Muudatustaotlus projekti „Põltsamaa valla kogukonnapõhine toetatud eluasemehoone“ eelarves
Põltsamaa Vallavalitsus esitab Riigi Tugiteenuste Keskusele muudatustaotluse projekti „Põltsamaa valla kogukonnapõhine toetatud eluasemehoone“ eelarves seoses projektijuhtimise korralduse muutumisega ning palub lugeda hangitud projektijuhtimisteenuse kulu projekti abikõlblikuks kuluks. Muudatuse sisu ja põhjendus on esitatud allpool.
1. Muudatuse sisu
Taotluses oli kavandatud, et projekti juhib Põltsamaa Vallavalitsuse töötaja, abivallavanem Kristi Klaos. Projekti elluviimise käigus muutus projektimeeskonna koosseis: projektijuht lahkus vallavalitsusest 10.06.2024. Projektijuhtimise järjepidevuse tagamiseks hankis vallavalitsus projektijuhtimisteenuse. Teenust osutati lepingu alusel ajavahemikus 30.08.2024 kuni 30.06.2026.
Taotleme projektijuhtimise kulu lisamist projekti abikõlblike kulude hulka summas 11 130 eurot.
Sama lepingu alusel ostetud hangete läbiviimise teenust (3 400 €) abikõlblikuna ei taotleta. Selle kulu katab vald omavahenditest.
Muudatus ei mõjuta projekti eesmärke, tegevusi, tulemusnäitajaid ega projekti kogumaksumust.
2. Muudatuse vajalikkus
Projektijuhi lahkumine langes projekti kriitilisse etappi, kus algasid projekteerimis-ehitustööde, ning omanikujärelevalve hanked ja nendele järgnev ehitusetapp. Projektijuhil oli taotluses kirjeldatud ulatuslik projektijuhtimise kogemus (ca 17 aastat, sh mahukad ehitusprojektid), mille täielik asendamine olemasoleva personaliga ei olnud võimalik.
Vallavalitsus kaalus järgmisi lahendusi:
• Ülesannete jaotamine teistele meeskonnaliikmetele. Sotsiaalosakonna juhataja, majandusosakonna juhataja ja päevakeskuse juhataja vastutavad projektis oma valdkonna sisutegevuste eest (teenuste arendamine, ehituslubade ja kooskõlastuste menetlemine, sihtrühma kaasamine) ega saa oma põhiülesannete kõrval võtta üle projekti täismahus juhtimist.
• Uue töötaja värbamine. Värbamine oleks võtnud aega mitu kuud. Samuti on keeruline leida tähtajaliseks ametikohaks sobivat spetsialisti, kellel oleks nõutav Euroopa Liidu projektide juhtimise kogemus. Viivitus oleks ohustanud projekti ajakava, ehitustööde algust ja toetuse kasutamist abikõlblikkuse perioodi jooksul.
• Teenuse hankimine. See tagas kogenud projektijuhi kohese kaasamise ja tegevuste jätkumise katkestuseta. Kuupõhine tasu võimaldas maksta ainult tegelikult osutatud teenuse eest: lepingu kohaselt väheneb tasu, kui periood lüheneb.
Vallavalitsus valis viimase lahenduse kui projekti ajakava ja tulemuste seisukohalt kõige otstarbekama.
Hangitud teenus ei asendanud valla vastutust projekti eest. Projekti sisutegevuste, teenuste arendamise ja jätkusuutlikkuse eest vastutasid jätkuvalt sotsiaalosakonna juhataja ja päevakeskuse juhataja, ehitusega seotud menetluste eest majandusosakonna juhataja ning kommunikatsiooni eest arendus- ja kommunikatsioonispetsialist. Taotluses kirjeldatud riskimaandus toimis seega kavandatult. Tänu laiapõhjalisele meeskonnale ja kiirele reageerimisele jätkus projekt pärast projektijuhi lahkumist ilma katkestuseta.
3. Teenuse hankimine ja kulu põhjendatus
Vallavalitsus esitas 13.08.2024 pakkumuse esitamise ettepaneku. Projektijuhtimisteenuse sisu hõlmas:
• projekti administratiivset, tehnilist ja sisulist juhtimist;
• rahastaja nõuete ja õigusaktide täitmise tagamist;
• töö- ja ehituskoosolekute korraldamist ja nendel osalemist;
• suhtlust osapoolte ja rahastajaga ning tellija nõustamist;
• järelkontrollidele ja auditipäringutele vastamist;
• aruandlust ja dokumenteerimist.
Projektijuhile seati kvalifikatsiooninõuded: vähemalt 36 kuu kogemus Euroopa Liidu projektide juhtimisel ning vähemalt kolme lõppenud, vähemalt 2 miljoni euro kogumaksumusega projekti juhtimise kogemus.
Pakkumuses tuli projektijuhtimise kulu esitada kuupõhiselt ja hangete kulu eraldi hankepõhiselt. Tänu sellele on abikõlblik projektijuhtimise kulu muudest kuludest selgelt eristatav.
Pakkumuste esitamise tähtaeg oli 21.08.2024. Laekus kolm pakkumust:
Pakkuja
Projektijuhtimine, kuutasu
Projektijuhtimine, 24 kuud
Kogu pakkumus (sh hanked)
Civitta Eesti AS (km-ga)
1 244,40 €
29 865,60 €
36 465,80 €
Infragate Eesti (km-ga)
1 586,00 €
38 064,00 €
43 432,00 €
GreBer Konsult (km ei lisandu)
530,00 €
12 720,00 €
16 120,00 €
Soodsaima pakkumuse esitas GreBer Konsult, kelle pakkumus vastas kvalifikatsiooninõuetele. Hankeleping sõlmiti 30.08.2024.
