Sissetulev kiri

KÄSKKIRI

18.04.2024 nr 1-3/34

Siseministeeriumi digipöörde elluviimise

kord ja juhtrühma moodustamine

Käskkiri kehtestatakse Vabariigi Valitsuse 31. mai 2012. a määruse nr 39 „Siseministeer iumi

põhimäärus“ § 23 punkti 2 ja 29 alusel Majandus- ja Kommunikatsiooniministr i 25. augusti 2023. a käskkirjas nr 135 „Toetuse andmise tingimused valdkondlike digipöö rete toetamiseks“ (edaspidi TAT) sätestatud Siseministeeriumi valdkonna digipöörde tegevuskava

(edaspidi projekt) rakendamiseks.

1. Projektiga viiakse ellu 12.03.2024 Majandus- ja kommunikatsiooniministeer iumi

digiarengu asekantsleri kinnitatud1 Siseministeeriumi valdkondliku tegevuskava algatus i, mida käesolevas käskkirjas nimetatakse tegevusteks.

2. Tegevustega täidetakse järgmiste valdkondlike arengukavade programmi tegevuste eesmärke:

2.1. „Siseturvalisuse arengukava 2020-2030“ siseturvalisuse programmis:

2.1.1. hädaabi- ja infoteadete vastuvõtmine ning abi väljasaatmine;

2.1.2. avaliku korra tagamine;

2.1.3. õnnetuse, süütegude ja varakahjude ennetamine;

2.1.4. süüteomenetluse tõhustamine;

2.1.5. rände- ja kodakondsuspoliitika kujundamine ja elluviimine; 2.1.6. migratsioonijärelevalve;

2.1.7. tegevus- ja relvalubade väljaandmine. 2.2.„Sidusa Eesti arengukava 2021-2030“ nutika rahvastikuarvestuse programmis:

2.2.1. rahvastikuregistri andmekvaliteedi tõstmine;

2.2.2. rahvastikuregistri kasutusmugavuse parandamine.

3. Punktis 1 nimetatud käskkirjas toodud tegevused panustavad järgmistesse TATi

punktis 3.1. nimetatud tegevustesse: 3.1. infotehnoloogiliste arenduste väljatöötamine ja arendamine;

3.2. valdkondliku digipöörde elluviimisega seotud tegevused.

4. Projekti eelarve jaotus punktis 1 nimetatud tegevuste kaupa on sätestatud lisas 1.

1 Dokumendi number 2-1/114-1 12.03.2024

2 (6)

5. Uute tegevuste lisamine tegevuskavasse toimub vastavalt riigieelarve strateegia protsessile ning Siseministeeriumi kantsleri 2. märtsi 2023. a käskkirja nr 1-5/20 „Siseministeer iumi info- ja kommunikatsioonitehnoloogia teenuste osutamise põhimõtted“ punktis 4 „IKT

valdkonna rahastamine ja arendamise planeerimine“ sätestatule.

6. TATis sätestatud elluviija ülesandeid täidab Siseministeeriumi strateegia- ja arendusosakond (edaspidi STAO).

7. Projekti partnerid on Politsei- ja Piirivalveamet, Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus, Häirekeskus, Maksu- ja Tolliamet ning Siseministeeriumi rahvastiku

toimingute osakond.

8. Rakendusasutus on Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium (edaspidi MKM).

9. Rakendusüksus on Riigi Tugiteenuste Keskus (edaspidi RTK).

10. Projekti juhtrühm

10.1. Projekti elluviimiseks moodustatakse juhtrühm, mille ülesanneteks on tagada

käskkirja punktis 3 nimetatud tegevuste sidusus „Siseturvalisuse arengukava 2020-2030“, „Sidusa Eesti arengukava 2021–2030“, „Digiühiskonna arengukava 2030“, partneri asutuse tegevuskava, riigieelarve ja riigieelarve strateegiaga ning

seirata projekti elluviimist ja toetuse kasutamist. 10.2. Juhtrühma töö aluseks on elluviija koondatud ülevaated projekti tegevuste elluviimise

kohta.

11. Projekti juhtrühma koosseis

11.1. Juhtrühma tööd juhib Siseministeeriumi varade asekantsler. 11.2. Juhtrühma liikmed on:

11.2.1. Siseministeeriumi sisejulgeoleku asekantsler;

11.2.2. Siseministeeriumi pääste ja kriisivalmiduse asekantsler; 11.2.3. Siseministeeriumi rahvastiku ja kodanikuühiskonna asekantsler;

11.2.4. Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse peadirektori asetäitja arenduste valdkonnas;

11.2.5. Politsei- ja Piirivalveameti peadirektori asetäitja arenduse alal;

11.2.6. Häirekeskuse teenuste juht; 11.2.7. Maksu- ja Tolliameti peadirektori asetäitja arenduste alal;

11.2.8. Siseministeeriumi STAO IT valdkonna strateegia juht; 11.2.9. Siseministeeriumi rahandusosakonna juhataja; 11.2.10. Siseministeeriumi välisvahendite osakonna juhataja.

