Käskkiri

Seletuskiri

Terviseameti peadirektori käskkirja

„Terviseameti lähetusjuhendi kinnitamine“ juurde

Hetkel kehtib Terviseametis peadirektori 4. juuni 2020. a käskkirjaga nr 1.1-1/20/34 kinnitatud

„Terviseameti lähetuste planeerimise, vormistamise ja kulude hüvitamise juhend“. Nimetatud

juhend tunnistatakse kehtetuks ja kehtestatakse uus juhend.

Eelnõu koostamise eesmärgiks on reguleerida ameti teenistujate lähetusse saatmise, lähetuse

vormistamise, lähetuskulude hüvitamise, päevarahade maksmise ja aruandluse korraldust.

Üldjoontes jäävad senini praktikas rakendatud põhimõtted lähetuste kasutamisel kehtima,

täiendavalt on lisatud ning täpsustatud sätteid eelnimetatud valdkondade reguleerimiseks.

Käskkirja eelnõu ja seletuskirja on ette valmistanud jurist Ragne Tsäkko

([email protected]) koostöös finantsjuhi, personalijuhi, koolitusspetsialisti ja

finantsspetsialistiga.

Eelnõu punkt 1. Üldsätted

Nimetatud punktis sätestatakse juhendi üldsätted: avatakse mõisted, mis on üksiklähetus,

grupilähetus ning ühislähetus, samuti koolituslähetus.

Juhime tähelepanu, et lähetuse liigi valimisel tuleb teenistujal täpselt eristada, kas lähetus on

seotud koolitusel osalemisega või mitte. Kui lähetus toimub koolitusel osalemiseks, siis tuleb

valida lähetuse liigiks vastavalt sisekoolituslähetus või väliskoolituslähetus.

Lähetusjuhend reguleerib Terviseameti teenistujate lähetusse saatmise, lähetuse vormistamise,

lähetuskulude hüvitamise, päevarahade maksmise ja aruandluse ühtset korraldust. Lähetuste

vormistamine ja menetlemine toimub Riigitöötaja Iseteenindusportaali vahendusel.

Eelnõu punkt 2. Lähetusse saatmine ja lähetuse vormistamine

Esimese reeglina sätestab juhendi punkt 2.1. nõude jälgida lähetusi korraldades kasutatavate

ressursside nagu raha, tööaeg jm vastutustundlikku ning säästlikku kasutamist. See tähendab,

et lähetust planeerides tuleb läbi mõelda selle vajalikkus ning korraldada lähetus võimalikult

optimaalselt.

Lähetusse mineku aluseks on õigeaegselt vormistatud ning vajalikud kooskõlastused ja

kinnitused läbinud lähetuskorraldus. Lähetuskorralduse vormistab teenistuja ise Riigitöötaja

Iseteenindusportaalis.

Lähetuskorralduse võib jätta vormistamata juhul, kui teenistuja täidab oma igapäevaseid

tavapäraseid teenistusülesandeid oma tööpiirkonnas ning kasutab selleks ametiautot. Näiteks

regionaalosakondade teenistujad teevad järelevalvet oma ametikoha järgsest töö asukohast

Tallinn erinevas asukohas, näiteks Raplas, mis on tööülesannete mõttes nende tööpiirkond.

Seaduse mõttes on siinkohal tegemist lähetusega, kuid praktikas on igakordselt selliste

igapäevaste ülesannete puhul lähetuse vormistamine liigne halduskoormus. Samas kui näiteks

haldusspetsialistid sõidavad ametiautoga Tallinnast Tartusse tööülesandeid täitma, mille kohta

ei saa öelda, et see oleks nende igapäevane ja tavapärane tööülesanne, siis on mõistlik

lähetuskorraldus siiski vormistada.

Lähetuskorraldus peab läbima selleks ettenähtud menetlusringi. See tähendab, et

lähetuskorralduse peavad kooskõlastama ja kinnitama selleks vastavat pädevust omavad

teenistujad. Kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks määratud isikuid ei ole lubatud teenistujal

menetlusringis asendada ega eemaldada.

1) Kooskõlastused. Nii sise- kui välislähetuskorralduse kooskõlastab esmajärjekorras

teenistuja struktuuriüksuse juht. Peadirektori vahetusse alluvusse kuuluvatel

teenistujatel ning struktuuriüksuste juhtidel on kooskõlastajaks peadirektor.

