Pakkumuskutse

1

Annex 2

TENDER FORM "Preparation of guidelines for increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes"

1. TENDERER'S DATA

Tenderer's name

E-mail address

Phone number

2. DESCRIPTION OF PREPARATION OF THE GUIDELINES

The tenderer describes how they envisage the process of preparing the guidelines. 1) compliance of the guidelines with the content of the technical description; 2) an overview of the main cooperation partners in the preparation of the guidelines and what role they play in terms of the purpose of the guidelines, including cooperation with the SIB (the Contracting Authority); 3) the general schedule for the performance of the agency contract, including how the goals stated in the basic procurement documents will be met on time.

3. TOTAL COST

Total cost¹ If necessary, use the European Commission's exchange rate calculator: Vajadusel kasutada Euroopa Komisjoni vahetuskursi kalkulaatorit: https://commission.europa.eu/funding- tenders/procedures-guidelines- tenders/information-contractors-and- beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en

¹Total cost - include all costs necessary for the provision of the service in the price of the

tender.

Annex 1 Technical description Preparation of guidelines for increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes 1. in July 2024, Estonia will take over the presidency of the Baltic Sea Council (BSC). The Social Insurance Board is represented in the Baltic Sea Council's expert group for children at risk (CBSS EG-CAR). During Estonia's presidency, the main focus of the expert group on children at risk is the involvement of children, prioritizing the active involvement of children in the design of policies and practices that directly affect them. During the Norwegian Presidency in 2022, CBSS EG-CAR organized a comprehensive mapping of child protection systems in BSC countries. The final report of the mapping revealed a common challenge for all countries: difficulties in effectively including children's voice, perspective and participation in their case management, planning and decision-making processes. The CBSS EG-CAR Strategy 2020-2025 lists children's participation as an important priority. One of the roles of the expert group is to explore specific methodologies for the ethical and meaningful participation of children in the context of the work of the expert group, promoting the involvement of children from different backgrounds and situations. Creating guidelines to increase children's involvement in child protection casework and decision-making processes meets the priorities of the CBSS EG-CAR Strategy 2020-2025, especially the priority "Partnerships for Children's Rights and Protection," as it promotes the development and implementation of tools and practices to ensure that children's voices are integrated into decisions that affect their lives . Article 3 of the UN Convention on the Rights of the Child (CRC) and Article 5 of the [Estonian] Child Protection Act both emphasize the importance of putting the best interests of the child first when making decisions in matters concerning children. Also, both the UN Convention on the Rights of the Child (Article 12) and the Child Protection Act state that every child has the right to express his/her independent opinion in all matters concerning him/her and the right to have his/her opinion taken into account. These frameworks ensure that both individual rights, such as the expression of personal opinion, and collective rights, which concern the well-being and interests of groups of children, are respected and integrated into all relevant decision- making processes. The purpose of the tender is to obtain prepared guidelines that describe the best practices and tools for involving children at both individual and collective levels, taking into account experiences and lessons learned from BCS countries. . The guidelines must provide clear guidance to a) child protection workers and professionals working with children on how to involve children in case management, and b) other decision- makers to ensure that children's views and voices are taken into account when shaping policies, services and practice. The contracting authority must prepare instructions that:

 provide child protection workers and professionals working with children with tools and methodologies to involve children in making decisions that affect them;

 direct that children are able to express their opinions, preferences and concerns in a meaningful, age- and developmentally appropriate way, and that their opinion is taken into account at all stages of the decision-making process, both on an individual and collective level;

 promote the integration of the principles of child involvement in the design and implementation of child protection policy and practice;

 rely on the best practices, lessons learned and needs of CBS countries (hereafter work).

 has been delivered to the contracting authority in Estonian and English by May 2, 2025. Content of the instructions The instructions must include, but are not limited to, the following components:

 an overview of the importance of involving children in child protection work and in the design and implementation of child protection policy and practice;

 key principles and ethical considerations in promoting children's involvement;

 practical tools and methodologies for involving children in decision-making processes in a manner appropriate to the child's age and development;

 examples from CBC countries based on successful practices;

 recommendations for policy makers, practitioners and professionals working with children to increase children's involvement in policy development, service delivery and case management.

The activities are carried out under measure 21.4.7.9 of the 2021-2027 Cohesion Policy funds. "Services aimed at children and families are of high quality and meet the needs of families" within the framework of the conditions for granting support (TAT) "Supporting children and families".

Annex 3 DRAFT AUTHORIZATION AGREEMENT The Social Insurance Board, registry code 70001975 (hereinafter referred to as the mandator), represented by the director general Maret Maripuu, based on the statutes and ___________, personal identification number ________ (hereinafter referred to as the mandatary), hereinafter referred to as the party or jointly the parties, have entered into this Contract (hereinafter referred to as the Contract) in the following: hereinafter referred to as the party or jointly the parties, entered into this agreement

(hereinafter referred to as the agreement) in the following: 1. The mandate and the deadlines for its execution 1.1. The agreement has been signed because of the small procurement " Preparation of

instructions for increasing the involvement of children in child protection casework and decision-making processes".

1.2. Integral parts of the agreement are the basic procurement documents, the mandatary's offer, written notifications between the parties, and amendments and addenda to the agreement.

1.3. At the time of its conclusion, the agreement has the following annexes: 1.3.1. Annex 1 - Technical specification; 1.3.2. Annex 2 – Offer.

1.4. The mandatary undertakes to prepare guidelines that describe best practices and tools for the inclusion of children at both individual and collective levels, taking into account experiences and lessons learned from CBSS countries.

1.5. The activities are carried out under measure 21.4.7.9 of the 2021-2027 Cohesion Policy funds. "Services aimed at children and families are of high quality and meet the needs of families" within the framework of the conditions for granting support (TAT) "Supporting children and families".

2. Purpose and object of the agreement 2.1. The purpose of the agreement is to determine the conditions for the provision of the

service that is the object of the agreement and the rights, obligations, and responsibilities of the parties during the term of the agreement.

2.2. The purpose of the agreement is to prepare instructions that: 2.2.1. provide child protection workers and professionals working with children with tools and methodologies to involve children in making decisions that affect them; 2.2.2. direct that children are able to express their opinions, preferences and concerns in a meaningful, age- and developmentally appropriate way, and that their opinion is taken into account at all stages of the decision-making process, both on an individual and collective level; 2.2.3. promote the integration of the principles of child involvement in the design and implementation of child protection policy and practice; 2.2.4. rely on the best practices, lessons learned and needs of CBSS countries (hereafter work).

2.3. A more detailed description of the work is given in the technical description of the procurement and in the offer of the mandatary.

3. Agreement price and terms of payment

Legal Person 3.1. The contract price is based on the total cost of the works presented in the tender .....

euros (VAT is/is not added to the price ). 3.2. Payment is made after the confirmation of the transfer-acceptance deed(s) by the

principal on the basis of the invoice submitted by the principal, the payment term of which is at least 14 calendar days.

3.3. The recipient undertakes to submit invoices as e-invoices and to indicate the name of the contracting authority’s contact person in addition to the invoice required by the Accounting Act. The mandatary, who is not registered in Estonia, can submit the invoice as an e-invoice through the European electronic documents and e-invoicing

2

network PEPPOL or in PDF format to the e-mail address of the mandator’s authorized representative.

3.4. The mandatary has the right to present the deed of handing over and accepting the works and the invoice only after the prepared instructions have been handed over to the mandator and approved. Otherwise, the mandator has the right to refuse to accept the work. Nat. person

3.1 According to the total cost of the works presented in the tender, the price of the agreement is ..... euros (gross fee). Payment is made after the confirmation of the deed of hand over -acceptance by the mandator.

3.2 When disbursing, the mandator withholds income tax, unemployment insurance contributions and, if necessary, mandatory accumulated pension payments in the amount provided by law. In addition to the disbursed fee, the mandator pays the social tax and unemployment insurance contributions for the mandatary in the amount provided by law.

3.3 Tax exemption is not applied to the fee/tax exemption is applied in the amount of ..... euros. The mandatary has/has not joined the II pillar of the funded pension.

3.4 The mandatary has the right to present the deed of handing over and accepting the works and the invoice only after the prepared instructions have been handed over to the mandator and approved. Otherwise, the mandator has the right to refuse to accept the work.

3.5 (Legal Person) The mandator pays the fee to the current account of the principal within 14 calendar days after receiving the invoice. (Natural Person) The mandator pays the fee to the bank account of the mandatary within 14 calendar days after the deed of handing over and accepting the works is approved.

3.6 The agreement price includes all costs incurred by the mandatary to perform the work. The agreement price includes a fee for the transfer of intellectual property rights.

