Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine (väljatöötamiskavatsus)
| Dokumendiregister | Tartu Ringkonnakohus |
| Viit | 10-3/24/77-1 |
| Registreeritud | 03.06.2024 |
| Sünkroonitud | 04.06.2024 |
| Liik | Sissetulev kiri |
| Funktsioon | 10 Õigusemõistmise üldküsimused ja õigusteabe analüüs |
| Sari | 10-3 Arvamused õigusaktide eelnõude kohta |
| Toimik | 10-3/2024 |
| Juurdepääsupiirang | Avalik |
| Juurdepääsupiirang | |
| Adressaat | Justiitsministeerium |
| Saabumis/saatmisviis | Justiitsministeerium |
| Vastutaja | Mai Kurul (Tartu Ringkonnakohus, Kohtudirektori juhtimisvaldkond, Kantselei) |
| Originaal | Ava uues aknas |
Failid
Digiallkirjad
Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898
Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Munga 18 50088, Tartu Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine (väljatöötamiskavatsus) Saadame ministeeriumitele kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks Riigikohtule, Tallinna Ringkonnakohtule, Tartu Ringkonnakohtule, Harju Maakohtule, Tartu Maakohtule, Viru Maakohtule, Pärnu Maakohtule, Tallinna Halduskohtule, Tartu Halduskohtule, Tartu Maakohtu kinnistusosakonnale, Tartu Maakohtu registriosakonnale, Notarite Kojale, Eesti Pangaliidule, Eesti Advokatuurile, Andmekaitse Inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi Infosüsteemi Ametile notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamise väljatöötamiskavatsuse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)
Madis Timpson Minister Lisaadressaadid: Notarite Koda Andmekaitse Inspektsioon Kairit Kirsipuu 58877524 [email protected]
Meie 31.05.2024 nr 8-3/4569-1
1
22.05.2024
Väljatöötamiskavatsus
Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine
1. Lahendatav probleem
Kõnesoleva väljatöötamiskavatsuse (edaspidi VTK) põhieesmärk on lihtsustada ja tõhustada
notaritel ning huvitatud isikutel notariaalsete volikirjade kontrollimist. Selleks on kavas luua
notariaalselt tõestatud volikirjade register.
Tsiviilseadustiku üldosa seaduse (edaspidi TsÜS) § 82 kohaselt peab seaduse või poolte
kokkuleppega ettenähtud juhtudel olema tehing notariaalselt tõestatud. TsÜS § 118 lg 3
kohaselt kui seaduses on tehingu tegemiseks ette nähtud teatud vorm, mille järgimata jätmise
korral on tehing tühine, peab tehingu tegemiseks antud volitus olema samas vormis.
Kohustuslik tehingu notariaalse tõestamise nõue on seadusandja poolt kehtestatud olulisemaid
õiguslikke tagajärgi toovatele tehingutele selleks, et tagada isikute õiguste kaitse, kindlustunne
õiguslike küsimuste lahendamisel ning ennetada võimalikke õigusvaidlusi. Samuti nõuavad
notariaalselt tõestatud volikirju pangad ning volikirjade tõestamise nõudeid on kehtestatud ka
mõnede eriseadustega. Kuna alati ei ole tehinguosalistel endil võimalik tehingu tõestamisel
osaleda, tehakse igal aastal 10 000˗13 000 notariaalselt tõestatud volikirja (notari
ametitoimingute statistika andmed 2018˗2023).
Tänapäeval on probleemiks notariaalse volikirja olemasolu kontrollimise võimaluse
puudumine, mis on vajalik esindusõiguse tuvastamiseks ning võltsingute avastamiseks.