Struktuuriüksuste juhtidel, kes alluvad peadirektori asetäitjale, kooskõlastab

lähetuskorraldused peadirektori asetäitja. Peadirektori lähetuskorralduse

kooskõlastavad üldosakonna juhataja ja ministeeriumi asekantsler. Välislähetuse korral

peab teenistuja määrama endale ka asendaja, mis juhul peab lähetuskorralduse

kooskõlastama ka asendaja. Kui lähetuskulud rahastatakse projekti- vm vahenditest,

kooskõlastab lähetuskorralduse ka projektijuht. Sise- ja väliskoolituslähetuskorralduse

kooskõlastavad vastavalt alluvusele struktuuriüksuse juht, peadirektori asetäitja või

peadirektor ja koolitusvaldkonnaga tegelev personalispetsialist.

2) Kinnitamine. Kõik siselähetuskorraldused kinnitab üldosakonna juhataja. Kõik

välislähetuskorraldused kinnitab personalijuht. Erisus on siinkohal peadirektori osas,

kelle lähetuskorralduse kinnitab ministeeriumi kantsler. Sise- ja

väliskoolituslähetuskorraldused kinnitab personalijuht.

Isik, kes kooskõlastab ja kinnitab lähetuskorraldusi, võtab sellega endale vastutuse.

Kooskõlastamine ja kinnitamine ei ole lihtsalt automaatne „klikk“, vaid kooskõlastaja ja

kinnitaja kohustus on kontrollida lähetuskorralduse õigsust. Struktuuriüksuse juht peab

kooskõlastamisel kontrollima, et tegemist on tööalasest vajadust tingitud lähetusega ning et

lähetusega tehtavad kulutused on sihipärased, otstarbekad ja põhjendatud. Sama roll on

projektijuhil - kontrollida, kas tegemist on projekti vajadusest tingitud lähetusega, kulud on

põhjendatud, sihipärased ning kooskõlas projekti eelarvega. Lähetuskorralduse kinnitaja on

eelarve eest vastutav isik ning tema roll on kinnitamisel kontrollida, kas lähetuseks vajalikud

eelarvelised vahendid on olemas.

Lähetuskorraldus peab olema menetlusringi läbinud ning kinnitatud üldjuhul vastavalt

siselähetuse puhul üks nädal ning välislähetuse puhul kaks nädalat enne lähetusse minekut.

Kokkuleppel vahetu juhiga on siinkohal võimalik teha erandeid.

Lähetuskorralduse vormistamisel tuleb dokumenti märkida terve rivi andmeid alustades

teenistuja nimest, ametikohast, lähetuse ajast, sihtkohast, eesmärgist jne.

Lisaks on oluline võimalikult detailselt välja tuua lähetuse kulud, sh kululiik, võimalikult täpne

summa ning kulude kirjeldus. Lähetuse kulud on äärmiselt detailselt vajalik lähetuskorraldusse

märkida sellepärast, et lähetuskorralduse kooskõlastaja ja kinnitaja saaksid adekvaatselt hinnata

lähetuse kulude otstarbekust, sihipärasust ja mahtu. Kui kulude detailsusaste ei võimalda

kooskõlastajal või kinnitajal eelnimetatud asjaolusid hinnata, lükkab kooskõlastaja või kinnitaja

lähetuskorralduse tagasi koos palvega seda täiendada.

Kui tegemist on juhtumiga, mil lähetuskulud või lähetuse päevaraha kompenseerib kolmas isik

(näiteks vastuvõtja), siis tuleb lähetuskorraldusse märkida ka päevaraha vähendamise protsent

koos selgitusega ning muud kompenseerimise ulatust puudutavad asjaolud. Välislähetuse korral

märgitakse lähetuskorraldusse teenistuja asendaja. Asendaja määramine on eelkõige soovitav

struktuuriüksuste juhtidel ja juhtkonnal, kelle puhul on oluline dokumentaalselt fikseerida

otsustamisõigusega isik ajal, mil teenistuja ise ei pruugi saada näiteks dokumente allkirjastada

jm taolisi otsuseid teha.

Välislähetuse puhul tuleb lähetuskorraldusele lisada kutse või muu välislähetuse toimumist

tõendav dokument.

Kui lähetusega teenistujale hüvitatavaid kulusid ei kaasne, tuleb lähetuskorralduse koostamisel

teha märge kastikesse „kuluaruannet ei esitata“. Siinkohal tuleb tähele panna, et kuluaruanne

tuleb esitada üksnes juhul, kui tegemist on teenistujale endale tekkivate kuludega, mis tuleb

talle lähetuse toimumise järgselt hüvitada. Nt ostab teenistuja oma raha eest bussipiletid või

tasub majutuse või takso eest. Samuti juhul, kui teenistujale makstakse välislähetuse puhul

päevaraha. Kui kulud küll tekivad, kuid need kompenseerib amet (nt kui teenistuja tasub

rongipileti eest Elroni sõidukaardiga või broneerib majutuse reisiteenuse pakkuja vahendusel),

siis kuluaruannet esitada vajalik ei ole.