11.3. Juhtrühma juhil on vajadusel õigus juhtrühma töösse kaasata teisi teenistujaid, sh teiste ministeeriumite valitsemisaladest.

11.4. Juhtrühma teenindab STAO.

12. Juhtrühma ülesanded:

12.1. teeb järelevalvet projekti edenemise ja tegevuste tulemuste saavutamise üle; 12.2. teeb järelevalvet TATi punktis 4 sätestatud näitajate vahe- ja sihttasemete edenemise üle,

seirates tegevuste tulemuslikkust TATi näitajate saavutamise vaates; 12.3. seirab tegevuste vastavust MKMi täiendavatele nõuetele (TATi punktis 8.1 nimetatud

kontroll-lehed) vastavalt elluviija koostatud juhendile;

3 (6)

12.4. kontrollib projekti vastavust rakenduskava seirekomisjonis kinnitatud valikukriteeriumitele ja -metoodikale2;

12.5. muudab elluviija ettepanekul projekti eelarve jaotust (lisa 1), ulatust ning tähtaega, välja

arvatud muudatused, mis on rakendusasutuse pädevuses; 12.6. kinnitab projekti ülevaated, sh tegevused ja tulemused ning soovitud muudatused

projektis; 12.7. kiidab heaks projekti iga-aastase vahearuande (TATi punkt 9.1.5) ning projekti

lõpparuande (TATi punkt 9.1.7) enne rakendusüksusele esitamist;

12.8. otsustab projekti muudatusettepanekute esitamise rakendusasutusele; 12.9. otsustab TATi muudatusettepanekute esitamise rakendusasutusele;

12.10. annab partneritele ja elluviijale suuniseid edasisteks tegevusteks.

13. Juhtrühma töövorm

13.1. Juhtrühma töövormideks on: 13.1.1. koosolek, mille kutsub kokku juhtrühma juht vastavalt vajadusele, kuid mitte

harvem kui kord kvartalis; 13.1.2. e-menetlus, mille algatab juhtrühma juht.

13.2. Juhtrühma koosolekud protokollitakse ja protokollid registreeritakse

dokumendihaldussüsteemis Delta. 13.3. Juhtrühma koosolek on otsustusvõimeline kui koosolekust võtab osa vähemalt pool

juhtrühma koosseisust. 13.4. Juhtrühma otsused tehakse konsensuslikult. Kui juhtrühm vajalikes otsustes üksmeelt ei

leia, siis teeb elluviija koostöös IKT arendusnõukojaga lahendusettepanekud järgmiseks

juhtrühma koosolekuks.

14. Elluviija ja partnerite ülesanded 14.1. Elluviija ja partner täidavad Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses nr 55 "Perioodi

2021-2027 Euroopa Liidu ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide

rakenduskavade vahendite andmise ja kasutamise üldised tingimused" (edaspidi ühendmäärus) toetuse saajatele ja partneritele pandud kohustusi ning juhtrühma

suuniseid. 14.2. Partnerite omavaheline ülesannete jaotus tuleneb Siseministeeriumi kantsleri

2. märtsi 2023. a käskkirja nr 1-5/20 „Siseministeeriumi info- ja

kommunikatsioonitehnoloogia teenuste osutamise põhimõtted“ lisas 1 „IKT arenduse tellimise, teostamise ja elluviimise korrast“ (edaspidi IKT arenduskord), kus on sätestatud

äriteenuse omaniku ehk tellija ja teostaja kohustused. 14.3. E-toetuse keskkonnas dokumentide kinnitaja ja esitaja määrab Siseministeeriumi kantsler

volikirjaga.

15. Elluviija ülesanded:

15.1. teenindab projekti juhtrühma ning valmistab ette juhtrühma materjalid, kooskõlastades need enne juhtrühmale esitamist IKT arenduskorra alusel moodustatud IKT arendusnõukojaga;

15.2. koondab ülevaate projekti tegevuste hetkeseisu kohta; 15.3. koondab partnerite ettepanekud projekti muutmiseks ning uute tegevuste lisamiseks

tegevuskavasse;

2 Leitav: https://www.rtk.ee/toetuste-ulevaated-ja-oigusaktid/toetuste-rakendamine-ja-seire/seire-ja-

seirekomisjon#seirekomisjon-2023, ning TATi lisas 1

4 (6)

15.4. täidab ühendmääruse § 10 lõike 1 punktides 1-3, 6-9, 11-14, § 11 lõikes 1 ning § 33 lõikes 2 nimetatud ülesandeid;