Olemasolev olukord on selline, et paberkandjal tõestatav volikiri vormistatakse kahes
originaalis (üks jääb notari kätte hoiule, teine väljastatakse volitajale, kes annab selle edasi oma
esindajale). Kui notar tõestab volikirja kaugtõestamise teel, siis saab volitaja laadida volikirja
digitaalse originaali alla kas riigiportaalis www.eesti.ee või e-notari iseteeninduses ning esitada
oma esindajale. Esindaja peab oma esindusõiguse olemasolu tõendamiseks esitama kolmandale
isikule, kellega ta soovib esindatava nimel tehingut sõlmida, kas paberkandjal volikirja
originaali või digitaalse volikirja originaali. Kolmandatel isikutel on küll võimalik kontrollida
esindaja ja/või esindatava nime järgi veebilehel Ametlikud Teadaanded, kas volikiri on
kehtetuks kuulutatud või tagasi võetud, aga puudub võimalus kontrollida, kas volikiri on üldse
tõestatud ja mis on selle sisu. Kuna puudub keskne volikirjade register, on tekkinud olukord,
kus osa kolmandaid isikuid on asunud volikirja olemasolu ja ehtsuse kontrollimiseks pöörduma
päringutega otse neile esitatud volikirjal nähtuva volikirja tõestanud notari poole. Protsess on
tülikas ja aeganõudev, eriti, kui volikirja tõestanud notar on ametitegevuse lõpetanud, sest
ametis olevatel notaritel puudub ligipääs üksteise ja ametist lahkunud notarite tõestatud
dokumentidele. Ametist lahkunud notarite dokumendid on üle antud Rahvusarhiivi ja sealt
andmete saamine võib osutuda väga aeganõudvaks. Keskse registri olemasolu lihtsustaks nii
notarite (kui tehingu osaline esitab teise notari poolt tõestatud volikirja, mille olemasolu
soovitakse kontrollida) kui avalikkuse, sh välisriikide isikute tööd. Kui notar lisab volikirja
teksti veebilehe aadressi, kust saab selle volikirja välja andmise ehtsust kontrollida, siis saab
iga isik ise seda hõlpsasti kontrollida ja volikirjade registrit kasutades vajaliku info kätte. Kuna
register on kavas liidestada Ametlike Teadaannete andmekoguga, siis väheneb võimalus, et
kolmandad isikud ei saa õigeaegselt infot selle kohta, et volitus on kehtetuks kuulutatud või
tagasi võetud. Tõestamisseaduse kohaselt kui notar tõestab volitaja tahteavalduse volikirja
kehtetuks kuulutamiseks, avaldab ta volikirja kehtetuks kuulutamise teate väljaandes
Ametlikud Teadaanded. Selle väljaande olemasolu ja tähendus ei pruugi olla teada ka Eestis
2
elavatele isikutele, välisriikides elavatest isikutest rääkimata. Volikirjade register on
rahvusvahelisel tasandil arusaadavam lahendus ning suurendab Eesti notarite poolt tõestatavate
volikirjade usaldusväärsust ning aktsepteerimist.
2. Eesmärgid
Luuakse õigusliku alusega riigi infosüsteemi kuuluv notariaalselt tõestatud volikirjade register,
mille eesmärgiks on:
lihtsustada ja tõhustada notaritel volikirjade olemasolu ja kehtetuks kuulutamise
kontrollimist. Selleks töötatakse välja kandevormid e-notari kaudu volikirjade
registrisse kandmiseks ja kehtetuks kuulutamiseks; volikirjade kontrollimiseks lisatakse
e-notari infosüsteemi volikirjade halduse ja otsingu süsteem;
võimaldada volitajal avaliku liidese kaudu kontrollida enda volikirjade kehtivust ning
hallata enda volikirja juurdepääsuõigusi. Selleks lisatakse e-notari
iseteeninduskeskkonda volikirjade otsingu süsteem ja muud volikirjale
juurdepääsuõiguse haldamiseks vajalikud funktsionaalsused;
võimaldada huvitatud osapoolel (avalikkusel) kontrollida volikirja olemasolu ja
kehtivust ning tutvuda volikirjaga. Selleks luuakse väline veeb, mille kaudu saab
huvitatud isik volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Volikirja kohta otsingu
tegemiseks tuleb teada volikirja kuupäeva ja unikaalset numbrit (igale volikirjale
luuakse unikaalne volikirjade registri number, mis märgitakse volikirjale). Isiku nime
järgi avalikust veebist volikirja infot otsida ei saa. Volikirja dokumendiga saab välises
veebis tutvuda juhul, kui see on notari või volitaja poolt avalikus veebis nähtavaks
tehtud.
Volikirjade registri andmetele ei anta õiguslikku tähendust. Silmas tuleb pidada, et
esindusõiguse tuvastamiseks ei piisa üksnes kandest volikirjade registris ning kande olemasolu
ei vabasta esindajat kohustusest esitada tehingu teisele poolele või tehingu notariaalse
tõestamise korral tehingut tõestavale notarile oma esindusõiguse tõendamiseks volikirja
paberkandjal originaal või kaugtõestamise teel vormistatud volikirja puhul volikirja digitaalne
originaal.
3. Võimalikud lahendused
3.1 Võimalikud mitteregulatiivsed lahendused
Mitteregulatiivseid lahendusi probleemi lahendamiseks ei ole. Registri loomisega seotud
probleemi ei ole võimalik lahendada avalikkuse teavitamise teel, sest avaliku teabe seaduse
§ 433 lõige 1 näeb ette, et andmekogu asutatakse seaduse või seaduse alusel antud õigusaktiga.
Tegevusetus ehk olemasoleva olukorra säilitamine. Mitte midagi tegemine ei lahenda
probleemi. Register on valdkonna jaoks möödapääsmatult vajalik. Täna puudub mõistlik
võimalus notariaalselt tõestatud volikirjade olemasolu ja kehtivuse kontrollimiseks. Keskne
volikirjade register lihtsustaks nii notarite tööd kui ka isikute võimalusi volikirju kontrollida.
Mitteregulatiivsete lahendustena ei ole kaalutud rahastuse suurendamist ega senise
regulatsiooni paremat rakendamist. Need on antud juhul ilmselgelt ebamõistlikud alternatiivid
ning nende abil ei ole võimalik probleemi lahendada.
