Leping

Andmetöötlusleping

1. Üldsätted

1.1 Andmetöötluslepingu eesmärk on kokku leppida volitatud töötleja õigustes ja

kohustuses isikuandmete töötlemisel, millest pooled raamlepingu ja/või

hankelepingu (edaspidi leping) täitmisel juhinduvad. Andmetöötlusleping

reguleerib isikuandmete töötlemist vastavalt Euroopa Liidu isikuandmete kaitse

üldmäärusele (2016/679) (edaspidi üldmäärus) riigihanke esemeks oleva teenuse

osutamise käigus.

1.2 Andmetöötluslepingus sätestatud tingimused kehtivad juhul, kui teenuse osutaja

(edaspidi volitatud töötleja) töötleb tellija (edaspidi vastutav töötleja) nimel

isikuandmeid üldmääruse mõistes.

1.3 Andmesubjektide kategooriad ja isikuandmete liigid, mida lepingu täitmisel

töödeldakse (edaspidi isikuandmed), isikuandmete töötlemise kestus, iseloom ja

eesmärgid on välja toodud alljärgnevalt:

Töödeldavate

isikuandmete

kategooriad

Töötlemise

laad

Töötlemise

eesmärk

Töötlemise

kestus

Andme-

subjektide

kategooriad

Üritusele eel-

registreerunud

isikute

andmed:

nimi, asutus,

ametinimetus

Vastutavalt

töötlejalt

saadava

nimekirja

alusel osalejate

nimesiltide

tootmine

Saada teada

üritustel

osalejate arv

ja valmistada

ette osalejate

nimesildid

Lepingu täitmise

kestel, kuni

hankelepingu

lõpuni.

Lepingu

ametlik

dokumentat-

sioon,

hävitatakse, sh

osalejate

nimekirjad

kustutatakse

pärast lepingu

lõppakti

mõlemapoolset

kinnitamist.

Üritusele

kutsutud

isikud

Osalejate,

andmed: nimi,

e-mail,

telefoni-

number,

passiandmed

Vastutavalt

töötlejalt

saadava

nimekirja

alusel

osalejatele

transpordi

ja/või majutuse

korraldamine

Korraldada

osalejate

transport

ja/või

majutus

Lepingu täitmise

kestel, kuni

hankelepingu

lõpuni.

Lepingu

ametlik

dokumentat-

sioon,

hävitatakse, sh

Osalejad,

kellele

korraldatakse

transport

ja/või

majutus

(sh suhtlus

osalejatega)

osalejate

nimekirjad

kustutatakse

pärast lepingu

lõppakti

mõlemapoolset

kinnitamist.

* Vajadusel täiendatakse/täpsustatakse tabelis toodud andmeid enne lepingu sõlmimist.

2. Isikuandmete töötlemine

2.1 Volitatud töötleja töötleb isikuandmeid ainult vastutavalt töötlejalt saadud

dokumenteeritud juhiste alusel, sealhulgas seoses isikuandmete edastamisega

kolmandale riigile või rahvusvahelisele organisatsioonile, välja arvatud juhul, kui

volitatud töötleja on kohustatud seda tegema talle kohalduva liidu või liikmesriigi

õigusega.

2.2 Volitatud töötleja kohustub hoidma lepingu täitmise käigus teatavaks saanud

isikuandmeid konfidentsiaalsena ning mitte töötlema isikuandmeid muul kui

lepingus sätestatud eesmärgil. Samuti tagama, et isikuandmeid töötlema volitatud

isikud (sh teised volitatud töötlejad, volitatud töötleja töötajad jt, kellel on ligipääs

lepingu täitmise käigus töödeldavatele isikuandmetele) järgivad

konfidentsiaalsusnõuet.

2.3 Volitatud töötleja võib isikuandmete töötlemiseks kasutada teisi volitatud töötlejaid

üksnes vastutava töötleja eelneval nõusolekul, mis on antud vähemalt kirjalikku

taasesitamist võimaldavas vormis. Ilma vastutava töötleja kirjalikku taasesitamist

võimaldava nõusolekuta võib volitatud töötleja kasutada isikuandmete töötlemiseks

teisi volitatud töötlejaid üksnes juhul, kui see on vajalik tema info- ja sidesüsteemide

hoolduseks, kui hoolduse läbiviimine ilma isikuandmeid töötlemata pole võimalik.