Kui enne lähetuse algust või lähetuse ajal selguvad muudatused lähetuse toimumises: nt muutub

lähetuse aeg või koht või lähetus jääb ära, siis tuleb lähetuskorraldust muuta.

Nagu eespool öeldud, tuleb lähetuse planeerimisel ja korraldamisel käituda säästlikult ning

otstarbekalt. Sama põhimõte on välja toodud juhendis ka majutuste broneerimise osas. Eelnõu

ei kehtesta lähetuses viibimise puhuks majutuse piirmäärasid, kuid sätestab üldise põhimõtte,

mille kohaselt tuleb majutuskohta valides kasutada ameti eelarvevahendeid sihipäraselt ning

mõistlikult ning eelistada parima hinna ja kvaliteedi suhtega majutuskohta.

Ametil on sõlmitud raamleping reisiteenuse pakkujaga, kelleks on AS Wris. Esmajärjekorras

tuleb reisiteenuste, sh majutuspakkumised küsida nimetatud reisiteenuse pakkujalt. Juhul, kui

lepinguline partner ei paku sobivat majutust või muud teenust, sh sobival ajal või sobiva

maksumusega, siis on lubatud reisiteenust tellida mujalt.

Säästlikkuse põhimõttest lähtumist on juhendis rõhutatud ka lennupiletite puhul – nimelt tuleb

lennupiletite soetamisel eelistada võimalusel soodsamaid economy saver pileteid.

Muudetavaid, flexible pileteid võib osta üksnes põhjendatud juhtudel. Äriklassis lennata on

üldjuhul lubatud üle 6-tunniste lendude puhul ning vahetu juhiga eelneval kokkuleppel.

Eelnõu punkt 3. Lähetuse aruandlus

Lähetuse kuluaruanne tuleb esitada elektrooniliselt hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetuse

lõppu. Aruandele lisatakse kuludokumendid, mis võivad olla nii elektroonilised kui skaneeritud

või pildistatud. Paberdokumentide esitamist ei nõuta.

Kui lähetuses on juhtunud, et sõiduki väljumine või saabumine sihtkohta erines oluliselt ajast,

mis on märgitud kuludokumendil, siis märgitakse lähetuskulude aruande selgituse reale sõiduki

tegeliku väljumise või saabumise aeg. Nimetatud asjaolu on vajalik päevaraha korrektseks

arvutamiseks.

Eelnevalt on mainitud, et kui lähetuskulud või lähetuse päevaraha kompenseerib ameti asemel

kolmas isik, siis tuleb teha selle kohta lähetuskorraldusse märge koos infoga päevaraha

vähendamise suuruse ning kulude kompenseerimise ulatuse osas. Nimetatud juhul on teenistuja

kohustatud nii lähetuskorralduses kui kulude aruandes kulude ja päevaraha maksumust

proportsionaalselt vähendama. Kuluaruandes tuleb kulurea juurde lisada ka vastav selgitus.

Kuluaruande esitamisega koos esitab teenistuja lähetuse sisuaruande vahetule juhile ja teistele

teenistujatele, kellele lähetusega seonduv info on vajalik. Sisuaruande esitamise kohustus on

juhul, kui teenistuja vahetu juht on selle lähetuskorralduse kooskõlastamisel vajalikuks

märkinud. Sisuaruande eesmärgiks on anda ülevaade lähetuses toimunust, läbiviidud

kohtumistest, kokkulepetest, omandatud informatsioonist jmt. Sisuaruanne võib olla koostatud

vabas vormis.

Sarnaselt lähetuskorraldusele läbib ka kuluaruanne vastava kindlaksmääratud menetlusringi.

Erisus on siinkohal siselähetuse ning välislähetuse osas.

Siselähetuse kuluaruanne ei läbi enam kooskõlastusringi, eeldusel, et lähetuskorralduses on

kulud piisava detailsusega esitatud ning kooskõlastajatel on võimalus olnud nende otstarbekust

ja põhjendatust hinnata. Siselähetuse kuluaruande kinnitab RTK raamatupidaja. Sama kehtib

ka sisekoolituslähetuse kuluaruande kohta.

Juhtumil, kus kuluaruandes esitatud kulud on suuremad lähetuskorralduses märgitud kuludest

(näiteks on transpordikulu suuruseks algselt lähetuskorralduses planeeritud 50 eurot, kuid

lähetuse käigus on kulu suurenenud 100 euroni), on teenistujal kohustus kuluaruanne

täiendavalt kooskõlastamiseks suunata üldosakonna juhatajale, kes vastutab siselähetuste

eelarvevahendite eest.