4. Rights and obligations of the Mandatary 4.1. The mandatary has the right to receive the remuneration agreed in the agreement. 4.2. The mandatary is obliged to:

4.2.1. execute the mandate personally in accordance with the contract, applicable legislation and instructions of the mandator; 4.2.2. inform the mandator of all circumstances that may prevent the mandatary from executing the mandate; 4.2.3. to keep confidential the information that became known to them in the course of the agreement in connection with the execution of the mandate and to publish it only with the consent of the mandator; 4.2.4. ensure the legality of personal data processing during the performance of the agreement and compliance with the requirements set forth in data protection legislation.

5. Rights and obligations of the Mandator 5.1. The Mandator has the right to:

5.1.1. receive information related to the execution of the mandate; 5.1.2. cancel the agreement at any time; 5.1.3. reduce the fee paid to the mandatary if the mandate does not meet the agreed requirements. In the event that the mandate has been executed improperly by the mandatary, the mandator submits its respective objections in writing together with the documents specified in clause 4.

5.2. The mandator is obliged to: 5.2.1. inform the mandatary of all circumstances that may affect the performance of the mandate by the mandatary; 5.2.2. pay the mandatary the fee agreed in the agreement;

3

5.2.3. to pay, upon termination of the Agreement, for the services actually provided by the mandator to the mandatary at the time of the termination of the agreement.

6. Execution and handover of work 6.1. The mandatary undertakes to hand over the work no later than 02.05.2025. 6.2. The mandatary undertakes to fulfill the agreement on time, with high quality, in

accordance with the basic procurement documents and the submitted offer. During the agreement, the mandatary must perform all actions that are not stipulated in the basic procurement documents, but which by their nature are part of the actions related to the execution of the work.

6.3. If during the provision of the service there is a need for a change of team members, the mandatary must coordinate this in writing with the mandator in advance.

6.4. The mandator provides the mandatary with the data necessary to perform the work. 6.5. The mandator has the right to check the progress and quality of the work, requiring

the mandatary to provide information or written or oral explanations. 6.6. The parties are obliged to inform the other party immediately of circumstances that

prevent or may prevent the proper and timely performance of the obligation. 6.7. The handover of the work takes place with the deed of handover-acceptance after the

tasks arising from the mandate have been completed. 6.8. The mandatary undertakes to hand over to the mandator all materials received and

created during the performance of the agreement. 6.9. The mandator has the right to refuse to accept the work if it does not correspond to

the provisions of the basic procurement documents and the tender. The mandator sets a deadline for the elimination of defects that appeared during the handover in accordance with the provisions of clause 9.3.

7. Copyright 7.1. If works protected by copyright are created during the execution of the agreement,

the property rights of the author of such works are transferred to the mandator. With respect to the author's personal rights, which are transferable in nature, the mandatary grants to the mandator an irrevocable exclusive license valid for the duration of the copyright. The mandatary guarantees that it has all the rights to assign the aforementioned proprietary rights and to grant an exclusive license in respect of personal rights. The author's personal rights, including the right to authorship and author's name, belong to the mandatary, and the mandator undertakes to fulfill the requirements arising from the copyright law and good citation practice.

7.2. After the work has been accepted by the mandator the mandatary has the right to use the data, information, materials obtained as a result of the work for research, development and educational purposes, taking into account the fact that the mandatary may not receive income for the use of the work or its results in the aforementioned activity. In other respects, the use of the work by the mandatary takes place with the prior written consent of the mandator.

7.3. The mandator has the right to use the work at their discretion after handing over the work created during the execution of the agreement.

7.4. The mandatary of the order undertakes to pay royalties related to the work to third parties, if necessary, at the expense of the fee due to them for the work

8. Contact persons of the Agreement 8.1. The mandator's contact person is .......................... (name), ................. ........... (phone

number), ................................... ..... (e-mail address). 8.2. The mandatary's contact person is .......................... (name), ................. ...........

(phone number), ................................... ..... (e-mail address). 8.3. The competence of the mandator's contact person is to negotiate the execution of the

work, organize control over the execution of the agreement, inform the mandatary about delays and changes, accept the work(s) and forward claims and requirements.

4

8.4. The mandator's contact person does not have the right to change the agreement. Only the legal or authorized representative of the mandator has the right to change the agreement.

9. Liability of the parties and force majeure 9.1. The parties bear full liability for the direct property damage caused to the other party

by the non-fulfillment or improper fulfillment of the obligations arising from the agreement to the extent of this damage.

9.2. The mandatary is responsible for any breach of agreement, especially if the mandatary has not fulfilled the agreement or if the work does not meet the requirements stipulated in the agreement, etc. If it is possible to demand a contractual penalty for the same violation based on several provisions or different legal remedies can be applied for the same violation, the mandator chooses the legal remedy. Demanding a contractual penalty does not affect the right to additionally demand fulfillment of obligations and compensation for damages.

9.3. The mandator submits a claim within a reasonable time after learning about the non- conformity of the work. 9.3.1. In the claim, the defects that have appeared are be fixed and a deadline for eliminating the defects is set. If the mandatary violates an obligation arising from the agreement, which cannot be rectified, or if the mandator has no interest in rectification, no deadline is set for eliminating the deficiencies. 9.3.2. The mandator has the right to reduce the price of the agreement instead of the requirement to eliminate the defects.

9.4. In addition to the demand for performance of the agreement or instead of the demand for performance, the mandator has the right to demand a contractual penalty of 3% of the contract price for each breach, if the mandatary has not performed the work or the work transferred by the mandatary does not meet the agreement conditions.

9.5. In the event of non-compliance with the deadline for the performance of work stipulated in the agreement or the deadline specified in the claim submitted on the basis of the agreement, the mandator has the right to demand from the mandatary a contractual penalty of 0.5% of the agreement price for each day of delay.

9.6. If the mandator delays the fulfillment of the financial obligations provided for in the agreement, the mandatary has the right to demand from the mandator a default interest of 0.05% per day on the amount delayed, but not more than 5% of the price of the agreement.

9.7. In case of non-fulfillment or improper fulfillment of the obligations stipulated in the agreement, if they can be considered a significant breach of agreement, the mandator has the right to unilaterally terminate the contract in an extraordinary manner by notifying the mandatary in a written statement. Violation of the agreement is considered significant especially in the circumstances described in § 116 subsection 2 and § 647 of the LOA.

9.8. Contractual penalties and fines for delay shall be paid within 14 calendar days as of the receipt of the respective claim. When paying for the work, the mandator has the right to set off the amount of the contractual penalty against the amount due under the agreement.

9.9. Non-performance or improper performance of obligations arising from the Agreement shall not be considered a breach of the Agreement if it was caused by force majeure. Unforeseen situations and events described in Section 103(2) of the LOA, which do not depend on their will or other events recognized as force majeure by legal and judicial practice in Estonia, are considered force majeure by the parties.

9.10. If the performance of the agreement is prevented due to circumstances of force majeure, the deadlines stipulated in the agreement are postponed by the period of validity of the effect of force majeure.

9.11. Restrictions established by legislation as of the deadline for submission of tenders are not considered force majeure. One of the prerequisites for the application of force majeure is unforeseeable circumstances. The parties to the agreement were aware

5

of the restrictions valid as of the deadline for submission of offers, and all activities are planned taking into account the current situation as of the deadline for submission of offers. If additional restrictions are imposed that prevent the performance of the contract, the party has the right to rely on force majeure.

10. Confidentiality and data protection 10.1. During the validity of the agreement and after the termination of the agreement for an

indefinite period, the mandatary undertakes to keep confidential all data that has become known to them in connection with the performance of the agreement, in which the mandator has a presumed legitimate interest in keeping confidential.

10.2. The disclosure of confidential information to third parties is permitted only with the prior written consent of the mandator in a form that enables reproduction. The confidentiality requirement stipulated in the agreement does not extend to the disclosure of information to the parties' auditors, lawyers, banks, insurers, other legal entities or partnerships belonging to the contractor's global network, subcontractors or service providers who are bound by the obligation of confidentiality, and in cases where the party is obliged to disclose information due to legislation.

10.3. The mandatary undertakes not to use confidential information for personal gain or for the benefit of third parties.

11. Final provisions 11.1. The Agreement enters into force upon signing by both parties. The Agreement ends

when the parties fulfill their contractual obligations or on another basis. 11.2. Amendments and additions to the agreement shall be formalized in writing and shall

enter into force after their signing or on the deadline set by the parties in writing. 11.3. The agreement is not subject to disclosure to third parties, except in the cases

prescribed by legislation and to the parties' legal advisers or auditors. 11.4. Compensation for damages caused by violation of the terms of the agreement is

carried out in accordance with the legislation of the Republic of Estonia. 11.5. Disputes arising from the Agreement shall be settled through negotiations. If no

agreement is reached, the disputes will be resolved in court on the basis of the laws in force in the Republic of Estonia.

a Mandator Mandatary Social Insurance Board Name: Registration code: 70001975 Personal identification code: Bank: Swedbank Bank: IBAN: EE742200001120057958 IBAN: Location: Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn Place of residence: E-mail:[email protected] Telephone: 612 1360

E-mail Telephone:

(signed digitally)//signature (signed digitally)//signature

INVITATION TO TENDER Procurement below the threshold for public procurement of social services

1. General information

1.1 Contracting authority: Social Insurance Board Registration code 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn [email protected]

1.2 Title and cost of the tender "Preparation of guidelines for increasing children's involvement in child protection casework and decision-making processes."

