Kirjavahetus

1

Virve Lans

Teema: FW: Selgituste kooskõlastamine

From: Virve Lans Sent: Monday, May 20, 2024 12:39 PM To: 'Kirsti Melesk' <[email protected]> Subject: RE: Selgituste kooskõlastamine Tere! Vaatasin taotluse läbi, tundub, et hetkel rohkem küsimusi ei tekkinud. Jään ootama allkirjastatud taotlust, palun see saata aadressile [email protected]. Virve Lans jurist [email protected] +372 627 4132 ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Ees LinkedIn I Youtube

From: Kirsti Melesk <[email protected]> Sent: Friday, May 17, 2024 11:26 AM To: Virve Lans <[email protected]> Subject: Vs: Selgituste kooskõlastamine

Tere! Lisan kolmapäeval saadetud vastustele, et saime täna eetikakomiteelt positiivse otsuse ja eetikakomitee otsuse protokoll on allkirjastamisel. Kui saaksin ka teie käest tagasiside viimati esitatud täiendustele, saaksime AKI taotluse uuesti koos eetikakomitee otsusega allkirjastada uue nädala alguses. Tervitades Kirsti

Saatja: Kirsti Melesk <[email protected]> Saadetud: kolmapäev, 15. mai 2024 10:35

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

2

Adressaat: Virve Lans <[email protected]> Teema: Vs: Selgituste kooskõlastamine Tere! Tänan täpsustuste eest.

1. lisasin maksimaalse päringu mahu, mille panin esialgu planeeritud päringu järgi - seega esmane päring on 115 töötu kontakti ja korduspäringutega (kui neid vaja on) suurendame seda maksimaalselt 230 kontaktini. Raske on prognoosida täpselt vajalike korduspäringute arvu kuna me täpselt ei tea kui kvaliteetsed on Töötukassa kontaktandmed tööampsude tegijate puhul (nt kas võib olla palju mitte kehtivaid kontaktandmeid vms). Aga meie senise kogemuse järgi peaks see maksimaalne maht (mida esialgu planeerisime kohe päringu mahuks), olema piisav. Täiendasin selle järgi nii taotluse p 7 kui lisa 4.

2. nõus, kontaktid võime hävitada kohe kui intervjuud tehtud. Lisasin selle täpsustuse taotluse p.10.3. Rohkem meil ei ole vajadust inimestega kontakti võtta ja nende kontaktandmeid säilitada. Kustutame kontaktandmed ühe kuu jooksul kui vajalik intervjuude arv on täidetud.

3. vaatasin veel korra üle ka andmekaitsetingimused ja parandasin sõnastust. Kuivõrd intervjueeritavad saavad suure osa informatsioonist kätte uuringu kutsega, siis ma ei näe vajadust luua eraldi dokumenti intervjueeritavatele ja registriandmete analüüsi jaoks. Kontrollisin üle ka isikuandmete töötleja üldjuhendi valguses ja mulle tundub, et kõik vajalik informatsioon on seal olemas mõlemat sihtrühma silmas pidades. Tõsi, registriandmete analüüsi osa võtab suure osa mahust kuivõrd vaja oli välja tuua päringu andmete loetelu, kuid proovisin teksti ka liigendada, et see oleks paremini loetav.

4. Viitasite, et tuleks läbi mõelda kuidas ja mis ajani on võimalik andmesubjektidele tagada nende õigused. Õigused on andmekaitsetingimustes loetletud. Mida on mõeldud selle all, et kuidas need õigused tagada? Proovisin täpsustada, et millele on võimalik ligipääsu nõude ja mis ajani, st andmete säilitamise aja raames ja vaid nendele, kus andmetöötlejal on võimalik mingi seos luua (nt ei saa nõuda registriandmete kustutamist kuivõrd meil puudub võimalus seostada ühtegi kirjet konkreetse isikuga) - märkisin lisatud lõigu lisa 6 tekstis kollasega. Kas see vastas teie küsimusele?

