Toetuse taotlemise juhendi ja vormide edastamine Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi rakendamiseks

VARJUPAIGA-, RÄNDE- JA INTEGRATSIOONIFONDI PERIOODI 2014–2020 KULUDE ABIKÕLBLIKKUSE REEGLID

Juhend toetuse taotlejale ja projekti elluviijale

Olulisemad muudatused võrreldes 29.05.2018 a versiooniga:

• Abikõlblikuks loetakse ametijuhendijärgsed tööülesanded (v.a teenuslepingu puhul), kui

projekti rakendamisega kaasneb tõendatud töökoormuse tõus.

september 2018

2

Sisukord SISSEJUHATUS ............................................................................................................................... 3

KASUTATUD LÜHENDID ............................................................................................................. 4

KASUTATUD MÕISTED ................................................................................................................ 5

ÜLDREEGLID .................................................................................................................................. 7

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED ................................................................................................ 7

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID .................................................... 8

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS ........................................................................................ 8

4. TULUD JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE ................................................... 9

5. HANGETE LÄBIVIIMINE .................................................................................................. 9

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD ......................................................................................... 10

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD .............................................................................. 10

6.1 TÖÖJÕUKULUD .................................................................................................................... 10

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD ............................................................................................. 11

6.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD ............................................. 12

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE KULUD . 14

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD .......................... 15

6.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD ................................................................. 16

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD ............................................................................ 17

8. ABIKÕLBMATUD KULUD .............................................................................................. 18

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE.............................................. 18

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis ............................................................ 20

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1 ........................................................................................................ 21

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2 ........................................................................................................ 22

3

SISSEJUHATUS Juhend on koostatud toetuse taotlejale ja saajale, et selgitada Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (edaspidi AMIF) perioodi 2014–2020 kulude abikõlblikkuse reegleid. Juhendis on abikõlblikkuse reegleid kirjeldatud AMIF-i horisontaalse määruse artiklite 17, 18 ja 19 alusel ning lähtudes riigisisestest õigusaktidest. Abikõlblikkuse reeglitele viidates peetakse silmas vaid AMIF-i erimääruses, horisontaalses määruses ning delegeeritud ja rakendusaktides sätestatut. Vaidluste korral lähtutakse nimetatud õigusaktides sätestatust.

Küsimuses, mida käesolevas juhendis ei käsitleta, peab konsulteerima Siseministeeriumi (edaspidi SiM) välisvahendite osakonna kui AMIF-i rakendamise eest vastutava asutusega, kes vajaduse korral konsulteerib Euroopa Komisjoniga.

4

KASUTATUD LÜHENDID AA Auditeerimisasutus AMIF Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond EK Euroopa Komisjon EL Euroopa Liit MTA Maksu- ja Tolliamet RHS Riigihangete seadus SiM Siseministeerium VA Vastutav asutus VV Vabariigi Valitsus

5

KASUTATUD MÕISTED

Abikõlblik kulu

Abikõlblikkuse reeglites nimetatud kulu, mis on kooskõlas riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse määrusega.

Abikõlblikkuse periood

Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille jooksul peab projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud (s.o tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud). Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte peale projekti lõpparuande esitamist. AMIF-i riikliku programmi abikõlblikkuse periood kestab 1. jaanuarist 2014. a kuni 31. detsembrini 2022. a (st toetuse saaja kulud peavad olema tekkinud nimetatud ajavahemikul; VA-l on õigus kulusid katta perioodil 1. jaanuarist 2014. a kuni 30. juunini 2023. a).

Auditeerimisasutus

VV 13. novembri 2014. a korraldusega nr 482 on AMIF-i AA- ks määratud SiM-i siseauditi osakond. AA on teistest osalevatest struktuuriüksustest sõltumatu.

Erimäärus (põhiõigusakt)

Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr 516/2014, millega luuakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond, muudetakse nõukogu otsust 2008/381/EÜ ning tunnistatakse kehtetuks Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsused nr 573/2007/EÜ ja nr 575/2007/EÜ ja nõukogu otsus 2007/435/EÜ (ELT L 150, 20.05.2014, lk 168–194).

Horisontaalne määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu 16. aprilli 2014. a määrus (EL) nr 514/2014, millega sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted (ELT L 150, 20.05.2014, lk 112–142).

Juhtrühm Horisontaalse määruse artikli 13 lõike 4 alusel moodustatud riikliku programmi järelevalve eest vastutav organ, mille ülesanne on analüüsida programmi rakendamist ja eesmärkide saavutamiseks tehtud edusamme. Juhtrühma töökord kehtestatakse ja selle liikmed määratakse siseministri käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi eelarvest eraldatav sihtotstarbeline rahaline toetus, mis on minimaalselt 25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg

Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab kontrolljälje arhiveerima kirjalikku taasesitamist võimaldaval viisil.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kulu tõendav dokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab raamatupidamise seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele, ning palgaarvestuse puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt palgaleht).

6

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud jne), mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite rahaline panus projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite tehtavad abikõlblikud kulud.

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb projekti rakendamisel ja kellel tekivad selle käigus kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja ajavahemiku jooksul elluviidav tegevus või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate kulude hüvitamiseks toetust taotletakse ja kasutatakse.

Projekti tunnus VA määratud unikaalne projekti number (nt AMIF2016-1).

Riiklik programm

EK ja VV heaks kiidetud AMIF-i vahendite kasutamise strateegiline dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu tegevusi. Leitav www.amif.ee.

Rikkumine

EL-i või riigisisese õigusakti mistahes sätte rikkumine tegevuse või tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või võib kahjustada EL-i üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

Sihtrühm Isikud, kellele toetatavad tegevused on suunatud ning kes on sihtrühmana erimääruses nimetatud.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest ja kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja

Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud, eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised organisatsioonid, kelle põhitegevused toetavad projektis kavandatud tegevusi.

Toetusleping

VA ja toetuse saaja vahel sõlmitud leping toetuse kasutamiseks, eesmärgiga viia ellu taotluses toodud tegevused.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on AMIF-i VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab AMIF-i rakendamisel VA peamisi ülesandeid VVO. Lisaks osaleb vastutava asutuse ülesannete täitmisel RHO.

7

ÜLDREEGLID

1. PEAMISED PÕHIMÕTTED

1.1 Projekt on abikõlblik, kui toetuse kasutamise eesmärk ja toetatavad tegevused langevad kokku AMIF-i erimääruse jt õigusaktide ning riikliku programmiga.

1.2 Projekti elluviija peab kulude abikõlblikkuses veenduma nii projekti planeerimisel kui

elluviimisel. Toetuse saaja peab abikõlbmatud kulud katma oma vahenditest. 1.3 Projekti otseste eesmärkide saavutamata jätmine võib olla toetuse tagasinõudmise

aluseks. 1.4 Abikõlblikud on kulud, mis on:

• kooskõlas asjakohaste õigusaktide, juhendmaterjalide, taotluse rahuldamise otsuses sätestatud nõuete ja toetuslepinguga;

• vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks; • põhjendatud ja mõistlikud, st vastavad usaldusväärse finantsjuhtimise põhimõttele; • tekkinud abikõlblikkuse perioodil1; • ette nähtud projekti eelarves; • rahalised, v.a amortisatsioonikulud; • tegelikud ja vastavad toetuse saaja tehtud maksetele; • kontrollitavad ja tõendatavad.

1.5 Projektiga seotud tehingud peavad olema eristatud toetuse saaja raamatupidamise

muudest tehingutest. Olenevalt organisatsioonis kasutusel olevast raamatupidamistarkvarast võib projekti tehingute eristamiseks avada projektile eraldi kulukonto või lisada projekti tehingute eristamiseks kontokoodidele vastavad tunnused.

1.6 Kulu tegemisel peab järgima RHS-i (nt konkurentsi korral küsima erinevaid

pakkumusi). Kui toodete või teenuste maksumus ühe kalendriaasta jooksul on võrdne või suurem kui 1500 eurot ilma käibemaksuta, peab toetuse saaja esitama VA-le tõendava dokumentatsiooni, nt hinnapäringu ja -pakkumused. Hinnapakkumused peavad olema kirjalikud, sisaldama pakkuja nime, pakkumuse hinda, pakkumuse tegemise kuupäeva jms ja vastama turuhindadele. Hinnapakkumuste asemel võib võrrelda ka hinnakirju, mis vastavad pakkumustele esitatud nõuetele (sh peab nähtuma hinnakirjade võrdlemise kuupäev).

1.7 Organisatsioonid võivad taotlusi esitada eraldi või koos partneriga. Partnerite

elluviidavad tegevused ja kulud peavad projekti taotluses ja aruannetes kajastuma. Toetuse saaja vastutab selle eest, et partner täidab kõiki lepingutingimusi.

1.8 AMIF-ist tehtud kulusid ei tohi rahastada muudest allikatest. 1.9 Isikuandmete kogumisel ja töötlemisel peab järgima isikuandmete kaitset

käsitlevaid õigusakte. Toetuse saaja on kohustatud võtma isikult kirjaliku

1 Toetuslepingu sõlmimise kuupäevad ei mõjuta abikõlblikkuse perioodi. Toetusleping SiM-i ja toetuse saaja vahel sõlmitakse pärast taotluse heakskiitmist, kuid tegevused võivad olla abikõlblikud ka enne seda (kuid alates 1. jaanuarist 2014. a). Toetuslepingus sätestatakse abikõlblikkuse perioodi algus vajadusel tagasiulatuvalt.

8

nõusoleku isikuandmete kogumise kohta või teavitama isikut kirjalikult, kui isikuandmete kogumine ja töötlemise nõue tuleneb õigusaktiga pandud kohustusest (nt vastavasisuline klausel allkirjalehel).

2. PROJEKTI KULUSID TÕENDAVAD DOKUMENDID

2.1 Kogu projektiga seonduv dokumentatsioon peab andma lihtsalt ja kiiresti ülevaate projekti tegevustest.

2.2 Toetuse saaja peab tagama, et väljamaksmise aluseks olevad dokumendid

vastavad nõuetele, projekti raames tehtud kulud ja tegevused on abikõlblikud ning neid on võimalik kontrollida.

2.3 Projekti kulu tõendavate dokumentide puhul peab jälgima, et need vastaksid

raamatupidamise seaduses sätestatud raamatupidamise algdokumendile esitatud nõuetele.

2.4 Lisaks peab projekti kulu tõendavatele dokumentidele olema märgitud järgmine teave:

• projekti tunnus (võimalusel märgib dokumendi väljastaja tunnuse dokumendile

enne selle koostamist); • teave projekti kuludesse arvestatud summade ja nende arvestusmeetodi kohta; • kulujuhi kinnitus (elektroonilise dokumendi puhul kinnitusringis); • vajadusel muu lisateave, mis selgitab kulu seotust projektiga.

2.5 VA-le esitatud dokumendid peavad olema identsed nendega, mida säilitatakse toetuse

saaja raamatupidamises, ning aruannetes esitatud andmed peavad ühtima toetuse saaja raamatupidamise andmetega.

