Vastus märgukirjale

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari 39, 10134 Tallinn Telefon 627 4135

Registrikood 70004235 E-post [email protected] www.aki.ee

Lp Priit Toobal

Volikogu liige

MTÜ Meie Põhja-Sakala

E-post. [email protected]

Teie 06.05.2024 Meie 04.06.2024 nr 2.2-10/24/1286-2

Vastus märgukirjale

Andmekaitse Inspektsioon sai Teie pöördumise, milles juhite tähelepanu sellele, et Põhja-Sakala

Raamatukogu on kehtestanud enda poolt koostatud dokumendile piirangu poolteist kuud varem

kui dokument on loodud. Palute selgitada, kas on olemas mõni õiguslik alus või võimalus, et

dokument määratakse asutusesiseseks kasutamiseks enne kui seda luuakse.

Avaliku teabe seaduse § 40 lg 1 kohaselt kehtestatakse asutusesiseks kasutamiseks mõeldud

dokumendile juurdepääsupiirang alates dokumendi koostamisest või saamisest kuni vajaduse

möödumiseni või sündmuse saabumiseni, kuid mitte kauemaks kui viieks aastas. Kas lugeda

dokumendi koostamiseks seda kui dokument on valimis kirjutaud või seda kui ta on saanud

registreerimisnumbri ja asutusest välja saadetud, seda seadus ei täpsusta.

Tavapäraselt saadetakse dokument ka kohe peale koostamist asutusest välja, millisel juhul nii

koostamise kui välja saatmise/registreerimise kuupäevad ühtivad. Antud juhul oli dokument

asutuses koostatud poolteist kuud varem, kuid seda koheselt välja ei saadetud, mistõttu jäi ka

piirangu märkesse oluliselt varasem kuupäev. Seega ei saa ka asuda seisukohale, et piirang oleks

kehtestatud varem kui dokument koostati. Kuigi inspektsioon on andnud siin soovitusi, et piirangu

alguseks tuleks märkida dokumendi registreerimise aeg, ei ole see alati võimalik. Kui näiteks

kooskõlastamise või allkirjastamise ring on pikk ja pole teada, millal dokument allkirjastatakse,

siis võib dokumendi piirangu ja registreerimise aeg olla erinev, seda põhjusel, et peale

allkirjastamist pole võimalik enam dokumendis muudatusi teha.

Antud juhul ei olnud siiski tegemist teadliku ja tahtliku poolteist kuud varasema kuupäevaga

piirangu märkes. Samas ei rikkunud see antud juhul ka kellegi õigusi. Seda enam, et käesolevaks

ajaks on piirang lõppenud ja dokument avalik. Kuna vastuse koostaja on piirangute kehtestamise

teemal ka raamatukogu juhatajaga telefoni teel vestelnud, siis ei pea inspektsioon vajalikuks teha

raamatukogule täiendavat tähelepanu juhtimist.

Andmekaitse Inspektsioon tänab Teid tähelepanelikkuse ja edastatud märgukirja eest.

Lugupidamisega

Elve Adamson

jurist

peadirektori volitusel