Vastus nõudekirjale

Lp Katrin Leemet Teie 19.04.2024

Põllumajandus- ja Toiduamet

Meie 22.05.2024 nr 2.3-8/24/1166-2

E-post: [email protected]

Vastus nõudekirjale

Andmekaitse Inspektsioonis on 22.04.2024 registreeritud Teie pöördumine, milles küsite, kas 3

päevase viivitusega ADR-is dokumentide avalikustamine on lubatud. See kataks ka ära

nädalavahetuse ja riiklikud pühad. Samal ajal saadaksite kliendile teavituse, et tema kiri on

registreeritud koos lingiga ja avalikustatakse hiljemalt 3 tööpäeva jooksul.

Seadus sellist võimalust ei anna. Nõuded asutuse dokumendiregistrile on sätestatud AvTS §-s

12, mille lg 1 p 1 kohaselt tuleb asutusse saabunud ja asutusest väljasaadetud dokumendid

registreerida hiljemalt saabumise või väljasaatmise päevale järgneval tööpäeval. Tõsi, seadus

ei sätesta eraldi, mis ajal tuleb dokumendid dokumendiregistri avalikuks vaates kuvada, kuid

inspektsiooni hinnangul pole sellel ka vajadust. Kuna AvTS § 28 lg 1 p 31 kohustab

teabevaldajaid digitaalse dokumendiregistri oma veebilehel avalikustama, siis on avalikud ka

selles registreeritud dokumendid alates nende registreerimisest (v.a juhtudel, kui nende suhtes

tuleb või võib kohaldada mõnda juurdepääsupiirangut). Ehk siis digitaalse asjaajamise üheks

mõtteks ja eesmärgiks on dokumentidele võimalikult kiire ja hõlpsa juurdepääsu tagamine.

Dokumentide avalikustamine 3 päevase viivitusega seda eesmärki ei täidaks.

Ka avaliku teabe seaduse ja sellega seonduvate seaduste muutmise seaduse eelnõu (1027 SE)

esimesel lugemisel ütles toonane justiitsminister algataja esindajana mh järgmist: „Lühidalt

kokku võttes on avaliku teabe uuendamise eesmärk avaliku võimu läbipaistvuse suurendamine

ja kehtiva seaduse vastavusse viimine tänapäeva infotehnoloogiliste arengutega/../ Uus avaliku

teabe seadus võimaldab avalikkusel tõhusamalt kontrollida avalike ülesannete täitmist, samuti

võimaldab igaühel saada operatiivselt kätte teavet tema õiguste ja kohustuste realiseerimiseks.

Näiteks tuleb eelnõu kohaselt viia asutuse õigusaktid dokumendiregistrisse kohe järgmisel

päeval, seni määras selle tähtaja asutus ise. Ka peab muutuma võimalikuks dokumentidega

tutvumine otse dokumendiregistris/../. Eelnõus on lähtutud põhimõttest, et juurdepääs avalikule

teabele on vaba ning seda võib piirata vaid seaduses sätestatud juhtudel ja ulatuses“.

Kuivõrd avalikule teabele võib juurdepääsu piirata üksnes seaduses sätestatud korras (AvTS §

3 lg 2) ja seaduse kohaselt on dokumendiregister avalik ning reguleeritud on eraldi vaid

dokumentide registreerimise aeg, mis digitaalse avaliku dokumendiregistri puhul on sama

dokumendi avalikustamisega dokumendiregistris, siis ei ole asutusel võimalik endale sobivaid

dokumentide avalikustamise tähtaegu seada.

Vastasel juhul tekkiks ka olukord, kus iga asutus määraks endale sobiva dokumentide

avalikustamise aja, mis ei ole kindlasti avaliku teabe seadusega kooskõlas. Kuna seadus ei

võimalda avalikustada dokumente avalikus dokumendiregistris 3 tööpäevase viivitusega, siis ei

saa Andmekaitse Inspektsioon siin teha ka kellelegi erandeid. Inspektsioon

järelevalveasutusena peab siin lähtuma seaduses sätestatud nõuetest. Et siiski ei läheks

registreeritud dokumendid kohe avalikuks ja jõuaks need enne avalikustamist üle vaadata, siis

on inspektsioon aktsepteerinud seda, kui dokumendid avalikustatakse registreerimise päeval

hiljemalt 24.00, mis annab võimaluse tööpäeva lõpul registreeritud dokumendid üle vaadata.

See, et töötajad registreerivad dokumente ka peale tööpäeva lõppu või ka nädalavahetustel, on

asutuse töökorralduse küsimus. Kui töötaja registreerib dokumendi peale tööpäeva lõppu või

nädalavahetusel (ja see on asutuse poolt aktsepteeritud), kus keegi seda üle ei vaata, siis on see

registreerija enda vastutus piirangute kehtestamise ja dokumendi avalikustamise õiguspärasuse

osas. See ei anna asutusel alust avalikustada dokumente kolme tööpäevase viivitusega.

Loodan, et sain oma selgitustega Teile abiks olla.

Lugupidamisega

Elve Adamson

Andmekaitse Inspektsiooni

Jurist

Peadirektori volitusel