Vastus selgitustaotlusele

ERAELU KAITSE JA RIIGI LÄBIPAISTVUSE EEST

Tatari tn 39 / 10134 Tallinn / 627 4135 / [email protected] / www.aki.ee / registrikood 70004235

Lp Kadri Kruusaauk

[email protected]

Teie 29.05.2024 nr Meie 28.06.2024 nr 2.2-9/24/1490-2

Vastus selgitustaotlusele

Andmekaitse Inspektsioon (AKI) sai Teie pöördumise, milles kirjutate: Uurin, kas tööandjana on meil võimalus kandidaadilt paluda esitada lõppvoorus (enne tööpakkumise tegemist) koopiat elamisloast, et tuvastada, kas on alust Eestis viibimiseks ja töötamiseks või et prognoosida kui kaua võib võtta aega tööloa menetlemine (millest sõltub tihti ka reaalne tööle asumise aeg).

Isikuandmeteks on igasugune teave tuvastatud või tuvastatava füüsilise isiku kohta. Isikuandmete

kaitse üldmääruse (IKÜM) art 5 lg 1 p a sätestab, et isikuandmete töötlemine peab olema seaduslik

ja andmesubjektile läbipaistev; samuti tohib isikuandmeid koguda üksnes kindlaksmääratud

õiguspärastel eesmärkidel (art 5 lg 1 p b) ning koguda tuleb eesmärgi seisukohalt võimalikult vähe

andmeid (art 5 lg 1 p c).

Seega esmalt peaksite välja selgitama, millisel õiguslikul alusel Te selliseid andmeid töötlete. Siin

võib abiks olla ka konsulteerimine Tööinspektsiooniga, kes saab selgitusi anda välismaalaste

värbamisel kehtivate regulatsioonide osas, kust võib ka selguda, et Teil on kohustus kontrollida, et

isik, kellega plaanite töölepingut sõlmida, viibib Eestis seaduslikul alusel (viisa, tähtajaline või

tähtajatu elamisluba). Täiendava info saamiseks välismaalase Eestis töötamise õiguse ja selle

kontrollimise kohta võib abiks olla ka Politsei- ja Piirivalveameti koduleht. Muuhulgas saab teatud

juhtudel elamisloa kehtivust sealselt kodulehel ka kontrollida:

https://www.politsei.ee/et/paringud/elamisloa-kehtivus

Veebilehelt www.eesti.ee leitava info kohaselt on seadusliku aluseta Eestis viibival isikul keelatud

töötada (https://www.eesti.ee/et/toeoe-ja-toeoesuhted/toeoetamise-alused/vaelismaalase-

toeoetamine-eestis ). Seega võiks sellest järeldada, et tööandjal on muuhulgas kohustus

kontrollida, kas isik viibib Eestis seaduslikul alusel või mitte. Siinjuures võib abiks olla ka

välismaalaste seadusest1. Ent nagu eelpool mainitud, soovitaksime Teil konsulteerida selles

küsimuses ka Tööinspektsiooniga just küsimuses, kas ja kui kaugele läheb tööandja kohustus isiku

legaalse Eestis viibimise kontrollimisel, sest see annab ka vastuse küsimusele kas, millisel

õiguslikul alusel ja milliste dokumentide alusel Te seda kohustust täitma peate.

Lisaks selgitame, et tööandjal on lepingu sõlmimisel igati õigus küsida klientidelt esmatähtsaid

isikuandmeid (nimi, isikukood, kontaktandmed) ning kontrollida isikusamasust. Isikusamasuse

tuvastamiseks on võimalik küsida isikut tõendavat dokumenti ja kontrolli läbiviimiseks seda

vaadata. Küll aga piirdubki üldistel juhtudel lepingu alusel andmetöötlus eeltooduga ehk

isikusamasus tuvastatakse dokumendi vaatamise ja dokumendil oleva pildi ja kliendi

võrdlemisega. Ka isikut tõendavast dokumendist koopia tegemine ja säilitamine ei saa olla aga

1 https://www.riigiteataja.ee/akt/107062024015?leiaKehtiv

2 (2)

enam vajalik lepingu täitmiseks ning õiguslik alus selliseks tegevuseks saab tuleneda eriseadusest

(nt rahapesu tõkestamise ja terrorismi rahastamise seaduse § 21), mis enamus juhtudel eelduslikult

ei kohaldu.

Eelnevast tulenevalt ja eeldusel, et olete veendunud, et mõnest eriseadustest ei tule kohustust

elamisloa või viisa olemasolu kohta töölepingu sõlmimisel andmeid säilitada, saate kaaluda ka,

kas otstarbekam, minimaalsuse printsiibi järgiv ning samas isikule vähem koormav on vastavast

dokumendist koopia küsimine või sellise dokumendi ette näitamine. Samuti tuleks kaaluda, kas

Teil on võimalik sellist teavet ise koguda (nt eespool viidatud lingi abil). Viimaks, kui olete

otsustanud siiski koopiate küsimise kasuks, tuleks kaaluda kaua just selliseid andmeid säilitatakse.

Nimelt teatud juhtudel on küll töösuhetega seotud dokumentatsiooni säilitamisele kehtestatud üsna

pikad säilitustähtajad, kuid need ei laiene automaatselt absoluutselt kõigile andmetele, mida

töösuhte käigus töötaja käest või kohta kogunud olete. Kui andmete edasiseks säilitamiseks

vajadus puudub, tuleb need ka kustutada.

Lõpetuseks aga peaks selline andmetöötlus kajastuma ka Teie andmekaitsetingimustes, mida

töötajatele tutvustada, millest nähtub mida ja miks nende kohta kogutakse ning kaua ja mis

põhjusel säilitatakse.

Rohkem informatsiooni andmekaitsealaste teemade kohta leiate Andmekaitse Inspektsiooni

kodulehelt www.aki.ee. Aga kui Teil on vaja konkreetsemat õiguslikku seisukohta lähtuvalt

konkreetsetest asjaoludest siis soovitame pöörduda õigusnõustajate (advokaadid, juristid jne)

poole. Samuti leiab informatsiooni andmetöötleja vastutusest ning kohustustest siit.

Loodan, et minu selgitustest on abi.

Lugupidamisega

Liina Kroonberg

jurist-konsultant

peadirektori volitusel