Estimated cost of procurement without VAT: 20,000 euros

Project funding:

The activities are carried out under measure 21.4.7.9 of the 2021-2027 Cohesion Policy funds. "Services aimed at children and families are of high quality and meet the needs of families" within the framework of the conditions for granting support (TAT) "Supporting children and families".

CPV code: 85312300-2 Guidance and consultancy services.

1.3 Email address for receipt of information and submission of tenders

[email protected]

1.4 The deadline for submission of tenders

No later than 25.07.2024 at 12:00 (Estonian time). Tenders submitted after this deadline will not be considered.

1.5 Term of validity of the tender (as of the deadline for submission of tenders)

60 days By submitting a tender, it is considered that the offer is valid for at least the specified period, and the tenderer does not have to indicate the validity period of the offer separately in the tender (it can be indicated if it is longer than the aforementioned).

1.6 Expected schedule of the procurement and deadline for execution of the procurement contract

1. Expected time of conclusion of the mandate agreement 02.09.2024;

2. Execution of the mandate agreement - 02.05.2025

1.7 Annexes to the invitation to tender

Annex 1 - Technical description; Annex 2 - Tender form; Annex 3 - Draft mandate agreement.

2

1.8 The list of documents and data that the tender submits as part of the tender

Tender in the prescribed form (Annex 2). The tender must describe the tenderer's approach to preparing instructions in cooperation with the supplier, the work plan, schedule, budget and team composition.

1.9 Assessment criteria

Tenders that are deemed to be suitable are evaluated by the contracting authority in a 100-point system. The selection of a successful offer is based on economic advantage, which is determined by the method of assigning value points based on evaluation criteria and methodology. 1) Total cost of the tender (max 70 points) When compiling the cost, all services described in the technical description and the agreement must be taken into account, as well as the activities and actions necessary to achieve the purpose of the agreement, including those that are not directly described in this proposal and its annexes, but which are normally necessary to achieve the proper result considering the purpose of the agreement. The cost is final and must include all costs. In the evaluation criterion "Total cost of the tender", the sum of the cost of the tender (excluding sales tax) is the lowest, i.e. the lowest is the best. The points for the following tenders to be evaluated are calculated using the following formula: "criterion points" - ("cost of the tender to be evaluated" - "lowest tender cost") / (divided by) "highest value" x (times) criterion points. The accuracy of the evaluation is two decimal places. 2) Description of the preparation of instructions

(max. 30 points) The evaluation is based on the following criteria components (topics), which the provider has detailed in the description of the instructions: 1) compliance of the instructions with the content; 2) an overview of the main cooperation partners in the preparation of the guidelines and what role they play in terms of the purpose of the guidelines, including cooperation with SIB; 3) the general schedule for the performance of the agreement of mandate, including how the goals stated in the basic procurement documents will be met on time. 30 value points – all criteria components (topics) are thought out and thoroughly explained and support the achievement of the purpose of the procurement contract. • The main cooperation partners are mentioned and their role in relation to the purpose of the guidelines is thoroughly explained and very well relatable.

3

• The general schedule for the execution of the presented agreement of mandate is suitable for the purpose. 15 value points – the components (topics) of the criterion are generally thought through, but the description of the service is not sufficiently comprehensive and understandable, what is presented in the description is not logical or realistic, the connection with the purpose of the agreement of mandate is weak.

2. Instructions for preparing and submitting a tender

2.1. Checking workloads. The tenderer undertakes to check the description, quantities and volumes of the services and works set out in the invitation to tender and prepare a tender with calculations so that the cost of the tender includes all works and services (including, if necessary, items) necessary for the proper execution of the procurement contract and the achievement of the goals described in the invitation to tender.

2.2. The costs of preparing the tender. The tenderer shall bear all costs related to the preparation and submission of the tender.

2.3. Obtaining additional information about the call for tenders. Clarifications and additional information about the call for tenders can be obtained by submitting a question in clause 1.3. to the specified e-mail address. The procurer shall provide explanations regarding the invitation to tender by e-mail to all persons who have received the invitation to tender within 3 (three) working days from the receipt of the request for clarification. The procurer is not obliged to respond to requests for clarification if there is not at least one working day between the receipt of the request for clarification and the deadline for submission of tenders.

2.4. Trade secret. If the tender contains a trade secret, the tenderer shall provide information on what information contained in the tender is considered by the tenderer to be a trade secret and justify the designation of the information as a trade secret in accordance with § 461 subsection 1 of the PPA. If the tenderer has not provided information in the tender as to whether and which part of their tender is a trade secret, the procuring entity shall not treat the information contained in the tender as a trade secret.

3. Small procurement procedure

3.1. Opening of tenders The opening of tenders is not public, and no protocol is drawn up on the opening of tenders.

3.2. Negotiations The contracting authority has the right to negotiate offers with tenders if necessary. Negotiations are not mandatory for the contracting authority, and if the contracting authority has no questions regarding the tender, the contracting authority can make procurement decisions without conducting negotiations. If the contracting authority considers it necessary to hold negotiations, the contracting authority shall ensure equal treatment of the tenderers during the negotiations and proceed according to the following procedure:

3.2.1. Form of negotiations. The contracting authority has the right to negotiate by e-mail or orally. In the case of oral negotiations, a protocol is drawn up on the negotiations, which is signed by at least one representative of the contracting authority and at least one representative of the tenderer;

3.2.2. Content of negotiations. The conditions that are the object to negotiations are determined by the contracting authority, while negotiations are allowed on both the content of the tender and the cost of the tender. The contracting authority has the right to refuse one or more services, work or things described in the tender or to reduce their volumes or quantities, regardless of the reason (for example, the total cost of the tender exceeds

4

the budgetary possibilities of the contracting authority, etc.), while also completely refusing to order or purchase such services, works or things, or if necessary, order such services, work or things from third parties;

3.2.3. Confidentiality. Negotiations are confidential and their contents are not disclosed to other tenderers or other persons, except in the cases stipulated by legislation;

3.2.4. Submitting a corrected tender. During the negotiations, the contracting authority has the right to make a proposal to the tenderers to submit a corrected tender. In the event that the tenderer does not submit a corrected tender by the deadline set by the contracting authority, the tender initially submitted by the tenderer is deemed to be valid.

3.3. Elimination of the tenderer The contracting authority has the right to exclude the tenderer from the procurement procedure and declare the tender non-compliant if: 3.3.1. The tenderer has provided false information to the contracting authority. 3.3.2. Direct or indirect participation in the preparation of this procurement procedure §

95 (4) 7) of the PPA “whose tender or request to participate has been drawn up with the involvement of a person who has participated in preparing the same public procurement or who is otherwise related to the contracting authority or entity and information known to the person gives them an advantage over other participants in the public procurement and the distortion of competition arising therefrom cannot be avoided by other means” If there is a basis for exclusion from the procurement procedure, the entrepreneur can, if they wish, provide evidence that they have taken measures to restore their credibility.

3.3.3. Conflicts of interest in participating in procurement procedures § 95 (4) 6) of the PPA “where a conflict of interests cannot be avoided by any other means” If there is a basis for exclusion from the procurement procedure, the entrepreneur can, if they wish, provide evidence that they have taken measures to restore their credibility.

3.4. Check of compliance of tenders (§114 of the PPA). The contracting authority recognizes the tender as appropriate if it meets the requirements set forth in the invitation to tender or if there are no substantial deviations from the conditions set forth in the invitation to tender. The contracting authority rejects the tender if the tender does not substantially meet the conditions stipulated in the invitation to tender.

3.5. Rejection of all tenders (§ 116 of the PPA). The contracting authority may make a reasoned written decision to reject all tenders for the public procurement at any time before the award of the contract, if: 3.5.1. the costs of all tenders exceed the expected cost of the contract; 3.5.2. during the procurement procedure, the Contracting Authority has become aware

of new circumstances which preclude or make it impractical for the Contracting Authority to complete the procurement procedure under the conditions set out in the PPSD and its annexes;

3.5.3. if the discrepancies in the procurement procedure cannot be eliminated or the procurement procedure cannot therefore be lawfully completed;

3.5.4. in the procurement procedure, there is only one tender submitted or recognized as compliant, which does not ensure the effective use of competition.

3.6. The Contracting Authority shall not be liable to the tenderer if all tenders have been rejected under the conditions set out in this document.

