Mõisted ja lühendid:

RTK - Riigi Tugiteenuste Keskus

Keskus - RTK finantsarvestuse osakonna Kultuuriministeeriumi valitsemisala talitus, kes osutab finantsarvestuse teenust sihtasutusele Eesti Vabaõhumuuseum

PTO - RTK personaliteenuste osakonna talitus, kes osutab personali- ja palgaarvestuse teenust sihtasutusele Eesti Vabaõhumuuseum

SAP - riigi ühtne majandusarvestustarkvara

SAP BO - SAPi veebipõhine aruannete liides (Business Object)

RTIP - riigitöötaja iseteenindusportaal

eAK - e-arvete infosüsteem ostuarvete menetlemiseks

DHS - Asutuse dokumendihaldussüsteem

Menetlusring (kinnitusring) - Asutuse korra alusel eAKs, RTIPis, DHSis või e-postiga saadetavate dokumentide kontrollijate ja kinnitatajate järjekord. Keskusele saadetavate dokumentide viimaseks kinnitajaks määratakse Keskuse töötaja.

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

1. Üldine dokumenteerimise korraldamine

1.1. Majandustehingute dokumenteerimine X Asutus dokumenteerib majandustehingute toimingud ja registreerib need

vastavalt asutuses kehtivale korrale DHSis, RTIPs või säilitab võrgukettal või

paberkandjal. eAK kasutamise korral instrueerib Asutus hankijaid saatma

ostuarved otse eAKsse või saadab need sinna ise. Asutuse finantstöötaja

kontrollib enne algdokumentide Keskusele saatmist nende vastavust

raamatupidamis- ja muudele õigusaktidele. Vajadusel võtab Asutus

dokumendi koostajaga ühendust dokumendi parandamiseks.

toimingu dokumenteerimise

tähtajal vastavalt

asutusesisesele korrale

Majandustehingutena käsitletakse kauba või teenuse

ostu/müüki/üleandmist; asutuse juhi käskkirjas/

korralduses ettenähtud tegevuse teostamist; toetuste

saamise lepingus ettenähtud tegevust jms.

1.2. Majandustehingute algdokumentide

edastamine ja SAPis kajastamine

X Raamatupidamise algdokumendid saadetakse eAK või RTIPi kaudu või e-

postiga Keskusele. Asutus võib saata dokumendid Keskuse üldmeili

aadressil [email protected] või otse teenindava töötaja e-posti aadressil

toimingu dokumenteerimise

lõpetamisel

1.3. Majandustehingute SAPis kajastamine X Keskus kontrollib saadetud algdokumendi vastavust raamatupidamise

reeglitele, teeb vajadusel Asutusele lisapäringuid ning sisestab andmed

SAPi. Keskus lisab dokumendi kinnitusse SAPi raamatupidamiskirje numbri,

kui see ei teki andmevahetuse käigus automaatselt.

menetlusringi läbinud korrektne

dokument kantakse SAPi 2

tööpäeva jooksul

Vajadusel tehakse täpsustavate andmete päringud

Keskuse ja Asutuse vahel dokumendi menetlusringi

kommentaaride väljadel või e-postiga toimuva

kirjavahetusena.

1.4. Majandustehingute dokumentide säilimise

tagamine

X X Asutus vastutab majandustehingute aluseks olevate dokumentide säilimise

ja arhiveerimise eest DHSis, võrgukettal ja paberdokumentidena

vormistatuna. Keskus vastutab SAPis, eAKs, RTIPis ja RTK

dokumendiregistrites registreeritud, e-postiga tulnud ja Keskuse võrgukettal

arhiveeritud algdokumentide säilimise eest.

säilitamiseks ettenähtud

tähtaegadeni

2. Juhtimisarvestus

2.1. Juhtimisarvestuse süsteem

2.1.1 Eelarve koostamise, täitmise ja jälgimise

korraldus X X Asutus koostab eelarve lähtudes oma vajadustest ja asutuse nõukoguga

kokkulepitust.

vajadusel

2.1.2 Toetused, projektid (wbs-elemendid),

kuluüksused, kulukohad muud

juhtimisaruandluseks vajalikud

arvestusobjektid X X

Asutus töötab välja juhtimisarvestussüsteemi, mis arvestab SAPi

funktsionaalsust, sisaldades kuluüksuste, kulukohtade, toetuste ja projektide

arvestusobjektide loetelu ja nende kasutamist erinevate kontode juures.

Asutus tellib uusi koode vajadusel Keskuselt e-posti teel. Keskus

organiseerib uute koodide loomise SAPis ja teavitab sellest Asutust e-posti

teel.

vajadusel Kontoplaani kasutus lepitakse kokku koostöös

Keskusega. Olemasolevat kontoplaani ja muid

arvestusobjekte saab vaadata SAP BO aruandest

AA002.

2.2. Eelarve

2.2.1. Eelarve koostamine ja Keskusele

saatmine X

Asutus koostab aasta eelarve arvestades SAPis kasutatavaid

arvestusobjekte ning vajadusel teeb eelarve muudatused. Kui Asutus soovib

eelarvet jälgida SAB BO aruandlsusüsteemis, siis saadab ta kinnitatud

eelarve Keskusele SAPi sisestamiseks.

vajadusel Detailse eelarve koostamisel kuluüksuste,

kulukohtade/ressursside või projektide kaupa

kasutatakse selleks ettenähtud exceli vorme, mis on

avaldatud RTK kodulehel.

2.2.2. Eelarve sisestamine SAPi X

Keskus sisestab eelarve SAPi. info saabumisele järgneva 2

tööpäeva jooksul

2.3. Eelarve täitmise aruandlus

2.3.1. Eelarve täitmise aruandlus X Asutus kasutab aruannete saamiseks SAP BOd. vajadusel

2.3.2. Eelarve täitmise aruandluse jälgimine,

kontrollimine, vigadest teatamine X

Asutus jälgib eelarve täitmise aruandlust ja küsimuste korral pöördub

Keskuse poole selgituste saamiseks. Parandusi vajavate tehingute puhul

edastab Asutus Keskusele teatise e-posti teel.

vajadusel Soovituslik vorm 8 arvestusobjektide muutmiseks

Asutus - Kultuuriministeeriumi valitsemisalasse kuuluv riigi sihtasutus Eesti Vabaõhumuuseum

Muu - kolmas osapool, kes ei ole Keskus ega Asutus

LK 1 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

2.3.3. Eelarve täitmise aruandluse parandamine

X

Asutusest saadud informatsiooni põhjal teeb Keskus vajadusel

paranduskanded SAPis ja teavitab Asutust tehtud paranduskannetest e-posti

teel.

info saabumisele järgneva 2

tööpäeva jooksul

2.3.4. Eelarve täitmise aruandluse tähtajad

X

Keskus kontrollib eelarvete täitmise aruandlust, et tagada asutusele

õigeaegne ja õige aruandlus.

eelarve täitmise aruanne on

kontrollitud järgmise kuu 25.

tööpäevaks

Üldjuhul ei tehta raamatupidamise kandeid

eelnevatesse kuudesse peale järgmise kuu 20. ndat

kuupäeva

3. Ostutoimingud ja toetuste andmine

3.1. Tarnijate register

3.1.1 Uue tarnija sisestamine X

Ostuarve saabumisel kontrollib Keskus tarnija olemasolu ja vajadusel

sisestab uue tarnija andmed SAPi.

hiljemalt info saabumisele

järgneval tööpäeval

3.1.2 Olemasoleva tarnija andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui tarnija on Asutusele teada andnud oma nime või kontaktandmete

muutmisest, tegevuse lõppemisest jms, teavitab Asutus sellest Keskust e-

posti teel. Keskus teeb vajalikud muudatused SAPis.

esimesel võimalusel

3.1.3 Oma töötaja kui tarnija

X

Kui asutus saadab maksmiseks dokumendid, mille alusel tehakse ülekanne

oma töötajale, siis oma töötaja andmed tarnijate registrisse sisestatakse

automaatselt.

hiljemalt järgmisel

tööpäevaltegevus

RTIPi lähetuste ja majanduskulude mooduli kaudu

luuakse oma töötaja kui tarnija SAPis automaatselt.

3.2. Ostuarved

3.2.1. Arvete kontrollimine asutuse poolt

3.2.1.1 Arve vastuvõtmine tarnijalt ja edastamine

eAKsse digitaliseerimiseks

X

Sihtasutus võtab kodumaistelt tarnijatelt vastu ainult e-arveid. E-arved

saabuvad automaatselt eAKsse. Asutus saadab välisresidentidelt saadud

arved pdf formaadis digiteerimiseks avatud e-postkasti

asutusetunnus @arved.ee digiteerimisele või digiteerib ise, mille järel neid

saab eAKs menetleda.

esimesel võimalusel

3.2.1.2 eAKs digitaliseeritud arvete juurde

manusena lisade lisamine X

Asutus lisab vajadusel eAKs digitaliseeritud arvete juurde manusena

saatelehed, aktid, lepingud jm dokumendid.

hiljemalt arve saabumisele

järgneval tööpäeval

3.2.1.3 Arve sisu kontrollimine ja eAKs arve

kinnitamine

X X

Asutus kontrollib ja kinnitab arve eAK-s. Asutus vastutab määratud

kinnitusringi ning arvele lisatud koodide õigsuse eest. Keskus kontrollib

seejärel arve õigsust raamatupidamise sise-eeskirjas esitatud nõuete

kohaselt. Asutuse juhi või tema asendajate kinnitus tähendab, et

majandustehingu toimumise õiguspärasusele on antud kinnitus ning

ostuarve lubatakse maksmisele. Keskus vastutab arvel olevate rekvisiitide

kontrollimise ja lisatud koodide õige sisestamise eest SAPi.

iga kinnitusringis olev isik

kinnitab arve hiljemalt kahe

tööpäeva jooksul

Arvestusobjektide määramine toimub vastavalt lisale

1.1.

3.2.1.4 Täiendavate dokumentide või arve

ümbervormistamise nõude esitamine

tarnijale puuduste korral X

Kui arve ei vasta lepingus kokkulepitud tingimustele, puuduvad täiendavad

dokumendid või esineb muid puudusi, esitab Asutus tarnijale vastavasisulise

nõude puuduste kõrvaldamiseks.

hiljemalt probleemi avastamisele

järgneval tööpäeval.