2.4 Volitatud töötleja aitab võimaluste piires vastutaval töötlejal asjakohaste tehniliste

ja korralduslike meetmete abil täita vastutava töötleja kohustusi, vastata üldmääruse

tähenduses kõigile andmesubjekti taotlustele oma õiguste teostamisel, muu hulgas

edastades kõik andmesubjektidelt saadud andmete kontrollimise, parandamise ja

kustutamise, andmetöötluse keelamise ja muud taotlused vastutavale töötlejale

viivitamatult nende saamisest alates.

2.5 Volitatud töötleja aitab vastutaval töötlejal täita üldmääruse artiklites 32–36

sätestatud kohustusi, võttes arvesse isikuandmete töötlemise laadi ja volitatud

töötlejale kättesaadavat teavet.

2.6 Volitatud töötleja teeb vastutavale töötlejale kättesaadavaks kogu teabe, mida on

vaja üldmääruse artiklis 28 kehtestatud kohustuste täitmise tõendamiseks ning mis

võimaldab vastutaval töötlejal või vastutava töötleja poolt valitud audiitoril teha

auditeid, sealhulgas kontrolle.

3. Isikuandmete töötlemisega seotud rikkumistest teavitamine

3.1 Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kõikidest isikuandmete töötlemisega

seotud rikkumistest, või kui on alust kahtlustada, et selline rikkumine on aset

leidnud, ilma põhjendamatu viivituseta alates hetkest, kui volitatud töötleja või tema

poolt kasutatav teine volitatud töötleja saab teada isikuandmete töötlemisega seotud

rikkumisest või on alust kahelda, et selline rikkumine on aset leidnud.

3.2 Volitatud töötleja peab viivitamatult, aga mitte hiljem kui 24 tundi pärast

rikkumisest teada saamist edastama vastutavale töötlejale kogu isikuandmetega

seotud rikkumist puudutava asjakohase informatsiooni. Juhul, kui kõiki asjaolusid

ei ole võimalik selleks ajaks välja selgitada, esitab volitatud töötleja vastutavale

töötlejale esialgsed andmed ning kogu info esimesel võimalusel.

3.3 Vastutav töötleja vastutab järelevalveasutuse teavitamise eest.

4. Vastutus

4.1 Vastutav töötleja vastutab, et volitatud töötlejale lepingu täitmise käigus edastatud

isikuandmed on õiged ja, et tal on õiguslik alus neid isikuandmeid töödelda, ka.

kolmandale isikule edasi anda.

4.2 Volitatud töötleja ei vastuta kahju eest, mis on tekkinud talle vastutava töötleja süül,

ilma õigusliku aluseta edastatud andmete töötlemise tõttu.

4.3 Volitatud töötleja vastutab kahju eest, mida ta on tekitanud vastutavale töötlejale,

andmesubjektidele või muudele kolmandatele isikutele isikuandmete töötlemise

tagajärjel, mis on tekitatud andmetöötluslepingu nõudeid rikkudes.

5. Muud sätted

5.1 Volitatud töötleja kohustub lepingu lõppemisel tagastama vastutavale töötlejale

kõik andmesubjektide isikuandmed või kustutama või hävitama isikuandmed ja

nende koopiad vastavalt vastutava töötleja antud juhistele. Kui pole antud

teistsuguseid juhiseid, siis tuleb isikuandmed tagastada või hävitada või kustutada

mitte hiljem kui 10 tööpäeva jooksul peale lepingu lõppemist, välja arvatud juhul,

kui Euroopa Liidu või selle liikmesriigi õiguse kohaselt nõutakse andmete

säilitamist.

5.2 Volitatud töötleja teavitab vastutavat töötlejat kirjalikult kõigist muudatustest, mis

võivad mõjutada tema võimet või väljavaateid pidada kinni andmetöötluslepingust

ja vastutava töötleja dokumenteeritud juhistest. Pooled lepivad kõigis

andmetöötluslepingut puudutavates täiendustes ja muudatustes kokku kirjalikult.

