Väikeostu pakkumuste küsimine

Pärnu mnt 139 / 15060 Tallinn / [email protected] / www.politsei.ee

Registrikood 70008747

Väikeostu pakkumuste küsimine (teenus)

Politsei- ja Piirivalveamet (edaspidi hankija) teeb Teile ettepaneku esitada pakkumus vastavalt

väikeostu pakkumuste küsimise dokumendis (edaspidi väikeostu dokument) esitatud tingimustele.

1. Üldtingimused

1.1 Väikeostu nimetus: „Tööriiete renditeenus“.

1.2 Hankija kontaktisik: Ilona Horn, e-post: [email protected]. 1.3 Ettevõtjal on õigus küsida väikeostu dokumentide kohta selgitusi, esitades küsimused

e-posti teel hankija kontaktisikule. Hankija vastab ettevõtjate küsimustele kolme

tööpäeva jooksul. Hankija edastab esitatud küsimused ja vastused samaaegselt kõigile ettevõtjatele, kellele tehti ettepanek pakkumuse esitamiseks. Telefoni teel

esitatud küsimustele ei vastata. 1.4 Hankijal on õigus enne pakkumuste esitamise tähtaega vajadusel muuta väikeostu

dokumente. Väikeostu dokumentide muutmisel teavitab hankija sellest kõiki

ettevõtjaid, kellele on tehtud ettepanek pakkumuse esitamiseks. 1.5 Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu dokumentides mõnele standardile, tehnilise le

tunnustusele, tehnilisele kontrollisüsteemile vms kui pakkumuse tehnilise le kirjeldusele vastavuse kriteeriumile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega samaväärne“. Iga viidet, mille hankija teeb väikeostu

dokumentides ostuallikale, protsessile, kaubamärgile, patendile, tüübile, päritolule või tootmisviisile, tuleb lugeda selliselt, et see on täiendatud märkega „või sellega

samaväärne“. 1.6 Pakkumus on pakkuja tahteavaldus raamlepingu sõlmimiseks ja on selle esitamise l

pakkujale siduv alates esitamisest kuni pakkumuse jõusoleku minimaalse tähtaja

lõpuni. Pakkumuse esitamisega nõustub pakkuja kõikide väikeostu dokumentides toodud tingimustega. Tingimusliku pakkumuse esitamine on keelatud.

1.7 Hankija ei sõlmi raamlepingut pakkujaga, kellel on riikliku maksu, makse või keskkonnatasu maksuvõlg maksukorralduse seaduse tähenduses või maksu- või sotsiaalkindlustusmaksete võlg tema asukohariigi õigusaktide kohaselt. Enne

raamlepingu sõlmimist kontrollib hankija pakkujal maksuvõla puudumist. Kui pakkujal esineb maksuvõlg, siis teavitab hankija sellest pakkujat ja annab pakkujale

vähemalt kolm tööpäeva maksuvõla tasumiseks. Hankija võib mõjuvatel põhjustel pakkujale antud tähtaega pikendada. Kui hankija poolt antud tähtaja jooksul pakkuja maksuvõlga ära ei tasu ega ajata, siis hankija pakkujaga raamlepingut ei sõlmi.

2 (7)

1.8 Väikeostus saavad osaleda ainult pakkujad, kelle elu- või asukoht on Eestis, mõnes muus Euroopa Liidu liikmesriigis, muus Euroopa Majanduspiirkonna lepinguri igis

või Maailma Kaubandusorganisatsiooni riigihankelepinguga ühinenud riigis. Hankija võib kõrvaldada riigihankest pakkuja või ühispakkuja, kellel puudub õigus

pakkumust esitada. Kui alltöövõtjal esineb nimetatud alus, võib hankija nõuda pakkujalt sellise alltöövõtja asendamist.

2. Tellitava teenuse kirjeldus

2.2 Üldine teenuse kirjeldus

2.2.1 Tellitavaks teenuseks on tööriiete renditeenuse ostmine automehhaanikutele

orienteeruvalt kuni 30-le inimesele (inimeste arv võib olla kõikuv). Osutatava

teenuse mahtu (inimeste arvu ja renditavate riideesemete liike ja koguseid) peab

olema võimalik suurendada või vähendada mõistliku etteteatamise ajaga;

2.2.2 Tööriiete renditeenuse korraldamine toimub teenust osutava ettevõtte kontaktsiku

ja Hankija kontaktisiku koostöös;

2.2.3 Renditavate riiete kapid asuvad Tallinnas, Rakveres, Jõhvis, Narvas, Tartus,

Viljandis ja Võrus;

2.2.4 Politsei- ja Piirivalveamet vajab tööriiete renditeenust alates 03.06.2024, kuna

leping senise tööriiete renditeenuse pakkujaga lõpeb 02.06.2024.