Välislähetuse kuluaruande kooskõlastab personalijuht, kes vastutab välislähetuste eelarve eest.

Kui tegemist on väliskoolituslähetuse kuluaruandega, siis kooskõlastab selle

koolitusvaldkonnaga tegelev personalispetsialist. Välislähetuste kuluaruanded kinnitab RTK

raamatupidaja.

Tulenevalt sellest, et ametis esineb juhtumeid, mil teenistujad ei esita lähetusaruandeid

tähtaegselt ning see põhjustab probleeme lähetuste menetlemisel ja rahastamisel, reguleeritakse

eelnõus lähetusaruannete mitteõigeaegse esitamisega seonduvat järgmiselt:

Juhendisse on lisatud säte, mille kohaselt juhul, kui teenistuja jätab eelmise lähetuse

kuluaruande õigeaegselt esitamata, on teenistuja vahetul juhil või osakonnajuhatajal õigus jätta

tema uus lähetuskorraldus kinnitamata.

Sarnaselt ütleb punkt 4.15., et juhul, kui teenistujal on avansitaotluse esitamise hetkel

lähetusaruande esitamise võlgnevus, võidakse avansi maksmisest keelduda.

Mõlemal juhul on tegemist on diskretsiooniotsusega. Sätte eesmärgiks on motiveerida

teenistujaid kuluaruandeid õigeaegselt esitama.

Eelnõu punkt 4. Lähetuskulude hüvitamine ja päevaraha maksmine

Lähetuskulude hüvitamist ja päevaraha maksmist reguleerivad riiklikul tasandil mitmed

määrused, mille loetelu on juhendis esitatud. Terviseamet lähtub kulude hüvitamisel ja

päevaraha maksmisel nimetatud määrustest.

Välislähetuste päevaraha makstakse teenistujatele 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva

kohta, seejuures mitte rohkem, kui 15 päeva kalendrikuus. Järgnevate päevade välislähetuse

päevaraha määr on 32 eurot.

Juhul, kui teenistujale on välislähetuses tagatud tasuta toitlustus, vähendatakse päevaraha määra

alljärgnevalt. Arvestatud on siinkohal, et hommikusöök on juba majutuse hinna sees. Seetõttu

vähendatakse päevaraha 70% juhul, kui tagatud on kõik kolm toidukorda päevas (st hommiku-

, lõuna- ja õhtusöök) ning 50% juhul, kui tagatud on kaks toidukorda päevas (st hommikusöök

ja lõuna- või õhtusöök).

Eespool on põhjalikumalt selgitatud ka korda, mil viisil teenistujal on kohustus päevaraha

vähendamise info lähetuskorraldusse ja kuluaruandesse märkida.

Päevaraha arvestamise ajaline regulatsioon tuleneb samuti riiklikust määrusest - välislähetusse

väljasõidu päeva eest makstakse teenistujale päevaraha, kui välisriiki suunduv sõiduk väljub

hiljemalt kell 21.00 ning välislähetusest saabumise päeva eest makstakse päevaraha siis, kui

sõiduk saabub pärast kella 3.00.

Kui teenistuja läheb välislähetusest saabumise päeval kohe teise välislähetusse, siis selle päeva

eest makstakse päevaraha ühekordses määras.

Millistest täpsematest reeglitest lähtuda lähetuses transpordivahendite valiku ja kasutamise

korral, see on reguleeritud peadirektori käskkirjas „Terviseameti ametiautode kasutamise,

ametisõitudeks isiklike sõiduautode ning ühistranspordi kasutamise kord“. Muuhulgas sätestab

eelnimetatud autode kasutamist reguleeriv kord reeglid isikliku sõiduauto kasutamisele ja

kulude kompenseerimisele.

Lähetusjuhend märgib siinkohal täiendavalt, et kui lähetuses kasutab teenistuja isiklikku

sõidukit, siis tuleb tal lisaks lähetuskorraldusele täiendavalt vormistada RTIPi majanduskulude

moodulis isikliku sõiduauto kulude aruanne, milles teenistuja näitab ära sõiduki riikliku

registreerimisnumbri, läbisõidumõõdiku algnäidu lähetuse algul ning lõppnäidu lähetuse

lõppedes, lähetuse kuupäeva ning sõidu marsruudi (nt Tartu – Tallinn – Tartu). Isikliku

sõiduauto kulude aruandele RTIPis on vajalik lisada sõiduki registreerimistunnistuse koopia

või volitus, mis tõendaks teenistuja õigust nimetatud sõidukit kasutada.