5.3 Kohustused, mis oma iseloomu tõttu peavad jääma jõusse hoolimata

andmetöötluslepingu kehtivuse lõppemisest, nagu konfidentsiaalsuskohustus,

jäävad jõusse ka pärast andmetöötluslepingu kehtivuse lõppemist ning nendele

rakendatakse lepingus ja selle lisades sätestatut, kui andmetöötluslepingus ei ole

kokku lepitud teisiti.

Riigi Infosüsteemi Amet Eesti Kaubandus-

Tööstuskoda

vastutav töötleja volitatud töötleja

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

1

HANKELEPING NR 4.2-3/24/70-1

Lepingu osa viitenumber: 244298 002 005 000

Riigi Infosüsteemi Amet (edaspidi tellija), registrikood 70006317, asukoht Pärnu mnt 139a,

15169 Tallinn, mida esindab seaduse ja põhimääruse alusel peadirektor Joonas Heiter

ja

Eesti Kaubandus-Tööstuskoda (edaspidi täitja), registrikood 80004733, asukoht Toom-Kooli tn

17, 10130, Tallinn, mida esindab seaduse ja põhikirja alusel, mida esindab volikirja alusel Mait

Palts,

edaspidi ka pool või pooled, sõlmisid käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. Lepingu sõlmimise alus ja ese

1.1 Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 30 lõike 4 alusel, lähtudes täitjaga sõlmitud

raamlepingust nr 4.2-3/2224-1.

1.2 Tööde detailsem kirjeldus on toodud lepingu lisas 1 „Tööde kirjeldus“.

1.3 Lepingu lahutamatuteks osadeks on tellija „EU CyberNeti üritused Dominikaani Vabariigis“

(viitenumber 244298) hanke alusdokumendid, tellija minikonkursi „Women in Cybertech

Camp@LAC4“ viitenumber 278293 dokumendid ning täitja pakkumus, arvestades antud

lepingus kokkulepitud erisusi.

1.4 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist mõlema poole poolt või poolte määratud tähtajal.

2. Lepingu maksumus, maksetingimused ja tööde üleandmine

2.1 Lepingu maksumus on kuni 64 630,00 eurot, millele lisandub käibemaks (edaspidi lepingu

maksumus). Lepingu maksumus sisaldab kõiki lepingu täitmiseks vajalikke kulusid.

2.2 Lepingut rahastatakse projektist EU Cyber Capacity Building Network (EU

CyberNet, IFS/2019/405-538).

2.3 Tööde üleandmisel tuleb järgida raamlepingu punkti 4.

2.4 Täitja esitab e-arve tellijale pärast tööde üleandmise-vastuvõtmise akti mõlemapoolset

allkirjastamist.

2.5 Täitja poolt esitatav arve peab selgelt ja üheselt viitama lepingule ning vajadusel rahastusele,

sisaldama makse teostamiseks vajalikke andmeid, eRHR-i hankelepingu osa viitenumber

244298 002 005 000, tellija kontaktisiku nime ning vastama käibemaksuseaduse nõuetele.

Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele.

2.6 Arve maksetähtaeg on 21 kalendripäeva.

3. Lepingu kehtivus ja lõpetamine

3.1 Leping jõustub hetkel, mil pooled on lepingu allkirjastanud ning kehtib 3 kuud või lepingust

tulenevate kohustuste täitmiseni, vastavalt varem saabunud asjalolule.

3.2 Tellija võib lepingu 30 kalendripäevase etteteatamistähtajaga olenemata põhjusest üles öelda

ning sellisel juhul on täitjal õigus nõuda tasu vaid lepingu ülesütlemise hetkeks faktiliselt

tehtud tööde eest.

3.3. Ülaltoodud alustel lepingu ennetähtaegsel lõpetamisel on täitjal õigus tellijalt sisse nõuda

tasu lepingu lõpetamise hetkeks faktiliselt tehtud tööde eest.

