Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja

kontrollisüsteemi audit

Audit nr JKS-2/2025

Lõpparuanne

29.10.2026

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

2

Auditi lõpparuanne edastatakse:

Hr Urmo Merila, Riigi Tugiteenuste Keskus;

Pr Anu-Maaja Pallok, Riigi Tugiteenuste Keskus;

Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus.

LÜHIÜLEVAADE

Auditi eesmärk oli hinnata Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) tulemuslikku toimimist projektide valikul.

Hinnangu andmisel tuginesid Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna audiitorid auditi käigus kogutud tõendusmaterjalidele ning auditi tulemusena tehtud tähelepanekutele.

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemusena jõudsid audiitorid järeldusele, et Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku JKS toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud (kategooria 21).

Positiivsena toovad audiitorid välja, et projektide valiku menetlus on üles ehitatud mitmeetapilisena, hõlmates taotluste tehnilise abikõlblikkuse kontrolli, kvaliteedihindamist ning seirekomitee otsustust. Projektide valiku protsess, hindamise alused ja otsustamise etapid on programmi dokumentides kirjeldatud ja avaldatud, mis toetab menetluse läbipaistvust ning taotlejate teavitamist valikumenetluse põhimõtetest.

Samas tuvastasid audiitorid puudusi kontrollide läbiviimisel ja dokumenteerimisel. Parandamist vajavad eelkõige Läti partnerite karistusandmete ja tagasinõuete kontroll, huvide konflikti vältimise kontrollimeetmed ning projektide valiku menetluse kontrolljälg. Nimetatud puudused ei seadnud kahtluse alla projektide valiku JKS-i üldist toimivust, kuid näitavad vajadust täpsustada kontrollimeetmeid ja nende dokumenteerimise nõudeid.

Arvestades, et käesoleva programmiperioodi taotlusvoorud on lõppenud, on juhtimis- ja kontrollisüsteemi täiendamisele suunatud soovitused rakendatavad järgmise programmiperioodi ettevalmistamisel.

Auditi käigus tehti 3 olulist ja 1 väheoluline tähelepanek. Finantsmõjuga puudusi auditi käigus ei tuvastatud. Põhinõuetele antud hinnangud on toodud aruande B-osas ning hinnangute koondtabel aruande lisas 1.

Auditi käigus tehti järgmised olulised2 tähelepanekud:

Oluline tähelepanek nr 2.1 – Partnerite karistusandmete kontroll ei ole ühetaoline ega piisav.

Oluline tähelepanek nr 2.2 – Huvide konflikti vältimise kontrollimeetmed ei ole piisavad.

Oluline tähelepanek nr 2.3 – Kontrolljälg projektide valiku menetluses on puudulik.

Lisaks on aruande B-osas toodud auditi tulemusena tehtud väheoluline tähelepanek.

1 kategooria 1 – JKS toimib hästi. Parandusi pole vaja või on vaja vaid vähesel määral; kategooria 2 – JKS toimib. Mõningad parandused on vajalikud; kategooria 3 – JKS toimib osaliselt. Olulised parandused on vajalikud; kategooria 4 – JKS olulises osas ei toimi. 2 Olulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad süsteemset viga), mis mõjutavad oluliselt auditeeritava asutuseülesannete täitmist. Olulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt kiiret reageerimist ja tähelepanekutes viidatud puuduste lahendamist. Väheolulised tähelepanekud on tähelepanekud, mis viitavad auditeeritava asutuse juhtimis- ja kontrollisüsteemides esinevatele puudustele (nt sisaldavad juhuslikku viga), mis ei mõjuta oluliselt auditeeritava asutuseülesannete täitmist. Väheolulised tähelepanekud nõuavad auditeeritava asutuse juhtkonnalt reageerimist.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

3

Audit on läbi viidud kooskõlas ülemaailmsete siseauditi standarditega.

Auditi lõpparuanne avalikustatakse Rahandusministeeriumi koduleheküljel.

Auditi töörühm tänab Riigi Tugiteenuste Keskuse töötajaid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest auditi läbiviimisel.

Kinnitame lõpparuande 24 leheküljel.

Auditi eest vastutav isik: Auditi juht:

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Ailen Vali Marten Janno

Finantskontrolli osakonna Finantskontrolli osakonna I auditi talituse juhataja I auditi talituse juhtivaudiitor

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

4

SISUKORD

LÜHIÜLEVAADE ..................................................................................................................................................... 2

SISUKORD ............................................................................................................................................................. 4

A - OSA .................................................................................................................................................................. 5

1. KOKKUVÕTE AUDITI LÄBIVIIMISEST ........................................................................................................ 5

2. TAUSTINFO ....................................................................................................................................... 7

B-OSA .................................................................................................................................................................. 10

TÄHELEPANEKUD .................................................................................................................................. 10

Oluline tähelepanek 2.1 – Partnerite karistusandmete kontroll ei ole ühetaoline ega piisav ................................... 10

Oluline tähelepanek 2.2 – Huvide konflikti vältimise kontrollimeetmed ei ole piisavad ........................................... 13

Oluline tähelepanek 2.3 – Kontrolljälg projektide valiku menetluses on puudulik .................................................... 16

Väheoluline tähelepanek 2.4 – Projektipartnerite tagasinõuete kontrollimisel esineb puudusi ............................... 19

LISA 1 – KOONDHINNANG AUDITEERITAVA ASUTUSE JKS-ILE ........................................................................... 22

LISA 2 – AUDITI ULATUSES OLEVAD HINDAMISKRITEERIUMID ............................................................................. 23

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

5

A - OSA

1. Kokkuvõte auditi läbiviimisest

Auditi läbiviimise alus

- Perioodi 2021—2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus § 42 lg 2;

- Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna 2025. aasta tööplaan.

Auditi läbiviija(d) Auditi töörühma kuulusid Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna I auditi talituse juhtivaudiitor Marten Janno (auditi juht), II auditi talituse juhtivaudiitor Pilleriin Masing ja audiitor Kadri Kustola-Vaikla. Auditi eest vastutav isik on Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna I auditi talituse juhataja Ailen Vali.

Auditi toimingute läbiviimise aeg

Audit viidi läbi ajavahemikul 14.02.2025. a kuni 29.10.2026. a.

Auditi ulatus Auditi tulemusena antakse hinnang Eesti-Läti programmi projektide valiku juhtimis- ja kontrollisüsteemi (edaspidi JKS) tulemuslikule toimimisele Riigi Tugiteenuste Keskuses. Hinnangu andmiseks analüüsiti ning testiti JKS-i vastavust järgmistele põhinõuetele3:

- Põhinõue 2: tegevuste asjakohased valikukriteeriumid ja -menetlused (hindamiskriteeriumid 2.1, 2.2, 2.3, 2.4, 2.5 ja 2.64);

- Põhinõue 3: toetuse saajate asjakohane teavitamine valitud tegevuste toetamise suhtes kohaldatavatest tingimustest (hindamiskriteerium 3.2).

Auditi üldkogumi moodustasid 2. ja 3. taotlusvooru projektid.

Läbiviidud auditi toimingud

Auditi eesmärgi saavutamiseks viisid audiitorid läbi järgmised auditi toimingud:

- kaardistati projektide valiku protsessis osalevate osapoolte tööprotseduurid ning analüüsiti nende vastavust Euroopa Liidu ja riigisisestes õigusaktides ning programmi käsiraamatutes sätestatud nõuetele;

- testiti projektide valiku protsessi toimimist, sealhulgas taotluste vastavuskontrolli, sisulise hindamise ja otsustusprotsessi läbiviimist;

- testiti huvide konflikti ennetamise ja tuvastamisega seotud kontrollide toimimist projektide valiku protsessis, hõlmates nii sekretariaadi kui ka seirekomitee tasandit;

- hinnati projektide valiku protsessi läbipaistvust ja dokumenteeritust; - viidi läbi intervjuu eesmärgiga täpsustada Eesti-Läti programmi protseduure ja

protsesse; - hinnati eeltoodud toimingute tulemuste põhjal projektide valiku protsessi vastavust

põhinõuete hindamiskriteeriumidele.

Auditi läbiviimisel lähtuti Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakonna väljatöötatud „Programmperioodi 2021—2027 ühtekuuluvusfondide rakendamise juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditeerimise käsiraamatus“ sätestatud metoodikast.

Valimi moodustamine

Eesti-Läti programmi projektide valiku juhtimis- ja kontrollisüsteemi toimimise testimiseks moodustati valim.

3 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/1060 ning EK poolt välja töötatud juhendmaterjalile „Methodological note for assessment of management and control systems in the member state“ (CPRE_23-0007-01).

4 Hindamiskriteeriumite selgitused on esitatud käesoleva aruande lisas 2.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

6

Audiitorid moodustasid käesoleva JKS auditi üldkogumi ning valisid testitavad projektid professionaalsest hinnangust ja auditi eesmärgist lähtudes.

Üldkogum koostati avatud taotlusvoorude raames esitatud projektide põhjal, mis võimaldab hinnata programmi tavapärast projektide valiku menetlust. Eesti-Läti programmis on programmperioodil 2021–2027 läbi viidud kolm avatud taotlusvooru.

Käesoleva auditi testitav üldkogum koostati 2. ja 3. taotlusvooru projektide põhjal. Esimene taotlusvoor jäeti üldkogumist välja, kuna see toimus varasemal ajaperioodil ega kajasta enam kõige ajakohasemat projektide valiku praktikat. Seetõttu pidasid audiitorid asjakohaseks keskenduda hilisematele taotlusvoorudele.

Teises taotlusvoorus esitati 30 taotlust, mis hõlmasid kõiki nelja programmi prioriteeti. Neist kaks taotlust ei läbinud kvaliteedikontrolli ning seitse projekti jäeti seirekomitee otsusega rahastamata. Selle tulemusena valiti välja 21 projekti.

Kolmandas taotlusvoorus esitati 38 taotlust. Neist kaks taotlust ei läbinud kvaliteedikontrolli ning 14 projekti jäeti seirekomitee otsusega rahastamata. Seega valiti välja 22 projekti. Kolmandas taotlusvoorus ei esitatud ühtegi taotlust 4. prioriteedi („Ligipääsetavam ja jätkusuutlikum piiriülene turismikogemus“) raames.

