Hanke alla lihthanke piirmäära "CEPT ECC PT1 projektigrupi töökoosoleku korraldamiseks vajaliku tehnika ja sellega seonduva hankimine" pakkumuse kutse

Lisa 1

Hankelepingu projekt

Teenuse osutamise leping nr …..

Tarbijakaitse ja Tehnilise Järelevalve Amet (edaspidi nimetatud “Teenuse saaja”), asukohaga

Endla 10a, Tallinn 10122, mida põhimääruse alusel esindab peadirektor Kristi Talving, ühelt poolt,

ja

…. (edaspidi nimetatud “Teenuse osutaja”), registrikood …, asukohaga …, mida esindab

põhikirja/volikirja alusel juhatuse liige/ametnimetus …., teiselt poolt,

keda nimetatakse koos ja eraldi edaspidi ka “Pool” ja/või “Pooled”,

võttes arvesse, et:

- Teenuse saaja korraldas hanke alla lihthanke piirmäära "CEPT ECC PT1 projektigrupi

töökoosoleku korraldamiseks vajaliku tehnika ja sellega seonduva hankimine";

- Teenuse saaja tunnistas hankemenetluses pp.kk.aaaa pakkumuste hindamise protokolliga

nr … edukaks Teenuse osutaja pakkumuse,

on sõlminud käesoleva lepingu (edaspidi nimetatud “Leping”) alljärgnevas:

1. Lepingu ese

1.1. Käesoleva Lepinguga kohustub Teenuse osutaja osutama Teenuse saajale CEPT ECC PT1

projektigrupi töökoosoleku (Ürituse) raames teenust, mis hõlmab hübriidkoosoleku

läbiviimiseks vajalikku audio-videosüsteemi ja sellega seonduvat (sh süsteemi paigaldust,

selle eelnevat testimist ja tõrgeteta töö tagamist Ürituse toimumisajal, tehnilist tuge ja

personali). Ürituse toimumisaeg on 09.09.2024 – 13.09.2024. Täpsem teenuse sisu on

kirjeldatud Lisades 1-2.

1.2. Lepingu alusel osutatava teenuse alla (edaspidi „Teenus“) kuuluvad kõik p-s 1.1. nimetatud

tegevused ja tööde tegemine või tegevused, mida ei ole eraldi nimetatud, kuid mis oma

olemuselt kuuluvad Teenuse hulka ja on vajalikud lepinguliste kohustuste nõuetekohaseks

täitmiseks.

1.3. Lepingu dokumendid koosnevad käesoleva Lepingu põhitekstist ning selle lisadest ja

muudatustest, milles lepitakse kokku pärast Lepingu allkirjastamist. Lepingu dokumendid

omavad vastastikku selgitavat iseloomu. Dokumentides vastuolude või erineva tõlgenduse

võimaluse korral on dokumentide prioriteetsus alljärgnev kahanevas järjekorras:

1.3.1. Lepingu tekst

1.3.2. Lisa 1 - Teenuse saaja pp.06.2024 pakkumuse esitamise kutse;

1.3.3. Lisa 2 - Teenuse osutaja pp.kk.aaaa edastatud pakkumus nr ….

2. Teenuse osutamise kord ja ajaplaan

2.1. Teenuse osutaja poolt Teenuse saajale Teenuse osutamine toimub alljärgneva ajaplaani

(edaspidi nimetatud Ajaplaan) kohaselt:

2.1.1. Teenuse osutamiseks vajalike ettevalmistustöödega alustamine koheselt pärast Teenuse

saaja poolt hankemenetluse tulemuste teatavaks tegemisest Teenuse osutajale;

2.1.2. Ürituse toimumisaeg on 09.09.2024 – 13.09.2024.

2.2. Teenuse osutamisel lähtub Teenuse osutaja eelkõige Teenuse saaja poolt edastatud

informatsioonist ja Lepingu Lisadest 1-2.

