

40 tp jooksul ettepanekute esitamisest

Taotlemisõigusega projektide nimekirja kinnitamine DHS-s.

4.4 RTK peadirektor

Kinnita taotlemisõigusega projektide nimekiri DHS-s. 2 tp

Kinnitatud taotlemisõigusega projektide edastamine taotlejale

4.5 Teenusekoor dinaator

Edasta toetuse taotlejale kinnitatud taotlemisõigusega projektide nimekiri e-kirja teel ja teavita toetuse saajat põhiprojekti esitamise tähtajast. Kontrolljäljeks jääb TRO Sharepointi kausta salvestatud e-kiri.

2 tp

Kui projekti eripärast tulenevalt ei ole võimalik kasutada infosüsteemi SFOS postkasti, registreeritakse projektiga seotud dokumentatsioon DHS-s [1] projekti toimikus. Kohaldub siin ja edaspidi toetuse taotleja/toetuse saajaga igasuguse kirjavahetuse dokumenteerimisel.

[ ]2 Ei kohaldu investeeringu kava taotlustele.

[ ]3 Alapunkt 3.3 „Taotluse konsensuslik hindamine RTK hindajate poolt“ ei kohaldu RE meetmetele.

Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne taotluse rahuldamise otsuse vormistamist investeeringute kava kinnitatud ministri [4] poolt.

Alapunkt 3.2 „Taotluse hindamise tellimine eksperdilt“ ei kohaldu RE meetmetele.[5]

[ ] 6  2 jõustus 12.08.2024. Enne 12.08.2024 ÜM_2022 lisa juhtumite korral juhindu RTK veebilehel avaldatud DNSH põhimõttele vastavuse hindamise ".juhendist "DNSH juhendmaterjal taotlejale

[7] ÜM_2022 lisa 3 jõustus 12.08.2024. Enne 12.08.2024 juhtumite korral juhindu RTK veebilehel avaldatud juhendist "Kliimakindluse hindamise juhend".

3.1.3. Investeeringute kavasse kantud projektide taotluste vastuvõtmise protsess

1.1. LÜHENDID

Etapp Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

    1.    Taotluste vastuvõtmine investeeringute kavasse kantud projektide osas

Investeeringute kavasse kantud projektide osas toimub taotluste vastuvõtmine ja vormiline ning sisuline vastavuskontroll sarnaselt avatud taotlemise rakendusskeemile vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1 Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile  3.1.2. Taotluste menetlemise protsess (alapunktid 1. Taotluste vastuvõtmine ja 2. Taotlejale ja partneritele ning taotlusele esitatud nõuete vastavuskontroll) ja TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. Toetuse taotlemisega seotud protsessid punktile 3.1.4. Otsustusprotsess.

Taotluse esitamine

1.1 Toetuse taotleja Esita investeeringute kavasse kantud projekti taotluse SFOS-i kaudu. Jätkub taotluste menetlus vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2. Taotluste menetlemise protsess punktile 1.

Vastavalt TAT tähtaegadele

RA-ga konsultee rimine

1.2 Teenusekoordinaat or/ projektikoordinaator

Kui esitatud taotlus ei vasta siis esita taotlusega seotud dokumendid RA-l aamiseks. TAT-le, e seisukoha s Kontrolljäljeks jääb e-kiri RA-le või kiri DHS-s.

3 tp jooksul alates taotluse kättesaamisest või vastavalt TAT tähtaegadele

1.3 RA Edasta vastus vastavalt TAT tingimustele.kirjalik 10 tp jooksul või vastavalt TAT tähtaegadele

1.4 Teenusekoordinaat or/ projektikoordinaator

Sisesta RA FOS-i vastavuskontrolli moodulisse projekti andmete lehele. Jätkub taotluste menetlus vastus S vastavalt meetmele kohalduvale kontrolliulatusele vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.1 protsessi 3.1.2. Taotluste

.menetlemise protsess

2 tp jooksul

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.1.4. Otsustusprotsess

1. Otsuse/toetuslepingu eelnõu malli ettevalmistamine 2. Otsuse ettevalmistamine ja allkirjastamine 3. Taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine 4. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine

4.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele 4.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele

Kohaldub  Ei kohaldu

SV Kliima

RE

SV admin TA EŠK EŠK TA meetmele 1.3 2021-2027 RRL

1.1. LÜHENDID

Otsustusprotsess taotluse menetlemisel ja taotluse rahuldamise kirjeldab vajalikud etapid ja ülesanded otsuse (TRO) muutmisel või kehtetuks tunnistamisel. 

Kui taotleja on taotluse menetluse kestel enne TRO tegemist esitanud avalduse taotluse menetlemise lõpetamiseks, katkestatakse taotluse menSFOS-s etlus ja TRO projektikoordinaator teavitab taotlejat, et RTK lõpetab taotleja avalduse alusel taotluse edasise menetluse.

RÜ valmistab ette HMS § 43 lg 2 kohaselt t taotluse menetlemise lõpetamise kohta ja edastab eatise taotlejale SFOS postkasti kaudu.

Taotluse osalisel rahuldamisel, taotluse rahuldamata jätmisel või taotluse kehtetuks tunnistamisel antakse taotlejale võimalus esitada oma seisukohad (ärakuulamine) enne vastava otsuse tegemist, välja arvatud juhul, kui otsus põhineb taotluses esitatud andmetel ning puuduste kõrvaldamiseks esitatud teabel ja selgitustel. Reeglina viiakse ärakuulamine läbi kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis.

RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel.

Kui toetuse andmine sõltub eelarvesse prognoosi kohaselt laekuvatest, aga veel laekumata vahenditest ja TAT võimaldab, siis võib RTK teha TRO edasilükkava tingimusega.

Otsustusprotsessis nimetatud projektikoordinaator on SFOS-s projektikoordinaatoriks määratud isik.

Etapp Nr Vastutaja  Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Otsuse/toetuslepingu eelnõu malli ettevalmistamine 

Otsuse eelnõu /toetuslepingu eelnõu malli koostamine 

1.1 Teenusekoordi naator

Anna TAO juristile alamülesanne otsuse eelnõu/toetuslepingu malli loomiseks rakendusdokumentide koostamise tööprotsessi JIRA tööülesande kaudu.

Mall peab olema valmis hiljemalt taotluste esitamise tähtajaks

1.2 TAO jurist Tee /toetuslepingu malli ja teavita teenusekoordinaatorit JIRA kaudu.otsuste eelnõude põhjad 10 tp

1.3 Teenusekoordi naator

a) Täienda vajadusel otsuse eelnõu/toetuslepingu malli.  Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5 (v. a SV meetme tegevuse korral); 

b) SV meetme tegevuse korral anna täiendavalt projektide JIRA alamülesanne otsuse keskkonnaeksperdile eelnõu/toetuslepingu malli täiendamiseks juhul, kui TAT-l on JIRA silt "Keskkonnarisk_keskmine" või "Keskkonnarisk_kõrge".

2 tp

1.4 Projektide keskkonnaeks pert

Lisa otsuse eelnõu/toetuslepingu malli vajalikud keskkonnateemalised kõrvaltingimused/kohustused ning teavita teenusekoordinaatorit JIRA kaudu (näiteks: keskkonnaloa taotlemise otsuse kõrvaltingimusena või kliimakindluse analüüsis toodud kohanemismeetmete järgimine).

5 tp 

1.5 Teenusekoordi naator

Kontrolli üle täiendatud otsuse eelnõu/toetuslepingu mall, vajadusel konsulteeri TAO juristiga, tee puhtand ja saada otsuse eelnõu/toetuslepingu malli fail dokumendihalduse e-postile e-kirja teel ([email protected]).

2 tp

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

Otsuse eelnõu /toetuslepingu malli DHS-i sisestamine

1.6 Dokumendihal duse peaspetsialist

Lisa otsuse eelnõu/toetuslepingu mall DHS-i. 2 tp

2. Otsuse ettevalmistamine ja allkirjastamine  Otsuse eelnõu ettevalmistamine

2.1 Projektikoordin aator 

Kui toetuse taotluse või muutmisettepaneku rahuldamisega antakse taotlejale VTA-d, veendu enne TRO eelnõu allkirjastamisele saatmist, et taotlejal on RAR piisav vaba jääk abi andmiseks. andmete alusel Kontrolli ka partneri, sh välispartneri VTA vaba jääki RAR-ist.

Enne töövoo alustamist

2.2 Projektikoordin aator

Kui taotluse täies mahus rahuldamine ei ole võimalik või põhjendatud, siis tee taotluse osalise taotlejale rahuldamise ettepanek.

a)       Saada taotlejale taotlus muutmiseks nna (sh. SFOS-is seisundiks täiendamiseks saadetud). Amäära taotlejale võimalus taotluse osalise rahuldamise ettepaneku kohta seisukoha esitamiseks 5 tp jooksul. Kui taotleja on nõus, siis teeb ta vastavad muudatused ja esitab muudetud taotlusee-toetuses SFOS-is.

b)       Kui taotleja on nõus, siis muudatused SFOS-s projektikoordinaator. Nõusolek võib vajalikud teha ka peab olema kinnitatud esindusõigusliku isiku poolt.          

Kui TRO tehakse kõrvaltingimusega, anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade ja nõusoleku siis esitamiseks 5 tp jooksul.

taotluse rahuldamata jätmise otsuse ei põhine taotluses esitatud andmetel ja puuduste kõrvaldamiseks Kui esitatud teabel ja selgitusel, koosta teade ja anna taotlejale võimalus täiendavate seisukohtade siis esitamiseks 5 tp jooksul.

Kui taotlust ei ole tähtajaks muudetud või muudatused ei vasta taotluse osalise rahuldamise ettepanekule, sii valmista ette taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu ja anna taotlejale võimalus täiendavate s

seisukohtade esitamiseks 5 tp.

2 tp tööülesande saamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

2.3 Projektikoordin aator 

a)      asjakohase malli Koosta DHS-s (võimaluse korral esitatud taotluse lehel) otsuse eelnõu valides [1] või toetuslepingu. 

b)    Kui taotleja ei nõustu taotluse osalise rahuldamise ettepanekuga, koosta taotluse rahuldamata siis jätmise otsuse eelnõu valides DHS-s asjakohase malli.

et otsuse eelnõu/toetuslepingu sisu ja olulised asjaolud on kajastatud korrektselt.Kontrolli üle,

Otsuse eelnõu/toetuslepingu vormistamisel võta arvesse vastavuskontrolli käigus vastavuskontroll-lehele märgitud kõrvaltingimusi ja või muid TAT-st tulenevaid kohustusi (sh. keskkonnanõudeid) ning vajadusel

.konsulteeri TAO juristiga [7]

Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

Otsuse kooskõlastamine /allkirjastamine

2.4 Projektikoordin aator 

Kui TATis on nõutud, siis saada otsuse eelnõu kooskõlastamiseks RAle.  Vastavalt TAT tähtaegadele; lisandub kooskõlastamiseks määratud tähtaeg vastavalt TAT-le

2.5 RA

RA anna kooskõlastuse või keeldub kooskõlastuse andmisest otsuse eelnõule.b kirja või e-kirja teel Vastavalt TAT tähtaegadele

2.6 Projektikoordin aator 

Algata otsuse/lepingu töövoog.Lisa DHS-i vajalikud lisadokumendid. kooskõlastamise ja allkirjastamise

Kooskõlastajad:

a) taotluse rahuldamata jätmise otsuse eelnõu puhul:

a. valdkonna eest vastutav TAO jurist; 

b. TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

b) TRO/lepingu eelnõu puhul ja osalise rahuldamise otsuse/lepingu eelnõu või kõrvaltingimustega rahuldamise otsuse/lepingu eelnõu puhul:

TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp

2.7 Punkti 2 alapunktis 2.6 märgitud kooskõlastaja

Kooskõlasta otsuse eelnõu/lepingu eelnõu.DHS-is 2 tp

2.8 TJ/ TRO OJ  Teosta otsuse/lepingu eelnõu vormi, sisu ja oluliste asjaolude kajastamise kontroll. Allkirjasta otsus/leping või lükka see tagasi DHS-s.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast [2]

toetuse summaga otsuste puhul.

Juhul, kui allkirjastaja lükkab puuduste tõttu tagasi otsuse/lepingu eelnõu, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.9.

Pärast otsuse/lepingu allkirjastamist jätkub menetlus vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

1 tp

2.9 Projektikoordin aator 

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral vajalikud muudatused otsuse dokumendis. tee Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.

Otsusest teavitamine

2. 10

Projektikoordin aator 

Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i. Tee otsus/leping taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

Muuda SFOS-s projekti seisundiks "rahastatud".

1 tp

2. 11

Projektikoordin aator 

Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d e-kirjaga. 1 tp

2. 12

Projektikoordin aator 

Tutvu DHS-ist saadetud teavitusega otsuse/lepingu allkirjastamise kohta ja kui projekt sisaldab riigiabi/VTA- d, siis edasta vastavalt otsusele/lepingule riigiabi/VTA andmed RAR-i liidese kaudu. 

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

Riigiabi 15 tööpäeva ja VTA 5 tööpäeva jooksul

Etapp Nr Vastutaja  Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

3. Taotluse rahuldamise otsuse muutmise taotluse menetlemine TRO muutmine algatatakse TS ettepanekul või RTK projektikoordinaatori poolt (näiteks kui  TAT muudatusega lisatakse soodustustav asjaolu). Kui muutmine algatatakse RTK-s, teavitatakse sellest TS.

TRO muutmise taotluse kontrollimine

3.1 Projektikoor dinaator

a)   Kui TS on esitanud TRO muutmise taotluse, kontrolli õigusaktidele ning vajadusel toetusskeemi siis selle vastavust hi . Vandamismetoodikale jadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna

ekspert, projektide keskkonnaekspert) või väline ekspert.

TRO muutmise taotluse puhul, mis ei vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, piisab TS kirjalikust teavitamisest SFOS-i kaudu muutmisettepaneku aktsepteerimisest või mitteaktsepteerimisest. Vajadusel tee muudatused SFOS-s.

b) Kui on vaja ametlikku TRO muutmise menetlust, siis jätka menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.3.

ste saavutamine c) Juhul, kui projekti rakendamisel ilmneb, et projekti eesmärkide tulemutäitmine või ei ole võimalik, siis tee ettepanek TRO muutmiseks. TJ-le e-kirja teel põhjendatud

Vastavalt TAT menetlustähtajale

Koheselt, kui projekti rakendamisel ilmneb asjaolusid, mis võiksid projekti eesmärkide ning tulemuste saavutamist takistada

3.2 TJ Kui projektikoordinaator tegi TJ-le ettepaneku TRO muutmiseks, siis

a) tutvu projektikoordinaatori poolt saadetud ettepanekuga taotluse rahuldamise otsuse muutmiseks;

b) teavita projektikoordinaatorit e-kirjaga, kui oled nõus projektikoordinaatori ettepanekuga TRO muutmiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.3;

muutmisegc) teavita koordinaatorit e-kirjaga TRO a mitte nõustumise korral.

2 tp jooksul

TRO muutmise eelnõu koostamine ja kooskõlastamine

3.3 Projektikoor dinaator

a) Koosta TRO muutmise eelnõu ning vajadusel kaasa asjaomased osapooled (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, projektide keskkonnaekspert, TAO valdkonna ekspert) või väline ekspert ning algata vajadusel riigiabi/VTA andmise kontrolli protsessi vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2.  protsessipunktile 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess. Vajadusel konsulteeri RA või meetme juhtkomisjoniga.

b) Kui algatajaks on TS, enetlust vastavalt punsiis jätka m kti 3 alapunktile 3.6.

c) Kui algatajaks on RÜ , siis saada TS-le TRO muutmise eelnõu SFOS-i postkasti kaudu ning anna TS-le võimalus [3]

täiendavate seisukohtade esitamiseks 5 tp jooksul.

10 tp (v.a. juhul, kui TAT-s on muu menetlustähtaeg), vajadusel riigiabi/VTA andmise kontroll vastavalt p.3.2.7 tähtaegadele; lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

3.4 TS a)   Nõusoleku korral TS kooskõlastab TRO muutmise eelnõu SFOS postkasti kaudu. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.6, kui on vaja otsus kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.9, kui pole vaja kooskõlastada RA-ga või juhtkomisjoniga.

b)      Kui TS ei kooskõlasta TRO muutmise eelnõu, siis TS esitab täiendavad seisukohad SFOS-i postkasti kaudu.

c)      Puuduste korral parandab puudused ja saadab parandatud taotluse rahuldamise otsuse muutmise eelnõu.

5 tp jooksul

3.5 Projektikoor dinaator

Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb TRO muutmise eelnõu oluliselt muuta, edasta muudetud eelnõu siis TS veel kord kommenteerimiseks SFOS-s määrates vastamiseks lühema tähtaja kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks -le

saatmisel. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.4.

3 tp jooksul

3.6 Projektikoor dinaator

kooskõlasta e-kirja teel TRO muutmise eelnõu RA või meetme juhtkomisjoniga. Kui TAT näeb ette, siis

Kooskõlastuse saamise korral jätka menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.9.

Puuduste tuvastamise korral jätka menetlust vastavalt punkti 3 alapunktile 3.7.

5 tp ettepaneku saamisest

3.7 Projektikoor dinaator

Puuduste teavita TS-t SFOS vastamise tähtaeg. esinemisel  postkasti kaudu, kirjelda puudused ja lisa

Kui asjakohane, lisa puuduste teatele RA või meetme juhtkomisjoni hinnang ning edasta koopia RA-le. Menetlus siis jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.4.

Vastavalt TAT menetlus-tähtajale; määrab vastamiseks üldjuhul kuni 10 tp

3.8 Projektikoor dinaator

a)     Kui TS avaldust TRO muutmiseks ei rahuldata ja TS-l ei ole toetuse kasutamist ettenähtud tingimustel võimalik jätkata algata TRO täielikult või osaliselt kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise vastavalt antud protsessi punktile 4.

b) Kui RÜ algatusel koostatud TRO muutmise eelnõu asjaolud langevad ära, katkesta RÜ TRO muutmise eelnõu menetluse.

3 tp

3.9 Projektikoor dinaator

a) Kui TRO muudatuse tegemiseks esitatud info ei ole asjakohane või TS ei ole tähtajaks puudusi kõrvaldanud, siis algata DHS-s TRO muutmata jätmise otsuse kinnitamise töövoog ning lisa lisadokumendid (sh RA vajalikud kooskõlastus, kui TAT nõuab).

Kooskõlastajad:

      i.         valdkonna eest vastutav TAO jurist;

     ii.         TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

b) Korrektse TRO muutmise taotluse korral algata DHS-s TRO muutmise töövoo ning lisa lisadokumendid (sh vajalikud RA kooskõlastus kui TAT nõuab).

Kooskõlastajad:

      i.         omavahel kombineeritud riigiabiliikide/VTA andmise korral TAO jurist; 

     ii.         TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

2 tp

3. 10

Punkti 3 alapunktis 3.9 märgitud kooskõlasta ja

Kooskõlasta otsuse/lepingu eelnõu DHS-s. 2 tp

Otsuse allkirjastamine

3. 11

TJ/ TRO OJ otsuse/lepingu eelnõu vormi, sisu ja oluliste asjaolude kajastamine DHS-s. Allkirjasta otsus/leping DHS-s või Kontrolli lükka see tagasi.

*antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga kinnitatud piirmäärast toetuse [4]

summaga otsuste puhul.

a) Allkirjastatud otsuse/lepingu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.13;

b) Puuduste korral saada teavitus projektikoordinaatorile. Puuduste korral jätkub menetlus vastavalt punkti 3 alapunktile 3.12.

 1tp

3. 12

Projektikoor dinaator

Allkirjastaja poolt tagasi lükatud otsuse/lepingu eelnõu korral teosta vajalikud muudatused otsuse dokumendis. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.9.

Otsusest teavitamine 3. 13

Projektikoor dinaator

Muuda taotlust SFOS-s ja sisesta allkirjastatud ning DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i projekti "Seisundid" lehele juurde. Tee otsus/leping taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.rahastatud seisundi

1 tp

3. 14

Projektikoor dinaator

Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d/PO-d vastavalt nõuetele ja registreeri e-kiri/kiri DHS-s. 1 tp

3. 15

Projektikoor dinaator

Tutvu DHS-ist saadetud teavitusega otsuse/lepingu allkirjastamise kohta ja kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, siis edasta vastavalt otsusele/lepingule riigiabi/VTA andmise andmed RAR-i.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul

4. rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks Taotluse tunnistamine TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine toimub RÜ algatusel või TS taotlusel. 2021-2027 SV meetmete RÜ teeb taotluse rahuldamise otsuse täieliku või osalise kehtetuks tunnistamise vastavalt ÜM_2022 § 14. RE meetmete taotluste rahuldamise otsused tunnistatakse kehtetuks vastava meetme tingimustes toodud alustel. Kliima meetmete TRO-d tunnistatakse vajaduse korral kehtetuks, kui seda võimaldab TAT. 

4.1. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus ei kuulu tagastamisele TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise taotlemine

4. 1.1

TS TS esitab SFOS postkasti avalduse TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks.kaudu Vastavalt vajadusele

4. 1.2

Projektikoor dinaator /teenusekoo

rdinaator/TJ

Kui TAT näeb ette, siis esita TS avaldus TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamiseks hindamis- või juhtkomisjonile läbivaatamiseks ja hindamiseks.

Algata TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamise.

Vastavalt vajadusele koheselt

Otsuse eelnõu koostamine

4. 1.3

Projektikoor dinaator

Koostab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Vajadusel kaasab TAO juristi ning kui kohaldub, siis teavitab juristi hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast e-kirja teel.

3 tp

4. 1.4

Projektikoor dinaator

Kui TAT-s on ette nähtud, siis saadab taotluse rahuldamise otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu RA- le kooskõlastamiseks e-kirja teel.

1 tp

4. 1.5

RA Vajaduse korral saadab R ooskõlastuse vastavalt TAT-le.A e-kirjaga või kirjaga k Vastavalt TAT-s sätestatud tähtaegadele

Otsuse eelnõu kooskõlastamine TS- ga

4. 1.6

Projektikoor dinaator

Saadab TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu TS-le a annab 5 tp seisukoha SFOS-i jpostkasti kaudu esi (tamiseks v.a juhul, kui kehtetuks tunnistamine toimub TS taotlusel ning tema taotlus rahuldatakse täielikult).

a) kui TS annab kooskõlastuse, siis jätka menetlust vastavalt punkti 4 alapunktile 4.1.7.

b) kui TS saadab TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõule siis analüüsi omapoolsed kommentaarid, kommentaare, konsulteeri vajadusel asjaomaste osapooltega (TAO jurist, TJ, teenusekoordinaator, TAO valdkonna ekspert).

(i) kui otsuse tegemise asjaolud langevad ära, siis lõpeta otsuse osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu koostamine;

(ii) vajaduse korral vii sisse täiendused. Jätka menetlust vastavalt punkti 4 alapunktile 4.1.7.

1 tp, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

Otsuse kooskõlastamine ja

allkirjastamine DHS-s

4. 1.7

Projektikoor dinaator

Algata DHS-s TRO osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise otsuse kinnitamise töövoog.

Kooskõlastajad:

a)    valdkonna eest vastutav TAO jurist;

b)    TJ kui allkirjastaja on TRO OJ.

Allkirjastaja TJ või TRO OJ (Antud protsessi etapi viib läbi TRO OJ alates RTK peadirektori asetäitja käskkirjaga [5]

kinnitatud piirmäärast toetuse summaga otsuste puhul).

2 tp

Otsusest teavitamine 4. 1.8

Projektikoor dinaator

Sisesta allkirjastatud ja DHS-s registreeritud otsus/leping SFOS-i ja tee muudatused SFOS-s projekti "Seisundid" lehel. Tee otsus taotlejale teatavaks SFOS vahendusel.

a)     Juhul, kui on otsustatud taotlus täielikult kehtetuks tunnistada, siis muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud“ ning lae üles (allkirjastatud) muudetud otsus/leping lehele "Seisundid" katkestatud seisundi juurde;

b)    Juhul, kui on otsustatud taotlus osaliselt kehtetuks tunnistada, siis muuda taotlust SFOS-s ja lae üles muudetud otsus /leping projekti lehele "Seisundid" rahastatud seisundi juurde.

1 tp

4. 1.9

Projektikoor dinaator

Kui TAT näeb ette, teavita otsuse vastuvõtmisest RA-d vastavalt nõuetele ning registreeri kiri/ e-kiri DHS-s.siis 1 tp

4. 1.

10

Projektikoor dinaator

Kui projekt sisaldab riigiabi/VTA-d, saad otsuse/lepingu allkirjastamisest teavituse DHS-st. Vähenda SFOS-s projekti riigiabi/vähese tähtsusega abi lehel antud abi summat vastavalt otsusele/lepingule ja vajuta seejärel RARi saatmise nuppu.

Juhul, kui riigiabi/VTA-d antakse kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

Riigiabi 15 tp ja VTA 5 tp jooksul

4.2. Taotluse rahuldamise otsuse osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistamine juhul, kui toetus kuulub tagastamisele Avalduse esitamine 4.