2

4. Kontaktisikud

4.1 Tellija kontaktisik on Kristiina Ramat, +372 5851 8203, [email protected];

4.2 Täitja kontaktisik on Merit Fimberg-Espuch, +372 5663 6656, [email protected].

5. Lõppsätted

5.1 Kõik lepingu muudatused sõlmitakse lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist mõlema poole poolt.

5.2 Käesoleva lepingu täitmisel tekkivad vaidlused ja lahkarvamused lahendavad pooled

läbirääkimiste teel. Kokkuleppe mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused Harju Maakohtus.

5.3 Leping on allkirjastatud digitaalselt.

6. Lisad

6.1 Käesoleva lepingu lahutamatuks lisaks on:

6.1.1 Lisa 1 “Tööde kirjeldus“;

6.1.2 Lisa 2 „Tööde üleandmise-vastuvõtmise akt (näidis)“;

6.1.3 Lisa 3 „Andmetöötlusleping“.

3

Lisa 1

„Tööde kirjeldus“

1. ÜLDINFO

1.1. Minikonkursi ese

Riigi Infosüsteemi Amet (RIA) tellib raamlepingu „EU CyberNeti üritused Dominikaani

Vabariigis“ nr RHR 244298 alusel minikonkursiga tööd ürituste korraldamiseks EU Cyber

Capacity Building Network (EU CyberNet) projekti (IFS/2019/405-538) raames. Minikonkursi

tulemusel sõlmitava hankelepingu raames planeeritakse koolitus perioodil 10.-13. juunil

2024. a Santo Domingos, Dominikaani Vabariigis. Koolituse planeeritav osalejate arv on

eeldatavasti 20. Ürituse töökeel on tellijaga eesti ja inglise keel ning teiste osapooltega hispaania

ja inglise keel. Tööde käigus võivad täpsustuda ning mõnevõrra muutuda ürituste läbiviimise

korralduslikud vajadused (kestus, osalejate arv jms vajadused). Võimalike muutustega ei saa

hankelepingu maksimaalne kogumaksumus suureneda.

Tööd tellitakse ja teostatakse Euroopa Liidu vahenditest.

1.2 EU CyberNet projekt

Euroopa Liit rahastab aasta-aastalt üha enam kübeturvalisusega seonduvaid projekte kolmandates

riikides ning Euroopa Komisjon tunneb seetõttu vajadust EL-ülese küberturvalisuse

ekspertvõrgustiku järele, mis saaksid selliseid projekte ellu viia. Võrgustiku käivitamiseks kuulutas

Euroopa Komisjon välja rahvusvahelise hanke ning võitjaks osutus Riigi Infosüsteemi Ameti

kirjutatud projekt. 2019. aasta augustis allkirjastasid RIA ja Euroopa Komisjon lepingu, mis on

alus Euroopa Liidu küberturbealase ekspertvõrgustiku asutamisele (EU CyberNet).

EU CyberNet projekt käivitus 2019. aasta 1. septembril ning seda juhitakse Tallinnast. Üheksa

miljoni euro suuruse eelarvega 6-aastane projekt hakkab perspektiivis koordineerima kõikide

Euroopa Liidu poolt läbiviidavate küberturvalisuse projektide elluviimist kolmandates riikides.

Ettevõtmise eesmärgiks on tugevdada Euroopa Liidu panust globaalsesse küberturvalisusesse ning

tagada väljaspool Euroopat korraldatavate õppuste, koolituste ning investeeringute senisest

efektiivsem kasutus. Selleks tuleb meil luua üleeuroopaline kübereksperte koondav võrgustik (nii

kübereksperdid kui ka küberturvalisusega tegelevad organisatsioonid), mida oleks võimalik

kasutada EL vastavate abikäeprojektide elluviimisel. Lisaks on võrgustiku ülesandeks nõustada

Euroopa Komisjoni erinevaid üksuseid, võimaldada ekspertidel ning organisatsioonidel vahendada

teavet ning kogemusi ja töötada välja küberturvalisuse koolitusmoodulid ning viia läbi vastavaid

koolitusi.

Projekti lõpuks peab olema võrgustikku hõlmatud enam kui 500 eksperti ning 150 organisatsiooni.