3.7. Evaluation of tenders. Declaring of the tender successful (§ 117 of the PPA) 3.7.1. The contracting authority evaluates all the tenders recognized as compliant and

recognizes the most economically advantageous tender as successful. The contracting authority evaluates the economic advantage according to the evaluation criteria stated in clause 1.9.

3.7.2. If the tenderer was not liable for VAT at the time of submission of the tender, but the tenderer becomes liable for VAT after submitting the tender, then the tender price also includes VAT, i.e. VAT will not be added to the cost of the services later.

5

3.7.3. If only one tender has been recognized as compliant in the procurement procedure, the maximum value points are automatically assigned to the tender and no substantive evaluation of the tender takes place.

3.8. Equal tenders 3.8.1. In the case of tenders that have received equal value points, the tender that has

been assigned a higher number of value points in terms of the evaluation criterion of the service provision description will be recognized as successful.

3.8.2. In the event that the number of value points assigned in terms of the evaluation criterion of the service provision description is equal, the contracting authority organizes a lottery to determine the successful bid, allowing tenderers who have submitted tenders with equal value points to be present at the lottery. The contracting authority informs the tenderer with the equal number of points of the time and place of the lottery. One person per tenderer may take part in the draw.

3.9. Organizing and conducting of drawing lots 3.9.1. The drawing of lots is the procedure for determining the successful tenderer, which

takes place after the tenders have been accepted and evaluated. As a result of the drawing of lots, a protocol of the drawing of lots is drawn up, which is also the protocol underlying the decision to identify the successful tenderer. The contract will be concluded with one successful tenderer identified by drawing lots. At least a representative of the contracting authority appointed by the person responsible for public procurement and representatives of the tenderers will be present at the drawing of lots, if the tenderers express their wish to be present at the drawing of lots. The representative of the contracting authority appointed by the person responsible for public procurement appoints a lot drawer from among the representatives of the contracting authority, who leaves the room during the preparation and mixing of the envelopes, while the person responsible for public procurement cannot be the person drawing the lots. Tickets with tenderers’ names are used for drawing lots. The lots are placed in separate envelopes, which must not have markings and cannot be distinguished from the outside. Envelopes with lots are mixed. In the presence of the contracting authority and representatives of the tenderers, the raffle drawer takes one envelope from among the envelopes, which is immediately opened and the name of the tenderer written on the lot in it is read aloud, the lot in the envelope is shown to those present.

3.10. Notification of tenderers. The contracting authority informs the tenderers about the results of the procurement within 3 (three) working days after the relevant decision is made, in accordance with the procedure provided for in § 47 of the PPA.

3.11. Signing the contract. If the successful tenderer does not sign the employment contract within the time limit given by the contracting authority or does not start to execute the contracting contract concluded by giving consent within the time set by the contracting authority due to reasons arising from it, the contracting authority will re-evaluate all other tenders in accordance with Section 117(1) of the PPA and recognize the tender that is deemed to be economically equivalent to the tender as successful at the most affordable cost. In the event that the successful tenderer does not fulfill this obligation, or withdraws its tender for reasons beyond the control of the contracting authority, or fails to execute the contract within the specified time for reasons beyond the control of the contracting authority, the contracting authority has the right to apply the rights provided for in § 119 of the PPA.

3.12. Transfer of contract. The tenderer is not allowed to transfer the contract in whole or in part to third parties.

1

Lisa 2

PAKKUMUSE VORM "Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides"

1. PAKKUJA ANDMED

Pakkuja nimi

E-posti aadress

Telefoninumber

2. JUHISTE KOOSTAMISE KIRJELDUS

Pakkuja kirjeldab, kuidas näeb ette juhiste koostamise protsessi . 1) juhiste vastavus tehnilise kirjelduse sisule; 2) ülevaade peamistest koostööpartneritest juhiste koostamisel ja millist rolli nad juhiste eesmärgi osas täidavad, sh koostöö SKA-ga (hankijaga); 3) käsunduslepingu täitmise üldine ajakava, sh kuidas hanke alusdokumentides toodud eesmärgid tähtaegselt täidetakse.

3. KOGUMAKSUMUS

Kogumaksumus¹ Vajadusel kasutada Euroopa Komisjoni vahetuskursi kalkulaatorit: https://commission.europa.eu/funding- tenders/procedures-guidelines- tenders/information-contractors-and- beneficiaries/exchange-rate-inforeuro_en

¹Kogumaksumus- pakkumise hinna sisse arvestada kõik teenuse osutamiseks vajalikud kulud.

Lisa 1 Tehniline kirjeldus Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides 1. juulil 2024 võtab Eesti üle Läänemeremaade Nõukogu (LMN) eesistumise. Sotsiaalkindlustusamet on esindatud Läänemeremaade Nõukogu riskilaste ekspertgrupis (CBSS EG-CAR). Eesti eesistumise ajal on riskilaste ekspertgrupi peamine fookus laste kaasamisel, prioriseerides laste aktiivset kaasamist poliitikate ja praktikate kujundamisse, mis neid otseselt mõjutavad. Norra eesistumise ajal 2022. aastal korraldas CBSS EG-CAR põhjaliku lastekaitsesüsteemide kaardistuse LMN riikides. Kaardistuse lõppraportis selgus ühine väljakutse kõigi riikide jaoks: raskused laste hääle, perspektiivi ja osaluse tõhusas kaasamises nende juhtumikorralduses , planeerimises ja otsustusprotsessides. CBSS EG-CARi strateegia 2020-2025 märgib laste osaluse olulise prioriteedina. Üks ekspertgrupi rollidest on uurida konkreetseid metoodikaid eetiliseks ja sisukaks laste osaluseks ekspertgrupi töö kontekstis, edendades laste kaasamist erinevatest taustadest ja olukordadest. Juhiste loomine laste kaasamise suurendamiseks lastekaitse juhtumite töös ja otsustusprotsessides vastab CBSS EG-CARi strateegia 2020-2025 prioriteetidele, eriti prioriteedile "Partnerlused laste õiguste ja kaitse jaoks," kuna see edendab tööriistade ja praktikate arendamist ja rakendamist, tagamaks laste häälte integreerimist nende elu mõjutavatesse otsustesse. ÜRO lapse õiguste konventsiooni (LÕK) artikkel 3 ja [Eesti] lastekaitseseaduse paragrahv 5 rõhutavad mõlemad lapse parimate huvide esikohale seadmise olulisust lapsi puudutavates küsimustes otsuste tegemisel. Samuti sätestavad nii ÜRO lapse õiguste konventsioon (artikkel 12) kui ka lastekaitseseadus, et igal lapsel on õigus väljendada oma iseseisvat arvamust kõikides teda puudutavates asjades ja õigus, et tema arvamust võetakse arvesse. Need raamistikud tagavad, et nii individuaalsed õigused, nagu isikliku arvamuse väljendamine, kui ka kollektiivsed õigused, mis puudutavad laste gruppide heaolu ja huve, on austatud ja integreeritud kõikidesse asjakohastesse otsustusprotsessidesse. Hanke eesmärgiks on saada koostatud juhised, mis kirjeldavad parimaid praktikaid ja tööriistu laste kaasamiseks nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil, võttes arvesse kogemusi ja õppetunde LMN riikidest. Juhised peavad andma selgeid suuniseid a) lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele, kuidas kaasata lapsi juhtumikorraldusse, ning b) teistele otsustajatele tagamaks, et laste arvamusi ja hääli võetakse arvesse poliitikate, teenuste ja praktika kujundamisel. Pakkuja peab koostama juhised, mis:

 pakuvad lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele tööriistu ja metoodikaid laste kaasamiseks neid puudutavate otsuste tegemisel;

 suunavad, et lastel on võimalik väljendada oma arvamusi, eelistusi ja muresid tähendusrikkal, vanusele ja arengule vastaval viisil ning nende arvamust võetakse arvesse otsustusprotsessi kõigis etappides nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil;

 edendavad laste kaasamise põhimõtete integreerimist lastekaitsepoliitika ja -praktika kujundamisse ja rakendamisse;

 toetuvad LMN riikide parimatele praktikatele, õppetundidele ning vajadustele;

 on valmiskujul tellijale edastatud eesti ja inglise keeles 2. maiks 2025.

Juhiste sisu Juhised peavad hõlmama järgmisi komponente, kuid mitte ainult:

 ülevaade laste kaasamise olulisusest lastekaitsetöös ja lastekaitsepoliitika ja -praktika kujundamises ning rakendamises;

 peamised põhimõtted ja eetilised kaalutlused laste kaasatuse edendamisel;

 praktilised tööriistad ja metoodikad laste kaasamiseks otsustusprotsessides lapse vanusele ja arengule vastaval viisil;

 edukatel praktikatel põhinevad näited LMN riikidest;

 soovitused poliitikakujundajatele, praktikutele ja lastega töötavatele spetsialistidele laste kaasatuse suurendamiseks poliitika väljatöötamisel, teenuste osutamisel ja juhtumikorralduses.

Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9. „Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele“ toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine“ raames

Lisa 3

KÄSUNDUSLEPINGU PROJEKT nr__ Sotsiaalkindlustusamet, registrikood 70001975 (edaspidi nimetatud käsundiandja), mida esindab põhimääruse alusel peadirektor Maret Maripuu ja ___________, isikukood ________ (edaspidi nimetatud käsundisaaja), keda nimetatakse edaspidi pool või koos pooled, sõlmisid käesoleva lepingu (edaspidi nimetatud leping) alljärgnevas: 1. Käsund ja selle täitmise tähtajad 1.1. Leping on sõlmitud väikeostu „Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks

lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides“ tulemusena. 1.2. Lepingu lahutamatuteks osadeks on hanke alusdokumendid, käsundisaaja pakkumus,

pooltevahelised kirjalikud teated ning lepingu muudatused ja lisad. 1.3. Lepingul on selle sõlmimise hetkel järgmised lisad:

1.3.1. Lisa 1 – Tehniline kirjeldus; 1.3.2. Lisa 2 – Pakkumus.

1.4. Käsundisaaja kohustub koostama juhised, mis kirjeldavad parimaid praktikaid ja tööriistu laste kaasamiseks nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil, võttes arvesse kogemusi ja õppetunde LMN riikidest.

1.5. Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9. „Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele“ toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine“ raames.

2. Lepingu eesmärk ja ese 2.1. Lepingu eesmärk on määrata kindlaks lepingu esemeks oleva teenuse osutamise

tingimused ning poolte õigused, kohustused ja vastutus lepingu kehtivuse ajal. 2.2. Lepingu esemeks on koostada juhised, mis:

2.2.1. pakuvad lastekaitsetöötajatele ja lastega töötavatele spetsialistidele tööriistu ja metoodikaid laste kaasamiseks neid puudutavate otsuste tegemisel;

2.2.2. suunavad, et lastel on võimalik väljendada oma arvamusi, eelistusi ja muresid tähendusrikkal, vanusele ja arengule vastaval viisil ning nende arvamust võetakse arvesse otsustusprotsessi kõigis etappides nii individuaalsel kui kollektiivsel tasandil;

2.2.3. edendavad laste kaasamise põhimõtete integreerimist lastekaitsepoliitika ja -praktika kujundamisse ja rakendamisse;

2.2.4. toetuvad LMN riikide parimatele praktikatele, õppetundidele ning vajadustele (edaspidi töö).

2.3. Töö täpsem kirjeldus on toodud hanke tehnilises kirjelduses ja käsundisaaja pakkumuses.

3. Lepingu hind ja tasumise tingimused Jur. Isik

3.1. Vastavalt pakkumuses esitatud tööde kogumaksumusele on lepingu hind ..... eurot (hinnale lisandub/ei lisandu käibemaks).

3.2. Tasumine toimub pärast üleandmise-vastuvõtmise akti(de) käsundiandjapoolset kinnitamist käsundisaaja esitatud arve alusel, mille maksetähtaeg on vähemalt 14 kalendripäeva.

3.3. Käsundisaaja kohustub arved esitama e-arvetena ning märkima lisaks raamatupidamise seaduses nõutule arvele tellija kontaktisiku nime. Käsundisaaja, kes ei ole registreeritud Eestis, saab arve esitada e-arvena üle Euroopalise elektrooniliste dokumentide ja e- arvelduse võrgustiku PEPPOL kaudu või PDF-vormingus käsundiandja volitatud esindaja e-posti aadressile.

3.4. Käsundisaajal on õigus esitada tööde üleandmis-vastuvõtmise akt ja arve alles pärast seda, kui koostatud juhised on Käsundiandjale üle antud ja need heaks kiitnud. Vastasel juhul on käsundiandjal õigus tööde vastuvõtmisest keelduda. Füüs. isik

3.1 Vastavalt pakkumuses esitatud tööde kogumaksumusele on lepingu hind ..... eurot (brutotasu). Tasumine toimub pärast üleandmise-vastuvõtmise akti(de) käsundiandjapoolset kinnitamist.

2

3.2 Väljamaksmisel peab käsundiandja kinni tulumaksu, töötuskindlustusmakse ja vajadusel kohustusliku kogumispensioni makse seaduses sätestatud suuruses. Lisaks väljamakstavale tasule maksab käsundiandja käsundisaaja eest sotsiaalmaksu ja töötuskindlustusemakse seaduses sätestatud suuruses.

3.3 Tasule ei rakendata maksuvabastust/rakendatakse maksuvabastust määras ..... eurot. Käsundisaaja on/ei ole liitunud kogumispensioni II sambaga.

3.4 Käsundisaajal on õigus esitada tööde üleandmis-vastuvõtmise akt ja arve alles pärast seda, kui koostatud juhised on Käsundiandjale üle antud ja need heaks kiitnud. Vastasel juhul on käsundiandjal õigus tööde vastuvõtmisest keelduda.

3.5 (Jur. Isik) Käsundiandja maksab tasu käsundisaaja arvelduskontole 14 kalendripäeva jooksul pärast arve saamist. (Füüs. Isik) Käsundiandja maksab tasu käsundisaaja arvelduskontole 14 kalendripäeva jooksul pärast tööde üleandmise-vastuvõtmise akti kinnitamist.

3.6 Lepingu hind sisaldab kõiki kulusid, mis käsundisaaja on teinud töö tegemiseks. Lepingu hind sisaldab tasu intellektuaalomandiõiguse üleandmise eest.

4. Käsundisaaja õigused ja kohustused 4.1. Käsundisaajal on õigus saada lepinguga kokkulepitud tasu. 4.2. Käsundisaaja on kohustatud:

4.2.1. täitma käsundi isiklikult vastavalt lepingule, kehtivatele õigusaktidele ja käsundiandja juhistele;

4.2.2. teavitama käsundiandjat kõikidest asjaoludest, mis võivad takistada käsundi täitmist käsundisaaja poolt;

4.2.3. hoidma konfidentsiaalsena talle lepingu käigus käsundi täitmisega seoses teatavaks saanud informatsiooni ning avaldama seda üksnes käsundiandja nõusolekul;

4.2.4. tagama lepingu täitmise käigus isikuandmete töötlemise õiguspärasuse ning vastavuse andmekaitse õigusaktides sätestatud nõuetele.

5. Käsundiandja õigused ja kohustused 5.1. Käsundiandjal on õigus:

5.1.1. saada käsundi täitmisega seonduvat informatsiooni; 5.1.2. leping igal ajal üles öelda; 5.1.3. vähendada käsundisaajale makstavat tasu juhul, kui käsund ei vasta kokkulepitud

nõuetele. Juhul, kui käsund on käsundisaaja poolt teostatud mittenõuetekohaselt, esitab käsundiandja oma vastavad vastuväited kirjalikult koos punktis 4 nimetatud dokumentidega.

5.2. Käsundiandja on kohustatud: 5.2.1. teavitama käsundisaajat kõikidest asjaoludest, mis võivad mõjutada käsundi

osutamist käsundisaaja poolt; 5.2.2. maksma käsundisaajale lepinguga kokkulepitud tasu; 5.2.3. tasuma Lepingu üles ütlemisel käsundiandja poolt käsundisaajale lepingu

ülesütlemise hetkeks faktiliselt osutatud teenuste eest. 6. Töö teostamine ja üleandmine 6.1. Käsundisaaja kohustub töö üle andma hiljemalt 02.05.2025. 6.2. Käsundisaaja kohustub täitma lepingu tähtaegselt, kvaliteetselt, kooskõlas hanke

alusdokumentide ja esitatud pakkumusega. Käsundisaaja peab lepingu käigus tegema kõik toimingud, mis ei ole hanke alusdokumentides sätestatud, kuid mis oma olemuselt kuuluvad töö teostamisega seotud toimingute hulka.

6.3. Kui teenuse osutamise käigus tekib vajadus meeskonnaliikmete vahetuseks, peab käsundisaaja selle eelnevalt käsundiandjaga kirjalikult kooskõlastama.

6.4. Käsundiandja edastab käsundisaajale töö teostamiseks vajalikud andmed. 6.5. Käsundiandjal on õigus kontrollida töö käiku ja kvaliteeti, nõudes vajadusel käsundisaajalt

selle kohta informatsiooni või kirjalike või suuliste seletuste esitamist. 6.6. Pooled on kohustatud teavitama teist poolt viivitamatult asjaoludest, mis takistavad või

võivad takistada kohustuse nõuetekohast ja õigeaegset täitmist.

