Pöördumine Andmekaitse Inspektsiooni poole Selgitustaotlus

Avalduse kuupäev: 09.11.2026

Pöörduja andmed

Selgitustaotluse sisu:

Lugupeetud Andmekaitse Inspektsioon! Vinni Vallavalitsus palub selgitust avaliku teabe seaduse (AvTS) andmekogusid käsitlevate sätete kohaldamise kohta kohaliku omavalitsuse kasutatavale personalihalduse tarkvarale Persona. Vinni Vallavalitsuses on kasutusel pilvepõhine personalihalduse tarkvara Persona, mida kasutatakse nii ametiasutuse kui ka vallavalitsuse hallatavate asutuste töötajate personaliandmete haldamiseks. Tarkvara kasutamine on korraldatud järgmiselt: Vinni Vallavalitsus ja hallatavad asutused kasutavad ühist personalihalduse tarkvara Persona. Hallatavad asutused sisestavad ja ajakohastavad oma töötajate personaliandmeid iseseisvalt. Vinni Vallavalitsuse finantsteenistus korraldab tsentraalselt ametiasutuse ja hallatavate asutuste töötajate palgaarvestust. Tarkvara kasutatakse personaliarvestuse, palgaarvestuse ja nendega seotud tööandja ülesannete täitmiseks. Vallavalitsusel on tekkinud küsimus, kas kirjeldatud viisil kasutatav personalihalduse tarkvara ja selles töödeldav personaliandmete kogum on käsitatav andmekoguna AvTS § 43¹ lõike 1 tähenduses ning kas selle kasutamiseks tuleb andmekogu asutada ja kehtestada andmekogu põhimäärus. Palume Teie seisukohta järgmistes küsimustes. 1. Kas kirjeldatud viisil kasutatav pilvepõhine personalihalduse tarkvara Persona ja selles töödeldav personaliandmete kogum vastab AvTS § 43¹ lõikes 1 sätestatud andmekogu tunnustele? 2. Kas asjaolu, et tarkvara kasutavad ühiselt vallavalitsus ja hallatavad asutused, kes sisestavad oma töötajate andmeid iseseisvalt, ning palgaarvestust korraldab tsentraalselt vallavalitsuse finantsteenistus, mõjutab selle käsitamist andmekoguna? 3. Kas kirjeldatud personali- ja palgaarvestuse korraldust saab käsitada organisatsiooni sisemise töökorralduse vajaduseks AvTS § 43³ lõike 4 tähenduses, arvestades, et

NIMI: Taivi Maalman

E-POSTI AADRESS: [email protected]

TELEFON:

tarkvara kasutavad mitu valla asutust? 4. Kas sellise personalihalduse infosüsteemi kasutamiseks tuleb AvTS § 43³ ja § 43⁵ alusel asutada eraldi andmekogu ning kehtestada selle põhimäärus või võib tarkvara kasutada asutuste sisemise töökorralduse vahendina ilma eraldi andmekogu asutamise õigusaktita? 5. Kui eraldi andmekogu asutamine ja põhimääruse kehtestamine ei ole nõutav, siis milliste õiguslike ja korralduslike dokumentidega oleks asjakohane reguleerida tarkvara kasutamist, juurdepääsuõigusi ning ametiasutuse ja hallatavate asutuste vastutust andmete töötlemisel? Palume võimaluse korral selgitada ka, millised asjaolud on määravad personalihalduse infosüsteemi eristamisel AvTS-i tähenduses andmekogust. Selgitus on vajalik selleks, et Vinni Vallavalitsus saaks hinnata Persona kasutamise õiguslikku korraldust ning otsustada, kas vajalik on andmekogu põhimääruse koostamine ja kehtestamine või piisab tarkvara kasutamist reguleerivatest asutusesisestest dokumentidest. Lugupidamisega Taivi Maalman | kantseleispetsialist Vinni Vallavalitsus Telefon: +372 5300 8352 E-post : [email protected] Veeb: www.vinnivald.ee