Auditi lõpparuande edastamine

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Mart Nielsen

Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus

[email protected]

03.06.2024 nr 4-1/659-1

Auditi lõpparuande edastamine

Lugupeetud härra Nielsen

Edastame Siseministeeriumi siseauditi osakonna poolt läbiviidud projekti "ISFP-24 Eesti broneeringuinfosüsteemi loomine ja rakendamine" auditi lõpparuande nr 4.1-1-2024/1.

Auditi eesmärgiks oli anda hinnang toetuse kasutamisele vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusele nr 514/2014.

Täname meeldiva koostöö ja osutatud abi eest.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt) Tarmo Olgo

osakonnajuhataja

Lisa: Auditi lõpparuanne nr 4.1-1-2024/1

Teadmiseks: Siseministeeriumi välisvahendite osakond

Elis Kõrvek 53027006

[email protected]

SISEJULGEOLEKUFONDI PROJEKTI NR ISFP-24

„EESTI BRONEERINGUINFOSÜSTEEMI LOOMINE JA RAKENDAMINE” PROJEKTIAUDIT

TOETUSE SAAJA: SISEMINISTEERIUMI INFOTEHNOLOOGIA- JA

ARENDUSKESKUS VASTUTAV ASUTUS: SISEMINISTEERIUM

Lõpparuanne nr 4.1-1-2024/1

31.05.2024

2

KOKKUVÕTE AUDITI TULEMUSTEST

Auditi tulemus:

Auditi töörühm jõudis auditi toimingute läbiviimise tulemusena järeldusele, et toetuse saaja tegevus projekti rakendamisel on olulises osas1 vastavuses kehtivate õigusaktidega. Siiski tuvastati puudusi seoses riigihanke viitenumber 216267 läbiviimisega. Tehti üks väheoluline tähelepanek2 nr 4.1 seoses ebatäpsustega lihthanke nr 216267 otsuste vormistamisel riigihangete registris.

Projektiaudit on läbi viidud kooskõlas rahvusvaheliste siseauditi standarditega. Täname auditeeritavat auditi läbiviimise ajal osutatud kaasabi, vastutulelikkuse ja koostöö eest.

A-OSA – ÜLEVAATLIK KOKKUVÕTE

1.1 AUDITI OBJEKT (PROJEKTI ÜLDANDMED)

Fond / Rahastamisvahend Sisejulgeolekufond (ISF-Police)

Projekti nimetus Eesti broneeringuinfosüsteemi loomine ja rakendamine

Projekti number EE/2017/PR/0057

Toetuse saaja Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja

arenduskeskusA

Vastutav asutus Siseministeeriumi välisvahendite osakond

Toetuslepingu number ja kuupäev 14-8.6/713-1 31.05.2017; lepingu muudatused 29.11.2021 Lisa 10; 25.02.2022 Lisa 11; 07.10.2022 Lisa 12; 30.12.2022 Lisa 13; 11.05.2023 Lisa 14.

Projekti kulude abikõlblikkuse periood 01.01.2017 – 31.07.2023

1.2 AUDITI ULATUS

Auditeeritud kulude üldkogum 2 149 654,07 EUR (24.11.2023 nr 14-8.7/1193-7 heaks kiidetud projekti lõpparuanne)

Toetuse ja omafinantseeringu osakaal abikõlblikest summadest (%)

1 612 240,55 EUR 75%

537 413,52 EUR 25%

Valimi suurus3 (eurodes; % deklareeritud abikõlblikust summast)

89 kulurida summas 334 655,33 eurot, mis moodustab üldkogumi kuluridadest 10,5% ning projekti maksumusest 15,6%.

Piirangud

Aruanne on koostatud sõltumatuse ja objektiivsuse põhimõtetest lähtudes. Auditi aruande koostamisel lähtuti eeldusest, et kogu auditi käigus esitatud informatsioon kajastab projekti tegevusi korrektselt ja tegelikkusele vastavalt ning on piisav projektile hinnangu andmiseks4.

1 Auditi töörühm on teostanud auditi toimingud asjatundlikult ja nõutava ametialase hoolsusega. Auditi tulemusena antakse

auditeeritud objekti kohta põhjendatud kindlustunne, võttes arvesse võimalikku auditi riski, et isegi suhteliselt olulised ebatäpsused võivad jääda avastamata. 2 Olulised tähelepanekud on leiud, mis omavad või võivad omada finantsmõju (st mitteabikõlblikud kulud). Väheolulised

tähelepanekud on leiud, mis ei oma finantsmõju, kuid mille lahendamine aitab toetuse saajal vähendada riske projekti edukal elluviimisel. 3 Valim moodustati vastavalt AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamatus toodud metoodikale kasutades juhusliku valimi moodustamise

meetodit ning tagades kõigi kulugruppide kaetuse. Kaudseid kulusid valimi üldkogumisse ei kaasatud ja neid auditeeriti kogumis. 4 Täiendava, audiitorile mitteesitatud / mitteteadaoleva informatsiooni korral võiksid audiitori järeldused olla teistsugused.

