Leping

Tere!

Palume esitada raamlepingu „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna

projektide elluviimise toetamiseks" raames pakkumuse, millega tellitakse teavitus- ja

kommunikatsioonitegevusi riigi IT (piloot)praktikaprogrammi käivitamiseks ja elluviimiseks.

1. Taustinfo

Terviklike praktikaprogrammide pakkumine ei ole (erinevalt erasektorist) avalikus sektoris

kuigi levinud. Praktikantide värbamine toimub valdavalt aastaringselt (vastavalt võimalusele)

ning juhuslikult (sobiva profiiliga juhendaja olemasolul), mis on nii asutuste kui ka

kandidaatide jaoks ressursimahukas. Aastaringne kandideerimisprotsess (ilma avaliku

konkursita) ei ole läbipaistev ning eeldab kandidaadilt praktikakoha leidmiseks pimesi taotluste

esitamist, mistõttu ei pruugi praktikale pääsemist määrata kandidaadi tegelik võimekus, vaid

“juhuste kokkulangevus”. Asutuste vaatest eeldab aastaringselt laekuvate taotluste

menetlemine suuremat halduskoormust ning valdavalt keelduvate vastuste andmist, mis ei toeta

riigist kui IT-tööandjast positiivse kuvandi loomist. Samuti on kandidaatide poolt eelistatud

suuremate IT-majade poole pöördumine, mis jätab pildilt välja konkurentsivõimelised

väiksemad IT-majad ega paku tudengile tervikvaadet riigist kui IT-tööandjast.

Üheks lahenduseks, kuidas IT-erialade tudengitele riigi IT asutustes töötamise võimalusi

paremini tutvustada, on keskse riigi IT-praktikaprogrammi mudeli loomine. Hankija koostöös

kolme riigi IT-majaga – Riigi Infosüsteemi Amet (RIA), Riigi Info- ja

Kommunikatsioonitehnoloogia Keskus (RIT) ning Tervise ja Heaolu Infosüsteemide Keskus

TEHIK) – on töötanud välja tervikliku praktikaprogrammi mudeli, mida on kavas

väiksemahuliselt piloteerida 2024. aasta sügisel.

Praktikaprogramm hõlmab kandideerimisprotsessi ja osalejate värbamist, vähemalt

kolmekuulise kestvusega töökohapõhise praktika sooritamist, praktikaperioodil teiste IT-

majadega tutvumise võimaldamist ja praktikantide kui „saadikute kogukonna“ arendamist läbi

ühisürituste ja võrgustumisvõimaluste pakkumise. Ühiselt korraldatakse asutusteülene

kandideerimisprotsess ja pakutakse praktikantidele ühisüritusi ning võrgustumisvõimalusi.

Asutustes eraldi korraldatakse, kokkulepitud põhimõtteid järgides, osalejate valik ning valitud

osalejatele sisseelamine asutuse töökorraldusse ja töökohapõhise (juhendatud) praktika

sooritamine. Praktikamudeli piloteerimise eesmärgiks on muuhulgas selgitada välja, kuidas

erinevates asutustes praktikakorraldust harmoniseerida, sealhulgas milliseid võimalusi saab

(ka) edaspidi pakkuda keskselt, millist tuge ja toetusmeetmeid vajavad praktikandid ja mis

motiveeriks asutustes töötavaid spetsialiste endale juhendaja/mentori rolli võtma.

2. Tellitavate tööde eesmärk

Praktikaprogrammi piloteerimise ettevalmistamise eesmärgil tellib MKM riigi IT

praktikaprogrammi toetavaid teavitus- ja kommunikatsioonitegevusi (edaspidi ka kampaania),

sealhulgas sobivad sõnumid ja visuaali, et tõsta sihtrühma teadlikkust programmi

kandideerimise võimalusest ning toetada sihtrühma kandideerimisotsust. Tööd hõlmavad

muuhulgas sihtrühmale suunatud ja sobilike kommunikatsioonisõnumite väljatöötamist nii

kandideerimise faasis kui ka praktikaperioodil läbiviidavate tegevuste raames (sh eesmärgiga

kujundada riigi kui IT-tööandja positiivset kuvandit).