Muud lähetuses tekkivad kulud (näiteks kulud seoses pagasiveoga, linnasisese transpordiga

(takso vm), kindlustusega jmt) hüvitab amet teenistujale kulu tõendava dokumendi alusel, mis

tuleb lisada kuluaruandesse.

Lähetuse eel on teenistujal vajadusel õigus taotleda lähetuskulude ja päevaraha katteks avanssi.

Avanssi makstakse kulude ja päevaraha ligikaudses ulatuses. Avanssi tuleb taotleda piisavalt

varakult: et RTK raamatupidamine jõuaks selle õigeaegselt välja maksta, peab lähetuskorraldus

olema kinnitatud vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust. Avansi taotlemise kohta tuleb

teha vastav märge lähetuskorraldusele.

Lähetuse avanss ning hilisem lähetuskulude hüvitamise summa ning päevaraha kantakse üle

teenistuja isiklikule arvelduskontole. Kui lähetuse järgselt selgub, et teenistuja on avanssi

rohkem saanud, kui lähetuskulude ja päevaraha suurus kokku on kujunenud, siis on teenistujal

kohustus avansi enammakse ameti arveldusarvele tagasi kanda, tasaarveldust selles osas ei

tehta.

Lisa

KINNITATUD

Terviseameti peadirektori käskkirjaga

„Terviseameti lähetusjuhendi kinnitamine“

Terviseameti lähetusjuhend

1. Üldsätted

1.1. Terviseameti lähetusjuhendiga (edaspidi juhend) sätestatakse Terviseameti (edaspidi amet)

ametnike ja töötajate (edaspidi teenistuja) lähetusse saatmise, lähetuse vormistamise,

lähetuskulude hüvitamise, päevarahade maksmise ja aruandluse korraldus.

1.2. Lähetus on teenistuja suunamine teenistus- või tööülesande täitmiseks või koolitusele

väljapoole alalist teenistus- või töökoha asukohta kindlaksmääratud ajavahemikuks. Teenistuja

lähetamine riigi piires on siselähetus, teenistuja lähetamine välisriiki on välislähetus.

1.3. Kui samal ajal, samasse kohta ning samal eesmärgil lähetuvaid teenistujaid on mitu, kuid

neil tekivad erineva mahuga lähetuskulud, on tegemist ühislähetusega.

1.4. Kui samal ajal, samasse kohta ning samal eesmärgil lähetuvaid teenistujaid on mitu ning

nad jagavad ühiselt lähetuskulusid, on tegemist grupilähetusega.

1.5. Koolitusel osalemisega seotud lähetus on koolituslähetus. Kui lähetus on seotud nii

koolitusel osalemise kui ka muu teenistus- või tööülesandega, siis on lähetuse liigi määramisel

aluseks see, mille osakaal on hinnanguliselt kestuselt pikem.

2. Lähetusse saatmine ja lähetuse vormistamine

2.1. Lähetusi korraldades jälgitakse ressursside (raha, tööaeg jms) vastutustundlikku ja

säästlikku kasutamist.

2.2. Teenistuja lähetatakse tema poolt vormistatud vajalike kooskõlastustega lähetuskorralduse

alusel.

2.3. Lähetuskorralduse algatab ja vormistab teenistuja enne lähetust lähetuskorralduse vormil

elektrooniliselt Riigitöötaja Iseteenindusportaalis (edaspidi RTIP). Üldjuhul peab

siselähetuskorraldus olema kinnitatud hiljemalt üks nädal ning välislähetuskorraldus kaks

nädalat enne lähetusse minekut.

2.4. Lähetuskorralduse võib jätta vormistamata, kui teenistuja täidab igapäevaseid

teenistusülesandeid oma tööpiirkonnas ning kasutab selleks ametiautot.

2.5. Sise- ja välislähetuskorralduse kooskõlastab struktuuriüksuse juht. Peadirektori vahetusse

alluvusse kuuluvate teenistujate lähetuskorraldused kooskõlastab peadirektor.

Struktuuriüksuste juhtide lähetuskorraldused kooskõlastab peadirektor või peadirektori

asetäitja. Peadirektori lähetuskorralduse kooskõlastavad üldosakonna juhataja ja asekantsler.

Vajadusel kooskõlastavad lähetuskorralduse ka teenistuja asendaja ning lähetuskulude

rahastamisel projekti- vm vahenditest projektijuht. Sise- ja väliskoolituslähetuskorralduse

kooskõlastavad vastavalt alluvusele struktuuriüksuse juht, peadirektori asetäitja või peadirektor

ja koolitusvaldkonnaga tegelev personalispetsialist.

