Koostöölepe

1 AKI ja KA eelarve koostamine, asutustes eelarveliste vahendite arvestuse

korraldamine, eelarveliste vahendite sihipärase kasutamise jälgimine

ning oma pädevuse piires struktuuriüksuste juhtide ja eelarve täitmise

eest vastutavateks määratud isikute konsulteerimine. x x

Eelarve on koostatud tähtaegselt ja asjatundlikult, eelarveliste vahendite arvestus on korraldatud

ning on olemas pidev ülevaade eelarve täitmisest. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

2 Iga kuu eelarveliste vahendite kasutamise analüüsi läbiviimine,

säästuettepanekute koostamine koos põhjendustega ning nende

esitamine juhtkonnale x x

Eelarvelisi vahendeid kasutatakse ratsionaalselt, olemas on pidev ülevaade eelarve täitmisest

(eelarvet ei ole ületatud), vajadusel on eelarvesse sisse viidud muudatused. KAIS-i programmi on

tehtud vajalikud eelarvekanded. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

3 Koostöös teiste osakondadega tulevasteks perioodideks eelarvekavade

ettevalmistamine x x Eelarveliste vahenditega seotud tegevus on korraldatud sihipäraselt ja otstarbekalt. Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

4 KA ja AKI põhitegevusega seotud kulude analüüs. Finantsaruannete

koostamine juhtkonnale. x x Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus.

Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

5 Töötasufondi kasutamise kontrollimine ja jälgimine, iga kuu töötasufondi

kasutamise analüüsi koostamine, KA ja AKI teenistujate palgajuhendi

koostamisel osalemine. x x

Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus.

Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

6 KA ja AKI majandustegevuse tulude ja kulude analüüsimine, iga kuu

vastava aruande koostamine ning juhtkonnale esitamine. x x

Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus.

Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

7

Koos kululiigi eest vastutava ametnikuga eelarvemuudatusteks taotluste

ettevalmistamine. x x

Tagatud on ratsionaalne majandustegevus ja aruandlus.

Finantspartner KTT juht / KA ja AKI peadirektor

8 Ostu-müügilepingute koostamine, kontrollimine ja menetlusrajale

panemine ja vajadusel hankekontaktiks olemine (nt reisiteenuste

korraldusel). x x Eesmärgiks on kontrollitud lepingud, mis arvestavad rahaliste võimaluste ja maksetähtaegadega. Finantspartner KTT juht

9

STEBBY. x

Lisab uusi liikmeid, kontrollib arveid, lisab finantsdimensioone, prognoosib kulusid. AKI-le annab

ainult juriidilist nõu, arvestust peab AKI ise. Finantspartner KTT juht

10

Raamatupidamisprogrammis Fitek arvete menetlemine. x x

Kontrollib, et arve on õige, lisab finantsdimensiooni ja kooskõlastusrajal on kulu tegija ja lõplik

kinnitaja. Finantspartner KTT juht

11

Lähetuskulude menetlemine. x x

Kontrollib, et lähetus on õigesti vormistatud, lisab finantsdimensiooni ja tagab õige

kooskõlastusringi. Finantspartner KTT juht

12

Majanduskulude menetlemine. x x

Kontrollib, et majanduskulu on õigesti vormistatud, lisab finantsdimensiooni ja tagab õige

kooskõlastusringi. Finantspartner KTT juht

Lisatäitja või kaasatud isik

Asutuste finantsteenuse tagamine

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused KTTs vastutav(ad)

isik(ud)

1

Tallinnas aadressil Tatari 39 asuva ametihoone

haldamise ja kasutamise korraldamine. x x x

2

Uutele töötajatele töökohtade tagamine

(seadmed, mööbel), ka töökohadel Tartus. x x x

3 Muu riigivara ja vahendite (inventari) tellimine. x x x

4

Kord aastas riigivara ja vahendite inventuuri

tegemine. x x x

5 Töökeskkonna haldamine. x x x

6 Tervisekontrolli korraldamine. x x x

7 Töökeskkonna riskianalüüsi tegemine. x x x

8 Esmaabiandja määramine. x x x

9 Kontoritarvete tellimine. x x x

10 Kaupmehest kauba tellimine. x x x

11

Telefoniside ja uute numbrite vormistamine Telia

iseteenindussüsteemis, uute aparaatide ja SIM-

kaartide tellimine. x x x

12

Läbi WORKSi süsteemi RKASi töömeeste töö

koordineerimine. x x x

13 Kinnisvarateenindusega majas korra tagamine. x x x

Asutuste halduskorralduse tagamine (p 3.1.1)

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI

14 Kingituste, meenete ja lillede tellimine. x x x

15 Üritustele toitlustuse tellimine. x x x

16 Hoone ligipääsukaartide ja võtmete väljastamine. x x x

17 Parkimise tagamine hoone juures. x x x

18 Transpordi tellimine. x x x

20

Oma tegevusvaldkonnas informatsiooni ja

vajaliku teabe operatiivse liikumise tagamine;

eelnevalt kokku lepitud andmete üldkettal

säilitamise korraldamine; vastutusalasse

kuuluvate dokumentide süstematiseerimine ja

asjakohasena hoidmine. x x x

21 Paberikogujate haldus.

x x x

Üürileping Tatari 39 ametihoone kasutamiseks on sõlmitud RKAS-i ja KA vahel, millest tulenevalt

korraldab KA kogu üürilepingu täitmisega seotud suhtlust.