3. Teavituskampaania sihtrühm

Otsesteks kasusaajateks on IKT (info- ja kommunikatsioonitehnoloogia) erialadel õppivad

kutse- ja kõrgkooli õppurid. Praktika läbimine eeldab baasteadmiste olemasolu, mistõttu on

programmi oodatud tudengid, kes on kandideerimise hetkeks vähemalt 2. kursuse lõpetanud.

4. Tellitava teenuse kirjeldus

Hankija nägemuses hõlmab tellitav teenus Hankija ja Pakkuja koostöös järgnevaid töid:

• Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste planeerimine koos tegevusplaaniga;

• Loovlahenduse väljatöötamine, sh turundussõnumid, visuaalid jm vajalik tegevuste

õnnestumiseks (sh kommunikatsiooni eesmärkide saavutamiseks vajalike

sotsiaalmeediapostituste loomine, teksti- ja visuaaliloome ning - toimetamine,

infokirjade koostamine jmt);

• Sihtrühmale sobivate kanalite valik, vajadusel meedia koordineerimine, ostmine,

järelevalve ja monitooring;

• Tegevuste elluviimise perioodi vältel suhtlus Hankijaga tegevusplaani elluviimisega

seotud küsimustes.

Kampaania väljatöötamisel tuleb silmas pidada, et kommunikatsioonisõnumid, -lahendused ja

valitud teavituskanalid oleksid sobilikud nii sihtrühmale kui järgiks riigiasutuste

kommunikatsioonipõhimõtteid – see tähendab, et edastatavad sõnumid peavad mõjuma

usaldusväärsetena, samas olema loomult kaasavad, mängulised ja koostööle kutsuvad.

5. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste ressursid

Hankija tagab ligipääsu järgnevatel ressurssidele:

• Kolme IT-maja kommunikatsioonikanalid (sotsiaalmeedia, kodulehed), kus on

võimalik praktikaprogrammi infot levitada;

• Talendipanga karjäärileht, mis on loodud riigi IT praktikaprogrammi tutvustamiseks

ning kandideerimis- ja värbamisprotsessi läbiviimiseks.

6. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevustega seotud tähtajad:

Praktikaprogrammi kandideerimisperiood on planeeritud toimuma 17.06 – 03.07.2024, st

kampaaniat ettevalmistavate tööde eeldatav tähtaeg on 16.06.2024.

Värbamistegevuste elluviimise eeldatav periood on 03.07 – 31.08.2024.

Töökohapõhise (juhendatud) praktika sooritamise eeldatav periood on 16.09.2024 –

19.01.2025.

Kõikide teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste teostamise eeldatav tähtaeg on 31.01.2025.

7. Tellitavate tegevustega seotud tingimused

Tegevuste eeldatav maksumus on kuni 6 000 eurot (koos käibemaksuga), mis peab hõlmama

tegevuste ettevalmistamise ja elluviimisega seotud kulusid (kogukulu põhimõttel, sh hõlmates

meedia ostmist jmt kulusid).

Hankija ei ole kohustatud maksimaalse maksumuse ulatuses teenust tellima. Lepingu tegelik

maksumus selgub tööde teostamise jooksul, tegelike töötundide ja pakkumuses esitatud

tunnihindade alusel. Teavitus- ja kommunikatsioonitegevuste eesmärgi saavutamise järgselt

esitab töövõtja allkirjastatud üleandmise-vastuvõtmise akti.

Vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ punktile 1.2

tellimuste esitamisel alla 15 000 euro käibemaksuta eraldi kirjalikku hankelepingut ei sõlmita.

Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist

kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis e-kirja teel.

8. Pakkumuse esitamine

Vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise tingimused“ palume esitada

hiljemalt 5 tööpäeva jooksul (so. 31.05.2024) kirjalik pakkumus (vabas vormis), milles on välja

toodud:

• pakkumuse maksumus, arvestades raamlepingu punktis 3.3 väljatoodud

projektijuhtimise tunnihinda ning tuues välja töötundide maksumused erinevate

tegevuste lõikes;

• teenuse osutamise lühikirjeldus (mis võimaldab hankijal mõista pakkuja lähenemist);

• projektiplaan (läbiviimise ajakava);

• riskide haldamise meetmete kirjeldus.