3.2.1.5 Täiendava informatsiooni ja dokumentide

või nende kohta viite lisamine

X

Kui saabub tarnijalt täiendav informatsioon arve kohta, lisab Asutus

täiendavat infot sisaldavad dokumendid eAKs menetluses oleva arve

manustesse või lisab täiendava info arve juurde kommentaarina. Kui

ostuarvel olevad kulutused kuuluvad hüvitamisele kolmanda isiku poolt,

lisatab Asutus vastava märke ostuarve juurde kommentaarina, v. a

lähetuskulude korral, kui see märge tehakse RTIPi kaudu.

esimesel võimalusel Lähetustega seotud kulude puhul lisatakse

lähetuskorralduse number. Kui kasutatakse RTIPi

koolitusmoodulit lisatakse koolitussündmuse puhul

kuludele ka koolituse ID

3.2.1.6 Alusetu ostuarve kehtetuks tunnistamine

X

Kui arve on esitatud alusetult, lükkab Asutus arve eAK-s tagasi ja teavitab

arve aktsepteerimata jätmisest tarnijat.

hiljemalt probleemi avastamisele

järgneval tööpäeval.

Arvet ja kreeditarvet võib jätta eAKst SAPi saatmata,

kui see tunnistatakse kohe algselt tagasilükatuks.

3.2.1.7 Kinnitatud arve suunamine Keskusele

X

Keskus on ostuarvete menetlusringis eAKs viimaseks arve kinnitajaks. arved peavad üldjuhul 4

tööpäeva enne maksetähtaega

jõudma Keskusesse

Kiirkorras maksmisele kuuluvatest arvetest annab

Asutus Keskusele võimalikult vara teada riigikassas

broneeringu ja makse tegemiseks.

3.2.2. Asutuse poolt kinnitatud arvete käsitlemine ostuarvete registris

3.2.2.1 Asutuse saadetud arve vastuvõtmine ja

kinnitamine X

Keskus kontrollib arve vastavust nõuetele ja arve konteeringu õigsust, lisab

vajadusel koodid ning kinnitab arve eAKs. eAK saadab kinnitatud arved

automaatselt SAPi.

üldjuhul arve kinnitamiseks

saabumisele järgneval tööpäeval

LK 2 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

3.2.2.2 Täiendavate dokumentide või täiendava

informatsiooni nõude või paranduse

nõude esitamine Asutusele puuduste

korral

X

Vajadusel esitab Keskus Asutusele nõude täiendavate dokumentide või

informatsiooni kohta e-posti teel või suunab arve eAKs asutusele tagasi.

arve kontrollimise kuupäeval

3.2.2.3 Kinnitatud arve sisestamine SAP

ostuarvete registrisse X

Keskus kontrollib SAPi imporditud arve üle ja postitab arve SAP ostuarvete

registrisse. Vajadusel periodiseeritakse arve vastavalt kehtivatele

arvestuspõhimõtetele.

esimesel võimalusel

3.2.2.4 Arve sidumine tehtud ettemaksega ja

ettevalmistamine tasumiseks.

X

Keskus kontrollib, kas tarnijal on sulgemata ettemakseid ja seob tehtud

ettemakse arvega. Vajadusel esitab ta täiendava järelpärimise Asutusele

ettemakse sulgemise võimaluse kohta e-posti teel. Keskus vastutab õige

maksetähtaja, makse summa ning maksja ja saaja pangakontode õigsuse

eest SAPis.

üldjuhul arve kinnitamiseks

saabumisele järgneval tööpäeval

3.2.2.5 Toetuste saamisega seotud nõuete

sisestamine X

Kui ostuarvel olevad kulutused kuuluvad ostuarvele lisatud märke kohaselt

hüvitamisele kolmanda isiku poolt, võtab Keskus arvele vastava nõude.

üldjuhul arve kinnitamiseks

saabumisele järgneval tööpäeval

3.3. Lähetused

3.3.1. Lähetuste korraldused ja avansid

3.3.1.1. Lähetuskorralduse koostamine (koos

avansi taotlemisega) X

Asutus koostab lähetuskorralduse RTIPis. lähetuskorraldus 7 tööpäeva

enne lähetuse algust või

kodumaiste lähetuste korral kulu

tekkimisel

3.3.1.2. Lähetuskorralduse kinnitamine Asutuse

poolt X

Lähetuskorraldus menetletakse RTIPis ja kinnitatakse vastavalt asutuses

kehtivale korrale. Kui lähetatu on korraldusel taotlenud avanssi, edastab

Asutus korralduse RTIPi kaudu Keskusele. Avansi taotlemise korral lisatakse

finantsdimensioonid vastavalt Lisale 1.

iga kinnitusringis olev isik

kinnitab arve hiljemalt kahe

tööpäeva jooksul

3.3.1.3. Lähetuse korralduse vastuvõtmine ja

avansi sisestamine SAP-i X

Keskus impordib RTIPist andmed avansi ülekandmiseks SAPi ning teeb

avansi ülekande töötajale.

avanss makstakse hiljemalt

lähetuse alguspäevale eelneval

tööpäeval

3.3.2. Lähetuste kuluaruanded

3.3.2.1. Lähetuskulude aruande koostamine ja

kuludokumentide lisamine X

Asutus koostab lähetuskulude aruande RTIPis. Algdokumendid

skaneeritakse ja lisatakse elektroonilisele aruandele.

5 tööpäeva jooksul pärast

lähetusest naasmist

Ostuarvega tasutud kulud ilmuvad automaatselt

RTIPi, kui ostuarvete menetlemisel on eAKs neile

lisatud lähetuse kood.

3.3.2.2. Deebet- või krediitkaardiga tasutud

lähetuskulud X

Kui lähetuskulude eest on tasutud Asutuse deebet- või krediitkaardiga, on

lähetatu kohustatud tegema vastava märke lähetuskulude aruandele.

aruande koostamisel

3.3.2.3. Lähetuskulude aruande kinnitamine

X

Lähetuskulude aruanne kinnitatakse RTIPis. Finantsdimensioonid lisatakse

vastavalt Lisale 1. Kui kulud kuuluvad hüvitamisele või toetuse arvelt

maksmisele, tuleb lisada vastav info.

iga kinnitusringis olev isik

kinnitab dokumendi hiljemalt

kahe tööpäeva jooksul

3.3.2.4. Lähetuskulude aruande saatmine

Keskusele X Menetlusringis määratakse viimaseks kinnitajaks Keskus. esimesel võimalusel

3.3.2.5. Lähetuskulude aruande vastuvõtmine ja

sisestamine SAPi X

Keskus kontrollib aruande, kinnitades selle vastavust raamatupidamise

nõuetele. Keskus impordib kuluaruande RTIPist SAPi.

üldjuhul dokumendi saamisele

järgneval tööpäeval

3.3.2.6. Lähetuskulude ja avansi sidumine ja

lähetuskulude eest tasumine X

Kui lähetusega seotud kuludeks on saadud avanssi, seob Keskus SAPis

lähetuskulud avansiga. Keskus maksab ülekulu lähetatu pangakontole.

hiljemalt viie tööpäeva jooksul

aruande saabumisest

LK 3 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

3.3.2.7. Lähetatu teavitamine kasutamata avansi

jäägist

X X

Keskus edastab Asutusele andmed kasutamata jäänud avansi jäägist e-

posti teel. Asutus teavitab lähetatut avansi jäägist, selgitades välja, kas

lähetatu maksab avansi jäägi Asutusele tagasi, lubab avansi oma palgast

kinni pidada või jätab selle järgmise lähetuse kulude katteks. Asutus edastab

saadud informatsiooni Keskusele, kes saadab vajadusel vajalikud andmed

avansi jäägi palgast kinnipidamiseks PTOle. Tagasilaekumist jälgib Keskus.

vähemalt kord nädalas

3.3.2.9. Laekumata lähetuskulu aruannete kohta

meeldetuletuse saatmine X Asutus saadab vajadusel RTIPi kaudu meeldetuletuse kuluaruande tähtajaks

esitamata jätnud töötajatele.

vähemalt kord nädalas Asutus jälgib, et aruanded oleksid õigeaegselt

esitatud.

3.4. Majanduskulud ja muud töötajatele tasutavad hüvitised

3.4.1. Pangakaardiga tasutud majanduskulud

3.4.1.1 Õiguste andmine pangakaardi

kasutamiseks X

Asutuse juht annab loa töötajatele pangakaardi avamiseks.

3.4.1.2 Käskkirja ja informatsiooni pangakaardi

avamise kohta edastamine Keskusele X X

Asutus edastab pangakaardi taotluse riigikassale. Riigikassa edastab info

avatud kaardist Asutusele ja Asutus Keskusele e-posti teel.

vastavalt vajadusele

3.4.1.3 Pangakaardiga tasutud majanduskulude

aruande koostamine X

Kui majanduskulude eest on tasutud Asutuse pangakaardiga, koostab

Asutus pangakaardiga tasutud kulude aruande, v.a juhul, kui info kaardiga

makstud kuludest esitatakse RTIPi kaudu lähetuskulude aruandes.

hiljemalt järgneva kuu

10.tööpäevaks

Soovituslik vorm 6 Pangakaardiga tasutud kulude

aruanne

3.4.1.4 Pangakaardiga tasutud majanduskulude

aruande saatmine Keskusele X

Asutuse poolt kinnitatud majanduskulude aruanne edastatakse Keskusele

RTIPs.

esimesel võimalusel

3.4.1.5 Pangakaardiga tasutud majanduskulude

aruande kontrollimine ja sisestamine X

Keskus kontrollib aruande ja sisestab raamatupidamiskande SAPi. üldjuhul aruande saamisele

järgneval tööpäeval

3.4.2. Muud töötajatele makstavad hüvitised

3.4.2.1 Oma töötajatele maksmisele kuuluvate

hüvitiste vormistamine ja kooskõlastamine

X

Töötaja esitab kulude hüvitamiseks taotluse RTIPs lisades kulude hüvitamise

aluseks olevad kuludokumendid. Arvestusobjektid lisatakse vastavalt Lisale

1.

vajadusel Kulud hüvitatakse vastavalt Asutuses kehtestatud

korrale. Hüvitatavad kulud on näiteks isikliku

sõiduauto kasutamise kompensatsioon, parkimine,

prillihüvitis, ühistranspordi hüvitis jne.

3.4.2.2. Oma töötajatele maksmisele kuuluvate

hüvitiste saatmine Keskusele

X

Asutus edastab kontrollitud taotluse kulude hüvitamiseks Keskusele RTIPis. esimesel võimalusel

3.4.2.3. Hüvitiste sisestamine ja maksmine

X

Keskus kontrollib hüvitise taotluse, kajastab selle SAPis ja teeb väljamakse

töötajale.