2.6. Siselähetuskorralduse kinnitab üldosakonna juhataja. Välislähetuskorralduse kinnitab

personalijuht. Sise- ja väliskoolituslähetuskorralduse kinnitab personalijuht. Peadirektori

lähetuskorralduse kinnitab ministeeriumi kantsler.

2.7. Teenistuja lähetuskorralduse kooskõlastamisega kinnitab kooskõlastav teenistuja, et

nõustub teenistuja lähetusega ning on hinnanud lähetusega seonduvate kulude sihipärasust,

otstarbekust ja mahtu. Lähetuskorralduse kinnitamisega kinnitab kinnitav teenistuja lähetuseks

vajalike eelarveliste vahendite olemasolu.

2.8. Lähetuskorralduses märgitakse:

2.8.1. teenistuja nimi ja ametikoht;

2.8.2. lähetuse ajavahemik;

2.8.3. lähetuse sihtkoht või sihtkohad (linn või asula, välislähetuse puhul riik ja linn);

2.8.4. asutus(ed), kuhu teenistuja lähetatakse;

2.8.5. lähetuse eesmärk või ülesanne;

2.8.6. lähetuse liik (koolitus- või töölähetus);

2.8.7. vajadusel päevaraha vähendamise protsent ning selgitus päevaraha vähendamise

põhjuse kohta;

2.8.8. vajadusel välislähetuse ajal asendav teenistuja;

2.8.9. lähetuse eeldatavad kulud (täpne kululiik, täpne summa ja kulude kirjeldus võimalikult

detailselt), ning vajadusel muud rahastamise tingimused (sh kulutuste tasumisel Elroni

sõidukaardiga märkida sõidukaardi number);

2.8.10. vajadusel avansisoov;

2.8.11. vahetu juhi märkus sisuaruande esitamise vajalikkusest.

2.9. Välislähetuse puhul lisatakse lähetuskorraldusele kutse või registreerimisteate koopia või

võimalusel muu välislähetuse toimumist tõendav alusdokument. Kui lähetuskulud ja/või

lähetuse päevarahad kompenseerib kolmas isik, nt vastuvõtja, märgitakse kompenseerimise

ulatus lähetuskorralduse märkuste lahtrisse.

2.10. Kui lähetusega ei kaasnenud teenistujale hüvitatavaid kulusid, tehakse lähetuskorralduse

koostamisel märge kasti „kuluaruannet ei esitata“.

2.11. Punktis 2.8.9 märgitud kulutuste detailsus peab võimaldama lähetuskorralduse

kooskõlastajal ja kinnitajal hinnata kulude otstarbekust, sihipärasust ja mahtu ning teha otsus

kulude tekkimise lubatavuse üle. Kui lähetuskorralduses märgitud kulud ei ole otstarbekad ja

sihipärased või kulude märkimise viis ei võimalda juhil hinnangut anda, lükkab kooskõlastaja

või kinnitaja lähetuskorralduse tagasi.

2.12. Kui enne lähetuse algust või lähetuse käigus ilmneb lähetuse kestuse või toimumisaja

muutumine või lähetuse ärajäämine, tuleb esimesel võimalusel lähetuskorraldust muuta.

2.13. Üldjuhul võtab kõik sise- ja välislähetustega seonduvad reisiteenuste pakkumused

teenistuja RTIPi vahendusel riigihankes edukaks tunnistatud reisikorraldusteenuseid pakkuvalt

asutuselt, kellega on sõlmitud hankeleping.

2.14. Teenistuja võib nimetatud reisiteenuseid iseseisvalt oma nimel tellida lepingupartneriks

mitteolevalt ettevõttelt, kui lepinguline partner ei paku sobivat teenust, sobival ajal või sobiva

maksumusega. Nimetatud juhul tasub teenistuja reisiteenuste eest ise ning taotleb hiljem ametilt

kulude hüvitamist või taotleb reisiteenuste summa ulatuses avanssi, esitades kirjalikus vormis

võrreldavad pakkumused ja muud vajalikud materjalid.

2.15. Majutuse broneerimisel peab teenistuja lähtuma säästlikkuse ja mõistliku majandamise

põhimõttest, kasutama ameti eelarvevahendeid otstarbekalt ja sihipäraselt ning eelistama

majutuskoha valimisel parima hinna ning kvaliteedi suhtega majutuskohta.

2.16. Lennupiletite broneerimisel eelistatakse võimalusel soodsaimaid mittevahetatavaid nn

economy saver pileteid. Põhjendatud vajadusel võib kasutada ka flexible ehk muudetavaid

pileteid. Äriklassis on üldjuhul lubatud lennata vahetu juhiga kokkuleppel ja üldjuhul üle 6-

tunniste lendude puhul.

