Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine (väljatöötamiskavatsus)

Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898

Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Munga 18 50088, Tartu Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine (väljatöötamiskavatsus) Saadame ministeeriumitele kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks Riigikohtule, Tallinna Ringkonnakohtule, Tartu Ringkonnakohtule, Harju Maakohtule, Tartu Maakohtule, Viru Maakohtule, Pärnu Maakohtule, Tallinna Halduskohtule, Tartu Halduskohtule, Tartu Maakohtu kinnistusosakonnale, Tartu Maakohtu registriosakonnale, Notarite Kojale, Eesti Pangaliidule, Eesti Advokatuurile, Andmekaitse Inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi Infosüsteemi Ametile notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamise väljatöötamiskavatsuse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)

Madis Timpson Minister Lisaadressaadid: Notarite Koda Andmekaitse Inspektsioon Kairit Kirsipuu 58877524 [email protected]

Meie 31.05.2024 nr 8-3/4569-1

1

22.05.2024

Väljatöötamiskavatsus

Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine

1. Lahendatav probleem

Kõnesoleva väljatöötamiskavatsuse (edaspidi VTK) põhieesmärk on lihtsustada ja tõhustada

notaritel ning huvitatud isikutel notariaalsete volikirjade kontrollimist. Selleks on kavas luua

notariaalselt tõestatud volikirjade register.

Tsiviilseadustiku üldosa seaduse (edaspidi TsÜS) § 82 kohaselt peab seaduse või poolte

kokkuleppega ettenähtud juhtudel olema tehing notariaalselt tõestatud. TsÜS § 118 lg 3

kohaselt kui seaduses on tehingu tegemiseks ette nähtud teatud vorm, mille järgimata jätmise

korral on tehing tühine, peab tehingu tegemiseks antud volitus olema samas vormis.

Kohustuslik tehingu notariaalse tõestamise nõue on seadusandja poolt kehtestatud olulisemaid

õiguslikke tagajärgi toovatele tehingutele selleks, et tagada isikute õiguste kaitse, kindlustunne

õiguslike küsimuste lahendamisel ning ennetada võimalikke õigusvaidlusi. Samuti nõuavad

notariaalselt tõestatud volikirju pangad ning volikirjade tõestamise nõudeid on kehtestatud ka

mõnede eriseadustega. Kuna alati ei ole tehinguosalistel endil võimalik tehingu tõestamisel

osaleda, tehakse igal aastal 10 000˗13 000 notariaalselt tõestatud volikirja (notari

ametitoimingute statistika andmed 2018˗2023).

Tänapäeval on probleemiks notariaalse volikirja olemasolu kontrollimise võimaluse

puudumine, mis on vajalik esindusõiguse tuvastamiseks ning võltsingute avastamiseks.

Olemasolev olukord on selline, et paberkandjal tõestatav volikiri vormistatakse kahes

originaalis (üks jääb notari kätte hoiule, teine väljastatakse volitajale, kes annab selle edasi oma

esindajale). Kui notar tõestab volikirja kaugtõestamise teel, siis saab volitaja laadida volikirja

digitaalse originaali alla kas riigiportaalis www.eesti.ee või e-notari iseteeninduses ning esitada

oma esindajale. Esindaja peab oma esindusõiguse olemasolu tõendamiseks esitama kolmandale

isikule, kellega ta soovib esindatava nimel tehingut sõlmida, kas paberkandjal volikirja

originaali või digitaalse volikirja originaali. Kolmandatel isikutel on küll võimalik kontrollida

esindaja ja/või esindatava nime järgi veebilehel Ametlikud Teadaanded, kas volikiri on

kehtetuks kuulutatud või tagasi võetud, aga puudub võimalus kontrollida, kas volikiri on üldse

tõestatud ja mis on selle sisu. Kuna puudub keskne volikirjade register, on tekkinud olukord,

kus osa kolmandaid isikuid on asunud volikirja olemasolu ja ehtsuse kontrollimiseks pöörduma

päringutega otse neile esitatud volikirjal nähtuva volikirja tõestanud notari poole. Protsess on

tülikas ja aeganõudev, eriti, kui volikirja tõestanud notar on ametitegevuse lõpetanud, sest

ametis olevatel notaritel puudub ligipääs üksteise ja ametist lahkunud notarite tõestatud

dokumentidele. Ametist lahkunud notarite dokumendid on üle antud Rahvusarhiivi ja sealt

andmete saamine võib osutuda väga aeganõudvaks. Keskse registri olemasolu lihtsustaks nii

notarite (kui tehingu osaline esitab teise notari poolt tõestatud volikirja, mille olemasolu

soovitakse kontrollida) kui avalikkuse, sh välisriikide isikute tööd. Kui notar lisab volikirja

teksti veebilehe aadressi, kust saab selle volikirja välja andmise ehtsust kontrollida, siis saab

iga isik ise seda hõlpsasti kontrollida ja volikirjade registrit kasutades vajaliku info kätte. Kuna

register on kavas liidestada Ametlike Teadaannete andmekoguga, siis väheneb võimalus, et

kolmandad isikud ei saa õigeaegselt infot selle kohta, et volitus on kehtetuks kuulutatud või

tagasi võetud. Tõestamisseaduse kohaselt kui notar tõestab volitaja tahteavalduse volikirja

kehtetuks kuulutamiseks, avaldab ta volikirja kehtetuks kuulutamise teate väljaandes