Võrgustik on sisendi ja panustamise poolelt avatud EL institutsioonidele, liikmesriikide pädevatele

asutustele, akadeemilisele ja erasektorile ning ka välispartneritele kolmandatest riikidest.

Võrgustiku tegevus põhineb tehnilisel platvormil CynAct, pakkudes kõigile osalejatele

infovahetuskeskkonda ning toetades EL institutsioone ülevaatega sihtriikidest ja eksperte infoga

4

erinevate EL projektide kohta. Lisaks igapäevasele suhtlustele korraldab EU CyberNet üritusi oma

võrgustikule, et aidata kaasa usalduspõhise kogukonna tekkele.

Projekt sai Euroopa Komisjonilt 2019.a lõpus ülesande ja rahastuse ellu viia regionaalse

küberkompetentsikeskuse rajamine Dominikaani Vabariigis. Keskuse ülesandeks on kogu LAC

regiooni riikidele pakkuda küberturvalisuse koolitusi ja konsultatsioone jagamaks EL head

praktikat ja kogemusi, tuginedes piirkonna riikide vajadustele ning tehes koostööd teiste regioonis

tegutsevate organisatsioonidega, nt OAS ja CARICOM. Ladina-Ameerika ja Kariibi

küberkompetentsikeskus (LAC4) asub Santo Domingos, Dominikaani telekommunikatsiooni-

teenuste regulaatori INDOTELi hoones (aadress: Centro INDOTEL - Calle Isabel La Católica,

Santo Domingo, 10212, Distrito Nacional, Dominikaani Vabariik). INDOTEL andis keskusele

ruumid, RIA viis 2021.a läbi ruumide remondi ja viis läbi hanked õppeklasside sisustamiseks.

LAC4-s on kaasaegne hübriidfunktsioonidega õppeklass, et võimaldada korraldada tehnilisi

koolitusi ja õppusi. Ürituste läbiviimiseks on LAC4 samuti võimalik kasutada INDOTELi hoone

teisi ruume – 144-kohalist auditooriumi, kahte seminariruumi (mahutavus kuni 20 in ja kuni 30 in,

kokku 50) ja kohvikut (mahutavus kuni 30 in).

2. TÖÖDE KIRJELDUS

2.1. Üldised korralduslikud lähteandmed

2.1.1. Koolituse füüsiline toimumiskoht on Centro INDOTELi majas (C. Isabel La Católica)

Santo Domingos, Dominikaani Vabariigis. Seminari ruum asub 2.korrusel ning toitlustus

(lõuna) on planeeritud 1.korrusele ja kohvipausid on planeeritud seminariruumi.

2.1.2. Õhtusöögi tarbeks on vaja eraldi ruumi (Centro INDOTELi majas ei saa korraldada).

2.2. Korralduslikud lähteandmed

10.-13.06.2024 Women in Cybertech Camp@LAC4

Ürituse kestus 10.06.2024 kl 19:00-22:00 ja 11.-13.06.2024 kl 09:00-17:001

Osalejate arv Eelduslikult 15 2, sh eelduslikult 4 koolitajat/esinejat

Ürituse eelduslik

ülesehitus3 Centro

INDOTELi majas

10.06

19:00-22:00 Õhtusöök (mitte istumisega)

11.06

09:00 – 17:00 Kohvipaus (serveeritakse seminariruumis terve päeva

vältel)

1 Tööde käigus võib ürituse kestus lüheneda/pikeneda +/- 1 tund ning kellaaeg muutuda +/- 1 tund. Nimetatud

muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. Toimumisaeg arvestatud UTC-4 ajatsoonis. 2 Osalejate arv võib muutuda +/- 5. Nimetatud muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. 3 Ülesehitus on indikatiivne ning sessioonide pikkus ja arv võib muutuda. Nimetatud muudatust ei käsitleta lepingu

muudatusena.