2.1 TS Esitab avalduse toetuse kasutamisest loobumise kohta SFOS kaudu. Vastavalt vajadusele

Avalduse läbivaatamine ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitusele edastamine

4. 2.2

Projektikoor dinaator /teenusekoo rdinaator

Kui TAT näeb ette, siis esita TS avaldus toetuse kasutamisest loobumise kohta hindamis- või juhtkomisjonile e-kirjaga läbivaatamiseks ja hindamiseks.

2 tp jooksul pärast avalduse saamist

4. 2.3

Projektikoor dinaator /teenusekoo

rdinaator/TJ

Teavit AO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat laekunud TS avaldusest. Kui kohaldub, siis ka a e-kirjaga T hindamis- või juhtkomisjoni seisukohast ja tee ettepanek TRO osaliselt või täielikult kehtetuks tunnistada.

1 tp

Rikkumise SFOSi sisestamine

4. 2.4

TAO riskijuhtimis e ja järelevalve talituse juhataja

Suuna laekunud avaldus järelevalve eksperdile e-kirjaga. 1 tp

4. 2.5

Järelevalve ekspert

Sisesta SFOSi rikkumise aruanne. 2 tp

Otsuse koostamine 4. 2.6

Järelevalve ekspert

Koosta TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu. Riigiabiga/VTA-ga seotud projekti korral konsulteeri TAO juristiga.

Jooksvalt järelevalve menetluse raames

4. 2.7

Järelevalve ekspert

Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks TAO juristile e-kirjaga. 1 tp jooksul valmimisest

4. 2.8

TAO jurist Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud ning , sh lisa asja- ja ajakohane vajadusel täienda seda kohtupraktika. Tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile e-kirjaga.

5 tp

4. 2.9

Järelevalve ekspert

Edasta otsuse eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile e-kirjaga. 1 tp jooksul

4. 2.

10

Projektikoor dinaator

Kontrolli, kas otsuse eelnõus kajastatud finantsandmed (abikõlbmatu kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus used jm olulised andmed) on korrektsed. , maksete numbrid, arvutuse aluseks olevad summad ja arvut Saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga.

3 tp

4. 2.

11

Järelevalve ekspert

Saada otsus TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale kooskõlastamiseks e-kirjaga. 1 tp jooksul

4. 2.

12

TAO riskijuhtimis e ja

järelevalve talituse juhataja

Kontrolli, kas otsuse eelnõu on korrektselt vormistatud, kooskõlasta see ja saada kontrollitud otsuse eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga. Korrektselt vormistatud otsuse eelnõu korral menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 alapunktile 4.2.13.

Vajadusel tagasta otsuse eelnõu järelevalve eksperdile paranduste sisseviimiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 4.2 alapunktile 4.2.6.

1 tp jooksul

4. 2.

13

Järelevalve ekspert

Algata DHS-s otsuse/lepingu kinnitamise töövoog ning lisadokumendid (sh RA kooskõlastus kui lisa vajadusel juurde TAT nõuab). Kooskõlastajad TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise eelnõu puhul juhul, kui toetuse summa kuulub tagastamisele: projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ. Allkirjastaja: TRO OJ või TAO OJ. Lisa töövoog teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. 

2 tp jooksul

Otsuse kooskõlastamine

4. 2.

14

Projektikoor dinaator, TAO jurist,

TRO TJ, TAO riskijuhtimis e ja järelevalve TJ

Kooskõlasta otsus DHS-s. 2 tp jooksul

Otsuse allkirjastamine

4. 2.

15

TRO OJ /TAO OJ 

Allkirjasta otsus DHS-s.[6] 3 tp jooksul

Otsusest teavitamine 4. 2.

16

Järelevalve ekspert

Peale otsuse allkirjastamist edasta see SFOS-i postkasti kaudu TS-le. Veendu, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsi kättesaamise kohta kinnitust. Kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, siis edasta otsus TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile. Saada RA-le otsus vajaduse korral.

 2 tp jooksul tp

Tagastuse sisestamine ja rikkumise aruande uuendamine

4. 2.

17

Järelevalve ekspert

Teosta vajalikud toimingud SFOS-s (sh. sisesta tagastus ja seo algdokumendid ning uuenda rikkumise aruande). 10 tp jooksul otsuse allkirjastamisest

Riigiabi/VTA andmete edastamine RARi

4. 2.

18

Projektikoor dinaator

Kui otsusega on tunnistatud abikõlbmatuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud jatagasi nõutud summa on tagasi makstud, siis vähenda SFOS-s projekti riigiabi/vähese tähtsusega abi lehel antud abi summat vastavalt otsusele/lepingule ning vajuta RARi saatmise nuppu. 

Juhul, kui riigiabi/VTA-d on antud kaudsetele abisaajatele, siis sisesta andmed RAR-is käsitsi.

1 tp jooksul

SFOS-s projekti seisundi muutmine

4. 2.

19

Projektikoor dinaator

TRO/lepingu osalise või täieliku kehtetuks tunnistamise kohta DHS töövoo kaudu.Võta teadmiseks teade

Taotluse täielikult kehtetuks tunnistamise otsuse korral muuda SFOS-s projekti seisundit ja märgi projekti seisundiks „katkestatud enne projekti katkestatuks märkimist, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-“ ja kontrolli d on koostatud, allkirjastatud ja kõik vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ja tagastatud.

1 tp jooksul

Investeeringute kava raames toetuse andmisel peab olema enne TRO vormistamist Investeeringute kava kinnitatud ministri poolt.[1]

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“.   Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil [2] Töökorra .lisad

Kui õigusaktis (näiteks TAT-s) muudetakse TS kohustusi või õigusi, mis väljenduvad ka TRO-s, siis tuleks kaaluda otsuste muutmist RÜ omal [3] algatusel.

 RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil [4] Töökorra . lisad

RTK peadirektori asetäitja käskkiri „Toetuse andjate ja kontrollijate määramine“. Kehtiv käskkiri on siseveebis TPK lisade juures lingil [5] Töökorra lisad . 

[6] .Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale, kus võib olla FKO allkirjastajaks TAO juhataja

[ ] 7 Projektikoordinaator konsulteerib keskkonnanõuete otsusesse lisamisel projektide keskkonnaeksperdiga ainult juhul, kui otsuse eelnõu koostamise ajal ilmneb uusi keskkonnariske, millest varasemalt taotluse vastavuskontrolli ajal ei ole projektide keskkonnaeksperti teavitatud.

3.1.5. SV administratsiooni TA projekti ja EŠK TA meetme projekti ning käskkirja alusel projekti SFOSi sisestamine

Etapp Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

Struktuurivahendite administratsiooni TA ja EŠK TA meetme ning käskkirja alusel projekti  SFOSi sisestamine

Projekti SFOSi sisestamine

1. Projektikoordinaator/ EŠK programmi ekspert

Sisesta projekt* SFOS-i ja määra projekti seisundiks rahastatud.

A projekti korral sisesta aastapõhine T*SV administratsiooni eelarve.

TAT-s toodud tähtajaks

Protsessiomanik

TRO projektikoordinaator

3.2. KONTROLLITOIMINGUTEGA SEOTUD PROTSESSID 3.2.1. Maksete protsess 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess 3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess 3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess 3.2.5. Andmekorje protsess 3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess 3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

3.2.1. Maksete protsess

Makse kontrolli ulatus määratakse vastavalt riskide hindamisele (riskihinnangu eest vastutab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja). Üldjuhul kontrollitakse makset ühetasandiliselt projektikoordinaatori poolt nii, et kumulatiivselt on alati kontrollitud valimimetoodikas ette nähtud valimi maht projekti otsestest abikõlblikest kuludest (v.a ühtse määra alusel arvutatud kaudsed kulud). Makse suurem või väiksem ning kahetasandiline kontrolliulatus või muud erandid otsustatakse meetme riskihindamise tulemusel. 

TPK lisa 12  "Makse ja ettemakse kontroll-lehed" kohaldub TPK toetusskeemidele, sh.  Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le.  TPK lisa 12 KL ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 "Riigieelarvelise/kliima meetme makse ja ettemakse kontroll-leht" kohaldub RE meetmetele ja kliima meetmetele. 

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.1. Projekti maksete prognoosi kontrollimise protsess

Kui TAT-s, TRO-s või lepingus on TS-l kohustus esitada projekti maksete prognoos,  siis TS esitab maksete prognoosi e-toetuse kaudu.

Antud protsess ei kohaldu RE meetmetele. KSM ja KSR korral sisestab prognoosi teenusekoordinaator või projektikoordinaator.

Etapp  Nr Vastuta ja (ametik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

Prognoos i esitamine

1 TS Esitab vastavalt TAT tingimustele projekti maksete prognoosi  e-toetuse kaudu. Vastavalt määratud tähtajale

2 Projekti koordin aator

Vajadusel saadab TS-le meeldetuletused prognoosi esitamise nõude täitmiseks SFOS postkasti kaudu. 5 tp jooksul tähtajast

Prognoos i kontrollim ine

3 Projekti koordin aator

Kontrollib prognoosi õigsust vastavalt TAT-le ning vajadusel vastavust aastasele tegevuskavale. 

Kui prognoos ei vasta TAT nõuetele, siis saadab TS-le tagasi prognoosi täiendamiseks ja annab täitmise tähtaja ning saadab TS-le teavituse prognoosi täiendamiseks SFOS postkasti kaudu ning jätkub menetlus vastavalt p.1.

10 tp jooksul esitamisest, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

Prognoos i kinnitami ne

4 Projekti koordin aator

Kinnitab prognoosi SFOS-s. Annab TS-le korralduse SFOS postkasti kaudu korrigeerida prognoos vastavalt p. 5, kui esitatud maksed erinevad kinnitatud prognoosist ja kui nii näeb ette TAT/TRO.

Prognoos i korrigeeri mine 

5 Projekti koordin aator

Kui esitatud makse(d) ei vasta prognoosile ja kui TAT /TRO sätestab nõude esitada korrigeeritud maksete prognoos, siis saadab TS-le prognoosi korrigeerimiseks ja teavituse[1] prognoosi korrigeerimiseks SFOS postkasti kaudu. Menetlus jätkub vastavalt p.1-4.

Vastavalt TAT/TRO tingimustele

[ ] 1 Kuni prognoosi mooduli arenduse valmimiseni.

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.2. Ettemakse menetlemise protsess

Kohaldub Ei kohaldu

2021-2027 SV RE meetmed Kliima meetmed Norra_EMP 201

program4-2021 mi meetmele (SFOS nr 2014- 2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond"

2021- 2027 RRL EŠK Norra ja EMP 2014-

 te2021 hniline abi  (SF OS nr 2014- 2021.1. 4)

1.1. LÜHENDID

Ettemakse kontroll teostatakse läbivalt ühetasandiliselt. Ettemakse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisa 12 ettemakse kontroll-lehte (KL3). TPK lisa 12 ei kohaldu RE ja meetmete ettemaksele.  TPK lisa 2kliima [

kohaldub RE/ meetmete ettemakse menetlemisel. 1] kliima Antud protsessipunkt 3.2.1.2 "Ettemakse menetlemise protsess" ei kohaldu rahastamisvahendite ettemakse

menetlemiseks.  Rahastamisvahendite ettemakse menetlemise protsess on kirjeldatud protsessipunktis 2. .2.14 Rahastamisvahendite ettemakse ja makse menetlemise protsess

Etapp Nr Vast utaja (ame tikoh t)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

Ettemakse menetlemise protsess

Ettemak se esitamine

1. TS Esita e-toetuse keskkonnas ettemakse. Vastavalt vajadusele

Ettemak se menetle mine

2. Proje ktiko ordin aator

Kontrolli dmete vastavust nõuetele ning täida kontroll-leht.ettemakse an 10 tp jooksul itamisestettemakse es

, lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

3. Proje ktiko ordin aator

Kontrolli käigus tuvastatud puudusest teavita TS-t, kirjeldades puuduseid „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saada ndaettemakse täie miseks TS-le. Palu TS-l vastata kommentaari lahtrisse „Taotleja kommentaar“. 

4. Proje ktiko ordin aator

on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lisa kontroll-leht SFOS-i ettemakse juurde.Kui ettemakse

Makse aktsepte erimine SFOS-s

5. Proje ktiko ordin aator

Aktsepteeri makse SFOS-s.

Ettemak se tõendam ine TS poolt

6. Proje ktiko ordin aator

a) Jälgi ettemakse tähtaegset tõendamist TS poolt (TS esitab kuludokumendid, mis süsteemi poolt lähevad automaatselt ettemakse tõendamiseks). Vajadusel saada TS-le SFOS postkasti kaudu meeldetuletus kuludokumentide esitamiseks või ettemakse jäägi

 tagastamiseks, vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess punkti 3 "Tegevuse korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess" alapunktile 3.2.

b) Kui TS ei tõenda ettemakset ja ei tagasta tõendamata osa mitteriigiabi ettemakse korral STS § 18 lg 9/ ÜSS § 14 lg 3/ TAT-s nõutud tingimustel ja tähtaja ning riigiabi ja VTA ettemakse korral TAT-s või TRO-s nõutud tingimustel ja l (tuvastad punkti a) mittejärgimise)  tähtajal, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3.

punktile 2 JÄRELEVALVETOIMINGUD .

a) Õigusaktis määratud tähtajal

b) Koheselt pärast rikkumise kahtluse tekkimist

Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“.[1]

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

1. Makse kontrolliprotsess 2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed 3. Tegevuse korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsess

Kohaldub Ei kohaldu

Abifond SV EŠK Kliima Norra ja EMP 2014

teh-2021  niline abi  (SFO S nr 2014- 2021.1.4) Norra_E MP 2014-

pro2021 grammi meetmele (SFOS nr 2014- 2021.1.1) "Kahepo olsete suhete fond" RE meetmed (v.a RE meetmed, kus TAT võimaldab  RTK-l algatada makse omal

algatusel)

2021-2027 RRL RE meetmed, kus TAT võimaldab RT K-l algatada makse omal algatusel TAT-s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel)

1.1. LÜHENDID

Makse kulude abikõlblikkuse kontrollimiseks kasutatakse TPK lisas 12 "Makse ja ettemakse kontroll-lehed" olevat makse kulude loetelu kontroll-lehte (KL1) (v.a KSM jaKSR) ja makse kuludokumentide kontroll-lehte (korral KL2) ning makse menetlemise raames teostatakse ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll TPK lisa 12 "Ostu-ja hankelepingu täitmise kontroll" kontroll-lehe KL4 järgi. KSM-i ja KSR-ik ontrollimiseks täidetakse TPK lisa 12 makse KL-s  "IV Lihtsustatud kulude kontroll" kontroll-leht. TPK lisa 12 kohaldub TPK toetusskeemidele, sh.  Norra_EMP programmi meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" , Norra_EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi" ja EŠK-le.  TPK lisa 12 ei kohaldu RE meetmetele ja kliima meetmetele.

ÜM_2022 § 11 lg 3 järgi, kui TS ei  ole hankija RHS-i tähenduses ja asja, teenuse või ehitustöö (edaspidi ost) abikõlblik maksumus ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, peab ta ostu maksumuse väljaselgitamiseks korraldama ostumenetluse lähtuvalt ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lõigetest 4-10 ning TAT- s sätestatud nõuetest. ÜM_2022 § 11 lg 3 ja lg 4–10 järgi teostatud ostumenetluse kontrollist jääb jälg makse KL-le. Kui projektikoordinaator tuvastab ostulepingu täitmise kontrolli käigus lepingu muudatuse, siis ta hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas ÜM_2022 § 11 lg 9 nõuetega. Kui projektikoordinaator

trolli käigus lepingu muudatuse, siis ta tuvastab lepingu täitmise konkääbushanke hindab ise, kas see lepingu muudatus on kooskõlas RHS § 3 (kui TS RHAD näeb

. Mittehankijast TS ostude summeerimise vajadust ette, siis RHS §123) nõuetega tuleb hinnata ÜM_2022 § 11 lõigetes 4–10 toodud üldpõhimõtete alusel lõike 4 punktis 5 sätestatud kohustuse järgi.

TPK Lisa 2 a „Riigieelarvelise/kliima meetme makse ja ettemakse kontroll-leht“  koh ldub RE meetmetele ja kliima meetmetele. TPK lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE. 1.1.1 „Ida-Virumaa tööstusinvesteeringute toetamine“,kus makse kontroll toimub

meetmespetsiifilise KL alusel. RE meetmete maksete menetlemisel projektikoordinaatorid ei edasta riigihankeid kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele. Kliima meetmet aksete mekus TAT näeb ette RHS järgimist, me,netlemisel edastatakse riigihanked kontrollimiseks TAO riigihangete kontrollüksusele vastavalt TPK riigihangete kontrollli protsessile 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess.

Makse KD menetletakse ja makse menetlemise raames teostatakse ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll valimipõhiselt TPK lisa 4 "Maksete valimipõhine kuludokumentide ja lepingute täitmise kontrollimetoodika“ järgi, seejuures võetakse arvesse meetme riskitaset vastavalt valimimetoodikale.

Kui riigihankega seotud kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis (20 000€ ilma KM-ta), siis jääb alla ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäärast

projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT- le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel.

Kui mittehankija kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta projektis jääb alla ÜM_2022 § 11 lg-s 3 sätestatud piirmäärast, siis projektikoordinaator kontrollib tehtud kulutuste sisulist abikõlblikkust vastavalt TAT-le ja/või ühendmäärusele kuludokumentide valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100% KD alusel.

TPK lisa 4 ei kohaldu EL SV perioodi 2021-2027 partnerite TA maksetele ja  Norra _EMP meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.4) "Norra ja EMP tehniline abi". 

 Etapp Nr Vastutaj a 

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Makse kontrolliprotsess Makse esitamine

1.1 TS Esitab e-toetuse keskkonnas makse. Vastavalt tingimustele

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

1.2 Projektik oordinaat or

Ku ei ole esitatud e-toetuse kaudu, sis oos nõutud dokumentatsiooniga SFOS-i (tehnilise abi meetme korral).i makse esta see k 3 tp jooksul esitamakse

misest

1.3 Projektik oordinaat or

Kui sisaldab riigihankega seotud kulu(sid), mis eeldavad riigihanke kontrolli, a, et hankega seotud lepingu failid oleks sisestatud SFOS-i hangete ja makse siis tag lepingute moodulisse.

Esimesel võimalusel

sitamakse e misest

Hanke suunamine

1.4 Projektik oordinaat or

Suuna SFOS-i hangete ja lepingute moodulis hange ( ntr/ leping v.a RE meetmetes ja nendes kliima meetmetes, kus TAT ei näe ette RHS järgimist ) riigihangete ko ol    TPK 3. osa alapeatüki 3.2 p. punktile 2 (võttes arvesse tabelis 1 toodud korda), kui hange pole eelnevalt li vastavalt 3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess läbinud riigihangete kontrolli.               

Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud kulud on ületanud

ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära     

Kliima ja EŠK meetmetele rakendub sama ÜM_2022 piirmäär

(v. a, kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).

Valimi tegemine ja kulude kontroll

1.5 Projektik oordinaat or

mete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehTee valim, kui kohaldub valimimetoodika (TPK lisa 4). Valimisse valitud KDd märgista SFOS-s. Kontrolli makse and (ted)ele ja täida TPK lisas 12 kontroll-lehed" olev "Kulude loetelu kontroll-leht (KL1[1] "Makse ja ettemakse )“ (v.a KSM ja KSR korral) ja kui kohaldub TPK lisa 4 järgi, siis täida TPK lisas 12 „Makse kuludokumentide kontroll-lehed (KL2)“ ja  "Ostu- ja hankelepingu täitmise kontroll-leht (KL4)". ntrollimiseks KSM-i ja KSR-i ko täida TPK lisa 12 makse KL-s  "IV Lihtsustatud kulude kontroll" kontroll-leht.

RE meetmete ja kliima meetmete korral kontrolli andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele täites TPK lisa 2   makse  [2] „Riigieelarvelise/kliima meetme ja kui kohaldub vastavalt TPK lisale 4, siis täida TPK lisa 2 kontroll-lehed KL2 ja makse ja ettemakse kontroll-lehe“ (sh täida KL1 (v.a RE meetme KSM korral),

KL4). 

KD-te, nende tasumist tõendavaid dokumente ning tööde teostamise ja kauba/teenuse kättesaamist tõendavaid KD-te kontrolli vastavalt konkreetsele [3]

toetusskeemile kohalduvale valimipõhisele KD kontrolli metoodikale (TPK lisa 4), koostades valimi või kui seda ei ole põhjendatud juhul võimalik, siis kontrolli 100%-liselt .[4]

Suuna projektide keskkonnaeksperdile keskkonnanõuetele vastavuse kontrolliks:

a) Mittehankija k  suurim eskkonnariskiga ostulepingu kulurida koos kuludokumendiga "SF116 projektide riskihindamise tabeli" alusel, mis asub   Jira taski RTK

0019-1167 -   Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS JUURES.  Juhul, kui makse sisaldab rohkem kui kolme erineva keskkonnariskiga ostulepingu kulusid, siis vali keskkonnanõuete kontrolli 3 kõige suuremat keskkonnariskiga ostulepingut "SF116 projektide riskihindamise tabeli" alusel  ja suuna projektide keskkonnaeksperdile kontrolli iga kontrolli valitud keskkonnariskiga  suurim kulurida koos kuludokumendiga. ostulepingu Võrdsete summadega ostulepingute korral vali kontrolli SFOS kulutunnuse numbrilt neist esimesed.

Pärast seda, kui projektide keskkonnaekspert on selle keskkonnariskiga ostulepingu kulu kontrollinud, suunab projektikoordinaator talle ostulepingu kulu korduvkontrolli ainult juhul, kui projektide keskkonnaekspert määrab selle ostulepinguga seotud kulu korduvkontrolli (TPK lisa 16 KL kokkuvõtte järgi);

b) Keskkonnariskiga kääbushanke hankelepingu suurim kulurida koos KD-ga "SF116 projektide riskihindamise tabeli" alusel, mis asub Jira taski  RTK0019-

 -1167    Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS JUURES. 

Pärast seda kui projektide keskkonnaekspert on kääbushanke hankelepingu kulu kontrollinud, suunab projektikoordinaator talle selle kääbushanke hankelepingu kulu korduvkontrolli ainult juhul, kui projektide keskkonnaekspert määrab selle hankelepinguga seotud kulu korduvkontrolli (TPK lisa 16 KL kokkuvõtte järgi);

c)  Alates keskkonnariskiga lihthankest suuna hankelepinguga seotud kulurida koos KD-ga (nt. koos aktiga) "SF116 projektide riskihindamise tabeli" alusel, mis

   - asub Jira taski RTK0019-1167  Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS JUURES , kui nii näeb ette vastav märge valimi vormi märkuste lahtris (täidetud TPK lisa 16 KL alusel); 

d) Juhul, kui tuvastad makse menetlemisel keskkonnariskiga HL/ostulepingu muudatusega seotud kulu kus projekti tegevustes on toimunud sisulised või , tehnilised muudatused, millel on keskkonnamõju, siis suuna vastav lepinguga seotud kulurida projektide keskkonnaeksperdile kontrolli. 

20 tp [5]

jooksul ma  esimekse

se kulu esitamises

t, lisandub

 puuduste kõrvaldam ise tähtaeg

Keskkonnariski ga SV projekti hanke-/ ostulepinguga seotud kulu kontroll

1.6 Projektid e keskkonn aekspert

Kontrolli keskkonnariskiga k ulurida TPK lisa 16 KL[9] järgi. Kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis küsi selgitusi TS-lt SFOS postkasti kaudu. Puuduste korral märgi puudused SFOS-i kuludokumendi juurde väljale "Rakendusüksuse sisene märkus".  Lae üles täidetud TPK lisa 16 KL SFOS-i maksete moodulisse makse kulurea juurde (v.a alates lihthankest hankelepinguga seotud kulu kontrollimisel).  Alates lihthankest hankelepinguga seotud kulu kontrollimisel lae üles TPK lisa 16 KL hanke juurde SFOS hangete moodulis  ."Keskkonnanõuete kontrollina"

Suuna kulurida projektikoordinaatorile tagasi pärast kontrolli lõpetamist ja lisa kulurea tagasisuunamise juurde selgitus:

a) "kulu vastab keskkonnanõuetele";

b) "kulu ei vasta keskkonnanõuetele" või

c) "määran lepinguga seotud kulu keskkonnanõuetele vastavuse korduvkontrolli".

5 tp

Puuduste tuvastamine ja parandamine

1.7 Projektik oordinaat or

KD-de kontrolli käigus tuvastatud puudusest  abikõlbmatust kulust teavita TS-t, kirjeldades puuduseid dokumendi (sh. keskkonnanõuetega seotud puudustest)/ „RÜ kommentaar taotlejale“ lahtris ja saada KD-d täiendamiseks TS-le. Palu TS-l vastata KD-i kommentaari lahtrisse. Kui sama puudus esineb mitmes KD-s

Palu TS-l abikõlbmatu kulu välja võtta.  Vajadusel konsulteeri korraga, siis võib saata TS-le kirja puuduse kõrvaldamiseks projekti postkasti kaudu. keskkonnanõuetega seotud küsimustes projektide keskkonnaeksperdiga ja lisa vastavad märkused makse KL-le.

Kirjuta valimi vormi märkuste lahtrisse:

a) projektide keskkonnaeksperdi poolt kontrollitud keskkonnariskiga ostu-/hankelepinguga seotud KD tunnused;

b) keskkonnariskiga ostu-/hankelepingute kulud, mida projektide keskkonnaekspert soovib edaspidi lisaks kontrollida.