Ametlikud Teadaanded. Selle väljaande olemasolu ja tähendus ei pruugi olla teada ka Eestis

2

elavatele isikutele, välisriikides elavatest isikutest rääkimata. Volikirjade register on

rahvusvahelisel tasandil arusaadavam lahendus ning suurendab Eesti notarite poolt tõestatavate

volikirjade usaldusväärsust ning aktsepteerimist.

2. Eesmärgid

Luuakse õigusliku alusega riigi infosüsteemi kuuluv notariaalselt tõestatud volikirjade register,

mille eesmärgiks on:

 lihtsustada ja tõhustada notaritel volikirjade olemasolu ja kehtetuks kuulutamise

kontrollimist. Selleks töötatakse välja kandevormid e-notari kaudu volikirjade

registrisse kandmiseks ja kehtetuks kuulutamiseks; volikirjade kontrollimiseks lisatakse

e-notari infosüsteemi volikirjade halduse ja otsingu süsteem;

 võimaldada volitajal avaliku liidese kaudu kontrollida enda volikirjade kehtivust ning

hallata enda volikirja juurdepääsuõigusi. Selleks lisatakse e-notari

iseteeninduskeskkonda volikirjade otsingu süsteem ja muud volikirjale

juurdepääsuõiguse haldamiseks vajalikud funktsionaalsused;

 võimaldada huvitatud osapoolel (avalikkusel) kontrollida volikirja olemasolu ja

kehtivust ning tutvuda volikirjaga. Selleks luuakse väline veeb, mille kaudu saab

huvitatud isik volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Volikirja kohta otsingu

tegemiseks tuleb teada volikirja kuupäeva ja unikaalset numbrit (igale volikirjale

luuakse unikaalne volikirjade registri number, mis märgitakse volikirjale). Isiku nime

järgi avalikust veebist volikirja infot otsida ei saa. Volikirja dokumendiga saab välises

veebis tutvuda juhul, kui see on notari või volitaja poolt avalikus veebis nähtavaks

tehtud.

Volikirjade registri andmetele ei anta õiguslikku tähendust. Silmas tuleb pidada, et

esindusõiguse tuvastamiseks ei piisa üksnes kandest volikirjade registris ning kande olemasolu

ei vabasta esindajat kohustusest esitada tehingu teisele poolele või tehingu notariaalse

tõestamise korral tehingut tõestavale notarile oma esindusõiguse tõendamiseks volikirja

paberkandjal originaal või kaugtõestamise teel vormistatud volikirja puhul volikirja digitaalne

originaal.

3. Võimalikud lahendused

3.1 Võimalikud mitteregulatiivsed lahendused

Mitteregulatiivseid lahendusi probleemi lahendamiseks ei ole. Registri loomisega seotud

probleemi ei ole võimalik lahendada avalikkuse teavitamise teel, sest avaliku teabe seaduse

§ 433 lõige 1 näeb ette, et andmekogu asutatakse seaduse või seaduse alusel antud õigusaktiga.

Tegevusetus ehk olemasoleva olukorra säilitamine. Mitte midagi tegemine ei lahenda

probleemi. Register on valdkonna jaoks möödapääsmatult vajalik. Täna puudub mõistlik

võimalus notariaalselt tõestatud volikirjade olemasolu ja kehtivuse kontrollimiseks. Keskne

volikirjade register lihtsustaks nii notarite tööd kui ka isikute võimalusi volikirju kontrollida.

Mitteregulatiivsete lahendustena ei ole kaalutud rahastuse suurendamist ega senise

regulatsiooni paremat rakendamist. Need on antud juhul ilmselgelt ebamõistlikud alternatiivid

ning nende abil ei ole võimalik probleemi lahendada.

3

3.2 Võimalikud regulatiivsed lahendused

Notarite Koda on alustanud volikirjade registri loomiseks vajalike arendustegevustega.

