Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135

Registrikood 70004235 E-post [email protected] www.aki.ee

Lp Merily Rool

Forales OÜ

[email protected]

Teie 12.03.2024 nr Meie 10.04.2024 nr 2.2-9/24/679-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles kirjutate:

Soovin uurida raamatupidamise valdkonna kohta täpsemalt. Nimelt olukorras, kus

raamatupidaja ja kliendi vaheline lepinguline suhe lõpeb ning raamatupidaja soovib anda

kliendile üle nii andmed kui ka ligipääsud raamatupidamistarkvaras olevale informatsioonile,

kuid klient ei võta neid andmeid vastu, siis millised kohustused on raamatupidamisettevõttel

sellisel juhul? Jah, lepingus saab näha ette kohustuse kõik andmed vastu võtta, kuid kui

reaalsuses seda ei tehta, siis mis alusel on raamatupidajal kohustus või vastupidi, ei ole

kohustust, andmeid hoiustada? Millal tekib raamatupidajal õigus andmed kustutada?

Raamatupidamisseaduse kohaselt on juhatuse vastutus andmeid vallata, kuid näib liigselt jõuline

andmed kohe kustutada, kui neid vastu ei võeta. Samas on see konkreetne rahaline kulu, kui

andmeid säilitada, mistõttu tekib õigustatult küsimus, mis sammud on vajalik teha enne, kui tohib

andmed kustutada? Vajadusel saan selgitada näiteks telefoni teel olukorda lähemalt.

Selgitame, et Andmekaitse Inspektsioon teostab järelevalvet isikuandmete kaitse seaduses ja

selle alusel kehtestatud õigusaktides, Euroopa Parlamendi ja nõukogu määruses (EL) nr

2016/679 sätestatud nõuete ning muudes seadustes isikuandmete töötlemisele kehtestatud nõuete

täitmise üle (IKS § 56 lg 1). Tuleb arvestada, et isikuandmed on ainult füüsilisel isikul –

juriidilisel isikul puudub eraelu ning seega ka isikuandmed seetõttu ei kohaldu ka

andmekaitsereeglid. Raamatupidamisdokumentide säilitamisega seonduvat reguleerib eelkõige

raamatupidamise seadus ning juhatuse vastutust raamatupidamise korraldamise eest reguleerib

äriseadustik.

Teadmata kõiki asjaolusid ning pöördumisest tulenevalt ei ole arusaadav, kas töödeldakse lisaks

juriidiliste isiku andmetele ka füüsilise isiku isikuandmeid, siis soovitame vaadata läbi, milline

on raamatupidaja ning kliendi vaheline leping (kus muuhulgas on paika pandud osapoolte

vastutused lähtudes asjakohastest seadustest) ning järgida seda.

Saame lisaks selgitada, et füüsiliste isikute isikuandmete kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 p a

sätestab, et isikuandmete töötlemine peab olema seaduslik ja andmesubjektile läbipaistev; samuti

tohib isikuandmeid koguda üksnes kindlaksmääratud õiguspärastel eesmärkidel (art 5 lg 1 p b)

ning koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe andmeid (art 5 lg 1 p c). Seda, millisel

õiguslikul alusel ja eesmärgil andmetöötlust läbi viiakse, peab IKÜM art 5 lg 2 kohaselt

selgitama ja tõendama andmetöötleja ise. Kui õiguslik alus puudub, siis andmeid töödelda ei

tohi.

Vastutav töötleja peab isikuandmete töötlemisel järgima IKÜM artiklis 5 lõikes 1 sätestatud

2 (2)

põhimõtteid, vastutama nende põhimõtete täitmise eest ja olema võimeline nende täitmist

tõendama (IKÜM artikkel 5 lg 2). Eelviidatud põhimõtete juurde kuulub ka vastutava töötleja

kohustus töödelda isikuandmeid viisil, mis tagab isikuandmete asjakohase turvalisuse, sealhulgas

kaitseb loata või ebaseadusliku töötlemise eest ning juhusliku kaotamise, hävitamise või

kahjustumise eest, kasutades asjakohaseid tehnilisi või korralduslikke meetmeid

(„usaldusväärsus ja konfidentsiaalsus“, IKÜM art 5 lg 1 p f).

Kokkuvõtvalt selgitame, et isikuandmete töötlemisel peab eelkõige jälgima kõige

tavapärasemaid turvameetmeid. Näiteks tuleb teha nii, et andmed ei jõuaks õigustamata isikute

kätte (igasugused andmelekked, mis tulenevad ebapiisava turvalisega süsteemidest, õigustamata

edastamised vms). Teadma peab, et vastutus võimalike andmekaitseliste rikkumiste puhul lasub

eelkõige vastutaval andmetöötlejal, mistõttu peabki tõlgendama osapoolte vahelist kokkulepet

ning järgima seda.

Loodan, et minu selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Liina Kroonberg

jurist-konsultant

peadirektori volitusel