Töökoht ja mööbel on tagatud. Arvutid ja IT-tööd jäävad personali tellida.

Koostöös finantspartneriga korraldab sisendi hankeks või suhtleb RKAS-iga.

Viib läbi inventuuri läbiviimine ja tagab tehnilise lahenduse selleks, et loendatud asjad jõuaksid

Riigitöötaja portaali.

Kohustus tagada ametiruumide vastavus töötervishoiu ja tööohutuse nõuetele on RKAS-il, kuna üüripinna

sihtotstarve on büroohoone. RKAS-il kohustus tagada ametihoone hoidmine sobivas seisundis.

Tervisekontrollis tuleb käia 4 kuu jooksul ametisse asumisest, lisaks üks kord kolme aasta jooksul. Kulud

kannab vastav ametiasutus. (TTOS § 131 tingimuste täitmine)

Täidab TTOS § 13 tingimusi, s.o teeb süstemaatilist töökeskkonna sisekontrolli ja riskianalüüsi (kulud

kannab vastav ametiasutus), teeb töökohal esmaabi kättesaadavaks jmt. PA-st on kaasatud Aasa Süld,

AKI-st määratud isik.

TTOS § 132 tingimuste täitmine.

Tellib tarbeid Büroomaailmast ja vajadusel teistest asutustest.

Kaupmehest tellitakse kaupa vastavalt vajadusele üks kord kuus.

Kui tööle on tulemas uued töötajad, vanad töötajad on lahkumas; ümbervormistused iseteeninduses.AKI

infoliini muutmine/täiendamine on KTT ülesanne, kui AKI vastutav isik puhkab.

Kui Tatari 39 hoones on vaja teha remonttöid, paigaldada seadmeid, kolida jms .

Kõik majas ja väljaspool maja olevad korrashoiutööd, koristajate töö.

Asutuste halduskorralduse tagamine (p 3.1.1)

Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused

Koostööpartneritele. AKI sünnipäevade kingid tellib KTT, ülejäänud korraldab AKI poolt määratud isik.

Kui majas on üritus ja ka väljaspool maja korraldatavatele üritustele.

Kui uued töötajad tulevad tööle ja vanad töötajad lahkuvad ning uute võtmete ja kaartide tegemine, kui

mõni töötaja on need ära kaotanud.

Ligipääsu andmine parkimiseks.

Busside tellimine, töösõitudeks transpordi korraldamine. Muud korraldused lepitakse asutustega eraldi

kokku.

Informatsioon on edastatud. On ülevaade varem täidetud ülesannetest, dokumendid on

süstematiseeritud ja arhiivi üle antud vastavalt kehtivale korrale.

Säilitamisele mittekuuluvate paberdokumentide hävitamise korraldamine (kogujate rendi, äraveo

tellimine vastavalt asutuse vajadusele).

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Finantspartner/ KTT juht

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Personalispetsialist

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Finantspartner/ KTT juht

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Finantspartner

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT juht

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Personalispetsialist

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Personalispetsialist

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Finantspartner

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT juht

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Lisatäitja või kaasatud

isik

KTTs vastutav(ad)

isik(ud)

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Personal

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist Personal

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Haldus- ja töötervishoiu

spetsialist KTT

Värbamine

Personaliarvestus

Puhkused

Asutuste personaliteenuse tagamine

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine

Töövõimetusleht

Koolitusplaan

Personalispetsialist (SP)

Sisend värbamiseks. x x

Konkursi ettevalmistus. x x

Laekunud avalduste koondamine ja kandidaatide valik. x x

Värbamiste ülevaated. x x

Värbamisüritustel osalemine. x x

Vormistamine. x x

Tööle asumine. x x

Uute ja muutunud personaliandmete edastamine ja SAP-i

kandmine. x x

Uue teenistuja juurdepääsuload ja vahendid. x x

Elektroonilise toimiku pidamine. x x

Dokumentide koopiad, ärakirjad, väljavõtted. x x

Personalialased käskkirjad, v.a distsiplinaarkäskkirjad. x x

RTIPi kasutamise juhendamine ja vajadusel muudatuste tegemine. x x

Arhiveerimine. x x

Puhkuste vormistamine. x x

Lapsehoolduspuhkuse vormistamine. x x

Asutuste personaliteenuse tagamine

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA PA AKI

Lapsehoolduspuhkuse katkestamine, tööle asumine. x x

Eriliigiliste puhkuste vormistamine. x x

Uue perioodi puhkuste planeerimise algatamine. x x

Töövõimetusest teavitamine ja SAP-i kandmine. x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

x x

Vestlused. x x

Praktikad. x x

Personalistatistika ja -analüüs. x x

Personalialaste juhendite/kordade jms korrasolek. x x

Personalipartner (PP)

Personalispetsialisti töö koordineerimine eelnevates punktides. x x

Juhtide värbamine. x x

Avatud uste päevad. x

Tööandja saadikuks olemine. x

Sõbraliku tööandja tiitel. x

Uue töötaja sisseelamise programm. x x

Lahkumisintervjuud. x x

Lahkumiste analüüs. x x

ROU (rahulolu-uuring)küsimustiku kaasamõtleja. x x

ROU tulemuste tõlgendamine. x x

ROU fookusgrupid. x x

Muud ülesanded.

