Hankeleping teabelehtede edastamiseks valijatele otsepostiteenusena

HANKELEPING nr 7-3/1019-1

17.05.2024

SISEMINISTEERIUM, mida esindab kantsleri 11. juuli 2022. a käskkirja nr 1-5/62 „Volitus te

andmine varade valdkonna eest vastutavale asekantslerile“ punkti 1 alusel varade asekantsler Krista Aas (edaspidi tellija) ühelt poolt ja

AS Eesti Post, mida esindavad põhikirja alusel juhatuse liikmed Mart Mägi ja Heiki Raadik (edaspidi täitja) teiselt poolt,

edaspidi ka pool või ühiselt pooled sõlmisid käesoleva hankelepingu (edaspidi leping) alljärgnevas:

1. LEPINGU SÕLMIMISE ALUS JA ESE

1.1. Leping sõlmitakse riigihangete seaduse § 126 lõike 1 ja § 14 lõike 2 punkti 1 alusel läbi viidud eriteenuste väikeostu (teenuse CPV: 64110000-0 postiteenused) (edaspidi väikeost) tulemusel.

1.2. Tellija sõlmib lepingu täitjaga, tuginedes täitja poolt esitatud pakkumusele (edaspidi pakkumus), lepingus fikseeritud täitja avaldustele ja kinnitustele ning eeldades

heas usus täitja professionaalsust ja võimekust lepingut nõuetekohaselt täita. Alltöövõtjate kasutamise korral jääb lepingu nõuetekohase täitmise eest tellija ees vastutavaks täitja.

1.3. Lepingu esemeks on teabelehtede (edaspidi ka saadetised) edastamine valijate le otsepostisaadetisena (edaspidi postiteenus). Postiteenuse hulka kuulub ka edastatavate

teabelehtede valmistamine. 1.4. Postiteenust tuleb osutada vastavalt tehnilises kirjelduses, täitja pakkumuses (sh täitja

tüüptingimustes), lepingus ja lepingu lisades toodud tingimustele ning kooskõlas

postiseaduses ja isikuandmete kaitse seaduses sätestatuga. Täitja tüüptingimuste vastuolu korral tehnilise kirjelduse või lepingu tingimustega kohalduvad tehnilise kirjelduse ja

lepingu tingimused.

2. LEPINGU OSAD

2.1. Lepingu lahutamatuteks osadeks on tellija poolt 23.04.2024 esitatud hinnapär ing nr 10-5/2-1 ning selle osaks olev tehniline kirjeldus, täitja 02.05.2024 pakkumus,

üleandmise-vastuvõtmise aktid, pooltevahelised kirjalikud teated ning kõik sõlmitavad lepingu muudatused ja lisad.

2.2. Lepingu muudatused sõlmitakse kirjalikult lepingu lisadena, mis jõustuvad pärast nende

allkirjastamist poolte poolt või poolte määratud tähtajal. 2.3. Lepingu osaks ei loeta poolte varasemaid tahteavaldusi ega kokkuleppeid, mis ei sisaldu

lepingus või mõnes lepingu lahutamatus osas. Samuti ei oma lepingu suhtes tähendust poolte varasem käitumine.

2.4. Lepinguga samaaegselt allkirjastatavateks lisadeks on:

2.4.1. Lisa 1 – postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti vorm; 2.4.2. Lisa 2 – kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti vorm.

3. LEPINGU TÄITMINE

3.1. Postiteenuse osutamise detailsed tingimused on sätestatud tehnilises kirjelduses.

3.2. Teabelehe lõplik põhitekst edastatakse täitjale hiljemalt 07.05.2024.

3.3. Teabelehtede valmistamiseks tagab tellija1 täitjale iga isiku kohta teabelehtedele kantavad

andmed maakondade kaupa Eesti Posti sihtnumbrite järgi komplekteerituna (ühes failis üks sihtnumber) hiljemalt 14.05.2024.

3.4. Erineva sisuga teabelehti, mida valijatele saadetakse, on ligikaudu 90 (üheksakümmend)

ning edastatavate teabelehtede arv on ligikaudu 65 000 (kuuskümmend viis tuhat) eksemplari.

3.4.1. Postiteenuse maht ehk edastatavate saadetiste kogus võib lepingu täitmise ajal muutuda vastavalt valijate arvu muutumisele ajas. Edastatavate saadetiste lõplikud kogused selguvad Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse

(edaspidi SMIT) poolt täitjale teabelehtede valmistamiseks vajalike andmefailide edastamisel.