2.6 VA võib küsida toetuse saaja raamatupidamisest väljavõtteid projektiga seotud

tehingute kohta. 2.7 Võõrkeelsete kulu tõendavate dokumentide esitamisel peab toetuse saaja olema valmis

kontrollimise eesmärgil esitama dokumendi tõlke. 2.8 Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi lõppu, kuid mitte pärast

projekti lõpparuande esitamist.

3. TERRITORIAALNE KEHTIVUS 3.1 Toetuse saaja peab projekti tegevustega seotud kulud kandma EL-i liikmesriikide

territooriumil. Tagasipöördumisvaldkonnaga seotud kulud võivad tekkida ka kolmanda riigi territooriumil.

3.2 Toetuse saaja peab olema Eestis registreeritud2.

2 Välja arvatud rahvusvaheline organisatsioon

9

4. TULUD JA MITTETULUNDUSLIKKUSE PÕHIMÕTE 4.1 Projektid, mida AMIF-ist toetatakse, peavad olema mittetulunduslikud. 4.2 Kui projekti lõppedes ületavad tuluallikad kulusid, vähendatakse vastavalt sellele

AMIF-i ja kaasfinantseeringu eraldist. Kõik projekti tuluallikad peavad olema kajastatud toetuse saaja raamatupidamises ning olema tuvastatavad ja kontrollitavad.

4.3 Projekti tulud koosnevad kõikidest projektile AMIF-ist, avaliku või erasektori tehtud

rahalisest panusest, sealhulgas toetuse saaja enda panus, ning kõikidest projekti käigus saadud sissetulekutest. Termin „tulud“ hõlmab projekti abikõlblikkusperioodi jooksul saadud müügi- ja üüritulusid, tasusid teenuse osutamise eest, registreerimistasusid ja muid samaväärseid tulusid.

5. HANGETE LÄBIVIIMINE

5.1 Riigihanke tehnilise kirjelduse koostamise ja hanke läbiviimise eest vastutab toetuse saaja, kes võib kooskõlas RHS-iga hanke läbiviimise volitada teistele isikutele (nt partner, alltöövõtja). Kui toetuse saajaks on SiM-i haldusala asutus, võib ministeeriumi otsusel SiM-i valitsemisala riigihangete läbiviimise korra kohaselt toetuse saaja nimel hankeid läbi viia ka SiM. SiM-i haldusala infotehnoloogiliste hangete läbiviijaks on üldjuhul Siseministeeriumi infotehnoloogia- ja arenduskeskus.

5.2 Hankija on kohustatud korraldama hankemenetluse avatud hankemenetlusena või

piiratud hankemenetlusena, kui RHS-ist ei tulene teisiti. Kogu hankemenetlus peab olema dokumenteeritud ning hankemenetluse käigus tehtud otsused põhjendatud.

5.3 Sobiva menetlusliigi valikul peab hankija (toetuse saaja/partner) hindama ka seda, kas

tegemist on kaitse- ja julgeolekuotstarbelise ostuga. 5.4 Kui hankija ei kasuta avatud või piiratud hankemenetlust, peab muu menetlusliigi valik,

sealhulgas riigihanke erandi kasutamine, olema kirjalikult põhjendatud ning kinnitatud hanget korraldava asutuse juhi või tema poolt volitatud isiku haldusaktiga.

5.5 Kui hankelepingu sõlmimine või ideekonkursi korraldamine RHSis sätestatud korras

kohustaks hankijat avaldama teavet, mida ta peab riigi oluliste julgeolekuhuvide vastaseks, või erandi kohaldamine on otseselt vajalik riigi oluliste julgeolekuhuvide kaitsmiseks tingimusel, et julgeolekuhuve ei saa tagada vähem sekkuvate meetmetega, kooskõlastatakse erandi läbiviimine siseministri 11.09.2017 käskkirja nr 1-3/88 „Siseministeeriumi valitsemisala riigihangete läbiviimise kord“ punkti 5.3 kohaselt eelnevalt ministeeriumi välisvahendite valdkonna eest vastutava asekantsleriga.

5.6 Riigihanke erandile tuginemine peab olema piiratud erandlike juhtumitega, üksnes

riigisaladuse olemasolu ei ole piisav põhjendus erandi korras riigihanke läbiviimiseks. 5.7 Kõikide kolmandate isikutega sõlmitud lepingute puhul peab toetuse saaja tagama, et

teine lepingupool kohustub esitama auditeerimis- ja kontrolliasutustele kogu vajaliku teabe lepingu alusel tehtud tegevuste kohta.

10

PROJEKTI ABIKÕLBLIKUD KULUD

Projekti abikõlblikud kulud jagunevad otsesteks ja kaudseteks kuludeks. Otsesed abikõlblikud kulud on kulud, mis on vajalikud projekti tegevuste elluviimiseks ja eesmärgi saavutamiseks. Kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mis on tehtud projektis elluviidavate tegevuste toetamiseks. Kaudseteks kuludeks võib olla kindlaksmääratud protsent projekti otsestest abikõlblikest kogukuludest. Kaudsete kulude osakaal nähakse ette projekti eelarves (vt täpsemalt punkti 7).

6. OTSESED ABIKÕLBLIKUD KULUD

6.1 TÖÖJÕUKULUD

6.1.1 Ainult nende isikute tööjõukulud on abikõlblikud, kes on seotud projekti tegevustega

(tegelevad projektis otseselt projekti juhtimise, planeerimise, elluviimise või seirega) ja kelle tööülesanded ei kuulu üldjuhul nende tavapäraste tööülesannete hulka. Ametijuhendijärgsed tööülesanded on abikõlblikud juhul, kui projekti rakendamisega kaasneb kirjalikult tõendatud töökoormuse tõus (vt lisaks punktis 6.1.3 toodud täpsustust).

6.1.2 Tööjõukulude hulka loetakse: • projekti personali töötasu, mis on kooskõlas toetuse saaja tavapärase

töötasupoliitikaga ning asutusesisese või keskmise palgatasemega; • seadusest tulenevad maksud ja maksed töötasudelt, kui toetuse saaja neid tegelikult

maksab. Eelarves ja kuluaruandes peab tööjõukulude kajastamisel eristama brutotöötasu ja tööandja maksud;

• puhkusetasu proportsionaalselt projektis töötatud aja eest ja vastavalt seaduses sätestatud korrale;

• teenistusest või töölt vabastamise, töölepingu või teenistussuhte lõpetamise ja muud seadusest tulenevad hüvitised proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga.

6.1.3 Projekti heaks võib töötada töölepingu alusel, avaliku teenistuja ametisse nimetamise

käskkirja või korralduse alusel või teenuse osutamise lepingu alusel. Teenuslepingu (nt käsundusleping) alusel ei saa täita ametijuhendijärgseid ülesandeid.

6.1.4 Kui projekti heaks töötamise alus on teenuse osutamise leping, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti.

6.1.5 Kui töötaja või ametnikuga on projekti elluviimiseks sõlmitud leping, milles on

sätestatud tunnitasu, peab esitama üleandmise-vastuvõtmise akti/tööajatabeli (lisa 1, näidis), kus märgitakse tehtud töö ja selleks kulutatud aeg. Kui isik osaleb paralleelselt mitmes projektis, võib märkida eri projektide tööd samas tööajatabelis eraldi tulpades.

6.1.5.1 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht. Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema juht. Allkirjastatud tööajatabel on töötasu maksmise aluseks.

11

6.1.6 Projekti jooksul välja teenitud puhkusepäevi ei rahastata pärast abikõlblikkuse

perioodi lõppu. Kui projekti abikõlblikkuse lõpuks ei ole kasutatud puhkust välja teenitud (st on ette puhatud), loetakse abikõlblikuks vaid proportsionaalselt projekti heaks töötatud ajaga välja teenitud puhkusetasu (st tasaarveldus toimub lõpparuandega).

6.1.7 Abikõlbmatud tööjõukulud on:

• töövõimetushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja); • sünnitushüvitis (v.a juhul, kui hüvitist maksab toetuse saaja); • pensionile mineku hüvitis; • muud toetused; • ajutise töölepingu lõpetamise hüvitis, kui see ei ole lepingus ette nähtud; • soodustused (nt auto kasutamise ja majutuskulud).

6.1.8 Töö- ja puhkusetasude tõendamiseks peab kuluaruandega esitama:

• töölepingu(te), avaliku teenistuja ametisse nimetamise käskkirja(de), korraldus(t)e või teenuse osutamise lepingu(te) koopia(d), mille alusel arvestatakse isiku töötasu projekti kuludesse;

• tööülesannete kirjelduse; • töötasuarvestuse dokumendid (nt palgateatis); • ÜVA/tööajatabeli, kui töötaja või ametnik töötab projektis töölepingu, käskkirja või

korralduse alusel, milles on sätestatud tunnitasu; • tööde üleandmise-vastuvõtmise aktid, kui töötaja või ametnik töötab teenuse

osutamise lepingu alusel; • puhkusetasu arvestuse; • maksekorralduse koopiad või arvelduskonto väljavõtte töötasu maksmise ja

maksude tasumise kohta3; • muud dokumendid.

6.2 SÕIDU- JA LÄHETUSKULUD

6.2.1 Sõidu- ja lähetuskulud on otseste kuludena abikõlblikud üksnes juhul, kui need on

kantud isikute eest, kes osalevad projekti tegevustes ja kelle lähetamine on projekti elluviimiseks vajalik.

6.2.2 Sõidukulud on abikõlblikud vaid tegelikult kantud kulude alusel, lähtudes

majanduslikult soodsaimast võimalusest maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses.

6.2.3 Ühissõiduki kasutamisel peab kulu tõendama ühissõiduki pileti või kviitungi või muu

dokumendiga. 6.2.4 Isikliku sõiduauto kasutamisel peab lähtuma VV 14.07.2006 määrusest nr 164

„Teenistus-, töö- või ametiülesannete täitmisel isikliku sõiduauto kasutamise kohta arvestuse pidamise ja hüvitise maksmise kord“ ja organisatsiooni siseselt kehtestatud isikliku sõiduauto kasutamise tingimustest. Kui organisatsiooni siseselt ei ole selliseid

3 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

12

tingimusi kehtestatud, võib arvestust pidades lähtuda abikõlblikkuse reeglitega kehtestatud sõidupäeviku näidisest (lisa 2 või 3).

6.2.5 Lähetuskulud on abikõlblikud tegelike kulude või päevarahade alusel õigusaktides

maksustamisele mittekuuluvate piirmäärade ulatuses. Lähetuskulud hõlmavad tavaliselt majutust, toitlustust, kohalikku transporti ning kindlustust (reisi-, reisitõrke- , pagasikindlustus). Kui asutusesisene kord näeb ette päevarahade vähendamise, peab lähtuma asutusesisesest korrast.

6.2.6 Väliseksperdi päevaraha määramisel võetakse aluseks EK kehtestatud Eesti

päevaraha ülemmäärad, olenemata sellest, millisest riigist välisekspert Eestisse tuleb. Päevaraha hulka arvestatakse majutuse, toitlustuse ja kohaliku transpordiga seotud kulud. Kui välisekspert ei ööbi Eestis, kuid viibib Eestis rohkem kui kuus tundi, on lubatud maksta talle päevaraha kuni 50% ettenähtud määrast.