üldjuhul dokumendi saamisest

järgmisel tööpäeval, makse

töötajale vastavalt riigi-kassasse

maksete saatmise korrale

3.5. Muud väljamaksed

3.5.1 Muude maksmisele kuuluvate

dokumentide vormistamine,

kooskõlastamine ja saatmine

raamatupidamisüksusele

X

Dokument kooskõlastatakse Asutuses kinnitatud korra alusel ning

edastatakse Keskusele RTIPis, skanneerides vajadusel paberkujul

algdokumendid.

esimesel võimalusel Muud maksmisele kuuluvad dokumendid on näiteks

kohtuotsuse alusel hüvitamisele kuuluvad nõuded,

maamaks, riigilõivud jmt

3.5.2. Makse sisestamine ja ülekandmine

X

Keskus kontrollib dokumendi, kajastab selle SAPis ja teeb ülekande saajale. üldjuhul dokumendi saamisest

järgmisel tööpäeval, makse

töötajale vastavalt riigi-kassasse

maksete saatmise korrale

4. Müügi ja muude tulude toimingud

4.1. Klientide register

LK 4 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

4.1.1 Uue kliendi sisestamine

X

Müügiarved koostatakse Asutuse müügisüsteemist CompuCash. Uus klient

luuakse SAPi CompuCashi ja SAPi andmevahetuse käigus CompuCashist

saadud faili alusel.

kahe tööpäeva jooksul järgmisel

tööpäeval

4.1.2 Olemasoleva kliendi andmete muutmine,

sulgemine ja blokeerimine X X

Kui klient on asutusele teada andnud oma tegevuse lõppemisest, nime või

kontaktandmete muutmisest jms, teavitab Asutus sellest Keskust e-posti

teel. Keskus teeb vajalikud muudatused SAPis.

esimesel võimalusel

4.1.3 Oma töötaja kui klient

X

Keskus sisestab oma töötaja andmed klientide registrisse, kui Asutus

saadab dokumendid, mille alusel võetakse üles nõue oma töötaja vastu.

esimesel võimalusel

4.2. Müügiarvete (k.a ettemaksu- ja kreeditarve) esitamine

4.2.1. Müügiarve esildise koostamine ja

saatmine Keskusele X

Asutus koostab kõik müügiarved müügisüsteemis CompuCash. esimesel võimalusel

4.2.2. Müügiarve koostamine SAPis

X

CompuCashi müügiarved imporditakse SAPi liidese kaudu. CompuCashi

müügiarved klientidele edastab Keskus.

esildise saamisele järgneval

tööpäeval

4.2.3. Arvete saatmine klientidele

X X

Keskus saadab müügiarve e-maili teel või e-arvena. E-arve vastuvõtjatele

edastatakse ainult e-arveid. Kui klient soovib arve saada postiga, siis postiga

arve saatmise korraldab Asutus. iga tööpäeva lõpuks peale arve

koostamist

4.3. Oma töötajatele kehtestatud limiidid ja muud kinnipidamised

4.3.1. Limiitide kehtestamine oma töötajatele

X

Asutus võib kehtestada limiidid oma töötajatele konkreetsete kululiikide,

kuluobjektide ja ajaperioodi (kuu, kvartal) kulu suuruse kohta. Töötajatelt

võetakse nõusolek limiidi ületamisel ülekulu töötasust või muudest talle

tehtavatest väljamaksetest kinnipidamise lubamise kohta.

vajadusel

4.3.2. Limiitide ülekulust või muudest

kinnipidamistest teavitamine

X

Limiitide ülekulu arvestus toimub Asutuses. Asutus teavitab Keskust

ülekulust e-posti teel. Asutus edastab info ka muu kinnipidamise kohta (nt

tarnija ostuarve alusel) Keskusele kas sobival kuludokumendil (ostuarve

kommentaaris) või eraldi dokumendiga e-posti teel.

esimesel võimalusel

4.3.3. Limiitide ülekulust teavitamise või muu

kinnipidamise teatise vastuvõtmine ja

SAPi sisestamine X

Keskus võtab vastu teatise limiidi ülekulu või muu kinnipidamise kohta ning

võtab nõude SAPis arvele. Kui selle alusel tuleb teha palgast kinnipidamine,

edastab Keskus info PTOle.

teatise saamisele järgneval

tööpäeval

4.3.4. Nõude esitamine arve alusel

X

Töötajale, kes hüvitab ülekulu arve alusel, koostab keskus arve SAPis ja

saadab selle Asutuse finantstöötaja kaudu või otse töötaja e-posti aadressile.

teatise saamisele järgneval

tööpäeval

Arvete esitamises Asutuse finantstöötajale või otse

töötajale lepitakse Keskuse ja Asutuse vahel

eelnevalt kokku.

4.4. Saadud toetused

4.4.1. Toetuste saamiseks vajalike dokumentide

koostamine ja aktsepteerimine X

Asutus koostab ja kinnitab toetuse saamiseks vajalikud dokumendid. vajadusel

4.4.2. Informatsiooni esitamine Keskusele

toetuse koodi avamiseks X

Asutus edastab informatsiooni toetuse saamise kohta Keskusele e-posti teel. vajadusel Soovituslik Vorm 2 Teatis toetuse saamise kohta

4.4.3. Toetuste koodi avamine

X

Keskus avab SAPis toetuse koodi ja teavitab Asutust koodi loomisest e-posti

teel.

teatise saamisele järgneval

tööpäeval

SAPis avatakse toetuse kood sihtfinantseeritavate

projektide, toetuslepingute kohta, tegevustoetust ei

kodeerita.

4.4.4. Toetuse laekumise kajastamine X

Keskus kajastab toetuste laekumised SAPis pangaväljavõtte alusel. laekumisele järgneval tööpäeval

4.4.5. Toetuste kajastamine tuluna

X X

Keskus kajastab toetuse tulu vastava toetuse koodiga tehtud kulude alusel

igakuiselt, kooskõlastades tulude kanded eelnevalt Asutuse finantstöötajaga

e-posti teel. Ühtlasi täpsustatakse Asutusega, kas arvele võetakse nõue

toetuse andja vastu või vähendatakse saadud ettemakset.

hiljemalt järgmise kuu 20.

kuupäeval

LK 5 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

4.4.6. Toetuste lepingu lõpetamine ja toetusega

seotud vahendite ülejääkide tagastamine X X

Asutus saadab toetuse vahendite ülejäägi tagasimaksmise kohta Keskusele

info. Keskus teeb vastavad kanded SAPis ja kannab toetuse vahendite

ülejäägi toetuse andja kontole.

esimesel võimalusel Soovituslik Vorm 3 Teatis toetuse tagastamise kohta

4.5. Maksetähtaja jälgimine

4.5.1. Laekumiste analüüs X

Asutus jälgib nõuete laekumist ja võtab võlgnikuga ühendust. jooksvalt Asutus kasutab SAP BO aruannet RP002 laekumata

nõuete jälgmiseks.

4.5.2. Meeldetuletuskirjad X

Vajadusel saadab Keskus meeldetuletuskirju SAPist. vastavalt raamatupidamise sise-

eeskirjas sätestatule

4.5.3. Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks

tunnistamine X

Keskus otsustab vastavalt raamatupidamise sise-eeskirjale, millised nõuded

tuleb tunnistada ebatõenäoliselt laekuvaks ja vormistab selle kohta vastava

akti ja saadab selle e-posti teel Asutusele teadmiseks.

kvartaalselt hiljemalt järgmise

kvartali 24. kuupäeval

Soovituslik vorm 4 Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks

tunnistamise akt

4.5.4. Nõuete ebatõenäoliselt laekuvaks

tunnistamise kajastamine X Keskus kajastab nõuete allahindluse SAPis. hiljemalt akti koostamisest

järgmisel tööpäeval

4.5.5. Lootusetuks kandmisele kuuluvate nõuete

kohta ettepaneku koostamine ja saatmine

Asutusele X

Keskus esitab Asutusele ettepaneku lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta ja saadab selle e-posti teel Asutusele.

kord aastas aastainventuuri

läbiviimise järel

Soovituslik vorm 5 Nõuete lootusetuks tunnistamise

akt

4.5.6. Otsus lootusetuks kandmisele kuuluvate

nõuete kohta X

Nõuete lootusetuks tunnistamise otsustab ja kinnitab Asutuse juht. Juhi poolt

kinnitatud otsus saadetakse Asutuse poolt Keskusele e-posti teel.

kord aastas aastainventuuri

läbiviimise järel ning enne

aastaaruande kinnitamist

4.5.7. Lootusetute nõuete mahakandmine X

Keskus kannab lootusetud nõuded Asutuse poolt kinnitatud akti alusel SAPis

maha.

peale juhi otsuse saamist

järgmisel tööpäeval

5. Töö panga ja kassaga

5.1. Pangakontod ja kasutusõigused

5.1.1. Pangakontode avamine ja sulgemine X

Asutus taotleb e-riigikassa konto avamise või sulgemise ja teavitab sellest

Keskust e-posti teel.

vajadusel

5.1.2. Pangakontode kasutusõiguse andmise ja

lõpetamise ettepanekud X

Keskus esitab Asutusele taotluse e-riigikassa kontode kasutusõiguste

andmiseks ja lõpetamiseks e-postiga.

vajadusel Soovituslik Vorm 7 Pangakontode kasutajaõiguste

taotlus

5.1.2.2 Kasutajaõiguste andmine, rollide

määratlemine, lõpetamine ja sellest

teavitamine X

Asutus avab, muudab või lõpetab Asutuse ja Keskuse töötajate õigused

konkreetsete e-riigikassa kontode või aruannete vaatamiseks ning edastab

informatsiooni sellest Keskusele e-posti teel.

esimesel võimalusel

5.2. Broneeringud

5.2.1 E-riigikassas raha broneerimine

X X X

E-riigikassa broneeringute aluseks on BO aruanne KASSA011. Antud

aruandest jälgib Riigikassa, kui palju on asutustel vajadus teha väljamakseid

järgmisel tööpäeval valuutade lõikes. Broneeritud summat võib maksete

tegemisel ületada valitsemisalale kehtestatud limiidi ulatuses. Broneeringute

aruandesse võetakse ka varasema maksetähtpäevaga maksed, mis SAP

BO andmetel on veel maksmata. Broneeringute aruanne ei sisalda riigikassa

siseseid makseid. Need teostatakse broneeringute väliselt.