Eetikakomitee pole meile rohkem küsimusi tõstatanud. Loodame, et nad väljastavad oma otsuse lähipäevil. Lisan kirjale ka täiendatud dokumendid. Tervitades Kirsti Melesk

Saatja: Virve Lans <[email protected]> Saadetud: teisipäev, 14. mai 2024 13:54 Adressaat: Kirsti Melesk <[email protected]> Teema: RE: Selgituste kooskõlastamine Tere! Nüüd on kontaktide päringu osas sõnastus arusaadavam ning ülesehitus oluliselt parem, kuid ma siiski sooviks, et te pisut veel täpsustate seda. Taotluse kohaselt päritakse algselt 115 kontakti ja siis lähtudes puuduolevast, päritakse 15 kaupa juurde. Kas teil on siiski võimalik prognoosida, mis võiks see maksimumarv olla, muul juhul jääb täiesti lahtiseks, kui palju kontakte kokku päritakse. Kindlasti peaks vajaduspõhine täiendav kontaktide päringu arv ja kirjeldus kajastuma ka taotluse lisas, kus on andmekoosseisud välja toodud, muul juhul tekib taotluse ja andmekooseisu kirjeldava lisa vahel vastuolu.

3

Palun veel kaaluda, kas teil on ikka vaja säilitada Töötukassalt saadud kontakte lepingu lõppemiseni (taotluse p 10.3). Kui intervjuud on läbi viidud, transkriptsioonid tehtud, siis kas teil on vajalik siiski säilitada kontaktid? Mis on selle eesmärk? Vaatasin põgusalt ka andmekaitsetingimused läbi. Palun vaadake need veel üle, kuivõrd teil on seal sees korduseid, osaliselt on nad keeruliselt sõnastatud. Lisaks soovitaksin teil mõelda selle peale, et võimalusel koostada kaks dokumenti, eristada intervjuude andmetöötlust ja registriandmete analüüs. Praegu koostatud andmekaitsetingimused pigem lähtuvad registriandmete analüüsist. Tuleks eraldi mõelda ka selle peale, kuidas ja mis ajani on võimalik andmesubjektidele tagada nende õigused. Soovitan teil tingimuste koostamisel kasutada AKI isikuandmete töötleja üldjuhendit, mille lisas 3 on olemas ka kontrollküsimustik. Taotluse kohaselt olete pöördunud ka eetikakomiteesse, kas teil on juba eetikakomitee kooskõlastus olemas või teada, millal see võiks saabuda? Virve Lans jurist [email protected] +372 627 4132 ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST Tatari 39 | 10134 Tallinn | Eesti LinkedIn I Youtube

From: Kirsti Melesk <[email protected]> Sent: Friday, May 10, 2024 11:31 AM To: Virve Lans <[email protected]> Subject: Vs: Selgituste kooskõlastamine

Tere! Tänan nende täpsustavate küsimuste eest. See aitab ka meil oma mõtteid selgemalt väljendada. Meie vastused ja täpsustused:

1. Kontaktide päring Töötukassast – taotluse tekst on veidi kaheti mõistetav. Kas ma saan õigesti taotluse tekstist aru, et kokku on plaanis pärida kuni 115 töötu kontakti ja seda tehakse nö etapiliselt ehk kohe ei pärita kõiki 115 kontakti, vaid x arv kontakte ja kui jääb intervjueeritavaid jääb puudu, siis päritakse x arv juurde, kuid mitte mingil juhul üle 115?

Nõus, et meie sõnastus võis jääda ebaselgeks. Täiendasin taotluses p.7 sõnastust ja lisasin juurde näite. Meie töö protsess näeks välja selline: 1) teeme Töötukassale päringu 115 töötu kontaktandmete saamiseks (so 5 kontakti ühe intervjuu kohta). 2) saadame kontaktandmete saamisest alates hiljemalt 1 kuu jooksul kõigile isikutele kutse uuringus osaleda. 3) kui kõigi esimeses päringus väljastatud inimestega ühendust võtmise järel jääb planeeritud intervjuude arvust puudu (kontaktandmed ei kehtinud, inimesed ei soovinud uuringus osaleda), teeme Töötukassale korduspäringu samal

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

4

põhimõttel: 5 kontakti ühe intervjuu kohta. Kui puudu jääb nt 3 intervjuud, esitame päringu 15 kontaktile. Seega oleks kahe päringu peale kontaktandmete päring kokku 115 + 15 kontakti. Meie jaoks on põhiline küsimus kas sel viisil ja sellises mahus päringu tegemine oleks AKI-le vastuvõetav. Konsulteerisime ka Töötukassaga ja vähendasime esialgset päringu mahtu poole võrra, arvestades ka, et sel juhul võiks meile piisata ühest või kahest korduspäringust.