Koolitusplaani administreerimine.

Kovisoonid. x x

Väärtuste arutelu gruppides osalemine. x x

Teenistujatega suhtlemine. x x

Struktuuriüksuse juhiga koosseisukoosolek. x x

Juhtide arengupäeva teema ettevalmistamine. x x Sisenevate (uute) juhtide toetamine ja värbamiskompetentside

väljatöötamise grupis osalemine. x x

Juhtkonna nõupidamistel osalemine ja nõustamine. x x Teenistuste/osakondade, laiendatud juhtkonna nõupidamistel

osalemine. x x

Ühekordsed projektid. x x

Organisatsioonikultuurilised teemad. x x

Teenistuskohtade klassifitseerimine. x x

Kaastundeavalduse edastamine avaldamiseks. x x x

Psühholoogiline nõustamine. x x x

Juhi või PP sisend personalile vakantse koha täitmiseks, juhi ootused kandidaadile, ametikoha eripärad (nt

asenduskoht), palganumber jmt. SP on kursis värbamiskanalite valikuga (CV Online, CV Keskus, avalikud konkursid, sihtotsing, headhunting ,

FB, Instagram, LinkedIN, ajalehekuulutus, plakat, otse(mass)postitus jm). Leida nutikaid lahendusi. PP roll on olla juhtide värbamisel põhiline partner tippjuhile. Tema ülesandeks on konkursi etappide

läbimõtlemine ja ta on ka ise osaline (vestlused, videointervjuude läbitöötamine, tripod i tõlgendamine ja

seoste loomine jne). Tehnilise poole korraldab spetsialist. Muude kohtade osas planeeritakse

Seisu ülevaatamine ja juhtidele esitamine. Algandmed paneb kokku SP ja suuremat pilti vaatab PP: kui

palju on üle ja järeltöötluses aktiivkonkursse, mis on lõppenud, kui palju on kandidaate ja kes on need

reaalsed inimesed, kellega värbamistööd teha, kui palju on lõpusirgel, milliste konkurssidega tuleb rohkem

vaeva näha. Rahandusministeeriumile aastakokkuvõtte esitamine.

Võimalusel osaleb ise ja aitab kaasa mõelda aastaplaani koostamisel, kus osaleda. Poolaastaplaani

koostamine on hädavajalik, sest paljud üritused on pikalt ette planeeritavad (intellektiga, avatud uste

päevad, kõrgkoolide teema). Seega peab põhisündmuste kohta olema varakult info välja otsitud. Tehnilise

poolega tegeleb SP koostöös kommunikatsiooni ja põhitegevuse inimestega. Juht kooskõlastab uue teenistuja tööleasumise aja, palga, koormuse, kohaldatava katseaja, juhendaja. SP

algatab Riigitöötaja portaalis pakkumise ja töölevormistamise.

SP korraldab töökoha loomise, tellib ligipääsud, organiseerib sisseelamise programmi ja annab sisendi

haldusspetsialistile tervisekontrolli saatmiseks. MJT puhul eraldi kokku leppida.

Uued/muutunud personaliandmed edastab asutuse kontaktisik RTK-le DHS-i/e-kirja vahendusel.

SP taotleb IT-lt uuele teenistujale juurdepääsuload registritele ja programmidele ning vajalikud Teenistujate elektrooniliste toimikute pidamine DHS-s. 2023 a. läks KA ja PA üle Riigitöötaja

isikuandmetemoodulile, seega töötajat puudutavad dokumendid on seal. Kui on vajadust vaadata

Dokumentide koopiate, ärakirjade ja väljavõtete väljastamine ja personalipartnerile kinnitamisele

suunamine.

Personalialaste käskkirjade vormistamine, v.a distsiplinaarkäskkirjad. Teenistujate nõustamine RTIP-i keskkonna kasutamisel, oma pädevuste ulatuses vajadusel muudatuste

tegemine.

Personalil ei ole enam pabertoimikuid, on digitaalsed. 1. mai 2024 on läinud arhiivi pidamine üle RTK-le. Töötajate ajakava puhkused vormistatakse RTIP-i puhkuste moodulis. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse

saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i. SP on vahelüli, kui inimene soovib enda puhkust

muuta, et kontrollida, kas tühistatud puhkusele määratakse uus periood. RTIP-i puhkuste moodulis koostab teenistuja LHP-le jäämise puhkusetaotluse. Haldur kontrollib ja lisab RTK

teavituse saajaks, kes teeb vastavad kanded SAP-is ja TÖR-is. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist

kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i.