Vajadusel salvesta fail valimis olevate kuluridade juurde „Seotud dokumendid“ .

Kontrolli määratud keskkonnariskiga HL/ostulepingu kulu tohib välja maksta alles pärast seda, kui projektide keskkonnaekspert on oma kontrolli ja lõpetanud tema poolt tuvastatud puudused on maksest kõrvaldatud. 

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas,

lisandub puuduste kõrvaldamise ks üldjuhul kuni 10 tp

 1.8 Projektik oordinaat or

Kui kontrollimisel tekib nõuetele mittevastavuse kahtlus, mida saab kontrollida vaid kohapealse kontrolliga, edasta vajadusel TAO riskijuhtimise ja  makse  järelevalve talituse juhile erakorralise kohapealse kontrolli teostamisek rotsess jätkub vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile s e-kiri. P 3.2.3. Tegevuste

.kohapealse kontrolli protsess

1 tp kahtluse tuvastamisest

1.9 Projektik oordinaat or

Puuduste korral, mida ei parandata või ei ole võimalik parandada (sh keskkonnanõuete rikkumised), teavita rikkumise kahtlusest TAO riskijuhtimise ja järelevalve enetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki talitust e-kirjaga ([email protected]). M 3.3.

JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.  

Keskkonnanõuete rikkumise kahtluse korral lisa koopia kirjast projektide keskkonnaeksperdile.

TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktis 2 toodud tähtajas

1. 10

Projektik oordinaat or

Kui menetluses olev makse on ette nähtud FKO-ga/tagastusega tasaarveldamiseks, siis enne kulude maksmisele saatmist veendu SFOSi teavituse „Projektile on lisatud tagastus, mis tasaarveldatakse“ ja tagastuse seisund on „Tasumata“ olemasolust.  

Jätka bikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust vastavalt punkti 1. alapunktile makse a 1.15.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 11

Projektik oordinaat or

Juhul kui FKO-s pole tasaarveldust ette nähtud ja enne FKO tagasimakse tähtaja saabumist kuulub menetluses ol maksmisele, on võimalik TS ev makse  nõusolekul laekumata tagastus tasaarveldada.

1. teavita TS-t antud võimalusest audu ning anna TS-le 5 tp aega nõusoleku andmiseks;SFOS postkasti k

2. TS nõusoleku korral teavita järelevalve eksperti ja palu SFOS-is laekumata tagastusele lisada tasaarvelduse märge enne väljamaksmisele saatmist. e-kirja teel

Jätka abikõlblikuks hinnatud kulude osas menetlust punkti 1 alapunkti makse  st 1.15.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas; lisandub vastamise aeg

1. 12

Projektik oordinaat or

Kui menetluses on FKO-ga seotud ja vähendamisele kuuluvad kulud, siis teavita TS-t kulude vähendamise toimingust märkides teavituse KD kommentaari lahtrisse või edastades teavituse SFOS postkasti kaudu. Abikõlblikku kulu vähenda pärast 3 tp möödumist alates teavituse TS-le edastamisest või pärast TS vastuse saamist. Teavita e-kirja või SFOS postkasti kaudu kulu vähendamisest või vähendamisele kuuluva kulu parandamisest FKO-d koostanud järelevalve eksperti.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 13

Projektik oordinaat or

Kui menetluses oleva kulu raames on algatatud rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlus vastavalt punkti 1 alapunktile analüüsi võimalust   , 1.9 jätkata kulu menetlust abikõlblikuks määratud osas.

Teavita TS-t kulu vähendamisest ja anna TS-le 5 tp aega nõusoleku esitamiseks.SFOS postkasti kaudu

TS nõusoleku korral vähenda SFOS-s vastavalt järelevalve eksperdiga kokku lepitud rikkumise määras kulu ja lisa dokumendile RÜ sisese märkuse, mis sisaldab esialgset abikõlbliku kulu summat ning, kui palju on kulu vähendatud.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

1. 14

Projektik oordinaat or

Kui eelnevas alapunktis nimetatud rikkumise menetlus lõpetatakse ja kulu tunnistatakse abikõlblikuks (sh FKO-ga osaliselt abikõlblikuks), siis sisesta SFOSi KD-i uuesti liigselt kinni peetud kulu ulatuses vastavalt FKO-le või rikkumise äralangemise memole. KD-le lisa RÜ sisene märkus, märkides ära, et liigselt kinni peetud kulu on abikõlblik ning lisa algse KD tunnus ning kui kohaldub, lae üles KD-i juurde rikkumise äralangemise memo. Eraldi kontroll-lehte uuesti sisestatud KD-le ei koosta.

5 tp jooksul rikkumise menetluse lõpetamisest

Muude nõutud kontrollide teostamine enne makse tasumisele saatmist

1. 15

Projektik oordinaat or

Kui väljamakse teostamise eelduseks on vahe- või lõpparuande kinnitamine ja/või hangete kontrolli ja/või kohapealse kontrolli teostamine, veendu nõude täitmises.   

Enne makse tasumisele saatmist

Makse KL ja valimi tabeli lisamine SFOS-i

1. 16

Projektik oordinaat or

Kui makse on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad, siis lõpeta kontroll lisades Lisa 12 KL1, KL2 ja KL4 ning valimi tabeli SFOS-i. 

RE meetm orral, kui e/Kliima meetme k makse on korrektne ja/või saadud selgitused on piisavad lõpeta kontroll lisades Lisa 2[6] (sh. KL1, KL2, KL4) ning valimi tabeli SFOS-i.

Punkti 1 alapunktis 1.5 toodud tähtajas

Makse II tasandi kontroll

1. 17

Projektik oordinaat or

Kui meetme tegevuse riskide hindamise kaardistusega kohaldatakse II tasandi kontrolli, määra täiendava kontrolli seisund „Kuludokumendi II maksele  maksele tasandi kontroll“. Suuna TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale II tasandi kontrolliks. makse

Kui kohaldu II tasandi kontroll, jätka menetlust punkti 1 alapunktismaksele ei t 1.24.

Koheselt pärast I tasandi kontrolli lõpetamist

1. 18

TAO riskijuhti mise ja järelevalv e talituse juhataja

Suuna järelevalve eksperd II tasandi kontrolli.ile makse 1 tp

1. 19

Järeleval ve ekspert (II tasandi kontrollija)

Kontrolli makse andmete õigsust ja täielikkust vastavalt kontroll-lehele.

Kui projektikoordinaator on moodustanud valimi, siis kontrolli makse kuludokumente valimi ulatuse piires vastavalt valimi moodustamise metoodikale.

Kui I tasand on kontrollinud 100%-liselt, teosta makse II tasandi kontroll vastavalt meetme tegevuse riskide hindamisel määratule kas samas või väiksemas mahus.

5 tp

1. 20

Järeleval ve ekspert

Puuduste korral edasta tähelepanekud projektikoordinaatorile ja suuna tööülesande SFOS-s tagasi projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub punkti 1 alapunktist 1. 7.

1. 21

Järeleval ve ekspert

Olles veendunud korrektsuses, lisa kontroll-leht ja kui asjakohane siis ka riskianalüüs ja/või võetud valim juurde SFOS-i. makse  makse

1. 22

Järeleval ve ekspert

Määra seisund „Lõpeta kontroll“.maksele

1. 23

Järeleval ve ekspert

Suuna SFOS-is kuludokumendid projektikoordinaatorile ning teavita, et kontroll on lõpetatud.

 Makse maksmisele saatmine

1. 24

Projektik oordinaat or

Saada    SFOS-s.makse maksmisele 1 tp

1. 25

Projektik oordinaat or

Kui makse läheb seisundisse „vigane“ ja veateade on seotud SAP-iga (näiteks: „Arvelduskonto puudub SAP-s“, „Hankija nimi puudub SAP-is“, „SAP-s puudub ), siis teavita koheselt SFOS kasutajatuge hankijal IBAN“, „Grant S1GSF-RT14-02721 does not exist“ vms. [email protected]).

Esimesel võimalusel

RAR kanded 1. 26

Projektik oordinaat or

K isesta RAR-i projektis väljamakstud abi.   Väljamakstud abi kindlakstegemiseks on võimalik kasutada SFCS aruannet SF08 uni RAR liidese kasutuselevõtuni s „Projektide maksed“ kuni RAR liidese kasutuselevõtuni. Pärast RAR liidese kasutuselevõttu riigiabi/VTA andmed saavad RARi kantud RAR liidese kaudu. Veendu , et oled tellinud veateate SFOS-s. Pärast RAR liidese kasutuselevõttu veendu, et RAR liides ei saada veateadet. Veateate korral paranda puudused.

RAR põhimääruse kohaselt riigiabi hiljemalt 15 tp väljamaksest,

VTA hiljemalt 5 tp jooksul alates

väljamaksest

2. Omafinantseeringu ulatuses tasutud kuludokumentide alusel toetuse maksed

OF ulatuses tasutud KD esitamine

2.1 TS Esita e-toetuse keskkonnas omafinantseeringu ulatuses tasutud KD-d sooviga teha makse arve väljastajale või TS-le vastavalt RÜ poolt nõutud tingimustele. [7] Vastavalt tingimustele

OF ulatuses tasutud KD kontroll

2.2 Projektik oordinaat or 

Omafinantseeringu ulatuses tasutud KD-de puhul veendu esmalt, et:

1) TS-l on arve väljastajalt kinnitus (kinnitab teadlikkust, et arve tasujaks on RÜ) kui RÜ teeb makse otse tarnijale või töövõtjale ja

2) on võimalik menetleda arvel märgitud tähtajaks. makset 

Kui ei ole võimalik arvel märgitud tähtajaks makset teostada, siis teavita sellest TS-t SFOS postkasti kaudu Kui TS kirjalikult nõustub (nt kokkuleppel töövõtja. /tarnijaga) arvel märgitust hilisema tähtpäevaga maksega, võta makse menetlusse. Kui TS ei nõustu pikema tähtajaga, jäta makse menetlusse võtmata ja suuna makse tagasi TS-le.

Menetlusse võetud makse korral teosta kontrollitoimingud vastavalt punkti 1 alapunktides 1.3-1.26 toodud protsessile.

Enne isulimakse s

st kontrollimist

Tõendamistaotl use esitamine

2.3 TS Kui makse tehakse TS-le, siis esita e-toetuse keskkonnas tõendamistaotlus ette antud tähtajaks. RÜ poolt määratud tähtaeg

Kulude tasumise kontroll

2.4 Projektik oordinaat or

Kontrolli kulude tasumist ja aktsepteeri tõendamistaotlus SFOS-s. 3 tp jooksul dokumentide saamisest

Puuduste tuvastamine ja

 parandamine

2.5 Projektik oordinaat or

Kui tasumata kuludokumentide kogusumma tasumine ei ole TS poolt tähtajaks tõendatud, saada TS-le meeldetuletu määra kirjas uus s SFOS postkasti kaudu ja tähtaeg.

Kui TS ei ole vastavat summat uueks tähtajaks tasunud ja tõendanud, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

1 tp tähtaja saabumisest

3. korrigeerimise ja ettemakse jäägi tagastuse protsessTegevuse Vigade,

või tegevuste finantsallikate korrigeerimisek s teavituse koostamine

3.1 Projektik oordinaat or

Vigad või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluse kulud , koosta teavitus stuse „muu e, tegevuste ks ei ole abikõlbmatud  [8] e-kirjaga järelevalve eksperdile taga kulude vähendamine“ sisestamiseks.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

3.2 Projektik oordinaat or

Kasutamata äägi tagastamiseks koosta TS-le teavituskiri kuhu märgi tagastamisele kuuluv summa, tagasimakse tegemiseks ettemakse j  SFOS postkasti kaudu, vajalikud rekvisiidid ja tähtaeg. Vajadusel täpsusta rekvisiite järelevalve eksperdiga.

Makse korrigeerimine

3.3 Kvaliteed iekspert

Sisesta SFOS-i tagastuse „muu kulude vähendamine“, kaasates vajadusel projektikoordinaatori.

Makse tehnilise korrigeerimise või ettemakse jäägi sisestamise korral lisa SFOS-s alusdokumendiks kulude vähendamist/korrigeerimist selgitav dokumentatsioon (projektikoordinaatori teavituskiri). Informeeri projektikoordinaatorit, kui „muu kulude vähendamine“ on SFOS-i sisestatud.

Jälgi, et nõue saab tasutud. Kui saad RTK raamatupidajalt teavituse ettemakse jäägi laekumise kohta, märgi tagastus laekunuks.

Teavita projektikoordinaatorit laekumisest/mittelaekumisest e-kirja teel.

Mõistliku aja jooksul info saamisest

3.4 Projektik oordinaat or

Viga või finantsallikate korrigeerimiseks, mille aluseks lud, sisesta SFOS-i korrigeeriv mis vajadusel läheb de, tegevuste ei ole abikõlbmatud ku makse, väljamaksmisele või tasaarveldamisele.

[ ] 1 Kehtiv TPK lisa 12 on siseveebis TPK lisade juures lingil . Töökorra lisad

Kehtiv TPK lisa 2 on siseveebis TPK lisade juures lingil .  Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1 „Ida-Virumaa  [2] Töökorra lisad tööstusinvesteeringute toetamine“.

ÜM_2014 § 11 lõike 4  kohaselt ei pea riigiasutus koos maksega esitama kontrolliks kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku [3] omavalitsuse üksused ja nende asutused ning muud avalik-õiguslikud juriidilised isikud ei pea esitama kontrolliks palga kulu tasumist tõendavaid dokumente.  ÜM_2022 § 24 lõike 3 kohaselt riigiasutus ei pea esitama kulu tasumist tõendavaid dokumente ning kohaliku omavalitsuse üksus ja tema asutus ning muu avalik-õiguslik juriidiline isik palga ja sellest tasutavate maksude ja maksete tasumist tõendavaid dokumente.

Lihtsustatud kuluhüvitamisviiside kasutamisel kuludokumente ei kontrollita, vaid kontrollitakse kõigi tulemuste/näitajate saavutamist tõendavaid [4] dokumente.

Maksete menetlemise tähtajad võivad olla sätestatud TAT-s, sellisel juhul tuleb järgida, et menetlusaeg mahub TAT tähtaja sisse.[5]

TPK Lisa 2 ei kohaldu RE meetmele RE.1.1.1.[6]

[7] Kui makse kontroll toimub valimi alusel, esitab valimisse sattunud ridade omafinantseeringu tasumist tõendavad dokumendid. 

Infosüsteemis „muude kulude vähendamine“, millele ei ole kohaldu nõuetele mittevastavuse menetluse protsess.[8]

[ ] 9 .Kehtiv TPK lisa 16 on siseveebis TPK lisade juures lingil Töökorra lisad

3.2.1.4. Makse RTK algatusel

Protsess kohaldub RE meetmetele, kus TAT võimaldab RTK-l algatada makse omal algatusel TAT-s ette nähtud tingimustel (näiteks TRO alusel). Projektikoordinaator ei täida TPK lisa nde RE meetmete maksete korral, mis on algatatud RTK omal algatusel vastavalt TAT-le.  RTK kontrollib 2 KL ne tegevuste elluviimist pärast makse teostamist aruande alusel ning kasutab TPK lisa 8 aruande kontroll-lehte aruande kontrollimiseks.

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1 TRO projektikoordinaator

Sisestab ja kinnitab SFOS-s makse vastavalt TRO-le ja saadab makse SFOS-s maksmisele.

TRO-s määratud tähtajaks

SFOS kanne

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

3.2.2. Riigihangete kontrolli protsess

1. Riigihanke eelnõustamine 2. Riigihangete kontroll, sh makse raames 3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest 4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine

Kohaldub Ei kohaldu

ABIFOND EMP_Norra TA Norra/EMP

 2014-2021 kahepoolse te suhete fond EŠK Kliima meetmed, kus TAT näeb ette RHS järgimist SV

RE Perioodi 2021-2027 RRL Kliima meetmed, kus TAT ei näe ette RHS järgmist

1.1. LÜHENDID

Antud protsess ei kohaldu  Mittehankijast TS ostumenetluse kontroll toimub vastavalt mittehankijatele. . RTK TPK protsessipunktile 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

Riigihanke eelnõustamine

e või peale hanketeaEelnõustamine toimub jooksvalt menetluse eri etappides: (a) vajadusel enn te jt. riigihanke alusdokumentide avaldamist riigihangete registris (RHR), (b) hanketeate avaldamise järgselt hankemenetluse raames tehtavate otsuste eelnõude faasis ning (c) jooksvalt hankelepingute muudatuste

Vajaduse korral eelnõustatakse järgmiste riigihanke menetlustega seotud dokumentide eelnõude alusel. alusel: lihthankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus ning ideekonkurss.

Eelnõustamine toimub TS soovil või on TAT-st ja/või taotluse rahuldamise otsusest tulenev kohustus. Vastavalt RHS-le on riigihanke läbiviimise eest vastutav isik hankija ja RTK pakutav nõustamistegevus ei vähenda hankija vastutust riigihanke teostamisel. RTK vastab kirjalikult hanke läbiviimisega seotud küsimustele ja/või teeb ettepanekuid TS hangetega seotud dokumentatsiooni täiendamiseks. Hankeeksperdi poolt tehtud ettepanekutega arvestamine ei ole TS-le täitmiseks kohustuslik. Hankedokumentide eelnõustamisel on kontroll-jäljeks kirjavahetus TS-ga SFOS-s. RHAD alusel eelnõustamist ja I tasandi kontrolli ning II tasandi kontrolli teevad erinevad hankeeksperdid. Eelnõustamise raames tugineb hankeekspert tähelepanekute edastamisel vähemalt KAMINa lisas olevatele riigihangete kontroll-lehe küsimustele, kuid kontroll-lehte ei täida.

Riigihanke I ja II tasandi kontroll

Riigihanke kontrolli teostatakse vastavalt ÜM_2022 § 11 lõigetele 1-2 ning § 27 lõikele 4 , võttes aluseks riigihangete seaduse ( ) ja KAMIN ptk 7.edaspidi RHS

Hankelepingud alates riigihanke piirmäärast ja nende muudatused kontrollitakse 100%. Hanke kontroll peab olema teostatud enne makse kontrolli lõpetamist. Kui TS hangete kontrollides pole rikkumise kahtluseid tuvastatud, siis on hankelepingute muudatusi võimalik kontrollida ka jooksvalt vastavalt TPK-le ja TPK lisale 4.

Hankeekspert kasutab riigihangete (v.a kliima meetmete riigihangete) kontrollimiseks KAMINa lisas olevaid riigihangete KL-i. Kliima meetmete puhul kasutab hankeekspert hangete kontrollimiseks TPK lisa

Kui riigihange on 18 KL.  Hankeekspert lisab kontroll-lehe kontrollitoimingu teostamise järgselt SFOS-i. sisestatud SFOS-i, võib projektikoordinaator riigihanke kontrolli suunata varem, kui TS makses vastava riigihanke kulud esitab. Kui riigihanke kontroll viiakse läbi paralleelselt makse menetlusega, peab enne väljamaksmist olema teostatud I tasandi hankekontroll ja II tasandi hankekontroll, kui kontrollipõhimõtted nii ette näevad. II tasandi kontrollipõhimõtted kirjeldatakse TPK lisas 11.

II tasandi kontrolli teostab TAO hankeekspert, hinnates dokumente iseseisvalt ja I tasandi kontrollijast sõltumatult. II tasandi kontroll viiakse läbi kitsama ulatuse ja kindla fookusega. II tasandi kontrollis täidab hankeekspert TPK lisa 1 KL. TAO toetuste korraldamise talituse riigihangete kontrollüksuse juht tagab hangete II tasandi kindla fookusega kontroll-lehe küsimuste ajakohasuse ja laiendamise vastavalt riskide hindamisele ning algatab vajadusel kontroll-lehe muutmise. Kontrollipõhimõtete muutumisel tagab, et uuendused saavad sisse viidud ka TPK lisasse 11.

Tuginemine teise RÜ kontrollile

RTK-l ei ole kohustust kontrollida riigihanke õiguspärasust, juhul kui see on kontrollitud varasemalt mõne teise RÜ poolt ja see kontroll on lisatud SFOS-i. Enne riigihanke kontrolli suunamist kontrollib projektikoordinaator infosüsteemist, kas riigihanget on kontrollitud või on kontrollimist alustatud mõnes teises RÜ-s või projektis. Juhul, kui riigihanke kontrollimisega on juba alustatud RTK-s, siis projektikoordinaator hankekontrolli tegevale hankeeksperdile. Juhul, kui riigihange on suunab riigihanke juba kontrollitud, siis projektikoordinaator seob kontrolli infosüsteemis teise RÜ kontrolliga. Kui selgub, et teine RÜ on tuvastanud tema poolt kontrollitud riigihankes finantsmõjuga tähelepaneku, siis saadab projektikoordinaator riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale e-kirjaga info, et tema menetluses olevasse projekti on esitatud nimetatud riigihange ning konsulteerib, kuidas käimasoleva projekti raames antud riigihankega seotud kuludega käituda. Kui teine RÜ on teinud riigihankes finantskorrektsiooniotsuse, siis tuleb RTK-l finantskorrektsiooni otsuse tegemisel rikkumise asjaolud üle vaadata ja kaalutlus teostada ise. Selleks, et tagada ühesugune korrektsiooni määr erinevates RÜ-des menetletud ja/või menetletava ühe ja sama rikkumise puhul, tuleb teha koostööd teiste RÜ-dega. 

Protsessiomanik

TAO riigihangete kontrollüksuse hankeekspert

Riigihanke kontrolli alused

ÜM_2022 § 27 lg 4 järgi, kui hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta on võrdne 20 000 euroga või sellest suurem, kontrollitakse riigihanke kooskõla RHS §-s 3 nimetatud põhimõtetega või kõnealusele riigihankele kohalduvate RHS sätetega.

Tabelis 1 nimetatud ÜM_2022 § 27 lõikes 4 sätestatud piirmäära ilma km-ta rakendatakse kliima  ja EŠK meetmete hangetele, kui hankelepingu abikõlblike meetmetele, ,kus TAT näeb ette RHS järgimist

kulude summa ilma käibemaksuta on alates sellest piirmäärast sõltumata hankelepingu eeldatavast maksumusest (v. a., kui TAT näeb ette erineva hanke korraldamise piirmäära).

Riigihanke kontrolli vajaduse hindamisel lähtutakse hankija poolt valitud riigihanke menetluse liigist juhul, kui riigihanke raames tehtavate kulutuste abikõlblik maksumus käibemaksuta on alates ÜM_2022 § 27 lg 4 piirmäärast või sellest suurem ja kui hankija on viinud läbi rangema menetluse, kui RHS nõuab. Sel juhul kontrollitakse seda riigihanget vastavalt rangemale menetlusele kohalduvatele nõuetele kontroll- lehe alusel hankeeksperdi poolt.

Kui hankija kohaldas nende hangete korral, mille maksumus on alates lihthankemenetluse piirmäärast või sellest suurem, rangemat menetlust vabatahtlikult, siis kontrollitakse valitud menetlusliigi ja valitud tingimuste kohaldamise korrektsust ning kontrollitulemusi võetakse finantskorrektsiooni tegemisel arvesse, kuid kohaldada tuleb finantskorrektsiooni alust, mis kohalduks siis, kui rangemat menetlust ei oleks läbi viidud.

Hankijast TS alla lihthanke piirmäära jäävate riigihangete hankelepingute summeerimise vajadust hinnatakse RHS § 28 alusel. Raamlepingu alusel hankelepingute sõlmimisel tuleb hinnata kulude summeerimise vajadust muuhulgas lähtuvalt kulu tegemise eesmärgist.

RHS § 27 lg 1 kohaselt osadeks jaotatud riigihanke puhul lähtutakse konkreetse hankelepingu AK kulude  summast, mis peab olema võrdne 20 000 euroga ilma KM-ta või enam.

Šveitsi-Eesti koostööprogramm (EŠK)

EŠK projektide TS-tele  RÜ sätestab kohustuse tagada EŠK toetuste büroo esindajale ligipääs RHR-EŠK s olevatele hangetele vajalike dokumentidega tutvumiseks. EŠK toetuste büroo esindaja peab ennast RHR kasutajaks registreerima ja seejärel TS, kes on Eesti hankija lisab ta enda hanke juurde esindajaks ja seeläbi hakkab esindaja saama teavitusi ja saab RHR protsessi jälgida.

EŠK programmi raames saadab RKÜ Šveitsi toetuste büroole kooskõlastamiseks RHAD vastavalt antud 3.2.2. protsessipunkti punktis 1 "Riigihanke eelnõustamine" toodud korrale ning vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Hindamise tulemusel võib Šveits esitada soovitusi dokumentide muudatusteks. Neid soovitusi võib arvesse võtta ja vajaduse korral teavitatakse sellest Šveitsi toetuste bürood.  RKÜ saadab Šveitsi toetuste büroole Šveitsis RHAD põhiteavet sisaldava teabevormi vastavalt EŠK regulatsiooni artiklile 7.2. Täidetud teabevorm esitatakse Šveitsi toetuste büroole hiljemalt 5 tp enne hanke avaldamist. Šveits keskendub seejuures oma valikuprotsessis 500 000 Šveitsi franki ületavatele riigihangetele, kuid võib kaasata ka väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks. Šveitsi toetuste bürool või tema määratud kolmandal isikul on õigus osaleda vaatlejana pakkumuste hindamisel. RKÜ teatab Šveitsile hindamise koosolekute kuupäevad hiljemalt viis 5 tp enne koosolekuid. Šveitsi toetuste bürool on õigus välja nõuda riigihangete hindamisaruandeid ja sõlmitud lepinguid ning nõutud dokumendid esitatakse RKÜ poolt hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist.