2.2.5 Pakkumuse võitnud ettevõttega sõlmitakse kirjalik leping 3 aastaks;

2.2.6 Lepingu eeldatav maksumus on 12 000 eurot.

2.3 Teenusele esitatavad nõuded:

2.3.1. Pakkuja tagab renditavate tööriiete pesemise ja täieliku hoolduse (sh. ka parandus);

2.3.2 Pakkuja tagab renditavate tööriiete väljavahetamise kulumise tõttu;

2.3.3 Pakkuja tagab renditavate tööriiete transpordi ja vahetuse kappides eelnevalt

kokkulepitud päeval, 1 x nädalas

2.3.4 Pakkuja tagab rendiriiete sorteerimise ja jaotamise isiklikesse kappidesse ning

nende ära korjamise

2.3.5 Renditavad tööriided peavad olema terved, puhtad, vastama kandja suurusele ning

vastama hinnapäringus nimetatud töö iseloomule ning liigile (autoremondi

mehhaanikud töökojas/garaažis)

2.3.6 Renditavad tööriided peavad omavahel sobima komplekti mudeli, materjali ning

värvi poolest

2.3.7 Ühele inimesele peab olema arvestatud kolm ühte liiki eset nädalas (näiteks 3

jakki, 3 T-särki, 3 poolkombinesooni)

2.4 Renditavate rööriiete loetelu:

2.4.2 meeste/naiste tööjakk, värvus tume: sinine, roheline, must, tumehall vms;

2.4.3 meeste/naiste poolkombinesoon/kombinsesioon, värv: sinine, roheline, tumehall,

must vms; 2.4.4 T-särk, värvus tume: tumesinine, must, tumehall vms.

3 (7)

3. Pakkumuse ettevalmistamine, vormistamine ja esitamine

3.1 Hinnapakkumus tuleb esitada esitada tabeli vormis ning tabelisse tuleb lisada

järgmised andmed:

 toote nimetus - näiteks meeste jakk

 nädala renditasu tootele – 1 jaki rendihind nädalas käibemaksuta

 toodet vajavate inimeste arv – 1

 esemete arv 1 inimesele - näiteks 3 tööjakki nädalas, 3 poolkombinesooni

nädalas, 3 T-särki nädalas (seljas pesus, kapis)

 väljaostu ja hüvitamise hind (eseme kaotamise, purunemine jms korral)

3.2 Hinnapakkumusse tuleb lisada hind iga renditava eseme kohta eraldi EUR/nädalas

(km-ta);

3.3 Hinnapakkumus peab sisaldama kõiki teenuse osutamisega seotud

kulusid, mis on seotud teenuse osutamisega (transport, kappidesse

jaotamine ja sealt ära korjamine jms);

3.4 Pakkumus on jõus 60 päeva. Hankijal on õigus teha pakkujale

ettepanek pakkumuse jõusoleku tähtaega pikendada.

3.5 Pakkumus tuleb esitada hankija kontaktisiku e-posti aadressile hiljemalt

[15.05.2024]. Hilinenud pakkumusi hankija vastu ei võta. 3.6 Hankijal on õigus pakkumuste esitamise tähtaeg pikendada. 3.7 Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamise ja esitamisega seotud kulud ning

pakkumuse tähtaegse esitamise riski. 3.8 Pakkumus on konfidentsiaalne kuni raamlepingu sõlmimiseni. 3.9 Pakkuja märgib pakkumuses, milline teave on ärisaladus ning põhjendab teabe

ärisaladuseks määramist. Ärisaladusena ei või märkida pakkumuse maksumus t. Hankija ei avalikusta pakkumuste sisu ärisaladusega kaetud osas ega vastuta

ärisaladuse avaldamise eest osas, milles pakkuja ei ole seda ärisaladuseks märkinud.

4. Pakkumuste kontrollimine ja eduka pakkumuse valik

4.1 Hankija kontrollib tähtaegselt esitatud pakkumuste vastavust väikeostu dokumentides esitatud nõuetele. Juhul, kui pakkumus ei vasta väikeostu dokumendis

toodud tingimustele, lükkab hankija pakkumuse tagasi. 4.2 Hankijal on õigus küsida pakkujalt esitatud pakkumuse kohta täpsustavaid andmeid

ja täiendavaid selgitusi.

4.3 Vastavaks tunnistatud pakkumuste seast valib hankija eduka pakkumuse välja madalaima hinna alusel, mis sisaldab endas esemete renditasu summa nädala

arvestuses ehk ühte liiki 1 ese nädalas (1 jaki hind +1 T- särgi hind +1 poolkombinesooni hind).

4.4 Kui pakkumused on võrdsed, korraldab hankija eduka pakkumuse

väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdse maksumusega pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida.

4.5 Hankija sõlmib eduka pakkumuse esitanud pakkujaga kirjaliku lepingu, lähtudes väikeostu dokumendis esitatud tingimustest ja eduka pakkuja pakkumusest.