2.3. Teenuse osutaja ei vastuta võimalike vigade või puuduste eest Teenuse osutamisel, mis on

põhjustatud Teenuse saaja poolt esitatud väärast või puudulikust informatsioonist või

mittekohasest dokumendist või muust Teenuse saajast tulenevast asjaolust.

2

3. Poolte kohustused ja vastutus

3.1. Teenuse osutaja kohustub:

3.1.1. osutama Lepinguga kokkulepitud Teenust kvaliteetselt, rakendades oma erialaseid

teadmisi ja kogemusi Teenuse saaja jaoks parimal võimalikul viisil ning hoiduma

toimingutest, mis võiks raskendada Teenuse osutamist;

3.1.2. nõudma viivitamatult Teenuse saajalt uusi või täiendavaid juhiseid ja informatsiooni, kui

see on vajalik Teenuse osutamiseks;

3.1.3. informeerima Teenuse saajat jooksvalt Teenuse osutamise käigust;

3.1.4. vastutama asjaolude eest, mis tulenevad tema iseseisvast tegevusest ega tulenenud Teenuse

saaja juhistest ja antud informatsioonist. Teenuse osutaja vastutab võimalike vigade või

puuduste eest Teenuse osutamisel, kui ta oleks kõiki asjaolusid arvestades mõistlikult

tegutsedes pidanud nõudma Teenuse saaja juhiseid ja informatsiooni, kuid ei teinud seda;

3.1.5. kinni pidama punktis 2.1. kokku lepitud Ajaplaanist;

3.2. Teenuse osutajal on õigus:

3.2.1. saada Teenuse saajalt Teenuse osutamiseks vajalikke juhiseid;

3.2.2. Teenuse saaja poolt antud juhistest kõrvale kalduda, kui see on vastavalt asjaoludele

põhjendatud, mõistlik ja vajalik. Juhistest kõrvalekaldumisest ja selle põhjusest tuleb

viivitamatult Teenuse saajat teavitada.

3.3. Teenuse saaja kohustub:

3.3.1. edastama Teenuse osutajale õigeaegselt Lepingu täitmiseks olulise informatsiooni;

3.3.2. teavitama Teenuse osutajat koheselt, kui Teenuse saajal ei ole võimalik õigeaegselt

Teenuse osutamisega seotud temale kuuluvat informatsiooni edastada. Vajadusel

korrigeerivad Pooled kokkulepitud Ajaplaani;

3.3.3. edastama Teenuse osutajale viivitamatult olulise, Lepingu sõlmimisel mitte teadaoleva

informatsiooni, mis võib mõjutada Lepingu täitmist;

3.3.4. tagama Teenuse saajast sõltuvate Teenuse osutamise käigus üleskerkivate küsimuste ja

probleemide lahendamise 2 (kahe) tööpäeva jooksul arvates selle kohta kirjaliku teate

saamisest. Juhul, kui üleskerkinud küsimust või probleemi ei ole põhjendatult või Teenuse

saajast olenematutel asjaoludel võimalik ülalmärgitud tähtaja jooksul lahendada, teatab

Teenuse saaja uue lahendamise tähtaja koos põhjendusega esimesel võimalusel Teenuse

osutajale.

3.4. Teenuse saajal on õigus:

3.4.1. teostada kontrolli ja järelevalvet Teenuse osutamise käigu, mahu ja kvaliteedi üle igal ajal

Lepingu täitmise jooksul;

3.4.2. osaleda Teenuse osutamise protsessis oma ettepanekutega, esitades omapoolsed

ettepanekud Teenuse osutajale.

4. Tasu

4.1. Teenuse saaja tasub Teenuse osutajale Teenuse nõuetekohase osutamise eest kokku ….

eurot. Summale lisandub käibemaks.

4.2. Teenuse osutaja esitab pärast Teenuse nõuetekohast osutamist Teenuse saajale arve

masintöödeldaval kujul vastavalt kehtivale e-arve standardile. Arvele märgitakse Lepingu

number ja Teenuse saaja kontaktisik. Arve tasumise tähtaeg on 21 (kakskümmend üks)

kalendripäeva.