Lihtsustatud kuluhüvitamisviis

Juhul kui hankelepingu alusel hüvitatakse kulusid nii lihtsustatud kuluhüvitamisviiside alusel kui ka tegelike kulude alusel (nt hüvitatakse osa lepingust standardiseeritud ühikuhinna alusel ja ülejäänu tegelike kulude alusel), siis riigihanke kontrolli suunamine tuleb otsustada summa põhjal, mida hüvitatakse tegelike kulude alusel. Kui tegelike kulude alusel hüvitatav kulu on 20 000 € km-ta või sellest suurem, siis tuleb riigihange suunata kontrolli arvestades Tabel 1 riigihangete kontrolli ulatust.

Hankeplaan

Kui TAT-st ja/või TRO-st tuleb kohustus esitada hankeplaan, edastab hankeplaani osas tähelepanekud SFOS-i kaudu projektikoordinaator, kes konsulteerib hankeeksperdiga saates pöördumise e-listi hankeek

Hankijaks määratlemise osas konsulteerib projektikoordinaator TAO riigihangete [email protected]. kontrollüksuse juhiga.

Riigihangete riskipõhine kvaliteedikontroll

Vastavalt RTK TAO riigihangete kontrollüksuse "RTK riigihangete osakonna (RHO) poolt pilootprojektile läbiviidud riigihangete riskipõhine kvaliteedikontrolli metoodika"[7] (edaspidi pilootprojekt) on TAO riigihangete kontrollüksuse juhil õigus pilootprojekti käskkirjas välja toodud fondide projektide riigihankeid mitte riigihangete kontrolli võtta, kui need riigihanked on RHO poolt läbi viidud: sellisel juhul teeb TAO riigihangete kontrollüksuse juht hanke suunamise kohta kande hangete tabelisse ja suunab hanke projektikoordinaatorile tagasi koos märkega "Hange ei sattunud kontrolli".   

Tabel 1. Riigihangete kontrolli ulatus

Nr      Menetlusliik* Ri ig ih a n ke

I ta sa n di k o nt ro llija

Riigihanke kontrolli ulatus[8]

  Riigihanke II tasandi kontrollija[1] Riigihanke kontrolli ulatus

1. (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-Kääbushanked kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates 20 000 € km-ta Kääbushange on alla lihthanke . piirmäära (või alla riigihanke piirmäära, kui RHS sellele riigihankele lihthanke piirmäära ei kehtesta) jääv soetus.[2]

Pr oj ek tik oo rdi na at or 

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

RH II tasandi kontroll ei kohaldu kääbushangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu kääbushangetele

2. Teadus ja Arendusteenuse erand (RHS § 11 lg 1 p 19) ja RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erand ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erand

Pr oj ek tik oo rdi na at

or

Kulude valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

RH II tasandi kontroll ei kohaldu Teadus ja Arendusteenuse erandile (RHS § 11 lg 1 p 19) ja RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasj ade omandamise ja kasutusele võtu erandile ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erandile

RH II tasandi kontroll ei kohaldu Teadus ja Arendusteenuse erandile (RHS § 11 lg 1 p 19) ja RHS § 11 lg 1 p 7 kinnisasjade omandamise ja kasutusele võtu erandile ja § 11 lg 1 p 14 töölepingu erandile

3. Erandid RHS § 11 lg 1 (va tabeli punktis 2 toodud RHS erandid) 

H an ke ek sp ert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Hankeekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskipõhine kontroll

4. Sisetehingud RHS § 12 H an ke ek sp ert

Valimi alusel või kui valimit ei rakendata, siis 100%

Hankeekspert vastavalt hangete II tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale

(TPK lisa 11)

Riskipõhine kontroll

5. Lihthanked H an ke ek sp ert

100% kulude valimi alusel hankeeksper dile kontrolli suunatud hangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu lihthangetele

RH II tasandi kontroll ei kohaldu lihthangetele

6. Avatud hankemenetlus, piiratud hankemenetlus, innovatsioonipartnerlus, võistlev dialoog, konkurentsipõhine läbirääkimistega hankemenetlus, väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste erimenetlus ja ideekonkurss.

H an ke ek sp ert

100% hankeeksper dile kontrolli suunatud hangetele 

hangete II Hankeekspert vastavalt tasandi kontrolli valimi moodustamise metoodikale (TPK lisa 11)

Riskipõhine kontroll

*Kui riigihanke menetluse, sh erandi (v.a kääbushanke ja tabeli 1 punktis 2 toodud erandi) kasutamise tulemusel on sõlmitud raamleping, siis hankeekspert kontrollib koos raamhankega raamlepingu alusel sõlmitud  esimese hankelepingu[3] abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta (Juhul kui

Tabelis 1 toodud riigihangete kontrolli ulatus kohaldub riigihangetele, kui ÜM_2022 § 27 lg 4 kohaselt on hankelepingu abikõlblike kulude summa ilma käibemaksuta võrdne 20 000 euroga või sellest suurem.

vastavas makses on rohkem kui 1 raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, siis vali kontrolli suurima AK kuluga hankeleping alates 20 000 € km- ta). Kui vastava makse esimese hankelepinguga seotud abikõlblikud kulud jäävad alla 20 000€ km-ta, kuid koos järgnevate maksetega ületavad 20 000 € km-ta, siis kontrollib sellise hankelepingu hankeekspert koos raamhankega.

Etapp Nr Vastutaj a (ametiko ht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Riigihanke eelnõustamine RHAD esitamine

1.1 Taotleja /TS

Esitab SFOS-i postkasti kaudu riigihanke eelnõustamise soovi. Vastavalt vajadusele

Eelnõusta misele

suunamine

1.2 Projektik oordinaat or

Tee valik a-c ja kontrolli, kas EŠK puhul kohaldub ka punkt d) või kas keskkonnariskiga SV projekti puhul kohaldub ka punkt e).

a)     Juhul, kui riigihange pole RHR-is avaldatud suuna projekti kiri SFOS-s riigihangete kontrollüksuse juhile, määra TAO riigihangete kontrollüksuse juhi projekti omanikuks. korral märgi TAO riigihangete kontrolliüksusele saadetud suunamise juurde, et Keskkonnariskiga riigihanke* RHADi saadad ka projektide keskkonnaeksperdile eelnõustamiseks.

b)    Juhul, kui riigihange on RHR-is avaldatud, siis suuna SFOS-i hanke moodulist hange TAO riigihangete kontrollüksuse juhile, määra ta objekti omanikuks. Keskkonnariskiga riigihanke korral lisa juurde, et saadad RHADi eelnõustamiseks ka projektide keskkonnaeksperdile.

c)   korral suuna edasi leping SFOS hangete ja lepingute mooduli kaudu riigihanke eel   Hankelepingu muudatuse eelnõu nõustamiseks sellele hankeeksperdile, kes on varasemalt kontrollinud sama riigihanget. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.4.  Keskkonnariskiga hankelepingu muudatuse korral, kui on tegemist hankelepingu tööde/tegevuste sisulise või ajalise muutmisega, millel võib olla keskkonnamõju, märgi suunamise juurde, et HL muudatuse saadad ka projektide keskkonnaeksperdile eelnõustamiseks. 

d)  suunamiseEŠK puhul lisa juurde märkus, kas RHAD tuleb kooskõlastada Šveitsiga. EŠK riigihanke korral juhul, kui riigihange kuulub RKÜ hangete plaani (vt. RKÜ hangete plaani CHF programmi Sharepointi kaustas), siis saada e-kirjaga riigihanke eelnõustamise soov TAO EŠK programmi eksperdile ning lisa viide, et RHAD dokumendid on projekti SFOS postkastis/RHR-is.  Menetlus jätkub vastavalt punkti 1. alapunktile .1.11

e) Keskkonnariskiga riigihanke korral palu TS-l anda projektide keskkonnaeksperdile RHR-is vaatlejaõigus ja suuna SFOS-s projekt/saada e-kiri projektide keskkonnaeksperdile RH keskkonnaalaseks eelnõustamiseks:

1) RHAD ja/või

2) HL muudatuse eelnõu, kui tegemist on tööde/tegevuste sisulise muutmisega ja kahtlusi on kulude abikõlblikkuse osas.

Lisa viide, et RHAD/HL muudatuse eelnõu on projekti SFOS postkastis/RHR-is. RHAD eelnõustamise puhul lisa olemasolul riigihanke viitenumber.

Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.5. 

Vastavalt TAT tähtaegadele või vastavalt riigihanke alusdokumentide laekumisele

1.3 TAO riigihang ete kontrollük suse juht

Edasta saabunud tööülesanne SFOS-s hankeeksperdile (eelnõustajale) . Kontrolljäljeks jääb suunamine SFOS-s. 2 tp jooksul riigihanke alusdokumentide saamisest

Eelnõusta mine

1.4 Hankeek spert (eelnõust aja)

Küsi vajadusel TS-lt vaatlejaõigus RHR-s hankele. Vaata RHAD, otsuste eelnõud või hankelepingu muudatuse eelnõud üle ja koosta soovituslik hinnang esitatud dokumentidele. 

10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

1.5 Projektid e keskkonn aekspert

Vaata RHAD/hankelepingu muudatuse eelnõu üle ja koosta soovitused esitatud dokumentidele lähtuvalt TAT-st ja keskkonnanõuetest vastavalt TPK lisa kontroll-lehele. KL-te ei täida. 16

Vaata Sharepoint kaustas olevast hangete tabelist, milline hankeekspert on määratud hanke eelnõustajaks ja edasta hinnang ja/või tähelepanekud e-   Kui RHAD/hankelepingu muudatuse eelnõu vastab keskkonnanõuetele, siis teavita kirjaga hankeeksperdile ja lisa koopia kirjast projektikoordinaatorile.

hankeeksperti ja et tähelepanekud puuduvad. projektikoordinaatorit e-kirjaga,

Juhul, kui hange on ootel ja hankeekspert on veel määramata, siis edasta hinnang/tähelepanekud TAO riigihangete kontrollüksuse juhile e-kirja teel ning  edasta koopia e-kirjast projektikoordinaatorile.

Juhul, kui tööülesanne oli suunatud SFOS-s, siis riigihanke eelnõustamise lõpetamisel suuna projekt tagasi SFOS-s projektikoordinaatorile.

7 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg)

1.6 Hankeek spert

(eelnõust aja)

Kui kontroll ja/või tähelepanekute edastamine eeldab RM RORO-ga kontakteerumist, suhtle RM RORO-ga ja teavita projektikoordinaatorit ja taotlejat/TS- t tähtaja võimalikust pikenemisest.

10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

1.7 Hankeek spert

(eelnõust aja)

a) Edasta hinnang ja/või tähelepanekud  (sh projektide keskkonnaeksperdi tähelepanekud) TS-le SFOSi kaudu (v.a EŠK korral, kui on kohustus kooskõlastada RHAD Šveitsi toetuste bürooga). Teavita TS-t, et vastutus riigihanke RHS nõuetele ja vastavuse eest jääb alati keskkonnanõuetele hankijale. Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.8. [6]

b) EŠK korral menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.11.

Kontroll-lehte ei täida.

10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

1. 8  

Hankeek spert (eelnõust aja)

Eelnõustamise lõpetamisel projektikoordinaatorile tagasuuna objekt si SFOS-s.  Kui projektide keskkonnaekspert osales eelnõustamises, siis kirjuta juurde, et lisaks hankeeksperdi tähelepanekutele on edastatud TS-le ka projektide keskkonnaeksperdi tähelepanekud.suunamisele

10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

Teavita TAO riigihangete kontrollüksuse juhti/ hankeek FOS töölaua kaudu, kas vastavalt TAT-le jasperti/projektide keskkonnaeksperti S /või toetuse rahuldamise otsusele on RHAD/HL muudatuse eelnõu esitatud või riigihangete alaseks kohustuslikuks  vabatahtlikuks

anke viitenumbri.nõustamiseks. Suunamise infoks lisa viide, kus asuvad dokumendid, mida tuleb eelnõustada ning võimalusel ka riigih

*Keskkonnariskiga riigihange on välja toodud SF116 projektide riskihindamise tabelis JIRA-s   - RTK0019-1167 Meetmete

  riskipõhine hindamine IN PROGRESS

1.9 Projektik oordinaat or

Juhul, kui TS vajab täiendavat teavet riigihanke eelnõustamise kohta, siis

seda riigihanget eelnõustanud a) suuna projekti kiri SFOS-s  hankeeksperdile (sh. juhul, kui kaasad projektide keskkonnaeksperdi eelnõustamisse, siis lisa suunamise juurde teavitus, et "eelnõustamisse on kaasatud projektide keskkonnaekspert" );

b) juhul, kui TS vajab täiendavat keskkonnaalast nõustamist, siis suuna projektide keskkonnaeksperdile SFOS-s projekt/saada e-kiri.

2 tp jooksul alates TS-lt teabepäringu saamisest

1. 10

Hankeek spert (eelnõust aja)/ Projektid e keskkonn aekspert

TS-le SFOS postkasti kaudu. Teavita TS-t, et vastutus riigihanke RHS nõuetele/keskkonnanõuetele vastavuse eest jääb alati Koosta ja saada vastus hankijale. Juhul, kui tööülesanne oli suunatud SFOS-s, siis eelnõustamise lõpetamisel suuna projektikoordinaatorile tagasi objekt SFOS-s või teavita e- kirjaga.

5 tp jooksul

Täiendav E ŠK RHAD kooskõlast amine Švei tsi toetuste

bürooga  

1. 11

EŠK program mi ekspert

Saada RHAD Šveitsi toetuste büroole e-kirja teel ja salvesta kausta e-kirjad koos dokumentidega.CHF programmi Sharepointi 10 tp jooksul tööülesande saamisest (v.a kui TAT-s on muu tähtaeg); lisandub vastamiseks määratud tähtaeg 

1. 12

Šveitsi toetuste büroo

Kontrollib RHAD-i. Saadab kommentaarid e-kirja teel EŠK programmi eksperdile.   Jooksvalt

1. 13

EŠK program mi ekspert

Tutvu Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega RHAD-i kohta ja edasta kommentaarid hankeeksperdile e-kirjaga.  Võta hankeeksperdi kontaktandmed Sharepoint kaustas olevast hangete tabelist.

2 tp jooksul kommentaaride saamisest

1. 14

Hankeek spert

Koonda Eesti ja Šveitsi kommentaarid RHAD kohta ja saada vastus TS-le postkasti kaudu.  Teavita TS-t kohustusest täita vorm RHAD SFOS kohta.  Eelnõustamise lõpetamisel suuna  projektikoordinaatorile tagasi.objekt

2 tp jooksul pärast Šveitsi kommentaaride saamist

sh makse raames2. Riigihangete kontroll, Hanke sisestamin e SFOS-i

2.1 Toetuse saaja

Sisestab hanke SFOS-i hanke moodulis projekti juurde. Loob hanke lisades RHR hanke viitenumbri. Kui tegemist ei ole e-menetlusega, siis edastab   hankega seotud dokumendid.

Hiljemalt hankega seotud kulude esitamisel makses

2.2 Projektik oordinaat or

Veendu, et kontrollitav hange on lisatud ning lepingu fail on üles laetud SFOSi hangete ja lepingute moodulisse. Kui tegemist ei ole e-menetlusega veendu, et kõik vajalikud dokumendid on kättesaadavad.

Koheselt, hiljemalt makse menetluse algatamisel

Riigihanke kontrolli

suunamine

2.3 Projektik oordinaat or

1) Suuna TAO riigihangete kontrollüksuse juhile

ekspertiisi lähtudes TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktis 3.2.2 Riigihangete kontrolli protsess toodud kontrollipõhimõtetest (sh Tabel 1). a) hange/leping Raamhanke puhul lisa tööülesande suunamisele selgitus, kas koos raamhankega on vaja kontrollida ka esimene hankeleping AK kuluga alates 20 000 € km-ta (vt. tabel 1 joonealune märkus*). Keskkonnariskiga riigihanke korral märgi suunamise juurde, et kaasad projektide keskkonnaeksperdi riigihanke kontrolli.

b) Allkirjastatud hankelepingu muudatuse (sh. reservi kasutuse) korral lae üles SFOS hanked ja lepingud moodulisse muudatuse väärtust puudutav info (akt) ja osapoolte poolt allkirjastatud hankelepingu muutmise kokkulepe ning seo vastava lepingu külge ja suuna edasi leping sama mooduli kaudu

Hanke korduval kontrollimisel (hankelepingu muudatuse ja tellija reservi kasutamise hankeekspertiisi hiljemalt projekti lõpus lõppmakse menetlemisel. korral) suuna leping varasemalt kontrollinud hankeeksperdile (menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.5) ja lisa tööülesande suunamise kirjeldusse kontrolliobjekti täpsema info.

Kui tegemist on ehituse hankelepinguga ja kui on kahtlusi kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteeri ehituseksperdiga ja lisa juurde, et muudatuse on üle vaadanud (ja heaks kiitnud) ehitusekspert. Kui tegemist on  hankelepingu tööde/tegevuste sisulise muutmisega ja kahtlusi keskkonnariskiga riigihanke on kulude abikõlblikkuse osas, siis konsulteeri projektide keskkonnaeksperdiga. Kui ehituseksperdi/projektide keskkonnaeksperdi kooskõlastust ei ole veel saadud, siis lisa info suunamise juurde, kas ja millal seda tehakse. Juhul, kui TAT näeb ette ehituseksperdiga kooskõlastamist, on ehituseksperdiga kooskõlastamine kohustuslik.

2) Suuna projektide keskkonnaeksperdile kontrolli SFOS-s keskkonnariskiga hange/leping   mis on märgitud projektide riskihindamisealates lihthankest,  ta

 belis SF116 RTK0019-1167  Meetmete riskipõhine hindamine IN PROGRESS . Palu TS-l anda projektide keskkonnaeksperdile RHR-is vaatlejaõigus. Projektide keskkonnaekspert vastavalt punkti 2 alapunktile 2.6.   teostab hanke keskkonnanõuetele vastavuse kontrolli

3) Kui teine RÜ on projekti esitatud riigihankes tuvastanud finantsmõjuga tähelepaneku, saada e-kirjaga vastav info riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

1) a-b) Hiljemalt siis, kui riigihankega seotud abikõlblik kulu on vähemalt 20 000 € km-ta 

2) Koheselt, kui hanked alates lihthankest on märgitud projektide riskihindamise tabelis SF116 keskkonnariskiga riigihangetena

Koheselt, sõltumata 3) sellest, kas riigihankega seotud abikõlblikud kulud on 20 000 € km-ta või rohkem

2.4 TAO riigihang ete kontrollük

suse juht 

ja samal ajal määra, kas hange läheb ka II tasandi kontrolli ning milline hankeekspert teeb Suuna SFOS-i kaudu edasi hankeeksperdilehange/leping sellisel juhul II tasandi kontrolli, v.a juhul, kui hanget ei võta riigihangete kontrolli pilootprojekti rakendamise käigus ja juhul, kui  projekti EŠK või Kliima riigihanke on läbi viinud RHO.

Juhul, kui SV projekti hanget ei pea võtma riigihangete kontrolli pilootprojekti raames ning kui ei võta RH kontrolli, siis tee hanke hangetEŠK või Kliima suunamise kohta kanne Sharepointi kaustas olevasse hangete tabelisse ja suuna hange projektikoordinaatorile tagasi koos märkega "Hange ei sattunud kontrolli".

Lisaks märgi hangete tabelisse info II tasandi kontrolli suunatud hangete kohta.

a) tööülesande saabumisel hanke suunamine hankeeksperdile 5 tp jooksul;

b) Hanke tagasisuunamine projektikoordinaatorile 2 tp jooksul 

Riigihanke I tasandi kontroll 

2.5 Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

. Ava SFOS-is hankekontroll ja määra kontrolli Küsi endale ja II tasandi kontrollijale, kui oli ette nähtud II tasandi hankekontroll, hankele vaatlej aõigused seisundiks „sisestamisel“.

a) Kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist välja arvatud kliima KAMINa riigihangete KLaluselmeetmete korral;

b) Kliima meetmetes kontrolli riigihankega seotud dokumente, sh hankelepingu muudatusi ja tellija reservi kasutamist TPK lisa 18 KL alusel. Juhul, kui riigihanget rahastatakse nii kliima projektist kui ka SV-st, siis kasuta riigihanke kontrollimiseks KAMINa kontroll-lehte.

konsulteeri vajadusel RM RORO-ga, juristi, järelevalve eksperdi või muu asjaomase osapoolega. Kontrolli ajal

Koos hankelepingu muudatuse kontrolliga kontrolli ka selleks ajaks lisandunud alltöövõtjaid (RHS §122) [4] vastavalt KAMINa riigihangete KL küsimusele.  Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.8.

Hankeekspert kontrollib 10 tp jooksul vaatleja õiguste saamisest, lisandub hankijale ja/või teistele osapooltele määratud päringute vastamise tähtaeg;

  Projektide keskkonnaekspert kontrollib 5 tp jooksul

vaatleja õiguste saamisest.

2.6 Projektid e keskkonn

taeksper

K ontrolli hanke vastavust keskkonnanõuetele TPK lisa 16 KL järgi. Juhul, kui on puuduseid, siis saada oma kommentaarid TS-le SFOS postkasti kaudu.  Juhul, kui edaspidi on vaja hankelepingu kulude keskkonnanõuetele vastavust kontrollida, siis tee vastav märkus KL kokkuvõtte lahtrisse ja lisa juurde hanke RHR viitenumber.  Kui tuvastad rikkumise, , sisesta tee KL-le märkus hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepanek SFOSi hangete

  moodulisse. Lae üles TPK lisa 16 KL hanke juurde SFOS hangete moodulis "Keskkonnanõuete kontrollina" ja .  märgi kontrolli seisundiks „lõpetatud“ K ja teavita e-kirjaga hankontrollitoimingu lõpetamisel suuna hange/leping tagasi projektikoordinaatorile eeksperti (I tasandi kontrollijat) kontrolli

lõpetamisest ning lisa juurde selgitus KL kokkuvõtte alusel:

a) "hange vastab keskkonnanõuetele" / "hange ei vasta keskkonnanõuetele" ja vajadusel;

b) "määran HL-ga seotud kulu keskkonnanõuetele vastavuse kontrolli".

Rikkumise tuva  stamise korral koosta rikkumise kohta memo ja saada see hankeeksperdile (I tasandi kontrollijale) a ning lisa koopia kirjast e-kirjag projektikoordinaatorile. 

2. 7.

Projektik oordinaat

 or

Kirjuta valimi vormi märkuste lahtrisse, millised HL-d kontrollis ära projektide keskkonnaekspert ja milliseid keskkonnariskiga HL-te kulusid projektide keskkonnaekspert soovib edaspidi lisaks kontrollida.

2.8 Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

Puuduste korral koosta teade. Edasta TS-le teade SFOS-s.

2.9 Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

Kui tuvasta rikkumise, tee KL-le märkus, sisesta hanke kontrolli finantsmõjuga tähelepanek SFOS-i hangete moodulissed. 

2. 10

Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

rgi kontrolli seisundiks „lõpetatud“. Lae üles hankelepingu juurde edukas pakkumus. ja mäSisesta KL SFOS-i

2. 11

Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

Kontrollitoimingu lõpetamisel:

·    Kui oled tuvastanud rikkumise  saanud memo keskkonnanõuete rikkumise kohta), kahtluse (või siis vajadusel konsulteeri TAO juristiga (v.a keskkonnanõuete rikkumise kahtluse korral). Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edasta e-kiri TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitusele e-kirjaga ([email protected]) koos infoga tuvastatud rikkumise kohta ja hanget II tasandi kontrolli ei suuna kahtluse juhul, kui oli ette nähtud II tasandi kontroll. 

 Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki JÄRELEVALVETOIMINGUD3.3. punktile 2. S uuna hange projektikoordinaatorile kaudu ja teavita tuvastatud rikkumise SFOS kahtlusest. Teavita TS-t RH kontrolli lõppemisest ja tuvastatud rikkumise

. kahtlusest

·       Suuna hange/leping SFOS kaudu tagasi projektikoordinaatorile, kui puudusi ei tuvasta ja, kui hankele ei kohaldata II tasandi kontrolli ning teavita TS-t RH kontrolli lõppemisest.

·       Kui puudusi ei tuvasta, siis suuna hange/leping SFOS kaudu   (v.a   II tasandi kontrollijale kui hankele oli ette nähtud II tasandi kontroll keskkonnariskiga riigihanke korral).

Keskkonnariskiga riigihanke korral veendu, et projektide keskkonnaekspert on selle riigihanke kontrolli lõpetanud ja laadinud üles TPK lisa 16 KL .        SFOSi hangete moodulisse hanke juurde. Kui projektide keskkonnaekspert puudusi ei tuvastanud, siis suuna hange/leping SFOS kaudu II tasandi kontrollijale, kui hankele on ette nähtud II tasandi kontroll.