igal tööpäeval Tavakorras tehakse makseid ülejärgmiseks

tööpäevaks

5.2.2 Täiendava informatsiooni edastamine

Keskusele

X

Asutus edastab Keskusele e-postiga lisainfot maksmisele kuuluvate

dokumentide kohta, kui ülekanne peab toimuma lähima kolme tööpäeva

jooksul, kuid dokumendid ei ole veel Keskusele saadetud. Vabas vormis

esitatud teatises märgib Asutus summa, valuuta, maksetähtaja ja info, kas

makse on riigikassasisene või -väline.

esimesel võimalusel

5.2.3 Kiirmaksed

X X

Kiirmaksed on lubatud ainult sel juhul, kui seadus kiirmakset otseselt nõuab

ning kui selle väljamakse toimumist ei olnud kuidagi võimalik varem ette

näha (ootamatu töösuhte lõpetamine vms). Kui dokumendid ei jõudnud

õigeks ajaks Asutusse või Keskuseni või seisid põhjendamatult kaua

asutuste kinnitusringides, siis teostatakse väljamaksed tavakorras kahe

tööpäeva jooksul.

esimesel võimalusel Kiirmaksete teostamisel tuleb arvestada

valitsemisala lubatud broneeringu piirmäära ületava

limiidiga. Üle päeva lubatava limiidi kiirmakseid

teostada ei saa

5.3. Maksekorralduste saatmine

LK 6 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

5.3.1 Maksekorralduste genereerimine

X

Keskus genereerib maksekorraldused SAPis ning impordib saadud failid

riigikassasse lähtudes SAPi sisestatud dokumentide maksetähtpäevadest.

igal tööpäeval

5.3.2 Makseettepaneku aktsepteerimine ja

maksekorralduste saatmine pangas X

Valitsemisala pearaamatupidaja või tema poolt volitatud isik kinnitab

edastatavad maksekorraldused ja saadab maksekorraldused panka.

igal tööpäeval Maksete koostamise ja edastamise protsessis

osaleb kaks Keskuse töötajat.

5.3.3 Kontroll staatuse kohta

X

Keskus kontrollib maksekorralduste staatust, selgitab välja maksekorralduste

tagastamise põhjused ja korrigeerib või vajadusel edastab uue

maksekorralduse riigikassasse.

igal tööpäeval

5.4. Kontoväljavõtted ja laekumised

5.4.1 Kontoväljavõtete sisestamine SAPi

X

Keskus impordib pangakonto väljavõtted SAPi, sidudes tehtud maksed ja

laekumised kohustuste ja nõuetega või kajastades ettemaksudena.

jooksvalt automaatne import

5.4.2 Selgitamata laekumised

X X

Kui Keskusel puudub informatsioon laekunud summa kohta, saadab Keskus

Asutusele vabas vormis järelepärimise e-posti teel. Asutus selgitab välja

laekumiste sisu ja edastab informatsiooni Keskusele, kes sisestab laekumise

SAPi. Keskus kannab valesti laekunud summa Asutuse e-kirja alusel

maksjale tagasi.

esimesel võimalusel

5.5. Kassad

5.5.1. Tehingud sularahas ja kliendi

kaardimaksed X

Asutus kajastab klientide sularaha ja pangakaardi tehingud müügisüsteemis

Directo CompuCash. vastavalt asutuses kehtivale

korrale

5.5.2. CompuCashi kassamüügi kajastamine

SAPis X X

Kassasüsteemist CompuCash saadetakse importimiseks Keskusele csv-

failid päeva kassamüügi kohta. Keskus impordib kassakanded (sularaha,

kaardimaksed) SAPi.

igal tööpäeval sisestatakse

eelmise päeva fail

5.5.3. Sularaha inkasseerimine pangakontole

X

Asutus vormistab CompuCash kassa kuuaruande kassade lõikes ja

organiseerib sularaha viimise panka. Müügisüsteemis CompuCash ja

kassaaruandes kajastatakse ka klientide kaardimaksed. vastavalt asutuses kehtivale

korrale kassalimiidi ületamisel

6. Varade ja varude arvestus

6.1. Põhivara arvestus

6.1.1. Põhivara põhiandmed

6.1.1.1 Põhivarade klasside ja

amortisatsiooninormide määramine

X

Põhivara grupeeritakse klassidesse lähtudes SAPis ja RTIPis olevatest

põhivara klassidest. Amortisatsiooninormid on kehtestatud raamatupidamise

sise-eeskirjaga. Konkreetse vara kasuliku eluea määrab asutuse vara

tundev spetsialist ja edastab info Keskusele e-posti teel.

vajadusel

6.1.1.2. Kunstiväärtuste põhiandmed X

Kunsti- ja kultuuriväärtuste üle peetakse arvestust infosüsteemis MUIS.

SAPis toimub arvestus vajadusel põhivara kogumitena. Asutuses kehtiva korra kohaselt

6.1.2. Uue põhivara arvelevõtmine

6.1.2.1 Põhivara soetuse andmete edastamine

Keskusele ja PS-elemendi koodi loomine

X X

Põhivara soetamisel luuakse SAPis põhivaraobjektile PS-elemendi kood

(WBS). Asutus lisab eAKs arvele põhivara PS-elemendi koodi (WBSi) ja

edastab kontrollitud arve Keskusele. WBSi koodi loob Keskus, vahetades

selleks vajadusel Asutusega infot e-posti teel. Kõik põhivara soetused

konteeritakse vastavalt põhivaraklassile põhivara arvelevõtmise vahekontole

552910X.

vajadusel

6.1.2.2 Põhivara kaardi avamine

X X

Põhivara kaardid SAPis avab Keskus. Põhivara võetakse arvele põhivara

arvelevõtmise vahekonto 552910X kaudu. SAPist jõuavad põhivara andmed

automaatselt RTIPi varade moodulisse.

põhivara arvelevõtmise

kajastamisel

Vara jõuab RTIPi staatuses "Sisestamisel". Asutuse

varahaldur täiendab varakaarti RTIPis ja võtab vara

arvele ka RTIP varade moodulis.

6.1.2.3. Kunstiväärtuste arvelevõtmine

X

Kunsti- ja kultuuriväärtused, mida ei amortiseerita, võetakse SAPis arvele

finantsarvestuse (põhivara) kogumisse. Analüütiline arvestus toimub Asutuse

korra kohaselt infosüsteemis MUIS.

põhivara arvelevõtmise

kajastamisel

Kogumisse lisatud üksikud kirjed (ostud) saadakse

SAP BO aruandest PV002.

6.1.2.4. Põhivara kaardi täiendamine RTIPis X

Asutus lisab RTIPis põhivarale asukoha, kasutaja, vastutaja ja vajadusel

muud andmed ning kinnitab vara arvelevõtmise RTIPis. põhivara arvelevõtmise

kajastamisel

6.1.3. Lõpetamata projektid

LK 7 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

6.1.3.1 Etapiviisiline soetamine X X Asutus kajastab etapiviisilised soetused ja lõpetamata projektid 552910X

lõpetamata ehituse kontol ja lisab kandele PS-elemendi koodi (WBSi).

Kinnitatud arve edastatakse Keskusele eAK kaudu. Vajadusel loob Keskus

Asutuse e-posti teel saadetud teatise alusel eelnevalt uue põhivara WBSi. vajadusel

6.1.3.2 Poolelioleva põhivara kasutussevõtu akti

koostamine

X Asutus koostab vara kasutuselevõtmise akti või teatise ja edastab selle e-

posti teel Keskusele.

koheselt peale vara kasutusse

võtmist

Soovituslik vorm 9 Teatis vara arvele võtmiseks

6.1.3.3 Poolelioleva põhivara

ümberklaasifitseerimine kasutuses

olevaks varaks

X Keskus avab vajadusel uue vara kaardi ja kajastab poolelioleva vara

ümberklassifitseerimise kasutusel olevaks varaks.

akti või teatise saamisest kahe

tööpäeva jooksul

6.1.4. Põhivara müük või likvideerimine

6.1.4.1 Müügi või likvideerimise organiseerimine X

Põhivara müüki või likvideerimist korraldab Asutus.

6.1.4.2 Informatsiooni edastamine Keskusele

X

Asutus edastab Keskusele info põhivara müügi või likvideerimise kohta RTIPi

kaudu. Kui tehing toimus kunstiväärtusega, saadab Asutus info

kunstiväärtuse müügi või likvideerimise kohta Keskusele e-postiga.

esimesel võimalusel peale

dokumendi kinnitamist

6.1.4.3 Põhivara müügi või likvideerimisega

seotud andmete sisestamine SAP-i X Keskus sisestab müügi või likvideerimisega seotud andmed SAPi (kannab

vara maha).

üldjuhul info saamisest kahe

tööpäeva jooksul

6.1.4.4 Müügiarve koostamine X

Keskus koostab vajadusel põhivara müügi kohta arve, kui Asutus esitab

vastava esildise.

info saamisest kahe tööpäeva

jooksul

Soovituslik vorm 1 Esildis müügiarve koostamiseks

6.1.5. Muud põhivaraga seotud andmed

6.1.5.1 Informatsiooni edastamine põhivara

andmete kohta X

Asutus edastab informatsiooni põhivaraga seotud andmete muutmise kohta

Keskusele RTIPi kaudu või e-posti teel, kui RTIPis ei ole vaja andmeid

muuta. esimesel võimalusel

6.1.5.2 Põhivara andmete muutmine X

Keskus võtab edastatud informatsiooni vastu ja teeb muudatused SAPis. info saamisest kahe tööpäeva

jooksul

6.1.5.3 Ümberpaigutamine erinevate kasutajate

või asukohtade vahel X Asutus kajastab ise muutused RTIPis, kunsti- ja kultuuriväärtuste korral

MUISis.

vastavalt vajadusele

6.1.6. Kulumi arvestus

6.1.6.1 Kulumi arvestus ja automaatkanded

pearaamatusse X Keskus arvestab kulumit SAPis. kord kuus

6.2. Väheväärtusliku vara arvestus

6.2.1. Väheväärtusliku vara klassid

6.2.1.1 Väheväärtusliku vara klasside ja piirmäära

määramine X

Väheväärtusliku vara piirmäärad on kinnitatud raamatupidamise sise-

eeskirjaga. Asutus esitab vajadusel ettepaneku RTIP varade portaalis uue

varaklassi loomiseks Keskusele e-posti teel.

vastavalt vajadusele

6.2.1.2. Kunstiväärtused alla põhivara soetuse

piirmäära X Kunsti- ja kultuuriväärtuste arvestus toimub Asutuses kehtiva korra kohaselt

ja MUISis.