4.3. Kõik Teenuse osutaja kulud on kaetud Teenuse osutamise eest makstava tasuga. Teenuse

saaja ei aktsepteeri tagantjärgi lisakulutusi, mille osas Pooltel kirjalik kokkulepe puudub.

5. Kontaktisikud ja teabe vahetamise kord

5.1. Teenuse saaja kontaktisik Lepingu täitmisel on Irena Lukas, telefon: +372 667 2127, e-posti

aadress: [email protected].

3

5.2. Teenuse osutaja kontaktisik Lepingu täitmisel on …, telefon: …, e-posti aadress: …

5.3. Punktides 5.1 ja 5.2 nimetatud Poolte esindajatel on Lepingu täitmise käigus õigus esitada

vastastikku järelepärimisi, edastada Lepingu täitmisega seotud vajalikku informatsiooni ja

dokumentatsiooni, kontrollida Lepingu täitmise käiku ja Ajaplaanist kinnipidamist, küsida

juhiseid, vastu võtta Lepingu täitmise käigus koostatavaid aruandeid, kokkuvõtteid ja muid

kirjalikke dokumente, samuti teha muid Lepingus sätestamata toiminguid, mis on vajalikud

Lepingu eesmärgi saavutamiseks.

5.4. Punktides 5.1 ja 5.2 nimetatud Poolte kontaktisikutel ei ole õigust Lepingu muutmiseks, v.a.

juhul, kui Pool on andnud oma kontaktisikule eraldi sellekohase volikirja.

5.5. Pool kohustub teist Poolt teavitama kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada või takistada

Lepingus sätestatud kohustuste täitmist või õiguste realiseerimist.

5.6. Kõik teated/avaldused, millega kaasneb õiguslik tagajärg Pool(t)ele, esitatakse teisele

Poolele e-posti teel Poole seadusjärgse esindaja poolt digitaalselt allkirjastatuna.

5.7. Informatiivse sisuga teated edastatakse telefoni või e-kirja teel.

5.8. Poole teade loetakse teise Poole poolt kätte saaduks:

5.8.1. samal päeval, kui teade on saadetud elektroonilisel teel kontaktisiku e-posti aadressile

tööpäeval enne kella 16.00;

5.8.2. järgmisel tööpäeval, kui teade on saadetud elektroonilisel teel kontaktisiku e-posti

aadressile tööpäeval pärast kella 16.00.

6. Konfidentsiaalsuskohustus ja isikuandmete kaitse

6.1. Pooled on kohustatud Lepingu kehtivuse ajal ning tähtajatult pärast Lepingu lõppemist mitte

avaldama üksteist puudutavad konfidentsiaalset infot. Konfidentsiaalse info all mõistavad

Pooled teineteisele antud igasugust infot, sh ärisaladust, intellektuaalset omandit,

isikuandmeid, mis ei ole kolmandatele isikutele üldises korras kättesaadav, samuti infot,

mida nad on saanud kolmandatelt isikutelt, kui Pool teab või peaks teadma, et info on

konfidentsiaalne. Kahtluse korral eeldatakse informatsiooni konfidentsiaalsust.

6.2. Pooled ei loe konfidentsiaalseks infot, mis on avalikustatud juba enne selle andmist teisele

Poolele või mis avalikustatakse Pooltest sõltumatult, välja arvatud juhul, kui Poolel on

võimalik avalikustamist ära hoida.

6.3. Teenuse osutaja kohustub tagama, et isikud, keda ta Teenuse osutamisel kasutab, on

teadlikud Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuskohustusest ning nõuab nimetatud isikutelt

selle kohustuse tingimusteta ja tähtajatut täitmist. Vastutus konfidentsiaalsuskohustuste

täitmise eest nimetatud isikute poolt lasub Teenuse osutajal.