6.2.7 Sõidu- ja lähetuskulude tõendamiseks peab esitama:

• sõiduauto kasutamise õigust tõendava dokumendi koopia (nt volitus); • sõiduauto kasutamise üle peetava arvestuse, nt sõidupäeviku; • asutusesiseselt kehtestatud isikliku/asutuse sõiduauto kasutamise ja kulude

kompenseerimise korra; • hüvitise maksmist tõendava dokumendi (nt tööandja, asutuse juhi, juriidilise isiku

pädeva organi või tema volitatud isiku kirjalik otsus, käskkiri või korraldus); • koopia kulu tõendavast dokumendist (nt kütusetšekk), kui kasutatakse

sõidupäeviku vormi 2; • lähetuse korralduse, kui asutuse sisekord seda ette näeb; • hinnapäringu ja pakkumused; • sõidupileti, kviitungi, arve või muu dokumendi; • vajadusel lähetuskulude aruande; • kinnitatud maksekorralduste koopiad või arvelduskonto väljavõtte lähetuskulude

tasumise kohta4.

6.3 SEADMETE OSTMISE, ÜÜRIMISE JA LIISIMISE KULUD

6.3.1 Seadmete (sh transpordivahendite, varustuse ja süsteemide) ostmise, üürimise ja

liisimise kulud on abikõlblikud ainult siis, kui need on projekti rakendamiseks olulise tähtsusega. Seadmetel peavad olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning need peavad vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

6.3.2 Valides liisimise, üürimise ja ostmise vahel, peab alati lähtuma kõige otstarbekamast

võimalusest. Kui liisimine või üürimine ei ole võimalik projekti lühikese kestuse või tarbimisväärtuse kiire vähenemise tõttu, on ostmine lubatud.

6.3.3 Kui seadmeid soetatakse või kasutatakse paralleelselt erinevate projektide raames,

arvutatakse maksumust (täismaksumus või kulum) protsentuaalselt iga projekti peale eraldi. Kokku ei tohi erinevate projektide peale seadme maksumus ületada 100%.

4 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

13

6.3.4 Üürimise ja liisimisega seotud kulud on abikõlblikud ainult projekti abikõlblikkuse perioodil.

6.3.5 Seadmete liisimise lepingu sõlmimise tasu on abikõlblik. 6.3.6 Amortisatsioon:

• seadmed, mis osteti enne projekti algust, kuid mida kasutatakse projekti jaoks, on abikõlblikud amortisatsiooni alusel. Need kulud ei ole abikõlblikud juhul, kui seadmed osteti algselt EL-i toetuse eest;

• seadmete väärtus kantakse kuludesse vastavalt toetuse saaja suhtes kohaldatavatele maksu- ja raamatupidamiseeskirjadele. Arvesse võib võtta ainult projekti kestusele vastavat eseme tarbimisväärtuse vähenemise osa.

6.3.7 Seadmeid peab kasutama sihtotstarbeliselt projekti eesmärkide saavutamiseks pärast

nende soetamise (nt üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastamise) kuupäeva vähemalt: • kolm aastat või rohkem info- ja kommunikatsioonitehnoloogiaseadmete puhul

(sealhulgas süsteemid); • viis aastat või rohkem muud tüüpi seadmete (nt varustus ja transpordivahendid)

puhul. 6.3.8 Toetuse saaja vabaneb sihtotstarbelise kasutamise kohustusest ülalkirjeldatud

punktides nimetatud perioodide jooksul: • vääramatust jõust tingitud asjaoludel; • kui mõistlikkuse põhimõttest lähtudes ei saanud toetuse saajalt oodata, et ta

toetuslepingu sõlmimise ajal sihtotstarbelist kasutamist takistava asjaoluga arvestaks, seda väldiks või takistavat asjaolu või selle tagajärge ületaks.

6.3.9 Kulud selliste igapäevaste kontoriseadmete soetamiseks nagu printer, sülearvuti, faks,

koopiamasin, telefon jne, ei ole otseste kuludena abikõlblikud ning neid käsitatakse kaudsete kuludena.

6.3.10 Kulude tõendamiseks peab esitama:

• hanke alusdokumendid või hinnapäringud; • pakkumused; • lepingu; • arve või kviitungi; • üleandmise-vastuvõtmise akti; • kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta5; • dokumendi, mis tõendab vara arvele võtmist (kui kohaldub); • väljavõtte asutuse raamatupidamise sise-eeskirjade kohaldatavatest punktidest

ning amortisatsiooni arvestamise käigu.

5 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi valitsemisala asutus.

14

6.4 KINNISVARA OSTMISE, EHITAMISE, RENOVEERIMISE VÕI ÜÜRIMISE KULUD

6.4.1 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise või üürimise korral peavad kinnisvaral

olema projekti jaoks vajalikud tehnilised omadused ning see peab vastama kehtivatele normidele ja standarditele.

6.4.2 Kui kinnisvara soetamine on projekti rakendamiseks olulise tähtsusega ning selges seoses selle eesmärkidega, on juba valminud ehitiste ostmine või kinnisvara ehitamine abikõlblik kogu- või osamaksumuse või kulumi alusel vastavalt järgmistele tingimustele: a) sõltumatult kvalifitseeritud hindajalt või nõuetekohaselt volitatud asutuselt

võetakse tõend, milles kinnitatakse, et ostetava kinnisvara hind ei ületa turuväärtust ning tõendatakse, et kinnisvara on vastavuses riigisiseste nõuetega, või täpsustatakse asjaolusid, mis ei ole riigisiseste nõuetega vastavuses ja mida toetuse saaja kavatseb projekti käigus parandada;

b) kinnisvara ei ole ostetud EL-i toetuse eest enne projekti rakendamise algust; c) kinnisvara ostmise ja ehitamise korral peab seda vähemalt kümme aastat ja

renoveerimise korral vähemalt viis aastat pärast projekti lõppu kasutama üksnes projektis loetletud eesmärkide täitmiseks;

d) kulumil põhineva kaasrahastamise korral on abikõlblik üksnes see osa kõnealuste varade kulumist, mis tekkis selle kasutamise ajal projekti käigus ja varade tegeliku kasutamise määr projekti huvides. Kulumit arvutatakse vastavalt riigisisestele raamatupidamiseeskirjadele;

e) kinnisvara üürimise, ostmise, ehitamise ja renoveerimise korral ei tohi selle eest sihtotstarbelise kasutamise perioodil tulu teenida.

6.4.3 Kinnisvara soetamisel on lisaks objekti maksumusele abikõlblikud omandivahetusega kaasnevad maksud, riigilõivud, notaritasud, lepingutasud ning muud õigusaktidest tulenevad kinnisvara soetamisega seotud kulud (v.a maakleritasud).

Muud lisad võivad olla abikõlblikud seadmetena (nt hoone sisustus, projekti elluviimiseks vajalik inventar jms). Need esemed, mida füüsiliselt ei ole võimalik ehitisest eemaldada (nt liftid, sisseehitatud konditsioneerid jms), loetakse osaks kinnisvara maksumusest.

6.4.4 Kinnisvara renoveerimise kulud on rahastamiseks abikõlblikud kogu- või

osamaksumuse või kulumi alusel. Renoveerimiskulude korral kohaldatakse ainult alapunkti 6.4.2 punktides c, d ja e esitatud tingimusi. Kulumi arvestamisel lähtutakse selle ELi liikmesriigi reeglitest, kelle territooriumil kinnisvara asub. Liikmesriigi kolmandates riikides asuvate ehitiste suhtes kehtivad liikmesriigi amortisatsiooni käsitlevad reeglid. Lammutamise kulud on abikõlblikud, kui projekti rakendamise eelduseks ja edukaks elluviimiseks on vajalik olemasoleva hoone (osaline) lammutamine enne uue ehitamist. Lammutamise kulud peavad kajastuma hinnapakkumuses ja see peab moodustama osa ehitusprojektis ettenähtud ehitustöödest.

6.4.5 Kinnisvara üürimine on kaasrahastamiseks abikõlblik, kui üürimise ja asjakohase

projekti eesmärgid on selgelt seotud ning järgitakse allpool toodud tingimusi:

15

• kinnisvara ei ole ostetud ELi toetusega; • kinnisvara peab kasutama üksnes projekti rakendamiseks. Vastasel juhul on

abikõlblik ainult see osa kuludest, mis vastab projektis kasutatule.

6.4.6 Kinnisvara ostmise, ehitamise, renoveerimise ja üürimise tõendamiseks peab esitama: • hanke alusdokumendid või hinnapäringud; • sõltumatu kvalifitseeritud hindaja või volitatud asutuse väljastatud tõendi; • pakkumused; • lepingu; • arve; • eseme üleandmise-vastuvõtmise akti; • ehitus- ja kasutusloa; • kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta6.

6.5 AVALIKUSTAMISEGA SEOTUD NÕUETEST TULENEVAD KULUD

6.5.1 Kui avalikustamisnõuete täitmisega seotud kulud soovitakse kanda projektist, peab

need projekti eelarves ette nägema.

6.5.2 Kulud, mis on vajalikud EL-i ja SiM-i kaasrahastamisega seotud avalikustamise nõuete täitmiseks, näiteks EL-i ja SiM-i logode kasutamisega seotud kulud, kaasrahastamist tähistava tahvli tootmine ja paigaldamine, on abikõlblikud otseste kuludena.

6.5.3 SiM leevendab avalikustamise nõudeid, kui projektiga seotud teave on seadusest

tulenevalt piiratud selle konfidentsiaalse iseloomu tõttu, eelkõige seoses julgeoleku, avaliku korra, kriminaaluurimiste ja isikuandmete kaitsega.

6.5.4 Täpsemad avalikustamise, läbipaistvuse tagamise ja info levitamisega seotud

kohustused sätestatakse toetuslepingus. 6.5.5 Avalikustamise kulude tõendamiseks peab esitama:

• hanke alusdokumendid või hinnapäringud; • pakkumused; • lepingu; • arve; • üleandmis-vastuvõtmisakti; • foto avalikustamise nõuete täitmisest; • kinnitatud maksekorralduse koopia või arvelduskonto väljavõtte arve tasumise

kohta7.

6 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus. 7 Ei nõuta, kui toetuse saaja on Siseministeeriumi haldusala asutus.

16

6.6 TOETUSE SIHTRÜHMAGA SEOTUD KULUD

6.6.1 AMIF jaguneb kolmeks valdkonnaks (varjupaik, integratsioon ja tagasipöördumine/-

saatmine), millel on erinevad sihtrühmad. 6.6.1.1 Euroopa ühise varjupaigasüsteemi valdkonna tegevuste sihtrühma

kuuluvad: • pagulasseisundi või täiendava kaitse seisundiga isikud direktiivi

2011/95/EL tähenduses; • isikud, kes taotlevad ühte eelmises punktis nimetatud rahvusvahelise

kaitse vormidest ning kelle kohta ei ole veel tehtud lõplikku otsust; • ajutise kaitse seisundiga isikud nõukogu direktiivi 2001/55/EÜ

tähenduses; • isikud, kes on või on olnud ümberasustatud või mõnest liikmesriigist üle

viidud/ümberpaigutatud.