Pakkumus ei pea sisaldama loovlahendust.

Pakkumuste hindamine toimub vastavalt raamlepingu lisa 1.2 – „Hankelepingute sõlmimise

tingimused“ punktile 2.2.

Hanke alusdokumendi Lisa 10

Riigihange: „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide

elluviimise toetamiseks“

1. Hankelepingute sõlmimise tingimused

1.1. Hankelepingute sõlmimisel lähtub tellija raamlepingust tulenevatest tingimustest.

Konkreetses hankelepingus fikseerib tellija teenuse sisu, teenuse maksumuse ning

vajadusel lähte- ja vahepunktid ja tähtajad teenuse osutamisel.

1.2. Raamlepingu alusel tellimuste esitamisel alla 15 000 euro käibemaksuta eraldi

kirjalikku hankelepingut ei sõlmita. Hankelepingu sõlmimiseks loetakse tellimuse

esitamist ja pakkumuse aktsepteerimist kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis,

üldjuhul e-kirja teel.

1.3. Kui tellimuse maksumus võrdub või ületab 15 000 eurot km-ta, siis sõlmitakse poolte

vahel kirjalik hankeleping raamlepingus toodud tingimustel.

2. Hankelepingu sõlmimise tingimused kui raamleping on sõlmitud mitme pakkujaga

2.1. Iga konkreetse hankelepingu sõlmimiseks korraldab tellija minikonkursi, mis viiakse

läbi alla väikehanke piirmäära e-kirja teel ning alates 30 000 eurost ilma käibemaksuta

riigihangete registris.

2.2. Minikonkurssidel esitatud pakkumuste hindamisel hinnatakse pakkumusi järgmiselt:

2.2.1. 60% projektiplaan ning 40% Pakkumuse maksumus. Hindamiskriteeriumide

eest antud punktid summeeritakse.

2.2.2. Pakkumuse maksumus (ilma käibemaksuta) – maksimaalselt 40 väärtuspunkti.

Madalaima maksumusega pakkumusele omistatakse 40 väärtuspunkti. Järgnev

pakkumus saab punkte proportsionaalselt vähem ja arvutatakse valemiga:

"väärtuspunktid” = “madalaim pakkumuse maksumus” / “hinnatava pakkumuse

maksumus” x 40.

2.2.3. Projektiplaani hinnatakse Tabel 1. nimetatud kolme alamkriteeriumi alusel,

milleks on:

2.2.3.1. „Teenuse osutamise kirjeldus“ (30 punkti);

2.2.3.2. „Projektiplaan ja läbiviimise ajakava“ (25 punkti);

2.2.3.3. „Riskide haldamise meetmete kirjeldus“ (5 punkti);

Tabel 1. Kriteeriumi „Projektiplaan“ alamkriteeriumid on:

Alamkriteeriumid Punktid Kriteeriumi komponendid

Teenuse osutamise

kirjeldus 30 punkti

Pakkuja on täielikult aru saanud ülesandepüstitusest.

Pakutud metoodika ja protsessi loogika aitavad

saavutada eesmärki ning hankelepingu tingimustele

vastavat tulemit.

15 punkti

Pakkuja on aru saanud ülesandepüstitusest. Pakutud

metoodika ja protsessi loogika aitavad osaliselt

saavutada hanke eesmärki ning hankelepingu

tingimustele vastavat tulemit.

0 punkti

Pakkuja ei ole aru saanud ülesandepüstitusest.

Pakutud metoodika ning protsessi loogika ei võimalda

saavutada hanke eesmärke ega hankelepingu

tingimustele vastavat tulemit.

Projektiplaan ja

läbiviimise ajakava

25 punkti

Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite

saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste

põhjendatus ja maksumus) on täielikult kooskõlas

teenuse kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakava on

realistlik.

12 punkti

Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite

saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste

põhjendatus ja maksumus) on suures osas kooskõlas

teenuse kirjelduse ja hanke eesmärkidega. Ajakava

kirjelduses esineb üksikuid puuduseid.