Üldkogum koostati kõikide 2. ja 3. taotlusvoorus esitatud projektide kohta, sealhulgas projektide kohta, mis ei osutunud valituks. Seega moodustas üldkogum kokku 68 projekti. Auditi testitava üldkogumi ühikuks on projekt.

Valimi moodustamisel lähtuti eesmärgist saada piisav ülevaade projektide valiku protsessi toimimisest erinevates olukordades. Audiitorite kutsealasest otsustusvõimest lähtudes koostati mittestatistiline valim arvestades järgmiste kriteeriumitega:

- valimisse kaasatakse projektid nii 2. kui ka 3. taotlusvoorust; - valim hõlmab projekte erinevatest programmi prioriteetidest, et hinnata protsessi

toimimist erinevates valdkondades; - valimisse kaasatakse nii projektid, mille hindamise viis läbi üksnes ühine

sekretariaat kui ka projektid, mille hindamisse kaasati täiendavalt väliseksperte; - valimisse kaasatakse vähemalt üks projekt, mis ei saanud rahastust; - valim hõlmab projekte, mille puhul esinesid erinevad seisukohad menetluse käigus

(nt Eesti ja Läti esindajate vahel); - valimisse kaasatakse projekt, mille puhul kõik osapooled olid otsuse suhtes samal

seisukohal; - valimisse kaasatakse suurima eelarvega projekt; - valim katab vähemalt 5% üldkogumist.

Lähtudes valimi moodustamise põhimõtetest on JKS käigus testitavate ühikute hulk 4, mis moodustab üldkogumist 5,9%. Projektid, mida auditi käigus testiti, on järgmised:

- projekt nr EE-LV00111 MooseBelt; - projekt nr EE-LV00143 Riverways II; - projekt nr EE-LV00216 Library 2.0; - projekt nr EE-LV00253 Hack the border.

Õiguslik raamistik ja olulisemad

- Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) nr 2021/10605 (edaspidi ÜSM);

5 Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1060, 24. juuni 2021, millega kehtestatakse ühissätted Euroopa Regionaalarengu Fondi, Euroopa Sotsiaalfond+, Ühtekuuluvusfondi, Õiglase Ülemineku Fondi ja Euroopa Merendus-, Kalandus- ja Vesiviljelusfondi kohta ning nende ja Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi, Sisejulgeolekufondi ning piirihalduse ja viisapoliitika rahastu suhtes kohaldatavad finantsreeglid.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

7

dokumendid, millele tugineti

- Euroopa parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/10586; - Euroopa parlamendi ja Nõukogu määrus (EL) 2021/10597 (edaspidi Interreg

määrus); - Euroopa parlamendi ja Nõukogu määrus (EL, Euratom) 2024/25098 (edaspidi

finantsmäärus); - Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakendamise seadus9 (edaspidi ÜSS); - Interreg VI-A Eesti–Läti programm 2021–2027; - Juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjeldus10 (edaspidi JKK); - Eesti–Läti programmi seirekomitee töökord11 (edaspidi seirekomitee töökord); - Käsiraamatud12:

o käsiraamat 2. taotlusvooru kohta; o käsiraamat 3. taotlusvooru kohta.

Auditeerimise standardid

Ülemaailmsed siseauditi standardid (IIA).

Piirangud Auditi läbiviimisel piiranguid ei esinenud. Audiitorid tuginesid auditi käigus esitatud andmetele ning muule suulisele ja kirjalikule teabele, mis olid piisavad auditi eesmärgis toodud hinnangu andmiseks. Täiendava, audiitoritele mitteesitatud või mitteteadaoleva informatsiooni korral oleksid audiitorite järeldused võinud olla teistsugused.

Järeltoimingud Auditeeritaval tuleb arvestada auditi aruande B-osas esitatud tähelepanekute ja soovitustega. Soovituste rakendamise osas annab Riigi Tugiteenuste Keskus tagasisidet e- kirja vahendusel. Lõpliku hinnangu soovituste elluviimisele annab auditeeriv asutus. Vajadusel viiakse läbi järelaudit.

2. Taustinfo

Auditeeritava üldinfo

Vastavalt ÜSS-i § 34 lõigetele 2 ja 3 täidab Riigi Tugiteenuste Keskus Eesti–Läti programmis nii korraldusasutuse kui ka ühise sekretariaadi ülesandeid.

Eesti-Läti programmi projektide valiku menetluse üldine raamistik on sätestatud programmi käsiraamatu 6. peatükis ning seirekomitee töökorras.

Programmi juhtimis- ja kontrollisüsteemi kirjelduse punkti 1.3.4 kohaselt on programmis tagatud ülesannete jaotus eri programmi asutuste vahel. Sama punkti kohaselt vastutab korraldusasutus funktsioonide lahususe põhimõtte järgimise eest programmi rakendamisel. Projektide valiku menetluse seisukohalt on asjakohased eelkõige korraldusasutuse, ühise sekretariaadi ja seirekomitee rollid.

6 Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1058, 24. juuni 2021, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondi ja Ühtekuuluvusfondi. 7 Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus (EL) 2021/1059, 24. juuni 2021, mis käsitleb Euroopa Regionaalarengu Fondist ja välistegevuse

rahastutest toetatava Euroopa territoriaalse koostöö eesmärgi (Interreg) erisätteid. 8 Euroopa parlamendi ja nõukogu määrus (EL, Euratom) 2024/2509, 23. september 2024, mis käsitleb liidu üldeelarve suhtes kohaldatavaid finantsreegleid. 9 Perioodi 2021–2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide rakendamise seadus (ÜSS), redaktsiooni jõustumise kpv 01.01.2024. Kättesaadav: https://www.riigiteataja.ee/akt/111032022001?leiaKehtiv. Vastavat ÜSS § 1 lõikele 3 kohaldatakse Interregi programmide elluviimisel ÜSS-i 1. ja 3. peatükis sätestatut. 10 Description of management and control systems 2021-2027, Interreg VI-A Estonia–Latvia, 23.10.2023. 11 Rules of procedure of the monitoring committee of the interreg VI-A – Estonia-Latvia programme for the period 2021-2027. 12 Programmi käsiraamatud esimese, teise ja kolmanda taotlusvooru ning eeldefineeritud projektide kohta.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

8

Auditeeritava ülesanded

Käesoleva auditi kontekstis on asjakohased eelkõige Eesti–Läti programmi projektide valiku menetlusega seotud ülesanded. Programmi käsiraamatu 6. peatüki kohaselt hõlmab projektide valiku menetlus kohustuslikke eelkonsultatsioone, taotluste esitamist infosüsteemis Jems13, tehnilist abikõlblikkuse kontrolli ja taotluse esmast sisulist kontrolli, kvaliteedihindamist, seirekomitee otsust ning sellele järgnevat lepingute sõlmimise etappi.

JKK peatüki 2.1.2 kohaselt on ühise sekretariaadi ülesanneteks taotlejate ja projektipartnerite nõustamine, taotlusvoorude korraldamine, taotluste kontrollimine, kvaliteedihindamise läbiviimine, seirekomitee töö korraldamine ning toetuslepingute ja nende muudatuste ettevalmistamine. Sama punkti kohaselt teeb ühise sekretariaadi töö üle järelvalvet korraldusasutus.

Programmi käsiraamatu peatüki 6.3.1 kohaselt viib ühine sekretariaat pärast taotluse esitamist läbi tehnilise abikõlblikkuse kontrolli ning taotluse esmase sisulise kontrolli. Selles etapis kontrollitakse muu hulgas taotlejate ja partnerite abikõlblikkust, nõutud dokumentide olemasolu, partnerite finantsvõimekust, maksuvõlgade puudumist, tagasinõuete puudumist, projekti vastavust Euroopa Liidu ja riigisisestele õigusaktidele ning seda, kas projekt ei dubleeri käimasolevaid või lõpetatud projekte. Kui puudused on kõrvaldatavad, antakse juhtpartnerile tähtaeg nende kõrvaldamiseks. Kui taotlus tehnilise kontrolli nõuetele ei vasta, teeb korraldusasutus otsuse taotluse rahuldamata jätmise kohta.

Programmi käsiraamatu peatüki 6.3.2 kohaselt suunatakse tehnilise kontrolli edukalt läbinud taotlused kvaliteedihindamisse. Kvaliteedihindamise viib läbi ühine sekretariaat nelja silma põhimõttel ning vajaduse korral kaasatakse hindamisse väliseid eksperte. Kvaliteedihindamise tulemused vormistatakse hindamislehtedel ja esitatakse seirekomiteele projektide valikuotsuse tegemiseks.

Programmi käsiraamatu peatüki 6.4 kohaselt teeb lõpliku otsuse projektide rahastamise kohta seirekomitee kvaliteedihindamise tulemuste ja strateegilise hindamise põhjal. Strateegilises hindamises võetakse arvesse projekti vastavust liikmesriikide riiklikele õigusaktidele ja strateegiatele, projekti teostatavust, partnerite finantsvõimekust ja finantsstabiilsust, olemasolevat heakskiidetud projektide portfelli, programmi väljundnäitajate sihttasemete saavutamist ning vahendite olemasolu prioriteetide lõikes. Seirekomitee võib projekti valida rahastamiseks, valida rahastamiseks tingimustega, jätta rahastamata või kanda reservnimekirja.

Seirekomitee pädevus ja töökorraldus on sätestatud seirekomitee töökorras. Seirekomitee kinnitab muu hulgas projektide valiku metoodika, kriteeriumid ja menetlused ning valib projektid kooskõlas programmi eesmärkidega. Otsuste tegemiseks peab kummastki liikmesriigist osalema vähemalt neli liiget, sealhulgas vähemalt üks esindaja mõlemast riiklikust asutusest, ning otsused tehakse delegatsioonide konsensuse alusel. Ühine sekretariaat korraldab seirekomitee tööd, valmistab ette koosolekud, dokumendid, protokollid ja kirjalikud menetlused.

