Nõudekiri

Nooruse 3 / 50411 Tartu / tel 738 7505 / faks 738 7514 / [email protected] / www.ra.ee / registrikood 70001946

Andmekaitse Inspektsioon

Selgitustaotlus

14.05.2024 nr 1-15/24/7

Soovime saada Andmekaitse Inspektsiooni hinnangut, milliseks tähtajaks seada

juurdepääsupiiranguid surmaaktidele, mis on koostatud 20. sajandil. Aastatel 2019-2020 andis Siseministeerium Rahvusarhiivile muude

perekonnaseisudokumentide hulgas üle Eestis aastatel 1926-2010 koostatud surmaaktide paberoriginaalid ning käesoleval aastal perioodil 1926-2006 koostatud surmaaktide

digitaalsed koopiad – see tähendab paberdokumentide skaneeringud, kokku 1,4 miljonit faili. Rahvusarhiiv soovib nendele dokumentidele järk-järgult avada juurdepääsu oma e-teeninduskeskkonnas.

Digiteeritud arhiividokumentidega tutvumiseks peab huviline registreeruma virtuaalse

uurimissaali VAU www.ra.ee/vau kasutajaks ja looma endale kasutajakonto. Konto loomisel nõustub klient kasutustingimustega ning annab muuhulgas kinnituse, et on teadlik isikute õigusest perekonna- ja eraelu puutumatusele ning vastutab talle kättesaadavaks tehtud

isikuandmete kasutamise eest vastavalt kehtivatele õigusaktidele.

Sisseloginud kasutajal avaneb:

- vaba juurdepääs kõigile digiteeritud arhiividokumentidele, millele ei ole seatud isikuandmete kaitseks ega muudel alusel juurdepääsupiiranguid;

- võimalus taotleda juurdepääsu piiranguga arhivaalidele, autentides end digitaalse ID-ga.

Juurdepääsutaotluste menetlemine on reguleeritud Rahvusarhiivi arhivaalidele juurdepääsu

korras: https://www.ra.ee/vau/upload/editor/day_210419/202104191953468621.pdf Rahvusarhiivi kõige arvukama kasutajagrupi moodustavad suguvõsauurijad. 2023. aastal

registreeriti arhiivi veebikeskkondades kokku üle 1,7 miljoni külastuse. Meie teenuseid kasutas aasta jooksul 28 500 registreeritud kasutajat, kellest 41% ehk 11 600 identifitseerisid

end genealoogidena. Nelja aasta eest läbi viidud arhiivikasutajate rahulolu-uuringu järgi otsivad kliendid arhiivist kõige sagedamini just isikuandmeid, reeglina infot oma esivanemate ja sugulaste kohta. Kasutajad ootavad, et Rahvusarhiiv laiendaks oma digiteerimistegevust ja

muudaks veebis kättesaadavaks üha enam ja enam dokumente.1

1 Vt. Rahvusarhiivi 2023. aasta aruanne https://www.ra.ee/wp- content/uploads/2024/03/ra_aruanne_2023.pdf ja Rahvusarhiivi kasutajate rahulolu-uuringu kokkuvõte

https://www.eha.ee/pilvi/index.php/s/Drt3CsxQfm3mdnw

2 (3)

Kui uuemad andmed, s.o pärast 01.07.2010 surnud isikute nimi, sünni- ja surmaaeg, on

rahvastikuregistrist tasuta leitavad ning Teise maailmasõja eelse perioodi perekonnaloolised allikad (kirikuraamatud) on olnud Rahvusarhiivi digikogus juba aastaid kättesaadavad, siis

täna tunnevad genealoogid kõige enam puudust sõjajärgse perioodi dokumentidest ning eriti allikatest, mis võimaldavad tuvastada isikute surmaaegu. Praegu ei ole sellist infot lihtne leida, teavet otsitakse digiteeritud ajalehtede surmateadetest, kalmistute portaalidest ning

tehakse samuti tasulisi päringuid rahvastikuregistrile.

Neid probleeme ja raskusi on genealoogid korduvalt kirjeldanud ning tõstatanud küsimuse, millal tehakse surmaaktid kättesaadavaks Rahvusarhiivi veebikeskkonnas. Juurdepääsu surmaaktidele ootavad ka paljud teised arhiivikasutajad (teadlased, tudengid, koduloouurijad

jpt).