6.4. Pooled toimivad isikuandmete käsitlemisel vastavalt isikuandmete kaitse üldmäärusele ja

isikuandmete kaitse seadusele. Pooled loevad isikuandmeteks mistahes andmed tuvastatud

või tuvastatava füüsilise isiku kohta, sõltumata sellest, millisel kujul või millises vormis

need andmed on. Pooled kohustuvad kohaldama asjakohaseid infoturbe meetmeid, sh

isikuandmete kaitse üldmääruse artiklis 32 sätestatud isikuandmete turvalisuse tagamise

meetmeid, tagamaks konfidentsiaalse info kaitse. Vastavasisulise nõude saamisel teeb Pool

mõistliku aja jooksul teisele Poolele kättesaadavaks kogu teabe, mis on vajalik tõendamaks

asjakohaste tehniliste ja korralduslike meetmete rakendamist.

7. Vastutus

7.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmisega või mittenõuetekohase täitmisega teisele

Poolele tekitatud otsese varalise kahju hüvitab kahju tekitanud Pool teise Poole nõudel.

7.2. Lepingust tulenevate rahaliste kohustuste täitmisega viivitamise korral on Poolel õigus

nõuda kohustust rikkunud Poolelt viivist iga viivitatud päeva eest tähtaegselt tasumata

summast 0,05 (null koma null viis) % päevas.

4

7.3. Kui Teenuse osutaja ei pea Lepingus sätestatud Teenuse osutamise tähtaegadest kinni temast

sõltuvatel põhjustel, on Teenuse saajal õigus nõuda Teenuse osutajalt leppetrahvi Lepingu

maksumusest 10% (kümme) päevas iga viivitatud päeva eest.

7.4. Kui Lepingus ei ole sätestatud teisiti, on teiste mitterahaliste kohustuste rikkumise korral

teisel Poolel õigus nõuda leppetrahvi summas 1000 (tuhat) eurot.

7.5. Kui Pool rikub Lepingu punktist 6 tulenevat kohustust, on teisel Poolel õigus nõuda

süüdiolevalt Poolelt leppetrahvi summas 1000 (tuhat) eurot iga rikkumise kohta.

7.6. Leppetrahvi nõudmine ei välista Teenuse saaja õigust kasutada teisi seadusega ettenähtud

õiguskaitsevahendeid. Lisaks leppetrahvi tasumisele on Teenuse saajal õigus nõuda Teenuse

osutajalt Lepingu täitmist ja/või kahju hüvitamist osas, mida leppetrahv ei katnud.

Leppetrahvi maksmine ja kahju hüvitamine ei vabasta Teenuse osutajat oma lepinguliste

kohustuste edasisest täitmisest.

7.7. Leppetrahvinõue või teade leppetrahvinõude esitamise kavatsuse kohta tuleb esitada 2

nädala jooksul kohustuse rikkumise avastamisest arvates. Leppetrahvid ja viivised tuleb

tasuda 14 päeva jooksul arvates vastava nõude saamisest.

7.8. Pooltel on vastastikuse tasaarveldamise võimalus.

8. Lepingu jõustumine, muutmine ja lõpetamine

8.1. Leping jõustub pärast Lepingu allkirjastamist viimase Poole poolt ja kehtib kuni Lepingust

tulenevate kohustuste nõuetekohase täitmiseni või kuni Lepingu ennetähtaegse

lõpetamiseni, välja arvatud need sätted, mis oma olemusest lähtuvalt reguleerivad

Pooltevahelisi suhteid ka pärast Lepingu lõpetamist.

8.2. Lepingut võib muuta üksnes Poolte kirjalikul kokkuleppel ja muudatused vormistatakse

Lepingu lisana. Muudatused jõustuvad pärast Poolte poolt allkirjastamist või Poolte poolt

muudatuses märgitud tähtajal. Lepingu muutmisel järgivad Pooled riigihangete seaduse §-s

123 sätestatud tingimusi.

8.3. Poolte kontaktandmete muutumisest tuleb teist Poolt teavitada mõistliku aja jooksul.

Kontaktandmete muutmist ei loeta Lepingu muutmiseks punkti 8.2. mõistes.

