Tere!

Täname pöördumise eest.

Kui digiallkirjastatud leping on e-kirjast salvestatud kooli selleks ettenähtud turvalisse dokumendihaldus- või failikeskkonda, puudub üldjuhul vajadus sama dokumenti täiendavalt e-postkastis säilitada. Soovitame koolil kehtestada kord, mille kohaselt sellised e-kirjad pärast dokumendi nõuetekohast salvestamist kustutatakse, arvestades seejuures koolile kohalduvaid dokumendihalduse ja säilitamise nõudeid.

ID-kaardi või passi koopia sisaldab isiku väärkasutuse seisukohalt tundlikku teavet, mistõttu tuleks vältida selliste dokumentide saatmist avatud kujul tavalise e-kirja manusena.

Kui koolil on isikut tõendava dokumendi koopia saamine vajalik ja selleks on olemas õiguslik alus, tuleks eelistada turvalisemat edastusviisi. E-posti kasutamisel võiks dokumendi koopia edastada digitaalselt allkirjastatud konteineris, mis võimaldab kontrollida saatja isikusamasust ning seostada konteineris oleva dokumendi konkreetse saatjaga. Sellised failid tuleks jällegi postkastiteenusest tõsta kooli dokumendihaldus- või failikeskkonda ja siis postkastist kustutada. Lastevanematele tuleb selgitada, et kool tundlikku teavet nn tava manustena vastu ei võta.

Kui dokumendi koopia saatmine ei ole lepingu sõlmimiseks vajalik, soovitame koolil sellest lapsevanemaid teavitada ning paluda selliseid koopiaid mitte saata.

Lugupidamisega

Andmekaitse Inspektsioon

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST
Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti
LinkedIn | YouTube 

Tere!

Pöördun Teie poole selgitustaotlusega seoses isikuandmete kaitse ja e-asjaajamise nõuetega koolis.

Alates  2026. õppeaastast on meie asutus läinud üle elektroonilisele dokumendihaldusele. Õppelepingu sõlmib ja allkirjastab lapsest õppija seaduslik esindaja (vanem). 

Sellegipoolest laekub meie üldisele e-posti aadressile vanematelt digitaalselt allkirjastatud lepingukonteinereid (.asice), kuid lisaks saadetakse vahel tavalise e-kirja manusena (mitte krüpteeritult ega digikonteineris) isikut tõendavate dokumentide (ID-kaart, pass) koopiaid.

Palun Andmekaitse Inspektsiooni selgitust ja juhiseid järgmistes küsimustes:

·1. Digiallkirjastatud konteinerid (.asice):  kuidas õigesti toimida e-kirjadega, mille manusena laekuvad digiallkirjastatud lepingu konteinerid? Kas pärast konteineri salvestamist turvalisse pilvekausta tuleb e-kiri koos manusega üldisest postkastist koheselt kustutada (sealhulgas prügikastist)?

·2. Tavaliste (allkirjastamata) manustega e-kirjad: kuidas toimida e-kirjadega, mille manusena saadetakse ankeete ja isikut tõendavate dokumentide (ID-kaart, pass) pilte ilma digiallkirjata? Mida peaks kool sellisel juhul tegema, arvestades, et lepingud sõlmitakse üldjuhul digitaalselt?

·

·Ette tänades,

·Viktoria Ilnitšova

·Juhiabi

·MTÜ IZUM