3
3.2 Võimalikud regulatiivsed lahendused
Notarite Koda on alustanud volikirjade registri loomiseks vajalike arendustegevustega.
Notariaalselt tõestatud volikirjade registril hetkel õiguslik alus puudub, mistõttu tuleb uue
registri loomine reguleerida seaduses. Selleks tuleb täiendada notariaadiseadust ja sätestada, et
notariaalselt tõestatud volikirjade üle arvestuse pidamiseks, volikirjade kontrollimiseks,
andmete säilitamiseks ja andmete avalikustamiseks peab Notarite Koda volikirjade registrit.
Volikirjade registri loomiseks täiendatakse notariaadiseaduse 6. peatükki paragrahviga 445
„Volikirjade register“. Volikirjade registriga seotud regulatsioon sobib sinna seetõttu, et sama
peatükk reguleerib kõikide Notarite Koja poolt peetavate registrite pidamist.
Volikirjade registri põhimääruse kehtestab valdkonna eest vastutav minister määrusega.
Loodavas andmekogus töödeldakse notariaalselt tõestatavate volikirjadega seotud andmeid.
Volikirjade registrit puudutavates sätetes tuuakse välja andmekogu eesmärk, vastutav töötleja,
kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete
avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu
põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu
põhimääruses (vastutav ja volitatud töötleja, nende ülesanded ja kohustuste jaotus, andmekogu
kasutajad, andmete turvaklass, kogutavate andmete ammendav loetelu, andmete ja
andmetöötluslogide säilitamistähtajad, andmete muutmise kord ja andmekogu lõpetamise
kord).
Loodavasse andmekogusse hõlmatakse info kõikide notariaalselt tõestatud volikirjade ning
samuti nende kehtetuks kuulutamise kohta alates registri rakendamisest. Enne registri
rakendamist tõestatud volikirjade infot register ei sisalda.
Volikirjade registrit on edaspidi võimalik liidestada teiste riigi infosüsteemi kuuluvate
andmekogudega, samuti teiste riikide sarnaste registritega, et hõlbustada volikirjade piiriülest
infovahetust.
4. Uuringud ja kaasatud osapooled
VTK-s kavandatud andmekogu asutamisega seonduvat on analüüsinud ja VTK koostamisse
panustanud Notarite Koda.
5. Mõju
Notariaalselt tõestatud volikirjade registri loomisel on majanduslik mõju järgmistele
sihtrühmadele:
I – Notarid
a) Mõjutatud sihtrühmaks on notarid, kes teevad registrisse kandeid. Eestis on 02.02.2024
seisuga 86 notarit.
II – Tehinguosalised ja muud isikud
b) Mõjutatud sihtrühmaks on isikud (eelkõige volitajad), kellel on võimalus kasutada e-
notari iseteenindust enda volikirjade haldamiseks või vajadus kontrollida Eesti notari
poolt tõestatud volikirja olemasolu või kehtetuks kuulutamist;
4
c) Mõjutatud sihtrühmaks on muud isikud (sh välisriikides elavad isikud, asutused või
ametnikud), kellel on vajadus kontrollida Eesti notari poolt tõestatud volikirja
olemasolu ja kehtivust välisest veebist.
III – Notarite Koda
d) Loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab Notarite Koda.
Mõju notaritele
Uue andmekoguga saavad notarid tervikliku ülevaate notariaalselt tõestatud volikirjadest ja
nende kehtivusest. Notariaalselt tõestatud volikirjad koondatakse ühte andmekogusse, mis
võimaldab notaritel volikirjade tõestamise ja kehtetuks kuulutamisega seotud ametitegevust
lihtsamini korraldada. Notaritele luuakse uued funktsionaalsused e-notarisse, mis võimaldavad
volikirjade registrisse kandeid teha ja sealt volikirju otsida ja volikirja juurdepääsuõigusi
hallata.
Loodavasse andmekogusse sisestavad andmeid notarid. Seega selles aspektis notarite
töökoormus mõningal määral suureneb. Notarid hakkavad registrisse kandeid tegema e-notari
kaudu, mis on notari igapäevane töövahend. Kuna kandeid volikirjade registrisse tehakse e-
notari kaudu, siis on registri kande jaoks vajalikud andmed eeltäidetud ja dubleerivat
andmesisestust ei kaasne. Volikirja tõestamine on notari jaoks igapäevane ametitoiming, seega
on registri loomisega kaasnev mõju notaritele sage.
Andmete sisestamiseks luuakse e-notarisse vajalikud kandevormid. Volikirjade koondamine
ühtsesse registrisse ja volikirjade otsimine võimaldab edaspidi notaril oma ametitegevust
lihtsamini korraldada ja volikirjade kontrollimisele kuluvat aega kokku hoida. Lihtsustub teiste
notarite poolt tõestatud volikirjade ja nende kehtivuse kontrollimine. Kokkuvõttes mõjutab
muudatus positiivselt notarite töökorraldust ning võimalikke riske ei ole ette näha. Tegemist ei
ole siiski ühiskondlikult olulise mõjuga.