0 punkti

Projektiplaanis kirjeldatud eesmärkide ja tulemite

saavutamiseks vajalikud tegevused (sh tegevuste

põhjendatus ja/või maksumus) ei ole kooskõlas

teenuse kirjelduse ega hanke eesmärkidega ja/või

saavutatavad kavandatud ajakavas.

Riskide haldamise

meetmete kirjeldus

5 punkti Riskide haldamise meetmed on proportsionaalsed.

3 punkti Riskide haldamise meetmete kirjelduses esineb

üksikuid puuduseid.

0 punkti Riskide haldamise meetmed ei toeta hanke

eesmärkide saavutamist etteantud ajaraamis.

2.3. „Projektiplaani“ kriteeriumi iga alamkriteeriumit hindavad Hankija hankekomisjoni

liikmed individuaalselt. Maksimaalselt on igalt hindamiskomisjoni liikmelt võimalik

saada 60 punkti. Liikmete antud punktid summeeritakse ja leitakse aritmeetiline

keskmine. Seejärel rakendatakse väärtuspunktide süsteemi ehk maksimaalsed

väärtuspunktid omistatakse suurima punktisumma saanud pakkumusele. Ülejäänud

hinnatavate pakkumuste väärtuspunktid alamkriteeriumi osas leitakse järgmise valemi

järgi: „punktimäär“ = „ hinnatava pakkumuse aritmeetiline keskmine“ / „suurim

aritmeetiline keskmine“ x 60.

2.4. Minikonkursil osalemist välistavad tingimused:

2.4.1. Töövõtjal ei tohi minikonkursi väljakuulutamise päeva seisuga olla üle andmata

ja tellija poolt vastu võtmata rohkem kui kolme hankelepinguga tellituid töid.

2.5. Juhul kui nõuetele vastab vaid üks Pakkumus ja sellele omistati hindamiskriteeriumi

„Projektiplaan" osas kõigi hindamiskomisjoni liikmete poolt vähemalt ühe

alamkriteeriumi osas miinimumpunktid, siis Pakkumust edukaks ei tunnistata1.

3. Hankelepingu sõlmimise tingimused raamlepingu sõlmimisel ühe pakkujaga:

3.1. Kui raamleping on sõlmitud ühe pakkujaga, esitab Tellija hankelepingu sõlmimiseks

Töövõtjale pakkumuse esitamise ettepaneku koos lähteülesandega, mille alusel

Töövõtja esitab hiljemalt viie tööpäeva jooksul kirjalikku taasesitamist võimaldaval

viisil (e-kirja teel) pakkumuse.

1 Pakkumuse edukaks mitte tunnistamisel tunnistatakse hankemenetlus kehtetuks.

3.2. Pakkumuses peab olema välja toodud tööde maht töötundides, töö üleandmise tähtaeg.

3.3. Pakkumuse hindamiskriteeriumiks on 100% pakkumuse maksumus.

3.3.1. Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse Pakkumuse tagasilükkamise

kohta:

3.3.1.1. RHS § 116 lõike 1 punkti 1 alusel ja

3.3.1.2. juhul kui on Hankelepingu sõlmimise ajaks Tellijale teatavaks

saanud uued asjaolud, mis välistavad või muudavad Tellijale

Hankelepingu sõlmimise lõpule viimise ebaotstarbekaks.

4. Tellijal on õigus nõuda hankelepingu perioodil Teenuse osutamise kohta vaheraportit,

mille Töövõtja peab esitama 2 (kahe) tööpäeva jooksul.