Surmaaktid on korrastatud ja pealkirjastatud omavalitsuste kaupa kronoloogiliselt ning tulevastel kasutajatel ei ole võimalik arhiivi infosüsteemis teha otsingut neis leiduvate isikute nimede kaudu:

Soovides leida näiteks Orajõe vallas 1947. aastal surnud isiku surmaakti, tuleks läbi vaadata säilik Orajõe valla TSN TK surmaaktid 1944-1948.

Surmaaktide vormid on kümnendite lõikes muutunud, kuid sellest sõltumata sisaldavad nad

alati:

- surnud isiku isikuandmeid; - surma registreerinud isiku nime ning kuni 1995. aastani elukoha aadressi.

Surnud isiku nimi, sünni- ja surmaaeg ning surma fakt ei ole juurdepääsupiiranguga andmed, aga kuna surmaaktidele märgitud surnu isikuandmed sisaldavad veel eraelulist infot (nt

elukoha aadress) ja sageli ka surma põhjust (mis võib olla eraeluline teave või eriliigilised isikuandmed), ning varasema perioodi (kuni 1995) surmaaktidel on lisaks kirjas surma registreerinud isikute isiklikud aadressid, siis kehtivad surmaaktidele isikuandmete kaitseks

juurdepääsupiirangud. Piirangute seadmisel on Rahvusarhiivi hinnangul võimalik lähtuda kahest avaliku teabe

seaduse § 40 lg 3 toodud tähtajast:

- 30 aastat andmesubjekti surmast;

- 75 aastat dokumendi loomisest.

3 (3)

Kuna andmesubjektide surmaajad on kõnealuse dokumendiliigi puhul üheselt tuvastatavad ja

kattuvad säilikute piirdaatumitega, siis oleks Rahvusarhiivil hõlbus pakkuda oma e-teeninduskeskkonnas vaba juurdepääsu kõigile surmaaktidele, mis on koostatud rohkem kui

30 aastat tagasi. Kahest võimalikust valikust lühema tähtaja seadmine toetuks muuhulgas põhimõttele, et suguvõsa uurimine ja oma päritolu, esivanemate, sugulaste ja hõimlaste teadasaamine on üldtunnustatud õigus. Seda temaatikat on Andmekaitse Inspektsioon

käsitlenud oma varasemas juhendis „Isikuandmete töötlemine suguvõsa uurimiseks“ https://www.aki.ee/sites/default/files/dokumendid/isikuandmete_tootlemine_suguvosa_uurimi

seks_0.pdf Üldjuhul enam kui 30 aastat tagasi surnud isikute isikuandmetele juurdepääsu ei piirata, kuna

see on piisavalt pikk aeg, et tagada eraelu kaitse. Siiski võivad surma põhjused olla mõnikord delikaatsed ning vastava info ilmsikstulek valmistada täna elus olevatele lähedastele

ebamugavust. Samas eeldaks juurdepääs digiteeritud surmaaktidele Rahvusarhiivi kasutajakonto loomist ja vajaliku arhivaali otsingut, mistõttu ei oleks juurdepääs tehnilises mõttes täiesti avalik ning võimalik andmete pahatahtliku kasutamise risk oleks madal.

Kuna suure andmemahu tõttu ei ole võimalik üksikuid dokumente või dokumendiosi eristada

ja välja jätta, samas arvestades laia ringi uurijate suurt huvi teabe vastu ning eraelulise ja või eriliigilise teabe suhtelist vähesust ja asjaolu, et 30 aastaga on möödunud üks inimpõlv, mis tähendab, et eeldatavalt teabele juurdepääsu võimaldamisega seotud suurim võimalik riive

eraelule on möödunud, võiks 30aastane piirang andmesubjekti surmast alates olla Rahvusarhiivi hinnangul piisav.

Kui rakendada surmaaktidele 75 aasta pikkust piirangut, siis tooks see Rahvusarhiivi klienditeenindusele ennustatavalt kaasa väga pikaks ajaks väga suure töökoormuse

juurdepääsutaotluste menetlemisel. Uurija vaates kulub sel juhul teabe saamiseni rohkem aega ja teenus on tema jaoks tasuline, kuna otsingu peab läbi viima arhiivi teenistuja.

Palume Andmekaitse Inspektsiooni seisukohta, kas Rahvusarhiivi kaalutlused andmesubjekti surmast 30 aasta pikkuse juurdepääsupiirangu tähtaja seadmisel on õiged või leidub veel

aspekte, mida peaksime arvesse võtma.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Priit Pirsko riigiarhivaar

Tõnis Türna 7387516 [email protected]