5

Osa I

13:00 – 14:00 Lõuna

Osa II

12.06

09:00 – 17:00 Kohvipaus (serveeritakse seminariruumis terve päeva

vältel)

Osa I

13:00 – 14:00 Lõuna

Osa II

13.06

09:00 – 17:00 Kohvipaus (serveeritakse seminariruumis terve päeva

vältel)

Osa I

13:00 – 14:00 Lõuna

Osa II

Ruumide kirjeldus

Tellija poolt on olemas 2. korrusel nii seminariruum (töölauad ja toolid

klassiruumi kujuliselt 16-le inimesele, kohvipauside serveerimiseks

lauad) ning catering’i ruum lõuna serveerimiseks 1.korrusel koos

laudade ja toolidega. Lisaks on 1.korrusel olemas ala registreerimislaua

jaoks.

Tehniline kirjeldus

Tellija poolt on seminariruumis olemas:

 videoprojektor ja ekraan;

 WIFI;

 käsimikrofon;

 audio/video süsteem.

Ürituse

korraldusmeeskond4

Ürituse korraldusmeeskonda peavad kuuluma kogu ürituse vältel

vähemalt:

 Vastutav projektijuht;

 Ürituse projektijuht;

 Toitlustuspersonal.

4 Etteantud nimekiri korraldustiimist on minimaalne nõue tellija poolt, iga rolli peab täitma erinev inimene; pakkuja

võib ise vajadusel rolle/inimesi juurde lisada. Selles nimekirjas on arvestatud ürituse kohapealsete töödega, selle

alla võib, aga ei pruugi kuuluda ettevalmistavad- ja järeltööd. Ettevalmistavate tööde (nt materjalide loomine) ja

järeltööde jaoks võib, aga ei pruugi täitja värvata lisameeskonna.

6

2.3. Ürituste toimumiskoht ja ruumid

2.3.1. Ürituste toimumiskoha ruumid on tagatud Tellija poolt Centro INDOTELi majas (aadressil

C. Isabel La Católica) Santo Domingos, Dominikaani Vabariigis.

2.3.2. Tellija on ette näinud, et ruumide jaotus on järgmine (kaasa on lisatud ka pildid Tellija

ruumidest):

2.3.2.1 ürituste toimumiskoht asub 2.korrusel;

2.3.2.2 kohvipausid tuleks katta samuti 2. korruse seminariruumi ning lõuna 1.korrusele

(eraldi ruum catering’i jaoks);

2.3.2.3 registreerimisala tuleb üles seada 1.korrusele Tellija ruumidesse.

2.3.3. Õhtusöök (10.06.2024 kestusega 19:00-22:00) peab toimuma väljaspool koolituse

toimumiskohta. Kohavalikul palume arvestada, et see asuks lühikese jalutuskäigu kaugusel

Centro INDOTELi majast (mitte rohkem kui 5 minuti kaugusel). Kuna tegemist on

valdavalt noortele IT-sektoris hõivatud naistele planeeritud üritusega, siis koha valikul

võiks arvestada, et õhtusöögi eesmärgiks on osalejatel omavaheline tutvumine ja vabas

vormis vestlus, seega palume mitte liiga formaalseid õhtusöögi asukohti pakkuda.

2.3.3.1.Toimumiskoht ja toimumiskoha kõik ruumid peavad olema ligipääsetavad

liikumispuudega inimestele.

2.4. Toitlustus

2.4.1. Terve koolituse vältel peab olema nii osalejatele kui ka esinejatele tagatud individuaalne

pudelivesi (arvestusega 40 väikest pudelivett päevas).

2.4.2. Esinejatele ning osalejatele peavad olema tagatud söögid ja joogid kohvipauside ning

lõunate näol Centro INDOTELis ning õhtusöök väljaspool Centro INDOTELi ruume.

2.4.3. Kohvipaus peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi ja mahl) ning 6 suupistet inimese kohta (4

soolast ja 2 magusat);

2.4.4. Lõuna peab olema buffet vormis, valikus kaks erinevat salatit ning kaks eri rooga (nt liha

või kala koos riisi või nuudlitega ning juurviljad) ning magustoit. Lõunamenüü ei tohi

korduda (peab olema igal päeval erinev). Pakkumuses pakkuda välja kokku vähemalt 4

menüüvalikut.