Asutuste personaliteenuse tagamine

Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused

RTIPi puhkuste moodulis koostab teenistuja LHP katkestamise puhkusetaotluse. Haldur kontrollib ja lisab

teavituse saajaks RTK. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed

automaatselt SAP-i. RTK korrigeerib vajadusel töötaja saadaolevaid puhkusi SAP-is. RTIP-i puhkuste moodulis koostab teenistuja tasustamata puhkuse. Haldur kontrollib ja lisab teavituse

saajaks RTK. Pärast kooskõlastus(t)e ja kinnituse saamist kanduvad taotluse andmed automaatselt SAP-i.

Iga aasta novembris uue aasta puhkuste ajakavalise planeerimise käivitamine (RTK avamine). RTK-l on automaatne liides, mille kaudu nad saavad teavituse, et teenistuja on avanud/lõpetanud

haiguslehe ja teevad sellest tulenevalt vastavad korrigeeringud palga väljamaksmisel.

Ülese koolitusplaani kokkukogumine, KA kasutab PlanProd.

RTIP-is koolituste administreerimine.

Koolituste sihtrühmade vastavuse kontrollimine, vajadusel asenduste leidmine.

Koolitustelt puudujate üle arvestuse pidamine.

Koolitustelt puudujate operatiivne infokogumine.

Koolitatavate transpordi korraldamine koostöös haldusspetsialistiga.

Aruandluse pidamine.

Uue töötaja infopäeva korraldamine.

Töökorraldusreeglite muutmisest teavitamine.

Teenistujate küsimustele vastamine, vajadusel nõu andmine. Arengu- ja hindamisvestluse, katseajavestluse läbiviimise koordineerimine, kaardistamine ja kokku lepitud

vormis RTK-le edastamine.

Tehnilise poole korraldamine (leping).

Fontese palgauuring, RaM, JuMi statistika, ametikohtade klassifitseerimine jmt. Personalialase teavituse jm materjali ülespanek siseveebi, sh personalialaste kordade loetelu täiendamine,

tühistatud kordade eemaldamine, info uuele töötajale.

Personalispetsialisti töö on koordineeritud ja see on igapäevane suhtlus ning arutelu.

Viib läbi juhtide, tipp-ekspertide värbamisi ja on tippjuhile partneriks. Tutvustab asutust värbamise eesmärgil. PP koordineerib ja juhib gruppi, kes ürituse läbi viivad; suhtleb

kommunikatsioonijuhiga. Avatud uste päeva ettevalmistus on 2-3 kuud, see algab kuulutuse loomisega ja

registreerimislingi koostamisega. Pärast registreerimist on pannakse paika kontseptsioon, mida ja kus

näidatakse, mida täpselt räägitakse jne.

Koos kommunikatsioonipartneriga saadikute koolitamine ja tagamine ning eestvedamine.

Eesmärk on hoida märgist ja tulevikus vaadata üle, mida muutma peab. PP aitab uuel töötajal pärast vormistamist sisse elada: esimene tööpäev, PP vestlus, meene, tagasiside,

juhi roll (vajalik välja töötada). PP küsib juhilt tagasiside, saadab lahkujale elektroonilise küsitluse ja pärast seda kutsub inimese

vestlusele. PP viib teenistusest lahkujatega läbi lahkumisintervjuud. Lahkumispõhjuste analüüs nii aasta jooksul kui RAM-i aruandele lisamiseks, mis on uue aasta alguses.

Tagasiside antakse nii juhtidele kui RAM-ile.

Kui tehakse rahulolu-uuring, siis PP ülesanne on planeerida tegevus. Teha selgeks suur asutuse pilt ja seejärel iga struktuuriüksuse juhiga eraldi. Tulemusi tutvustatakse pärast

ka iga struktuuriüksuse sees. PP võtab igast struktuuriüksusest paar inimest ja tehakse 3 fookusgruppi, et kitsaskohad ja rõõmud üle

rääkida ning pärast fookusgruppe formuleerib PP tulemused. Saadetakse välja kutsed, broneeritakse

ruum, jagatakse inimesed gruppideks ja hakatakse arutlema, lõpus on kokkuvõte. Üks arutelugrupp kestab

u 2 tundi + ettevalmistus ja lõppjärelduste formuleerimine.

Väiksemad struktuuriüksused on koos ja suuremad eraldi, sarnast tööd tegevad inimesed kogutakse kokku

ja viiakse läbi kovisioonid. Need on teisisõnu arutelutoad: räägitakse, mis on organisatsioonis hästi, mis

mitte, tehakse järeldused ja viiakse eesmärgid ellu.

Kui hakatakse väärtusi üle vaatama, siis on PP-l selle juures eestvedav roll. Personali kaasuste lahendamine: konfliktid juhi ja alluva vahel, teenistuja läbipõlemine, vaimse tervise

küsimused. Teenistujad tulevad ise rääkima ja küsima. 1x poolaastas kohtub PP struktuuriüksuse juhiga (kaasatud on SP) ja vaadatakse üle kõik struktuuriüksuse

kooseisus olevad kohad, inimesed ja nendega seotud mured ning rõõmud. Arengupäeva sisuks on lühi-teemaseminarid aladel, millest juhid puudust tunnevad (nt: generatsioonide

vahelised erinevused, kuidas viia läbi arenguvestlust jne). Tulevikuteema.