3

6.7. Töö üleandmine toimub tööde üleandmise-vastuvõtmise aktiga pärast käsundist tulenevate ülesannete täitmist.

6.8. Käsundisaaja kohustub käsundiandjale üle andma kõik lepingu täitmisel saadud ja loodud materjalid.

6.9. Käsundiandjal on õigus keelduda töö vastuvõtmisest, kui see ei vasta hanke alusdokumentides ja pakkumuses sätestatule. Käsundiandja määrab üleandmisel ilmnenud puuduste kõrvaldamiseks tähtaja vastavalt punktis 9.3 sätestatule.

7. Autoriõigused 7.1. Kui lepingu täitmise käigus luuakse autoriõigusega kaitstavaid teoseid, siis lähevad selliste

teoste autori varalised õigused üle käsundiandjale. Autori isiklike õiguste osas, mis on oma olemuselt üleantavad, annab käsundisaaja käsundiandjale tagasivõtmatu ainulitsentsi, mis kehtib kogu autoriõiguste kehtivuse aja. Käsundisaaja tagab, et tal on kõik õigused eelnimetatud varaliste õiguste loovutamiseks ja isiklike õiguste osas ainulitsentsi andmiseks. Autori isiklikud õigused, sh õigus autorlusele ja autorinimele, kuuluvad käsundisaajale ning käsundiandja kohustub täitma autoriõiguse seadusest ja heast viitamise tavast tulenevaid nõudeid.

7.2. Käsundisaajal on õigus pärast töö vastuvõtmist käsundiandja poolt kasutada töö tulemusena saadud andmeid, informatsiooni, materjale teadus-, arendus- ja õppetöö eesmärgil, arvestades seejuures asjaoluga, et eespool nimetatud tegevuses töö või selle resultaatide kasutamise eest ei tohi käsundisaaja saada tulu. Muus osas töö kasutamine käsundisaaja poolt toimub käsundiandja eelneval kirjalikul nõusolekul.

7.3. Käsundiandjal on pärast lepingu täitmise käigus loodud teose üleandmist õigus kasutada teost oma äranägemisel.

7.4. Käsundisaaja kohustub talle töö eest maksmisele kuuluva tasu arvelt tasuma vajadusel kolmandatele isikutele tööga seotud autoritasud.

8. Lepingu kontaktisikud 8.1. Käsundiandja kontaktisikuks on .......................... (nimi), ............................

(telefoninumber), ........................................ (e-posti aadress). 8.2. Käsundisaaja kontaktisikuks on .......................... (nimi), ............................ (telefoninumber),

........................................ (e-posti aadress). 8.3. Käsundiandja kontaktisiku pädevuses on töö teostamise üle läbirääkimiste pidamine,

kontrolli korraldamine lepingu täitmise üle, viivitustest ja muudatustest käsundisaaja teavitamine, töö(de) vastuvõtmine ja pretensioonide ning nõuete edastamine.

8.4. Käsundiandja kontaktisikul puudub õigus lepingut muuta. Lepingu muutmise õigus on üksnes käsundiandja seaduslikul või volitatud esindajal.

9. Poolte vastutus ja vääramatu jõud 9.1. Lepingust tulenevate kohustuste täitmata jätmise või mittekohase täitmisega teisele poolele

tekitatud otsese varalise kahju eest kannavad pooled täielikku vastutust selle kahju ulatuses.

9.2. Käsundisaaja vastutab igasuguse lepingurikkumise eest, eelkõige kui käsundisaaja ei ole lepingut täitnud või kui töö ei vasta lepingus sätestatud nõuetele vms. Kui sama rikkumise eest on võimalik nõuda leppetrahvi mitme sätte alusel või sama rikkumise eest on võimalik kohaldada erinevaid õiguskaitsevahendeid, valib õiguskaitsevahendi käsundiandja. Leppetrahvi nõudmine ei mõjuta õigust nõuda täiendavalt ka kohustuste täitmist ja kahju hüvitamist.

9.3. Käsundiandja esitab pretensiooni mõistliku aja jooksul töö mittevastavusest teada saamisest arvates. 9.3.1. Pretensioonis fikseeritakse töös ilmnenud puudused ja määratakse tähtaeg

puuduste kõrvaldamiseks. Kui käsundisaaja rikub lepingust tulenevat kohustust, mille heastamine ei ole võimalik või kui käsundiandjal ei ole heastamise vastu huvi, tähtaega puuduste kõrvaldamiseks ei määrata.

9.3.2. Käsundiandjal on õigus puuduste kõrvaldamise nõude asemel alandada lepingu hinda.

4

9.4. Lisaks lepingu täitmise nõudele või täitmisnõude asemel on käsundiandjal õigus nõuda leppetrahvi 3% lepingu hinnast iga rikkumise eest, kui käsundisaaja ei ole tööd teostanud või käsundisaaja poolt üle antud töö ei vasta lepingutingimustele.

9.5. Lepingus sätestatud töö teostamise tähtajast või lepingu alusel esitatud pretensioonis määratud tähtajast mittekinnipidamise korral on käsundiandjal õigus nõuda käsundisaajalt leppetrahvi 0,5% lepingu hinnast iga viivitatud päeva eest.

9.6. Kui käsundiandja viivitab lepingus sätestatud rahaliste kohustuste täitmisega, on käsundisaajal õigus nõuda käsundiandjalt viivist 0,05% tähtaegselt tasumata summalt päevas, kuid mitte rohkem kui 5% lepingu hinnast.

9.7. Lepingus sätestatud kohustuste mittetäitmise või mittenõuetekohase täitmise korral, kui neid saab lugeda oluliseks lepingurikkumiseks, on käsundiandjal õigus leping erakorraliselt ühepoolselt lõpetada, teatades sellest käsundisaajale kirjalikus vormis avaldusega. Lepingu rikkumist loetakse oluliseks eelkõige VÕS § 116 lg 2 ja § 647 kirjeldatud asjaoludel.

9.8. Leppetrahvid ja viivised tuleb tasuda 14 päeva jooksul vastava nõude saamisest. Käsundiandjal on õigus töö eest tasumisel tasaarveldada leppetrahvi summa lepingu alusel tasumisele kuuluva summaga.

9.9. Lepingust tulenevate kohustuste mittetäitmist või mittenõuetekohast täitmist ei loeta lepingu rikkumiseks, kui selle põhjuseks oli vääramatu jõud. Vääramatuks jõuks loevad pooled VÕS § 103 lg 2 kirjeldatud ettenägematuid olukordi ja sündmusi, mis ei olene nende tahtest või muid sündmuseid, mida Eestis kehtiv õigus- ja kohtupraktika tunnistab vääramatu jõuna.

9.10. Kui lepingu täitmine on takistatud vääramatu jõu asjaolude tõttu, lükkuvad lepingus sätestatud tähtajad edasi vääramatu jõu mõju kehtivuse aja võrra.

9.11. Vääramatu jõuna ei käsitleta pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga õigusaktidega kehtestatud piiranguid. Vääramatu jõu kohaldumise üheks eelduseks on asjaolu ettenägematus. Pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtivad piirangud olid lepingu pooltele teada ning kõik tegevused planeeritakse arvestades pakkumuste esitamise tähtpäeva seisuga kehtiva olukorraga. Kui kehtestatakse täiendavad piirangud, mis takistavad lepingu täitmist, on poolel õigus tugineda vääramatule jõule.

10. Konfidentsiaalsus ja andmekaitse 10.1. Käsundisaaja kohustub lepingu kehtivuse ajal ning pärast lepingu lõppemist määramata

tähtaja jooksul hoidma konfidentsiaalsena kõiki talle seoses lepingu täitmisega teatavaks saanud andmeid, mille konfidentsiaalsena hoidmise vastu on käsundiandjal eeldatavalt õigustatud huvi.

10.2. Konfidentsiaalse informatsiooni avaldamine kolmandatele isikutele on lubatud vaid käsundiandja eelneval kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis antud nõusolekul. Lepingus sätestatud konfidentsiaalsuse nõue ei laiene informatsiooni avaldamisele poolte audiitoritele, advokaatidele, pankadele, kindlustusandjatele, teistele töövõtja ülemaailmsesse võrgustikku kuuluvale juriidilisele isikule või seltsingutele, allhankijatele või teenusepakkujatele, kes on seotud konfidentsiaalsuskohustusega, ning juhtudel, kui pool on õigusaktidest tulenevalt kohustatud informatsiooni avaldama.

10.3. Käsundisaaja kohustub mitte kasutama konfidentsiaalset teavet isikliku kasu saamise eesmärgil või kolmandate isikute huvides.