8.4. Kumbki Pool võib Lepingu erakorraliselt ilma etteteatamistähtajata üles öelda, kui ilmneb,

et kõiki asjaolusid arvesse võttes ja Poolte huve arvestades ei või oodata, et Lepingut üles

öelda sooviv Pool jätkaks Lepingu täitmist, eelkõige kui Pool on jätnud Lepingust tuleneva

kohustuse täitmata ega ole täitnud vastavat kohustust temale antud täiendava tähtaja jooksul.

8.5. Lepingu ülesütlemise kohta edastab Pool teisele Poolele vastavalt punktile 5.6. kirjaliku

Lepingu ülesütlemise avalduse.

8.6. Kui Teenuse osutaja ütleb Lepingu üles tuginedes punktile 8.4. ning tuvastatakse

ülesütlemisavalduse tühisus, on Teenuse saajal õigus nõuda Teenuse osutajalt täiendavate

kulutuste hüvitamist, mida ta kandis seoses kolmandalt isikult käesolevale Lepingule

vastava Teenuse tellimisega ning mida Teenuse saaja ei oleks pidanud kandma, kui Teenuse

osutaja ei oleks alusetult Lepingut ennetähtaegselt üles öelnud.

9. Lõppsätted

9.1. Pooled ei tohi Lepingust tulenevaid õigusi ja kohustusi kolmandale isikule üle anda ilma

teise Poole eelneva kirjaliku nõusolekuta.

9.2. Lepingust tulenevad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe

mittesaavutamisel lahendatakse vaidlus Eesti Vabariigi õigusaktidega sätestatud korras.

9.3. Lepinguga reguleerimata küsimustes juhinduvad pooled Eesti Vabariigis kehtivatest

õigusaktidest.

9.4. Poolte esindajad kinnitavad, et neil on kõik õigused ja piisavad volitused sõlmida Leping

esindatava nimel kooskõlas õigusaktidega ja neile teadaolevalt ei esine ühtegi takistust

Lepinguga võetud ja selles sätestatud kohustuste täitmiseks.

5

9.5. Lepingu tekst ja Lisa 1 on avalik teave. Lisa 2 sisaldab ärisaladust ega kuulu avaldamisele

täies ulatuses.

Poolte allkirjad:

Kristi Talving …

peadirektor …

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

Hanke alla lihthanke piirmäära "CEPT ECC PT1 projektigrupi töökoosoleku

korraldamiseks vajaliku tehnika ja sellega seonduva hankimine" pakkumuse kutse

TTJA korraldab 9.-13. septembril 2024. aastal PT1 projektigrupi hübriid töökoosoleku

ligikaudu 100 osalejale Tallinnas, Original Sokos Hotel Viru konverentsikeskuses.

Eelarve: 27 000 EUR (ilma käibemaksuta)

TTJA palub hinnapakkumist hübriidkoosoleku tarkvaraga ühilduvale audio-

videosüsteemile (sh süsteemi paigaldus, selle eelnev testimine ja tõrgeteta töö tagamine

koosoleku ajal, tehniline tugi/personal) perioodil 09.09.-13.09.2024, juhindudes

alljärgnevatest kutses esitatud tingimustest.

1. Pakkumuse vormistamine

1.1. Pakkumuses peab olema esitatud:

1.1.1. pakkumuse kogumaksumus;

1.1.2. orienteeruv ajakava tehnika paigaldamiseks ja testide teostamiseks (sh

interaktiivne test);

1.1.3. kasutatav tehnika ja nende kogused (nt keskarvutid, mikrofonid, saalikaamerad

ning muu tehnika, mida pakkuja peab vajalikuks) ja tehniline lahendus;

1.1.4. audio-videosüsteemi tööd korraldava tehnilise personali kirjeldus.

1.2. Pakkumuse maksumus tuleb esitada ilma käibemaksuta.

1.3. Hankija aktsepteerib elektrooniliselt esitatavate pakkumuse dokumentide osas kõiki

üldlevinud dokumendi formaate, nagu .pdf (Portable Document Format), .rtf

(RichTextFormat), .odt (Open Office) ning ka MS Office formaate.