Mõju tehinguosalistele ja muudele isikutele
Uue andmekogu andmetele juurdepääsu võimaldamisega tekib igal isikul võimalus e-notari
iseteeninduses kontrollida enda volikirju ja sellele juurdepääsuõigust hallata. Avalikkusel tekib
võimalus Eesti notari poolt tõestatud volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Isikutel ei ole
enam vajadust teha selle info saamiseks päringuid notaribüroosse või äärmisel juhul
Rahvusarhiivi, vaid edaspidi on need andmed lihtsamini elektrooniliselt kättesaadavad.
Sihtrühma suurust ei ole võimalik täpselt hinnata, kuid indikatiivselt võib välja tuua, et aastas
tõestatakse keskmiselt 10 000–13 000 volikirja. Kui on võimalus volikirja kehtivust registris
kontrollida, siis eelduslikult tehakse iga volikirja kohta selline kontroll vähemalt üks kord,
reaalselt ilmselt enamgi. Sage huvi kontrollida volikirja olemasolu või selle kehtivust on näiteks
pankadel, kui isikut esindab lepingu sõlmimisel teine isik notariaalselt tõestatud volikirja alusel.
Tihti antakse notariaalselt tõestatud volitus ka esindamiseks kohtu registri- või
kinnistusosakonnas ning registri olemasolul saab ka kohtunikuabi vajadusel volikirja kehtivust
lihtsasti kontrollida.
Muudatusel on sihtrühmale positiivne mõju, kuna lihtsustub volikirja kontrollimise võimalus.
Andmete vajajad (notarid, tehinguosalised) ja laiem avalikkus saavad senisest oluliselt lihtsama
ja mugavama võimaluse volikirjade kontrollimiseks. Tekib ühtne ja erinevate sihtgruppide
vajadusi rahuldav andmestik notariaalselt tõestatud volikirjadest. Selle tulemusena eelduslikult
5
tõuseb valdkonnas tegutsevate notarite, tehinguosaliste ja avalikkuse rahulolu teenustega, sest
volikirjade info on edaspidi paremini kättesaadav ning lihtsamini ühest kohast leitav.
Registri loomisega kaasneb positiivne mõju ka riigi ja ametiasutuste vaatest. Notariaalselt
tõestatud volikirjade ühte registrisse koondamisega paraneb märkimisväärselt volikirjade kohta
käiva teabe kättesaadavus, mis omakorda mõjutab positiivselt avalike teenuste toimimist.
Mõju Notarite Kojale
Muudatus mõjutab Notarite Koda, kuna uue loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab
Notarite Koda. Notarite Koja tegevus on valdavalt finantseeritud liikmetelt laekuvate
liikmemaksude arvelt. Registri arendamise ja haldamise kulud on planeeritud katta Notarite
Koja eelarvest. Seega suurenevad uue andmekogu loomisega Notarite Koja kulud. Välja
arendatakse uus andmekogu, mille käigus luuakse baasandmete moodul, uued e-notari ja e-
notari iseteeninduskeskkonna funktsionaalsused ning avalik veeb. Registri väljaarendamine
läheb Notarite Kojale hinnanguliselt maksma ligikaudu 75 000 eurot. Iga-aastane püsikulu
majutusteenusele ja haldamisele on hinnanguliselt 200 eurot kuus.
Registri arendustegevused on planeeritud lõpule viia 2024. a jooksul ja register käivitada 2025.
aastal. Registri loomisega võib kaasneda mõningane risk, et vajalikud arendused ei valmi
tähtaegselt. Selle riski avaldumise võimalus on siiski vähetõenäoline, kuivõrd loodava registri
arendused on sisuliselt valmis.
6. Edasine väljatöötamine
Põhjalikku mõjuanalüüsi ei kavandata, sest olulist negatiivset mõju ühelegi sihtrühmale ei
tuvastatud.
Volikirjade registri loomiseks muudetakse kehtivat notariaadiseadust (RT I, 06.07.2023, 6) ja
luuakse õiguslik alus registri asutamiseks ning sätestatakse andmekogu eesmärk, vastutav
töötleja, kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete
avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu
põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu
põhimääruses.
VTK esitatakse kooskõlastamiseks ministeeriumidele ning saadetakse arvamuse avaldamiseks
Notarite Kojale, Andmekaitse inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi
Infosüsteemi Ametile, Eesti Pangaliidule, Statistikaametile, Eesti Advokatuurile, kohtutele,
Tartu Maakohtu registriosakonnale ja kinnistusosakonnale, Eesti Andmekaitse Liidule ning
teadmiseks Riigikogule.
Õigusakti eeldatav jõustumise aeg on 2025. aasta.