2.4.5. Õhtusöök (10.06.) peab sisaldama jooke (kohv, tee, vesi, mahl, õlu, valge vein, punane

vein) ja sööki, valikus kaks erinevat salatit ning kaks eri rooga (nt liha või kala koos riisi

või nuudlitega ning juurviljad) ning magustoit; pakkuda välja vähemalt 2 erinevat

menüüvalikut.

2.4.6. Menüüd peavad sisaldama valikut veganitele ning gluteeni- ja laktoositalumatutele.

2.4.7. Toidud peavad olema vastavalt ja arusaadavalt tähistatud (inglise keeles).

2.4.8. Toitlustuse koguste puhul arvestada osalejate toitumiserisustega, mis võib muutuda enne

koolituse toimumist ning peab olema vastavalt muudetav.

2.4.9. Pakkumises tuleb esitada menüüvalikud kõigi söögikordade kohta.

2.5. Osalejate lennud ja ööbimised

7

2.5.1. Suuremale osale osalejatest (15 inimest5) tuleb tagada hotell minimaalselt 3 ööks (üks

inimene toas) (10.-13.06) ning võimalusega kuni 5 ööks (09-14.06), juhul kui 10.06 ei ole

võimalik jõuda Santo Domingosse enne kella 14.00 ning 13.06 õhtul ei ole võimalik tagasi

lennata ning lennatakse tagasi 14.06. Eeldatav määr on kuni 180 eurot üks öö inimese kohta

(half-board hinnas).

2.5.2. Osalejate hotell peab asuma ürituse toimumiskohast lühikese jalutuskäigu kaugusel (mitte

üle 10 min).

2.5.3. Suuremale osale osalejatest (15 inimest6) tuleb tagada lennutransport Santo Domingosse,

eeldatav määr on kuni 2000 eurot inimese kohta. Osalejad on järgnevatest riikidest: Antigua

ja Barbuda, Bahama, Barbados, Belgia, Belize, Eesti, Grenada, Guyana, Itaalia, Jamaica,

Trinidad ja Tobago.

2.5.4. Suuremale osale osalejatest (15 inimest7) tuleb tagada nii Santo Domingosse saabumisel

kui ka Santo Domingost lahkumisel transfeer suunal lennujaam – hotell – lennujaam.

Eeldatav määr on kuni 40 eurot inimese kohta (üks suund). Transfeeri puhul on lubatud

samade lendudega saabuvad / lahkuvad osalejad paigutada ühte autosse / bussi.

2.5.5. Täitja ülesandeks on suhelda etteantud nimekirja alusel e-maili ja vajadusel telefoni teel

lennupiletit vajavate osalejatega, täpsustada osalejate lennumarsruudid ja -ajad, broneerida

ja osta osalejatele lennupiletid ning vastavalt lennuaegadele ööbimine ja transfeerid ning

tagada osalejatele lendudega seotud küsimustes tugi pädeva kontaktisiku näol.

2.6. Koolituse materjalid

2.6.1. Täitja ülesandeks on koolituse abimaterjalide koostamine ja vormistamine vastavalt tellija

sisendile ning nende sobivuse kooskõlastamine tellijaga enne konverentsi toimumist.

2.6.2. Sisuloome pole antud minikonkursi objekt, ürituste programmid (sh nt esinejate valiku)

töötab välja tellija.

2.6.3. Materjalide loomisel tuleb kasutada EU CyberNeti ja LAC4 visuaalset identiteeti.

Täiendavate logode lisamise vajadus materjalidele (lisaks EU CyberNet ja LAC4 logole)

selgub tööde elluviimise käigus (nt EL logo).

2.6.4. Koolituse tarbeks tuleb luua ja/või kujundada ja/või toota vähemalt järgmised materjalid:

2.6.4.1.Osalejate nimesildid (nimi, riik ja organisatsioon).

3. PAKKUMUSES NÕUTAV INFO

5 Tööde käigus võib ööbimist vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 5 inimese võrra. Nimetatud

muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena.

6 Tööde käigus võib transporti vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 5 inimese võrra. Nimetatud

muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena. 7 Tööde käigus võib transfeeri vajavate osalejate arv kohapeal väheneda/suureneda +/- 5 inimese võrra. Nimetatud

muudatust ei käsitleta lepingu muudatusena.