Riigihanke II tasandi kontroll

2. 12

Hankeek spert (II tasandi kontrollija)

Kontrolli riigihankega seotud dokumente vastavalt TPK lisa 1 kontroll-lehele.

a) ja edasta see I tasandi kontrollijale. Menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.13;Puuduste korral koosta teade

b) Kui puuduseid ja rikkumisi ei tuvasta, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.16.

jooksul tööülesande tp5 saamisest (lisandub hankijale ja/või teistele

määratud osapooltele päringute vastamise tähtaeg)

2. 13

Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

Saada teade II tasandi kontrollija poolt tuvastatud puuduste kohta TS-le täiendavate selgituste saamiseks SFOS kaudu. Teavita II tasandi kontrollijat, kui TS saadab selgitusedpuuduste kohta.

2. 14

Hankeek spert (II tasandi kontrollija)

Veendu, et TS on andnud piisavalt selgitusi puuduste kohta ja täienda KL.

a) Kui TS ei anna piisavalt selgitusi puuduste kohta, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.15; 

b) Kui TS on andnud piisavalt selgitusi puuduste kohta, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.16.

2. 15

Hankeek spert (II tasandi kontrollija)

Kui tuvastad rikkumise, tee KL-le märkus sisesta hanke kontrolli kohta finantsmõjuga tähelepanek , SFOS-i hangete moodulisse. Edasta info tuvastatud ja saada koopia rikkumise kahtluse e-kirjast I tasandi rikkumise kahtluse kohta TAO riskijuhtimise ja järelevalvetalitusele e-kirjaga ([email protected])

  vastavalt TPK 3. osa alapeatüki kontrollijale ja projektikoordinaatorile. Menetlus jätkub rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2. 

2. 16

Hankeek spert (II tasandi kontrollija)

 Sisesta KL SFOS-i ja märgi kontrolli seisundiks "lõpetatud".

2. 17

Hankeek spert (II tasandi kontrollija)

Suuna kontrollitoimingu lõpetamisel hange/leping SFOS kaudu I tasandi kontrollijale ja märgi juurde, kas tuvastati või mitte.puuduseid

2. 18

Hankeek spert (I tasandi kontrollija)

Kontrollitoimingu lõpetamisel suuna hange/leping SFOS kaudu tagasi projektikoordinaatorile ja teavita TS-t RH kontrolli lõppemisest. Seejuures   rikkumise korral kui ka TS-t.teavita tuvastatud rikkumisest nii projektikoordinaatorit

2. 19

Projektik oordinaat or

Tööülesande saabumisel jätka menetlust vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.2 protsessipunkti 3.2.1 "Maksete protsess" alamprotsessile 3.2.1.3. .Makse menetlemise protsess

Vastavalt makse menetlemise tähtajale

3. EŠK raames Šveitsi toetuste büroo teavitamine riigihangetest RHAD teabevormi täitmine

3.1 TS Täidab RHAD teabevormi kõigi RKÜ poolt nõutud riigihangete kohta:

a) mille maksumus on koos KM-ga üle  500 000 Šveitsi franki.  Esitab täidetud pakkumuse põhiteavet sisaldava teate vormi RKÜ programmieksperdile e- kirjaga;

b) muude riigihangete kohta, mille kohta esitab Šveitsi toetuste büroo vastava infopäringu RKÜ programmieksperdile.

RKÜ poolt määratud tähtajaks; mitte hiljem kui 10 tp enne avaldamist

RHAD teabevormi ja lisainfo edastamin e Šveitsi toetuste büroole

3.2 EŠK program mi ekspert

Tutvu esitatud täidetud RHAD teabevormiga ja edasta see Šveitsi toetuste büroole e-kirjaga. Hiljemalt 5 tp enne pakkumuse avaldamist Eestis

3.4 Šveitsi toetuste büroo

Taotleb e-kirja teel RHAD ingliskeelse tõlke kättesaadavaks tegemist pakkujatele.[5] Vastavalt vajadusele

3.5 EŠK program mi ekspert

Saada Šveitsi toetuste büroole HAD inglise keeles, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki ning muud RHAD e-kirjaga R vastavalt Šveitsi toetuste büroo infopäringule. Küsi TS-lt vajalikud dokumendid.

Vastavalt vajadusele

3.6 EŠK program

mi ekspert

Saada RHAD ingliskeelne tõlge Šveitsi toetuste büroole. Hiljemalt 10 tp jooksul pärast Šveitsi toetuste büroo infopäringu saamist

EŠK pakkumust e hindamine        

3.7 TS Teavitab EŠK programmi eksperti mis on pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad. e-kirja teel, hiljemalt 7 tööpäeva enne koosolekut.

3.8 EŠK program mi ekspert

Teata Šveitsi toetuste büroole pakkumuste hindamise koosolekute kuupäevad e-kirjaga. hiljemalt 5 tööpäeva enne koosolekut.

3.9 Šveitsi toetuste büroo või tema määratud kolmas isik

Osaleb vajadusel pakkumuste hindamise koosolekul. Hindamiskoosolekud võivad toimuda kontaktsete kohtumistena või toimub pakkumuste hindamist puudutav infovahetus ja otsustused pakkumuse hindamise kohta tehakse kirjalikult.

Vastavalt vajadusele

3. 10

TS Koostab hindamisaruande ja säilitab selle vastavalt TS teabehalduse korrale. Üldjuhul 5 tp jooksul või vastavalt EŠK-ga kokku lepitud tähtajaks

3. 11

Šveitsi toetuste büroo

Nõuab välja hindamisaruande ja sõlmitud lepingute või nende osade eksemplari e-kirjaga. 

Šveitsi toetuste bürool on õigus nõuda välja otsused pakkumuse hindamise kohta  ja sõlmitud lepingud. Nõutud dokumendid esitatakse hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist. 

Vastavalt vajadusele

3. 12

EŠK program mi ekspert

Esita nõutud dokumendid Šveitsi toetuste büroole.  Vajadusel esita büroole lepingu sõlmimisega seotud teave, mida Šveits võib nõuda täiendavate infopäringute alusel. E-kiri salvesta CHF programmi Sharepointi kausta.

Hiljemalt 20 tööpäeva pärast sellekohase nõude saamist

4. RKÜ EŠK hangete plaan koostamine Hangete plaani vormi koostamine

4.1 EŠK program mi ekspert

Saada hüvitistaotluse hangete plaani vormi PO-le e-kirjaga täitmiseks 2 korda aastas (hiljemalt 31.01 ja 31.07).  Hiljemalt 31.01 ja 31.07

Hangete plaani vormi täitmine

4.2 PO Täida hangete plaani vormi EŠK programmi hangete infoga ja saada EŠK programmi eksperdile e-kirjaga. 10 tp jooksul

Hangete plaani kontroll ja muutmine RKÜ-s  

4.5 EŠK program mi ekspert

Tutvu PO hangete plaaniga.  Vajadusel küsi PO-lt täiendavat informatsiooni ning täienda hangete plaani.  Valmista ette lõplik hangete plaan igal aastal hiljemalt 30.04 ja 31.10 kuni 30.04.2028.  Kontrolljäljeks jääb toetusmeetme taotluse hangete plaan koos versiooni numbriga CHF programmi Sharepointi kaustas.

igal aastal hiljemalt 30.04 ja 31.10 kuni 30.04.2028. 

4.6 PO Vajaduse korral teeb ettepaneku hangete plaani muutmiseks EŠK programmi eksperdile ning lisab põhjenduse.e-kirjaga Vastavalt vajadusele

4.7 EŠK program mi ekspert

Tutvu hangete plaani muudatusettepanekuga. Vajaduse korral algata hangete plaani muutmine ja menetlus jätkub vastavalt punkti 4 alapunktile 4.1.   Hü vitistaotluse hangete plaani esitab TMO Šveitsi toetuste büroole vastavalt TPK 2. osa alapeatüki 2.2. protsessipunktile 2.2.6. Rahavoogude planeerimise, toetuse andjatele kulude esitamise ja sertifitseerimise, toetuse andjale toetuse tagasimaksmise ning väljavõtete võrdlemise ja SFOS-i andmete kontrolli protsess.

Vastavalt vajadusele

[1] II tasandi kontroll teeb hangetele kontrolli  vastavalt .valimile Riigihangete II tasandi kontroll ei kohaldu Kliima meetmetele. 

[2] Projektikoordinaator kontrollib kääbushanked (sh RHR-is tehtud väikehange ja e-kirja teel pakkumuste võtmine) abikõlbliku kuluga alates 20 000€ km-ta makse KL alusel. Riigihangete piirmäärad https://fin.ee/riigihanked-riigiabi-osalused/riigihanked/kasulik-teave-oigusaktid#piirmaarad

 [3] Hiljem Esimene hankeleping tähendab raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingut, mis on olemas riigihanke I tasandi kontrolli tegemise ajaks. üksikuid raamlepingu alusel sõlmitud hankelepinguid eraldi hankeeksperdile kontrolli ei saada. Hankeekspert teeb raamlepingule riigihanke kontrolli ning koos sellega kontrollib raamlepingu alusel sõlmitud esimese hankelepingu juhul, kui see hankeleping on esitatud kontrollimiseks samaaegselt koos raamlepinguga ja juhul, kui hankelepingu abikõlblik kulu on vähemalt 20 000€ km-ta.  Abikõlbliku kuluga alla 20 000€ km-ta jäävat raamlepingu alusel sõlmitud hankelepingu menetlust ei pea hankeekspert ega projektikoordinaator kontrollima.

[ ]   4 Riigihanke piirmäära ületavate ehitushangete korral kontrollib hankeekspert hankemenetluse kontrolli ja hankelepingu muudatuse kontrolli raames, kas pakkumuses nimetatud ja lepingu täitmisele hiljem lisandunud alltöövõtjad on RHR-i lisatud ning kas hankija on neile teostanud kõrvaldamise aluste kontrolli. HE lähtub pakkumuses nimetatud ja lepingu käigus RHRi lisatud alltöövõtjate nimekirjast. Kui RHRis lepingu juures ei ole ühtegi ATV-d, siis küsib hankeekspert hankijalt selgitust. 

Keskendub oma v [5] alikuprotsessis RHAD-dele, kus riigihanke maksumus koos KM-ga ületab 500 000 Šveitsi franki.  Võib kaasata ka väiksemas summas riigihankeid uuringute jaoks, mida rahastatakse EŠK TA meetme 1.3 meetme tegevusest "Toetusmeetme ettevalmistamise fondi".

[6] Eelnõustamise käigus tuleb taotlejaid, TS-id, partnereid igakülgselt teavitada sellest, et vastutus riigihanke nõuetele (sh. riigihanke vastavuse eest jääb alati hankijale vaatamata sellele, et hankeekspert on enne keskkonnanõuetele) ja vajadusel ka projektide keskkonnaekspert

hanketeate avaldamist, otsuste tegemist, hankelepingu muutmist või muul juhul riigihanke alusdokumentide eelnõud üle vaadanud.

[7]  Pilootprojekt "RTK riigihangete osakonna (RHO) poolt läbiviidud riigihangete riskipõhisele kvaliteedikontrolli metoodika" kinnitatud 04.02.2025 RTK peadirektori käskkirjaga nr 1-1/25/9-1.

[8]  Vastavalt pilootprojektile "RTK riigihangete osakonna (RHO) poolt läbiviidud riigihangete riskipõhisele kvaliteedikontrolli metoodika" (kinnitatud 04.02.2025 RTK peadirektori käskkirjaga nr 1-1/25/9-1) TAO riigihangete kontrollüksuse juhil on õigus EL struktuuritoetuste (sh. ÕÜF) projektide riigihankeid mitte võtta riigihangete kontrolli, kui need riigihanked on RHO poolt läbi viidud: sellisel juhul teeb TAO riigihangete kontrollüksuse juht hanke suunamise kohta kande hangete tabelisse, ta ei suuna hanget kontrolli hankeeksperdile, vaid suunab hanke projektikoordinaatorile tagasi koos märkega "Hange ei sattunud kontrolli".

3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess

Kohapealsete kontrollide teostamise vajadus  ja maht taotluse menetlemise etapis kujuneb RTK kaalutlusel, arvestades meetme tegevust (kes on taotlejad, millist laadi tegevusi toetatakse jms) ning neid viib üldjuhul läbi projektikoordinaator v kaasates vajadusel eksperdid (nt õi teenusekoordinaator, ehitusekspert/järelevalve ekspert). Kohapealsed kontrollid teostatakse taotluse menetlemise etapis enne taotluse rahuldamist fikseerimaks kohapealne olukord (dokumendi koopiad, fotod, detailne kirjeldus nähtust jms) ning tulemused fikseeritakse  vastavalt TPK lisale 5 „Kohapealse kontrolli akt taotluse menetlemise raames) ning kohapealse kontrolli aktid taotluse menetlemise raames sisestatakse SFOSi.

mis ei ole kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis, – alati TAO riskijuhtimise Kohapealses kontrollis, osaleb üldjuhul vähemalt kaks läbiviijat elevalve talituse ja järelevalve talituse järelevalve ekspert, kes on kohapealse kontrolli eest vastutajaks ja läbiviijaks. Kokkuleppel TAO riskijuhtimise ja jär

juhiga (nt kui on etteteatamata kohapealne kontroll olukorra fikseerimiseks ja võib erandjuhtudel kontrolli teostada järelevalve ekspert üksinda kui kontrolli läbiviijal on võimalik teha kohapeal tõendavad fotod), lisades põhjenduse kohapealse kontrolli akti märkuste lahtrisse. Projekti eest vastutaval projektikoordinaatoril või teenusekoordinaatoril on alati õigus osaleda kohapealses kontrollis, sh täita järelevalve eksperdi kõrval teise läbiviija rolli. Vajadusel kaasatakse kontrolli eksperdid (nt ehitusekspert, hankeekspert, valdkonnaekspert, projektide keskkonnaekspert vm).

Kontrollijal on õigus saada juurdepääs toetuse andmise ja kasutamisega seotud teabele, sh. juhtimisotsustele, raamatupidamisele ja varale; saada dokumentidest koopiaid, sh väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost; saada lõppsaajalt või projektiga seotud isikult teavet ja dokumente, küsida kontrollitava esindajalt kirjalikke ja suulisi selgitusi. Tal on õigus viibida projektiga seotud ruumis ja territooriumil ning sh. tutvuda toetuse abil loodud objektiga, teha inventuure ning fotografeerida või muul viisil jäädvustada vaadeldavat territooriumi, ehitisi ja esemeid.

Kui projektide tegevuste kohapealsete kontrollide või järelkontrollide kontrolliplaani sattunud projekti on võimalik kontrollida ilma kohapeal käimata, võib kontrolli teostada dokumendipõhise kinnitamise meetodil ( meetodil), koondades kontrolliakti kõrvale vajalikud tõendusdokumendid. Kui nn. desk-based TAT kohaselt viiakse ellu tegevusi/projekte, mille väljundiks on paberkandja või elektrooniline fail (uuring, analüüs, andmebaas, tarkvara, koduleht vms), võib tegevuste kontroll toimuda  meetodil. Kui desk-based meetodil kontrollimisel tekib kahtlus, et projektis võib esineda nõuetele desk-based mittevastavuse olukord, tuleb teostada  täiendavalt ka projekti tegevuste kohapealne kontroll. meetodil tegevuste kontroll toimub reeglina ühe Desk-based järelevalve eksperdi poolt.

Taristuprojektide puhul, mis on 1,5 miljoni eurose või suurema toetussummaga ja 2,5 või enam aastat kestvad projektid, tuleb kohapealne kontroll teostada vähemalt 2 korda, kui esimese ja viimase kohapealse kontrolli vahele jääv aeg on kuni 3 aastat. Kui esimese ja prognoositud viimase kohapealse kontrolli vahele jääb rohkem kui 3 aastat, tuleks projektis teostada kohapealne kontroll vähemalt iga 2 aasta järel. Soovitav on projekti esimene kohapealne kontroll teostada projekti (ehitus) tegevuste alustamise järel (või kui 25% toetusest on makstud) ning viimane kohapealne kontroll projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristuprojektide puhul, mille kestus on alla 2,5 aasta, võib teostada kohapealset kontrolli valimipõhiselt ning kohapealne kontroll teostatakse üldjuhul projekti (või ehituse) lõppedes, hiljemalt enne viimase makse teostamist.

Taristu projektide osas koostatakse sisend kontrolli plaani aasta alguses. Kontrolliplaani täiendamine toimub 2 korda aastas. Koordinaator teavitab plaanivälise kohapealse kontrolli vajadusest r ki- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhti.is

Tegevuste kohapealseid kontrolle tuleks teha ka vahendite lõppsaaja tasandil (nt valimi põhjal) kui leitakse, et see on kindlaks tehtud riskitaset arvesse võttes põhjendatud. Kui puuduvad sellised kontroll-kohad, mida makse kontrolli käigus ei ole võimalik kontrollida ning varasemate kontrollide või auditite käigus ei ole tuvastatud selliseid rikkumisi, mida oleks vaja kohapealsete kontrollide raames kontrollida, siis ei ole kohapealseid kontrolle eraldi vaja teostada. Kui ilmneb erandlik vajadus kohapealse kontrolli läbiviimiseks rahastamisvahendis, siis teostatakse kontroll antud peatüki punkti 3 kohaselt, arvestades, et TS-le sätestatu kohaldub LS-le, kui kontrollitavaks on LS, ning menetluses kasutatav vorm koostatakse ja kinnitatakse vahetult enne kontrolli läbiviimist vastavalt kontrolli eesmärgile.

2021-2027 perioodi rahastamisvahendite järelevalveks teostatakse kohapealseid kontrolle üksnes rahastamisvahendit rakendavate asutuste tasandil ning tugineda võib ka väliste asutuste tehtud kontrollidele ja mitte teha kohapealseid kontrolle kui on piisavalt tõendeid nende väliste asutuste pädevuse kohta.

Juhul, kui kohapealne kontroll on seotud lõppenud aruandlusaasta kuludega, tuleb see viia läbi ja tulemused, sh võimalikud rikkumise aruanded, sisestada SFOSi hiljemalt sama aasta 31. detsembriks, et kontrolli tulemustega saaks arvestada kulude sertifitseerimise aastaaruande koostamisel  vastavalt ÜSM_2021 artikli 74 lõikele 2.

EŠK korral on Šveitsi toetuste büroo esindajal õigus teha kohapealset kontrolli koostöös RKÜ-ga, seejuures peab TS tagama ligipääsu kõikidele toetusmeetmetega seotud dokumentidele ja teabele vastavalt  EŠK regulatsiooni artiklile 10.2. Šveitsi toetuste büroo teavitab RKÜ-d kavandatud seiretoimingust kaks nädalat ette. Kõikidest kaebustest, mis on seotud rikkumisega, teatatakse Šveitsi toetuste büroole kooskõlas artikliga 11.3.

EŠK programmi üritusi võib kontrollida ka EŠK programmi ekspert kui nii on eelnevalt kokku lepitud riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhiga.

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Projekti kohapealne kontroll taotluse menetlemise etapis

1.1 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teavitab toetuse taotlejat aja ja koha kohta projekti kohapealse kontrolli teostamiseks taotluse menetlemise etapis, vajadusel kaasab asjakohaseid isikuid e-kirjaga või SFOS postkasti kirja teel. 

Vastavalt vajadusele

Protsessiomanik

Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

1.2 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Teostab projekti kohapealse kontrolli taotluse menetlemise etapis. Vajadusel kaasab järelevalve eksperdi või ehituseksperdi.

Vajadusel võib rahastamiseelne projekti kohapealne kontroll  teostamine olla tellitud eksperdilt. Sellisel juhul on välise eksperdiga eelnevalt sõlmitud TRO OJ allkirjaga eksperdileping ja kokkulepitud projekti kohapealse kontrolli läbiviimise ja tulemuse fikseerimise viis taotluse menetlemise etapis.

Vastavalt kokkulepitud kuupäevale

1.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vormistab kohapealse kontrolli akti taotluse menetlemise raames  (TPK lisa 5), vajadusel kooskõlastab  kohapealses kontrollis osalenutega. Allkirjastab akti, sisestab akti SFOS-i (sh fotod ja muu tõendusmaterjal) ja saadab infoks TRO TJ-le e-kirja teel.

Kui  kohapealse kontrolli taotluse menetlemise raames on läbi viinud ekspert, fikseerib tulemuse kokkulepitud viisil ja võtab tulemuse vastu.

3 tp jooksul 

2. Tegevuste kohapealsete kontrollide, sh järelkontrolli valimi moodustamine, tööplaani koostamine ja selle täitmise jälgimine

2.1 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Koostab JIRA-s projektide tegevuste kohapealsete kontrollide plaani  ja moodustab valimi vastavalt riskihindamisele (Lisa 6 Kohapealse kontrolli valimi moodustamise metoodika) ning eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemustele.

Enne plaani konsulteerib projektikoordinaatorite ja/või TRO TJ-ga.

Kord poolaastas, (periood 15. märtsiks märts-august) ja 15. septembriks (periood september-veebruar)

2.2 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ JIRA kaudu.

1 tp jooksul

2.3 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Vaatab üle kohapealsete kontrollide plaani, vajadusel küsib riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse  täpsustusi JIRA kaudu.           juhilt

3 tp jooksul

2.4 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Määrab kontrollide teostamise eest vastutavad järelevalve eksperdid.

Teavitab kohapealsete kontrollide plaani valmimisest TRO OJ ja TRO  TJ-e e-kirjaga.

5 tp jooksul

2.5 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Erakorralise kohapealse kontrolli korral lisab kontrolli JIRA-sse kohapealsete kontrollide kontrolliplaani ja määrab kontrolli teostamise eest vastutava järelevalve eksperdi.

3 tp

2.6 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Jälgib jooksvalt plaani ajakava täitmist. Vajadusel täiendab plaani või algatab põhjendatud juhul tööplaani muutmise (nt  tegevusi ei toimu, läbiviimine on plaani perioodil ebamõistlik, projektis teostatakse audit vms põhjendatud olukord).

Jooksvalt

3. Tegevuste kohapealse kontrolli läbiviimine

3.1 Järelevalve ekspert /projektikoordinaator/EŠK programmi ekspert

Järelevalve ekspert ja projektikoordinaator või ja EŠK r ki- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhtis programmi ekspert lepivad kokku, kes TS-t kohapealsest kontrollist teavitab.

Teavitab kontrollitavat kohapealse kontrolli läbiviimisest e-kirja või SFOS-i vahendusel ja lepib kokku kontrolli aja ning koha. Etteteavitamata kontrolli korral üldjuhul teavitamist ei toimu või teavitatakse väga lühikese etteteatamisega.

Kontrolli aja ja koha kokku leppimisse ning kohapealse kontrolli teostamisse kaasatakse vajadusel ka ekspert.

Vähemalt 5 tp enne kontrolli teostamist (va etteteatamata kontroll)

3.2 Järelevalve ekspert/EŠK programmi ekspert

Valmistab enne kohapealsesse kontrolli minemist kontrolli ette, kaasab ettevalmistamisse kontrollis osalevad töötajad, sh edastab vajadusel projektikoordinaatorile ja/või kontrollis osalejatele ettevalmistamisel tekkivad küsimused ja/või korraldab koosoleku tekkinud küsimuste lahendamiseks. Vajadusel protokollib koosoleku.

Eeltäidab projekti tegevuste kontrolli akti (TPK Lisa 7), mis on aluseks kontrolli teostamisel.

Kui projektile kohaldub riskihindamisest tulenevalt valimipõhine makse kontroll, teostab võimalusel kontrolli enne kohapealset kontrolli ning fikseerib tulemused kontrollaktis.

Enne kontrolli läbiviimist, hiljemalt kohapealsele kontrollile eelneval tp-l

3.3 Projektikoordinaator/ teenusekoordinaator

Vajadusel osaleb kohapealse kontrolli ettevalmistamisel ja teostamisel. Aitab kaasa järelevalve eksperdil/EŠK programmi eksperdil tekkinud küsimuste lahendamisele.

Jooksvalt

3.4 Järelevalve ekspert/ EŠK programmi ekspert

Vastutab kohapealse kontrolli teostamise eest. Fikseerib tuvastatud asjaolud kirjalikult kontrollaktis. Allkirjastab kontrollakti ning küsib allkirja teistelt läbiviija(telt) ning toetuse saaja esindajalt (olemasolu ja nõusoleku korral). Kontrolljäljeks jääb kohapealse kontrolli osalejate poolt allkirjastatud akt (digitaalne või paberil).

Kohapealse kontrolli teostamise päeval

3.5 Kohapealses kontrollis osaleja (projektikoordinaator/ teenusekoordinaator/ ekspert/ EŠK programmi ekspert)

Allkirjastab kontrollakti.

3.6 Järelevalve ekspert Kui kontrolli käigus tuvastatakse nõuetele mittevastav olukord ja puuduste kõrvaldamine on võimalik, määrab kontrollaktis kontrollitavale tähtaja puuduste kõrvaldamiseks.