1.4. Eelkirjeldatud nõuetele mittevastavaid, sh hilinenult esitatud pakkumusi arvesse ei

võeta.

1.5. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ning esitamisega seotud kulud.

1.6. Hankija koostab pakkumuste hindamise kohta protokolli.

1.7. Hankija ei rakenda hankelepingu sõlmimisel ooteaega.

2. Hankelepingu tingimused

Täpsemad lepingu tingimused sisalduvad hankelepingu projektis (Lisa 1).

3. Pakkumuse sisulised nõuded

3.1. Töökoosoleku ruumide ja olemasoleva tehnika kirjeldus

Töögrupi koosolek viiakse läbi Hotel Viru konverentsikeskuse saalides Grande (Grande 1 ja

Grande 2, mahutavus 100 inimest/300m2) ja Bolero (Bolero 1 ja Bolero 2, mahutavus 50

inimest/174m2) (ruumide plaanid Piltidel 1-3). Saalides toimuvad töögrupid paralleelselt, ehk

läbi viiakse kaks sõltumatut hübriidkoosolekut samal ajal.

Mõlema saali paigutus on klassistiil (toolid ja lauad) ning mõlema saali esiotsas on esimehe

laud suunaga ülejäänud klassi poole. Grande saalis on esimehe laud viiele inimesele ning

Bolero saalis on esimehelaud ühele inimesele. Ruumide ülesehitus võimaldab sessioonide

juhatajatel jagada oma ekraani ruumi seinale, et see oleks klassile normaalselt nähtav. Saalides

on dataprojektoreid, ekraane arvutipildi kuvamiseks (Grande saalis pikemal seinal on kaks

ekraani ja lühemal seinal üks ekraan ning Bolero saalis on üks ekraan lühemal seinal) ning

kõlarid. Koosolekute ruumides on tagatud WiFi leviala (parooliga turvatud WiFi ühendus

kiirusega 15/15Mbit kasutaja kohta), elektrivarustus ja pikendusjuhtmed. Tulen arvestada, et

korraga võrgus võib olla kuni 200 seadet seega vajadusel on võimalik WiFi kiiruse suurendada.

Pilt 1 Konverentsikeskuse põrandaplaan

Pilt 2 Saal Grande (Grande 1 ja Grande 2. Grande 3 ei kasutata)

Pilt 3 Saal Bolero (Bolero 1 ja Bolero 2)

3.2. Ürituse orienteeruv ajakava

Esmaspäev

09.09.2024

Algus Lõpp Grande Bolero

13.00 14.00

14.00 16.00 Plenaaristung A+C

16.00 16.30

16.30 17.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

17.45 18.00

18.00 20.00 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

Teisipäev

10.09.2024

9.00 10.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

10.45 11.15

11.15 12.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

12.30 14.00

14.00 15.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

15.30 16.00

16.00 17.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

17.45 18.00

18.00 20.00 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

Kolmapäev

11.09.2024

9.00 10.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

10.45 11.15

11.15 12.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

12.30 14.00

14.00 15.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

15.30 16.00

16.00 17.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

Neljapäev 9.00 10.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

12.09.2024 10.45 11.15

11.15 12.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

12.30 14.00

14.00 15.30 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

15.30 16.00

16.00 17.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

17.45 18.00

18.00 20.00 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

Reede

13.09.2024

9.00 10.45 Alamtöögrupp A Alamtöögrupp C

10.45 11.15

11.15 12.30 Plenaaristung A Plenaaristung C

12.30 14.00

14.00 16.00 Plenaaristung A+C

3.3. Hübriidkoosoleku läbiviimise platvorm, audio-videosüsteem, tehniline tugi

Sessiooni juhatajad kummaski saalis peavad saama jagada oma sülearvuti ekraani samaaegselt

nii füüsiliste kui veebis osalejatega. Töö käigus kuvatakse ja interaktiivselt redigeeritakse

Wordi dokumente, kusjuures kõikidel osalejatel peab olema võimalik tutvustada ka ise

dokumente ja teha ettepanekuid (nii ruumis kui veebis). Mõnel juhul võidakse esitada videoid

heliga, mida peavad kuulma kõik osalejad. Seega peab arvestama, et ka veebis osalejatel peab

olema võimalus jagada oma ekraani kohalviibijatega, seejuures võtta sõna heli- ja kaamera

vahendusel. Koosolekuruumid peavad olema valmis veebis osalejate ja füüsiliste osalejate

ühendamiseks plenaaristungite ja alamtöögruppide läbiviimise ajal.