Õigusakti väljatöötamise eest vastutav ametnik on Kairit Kirsipuu ([email protected]).
|
Digiallkirjad
Suur-Ameerika 1 / 10122 Tallinn / +372 620 8100 / [email protected] / www.just.ee Registrikood 70000898
Haridus- ja Teadusministeerium [email protected] Munga 18 50088, Tartu Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine (väljatöötamiskavatsus) Saadame ministeeriumitele kooskõlastamiseks ja arvamuse avaldamiseks Riigikohtule, Tallinna Ringkonnakohtule, Tartu Ringkonnakohtule, Harju Maakohtule, Tartu Maakohtule, Viru Maakohtule, Pärnu Maakohtule, Tallinna Halduskohtule, Tartu Halduskohtule, Tartu Maakohtu kinnistusosakonnale, Tartu Maakohtu registriosakonnale, Notarite Kojale, Eesti Pangaliidule, Eesti Advokatuurile, Andmekaitse Inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi Infosüsteemi Ametile notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamise väljatöötamiskavatsuse. Lugupidamisega (allkirjastatud digitaalselt)
Madis Timpson Minister Lisaadressaadid: Notarite Koda Andmekaitse Inspektsioon Kairit Kirsipuu 58877524 [email protected]
Meie 31.05.2024 nr 8-3/4569-1
1
22.05.2024
Väljatöötamiskavatsus
Notariaalselt tõestatud volikirjade registri asutamine
1. Lahendatav probleem
Kõnesoleva väljatöötamiskavatsuse (edaspidi VTK) põhieesmärk on lihtsustada ja tõhustada
notaritel ning huvitatud isikutel notariaalsete volikirjade kontrollimist. Selleks on kavas luua
notariaalselt tõestatud volikirjade register.
Tsiviilseadustiku üldosa seaduse (edaspidi TsÜS) § 82 kohaselt peab seaduse või poolte
kokkuleppega ettenähtud juhtudel olema tehing notariaalselt tõestatud. TsÜS § 118 lg 3
kohaselt kui seaduses on tehingu tegemiseks ette nähtud teatud vorm, mille järgimata jätmise
korral on tehing tühine, peab tehingu tegemiseks antud volitus olema samas vormis.
Kohustuslik tehingu notariaalse tõestamise nõue on seadusandja poolt kehtestatud olulisemaid
õiguslikke tagajärgi toovatele tehingutele selleks, et tagada isikute õiguste kaitse, kindlustunne
õiguslike küsimuste lahendamisel ning ennetada võimalikke õigusvaidlusi. Samuti nõuavad
notariaalselt tõestatud volikirju pangad ning volikirjade tõestamise nõudeid on kehtestatud ka
mõnede eriseadustega. Kuna alati ei ole tehinguosalistel endil võimalik tehingu tõestamisel
osaleda, tehakse igal aastal 10 000˗13 000 notariaalselt tõestatud volikirja (notari
ametitoimingute statistika andmed 2018˗2023).
Tänapäeval on probleemiks notariaalse volikirja olemasolu kontrollimise võimaluse
puudumine, mis on vajalik esindusõiguse tuvastamiseks ning võltsingute avastamiseks.
Olemasolev olukord on selline, et paberkandjal tõestatav volikiri vormistatakse kahes
originaalis (üks jääb notari kätte hoiule, teine väljastatakse volitajale, kes annab selle edasi oma
esindajale). Kui notar tõestab volikirja kaugtõestamise teel, siis saab volitaja laadida volikirja
digitaalse originaali alla kas riigiportaalis www.eesti.ee või e-notari iseteeninduses ning esitada
oma esindajale. Esindaja peab oma esindusõiguse olemasolu tõendamiseks esitama kolmandale
isikule, kellega ta soovib esindatava nimel tehingut sõlmida, kas paberkandjal volikirja
originaali või digitaalse volikirja originaali. Kolmandatel isikutel on küll võimalik kontrollida
esindaja ja/või esindatava nime järgi veebilehel Ametlikud Teadaanded, kas volikiri on
kehtetuks kuulutatud või tagasi võetud, aga puudub võimalus kontrollida, kas volikiri on üldse
tõestatud ja mis on selle sisu. Kuna puudub keskne volikirjade register, on tekkinud olukord,
kus osa kolmandaid isikuid on asunud volikirja olemasolu ja ehtsuse kontrollimiseks pöörduma
päringutega otse neile esitatud volikirjal nähtuva volikirja tõestanud notari poole. Protsess on
tülikas ja aeganõudev, eriti, kui volikirja tõestanud notar on ametitegevuse lõpetanud, sest
ametis olevatel notaritel puudub ligipääs üksteise ja ametist lahkunud notarite tõestatud
dokumentidele. Ametist lahkunud notarite dokumendid on üle antud Rahvusarhiivi ja sealt
andmete saamine võib osutuda väga aeganõudvaks. Keskse registri olemasolu lihtsustaks nii
notarite (kui tehingu osaline esitab teise notari poolt tõestatud volikirja, mille olemasolu
soovitakse kontrollida) kui avalikkuse, sh välisriikide isikute tööd. Kui notar lisab volikirja
teksti veebilehe aadressi, kust saab selle volikirja välja andmise ehtsust kontrollida, siis saab
iga isik ise seda hõlpsasti kontrollida ja volikirjade registrit kasutades vajaliku info kätte. Kuna
register on kavas liidestada Ametlike Teadaannete andmekoguga, siis väheneb võimalus, et
kolmandad isikud ei saa õigeaegselt infot selle kohta, et volitus on kehtetuks kuulutatud või
tagasi võetud. Tõestamisseaduse kohaselt kui notar tõestab volitaja tahteavalduse volikirja
kehtetuks kuulutamiseks, avaldab ta volikirja kehtetuks kuulutamise teate väljaandes
Ametlikud Teadaanded. Selle väljaande olemasolu ja tähendus ei pruugi olla teada ka Eestis
2
elavatele isikutele, välisriikides elavatest isikutest rääkimata. Volikirjade register on
rahvusvahelisel tasandil arusaadavam lahendus ning suurendab Eesti notarite poolt tõestatavate
volikirjade usaldusväärsust ning aktsepteerimist.