6.6.1.2 Integratsioonivaldkonna tegevuste sihtrühma kuuluvad: • kolmandate riikide kodanikud, kes elavad liikmesriigis seaduslikult; • kolmandate riikide kodanikud, kes on saamas õigust liikmesriigis

seaduslikult elada.

6.6.1.3 Tagasipöördumise/-saatmise valdkonna tegevuste sihtrühma kuuluvad: • kolmandate riikide kodanikud, kes ei ole veel saanud lõplikku eitavat

vastust oma taotlusele liikmesriigis viibida, seaduslikku elukohta omada ja/või saada liikmesriigis rahvusvaheline kaitse ning kes võivad otsustada kasutada vabatahtlikku tagasipöördumist;

• kolmandate riikide kodanikud, kellel on õigus liikmesriigis viibida, seaduslikku elukohta omada ja/või saada rahvusvaheline kaitse direktiivi 2011/95/EL tähenduses või ajutine kaitse direktiivi 2001/55/EÜ tähenduses ning kes on otsustanud kasutada vabatahtlikku tagasipöördumist;

• kolmandate riikide kodanikud, kes viibivad liikmesriigis ega vasta enam liikmesriiki sisenemise ja/või seal viibimise tingimustele, sealhulgas kolmandate riikide kodanikud, kelle väljasaatmine on edasi lükatud vastavalt direktiivi 2008/115 EÜ artiklile 9 ja artikli 14 lõikele 1.

6.6.2 Haavatavate isikute hulka kuuluvad vastavalt Euroopa Parlamendi ja Nõukogu

16.12.2008 direktiivile 2008/115/EÜ alaealised, saatjata alaealised, puudega inimesed, eakad, rasedad, alaealiste lastega üksikvanemad ning piinamise, vägistamise või muu raske psühholoogilise, füüsilise või seksuaalse vägivalla ohvriks langenud isikud.

6.6.3 Kolmandasse riiki tagasipöördumist toetavad tegevused (nt koolitus- ja tööhõivealane abi, taasintegreerumisega seotud lühiajalised tegevused ja tagasipöördumisjärgne abi) ei tohi kesta kauem kui 12 kuud pärast seda, kui kolmanda riigi kodanik on sihtriiki tagasi pöördunud.

6.6.4 Kui tagasipöördujale antakse rahalist toetust, peab selle maksma välja pärast

tagasipöördumist.

17

6.6.5 Tagasi peab pöörduma kolmandasse riiki, kuid transiit võib toimuda EL-i liikmesriigi kaudu.

6.6.6 Toetuse sihtrühmaga seotud kulude tõendamiseks peab esitama:

• teabe ja tõendusmaterjali, mille põhjal saab tuvastada, et isik kuulub abikõlblikku sihtrühma (nt koopia isikut tõendavast dokumendist, osalejate allkirjaleht);

• tõendusmaterjali (nt arved ja kviitungid) isikutele osutatud abi ja teenuse kohta.

Osalejate nimekirjadel peab olema isiku ees- ja perekonnanimi (täisnimi), osaleja allkiri ning klausel, et andmeid koguvad ja töötlevad Siseministeerium, Euroopa Komisjon, Riigikontroll ja teised volitatud asutused. Tagasipöördumise valdkonna tegevuste sihtrühmaga seotud kulude tõendamiseks peab täiendavalt esitama:

• otsuse tagasipöördumise kohta, milles on kirjas tagasipöörduja nimi; • teabe ja tõendusmaterjali (nt lahkumisettekirjutused vms) selle kohta, et isik

kuulub sihtrühma; • teabe abi saavate tagasipöördujate kohta, et oleks võimalik piisavalt tuvastada neid

isikuid ja nende kodumaale tagasipöördumise kuupäeva ja asjaolu, et need isikud on abi saanud;

• tõendusmaterjali antud toetuse kohta (nt arved ja kviitungid); • ühekordsete väljamaksete puhul tõendid selle kohta, et need isikud on nimetatud

abi saanud; • tagasipöörduja lennupileti (sh elektrooniline pilet); • tagasipöörduja konvoeerija allkirjastatud deklaratsiooni tagasipöördumise tegeliku

toimumise kohta.

7. KAUDSED ABIKÕLBLIKUD KULUD

7.1 Projekti kaudsed abikõlblikud kulud on kulud, mida ei ole võimalik määratleda projekti rakendamisega otseselt seotud kuludena, kuid toetavad projekti tegevuste elluviimist. Kaudsed kulud on nt kontorivarustuse ja -tarvete, külaliste vastuvõtmisega ja teenustega [sh sideteenused, post, kontori koristamine, kommunaalkulud, töötajate koolitus (v.a, kui koolitus on projekti peamine eesmärk), personaliotsing jms] kaasnevad kulud.

7.2 Kaudsed kulud võivad olla maksimaalselt 7% otseste abikõlblike kulude

kogusummast. Kaudsete kulude osakaal määratakse toetuslepingus. Kui projekti lõpparuandes esitatud otsesed kulud vähenevad, peab proportsionaalselt vähendama ka kaudseid kulusid.

7.3 Organisatsioonid, mis saavad tegevustoetust ELi eelarvest, ei või lisada kaudseid

kulusid projekti eelarvesse.

18

7.4 Kaudsed kulud hoitakse minimaalsed ja need ei tohi kajastuda projekti eelarves samaaegselt ühegi otsese kulu real. Taotleja planeerib projekti eelarvesse kaudsetele kuludele kavandatud summa, eraldi kuluartikleid välja tooma ei pea. Täpsema teabe kaudsete kulude kohta esitab taotleja toetuse taotluses.

7.5 Kaudsete kulude hulka ei saa arvata abikõlbmatuid kulusid. Kaudseid kulusid

tõendavaid dokumente ei pea aruandlusega esitama, kuid toetuse saaja peab neid säilitama toetuslepingus sätestatud perioodi jooksul, kuna neid võidakse kontrollida.

8. ABIKÕLBMATUD KULUD

8.1 Abikõlbmatud on muu hulgas järgmised kulud: • käibemaks (v.a juhul, kui toetuse saaja on selle tegelikult ja lõplikult tasunud ning

saab tõendada, et ta ei saa seda tagasi)8; • hoonestamata maa ostmine; • hoonestatud maa ostu summa, mis ületab 10% projekti abikõlblikest kogukuludest; • kasum kapitalilt; • võlg ja võlateenindamise tasud, intressid, viivised; • eraldised kahjudeks või tulevasteks kohustusteks; • trahvid, rahalised karistused, kohtukulud; • toetuse saaja deklareeritud ja mõne muu EL-i, välisabi või riigieelarvest toetust

saava projekti või programmi raames kaetud kulud; • kindlustusmaksed (v.a kasko-, liiklus-, vara-, reisi-, ravi-, tööohutus-, tööandja

vastutuskindlustusmaksed ja töötasuga kaasnevad kindlustusmaksed); • projekti rakendamises osalevate ametnike/töötajate tööjõukulude osa, mis ei ole

seotud AMIF-i rakendamisega; • tööjõukulud, kui nad täidavad ülesandeid, mis on nende igapäevased tööülesanded; • organisatsiooni juhtimisega seonduv tööjõukulu; • hüvitised (v.a seaduslikud haigushüvitised, mida kannab tööandja ja mida

sotsiaalkindlustusskeem ei tagasta); • vahendajate või konsultantide alltöövõtt, mille puhul määratakse tasu protsendina

projekti kogukuludest (v.a juhul, kui toetuse saaja põhjendab selle maksmist töö või osutatud teenuste tegeliku väärtusega);

• mitterahalised sissemaksed; • muud abikõlblikkuse reeglitega vastuolus tehtud kulutused, sealhulgas

ülemäärased ja ebamõistlikud kulutused, üksnes projekti töötajate meelelahutusele tehtud kulutused [mõistlikud kulud külaliste ühisüritustel, mis on projekti käigus õigustatud (nt projekti lõpu tähistamine, juhtrühma koosolekud jms), on lubatud].

9. DOKUMENTIDE SÄILITAMINE JA KONTROLLIMINE 9.1 Dokumente säilitatakse vastavalt toetuse saaja sisemisele korrale kas paberkujul või

digitaalselt. Säilitatud dokumentide põhjal peab olema võimalik tuvastada kulu abikõlblikkust.

8 Maksu- ja Tolliameti tõend

19

9.2 Toetuse saaja peab toetuslepingus sätestatud tähtaja lõpuni säilitama ja kontrollorganitele kättesaadavaks tegema kõik projektiga seotud dokumendid, eelkõige: • raamatupidamise sise-eeskirjad ja asjaajamise kord; • projekti raamatupidamise väljavõte; • tööjõukuludega seotud dokumendid, sealhulgas lepingud, palgaarvestuse

dokumendid, tööajatabelid, puhkusetasude arvestamise käskkirjad, korraldused jms;

• teenuste osutamist, tööde tegemist või asjade ostmist tõendavad dokumendid, sealhulgas lepingud, üleandmis-vastuvõtmisaktid, teenuseosutaja, tööde teostaja või tarnija esitatud arved ja saatelehed jms;

• väljamakseid tõendavad dokumendid, sealhulgas maksekorralduste koopiad, arvelduskonto väljavõtted;

• hangetega seotud dokumendid, sealhulgas hankedokumentatsioon, lepingud, aktid jms;

• tegevusi tõendavad dokumendid, sealhulgas üritusel osalejate allkirjadega nimekirjad, koolituste ja seminaride materjalid, koosolekute protokollid ja memod jms;

• sihtrühma tõendamisega seotud dokumendid (nt isikut tõendava dokumendi koopia, ümberasustatud või –paigutatud isiku toimik, muu tõendusmaterjal, mille põhjal saab tuvastada, et isik kuulub abikõlblikku sihtrühma, ning isikutele osutatud abi ja teenuse kohta);

• projektiga seotud dokumentatsioon (toetuse taotlus, taotluse rahuldamise otsus, maksetaotlused, haldusotsus, toetusleping, aruanded, koosolekute protokollid, memod);

• projektiga seotud oluline kirjavahetus; • muud dokumendid.

9.3 Toetuse saaja ja partnerid peavad võimaldama VA-l, AA-l ning nende volitatud

isikutel ja asutustel ning EK-l, Euroopa Kontrollikojal, Euroopa Pettustevastasel Ametil või nende volitatud isikutel ja asutustel kontrollida toetuse kasutamisega seotud dokumente ja projekti tegevusi ning tulemusi projekti toimumise ajal ning seitsme aasta jooksul pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva.

9.4 Kui auditi või mõne muu kontrolli käigus ilmneb, et toetuse saajal puudub kulu

tõendav dokumentatsioon, loetakse see kulu abikõlbmatuks. Puudulikult vormistatud dokumentide korral võib kontrollija tunnistada nendega seotud kulud abikõlbmatuteks. Väiksemate vigade puhul aktsepteeritakse arvetele lisatud selgitusi või õiendeid. Kui VA tunnistab projekti jooksul või pärast projekti toetuse saaja poolt abikõlblikuna deklareeritud kulud abikõlbmatuks, peab toetuse saaja tegema raamatupidamises paranduse.