Notariaalselt tõestatud volikirjade registril hetkel õiguslik alus puudub, mistõttu tuleb uue

registri loomine reguleerida seaduses. Selleks tuleb täiendada notariaadiseadust ja sätestada, et

notariaalselt tõestatud volikirjade üle arvestuse pidamiseks, volikirjade kontrollimiseks,

andmete säilitamiseks ja andmete avalikustamiseks peab Notarite Koda volikirjade registrit.

Volikirjade registri loomiseks täiendatakse notariaadiseaduse 6. peatükki paragrahviga 445

„Volikirjade register“. Volikirjade registriga seotud regulatsioon sobib sinna seetõttu, et sama

peatükk reguleerib kõikide Notarite Koja poolt peetavate registrite pidamist.

Volikirjade registri põhimääruse kehtestab valdkonna eest vastutav minister määrusega.

Loodavas andmekogus töödeldakse notariaalselt tõestatavate volikirjadega seotud andmeid.

Volikirjade registrit puudutavates sätetes tuuakse välja andmekogu eesmärk, vastutav töötleja,

kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete

avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu

põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu

põhimääruses (vastutav ja volitatud töötleja, nende ülesanded ja kohustuste jaotus, andmekogu

kasutajad, andmete turvaklass, kogutavate andmete ammendav loetelu, andmete ja

andmetöötluslogide säilitamistähtajad, andmete muutmise kord ja andmekogu lõpetamise

kord).

Loodavasse andmekogusse hõlmatakse info kõikide notariaalselt tõestatud volikirjade ning

samuti nende kehtetuks kuulutamise kohta alates registri rakendamisest. Enne registri

rakendamist tõestatud volikirjade infot register ei sisalda.

Volikirjade registrit on edaspidi võimalik liidestada teiste riigi infosüsteemi kuuluvate

andmekogudega, samuti teiste riikide sarnaste registritega, et hõlbustada volikirjade piiriülest

infovahetust.

4. Uuringud ja kaasatud osapooled

VTK-s kavandatud andmekogu asutamisega seonduvat on analüüsinud ja VTK koostamisse

panustanud Notarite Koda.

5. Mõju

Notariaalselt tõestatud volikirjade registri loomisel on majanduslik mõju järgmistele

sihtrühmadele:

I – Notarid

a) Mõjutatud sihtrühmaks on notarid, kes teevad registrisse kandeid. Eestis on 02.02.2024

seisuga 86 notarit.

II – Tehinguosalised ja muud isikud

b) Mõjutatud sihtrühmaks on isikud (eelkõige volitajad), kellel on võimalus kasutada e-

notari iseteenindust enda volikirjade haldamiseks või vajadus kontrollida Eesti notari

poolt tõestatud volikirja olemasolu või kehtetuks kuulutamist;

4

c) Mõjutatud sihtrühmaks on muud isikud (sh välisriikides elavad isikud, asutused või

ametnikud), kellel on vajadus kontrollida Eesti notari poolt tõestatud volikirja

olemasolu ja kehtivust välisest veebist.

III – Notarite Koda

d) Loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab Notarite Koda.

Mõju notaritele

Uue andmekoguga saavad notarid tervikliku ülevaate notariaalselt tõestatud volikirjadest ja

nende kehtivusest. Notariaalselt tõestatud volikirjad koondatakse ühte andmekogusse, mis

võimaldab notaritel volikirjade tõestamise ja kehtetuks kuulutamisega seotud ametitegevust

lihtsamini korraldada. Notaritele luuakse uued funktsionaalsused e-notarisse, mis võimaldavad

volikirjade registrisse kandeid teha ja sealt volikirju otsida ja volikirja juurdepääsuõigusi

hallata.

Loodavasse andmekogusse sisestavad andmeid notarid. Seega selles aspektis notarite

töökoormus mõningal määral suureneb. Notarid hakkavad registrisse kandeid tegema e-notari

kaudu, mis on notari igapäevane töövahend. Kuna kandeid volikirjade registrisse tehakse e-

notari kaudu, siis on registri kande jaoks vajalikud andmed eeltäidetud ja dubleerivat

andmesisestust ei kaasne. Volikirja tõestamine on notari jaoks igapäevane ametitoiming, seega

on registri loomisega kaasnev mõju notaritele sage.

Andmete sisestamiseks luuakse e-notarisse vajalikud kandevormid. Volikirjade koondamine

ühtsesse registrisse ja volikirjade otsimine võimaldab edaspidi notaril oma ametitegevust

lihtsamini korraldada ja volikirjade kontrollimisele kuluvat aega kokku hoida. Lihtsustub teiste

notarite poolt tõestatud volikirjade ja nende kehtivuse kontrollimine. Kokkuvõttes mõjutab

muudatus positiivselt notarite töökorraldust ning võimalikke riske ei ole ette näha. Tegemist ei

ole siiski ühiskondlikult olulise mõjuga.