11. Lõppsätted 11.1. Leping jõustub allkirjastamisest mõlema poole poolt. Leping lõpeb poolte lepinguliste

kohustuste täitmisel või muul alusel. 11.2. Lepingu muudatused ja täiendused vormistatakse kirjalikult ja jõustuvad pärast nende

allkirjastamist või poolte poolt kirjalikult määratud tähtajal. 11.3. Leping ei kuulu avaldamisele kolmandatele isikutele, välja arvatud õigusaktides ettenähtud

juhtudel ning poolte õigusnõustajatele või audiitoritele. 11.4. Lepingutingimuste rikkumisega tekitatud kahjude hüvitamine toimub Eesti Vabariigi

õigusaktides ettenähtud korras. 11.5. Lepingust tõusetuvad vaidlused lahendatakse läbirääkimiste teel. Kokkuleppe

mittesaavutamisel lahendatakse vaidlused kohtus Eesti Vabariigis kehtivate seaduste alusel.

5

Käsundiandja Käsundisaaja Sotsiaalkindlustusamet Nimi: Registrikood: 70001975 Isikukood: Pank: Swedbank Pank: IBAN: EE742200001120057958 IBAN: Asukoht: Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn Elukoht: E-post: [email protected] Telefon: 612 1360

E-post: Telefon:

(allkirjastatud digitaalselt) (allkirjastatud digitaalselt)

PAKKUMUSKUTSE Alla sotsiaalteenuste riigihanke piirmäära hange

1. Üldandmed

1.1 Hankija Sotsiaalkindlustusamet Registrikood 70001975 Paldiski mnt 80, 15092 Tallinn [email protected]

1.2 Hanke nimetus ja maksumus „Juhiste koostamine laste kaasatuse suurendamiseks lastekaitse juhtumitöös ja otsustusprotsessides“

Hanke eeldatav maksumus KM-ta: 20 000 eurot

Projekti rahastus:

Tegevused viiakse ellu 2021-2027 Ühtekuuluvuspoliitika fondide meetme 21.4.7.9. „Lastele ja peredele suunatud teenused on kvaliteetsed ja vastavad perede vajadustele“ toetuse andmise tingimuste (TAT) „Laste ja perede toetamine“ raames.

CPV-kood: 85312300-2 Juhendus- ja nõustamisteenused.

1.3 E-posti aadress teabe saamiseks ja pakkumuste esitamiseks

[email protected]

1.4 Pakkumuste esitamise tähtaeg Hiljemalt 25.07.2024 kell 12:00 (Eesti aja järgi). Pärast nimetatud tähtaega esitatud pakkumusi arvesse ei võeta.

1.5 Pakkumuse jõusoleku tähtaeg (pakkumuste esitamise tähtajast arvates)

60 päeva Pakkumuse esitamisega loetakse, et pakkumus on jõus vähemalt nimetatud ajavahemikul ning pakkuja ei pea pakkumuse jõusoleku tähtaega pakkumuses eraldi märkima (võib märkida, kui see on eelnimetatust pikem).

1.6 Hanke eeldatav ajakava ja hankelepingu täitmise tähtaeg

1. Käsunduslepingu eeldatav sõlmimise aeg 02.09.2024;

2. Käsunduslepingu täitmine – 02.05.2025

1.7 Pakkumuskutse lisad Lisa 1 - Tehniline kirjeldus; Lisa 2 - Pakkumuse vorm; Lisa 3 - Käsunduslepingu projekt.

1.8 Dokumentide ja andmete loetelu, mille pakkuja esitab pakkumuse koosseisus

Pakkumus etteantud vormil (Lisa 2). Pakkumuses tuleb kirjeldada pakkumuse esitaja lähenemist juhiste koostamisel koostöös hankijaga, tööplaan, ajakava, eelarve ja meeskonna koosseis.

2

1.9 Hindamiskriteeriumid

Vastavaks tunnistatud pakkumusi hindab Hankija 100-väärtuspunkti süsteemis. Eduka pakkumuse valiku aluseks on majanduslik soodsus, mis selgitatakse välja väärtuspunktide omistamise meetodil hindamiskriteeriumide ja - metoodika alusel. 1) Pakkumuse kogumaksumus (max 70 punkti) Maksumuse koostamisel peab arvesse võtma kõiki tehnilises kirjelduses ja lepingus kirjeldatud teenuseid ning lepingu eesmärgi saavutamiseks vajalikke tegevusi ja toiminguid, kaasa arvatud neid, mis ei ole otseselt kirjeldatud käesolevas ettepanekus ja selle lisades, kuid mis on tavapäraselt vajalikud nõuetekohase tulemuse saavutamiseks arvestades lepingu eesmärki. Maksumus on lõplik ja peab sisaldama kõiki võimalikke kulusid. Hindamiskriteeriumis „Pakkumuse kogumaksumus“, mille pakkumuse maksumuse summa (käibemaksuta) on madalaim, s.o vähim on parim. Järgmiste hinnatavate pakkumuste punktid arvutatakse järgmise valemiga: „kriteeriumi punktid“ - („hinnatava pakkumuse maksumus" – „madalaim pakkumuse maksumus“) / (jagatud) „suurim väärtus“ x (korda) kriteeriumi punktid. Hindamise täpsus on kaks kohta pärast koma. 2) Juhiste koostamise kirjeldus (max 30 punkti) Hindamisel lähtutakse järgmistest kriteeriumi komponentidest (teemad), mille pakkuja on juhiste kirjelduses lahti kirjutanud: 1) juhiste vastavus sisule; 2) ülevaade peamistest koostööpartneritest juhiste koostamisel ja millist rolli nad juhiste eesmärgi osas täidavad, sh koostöö SKA-ga; 3) käsunduslepingu täitmise üldine ajakava, sh kuidas hanke alusdokumentides toodud eesmärgid tähtaegselt täidetakse. 30 väärtuspunkti – kõik kriteeriumi komponendid (teemad) on läbi mõeldud ja põhjalikult lahti kirjutatud ning toetavad hankelepingu eesmärgi saavutamist. • Nimetatud on peamised koostööpartnerid ja nende roll juhiste eesmärgi suhtes on põhjalikult lahti kirjutatud ja väga hästi seostatav. • Esitatud käsunduslepingu täitmise üldine ajakava on eesmärgi täitmiseks kohane. 15 väärtuspunkti – kriteeriumi komponendid (teemad) on üldiselt läbi mõeldud, kuid teenuse kirjeldus ei ole piisavalt põhjalik ja arusaadav, kirjelduses esitatu ei ole loogiline või realistlik, seos käsunduslepingu eesmärgiga on vähene.

3

2. Juhised pakkumuse koostamiseks ja esitamiseks

2.1. Töömahtude kontrollimine. Pakkuja kohustub kontrollima pakkumuskutses sätestatud teenuste ja tööde kirjeldust, koguseid ja mahtusid ning koostama pakkumuse arvestusega, et pakkumuse maksumus sisaldaks kõiki töid ja teenuseid (sh vajadusel asju), mis on vajalikud hankelepingu nõuetekohaseks täitmiseks ning pakkumuskutses kirjeldatud eesmärkide saavutamiseks.

2.2. Pakkumuse koostamise kulud. Pakkuja kannab kõik pakkumuse ettevalmistamisega ja esitamisega seotud kulud.

2.3. Pakkumuskutse kohta täiendava teabe saamine. Pakkumuskutse kohta saab selgitusi ja täiendavat teavet, edastades küsimuse punktis 1.3. märgitud e-posti aadressil. Hankija esitab selgitused pakkumuskutse kohta e-posti teel kõikidele pakkumuskutse saanud isikutele 3 (kolme) tööpäeva jooksul selgitustaotluse saamisest arvates. Hankija ei ole kohustatud vastama selgitustaotlustele, kui selgitustaotluse laekumise ja pakkumuste esitamise tähtpäeva vahele ei jää vähemalt ühte tööpäeva.

2.4. Ärisaladus. Kui pakkumus sisaldab ärisaladust, esitab pakkuja teabe selle kohta, millist pakkumuses sisalduvat teavet loeb pakkuja enda ärisaladuseks ning põhjendab teabe ärisaladuseks määramist kooskõlas RHS § 461 lõikega 1. Kui pakkuja ei ole pakkumuses esitanud teavet selle kohta, kas ja milline osa tema pakkumisest on ärisaladus, ei käsitle hankijal pakkumuses sisalduvat teavet ärisaladusena.