9.5 Kui pärast lõpparuande kinnitamist avastatakse kontrollide käigus rikkumine,

esitatakse toetuse saajale toetuse ja kaasfinantseeringu tagasinõudmise otsus. Sellisel juhul pikeneb dokumentide säilitamise kohustus vähemalt seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja tagastab toetuse ja kaasfinantseeringu SiM-ile.

9.6 Toetuse saaja vastutab partnerite projektiga seotud dokumentide säilitamise

eest.

20

LISA 1. Tööajatabeli/üleandmise-vastuvõtmise akti näidis

Tööajatabel/Üleandmise-vastuvõtmise akt

Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kuupäev Töö kirjeldus Projektiga projekti tunnus seonduv töö (tundi)

KOKKU

Töötunnid kokku

Kinnitan, et tabelis esitatud andmed on õiged ning ülalnimetatud tööd ja tegevused on nõuetekohaselt tehtud. Allkiri: Kuupäev: Projektis osaleja ees- ja perekonnanimi:

Kinnitan, et ülalnimetatud tööd ja tegevused on käsundiandja poolt kontrollitud ning vastu võetud9. Projektijuht või vahetu juht / Allkirjaõiguslik isik10. Allkiri: Kuupäev: Ees- ja perekonnanimi:

9 Kursiivis tekst lisada ainult käsunduslepingu üleandmise-vastuvõtmise aktile. 10 Tööajatabeli allkirjastavad isik, kelle tööaega tabel kajastab, ning projektijuht (projekti rakendamise eest vastutav isik). Projektijuhi tööajatabeli allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik. Üleandmise-vastuvõtmise akti allkirjastab teenuse osutamise lepingus nimetatud allkirjaõiguslik isik.

21

LISA 2. Sõidupäeviku näidis 1

SÕIDUPÄEVIK Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri või tunnus:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk Hodomeeter

Teekonna pikkus (km) Algnäit Lõppnäit

Teekonna pikkus kokku (km):

1 km hind* (EUR):

Kogukulu (EUR):

Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet.

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht11 Kuupäev Allkiri

* Kuni 0,3 eurot või vastavalt asutusesisesele korrale .

11 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

22

LISA 3. Sõidupäeviku näidis 2

Sõidupäevik (keskmise kütusekulu põhine)

Asutuse nimi:

Sõiduki omanik:

Sõiduki registreerimisnumber:

Sõiduki kasutaja nimi:

Projekti pealkiri või tunnus:

Keskmine kütusekulu 100 km kohta:

Kuupäev Sõidu sihtkoht ja eesmärk Hodomeeter

Kütuse liitri hind

Teekonna pikkus (km)

Kokku* Algnäit Lõppnäit

0

0

0

0

0

0

Sõidukulu kokku 0 Kinnitan, et kõik esitatud andmed on õiged. Koostaja nimi, amet

Kuupäev Allkiri

Projektijuht või vahetu juht12 Kuupäev Allkiri

* läbitud teekond/(keskmine kütusekulu 100 km kohta x kütuse liitri hind)

12 Projektijuhi sõidupäeviku allkirjastab tema vahetu juht/allkirjaõiguslik isik.

VARJUPAIGA-, RÄNDE- JA INTEGRATSIOONIFOND 2014–2020

Juhend toetuse taotlejale

Otsetoetus Politsei- ja Piirivalveametile

Tallinn 2019

2

SISUKORD

KASUTATUD LÜHENDID ........................................................................................................... 3

SISSEJUHATUS ............................................................................................................................. 4

TERMINID ...................................................................................................................................... 5

1. TOETUSE ANDMISE ALUSED......................................................................................... 7

1.1. Nõuded toetuse taotlejale .................................................................................................. 7

1.2. Projekti sobivus ................................................................................................................. 7

1.3. Nõuded projekti elluviijale ja juhtimisele ......................................................................... 8

1.4. Projekti eelarve ja selle rahastamine ................................................................................. 8

1.5. Taotlusvorm ja lisadokumendid ........................................................................................ 9

1.6. Taotluse esitamine ............................................................................................................ 9

2. TAOTLUSVOORU EESMÄRGID, EELARVE, TEGEVUSE ELLUVIIMISE AEG

NING SIHTRÜHMAD .................................................................................................................. 10

2.1. Taotlusvooru eesmärgid, eelarve ja projektide elluviimise aeg ...................................... 10

2.2. Sihtrühmad ...................................................................................................................... 10

3. TAOTLUSTE HINDAMINE .................................................................................................... 11

3.1. Taotluste vormilise vastavuse ja abikõlblikkuse kontroll ............................................... 11

3.2. Taotluse sisuline hindamine ............................................................................................ 12

3.3. Teave tehtud otsuse kohta ............................................................................................... 12

4. TOETUSE JA KAASFINANTSEERINGU KASUTAMINE ........................................... 13

4.1. Toetuse ja kaasfinantseeringu kasutamise üldtingimused .............................................. 13

4.2. Projekti dokumentatsiooni säilitamine ............................................................................ 13

4.3. Toetuslepingu muutmine ................................................................................................ 13

5. VÄLJAMAKSETE TEGEMINE JA ARUANDLUS ........................................................ 14

6. AVALIKUSTAMINE ........................................................................................................ 14

3

KASUTATUD LÜHENDID

AMIF – Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond

EK - Euroopa Komisjon

EL – Euroopa Liit

SiM – Siseministeerium

VV – Vabariigi Valitsus

4

SISSEJUHATUS

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond (edaspidi ka fond või AMIF) asutati perioodiks

2014– 2020 Euroopa Parlamendi ja Nõukogu 16.04.2014 määrusega nr 516/2014.

Fondi üldeesmärk on aidata kaasa rändevoogude tõhusale juhtimisele ning ühise varjupaiga-,

täiendava või ajutise kaitse poliitika ja ühise rändepoliitika rakendamisele, tugevdamisele ja

edasiarendamisele, austades seejuures täiel määral Euroopa Liidu põhiõiguste hartas sätestatud

õigusi ja põhimõtteid.

Üldeesmärgi raames toetab fond järgmiste ühiste erieesmärkide saavutamist:

a) Euroopa ühise varjupaigasüsteemi kõigi aspektide, sh selle välismõõtme tugevdamine ja

arendamine;

b) seadusliku rände toetamine liikmesriikidesse kooskõlas nende majanduslike ja

sotsiaalsete vajaduste, näiteks tööturu vajadustega, tagades seejuures liikmesriikide

sisserändesüsteemide terviklikkuse, ning kolmandate riikide kodanike tulemusliku

integreerimise edendamine;

c) liikmesriikides selliste õiglaste ja tõhusate tagasisaatmisstrateegiate edendamine, mis

aitavad võidelda ebaseadusliku sisserände vastu, keskendudes eelkõige tagasipöördumise

püsivusele ja tulemuslikule päritolu- ja transiidiriiki tagasivõtmisele;

d) liikmesriikide vahel solidaarsuse ja vastutuse jagamise suurendamine, pöörates

tähelepanu eeskätt rändajate ja varjupaigataotlejate voogudest enim mõjutatud

liikmesriikidele, sealhulgas praktilise koostöö kaudu.

AMIF-i rakendamine toimub riikliku programmi alusel. Eesti riiklik programm on leitav

Siseministeeriumi kodulehelt: https://www.siseministeerium.ee/et/eesmark-

tegevused/valisvahendid/varjupaiga-rande-ja-integratsioonifond. Fondi taotlusvoorud viiakse läbi

riikliku programmi alusel. AMIF-i vahendeid saab kasutada kuni 31.12.2022.

AMIF-i riiklikku programmi rakendatakse avalike ja piiratud taotlusvoorude ning otsetoetuste

andmise kaudu. SiM võib anda otsetoetust, kui projekti iseärasuste või asjaomaste asutuste

tehnilise pädevuse või halduspädevuse tõttu, de jure või de facto monopoolse seisundi tõttu, ei ole

muid võimalusi. Politsei- ja Piirivalveamet on alates 1. jaanuarist 2010. a de jure monopoolses

olukorras ministeeriumi ja tema valitsemisala sisejulgeoleku tagamiseks vajalike varjupaiga- ja

tagasisaatmisvaldkonna teenuste osutamisel.

AMIF-ist perioodiks 2014-2020 toetuse andmise juhend toetuse taotlejale (edaspidi ka juhend) on

koostatud toetuse taotlejale selgitamaks fondist toetuse ja kaasfinantseeringu andmise aluseid,

aruandlust ja väljamaksete tegemise korda. Lisaks juhendile tuleb toetuse taotlejal tutvuda AMIF-

i kulude abikõlblikkuse reeglitega, AMIF-i riikliku programmiga ja teiste Siseministeeriumi

kodulehel asuvate fondi puudutavate dokumentidega.

Edukaid projekte rahastatakse AMIF-ist (75% projekti eelarvest) ja riigieelarvelistest (25%

projekti eelarvest) vahenditest.

5

TERMINID

Abikõlblik kulu

AMIF-i abikõlblikkuse reeglites (lisa 19) nimetatud kulu, mis on

kooskõlas riigisiseste ja EL-i õigusaktidega, sh horisontaalse

määrusega.

Abikõlblikkuse periood Toetuslepingus sätestatud rahaliste vahendite kasutamise alguse ja

lõpptähtaja vaheline periood. Ajavahemik, mille jooksul peab

projekti abikõlblik kulu olema tekkinud ja tegevused ellu viidud

(so tööd tehtud, teenused osutatud ja tooted tarnitud).

Kuludokument peab olema väljastatud abikõlblikkuse perioodi

jooksul. Makseid võib teha ka pärast abikõlblikkuse perioodi

lõppu, kuid mitte hiljem, kui projekti lõpparuande esitamise

hetkeks.

Auditeerimisasutus

AMIF-i rakendamisel osalev SiM-i siseauditi osakond, kes

tegutseb teistest osalevatest struktuuriüksustest sõltumatult, et

kontrollida ja auditeerida toetuse kasutamist.

Eelarveaasta EK-le raamatupidamise aastaaruannete esitamise aluseks olev

periood, mis algab 16.10.N-1 ja lõpeb 15.10.N.

Erimäärus Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 516/2014, millega

luuakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifond, muudetakse

nõukogu otsust 2008/381/EÜ ning tunnistatakse kehtetuks

Euroopa Parlamendi ja nõukogu otsused nr 573/2007/EÜ ja nr

575/2007/EÜ ja nõukogu otsus 2007/435/EÜ (ELT L 150,

20.05.2014, lk 168–194).

Horisontaalne määrus Euroopa Parlamendi ja nõukogu määrus (EL) nr 514/2014, millega

sätestatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi ning

politseikoostöö, kuritegevuse tõkestamise ja selle vastu võitlemise

ning kriisiohje rahastamisvahendi suhtes kohaldatavad üldsätted

(ELT L 150, 20.05.2014, lk 112–142).

Juhtrühm Horisontaalse määruse artikli 13 lõike 4 alusel moodustatud

riikliku programmi järelevalve eest vastutav organ, mille ülesanne

on analüüsida programmi rakendamist ja eesmärkide

saavutamiseks tehtud edusamme. Juhtrühma töökord kehtestatakse

ja selle liikmed määratakse siseministri käskkirjaga.