15.5. koostab ning esitab juhtrühmale kinnitamiseks kord poole aasta jooksul rakendusasutuse

poolt kättesaadavaks tehtud vormil projekti hetkeolukorra ülevaate, sh tegevuste ja tulemuste progressi ning projekti soovitud muudatused;

15.6. esitab juhtrühmale kinnitamiseks ettepanekud iga-aastase eelarve jaotuse muutmiseks; 15.7. korraldab projekti riskide halduse ning annab juhtrühmale regulaarselt ülevaate riskidest

ja maandamismeetmetest;

15.8. esitab MKMi asekantslerile eelnevalt juhtrühma poolt otsustatud projekti muudatused; 15.9. esitab rakendusüksusele e-toetuse keskkonna kaudu rakendusüksuse poolt kättesaadavaks

tehtud vormil toetatavate tegevuste elluviimise iga-aastase vahearuande hiljemalt järgneva aasta 15. jaanuaril ja väljamaksete prognoosi rakendusüksuse nõudmisel;

15.10. esitab rakendusüksusele toetatavate tegevuste lõpparuande hiljemalt 60 päeva jooksul

pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu e-toetuste keskkonna kaudu; 15.11. esitab rakendusasutuse või rakendusüksuse nõudmisel järelaruande ühe aasta jooksul

pärast tegevuste kinnitatud lõppu; 15.12. kontrollib partnerite esitatud projekti elluviimisega seotud kulusid TATis ette nähtud

tingimuste ja nõutud tulemuste täitmise kohta ning esitab maksetaotluse

rakendusüksusele; 15.13. võib keelduda rakendusüksusele partneri esitatud kuludokumentide väljamaksmiseks

esitamisest, kui kulud ei ole abikõlblikud, partneri tehtud tegevused ja saavutatud tulemused ei ole kooskõlas õigusaktide, TAT-i või projektiga;

15.14. vajadusel nõustab partnereid projekti tegevuste planeerimisel ja elluviimisel;

15.15. määrab partnerile tähtaja makse aluseks olevate dokumentide või tõendite kontrollimisel ilmnenud kohustuse või nõude täitmiseks või puuduse kõrvaldamiseks;

15.16. täidab teavitamisnõudeid vastavalt Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ sätestatud nõuetele, sealhulgas korraldab

teavitusürituse vastavalt § 2 lõikele 3; 15.17. võimaldab audiitoril ja kontrollijal viibida projekti tegevusega seotud ruumides ja

territooriumil, andma neile projekti tegevuse elluviimise ja toetuse kasutamise kohta suulisi ja kirjalikke selgitusi ning andmeid, sealhulgas väljavõtte id raamatupidamisprogrammist ja pangakontost, ning võimaldama neil teha

dokumentidest koopiaid ja väljavõtteid; 15.18. kaasab vajadusel oma ülesannete täitmisesse IKT arendusnõukoja. IKT arendusnõukoda

täidab muu hulgas järgmisi ülesandeid: 15.18.1. hindab enne juhtrühmale esitamist projekti muudatuste ettepanekute vastavust

SIM valitsemisala IKT strateegiale, siseturvalisuse arengukavale, sidusa Eesti

arengukavale ning digiühiskonna arengukavale; 15.18.2. hindab projekti muudatusettepanekute vastavust riigieelarve strateegia raames

asutuste esitatud lisavajadustele ning vajadusel algatab lisavajaduskaard i muutmise.

16. Partneri ülesanded: 16.1. täidab IKT arenduskorras äriteenuse omanikule või teostajale pandud ülesandeid

tegevuskavas olevate tegevuste elluviimiseks ja tulemuste saavutamiseks, arvestades digiteenuste arendustegevuste rakendamisel digiriigi toimimise põhimõtteid, õigusraami

ning suundasid3;

3 Leitavad: https://mkm.ee/digiriik-ja-uhenduvus/digiteenused/digiteenuste-arendamine

5 (6)

16.2. kaardistab tegevuse elluviimisega seotud riskid ja maandamismeetmed ning teavitab sellest regulaarselt elluviijat;

16.3. viib tegevusi ellu töörühma või juhtrühma (edaspidi töörühm) abil, kuhu on kaasatud

elluviija, IKT arenduskorras nimetatud tellija, teostaja ning Siseministeer iumi poliitikaosakonna esindaja. Üks töörühm võib juhtida mitme algatuse elluviimist.

16.3.1. Kui tegevuse tulemuse saavutamine on seotud Siseministeeriumi valitsemisa la välise partneriga, peab valitsemisala välise partneri esindaja olema kaasatud töörühma.