Tulevikuteema

PP nõustab juhtkonda personalialastes küsimustes. KA ja PA juhtkonna ja laiendatud osakonna juhtide np PP koostab esitluse (vajadusel kaasab infokorjeks personaliinimese), kus annab ülevaate suurematest

muudatustest, ettevaatest jne).

Praktika ja karjäärisüsteem, palgasüsteem, tööplaan, koolitusplaan jne.

Milliseid hüvesid pakume, mis üritusi oodatakse jne.

Tööpered, tase, palgatase, ametijuhendid jne.

Kolleegi või tema lähedase surma korral kaastunde avaldamine asutuse poolt ajalehes Postimees

(eelduseks lähedase isiku/teenistuja nõusolek). Vajadusel psühholoogilise nõustamise teenuse tagamine. AKI on oma koostööpartner.

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist

KTT juht/

kommunikatsioonipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Lisatäitja või kaasatud isik KTTs vastutav(ad)

isik(ud)

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

RTK

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalispetsialist Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner KTT

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner

Personalipartner KTT juht

Personalipartner KTT juht

TEABEHALDUS

1 Dokumendihaldus

x x x

2 Sisekoolitused

x x x

3

Krüptopulk - AKI (asub Lõkke 4, hoonest välja ei ole

lubatud viia)?

x

4 Paberdokumendid (mis saabuvad postiga)

x x x

5 Arhiivihaldus

x x x

6 Rahvusarhiivi töökeskkonna ASTRA kasutamine

x x x

7 Majasiseste kordade edendaja x x x 8 Andmehalduse korraldamine x 9 Infoturbe korraldamine x

Asutuste teabehaldusteenuse tagamine

AKIPAKAKTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine

Lk 20 /30st

TEABEHALDUS

19 Digipädevuse edendaja x x x

21 Avalikud teenused x x

Lk 21 /30st

TEABEHALDUS

E-posti-, DVK- ja lihtposti haldus. Vajadusel volikirjade ja käskkirjade koostamine.

DHS-i üldpõhimõtete haldamine (sh korrad, liigitusskeemid jmt),

dokumendihalduse korraldamine, sh töö dokumentidega.Deltaga seotud

küsimused, probleemid, lahendused, statistika. DHS-i teabele kaitse korraldamine.

DHS-i peakasutaja rolli täitmine. Arhiivi korraldamine. RTK

RTK/KTT

teabehalduspartner

(kontaktisik)

Sisekoolitused (DELTA).

RTK

RTK/KTT

teabehalduspartner

(kontaktisik)

Krüpteeritud AKI dokumentide avamine ja dekrüpteeritud dokumendi uuesti

salvestamine DHS-i (krüptopulga parooli uuendab üks kord aastas AKI

valdkonnajuht). RTK RTK

KTT tugiteenuste spetsialist annab postiga saabunud paberdokumendid

kokkulepitud viisil RTK-le, kes organiseerib kirjade skaneerimise ja jõudmise DHSi;

(paberkirjad jäävad alles 1 aastaks). RTK

RTK/KTT

teabehalduspartner

(kontaktisik)

Arhiivide üle arvestuse pidamine. Dokumentide arhiivi vastuvõtmise, laenutamise,

hävitamise korraldamine (hinnapakkumiste küsimine, sh laadimistööde ja

transpordi tellimine). Arhiivihoidlas töötamine, vastavalt vajadusele (hoidlad

asuvad Tatari tn 39 ja Tartu mnt 85/1. RKAS-i kinnisvarahalduriga suhtlemine

seoses Tartu mnt hoidlaga). Arhivaalide üleandmine avalikku arhiivi vastavalt

arhiivieeskirja nõuetele. RTK

RTK/KTT

teabehalduspartner

(kontaktisik)

Asutuste liigitusskeemide üle arvestuse pidamine Rahvusarhiivi digitaalses

töökeskkonnas ASTRA ja kooskõlastamine Rahvusarhiiviga. RTK

RTK/KTT

teabehalduspartner

(kontaktisik)

Teabehalduskorra/dokumendihalduskorra koostamine, ajakohasena hoidmine. KTT teabehalduspartner

Andmehalduse korraldamine. KTT teabehalduspartner

EITS-i rakendamine, infoturbe korraldamine. KTT teabehalduspartner

Asutuste teabehaldusteenuse tagamine

KTTs vastutav (ad)

isik(ud) Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused Lisatäitja või kaasatud isik

Lk 22 /30st

TEABEHALDUS

Erinevate keskkondade tutvustamine, koolituste tellimine/otsimine, juhendite ja

diginurgakese pidamine. KTT teabehalduspartner

Avalike teenuste koordineerimine. KTT teabehalduspartner

Lk 23 /30st

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

Kommunikatsiooniteenus

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine

Ürituste korraldamine x

Koostöökokkuleppe sõlminud asutuste tekstide (menetlusdokumentide,

pressimaterjalide, ametlike perioodiliste jt väljaannete) toimetamine ja korrektuur x