Kaasfinantseering Eesti riigi eelarvest eraldatav rahaline toetus, mis on minimaalselt

25% projekti maksumusest.

Kontrolljälg

Toetuse kasutamisel tehtud otsuseid ja tehinguid tõendav

dokumentatsioon. Elektroonilise menetluse korral peab

kontrolljälje arhiveerima elektroonilist taasesitamist võimaldaval

viisil.

Kuluartikkel Projekti eelarve kululiigi alajaotus (nt tööjõukulude puhul

projektijuhi töötasu, raamatupidaja töötasu, maksud jne).

Kuludokument

Majandustehingut kinnitav dokument, mis vastab

raamatupidamise seaduses nimetatud algdokumendi nõuetele, ning

palgaarvestuse puhul palgaarvestust tõendav väljavõte (nt

palgaleht).

Kululiik Projekti eelarve põhijaotus (nt tööjõukulud, sõidu- ja lähetuskulud,

mis jaguneb omakorda kuluartikliteks.

Omafinantseering

Toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite rahaline

panus projekti. Omafinantseeringu hulka arvestatakse ainult

toetuse saaja või teiste projektis osalevate partnerite tehtavad

abikõlblikud kulud.

6

Partner Toetuse taotluses nimetatud juriidiline isik, riigiasutus, kohaliku

omavalitsuse asutus või rahvusvaheline organisatsioon, kes osaleb

projekti rakendamisel ja kellel tekivad selle käigus kulud.

Projekt Kindlaks määratud tulemuse, eelarve ja ajavahemiku jooksul

elluviidav tegevus või seotud tegevuste kogum, millega kaasnevate

kulude hüvitamiseks toetust taotletakse ja kasutatakse.

Riiklik programm EK ja VV heaks kiidetud AMIF-i vahendite kasutamise

strateegiline dokument, mille alusel kavandatakse ja viiakse ellu

tegevusi. Leitav www.amif.ee.

Rikkumine

EL-i või riigisisese õigusakti mistahes sätte rikkumine tegevuse või

tegevusetuse kaudu, mis kahjustab või võib kahjustada EL-i

üldeelarvet põhjendamatu kulu tõttu.

Sihtrühm Isikud, kellele toetatavad tegevused on suunatud ning kes on

sihtrühmana erimääruses nimetatud.

Toetus Rahaline abi, mis koosneb Eesti riigile antavast EL-i toetusest ja

kaasfinantseeringust.

Toetuse saaja

Taotleja, kelle taotlus toetuse saamiseks on rahuldatud ning kellega

on sõlmitud toetusleping.

Toetuse taotleja Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised

isikud, eraõiguslikud juriidilised isikud, valitsusasutused,

valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised

organisatsioonid, kelle põhikirjalised eesmärgid vastavad

planeeritud tegevustele.

Toetusleping

Vastutava asutuse ja toetuse saaja vaheline leping projekti

elluviimiseks eraldatud toetuse kasutamiseks.

Vastutav asutus Vastavalt VV 13. novembri 2014. a korraldusele nr 482 on AMIF-

i VA SiM. SiM-i põhimääruse kohaselt täidab AMIF-i

rakendamisel VA peamisi ülesandeid VVO.

7

1. TOETUSE ANDMISE ALUSED

Toetuse taotleja ning tema esitatud taotluses kirjeldatud kavandatavad tegevused ja kulud peavad

olema abikõlblikud, st vastama toetuse saamise tingimustele. Toetuse taotlemisel on oluline, et

taotleja veenduks nii enda kui ka oma projekti nõuetele vastavuses, st eelkõige kavandatavate

tegevuste ja kulude abikõlblikkuses.

Taotleja projekti hindamisel lähtutakse alljärgnevatest üldistest abikõlblikkuse reeglitest:

 taotleja ja partnerite abikõlblikkus;

 projekti ja tegevuste abikõlblikkus;

 kulude abikõlblikkus (kulu toimumise aeg, kulu eesmärk).

Taotleja on taotluse hindamise ajal kohustatud:

 esitama taotluse menetleja nõudmisel taotleja ja taotluse kohta lisateavet nõutud vormis ja

tähtajal;

 teavitama viivitamata taotluse menetlejat taotluses esitatud andmete muudatustest või

ilmnenud asjaoludest, mis võivad mõjutada taotluse kohta otsuse tegemist.

1.1. Nõuded toetuse taotlejale

Toetuse taotlejateks võivad olla avalik-õiguslikud juriidilised isikud, eraõiguslikud juriidilised

isikud, valitsusasutused, valitsusasutuste hallatavad asutused või rahvusvahelised

organisatsioonid, kelle põhikirjalised eesmärgid vastavad planeeritud tegevustele. Taotlejal peab

olema piisav administratiivne võimekus projektide elluviimiseks.

Toetuse taotlejale kohalduvad järgmised nõuded:

 taotleja ei ole pankrotistunud ega likvideerimisel, tema tegevuse suhtes ei ole alustatud

kohtumenetlust, tema tegevus ei ole peatatud, ta ei ole muus piiravas olukorras, mis tuleneb

riigi õigusaktides sätestatud korrast;

 taotleja ja/või partneri suhtes ei ole algatatud likvideerimis-, saneerimis- või

pankrotimenetlust või mõnda muud õigusaktides sätestatud menetlust;

 taotlejal ja/või partneril ei ole Maksu- ja Tolliameti andmeil maksuvõlglane;

 taotleja ja/või partner ei ole jätnud varem riigieelarvelistest, Euroopa Liidu või välisabi

vahenditest saadud ja tagasimaksmisele kuuluvad summasid tagasi maksmata või toetuse

tagasimaksmise ajatamise korral jätnud tasumata tagasimaksed ettenähtud tähtajal ja

summas;

 taotleja ja/või partner ei ole varem sama kulu hüvitamiseks saanud riigieelarvelistest,

Euroopa Liidu või välisabi vahenditest raha;

 taotleja ja/või partner ei ole esitanud Siseministeeriumile toetuse taotlemisel

valeinformatsiooni;

 taotleja ja/või partner ei ole rikkunud eetikaklauslit, st taotleja ei ole püüdnud otseselt või

kaudselt (kolmandate isikute kaudu) saada konfidentsiaalset informatsiooni (sh teiste

taotlusvooru esitatud projektide kohta) või mõjutada hindamiskomisjoni taotlusvooru

hindamise ajal.

Projektile või projekti üksikutele tegevustele samal ajal mitmetest riigieelarvelistest,

Euroopa Liidu või välisabi vahenditest toetuse taotlemisel peab taotleja esitama sellekohase

teabe Siseministeeriumile.

1.2. Projekti sobivus

Fondist rahastatav projekt peab vastama järgmistele tingimustele:

 projekt keskendub taotlusvooru meetme ning selle alategevuse elluviimisele;

8

 toetus on projekti teostamiseks vajalik, st ilma toetuseta ei ole projekti kavandatud kujul

ning ajagraafikus võimalik ellu viia;

 taotlejal on projekti elluviimiseks vajalikud õiguslikud eeldused ja taotleja on

organisatsiooniliselt võimeline projekti ellu viima, tal on projekti elluviimiseks vajalikud

teadmised, oskused, kogemused ning ta tagab projekti jätkusuutlikkuse pärast selle

lõppemist;

 projekt on mittetulunduslik.

NB! Trükiste ja muude materjalide avaldamise kulu trükitud või elektroonsel kujul (välja

arvatud koolituste jaotusmaterjalid koolitusel osalejatele) on abikõlblik vaid juhul, kui

materjalide käsikirjad või kavandid on enne avaldamist kirjalikult kooskõlastatud SiM-iga.

1.3. Nõuded projekti elluviijale ja juhtimisele

Olenemata projekti rahalisest mahust, peab fondist rahastatava projekti elluviimiseks olema

projektil:

 projektijuht – tegeleb toetuse saaja juures projekti igapäevase korraldamisega. Projektijuhi

ülesanne on tagada projekti igapäevane fondi reeglitele ja lepingule vastav elluviimine ning

tulemuste saavutamine. Projektijuht on kontaktisik, kes suhtleb vastutava asutusega;

 raamatupidaja – teostab projekti raamatupidamist vastavalt õigusaktidele, sealhulgas

kontrollib algdokumente ja kirjendab need registrisse ning arvestab töötasusid ja makse;

 projekti juhtkomisjon – toetuse saaja kaasab juhtkomisjoni partnerid, esindaja(d), projekti

elluviimist toetavate asutuste esindajad. AMIF-i vastutava asutuse esindaja (SiM

välisvahendite osakonna nõunik) osaleb juhtkomisjonis vaatlejana. Taotluse vormis 1

punktis 13.1 peab kirjeldama juhtkomisjoni ülesandeid ja koosseisu üldiselt. Projekti

juhtkomisjoni täpne koosseis nimetatakse projekti elluviija ja vastutava asutuse koostöös

toetuslepingu sõlmimise järgselt. Juhtkomisjon arutab projekti elluviimisel tekkinud

küsimusi ja võtab vastu olulised projekti eesmärkide täitmist mõjutavad otsused. Soovitav

on juhtkomisjoni koosolekuid korraldada vähemalt üks kord poolaastas.

Projekti meeskonna liikmeteks loetakse ainult need isikud, kellel on projektis otsene roll, nende

isikute tööjõukulud on eelarves kirjeldatud kululiigi „Otsesed kulud“ all. Toetuse taotleja otsustab

ja põhjendab, millistel isikutel on projektis otsene roll, põhjenduse peab nimetama taotlusvormil

projekti juhtimissüsteemi kirjelduses. Projekti elluviimist toetavaid isikuid ei loeta projekti

meeskonda kuuluvateks ja nende tööjõukulud kantakse projekti eelarvesse kululiigi „Kaudsed

kulud“ alla.

Taotlusele peab lisama projekti meeskonna liikmete ametijuhendid või töökirjeldused.

Töötaja tavapäraste tööülesannete täitmise rahastamine projekti raames on abikõlbmatu kulu.

1.4. Projekti eelarve ja selle rahastamine

Projekti eelarvevormil peab täitma ainult esimese lehe ehk A-osa. B- ja C-osa täidetakse

projekti elluviimise jooksul ja esitatakse SiM-ile koos projekti aruandlusega.

Projekti eelarves peab nimetama kõik projektiga seotud kulud ja tulud. Projekti eelarve peab olema

tasakaalus. Abikõlblikud kogukulud peavad võrduma kogutuludega ning projekti käigus saadud

sissetulekud peab projekti kuludest maha arvama. Projekte rahastatakse AMIF-ist (75% projekti

kogumaksumusest) ja riiklikust kaasfinantseeringust (25% projekti kogumaksumusest).

Kulud Tulud

+ otsesed kulud + AMIF-i toetus

9

+ kaudsed kulud (kuni 7 (seitse) protsenti

otsestest kuludest)

+ riiklik kaasfinantseering

= abikõlblikud kulud kokku

+ omafinantseering

+ projekti käigus saadud sissetulekud

= tulud kokku

Kõik kulud peavad olema põhjendatud, läbipaistvad ja detailselt kuluartiklite kaupa selgitatud.