Seirekomitee liikmete sõltumatuse ja erapooletuse tagamiseks peavad liikmed, asendusliikmed ja nõustajad allkirjastama sõltumatuse ja konfidentsiaalsuse deklaratsiooni. Koosoleku alguses tuleb deklareerida võimalik huvide konflikt päevakorrapunktide suhtes ning huvide konflikti korral tuleb vastav isik arutelust ja otsustamisest taandada.

13 Joint Electronic Monitoring System (JEMS) – Eesti‑Läti Interreg programmi projektide esitamise ja haldamise veebipõhine infosüsteem.

Kättesaadav: https://jems.estlat.eu/no-auth/login?ref=%2Fapp%2Fdashboard.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

9

Varasemad auditid Varasemalt on Eesti‑Läti programmis läbi viidud audit nr JKS‑1/2025 „Ühtekuuluvuspoliitika fondide (2021EE16FFPR001) ja Eesti‑Läti programmi (2021TC16RFCB043) riskidel põhineva kontrolli tulemusliku toimimise juhtimis‑ ja kontrollisüsteemi audit“. Auditi viis läbi Rahandusministeeriumi finantskontrolli osakond ajavahemikul 14.02.2025 kuni 27.11.2025.

Nimetatud audit käsitles riskidel põhineva kontrolli tulemuslikku toimimist ning selle käigus testiti üksnes riskide hindamise metoodika rakendamist. Eesti–Läti programmi juhtimis‑ ja kontrollisüsteemile anti hinnanguks I kategooria.

Eesti–Läti programmi projektide valiku protsessi ei ole varasemates auditites käsitletud.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

10

B-OSA

TÄHELEPANEKUD

Põhinõue 2 – Tegevuste asjakohased valikukriteeriumid ja -menetlused

Audiitorite hinnangul toimib Eesti–Läti programmi projektide valiku juhtimis- ja kontrollisüsteem tulemuslikult, kuid mõningad parandused on vajalikud (kategooria 2 – JKS toimib).

Audiitorite hinnangul on Eesti–Läti programmi projektide valiku menetlus üldjoontes kehtestatud ja rakendatud. Projektide valiku menetlus hõlmab taotluste tehnilist abikõlblikkuse kontrolli, kvaliteedihindamist ning seirekomitee otsustamist.

Positiivsena toovad audiitorid esile, et projektide valiku menetlus on programmi käsiraamatus üldjoontes selgelt reguleeritud. Projektide valik toimub mitmeetapilise menetlusena, hõlmates tehnilise abikõlblikkuse kontrolli, kvaliteedihindamist ning otsustamist, mis tagab, et projektide valik ei tugine ainult ühe isiku hinnangule. Samuti on huvide konflikti vältimiseks kehtestatud ennetavad meetmed, sealhulgas teadlikkuse tõstmine, erapooletuse ja konfidentsiaalsuse deklaratsioonide allkirjastamine ning kohustus võimalikust huvide konfliktist teavitada ja vajadusel menetlusest taandada.

Auditi käigus ei tuvastatud konkreetseid rikkumisi projektide valiku otsustes. Samas ei olnud audiitoritel kõigi asjaolude osas võimalik teha sisulist järelkontrolli, kuna detailne kontrolljälg puudus või teatud kontrolle ei olnud tehtud. Näiteks ei olnud Läti partnerite kohta tehtud karistusregistri päringuid ning nende puhul tugineti karistusandmete ja tagasinõuete puudumise osas partnerite deklaratsioonidele. Huvide konflikti kontrollimisel oli audiitoritel võimalik kontrollida üksnes Eesti isikute seoseid, kuna Läti isikute osas olid ligipääsud piiratud.

Auditi käigus tuvastatud puudused osutavad sellele, et kõik projektide valiku menetluses rakendatavad kontrollimeetmed ei taga veel piisaval määral ühetaolist, läbipaistvat ja tagantjärele kontrollitavat menetlust. Puudused ilmnesid eelkõige partnerite karistusandmete ja tagasinõuete kontrollis, huvide konflikti vältimise kontrollimeetmetes ning menetluse kontrolljäljes. Seetõttu hindavad audiitorid, et juhtimis- ja kontrollisüsteem põhinõude 2 osas toimib, kuid mõningad parandused on vajalikud (kategooria 2).

Oluline tähelepanek 2.1 – Partnerite karistusandmete kontroll ei ole ühetaoline ega piisav

Vastavalt Interregi määruse artiklile 1 kohaldub Interregi programmidele ÜSM, kui Interregi määruses ja ÜSM-is ei ole sätestatud teisiti. ÜSM-i põhjenduspunktide 7 ja 12 kohaselt kohaldatakse fondide rakendamisel finantsmääruses sätestatud põhimõtteid ja finantsreegleid.

Finantsmääruse artikli 137 lõike 1 punkti b kohaselt on varajase avastamise ja menetlusest kõrvalejätmise süsteemi eesmärk jätta menetlusest kõrvale isikud ja üksused, kelle suhtes esineb finantsmääruse artiklis 138 sätestatud välistamisalus. Finantsmääruse artikli 138 lõike 1 kohaselt jäetakse menetlusest kõrvale muu hulgas isikud või üksused, kelle puhul on tuvastatud tõsine ametialane rikkumine või kes on lõpliku kohtuotsusega süüdi mõistetud pettuse, korruptsiooni, rahapesu või muude nimetatud artiklis loetletud rikkumiste eest. Artikli 138 lõike 5 punkti a kohaselt kohaldatakse neid välistamisaluseid ka füüsilistele või juriidilistele isikutele, kes on taotleja või toetuse saaja haldus-, juhtimis- või järelevalveorgani liikmed või kellel on volitus neid esindada, nende nimel otsuseid teha või neid kontrollida.

Eesti-Läti programmi käsiraamatu peatüki 6.3.1 punkti 14 kohaselt on projektitaotluse tehnilise abikõlblikkuse üheks kriteeriumiks, et taotlejat ega tema seaduslikku esindajat ei ole õiguspäraselt süüdi mõistetud ega karistatud. Käsiraamatu kohaselt esitavad Läti partnerid selle kohta deklaratsiooni ning Eesti partnerite puhul kontrollib ühine sekretariaat teavet asjakohastest riiklikest registritest.

Auditi käigus tuvastati puudusi finantsmääruse artiklis 138 sätestatud välistamisaluste kontrollimisel Läti partnerite puhul ning 2. taotlusvoorus ka Eesti avaliku sektori partnerite puhul.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

11

Vastavalt programmi käsiraamatu peatüki 6.3.1 punktile 14 peavad Läti partnerid esitama deklaratsiooni, milles taotleja kinnitab, et teda ega tema seaduslikke esindajaid ei ole süüdi mõistetud ega karistatud. Käsiraamatus on seejuures eraldi märgitud, et Eesti partnerite kohta kontrollib ühissekretariaat vastavat teavet riiklikest registritest, samas kui Läti partnerite puhul tuginetakse partnerite deklaratsioonidele. Riigi Tugiteenuste Keskuse (edaspidi RTK) selgituste kohaselt ei tehta Läti partnerite suhtes karistusregistri päringuid, kuna selleks puudub võimalus. Auditi käigus pöördusime Läti kolleegide poole ja Läti audiitoritelt saadud informatsioonist selgus siiski, et vastavate päringute tegemine Läti registritest on võimalik ning selline võimalus on olemas ka partneritel endil. Seega ei tulene päringute tegemata jätmine õiguslike või tehniliste võimaluste puudumisest, vaid valitud kontrollipraktikast.

Läti riikliku asutuse selgituste kohaselt on deklaratsioonipõhine lähenemine valitud proportsionaalsuse ja halduskoormuse kaalutlustel. Süsteemsete registrikontrollide tegemist kõigi taotlejate suhtes peetakse ebaproportsionaalseks, eelkõige ühenduste, sihtasutuste ja muude keerukama juhtimisstruktuuriga üksuste puhul, kus kõigi asjakohaste füüsiliste isikute kontrollimine oleks ressursimahukas. Seetõttu tuginetakse programmi rakendamisel partnerite deklaratsioonidele, mida käsitatakse õiguslikult siduvate kinnitustena.

Audiitorid nõustuvad, et kontrollide ulatus peab olema proportsionaalne ja riskipõhine ning vältida tuleb põhjendamatut halduskoormust. Samas ei anna üksnes partneri enda deklaratsioon piisavat kindlust finantsmääruse artiklis 138 sätestatud välistamisaluste puudumise kohta, kuna deklaratsiooni esitab isik, kellel on otsene huvi toetuse saamiseks ning kelle esitatud kinnituse õigsust programmi tavapärases kontrolliprotsessis täiendavalt ei kontrollita. Arvestades, et registriandmete kättesaamine on võimalik nii partnerite endi kui ka pädevate riigiasutuste kaudu, peaks kontrollisüsteem võimaldama kontrollida deklaratsioonis esitatud andmete õigsust. Seda enam, et Eesti eraõiguslike partnerite puhul kontrollib ühine sekretariaat välistavate asjaolude puudumist karistusregistri päringute kaudu.

Lisaks tuvastati auditi käigus, et 2. taotlusvoorus ei tehtud karistusregistri päringuid Eesti avaliku sektori partnerite ega nende seaduslike esindajate kohta. Samas 3. taotlusvoorus ja otsetoetuse voorus olid vastavad päringud juba nende osas tehtud. Seega on RTK hilisemates taotlusvoorudes kontrollipraktikat täiendanud, kuid 2. taotlusvoorus jäi vastav kontroll tegemata.

Risk:

Ebapiisava kontrolli tõttu võib rahastust saada partner, kelle suhtes esineb finantsmääruses sätestatud välistamisalus. Selle tulemusena võib kaasneda abikõlbmatute kulude rahastamise ning ELi finantshuvide kahjustamise risk.

Soovitused:

1. Soovitame RTK-l täiendada Läti partnerite kontrolliprotsessi viisil, mis võimaldab kontrollida finantsmääruse artiklis 138 sätestatud välistamisaluste puudumist registriandmete alusel. Selleks soovitame kas:

a) teha Läti partnerite ja nende seaduslike esindajate suhtes karistusregistri päringud menetlejate poolt

enne toetuse andmise otsuse tegemist või

b) nõuda Läti partneritelt ja nende seaduslikelt esindajatelt karistusregistri väljavõtete või muude

asjakohaste registriandmete esitamist koos taotlusega.