Vajadusel tõlgete tegemine asutuse kodulehe jt väljaannete jaoks x

Tõlkimistööde tellimine x

Osalemine kodulehtede sisu loomisel x

KTT esindamine oma tegevusvaldkonna kohtumistel x

Asutuste struktuuriüksustega teabe vahetamine ja koostöö tegemine x Muude peadirektori või koostöö ja tugiteenuste teenistuse juhataja antud,

seadusega kooskõlas olevate teenistusalaste ülesannete, juhiste ja korralduste

täitmine x

Uudishimupausid x

Laste jõulupeod x

Kommunikatsioonipartner

Meediasuhted x

Välisveeb x

Siseveeb x

Kommunikatsioonistrateegia loomine ja täitmine x

Sotsiaalmeedia haldus ja sisuloome (LinkedIn) x

Ürituste korraldamine x

Artiklid x

Bränding x

Meediaüritused x

Kommunikatsioonitegevuste aastaplaani koostamine x

Kommunikatsiooniteenus

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete täitmine KA

x

Registreerimislehtede organiseerimine, registreerunute tabelite

pidamine, infokirjade koostamine ja kõige muu vajalikuga abistamine.

x x

Kõikide vajalike tekstide toimetamine.

x x

Lühemate ja kiiremate tekstide tõlkimine eesti-inglise suunal ja

vastupidi.

x x

Pikemad-keerulisemad tekstid ja need, millega on rohkem aega,

lähevad aja kokkuhoiu mõttes tõlkebüroosse.

x

Vajadusel tekstide koostamisega (nt ingliskeelse teksti põhjal

eestikeelse lühiuudise loomine jms). x x

x x

x x

x X Ettevalmistus

x x

Pressiteated, päringud jms

Sisuloome, toimetamine, uuendamine, v.a otsuste info, ülespanemine

Sisuloome, toimetamine, uuendamine, ülespanemine

Briifid, pressikonverentsid jms

Kommunikatsiooniteenus

PA AKI Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Ürituste koordinaator KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Kommunikatsioonipartner KTT

Lisatäitja või

kaasatud isik

KTTs vastutav(ad)

isik(ud)

1 Postkasti tühjendamine x x x

2

Uksetelefoniga ukse

avamine Tatari tn 39,

Tallinn. Külaliste

vastuvõtmine

x x x

3

Kohvilaud / külalistega

seotud tegevuste juures

abistamine.

x x x

4 Kohvimasinate puhastus x x x

5 Ametisse saabunud

pakkide korraldamine x x x

6 Ametite üldtelefonid x x x

7 Raamatute andmebaasi

haldamine x

Asutuste teabehaldusteenuse tagamine

KTT pädevuses on järgmiste ülesannete

täitmine KA PA AKI

Võtta postkastist kirjad, ajalehed jm:

PA ajalehed (PA puhkeruumi), igapäevaselt;

AKI ajalehed (AKI koridori lauale - ainult

kolmapäeval Eesti Ekspress);

KA ajalehed (KA II korruse puhkeruumi); tähitud

kirjade vastuvõtmine (vaja ID-kaarti)

KTT tugiteenuste spetsialist

Uksetelefonile vastamine. Kui inimene on

fuajees vastu võetud, antakse külalise kutsunud

teenistujale teada telefoni või Skype'i teel.

KTT tugiteenuste spetsialist

Ametite teenistujad täidavad ruumikalendrid

vajaliku infoga: kelle juurde tuleb, kui mitu

inimest, mis on vaja ette valmistada jne.

Vastavalt kalendris märgitule abistatakse

kohvilauaga, individuaalteenust ei pakuta (st kui

tuleb 1-3 inimest, siis külaliste kontakt tegeleb

kohvi ja näksiga ning tagab, et mustad nõud

jõuavad kööginurka).

KTT tugiteenuste spetsialist

Hommikul puhastab kõik kohvimasinad (pikk

pesu 1x nädalas, hommikul kohvimasin töötab,

sh piimasüsteem).

KTT tugiteenuste spetsialist

DPD jms kulleri asutusse toodud pakid pannakse

fuajees kappi, v.a söögiks tellitud toidupakid.

Info edastamine isikule Skype'i või telefoni teel.

KTT tugiteenuste spetsialist

Ametite üldtelefonidele (667 2400, 627 4135,

627 7900) vastamine (nn kõnekeskus). Kõnede

edasisuunamine vastavalt vajadusele.

KTT tugiteenuste spetsialist

Raamatute üle arvestuse pidamine

ühistöökeskkonnas Kontor (Exceli tabel

ühiskasutuses).