Asutuses kehtiva korra kohaselt

6.2.2. Uue väheväärtusliku vara arvelevõtmine

6.2.2.1 Väheväärtusliku vara kaardi avamine X

Väheväärtusliku vara arvelevõtmine ja arvestus toimub RTIPis või MUISis. jooksvalt

6.2.3. Väheväärtusliku vara müük või likvideerimine

6.2.3.1 Müügi või likvideerimise organiseerimine X

Väheväärtusliku vara müüki või likvideerimist korraldab Asutus.

6.2.3.2 Müügiarve koostamine X

Keskus koostab Asutuse esildise alusel väheväärtusliku vara müügi kohta

arve.

info saamisest kahe tööpäeva

jooksul

Soovituslik vorm 1 Esildis müügiarve koostamiseks

6.2.4 Muud väheväärtusliku vara liikumised

6.2.4.1 Ümberpaigutamine erinevate kasutajate

või asukohtade vahel X

Asutus paigutab varad ümber erinevate kasutajate või asukohtade vahel

ning teeb vastavad märked RTIPis või MUISis, kus toimub väheväärtusliku

vara arvestus. esimesel võimalusel

6.3. Varude arvestus

LK 8 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

6.3.1 Varude arvele võtmine ja arvestus

X

Varude (tooraine ja materjalid ning ostetud kaubad müügiks) arvelevõtmine

ja arvestus toimub Asutuse müügisüsteemis CompuCash. jooksvalt

6.3.2 Varude arvestust puudutavate aruannete

koostamine ja esitamine X Asutus koostab ja esitab varude liikumist puudutavad aruanded vastavalt

Asutuse sisekorrale. Asutuses kehtiva korra kohaselt

6.3.3 Laovarude kohta info saatmine Keskusele

X

Asutus võtab kord kuus CompuCashist laoseisu väljavõtte ja saadab selle e-

postiga Keskusele.

hiljemalt kuule järgneva kuu 20.

kuupäevaks

6.3.4 Laovarude muutuse kajastamine X

Keskus kajastab varude muutuse SAPis koondkandega. info saamisest kahe tööpäeva

jooksul

7 Maksude arvestus ja deklaratsioonide esitamine

7.1 Õiguste andmine e-Maksuameti

kasutamiseks X Asutus korraldab e-Maksuameti õiguste andmise Keskusele. Keskuse taotluse alusel esimesel

võimalusel

7.2 Käibemaks X

Keskus arvestab ja tasub käibemaksu, koostab käibedeklaratsiooni ja esitab

selle Maksu- ja Tolliametile. eelmise kuu kohta hiljemalt

järgmise kuu 20.kuupäevaks

7.3 Erisoodustuste maksud ja

tuludeklaratsioon X

Keskus arvutab ja kajastab SAPis eelneva kuu andmete põhjal

erisoodustusmaksud ning tulumaksu kingitustelt, annetustelt ja

vastuvõtukuludelt. Keskus vastutab TSD lisa 4 ja 5 esitamise ja maksude

ülekandmise eest Maksu- ja Tolliametile.

eelmise kuu kohta hiljemalt

järgmise kuu 10.kuupäevaks

7.4 Saldode võrdlemine e-maksuametis

X X

Keskus ja PTO võrdlevad maksude saldosid e-maksuametis. järgmisel tööpäeval peale

maksudeklaratsiooni esitamise

tähtaega

8. Pearaamatu pidamine

8.1. Raamatupidamise sise-eeskiri

8.1.1. Raamatupidamise sise-eeskirja

koostamine X

Keskus koostab ja täiendab Asutuse raamatupidamise sise-eeskirja,

esitades selle ettepanekuna Asutusele. vastavalt vajadusele, kuid

vähemalt kord aastas

8.1.2. Ettepanekute tegemine valitsemisala

raamatupidamise sise-eeskirja

täiendamiseks ja muutmiseks X

Asutus teeb Keskusele ettepanekuid Asutuse raamatupidamise sise-eeskirja

täiendamiseks ja muutmiseks ja kooskõlastab Keskuse poolt esitatud sise-

eeskirja muudatused.

vastavalt vajadusele

8.1.3. Raamatupidamise sise-eeskirja

kinnitamine X Asutus kinnitab raamatupidamise sise-eeskirja ja saadab selle e-posti teel

Keskusele juhindumiseks.

kinnitamise korral

8.2. Reguleerimiskanded

8.2.1.1 Raamatupidamisõiendite koostamine ja

aktsepteerimine X

Keskus koostab vajaduse korral vastavuses raamatupidamise sise-

eeskirjaga (muu alusdokumendi puudumisel) raamatupidamisõiendi. vajadusel

8.2.1.2 Raamatupidamiskannete sisestamine

õiendite alusel X

Keskus sisestab kanded SAPi. hiljemalt järgmisel tööpäeval

peale dokumendi kinnitamist

9. Inventuurid

9.1. Materiaalse ja immateriaalse vara aastainventuur

9.1.1 Inventuuri käskkirja koostamine ja selle

edastamine Keskusele X

Asutus koostab inventuuri korralduse RTIPis. hiljemalt 1 kuu enne plaanitava

inventuuri toimumise aega

9.1.2 Inventuurile eelnevad tegevused

X X

Inventuuri alustamisele eelneb alati varade andmete korrastamine.

Vaadatakse üle varade kogused ja nimetused. Asutus vaatab üle, et

inventuurideks mittesobivate varade nimekirjas ei oleks varasid, mis peavad

olema inventuuri kaasatud. Keskus vaatab üle RTIPi, SAPi ja BO varade

andmete ühtelangevuse ja teatab Asutusele, kui Asutus võib inventuuri

nimekirja koostada.

hiljemalt kaks nädalat enne

plaanitava inventuuri toimumise

aega; viimane kontroll

inventuurile eelneval päeval

9.1.3 Inventuuri elektroonilise baasi koostamine,

inventuuri läbiviimine ning tulemuste

kinnitamine X

Kui Keskus on andnud selleks loa, siis koostab Asutus inventuuri

elektroonilise baasi (-nimekirjad), viib inventuuri läbi ning koostab vajalikud

aktid. Inventuuri läbiviimise käigus vaadatakse varaobjektid füüsiliselt üle ja

inventuurikomisjon hindab ka varade järelejäänud kasuliku eluea õigsust.

elektrooniline baas hiljemalt

inventuuri toimumise päeval,

lõppaktid inventuuri käskkirjas

määratud tähtajal

LK 9 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

9.1.4 Lõpetamata projektide ja ehituste

inventuur X

Asutus viib läbi lõpetamate projektida inventuuri. Inventuur vormistatakse

SAP BOst saadud kontode väljavõtete alusel ja edastatakse Keskusele e-

posti teel.

lõpetamata ehituse inventuur

seisuga 31.12 järgneva aasta

esimestel nädalatel

9.1.5 Inventuuri tulemuste alusel allahindluste,

mahakandmiste ja põhivara eluea

muutmise aktide koostamine X

Asutus vormistab põhivara allahindluse, mahakandmise või järelejäänud

eluea muutmise aktid vastavalt inventuuri käigus selgunud faktidele RTIPis. inventuuri lõpetamiseks

määratud tähtajaks

9.1.6 Inventuuri tulemuste sisestamine SAPi

X

Keskus jälgib RTIPis olevaid inventuuri tulemusi ning saab RTIPist

automaatsed teatised varade allahindluse või mahakandmise kohta ning

teeb RTIPis vormistatud dokumentide alusel SAPis vastavad kanded. esimesel võimalusel peale

RTIPist teatise saamist

9.1.7 Kunstiväärtuste inventuur

X

Kunsti- ja kultuuriväärtuste inventeerimine toimub vähemalt iga viie aasta

tagant Asutuse korra kohaselt. Inventuuri baasandmed saadakse MUISist. Asutuses kehtiva korra kohaselt

9.2

9.2.1 Sularahakassa inventuur

X

Asutus viib läbi sularahakassa inventuuri vastavalt Asutuses kehtestatud

korrale ning saadab inventuuri tulemuse teamiseks ja bilansikonto saldoga

võrdlemiseks Keskusele.

Inventuur aasta lõpu seisuga,

lisaks vähemalt 2 korda aastas

ootamatu inventuur

9.2.2. Sularahakassa ja vastava konto saldo

võrdlemine ja korrigeerimine X

Keskus kontrollib bilansikonto saldot vastavalt inventuuriaktile. Vahe korral

pöördub Asutuse poole, selgitab paranduskande ja sisestab selle SAPi. peale dokumendi saamist kahe

tööpäeva jooksul

9.3. Nõuete ja kohustuste aastainventuur

9.3.1. Nõuete ja kohustuste inventuuri

läbiviimine X

Keskus viib läbi nõuete ja kohustuste aastainventuuri. Inventuuri tulemustest

teavitab Keskus Asutust, saates Asutusele kontode analüütilised nimekirjad. Keskuse töökorras määratud

tähtajal ja mittehiljem kui

15.märtsiks

9.3.2. Nõuete ja kohustuste inventuuritulemuste

kontrollimine X Asutus vaatab Keskuse poolt saadetud inventuuridokumendid läbi ja esitab

vajadusel omapoolsed märkused, selgitused ja ettepanekud. esimesel võimalusel peale

Keskuselt info saamist

9.3.2 Inventuuritulemuste arvessevõtmine

X

Keskus võtab arvesse inventuuri tulemused ja teeb vajalikud parandused ja

reguleerimiskanded SAPis.

Seoses aastaaruande tähtaegse

koostamisega määratud

tähtaegadel

10. Aruanded

10.1. Saldo- ja makseandmik

10.1.1 Saldoandmiku kontrollimine ja esitamine X

Keskus kontrollib saldoandmiku SAPis ja impordib selle saldoandmike

infosüsteemi.

kord kuus järgmise kuu

25.kuupäevaks

10.1.2 Saldode võrdlus teiste tehingupartneritega X

Keskus võrdleb saldosid teiste tehingupartneritega ning vajadusel teeb

paranduskanded SAPi ja saldoandmike infosüsteemi.

kvartaalselt

10.1.3 Makseandmiku esitamine X

Keskus impordib igakuiselt makseandmiku saldoandmike infosüsteemi. Kord kuus järgmise kuu 25.

kuupäevaks

10.2. Majandusaasta aruanne

10.2.1 Raamatupidamise aastaaruande

koostamine ja esitamine audiitorile X

Keskus koostab Riigi Registrite ja Infosüsteemide Keskuse majandusaasta

aruannete infosüsteemis Asutuse raamatupidamise aastaaruande projekti.