Vastavalt eelnevale tuleks täiendada ka käsiraamatu sõnastust.

2. Soovitame fikseerida JKK-s karistusregistri kontrolli tegemise põhimõtted, sealhulgas milliste isikute suhtes ning millistest andmeallikatest kontrolli teostatakse.

3. Soovitame teha tagantjärele karistusregistri päringud toetust saanud Läti partnerite ning 2. taotlusvoorus toetust saanud Eesti avaliku sektori partnerite ja nende seaduslike esindajate suhtes.

Auditeeritava kommentaar:

1. Läti partnerite kontrolliprotsessi täiendamine ning käsiraamatu muutmine

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

12

Interreg Eesti–Läti 2021-2027 programmi kõik taotlusvoorud on toimunud ja perioodi eelarve kohustustega kaetud. Hetkeseisuga ei ole plaanis uusi voore enam korraldada, mistõttu ei ole võimalik soovitusi rakendada käesoleva programmiperioodi projektivaliku menetluses. Korraldusasutus peab oluliseks projektides osalevatele Eesti ja Läti partneritele ühtsete nõuete rakendamist ning võtab soovituse arvesse järgmise programmiperioodi nõuete ja protseduuride väljatöötamisel. Läti partnerite suhtes rakendatavate täiendavate kontrollimeetmete väljatöötamisel teeb korraldusasutus koostööd ka Läti riigiesindajatega, et hinnata erinevaid võimalusi karistatuse kontrolli tõhustamiseks ning määratleda selleks sobivaimad võimalikud kontrollimeetmed, sh registritele ligipääs. Siinjuures tuleb põhjalikult analüüsida proportsionaalsust ja halduskoormust, arvestades muuhulgas projektides osalevate Eesti ja Läti partnerite hulka, organisatsioonide juhtimisstruktuuride keerukust, jms.

2. Karistusregistri kontrolli põhimõtete fikseerimine JKK-s

Korraldusasutus nõustub soovitusega ja kirjeldab järgmise programmiperioodi juhendmaterjalides karistusregistri kontrolli ulatuse, kontrollitavate isikute ringi ning andmeallikad.

3. Tagantjärele karistusregistri päringute tegemine

Korraldusasutus ei pea soovituse rakendamist käesoleval programmiperioodil põhjendatuks. Partnerite abikõlblikkust ja toetuse saamise tingimustele vastavust hinnati toetuse andmise otsuste tegemise protsessis vastavalt kehtinud menetlusreeglitele ja kontrolliprotseduuridele. Seejuures tehti 3. taotlusvooru ning otsetoetuse (direct award) vooru menetlemise käigus karistusregistri päringud ka Eesti avaliku sektori taotlejate esindajate kohta.

Hetkeseisuga on kõik programmiperioodi vahendid projektidele eraldatud ning soovituses kirjeldatud täiendava tagantjärele kontrolli läbiviimine ei mõjutaks varasemalt tehtud projektivaliku otsuseid. Korraldusasutus ei pea selliste kontrollide läbiviimist tagantjärele proportsionaalseks, arvestades muuhulgas, et projektide elluviimise jooksul võivad partnerid või nende esindajad muutuda ning kontrolli tulemused ei tooks kaasa finantsmõju. Samuti ei ole Korraldusasutus programmi rakendamise käigus tuvastanud riske ega asjaolusid, mis viitaksid vajadusele sellise täiendava kontrolli läbiviimiseks.

31. augusti seisuga on tegevused lõpetanud 14% 2021-2027 perioodi eelarvest rahastatud projektidest ning aasta lõpuks prognoosi kohaselt ligikaudu pooled projektid. Arvestades programmi rakendamise etappi, on tagantjärele kontrolli praktiline mõju piiratud.

Samas võetakse auditis esitatud tähelepanekud arvesse järgmise programmiperioodi menetlus- ja kontrollisüsteemi väljatöötamisel.

Auditeeriva asutuse täiendav kommentaar:

Auditeeritava kommentaare arvesse võttes on tähelepanekut täpsustatud. Audiitorid jäävad siiski tehtud soovituste juurde.

Asjaolu, et partnerite abikõlblikkust hinnati lähtudes sel ajal kehtinud menetlusreeglitest, ei anna iseenesest kindlust, et finantsmääruses sätestatud välistamisaluste puudumist kontrolliti piisavalt. Audiitorite hinnangul ei olnud üksnes Läti partnerite deklaratsioonidele tuginemine ega 2. taotlusvoorus Eesti avaliku sektori partnerite kontrollimata jätmine piisav, et veenduda finantsmääruse artiklis 138 sätestatud välistamisaluste puudumises.

Audiitorid ei nõustu ka seisukohaga, et tagantjärele kontrollil puudub praktiline või finantsmõju seetõttu, et programmi vahendid on projektidele juba eraldatud. Kui kontrolli tulemusel selgub, et partneri suhtes esines toetuse andmise otsuse tegemise ajal välistamisalus, tuleb hinnata selle mõju ning rakendada vajaduse korral asjakohaseid järelmeetmeid, mis võivad hõlmata muu hulgas väljamakstud toetuse osalist või täielikku tagasinõudmist. Kontroll tuleb teha nende partnerite ja esindajate suhtes, kes olid projektiga seotud taotluse menetlemise ajal. Partnerite või nende esindajate hilisem muutumine ei takista menetluse ajal esinenud asjaolude kontrollimist.

Lisaks ei saa seniste kontrollide põhjal teha järeldust välistamisaluste puudumise kohta, kuna märkimisväärne osa partneritest on kontrollimata.

Eeltoodust tulenevalt ei pea audiitorid auditeeritava esitatud põhjendusi piisavaks, et jätta tagantjärele kontroll tegemata, mistõttu jäävad audiitorid vastava soovituse juurde.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

13

Soovituse rakendamise eest vastutav üksus ja kuupäev:Korraldusasutus; soovituste nr 1 ja 2 täitmise tähtaeg 31.12.2028 ning soovituse nr 3 täitmise tähtaeg 29.01.2027.

Oluline tähelepanek 2.2 – Huvide konflikti vältimise kontrollimeetmed ei ole piisavad

Interregi määruse artikli 28 lõike 2 kohaselt peab seirekomitee võtma vastu töökorra, millega välditakse igasugust huvide konflikti Interregi tegevuste valimisel.

ÜSS-i § 1 lõike 5 kohaselt kohaldatakse projektivaliku menetlusele haldusmenetluse seadust14 (edaspidi HMS). HMS § 10 lõike 1 kohaselt ei või haldusorgani nimel tegutsev isik haldusmenetlusest osa võtta muu hulgas juhul, kui ta on menetlusosalisest tööalases, teenistuslikus või muus sõltuvuses, on isiklikult huvitatud asja lahendist või kui muud asjaolud tekitavad kahtlust tema erapooletuses. Lähtuvalt korruptsioonivastase seaduse15 § 3 lõikest 3 peab avalikku ülesannet täitev asutus tagama ametiisikute korruptsiooniennetusalase teadlikkuse ning korruptsiooniennetusalastest kohustustest kinnipidamise kontrolli.

Auditi käigus tuvastasid audiitorid huvide konflikti vältimise kontrollis järgmised puudused:

a) Huvide konflikti vältimise nõuete järgimine tugineb peamiselt menetluses osalevate isikute teavitamiskohustusel

RTK on kehtestanud huvide konflikti vältimiseks ennetavad meetmed, sealhulgas töötajate teadlikkuse tõstmise, erapooletuse ja konfidentsiaalsuse deklaratsioonide allkirjastamise ning kohustuse võimalikust huvide konfliktist viivitamata teavitada ja vajadusel menetlusest taandada.

Auditi käigus selgus, et huvide konfliktide tuvastamine põhineb peamiselt menetluses osalevate isikute deklaratsioonidel16 ja teavitamiskohustusel. RTK selgituste kohaselt lähtutakse eeldusest, et menetluses osalevad isikud tuvastavad võimaliku huvide konflikti ise ning teavitavad sellest omal algatusel. RTK ei teosta seejuures täiendavaid kontrollitoiminguid, et hinnata võimalike huvide konfliktide olemasolu või kontrollida esitatud kinnituste õigsust.

Kuigi teadlikkuse tõstmine, deklaratsioonide kogumine ja teavitamiskohustuse kehtestamine on olulised ennetavad meetmed, ei anna üksnes neile tuginev kontrollisüsteem veendumust, et menetluses osalevad isikud on kõik võimalikud huvide konfliktid nõuetekohaselt tuvastanud ja deklareerinud. Ka korruptsioonivastase seaduse § 3 lõike 3 punktist 2 tuleneb avalikku ülesannet täitvale asutusele kohustus tagada korruptsiooniennetusalastest kohustustest kinnipidamise kontroll.

Audiitorid toovad parima praktikana välja, et ÜKP fondide rakendamisel on huvide konflikti vältimise nõuete järgimise kontroll detailsemalt reguleeritud. Näiteks nähakse ÜKP fondide rakendamiseks kehtestatud korraldusasutuse miinimumnõuetes17 ette, et menetlejate ja otsustajate sõltumatuse ning erapooletuse kinnitused peavad olema seostatavad konkreetsete projektide ja/või taotlejatega, rakendusüksus peab kontrollima kinnitustes esitatud andmete õigsust ning säilitama kontrolli tulemused kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil. Samuti tuleb menetlejate taustakontrolle teostada minimaalselt kord aastas ning kindla tähtajaga taotlusvoorude puhul enne menetluse algust. Eesti-Läti programmis samaväärseid asutusepoolseid kontrollimeetmeid kehtestatud ei ole.

b) Välisekspertide puhul puudus dokumenteeritud kinnitus huvide konflikti puudumise kohta

Auditi käigus tuvastati, et projekti nr EE-LV00111 hindamisse kaasati kaks väliseksperti, kelleks olid Eesti Kliimaministeeriumi metsaosakonna jahinduse nõunik ning Läti Keskkonnakaitse ja Regionaalarengu Ministeeriumi looduskaitseosakonna vanemekspert. RTK selgituste kohaselt ei teostata avaliku sektori teenistujate suhtes

14 Haldusmenetluse seadus, jõustunud 01.01.2002. Kättesaadav: https://www.riigiteataja.ee/et/akt/106072023031?leiaKehtiv.