3.5. Saadetised peavad olema saadetistele kantud postiaadressidel saajatele kätte toimetatud ajavahemikus 24.05.–01.06.2024, eelistatult 27.–30.05.2024. 3.5.1. Järele saadetavad saadetised, mille puhul ei ole võimalik järgida vastavalt punktis

3.5 nimetatud tähtpäeva, toimetatakse saadetistele kantud postiaadressidel kätte esimesel võimalusel, kuid mitte hiljem kui tellija kontaktisiku poolt selleks ette

antud tähtpäevaks. 3.6. Täitja tagab kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise hiljemalt 07.06.2024.

3.6.1. Järele saadetavate kättetoimetamata saadetise, mille tagastamise puhul ei ole

olnud võimalik järgida punktis 3.6 sätestatud tähtpäeva, tagastatakse tellija le esimesel võimalusel, kuid enne koondakti allkirjastamist.

3.6.2. Saadetise tagastamise eest ei ole täitjal õigust nõuda eraldi tasu. 3.7. Pärast teenuse osutamist on täitja kohustatud hävitama kõik talle tellija (sh SMIT-i) poolt

edastatud isikuandmed. Andmete hävitamise kohta koostab täitja vastava protokolli ja

edastab selle tellijale enne punktis 5.3 nimetatud arve esitamist.

4. ÜLEANDMINE-VASTUVÕTMINE

4.1. Postiteenuse üleandmine-vastuvõtmine vormistatakse pärast valimisi vastava koondaktiga, mille vorm on toodud lepingu lisas 1. Üleandmise-vastuvõtmise koondaktil

peab olema maakondade kaupa välja toodud täitja poolt adressaatidele kätte toimetatud, järele saadetud ja tellijale tagastatud saadetiste arv.

4.1.1. Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti valmistab ette täitja (v.a juhul, kui tellija on eelnevalt avaldanud soovi seda ise teha) ja esitab tellija le allkirjastamiseks valimiste järgselt pärast seda, kui täitja on tellijale tagastanud

viimased kättetoimetamata saadetised vastavalt punktile 3.6. 4.2. Kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamine vormistatakse üleandmise-vastuvõtmise

aktiga, mille vorm on toodud lepingu lisas 2. Üleandmise-vastuvõtmise aktil peab olema maakondade kaupa välja toodud adressaatidele kättetoimetamata saadetiste arv. 4.2.1. Kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti valmistab ette täitja (v.a

juhul, kui tellija on eelnevalt avaldanud soovi seda ise teha) ja esitab tellija le allkirjastamiseks kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamisel vastavalt

lepingu punktile 3.6. 4.3. Üleandmise-vastuvõtmise aktid koostatakse 2 (kahes) eksemplaris, millest 1 (üks)

eksemplar jääb mõlemale poolele või koostatakse ja allkirjastatakse poolte kontaktisikute

poolt digitaalselt.

5. LEPINGU HIND JA TASUMISE TINGIMUSED

5.1. Lepingu eeldatav kogumaksumus on 32 916,74 (kolmkümmend kaks tuhat üheksasada kuusteist koma seitsekümmend neli) eurot, millele lisandub käibemaks (edaspidi lepingu

hind). 5.2. Arveldamise aluseks on 1 (ühe) saadetise edastamise maksumus, milleks on 0,504 (null

koma viissada neli) eurot, millele lisandub käibemaks. 5.2.1. Punktis 5.2 nimetatud ühiku maksumus on täitjale siduv ja tellijale lõplik ega

kuulu muutmisele inflatsiooni või mistahes muu põhjuse tõttu. Maksumuse arvelt

1 Edastatakse täitjale Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskuse (SMIT) poolt.

loetakse kaetuks kõik lepingu nõuetekohaseks täitmiseks vajalikud täitja

kulutused, sh sisaldab see tasu saadetiste tellijale tagastamise eest. 5.3. Täitja esitab tellijale postiteenuse osutamise eest arve pärast punktis 3.7 nimetatud

protokolli ja punktis 4.1 nimetatud koondakti allkirjastamist poolte poolt.