3. Lähetuse aruandlus

3.1. Hiljemalt viiendal tööpäeval pärast lähetuse lõppu esitab teenistuja elektrooniliselt

lähetuskulude aruande.

3.2. Aruande lisana esitatakse elektrooniliselt või skaneerituna lähetuse kuludokumendid. Kui

sõiduki väljumine või saabumine sihtkohta erineb kuludokumendil märgitust oluliselt, tuleb

lähetuskulude aruande selgituse reale märkida sõiduki tegeliku väljumise või saabumise aeg.

3.3. Elektroonilised ja skaneeritud kuludokumendid loetakse võrdväärseks paberkandjal

esitatud kuludokumentidega, kusjuures suhetes koostööpartnerite ja teenuse osutajatega

eelistab amet arvete esitamise viisina elektroonilisi kanaleid.

3.4. Kui lähetuskulud ja/või lähetuse päevarahad kompenseerib kolmas isik, nt vastuvõtja, on

teenistuja kohustatud lähetuskorralduses ja lähetuskulude aruandes lähetuskulude ja/või

päevarahade maksumust vähendama summas, mille ulatuses kompenseerib lähetuskulud

kolmas isik. Vastava kulurea juurde lisab teenistuja ka sellekohase selgituse.

3.5. Samaaegselt lähetuskulude aruande esitamisega esitab teenistuja vahetule juhile ja

asjassepuutuvatele teistele töötajatele RTIPi vahendusel lähetuse sisuaruande juhul, kui

teenistuja vahetu juht on selle vajalikkuse kohta lähetuskorraldusse märke teinud.

3.6. Siselähetuse kuluaruannet ametis täiendavalt ei kooskõlastata. Välja arvatud juhul, kui

aruandes esitatud tegelikud kulud ületavad lähetuskorralduses märgitud lähetuse maksumuse,

mis juhul suunab teenistuja aruande kooskõlastamiseks üldosakonna juhatajale.

Siselähetuse kuluaruande kinnitab Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) raamatupidaja.

Sisekoolituslähetuse kuluaruande kinnitab RTK raamatupidaja.

3.7. Välislähetuse kuluaruande kooskõlastab personalijuht ning kinnitab RTK raamatupidaja.

Väliskoolituslähetuse kuluaruande kooskõlastab koolitusvaldkonnaga tegelev

personalispetsialist ja kinnitab RTK raamatupidaja.

3.8. Lähetuskulude aruande mitteõigeaegsel esitamisel on punktis 2.6. märgitud isikul õigus

jätta teenistuja järgnev lähetuskorraldus kinnitamata.

4. Lähetuskulude hüvitamine ja päevaraha maksmine

4.1. Teenistujale hüvitatakse lähetuse aruandes nimetatud ja dokumentaalselt tõendatud sõidu-

ning majutuskulud ja muud lähetusega seotud kulud ning makstakse välislähetuses oldud aja

eest päevaraha Vabariigi Valitsuse 25. juuni 2009. a määrusega nr 110 „Töölähetuse kulude

hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja

kord“, Vabariigi Valitsuse 19. detsembri 2012. a määrusega nr 112 „Ametniku

teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja

kord ning päevaraha määr“ ning Vabariigi Valitsuse 14. juuli 2006. a määrusega nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse

pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ettenähtud korras.

4.2. Välislähetuse päevaraha määr on 50 eurot välislähetuse esimese 15 päeva kohta, kuid kõige

rohkem 15 päeva kohta kalendrikuus, ja 32 eurot iga järgneva päeva kohta.

4.3. Päevaraha määra vähendatakse juhul, kui lähetuskohas viibimise ajal on teenistujale

tagatud tasuta toitlustus, kuid mitte rohkem kui 70% päevaraha määrast, alljärgnevalt:

4.3.1. kui tagatud on kolm toidukorda päevas – 70%;

4.3.2. kui tagatud on kaks toidukorda päevas – 50%.

4.4. Märke päevaraha vähendamise kohta koos selgitusega teeb teenistuja lähetuskorraldusele.

4.5. Välislähetusse väljasõidu päeva eest makstakse teenistujale päevaraha, kui välisriiki

suunduv sõiduk väljub hiljemalt kell 21.00. Välislähetusest saabumise päeva eest makstakse

päevaraha siis, kui sõiduk saabub pärast kella 3.00.

4.6. Välislähetusest saabumise päeval teise välislähetusse mineku korral makstakse päevaraha

ühekordses määras.