15 Korruptsioonivastane seadus, jõustunud 01.04.2013. Kättesaadav: https://www.riigiteataja.ee/et/akt/106072023048?leiaKehtiv.

16 Menetluses osalejad allkirjastavad üldise erapooletuse ja konfidentsiaalsuse deklaratsiooni, mis ei ole seotud konkreetse projekti või taotlusvooruga ning sisaldab üldist kinnitust huvide konflikti vältimise ja sellest teavitamise kohustuse kohta.

17 Korraldusasutuse miinimumnõuded taotluste menetlemiseks, toetuse maksmiseks ja projekti elluviimise kontrollimisele, versioon 4, 2024.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

14

täiendavaid huvide konflikti ega taustakontrolle, lähtudes eeldusest, et teenistujad peavad võimalikust huvide konfliktist ise teavitama. Välisekspertide poolt allkirjastatud huvide konflikti puudumise või erapooletuse deklaratsioone auditi käigus ei esitatud.

Samuti ei ole JKK-s üheselt sätestatud, et projektide hindamisse või muul viisil menetlusse kaasatud välisekspertidelt tuleb huvide konflikti puudumise kinnitus küsida ja säilitada. Seetõttu puudus kontrolljälg, mis võimaldaks tagantjärele veenduda, et välisekspertide võimalikku seotust hinnatava projektiga on enne hindamisprotsessis osalemist hinnatud.

Kuigi huvide konflikti vältimine on eelkõige menetluses osaleva isiku kohustus, peab kontrollisüsteem võimaldama tagantjärele tõendada, et võimalikke huvide konflikte on hinnatud. Olemasoleva dokumentatsiooni põhjal ei olnud võimalik seda välisekspertide puhul tuvastada.

Eeltoodud puudused on seotud RTK üldise lähenemisega, mille kohaselt käsitatakse huvide konflikti vältimist peamiselt menetluses osalevate isikute enda vastutusena ning piisavaks peetakse teadlikkuse tõstmist, deklaratsioonide kogumist ja teavitamiskohustuse kehtestamist. RTK ei rakenda seejuures täiendavaid kontrollimeetmeid võimalike huvide konfliktide sõltumatuks tuvastamiseks ega ole kõigil juhtudel taganud menetluses osalevate isikute sõltumatuse hindamise dokumenteerimist.

Kokkuvõttes tugineb RTK huvide konflikti vältimise süsteem peamiselt menetluses osalevate isikute deklaratsioonidele ja teavitamiskohustusele. Seetõttu ei ole kõigil juhtudel võimalik sõltumatult kontrollida ega tagantjärele tõendada, et projektide valiku protsessis osalenud isikute võimalikud huvide konfliktid on hinnatud ja asjakohaselt maandatud.

Risk:

Juhul kui huvide konflikti vältimise kontrollimeetmed ei ole piisavad, siis on oht, et võimalikud huvide konfliktid jäävad

teadlikult või teadmatult deklareerimata ning projektide hindamises või valikuotsuste tegemisel võivad osaleda

kallutatud isikud. Seetõttu suureneb risk, et projektide valiku otsuseid vaidlustatakse või hinnatakse tagantjärele

õigusvastasteks.

Soovitused:

1. Täiendada Eesti-Läti programmi huvide konflikti kontrollisüsteemi selliselt, et lisaks menetluses osalevate isikute teavitamiskohustusele rakendataks RTK-s riskipõhiseid kontrollimeetmeid võimalike huvide konfliktide tuvastamiseks.

2. Tagada, et kõik projektide hindamisse kaasatud väliseksperdid kinnitavad enne hindamisprotsessis osalemist kirjalikult oma erapooletust ja huvide konflikti puudumist.

3. Täiendada JKK-d, sätestades üheselt huvide konflikti puudumise kinnituste küsimise ja säilitamise nõuded kõigi projektide valiku protsessis osalevate isikute, sealhulgas välisekspertide puhul.

4. Teostada toetust saanud projektide osas järelkontroll, mille käigus kontrollitakse kõikide partnerite ja projektide valiku menetluses osalenud isikute huvide konflikti puudumist.

Auditeeritava kommentaar:

Soovitus 1: Huvide konflikti kontrollisüsteemi täiendamine.

Korraldusasutus märgib, et RTK töökorralduslikud reeglid näevad ette mis tahes rollis huvide konfliktist hoidumise

ja korruptsioonivastase seaduse täitmise. Esinevast huvide konfliktist tuleb teavitada vahetut juhti e-kirja teel ja

ennast konkreetsest tööülesandest taandada.

Lähtuvalt olukorrast, kus menetleja on edastanud vastavalt olukorrale taandamise infot, ei pea Korraldusasutus

vajalikuks täiendava huvide konflikti kontrollimise protseduuri kehtestamist, sest nõuete täitmine toimub

eneseregulatsioonist lähtuvalt, kus riigitöötajad esitavad õiget infot.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

15

Lisaks ei ole päringud karistusregistrisse andnud viiteid, et Eesti-Läti programmi Ühissekretariaadi taotluste

menetlejatel esineks riske kriminaalkorras karistavaid tegusid toime panna.

Eelnevatest asjaoludest lähtuvalt oleme seiskohal, et risk erapooletuse osas ei ole siiani ilmnenud ja on maandatud

läbi töökorras ja programmi reeglites kehtestatud tingimuste (deklaratsiooni allkirjastamise), taotluste hindamise

tööjaotuse, ja iga-aastase karistusregistrisse tehtavate päringute kaudu.

Soovitus 2: Välisekspertide erapooletuse ja huvide konflikti puudumise kinnitused.

Korraldusasutus nõustub soovitusega.

Järgmise programmiperioodi projektide valiku protseduuride kirjelduses ja menetluste rakendamisel tagatakse, et kõik hindamisprotsessi kaasatud välised eksperdid ja nõustajad esitavad enne hindamises osalemist kirjaliku kinnituse oma erapooletuse ja huvide konflikti puudumise kohta.

Soovitus 3: JKS täiendamine, huvide konflikti puudumise kinnituste küsimise ja säilitamise nõuete sätestamine projektide valiku protsessis osalevatele isikutele, sealhulgas välisekspertide puhul.

Korraldusasutus võtab soovituse arvesse järgmise programmiperioodi juhendmaterjalide ja protseduuride

väljatöötamisel, kus sätestatakse täpsemalt huvide konflikti puudumise deklaratsioonide küsimise,

dokumenteerimise ja säilitamise nõuded kõigile projektide valikuprotsessis osalevatele isikutele, sealhulgas

välisekspertidele.

Soovitus 4: Teostada toetust saanud projektide osas järelkontroll, mille käigus kontrollitakse kõikide partnerite ja projektide valiku menetluses osalenud isikute huvide konflikti puudumist.

Korraldusasutuse hinnangul ei ole projektide menetlejate huvide konflikti puudumise kontrolli tagantjärele teostamine põhjendatud, kuna paljud menetluses osalenud töötajad ei tööta enam Eesti-Läti programmi heaks ning vahetunud on ka mitmed seirekomisjoni liikmed.

RTK töötajad peavad esitama vastavalt olukorrale taandamise info ja seetõttu ei pea Korraldusasutus vajalikuks täiendava huvide konflikti järelkontrolli tegemist, sest nõuete täitmine toimub eneseregulatsioonist lähtuvalt, kus riigitöötajad esitavad õiget infot. Samuti on seirekomitee liikmed end võimaliku huvide konflikti ilmnemisel taandanud konkreetse projekti arutelust ja otsustamisest (vastav märge on lisatud seirekomitee koosoleku protokolli).

Lisaks ei ole regulaarsed päringud karistusregistrisse tuvastanud asjaolusid, mis viitaksid töötajate varasematele kriminaalkorras karistatavatele tegudele.

Eelnevatest asjaoludest lähtuvalt oleme seiskohal, et erapooletusega seotud risk ei ole siiani ilmnenud ja on maandatud läbi töökorras kehtestatud tingimuste (deklaratsioonide allkirjastamise), taotluste hindamise tööjaotuse ning iga-aastase karistusregistrisse tehtavate päringute kaudu.

Auditeeriva asutuse täiendav kommentaar:

Soovitus 1: Korraldusasutuse kirjeldatud meetmed, sealhulgas töötajate teadlikkuse tõstmine, erapooletuse

deklaratsioonide allkirjastamine ning huvide konfliktist teavitamise ja taandamise kohustus, on olulised huvide

konflikti ennetavad meetmed ning neid tuleb ka edaspidi rakendada. Need meetmed tuginevad siiski menetluses

osalevate isikute enda hinnangule ja esitatud teabe õigsusele ega asenda asutusepoolset kontrolli. Üksnes

eneseregulatsioonile tuginedes ei ole võimalik saada piisavat kindlust, et kõik võimalikud huvide konfliktid on

tuvastatud ja deklareeritud. Ka korruptsioonivastase seaduse § 3 lõike 3 punktist 2 tuleneb avalikku ülesannet

täitvale asutusele kohustus tagada korruptsiooniennetusalastest kohustustest kinnipidamise kontroll.

Audiitorite hinnangul peab olema tagatud vähemalt minimaalne asutusepoolne kontroll, mis ei tugine üksnes menetluses osalevate isikute kinnitustele. Miinimumkontrollina on asjakohane kontrollida Äriregistri andmete alusel

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

16

menetluses osalevate isikute ja projektipartnerite esmatasandi seoseid. Kontrolli täpsema ulatuse ja sageduse saab RTK määrata riskipõhiselt.

Asjaolu, et üksikutel juhtudel on töötajad võimalikust huvide konfliktist teavitanud ja ennast menetlusest taandanud, näitab, et teavitamise ja taandamise kord toimib, kuid ei anna kindlust, et kõik võimalikud huvide konfliktid on tuvastatud. Samuti võib asjaolu, et karistusregistri päringutest ei ole ilmnenud töötajate varasemaid karistatavaid tegusid, viidata madalamale riskile. See ei välista siiski huvide konflikti esinemist konkreetsete projektide menetlemisel ega tõenda, et risk on piisavalt maandatud, kui asutus ei ole võimalikke seoseid kontrollinud.