5.4. Täitja esitab tellijale Eesti e-arve standardile vastava e-arve2. Täitja poolt esitataval arvel peab lisaks standardis nimetatud andmetele olema viide lepingu numbrile ja sisaldama

tellija kontaktisiku ees- ja perekonnanime. 5.5. Täitja poolt esitatav arve peab vastama käibemaksuseaduse nõuetele ja poolte

kontaktisikute poolt allkirjastatud koondaktis fikseeritud (i) kätte toimetatud, (ii) järele

saadetud ja (iii) tellijale tagastatud saadetiste arvule. 5.6. Tellija tasub täitja esitatud arve 21 (kahekümne ühe) päeva jooksul nõuetekohase arve

saamisest arvates. Tellijal on õigus lepingu tingimustele mittevastavat arvet mitte tasuda ja nõuda arve lepingu tingimustega kooskõlla viimist. Arvel märgitud summa laekumise kohaks on täitja poolt arvel märgitud arveldusarve number.

5.7. Tellija poolt arve tasumise kuupäevaks loetakse vastava maksekorralduse riigikassa le esitamise kuupäeva.

6. KONFIDENTSIAALSUSKLAUSEL

6.1. Pooled kohustuvad mitte avalikustama kolmandatele isikutele lepingu alusel saadud

konfidentsiaalset informatsiooni, v.a seaduses sätestatud juhtudel. 6.2. Pooled täidavad kõiki kehtivaid andmekaitsealaseid ja infoturvet puudutavaid õigusakte.

Pooled edastavad konfidentsiaalset informatsiooni ainult nendele isikutele, kes on lepingu täitmisega otseselt seotud ja tagavad, et need isikud on teadlikud ja täidavad konfidentsiaalsuse nõuet.

6.3. Konfidentsiaalse informatsiooni all mõistavad pooled lepingu täitmisel teatavaks saanud isikuandmeid, turvaandmeid, informatsiooni, millele on kehtestatud juurdepääsupiirang

ning muud teavet, mille avalikuks tulek võiks kahjustada poolte huve. 6.4. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuse täitmise eest lasub poolel kõigi isikute eest, kes on

tema poolt lepingu täitmisele kaasatud.

6.5. Konfidentsiaalsusnõue kehtib tähtajatult.

7. POOLTE VASTUTUS

7.1. Pooled vastutavad lepingust tulenevate kohustuste rikkumise eest. Poole vastutus lepingu rikkumisega tekitatud kahju eest on piiratud ühekordse lepingu hinnaga ilma

käibemaksuta. Vastutuse piirangut ei kohaldata lepingu tahtliku rikkumise korral. 7.2. Täitja vastutab oma alltöövõtjate ja nende esindajate või töötajate tegevuse, rikkumiste ja

hooletuse eest, nagu enda tegude eest. Mis tahes lepingu osa alltöövõtu korras täitmise või alltöövõtja poolt lepingu mis tahes osa täitmise heakskiitmine tellija poolt ei vabasta täitjat ühestki tema lepingujärgsest kohustusest.

7.3. Juhul, kui tellija viivitab täitjale nõuetekohaselt esitatud arve alusel tasu maksmisega üle lepingus kokkulepitud tähtaja, on täitjal õigus nõuda viivist kuni 0,2 (null koma kaks) %

tasumisega viivitatud summast iga viivitatud päeva eest. 7.4. Saadetiste kättetoimetamisega viivitamisel kokkulepitud tähtajast on tellijal õigus nõuda

ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 500 (viissada) eurot iga kättetoimetamisega

viivitatud päeva eest. 7.5. Kättetoimetamata saadetiste tellijale tagastamisega viivitamisel kokkulepitud tähtajast on

tellijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 500 (viissada) eurot iga tagastamisega viivitatud päeva eest.

2 Kui täitja on e-arvete operaatori klient, tuleb tal e-arve edastada oma e-arvete operaatorile, kelle kaudu see

jõuab tellijani. Kui täitja ei ole e-arvete operaatori klient, on tal võimalik e-arvet tellijale saata tasuta, kasutades

piiramatult ja tähtajatult riigi poolt loodud e-arveldaja infosüsteemi (https://www.rik.ee/et/e-arveldaja) või kuni 5

(viis) e-arvet kuus võib saata tasuta ka Fitek AS infosüsteemi kaudu (https://www.arved.ee), milleks on vaja

avada viidatud aadressil kasutaja konto ja sisestada konkreetne tellijale suunatud müügiarve antud infosüsteemi

tellija

e-arvete operaatorile edastamiseks.

7.6. Saadetiste järelesaatmisega viivitamisel tellija poolt sätestatud tähtajast on tellijal õigus

nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 500 (viissada) eurot iga kättetoimetamisega viivitatud päeva eest.

7.7. Saadetiste kaotsi mineku, kahjustumise või hävimise eest saadetiste täitja valduses

viibimise ajal on tellijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 25 (kakskümmend viis) % lepingu hinnast.