Vajadusel küsib Keskus Asutuselt selle koostamiseks lisaselgitusi.

auditeerimise alguseks või

vastavalt audiitorbürooga

kokkulepitud tähtajal

10.2.2 Audiitori küsimustele vastamine X

Keskus annab Asutuse audiitorile auditi ajal raamatupidamisalast infot. auditeerimise perioodil

10.2.3 Aasta lõpetamiskannete tegemine X

Keskus teeb vajalikud aasta lõpetamiskanded. auditeerimise perioodil

10.2.4 Tegevusaruande koostamine X

Asutus koostab tegevusaruande. auditeerimise alguseks

Sularahakassa inventuur

LK 10 / 32

Tegevuse nimetus Kes-

kus

Asu-

tus

Muu Tegevuste kirjeldus Tähtaeg Märkused

10.2.7 Bilansivälise informatsiooni koondamine ja

edastamine

X

Asutus koondab info bilansiväliste kontode kohta ja edastab selle Keskusele

e-posti teel. Vastavalt vajadusele lisab Asutus täiendava info, mida pole

vormil ette antud, aga tuleks hinnaguliselt tingimusliku või siduva nõude või

kohustusena aastaaruandes kajastada.

hiljemalt järgmise aasta

15.märtsiks

Soovituslik vorm 10 Bilansiväline informatsioon

10.2.8 Bilansivälise informatsiooni vastuvõtmine

ja kannete sisestamine SAP-i X

Keskus võtab vastu ja töötleb Asutuse informatsiooni bilansiväliste kontode

kohta ning kajastab bilansivälise info saldoandmike infosüsteemis ja

aastaaruandes.

hiljemalt järgmise aasta

31.märtsiks

10.2.9 Majandusaasta aruande kokkupanek,

allkirjastamine ja esitamine X

Pärast auditeerimise lõpetamist allkirjastab Asutus majandusaasta aruande

ja esitab selle nõukogule kinnitamiseks.

peale teate saamist

audititoimingute lõpetamise

kohta

11. Arhiveerimine

11.1. Raamatupidamise paberil algdokumentide

hoidmine ja arhiveerimine X

Asutus säilitab dokumente, mida ei saa säilitada elektrooniliselt,

paberkandjal, andes need üle asutuse arhiivi vastavalt asutuse dokumentide

säilitamise korrale.

Vastavalt kehtestatud

arhiveerimise korrale

Keskus paberdokumente ei vormista. Dokumendid

säilitatakse eAK-s, RTIPis, RTK DHSis või Keskuse

võrgukettal.

11.2. Raamatupidamise elektrooniliste

algdokumentide hoidmine ja arhiveerimine

X X

Asutus säilitab iseseisva infosüsteemi andmed ja korraldab CompuCashi

andmete säilimise kuni 7 aasta jooksul peale majandusaasta lõppu. Asutus

säilitab raamatupidamise algdokumente üldjuhul 7 aastat, kui seadus, muu

õigusakt või töökord ei nõua nende pikemaajalisemat säilitamist, säilitades

ka kinnitusringi ja dokumentidele märgitud koodide andmed ning

võimaldades nende printimist vastavalt vajadusele. Keskus säilitab SAPis,

RTIPis, Keskuse DHSis ja võrgukettal olevat informatsiooni ning korraldab

eAK dokumentide säilitamise vastavalt kehtestatud korrale.

Vastavalt kehtestatud

arhiveerimise korrale

12. Volitused esindamiseks

Asutuse esindamine

raamatupidamisalastes toimingutes

X

Keskus esindab Asutust teiste isikute või riigiasutuste ees

raamatupidamisalastes küsimustes, sh teeb Asutuse nõuete ja kohustuste

võrdlused lepingupartneritega, Maksu-ja Tolliametiga ning muude

Asutustega, kellele esitatakse Asutuse aruandlust, annab andmeid ja

selgitusi aruannete kontrollimisega seoses Asutuse audiitorile.

Vastavalt vajadusele

Asutus võib anda esindamise volitusi Keskusele

vastavalt täiendavale vajadusele.

LK 11 / 32

Tunnuste ja muu informatsiooni lisamine finantsarvestuse alusdokumentidele

Jrk nr Tunnus Keskus Asutus

1 Raamatupidamiskonto X

2 Tehingupartner X

3 Tegevusala

4 Allikas X

5 Rahavoo kood X

6 Eelarve liik

7 Toetus X

8 Eelarve konto

9 Eelarveüksus

10 Kuluüksus

11 Tuluüksus

12 Asutus

13 PS-element X

14 Kulukoht/ressurss X

15 Koolitussündmus X

16 Lähetuse number X

17 Vara kaardi number X

18 Täpsustav määrang X X

19 Käibemaksu kood X X

Lisa 1.1.

Tunnuste ja muu informatsiooni lisamine finantsarvestuse alusdokumentidele

Märkused

Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 1

Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 2

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati 08203

Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 4

Vastavalt riigi raamatupidamise üldeeskirja lisale 5

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati null

Välistoetuste ja kodumaiste toetuste saamise ja

kasutamise korral

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt seotud

raamatupidamiskontoga

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati EMSP

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt seotud

kulukohaga

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati TMSP

Jäetakse täitmata, SAPis automaatselt alati MSP

Projekti kood e struktuurelement (wbs-element)

vastavalt asutuse kuluarvestusüsteemile, seotakse

automaatselt kuluüksuste, tegevusala, tuluüksuse ning

eelarveüksusega

Keskus avab varakaardid varade wbs-elemendi kaudu

Lepingu nr, projekti nimetus, kk number, inimese nimi,

auto number, määratakse kokkuleppel asutusega

Vajadusel Keskus muudab SAP-is pargitud dokumendil,

asutus annab reeglid või määrab üksikjuhtumil, kas

tegemist on käibega või sisendkäibemaksuga või

käibemaksukuluga

Esildis müügiarve koostamiseks ja väljastamiseks Vorm 1

Asutus:

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Füüsilise isiku ees- ja

perenimi / juriidilise

isiku nimi

Registrikood Arve

edastamiseks

kasutatav e-

posti aadress

Nimetus Periood Hind Kogus KM % Neto-

summa

Arve

summa

Müügiüksus Kulukoht/

ressurss

PS-

element

Toetus

Koostas:

nimi:

Ametikoht:

kuupäev:

Andmed kliendi kohta Andmed osutatud teenuse kohta

Asutus:

Teatis toetuse saamise kohta

Dokumendi nr.

Kuupäev:

Jrk.nr. Toetuse andja või

vahendaja nimetus

Tehingu-

partneri kood

Toetuse nimetus Toetuse kood

SAP-is*

1

2

3

Koostas:

nimi:

kuupäev:

*Kood on maksimaalselt 20-kohaline.

Kood algab 8-ga, kui toetus on kodumaine (näiteks Kultuurkapitalilt).

Kood algab 1-ga, kui see on Eesti riigi rakendusüksuse kaudu vahendatav EL struktuuritoetus, 5-ga Norra riigi programmi toetus, 6-ga Šveitsi riigi programmi toetus, 9-ga otse saadud välistoetus.

Koodi algus eelpool viidatud number + asutuse tunnus MSG + sidekriips, näiteks 8MSV-

Edasi järgneb asutuse poolt pandud tunnus (akronüüm vms). Täpitähti, tühikuid, kirjavahemärke ei kasutata.

Vorm 2

Laekuv summa

ja valuuta

Eeldatav

laekumise

kuupäev

Märkused

Kood algab 1-ga, kui see on Eesti riigi rakendusüksuse kaudu vahendatav EL struktuuritoetus, 5-ga Norra riigi programmi toetus, 6-ga Šveitsi riigi programmi toetus, 9-ga otse saadud välistoetus.

Edasi järgneb asutuse poolt pandud tunnus (akronüüm vms). Täpitähti, tühikuid, kirjavahemärke ei kasutata.

Kood algab 1-ga, kui see on Eesti riigi rakendusüksuse kaudu vahendatav EL struktuuritoetus, 5-ga Norra riigi programmi toetus, 6-ga Šveitsi riigi programmi toetus, 9-ga otse saadud välistoetus.

Asutus:

Teatis toetuste tagastamise kohta

Dokumendi nr.

Kuu:

Aasta:

Tegevusala:

Allikas:

Jrk.nr. Toetuse andja

nimetus

Tehingu-

partneri kood

Toetuse nimetus Toetuse kood

SAP-is

Andmed

laekumise kohta

(summa, valuuta,

kuupäev, konto)

1

2

3

Koostas:

nimi:

kuupäev:

Vorm 3

Tagastamisele

kuuluv summa

ja valuuta

Tagastamise

põhjus

Tagastamise

tähtaeg

Pangakonto

rekvisiidid

Märkused

Vorm 4

NÕUETE EBATÕENÄOLISELT LAEKUVAKS TUNNISTAMISE AKT

Asutus:

Dokumendi nr.

Koostamise kuupäev

Jrk. nr Kliendi nimi Kliendi number

SAPis Nõude summa

Nõude tekkimise

kuupäev

Nõude dokumendi

nr Nõude sisu

Nõude laekumise

tähtpäev

Meelde-tuletuskirja

saatmise kuupäev

Meeldetuletuskirjas

antud uus nõude

laekumise tähtpäev

Ostja vastu

esitatud

hagiavalduse või

täitemenetluse

algatamise

kuupäev

Ostjale pankroti

väljakuulutamise

või ostja

likvideerimise

kuupäev

Ebatõe-

näoliseks

tunnistatud

nõude

summa

Täiendavad

märkused

1

2

3

4

5

6

7

Kokku

Koostaja:

Nimi

Ametikoht

Kuupäev

NÕUETE LOOTUSETUKS TUNNISTAMISE AKT Vorm 5

Kinnitan:

Kuupäev:

Asutus:

Dokumendi nr.