Eeltoodust tulenevalt ei pea audiitorid üksnes menetluses osalevate isikute enesehindamisele ja teavitamiskohustusele tuginevat lähenemist piisavaks ning jäävad soovituse juurde rakendada RTK-s riskipõhiseid kontrollimeetmeid võimalike huvide konfliktide tuvastamiseks.

Soovitus 4: Soovituse nr 1 täiendava kommentaari juures toodud põhjustel ei pea audiitorid üksnes menetluses osalenud isikute enesehindamisele, teavitamiskohustusele, taandamistele ja karistusregistri päringutele tuginemist piisavaks, et saada kindlus võimalike huvide konfliktide puudumise kohta.

See, et osa projektide valiku menetluses osalenud töötajaid ei tööta enam Eesti-Läti programmi heaks või seirekomitee liikmed on vahetunud, ei kõrvalda tagantjärele kontrolli vajadust. Järelkontrolli eesmärk on hinnata võimalike huvide konfliktide esinemist projektide valiku menetluse ajal. Seetõttu tuleb kontrolli teostamisel lähtuda menetluse ajal projektidega seotud isikutest ja asjaoludest, sõltumata sellest, kas samad isikud täidavad neid ülesandeid ka praegu. Kui järelkontrolli tulemusel tuvastatakse huvide konflikt, tuleb hinnata selle mõju tehtud projektivaliku otsusele ning rakendada vajaduse korral asjakohaseid järelmeetmeid, mis võivad hõlmata muu hulgas väljamakstud toetuse osalist või täielikku tagasinõudmist.

Asjaolu, et seni ei ole huvide konflikti juhtumeid tuvastatud, on positiivne, kuid ei anna piisavat kindlust nende puudumise kohta olukorras, kus RTK ei ole menetluses osalenud isikute ja projektipartnerite võimalikke seoseid ise kontrollinud.

Eeltoodust tulenevalt jäävad audiitorid soovituse juurde teha toetust saanud projektide osas järelkontroll, mille käigus kontrollitakse kõikide partnerite ja projektide valiku menetluses osalenud isikute huvide konflikti puudumist.

Soovituse rakendamise eest vastutav üksus ja kuupäev:Korraldusasutus/Ühissekretariaat; soovituste nr 1, 2 ja 3 täitmise tähtaeg 31.12.2028 ning soovituse nr 4 täitmise tähtaeg 29.01.2027.

Oluline tähelepanek 2.3 – Kontrolljälg projektide valiku menetluses on puudulik

ÜSM-i artikli 82 lõike 1 ja lisa XIII kohaselt peab korraldusasutus tagama projektide valiku menetluse kohta piisava kontrolljälje ja dokumentatsiooni säilitamise, mis võimaldab tagantjärele kontrollida projektide valiku õiguspärasust, sealhulgas valikukriteeriumite kohaldamist. Interregi määruse artikli 46 lõike 2 kohaselt võib korraldusasutust ja seirekomiteed nende ülesannete täitmisel abistada ühine sekretariaat. Eesti-Läti programmis on projektide valiku menetluse kontrolli- ja hindamistoimingud programmi käsiraamatu ning JKK kohaselt olulises osas ühise sekretariaadi ülesanne.

Auditi käigus tuvastasid audiitorid, et projektide valiku menetluses ei olnud kontrolljälg piisav, et hinnata tagantjärele, kuidas kontrollid läbi viidi ja milliste asjaolude alusel jõuti lõppjäreldusteni. Puudused ilmnesid järgmistes aspektides:

a) Tehnilise abikõlblikkuse kontroll-lehtedel puuduvad sisulised selgitused

Kõikide testitud projektide puhul puudusid tehnilise abikõlblikkuse kontroll-lehtedel kontrollijate sisulised kommentaarid selle kohta, mida ja kuidas kontrolliti, millistele andmetele või dokumentidele tugineti ning kuidas jõuti kontrolli tulemuseni. Kontroll-lehtedel kajastus üksnes kontrolli lõpptulemus („jah“, „ei“ või „N/A“).

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

17

Kontroll-lehtede põhjal ei olnud võimalik tuvastada, milliseid andmeid või dokumente kontrolli käigus hinnati ega millistele asjaoludele järeldus tugines. Teave kontrollide tegeliku läbiviimise ja nende aluseks olnud tõendite kohta saadi alles pärast täpsustavate küsimuste esitamist RTK-le ning täiendavate selgituste ja materjalide saamist.

Audiitorid rõhutavad, et põhjalikumad selgitused on eriti olulised nõuete puhul, kus võimalikke kontrollkohti või kontrollitavaid asjaolusid on palju. Näiteks taotlusvooru käsiraamatu peatükk 6.3.1 punkti 9 nõude puhul, mille kohaselt tuleb hinnata, kas projektipartneritel on piisav finantsvõimekus projekti elluviimiseks, ei olnud kontroll-lehe põhjal võimalik aru saada, millistele analüüsidele ja hinnangutele tugineti või milliseid asjaolusid kontrolli käigus hinnati. Seda, mida tegelikult kontrolliti, selgitas RTK audiitoritele täiendavalt alles pärast auditi päringut.

Samuti oli testitud projektide tehnilise abikõlblikkuse kontroll-lehtedel väike- ja keskmise suurusega ettevõtteid (edaspidi VKE) puudutavate küsimuste juures märgitud vastuseks „N/A“, kuid kontroll-lehtedelt ei nähtunud, millistel kaalutlustel jõuti järelduseni, et VKE-dega seotud tingimused ei kohaldu. Kontroll-lehtedel puudusid selgitused selle kohta, kas ja kuidas hinnati projektipartnerite võimalikku ettevõtja staatust.

Audiitorid märgivad, et VKE staatuse määratlemisel on esmalt vajalik hinnata, kas tegemist on ettevõtjaga ning seejuures ei ole määrav üksuse õiguslik vorm. Nii Euroopa Komisjoni VKE-de määratlust käsitleva teatmiku18 lk 9 kui ka komisjoni teatise riigiabi mõiste kohta19 punktide 7, 9, 10 ja 12 kohaselt võib ettevõtjaks olla mis tahes üksus, kes tegeleb majandustegevusega, olenemata tema õiguslikust vormist. Seejuures võib ettevõttena käsitada ka ühinguid ja ühendusi, kui need tegelevad korrapärase majandustegevusega, ning ka mittetulunduslik üksus võib olla ettevõtja, kui ta pakub turul kaupu või teenuseid. Kui üksus tegeleb nii majandusliku kui ka mittemajandusliku tegevusega, tuleb teda ettevõtjaks lugeda üksnes majandustegevuse osas.

Kuna kontroll-lehtedelt ei selgunud, milliste asjaolude alusel otsustati, et VKE-sid puudutavad küsimused ei ole asjakohased, ei olnud olemasoleva dokumentatsiooni põhjal võimalik tagantjärele kontrollida, kuidas vastus „N/A“ kujunes. Teave selle kohta selgus alles auditi käigus RTK antud täiendavate selgituste põhjal.

b) Avalikest andmebaasidest tehtud kontrollide dokumenteerimine on puudulik

Auditi käigus tuvastati, et osa valikumenetluses tehtud kontrollidest tugines avalikest registritest ja andmebaasidest saadud teabele, kuid nende kontrollide läbiviimist ei olnud piisavalt dokumenteeritud. Kontroll-lehtedel kajastus üksnes kontrolli lõpptulemus („jah“, „ei“, „ei kohaldu“), ilma et oleks olnud võimalik tuvastada, millal kontroll tehti, millist andmebaasi kasutati või kelle kohta kontroll läbi viidi. Samuti ei olnud säilitatud tehtud päringute väljavõtteid või muid tõendeid.

RTK selgituste kohaselt kasutatakse teatud kontrollide tegemisel avalikke andmebaase (nt Äriregister, Lursoft), mis võimaldavad teha päringuid ning vaadata andmeid ka eelnenud perioodide kohta. Kuna tegemist on avalike andmebaasidega, ei säilitata kontrollide tegemisel päringute väljavõtteid ega ekraanipilte RTK infosüsteemis.

Audiitorid nõustuvad, et avalikest registritest tehtud päringute väljavõtete või ekraanipiltide säilitamine ei ole vajalik juhul, kui kontrollitav teave on tagantjärele kontrollitav ka menetlustoimingu tegemise seisuga. Samas ei võimaldanud kontroll-lehtedel kajastatud teave tuvastada, millal kontroll teostati, millises andmebaasis kontroll läbi viidi ega kelle kohta kontroll tehti. Lisaks märgivad audiitorid, et juhul kui avalikus registris või andmebaasis ei ole ajalooline info piisava ajaperioodi ulatuses kättesaadav, tuleb kontrolli aluseks olnud teave säilitada viisil, mis võimaldab päringut tagantjärele tõendada. Näiteks kuvatakse E-äriregistris ning Maksu- ja Tolliameti kodulehel maksuvõla info üksnes kontrollimise hetke seisuga. Seetõttu ei olnud olemasoleva dokumentatsiooni põhjal võimalik tagantjärele hinnata kontrollide läbiviimist ega selle aluseks olnud teavet.

Kokkuvõttes leiavad audiitorid, et kuigi RTK selgitas auditi käigus kontrollide läbiviimist ning esitas täiendavaid materjale, mille põhjal oli võimalik menetluse käigust terviklik ülevaade saada, ei sisaldanud kontroll-lehed kogu

18 Euroopa Komisjon, VKEde määratlust käsitlev teatmik, Luxembourg: Euroopa Liidu Väljaannete Talitus, 2019.

19 Euroopa Komisjoni teatis riigiabi mõiste kohta ELi toimimise lepingu artikli 107 lõike 1 tähenduses (2016/C 262/01), ELT C 262, 19.07.2016.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

18

vajalikku teavet kontrollide läbiviimise ning nende aluseks olnud asjaolude kohta. Seetõttu selgus osa menetlusega seotud asjaolusid alles auditi käigus antud täiendavate selgituste põhjal.