2. Eesmärgid
Luuakse õigusliku alusega riigi infosüsteemi kuuluv notariaalselt tõestatud volikirjade register,
mille eesmärgiks on:
lihtsustada ja tõhustada notaritel volikirjade olemasolu ja kehtetuks kuulutamise
kontrollimist. Selleks töötatakse välja kandevormid e-notari kaudu volikirjade
registrisse kandmiseks ja kehtetuks kuulutamiseks; volikirjade kontrollimiseks lisatakse
e-notari infosüsteemi volikirjade halduse ja otsingu süsteem;
võimaldada volitajal avaliku liidese kaudu kontrollida enda volikirjade kehtivust ning
hallata enda volikirja juurdepääsuõigusi. Selleks lisatakse e-notari
iseteeninduskeskkonda volikirjade otsingu süsteem ja muud volikirjale
juurdepääsuõiguse haldamiseks vajalikud funktsionaalsused;
võimaldada huvitatud osapoolel (avalikkusel) kontrollida volikirja olemasolu ja
kehtivust ning tutvuda volikirjaga. Selleks luuakse väline veeb, mille kaudu saab
huvitatud isik volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Volikirja kohta otsingu
tegemiseks tuleb teada volikirja kuupäeva ja unikaalset numbrit (igale volikirjale
luuakse unikaalne volikirjade registri number, mis märgitakse volikirjale). Isiku nime
järgi avalikust veebist volikirja infot otsida ei saa. Volikirja dokumendiga saab välises
veebis tutvuda juhul, kui see on notari või volitaja poolt avalikus veebis nähtavaks
tehtud.
Volikirjade registri andmetele ei anta õiguslikku tähendust. Silmas tuleb pidada, et
esindusõiguse tuvastamiseks ei piisa üksnes kandest volikirjade registris ning kande olemasolu
ei vabasta esindajat kohustusest esitada tehingu teisele poolele või tehingu notariaalse
tõestamise korral tehingut tõestavale notarile oma esindusõiguse tõendamiseks volikirja
paberkandjal originaal või kaugtõestamise teel vormistatud volikirja puhul volikirja digitaalne
originaal.
3. Võimalikud lahendused
3.1 Võimalikud mitteregulatiivsed lahendused
Mitteregulatiivseid lahendusi probleemi lahendamiseks ei ole. Registri loomisega seotud
probleemi ei ole võimalik lahendada avalikkuse teavitamise teel, sest avaliku teabe seaduse
§ 433 lõige 1 näeb ette, et andmekogu asutatakse seaduse või seaduse alusel antud õigusaktiga.
Tegevusetus ehk olemasoleva olukorra säilitamine. Mitte midagi tegemine ei lahenda
probleemi. Register on valdkonna jaoks möödapääsmatult vajalik. Täna puudub mõistlik
võimalus notariaalselt tõestatud volikirjade olemasolu ja kehtivuse kontrollimiseks. Keskne
volikirjade register lihtsustaks nii notarite tööd kui ka isikute võimalusi volikirju kontrollida.
Mitteregulatiivsete lahendustena ei ole kaalutud rahastuse suurendamist ega senise
regulatsiooni paremat rakendamist. Need on antud juhul ilmselgelt ebamõistlikud alternatiivid
ning nende abil ei ole võimalik probleemi lahendada.
3
3.2 Võimalikud regulatiivsed lahendused
Notarite Koda on alustanud volikirjade registri loomiseks vajalike arendustegevustega.
Notariaalselt tõestatud volikirjade registril hetkel õiguslik alus puudub, mistõttu tuleb uue
registri loomine reguleerida seaduses. Selleks tuleb täiendada notariaadiseadust ja sätestada, et
notariaalselt tõestatud volikirjade üle arvestuse pidamiseks, volikirjade kontrollimiseks,
andmete säilitamiseks ja andmete avalikustamiseks peab Notarite Koda volikirjade registrit.
