Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Kristi Juurik

Eesti Pagulasabi

[email protected]

Teie 23.04.2024 nr Meie 22.05.2024 nr 2.2-9/24/1180-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles kirjutate: Eesti Pagulasabi töötab humanitaarabivallas ja seal on tavapärane praktika, et kõige haavatavamate gruppide (pagulased, sisepagulased jm) kaitseks täidavad kõik töötajad enesedeklratsiooni vormi, kus kinnitavad, et neid pole süüdi mõistetud ega neid ei uurita seksuaalkuridegude vallas. Dokumendi mustand on manuses. Kas tööandjana võime infot sellisel kujul küsima? Kas peaksime eraldi küsima ka nõusoleku andmete töötlemiseks? Kas töötajatel ja käsunditäitjatel peaksid olema erineva sisuga vormid?

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles palute selgitusi seoses isikuandmete

töötlemisega, nimelt soovite, et töötajad täidaksid enesedeklaratsiooni. Sisuliselt soovite teha nii

uutele kui olemasolevatele töötajatele taustakontrolli, mis sisaldaks kinnitust, et isikul puuduvad

viidatud karistused (kinnitust isikult, et karistusregistris puuduvad karistused ning isikut ei uurita

seksuaalkuritegudes). Inspektsioon peab vajalikuks jagada antud teemal üldiseid selgitusi, millest

siis saate loodetavasti vastused oma küsimustele.

Selgitame, et igasuguseks isikuandmete töötlemiseks peab olema õiguslik alus – kas isiku

nõusolek (tingimusel, et tal on tõesti võimalik vabalt otsustada, kas nõustuda või mitte) või muu

seadusest tulenev alus (vt isikuandmete kaitse üldmääruse1 (IKÜM) artikleid 5 ja 6). Teie olete

kohustatud leidma õigusliku aluse andmete töötlemiseks, sealhulgas ka nn taustakontrolli

tegemiseks. Olgu siinkohal etteruttavalt öeldud, et töösuhetes on tööandja jõupositsioonil

töötajaga võrreldes ning kui taustakontroll seatakse töölepingu sõlmimise tingimuseks, ei pruugi

selline nõusolek olla antud vabatahtlikult. Seega tuleks analüüsida, kas sobib mõni muu IKÜM art

6 nimetatud õiguslik alus.

Juhime Teie tähelepanu ka töölepinguseaduse §-le 11, mille alusel võib näiteks lepingueelsetel

läbirääkimistel nõuda ainult neid andmeid, mille suhtes tööandjal on õigustatud huvi. Tööandja

õigustatud huvi puudumist eeldatakse eelkõige küsimuste puhul, mis puudutavad

ebaproportsionaalselt kandideerija eraelu või mis ei ole seotud sobivusega pakutavale töökohale.

Õigustatud huvi tuleb hinnata lähtuvalt konkreetsest töösuhtest, võttes arvesse täidetava ametikoha

nõudeid. Selliseid olukordi, kus tööle värbamine eeldab puhast tausta ja taustauuringut tuleb

ilmtingimata teha, tuleb ette nii avalikus kui erasektoris. Kuid juhul, kui ametikoht eeldab eelneva

taustakontrolli läbiviimist ning vastav õiguslik alus ei tule seadusest, on vajalik koostada

õigustatud huvi analüüs ning kaaluda, kas tööandja vajadus ja huvi taustakontrolli teha kaalub ikka

ülesse kandidaadi õiguse privaatsusele. Vaidluse korral on õigustatud huvi tõendamise kohustus

tööandjal.

1 https://eur-lex.europa.eu/legal-content/ET/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679&from=ET

2 (3)

Juhul, kui nn taustakontrolli tegemise aluseks on mõni eriseadus, ei tohiks tekkida küsimust osas,

kas taustakontrolli võib teha. Juhul, kui seadus seda aga ette ei kirjuta, nt on mingid ametikohad,

kelle suhtes selline kontroll ei ole kohustuslik, tuleb hinnata, kas esineb mõni muu õiguslik alus.

Teil kui andmetöötlejal tuleb hinnata, kas tegemist on selliste töökohtadega, millel töötamise

eelduseks on taustakontroll tulenevalt valdkonda reguleerivast eriseadusest või selleks on mingi

muu vajadus ja Te peate leidma, kas Teile kohaldub mõni IKÜM-is nimetatud muu õiguslik alus

See tähendab, et tööandjal (andmetöötlejal) tuleb selgeks teha, kas ja millisele alusele

tuginedes võib sellist andmetöötlust isiku suhtes läbi viia. Peamised alused on, nagu mainitud,

seadus ning lisaks ka õigustatud huvi. Kui õiguslikku alust ei ole, siis andmeid töödelda ei tohi.

Täpsustame, et kui andmetöötlejal on huvi mingite isikuandmete töötlemise vastu, ei tähenda see

automaatselt ka seda, et ta saab isikuandmete töötlemisel automaatselt tugineda õigustatud huvi

alusele. Vastutava töötleja huvi õigustatus on vaid lähtepunkt ehk üks elementidest, mida tuleb

analüüsida ning see, kas õigustatud huvi alusele saab tugineda, sõltubki andmetöötleja ja

andmesubjekti huvide tasakaalustamise tulemusest.