Risk:

Juhul kui projekti valiku menetluses läbiviidud kontrolle ei toeta/tõenda piisav kontroll-jälg, siis esineb risk, et:

- kõiki nõutud kontrolle ei ole tehtud või ei ole neid tehtud piisava põhjalikkusega, mistõttu on toetatud tingimustele mittevastavaid projekte;

- hilisemates kontrollietappides tuleb sama teavet uuesti koguda ja hinnata, mis suurendab halduskoormust ja vähendab kontrollisüsteemi efektiivsust.

Soovitused:

1. Tulevaste taotluste menetlemisel lisada tehnilise abikõlblikkuse ja üldise kvaliteedikontrolli kontroll- lehtedele selgitavad kommentaarid nende kontrollküsimuste juurde, millele vastamine eeldab sisulist analüüsi, märkides, mida ja kuidas kontrolliti, millistele andmetele või dokumentidele tugineti ning kuidas jõuti kontrolli tulemuseni, sealhulgas juhul, kui kontroll-lehel märgitakse vastuseks „N/A“.20

2. Tagada järgmistes taotlusvoorudes avalikest registritest ja andmebaasidest tehtud kontrollide piisav kontrolljälg kas21:

a. säilitades kontrollide tegemisel kasutatud päringute väljavõtted või ekraanipildid või b. dokumenteerides kontroll-lehtedel vähemalt kontrolli tegemise kuupäev, kasutatud andmebaas

ning isik või organisatsioon, kelle suhtes kontroll tehti.

Auditeeritava kommentaar:

1. Tehnilise abikõlblikkuse ja üldise kvaliteedikontrolli kontroll-lehtede täiendamine

Korraldusasutus võtab soovituse arvesse järgmise programmiperioodi taotluste menetlemise protseduuride ja kontroll-lehtede väljatöötamisel. Sisulist analüüsi nõudvate küsimuste puhul võib osutuda asjakohasemaks kontrolljälje säilitamine eraldiseisva dokumendina, lisades selle kohta vastava viite kontroll-lehele.

Edaspidi nähakse ette, et nende kontrollküsimuste puhul, millele vastamine eeldab sisulist analüüsi, dokumenteeritakse kontroll-lehel kontrolli käik ja tulemus selliselt, et oleks võimalik tuvastada, milliseid andmeid või dokumente kontrollimisel kasutati ning kuidas jõuti tulemuseni. Samuti põhjendatakse vajaduse korral vastuse „N/A“ kasutamist.

2. Avalikest registritest ja andmebaasidest tehtud kontrollide kontrolljälg

Korraldusasutus analüüsib avalikest registritest ja andmebaasidest tehtud päringute kontrolljälje talletamise erinevaid võimalusi järgmise programmperioodi ettevalmistamisel ning Ühissekretariaat järgib kokku lepitud põhimõtteid. Selleks dokumenteeritakse kontroll-lehel või eraldiseisvas dokumendis vähemalt kontrolli tegemise kuupäev, kasutatud andmebaas või register ning vajadusel isik või organisatsioon, kelle suhtes kontroll tehti.

Soovituse rakendamise eest vastutav üksus ja kuupäev: Korraldusasutus/Ühissekretariaat, 31.12.2028.

Auditeeriva asutuse täiendav kommentaar: Tulenevalt auditeeritava kommentaaridest ja täiendavalt esitatud tõendusmaterjalidest on tähelepanekut täpsustatud.

20 Täiendava kommentaari lisamine on soovitatav tehnilise abikõlblikkuse ja üldise kvaliteedikontrolli kontroll-lehe küsimuste nr 2, 3, 7, 8, 9, 13, 14, 16, 17, 18, 19 ja 23 juures.

21 Tehtud päringute väljavõtete säilitamine või täiendava kommentaari lisamine on soovitatav tehnilise abikõlblikkuse ja üldise kvaliteedikontrolli kontroll-lehe küsimuste nr 2, 3, 10, 11 ja 12 juures.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

19

Väheoluline tähelepanek 2.4 – Projektipartnerite tagasinõuete kontrollimisel esineb puudusi

Interregi määruse artikli 1 kohaselt kohaldub Interregi programmidele ÜSM, kui Interregi määruses ja ÜSM-is ei ole sätestatud teisiti. ÜSM-i põhjenduspunkti 12 kohaselt tuleb fondide rakendamisel järgida finantsmääruses sätestatud põhimõtteid, sealhulgas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtteid. ÜSM artikli 69 lõike 1 kohaselt peab liikmesriik tagama juhtimis- ja kontrollisüsteemide toimimise kooskõlas usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõtte ja määruse lisas XI sätestatud põhinõuetega.

Usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttest ning ÜSM-i artiklist 69 tuleneb, et juhtimis- ja kontrollisüsteem peab sisaldama asutusepoolseid kontrollimeetmeid, mis võimaldavad veenduda toetuse andmise õiguspärasuses ja nõuetekohasuses.

Auditi käigus tuvastasid audiitorid tagasinõuete kontrollimisel järgmised puudused:

a) Läti partnerite puhul täiendavat kontrolli tagasinõuete puudumise kohta ei teostata

Programmi käsiraamatu peatüki 6.3.1 punkti 13 kohaselt tuleb projektide valiku menetluses kontrollida, kas projektipartnerid on tagastanud kõik tähtajaks tagasimaksmisele kuuluvad ELi või riiklikud toetused. Käsiraamatu kohaselt kontrollitakse Eesti partnerite puhul tagasinõuete puudumist olemasolevate andmete ja registrite alusel, samas kui Läti partnerid kinnitavad nõude täitmist deklaratsiooniga.

RTK selgituste kohaselt lähtutakse Läti partnerite puhul esitatud kinnituskirjadest ning täiendavaid kontrolle ei teostata. RTK hinnangul ei ole Lätis infosüsteemi, mis võimaldaks projektipartnerite varasemaid tagasinõudeid tõhusalt kontrollida.

Auditi käigus konsulteerisid audiitorid vastavas küsimuses Läti kolleegidega. Läti audiitorite esitatud teabe kohaselt on Läti riiklikul asutusel õigus saada riiklikest infosüsteemidest andmeid, et kontrollida, kas projektipartner on varasemad tagasimaksmisele kuuluvad toetused tähtajaks tagastanud. Samas ei teostata praktikas projektipartnerite suhtes süstemaatilisi täiendavaid kontrolle ning lähtutakse partnerite esitatud deklaratsioonidest. Läti riikliku asutuse selgituste kohaselt rakendatakse seejuures riskipõhist lähenemist ning deklaratsioonidele tuginemist peetakse kõige praktilisemaks ja proportsionaalsemaks lahenduseks, arvestades võimalike toetuste ja toetuse saajate laia ringi ning asjaolu, et puudub ühtne register või infosüsteem, mis võimaldaks sellist teavet kõigi taotlejate kohta tõhusalt kontrollida.

Audiitorid nõustuvad, et kontrollide teostamisel tuleb lähtuda riskipõhisest lähenemisest ning vältida põhjendamatut halduskoormust. Samas tuleb tagada, et rakendatud kontrollimeetmed annaksid piisava kindluse programmi finantshuvide kaitseks ning võimaldaksid tuvastada olukorrad, kus projektipartneril võivad olla tähtajaks tasumata tagasinõuded. Üksnes partneri deklaratsioonile tuginev kontroll ei võimalda piisava kindlusega veenduda, et projektipartner on kõik tagasimaksmisele kuuluvad EL-i või riiklikud toetused tähtajaks tagastanud. Partneri kinnitus võib olla täiendav tõend või madala riskiga juhtudel kontrollimeetme osa, kuid ainult kinnitustele rajatud süsteem on kontrolljälje, juhtimiskontrollide ja usaldusväärse finantsjuhtimise vaates nõrk.

b) Tagasinõuete kontrollimise protseduur ei ole piisavalt kirjeldatud

Auditi käigus tuvastati, et JKK ei kirjelda piisava detailsusega, kuidas kontrollitakse projekti valiku etapis, kas partnerid on tagastanud kõik tähtajaks tagasimaksmisele kuuluvad EL-i või riiklikud toetused. Dokumentidest ei nähtu, kes kontrolli teostab, milliseid andmeallikaid kasutatakse ning milline teave tuleb kontrolli läbiviimise kohta säilitada.

Auditi käigus selgitas RTK täiendavalt, kuidas kontrolli praktikas teostatakse. Samas ei ole see teave kajastatud JKK- s.

Seetõttu ei ole tagatud, et kontrolli teostamise kord oleks kõigile menetluses osalevatele isikutele üheselt arusaadav ning järjepidevalt rakendatav. Samuti suureneb risk, et kontrolli teostamisega seotud teadmine sõltub üksikute töötajate kogemusest ning ei säili töötajate vahetumise korral.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

20

Kokkuvõttes leiavad audiitorid, et kehtiv projektipartnerite tagasinõuete kontrollimise kord ei anna piisavat kindlust, et kõik projektipartnerid on tagastanud tähtajaks tagasimaksmisele kuuluvad EL-i või riiklikud toetused. See tuleneb eelkõige asjaolust, et Läti partnerite puhul tuginetakse üksnes partneri deklaratsioonile ning JKK-s ei ole kontrolli läbiviimise korda, kasutatavaid andmeallikaid ega dokumenteerimise nõudeid piisavalt selgelt kirjeldatud. Seetõttu ei ole kontrollid kõigi partnerite puhul ühtviisi läbipaistvad, järjepidevad ega tagantjärele auditeeritavad, mis suurendab riski, et varasemad tagasinõuded jäävad tuvastamata.

Risk:

Juhul kui tuginetakse üksnes partneri kinnitustele ning esitatud väiteid üle ei kontrollita, siis projektide valiku menetluses võidakse lugeda nõue täidetuks olukorras, kus projektipartneril on tegelikkuses tähtajaks tasumata tagasinõudeid.

Kui kontrolli protseduurid ei sisalda tagasinõuete kontrollimise korda, siis on risk, et see pole kõigi menetlejate poolt ühtmoodi mõistetud ja rakendatud, mis omakorda võib viia valede järeldusteni. Lisaks võib kontrolli läbiviimisega seotud teadmine töötajate vahetumise korral kaduma minna või muutuda.