Selleks näeme vähemalt järgmised nõuded:

1. Hübriidkoosolekul kasutatakse MeetingHub platvormi1, mis pakub ühist ruumi

suhtlemiseks nii füüsiliste kui ka veebis osalejatele. Platvorm tagab sõnavõtu järjekorda ja

lihtsa vestlussüsteemi. Veebiesitluste jaoks kasutatakse GoToMeeting keskkonda.

2. Koosolekuruumi audio-video süsteemi (lauamikrofonid 50 Grande saalis ja 25 Bolero

saalis, kaamerad saali ja koosoleku juhataja näitamiseks, jne) peab läbi keskarvuti

ühendama GoToMeeting keskkonnaga2. Audio-video süsteem peab olema GoToMeeting

keskkonnaga ühendatav selliselt, et füüsiline ruum muutub veebipõhise koosoleku osaks,

võimaldades koosoleku ruumis osalejaid ja veebis osalejaid kokku viia.3

Pilt 4 Näidisskeem audio-video süsteemi ühendamise kohta

1 MeetingHub platvormi kohta on CEPT koosolekute korraldamise kontekstis loodud eraldi tutvustav abimaterjal

ja juhised. Kättesaadav veebis: https://ecowiki.atlassian.net/wiki/spaces/CW/pages/1474658/MeetingHUB

(05.06.2024). 2 GoToMeeting keskkonna kohta on CEPT koosolekute korraldamise kontekstis loodud eraldi juhised ja teave,

kuidas ühendada füüsiline ja virtuaalne ruum hübriidkoosoleku läbiviimiseks. Kättesaadav veebis:

https://ecowiki.atlassian.net/wiki/spaces/CW/pages/1704006/Meeting+room+setup (05.06.2024). 3 Koostatud on tehniline näidis, kuidas CEPT koosolek viidi läbi Norras. Kättesaadav veebis:

https://ecowiki.atlassian.net/wiki/spaces/CW/pages/1703976/Hosting+Hybrid+Meetings (05.06.2024).

3. Eduka pakkuja poolt pakutav tehniline personal on kogu koosoleku ajal kohal ja osutab

tehnilist tuge. Korraldaja tagab, et kõik ettevalmistused koosolekuks sh tehnika

paigaldamine ja testimine oleksid koosoleku alguse ajaks läbiviidud.

4. Tehnika paigalduse lepitakse ruumide omanikuga kokku ja paigaldatakse hiljemalt

08.09.2024.

5. Enne Üritust viiakse läbi interaktiivse (online) testi4 koos GoToMeeting koosoleku online

korraldaja spetsialistidega. Samuti on võimalus vastavate spetsialistidega konsulteerida

ettevalmistamise etapis. TTJA annab spetsialistide kontaktid. Suhtluskeel spetsialistidega

on inglise keel. Ürituse alguseks (hiljemalt 09.09.2024 kell 10.00) peab olema tehnika

valmis ja test edukalt teostatud.

4. Pakkumuste hindamine ja pakkumuse edukaks tunnistamine

4.1. Pakkumuste hindamise kriteeriumideks on pakkumuse kogumaksumus (70%) ja

tehnika kirjeldus (30%).