8

3.1. projektijuhtimise ja ürituste korraldamisega seotud tööde kirjeldus, mis sisaldab muuhulgas

järgmist informatsiooni:

3.1.1. ürituse korraldusmeeskonna kirjeldus ja rollide jaotus;

3.1.2. toitlustamise korralduse kirjeldus lähteandmetele vastavalt, sh lõunasöögi menüüd

(vähemalt 4 valikut) ja õhtusöögi menüü (vähemalt 2 valikut);

3.1.3. õhtusöögi toimumiskoht ja selle kirjeldus.

3.2. esitada ürituse korraldamiseks projektimeeskonna kogemus dokumendi vormil

„Projektijuhtide CVd“.

3.3. pakkumuse maksumuse lahtikirjutus töödeldavas tabelis eelarve vormil „Detailse eelarve

vorm“.

4. MUUD TINGIMUSED

4.1.Täitja peab tööde teostamisel järgima Euroopa rahastatud välistegevuse kommunikatsiooni ja

nähtavuse juhendit (Communication and Visibility in EU-financed external actions nõuded

ning stiilijuhised on kättesaadavad aadressil: https://international-

partnerships.ec.europa.eu/knowledge-hub/communicating-and-raising-eu-visibility-guidance-

external-actions_en), LAC4 visuaalset identiteeti ning EU CyberNeti visuaalset identiteeti

(CVI).

4.2.Tellija jätab endale õiguse tööde elluviimise käigus põhjendatud juhtudel kulusid eelarveridade

vahel muuta (st mõnelt kulurealt vabanevaid vahendeid kasutada teistel ridadel olevate kulude

täiendavaks katmiseks), kui see on lepinguga taotlevate eesmärkide saavutamiseks

põhjendatult vajalik ja/või kui see võimaldab lepingu eesmärke saavutada parimal võimalikul

moel. Kulusid võib eelarveridade vahel muuta tingimusel, et lepingu kogumaksumus ei

suurene. Kulud võivad poolte kokkuleppel väheneda tegelike kulude vähenemisel, sh, kuid

mitte ainult osalejate/esinejate arvu vähenemisest tulenevalt. Punktis kirjeldatud kulude

muudatusi ei käsitleta lepingu muudatusena.

9

Lisa 2

„Tööde üleandmise-vastuvõtmise akt (näidis)“

TÖÖDE ÜLEANDMISE-VASTUVÕTMISE AKT8

Käesolev tööde üleandmise- vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud ……………….

(edaspidi täitja) täitja kontaktisiku ……………… poolt ja esitatud Riigi Infosüsteemi Ameti

(edaspidi tellija)……………., (edaspidi koos nimetatud pool või pooled) tõendamaks, et täitja

andis üle poolte vahel sõlmitud lepingu nr …………. ja riigihanke viitenumber …, alusel teostatud

tööd alljärgnevalt:

1. ……………………………………………………… (tehtud tööd, alltöövõtjad, maht,

täidetud tingimused, vajadusel viited lepingupunktidele vm).

2. Käesolevale aktile allakirjutamisega loetakse tööd täitja poolt tellijale üle antuks ning tööde

juhusliku hävimise ja kahjustumise riisiko tellijale üle läinuks ning loetakse leping lõppenuks

(ainult lõppakti puhul).

3. Kinnitame, et ……………… töötles tööde elluviimisel talle teatavaks saanud isikuandmeid

vaid tellija poolt tellitud töödega seotud tööde teostamiseks. Akti esitamisega kinnitame, et

oleme kustutanud kõik tööde käigus teatavaks saanud isikuandmed.

4. Käesolev akt on aluseks täitja poolt tellijale arve esitamiseks summas ………….. eurot,

millele lisandub käibemaks.

5. Käesolev akt omab juriidilist jõudu ning saadetakse pärast allkirjastamist pooltele.

6. Käesoleva akti lahutamatud lisad on:

6.1 …………………….

8 Akti võib muuta vastavalt vajadusele ja tellitavale tööle.