Õigustatud huvi korral on isikuandmete töötlemine seaduslik ainult juhul kui andmesubjekti huvid

või põhiõigused ja –vabadused ei ole tähtsamad, võttes arvesse andmesubjekti mõistlikke ootusi,

mis põhinevad tema suhtel andmetöötlejaga. Igal juhul tuleks õigustatud huvi olemasolu hoolikalt

hinnata, sealhulgas seda, kas andmesubjekt võib andmete kogumise ajal ja kontekstis mõistlikkuse

piires eeldada, et isikuandmeid võidakse sellel otstarbel töödelda. Andmesubjekti huvid ja

põhiõigused võivad olla andmetöötleja huvidest tähtsamad eelkõige juhul, kui isikuandmeid

töödeldakse olukorras, kus andmesubjektil ei ole mõistlik eeldada edasist töötlemist.

Tähele tuleb panna seda, et IKÜM art 6 lg 1 p-s f sätestatud õigustatud huvi alusel on andmetöötlus

seaduslik vaid siis, kui korrektselt on läbi viidud poolte huvide põhjalik kaalumine (analüüs),

millest nähtub selgelt järeldus andmete töötlemise õigustatuse kohta ehk läbi on viidud ja

kirjalikult dokumenteeritud õigustatud huvi analüüs. IKÜM art 6 lg 1 p-s f on ette nähtud

kolm tingimust, mis kõik peavad täidetud olema, et isikuandmete töötlemine oleks lubatud:

1) andmetöötlejal või andmeid saaval kolmandal isikul või kolmandatel isikutel on õigustatud

huvi;

2) isikuandmete töötlemine on vajalik õigustatud huvi teostamiseks;

3) andmetöötleja või andmeid saava kolmanda isiku huve ei kaalu üles kaitstava

andmesubjekti põhiõigused ja –vabadused.

Seega tuleb alustada põhjalikust huvide hindamise ja kaalumise analüüsist, kust peab selguma,

mismoodi Teie huvid kaaluvad üles isiku õiguse privaatsusele ning kui see leiab tõestust, siis

kuidas andmetöötleja saab kontrollida isikut nii, et see riivaks võimalikult vähe isiku

privaatsust.

Seda, kuidas õigustatud huvi täpselt hinnata, on Andmekaitse Inspektsioon selgitanud eraldi

juhendis, mis on leitav siit.

Õigustatud huvi analüüs peab sisalduma asutuse andmekaitsetingimustes või olema

andmesubjektidele muul viisil kättesaadav.

Näiteks töötaja või tööle kandideerija osas on majandusliku tausta kontroll taustauuringuna IKÜM

art 6 lg 1 p f alusel lubatud, kuid seda ainult teatud ametikohtade puhul, mis puutuvad finantsidega

kokku. Lisaks on selliste päringute tegemine lubatud ainult siis, kui tööandja on viinud läbi

õigustatud huvi analüüsi ja selle tulemusel leidnud, et taustakontroll vastavate ametikohtade puhul

on tõepoolest vajalik. Selleks, et taustakontroll riivaks võimalikult vähe isiku privaatsust, tuleks

taustakontrolli tegemise võimalusest teavitada andmesubjekti (nii tööle kandideerijat kui

olemasolevat töötajat) enne vastava päringu tegemist (olgu siis kas registrist või isikult

3 (3)

endalt), sh tutvustada talle vajadusel ka tööandja poolt läbi viidud õigustatud huvi analüüsi. Sellisel juhul oleks kandideerijal võimalik otsustada, kas ta kandideerib antud ametikohale või

juhul, kui ta oma isikuandmeid avaldada ei soovi, siis loobub edasisest kandideerimisest. Juhul,

kui tööandja säilitab päringu tulemusel saadud isikuandmeid, peab ta olema valmis

töötajale/kandideerijale viimaste nõudmisel väljastama isikuandmete koopia (IKÜM art 15 lg 3).

Loomulikult peab ka andmete säilitamiseks esinema õiguslik alus (IKÜM art 5 ja 6).

Kui päringuid teostatakse karistusregistrisse, siis seoses karistusandmetega selgitame, et

karistusregistrisse kantakse andmed karistatud isiku ja tema karistuse kohta. Nimetatud andmetega

tutvumine on reguleeritud karistusregistri seaduses. Karistusregister on avalik ning

karistusandmed on kõigile päringu kaudu avalikud nii kaua kui seadus ette näeb (üksnes kehtivad

karistusandmed olenevalt karistusest). Selgitan, et isikul, kelle kohta sooviksite päringut teha, on

võimalik kontrollida, kes on tema kohta päringuid karistusregistrisse teinud. Kõigi päringute kohta

jääb karistusregistri päringute päevikusse märge ning igaüks võib teha järelpärimiste päringu, et

saada teada, kes on tema andmete vastu huvi tundnud.2 Lisainformatsiooni ja vastuseid

enamlevinud küsimustele karistusregistri kohta leiab siit. Veelkord, iga päringu tegemiseks peab

olema õiguslik alus (see tähendab, et igaks juhuks tehtud päringutel puudub õiguslik alus).

Kokkuvõttes sõltub taustakontrolli tegemise lubatavus õiguslikust alusest. Kui see tuleneb

seadusest, on see lubatud, kui aga selleks kasutatakse õigustatud huvi põhjendust, siis tohib seda

teha teatud tingimustel, sh peate põhjendama, miks on see just antud ametikohal konkreetselt

vajalik (õigustatud huvi analüüs). Andmetöötleja peab ise leidma ning põhjendama, millist

õiguslikku alust ning miks kasutatakse, et selliseid isikuandmeid töödelda (sh koguda).

Loodan, et minu selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Liina Kroonberg

jurist-konsultant

peadirektori volitusel

2 Lisainfo: https://www.rik.ee/et/karistusregister/korduvad-kusimused.