Mõju tehinguosalistele ja muudele isikutele

Uue andmekogu andmetele juurdepääsu võimaldamisega tekib igal isikul võimalus e-notari

iseteeninduses kontrollida enda volikirju ja sellele juurdepääsuõigust hallata. Avalikkusel tekib

võimalus Eesti notari poolt tõestatud volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Isikutel ei ole

enam vajadust teha selle info saamiseks päringuid notaribüroosse või äärmisel juhul

Rahvusarhiivi, vaid edaspidi on need andmed lihtsamini elektrooniliselt kättesaadavad.

Sihtrühma suurust ei ole võimalik täpselt hinnata, kuid indikatiivselt võib välja tuua, et aastas

tõestatakse keskmiselt 10 000–13 000 volikirja. Kui on võimalus volikirja kehtivust registris

kontrollida, siis eelduslikult tehakse iga volikirja kohta selline kontroll vähemalt üks kord,

reaalselt ilmselt enamgi. Sage huvi kontrollida volikirja olemasolu või selle kehtivust on näiteks

pankadel, kui isikut esindab lepingu sõlmimisel teine isik notariaalselt tõestatud volikirja alusel.

Tihti antakse notariaalselt tõestatud volitus ka esindamiseks kohtu registri- või

kinnistusosakonnas ning registri olemasolul saab ka kohtunikuabi vajadusel volikirja kehtivust

lihtsasti kontrollida.

Muudatusel on sihtrühmale positiivne mõju, kuna lihtsustub volikirja kontrollimise võimalus.

Andmete vajajad (notarid, tehinguosalised) ja laiem avalikkus saavad senisest oluliselt lihtsama

ja mugavama võimaluse volikirjade kontrollimiseks. Tekib ühtne ja erinevate sihtgruppide

vajadusi rahuldav andmestik notariaalselt tõestatud volikirjadest. Selle tulemusena eelduslikult

5

tõuseb valdkonnas tegutsevate notarite, tehinguosaliste ja avalikkuse rahulolu teenustega, sest

volikirjade info on edaspidi paremini kättesaadav ning lihtsamini ühest kohast leitav.

Registri loomisega kaasneb positiivne mõju ka riigi ja ametiasutuste vaatest. Notariaalselt

tõestatud volikirjade ühte registrisse koondamisega paraneb märkimisväärselt volikirjade kohta

käiva teabe kättesaadavus, mis omakorda mõjutab positiivselt avalike teenuste toimimist.

Mõju Notarite Kojale

Muudatus mõjutab Notarite Koda, kuna uue loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab

Notarite Koda. Notarite Koja tegevus on valdavalt finantseeritud liikmetelt laekuvate

liikmemaksude arvelt. Registri arendamise ja haldamise kulud on planeeritud katta Notarite

Koja eelarvest. Seega suurenevad uue andmekogu loomisega Notarite Koja kulud. Välja

arendatakse uus andmekogu, mille käigus luuakse baasandmete moodul, uued e-notari ja e-

notari iseteeninduskeskkonna funktsionaalsused ning avalik veeb. Registri väljaarendamine

läheb Notarite Kojale hinnanguliselt maksma ligikaudu 75 000 eurot. Iga-aastane püsikulu

majutusteenusele ja haldamisele on hinnanguliselt 200 eurot kuus.

Registri arendustegevused on planeeritud lõpule viia 2024. a jooksul ja register käivitada 2025.

aastal. Registri loomisega võib kaasneda mõningane risk, et vajalikud arendused ei valmi

tähtaegselt. Selle riski avaldumise võimalus on siiski vähetõenäoline, kuivõrd loodava registri

arendused on sisuliselt valmis.

6. Edasine väljatöötamine

Põhjalikku mõjuanalüüsi ei kavandata, sest olulist negatiivset mõju ühelegi sihtrühmale ei

tuvastatud.

Volikirjade registri loomiseks muudetakse kehtivat notariaadiseadust (RT I, 06.07.2023, 6) ja

luuakse õiguslik alus registri asutamiseks ning sätestatakse andmekogu eesmärk, vastutav

töötleja, kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete

avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu

põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu

põhimääruses.

VTK esitatakse kooskõlastamiseks ministeeriumidele ning saadetakse arvamuse avaldamiseks

Notarite Kojale, Andmekaitse inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi

Infosüsteemi Ametile, Eesti Pangaliidule, Statistikaametile, Eesti Advokatuurile, kohtutele,

Tartu Maakohtu registriosakonnale ja kinnistusosakonnale, Eesti Andmekaitse Liidule ning

teadmiseks Riigikogule.

Õigusakti eeldatav jõustumise aeg on 2025. aasta.

Õigusakti väljatöötamise eest vastutav ametnik on Kairit Kirsipuu ([email protected]).