Projektijuhtimise kuutasu oli valitud pakkujal üle kahe korra madalam kui järgmisel pakkujal. Projektijuhtimise kulu moodustab alla 0,4% projekti kogumaksumusest. Kulu on seega projekti mahtu arvestades mõistlik ja põhjendatud.
4. Tulemus
Hangitud projektijuhtimisteenuse toel tagati projekti juhtimine, hangete ja ehitusetapi korraldamine, koostöö osapooltega ning aruandlus.
Projektijuhtimise tegelik kulu oli 11 130 €, mida taotleme abikõlblikuna. Hangete läbiviimise kulu 3 400 € jääb mitteabikõlblikuks ja kaetakse valla omavahenditest.
5. Muudatused projekti andmetes
Muudatustaotluse rahuldamisel tuleb e-toetuse keskkonnas projekti andmetes teha alljärgnevad muudatused.
5.1. Leht „Projekti andmed“ (projekti kirjeldus), lahter „Projekti eeltingimused“
Muudatus 1. Praegune tekst:
„Etappide käigus tagatakse projektijuhtimine Põltsamaa vallavalitsuse poolt ning sisutegevuste, sh teenuste arendamine ja jätkusuutlikkuse tagamise eest vastutavad eelkõige sotsiaalosakonna juhataja ja Põltsamaa Päevakeskuse juhataja.“
Asendada tekstiga:
„Projektijuhtimise eest vastutab Põltsamaa Vallavalitsus. Projektijuhtimisteenus hangitakse, teenuse lõppemisel tagab projektijuhtimise vallavalitsus oma töötajate kaudu. Sisutegevuste, sh teenuste arendamise ja jätkusuutlikkuse tagamise eest vastutavad eelkõige sotsiaalosakonna juhataja ja Põltsamaa Päevakeskuse juhataja.“
Muudatus 2. Praegune tekst:
Projekti meeskonna loetelu punkt 1 tervikuna, mis algab sõnadega „1) Kristi Klaos, projektijuht, Põltsamaa abivallavanem.“ ja lõpeb sõnadega „Haridus TTÜ keskkonnakaitsetehnoloogia.“
Asendada tekstiga:
„1) Projektijuht – hangitav teenus. Vastutab projekti tegevuste koordineerimise, administratiivse ja sisulise juhtimise, hangete läbiviimise ning aruandluse eest. Projektijuhilt nõutakse vähemalt 36-kuulist Euroopa Liidu projektide juhtimise kogemust ning vähemalt kolme lõppenud, vähemalt 2 miljoni euro kogumaksumusega projekti juhtimise kogemust. Hangete läbiviijalt nõutakse vähemalt 36-kuulist hangete läbiviimise kogemust ning vähemalt viie avatud hankemenetluse läbiviimise kogemust.“
5.2. Leht „Projekti tegevused“, tegevus 15 „Kogukonna toetatud eluaseme loomine“, lahter „Tegevuse täpsustus“
Muudatus 3. Praegune tekst:
„3. Projektijuhtimine - projekti vältel“
Asendada tekstiga:
„3. Projektijuhtimine - projekti vältel (projektijuhtimisteenus hangitakse, teenuse lõppemisel tagab projektijuhtimise toetuse saaja)“
Muudatus 4. Praegune tekst:
„Toetuse taotleja vastutab enamiku projekti tegevuste eest, sealhulgas hangete läbiviimise ja projektijuhtimise ja teavituse eest.“
Asendada tekstiga:
„Toetuse saaja vastutab enamiku projekti tegevuste eest, sealhulgas hangete läbiviimise, projektijuhtimise ja teavituse eest. Projektijuhtimiseks ja hangete läbiviimiseks hangitakse teenus.“
Muudatus 5. Praegune tekst:
„Etappide käigus tagatakse projektijuhtimine Põltsamaa vallavalitsuse poolt (sh arendusspetsialistid, majandusosakonna ehituse eest vastutav spetsialist, abivallavanem) ning sisutegevuste, sh teenuste arendamine ja jätkusuutlikkuse tagamise eest vastutavad eelkõige sotsiaalosakonna juhataja ja Põltsamaa Päevakeskuse juhataja.“
Asendada tekstiga:
„Etappide käigus tagatakse projektijuhtimine hangitava projektijuhtimisteenuse kaudu koostöös Põltsamaa Vallavalitsusega (sh arendusspetsialistid, majandusosakonna ehituse eest vastutav spetsialist). Sisutegevuste, sh teenuste arendamise ja jätkusuutlikkuse tagamise eest vastutavad eelkõige sotsiaalosakonna juhataja ja Põltsamaa Päevakeskuse juhataja.“
Muudatus 6. Praegune tekst:
„Projektiväliste kuludena ei ole midagi plaanitud sisse osta.“
Asendada tekstiga:
„Projektivälise kuluna hangitakse toetuse saaja omavahenditest hangete läbiviimise teenus, mis ei kuulu projekti eelarvesse.“
5.3. Leht „Eelarve“ (tegevuste eelarve), tegevus 15, lahter „Eelarve rea täpsustus“
Muudatus 7. Praegune tekst:
„3. Projektijuhtimine
Kulusid ei kaasne. Teostatakse toetuse saaja poolt“
Asendada tekstiga:
„3. Projektijuhtimine
Projektijuhtimisteenus hangitakse. Teenuse lõppemisel teostab projektijuhtimist toetuse saaja, millega täiendavaid kulusid ei kaasne.
Koos projektijuhtimisteenusega hangitava hangete läbiviimise teenuse kulu on mitteabikõlblik ja kaetakse toetuse saaja omavahenditest.
Projektijuhtimise kulu kaetakse tegevuse abikõlbliku eelarve piires.“
Lugupidamisega
/Allkirjastatud digitaalselt/
Jan Müür