4.2. Madalaima maksumusega pakkumusele omistatakse maksimaalsed 70 väärtuspunkti.

Teistele pakkumustele omistatakse väärtuspunktid vastavalt valemile:

"70" - ("pakkumuse väärtus" - madalaim väärtus") / "suurim väärtus" * "70"

4.3. Tehnika kirjelduse kriteeriumit hindavad hankija hankekomisjoni liikmed eraldi.

Hindamiskomisjoni liikmete poolt omistatud väärtuspunktidest arvutatakse

aritmeetiline keskmine. Hindamiskomisjon omistab pakkuja poolt pakkumuses

esitatud punkte alljärgnevalt:

4.3.1. Tehnika kirjeldusele omistatakse maksimaalselt 30 punkti. Tehnika kirjelduse

puhul hinnatakse pakkumuse kõigi aspektide sobivust Ürituse eesmärkidega,

arvestades pakkumuse sisu kvaliteeti ja teostatavust.

Väärtuspunktide

arv

Põhjendus punktide andmiseks

5 Audio-video süsteemi tehniline lahendus (sh paigaldamise ja testimise

ajakava) on kohati läbimõtlemata/sisaldab mõningaid

vastuolusid/ebakõlasid, kuid on põhiosas aktsepteeritav ja komisjoni

hinnangul teostatav

20 Audio-video süsteemi tehniline lahendus on hästi läbi mõeldud (sh

paigaldamise ja testimise ajakava), komisjoni hinnangul teostatav,

4 Interaktiivse testi jaoks on CEPT koosolekute korraldamise kontekstis loodud eraldi tutvustav abimaterjal ja

juhised. Kättesaadav veebis:

https://ecowiki.atlassian.net/wiki/spaces/CW/pages/1409258/Test+before+a+meeting (05.06.2024).

seadmete kogused ja tehniline personaal tagab koosoleku tõrgeteta

läbiviimise samas ei esine märgatavaid ootusi ületavaid asjaolusid.

30 Audio-video süsteemi tehniline lahendus on väga hästi läbi mõeldud (sh

paigaldamise ja testimise ajakava), täiel määral teostatav, lahendus sh

seadmete kogused ja tehniline personaali kvalifikatsioon ning

kättesaadavus garanteerib koosoleku sujuva läbiviimise

4.4. Punktides 4.2-4.3 saavutatud punktisummad summeeritakse ja hankija tunnistab

edukaks eeltoodud kriteeriumide alusel enim väärtuspunkte kokku kogunud

pakkumuse. Hindamistäpsus on kaks kohta pärast koma.

4.5. Juhul, kui kaks või enam pakkumust on võrdsete punktisummadega, selgitatakse

edukas pakkumus välja liisuheitmise teel. Liisuheitmise korra määrab hankija.

Võrdväärse pakkumuse esitanud pakkujatel on õigus viibida liisuheitmise juures.

Liisuheitmise korrast, ajast ja kohast teavitab hankija pakkujaid e-maili teel pakkuja

poolt esitatud kontaktandmetel.

Pakkumuse esitamisega kinnitab pakkuja, et ta:

 nõustub kõikide pakkumuse kutses esitatud tingimustega, sh hankelepingu projektis

sätestatud lepingu tingimustega;

 pakkumus on jõus vähemalt 45 päeva pakkumuste esitamise tähtpäevast arvates.

Hankija kontaktisik, kes jagab selgitusi hankega seotud küsimustes, on Kristiina Repp

([email protected], 372 667 2130). Hankijal ei ole kohustust vastata hankega seotud

küsimustele, mis on esitatud hiljem kui 2 tööpäeva enne pakkumuste esitamise tähtaja

saabumist.

Pakkumuse palume esitada hiljemalt 28.06.2024 kl 23.59 e-posti aadressile

[email protected].

TTJA jätab endale õiguse lükata tagasi kõik esitatud pakkumused sõltumata põhjus(t)est.

Vaidlustuse esitamisele riigihankes, mille eeldatav maksumus on väiksem kui RHS § 14

lõikes 1 sätestatud lihthanke piirmäär, kohaldatakse lihthankemenetluses vaidlustuse

esitamisele sätestatud tähtaegu (RHS § 189 lg 41).

Lisad

Lisa 1 – Hankelepingu projekt