7.8. Lepingu muude sätete rikkumise tuvastamise korral on tellijal õigus nõuda ja täitjal kohustus tasuda leppetrahvi kuni 5000 (viis tuhat) eurot.

7.9. Konfidentsiaalsuskohustuse rikkumise tuvastamise korral on kahjustatud poolel õigus

nõuda ja konfidentsiaalsuskohustust rikkunud poolel kohustus tasuda iga vastava rikkumise eest leppetrahvi kuni 5000 (viis tuhat) eurot.

7.10. Leppetrahvi suuruse määratlemise õigus on nõuet esitaval poolel, hinnates rikkumise raskust.

7.11. Leppetrahvid ja viivised tasutakse 21 (kahekümne ühe) päeva jooksul vastava nõude

saamisest arvates. Leppetrahvide ja viiviste nõudeõigus on 3 (kolm) kuud vastava rikkumise avastamisest arvates.

7.12. Lepingust tulenevate leppetrahvide maksmine, samuti tekitatud kahju hüvitamine, ei vabasta lepingut rikkunud poolt mistahes lepingust tulenevate kohustuste täitmisest.

7.13. Lepinguga võetud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmisega tellijale või

kolmandatele isikutele tekitatud kahju korral kohustub täitja taastama kahju tekitamise le eelnenud olukorra või hüvitama tellija poolt olukorra taastamiseks kantud kulud.

7.14. Pooled võivad kokkuleppel leppetrahvi, viivise või kahjuhüvitamise nõuet vähendada ja nõude asemel leppida kokku täiendavalt tehtavates muudes kohustustes. Poolel on õigus oma nõue teise poole nõudega tasaarvestada.

7.15. Piiramata teisi lepingu sätteid, astub kumbki pool mõistlikke samme vähendamaks kahju, mis on või võib olla aluseks mistahes lepingujärgsele kahju hüvitamise nõudele.

8. VÄÄRAMATU JÕUD

8.1. Pool ei vastuta lepingus sätestatud kohustuse täitmata jätmise või mittenõuetekohase

täitmise eest, kui see on tingitud vääramatuks jõuks olevast asjaolust. 8.2. Vääramatu jõu asjaolude ilmnemisest peab pool, kes tahab oma kohustuste mittetäitmise l

või mittenõuetekohasel täitmisel vääramatu jõu asjaoludele tugineda, teatama esimesel võimalusel teisele poolele.

8.3. Vääramatuks jõuks lepingu tähenduses on igasugune poole tahtest sõltumatu ja sellele

mitte alluv sündmus või asjaolu nagu tulekahju, sõjalise iseloomuga tegevus, streik, korratus, üleujutus või muu loetletud tunnustele vastav sündmus või asjaolu, mis takistab

või teeb võimatuks poole lepingust tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmise. Vääramatu jõud ei hõlma sündmusi, mis on põhjustatud poole või tema töötajate või lepingu täitmisse kaasatud alltöövõtjate hooletusest või tahtlikust tegevusest.

8.4. Vääramatu jõu sündmuse või asjaolu toimest mõjutatud poole kohustuste täitmise tähtaeg pikeneb vääramatu jõu toime tähtaja võrra, v.a punktis 8.5 nimetatud juhul.

8.5. Kui vääramatu jõu toimest mõjutatud poole kohustuste täitmise tähtaeg pikeneb eeldatavalt nii palju, et lepingu täitmise jätkamine pärast vääramatu jõu äralangemist ei ole kohaliku omavalitsuse volikogu valimise seadusest tulenevaid asjaolusid silmas

pidades enam mõistlik, on teisel poolel õigus lepingust taganeda.

9. TEATED

9.1. Üks pool edastab lepinguga seotud teated teise poole lepingus märgitud aadressile. Aadressi või kontaktisiku muutumisest on pool kohustatud koheselt informeerima teist

poolt kirjalikult või kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. 9.2. Poolte vahelised lepinguga seotud teated peavad olema esitatud kirjalikult, välja arvatud

juhtudel, kui sellised teated on informatsioonilise iseloomuga, mille edastamisel teisele poolele ei ole õiguslikke tagajärgi.

9.3. Poole kirjalik teade loetakse teise poole poolt kättesaaduks kui teade on üle antud allkirja

vastu või kui teade on edastatud tähitud kirjana poole postiaadressil ja teate postitamisest on möödunud 5 (viis) kalendripäeva. Poole elektrooniline teade, mis on edastatud teise

poole kontaktisiku e-posti aadressile, loetakse poole poolt kättesaaduks samal päeval, kui

elektrooniline kiri on saadetud enne kella 17.00. Pärast kella 17.00 saadetud elektrooniline kiri loetakse kättesaaduks järgmisel tööpäeval.