Koostamise kuupäev

Jrk. nr Kliendi

nimi

Kliendi

number

SAPis

Nõude

summa

Nõude

tekkimise

kuupäev

Nõude

sisu

Nõude

laekumise

tähtaeg

Nõude

ebatõenäoliseks

tunnistamise akti

number ja

kuupäev

Lootusetuks

tunnistatud

nõude summa

Nõude

lootusetuks

tunnistamise

põhjus

Märkused

1

2

3

4

5

6

7

Kokku

Koostaja:

Nimi

Ametikoht

Kuupäev

Asutuse nimi: KINNITAN:

/kuupäev/

Kuu-

päev

Koht/riik/t

arnija

Summa

käibe-

maksuta

Käibe-

maks

Kulu

kokku

Kulu

nimetus

Raamatup

idamislik

kulukonto

Kulukoht Projekti

kood

Kokku

summa

/allkiri/

allkiri

Maksed kaardiga perioodi jooksul:

Aruandev isik:

Andmed kontrollis:

PANGAKAARDIGA TASUTUD KULUDE ARUANNE

Kasutaja nimi:

Ametinimetus:

Kaardi 4 viimast

numbrit:

Aruande periood:

Vorm 6

Toetuse

kood

Asutus:

E-riigikassa kontode kasutajaõiguste taotlus

Dokumendi nr.

Koostamise kuupäev

Jrk nr Töötaja ees- ja

perekonnanimi Isikukood

e-posti

aadress

Kontakt-

telefoni

number

e-riigikassa

pangakonto

number

1

2

3

4

5

6

7

8

Koostaja:

(nimi, ametikoht, kontaktandmed)

Vorm 7

Roll (kas

aruanded või

konto

väljavõte)

Volituste

kehtivuse

algus-kuupäev

Volituste

kehtivuse lõpu-

kuupäev

Teatis arvestusobjektide muutmiseks

Asutus

Dokumendi nr.

Koostamise kuupäev

Kuluüksus Ressurss

(kulukoht) WBS (projekt) Toetus (Grant)

Vähendada:

Suurendada:

Viide parandatavale dokumendile:

Täiendav selgitus paranduse põhjuse kohta:

Koostaja:

(nimi, ametikoht, kontaktandmed)

Vorm 8

Konto Summa

Asutus Vorm 9

Teatis vara arvele võtmiseks

(lõpetamata ehituse korral)

Kuupäev

Vara nimetus

Lõpetamata ehituse PS-elemendi kood

Lõpetamata ehituse maksumus

Vara nimetus

Olemasoleva vara kood 2

Olemasoleva vara allahinnatav osa 2

Kasulik eluiga (aastates) 1

Kuluüksus, kuhu kantakse kulum

1 Kui parendus liidetakse olemasolevale varale, märkida vara järelejäänud eluiga peale parendamist

2 Juhul kui tehti arendusi/parendusi olemasolevale varale

Koostaja

Nimi

Ametikoht

Kuupäev

Vorm 10

Bilansiväline informatsioon 201X.a aastaaruandes

Asutuse nimi:

Pikaajalised kohustused

Laenud (bilansis kontorühm 2081, 2581)

konto 910010

91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Kapitalirent (bilansis kontorühm 2082, 2582)

konto 910020

91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Faktooring (bilansis kontorühm 2083, 2583)

konto 910030

91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0

0

0

0

Antud garantiid

konto 911000

91 92 93 94 95 96 kokkuTehingupartner TP kood

garantiilepingu järgi

garantiikohustuse

sisu

lõpptähtaeg

Garantiikohustus järelejäänud tähtaja järgi (eurodes) rv 91-96

kokkuTehingupartner TP kood faktooringu sisu lõpptähtaeg antud garantiid,

tagatised

kui on tagatisena

panditud põhivara,

siis selle

soetusmaksumus

panditud põhivara

soetusmaksumuse

konto number

(kontorühm 923)

kui on tagatisena

panditud põhivara,

siis selle kogunenud

kulum

panditud põhivara

kulumi konto

number

(kontorühm 923)

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokkuTehingupartner TP kood vara nimetus kapitalirendi

lõpptähtaeg

kapitalirendile võetud

vara soetusmaksumus

konto number

kontorühmas 921

kapitalirendile

võetud vara

kogunenud kulum

konto number

kontorühmas 921

varale määratud

kasutusiga

aastates

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokkuTehingupartner TP kood laenu sisu

laenu

tagasimakse

lõpptähtaeg

laenu tagatis

kui on tagatisena

panditud põhivara,

siis selle

soetusmaksumus

panditud põhivara

soetusmaksumuse

konto number

(kontorühm 923)

kui on tagatisena

panditud põhivara,

siis selle kogunenud

kulum

panditud põhivara

kulumi konto

number

(kontorühm 923)

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

0

0

0

0

0

Toetuste andmise nõuded ja saamise kohustused

konto 911010 ja 912010

kui samasisulisi toetuse nõudeid ja kohustusi on palju, siis ei ole vaja andmeid esitada asutuste lõikes, vaid TP koodide lõikes

91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0

0

0

Muud sõlmitud hankekohustused ja muud kohustused

konto 911020 ja 911090

91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0

0

Kohtuasjadega seotud kohustused

konto 911080

91 92 93 94 95 96

0

0

0

Võetud rendikohustused

konto 911030

Tehingupartner 91 92 93 94 95 96

Tehingupartner TP kood kohtuasjadega

seotud kohustused

orienteeruv

kulutuste

tegemise aasta

konto number

(911080)

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokku

kokkuTP kood renditud vara

nimetus

renditud ruumide

pind m2

lõpptähtaeg,

etteteatamistähtaeg,

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokku

Tehingupartner TP kood

ehitus- või

rekonstrueerimis-

tööde nimetus,

soetatava põhivara

nimetus (mis ei

kajastu bilansis), sh

võetud

kaasfinantserimi-se

kohustused

lõpptähtaeg konto number (kas

911020 või 911090)

Tasumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokku

Tehingupartner TP kood

toetuse andmise

nõude või toetuse

saamise kohustuse

sisu (mis eesmärgil

toetust antakse või

saadakse)

lõpptähtaeg allikakood konto (kas 911010

või 912010)

Toetuste saamise või andmise summad (eurodes) rv 91-96

0

0

0

0

Nõuded rendile antud varadelt

konto 912030

Tehingupartner 91 92 93 94 95 96

0

0

0

0

0

0 0 0,00

Tähtajaks tasumata kohustused konto 913000 – Laenukohustused (kontogrupid 208, 258)

Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa

konto 913010 – Võlad hankijatele (kontogrupid 201, 250)

Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa

konto 913020 – Võlad töötajatele (kontogrupp 202)

Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa

konto 913030 – Maksukohustused (kontogrupp 2030)

Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa

konto 913090 – Muud kohustused (kontogrupp 203, 253, v.a maksukohustused)

Tehingupartner TP kood kohustuse sisu maksetähtaeg summa

Laekumisele kuuluvad summad (eurodes) rv 91-96

kokku konto number

(kontorühm 922)

kasutusele antud

vara kogunenud

kulum

konto number

(kontorühm 922) TP kood

rendile antud vara

nimetus

rendile antud

ruumide pind m2,

kasutusvaldusess

e antud maa ha

lõpptähtaeg,

etteteatamistähtaeg,

kasutusele antud

vara

soetusmaksumus

RTK ja Sihtasutuse Eesti

Vabaõhumuuseum vaheline

tugiteenuste osutamise kokkulepe nr 1-5/23/74-1

Sihtasutus Eesti Vabaõhumuuseum, registrikood 90012585, asukoht Vabaõhumuuseumi

tee 12, 13521 Tallinn, keda esindab juhatuse liige Tanel Veeremaa(edaspidi nimetatud Tellija

või Pool või koos Teenuseosutajaga Pooled)

ja

Riigi Tugiteenuste Keskus, registrikood 70007340, asukoht Lõkke 4, 10122 Tallinn, keda

esindab peadirektor Pärt-Eo Rannap (edaspidi nimetatud Teenuseosutaja või Pool või koos

Tellijaga Pooled)

ning lähtudes asjaolust, et Vabariigi Valitsus on oma 9. aprilli 2020 a. kabinetiistungil kiitnud

heaks plaani riigi sihtasutuste arvestusteenuste konsolideerimiseks Riigi Tugiteenuste

Keskusesse,

sõlmisid seoses riigihangete korraldamise teenuse lisandumisega 16.11.2021 sõlmitud

kokkuleppe nr 1-5/0475 (edaspidi Kokkulepe) uues redaktsioonis alljärgnevalt:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida Tellija ja Teenuseosutaja õiguseid ja kohustusi

tugiteenuste osutamisel ja saamisel ning teenuse tingimusi ja kvaliteeti.

1.2. Poolte õiguste ja kohustuste aluseks on Eestis kehtivad õigusaktid ja Kokkulepe koos

lisadega. Kui konkreetsest sättest ei tulene teisiti, tähendab mõiste Kokkulepe

Kokkuleppe põhiteksti koos kõikide lisadega.

1.3. Lepingu lahutamatuks osaks on RTK nõukoja poolt kinnitatud järgmised

standardtoimemudelid ja teenuse osutamise tingimused:

1.3.1. Personali- ja palgaarvestuse standardtoimemudel;

1.3.2. Riigihangete korraldamise standardtoimemudel;

1.3.3. Majandustarkvara SAP ERP administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.4. SAP aruandluskeskkonna Business Objects administreerimise teenuse osutamise

tingimused;

1.3.5. E-arvekeskuse administreerimise teenuse osutamise tingimused;

1.3.6. Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimise teenuse osutamise tingimused.

1.4. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.4.1. Lisa 1. Sihtasutuse finantsarvestuse toimemudel

2. Tugiteenused

2.1 Tugiteenust (edaspidi Teenus) osutatakse Tellijale (edaspidi ühiselt nimetatuna Teenuse

saaja) ja selle all peetakse Kokkuleppes silmas:

2.1.1 finantsarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse saajale.

Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja finantsarvestuse teostamine ning

aruandluse koostamine;

2.1.2 personali- ja palgaarvestuse teenuse osutamist koos vastava aruandlusega Teenuse

saajale. Teenuse osutamise tulemuseks on Teenuse saaja personaliandmete sisestuse

ja palgaarvestuse teostamine ning aruandluse koostamine;

2.1.3 majandustarkvara SAP administreerimist;

2.1.4 SAP aruandluskeskkonna Business Objects (edaspidi BO) administreerimist;

2.1.5 E-arvekeskuse administreerimist;

2.1.6 Riigitöötaja Iseteenindusportaali administreerimist;

2.1.7 riigihanke tugiteenust, mille raames Teenuseosutaja korraldab Tellija vajadustele

vastavaid riigihankeid, mis nõuavad riigihangete seaduse kohaselt toiminguid

riigihangete registris. Teenuseosutaja võib Tellija soovil ja Teenuseosutaja nõusolekul

korraldada ka muid riigihankeid. Teenuseosutaja ei korralda riigihankeid, mille

korraldamiseks on Vabariigi Valitsus määranud kohustusliku keskse hankija.