3. Väikeostu menetlus

3.1. Pakkumuste avamine. Pakkumuste avamine ei ole avalik ning pakkumuste avamise kohta protokolli ei koostata.

3.2. Läbirääkimised. Hankijal on õigus vajadusel pidada pakkujatega pakkumuste üle läbirääkimisi. Läbirääkimiste pidamine ei ole hankija jaoks kohustuslik ning juhul, kui hankijal pakkumuse osas küsimusi ei teki, võib hankija teha hankealased otsused ilma läbirääkimisi pidamata. Kui hankija peab läbirääkimiste pidamist vajalikuks, tagab hankija läbirääkimiste pidamisel pakkujate võrdse kohtlemise ja lähtub järgnevast korrast:

3.2.1. Läbirääkimiste vorm. Hankijal on õigus läbirääkimisi pidada e-posti teel või suuliselt. Suuliste läbirääkimiste korral koostatakse läbirääkimiste kohta protokoll, mille allkirjastavad vähemalt üks hankija esindaja ja vähemalt üks pakkuja esindaja;

3.2.2. Läbirääkimiste sisu. Läbirääkimiste esemeks olevad tingimused määrab hankija, see- juures on läbirääkimisi lubatud pidada nii pakkumuse sisu kui pakkumuse maksumuse üle. Hankijal on õigus loobuda ühest või mitmest pakkumuses kirjeldatud teenusest, tööst või asjast või vähendada nende mahtusid või koguseid, sõltumata põhjusest (näiteks, pakkumuse kogumaksumus ületab hankija eelarvelised võimalused vm põhjused), seejuures ka täielikult loobuda selliste teenuste, tööde või asjade tellimisest või ostmisest või vajadusel tellida sellised teenused, tööd või asjad kolmandatelt isikutelt;

3.2.3. Konfidentsiaalsus. Läbirääkimised on konfidentsiaalsed ning nende sisu ei avaldata teistele pakkujatele ega muudele isikutele, välja arvatud õigusaktides sätestatud juhtudel;

3.2.4. Korrigeeritud pakkumuse esitamine. Läbirääkimiste käigus on hankijal õigus teha pakkujatele ettepanek korrigeeritud pakkumuse esitamiseks. Juhul, kui pakkuja ei esita hankija määratud tähtajaks korrigeeritud pakkumust, loetakse, et kehtib pakkuja poolt esialgselt esitatud pakkumus.

3.3. Pakkuja kõrvaldamine. Hankijal on õigus kõrvaldada pakkuja hankemenetlusest ja tunnistada pakkumus mittevastavaks juhul kui: 3.3.1. Pakkuja on esitanud hankijale valeandmeid. 3.3.2. Otsene või kaudne osalemine käesoleva hankemenetluse ettevalmistamisel. RHS

§ 95 lg 4 p 7 „kelle pakkumuse või taotluse koostamisel on osalenud isik, kes on

4

osalenud sama riigihanke ettevalmistamisel või on muul viisil hankijaga seotud, ja sellele isikule seetõttu teadaolev info annab talle eelise teiste riigihankes osalejate eest ning sellest tingitud konkurentsi moonutamist ei ole muude vahendistega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.3.3. Hankemenetluses osalemisega kaasnev huvide konflikt. RHS § 95 lg 4 p 6 „kui huvide konflikti ei ole muude vahenditega võimalik vältida“. Kui hankemenetlusest kõrvaldamise alus esineb, võib ettevõtja soovi korral esitada tõendeid selle kohta, et ta on võtnud meetmeid oma usaldusväärsuse taastamiseks.

3.4. Pakkumuste vastavuse kontroll (RHS §114). Hankija tunnistab pakkumuse vastavaks, kui see vastab pakkumuskutses sätestatud nõuetele või kui selles ei esine sisulisi kõrvalekaldeid pakkumuskutses sätestatud tingimustest. Hankija lükkab pakkumuse tagasi, kui pakkumus sisuliselt ei vasta pakkumuskutses sätestatud tingimustele.

3.5. Kõigi pakkumiste tagasilükkamine (RHS § 116). Hankija võib teha põhjendatud kirjaliku otsuse riigihanke kõigi pakkumuste tagasilükkamise kohta igal ajal enne lepingu sõlmimist, kui: 3.5.1. kõikide pakkumuste maksumused ületavad lepingu eeldatava maksumuse; 3.5.2. hankemenetluse läbiviimise ajal on hankijale saanud teatavaks uued asjaolud, mis

välistavad või muudavad hankijale ebaotstarbekaks hankemenetluse lõpuleviimise alusdokumentides ja selle lisades sätestatud tingimustel;

3.5.3. kui hankemenetluses ilmnenud ebakõlasid ei ole võimalik kõrvaldada ega hankemenetlust seetõttu ka õiguspäraselt lõpule viia;

3.5.4. hankemenetluses on vaid üks esitatud või vastavaks tunnistatud pakkumus, mis ei taga konkurentsi efektiivset ärakasutamist.

3.6. Hankija ei kanna vastutust pakkuja ees, kui kõigi pakkumuste tagasilükkamine on toimunud käesolevas dokumendis sätestatud tingimustel.

3.7. Pakkumuste hindamine. Pakkumuse edukaks tunnistamine (RHS § 117). 3.7.1. Hankija hindab kõiki vastavaks tunnistatud pakkumusi ja tunnistab edukaks ühe

majanduslikult soodsaimat pakkumuse hankes. Hankija hindab majanduslikku soodsust vastavalt punktis 1.9 märgitud hindamiskriteeriumitele.

3.7.2. Kui pakkumuse esitamise ajal pakkuja ei olnud käibemaksukohustuslane, kuid selline kohustus tekib pakkujal pärast pakkumuse esitamist, siis sisaldab pakkumuse maksumus ka käibemaksu, st käibemaksu võrra teenuste maksumust hiljem ei suurendata.

3.7.3. Kui riigihanke osas on vastavaks tunnistatud ainult üks pakkumus, siis omistatakse pakkumusele automaatselt maksimaalsed väärtuspunktid ning pakkumuse sisulist hindamist ei toimu.

3.8. Võrdsed pakkumused 3.8.1. Võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuste korral tunnistatakse edukaks

pakkumus, millele on omistatud teenuse osutamise kirjelduse hindamiskriteeriumi osas suurem arv väärtuspunkte.

3.8.2. Juhul, kui ka teenuse osutamise kirjelduse hindamiskriteeriumi osas omistatud väärtuspunktide arv on võrdne, korraldab hankija eduka pakkumuse väljaselgitamiseks liisuheitmise, võimaldades võrdselt väärtuspunkte saanud pakkumuse esitanud pakkujatel liisuheitmise juures viibida. Hankija teavitab võrdse punktide arvu saanud pakkujale liisuheitmise aja ning koha. Liisuheitmisel võib osaleda iga pakkuja kohta üks isik.

3.9. Liisuheitmise korraldamine ja läbiviimine 3.9.1. Liisuheitmine on eduka pakkuja väljaselgitamise protseduur, mis toimub pärast

pakkumuste vastavaks tunnistamist ja hindamist. Liisuheitmise tulemusena koostatakse liisuheitmise protokoll, mis on ühtlasi eduka pakkuja väljaselgitamise otsuse aluseks olev protokoll. Leping sõlmitakse liisuheitmise teel ühe edukaks tunnistatud pakkujaga. Liisuheitmise juures viibib vähemalt riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja ja pakkujate esindajad, kui

5

pakkujad avaldavad soovi liisuheitmise juures viibida. Riigihanke eest vastutava isiku poolt määratud hankija esindaja määrab hankija esindajate hulgast liisutõmbaja, kes lahkub ümbrike ettevalmistamise ja segamise ajaks ruumist, seejuures ei või liisutõmbajaks olla riigihanke eest vastutav isik. Liisuheitmiseks kasutatakse sedeleid, millele on kantud pakkujate nimed. Sedelid asetatakse eraldi ümbrikutesse, millel ei tohi olla märkeid ning mida ei tohi olla võimalik väliselt eristada. Sedelitega ümbrikud segatakse. Liisutõmbaja võtab hankija ja pakkujate esindajate juuresolekul ümbrikute hulgast ühe ümbriku, mis kohe avatakse ja milles olevale sedelile kantud pakkuja nimi loetakse ette, ümbrikus olnud sedelit näidatakse kohal viibijatele.

3.10. Pakkujate teavitamine. Hankija teavitab pakkujaid hanke tulemustest 3 (kolme) tööpäeva jooksul vastava otsuse tegemisest arvates, RHS § 47 sätestatud korras.

3.11. Lepingu allkirjastamine. Kui edukas pakkuja ei allkirjasta hankija antud tähtaja jooksul töövõtulepingut või ei asu nõustumuse andmisega sõlmitud töövõtulepingut endast tulenevatel põhjustel hankija määratud aja jooksul täitma, siis hindab hankija kõiki ülejäänud pakkumusi uuesti RHS § 117 lõike 1 kohaselt ja tunnistab edukaks pakkumuse, mis on vastavaks tunnistatud pakkumusest majanduslikult soodsaima maksumusega. Juhul kui edukas pakkuja ei täida nimetatud kohustust või võtab hankijast mitteolenevatel põhjustel oma pakkumuse tagasi või ei asu lepingut hankijast mittetulenevatel põhjustel määratud aja jooksul täitma, on hankijal õigus kohaldada RHS §-s 119 sätestatud õigusi.

3.12. Lepingu üleandmine. Pakkujal ei ole lubatud lepingut osaliselt ega tervikuna üle anda kolmandatele isikutele.