10. LEPINGU KEHTIVUS

10.1. Leping jõustub selle sõlmimisel. Leping loetakse sõlmituks hilisemast allakirjutamise

kuupäevast ja kehtib kuni pooled on oma kohustused nõuetekohaselt täitnud või lõppemiseni muul ettenähtud alusel.

10.2. Poolte lepingulisi tegevusi loetakse lepinguga kooskõlas olevaks alates 07.05.2024.

10.3. Tellija võib lepingust põhjendatud vajaduse korral taganeda, teavitades täitjat sellest kirjalikult ning sellisel juhul on tellija kohustatud tasuma täitjale lepingu ülesütlemise

momendiks nõuetekohaselt osutatud teenuse eest, mis tellija üleandmise-vastuvõtmise aktiga vastu võtab.

10.4. Juhul, kui täitja ei ole saadetisi saajatele kätte toimetanud hiljemalt 1 (ühe) nädala

möödumisel vastavalt kokkulepitud tähtaegadele või on seda teinud üksnes osaliselt, on tellijal õigus jätta täitjale teostamata postiteenuse eest tasu maksmata, lepingust

ühepoolselt taganeda ja nõuda sisse tekitatud kahju. 11. POOLTE KONTAKTISIKUD

11.1. Tellija kontaktisikud lepingu täitmisel, sh täitjale lepingu täitmiseks vajaliku teabe andmisel ning üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamisel on: Mairis Kungla, telefon

612 5208, [email protected] või Enel Pungas, telefon 612 5163, [email protected].

11.2. Täitja kontaktisikud tellijale lepingu täitmisega seotud teabe andmisel ning üleandmise -

vastuvõtmise akti allkirjastamisel on Henry Vari, telefon 56 84 0473, [email protected] või Marge Toots, telefon 59 12 7825, [email protected].

11.3. Kontaktisiku muutumisel tuleb sellest viivitamatult teist poolt e-posti teel teavitada. Nimetatud teade lisatakse lepingu juurde ning seda ei käsitleta lepingu muutmisena.

12. LÕPPSÄTTED

12.1. Täitja võib oma lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi, sealhulgas nõudeid üle anda

kolmandale isikule ainult tellija eelneval kirjalikul nõusolekul. Tellija vastav nõusolek ei vabasta täitjat tema kohustustest juba täidetud lepingu osas ega üle andmata kohustuste osas.

12.2. Lepingu täitmisel ja tõlgendamisel juhinduvad pooled Eesti Vabariigis kehtivatest õigusaktidest.

12.3. Lepingust tulenevad vaidlused, mida ei õnnestu lahendada poolte kokkuleppel, lahendatakse Harju Maakohtus.

12.4. Leping allkirjastatakse digitaalselt.

13. POOLTE REKVISIIDID

Tellija Täitja

Siseministeerium AS Eesti Post Registrikood: 70000562 Registrikood: 01070741

Pikk 61, 15065 Tallinn Pallasti tn 28, 10001 Tallinn Tel: 612 5008 Tel: 664 3200

E-post: [email protected] E-post: [email protected] (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Hankelepingu Lisa 1 – Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakti vorm

Postiteenuse üleandmise-vastuvõtmise koondakt

Hankelepingu … (kuupäev) nr … (lepingu nr) juurde

Tellija: Siseministeerium

Täitja:

Kätte toimetatud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Järele saadetud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Kätte toimetamata ja tellijale tagastatud saadetiste arv maakondade kaupa:

1) …

2) …

…

Muud märkused (vajadusel):

Teenus on teostatud nõuetekohaselt:

Teenuses esinevad järgmised puudused:

Vastu võetud

teenuse maksumus

kokku:

… EUR (km-ta) / … EUR (km-ga)

Rahastamisallikas:

Täitja kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Tellija kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Hankelepingu Lisa 2 – Kätte toimetamata saadetiste tellijale tagastamise akti vorm

Kätte toimetamata saadetiste tellijale tagastamise akt

Hankelepingu … (kuupäev) nr … (lepingu nr) juurde

Tellija: Siseministeerium

Täitja:

Jrk

nr Maakond Tagastatud saadetiste kogus (tk)

1. … …

2. … …

… … …

Kõik maakonnad kokku (tk): …

Täitja kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev

Tellija kontaktisiku nimi, allkiri, kuupäev