Toetust antakse ainult põhjendatud ja abikõlblikele kuludele (vt kulude abikõlblikkuse reegleid).

Projekti maksumuse arvestamine on hinnanguline, kuid see peab siiski andma piisavalt täpse

tulemuse, et projekti elluviimise käigus ei osutuks vajalikuks eelarvet sageli muuta (st teatud

tegevusteks jääb raha puudu või teatud kulude puhul tekib ülejääk). Muudatuste tegemisel peab

arvestama olulise ajakuluga. Muudatusi ei tohi enne ellu viia, kui vastutav asutus on selleks loa

andnud.

1.5. Taotlusvorm ja lisadokumendid

Taotlusvormid edastatakse Politsei- ja Piirivalveametile varade, planeerimise ja tehnoloogia

asekantsleri kirjaga SIM-i dokumendihaldussüsteemi kaudu.

Taotlus koosneb järgnevatest dokumentidest:

 toetuse taotlemise vorm;

 projekti detailne eelarve MS Excel formaadis;

 taotleja organisatsiooni asutamisdokumentide ja muude organisatsiooni alusdokumentide

koopiad (põhikiri, põhimäärus vms);

 tõend taotleja ja partneri(te) maksuvõlgnevuse puudumise kohta (ei esitata, kui andmeid

saab kontrollida avalikust andmebaasist);

 partnerluse kinnitus(ed) (allkirjastatud ja kuupäevastatud partneri poolt ) (kui kohaldub);

 projekti meeskonnaliikmete ametijuhendid või töökirjeldused.

Taotlus koostatakse ametlikel vormidel, eesti keeles, trükitult, A4-lehel. Taotlusvorme muuta ei

tohi, välja arvatud juhul, kui vormil on antud vastav juhis. Taotluse peab allkirjastama

allkirjaõiguslik isik. Taotlusvoorus esitatud taotlusi esitajale ei tagastata ega kommenteerita. Kõik

taotluse vormistamise ja esitamisega seotud kulud kannab taotluse esitaja.

1.6. Taotluse esitamine

Taotluse esitamise tähtaeg: 28. veebruar 2019. a

Taotluse peab SiM-le esitama elektroonselt digitaalselt allkirjastatuna. Digitaalselt

allkirjastatud elektroonilise taotluse peab saatma aadressil [email protected].

Lisaks peab taotluse elektroonse versiooni esitama ka Wordi ja Exceli failina e-posti teel fondi

kontaktisikule SiM-is: Kristi Lillemägi, Siseministeeriumi välisvahendite osakonna nõunik,

[email protected]

10

2. TAOTLUSVOORU EESMÄRGID, EELARVE, TEGEVUSE ELLUVIIMISE AEG

NING SIHTRÜHMAD

2.1. Taotlusvooru eesmärgid, eelarve ja projektide elluviimise aeg

2.1.1. Taotlusvooru eesmärk on tagada rahvusvahelise kaitse taotluste menetlusvõimekuste

jätkusuutlikkus süsteemse ja koordineeritud koolituskava rakendamisega kõikidele

sihtrühmaga kokku puutuvatele ametnikele.

2.1.1.1. Abikõlblikud tegevused:

a) Rahvusvahelise kaitse taotluste menetlejate, sh rahvusvahelise kaitse taotluste

menetlemise reservis olevate ametnike jt rahvusvahelise kaitse taotlejatega kokku

puutuvate töötajate süsteemne koolitamine, sealhulgas nende spetsialiseerumise

toetamine, koolitamiseks vajalike seminaride, töötubade, töövisiitide jms korraldamine

ning välisekspertide kutsumine Eestisse. Koolituste korraldamisel peab muuhulgas

arvestama Euroopa Parlamendi ja nõukogu direktiivist 2013/32/EL ja/või direktiivist

2013/33/EL tulenevaid nõudeid;

b) Rahvusvahelise kaitse valdkonna töötajate sihtgruppide põhiste ning Euroopa

Varjupaiga Tugiameti (EASO) koolituskavadel põhinevate koolitusmoodulite

väljatöötamine ja arendamine.

2.1.2. Täpne projekti abikõlblikkuse periood määratakse toetuslepingus. Taotlusvoorus

toetatakse projekte, mis algavad kõige varem 01.04.2019 ja kestavad kuni 30.06.2021.

Kulud, mis on tehtud enne Siseministeeriumi langetatud otsust taotluse kohta, tehakse

taotleja riisikol.

2.1.3. Taotluse kogueelarve ei tohi ületada taotlusvooru kogueelarvet. Vastutaval asutusel on

õigus toetada projekti osaliselt, näidates ära toetatavad tegevused.

Taotluse kogueelarve AMIF toetus (75%) Riiklik kaasfinantseering (25%)

200 000 eurot 150 000 eurot 50 000 eurot

2.1.4. Taotlus peab olema kooskõlas mitmeaastase riikliku programmi eesmärkidega ning

määruses kehtestatud abikõlblike tegevustega.

2.1.5. Projekt peab panustama Eesti mitmeaastases riiklikus programmis toodud indikaatori

täitmisse. Taotlusvormi punktis 10 tuleb määrata järgmise indikaatori sihttase projekti

lõpuks:

• nende isikute arv, kes on saanud varjupaigaalast koolitust fondi toetusel.

Projektile võib lisada täiendavaid indikaatoreid, need tuleb kirjeldada projekti tegevuskava

ja tulemuste vormis punktis 2.

2.2. Sihtrühmad

AMIF-i varjupaiga valdkonnas on abikõlblik järgmiste sihtrühmade toetamine:

a) pagulasseisundi või täiendava kaitse seisundiga inimesed direktiivi 2011/95/EL

tähenduses;

b) rahvusvahelise kaitse taotlejad, kelle suhtes ei ole veel tehtud lõplikku otsust;

c) ajutise kaitse seisundiga inimesed nõukogu direktiivi 2001/55/EÜ tähenduses;

11

d) inimesed, kes on või on olnud teisest liikmesriigist vastu võetud, rändekava alusel ümber

paigutatud või asustatud.

3. TAOTLUSTE HINDAMINE

AMIF-ist rahastatakse projekte, mille eesmärgid vastavad AMIF-i erimääruses nimetatud

eesmärkidele.

SiM registreerib laekunud taotluse ja omistab sellele projekti numbri.

Taotlust menetletakse kahes osas:

1) esimeses osas kontrollitakse esitatud taotluse vormilist vastavust, planeeritud tegevuste

ning kulude põhjendatust ja abikõlblikkust AMIF-ist;

2) teises osas hinnatakse taotluse sisu.

3.1. Taotluste vormilise vastavuse ja abikõlblikkuse kontroll

Kontrolli eesmärk on tuvastada taotlejate ja projektide vastavust õigusaktides, mitmeaastases

riiklikus programmis ning juhendmaterjalis kehtestatud abikõlblikkuse ja vormistusnõuetele ning

eelarves kirjeldatud kulude põhjendatust.

SiM kontrollib taotluse vormilist vastavust ning tegevuste ja kulude abikõlblikkust ning teavitab

taotlejat kirjalikult kontrolli tulemustest 15 tööpäeva jooksul alates taotlusvooru lõppkuupäevast.

Kui taotluse esmakordsel kontrollimisel avastatakse puudusi, antakse taotlejale viis tööpäeva aega

puuduste kõrvaldamiseks. Vajaduse korral peab toetuse taotleja esitama uue allkirjastatud taotluse.

Parandatud taotluste laekumisel viib SiM kümne tööpäeva jooksul läbi lisakontrolli.

Vormilise vastavuse ja abikõlblikkuse kontrolli teist korda mitteläbinud taotluse kohta teeb

SiM taotluse mitterahuldamise otsuse.

Vormilise vastavuse ja abikõlblikkuse kontrolliga tagatakse, et:

 taotleja vastab taotlusvooru tingimustele;

 taotleja on Eestis registreeritud juriidiline isik või rahvusvaheline organisatsioon;

 taotleja ei ole pankrotistunud ega likvideerimisel, tema tegevuse suhtes ei ole alustatud

kohtumenetlust, tema tegevus ei ole peatatud, ta ei ole muus piiravas olukorras, mis

tuleneb riigi õigusaktides sätestatust;

 taotlejal ja/või partneril on projekti elluviimiseks vajalik kvalifikatsioon, kogemus või

projekti elluviimiseks vajalikud õiguslikud eeldused;

 taotleja ja/või partneri suhtes ei ole algatatud likvideerimis-, saneerimis- või

pankrotimenetlust või mõnda muud õigusaktides sätestatud menetlust;

 taotlejal ja/või partner ei ole maksuvõlglane;

 taotleja ja/või partner ei ole jätnud varem riigieelarvelistest, EL-i või välisabi vahenditest

saadud ja tagasimaksmisele kuuluvaid summasid tagasi maksmata või toetuse

tagasimaksmise ajatamise korral jätnud tasumata tagasimaksed ettenähtud tähtajal ja

summas;

 taotleja ja/või partner ei ole varem sama kulu hüvitamiseks saanud raha riigieelarvelistest,

EL-i või välisabi vahenditest;

 taotleja ja/või partner ei ole esitanud SiM-ile toetuse taotlemisel valeteavet;

 taotlus on esitatud tähtajaks;

 kasutatud on kinnitatud taotlusvormi, taotleja ei ole taotlusvormi tekstile ühtegi täiendust

lisanud;

 taotlus on nõuetekohaselt allkirjastatud ja kuupäevastatud;

 taotluse on allkirjastanud allkirjaõiguslik isik;

12

 taotlus on esitatud trükituna ja eesti keeles, välja arvatud taotleja organisatsiooni põhikiri,

mis võib olla ka inglise keeles;

 taotlus sisaldab kõiki nõutud lisasid:

- projekti detailne eelarve;

- partnerluse kinnitus, kui seda on vaja;

- projekti meeskonna ametijuhendid või töökirjeldused, kui seda on vaja;

- juriidilise isiku kehtiva põhikirja või põhimääruse koopia, kui seda on vaja;

- tõend maksuvõlgnevuse puudumise kohta, kui seda on vaja;

 kaasatud partnerite puhul on partnerluse kinnitused allkirjastatud ja kuupäevastatud;

 projekt vastab taotlusvooru tingimustele;

 projekti tegevused toimuvad taotlusvooru tingimustes ette nähtud abikõlblikkuse

perioodil;

 projekti tulemusnäitajad on kooskõlas taotlusvooru tingimustes sätestatuga;

 projekti eesmärgid, oodatavad tulemused ja vajalikud tegevused on loogilises seoses,

põhjendatud ja mõõdetavad;

 projekti sihtrühm vastab taotlusvooru tingimustes nimetatud sihtrühmale;

 nõuded projekti teostamisele ja juhtimisele on täidetud;

 partneri kaasamist on taotluses põhjendatud ning partneri tegevused ja kulud on taotluses

kindlaks määratud;

 tegevused, millele toetust soovitakse, ei ole enne taotluse esitamist lõpetatud või täielikult

ellu viidud, sõltumata sellest, kas kulud on tasutud;

 taotluses on esitatud vastav teave, kui projektile või projekti üksikutele tegevustele

taotletakse toetust samal ajal teistest riigieelarvelistest, EL-i või muu välisabi vahenditest;

 projekti eelarve on detailne, finantsandmed on esitatud eurodes ning

vastavad taotlusvoorus väljakuulutatud tingimustele;

 kõik tabelites esitatud finantsandmed ja numbriline teave on õige;

 Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondist taotletav summa moodustab kuni 75%

kogukuludest;

 projekti eelarves nimetatud kulud on abikõlblikud;

 kaudsed kulud ei ületa seitset protsenti otsestest kuludest.