2. Teavitamise osas juhin veel tähelepanu art 14 nõudele – kui isikuandmed on saadud mujalt, siis tuleb teavitus teha ühe kuu jooksul. Planeeritavas uuringus pärite Töötukassalt inimeste kontaktandmeid eesmärgiga kutsuda neid intervjuule ning plaan on uuringukutses teha ka teavitus. Seega selles osas uuringus tuleb teil järgida, et uuringukutsed läheksid välja arvestades ühe kuu jooksul peale päringu tegemist. Taotluse punktis 11.2 on öeldud, et nende inimeste puhul, kellele kutset ei saadeta ja registrianalüüsi puhul, tehakse teavitus läbi MKM kodulehe. Samas on planeeritud Töötukassalt pärida kontaktandmed etapiliselt, seega nende inimeste puhul peaks siiski need inimesed kõik teavituse ju saama. Sain aru, et teil on Töötukassaga saadud kokkulepe, et kontaktide võetakse juurde, kui valimit ei saa täis. Seega jääb arusaamatuks, miks on nende inimeste puhul, kelle kontaktid Töötukassast päritakse vajalik tagada teavitamine läbi kodulehe? Kas siis kõik need inimesed, kelle kontaktid päritakse, ei saa kutset?

Lisasin täpsustuse taotluses p.7 ja p. 11.2, et saadame välja teavituse hiljemalt 1 kuu jooksul alates kontaktandmete meile väljastamisest. Rõhutan, et sõnastuses panin 1 kuu alates kontaktandmete väljastamisest, mitte päringu tegemisest, sest päringu tegemise hetkest kuni Töötukassa meile kontaktandmed väljastab võib ka minna maksimaalselt 30 päeva. Taotluse p 11.2: nõus, et see sõnastus oli segane. Saadame uuringu kutse kõigile meile väljastatud kontaktidele ja seetõttu on kodulehe kaudu teavitus ikkagi inimestele, kes on registrianalüüsi valimis. Täpsustasin p 11.2 sõnastust selle osas.

3. Taotluse punktis 10.2 on öeldud, et Statistikaamet säilitab koodivõtit tähtajatult. Palun selgitada, miks on koodivõtme säilitamine tähtajatult vajalik? Või on siin mõeldud, et Statistikaamet kasutab pseudonüümimisel juba Statistikaametis kasutusel olevat pseudonüümi ning seetõttu säilib koodivõti?

Statistikaamet kasutab koodivõtmena nende majas sees olevat metoodikat. Meie sellega kokku ei puutu, see on Statistikaameti tööriist ja seetõttu säilitatakse seda tähtajatult. Koodivõti tagab, et Statistikaametisse sisse tulevad andmed oleksid ühendatavad Statistikaametis juba olemas olevate (antud juhul EMTA) andmetega. Proovisin ka selle osas taotluse p 10.2 täpsustada.

4. Taotluse punktis 10.3 on öeldud, et andmete säilitamise periood lepitakse Statistikaameti ja Praxise vahel kokku andmete kasutuslepingus, mis on I kvartal 2025. Kas ma saan õigesti aru, et nimetatud tähtajal kustutab ka Statistikaamet selle uuringu tarbeks kokku pandud andmestiku?

Jah, andmete kasutuslepingus lepime kokku tähtaja, mil Statistikaamet hävitab uuringus kasutatud andmed, mis saab olema I kvartalis 2025.

Loodan, et need täpsustused on piisavad ja selged. Lisan kirjale ka viidatud täiendustega taotluse dokumendi. Head, Kirsti

Kirsti Melesk

Töö- ja sotsiaalpoliitika programmi juht

Poliitikauuringute Keskus Praxis

Ahtri 6A, Tallinn 10151

Telefon +372 506 4269

5

E-post [email protected]

From: Kirsti Melesk <[email protected]> Sent: Tuesday, April 30, 2024 4:34 PM To: Virve Lans <[email protected]> Cc: Kelly Toim <[email protected]> Subject: Selgituste kooskõlastamine

Tere!

Minu kolleeg Kelly Toim on teiega olnud eelmine nädal ühenduses seoses meie taotluse täpsustamisega.

Võtsin see nädal Kellylt töö üle ja saadan siinkohal meie kokku pandud täiendused taotlusse, et need enne allkirjastatud ja täiendatud taotluse esitamist teiega kooskõlastada, et kas need täiendused on nüüd piisavad.

Lisan meie vastused ja viited täiendustele otse püstitatud küsimuste juurde.