16.4. täidab ühendmääruse § 10 lõike 1 punktides 2–6, 8–11 ja 13−16 ning §-s 11 nimetatud kohustusi ja TATi punktis 10 nimetatud kohustusi alljärgnevalt:

16.4.1. tagab projekti tegevuse elluviimiseks vajaliku kvalifikatsiooniga isikute olemasolu ja tema pädevuses olevad õiguslikud eeldused;

16.4.2. äriteenuse omanik teavitab elluviijat ja Siseministeeriumi vastava poliit ika

kujundamise eest vastutavat osakonda viivitamatult projekti algatuse elluviimiseks vajalike õiguslike eelduste puudumisest;

16.4.3. hanke läbiviimisel tagab, et ilma käibemaksuta rahvusvahelist piirmäära ületava maksumusega riigihanke alusdokumentides on seatud tingimus, mille kohaselt pakkuja esitab hankelepingu täitmisel iga oma alltöövõtja, kellega sõlmitud

alltöövõtulepingu käibemaksuta maksumus ületab 50 000 eurot, nime ja registrikoodi ning alltöövõtulepingu nimetuse, kuupäeva, numbri ja summa;

16.4.4. esitab elluviijale õige ja täieliku teabe, korrektse dokumendi ja aruande projekti teostamise ja mõjude kohta nõutud tähtajaks ja viisil, sh ühtekuuluvuspoliit ika fondide rakenduskava seire ja hindamiste käigus;

16.4.5. teavitab elluviijat esimesel võimalusel kirjalikult, kui talle on hüvitatud abikõlbmatu kulu ning algatab asutusesisese protsessi, mis võimaldab elluviija l

toetuse kümne tööpäeva jooksul tagastada; 16.4.6. tõendab elluviijale toetuse makse aluseks olevate tingimuste täitmist (algatuste

TATi nõuetele vastavat elluviimist, tulemuste saavutamist, toetuse

sihtotstarbelist kasutamist ja kulude abikõlblikkust), esitades elluviijale projekti algatuse kohta rakendusüksusele esitatavad andmed ja dokumendid;

16.4.7. teavitab elluviijat viivitamata kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis projekti algatusega seotud andmete muutumisest, projekti algatuse odavnemisest või kallinemisest, projekti algatuse elluviimist või kestuse nõude

täitmist takistavast asjaolust, sealhulgas projekti algatusega seotud vara üleandmisest teisele asutusele;

16.4.8. võimaldab audiitoril, kontrollijal ja elluviijal viibida projekti tegevusega seotud ruumides ja territooriumil, andma neile projekti tegevuse elluviimise ja toetuse kasutamise kohta suulisi ja kirjalikke selgitusi ning andmeid, sealhulgas

väljavõtteid raamatupidamisprogrammist ja pangakontost, ning võimaldama neil teha dokumentidest koopiaid ja väljavõtteid;

16.4.9. eristab projekti algatusega seotud abikõlblikud ja abikõlbmatud kulud, kasutades selleks eraldi raamatupidamiskoodi;

16.4.10. täidab teavitamisnõudeid vastavalt Vabariigi Valitsuse 12. mai 2022. a määruses

nr 54 „Perioodi 2021–2027 ühtekuuluvus- ja siseturvalisuspoliitika fondide vahendite andmisest avalikkuse teavitamine“ sätestatud nõuetele sh lisab

võimalusel hankelepingujärgse töö teostaja logo või viite hankelepingujärgse töö teostajale, kui töö tulemus on kasutajale nähtav;

16.4.11. säilitab asutuse dokumendihaldussüsteemis eristatuna algatuse elluviimise l

toetuse saamise aluseks olevad dokumendid ja muud tõendid ühendmääruse §-s 18 nõutud aja jooksul;

6 (6)

16.4.12. tagab makse aluseks olevate dokumentide või ilmnenud kohustuse või nõude täitmiseks puuduse kõrvaldamise elluviija määratud tähtaja jooksul.

16.5. Partneril on õigus teha elluviijale ettepanekuid projekti muutmiseks, sealhulgas algatuste

elluviimise edasilükkamiseks või ärajätmiseks, tagades seejuures, et TAT punktis 2 nimetatud eesmärgid ja tulemused saavutatakse ja punktis 4 nimetatud näitajad täidetakse.

16.6. Kui partner ei ole täitnud oma ülesandeid vajaliku hoolsusega või on pannud toime rikkumise, mille tagajärjeks on finantskorrektsioon elluviijale, kohustub partner elluviijale finantskorrektsiooniga seotud kulud hüvitama, välja arvatud juhul kui elluviija

ja partner on samas asutuses.

(allkirjastatud digitaalselt) Lauri Läänemets

siseminister

Lisa 1: Tegevuste ja eelarve jaotus asutuste kaupa