4 (7)

5. Läbirääkimiste pidamine

5.1 Hankija on õigus pidada vastavaks tunnistatud pakkumuse esitanud pakkujatega läbirääkimisi esitatud pakkumuse sisu ja maksumuse ning raamlepingu tingimuste

üle. 5.2 Vastavalt läbirääkimiste pidamise vajadusele teatab hankija pakkujatele

läbirääkimiste aja. Iga pakkujaga peetakse läbirääkimisi eraldi. Läbirääkimisi võib

pidada kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis või suuliselt. Suuliselt peetud läbirääkimised protokollitakse. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed. Hankija tagab

läbirääkimiste käigus pakkujate võrdse kohtlemise. 5.3 Pärast läbirääkimiste toimumist esitab pakkuja vajadusel uue kohandatud

pakkumuse, mis esitatakse läbirääkimistel kokku lepitud tähtajaks.

6. Pakkumuste tagasi lükkamine ja väikeostu kehtetuks tunnistamine

6.1 Hankijal on õigus kõik esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumused tagasi lükata igal ajal enne raamlepingu sõlmimist kui esitatud pakkumuste maksumus ületab raamlepingu eeldatavat maksumust. Kõigi pakkumuste tagasilükkamisel teeb

hankija sellekohase põhjendatud otsuse. 6.2 Hankija võib põhjendatud vajaduse korral omal algatusel väikeostu kehtetuks

tunnistada. Põhjendatud vajaduseks võib olla eelkõige, kuid mitte ainult: 6.2.1 kui tekib vajadus lepingu eset olulisel määral muuta; 6.2.2 kui väikeostu läbiviimise aluseks olevad tingimused on oluliselt muutunud ja

seetõttu osutub raamlepingu sõlmimine mittevajalikuks või võimatuks; 6.2.3 kui väikeostu läbiviimisel ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega

menetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia.

7. Arve esitamise tingimused

7.1 Hankija võtab vastu ainult e-arveid. Raamatupidamise seaduse kohaselt on e-arve operaatoriks masintöödeldava algdokumendi käitlemise teenuse pakkuja, kelle kohta

on tehtud märge hankija andmetes juriidiliste isikute kohta peetavas riiklikus registris.

7.2 E-arve saatmise võimalused:

7.2.1 kui pakkuja on e-arvete operaatori klient, edastada e-arve oma operaatorile,

kelle kaudu see jõuab hankijani;

7.2.2 hankijale on võimalik saata e-arvet tasuta, kasutades infosüsteeme:

a. e-arveldaja (http://www.rik.ee/et/e-arveldaja).

b. arved.ee (https://www.arved.ee)

Nimetatud infosüsteemides tuleb avada kasutaja konto, neis on võimalik arve sisestada ja edastada. Avaliku sektori üksustele e-arvete esitamine on tasuta ja

piiramata koguses. 7.3 Pakkuja esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele, sisaldama hankija

kontaktisiku nime ja kirjaliku lepingu olemasolul tuleb viidata lepingu

numbrile. 7.4 Juhul kui pakkuja ja hankija vahel on lisaks käesolevale lepingule sõlmitud veel

lepinguid, on pakkuja kohustatud esitama iga lepingu kohta eraldi arve. Käesolevas punktis esitatud tingimustele mittevastav arve ei kuulu tasumisele. Arve tasutakse

21 kalendripäeva jooksul arvates hankija poolt nõuetekohase arve kättesaamisest. 7.5 Kui teenuse tulemusel valmib töö, mis võib-olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks,

siis kontrollib hankija töö vastuvõtmisel töö vastavust väikeostu dokumendis toodud

tehnilisele kirjeldusele ja täitja pakkumusele. Hankija kinnitab e-posti teel akti hiljemalt kolme tööpäeva jooksul pärast täitja poolt töö üleandmisest.

5 (7)

8. Vastutus

8.1 Kui täitja ei osuta teenust vastavalt väikeostu dokumentides märgitud tähtajale, on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi 0,15% vastava täitmisega

viivitatud asja hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% lepingu kogumaksumusest.

8.2 Konfidentsiaalsusnõude rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja täitjal kohustus

maksta leppetrahvi hankija määratud suuruses, kuid mitte rohkem kui 10 000 eurot iga vastava juhtumi korral. Nõuetekohaselt esitatud arve tasumisega viivitamise

korral on täitjal õigus nõuda ja hankijal kohustus maksta viivist 0,15% tasumise le kuuluvast summast iga viivitatud tööpäeva eest, kuid mitte rohkem kui 50% tasumisele kuuluvast summast.