Üldjuhul 10tp, mida põhjendatud juhtudel on võimalik pikendada

3.7 Järelevalve ekspert Kui nõuetele mittevastavust ei ole võimalik kõrvaldada muul moel kui ettekirjutuse või finantskorrektsiooniga, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

3.8 Järelevalve ekspert Lisab täidetud ja allkirjastatud kontrollakti JIRA-sse ja saadab riski- ja kvaliteedijuhtimise  kinnitamiseks.üksuse juhile

1 tp jooksul peale kohapealse kontrolli teostamist. Kui tegemist on rohkem kui ühepäevase kohapealsete kontrollide läbiviimise perioodiga, siis esimesel võimalusel

3.9 Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Vaatab kontrollakti üle.

a)  annab JIRA-s kinnituse ja tagastab kontrolli teostajale edasiste toimingute teostamiseks. Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.10.

b)  kui kohapealse kontrolli raames tuvastati puudus, mis eeldab mittevastavusmenetluse alustamist ja kontrolli teostaja mittevastavusmenetlusega ei tegele, edastab vajadusel juhtumi menetlemiseks riskihindamise ja järelevalve talituse juhatajale ning jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

3 tp jooksul peale akti saamist

3. 10

Järelevalve ekspert/ EŠK programmi ekspert

Sisestab kontrolli tulemused koos kontrollakti ja lisadokumentidega SFOS-i.  Järelevalve ab kontrolli tulemused JIRA-st TRO TJ-le ja projektikoordinaatorile teadmiseks.ekspert saad

2 tp jooksul pärast akti kinnitamist

3. 11

Järelevalve ekspert/ EŠK programmi ekspert

Edastab kontrollakti SFOS postkasti kaudu kontrollitavale koos kaaskirjaga. 2 tp jooksul pärast akti kinnitamist

3. 12

Järelevalve ekspert/EŠK programmi ekspert

Kui kontrolli tulemusel anti kontrollitavale puuduste kõrvaldamiseks tähtaeg, jälgib puuduste kõrvaldamise tähtaega. Vajadusel saadab kontrollitavale meeldetuletuse.

Kui kontrollitav ei täida määratud järeltegevusi ja kui tegemist on nõuetele mittevastavusega, jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3 punktile 2.

Vastavalt määratud tähtajale

3. 13

Järelevalve ekspert Kui kontrolli raames puuduseid ei tuvastatud, lõpetab tööülesande JIRA-s.

Puudustega kohapealse kontrolli korral edastab pärast puuduste kõrvaldamist TS-le teate menetluse lõpetamisest ja lõpetab tööülesande JIRA-s.

2 tp jooksul

3. 14

Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

Analüüsib enne uue perioodi kohapealsete kontrollide plaani koostamist eelmise perioodi kohapealsete kontrollide tulemusi ning vajadusel teeb ettepanekuid TJ-le muude RÜ kontrollide tõhustamiseks või TPK muutmiseks.

Kord poolaastas, 15. septembriks (periood märts-august) ja 15. märtsiks (periood september-veebruar)

3. 15

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Otsustab koostöös  ning teiste seotud TJ-de ja TRO OJ-r ki- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juhiis ga muudatusvajadused.

uste TPK muudatusvajadused edastab TAO ärianalüütikule (TPK koostajale) muudat sisseviimisega alustamiseks.

5 tp jooksul analüüsi saamisest

3.2.4. Projekti aruannete kontrolli protsess

1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine 2. Järelaruande kontrollimine

Kohaldub Ei kohaldu

ABIFO ND RE 2014- 2020 SV 2021- 2027 SV Kliima

SV administratsiooni TA projektidele Norra_EMP meetmele (SFOS 2014-2021 meetme nr 2014-2021.1.4 "Norra ja EMP tehniline abi") Norra_EMP meetmele (SFOS 2014-2021 meetme nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" EŠK TA meetmele (SFOS meetme nr. 1.3) EŠK toetusmeetmele "Sotsiaalse kaasatuse toetamine" (SFOS meetme nr 1.1) EŠK toetusmeetmele "Elurikkuse programm" (SFOS meetme nr 1.2) 2021-2027 RRL KSR

1.1. LÜHENDID

Projekti aruannete kontrolli protsessi käigus on projektikoordinaatoril õigus küsida TS-lt täiendavaid projekti rakendamist puudutavaid dokumente vastavalt TAT-le. TS peab teavitama viivitamata RTK-d projekti elluviimise ajal ja pärast projekti lõppemist kõigist asjaoludest, mis võivad mõjutada projekti elluviimist või TS võimet täita asja säilitamise, sihtotstarbelise kasutamise ning taotluses nimetatud eesmärkide saavutamise kohustust (näiteks riigihangete vaidlustused, kohtumenetlus, tegevuse peatamine, majandusraskused, likvideerimine, ümberkujundamine, omandisuhete muutumine, hoone kasutuse muutumine jms) vastavalt TAT-le.

MoF TAT kohaselt TS peab võimaldama  RTK nimetatud isikutel [4] 

projekti elluviimise ajal ning 5 aasta jooksul projekti lõppemisest arvates tutvuda kõigi TS valduses olevate projektiga seotud dokumentidega ning lisaks tagama RÜ-le õiguse TS-ga samadel alustel tutvuda tööde teostaja dokumentidega.

Etapp Nr Vas tuta ja 

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Vahe- ja lõpparuande kontrollimine Aruan de esitam ine

1.1 TS Täida vahe- või lõpparuande vorm SFOS-s. Esita vahe- või lõpparuanne vastavalt seatud tähtaegadele.[1] Vastavalt tingimust ele

1.2 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui TS ei ole vahe- või lõpparuannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s.  5 tp tähtajast

1.3 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt vahe- või lõpparuannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki   punkti 1 Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD

Vastavalt vajadusele

Protsessiomanik

TRO teenusekoordinaator

Aruan de kontro ll

1.4 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Vahe- või lõpparuande esitamisel kontrolli aruande vormikohasust ning esitatud andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is, otsuses/lepingus sätestatud tingimustele aruande KL alusel (TPK Lisa 8). Veendu, et projektile määratud meetme tegevuse ülesed näitajad ja näitajate saavutatud [2]

väärtused on raporteeritud vastavalt näitajate metoodikale ning veendu, et projekti näitajate saavutatud väärtused on õiged ja usaldusväärsed.

Hinda vajadust erakorraliseks kohapealseks kontrolliks vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 protsessipunkti   3.2.3. Tegevuste kohapealse kontrolli protsess Seejuures kontrolli, kas rikkumise kahtluse alusel menetlus (lisa põhjendus KL-le) on lõpetatud.punkti 2 alapunktile 2.5.

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamises t või vastavalt TAT tingimust ele

Puudu ste tuvast

amine 

1.5 Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Kui vahe- või lõpparuanne ei vasta tingimustele ning selles esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid , koosta puuduste kõrvaldamis e ja [3] e tead edasta see TS-le ning määra tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks.  Lisa RÜ märkused TS-le SFOS-s aruande juurde ja suuna aruanne TS-le parandamiseks SFOS seire mooduli kaudu.

Aruande menetlem ise tähtaeg

üldjuhon ul kuni 10 tp

1.6 TS Parandab aruandes puudused ja suunab aruande SFOS seire mooduli kaudu tagasi RÜ-le.  Menetlus jätkub vastavalt punkti 1 alapunktile 1.12 (välja nnariskiga SV projekti lõpparuande korral).arvatud *keskko

RÜ poolt määratud tähtajaks

1.7 Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Keskkonnariskiga SV projekti  suuna projektide keskkonnaeksperdile.lõpparuanne 2 tp jooksul 

1.8 Proj ekti de kes kko nna eks

pert

Anna hinnang keskkonnariskiga SV projekti lõpparuandele alusel. TPK lisa 17 "Projektide keskkonnaeksperdi kontroll-leht lõpparuande hindamiseks"

a) Kui puuduseid ei ole, siis lae TPK lisa 17 KL üles SFOSi väljale "Aruande RÜ kontroll-leht" projekti lõpparuande juurde ning suuna lõpparuanne projektikoordinaatorile tagasi SFOS-s;

b) puuduste korral koosta puuduste kõrvaldam ja edasta see TS-le SFOS postkasti kaudu, suuna aruanne TS-le parandamiseks ning suunamise ise teade juurde märgi tähtaeg puuduste kõrvaldamiseks 5 tp.   

5 tp jooksul 

1.9 TS Parandab keskkonnariskiga SV projekti lõpparuandes puudused ja suunab aruande SFOS seire mooduli kaudu tagasi RÜ-le.  Üldjuhul 5 tp, hiljemalt RÜ poolt määratud tähtajaks

1. 10

Proj ekti de kes kko nna eks

pert

Veendu, et TS kõrvaldas keskkonnariskiga SV projekti lõpparuandes kõik puudused. Projektide keskkonnaeksperdi KL lae üles SFOSi väljale "Aruande RÜ kontroll-leht" projekti lõpparuande juurde. Pärast puuduste kõrvaldamist suuna aruanne projektikoordinaatorile tagasi SFOS-s.

2 tp

1. 11

Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Veendu, et projektide keskkonnaekspert on üles laadinud täidetud TPK lisa 17 KL SFOS-s ning jätka aruande menetlemist TPK lisa 8 aruande KL alusel. 2 tp jooksul

*Keskkonnariskiga SV projekt on projekt, millele on määratud keskkonnarisk vastavuskontrolli käigus ja mis kajastub "SF116 projektide

.JIRA-s lingil:riskihindamise tabelis"  - RTK0019-1167 Meetmete riskipõhine hindamine TÄITMISEL

1. 12

Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Kui TAT-s on ette nähtud, teavita vajadusel tuvastatud puudustest RA- Salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande d e-kirjaga. RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahtri.

3 tp jooksul

1. 13

Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Kui puudus ei ole kõrvaldatav või kui selgitused ei ole piisavad, tee märkus KL-le. Menetlust jätka rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Juhul, kui rikkumise kahtlustus on seotud keskkonnanõuete rikkumisega, teavita sellest rikkumise kahtlustusest TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat e-kirjaga ja lisa koopia kirjast projektide keskkonnaeksperdile.

Vastavalt alapunkti s 1.4 toodud tähtaega dele

Aruan de koosk õlasta mine

1. 14

Proj ekti koo rdin aat or/

tee nus eko ordi naa tor

Kui TAT näeb ette aruande kooskõlastamist, hindamist juhtkomisjoni või muu institutsiooni poolt, siis:

Edasta aruande kooskõlastamist/ hindamist läbiviivale institutsioonile;  Teosta vajalikud toimingud vastavalt TAT-le ja kokkulepitud protseduuridele; Täienda KL-te lisades viite toimingule; Lae üles kooskõlastuskiri ja muud seotud dokumendid SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht; Puuduste korral palu TS-l aruannet parandada; Veendu aruande kvaliteedis ja suuna aruanne projektikoordinaatorile SFOS-s.

Vastavalt TAT tähtaega dele

Kinnit amine

1. 15

Proj ekti koo rdin aat or

Veendudes aruande kvaliteedis kinnita ja vali aruande seisundiks „Kinnitatud“. TPK lisa 8 KL, sisesta KL SFOS-i väljale "Aruande RÜ kontroll-leht"

Juhul, kui juhtkomisjon tegi ettepaneku pärast lõpparuande hindamist lõppmakse vähendamiseks, edasta info TAO järelevalve- ja riskihindamise talituse juhatajale finantskorrektsiooni tegemiseks ning rikkumise korral menetlust jätka vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Vastavalt alapunkti s 1.4 toodud tähtaega dele

1. 16

Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui väljamakse eelduseks on aruande kinnitamine, jätka menetlust vastavalt T  PK 3. osa 3.2.1 Maksete protsessi alapunktile 3.2.1.3. Makse menetlemise .protsess

Koheselt aruande kinnitami sest

1. 17

Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui TAT näeb ette, teavita RA-d aruande kinnitamisest i edasta kinnitatud aru RA-le vastavalt TAT tingimustele. e-kirja teel võ anne

Kui teavitad RA-d vastavalt TAT tingimustele e-kirja teel, siis salvesta E-kiri RA-le SFOS-i seire üldandmete lehel väljale „Aruande RÜ kontroll-leht“ ning faili lisamisel täida kirjelduse lahter.

5 tp jooksul kinnitami sest

1. 18

Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

a) Kui kinnitasid lõpparuande pärast lõppmakset, siis märgi projekt SFOS-s lõpetatuks andes projektile lõpetatud seisundi. 

b) Olukorras, kus lõppmakse tehakse pärast lõpparuande kinnitamist, kui projekti viimane makse on seotud FKO-ga, siis SFOS-is märgi projekti lõpetatuks pärast seda, kui rikkumise kahtluse alusel menetlus(t)ega seotud FKO-d on koostatud, allkirjastatud ja vastavad tagastused on SFOSi sisestatud ning tasaarveldus on tehtud.

2 tp jooksul kinnitami sest

1. 19

Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Juhul kui projektis on järelaruande esitamise kohustus, siis saada projekti lõpetamisel TS-le info järelaruande esitamise kohustuse ja tähtaja kohta ning veendu, et oled valinud SFOS-i seadetes teavitused aruande tähtaja lähenemise ja aruande esitamise kohta.

2 tp jooksul lõpparua nde kinnitami sest

1. 20

Proj ekti koo rdin aat or

Juhul kui TS-l on kohustus pidada pärast projekti lõppu arvestust teadusuuringute taristu majandustegevuse mahu üle, siis teavita sellest TS-t koheselt pärast lõpparuande kinnitamist. Edaspidi saada pärast projekti lõppu kord aastas TS-le meeldetuletus teadusuuringute taristu majandustegevuse mahu üle ja teavitamiskohustuse täitmise kohta ning palu TS-l vastata RÜ poolt antud tähtajaks  ja kinnitada, et arvestuse pidamise SFOS postkasti kaudu projekti teadusuuringute taristu majandustegevuse maht ei ületa kehtestatud piirmäära, või piirmäära ületamise korral esitada vastavad andmed.  Juhul, kui TS ei vasta tähtajaks, anna TS-le vastamiseks ajapikendust 10 tp. Kui TS ei esita RÜ poolt nõutud andmeid, siis kaalu ettekirjutuse tegemise vajadust vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1. Rikkumise kahtluses korral teavita e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat ning menetlus jätkub vastavalt rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 2.

Kord aastas hiljemalt 1. detsembri ks kuni kest vusperioo di lõpuni

2. Järelaruande kontrollimine  Aruan de esitam ine

2.1 TJ on nõutud järelaruande esitamine pärast projekti lõppu, siis kontrolli, kas SFOS-s on märgitud järelaruande eest vastutav õige RTK Kui projektis kontaktisik. 

Töötaja lahkumis el

2.2 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui TS ei ole järelaruannet tähtaegselt esitanud, saada meeldetuletus SFOS-s.  5 tp  jooksu l pärast tähtaja saabumist

2.3 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui TS ei esita meeldetuletuse järgselt järelaruannet, hinda vajadust algatada ettekirjutuse koostamise protsess vastavalt TPK 3. peatüki alapeatüki 3.3.  JÄRELEVALVETOIMINGUD punktile 1Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine.

15 tp jooksul pärast tähtaja saabumist

Aruan de kontro ll

2.4 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kontrolli esitatud järelaruande andmete õigsust ja täielikkust vastavalt TAT-is või otsuses/ lepingus sätestatud tingimustele KL (TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht“)  alusel (v.a kliima meetmetes).  Kliima meetmete korral lisa oma tähelepanekud andmete kohta SFOSi järelaruande juures olevasse [5]

lahtrisse ’Märkus rakendusüksuselt’. 

Üldjuhul 15 tp jooksul aruande saamises t või vastavalt

AT-s T toodud tähtaega dele

Puudu ste tuvast

amine 

2.5 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kui järelaruandes esineb puudusi või täpsustamist vajavaid asjaolusid, teavita TS-t puudustest või küsimustest puudu  SFOS-s ning määra vajaduse korral ste kõrvaldamise või täiendava informatsiooni esitamise tähtaeg.

Kui puudus ei ole kõrvaldatav jätkub menetlus rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3.  punktile 2JÄRELEVALVETOIMINGUD .

Vastamis eks määratud  tähtaeg on üldjuhul kuni 10 tp

Näitaj ate saavut ustase me kontro ll

2.6 Proj ekti koo rdin aat or/ tee nus eko ordi naa tor

Kontrolli esitatud järelaruande andmete õigsust, sh veendu näitajate uuendatud saavutustaseme õigsuses ja usaldusväärsuses. Lae täidetud KL üles projekti järelaruande juurde.SFOSi väljale "Aruande RÜ kontroll-leht" [6]

Üldjuhul 5 tp jooksul aruande saamises t või vastavalt TAT-s toodud tähtaega dele

KL lisami ne

SFOSi

2.7 Proj ekti koo rdin aat or

Pärast rakenduskava AK perioodi jätkuvate mittetoimivate projektide lõpetamise korral saada e-kirjaga teavitus projekti toimivaks muutumisest teenusekoordinaatorile, KA TAO eksperdile ja RA-le. Kontrolljäljeks jääb täidetud KL 7][ ja kinnitatud järelaruanne. 

2 tp jooksul järelarua nde kinnitami sest 

RMi teavita mine projek ti toimiv aks muut misest (vajad usel)

2.8

TA O eks pert

Teavita RM RO-d projekti toimivaks muutumise osas e-kirjaga. 

2 tp

SFOS saadab TS-le automaatse teavituse aruande esitamise tähtpäevast.  [1]

Seirearuandluse tähtajad on sätestatud TAT-s, aruannete vormid on sätestatud kas TAT-is või koostatud RA/RÜ poolt pärast TAT-i kinnitamist. Igal [2] juhul hinnatakse projekti eesmärkide saavutamise ja tegevuste elluviimise tulemuslikkust minimaalselt ühel korral projekti lõpparuande ja viimase maks

enetlemise raames.e m

Meetme tegevuses nr 5.2.1 „Laenude, tagatiste ja eksporditehingute kindlustuse väljastamine“ lisab vajadusel RA kommentaarid/märkused.[3]

MoF TAT - Riigihalduse ministri 05.08.2022 nr. 36 määrus "Keskvalitsuse hoonete energiatõhususe parandamiseks moderniseerimisfondist antava [4] toetuse kasutamise tingimused ja kord".

T [5] PK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.

[ ]6 TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.

[ ]7 TPK lisa 8 „Aruande kontroll-leht" ei kohaldu kliima meetmete järelaruannetele.

3.2.5. Andmekorje protsess

Vastavalt ÜSS § 21 toimub andmete korje ja haldamine toetuse haldamise registris. Andmekorje protsess kohaldub TPK toetusskeemidele, kui nii näeb ette TAT. Andmekorje registreerimiseks on RTK DHS-s piiratud ligipääsuga dokumendisari ning piiratud ligipääsuga kaust serverikettal; seejuures ligipääsu õigus on antud andmete töötleja(te)le (infospetsialist ja projektikoordinaator/teenusekoordinaator), vastava TRO talituse juhatajale ja TRO

juhatajale ning ligipääsu õigus antakse vajadusel TAO TJ-le ja TAO eksperdile. TRO OJ/TAO OJ korraldab vajadusel laiendatud õiguste andmist. RTK teeb vastavalt vajadusele toetuse taotlejatele ja TS-le andmekorje infopäevi, mille raames tutvustatakse toetusega kaasnevaid nõudeid andmekorjele ja andmete koondamisele. Perioodi 2021-2027 (sh. ESF+ sündmuste) andmekorjet korraldatakse kui nii näeb ette SFOS TAT (määruse või käskkirja järgi) an

.dmekorje moodulis (edaspidi SIS)

b veenduma, et ligipääsu isikuandmetele, sh eriliigilistele andmetele saavad ainult need töötajad ja ametnikud, kes vastutavad SIS TRO TJ/TAO TJ pea andmekorje eest. TRO TJ/TAO TJ igal aastal arenguvestlusel kontrollib üle, kas SIS koordinaatoril on olemas ametijuhendis sätestatud vajalikud

Andmekaitse koolituse korraldab RÜ-dele KA vastavalt iga aastasele koolitusplaanile.pädevused andmekorjeks.

Joonis: Struktuuritoetuse register.

Allikas: Rahandusministeeriumi seire juhend perioodil 2021-2027 struktuuritoetusi rakendavatele asutustele kinnitatud 28.03.2024

Nr Vastutaja (ametikoht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontrolljälg

1. SIS koordinaatori rolli taotlemine

1.1 TRO TJ/ TAO TJ

Hindab SIS ligipääsu õiguse vajadust lähtuvalt töötaja tööülesannetest. Taotleb vajadusel töötajale SIS koordinaatori rolli edastades informatsiooni TAO ärianalüütikule (kes täidab RÜ administraatori ülesandeid) e-kirja teel koos põhjendusega.  

Vastavalt vajadusele 

 E-kiri

1.2 TAO ärianalüütik (RÜ administraa tor)

Annab rolli . Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli andmise kohta. SIS koordinaatori SFOS-s 2 tp SIS koordineerija roll antud; JIRA kanne

1.3 TRO TJ /TAO TJ

Teavitab TAO ärianalüütikut (RÜ administraator), kui SIS koordinaator ei vaja enam kasutajaõigust e-kirja teel. Koheselt esimesel võimalusel 

 E-kiri

Protsessiomanik

TRO infospetsialist

1.4 TAO ärianalüütik (RÜ administraa tor)

Peatab SIS koordinaatori rolli SFOS-s. Teeb kommentaari JIRA-sse SIS koordinaatori rolli peatamise kohta.  1 tp JIRA kanne

2. Perioodi 2021-2027 andmekorje

2.1 TS/ sündmuse läbi viija/ sündmusel osaleja

Sisestab TAT-s ette nähtud andmed SIS-i ning võtab seejuures arvesse i ja SF 2021-2027 perioodi seire juhend ESF i põhimõtteid.+ andmekorje juhend

RÜ poolt määratud

 tähtaegadeks

SIS kanded

2.2 Infospetsiali ktikost/proje

ordinaator (SIS koordinaato r)

Üldjuhul kontrollib SIS koordinaator andmete sisulist õigsust (näiteks makse/aruande kontrolli raames). SIS koordinaator teeb andmete kvaliteedi kontrolli ning vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud ESF+ ja (v.a ÕÜF). Infospetsialist teostab andmete kvaliteedi kontrolli, sh. vaatab, kas vajalikud andmeväljad on täidetud ESF+ ja ÕUF füüsiliste isikute andmete meetmetes.

Kui andmetes esineb puudusi teavitab sellest TS-t, koostab puuduste kõrvaldamise teate ja edastab selle TS-le ning annab kuni 10 tp puuduste kõrvaldamiseks. 

tp jooksul, 3 lisandub vastamiseks määratud tähtaeg

E-kiri SFOS postkastis 

2.3 TS Tagab puuduste kõrvaldamise SIS-is. RÜ poolt määratud tähtaeg

SIS kanded

2.4 Infospetsiali ektikost/proj

ordinaator (SIS koordinaato r)

a) Kontrollib, kas TS parandas puudused SIS-s.  Edastab korrektsed ESF+ ja ÕÜF sündmuste andmete tabelid Statistikaametile kvartaalselt vastavalt punktile 3.

b) Jätkuvate puuduste korral teavitab sellest TS-t ning annab puuduste kõrvaldamiseks. Menetlus jätkub kuni 10 tp vastavalt punkti 2 alapunktile 2.3.

3 tp jooksul E-kiri SFOS postkastis 

2.5 Projektikoor dinaator (SIS koordinaato r)

ge (ISO rteavitab SIS kasutamisel tekkinud probleemist SFOS-i kasutajatuSIS koordinaator akenduse administraatorit) telefoni või e-kirja teel.  Menetlus jätkub vastavalt TPK 2. osa alapeatüki nr. 2.3 protsessipunkti 2.3. 16. SFOS kasutajakontode, kasutajate palvete halduse, SFOS kasutajatoe poolt registri andmete sisestamise ja

 parandamise ning andmekvaliteedi kontrolli protsess alapunkti 4 "SFOS kasutajate palvete menetlemise protsess" jä rgi. 

Jooksvalt E-kiri

3. Perioodi 2021-2027 ESF+ ja ÕÜF-i andmete Statistikaametile esitamine  

3.1 Infospetsiali st

Koondab ja valmistab Statistikaametile esitamiseks sündmuste andmete tabelid võttes koondväljavõtte. SAP BO-st  Teisendab Excelis esitatud andmed CSV faili.

Hiljemalt 2 tp enne aruande esitamise tähtaega Statistikaametile

Koondaruand e tabelid loodud SAP

BO-s; Koostatud CSV fail

3.2 Infospetsiali st

Laadib ja edastab koondfaili elektroonilise andmevärava:  kaudu Statistikaametile. https://portaal.stat.ee/et Kvartaalselt vastavalt andmekorje juhendis välja toodud tähtaegadele

Andmed õigeaegselt esitatud

3.3 Infospetsiali st

Kui Statistikaamet küsib täpsustusi, teostab vajalikud järeltegevused.

Vajadusel võtab TS-ga täpsustamiseks ühendust.

Vastavalt vajadusele

E-kiri

3.4 Infospetsiali st

[email protected] andmevärava kasutamisel tekkinud probleemidest vajadusel Statistikaametit: Jooksvalt E-kiri

1.

2.

3.2.6. Projekti tegevuste järelkontrolli protsess

Projektides, millele kohaldub vastavalt TRO-le ja/või vastavalt TAT-le tegevuste järelkontrolli nõue pärast projekti lõppu, viiakse läbi kontroll analoogselt TPK 3. osa alapeatüki 3.2 punktile 3.2. alates alapunktist 3 kirjeldatuga. Järelkontrolli teostab järelevalve ekspert 3 Tegevuste kohapealse kontrolli protsess valimi alusel milles on arvesse võetud meetmete riskihindamise tulemusi. Tegevuste järelkontrolli läbiviimiseks ja vastavalt kinnitatud kontrolliplaanile, tulemuste fikseerimiseks kasutatakse järelkontrolli akti (TPK lisa 13).