3.2. Taotluse sisuline hindamine

Taotluse menetlemise teises etapis hindavad taotluse sisu Siseministreeriumi pädevate

osakondade ametnikud kaasates vajadusel teiste pädevate asutuste teenistujaid. Taotluse puhul

hinnatakse järgmist:

 Kuivõrd on projekti vajalikkus põhjendatud ja kui otstarbekad on taotluses toodud

tegevused?

 Mil määral on kavandatud kulud vajalikud projekti elluviimiseks (sh kas projektiga seotud

isikute arv on optimaalne)?

Hindajatel on õigus teha ettepanek taotletud summa vähendamiseks, märkides hindamislehel, mis

osas taotlust ei rahastata.

Hindamisprotokolli alusel koostatakse SiM-i kantsleri käskkiri, millega määratakse taotluse

rahuldamine, osaline rahuldamine või mitterahuldamine. Käskkirjas märgitakse toetuse saaja,

projekti nimetus, AMIF-i toetuse suurim summa ning kaasfinantseeringu suurim osakaal

abikõlblikest kogukuludest. Osalise rahuldamise ja mitterahuldamise otsust põhjendatakse ning

viidatakse valiku- ja hindamiskriteeriumitele.

3.3. Teave tehtud otsuse kohta

SiM teavitab taotlejat toetuse saamisest või mittesaamisest kirjalikult. Otsus edastatakse taotlejale

SiM-i dokumendihaldussüsteemi kaudu.

13

Enne toetuslepingu sõlmimist peetakse toetuse saajaga läbirääkimisi ja vajadusel täpsustatakse

lepingu tingimusi.

4. TOETUSE JA KAASFINANTSEERINGU KASUTAMINE

4.1. Toetuse ja kaasfinantseeringu kasutamise üldtingimused

Toetuse ja kaasfinantseeringu kasutamise tingimused sätestatakse toetuslepingus. Toetuse saaja on

kohustatud:

 kasutama toetust ja kaasfinantseeringut ettenähtud tingimustel;

 tagama toetuse ja kaasfinantseeringu väljamaksmise eelduseks olevate dokumentide

nõuetele vastavuse ning kulude abikõlblikkuse;

 esitama toetuse ja kaasfinantseeringu saamise ja kasutamise kohta nõutud teabe ning

aruanded tähtaegselt;

 viivitamatult kirjalikult teavitama SiM-i taotluses esitatud või projektiga seotud andmete

muutumisest;

 taotlema eelnevat nõusolekut toetuse ja kaasfinantseeringu kasutamise tingimuste

muutmiseks;

 võimaldama vastutava asutuse, auditeerimisasutuse või Euroopa Komisjoni esindajatel

või nende volitatud isikutel kontrollide teostamist ja osutama selleks igakülgset abi, sh

võimaldama kontrollimiseks viibida toetuse saaja või projektis osaleva isiku ruumides ja

territooriumil, mis on seotud toetuse kasutamisega;

 eristama selgelt oma raamatupidamises toetuse ja kaasfinantseeringu kasutamisega

seotud kulud muudest kuludest ning kulusid kajastavad kulu- ja maksedokumendid

muudest kulu- ja maksedokumentidest;

 järgima projektiga seotud hangete tegemisel riigihangete seaduses sätestatud nõudeid;

 tagama projektiga seotud dokumentatsiooni säilitamise ning projekti eesmärgi täitmiseks

vajaliku vara säilimise ja sihtotstarbelise kasutamise ettenähtud tingimustel;

 näitama, et tegemist on toetuse ja kaasfinantseeringu abil elluviidava projektiga,

kasutades selleks ettenähtud sümboolikat ja teavitustingimusi;

 täitma talle muid toetuslepinguga pandud ülesandeid.

4.2. Projekti dokumentatsiooni säilitamine

Toetuse saaja tagab projektiga seotud dokumentatsiooni nõuetekohase säilitamise vähemalt seitse

aastat pärast projekti abikõlblikkuse perioodi lõpu kuupäeva. Kui pärast projekti lõppu avastatakse

rikkumine, pikeneb dokumentide säilitusaeg kuni seitse aastat alates päevast, mil toetuse saaja

tagastab SiM-ile toetuse ja kaasfinantseeringu.

4.3. Toetuslepingu muutmine

Toetuslepingut võib muuta SiM-i algatusel või toetuse saaja sellekohase kirjaliku taotluse alusel.

Toetuse saaja peab taotlema SiM-ilt toetuslepingu muutmist enne, kui esineb vähemalt üks

järgmistest asjaoludest:

 muutused seoses projekti tegevustega, mis mõjutavad oluliselt projekti eesmärkide

saavutamist;

 muutmist vajab projekti abikõlblikkuse periood;

 muutmist vajab projekti eelarve. Kui kululiikide vaheline muudatus on väiksem, kui

15% kululiigile prognoositud summast, ei pea toetuse saaja taotlema lepingu muudatust.

Kululiigi suurenemisel, mida hindamiskomisjon on otsustanud eelnevalt vähendada,

peab toetuse saaja taotlema ministeeriumilt lepingu muutmist sõltumata tehtava

muudatuse mahust;

 toetuse saaja avalduses esitatud muu asjaolu.

14

Muudatused, mis võivad avaldada mõju taotluse hindamise tulemusele hindamiskriteeriumide

alusel, ei ole reeglina lubatud. Toetuse saaja peab esitama SiM-ile kirjaliku taotluse lepingu või

selle lisa muutmiseks enne kavandatud muudatuse elluviimist.

5. VÄLJAMAKSETE TEGEMINE JA ARUANDLUS

Toetus ja kaasfinantseering makstakse toetuse saajale välja vastavalt toetuslepingus sätestatud

korrale:

 mitmeaastaste projektide eelmakse moodustab reeglina 50% projekti esimeseks aastaks

kinnitatud eelarvest. Vahemaksete graafik määratakse kindlaks toetuslepingus vastavalt

projekti perioodile;

 eelmakse kantakse taotlejale üle 14 kalendripäeva jooksul pärast toetuslepingu

allkirjastamist mõlema poole poolt;

 vahemakse tehakse 14 kalendripäeva jooksul pärast vahearuande heakskiitmist.

Vahemakse saamiseks esitab toetuse saaja SiM-ile vahemakse taotluse ja vahearuande

koos selle juurde kuuluvate lisadega;

 toetuse saaja kannab projekti lõppedes kasutamata vahendid SiM-ile tagasi.

Toetuse saaja aruandluskohustus sätestatakse toetuslepingus. Toetuse saaja on kohustatud esitama

SiM-ile järgmised aruanded:

 vahearuanne, mitmeaastaste projektide puhul mitu vahearuannet:

- esitamise täpne aeg lepitakse kokku toetuslepingus;

- esitama peab tegevuse aruande ja kuluaruande ning aruandlusperioodi kõigi või

SiM-i moodustatud valimi alusel kulu- ja maksedokumentide koopiad1;

 lõpparuanne:

- 1,5 kuu jooksul pärast projekti abikõlblikkuse lõpptähtaega;

- esitama peab tegevuse ja kuluaruande, mis kajastab kogu projektiperioodi ning kõik

veel esitamata või SiM-i moodustatud valimi alusel kulu- ja maksedokumentide

koopiad.2

Projektide kohta, mis panustavad Eesti mitmeaastases riiklikus programmis nimetatud

väljundinäitajate täitmisse, esitatakse iga aasta 25. oktoobriks SiM-ile perioodi 16.10.N-1 kuni

15.10. N3 kohta aruande ühiste indikaatorite täitmise kohta.

6. AVALIKUSTAMINE

Projekti toetamine AMIF-i vahenditest ja kaasfinantseerimine riiklikest vahenditest peab olema

selgesti nähtav iga projektiga seotud tegevuse puhul. Nõuded avalikustamisele sätestatakse

toetuslepingus.

1 Siseministeerium teeb projekti aruannete ja maksetaotluste haldus- ja finantskontrolli reeglina kõigi aruandes toodud

kulude ja neid tõendavate dokumentide kohta. Erandina võib Siseministeerium projekti aruannete ja maksetaotluste

haldus- ja finantskontrolli teha valimi alusel nende toetuse saajate puhul, kes on juba AMIF-ist või varasemalt toetust

Euroopa Pagulasfondist või Euroopa Tagasipöördumisfondist toetust saanud. Siseministeerium koostab valimi

kaalutlusõiguse alusel. 2 Siseministeerium teeb projekti aruannete ja maksetaotluste haldus- ja finantskontrolli reeglina kõigi aruandes toodud

kulude ja neid tõendavate dokumentide kohta. Erandina võib Siseministeerium projekti aruannete ja maksetaotluste

haldus- ja finantskontrolli teha valimi alusel nende toetuse saajate puhul, kes on juba AMIF-ist või varasemalt toetust

Euroopa Pagulasfondist või Euroopa Tagasipöördumisfondist toetust saanud. Siseministeerium koostab valimi

kaalutlusõiguse alusel. 3 Tegemist on fondi horisontaalses määruses sätestatud eelarveaastaga.

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

Politsei- ja Piirivalveamet

31.01.2019 nr 14-8.6/670-1

Toetuse taotlemise juhendi ja vormide edastamine

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi

rakendamiseks

Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondi (AMIF) raames viiakse projekte ellu Eesti riikliku

mitmeaastase programmi alusel.

Edastame Teile vormid varjupaiga valdkonnaga seotud koolitustegevuste rahastamise taotlemiseks,

millest palume taotluse koostamisel lähtuda. Lisaks edastame juhendmaterjali, mis on abiks projekti

tegevuste planeerimisel ja taotlusvormi täitmisel.

Tegevuste elluviimist rahastatakse Varjupaiga-, Rände- ja Integratsioonifondist (75% projekti

abikõlblikest kuludest) ning riigieelarvest (25% projekti abikõlblikest kuludest).

Palume esitada täidetud taotlusvorm koos lisadokumentidega Siseministeeriumile digitaalselt

allkirjastatuna hiljemalt 28.02.2019.

Lugupidamisega

(allkirjastatud digitaalselt)

Piret Lilleväli

varade, planeerimise ja tehnoloogia

asekantsler

Lisad:

1. Toetuse taotlemise vorm

2. Projekti tegevuskava ja tulemused

3. Projekti eelarve, rahastusallikad, kuluaruanne ja maksetaotlus

4. Partnerluse kinnitus

Pikk 61 / 15065 Tallinn / 612 5008 / [email protected] / www.siseministeerium.ee

Registrikood 70000562

5. Toetusleping

6. AMIF-i kulude abikõlblikkuse reeglid

7. AMIF-i otsetoetuse taotlemise juhend

Kristi Lillemägi 6125147

[email protected]