4.7. Siseriikliku lähetuse puhul päevaraha ei maksta.

4.8. Transpordivahendite kasutamine lähetuses toimub Terviseameti peadirektori käskkirjas

„Terviseameti ametiautode kasutamise, ametisõitudeks isiklike sõiduautode ning

ühistranspordi kasutamise kord“ sätestatud tingimustel ja korras.

4.9. Isikliku sõiduauto kulud hüvitatakse isikliku sõiduauto kulude aruande alusel, mille

teenistuja esitab RTIPi majanduskulude moodulis hiljemalt viiendal tööpäeval peale lähetuse

lõppu, näidates aruandes järgmised andmed:

4.9.1. sõiduauto riikliku registreerimismärgi andmed;

4.9.2. sõiduauto läbisõidumõõdiku alg- ja lõppnäit lähetuse algul ning lähetuse lõpus;

4.9.3. kuupäev ja sõidu marsruut;

4.10. Aruandele lisab teenistuja sõiduki registreerimistunnistuse koopia või muu sõiduki

kasutamise õigust tõendava dokumendi.

4.11. Lähetusega kaasnevad muud kulud (pagasiveo, linnatranspordi (sh taksoteenuse)

kasutamise jm tööülesannete täitmisega seotud põhjendatud kulud) hüvitatakse kulu tõendava

dokumendi alusel.

4.12. Välisvaluutas tehtud kulutused sisestatakse RTIPi lähetusaruande kulureale valuutas ning

portaal arvestab kulusumma automaatselt eurodesse Euroopa Keskpanga päevakursi alusel. Kui

kulud on tasutud kaardiga või pangaülekandega keskpanga kursist erineva kursiga, lisatakse

lähetusaruandele maksedokument ning lähetusaruandes kajastatakse kulu eurodes tegelikult

makstud summas. Valuutakursi arvestuse aluseks on ka valuutavahetust tõendav

kuludokument.

4.13. Teenistujal on õigus saada lähetuskulude ja päevaraha katteks avanssi nende ligikaudses

suuruses, välja arvatud lähetuskulude ja päevarahade osas, mille eelnevalt katavad kolmandad

isikud.

4.14. Avansi taotlemiseks märgib teenistuja taotletava avansi summa lähetuskorraldusel

vastavale väljale. Avansi väljamaksmine enne lähetust tagatakse, kui kinnitatud

lähetuskorraldus on raamatupidajani jõudnud vähemalt viis tööpäeva enne lähetuse algust.

4.15. Juhul, kui teenistujal on avansitaotluse esitamise hetkel lähetusaruande esitamise

võlgnevus, võidakse avansi maksmisest keelduda. Avansi mittesaamise korral võib teenistuja

lähetusest keelduda.

4.16. Lähetuse avanss ning lähetuskulude hüvitamise summa ja päevaraha kantakse üle

teenistuja isiklikule arvelduskontole. Avansi enammakse kannab teenistuja tagasi viie tööpäeva

jooksul arvates lähetusaruande esitamise kohustuse päevale järgnevast tööpäevast.

KÄSKKIRI

30.12.2022 nr 1.1-1/22/99

Terviseameti lähetusjuhendi kinnitamine

Tervise- ja tööministri 27.12.2022. a määruse nr 96 „Terviseameti põhimäärus“ § 11 lõike 3 punkti

16 alusel ning kooskõlas Vabariigi Valitsuse 19.12.2012. a määrusega nr 112 „Ametniku

teenistuslähetusse saatmise, lähetuskulude hüvitamise ning päevaraha maksmise tingimused ja

kord ning päevaraha määr“, Vabariigi Valitsuse 25.06.2009. a määrusega nr 110 „Töölähetuse

kulude hüvitiste maksmise kord ning välislähetuse päevaraha alammäär, maksmise tingimused ja

kord“ ja Vabariigi Valitsuse 14.07.2006. a määrusega nr 164 „Teenistus-, töö- või ametiülesannete

täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“:

1. Kinnitan Terviseameti lähetusjuhendi (lisatud).

2. Tunnistan kehtetuks Terviseameti peadirektori 04.06.2020. a käskkirja nr 1.1-1/20/34

„Terviseameti töökorralduse ja sellega seotud kordade kinnitamine“ lisa 2 „Terviseameti

lähetuste planeerimise, vormistamise ja kulude hüvitamise juhend“.

3. Käskkiri jõustub 01.01.2023. a.

Käesolevat käskkirja on võimalik vaidlustada 30 (kolmekümne) kalendripäeva jooksul

teatavakstegemisest, esitades vaide Terviseametile või kaebuse Tallinna Halduskohtusse.

(allkirjastatud digitaalselt)

Birgit Lao

peadirektor

Lisa: Terviseameti lähetusjuhend