KTT tugiteenuste spetsialist

Asutuste teabehaldusteenuse tagamine

KTTs vastutav (ad) isik(ud)Selgitused, sh teenuse osutamise tingimused

KTT

KTT

KTT

KTT

KTT

KTT

KTT

Lisatäitja või kaasatud

isik

KOOSTÖÖKOKKULEPE nr 1-4/2024-003-1

Andmekaitse Inspektsioon, registrikood 70004235, asukoht Tatari tn 39, Tallinn 10134, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Pille Lehis,

Konkurentsiamet, registrikood 70000303, asukoht Tatari tn 39, 10134 Tallinn, mida esindab põhimääruse

alusel peadirektor Evelin Pärn-Lee ja

Patendiamet, registrikood 70003164, asukoht Tatari tn 39, Tallinn 10134, mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Margus Viher,

edaspidi nimetatud asutus või koos asutused,

võttes arvesse, et: a) 25 novembril 2021.a sõlmisid asutused koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 ja 19 detsembril 2021.a

koostöökokkuleppe muudatuse nr 1-4/2021-002-2; koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 kohaselt ja Konkurentsiameti põhimääruse alusel loodi 1 jaanuarist 2022.a Konkurentsiameti koosseisu Andmekaitse Inspektsiooni, Konkurentsiameti ja Patendiameti teatud tugifunktsioone ühiselt täitva struktuuriüksusena koostöö ja tugiteenuste osakond (täna kehtiva nimega koostöö ja tugiteenuste teenistus ehk KTT);

b) 2022. aasta lõpus valmisid ümberehitustööd Tatari tn 39, Tallinn peahoones, kus täna asuvad ja tegutsevad Andmekaitse Inspektsioon, Konkurentsiamet ja Patendiamet;

c) asutuste tugifunktsioone täitvate teenistujate üleviimine KTT-sse on toiminud, samuti on tegutsemise käigus ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid kas täpsustunud või muutunud;

d) KTT kaudu ühiselt korraldatavate tugifunktsioonide nagu ka Tatari tn 39, Tallinn asuva peahoone ühise kasutamisega seotud õiguste ja kohustuste osas parema ülevaate aga ka suurema õigusselguse saamiseks otsustasid asutused 25 novembril 2021.a sõlmitud koostöölepingu lõpetada ja sõlmida selle asemel uue leping, mille lisas on välja toodud senisest detailsemalt ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid,

sõlmisid koostöökokkuleppe (edaspidi kokkulepe) alljärgnevas:

1. Üldsätted

1.1. Kokkuleppe eesmärgiks on reguleerida aadressil Tatari tn 39, Tallinn asuva peahoone (edaspidi hoone) ühise kasutamise üldistes tingimustes ja ühiselt korraldatavates tugifunktsioonides.

1.2. Asutused on kokku leppinud, et teatud tugifunktsioone täidab Konkurentsiameti koosseisus asuv koostöö ja tugiteenuste teenistus (edaspidi KTT), mida juhivad asutuste peadirektorid ühiselt, võrdse kohtlemise põhimõtte alusel, lähtudes koostööle ja tulemustele orienteeritud ning inimesi toetavast lähenemisviisist.

1.3. Kokkuleppega reguleeritakse poolte koostööd hoone ühisel kasutamisel ja tugifunktsioonide ühisel

korraldamisel.

2. Hoone ühiselt kasutamine

2.1. Hoone kasutamine toimub ühtsete põhimõtete alusel lähtudes võrdse kohtlemise põhimõttest.

2.2. Kokkuleppe lahutamatuks osaks on peadirektorite poolt kinnitatud:

2.2.1 tulekahju korral tegutsemise plaan ja

2.3 Käesolevas punktis nimetatud korrad kinnitatakse ja muudetakse peadirektorite otsustega vastavalt punktile 4.5.

2.4 Asutuste peadirektorid tagavad käesolevas punktis toodud kordade järgimise asutuses, kehtestades vastava kohustuse asutuse töökorras.

3. Ühiselt korraldatavad tugifunktsioonid

3.1. KTT pädevuses on üldjuhul järgmiste ülesannete täitmine: 3.1.1. asutuste halduskorralduse tagamine; 3.1.2. asutuste valitsemisel oleva riigivara ja vahendite haldamine; 3.1.3. teabehalduse ja kommunikatsiooni korraldamine ja arendamine; 3.1.4. asutuste personalitöö ja koolituste korraldamine ning sellega seotud isikuandmete töötlemine; 3.1.5. asutuste töötervishoiu- ja tööohutusalase töö korraldamine; 3.1.6. finantsarvestuse ja aruandluse korraldamine; 3.1.7. välissuhete, sealhulgas rahvusvaheliste koostöökohtumiste ja konverentside korraldamine; 3.1.8. koostöö tegemine arendusprojektide elluviimiseks.

3.2. KTT poolt asutustele osutatavate tugifunktsioonide detailsem tööjaotus on toodud käesoleva kokkuleppe lisas 1.

3.3. Kokkuleppe lisas 1 sätestatud tööjaotust saab muuta peadirektorite otsusega vastavalt punktile 4.5 , ning see tuleb vormistada kokkuleppe lisana.

3.4. Asutuste peadirektorid tagavad tööjaotusest tulenevate põhimõtete rakendamise oma asutuses, vajadusel kajastades neid asutuse sisestes kordades või juhistes.

3.5. KTT esindab asutusi teiste isikute või asutuste ees KTT pädevuses olevate ülesannetega seotud

küsimustes, kui asutuste peadirektorid ei ole andnud muud korraldust.