3

1.3 AUDITI LÄBIVIIMISE INFO

Auditi õiguslik alus(ed)

Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrus nr 514/2014; Sisejulgeolekufondi auditeerimise strateegia;

Siseministeeriumi siseauditi osakonna 2024. aasta tööplaan.

Auditi eesmärk Auditi eesmärk oli anda hinnang toetuse kasutamisele vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu määrusele nr 514/2014.

Auditi läbiviija(d)

Elis Kõrvek, Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitor (auditi juht);

Mariliis Männik, Siseministeeriumi siseauditi osakonna juhtivaudiitor (auditi eest vastutav isik);

Tarmo Olgo, Siseministeeriumi siseaudit osakonna juhataja (auditeeriva asutuse juht).

Auditi läbiviimise aeg (sh kohapealsed toimingud) 22.02. – 31.05.2024 Kohapealsed toimingud viidi läbi 07.05.2024.

Metoodika Siseministeeriumi siseauditi osakonna AMIF ja ISF auditeerimise käsiraamat

Auditi toimingud

Projektiauditi käigus analüüsiti ja hinnati:

a) toetuse eesmärgipärast kasutamist;

b) raamatupidamisarvestuse õigsust;

c) kulude abikõlblikkust;

d) projekti tegelikku teostamist ja dokumentatsiooni olemasolu;

f) makstud toetuse mahu ja ajastuse õigsust.

1.4 KULUDE ABIKÕLBLIKKUS

Tuvastatud mitteabikõlblikud kulud 0 eurot

4

B-OSA – AUDITI TULEMUSED

1. Toetuse eesmärgipärane kasutamine

Toetust on kasutatud olulises osas otstarbekalt ja sihipäraselt, vastavalt projekti eesmärkidele ja

rakendamise tingimustele.

2. Raamatupidamises kajastamine

Auditi ulatuses olevad kulud vastavad olulises osas toetuse saaja raamatupidamise andmetele.

3. Toetuse maht ning ajastus

Toetuse andmine on toimunud olulises osas ettenähtud mahus ja õigeaegselt ning omafinantseering on

tagatud.

4. Hangete läbiviimine

Toetuse saaja on hanked läbi viinud olulises osas vastavalt kehtivatele õigusaktidele. Siiski tuvastati

puudusi lihthanke viitenumbriga 216267 „IBM MQ serverite litsentside tellimine koos tootetoega“

läbiviimisel. Tehti üks väheoluline tähelepanek.

Väheoluline tähelepanek nr 4.1 – ebatäpsused lihthanke nr 216267 otsuste vormistamisel riigihangete

registris.

Lihthange viitenumbriga 216267 viidi läbi riigihangete registris ning vormistati vastavad hanke otsused

(vastavusotsus, kõrvaldamise aluste otsus, kvalifitseerimise otsus, edukaks tunnistamise otsus). Edukaks

tunnistamise otsuses on ekslikult tunnistatud edukaks pakkuja Finestmedia pakkumus, kuigi hankes

osales vaid üks pakkuja AS Atea. Samuti on hankija otsustest teavitamisel ekslikult märgitud, et edukaks

osutus hindamiskriteeriumi kohaselt madalaima tunnihinnaga pakkumus, kuid tegemist on "IBM MQ serveri litsentside ja tootetoe tellimine" (216267) hankega – hindamiskriteeriumiks pakkumuse kogumaksumus.

Audiitori hinnangul on tegemist vanade vormide kasutamisel tekkinud inimliku eksimusega, millel ei ole

pakkujate ringi muutvat mõju ega finantsmõju.

Soovitus: Toetuse saajal edaspidi olla hoolsam dokumentide vormistamisel.

5. Riigiabi andmine

Projekt ei sisalda riigiabi andmist ega vähese tähtsusega abi.

6. Teavitamine ja avalikustamine

Toetuse saaja on toetuse kasutamisest teavitamisel ning avalikustamisel järginud olulises osas kehtivaid

õigusakte.

Kinnitame lõpparuande 4 leheküljel.

Auditi juht: Auditi eest vastutav isik: Auditeeriva asutuse juht: (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt) Elis Kõrvek Mariliis Männik, CGAP Tarmo Olgo juhtivaudiitor juhtivaudiitor siseauditi osakonna juhataja