Soovitus:

1. Rakendada Läti partnerite puhul täiendavaid riskipõhiseid kontrollimeetmeid, mis võimaldavad veenduda, et partner on tagastanud kõik tähtajaks tagasimaksmisele kuuluvad EL-i või riiklikud toetused. Kontrollide ulatuse määramisel arvestada muu hulgas partneri tegevusvaldkonda, õiguslikku vormi ning muid asjakohaseid riskitegureid, sealhulgas seda, kas tegemist on tegevusvaldkonnaga, kus EL-i või riiklike toetuste saamise tõenäosus on suurem.

2. Täiendada JKK-d selliselt, et seal oleks üheselt kirjeldatud projektide valiku etapis tagasinõuete kontrollimise kord, sealhulgas kontrolli teostaja, kasutatavad andmeallikad ning kontrolli dokumenteerimise nõuded.

Auditeeritava kommentaar:

1. Läti partnerite tagasinõuete kontroll

Korraldusasutus võtab soovituse arvesse järgmise programmiperioodi nõuete ja kontrolliprotseduuride väljatöötamisel. Läti partnerite suhtes rakendatavate täiendavate kontrollimeetmete väljatöötamisel teeb korraldusasutus koostööd Läti riigiesindajatega, et leida kõige tõhusamad ja proportsionaalsemad lahendused tagasinõuete kontrollimiseks ning hinnata olemasolevate andmeallikate ja registrite kasutamise võimalusi. Kontrollimeetmete kavandamisel võetakse arvesse partneri õiguslikku vormi, tegevusvaldkonda ning muid asjakohaseid riskitegureid, sealhulgas toetuste saamise tõenäosust.

2. JKK täiendamine tagasinõuete kontrolli osas

Korraldusasutus kirjeldab järgmise programmiperioodi JKK-s projektide valiku etapis tagasinõuete kontrollimise. Muuhulgas sätestatakse kontrolli teostajad, kasutatavad andmeallikad ning kontrolli dokumenteerimise ja kontrolljälje tagamise põhimõtted.

Soovituste rakendamise eest vastutav üksus ja kuupäev: Korraldusasutus/Ühissekretariaat, 31.12.2028.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

21

Põhinõue 3 – Toetuse saajate asjakohane teavitamine valitud tegevuste toetamise suhtes kohaldatavatest tingimustest22

Audiitorite hinnangul toimib Eesti‑Läti programmi projektide valikuga seotud juhtimis‑ ja kontrollisüsteem auditi ulatuses hinnatud hindamiskriteeriumi 3.2 osas hästi ning parandused ei ole vajalikud (kategooria 1 – JKS toimib hästi).

Auditi käigus ei tuvastatud puudusi taotlusvooru teabe, kasutatava valikumeetodika, toetuse saajate õiguste ja kohustuste kirjelduse ega programmi abikõlblikkuse reeglite kättesaadavaks tegemisel. Audiitorid märgivad positiivsena, et projektide valiku menetlus, taotlejatele ja toetuse saajatele kohalduvad tingimused ning otsustamise etapid on programmi käsiraamatus sätestatud ja avaldatud. Samuti on avaldatud taotlusvooru andmed ning programmi abikõlblikkuse reeglid on toetuse saajatele kättesaadavaks tehtud. Seetõttu hindavad audiitorid, et juhtimis‑ ja kontrollisüsteem põhinõude 3 hindamiskriteeriumi 3.2 osas toimib hästi ning parandused ei ole vajalikud (kategooria 1).

22 Auditi käigus hinnati põhinõude 3 raames üksnes hindamiskriteeriumi 3.2.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

22

LISA 1 – Koondhinnang auditeeritava asutuse JKS-ile

Auditi toimingute tulemusena anti Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessiga seotud JKS-le järgmine hinnang:

Põhinõue Kategooria 1 Kategooria 2 Kategooria 3 Kategooria 4

Põhinõue 2. Tegevuste asjakohased valikukriteeriumid ja -menetlused

X

Põhinõue 3. Toetuse saajate asjakohane teavitamine valitud tegevuste toetamise suhtes kohaldatavatest tingimustest

Hindamiskriteerium 3.2

X

Koondhinnang RTK Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) JKS-ile

X

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

23

LISA 2 – Auditi ulatuses olevad hindamiskriteeriumid

Käesolevas lisas on esitatud auditi käigus hinnatud hindamiskriteeriumid põhinõuete lõikes. Põhinõude 3 osas hinnati auditis üksnes hindamiskriteeriumi 3.2.

Põhinõue 2: Tegevuste asjakohased valikukriteeriumid ja -menetlused.

Hindamiskriteerium 2.1: Korraldusasutus kehtestab seirekomisjonile heakskiitmiseks asjakohase valikumetoodika ja kriteeriumid, mis:

- tagavad valitavate tegevuste prioriseerimise, et maksimeerida liidu rahalist osalust programmi eesmärkide saavutamisse;

- on mitte-diskrimineerivad ja läbipaistavad; - tagavad juurdepääsuvõimalused puuetega inimestele ja soolise võrdõiguslikkuse ning võtavad arvesse

Euroopa Liidu põhiõiguste hartat, kestliku arengu põhimõtet ning liidu keskkonnapoliitikat kooskõlas ELi toimimise lepingu artikli 11 ja artikli 191 lõikega 1.

Hindamiskriteerium 2.2: Programmi abikõlblikkuse eeskirjad on täpselt ja ühemõttelised sätestatud asjakohasel riiklikul/piirkondlikul tasandil.

Hindamiskriteerium 2.3: Kõik laekunud taotlused registreeritakse kättesaamisel ja salvestatakse korraldusasutuse elektroonilisse andmevahetussüsteemi. Igale taotlejale edastatakse kättesaamise tõend ja iga taotluse heakskiitmise staatuse kohta peetakse elektroonilisi andmeid.

Hindamiskriteerium 2.4: Kõiki taotlusi hinnatakse kooskõlas kohaldatavate kriteeriumidega. Hindamisprotsess tagab, et väljavalitud tegevused ei ole saanud toetust teistest fondidest või programmidest samade eelarvestatud kulude katmiseks, vältides seeläbi topeltrahastamist.

Hindamist rakendatakse järjepidevalt ja mittediskrimineerival viisil. Kasutatavad kriteeriumid ja punktiarvestuse reeglid on kooskõlas seirekomitee poolt heaks kiidetud ning taotlusvoorus sätestatud tingimustega.

Taotluste hindamisel tagab korraldusasutus/vahendusasutused, et hindajatel on vajalik pädevus ja sõltumatus, sealhulgas kohustus kinnitada huvide konflikti puudumist. Korraldusasutus kontrollib pisteliselt huvide konflikti puudumist.

Seirekomitee tagab, et määruse (EL) 2021/1059 artikli 22 lõikes 4 sätestatud tingimused punktides a–j on täidetud.

Hindamiskriteerium 2.5: Taotluste rahuldamise või rahuldamata jätmise otsused teeb korraldusasutuse/vahendusasutuse nõuetekohaselt volitatud isik (või Interregi programmide puhul seirekomitee otsusega). Taotlejat teavitatakse tulemustest kirjalikult lepingu, otsuse või võrreldava dokumendi kaudu ning rahuldamise või rahuldamata jätmise põhjused esitatakse selgelt. Vaide esitamise kord ja sellega seotud otsused avalikustatakse.

Korraldusasutus avaldab kooskõlas ühissätete määruse artikli 49 lõike 3 nõuetega toetuse saamiseks valitud tegevuste nimekirja, mida ajakohastatakse vähemalt iga nelja kuu järel.

Hindamiskriteerium 2.6: Üldise valikumenetluse ja tegevuste heakskiitmise kohta on olemas asjakohane dokumentatsioon. Dokumentatsioon võimaldab korraldusasutusel kontrollida valikukriteeriumide kohaldamist.

Põhinõue 3: Toetuse saajate asjakohane teavitamine valitud tegevuste toetamise suhtes kohaldatavatest tingimustest.

Hindamiskriteerium 3.2: Taotlusvooru kutse avaldatakse. Kõigi potentsiaalsete kasusaajateni jõudmiseks on korraldusasutus 6 kuu jooksul pärast programmi heakskiitmise otsuse tegemist loonud veebisaidi, kus on kättesaadav teave tema vastutusalasse kuuluvate programmide kohta, mis hõlmab programmi eesmärke, tegevusi, olemasolevaid rahastamisvõimalusi ja saavutusi.

Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi juhtimis- ja kontrollisüsteemi audit – Lõpparuanne

24

Korraldusasutus avaldab sellel veebisaidil taotlusvooru andmed koos kasutatava valikumeetodikaga ning toetuse saajate õiguste ja kohustuste selge kirjeldusega, sealhulgas vähemalt:

a. taotlusvooruga hõlmatud geograafiline piirkond; b. asjaomane meetme eesmärk või erieesmärk; c. abikõlblike taotlejate tüüp; d. taotlusvooru kogusumma; e. taotlemise algus- ja lõppkuupäev.

Programmi abikõlblikkuse reeglid edastatakse abisaajatele (nt koolitusjuhiste kaudu).

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / 611 3558 / [email protected] / www.fin.ee

Registrikood 70000272

Hr Urmo Merila

Riigi Tugiteenuste Keskus

[email protected]

Meie 29.10.2026 nr 10-5/4363-1

Juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi

lõpparuande edastamine

Austatud härra Merila

Edastame Teile Eesti-Läti programmi (2021TC16RFCB043) projektide valiku protsessi

tulemusliku toimimise juhtimis- ja kontrollisüsteemi auditi lõpparuande nr JKS-2/2025.

Täname Teid meeldiva koostöö ja osutatud abi eest.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Anu Alber

finantskontrolli osakonna juhataja

auditeeriva asutuse juht

Lisa: JKS-2/2025 auditi lõpparuanne

Sama:

Pr Anu-Maaja Pallok, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]);

Pr Karin Viikmaa, Riigi Tugiteenuste Keskus ([email protected]).

Pilleriin Masing 5196 8731

[email protected]