8.3 Kui lepingu esemeks olev teenus või selle tulemusel valminud töö ei vasta väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses esitatud tingimustele on hankijal õigus nõuda

leppetrahvi 20 % lepingu kogumaksumuse hinnast. 8.4 Garantiitingimuste rikkumisel on hankijal õigus nõuda ja pakkujal kohustus tasuda

leppetrahvi 0,15% vastava lepingu hinnast iga viivitatud kalendripäeva eest, kuid

mitte rohkem kui 50% lepingu kogumaksumuse hinnast. 8.5 Autoriõiguste loovutajad võtavad endale täieliku vastutuse kolmandate isikute

autoriõiguste rikkumise eest. 8.6 Väikeostu dokumendis sätestatud leppetrahvinõuded on lepitud kokku kohustuse

täitmise tagamiseks, mitte kohustuse täitmise asendamiseks.

9. Garantii

9.1 Juhul, kui hankija on väikeostu dokumentide punktis 2 nõudnud garantiid teenuse tulemusel valmivatele töödele, siis annab täitja raamlepingu esemeks olevatele töödele nõutud garantii alates lepingu eseme üleandmisest, kui garantiikirjas või

muus dokumendis ei ole ette nähtud teisiti (edaspidi garantiiaeg). 9.2 Täitja on kohustatud garantiiajal omal kulul tagama töö või selle osadel ilmnenud

puuduste kõrvaldamise või asendama töö või töö puudustega osad väikeostu dokumendis ja täitja pakkumuses sätestatud tingimustele vastava töö või selle osa(de)ga hankija määratud mõistliku tähtaja jooksul hankija kontaktisiku kirjaliku

pretensiooni esitamisest arvates.

10. Intellektuaalomand

10.1 Juhul, kui täitja poolt lepingu täitmise käigus valmib töö (edaspidi teos), mis võib

olla autoriõigustega kaitstavaks teoseks autoriõiguse seaduse tähenduses, siis sellele

tekkinud varalised autoriõigused lähevad hankijale üle (loetakse hankija le

loovutatuks) ilma poolte täiendava kokkuleppeta alates väikeostu dokumentide

punktis 5.5 nimetatud hankijapoolse kinnituse andmisest.

10.2 Täitja annab lihtlitsentsi koos all-litsentsi andmise õigusega kõigi autori isiklike

õiguste teostamiseks teosele ja selle detailidele ilma geograafiliste või vormiliste või

viisiliste piiranguteta kogu autoriõiguste kehtivuse tähtajaks.

10.3 Täitja kinnitab raamlepingu sõlmimisel, et teose autor või autorid on piiranud või

piiravad oma isiklike õiguste teostamise viisi ning ulatust täitjaga nii, et hankijal on

õigus teost kasutada raamlepingus sätestatud viisil ja ulatuses.

10.4 Lepingu alusel autoriõiguste teostamise eest makstav tasu loetakse tasutuks teenuse

eest tasumisega (st autoritasu on teenuse tasu sisse arvestatud) ning hankijal ei ole

kohustust selliste õiguste eest täitjale täiendavalt tasuda.

11. Konfidentsiaalsus

6 (7)

11.1 Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks

kahjustada poolte huve. Konfidentsiaalne informatsioon ei hõlma endas informatsiooni, mille avalikustamise kohustus tuleneb õigusaktidest tingimusel, et

selline avaldamine viiakse läbi võimalikest variantidest kõige piiratumal viisil. 11.2 Täitja on kohustatud käsitlema lepingu täitmisel temale teatavaks saanud

informatsiooni hankija ja tema tegevuse kohta konfidentsiaalsena. Täitja on

kohustatud kaitsma temale üle antud andmetekandjate, lepingu täitmise käigus või juhuslikult teatavaks saanud informatsiooni konfidentsiaalsust. Vastavasisulise

informatsiooni müümist, pakkumist või levitamist täitja või temaga seotud isiku poolt käsitletakse kui lepingu olulist rikkumist.

11.3 Täitja kohustub lepingu täitmiseks rakendama organisatsioonilisi, füüsilisi ja

infotehnoloogilisi turvameetmeid lepingu alusel temale mistahes viisil teatavaks saanud konfidentsiaalsete andmete kaitseks.

11.4 Konfidentsiaalsusnõue on tähtajatu. 11.5 Täitja kohustub tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise

õiguspärasuse ning vastavuse isikuandmete kaitse üldmääruses (EL 2016/679) ja

teistes andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele, sh täitma organisatsioonil is i, füüsilisi ja infotehnoloogilisi turvameetmeid konfidentsiaalsete andmete kaitseks

juhusliku või tahtliku volitamata muutmise, juhusliku hävimise, tahtliku hävitamise, avalikustamise jms eest. Isikuandmete töötlemisel sõlmivad pooled täiendavalt andmete töötlemise lepingu vastavalt üldmääruse artiklis 28 sätestatule.

Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)

Ilona Horn

ostujuht

7 (7)