1. Saan aru, et kontakte on vajalik pärida varuga, kuid palun Töötukassaga konsulteerida ning selgitada välja, kas on võimalik kontaktandmeid pärida ka etapiliselt mitte korraga 230 kontakti, kui reaalselt neid kõiki vaja ei lähe. Meie esialgses taotluses oli päringu maht 10 kontakti ühe intervjuu kohta. Kui vähendame oma päringut selleni, et jääb täpselt samamoodi nagu tööandjate puhul 5 kontakti ühe intervjuu kohta, siis kas see oleks AKI-le sobivam (päringu maht siis täpselt poole väiksem töötute puhul)? Sel viisil jääb meil ikkagi piisav varu intervjuude asendamiseks nende arvelt, kes keelduvad. Samuti lisame taotlusse, et teeme vajadusel korduspäringu Töötukassale juhul kui oleme kogu kontaktide varu ära kasutanud kuid pole ette nähtud intervjuude arvu täis saanud. Kas selline korduspäring on AKI-le aktsepteeritav? Täiendasime vastavalt taotluse lisa 4 (andmepäringu kirjeldus) ja taotluse p7.

2. Palun täiendada taotluses uuringu eesmärki ning põhjendada, miks soovitakse uuringusse kaasata võrdlusrühmade kõikne valim. Hetkel on uuringu eesmärgi all seda osa põgusalt põhjendatud (olete seda küll täiendavalt põhjendanud AKI küsimuse nr 4 alapunkt b all, kuid peaks nähtuma ka taotluses). Täiendus lisatud taotluse punktis 9.

3. Taotluse punktis 8 on öeldud, et kontaktandmete päring tehakse koos taustatunnustega. Palun täpsustada, millised need taustatunnused on (kas need on tunnused, mille järgi tuvastate, millisesse rühma andmesubjekt kuulub). Täiendus lisatud taotluse punktis 8.

4. Taotluse punktis 10 on öeldud, et pseudonüümimise viib läbi Statistikaamet kui MTA poolt määratud andmeandja. Kas ma saan õigesti aru, et MTA-ga on eraldi suhelnud ja nad on aktsepteerinud, et TÖR ja MKR andmed antakse läbi Statistikaameti? Meie päringus on vaid andmed, mis on olemas Statistikaametis ja me ei tee lisapäringut EMTA-le ning oleme varem sel juhul kooskõlastanud andmepäringu Statistikaametiga (sh AKI kooskõlastuse sellele saanud). Küll aga täpsustame üle kas ja millist kooskõlastust EMTA sellele andma peaks ja kes oleks nende poolt kontaktisik.

5. Andmesubjekti teavitamine. Palun seda osa siiski täiendada, teavitamise nõue tuleneb isikuandmete kaitse üldmääruse art 12 – 14, antud juhul eelkõige art 14. Intervjuule kutse saanute puhul toimub eelduslikult teavitamine kuu jooksul (art 14). Nende inimeste, kellele kutset ei saadeta ja registripäringute puhul on AKI

Tähelepanu! Tegemist on välisvõrgust saabunud kirjaga. Tundmatu saatja korral palume linke ja faile mitte avada.

6

siiani aktsepteerinud ka seda, kui ministeerium avaldab oma kodulehel vastava teabe enne uuringu läbiviimist. Palun taotluse punkti 11 täiendada. Täiendasime taotluse punkti 11 koos vajalike viidetega lisadele.

6. Juhin tähelepanu, et nõusoleku võtmisel tuleb eristada andmekaitselist nõusolekut ja uuringus osalemise nõusolekut. Andmekaitseline nõusolek peab vastama üldmääruse art 7, art 4 p 11 nõutele, arvestades põhjenduspunkti 32. Kutses tuleks välja tuua isikuandmete töötlemise kohta teave, sellega täidate ka art 14 sätestatud teavitamise nõude ning sellisel juhul on inimesel ka võimalik eelnevalt läbi mõelda, kas ta on nendel tingimustel nõus osalema uuringus. Uuringu kutses peaks nähtuma kindlasti vastutava töötleja andmed, kust on andmed saadud ning millisel õiguslikul alusel, kuivõrd just need on küsimused, mis inimestel uuringukutsete saamisel tekivad. Vaatasime uuringus osalemise kutse üle ja lisasime info (track changes muudatused), samuti lisasime viite ja lingi andmekaitse tingimustele. Kas sellised täiendused on piisavad?

Lisan kirjale täiendatud taotluse koos lisadega (panen praegu juurde vaid need lisad mis on täiendatud).

Kui tekib veel täiendavaid küsimusi või kommentaare, võin hea meelega vastata.

Heade soovidega,

Kirsti Melesk

Kirsti Melesk

Töö- ja sotsiaalpoliitika programmi juht

Poliitikauuringute Keskus Praxis

Ahtri 6A, Tallinn 10151

Telefon +372 506 4269

E-post [email protected]