Projek ti tegevuste järelkontrollide raames tehakse:  1) Tegevuste kestuse nõude täitmise kontrollimist; 

2) tulu teenimise kontrolli (kohaldub ainult perioodile 2014-2020);  3) täiendavad kontrollid, sh. muud TAT-is sätestatud täiendavad kontrollid (näiteks käibe nõue vms);

4) kontrolle, mis tulenevad riigiabireeglitest (nt kontroll liigse hüvitamise üle riigiabi/VTA andmise järgselt).

3.2.6.1 Tegevuste kestuse nõude kontrollid

Programmperioodide 2014–2020 ja 2021-2027 tegevuste kestuse nõude kontrollid on põhimõtteliselt sarnased. Valimi moodustamise põhimõtted järelkontrollidele on ühesed ning need kohalduvad mõlemale programmperioodile.

Tulu teenimise kontroll

Lisaks tuleb perioodi 2014-2020 üle 1 miljoni euro ERF ja ÜF projektide puhul:  eelnevalt mittehinnatava tuluga

kui projektis tulu teenimisest, kontrollida, kas TS on teadlik kohustusest koostada tulu-kuluanalüüs 3 aastat ja üks kuu pärast RÜ-d on teavitatud projekti lõppu, aga mitte hiljem kui 30.09.2023 ning et puhastulu teenimisel on nõutav projekti abikõlbliku kulude vähendamine teenitud puhastulu osa võrra, mis on proportsionaalne projekti abikõlbliku kulu osale projekti kogukuludest; kus , kontrollida, kas projektis teenitakse tulu. Kontrolli saab teostada, uurides TS kodulehel avaldatud infot (kas projekti tulust ei ole teavitatud vara eest pakutakse tasulisi teenuseid või tooteid vms) ning küsitledes TS-t. Tulu teenimise avastamisel tuleb esitada tulu-kuluanalüüs ja projekti abikõlblikke kulusid korrigeerida.

3.2.6.2 Täiendav järelkontroll

Täiendavalt projekti tegevuste kestusnõuete kontrollile pärast projekti lõppu teostab TAO riskijuhtimise ja järelevalve talitus jooksvat kontrolli TS-te üle Ametlike Teadaannete elektroonilisest väljaandest pankrotimenetluse algatamiste ja äriühingu kustutamishoiatuste kohta. Täpsemalt on kontroll kirjeldatud TPK 2. peatüki alapeatüki 2.2 punkti 2.2.1 SV korraldusasutuse järelevalve protsess delegeeritud ülesannete üle ja Norra/EMP riikliku kontaktasutuse

osa punkti 2 järelevalve protsess ning koolitustegevus Protseduuride ja õigusaktide järgimise kontrollid ning SFOS-i info alusel tsentraalsed kontrollid alapunktis 2.5. Pankrotimenetluse algatamise ja äriühingu kustutamishoiatuste kontroll.

3.2.6.3 Riigiabi reeglitest tulenevad järelkontrollid

Teatud juhtudel näevad riigiabireeglid ette nõude kontrollida projekti tegevusi riigiabi/VTA andmise järgselt. Üldjuhul on TAT-is sätestatud riigiabi/VTA andmise alused, mistõttu tuleb taotlusvooru rakendusdokumentide koostamisel veenduda kas riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue või mitte. Nt tegevused, mille elluviimiseks on antud riigiabi/VTA-d ettevõtjatele, kes osutavad üldist majandushuvi pakkuvaid teenuseid ja mille puhul tuleb kontrollida liigse hüvitise andmist vähemalt iga kolme aasta tagant kümne aasta jooksul. Kui riigiabireeglitest tuleneb järelkontrolli nõue, siis protsessis 3.1.1.

nimetatud taotlusvooru ettevalmistaja kavandab ka tegevuse, mis tagab riigiabireeglitest tuleneva järelkontrolli kohustuse Toetusskeemi ettevalmistamine täitmise.

3.2.6.4 EŠK regulatsioonist tulenevad järelkontrollid

EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 2 järgi RKÜ tagab, et 5 aasta jooksul pärast projekti või programmikomponendi lõppemist on toetusest rahastatavate seadmete, paigaldiste või ehitiste puhul täidetud järgmised tingimused: a) neid käitatakse ja kasutatakse toetusmeetme eesmärkide kohaselt; b) need on nõuetekohaselt kindlustatud kahjujuhtumite, näiteks tulekahju, varguse või muude tavapäraste kahjujuhtumite, vastu ja c) need on korralikult hooldatud, milleks eraldatakse piisavalt ressursse. EŠK regulatsiooni artikkel 4.15 lõike 9 järgi kui intellektuaalomandi õiguste tulemusel tekib kasum, lepivad selle tulu kasutamises kokku RKÜ ja Šveits.

Protsessiomanik

Riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse juht

3.2.7. Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsess

Riigiabi/VTA esinemise ja andmise analüüs toimub meetme koostamisel või muutmisel ja projekti elutsükli erinevates etappides (taotlemisel, elluviimisel ja järelevalveperioodil). Teenusekoordinaator hindab koos TAO riigiabi eksperdiga ja vajadusel TAO juristiga riigiabi/VTA esinemist esmalt toetusmeetme disainimisel ja tingimuste koostamisel või muutmisel.  RAR peakasutaja (volitatud TAO jurist) tagab vajadusel suhtluse RM RORO-ga, sh õigeaegse teatiste esitamise ja abikava avamise RAR-is, kui RA-ga/PO-ga ei ole kokkulepitud teisiti.

Toetuse andmisel kontrollib projektikoordinaator riigiabi/VTA esinemist vastavuskontrolli raames. Kui toetusmeetmes esineb eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, või kui abi andmise küsimused eeldavad keerukamat õiguslikku analüüsi, sh ka meetme riskide hindamise tulemuse põhjal, siis projektikoordinaator pöördub TAO juristi poole, kes teeb riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi. Projekti andmete kajastamine RARis taotluse menetluses ja väljamaksete teostamisel on toodud TPK 3. peatüki alapeatüki 3.1. "Toetuste taotlemisega seotud protsessid" protsessipunktides 3.1.1,

.3.1.2 ja 3.1.4 ja alapeatüki 3.2 "Kontrollitoimingutega seotud protsessid" protsessipunktis 3.2.1.3. Makse menetlemise protsess

TAO jurist nõustab vajadusel projektikoordinaatorit projekti elluviimise jooksul.

Nr Va stu taj a (a me tik oht)

Tegevuse kirjeldus Tähtaeg Kontro lljälg

1.     Riigiabi/VTA analüüs meetme tingimuste koostamisel või muutmisel

1.1 Te en use - koo rdi na ator

Kaasab meetme koostamisel või muutmisel riigiabi/VTA-ga seonduvate küsimuste lahendamiseks või protsessipunkti 2.3.13. JKS ja meetmepõhiste riskide hindamise, juhtimise ja maandustegevuste seire protsess

punkti 2 alapunkti 2.5 kohase riskihindamise tabelis märgitud juhul TAO riigiabi eksperdi, vajadusel TAO juristi ja TAO ärianalüütiku.

Teavitab RAR peakasutajat (volitatud TAO juristi) uue toetusskeemi ettevalmistamisest, kui toetusskeem sisaldab riigiabi/VTA-d  vastavalt TPK 3. osa protsessipunkti 3.1.1. Toetusskeemi ettevalmistamine punkti 1 alapunktile 1.4.

Vastavalt vajadusele

JIRA task; E- kiri

1.2 TA O juri st

Kui TAT sisaldab eriliigilist abi, mille valiku alused ei ole piisavalt selged, siis analüüsib toetavaid tegevusi ja lubatud abiliike ning hindab millistel tingimustel eriliigiline abi esineb.

Kui TAT toetatava tegevuse osas on riigiabi/VTA esinemine võimalik välistada ja TAT-s või selle seletuskirjas ei ole välistuse aluseid piisavalt selgelt välja toodud, siis analüüsib kas ning millistel tingimustel ja põhjustel riigiabi/VTA esineb/ei esine. Analüüsi ja selle tulemused kajastab memos. Olemasoleva meetme muutmisel kontrollib varasemalt koostatud memos toodud põhjenduste kehtivust, vajadusel korrigeerib memo. Allkirjastab memo. Edastab allkirjastatud memo teenusekoordinaatorile, TRO TJ, TAO järelevalve riskieksperdile ja TAO ärianalüütikule.

Vastavalt teenuse- koordinaatori ja riskieksperdiga kokkulepitud ajakavale

Allkirja statud memo; E-kiri

1.3 Te en use - koo rdi na ator

Tutvub memoga ja salvestab selle TRO meetmepõhisesse serveriketta kausta. 3 tp jooksul memo saamisest

Dokum ent serveri kettal

1.4 Te en use - koo rdi na ator

Edastab memo toetusskeemiga seotud projektikoordinaatoritele tutvumiseks. 1 tp E-kiri

1.5 Te en use - koo rdi na ator

Lisab koostöös TAO ärianalüütikuga asjakohased kontroll-küsimused vastavusnõuete KL-dele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi eksperdiga ja TAO juristiga. Saadab  JIRA-s tööülesande TAO ärianalüütikule vooru seadistamiseks rakendusdokumentide järgi.

Enne taotlemise avanemist

Täiend atud vastav usnõue te KL vorm

Protsessiomanik

TAO toetuste korraldamise talituse õigusüksuse juht 

1.6 TA O äri an alü

ütik

Seadistab  taotlusvooru. Vastavalt kokkulepitud ajakavale

Taotlus voor seadist atud SFOS- s

1.7 Te en use - koo rdi na ator

Meetme vooru KL-d edastab kinnitamiseks TRO TJ-le JIRA-s. 2 tp jooksul valmimisest

Meetm e vooru KL- d  JIRA -s

1.8 TR O TJ

Kinnitab meetme vooru KL-d. 2 tp jooksul Kinnitat ud  KL- d JIRA- s

1.9 Te en use - koo rdi na ator

Meetme elluviimise käigus hindab vajadust riigiabi/VTA-ga seonduvat uuesti analüüsida vastavalt punkti 1 alapunktile 1.1. Vastavalt vajadusele

e-kiri

2.     Riigiabi/VTA analüüs toetuse andmisel ja toetuse andmise otsuse muutmisel

2.1 Pro jekt i- koo rdi na ator

Teostab taotleja ja taotluse vastavusnõuete kontrolli vastavalt TPK 3. osa alapeatükile 3.1 Toetuste taotlemisega seotud protsessid. Kui projekti tegevused vastavad TAT-is märgitud abi liikidele või TAO juristi koostatud memos toodud tingimustele või on veendunud, et projektis riigiabi/VTA ei esine, teeb vastava märke KL-le koos viitega abi andmise õiguslikule alusele. Juristi memo korral lisab märkustesse viite juristi memole.

Vastavalt TAT tähtaegadele

Täidetu d KL

2.2 Pro jekt i- koo rdi na ator

Kui projekti tegevused eeldavad keerukamat hinnangut riigiabi/VTA esinemisele, saadab projekti andmed TAO juristile riigiabi/VTA esinemise detailanalüüsi koostamiseks.

Täidetu d KL, e-kiri

2.3 TA O juri st

Analüüsib projekti eesmärki, tegevusi ja planeeritud kulude vastavust riigiabi/VTA andmise tingimustele ja abiliigi nõuetele. 10 tp Memo

2.4 TA O juri st

Vajadusel konsulteerib projektikoordinaatori, RM RORO-ga ja TAO riigiabi eksperdiga.

2.5 TA O juri st

Koostab analüüsi kohta memo. 

2.6 TA O juri st

Allkirjastab memo ja edastab koordinaatorile.  e-kiri

2.7 Pro jekt i- koo rdi na ator

Tutvub juristi koostatud analüüsi ja järeldustega ja täiendab vastavalt KL-te. Laeb juristi memo üles SFOSi projekti juurde. 3 tp Märkus ed KL- l SFOS- s; Memo SFOS- s

2.8 Pro jekt i- koo rdi na ator

Vastavalt juristi memos toodud järeldustele muudab vajadusel projekti andmeid ja/või eelarvet  SFOS-s ning teavitab toetuse taotlejat riigiabi analüüsi tulemustest.

Vastavalt taotluse menetlemise tähtaegadele

Kande d SFOS- s

2.9 Pro jekt i- koo rdi na ator

muutmise avalduse korral analüüsib muutmise vastavust juristi koostatud dokumentidele. Vajadusel konsulteerib TAO riigiabi TRO analüüsi tegev juristiga või algatab uuesti detailanalüüsi koostamise.

Vastavalt vajadusele ja TAT tähtaegadele

Kande d SFOS- s; TRO muutmi sotsus

3.3. JÄRELEVALVETOIMINGUD Kohaldub Ei

kohaldu

Abifond 2021-2027 SV EŠK Kliima Norra ja EMP 201

tehniline 4-2021  abi  (SFOS nr 2014-2021.1.4) Norra_EMP 2014-

programmi 2021 meetmele (SFOS nr 2014-2021.1.1) "Kahepoolsete suhete fond" RE meetmed (v.a RE meetmete RHS rikkumised) 2021-2027 RRL

RE meet mete RHS rikku mised

Iga eelpool kirjeldatud kontrolltoimingu juures on viidatud, millal edasine protsess jätkub järelevalvemenetlusena. Perioodi  2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 „Varajase faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ elluviimiseks on sõlmitud leping EIF ja MKM vahel, lepingule kohaldub Inglise õigus. Juhul kui EstFundi rakendamisel tuvastatakse nõuetele mittevastavus teavitab MKM EIF-i, selgitamaks välja põhjused, tagajärjed, tegevusplaani jms. Juhul kui MKM ja EIF jäävad eriarvamusele, lahendab kaasuse arbitraaž (rahastamislepingu punkt 23.2). Tuvastatud rikkumise korral on eelduslik, et MKM esitab EIF-le kahjunõude. Perioodi 2014-2020 meetme tegevuse nr 5.2.2 elluviimiseks sõlmitud leping pole tavapärane siseriiklikule õigusele alluv toetuse andmise tingimusi hõlmav leping, mistõttu rikkumise kahtlust ei asu uurima RTK, ühtlasi ei koosta RTK rikkumise tuvastamisel TS-le finantskorrektsiooni otsust ning viimasest tulenevalt ei kohaldu käesoleva alapunktist 3 alates finantskorrektsiooni menetlemise protsess. EIF-ga sõlmitud lepingu kontekstis on RTK-l kohustus saadud aruandluse ja muu info baasil hinnata lepingu elluviimise reeglitepärasust, rikkumise kahtluse korral teavitada sellest MKM-i ja koostab rikkumisaruande SFOS-s ning jälgib kaasuse lahenduskäiku, fikseerides lõpptulemuse.

Perioodi 2021-2027 rahastamisvahendite finantskorrektsiooni otsuse teeb RTK RÜ-na vastavalt ÜSS §- dele 28–30. EŠK programmi raames EŠK programmi ekspert saadab Šveitsi toetuste büroole teadmiseks need FKO eelnõud, mille Šveitsi poolse toetuse summa ületab 10 000 Šveitsi franki. Kui Šveitsi toetuste büroo ei nõustu kavandatava finantskorrektsiooniga, mis ületab 10 000 Šveitsi franki, alustab Šveits RKÜ-ga dialoogi ühe kuu jooksul alates ettepaneku saamisest. Kui toetuse summa on väiksem kui 10 000 Šveitsi franki, võib EŠK programmi ekspert kavandatavast finantskorrektsioonist Šveitsi toetuste bürood teavitada. RE meetmete ja k iima meetmete RHS rikkumise korral, millel on RHS l §-des 213-215 sätestatud väärteo tunnused, teavitab RTK TRO sellest Rahandusministeeriumi riigihangete ja riigiabi osakonda. Ebaseadusliku või väärkasutatud riigiabi tagasinõudmise korral juhindutakse konkurentsiseaduse §-s 42 sätestatust. Riigiabi andjal on õigus ebaseaduslik või väärkasutatud riigiabi tagasi nõuda kümne aasta jooksul.

Olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon vning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine õi

ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne tuleb lähtuda juhendist "EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis ".

Erandina annab sisendi FKO tegemiseks 2021-2027 rahastamisvahendite meetmeteks KA finantsinstrumentide ekspert. 

Nr Vastutaja (ametikoht) Tegevuse kirjeldus Tähtaeg

1. Ettekirjutuse tegemise ja täitmise kontrollimine

1. 1.

Teenusekoordinaator, projektikoordinaator, järelevalve ekspert (edaspidi ettekirjutuse [1]

koostaja)

Kui nõuetele mittevastavust on võimalik mõistliku aja jooksul kõrvaldada, koosta toetuse saajale ettekirjutus eelnõu kohustuse või nõude täitmata jätmisel rikkumise lõpetamiseks ja rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks, määrates selleks vajalikud toiminguid ja nende täitmise tähtaja (STS § 42 lg 2 p 3/ ÜSS § 8 lg 6 või vastavalt TAT nõuetele). Vajadusel kooskõlasta ettekirjutus juristiga e-kirja teel.

5 tp jooksul peale nõuetele mittevastavuse tuvastamist

1.2 Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse koostamisel arvesta haldusmenetluse seaduses kirjeldatud menetlusosalise selgituste andmise ja ärakuulamise põhimõttega – saada TS-le ettekirjutuse eelnõu tagasiside saamiseks SFOSi kaudu.

1 tp jooksul, vastamiseks määratud tähtaeg üldjuhul 5 tp

1.3 TS Esita selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega e-toetuse kaudu. 5 tp

1.4 Ettekirjutuse koostaja Analüüsi esitatud selgitusi, vajaduse kaasa asjakohaseid eksperte, sh konsulteeri vajadusel järelevalve eksperdiga rikkumise asjaolude hindamiseks. [2] Kontrolljäljeks jäävad e-kirjad. 

2 tp

1.5 Ettekirjutuse koostaja Kui saadud selgitustele tuginedes langeb rikkumine ära, lõpeta menetlus ja teavita sellest TS-t SFOSi kaudu.

1 tp

1.6 Ettekirjutuse koostaja Rikkumise puhul vajadusel täpsusta ettekirjutust ja edasta see allkirjastamiseks TJ-le. 1 tp

1.7 TJ Allkirjasta ettekirjutus DHS-s. 2 tp

1.8 Ettekirjutuse koostaja Edasta ettekirjutus TS-le SFOS-i kaudu, võimalusel tee SFOS-s muud asjakohased kanded. 1 tp

1.9 Ettekirjutuse koostaja Kontrolli ettekirjutuste täitmist vastavalt seatud tähtaegadele. Võimalusel kanna info ettekirjutuse täitmise kohta SFOS-i, muul juhul säilita info Sharepointi kaustas.

Vastavalt ettekirjutuses määratud tähtaegadele

Protsessiomanik

TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhataja

1. 10

Ettekirjutuse koostaja Ettekirjutuse tähtaegselt täitmata jätmisel määra võimalusel uus tähtaeg.

Kui tähtaja pikendamine ei ole tulenevalt rikkumise sisust võimalik või kui pikendatud tähtajaks ei ole TS rikkumise tagajärgede kõrvaldamiseks vajalikke toiminguid teostanud jätkub protsess nõuetele mittevastavuse menetlusena (antud punkti järgmine protsess). Kontrolljäljeks jäävad kiri ja kanded SFOS-s.

Jooksvalt, vastavalt vajadusele

2. Rikkumise kahtluse tuvastamine ja järelevalvemenetluse algatamine

2. 1.

Teenusekoordinaator, projektikoordinaator, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, TAO jurist, Norra_EMP programmi koordinaator, EŠK programmi ekspert, finantsinstrumentide ekspert, projektide keskkonnaekspert

Kui tuvastad rikkumise või pettuse kahtluse, teavita tekkinud asjaoludest TAO riskijuhtimise ja ning projekti eest vastutavat ( ) järelevalve talitust e-kirja teel [email protected]

projektikoordinaatorit e-kirjaga.

 läbi kohapealsete tegevuste kontroll ja esita vajadusel TS-le järelepäring asjaolude Vii vajadusel täpsustamiseks. Konsulteeri järelevalve eksperdiga otsustamaks järelevalvemenetluse algatamine. Vajadusel kaasa arutellu TAO jurist ning TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ.

Kui arutelu tulemusel jõutakse järeldusele, et nõuetele mittevastavus võib esineda, edasta info TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le.

Koheselt mittevastavuse kahtluse tuvastamisest

2.2 Teenusekoordinaator, projektikoordinaator, TJ, hankeekspert, järelevalve ekspert, riski- ja kvaliteedijuhtimise üksuse

, projektide keskkonnaekspertjuht

Kui rikkumise kahtlusel on pettuse kahtluse või kuriteo tunnused, siis teavita e-kirjaga TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajat.

Kui e-kirja teel teavitamine pole juhtumi asjaolusid arvestades mõistlik või võimalik, kutsu asjaolude selgitamiseks kokku koosoleku, sh. vajadusel kaasa vahetu juht.

Koheselt pettuse kahtluse tuvastamisest

2.3 TAO jurist Tuvastades TPK 3. osa alapeatüki 3.2. Kontrollitoimingutega seotud protsessid punkti 3.2.7 Riigiabi ja vähese tähtsusega abi andmise kontrolli protsessi raames riigiabi analüüsi teostamisel rikkumise, edasta analüüs TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le järelevalvemenetluse algatamiseks vastavalt antud TPK alapeatüki 3.3 punkti 2 alapunktile 2.1.

Koheselt mittevastavuse kahtluse tuvastamisest

2.4 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Anna tööülesanne konkreetsele järelevalve eksperdile. Pettuse kahtluse või kuriteo tunnusega rikkumise korral tee otsus, kas teavitada kuriteo või pettuse kahtlusest asjaomaseid uurimisorganeid (PPA jne). Kontrolljäljeks jääb suunamine infosüsteemis/ e-kiri uurimisorganile.

3 tp jooksul info saamisest

2.5 Järelevalve ekspert Kui rikkumise kahtluse asjaolud on selged (nt arutatud varasemalt mittevastavuse tuvastajaga /valdkonna ekspertidega läbi, fikseeritud kontrollaktis vmt), alusta järelevalvemenetlust. Koosta järelevalvemenetluse algatuskiri, mis edasta TS-le SFOS postkasti kaudu ning sisesta SFOS-i rikkumise aruande.  Suuna  SFOS-s rikkumise esmaaruanne ja lõpparuanne kinnitamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le.  Muudel juhtudel kinnita ise SFOS-s jooksvad rikkumise aruande uuendamised.                                                            

10 tp jooksul tööülesande saamisest

2.6 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kinnita SFOS-s rikkumise esmaaruanne ja rikkumise lõpparuanne. Kui rikkumise aruandes on puudusi, saada see täiendamiseks tagasi, teavitades paranduste tegemise vajadusest. Peale paranduste tegemist kinnita rikkumise esmaaruanne ja rikkumise lõpparuanne SFOS-s. 

2 tp jooksul

2.7 Järelevalve ekspert Analüüsi tuvastatud rikkumise kahtlust järelevalvemenetluse raames ja vajadusel konsulteeri erinevate osapooltega arutamaks rikkumise kahtluse asjaolusid, finantskorrektsiooni võimaliku vajaduse ja suuruse üle. Vajadusel koosta koosoleku kohta memo.

Järelevalvemenetlu se kestus 90 kalendripäeva

2.8 Järelevalve ekspert Küsi TS-lt vajadusel täiendavat informatsiooni veendumaks kõigis rikkumise kahtlusega seotud asjaoludes ning tegevuste ja kulude võimalikus abikõlbmatuses. Kontrolljäljeks jäävad kirjad SFOS- s.

Vastavalt vajadusele

2.9 TS Esita selgitused koos võimalike tõendusmaterjalidega SFOS kaudu. Tavapäraselt 10 tp jooksul päringu saamisest

2. 10

Järelevalve ekspert Analüüsi esitatud selgitusi ning kui need on piisavad, koosta rikkumise asjaolude äralangemisel memo, kus too välja kaalutlus, asjaolud jm oluline info ning lõpeta SFOS-s rikkumise aruande. Vajadusel konsulteeri enne memo koostamist TAO juristiga rikkumise äralangemise põhjendatust. 

Vahetult pärast TS vastust järelevalvemenetlu se raames

2. 11

Järelevalve ekspert Edasta esmalt rikkumise asjaolude äralangemisel memo e-kirja teel või JIRA kaudu TRO projektikoordinaatorile, TAO juristile ja seejärel TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le kooskõlastamiseks. 

Olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne ja seetõttu FKO-st loobutakse, siis saada vastav taotlus KA-le kooskõlastamiseks e-kirja teel ([email protected]). Kui KA kooskõlastab taotluse, siis lähtu TS teavitamisel ja rikkumise SFOS-i sisestamisel juhendist " ".  Kui KA EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis ei kooskõlasta taotlust, siis jätkub FKO eelnõu koostamise vastavalt punktile 3.

Lisa rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i (hangetega seotud juhtumite memo hangete kontrolli moodulisse).