4. KTT töö korraldamine ja juhtimine

4.1. Tugifunktsioonide täitmisel teevad asutuste ja KTT teenistujad koostööd, eesmärgiga saavutada riigi huvidele vastav terviklik lahendus.

4.2. KTT juhindub oma tegevuses õigusaktidest, asutuste siseaktidest ja otsustest, töökordadest ja asutuste

peadirektorite korraldustest, samuti headest kommetest ja tavadest.

4.3. KTT: 4.3.1. täidab oma pädevuses olevaid ülesandeid hoolikalt ning professionaalselt; 4.3.2. tegutseb oma ülesannete täitmisel riigile lojaalselt ja lähtudes riigi huvidest; 4.3.3. kohtleb ülesannete vastuvõtmisel, samuti ülesannete täitmisel kõiki asutusi võrdse kohtlemise

põhimõtte alusel ja erapooletult, lähtudes riigi huvidest; 4.3.4. tagab enda valdkonda puudutavate kordade ja muude dokumentide ettevalmistamise ning

ajakohasena hoidmise; 4.3.5. kohustub hoidma saladuses mistahes kujul või andmekandjal olemasolevat konfidentsiaalset teavet

ning vältima selle sattumist kõrvaliste isikute kätte. Konfidentsiaalseks teabeks loetakse teavet, mille saladuse hoidmiseks on asutusel põhjendatud huvi, muuhulgas asutusesiseseks tunnistatud teave või muud andmed, mille juurdepääs või mille kasutamine on mistahes õigusaktiga piiratud, sätestades täpsema korra töökordades või KTT töötajatega sõlmitavates töölepingutes.

4.3.6. Teave on konfidentsiaalne niikaua, kui asutus pole informatsiooni avalikustanud või selle avalikustamist lubanud või kui teavet võib teatavaks teha õigusaktides ette nähtud juhtudel;

4.3.7. täidab muid ülesandeid, mis ei ole kokkuleppes või töökorras sätestatud, kuid mis oma olemuselt lähtuvalt kuuluvad KTT pädevusse.

4.4. KTT töö suunamiseks toimuvad peadirektorite koosolekud, mille kokkukutsumise õigus on KTT juhil või asutuse peadirektoril.

4.5. KTT tööd (sh tööjaotust) puudutavad otsused võetakse vastu samuti nagu eriarvamused lahendatakse peadirektorite vahel konsensuse alusel.

4.6. Peadirektorite otsused fikseeritakse vähemalt kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis ja nende säilitamise tagab KTT.

4.7. Asutuste peadirektoritega tuleb kooskõlastada: 4.7.1. KTT tööd reguleerivad töökorrad ja nende muutmised; 4.7.2. olulised töökorralduslikud muudatused, kui need võivad mõjutada tugifunktsioonide täitmist; 4.7.3. KTT teenistuskohtade koosseisu muudatused; 4.7.4. KTT aastaeelarve ja selle oluline vähendamine; 4.7.5. muud KTT tööd puudutavad olulised otsused.

4.8. Asutused: 4.8.1. tagavad KTT-le oma ülesannete täitmiseks vajaliku teabe õigeaegse esitamise; 4.8.2. võimaldavad KTT teenistujatele juurdepääsu ja töötlemisõiguse ülesannete täitmiseks vajalikele

andmetele, andmekogudele ja infosüsteemidele (sh asutusesiseseks tunnistatud ja eriliigiliste isikuandmetele);

4.8.3. kooskõlastavad KTT-ga kõik muudatused juhendites ja eeskirjades, kui need on seotud tugifunktsioonide täitmisega KTT poolt.

5. Vaidluste lahendamine

Kõik kokkuleppest tulenevad või sellega seotud vaidlused lahendatakse asutuste vahel läbirääkimiste teel ja kokkuleppe mittesaavutamise korral lahendatakse vaidlused õigusaktides ettenähtud korras.

6. Muud sätted

6.1. Kokkulepe jõustub 1.06.2024 ja sõlmitakse tähtajatult. 6.2. Teabevahetus käesoleva kokkuleppe täitmiseks võib toimuda nii suuliselt kui ka kirjalikku taasesitamist

võimaldavas vormis. Teadete edastamine toimub üldjuhul telefoni, e-posti, posti, e-arve süsteemi, DVK

või muu selleks sobiva infosüsteemi teel. 6.3. Käesoleva kokkuleppe muudatused vormistatakse kirjalikus või elektroonilises vormis, kui kokkuleppes

ei ole ette nähtud teisiti. 6.4. Kokkulepe allkirjastatakse digitaalselt.

7. Varasema koostöökokkuleppe lõpetamine

Asutused on kokku leppinud, et käesoleva kokkuleppe jõustumisega lõpeb asutuste vahel 25 novembri 2021.a sõlmitud koostöökokkuleppe nr 1-4/2021-002-1 koos selle lisade ja muudatustega (sh 19 detsembril 2022. a sõlmitud muudatus nr 1-4/2021-002-2).

Andmekaitse Inspektsioon Konkurentsiamet Patendiamet

/allkirjastatud digitaalselt/

/allkirjastatud digitaalselt/

/allkirjastatud digitaalselt/