Hanke alusdokumendi lisa 5

Riigihange: „Kommunikatsioonitegevuste tellimine digiarengu valdkonna projektide

elluviimise toetamiseks“

Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (vorm)

Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt

Käesolev teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt (edaspidi akt) on koostatud………… (edaspidi

töövõtja) juhatuse liikme ……… poolt ja esitatud Majandus- ja

Kommunikatsiooniministeeriumile (edaspidi tellija), tõendamaks, et töövõtja andis üle poolte

vahel …..……2024. aastal sõlmitud hankelepingu nr …. alusel osutatud teenuse alljärgnevalt:

1. ……………………………………………(üle antava(te) teenus(t)e nimetus, detailne

kirjeldus, ajavahemik, maht, täidetud tingimused, vajadusel viited lepingu punktidele

vms)

2. Tellija on teenuse osutamise tulemustega tutvunud ning võtab vastu ja allkirjastab

teenuse osutamise tulemused, millega ühtlasi loetakse töövõtja poolt üle antud teenus

vastuvõetuks.

Käesolev akt on aluseks täitja poolt tellijale kooskõlas lepingu punktiga…… arve esitamiseks

summas …….. (summa sõnades) eurot.

Käesolev akt omab digitaalselt allkirjastatuna juriidilist jõudu ning edastatakse elektrooniliselt

mõlemale poolele.

Töövõtja Tellija

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/

TÖÖVÕTULEPING nr 8-2/132-2

Tallinn

Majandus- ja Kommunikatsiooniministeerium, registrikoodiga 70003158, asukoht Suur-Ameerika

1, 10122 Tallinn, mida esindab Majandus- ja Kommunikatsiooniministeeriumi hankekorra alusel

osakonnajuhataja Kristi Hunt (edaspidi Tellija),

ja

Miltton New Nordics OÜ, registrikood 14618181, asukoht Telliskivi 60/2, 10412, mida esindab

juhatuse liige Annika Arras (edaspidi Töövõtja), keda edaspidi nimetatakse ka Poolteks, sõlmisid

käesoleva kommunikatsioonitegevuste teenuse tellimise hankelepingu (edaspidi Leping) alljärgnevas:

1. Üldsätted ja Lepingu ese

1.1. Leping sõlmitakse Tellija korraldatud riigihanke „Kommunikatsioonitegevuste tellimine

digiarengu valdkonna projektide elluviimise toetamiseks“ tulemusena 15.05.2024 sõlmitud

raamlepingu nr 24.8-2/S/132-1 (edaspidi Raamleping) alusel.

1.2. Lepingu alusel teostatakse teavitus- ja kommunikatsioonitegevusi riigi IT (piloot)

praktikaprogrammi käivitamiseks ja elluviimiseks (edaspidi Teenus) vastavalt Lepingu Lisa

1 kirjeldatud lähteülesandele.

1.3. Leping on koostatud ühes eksemplaris ja allkirjastatud digitaalselt.

1.4. Poolte eelneval kokkuleppel on töövõtja alustanud teenuse osutamist 03.06.2024.

1.5. Käesolev Leping jõustub pärast Lepingu kõigi osapoolte allakirjutamist.

1.6. Käesoleva Lepingu allakirjutamise hetkel on Lepingule lisatud:

1.6.1. Lisa 1 – Hankelepingu lähteülesanne;

1.6.2. Lisa 2 – Hankelepingute sõlmimise tingimused;

1.6.3. Lisa 3 – Teenuse üleandmise-vastuvõtmise akt;

1.6.4. Lisa 4 – Töövõtja pakkumus (lisatud dokumendihaldussüsteemis Delta).

2. Teenuse osutamise tähtaeg

2.1. Töövõtja osutab punktis 1.2 nimetatud teenuse ja annab selle tellijale üle hiljemalt

31.01.2025.

3. Teenuse üleandmine ja tasu suurus

3.1. Töövõtja kulutab teenuse osutamiseks kuni 45 töötundi.

3.2. Tellija tasub teostatud ja vastuvõetud teenuse eest kuni 4679,4 eurot (lisandub käibemaks).

4. Poolte kontaktisikud

4.1. Tellija volitatud esindajaks Lepingu tingimuste täitmisel, kontrollimisel ja vastuvõtmisel on

Triinu Sink, telefon +372 58851236, e-post: [email protected].

4.2. Töövõtja volitatud esindajaks ja kontaktisikuks on Kristi Roost, telefon +372 5621 5672, e-

post [email protected].

Tellija: Töövõtja:

/allkirjastatud digitaalselt/ /allkirjastatud digitaalselt/