2. 12

Järelevalve ekspert Teavita TRO TJ-t, projektikoordinaatorit edastades rikkumise kahtluse äralangemise memo projektikoordinaatorile ja TRO TJ-le teadmiseks e-kirja teel.

2. 13

Projektikoordinaator Saades eksperdilt teavituse rikkumise puudumise kohta, lisa rikkumise kahtluse äralangemise memo SFOS-i kuludokumendi või hanke juurde ja saada kulu maksmisele.

3 tp jooksul teavitusest           

2. 14

Järelevalve ekspert Saada teavitus järelevalvemenetluse lõpetamise kohta TS-le SFOS kaudu. 3 tp jooksul pärast lõpetamisest

3. Finantskorrektsiooni otsuse (edaspidi ) koostamine või selle koostamata jätmine ja eelarve vähendamine, v.a meetme tegevuses nr 5.2.2 FKO [3] „Varaja se faasi fondifondi loomine riskikapitali pakkumiseks“ EIFiga sõlmitud rahastamislepingu raames

3.1 Järelevalve ekspert Kui TS selgitused ei ole piisavad või selgitusi ei esitatud, alusta FKO eelnõu koostamist. Vajadusel kutsu kokku koosoleku vastavalt punkti 2 alapunktile 2.7. Riigiabiga seotud rikkumise korral küsi riigiabi/VTA sisendi TAO juristilt e-kirja teel.

Jooksvalt järelevalvemenetlu se raames

3.2 Järelevalve ekspert Kuni 1000 euro abikõlbmatu kuluga rikkumise puhul analüüsi võimalust jätta FKO tegemata, vajadu .sel konsulteeri juristiga

Kui FKO jääb tegemata, siis koosta asjaolust memo, sisesta tagastuse koos memoga infosüsteemi SFOS ja märgi liigiks „finantskorrektsioon“ ja isikuks, kes toetuse tagasi maksab või hüvitab on „Hüvitatakse riigieelarvest“ (tagastus jääb infosüsteemis laekumata seisundisse), teavita TS-t ja projektikoordinaatorit ning lõpeta infosüsteemis rikkumise aruande. Menetlus toimub vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Jooksvalt [4]

järelevalvemenetlu se raames

3.3 Järelevalve ekspert / ÜSS § 28/ TAT-le.Koosta FKO eelnõu vastavalt STS § 45 lõikele 1

Riigiabiga/VTA-ga seotud FKO korral tugineb otsuse koostamisel punkti 2 alapunkti 2.3 TAO uristi j analüüsile.

Otsuse eelnõu koostamisel kontrolli vastavalt KAMIN juhendi p. 11, et FKO tegemise asjaolud on kirjeldatud, protsendi alusel finantskorrektsiooni arvutamisel on kohaldatud õiget protsendimäära ja arvutuse aluseks olev summa on korrektne, arvutatud finantskorrektsiooni summa ja alusetult makstud toetuse abikõlbmatu summa on korrektne, arvutuste aluseks on õiged nii ELi toetuse kui omafinantseeringu proportsioonid.

Olukorras, kus tuleb Euroopa Komisjoni 14.05.2019. a otsusest lähtuvalt koostada finantskorrektsioon ning kohaldada konkreetset protsendimäära, kuid RÜ hinnangul ei ole finantskorrektsiooni koostamine või ettenähtud kindla protsendimäära rakendamine kaasuse asjaoludest lähtuvalt proportsionaalne, tuleb lähtuda juhendist "EK suunises fikseeritud

".korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis

Jooksvalt 5][

järelevalve menetluse raames

3.4 Järelevalve ekspert Edasta FKO eelnõu kontrollimiseks TAO juristile e-kirjaga. 1 tp jooksul valmimisest

3.5 TAO jurist Kontrolli kas FKO eelnõus või memos:

1) esinevad finantskorrektsiooni tegemise või rikkumise lõpetamise asjaolud;

2) finantskorrektsiooni rakendamisel protsendi alusel on protsendimäär kaalutletud, sh rakendatud õiguslikud alused on korrektsed.

3) vajadusel täienda eelnõud, sh lisab asja- ja ajakohase kohtupraktika.

Tagasta kontrollitud memo või FKO eelnõu järelevalve eksperdile e-kirjaga.

5 tp

3.6 Järelevalve ekspert Edasta FKO eelnõu kontrollimiseks projektikoordinaatorile e-kirjaga. 1 tp jooksul

3.7 Projektikoordinaator Kontrolli, kas FKO eelnõus kajastatud finantsandmed (abikõlbmatu kulu, toetuse ja omafinantseeringu proportsioon, tegevuse nimetus, arvutuse aluseks olevad summad ja arvutused jm olulised andmed) on korrektsed.

Saada kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga.

3 tp

3.8 Järelevalve ekspert Edasta FKO eelnõu kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse juhatajale e- kirjaga.  

1 tp jooksul

3.9 TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlasta FKO eelnõu ja saada kontrollitud FKO eelnõu tagasi järelevalve eksperdile e-kirjaga.   2 tp jooksul

3. 10

Järelevalve ekspert a) Üldjuhul esita FKO eelnõu TS-le SFOS kaudu seisukohtade esitamiseks vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § 28, määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel (v.a EŠK finantskorrektsiooni korral ja v.a olukorras, kus FKO eelnõu koostatakse juhendist " " EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis lähtuvalt). Menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.15.

b) Juhul, kui FKO on koostatud juhendist "EK suunises fikseeritud korrektsioonimäärade " lähtuvalt, siis vähendamise või mitterakendamise juhis saada KA-le taotlus kooskõlastamiseks ja

lisadokumendina FKO eelnõu e-kirja teel ([email protected]). 

Juhul, kui KA ei kooskõlasta taotlust, siis menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.3. Juhul, siis esita FKO eelnõu TS-le SFOS kaudu kui KA kooskõlastab taotluse, seisukohtade esitamiseks

vastavalt STS § 23 lg 2 p 3/ ÜSS § 28, määrates vastamise tähtaja (maksimaalselt 14 kalendripäeva) infosüsteemi vahendusel. Seejärel menetlus jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.15.

c) EŠK finantskorrektsiooni korral saada FKO eelnõu EŠK programmi eksperdile e-kirja teel.

Koheselt pärast eelnõu valmimist

3. 11

EŠK programmi ekspert Tutvu FKO eelnõuga ja ning salvesta Sharepointi programmi edasta see Šveitsi toetuste büroole kausta.

2 tp jooksul

3. 12

Šveitsi toetuste büroo esindaja Tutvu FKO eelnõuga ja saada vajaduse korral kommentaarid e-kirjaga. 1 kuu jooksul

3. 13

EŠK programmi ekspert Tutvu Šveitsi toetuste büroo kommentaaridega ja edasta kommenteeritud FKO eelnõu, järelevalve eksperdile e-kirjaga. 

2 tp jooksul

3. 14

Järelevalve ekspert Tutvu kommentaaridega ja vajaduse korral täienda FKO eelnõu. Esita täiendatud FKO eelnõu TS- le seisukohtade esitamiseks SFOS kaudu.

2 tp jooksul

3. 15

TS Esita omapoolsed seisukohad (vajadusel esitab täiendava tõendusmaterjali vms) SFOS kaudu. RÜ poolt määratud tähtajaks

3. 16

Järelevalve ekspert Analüüsi esitatud selgitusi, kaasates vajadusel asjakohaseid eksperte, põhjendatud juhul lõpetab menetluse vastavalt punkti 2 alapunktile 2.10.

Rikkumise menetluse jätkumisel täienda TS poolt esitatud info alusel otsuse eelnõud. Vajadusel saada täiendatud eelnõu TAO juristile vastavalt punkti 3 alapunktile 3.5. Kui ilmnevad uued asjaolud, millest lähtuvalt tuleb FKO eelnõud oluliselt muuta, edasta muudetud eelnõu veel kord kommenteerimiseks TS-le määrates vastamise tähtaja (vt menetlust punkti 3 SFOS kaudu, alapunktis 3.10), mis on lühem kui esmakordselt eelnõu tutvumiseks saatmisel (soovitavalt mitte rohkem kui 5 tp).

Esimesel võimalusel pärast TS-lt tagasiside saamist järelevalvemenetlu se raames

3. 17

Järelevalve ekspert Kui FKO eelnõud ei muudeta, esita see DHS-s kooskõlastamiseks projektikoordinaatorile, TAO juristile, TRO TJ-le ja TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ning allkirjastamiseks TRO OJ-le või TAO OJ-le (Norra/EMP vahendite korral vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks

. Lisa töövoog teadmiseks TRO projektikoordinaatorile. Kui tegemist on hankerikkumist TAO OJ) sisaldava FKO-ga, siis lisa töövoog teadmiseks ka TAO riigihangete kontrollüksuse juhile.

3. 18

Projektikoordinaator, TAO jurist, TRO TJ, TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ

Kooskõlasta FKO DHS-s. 2 tp jooksul

3. 19

TRO OJ/TAO OJ/peadirektori asetäitja [6]

Allkirjasta FKO DHS-s. 3 tp jooksul

3. 20

Järelevalve ekspert Edasta allkirjastatud FKO SFOS postkasti kaudu TS-le. Veendu, et TS saab otsuse kätte. Vajadusel küsi kättesaamise kohta kinnitust. Juhul kui kättetoimetamises on võimalik kahelda, edasta FKO TS äriregistrisse kantud elektronposti aadressile.

Kui FKO (sh. alla 1000 euro juhtumid) on tehtud TAT käskkirja osas, siis saada otsuse koopia e- kirjaga vastavale RA-le. Muul juhul saada RA-le otsuse kokkuleppel.

RA-le võib FKO-de info saata kokkuleppeliselt ka teatud pikema ajavahemiku tagant, koondades mitme FKO info.

2 tp jooksul

3. 21

Järelevalve ekspert Sisesta tagastuse andmed SFOS-i ja täienda rikkumise aruannet. Juhul, kui esineb juhendist "EK " suunises fikseeritud korrektsioonimäärade vähendamise või mitterakendamise juhis tulenev

olukord, siis lähtu andmete SFOS-i sisestamisel sellest juhendist.

10 tp jooksul otsuse all- kirjastamisest

3. 22

Järelevalve ekspert Kui FKO-ga abikõlbmatuks loetud summa on väiksem kui maksest rikkumise kahtluse tõttu kinni peetud/välja võetud summa, anna projektikoordinaatorile teada, et kulu abikõlbliku osa võib TS-le välja maksta.

Kui FKO puudutab ka menetluses olevat makset, milles rikkumise seotud kulusid pole kinni peetud, teavita projektikoordinaatorit e-kirja teel, mis summa või milline korrektsioonimäär tuleb rikkumisega seotud kulust makses kinni pidada.

Koheselt

3. 23

Projektikoordinaator 1) Eksperdilt teavituse saamisel jätka makse menetlemist, pidades maksest kinni rikkumise tõttu abikõlbmatuks muutunud osa või edasta väljamaksmisele maksest välja võetud kulu abikõlbliku osa. Kui FKO-ga tunnistatakse abikõlbmatuks riigiabi/VTA-ga seotud kulud, vähenda

. Menetlus RAR-is rikkumise ulatuses abi andmise summat kuni RAR liidese kasutuselevõtuni jätkub vastavalt punkti 3 alapunktile 3.24.

2) Pärast RAR liidese kasutuselevõttu riigiabi/VTA väljamaksed hakkavad liikuma automaatselt riigiabi/VTA tagastuse kinnitamisel ja katkestamisel (va KSM tagastus, mis liigub RARi antud abi otsuse muutmisel).

a) Kui tagastus puudutab maksest , siis mine SFOS projekti riigiabi/vähese kinnipeetud osa tähtsusega abi lehele ja vähenda summat ning seejärel vajuta RARi saatmise nuppu;antud abi

b) kui tagastus puudutab , siis mine SFOS projekti riigiabi/vähese tähtsusega abi tagasinõude osa lehele ja vähenda summat  alles siis, kui abi saaja on tagasinõutava summa tagasi antud abi maksnud ning seejärel vajuta RARi saatmise nuppu. 

Menetlus jätkub teate saamisest

3. 24

Järelevalve ekspert Saades projektikoordinaatorilt info, et menetluses olev makse sisaldab rikkumisega seotud uusi kulusid, millega peab kaasnema eelarve vähendamine ja mille kohta on varasemalt juba FKO tehtud, sisesta makse vähendatud abikõlbmatute kulude ulatuses SFOS-i tagastus ja uuenda rikkumise aruannet.

Jooksvalt 5tp jooksul teavituse saamisest

3. 25

Järelevalve ekspert Analüüsi 2 korda aastas lõpetamata rikkumiste aruandeid SFOS-s.

Kui rikkumise menetlust ei saa lõpetada, ajakohasta rikkumise aruandes kajastatud info ning saada aruanded TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le kinnitamiseks.

2x aastas (tähtajaga 31.05 ja 30.11)

 4. Finantskorrektsioonide üle arvestuse pidamine, tasaarveldus ja tagasilaekumine[7] [8]

4.1 Järelevalve ekspert Pea arvestust FKO tähtaegade ja tagasilaekumata summade üle, vajadusel suhtle kinnituse saamiseks RTK raamatupidajaga. Kontrolljäljeks jäävad tagasimakse konto väljavõte ja e-kiri.

Jooksvalt

1. 2. 3. 4. 5.

4.2 Toetuse saaja Maksa FKO-s nimetatud tagasimaksmisele kuuluv toetus tagasi.

Kui lähtuvalt makseraskustesse sattumisest ei ole võimalik korraga FKO-s märgitud summat tagastada, esita põhjendatud avaldus tagasinõutava summa ajatamise kohta.  Kontrolljäljeks jääb kanne e-riigikassasse/avaldus.

60 kp jooksul otsuse kehtima hakkamise päevast arvates,

4.3 Kvaliteediekspert Märgi infosüsteemis tagastus „tasutuks“.

Tagasimakse laekumisel lisa RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise alusdokumendi SFOS-i. Edasta laekumise kinnitus RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile.“ Kontrolljäljeks jäävad tagasikanne meetme tegevuse kontole, kanded SFOS-s.

Kande teeb  4 tp jooksul tagasimakse info laekumisest;

4.4 Järelevalve ekspert Kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt, edasta meeldetuletus projekti kontaktisikule SFOS kaudu. Hiljemalt 2 tp jooksul tähtaja saabumisest

4.5 Järelevalve ekspert Kui TS on esitanud tagasimaksmisel oleva summa ajatamiseks avalduse, hinda ajatamise põhjendatust ja vajadusel küsi täiendavat infot, mis tõendab makseraskustesse sattumist.

Kui TS on taotlenud ajatamist rohkem kui 12 kuud, kooskõlasta see enne nõustumise otsuse andmist TAO . Koosta riskijuhtimise ja järelevalve talituse finantshuvide kaitse eksperdiga ajatamisega nõustumisel FKO muutmise või mittenõustumise otsuse eelnõu ning esita see kooskõlastamiseks ja allkirjastamiseks vastavalt punkti 3 alapunktile 3.17.  Menetlus jätkub [9]

viidatud punktide kohaselt.

Ajatamisega nõustumise või mittenõustumise kirja kavandi kooskõlastamise algatamine DHSis 5 tp jooksul ajatamise taotluse saamisest

4.6 Järelevalve ekspert Kui ajatatud tagasimakse korral ei tasu TS osamakseid ajatamiskava kohaselt, kaalu toetuse tagasimaksmise ajatamise rahuldamise otsuse kehtetuks tunnistamist, vormistades otsuse toetuse tagasimaksmiseks 30 kalendripäeva jooksul. Enne otsuse kehtetuks tunnistamist anna TS-le võimalus hilinenud osamakse tasumiseks saates kirja/meeldetuletus SFOS-s.

Edasta otsus kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve talituse TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ-le. Menetlus jätkub punkti 3 alapunkti 3.17 kohaselt.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

4.7 Järelevalve ekspert Kui TS ei maksa tagasinõutud toetust tagasi tagasimaksmise tähtpäevaks (ega tagasinõutavat summat ei ole võimalik tasaarveldada maksega), anna FKO sundtäitmisele (kohtutäiturile) täitemenetluse seadustikus sätestatud korras, arvestades HMS ja riigiasutusest TS-le kohalduvaid erisusi.

Enne sundtäitmiseks esitamist saada TS-le meeldetuletus SFOS kaudu tasumise tähtaja eg 2-3 tööpäeva) laekumata toetus tagasi saabumisest, andes TS-le täiendava võimaluse (tähta

maksta. Kui TS ei reageeri, siis antakse nõue sundtäitmisele.

Kui tagasimakse tähtpäevast on möödunud rohkem kui 5 tp

5. Erisused: toetuse vabatahtlik tagastamine ja tagastuse lootusetuks tunnistamine

5.1 Vabatahtlik tagastus

5. 1.1

TS Teavita kirjalikult rakendusüksust e-toetuse kaudu, et talle on hüvitatud abikõlbmatu kulu ja anna teada soovist tagastada vahendid vabatahtlikult.

Jooksvalt

5. 1.2

Projektikoordinaator Teavita TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-t vabatahtliku tagastuse avalduse esitamisest e-kirja teel.

2 tp jooksul kirja saamisest

5. 1.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Anna vabatahtliku tagastusega seotud tööülesanne konkreetsele järelevalve eksperdile. 2 tp jooksul teate saamisest

5. 1.4

Järelevalve ekspert Kontrolli vabatahtliku tagastuse kohustuslike tingimuste täitmist ja üheaegset esinemist:

TS avastab ise, et on makse andmete esitamisel eksinud; TS on sellest omal algatusel RÜ-d teavitanud; toetus on välja makstud; TS on nõus toetuse 10 tööpäeva jooksul tagastama ja RÜ on nõus vabatahtliku tagastamisega.

Hinda, kas esinevad kõik vabatahtliku tagastuse tingimused (sh ei ole makse osas, milles abikõlbmatud kulud esinevad, algatatud auditeerimist) ning kas TS poolt välja toodud korrektsiooni maht on asjakohane (sh veendub, et kas kõik abikõlbmatud kulud on sisse arvatud). Vajadusel küsi projektikoordinaatorilt ja TS-lt täiendavat infot, et otsustada, kas tegemist on toetuse vabatahtlikult tagastamise olukorraga.

10 tp ülesande saamisest

5. 1.5

Järelevalve ekspert Koosta ja vajadusel kooskõlasta juristiga vabatahtliku tagastuse nõustumine või mittenõustumine ning edasta selle kirjaga infosüsteemist TS-le, teadmiseks projektikoordinaatorile.

Nõustumisel analüüsi võimalust tagastuse tasaarveldamiseks või määra TS-le vahendite tagastamise tähtajaks 10 tp nõusoleku saatmisest arvates. Sisesta vabatahtlik tagastus infosüsteemi SFOS.

Edasta tasaarvelduse teostamiseks info projektikoordinaatorile.

Vabatahtliku tagastuse tähtaegselt mittelaekumisel saada TS-le meeldetuletus. Tagasimakse mittelaekumisel jätkub protsess rikkumise kahtluse tuvastamise ja järelevalvemenetlusena vastavalt TPK 3. osa alapeatüki 3.3 punktile 2.

5. 1.6

Kvaliteediekspert Tagasimakse laekumisel lisa RTK raamatupidajalt saadud info laekunud summa kohta ja laekumise alusdokumendi SFOS-i. Edasta laekumise kinnituse RTK raamatupidajale, tagastuse sisestanud järelevalve eksperdile ja projektikoordinaatorile. Kontrolljäljeks jääb tagasikanne meetme kontole ja kanne SFOS-s.

4 tp tagasimakse info laekumisest

5.2 Tagastuse lootusetuks tunnistamine

5. 2.1

Finantshuvide kaitse ekspert/ järelev alve ekspert

Sundtäitmisele saadetud FKO-de osas pöördu kord aastas kohtutäituri poole sundtäitmise kohta info saamiseks ning kui kahe aasta jooksul alates täitemenetluse alustamisest ei ole õnnestunud nõuet sundtäita, teavita sellest TAO riskijuhtumise ja järelevalve TJ-t ning tee ettepanek nõude lootusetuks tunnistamiseks.

Muudel juhtudel, kui tagasimaksmisele kuuluvat toetust ei ole tagasi makstud ja tagasimakse laekumiseks on tehtud täiendavaid tegevusi (eelnevad meeldetuletused, kohtumised, vajadusel kohapealne kontroll), kuid TS ei ole ikka toetust tagasi maksnud ja ilmnevad muud asjaolud (kohtuotsus/ kohtumäärus, kohtutäituri või pankrotihalduri akt vms), millest lähtuvalt ei ole võimalik toetust tagasi maksta, tee ettepanek FKO lootusetuks tunnistamiseks. 

1x aastas (tähtaeg 31.01)

5. 2.2

Finantshuvide kaitse ekspert/ järelev alve ekspert

Valmista ette tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise otsuse eelnõu DHS-s ja esita see kooskõlastamiseks TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ-le ja allkirjastamiseks TRO OJ-le/TAO OJ- le.

1 kord aastas või 10 tp jooksul alates lootusetuks tunnistamise alustest teadasaamisest

5. 2.3

TAO riskijuhtimise ja järelevalve TJ Kooskõlasta otsus tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta DHS-s. 2 tp jooksul

5. 2.4

TRO OJ/TAO OJ Allkirjasta massotsus tagasinõude/tagasinõuete lootusetuks tunnistamise kohta DHS-s. 2 tp jooksul

5. 2.5

Finantshuvide kaitse ekspert/ j relevä alve ekspert

Tee SFOS-i märke, et projekti tagasinõue on tunnistatud lootusetuks. Lisa otsus ja põhjendused SFOS-i konkreetse tagastuse juurde.

Täienda SFOS-is rikkumise aruannet.

5 tp jooksul

Tegevuste kohapealse kontrolli või järelkontrolli raames tuvastatud puuduste korral teostab vajalikud toimingud järelevalve ekspert.[1]

Nõuetele mittevastavuse ja finantskorrektsiooni menetluse protsessis on viidatud TAO järelevalve talituse eksperdile, kes tegeleb rikkumiste [2] analüüsi ja finantskorrektsiooni otsuse eelnõu koostamisega.

Vastavalt HMS § 5 lõikele 2 viiakse haldusmenetlus läbi eesmärgipäraselt ja efektiivselt ning võimalikult lihtsalt ja kiirelt. HMS § 35 lg 1 punktile 2 [3] kohaselt algab menetlus haldusakti (finantskorrektsiooni otsuse) andmiseks, kui haldusorgan ehk otsustaja on menetlusosalist ehk toetuse saajat teavitanud menetluse algatamisest. Kui tagasinõudmise alused on tuvastatud kontrolli või auditi raames, kus järeltegevuste teostamiseks on antud tähtaeg, siis finantskorrektsiooni otsuse menetlemisel peetakse tähtajast kinni, paludes põhjendatud korral tähtaja pikendamist.

FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[4]

FKO saab teha kuni 1 aasta toetuse saaja toetusega seotud viimase kohustuse täitmise lõppemisest arvates (STS § 45 lg 4).[5]

[6] Vastavalt vastutusvaldkonnale võib olla FKO allkirjastajaks TAO OJ (näiteks 2021-2027 rahastamisvahendite meetmete korral). Norra/EMP kahepoolsete suhete fondi puhul on FKO allkirjastajaks peadirektori asetäitja.

Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ja juhul kui vahendid ei ole laekunud tähtaegselt [7] teavitab sellest MKMi ning sundtäitmisele kohaldatakse EstFundi lepingu kontekstis asjakohast õigust.

  Juhul kui tegu on meetme tegevusega nr 5.2.2, siis loetakse FKO-ks muud asjakohast dokumenti ning arvestatakse selles märgitud [8] tagasimaksmise tähtpäevaga.

 RÜ võib tagasimaksmisele kuuluva toetuse ajatada TS põhjendatud taotluse alusel vastavalt STS § 48 lg 3/ ÜSS § 29, kui korraga maksmine seab [9] TS olulisel määral makseraskustesse.

KÄSKKIRI

29.09.2026 nr 1-1/26/46-1

Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste

valdkonna töökorra kinnitamine

programmiperioodiks 2014-2020/2021-2027

Riigihalduse ministri 14.11.2017. a määruse nr 84 „Riigi Tugiteenuste Keskuse põhimäärus“

§ 20 lg 1 p 7 alusel:

1. kinnitan Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra programmiperioodiks 2014-

2020/2021-2027 versioon 16.

2. töökorrale lisanduvaid tehnilisi dokumente (vormid ja metoodika, sh nende muudatused) ei

kinnitata käesoleva käskkirjaga. Lisade loomise, muutmise ja täpsustamise õigused ja korraldus

on kirjeldatud kinnitatava töökorra punktis 1.2.5.

3. tunnistan kehtetuks Riigi Tugiteenuste Keskuse peadirektori 16.04.2026 a. käskkirja nr 1-

1/26/21-1 „Riigi Tugiteenuste Keskuse toetuste valdkonna töökorra kinnitamine

programmiperioodiks 2014-2020/2021-27“.

4. käskkiri jõustub alates 30.09.2026.

(allkirjastatud digitaalselt)

Pärt-Eo Rannap

peadirektor

Teatavaks teha: Anna Zolin, Marge Kõiva, Kertu Sepp, Urve Vool, Helge-Ülle

Luide, Lona Pärtel, Elen Maimre, Katri Targama, Kersti Kukk, Marek Kübarsepp.

Koostaja: Maarja Käis