Volikirjade registri loomiseks täiendatakse notariaadiseaduse 6. peatükki paragrahviga 445
„Volikirjade register“. Volikirjade registriga seotud regulatsioon sobib sinna seetõttu, et sama
peatükk reguleerib kõikide Notarite Koja poolt peetavate registrite pidamist.
Volikirjade registri põhimääruse kehtestab valdkonna eest vastutav minister määrusega.
Loodavas andmekogus töödeldakse notariaalselt tõestatavate volikirjadega seotud andmeid.
Volikirjade registrit puudutavates sätetes tuuakse välja andmekogu eesmärk, vastutav töötleja,
kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete
avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu
põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu
põhimääruses (vastutav ja volitatud töötleja, nende ülesanded ja kohustuste jaotus, andmekogu
kasutajad, andmete turvaklass, kogutavate andmete ammendav loetelu, andmete ja
andmetöötluslogide säilitamistähtajad, andmete muutmise kord ja andmekogu lõpetamise
kord).
Loodavasse andmekogusse hõlmatakse info kõikide notariaalselt tõestatud volikirjade ning
samuti nende kehtetuks kuulutamise kohta alates registri rakendamisest. Enne registri
rakendamist tõestatud volikirjade infot register ei sisalda.
Volikirjade registrit on edaspidi võimalik liidestada teiste riigi infosüsteemi kuuluvate
andmekogudega, samuti teiste riikide sarnaste registritega, et hõlbustada volikirjade piiriülest
infovahetust.
4. Uuringud ja kaasatud osapooled
VTK-s kavandatud andmekogu asutamisega seonduvat on analüüsinud ja VTK koostamisse
panustanud Notarite Koda.
5. Mõju
Notariaalselt tõestatud volikirjade registri loomisel on majanduslik mõju järgmistele
sihtrühmadele:
I – Notarid
a) Mõjutatud sihtrühmaks on notarid, kes teevad registrisse kandeid. Eestis on 02.02.2024
seisuga 86 notarit.
II – Tehinguosalised ja muud isikud
b) Mõjutatud sihtrühmaks on isikud (eelkõige volitajad), kellel on võimalus kasutada e-
notari iseteenindust enda volikirjade haldamiseks või vajadus kontrollida Eesti notari
poolt tõestatud volikirja olemasolu või kehtetuks kuulutamist;
4
c) Mõjutatud sihtrühmaks on muud isikud (sh välisriikides elavad isikud, asutused või
ametnikud), kellel on vajadus kontrollida Eesti notari poolt tõestatud volikirja
olemasolu ja kehtivust välisest veebist.
III – Notarite Koda
d) Loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab Notarite Koda.
Mõju notaritele
Uue andmekoguga saavad notarid tervikliku ülevaate notariaalselt tõestatud volikirjadest ja
nende kehtivusest. Notariaalselt tõestatud volikirjad koondatakse ühte andmekogusse, mis
võimaldab notaritel volikirjade tõestamise ja kehtetuks kuulutamisega seotud ametitegevust
lihtsamini korraldada. Notaritele luuakse uued funktsionaalsused e-notarisse, mis võimaldavad
volikirjade registrisse kandeid teha ja sealt volikirju otsida ja volikirja juurdepääsuõigusi
hallata.
Loodavasse andmekogusse sisestavad andmeid notarid. Seega selles aspektis notarite
töökoormus mõningal määral suureneb. Notarid hakkavad registrisse kandeid tegema e-notari
kaudu, mis on notari igapäevane töövahend. Kuna kandeid volikirjade registrisse tehakse e-
notari kaudu, siis on registri kande jaoks vajalikud andmed eeltäidetud ja dubleerivat
andmesisestust ei kaasne. Volikirja tõestamine on notari jaoks igapäevane ametitoiming, seega
on registri loomisega kaasnev mõju notaritele sage.
Andmete sisestamiseks luuakse e-notarisse vajalikud kandevormid. Volikirjade koondamine
ühtsesse registrisse ja volikirjade otsimine võimaldab edaspidi notaril oma ametitegevust
lihtsamini korraldada ja volikirjade kontrollimisele kuluvat aega kokku hoida. Lihtsustub teiste
notarite poolt tõestatud volikirjade ja nende kehtivuse kontrollimine. Kokkuvõttes mõjutab
muudatus positiivselt notarite töökorraldust ning võimalikke riske ei ole ette näha. Tegemist ei
ole siiski ühiskondlikult olulise mõjuga.