2.1.7.1 Riigihanke tugiteenuse eest tasutakse hankepõhiselt peale iga hankemenetluse

lõppemist. Teenuseosutaja vaatab igal aastal neljandas kvartalis hanketeenuse

maksumuse üle ja esitab vajadusel Tellijale uuendatud hinnapakkumuse.

2.2 Iga Teenuse osutamise tingimused, ulatus, toimingud ning tööjaotus Teenuseosutaja ja

Teenuse saaja vahel kirjeldatakse toimemudelites või infosüsteemide administreerimise

puhul teenuse osutamise tingimustes. Standardtoimemudelid ja nende muudatused

kinnitatakse RTK nõukoja poolt ning need jõustuvad alates kinnitamisest, va kui

kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni

standardtoimemudelitest oma kodulehel.

2.3 Teenuse osutamise kohustus laieneb ka nendele toimingutele, mis ei ole Kokkuleppes

otseselt sätestatud, kuid mis oma olemusest lähtuvalt kuuluvad Kokkuleppes nimetatud

Teenuse hulka.

3. Poolte kohustused ja õigused

3.1. Teenuseosutaja kohustub:

3.1.1. osutama Teenust hoolikalt ning professionaalselt kooskõlas oma tegevus- või

kutsealal kehtivate standardite ja heade kommetega;

3.1.2. lähtuma Teenuse osutamisel vastavat valdkonda reguleerivatest õigusaktidest,

Teenuse saaja kehtestatud juhenditest ja kordadest, kui Teenuse saaja on need

Teenuseosutajale edastanud, Teenuse saaja esitatud dokumentidest ning

Kokkuleppest;

3.1.3. läbi rääkima kõik olulised töökorralduslikud muudatused Teenuse saajaga, kui see

võib mõjutada teenuse osutamist;

3.1.4. tegutsema Teenuse osutamisel Teenuse saajale lojaalselt arvestades Teenuse saaja

huvidega ning neid huve kaitsma;

3.1.5. teavitama Teenuse saajat oma parimaid teadmisi rakendades juhul, kui Teenuse saaja

poolt Teenuse osutamiseks vajalik edastatud dokument on vastuolus õigusaktidega,

sisaldab olulisi puudusi, ei ole Teenuse osutamiseks piisavalt selge või üheselt

mõistetav, samuti juhul, kui Teenuse osutajale teadaolevalt Teenuse osutamiseks

vajalik dokument puudub või esineb muu puudus, esitades ühtlasi omapoolsed

ettepanekud puuduste kõrvaldamiseks;

3.1.6. andma Teenuse saajale asjakohast teavet kõikvõimalikes Teenuse osutamisega seotud

küsimustes (sh nõustama Teenuse osutamisega seotud küsimustes) ning võimaldama

Teenuse saaja esindajate ligipääsu Teenuse osutamisega seotud andmetele;

3.1.7. võimaldama Teenuse saajale ligipääsu juhtimisinfole ja aruandlusele veebipõhise

aruandluskeskkonna SAP BO kaudu, sh muuta olemasolevaid aruandeid või lisada

uusi aruandeid Teenuse saaja põhjendatud taotluse korral, kui vajalikud andmed on

majandustarkvarast SAP kättesaadavad;

3.1.8. vajadusel esindama Teenuse saajat teiste isikute või asutuste ees Teenusega otseselt

seotud küsimustes;

3.1.9. kõrvaldama mõistliku aja jooksul kõik Teenuse osutamise käigus tekkinud puudused;

3.1.10. hüvitama Teenuse saajale varalise kahju, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse

Teenuse mittenõuetekohase osutamise tõttu ning vajadusel esindama Teenuse saajat

kahju sissenõudmisel või vaidluste lahendamisel;

3.1.11. säilitama Teenuse osutamisega seotud andmeid vähemalt õigusaktides sätestatud või

Teenuse saajaga kokku lepitud tähtaegade vältel;

3.1.12. mitte avaldama ilma Teenuse saaja nõusolekuta kolmandatele isikutele Teenuse

osutamise käigus saadud andmeid, v.a kui nende avaldamine on õigusaktidega ette

nähtud. Andmete avaldamisel teavitab Teenuseosutaja koheselt Teenuse saajat, v.a

siis, kui teavitamine kahjustaks andmete avaldamise eesmärki;

3.1.13. töötlema temale Teenuse osutamise käigus edastatud andmeid vaid ulatuses, mis on

vajalik Teenuse osutamiseks;

3.1.14. esitama aruandeid ja andmeid ning andma selgitusi Teenuse saaja siseaudiitorile,

Riigikontrollile vm kontrolliorganile auditeerimise protseduuri ning õigusaktidest

tuleneva kontrolli läbiviimiseks, kui õigusaktidest ei tulene teisiti;

3.1.15. tagama Teenuse saajale juurdepääsu SAP testkeskkonnale Teenuse saaja

sidussüsteemide arendamisel vajaliku testkeskkonna loomiseks.

3.2. Teenuseosutajal on õigus keelduda Teenuse või selle osa osutamisest vastavas osas kuni

Teenuse saaja poolsete kohustuste täitmiseni, kui Teenuse saaja ei täida punktis 3.3.1.-

3.3.3. nimetatud kohustusi ning see takistab Teenuse osutamist.

3.3. Teenuse saaja kohustub:

3.3.1. esitama Teenuseosutajale Teenuse osutamiseks vajaliku teabe toimemudelis määratud

või Poolte esindajate poolt kokku lepitud aja jooksul ja sidekanaleid kasutades;

3.3.2. võimaldama vajaduse korral juurdepääsu Teenuse osutamiseks vajalikele

andmebaasidele ja infosüsteemidele;

3.3.3. vastama Teenuseosutaja poolt Teenuse osutamise käigus tekkinud täpsustatavatele

küsimustele;

3.3.4. informeerima viivitamata Teenuseosutajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada

Teenuse osutamise käiku;

3.3.5. läbi rääkima Teenuseosutajaga kõik muudatused Teenuse saaja juhendites ja

eeskirjades kui need on seotud teenuse osutamisega;

3.3.6. hüvitama Teenuseosutajale riigihanke tugiteenuse osutamisel vaidlustuse ja

kohtumenetlusega seotud kulud, kui vaidlustus või kaebus on esitatud riigihanke

tingimuste ja toimingute kohta, mille eest vastutab vastavalt Riigihangete korraldamise

standardtoimemudelile Tellija ja eeldusel, et need kulud on eelnevalt Teenuseosutaja poolt

Tellijaga kooskõlastatud vastavalt toimemudelile. 3.4. Teenuse saajal on õigus:

3.4.1. saada kokkuleppes nimetatud teenuseid kooskõlas kehtivate õigusaktidega ja

käesoleva kokkuleppega;

3.4.2. nõuda varalise kahju hüvitamist, kui see tekkis Teenuseosutaja poolse Teenuse

mittenõuetekohase osutamise tõttu.

3.5. Teenuse mitteosutamiseks või ebakvaliteetseks täitmiseks ei loeta teenuse katkestusi või

rikkumisi, mis on tingitud asjaoludest, mille üle Teenuseosutajal puudub kontroll

(vääramatu jõud).

3.6. Vääramatu jõud ei vabasta pooli kohustusest võtta tarvitusele kõik võimalikud abinõud

käesoleva kokkuleppe mittetäitmise või mittekohase täitmisega tekkida võiva kahju

vältimiseks või vähendamiseks.

4. Infoturve

4.1. Pooled järgivad isikuandmete töötlemisel isikuandmete kaitse seaduses toodud

andmekaitse põhimõtteid kui ka muud infoturvet reguleerivat seadusandlust.

4.2. Teenuseosutaja täidab Poolte infoturbealaseid kokkuleppeid ning kindlustab Teenuse

saaja andmete haldamisel andmete kvaliteedi, käideldavuse ja koostalitusvõime.

4.3. Teenuseosutaja vastutab tema poolt töödeldavate Teenuse saaja andmete volitamatu või

juhusliku hävimise või hävitamise kaitseks meetmete rakendamise eest.

5. Teabevahetus

5.1. Teabevahetus võib toimuda kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis (sh kirjalikult

või elektrooniliselt). Teave tuleb esitada samas vormis kui see on küsitud, kui teine Pool

ei ole täpsustanud, millises vormis vastust ta soovib.

5.2. Teadete edastamine toimub üldjuhul e-posti, posti, e-arve süsteemi, DHS, RTIP või muu

selleks sobiva infosüsteemi teel.

5.3. Pool vastab teise Poole esitatud küsimusele, järelepärimisele, teabe nõudmisele vms

võimalikult kiiresti, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul arvates küsimisest. Pooled

võivad vastamiseks kokku leppida muu tähtaja.

5.4. Kokkuleppega seotud teated edastatakse teisele Poolele asutuse üldkontakti ja asutust

RTK nõukojas esindava liikme kaudu.

5.5. Teenuseosutaja kontaktisikud, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuseosutaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe

muutmise, lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku

taasesitamist võimaldaval viisil.

5.6. Teenuse saaja kontaktisikuks, kellel on õigus anda Kokkuleppega seotud nõusolekuid

ja volitusi ning teha Teenuse saaja nimel muid toiminguid peale Kokkuleppe muutmise,

lepitakse kokku käesoleva Kokkuleppe Lisades või muul kirjalikku taasesitamist

võimaldaval viisil.

6. Vaidluste lahendamine

Kõik Kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse poolte vahel

läbirääkimiste teel ja Kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused

Teenuseosutaja nõukojas, kuhu kuulub ka Tellija esindaja.

7. Kokkuleppe kehtivus ja muutmine

7.1. Kokkulepe jõustub alates leppe allkirjastamisest. Riigihangete korraldamise teenuse

osutamisega alustatakse alates 01.04.2023.

7.2. Kokkulepe on sõlmitud tähtajatult.

7.3. Käesoleva Kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis,

kui Kokkuleppes ei ole ette nähtud teisiti.

7.4. Standardtoimemudelid ja teenuse osutamise tingimused ning nende muudatused

kinnitatakse RTK nõukoja poolt ning need jõustuvad alates kinnitamisest, va kui

kinnitamise otsuses on märgitud teisti. Teenuseosutaja avaldab kehtiva versiooni

standardtoimemudelitest ja teenuse osutamise tingimustest oma kodulehel.

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

Tanel Veeremaa Pärt-Eo Rannap

Juhatuse liige Peadirektor