Mõju tehinguosalistele ja muudele isikutele
Uue andmekogu andmetele juurdepääsu võimaldamisega tekib igal isikul võimalus e-notari
iseteeninduses kontrollida enda volikirju ja sellele juurdepääsuõigust hallata. Avalikkusel tekib
võimalus Eesti notari poolt tõestatud volikirja olemasolu ja kehtivust kontrollida. Isikutel ei ole
enam vajadust teha selle info saamiseks päringuid notaribüroosse või äärmisel juhul
Rahvusarhiivi, vaid edaspidi on need andmed lihtsamini elektrooniliselt kättesaadavad.
Sihtrühma suurust ei ole võimalik täpselt hinnata, kuid indikatiivselt võib välja tuua, et aastas
tõestatakse keskmiselt 10 000–13 000 volikirja. Kui on võimalus volikirja kehtivust registris
kontrollida, siis eelduslikult tehakse iga volikirja kohta selline kontroll vähemalt üks kord,
reaalselt ilmselt enamgi. Sage huvi kontrollida volikirja olemasolu või selle kehtivust on näiteks
pankadel, kui isikut esindab lepingu sõlmimisel teine isik notariaalselt tõestatud volikirja alusel.
Tihti antakse notariaalselt tõestatud volitus ka esindamiseks kohtu registri- või
kinnistusosakonnas ning registri olemasolul saab ka kohtunikuabi vajadusel volikirja kehtivust
lihtsasti kontrollida.
Muudatusel on sihtrühmale positiivne mõju, kuna lihtsustub volikirja kontrollimise võimalus.
Andmete vajajad (notarid, tehinguosalised) ja laiem avalikkus saavad senisest oluliselt lihtsama
ja mugavama võimaluse volikirjade kontrollimiseks. Tekib ühtne ja erinevate sihtgruppide
vajadusi rahuldav andmestik notariaalselt tõestatud volikirjadest. Selle tulemusena eelduslikult
5
tõuseb valdkonnas tegutsevate notarite, tehinguosaliste ja avalikkuse rahulolu teenustega, sest
volikirjade info on edaspidi paremini kättesaadav ning lihtsamini ühest kohast leitav.
Registri loomisega kaasneb positiivne mõju ka riigi ja ametiasutuste vaatest. Notariaalselt
tõestatud volikirjade ühte registrisse koondamisega paraneb märkimisväärselt volikirjade kohta
käiva teabe kättesaadavus, mis omakorda mõjutab positiivselt avalike teenuste toimimist.
Mõju Notarite Kojale
Muudatus mõjutab Notarite Koda, kuna uue loodava andmekogu vastutavaks töötlejaks saab
Notarite Koda. Notarite Koja tegevus on valdavalt finantseeritud liikmetelt laekuvate
liikmemaksude arvelt. Registri arendamise ja haldamise kulud on planeeritud katta Notarite
Koja eelarvest. Seega suurenevad uue andmekogu loomisega Notarite Koja kulud. Välja
arendatakse uus andmekogu, mille käigus luuakse baasandmete moodul, uued e-notari ja e-
notari iseteeninduskeskkonna funktsionaalsused ning avalik veeb. Registri väljaarendamine
läheb Notarite Kojale hinnanguliselt maksma ligikaudu 75 000 eurot. Iga-aastane püsikulu
majutusteenusele ja haldamisele on hinnanguliselt 200 eurot kuus.
Registri arendustegevused on planeeritud lõpule viia 2024. a jooksul ja register käivitada 2025.
aastal. Registri loomisega võib kaasneda mõningane risk, et vajalikud arendused ei valmi
tähtaegselt. Selle riski avaldumise võimalus on siiski vähetõenäoline, kuivõrd loodava registri
arendused on sisuliselt valmis.
6. Edasine väljatöötamine
Põhjalikku mõjuanalüüsi ei kavandata, sest olulist negatiivset mõju ühelegi sihtrühmale ei
tuvastatud.
Volikirjade registri loomiseks muudetakse kehtivat notariaadiseadust (RT I, 06.07.2023, 6) ja
luuakse õiguslik alus registri asutamiseks ning sätestatakse andmekogu eesmärk, vastutav
töötleja, kogutavate andmete liigid, andmete juurdepääsupiirangud, säilitamistähtajad, andmete
avalikkusele kättesaadavaks tegemise viis ning sätestatakse volitusnorm andmekogu
põhimääruse kehtestamiseks. Andmekogu pidamise detailsem kord sätestatakse andmekogu
põhimääruses.
VTK esitatakse kooskõlastamiseks ministeeriumidele ning saadetakse arvamuse avaldamiseks
Notarite Kojale, Andmekaitse inspektsioonile, Registrite ja Infosüsteemide Keskusele, Riigi
Infosüsteemi Ametile, Eesti Pangaliidule, Statistikaametile, Eesti Advokatuurile, kohtutele,
Tartu Maakohtu registriosakonnale ja kinnistusosakonnale, Eesti Andmekaitse Liidule ning
teadmiseks Riigikogule.
Õigusakti eeldatav jõustumise aeg on 2025. aasta.
Õigusakti väljatöötamise eest vastutav ametnik on Kairit Kirsipuu ([email protected]).